функциональные компоненты
Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования. Компьютерная технология обработки информации характеризуется рядом особенностей, которые особенно проявляются именно при обработке бухгалтерской информации:
. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректуре прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
. Парадигмы бухгалтерского учета на разных этапах общества
Униграфический учет
При ведении униграфического учета, т.е. учета, ведущегося по простой, не двойной (диграфической) системе, информация об активах и обязательствах предприятия собирается в течение года в рамках бухгалтерского учета путем сплошной и непрерывной регистрации фактов хозяйственной деятельности. При этом для ведения бухгалтерского учета используются специальные ведомости (книги) по каждому видуактивов и обязательств. В течение года предприятие организует сбор и хранение первичных документов. На основании данных документов на регулярной основе производятся записи в соответствующих ведомостях в хронологическом порядке: фактически формируются журналы операций по каждому виду активов и обязательств. Приходные и расходные операции производятся в одинаковых суммах, если из существа операции не следует
иное. Например, увеличение кредиторской задолженности производится на основании первичного документа о поступлении закупленных запасов (МПЗ), последующее списание кредиторской задолженности производится в той же ведомости после оплаты данной задолженности на ту же сумму. В случае частичной оплаты кредиторской задолженности, списывается только оплаченная часть. В данной системе необходимо применение определенного набора ведомостей (книг), например:
Ведомость учета амортизируемого имущества (основных средств, объектов интеллектуальной собственности) и незавершенного строительства и расчетов по ним;
Ведомость учета запасов и расчетов по ним;
Ведомость учета продаж и дебиторской задолженности;
Ведомость учета расчетов с персоналом;
Ведомость учета кредитов и займов;
Ведомости учета денежных средств (кассовая книга, ведомость по расчетным, депозитным и т.п. счетам).
Указанные ведомости должны содержать информацию о порядковом номере хозяйственной операции, дате совершения, виде операции, сумме (раздельно: приход и расход), ссылку на первичный документ. По окончании года предприятие путем простого суммирования производит расчет соответствующих сумм активов и обязательств по каждой ведомости. Итоговые данные переносятся в сводную ведомость (имущественный баланс), в которой производится расчет активов и обязательств и чистых активов предприятия. Преимуществом данного варианта является отсутствие двойной записи, упрощающей учет для сотрудников, не имеющих соответствующей бухгалтерской квалификации.
К недостаткам данного варианта относятся:
увеличение трудоемкости учета вследствие дублирования записей в разных ведомостях. Например, одна операция по приобретению товара должна быть отражена в ведомости по учету ТМЦ и в ведомости по учету денежных средств, в то время как при наличии двойной записи требуется записать операцию только один раз в общем журнале операций. В подобных операциях использование двух ведомостей является вынужденным суррогатом двойной записи;
отсутствие двойной записи снижает контрольную функцию бухгалтерского
учета, поскольку повышает риск несимметричного отражения операции в разных ведомостях и, как следствие, увеличение риска ошибок учета.
В целом можно отметить, что униграфический вариант может существенно упростить ведение учета в случае, если от организации требуется вести учет только в отношении отдельных объектов (например, только основных средств и денежных средств). Однако ведение учета в отношении только некоторых объектов не сможет обеспечить организацию достаточной информацией для расчета величины чистых активов, которая, как было показано выше, требуется многочисленными нормативными актами. Для ведения учета всех видов активов и обязательств такой вариант учета, по нашему мнению, вряд ли жизнеспособен, поскольку униграфический учет, ориентированный на составление бухгалтерской отчетности, пусть и по упрощенной форме, превращается в некое подобие диграфического, но лишенного важной контрольной функции, что потребует введения компенсационных процедур, таких как разнообразные сверки и выверки. Это, в свою очередь, повышает стоимость ведения такого учета.
