Закупки в системе менеджмента качества

  • Вид работы:
    Реферат
  • Предмет:
    Менеджмент
  • Язык:
    Русский
  • Формат файла:
    MS Word
  • Опубликовано:
    2016-12-31
  • Размер файла:
    0
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Закупки в системе менеджмента качества

Введение

Для улучшения взаимоотношений и управления качеством поставок целесообразно разработать определенные количественные показатели, которые были бы хорошо описаны - в этом случае организация работы будет четкой и однозначной. Если же этого нет, то со временем из-за изменения потребностей организации и требований потребителей поставщик перестает понимать сущность поставок в полном объеме, а потребитель не представляет себе четко возможности поставщика. Поэтому для предприятия принципиально важно иметь надежный инструментарий для оценки качества, которое может быть обеспечено конкретным поставщиком, и на этой основе надо строить долгосрочные взаимоотношения с добросовестным поставщиком. Ужесточение входного контроля есть экстенсивный путь развития, приводящий к перерасходу ресурсов в рамках совместной деятельности поставщика и потребителя; а оценка поставщиков и сопряженные с ней мероприятия по совершенствованию их систем менеджмента качества и построение взаимовыгодных отношений - интенсивный путь, позволяющий сэкономить ресурсы.

Одним из основных инструментов совершенствования деятельности организации в области качества, согласно стандартам ISO серии 9000:2000, является измерение результативности действующей системы менеджмента качества (СМК). Однако методы определения результативности СМК в серии данных стандартах не регламентируются, поэтому каждое предприятия сталкивается с проблемой выбора своего механизма определения результативности СМК. Так как речь идет о расчете результативности системы, то здесь должны быть раскрыты все стороны деятельности организации и по каждому аспекту деятельности выделены показатели результативности системы. В целом оценкой результативности СМК является среднее значение по всем показателям аспектов деятельности организации.

1. Процесс закупок

Все закупки осуществляются на основании договора (контракта) с поставщиком. При анализе поставщиков обычно рассматривается не менее трёх технико-коммерческих предложений, полученных от потенциальных Поставщиков в ответ на запрос. Записи, фиксирующие результаты оценки Поставщиков, согласование условий закупок, типов и стоимости закупаемого оборудования хранятся в ОМТС.

В отдельных случаях возможна закупка без сравнительного анализа Поставщиков, если продукция приобретается у постоянного партнера-поставщика, имеющего надежную репутацию, неоднократно подтвержденную качеством ранее поставленной продукции или услуг. Выбираются только те поставщики, которые в процессе своей деятельности или сотрудничества доказали свою способность поставлять продукцию, услугу, соответствующую установленным требованиям.

Оформление поставок и услуг производится в виде договоров (контрактов).

Из-за требования постоянного улучшения качества поставок продукции и услуг как основного требования управления качеством необходимо поставками управлять. В противном случае взаимоотношения ослабевает, падает уровень доверия, что приводит к тому, что поставщик и потребитель перестают работать над улучшением процесса, а начинают бороться друг с другом. В результате этого растут издержки производства, ухудшается качества товаров или услуг, идет увеличение сроков поставки товаров или исполнения услуг, возникают проблемы с оплатой контрактов, а разногласия и недоверие между внешними потребителями и поставщиками может привести к разрыву взаимоотношений. Именно крепкие взаимоотношения потребителя и поставщика - ключ к успеху организации.

Управлять взаимоотношениями потребителя и поставщика на всех этапах поставок продукции и услуг требуют и положения стандартов ИСО серии 9000 - необходимо управлять:

·процессами закупок;

·информацией по закупкам;

·верификацией закупленной продукции;

·выбором поставщиков и способов управления поставками.

Организации должна обеспечить такой подход к проблеме, чтобы закупленная продукция соответствовала требованиям, установленным к закупкам, так как это необходимо для удовлетворения собственных потребностей, а также требований и ожиданий будущих потребителей созданной новой продукции или услуг.

Управление поставками надо предусмотреть на всех этапах, в том числе еще до заключения контракта. Поэтому с предполагаемым поставщиком надо устанавливать контакты гораздо раньше, еще до подписания контракта. И это взаимодействие по всем аспектам поставок даст требуемые результаты, от которых будет выгода всем участникам поставок. Если уже были хорошие деловые связи с поставщиками благополучно завершенного этапа бизнеса, то нет смысла прерывать их на новом витке развития производства или услуг.

