Секретариат, распределение обязанностей
ВВЕДЕНИЕ
Секретариат - Отдел <#"justify">1. Секретариат, распределение обязанностей
Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
Основной целью деятельности секретариата является эффективное организационное и информационное обеспечение управления организацием.
Под эффективным организационным и информационным обеспечением Предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному удовлетворению потребности Предприятия, его должностных лиц в организационных и информационных ресурсах в процессе осуществления повседневной управленческой деятельности.
Решение задач организационного и информационного обеспечения организации возлагается на штатное структурное подразделение - управление организации. В свою очередь секретариат является структурным подразделением управления.
Непосредственное руководство секретариатом осуществляет его начальник - шеф-секретарь. Шеф - секретарь является прямым начальником для всех сотрудников секретариата. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора Предприятия по управлению - начальнику управления и является заместителем последнего.
Нормирование труда сотрудников секретариата, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих Единых норм времени и выработки.
Условия труда сотрудников секретариата, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами.
Деятельность сотрудников секретариата регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется вице - секретарем на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подписывает шеф-секретарь, а утверждает - заместитель генерального директора по управлению. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах секретариата или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.
В своей работе секретариат руководствуется настоящим Положением, законодательными и нормативно - правовыми актами органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и организации, а также иными действующими руководящими документами по вопросам организационного и информационного обеспечения управления.
Для обеспечения повседневной деятельности секретариат имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.
Сотрудники секретариата должны быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Им необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Сотрудники секретариата всегда на виду и в курсе многих дел: ведут работу с документами, участвуют в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием.
Планирование рабочего дня руководителя. Обычно сотрудники секретариата получают большое количество запросов от разных людей о назначении встреч их руководителю. При этом важно уделять внимание следующим моментам:
постоянно контролировать текущий график встреч, чтобы избежать неприятных накладок;
оперативно сообщать руководителю об изменениях в его рабочем дне;
избегать перегруженности графика встречами;
находить время для выполнения руководителем своих текущих задач, не связанных со встречами.
Для решения этих задач удобно использовать общий «Календарь» в Microsoft Outlook/Lotus Notes, доступ к которому есть и у помощников, и у руководителя. С помощью «Регламента планирования рабочего дня руководителя» они могут успешно решать поставленные задачи.
Чтобы совещание прошло эффективно, важно не просто его хорошо подготовить, но и зафиксировать основные результаты и договорённости. Руководителю, обычно принимающему в совещании самую активную роль, некогда составлять протокол - это задачу стоит поручить секретариату.
Итоговый протокол должен быть готов и согласован не позднее, чем через час после окончания совещания - это позволит участникам максимально быстро перейти к выполнению назначенных поручений.
Основные выводы и назначенные в ходе встречи поручения удобно фиксировать в единой системе контроля. Готовая версия протокола прикладывается к графе проведённой встречи таким образом, чтобы, открыв встречу в «Календаре», всегда можно было увидеть основные результаты и итоговый протокол.
Через секретариата осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
секретариат управление организационный исполнительный
2. Структура и состав секретариата
Организационно - штатная структура и численный состав секретариата определяется исходя из содержания и объема, возлагаемых на него задач и утверждается решением генерального директора по представлению заместителя по управлению. Изменения в организационно - штатной структуре и численном составе секретариата производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) подразделения. В целях обеспечения эффективной работы секретариата в его организационно-штатную структуру включены: группа информационного обеспечения, группа организационного обеспечения, коммуникационная группа, технологическая группа.
Численный состав сотрудников секретариата распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на подразделение.
3. Предназначение секретариата
Целью деятельности секретариата является организационное и информационное обеспечение управленческой деятельности организации.
Для реализации цели своего предназначения секретариат решает следующие основные задачи:
) планирование управленческой деятельности должностных лиц предприятия;
) сбор, систематизация, учет и анализ информации (в т. ч. документированной);
) информационный обмен между управлением и другими структурными подразделениями предприятия;
) документирование управленческой деятельности предприятия;
) осуществление контроля за исполнением управленческих решений всеми должностными лицами и структурными подразделениями организации;
) информационный обмен с внешней средой организации.