Как очевидно, униграфический учет в принципе плохо приспособлен для ведения учета по методу начисления, однако неплохо подходит для ведения учета по кассовому методу, что в настоящее время и реализовано для налогового учета при упрощенной системе налогообложения (УСН).Однако учет по кассовому методу, как отмечали выше, не может дать информации о платежеспособности организации, поскольку при нем в активах и обязательствах не отражаются все принадлежащие предприятию
активы и все неисполненные (неоплаченные) обязательства. В связи с этим для тех категорий малых предприятий, перешедших на УСН, которым необходимо представлять бухгалтерскую отчетность внешним пользователям, а также для распределения чистой прибыли между акционерами (участниками), можно было бы предусмотреть вариант перехода от ведущегося ими налогового учета по кассовому методу к учету активов и обязательств по методу начисления. Однако такой переход не может быть полным, ибо будет означать, по сути, ведение полноценного бухгалтерского учета, что не соответствует цели упрощения. По нашему мнению, при такой системе было бы разумным распространить упрощения на участки учета, которые:
наиболее существенны по сумме, поскольку существенность сумм оказывает значительное влияние на оценку величины чистых активов (т.е. платежеспособности);
имеют низкую оборачиваемость. Хотя некоторые виды активов и обязательств могут быть относительно существенны по сумме, но имея при этом высокую оборачиваемость, их пропуск в бухгалтерском балансе (при нормальном ходе дел) не столь существенен для оценки величины чистых активов, поскольку они активно замещаются другими такими же активами и обязательствами. Это верно, например, для дебиторской задолженности, запасов (МПЗ, НЗП и аналогичных им сумм),кредиторской задолженности. Соответственно, пропуск активов и обязательств с низкой оборачиваемостью нанесет больший урон для оценки активов и обязательств;
принципиальны для учета в силу требований законодательства. К этому пункту относятся, преимущественно, операции с капиталом, поскольку законодателя интересуют не только фактически оплаченные, но и объявленные величины. Указанным выше критериям, по нашему мнению, соответствуют следующие участки учета:
основные средства (ОС);
права на объекты интеллектуальной собственности (ОИС) и иные объекты, не имеющие материально-вещественной формы (например, лицензии и разрешения на определенные виды деятельности);
незаконченные строительством (сооружением) объекты капитальных вложений (незавершенное строительство);
расчеты по полученным и выданным займам и кредитам (кроме того, кредиты и займы относятся к т.н. «реальным» договорам, где кассовый метод фактически, за редким исключением, совпадает с методом начислений);
операции с капиталом;
отложенные налоги. Однако отложенные налоги до сих пор являются малопонятной темой как для
широких кругов пользователей, так и составителей отчетности, поэтому в виду их сложности, они должны быть исключены. И наоборот, указанным выше критериям не соответствуют:
дебиторская и кредиторская задолженность по торговым операциям;
расчеты с персоналом.
Вместе с тем, учет трудовых отношений с работниками является обязанностью организаций и частных предпринимателей вне зависимости от размеров и вида деятельности. Соответственно, данные о расчетах с работниками по методу начисления могут быть относительно легко получены из этого учета и, таким образом, включены в имущественный баланс без существенных дополнительных затрат. Единственным исключением из сказанного является, пожалуй, информация о задолженности по неиспользованным отпускам, поскольку, хотя, по нашему мнению, получить ее достаточно просто, она часто (вероятно, в силу сложившейся традиции или некоторой неопределенности в действующих нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету), игнорируется счетными работниками. Соответственно, по практическим соображениям информация о неиспользованных отпусках потенциально могла бы быть исключена из имущественного баланса субъектов малого предпринимательства, перешедших на УСН.
Диграфический учет
Диграфический учет, или двойная бухгалтерия, представляет собой систему ведения счетов бухгалтерского учета, предусматривающую отражение любой хозяйственной операции по двум счетам - как правило, дебету одного и кредиту другого. Ее непременными атрибутами являются: а) баланс,б) система счетов и в) двойная запись. Эта система учета, позволяющая наиболее детально организовать учет хозяйственных операций и потому постепенно вытеснившая простую и камеральную бухгалтерии, формировалась в течение нескольких веков (XIII-XV вв.). По мнению Э. Перагалло (Edward Peragallo), система двойной записи впервые была представлена Б. Котрульи (Benedetto Cotrugli) в книге «О торговле и современном купце», написанной в Неаполе в 1458 г., но она существовала в рукописи и была напечатана в Венеции лишь в 1573 г. Поэтому официальной датой описания двойной бухгалтерии считается 1494 г., когда Л. Пачоли изложил эту систему в 11-м трактате «О счетах и записях» сочинения «Сумма арифметики»
Хотя зарождение системы двойного учета связывают с именем Пачоли, историки единодушны в том, что он не был ее изобретателем, а лишь дал весьма удачное, систематизированное ее представление, т. е. по сути сделал обобщение практики учета получившей в дальнейшем известность как венецианская школа бухгалтерского учета; что касается реальных истоков двойной записи, то, по мнению различных историков, ее создателями могли быть индийцы, арабы, испанцы, евреи. Не сразу, но постепенно диграфический учет вытеснил своих конкурентов, и вот уже многие десятилетия он является основным способом формализованного информационно-контрольного обеспечения хозяйственной деятельности экономических субъектов. Такое возвышение новой формы учета происходило не только в течение длительного времени, но и отнюдь не без различного рода противодействий, порой весьма активных. За свою пятивековую историю изложенный Пачоли метод двойной бухгалтерии неоднократно подвергался нападкам и критике со стороны как теоретиков бухгалтерского учета, так и практических работников. Мы остановимся лишь на той критике, которая не только получила достаточно широкую известность в России, но и привела, в частности, к появлению оригинальной формы бухгалтерского учета - упрощенной русской тройной бухгалтерии (1870 г.).