Еще до выбора поставщиков потребитель продукции или услуг должен грамотно сформулировать задачи поставок. Согласно стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 в пункте 7.4.1 Процесс закупок отмечено, что необходимо:

·обеспечить соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления, которые предполагается применить по отношению к поставщику и закупленной продукции, должны зависеть от ее воздействия на последующие стадии жизненного цикла продукции или готовую продукцию;

·оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Для решения этого положения должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки.

При организации взаимоотношений между заказчиком и поставщиком на всех этапах процесса необходимо помнить о десяти принципах Исикавы как залога взаимовыгодного сотрудничества в интересах потребителя:

.взаимное доверие;

.Заказчик и Поставщик несут ответственность за качество;

.Заказчик и Поставщик являются независимыми и каждый уважает друг друга;

.Заказчик несет ответственность за предоставление достоверной информации

.между Заказчиком и Поставщиком должен быть заключен контракт;

.Поставщик несет ответственность за качество и достоверность информации;

.Заказчик и Поставщик заблаговременно устанавливают методы и критерии оценки качества продукции;

.Заказчик и Поставщик разрабатывают совместно методы для разрешения спорных вопросов, обмениваются информацией по проведению контроля качества с учетом взаимной выгоды;

.Заказчик и Поставщик в целях поддержания дружеских и деловых отношений осуществляют функции взаимного контроля качества;

.Заказчик и Поставщик при заключении деловых отношений руководствуются интересами потребителя.

Необходимость выполнение этих принципов фактически заложены в требованиях ГОСТ Р ИСО 9001 раздела 7 Процессы жизненного цикла продукции, который посвящен правилам и процедурам закупки материальной продукции и услуг: проектирование и разработка продукции или процесса, транспортировки продукции, погрузо-разгрузочные работы, закупка материалов и оборудования и т.п.

2. Информация по закупкам

Информация по закупкам (например, в виде технического задания) доводится до Поставщиков только после полного описания закупленной продукции. При этом информация по закупкам должна описывать закупаемую продукцию и/или услуги, включая, где это необходимо:

·требования к официальному одобрению продукции, процедур, процессов и оборудования;

·требования к квалификации персонала;

·требования к СМК.

Документами на закупку являются:

·договоры с юридическими лицами на поставку продукции;

·договоры с юридическими лицами на оказание услуг;

·договоры с физическими лицами на оказание услуг.

Информация по закупкам сосредоточена в техническом задании, в реестре Поставщиков и в соответствующих договорах (контрактах).

Информация по закупкам хранится в течение 3-х лет. Ответственные за хранение руководители подразделений, инициирующие закупки.

Документация к договору на закупку содержит требования к закупаемой продукции или услуге, включая при необходимости:

наименование, тип, марку, класс точности, разряд или другую точную идентификацию;

технические данные и характеристики, сопроводительную и эксплуатационную документацию, паспорта и т.д.

документы, подтверждающие СМК поставщика.

Работа поставщиков с потребителями и другими партнерами компании - это сложный процесс создания, поддержания и расширения прочных, полноценных взаимоотношений, для которых существует пять различных уровней:

базисный. Торговые агенты компании продают товары, но не интересуются их дальнейшей судьбой;

реагирующий. Продавцы продают товары и предлагают потребителям задавать любые вопросы, которые возникают в процессе эксплуатации изделия для повышения качества товаров и услуг;

ответственный. Поставщики узнают у покупателей мнение о товаре и собирают пожелания, предложения или жалобы, что дает возможность компании постоянно совершенствовать качество работы с покупателями;

активный. Продавцы предлагают услугу усовершенствования имеющихся у них товаров или о покупке новых;

партнерский. Поставщик с потребителем постоянно ищет возможности создания товара или услуги более высокой ценности.

Постоянно идет процесс анализа хода выполнения контракта поставщиком. Это значит, что надо проследить, насколько эффективно осуществляется взаимодействие продавец - покупатель товара или услуг, т.е. постоянно следует вести контроль реализации контракта. А чтобы выиграл и поставщик, и потребитель, необходимо вести постоянную работу с отобранными поставщиками, что позволит:

совершенствовать процессы поставок;

отследить способности поставщиков обеспечивать соответствие продукции;

обеспечить мотивацию поставщиков на разработку и реализацию собственных и совместных программ постоянных улучшений, а также оценить, признать и стимулировать усилия поставщиков;

привлечь поставщиков к проектированию и разработке продукции, к выявлению имеющихся и возможных проблем при закупках.

