Подготовка руководства пользователя для АРМ.
Итогом курсового проектирования является база данных, разработанная в Access 2003, предназначенная для автоматизированного документооборота организации.
Содержание
Введение
. Анализ объекта проектирования
.1Структура страхового отдела
.2Деятельность работников страхового отдела
.Разработка структуры САДД
.Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта
.Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД
.1Проектирование структуры БД
.2Создание отношений внутримашинной БД
.Руководство пользователя
Заключение
Список литературы
Введение
В настоящее время значительное увеличение объемов информации и внедрение в связи с этим компьютерных технологий порождают повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и фирмах.
Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. Необходимо подчеркнуть, что информация, содержащаяся в документах любой организации или фирмы, является важнейшим управленческим ресурсом, и от того, насколько эффективно организовано использование этого ресурса, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, конечный результат деятельности фирмы.
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) - важнейшая функция в деятельности фирмы. Организация ДОУ обычно возложена на соответствующую службу, это может быть управление делами, общий отдел, отдел делопроизводства и информационного обеспечения, канцелярия, секретариат. Эти службы находятся в непосредственном подчинении руководителя.
ДОУ в любой организации основывается на нормативно-методической базе, которая регулирует все уровни управления.
Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.
Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы.
1. Анализ объекта проектирования
Страхование - это отношения по защите интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении определенных страховых случаев за счет денежных фондов, формируемых страховщиками из уплаченных страховых премий (Страховых взносов), а также за счет иных средств страховщиков.
Страховая деятельность - это сфера деятельности страховщиков по страхованию, перестрахованию, взаимному страхованию, а также страховых брокеров по оказанию услуг, связанных со страхованием.
Цель организации страхового дела - обеспечение защиты имущественных интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении страховых случаев.
Компания демонстрирует устойчивые темпы роста по основным страховым и финансовым показателям. Динамика развития системы страхования и полученные результаты подтверждают, что компания уверенно сохраняет высокие позиции среди российских страховщиков.
Ежегодно в компании «Макс» проводятся конкурс «Лучший по профессии». Участие принимают сотрудники, имеющие стаж
в компании не менее полугода, занимающие должность: специалист/ведущий специалист/главный специалист. Конкурс проводится в течение года.
1.1Структура страхового отдела
Каждая организация имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.
Пензенский филиал СК «Макс» имеет линейную структуру, которая представлена в приложении А.
При этой организации каждый исполнитель имеет вышестоящего начальника. Он получает приказы только от него, что даёт чёткое распределение ответственности и полномочий и помогает избежать противоречивых указаний от нескольких начальников.
1.2Деятельность работников страхового отдела
Каждый работник организации имеет определённое место в иерархии персонала, определённые функции, права и обязанности. На основе структуры можно выделить функции служащих данной организации.
Начальник отдела
Øорганизует и непосредственно отвечает за работу страхового отдела;
Øорганизация, планирование и проведение технической учебы
Øв отделе со страховыми агентами, штатными сотрудниками;
Øурегулирование убытков;
Øподбор кадров, кадровая отчетность;
Øработа с юридическими лицами, развитие клиентской базы;
Øработа с банками, заключение залоговых договоров.
Бухгалтер
Øведение программы 1С-Таисса;
Øведение главной книги, журналов с №1-5;
Øсоставление месячной, квартальной, годовой отчетности;
Øведение оборотных ведомостей по счетам.
Его деятельность регламентируют платежные документы, акты, заявления, страховые полиса.
Экономист по выплатам
Øаналитическая и статистическая отчетность;
Øрегистрация актов на выплату по имущественным видам страхования и разноска выплат в базу АПМ-страховщика;
Øвыверка базы и составление приложений по результатам выверки, сверка базы с данными бухгалтерии.
Экономист работает с журналами по выплатам по имущественным и личным видам страхования.
Операционист
Øосуществляет проверку страховых документов и квитанционного материала на соответствие отчету агента;
Øосуществляет ввод данных по страховым документам.
Øвыявляет ошибки в оформлении страховых документах агентами с использованием функционала программного обеспечения;
Øинформирует агентов и менеджеров по работе с агентами
Øформирует отчеты для связок данных операционного учета
Øс данными бухгалтерии.
Менеджер по работе с агентами
Øулучшение структуры портфеля агентской группы;
Øфинансовое, оперативное планирование деятельности агентов;
Øпоиск, подбор новых агентов для работы;
Øорганизация деятельности агентской группы;
Øстимулирование агентских продаж в части;
Øконтроль за деятельностью агентов.
Менеджер по офисным продажам
Øвыполнение индивидуальных планов продаж;
Øосуществление операций по заключению с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж
Øпоиск и привлечение новых клиентов в офис продаж;
Øпредоставление клиентам необходимой информации
Øо страховании.
Менеджер по корпоративным продажам
Øорганизует и непосредственно отвечает за работу
Øс юридическими лицами;
Øпродажа полисов юридическим лицам по ОСАГО и основному бизнесу;
Øувеличение клиентской базы юридических лиц.
Его деятельность основана на оформлении страховых полисов и договоров.
Андеррайтер
Øоценка риска при страховании;
Øурегулирование убытков по имущественным видам страхования.
Работает со страховыми полисами, договорами и документами, подтверждающие страховой случай.
Начальник центра регулирования убытков
Øорганизует и контролирует процесс урегулирования убытков на межрайонном уровне;
Øорганизует осмотр поврежденного имущества при ДТП;
Øпредоставляет документы в ЦУУ для принятия решения
Øна выплату страхового возмещения.
Его деятельность регламентируют документы из ГАИ и акты.