4. Организация управления секретариатом
Общая организация управления секретариатом возлагается на заместителя генерального директора по управлению. Непосредственное руководство работой секретариата осуществляет руководящий состав подразделения.
К руководящему составу секретариата относятся шеф-секретарь, виц- секретарь, начальники групп.
Управление повседневной деятельностью секретариата осуществляется шеф -секретарем последовательным методом путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от заместителя генерального директора по управлению к шеф -секретарю, а от него - к вице-секретарю и начальникам групп.
При необходимости руководящий состав секретариата должен уметь организовать управление подразделением в оперативном режиме, предполагающим сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.
Организация взаимодействия секретариата.
Взаимодействие секретариата с другими подразделения, службами и должностными лицами Предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по организационному и информационному обеспечению деятельности предприятия.
Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения управленческих мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.
Информационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка обращения с информацией, в т. ч. документированной.
Секретариат в процессе своей деятельности взаимодействует:
) с производственными подразделениями - по вопросам контроля за организацией управленческой деятельности;
) с юридической службой - по правовым вопросам, возникающим в процессе реализации мероприятий управленческой деятельности;
) с подразделениями службы персонала - по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;
) со службой производственного планирования и отчетности - по вопросам производственного планирования и отчетности;
) с финансово-экономической службой - по вопросам финансово-экономического обеспечения управленческой деятельности;
) со службой обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения и обслуживания управленческой деятельности;
) с техническим отделом вычислительного центра - по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения) управленческой деятельности.
5. Организация обеспечения деятельности секретариата
Обеспечение деятельности секретариата техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным в организации.
Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники секретариата, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы Предприятия.
запрашивать у руководителей подразделений, служб Предприятия данные, необходимые для эффективного осуществления возложенных на него задач;
требовать от должностных лиц организации неукоснительного исполнения всех распоряжений руководства организации;
давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию секретариата;
давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции секретариата;.
вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам работы секретариата;
вести переписку по вопросам организационного и информационного обеспечения управленческой деятельности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию секретариата и к требующим согласования с руководителем .
Секретариат несет коллективную ответственность за:
своевременное, полное и качественное выполнение возложенных на него задач;
соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы работы секретариата.
Индивидуальная (персональная) ответственность работников секретариата устанавливается должностными инструкциями.
Сотрудники секретариата обеспечивают круглосуточное (посменное) дежурство в офисе генерального директора, в т. ч. и в нерабочие дни. Комплектование смен и распределение сотрудников секретариата осуществляется в соответствии с графиком, утверждаемым ежемесячно не позднее 25 числа и объявляемого сотрудникам секретариата под расписку.
Сотрудникам секретариата установлен ненормированный рабочий день. Время пребывания в офисе, превышающее установленные законодательством РФ показатели, компенсируется сотрудникам в виде дополнительных дней отдыха. По желанию сотрудников дополнительные дни отдыха могут предоставляться им к ежегодному основному или дополнительному отпуску.
Вопросы привлечения сотрудников секретариата к исполнению служебных обязанностей сверхурочно, а также вопросы оплаты труда регулируются в соответствии с законодательством РФ.
Секретариат имеет право: Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретариата. Взаимодействовать с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию сотрудников секретариата. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с профессиональной деятельностью сотрудников секретариата. Взаимодействовать с другими подразделениями организацией для решения служебных задач. Пользоваться в установленном порядке материально - технической базой организацией.
Секретариат несет ответственность за качественное выполнение своих задач и функций. Работники секретариата несут дисциплинарную, административную и другие виды ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Специфика работы секретариата заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.
Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.
Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей.
Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.
Таким образом, в сложившейся практике оценки труда секретарей можно выделить следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.
Нужно только помнить, что все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. - М.: 2005; - 233 с.
. Демин Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник. - М.: 2003; - 320 с.
. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение: 2003; - 304 с.
. Стеннюков М. В. Профессия - секретарь. Приор-издат.: 2005; - 282 с.
. Шейнов В. П. Секретарь - практическое пособие. Харвест.: 2003. - 224 с.
6. Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: 2003; Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: 2003. - 496 с.