Прежде всего рекомендуется создать так называемую структурированную функцию качества (СФК) - она позволяет вести проектирование продукции, ее подсистем и деталей одновременно по всей цепи поставок, что существенно экономит время и средства. Одновременно имеет смысл заключить союз с поставщиками, чтобы в его рамках заниматься совместными разработками, т.е. создать комплексные команды, нацеленные на удовлетворение потребностей потребителя.

Во время осуществления поставок и закупок всегда имеет место возникновение всякого рода проблем и недоразумений. Поэтому важно, как можно раньше создать механизмы реагирования на такие трудности путем создания советов по анализу материалов и комплектующих (САМ), куда должны входить и покупатели, и продавцы - именно те сотрудники, которые связаны с работой по поддержанию качества на должном уровне. Поэтому совет должен иметь максимальный авторитет, для чего потребитель официально поручает ему проведение мониторинга качества поставок - непрерывный анализ материалов и комплектующих, в том числе и на основе полной информации о несоответствиях.

А раз имеются несоответствия в поставках, значит, нужно определить и провести соответствующие корректирующие воздействия. Для этого на предприятиях требуется создать совет по корректирующим воздействиям (СКВ) - орган, который создает команду корректирующих воздействий (ККВ), которая руководит всей работой по выполнению корректирующих воздействий конкретного несоответствия. По завершении плановой работы по корректирующему воздействию СКВ оценивает ее результаты и, в случае успеха, ККВ распускается.

Кроме этого, успехам развития производства способствует привлечение поставщиков к процессу совершенствования работы предприятия через:

контрактное взаимодействие с поставщиками;

обучение и поощрение поставщиков;

контроль поставщиков;

аттестацию оценки деятельности поставщиков.

3. Верификация закупленной продукции

Процесс верификации закупленной продукции дифференцирован по видам закупаемой продукции и услуг. Необходимость оценки возможностей поставщика и контроля хода исполнения им договора по месту нахождения поставщика оговаривается в документах на закупку.

Входной контроль включает:

·проверку комплектности;

·проверку наличия эксплуатационной документации;

·проверку наличия необходимой сопроводительной документации, подтверждающей качество закупленной продукции;

·проверку функционирования.

Проверка закупленной продукции осуществляется в подразделениях по состоянию поставки и наличию документов, подтверждающих качество.

По стандартам ИСО серии 9000, особенно 9001, надо вначале установить требования к закупаемой продукции или услуге, которые должны содержать технические характеристики продукции (в первую очередь) и условия поставки (упаковка и маркировка продукции и т.д.).

Важным фактором является правильный выбор поставщика, который должен осуществляться через оценку возможностей поставщика выполнить требования. Для этого стандарт требует разработать критерии отбора оценки и повторной оценки, главными из которых являются:

уровень качества самой продукции или услуги, где оценивается доля или уровень несоответствующей (дефектной) продукции, поставленной поставщиком и выявленной на предприятии во время проведения входного контроля продукции, уже использованной в производстве и при возврате продукции потребителем;

уровень организации поставок продукции или услуг с проведением оценки таких показателей как соблюдение графика поставок; возможности доставки продукции на склад потребителя поставщиком, а также своевременной заменой дефектной продукции или возмещение потерь от брака по вине закупленной продукции;

уровень лояльности поставщика. Используются показатели своевременного предоставления всех требуемых документов по качеству (паспорт качества, сертификатов), а также поведение поставщика во взаиморасчетах, оперативность реагирования на претензии и эффективность принимаемых мер;

уровень стоимости и порядок оплаты. Оценочный уровень каждого показателя разбивается на баллы от 1 - «плохо» до 5 - «отлично». И тогда каждому поставщику устанавливается категория (уровень) надежности. Часто таких уровней бывает от двух до трех.

Иными словами, надо применять следующий рекомендуемый подход методов оценки соответствия продавца:

анализ его предыдущей деятельности по поставкам сопоставимой продукции;

соответствие требованиям стандарта на систему качества, требующую такого же порядка одобрения, что и ранее выпускаемая продукция;

контроль, осуществляемый потребителем на соответствие стандарту качества.

