Автоматизированное рабочее место секретаря

Автоматизированное рабочее место секретаря

Введение

Темой данной работы является Автоматизированное рабочее место секретаря кафедры с использованием технологии прототипного проектирования и средств СУБД Access создание программы.

Секретарь кафедры отвечает за своевременное исполнение и реагирование на поступающие документы от отделов планирования учебным процессом, дирекций и т.д. Секретарь кафедры непосредственно взаимодействует с преподавателями кафедры. Ответственным за кафедру является руководитель кафедры (заведующий кафедрой).

Учебный процесс кафедры полностью основан на распределении нагрузки. Каждый преподаватель берет на себя часть нагрузки от общей (сводной) нагрузки по кафедре.

В ходе разработки программы будет использоваться MS Office Access 2007, который позволит нам разработать базу данных, обеспечивающую удобство и единое представление о работе кафедры.

1. Теоретическая часть.

1.1    Формализация представления процесса проектирования АРМ - структура ТСП

автоматизированный прототипный секретарь технология

1.2    Методика оценки технико-экономической эффективности применения выбранной технологии, методов и средств проектирования.

При выборе наилучшего технологического процесса обработки экономической информации, помимо использования показателей достоверности, применяют оценку, сравнение и выбор по соотношению уровня производительности того или иного варианта процесса и значению величин показателей трудовых и стоимостных затрат на проектирование и эксплуатацию этих процессов.

В этом комплексе рассчитывают абсолютные и относительные показатели оценки экономической эффективности технологических процессов.

К группе абсолютных показателей относят:

·        Показатели, оценивающие величину трудоемкости обработки информации за год по базовому (т.е. тому варианту, который берется за основу для сравнения) и предлагаемым вариантам (То) и (Tj);

·        Показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому и предлагаемому вариантам (Со) и (Cj);

·        Показатель оценки снижения трудовых затрат за год (ΔТ), который рассчитывается по формуле:

ΔТ = То - Tj

·        Показатель снижения стоимостных затрат за год (ΔС), который можно рассчитать по формуле:

ΔC = Co - Cj.

Группа относительных показателей оценки эффективности технологических процессов включает:

·        Коэффициент снижения трудовых затрат за год (Кт), показывающий на какую долю или какой процент снижаются затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, который рассчитывается по формуле:

Кт = ΔТ / То

·        Индекс снижения трудовых затрат (Iт), показывающий во сколько раз снижаются трудовые затраты предлагаемого j-oro варианта по сравнению с базовым, и рассчитываемый по формуле:

Im = To/Tj

·        Коэффициент снижения стоимостных затрат за год (Кс), который рассчитывается по формуле:

Kc=ΔC/Cj

·        Индекс снижения стоимостных затрат (Iс) рассчитываемый по формуле:

Ic=Co/Cj

В свою очередь показатель трудовых затрат на j-ый технологический процесс (Tj) рассчитывается по формуле:

где

 - показатель трудовых затрат на i-ю операцию j-oro технологического процесса, который можно рассчитать по формуле:

где

 - объем работ, выполненных на i-ой операции по j-ому технологическому процессу;

 - норма выработки на i-ой операции.

Показатель стоимостных затрат на j-й технологический процесс (С) представляет собой сумму затрат на j-ый технологический процесс по следующим статьям затрат:

на заработную плату

на амортизацию

на материалы

на оплату машинного времени

на ведение информационной базы

накладные расходы

Этот показатель рассчитывается по формуле:

где,

 - показатель стоимостных затрат на i-ю операцию j-oro технологического процесса, в состав которого включаются следующие компоненты:

 =Сз/п+Снр+Са+Смв+См+Снб

где

Сз/п - затраты на заработную плату оператора, которое можно рассчитать по формуле

где

 - трудоемкость выполнения i-ой операции j-oro технологического процесса;

 - тарифная ставка i-ой операции.