Камеральная бухгалтерия
В средневековой Европе учет велся в конторах, как говорили, «в камерах»,что в переводе с латинского означает комната. Совокупность учетных приемов того времени получила название камеральной бухгалтерии. Претерпев большие изменения, она дожила до наших дней и, более того, у нее есть будущее.
Иногда полагают, что камеральная бухгалтерия ничего общего не имеет с двойной, что они нигде не пересекались и не пересекаются, ибо объекты и задачи учета у них разные
В отличие от традиционной двойной, имеющей своим объектом прежде всего имущество, камеральная бухгалтерия концентрирует внимание на учете денег в кассе. Ее задача - приход и расход денежных средств. С этим связан и учет ожидаемых (планируемых) доходов и расходов, а также учет расчетов с контрагентами (сторонними лицами) по причитающимся платежам.
Камеральная бухгалтерия развивалась государственно-личном хозяйстве. В своем становлении она прошла три этапа:
. Старая камеральная бухгалтерия господствовала с XII в. до середины XVIII в. Ее сущность сводилась к тому. что в центре внимания бухгалтеров находился учет доходов и расходов денежных средств, 1сак_правило, кассы. В примитивных формах старая камеральная бухгалтерия ведется и сегодня во многих семьях, которые фиксируют изо дня в день свои доходы и расходы.
. Новая камеральная бухгалтерия. В 1770 г. в Вене читали публичные лекции по бухгалтерии. Они собирали до 500 человек. Для поднятия престижа бухгалтерии на них ходили придворные и аристократы. Среди лекторов выделялся Пуэхберг, автор капитального труда (1762), в котором излагались основы нового направления в учете. Его смысл он видел в смете (бюджете) доходов и расходов. Каждый вид доходов и расходов представляет строго определенную статью и бухгалтер контролирует, как хозяйственник соблюдает имеющийся у него бюджет.
В основе построения бюджета и учета его исполнения лежат четыре принципа: аналитичность, специализация, полнота и единство. Первый
Глава написана совместно с В. Я. Соколовым. предполагает регистрацию только твердо установленных прав и обязательств, оформленных договорами. Второй - раздельное планирование и учет каждого вида доходов и расходов. Третий требует отражения в бюджете и в учете как доходов, так и расходов в полных суммах, не допуская их взаимного сальдирования. Четвертый определяет необходимость объединения всех доходов и расходов каждого распорядителя кредитов в едином бюджете.
Важная особенность учета - дублирование записей и. параллельное ведение двух Главных книг и различных вспомогательных книг, с одной стороны, распорядителем кредитов и с другой - должностными лицами, ответственными за исполнение бюджета. Такой порядок не просто усиливает контроль, он - органическая часть бюджетной системы, каждое звено которой действует в пределах строго ограниченной компетенции. Полномочия распорядителя кредитов и непосредственных исполнителей его распоряжений полностью определяются бюджетом. Его исполнение не только составляет предмет их пристального наблюдения, но и постепенно ограничивает возможности принятия тех или иных управленческих решений (по мере исчерпания соответствующих ассигнований). На исполнителя возлагается обязанность ведения кассовой книги, служащей основанием для записей в Главную книгу доходов и расходов как самим исполнителем, так и распорядителем кредитов.
В отличие от патримонального (имущественного уюта по двойной записи) в камеральном учете регистрации подлежат не только расходы и доходы, но и возникновение прав на их осуществление или получение и в первую очередь бюджетные назначения.
Крупнейшим теоретиком камеральной бухгалтерии был выдающийся австрийский автор Иосиф Шротт, который видел цель учета в том «чтобы предупредить и открыть ущерб, нанесенный хозяйству его управляющим». Шротт занимался и двойной бухгалтерией, применял теорию двух рядов счетов, использовал математические методы для описания бухгалтерской процедуры. Он выдвинул несколько основополагающих идей в общей теории учета. В духе взглядов Локка и Монтескье он считал необходимым разделить администрацию на три вида не зависимых друг от друга «властей»: законодательную, исполнительную и контрольную. Последняя «власть» представлена бухгалтерским учетом, который должен действовать всегда независимо от администрации предприятия, проверяя законность совершаемых хозяйственных операций. Шротт принадлежал к школе камералистов, в центре учета видел смету, считал ее «способом контроля действий администратора хозяйства». Идеи Шротта поддерживали и развивали Гюффель, Кишке, Эсфель, Эбгард, и особенно Гюгли. Вместе с тем Галаган правильно отмечал, что «характерной особенностью взглядов немецких авторов является то, что они хозяйственный контроль сводят к формальной проверке действий»], т. е. администрация контролируется только с точки зрения законности операций, но не с точки зрения их целесообразности. Последняя задача была выдвинута перед бухгалтерским учетом итальянской школой.
Список использованных источников
1.Бухгалтерский учет / Е.П. Козлова, Н.В. Парашутин, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2009