После предварительного отбора поставщика по таким главным критериям как качество товаров, возможность плановых и внеплановых поставок, цены и условий платежа приступают к анализу деятельности кандидатов по другим не менее важным качествам, например, по критериям специализации, по месторасположению поставщика, по надежности поставок и т. д.

Таким образом, проблема отбора поставщиков товаров и услуг может быть подразделена на 3 этапа:

выявление потенциальных поставщиков;

анализ выявленных поставщиков;

определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Выбор на этапе выявления потенциального поставщика заключается в проведении конкурса поставщиков, ярмарок и выставок, проведение рекламной компании. После чего составляется справки о поставщиках, и собираются списки поставщиков, составляется база данных поставщиков.

Для выявления постоянных поставщиков основных и часто востребованных материалов и оборудования необходимо изучить информацию о поставщиках, особенно Политики предприятия в области качества.

Для определения рейтинга и ранжирования выявленных поставщиков существует много методов, например, методом миссий. Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий), и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы. Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). По существу - это метод ранжирования по стоимости. Так как каждая организация потребителей заинтересована работать с надежными и постоянными поставщиками, то с ними надо постоянно вести работу по обучению и поощрению с учетом не только интересов заказчика, но и поставщика.

. Оценка эффективности управления закупками в системе менеджмента качества

Под оценкой следует понимать сравнение значения показателя характеристики рассматриваемого объекта с принятым эталоном, образцом или нормативом. Цели оценки результативности: 1) получение объективных данных о состоянии изучаемого процесса; 2) определение областей для улучшения изучаемого процесса; 3) налаживание взаимоотношений между процессами организации; 4) уточнение процессной модели организации.

Результативность процессов СМК (%), можно определить по следующей зависимости:

(1)

где - результативность процессов СМК, %;

- результативность управляющих процессов, %;

- результативность основных процессов, %;

- результативность вспомогательных процессов, %;

= 0,25 - коэффициент весомости управляющих процессов;

= 0,5 - коэффициент весомости основных процессов;

= 0,25 - коэффициент весомости вспомогательных процессов.

Для математического определения коэффициента весомости необходимо воспользоваться принципами квалиметрии:

качество - иерархия свойств;

оценка отдельных свойств и качества в целом должна завершаться вычислением относительного показателя;

различные шкалы измерений должны быть приведены к одной общей шкале;

каждое свойство определяется не только самим показателем, но и его «весом»;

сумма «весов» свойств одного уровня - величина постоянная ().

Коэффициент весомости (вес, вклад, участие) i - того вида процесса определяется по следующей формуле:

, (2)

где - коэффициент весомости i - того вида процесса,

- измеренное значение i - той важности процесса,

- суммарное (базовое) значение i - тых важностей процессов.

В результате расчета, значительная доля коэффициента весомости приходиться на основные процессы СМК, так как именно через них осуществляется связь «поставщик-предприятие-покупатель». В равных долях распределился коэффициент весомости управляющих и вспомогательных процессов.

Результативность управляющих , основных, вспомогательных процессов является средним значением результативности каждого управляющего, основного и вспомогательного процесса соответственно:

, (3)

где n - количество соответствующих процессов.

Таблица 1 - Процессы - потребители процесса - управление закупками

№ВыходПроцесс (подпроцесс) - потребитель1Основной материал, отвечающий требованиям производстваКонтроль материала и продукции на этапах жизненного цикла (часть 1)Производство продукции2 Вспомогательный материал, отвечающий требованиям производстваКонтроль материала и продукции на этапах жизненного цикла (часть 1)ИнфраструктураПроизводство продукции3Прочие материалыВсе процессы

Так же важно определить требования потребителя. Процессу - потребителю от процесса - поставщика необходимо:

в определенное время;

в определенное место;

определенное количество, именно того, что нужно процессу-потребителю.

Из предъявленных требований процессу - управление закупками, были сформулированы следующие показатели результативности:

поставка основного материала в срок;

поставка основного материала в соответствие с объемом;

поставка основного материала соответствующего качества;

поставка вспомогательного материала в срок;

поставка вспомогательного материала в соответствие с объемом;

поставка вспомогательного материала соответствующего качества;

поставка прочего материала в срок;

поставка прочего материала в соответствие с объемом;

поставка прочего материала соответствующего качества.