Снр - затраты на накладные расходы, рассчитываемые как производная величина от затрат на заработную плату

Снр=Сзп*Кнр

где

Кнр - величина коэффициента накладных расходов, принимаемая как правило в размере 0,6-0,7 от величины Сзп

Са - величина амортизационных отчислений на используемую технику, рассчитываемая по формуле:

Ca=tij*ai

-норма амортизационных отчислений;

где,

tmj - длительность выполнения м-ой машинной операции j-ого технологического процесса, включающего в себя следующие компоненты:

где,

 - длительность выполнения операции ввода исходной информации в ЭВМ, рассчитываемая по формуле

где,

 - объем вводимой информации в символах (в байтах)

 - норма вводимой информации с клавиатуры ЭВМ в час

 - длительность обработки информации при решении задачи (в час), определяемая экспертным путем, если задача сдана в эксплуатацию, или рассчитываемая гипотетически, например по следующей формуле:

 - быстродействие работы ЭВМ

 - объем операции, выполняемых ЭВМ по обработке данных при решении задачи, определяемый различными способами, например:

Qon=Qee*R

где

R - число операторов, приходящееся на один байт вводимой информации, характерное для определенного класса задач

При этом выделяют три класса задач: задачи, связанные с актуализацией данных в ЭВМ, для которых характерно приблизительно 500 операторов на один байт вводимой информации; задачи, связанные с оперативной обработкой данных, для которых на один байт информации приходится выполнение 5000 операторов, и задачи сложной аналитической обработки данных или связанные с применением экономико-математических методов и моделей, в которых эта величина составляет 20000 операторов на один байт вводимой информации;

 - время вывода результатной информации пользователю на печать или по каналам связи, рассчитывается по формуле:

где,

 - объем выводимой информации (в строках или байтах)

 - скорость работы печатающего устройства или канала связи

См - затраты на материалы за год (например, на бумагу)

Снб - годовые затраты на ведение информационной базы

Кроме того, рассчитывают показатель годовой экономии (Эг):

где,

Kj и Ко - капитальные затраты, включающие в себя затраты на следующие направления:

·        на приобретение вычислительной техники в базовом и предлагаемом вариантах

·        на приобретение вычислительной техники

·        на покупку программного обеспечения

·        на освоение программного обеспечения

·        на проектирование и отладку проекта

Помимо вышеприведенных показателей эффективности проектировщики рассчитывают также показатель срока окупаемости капитальных затрат (Ток), представляющий co6of отношение капитальных затрат к экономии стоимостных затрат:

Расчетный коэффициент эффективности Ер является обратной величиной Сроку окупаемости и рассчитывается по формуле

Ер=1 / Ток

2. Проектная часть

.1 Описание «Постановки задачи»

Характеристика

1.1    Цель

1.2    Назначение

.3      Экономическая сущность задачи

.4      Организационная сущность

.5      Формализация решения

.6      Источник получения первичной информации

.7      Периодичность получения информации

.1 С точки зрения получения косвенного эффекта целью автоматизации комплекса задач для АРМ секретаря кафедры может служить:

1.      увеличение скорости обработки информации

2.      уменьшение времени обработки

.        повышение эффективности и точности учета

.        повышения качества контроля выполнения плана

С точки зрения прямого эффекта целью автоматизации комплекса задач для АРМ секретаря кафедры может служить:

1.      ускорение ввода первичной информации

2.      увеличение достоверности обработки данных

.        увеличение точности расчетов

.        Повышение степени аналитичности получаемых результатных документов

.        Освобождение работников от рутинной работы

.2 Назначение автоматизации АРМ:

1.      Автоматизация составления (ведения) карточки преподавателя и индивидуального плана

2.      Автоматизация ввода и загрузки первичной информации следующих первичных документов: карточка преподавателя, индивидуальный план.

.        Автоматизация обработки и получения результатных документов: ведомость выполнения сводной нагрузки по кафедре, сводного плана, ведомость невыполненной нагрузки

.        Автоматизация загрузки и ведения следующих справочников: справочник преподавателей, справочник дисциплин кафедры, справочник специальностей

1.3    В комплекс задач АРМ секретаря кафедры входят следующие задачи:

·        Контроль выполнения пана нагрузки

·        Учет ведомости невыполненной нагрузки

Экономическая сущность сводится к следующему: каждый преподаватель заполняет карточку преподавателя и индивидуальный план преподавателя, в которых рассчитывается нагрузка. Нагрузка преподавателя рассчитывается по количеству часов отведенных ему по каждой дисциплине и по каждой специальности, а так же расчет нагрузки зависит от контингента студентов. Рассчитывая нагрузку, преподаватель получает план выполнения нагрузки преподавателя. Количество часов, которые преподаватель должен выполнить зависит от его ставки. На основании всех планов составляется общий сводный план нагрузки по кафедре. Ведется ведомость выполнения сводной нагрузки кафедры.

