Информатизация архивного дела
Реферат
Информатизация архивного дела
Введение
Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.
Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.
Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.
Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.
1. Особенности процесса информатизации архивов
Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации [4, с. 8].
Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Объектами информатизации являются:
üкомплектование архива;
üэкспертиза ценности документов;
üсоздание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;
üучет документов архива и контроль за их сохранностью;
üсоздание страхового фонда и фонда пользования документами;
üинформационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;
üконтроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.
В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.
Основные цели информатизации:
üсоздание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;
üформирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.
üповышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
üобеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).
Основные направления информатизации:
üорганизация учета документов Архивного фонда РФ;
üучет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;
üсовершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;
üформирование страхового фонда и фонда пользования;
üпроведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;
üавтоматизация организационно-управленческих функций архивов.
Принципы информатизации:
üпреемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
üпреемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;
üсистемность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;
üвнутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;
üвзаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.[7, с. 84]
Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.
2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
информация архив документ делопроизводство
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.
При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. [5]
Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.). [3, с.36]
По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
3. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле
За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.
В настоящее время разработана Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы.
Программа предусматривает несколько основных направлений внедрения ИКТ в архивной сфере, в рамках которых выделены отдельные содержательные задачи и предусмотрены мероприятия, последовательная реализация которых позволит добиться полномасштабного внедрения и использования ИКТ.
Первое направление: Предоставление государственных услуг. Среди задач и мероприятий, предусмотренных этим направлением, предполагается осуществлять мероприятия, часть из которых уже реализуется. Так, на едином портале портал государственных и муниципальных услуг размещена обновленная информация об услугах, оказываемых Федеральным архивным агентством и подведомственными ему учреждениями, запланировано развитие Интернет-портала "Архивы России" (в том числе создание разделов портала на иностранных языках) и организация доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал (с использованием программного комплекса "Центральный фондовый каталог"); Создание сайтов федеральных архивов (в виде самостоятельных сайтов или разделов портала "Архивы России"), что позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи (как это сделано сегодня ГАРФ и РГИА); Развитие официального сайта Федерального Архивного агентства.
Объединение информационных ресурсов (тематических, исследовательских и пр.), созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, с целью предоставления удаленного доступа к цифровому контенту. Одним из примеров подобного работы является запускаемый в настоящее время межархивный проект "Документы советской эпохи".
Второе направление Программы информатизации объединяет в себе работы, связанные с развитием и внедрением систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия. (СЭД, МЭДО, СМЭВ).
Третье направление - информатизация основной деятельности архивов. Для этого направления Программа предусматривает реализацию комплекса разнообразных задач, условно объединенных под одним названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Это - компьютеризация федеральных архивов. Программа предусматривает комплекс мероприятий, направленных на развитие отраслевого, обязательного для использования всеми архивами России, программного обеспечения, главной составляющей которого является единая информационно-поисковая система (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
программный комплекс (базовый уровень) "Архивный фонд" предназначен для использования непосредственно в архивах. Его используют 14 федеральных архивов, лицензионные договора на использование программного комплекса "АФ-4" заключены с архивными управлениями 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В настоящее время идет процесс модернизации ПК "Архивный фонд", в том числе исправление ошибок, перевод этого ПО на веб-интерфейс;
В Программе также обозначена необходимость создания, ведения еще одной общеотраслевой автоматизированной системы - "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации". Представляется целесообразным её активное наполнение, включая представление в ней образов документов и организацию доступа к системе через портал "Архивы России".
Один из ключевых подразделов задачи автоматизации и информатизации основных направлений деятельности архивов связан с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов. Эта задача является одним из ключевых направлений государственной программы "Информационное общество (2011-2020 годы)". [6]
Разрабатывается специальный подраздел с мероприятиями, реализация которых позволит значительно увеличить возможности доступа к архивным документам.
Среди этих мероприятий:
Создание компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания; Обеспечение читальных залов федеральных архивов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов
Разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей", установленного на портале "Архивы России" и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.
Разработанные базы данных "Читальный зал" и "Учет исполнения запросов" позволят повысить качество и оперативность получения данных и сводных статистических сведений в целях повышения эффективности использования документов АФ РФ, обеспечения потребителей релевантной документной информацией и будут способствовать организации комплексного использования документов архива. Эти программные комплексы также распространяются в архивной системе бесплатно. Помимо программного обеспечения, ориентированного на автоматизацию основных функций и направлений деятельности архивов, создаются и другие общеотраслевые БД: "Зарубежная архивная Россика", "Зарубежстройпроект", "Росприоритетпроект", "Государственный реестр уникальных документов", "Нормативно-методическая база отрасли" и др. Примером полнотекстовой автоматизированной базы данных, разрабатываемой ВНИИДАД, является "Нормативно-методическая база отрасли".[2, c.90]
Отдельная задача информатизации связана с необходимостью организации приема на хранение электронных документов, возникающих при переходе органов государственной власти на безбумажный документооборот. Для решения этой задачи предусмотрено проведение работ по определению нормативно-правовых условий приема на хранение, хранение и использование электронных документов и документов на электронных носителях. Одновременно предполагается осуществить организацию и оборудование новых архивохранилищ для хранения электронных документов и документов на электронных носителях в архивах; разработать информационно-поисковые системы по работе с электронными документами.
информация архив документ делопроизводство
Выводы
Таким образом, мы рассмотрели объекты, цели, принципы информатизации архивов, на современном этапе развития архивного дела у нас в стране наблюдается активная разработка и внедрение новых информационных технологий, призванных обеспечить сохранность архивных фондов, и обеспечить наиболее удобный режим доступа к архивной информации.
В этом направлении были разработаны и внедрены в практику работы архивных учреждений страны программные комплексы - "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". Разработаны базы данных: "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фонда", "Учреждения - источники комплектования", "Читальный зал", "Учет исполнения запросов", "Физическое состояние документов" - они составляют программный комплекс первой очереди.
Такое состояние вопроса подготавливает почву для перехода к следующему этапу информатизации архивного дела, перспективы которого разработаны в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему федеральных архивов на 2011 - 2020 годы, и предусматривает ряд направлений развития этого процесса.
Осуществление информатизации обеспечивается путем организации и проведения работ по оцифровке оригиналов (подлинников) архивных документов, а также путем организации и оборудования новых архивохранилищ.
Реализация положений Программы информатизации даст толчок росту информационной активности отраслевых потребителей информации при помощи целевого финансирования и разработки региональных программ информатизации архивов. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации.
Список литературы
. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Буров Е.М. Архивоведение. Под ред. В.П. Козлова. М.: Академия, 2007. - 238с.
. Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление //Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С: 89-98.
. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г., Ткаченко Н.А., Чернин Э.А. Разработка автоматизированных архивных технологий//Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.
. Дороков С. Современные возможности экспертизы ценности и учёта электронных документов в организации // Отечественные архивы.-2003.-№ 5.5. Концепция информатизации архивного дела России, с. 8].
. О.В. Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации// "Отечественные архивы" № 5 (2011 г.)
. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: Приор-издат. 2004. - 128с.