выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.
Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).
Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.
В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) - один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове - один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).
В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.
Методически и практически проверка наличия - это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами - описью или книгой учета и описания.
Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:
установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;
сверку и сопоставимых показателей;
уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;
проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.
Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.
Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;
изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.
Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.
Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.
Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.
Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ - акт проверки наличия и состояния документов.
Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты - о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.
Одна из задач проверки наличия - выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.
В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.
Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.
На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.
Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.
Таким образом, учёт архивных документов - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов - одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.
Глава 2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов
.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы
Учет документов - это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причина в том, что учет документов весьма трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому целесообразно переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов систему управления базы данных (СУБД) легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.
Так, например в РГАЭ еще в 1988 году были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет документов, комплектование документами, учет использования документов, научно-справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалисты ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о картотеках по личному составу».
Количество учетных баз увеличилось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подвергалось полной автоматизации в масштабах отрасли.
Первоначально учетные программы создавались для целее внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга. В архиве, по прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного архива и др.) реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области,) книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища БД «Контроль за организацией размещения, хранения движения фонодокументов» в РГАФД; топографические указатели (Национальном архиве Республике Татарстан и др.). по данным Росархива, к середине 1990-х годов в государственных архивах функционировало около 15 БД, «форматно несовместимых между собой».
Первоначально учетные базы данных создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД. Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана, прежде всего, с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных, а значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.
Создание системы автоматизированного централизованного учета началась в 1994 году. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов были разработаны ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».
Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного программного обеспечения. Причиной были как устаревшее программное обеспечение, для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.
ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета - «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.) «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.
Одновременно в 1995 году по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.). Она же получила широкое распространение в архивах. «Архивный фонд» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдении единства традиционной и автоматизированной систем учета.
«Архивный фонд» представляет собой интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:
учет документов;
контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;
контроль за состоянием НСА;
поиск документов (во второй версии программы на уровне фонда и описи; в третьей версии - на уровне фонда, дела, документа, документной информации);
ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).
Учетная часть программы ориентирована прежде всего на ведение централизованного учета, а именно на создание массивов данных на формирование и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.
Начальник отдела учета, сверив данные с помощью пункта меню «Подсчет сводных» в режиме администратора, мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов; 43 вида перечней реестров (описей); состав фондов и документов по категориям; список фондов.
«Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат, она распространялась бесплатно. К достоинствам можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с ведением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998-2001 год вторая версия «Архивный фонд» распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.
В 2009 г. в архивных учреждениях началось внедрение программной версии «Архивный фонд 4.0», которая была усовершенствована по сравнению с предыдущими. Охват, автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край и т.д.) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов АФ РФ. Появилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов, а также распечатывания описи и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный <http://www.autoaf.ru/af3.htm> фонд».
«Архивный фонд» представлял собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997г. Внедрялась программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начал функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.
Фондовый каталог - общеотраслевая программа, предназначенная для органов управления архивным делом субъектов РФ. Она предназначена для централизованного государственного учета, информационного поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием НСА и обеспечения сохранности документов.
В 1997 году был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.
В 2000 году в дополнение к Регламенту был утвержден «Временный порядок РФ». Документ закреплял методы, процедуры и средства ведения автоматизированного учета в государственных и муниципальных архивах.
В 2002 году «Фондовый каталог» внедрен в органах управления архивными делами в 18 субъектах Федерации.
По техническому заданию, составленному Информцентром Мосгорархива на основе изучения традиционного и автоматизированного учета документов, центром «Инсофт» была создана программа «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет архивных документов в архиве. Программа позволяла получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, список фондов, реестр описей, книгу учета движения фондов, описей и дел, лист фонда, книгу учета документов передаваемые в другие архивы) так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК, сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный фонд», это были основные учетные документы архива.
Последовательность ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы максимально повысить точность учета и избежать искажения данных. К недостаткам программы можно отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании данных - для исправления значения данных некоторых полей или удаления данных необходимо обращаться к программисту.
Что касается процедуры ведения автоматизированного учета, она различается для федеральных архивов и субъектов Федерации. Федеральные архивы представляют учетные сведения непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог. Республиканские, краевые, областные, муниципальные архивы передают данные в электронном формате в орган управления архивным делом субъекта РФ. При этом если не используют другую учетную программу, они должны конвертировать данные в общеотраслевой формат в составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа управления архивным делом, архив может быть освобожден от предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в Архивный фонд все сведения о фондах.
Очевидно, что ведение централизованного учета чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда приходиться вести параллельно автоматизированный и традиционный учет документов. При этом учетные данные нужно вводить своевременно и точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы вся система учета может быть нарушена.