1.4    Организационная сущность задачи

При поступлении служебной записки открывается электронная форма индивидуального плана. Если необходимые данные не содержатся в базе, то данные заносятся вручную: Ф.И.О. преподавателя, должность, ставка (годовая норма объема работ), группы (специальности), вид занятий, контрольное мероприятие, расчасовка. Если данные совпадают, то заносятся только Ф.И.О., группа преподавателя, вид занятий, расчасовка. При поступлении других первичных документов открывается соответствующая экранная форма. Вся справочная информация заносится автоматически из справочников на основании этих первичных документов. Загружаются файлы с первичной информацией. На основании этих файлов выполняется обработка и заполнение документов, которые потом можно выдать на экран, печать или сохранить. На основании этих документов рассчитывается ведомость невыполненной нагрузки. В конце семестра все файлы передаются в учебный отдел.

Формализация решения комплекса задач

Формализованное описание первичных показателей

Формализованное представление результатных показателей

2.2 Описание компонент проектного решения

а) информационная модель задачи;

б) состав и структура классификаторов;

·        Классификатор преподавателей кафедры

Ф _{К П}=[ХХХ+ХХ]: [Ф.И.О.]

ХХХ - код преподавателя

ХХ - код кафедры

М₁=300₁=1₁» lg300 + lg35 =4

·        Классификатор дисциплин

Ф _{К П}=[ХХХ+ХХ]: [Дисциплина]

ХХХ - код дисциплины

ХХ - код кафедры

М₂=600₂=2=L31+L32+L33=lgM1+lgM2+lgM3=lg2+lg4+lg7=3

·        Классификатор специальностей

Ф _{К П}=[ХХХ+ХХ+Х]: [Специальность]

ХХХ - код специальности

ХХ - код института

Х - код курса

М₃=100₃=2₃» lg100 + lg5+lg5 =3

в) состав и структуры форм первичных и результатных документов;

Форма первичного документа «Индивидуальный план».

Ведомость выполнения сводной нагрузки кафедры

Форма карточки преподавателя

Заключение

автоматизированный прототипный секретарь технология

Данный курсовой проект явился завершающим этапом изучения дисциплины «Информационные системы и технологии». Его основная цель состоит в самостоятельной разработке проектных решении, имеющих практическую ценность, а также в их технико-экономическом обосновании. В процессе работы над курсовым проектом во время технико-организационной практики мною были реализовать полученные теоретические знания. Я стремилась к тому, чтобы этот проект был практически реализуем, способствовал совершенствованию управления, выполнялся на конкретных материалах, и мог быть использован по назначению. В перспективе следует улучшать параметры работы данного продукта как за счет улучшения быстродействия всей системы в целом (замена устаревшего оборудования более новым, создание новых систем передачи информации и т.д.), так и с помощью модернизации кода программных модулей, структуры баз данных и др. Особое внимание при усовершенствовании системы следует обратить на способы и скорости передачи информации, а также на возможные варианты увеличения производительности всей системы в целом. Следует стремиться к тому, чтобы при максимальных информационных нагрузках на отдельные компьютеры (клиенты) достигались высокие показатели быстродействия. В обязанности администратора системы следует включить работу по обеспечению защиты локальных баз данных, а именно:

классификация данных;

определение прав доступа отдельных пользователей и ограничений на характер операций;

организация системы контроля доступа к данным;

тестирование средств защиты;

прочие работы по защите системы.

Список источников

1. «Проектирование экономической информационной системы» - Учебное пособие, ЕАОИ, 2004 г.

. Лекции и семинары Смирнова Г.Н., 2011