Для расчета показателей результативности процесса необходимо определится с критериями результативности, а также весомостью данных показателей результативности. Под критерием следует понимать правило, признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация чего-либо; мерило суждения, оценки.

Для организации очень важно выбрать такие показатели результативности процесса, которые бы достоверно отражали деятельность процесса и запланированные результаты. Показатель должен быть:

измеримым (доступны данные для его определения);

уместен (соответствует требованию);

легок в получении (применение должно быть простым и удобным);

уникален (одной характеристике - один показатель).

За критерии результативности принимаются:

количество невыполненных контрольных сроков к установленным;

отношение внешних и внутренних несоответствий к количеству единиц оказанных услуг.

Весомость показателей результативности процесса определяется аналогично весомости видов процессов указанной ранее (формула 2). За результативность процесса в целом принимается сумма взвешенных показателей результативности процесса.

Таблица 2 - Расчет оценки результативности процесса - управление закупками

№ п/пПоказатели результативности процессаРасчет показателей результативности процессаВесомость, долиВзвешенное выполнение1Соответствие поставленным срокам закупки основного материалаВ1=0,145В1×А12Соответствие заявленного объема основного материалаВ2=0,109В2×А23Соответствующее качество основного материалаВ3=0,181В3×А34Соответствие поставленным срокам закупки вспомогательного материалаВ4=0,130В4×А45Соответствие заявленного объема вспомогательного материалаВ5=0,098В5×А56Соответствующее качество вспомогательного материалаВ6=0,163В6×А67Соответствие поставленным срокам закупки прочего материалаВ7=0,058В7×А78Соответствие заявленного объема прочего материалаВ8=0,043В8×А89Соответствующее качество прочего материалаВ9=0,083В9×А910Результативность процесса в целом, %В1×А1 + В2×А2 + В3×А3 В4×А45×А56×А6+ В7×А7+ В8×А89×А91-

Рассмотрим пример расчета показателя результативности процесса - Соответствие поставленным срокам закупки основного материала:

.

Аналогично рассчитываются все показатели результативности процесса: чтобы рассчитать в целом результативность процесса, необходимо вычислить показатели результативности процесса с учетом их весомости, т.е. рассчитать взвешенное выполнение показателей результативности процессов.

качество поставщик потребитель верификация

Заключение

Стандарт ИСО 9001 включает ряд требований к процессу закупок, включая Вас, как потребителя. Эти требования касаются следующих вопросов:

·требования к информации о закупке, которая должна обеспечить четкое понимание поставщиком потребностей клиента;

·способы, с помощью которых подтверждается соответствие поставляемого продукта требованиям клиента.

Информация по закупкам предусматривает: требования к официальному одобрению продукции, процедур, процессов и оборудования; требования к квалификации персонала; требования к СМК.

Как правило, все методы бюджетирования в процессе управления закупками сводятся к двум - затратному бюджетированию и бюджетированию, ориентированному на результат. Наличие многокритериальных оценок и системы предквалификации в организации закупок указывает на предпочтение ориентации на результат.

Процесс верификации закупленной продукции дифференцирован по видам закупаемой продукции и услуг. Необходимость оценки возможностей поставщика и контроля хода исполнения им договора по месту нахождения поставщика оговаривается в документах на закупку.

В процессе эволюционного развития система закупок превратилась из средства удовлетворения текущих потребностей в один из важнейших инструментов функционирования экономики. Достигнутый опыт указывает на то, что их преимущество выражается в расширении самостоятельности и инициативы предприятий-поставщиков в рыночных условиях хозяйствования. Прежде всего, это было обусловлено тем, что в такой ситуации государство в системе закупок выступает в качестве равноправного хозяйствующего субъекта и участника конкурентного процесса.

Список использованной литературы

1.Герасимов Б.И. Управление качеством. - М.: КноРус, 2010. -256 с.

.Игнатова И.В. Основы обеспечения качества. - Тюмень: Изд-во ТюмГУ, 2010. - 288 с.

.Михеева Е.Н. Управление качеством. - М.: Дашков и К, 2010. - 355 с.

.Рычков Ю.С. Управление качеством при производстве промышленной продукции. - Тюмень: Изд-во ТюмГУ, 2011. - 196 с.

Похожие работы на - Закупки в системе менеджмента качества

 

Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу
Без плагиата!