2.2 Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности
Составной частью интегрированной учетно-информационной системы является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Он потребовал от разработчиков расширения сложившихся представлений о содержании работы, новых, теоретических, методических и организационных решений. Сложность заключается в определении статуса уникальных документов и критериев их отбора, разработки учетных форм документов, порядка организации и ведения Государственного реестра. Архивисты пришли к выводу, что культурологический подход имеет определяющее значение: в реестр должны включаться все документы, имеющие общекультурную ценность, представляющие большой интерес для общества. В конечном итоге создание Государственного реестра базируется на следующих основных принципах: государственному учету подлежат все уникальные документы АФ РФ независимо от места их хранения, и от того в чьей собственности, или в чьем пользовании они находятся; единство основных требований к постановке на государственный учет уникальных документов на разных носителях, хранящихся в архивах, музеях, библиотеках и т.д.
Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев осуществляют экспертно-проверочные комиссии государственных архивов, органов управления архивным делом субъектов Федерации. Владельцы документов негосударственной части АФ РФ могут осуществлять выявление уникальных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных документов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН, и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступают в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах.
Центр информационных технологий Росархива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических лиц.
Сохранение принятых на хранение документов - важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспылевание и дезинфекцию документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.
Информационные технологии в области обеспечения сохранности документов применяются:
для учета наличия и состояния документов в автоматизированном режиме;
для создания фонда пользования и страхового фонда с помощью технологий оцифровывания;
для электронной регистрации документов.
При обеспечении сохранности документов очень важно своевременно принять меры по картонированию, реставрации, консервации, дезинфекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии и физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью собирания такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.
Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения дел. Одна из программ - БД «Обеспечение сохранности документов» - была создана ВНИИДАД в середине 1990-х годов. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат при планировании работы по обеспечению сохранности.
Таким образом, с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов - требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.
В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение - программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива.
Заключение
В заключение надо отметить, что учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.
Государственный учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).
Учету документов уделяется огромное внимание и в законодательстве, так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.
Немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.
О важности учета свидетельствует и то, что с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов - требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.
В развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение - программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива. Ввод данных осуществляют 12 федеральных архивов, 96 архивных субъектов РФ, 325 муниципальных архивов и 54 субъекта РФ. БД «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах РФ. Темпы ввода информации архивами ежегодно увеличиваются. Сведения о динамике роста объемов БД «Архивный фонд», о динамике внедрения, об объемах данных по архивам, об объемах данных по отрасли, о ведении ПК «Архивный фонд» приведены в справке о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тысяч описаний фондов. Значительный объем введенных сведений делает актуальным вопрос об организации использования автоматизированного ЦФК Росархива. Отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий ведется постоянная работа по приему и учету присылаемых данных, их проверке и корректированию, по восстановлению запорченных в архивах массивов, по совершенствованию программного обеспечения.
Процесс развития системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ, хранящийся в государственных и муниципальных архивах. На мой взгляд, развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, имеются недостатки. Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки из-за низкой квалификации сотрудников и небрежности при подготовке данных к передаче. Как правило, не полностью соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «Архивный фонд», Работа по ведению БД «Архивный фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации архивных учреждений. Архивные учреждения, за редким исключением, не соблюдают требований по представлению в Росархив сведений по имеющейся компьютерной технике, что затрудняет контроль и анализ развития системы автоматизированного государственного учета.
Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой.
Список использованных источников и литературы
1. Источники.
.1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 27.10.2004 г. / Российская газета.-2004.-№125.
.2. Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол №17 от 29.05.1996.
.3. Регламент государственного учета документов АФ РФ от 8 июля 1997 года.
.4. Регламент государственного реестра уникальных документов АФ РФ. Утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001 / Отечественные архивы. Протокол №2 от 27.10.2000. П.1.5.
.6. Решение коллегии ФАС России от 27.03.2002 г. О развитии системы автоматизированного государственного учета документов хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
.7. Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
.Литература.
.1. Алексеева Е.В. Учет архивных документов - основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. - 2004.- №3.-С.89-91.
.2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве. Учет документов в архиве организации / Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева., Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.-2001.-№1.-С.56-62.
.3. Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве /Л.П. Афанасьева // Делопроизводство.-2005.- №1.-С.76-85.
.4. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов./В.Д. Банасюкевич, В.А. Устинов // Отечественные архивы.-2000.-№1.-С.10-17.
.5. Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ/Е.В. Дерусова // Отечественные архивы.1994.№2.С.104-106.
.6. Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. // Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России.-2003.-№38-39.-С.51
.7. Попова Е.П. Проверка наличия и состояния документов/Е.П. Попова//Делопроизводство.-2005.-№1.-С.26-34.
.8. Попова Е.П. Что нужно знать для проведения проверки наличия и состояния документов/ Е.П. Попова // Секретарское дело.-2004.-№3.-С.67-72.