Таблица 1 - Взаимосвязи подразделений
Элемент системы управленияАтрибуты элементаСвязиАтрибуты связи12341. Начальник страхового отделаРабота с юридическими лицами, развитие клиентской базы Кадровая отчетность Урегулирование убытковЮридические лица Бухгалтер Экономист по выплатамСтраховые полиса Приказ Запрос2. БухгалтерСоставление месячной, квартальной, годовой отчетности Составление отчетности по кадрамБанк Начальник страхового отделаКвитанции Отчет3. Экономист по выплатамАналитическая и статистическая отчетность Регистрация страховые случаиНачальник страхового отдела КлиентыОтчет Квитанции4. ОперационистИнформирует и менеджеров по работе с агентами о выявленных ошибках и допущенных нарушениях в страховых документах Выявляет ошибки в оформлении страховых документах Формирует отчеты для связок данных операционного учета с данными бухгалтерии. Менеджер по работе с агентами Начальник страхового отдела Бухгалтер Отчет Страховые документы, заявление Отчет5. Менеджере по работе с агентамиФинансовое, оперативное планирование деятельности агентов Поиск, подбор новых агентов для работы Контроль за агентамиАгенты Начальник страхового отдела ОперационистДоговор Заявление Отчет6. Менеджер по офисным продажамЗаключение с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж Выполнение индивидуальных планов продажЮридические лица Начальник страхового отделаСтраховые полиса Отчет7. Менеджер по корпоративным продажамПродажа полисов юридическим лицам по основному бизнесу Увеличение клиентской базы юридических лицЮридические лица Начальник страхового отделаСтраховые полиса Отчет8. АндеррайтерОценка риска при страховании Урегулирование убытков по имущественным видам страхованияБухгалтер Начальник центра регулирования убытковОтчет Страховые полиса, 9. Начальник центра регулирования убытков Организует осмотр поврежденного имущества при ДТПАндеррайтер Документы, подтверждающие страховой случай
2. Разработка структуры САДД
Решения по структуре системы, подсистем, средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы, представлено при помощи диаграмм потоков данных, используя CASE-метод диаграмм потоков данных (ДПД) в нотации Гейна-Сарсона.
Диаграмма потоков данных строится с помощью средств CASE-Аналитик. CASE-анализ структур управления основан на комплексе современных технологий исследования СУ, ориентированных на применение ЭВМ. CASE-технология.
Результатом работы в среде пакета CASE-Аналитик является информационно-логическая модель (ИЛМ) анализируемой системы. Эта модель представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных и структурограмм данных. Диаграмма - это главный компонент модели. Все функции информационной системы и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Важной особенностью ДПД является детализация уровней описания функциональной диаграммы. Детализация диаграмм по уровням представления называется декомпозицией диаграмм. Схема функциональной структуры САДД приведена на плакате в приложении Б.
3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта
Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.
Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Проводят автоматизацию подготовке тех документов, которые:
а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию;
б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.
Таблица 2 - Сведения о затратах
Подразделение (наименование должности)Значение показателей затратСредняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]Начисления на заработную плату H [руб]Начальник отдела кадров10 000500
Для проведения технико-экономического анализа используются следующие этапы:
. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации. В рассматриваемом примере начальник отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j).
К таким документам относятся:
Øприказ о приеме работника на работу;
Øприказ о предоставлении отпуска работнику;
Øприказ о направлении работника в командировку;
Øкомандировочное удостоверение;
Øслужебное задание;
Øприказ о поощрении работника;
Øстраховой полис;
Øстраховая квитанция;
Øсправка;
Øзаявление о предоставлении отпуска.
Таблица 3 - Количество создаваемых документов
Документ, jСреднее кол-во обрабатываемых док-тов, Kj, [шт/мес]Средняя трудоемкость обработки док-тов, Wj, [чел*час/шт]Средняя трудоемкость обработки док-тов, Waj, [чел*час/штСлужебное задание12515Приказ о направлении в командировку125 15Командировочное удостоверение140 15Приказ о предоставлении отпуска работнику150 15Приказ о приеме работника на работу125 15Заявление851,25Страховая квитанция562Справка1011Страховой полис5123Приказ о поощрении работника0,383,350
Вычисление средней продолжительности рабочего времени Тм,ср. за месяц в часах: Тм,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес » 171 [час/мес].
. Оценка количества исполнителей Nj, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:
j = (Kj*Wj)/Тм,ср. [чел].
Для плана работы коллегии на полугодие:
1 = 1*25/171 » 0,152 = 1*25/171»0,15
N3 = 1*40/171 »0,23
N4 = 1*50/171 »0,3
N5 = 1*25/171 » 0,156 = 8*5/171 »0,23
N7 = 5*6/171 » 0,2
N8 = 10*1/171 »0,1
N9 = 5*12/171 »0,410 = 0,3*83,3/171 »0,1
. Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j-го типа документа.
j = Nj*C*(1+H/100) [руб/мес].
Для плана работы коллегии на полугодие:
1 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75152 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75153 = 0,23*10000*(1+500/100) = 115234 =0,3*10000*(1+500/100) = 150305 = 0,15*10000*(1+500/100) = 75156 = 0,23*10000*(1+500/100) = 115237 = 0,2*10000*(1+500/100) = 100208 = 5010*10000*(1+500/100) = 115239 = 0,4*10000*(1+500/100) = 2004010 = 0,1*10000*(1+500/100) = 5010
Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят SMj=107214 [руб/мес].
4. Вычисление себестоимости обработки Сj одного экземпляра j-го типа документа:
Сj = Mj/Kj [руб/шт]
Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:
1 = 7515/1=75152 = 7515/1=75153 = 11523/1=115234 = 15030/1=150305 = 7515/1=75156 = 11523/8=1440,47 = 10020/5=20048 = 5010/10=5019 = 20040/5=400810 = 5010/0,3=16700