Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях

Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях

Содержание

Введение

1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата (НСА)

1.1 Понятие об описи дел и документов

1.2 История создания архивной описи

2. Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ

3. Архивная опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Обеспечение общества достоверной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Поиск архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования осуществляется на основе комплекса взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, созданных на единой методической основе, то есть на основе системы научно-справочного аппарата. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников, а именно архивных описей.

Тема работы «Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях», так как именно архивная опись является базовым справочником российского архива. Архивная опись, будучи справочником по содержанию и учёту документов, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Проблема изучения архивной описи занимает значительное место в трудах современных ученых, архивистов, документоведов. Проблемой изучения понятия и назначения архивной описи, истории создания архивной описи, ее места в системе научно-справочного аппарата занимались Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.Н. Сахарова. Л.И. Белянина, Е.В. Алексеева уделяли внимание изучению архивной описи как справочника по учету и содержанию документов. Также в рамках этой темы были изучены основные правила работы архивов организаций и методические рекомендации по составлению архивных описей.

Исходя из темы нашей работы учитывая, что архивная опись является архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел, она выполняет ряд важных функций. В рамках данной работы подробно рассмотрены две функции: информационная, которая раскрывает состав и содержание документов, и учётная, которая обеспечивает учёт единиц хранения.

Объект исследования: архивные описи дел.

Предмет исследования: архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях Российской Федерации.

Цель работы: анализ архивной описи как справочника по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждениях современной России.

Задачи:

1.рассмотреть понятие, назначение архивной описи, историю ее создания и место в системе научно-справочного аппарата;

2.охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый первичный учетный документ;

.охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения.

Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, 8 приложений и списка источников и литературы.

В первой главе рассмотрены общие понятия об архивной описи, ее назначение, история создания и место в системе НСА.

Вторая глава посвящена изучению учетной функции архивной описи.

В третьей главе рассматривается информационная функция архивной описи.

Приложения представлены формами описей, титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи.

Проблема архивной описи остается актуальной на сегодняшний день, так как именно архивная опись является основным архивным справочников в архивных учреждениях и организациях России, занимает особое место в системе НСА архива, является справочником, раскрывающим состав и содержание единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета, справочником, обеспечивающим эффективный поиск архивной документной информации.

архивный опись справочный

1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата (НСА)

.1 Понятие об описи дел и документов

Архивная опись является базовым архивным справочником. Опись одновременно представляет собой учетный документ и основной элемент научно-справочного аппарата, обеспечивает оперативный поиск дел. На основании описи создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата архивов (государственных, муниципальных, ведомственных). Составление описи начинается в делопроизводстве. Создание описи является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета .

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Описи составляются отдельно:

-на дела постоянного хранения (Приложение 1);

-дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

-дела по личному составу (Приложение 3);

-дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Ряд ведущих архивистов выделяют три важнейшие функции архивной описи: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет количества дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важной элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

В рамках темы нашего исследования более детально будут рассмотрены информационная и учетная функции архивной описи: информационная как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения; учетная функция как внутрифондовый первичный учетный документ.

Архивная опись составляется в соответствии с классификацией дел архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

1.Разработка схемы классификации дел фонда.

2.Распределение дел в соответствии со схемой классификации.

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Архивная опись состоит из собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя (приложение 4) и справочного аппарата.

Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

1)порядкового номера;

2)делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

3)заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

4)крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

)количества листов в деле;

)примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный индекс» - это номер дела, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 - «Заголовок дела» - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятых или предусмотренных в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то - 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

.Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

.Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

.Порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

.Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

.При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

.Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Законченная опись оформляется соответствующим образом, то есть составляется справочный аппарат. Он выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет

дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

титульный лист (приложение 5);

оглавление;

предисловие;

список сокращений;

указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь - учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение - фондообразователь;

дату образования и подчиненность учреждения - фондообразователя;

функции, масштаб деятельности, структуру учреждения - фондообразователя и их изменения;

организацию системы делопроизводства;

даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения - фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе - заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20

Составитель ____________________

Дата - 00. 00. 0000

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Таким образом, архивная опись является базовым справочником российских архивов, занимая особое место в системе научно-справочного аппарата. Значение описи определяется тем, что архивная опись как учетный документ и справочник по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников.

.2 История создания архивной описи

Опись является одним из древнейших архивных справочников.

Рассмотрим историю этого важного справочного пособия.

Первые описи начали создаваться еще в XIII веке. Их целевое назначение сводилось к учету и охране документов.

Вместе с тем описи служили средством розыска документов для их использования в справочно-практических целях.

Описи, созданные в XIII - XV веках, в большинстве случаев представляли краткие бессистемные перечни рукописей или книг.

Описи XVI века, несмотря на крайнее многообразие, являлись более совершенными: в них давалось перечисление документов в разных вариантах. Так, в одних описях документы давались как отдельно, так и по группам, в других - только по группам, образованным по корреспондентскому признаку.

В XVII веке законченные производством документы учитывались в различного рода описях. Характер и степень подробности этих справочников отличаются друг от друга, но из них можно почерпнуть ценные сведения об отдельных документах и делах, их систематизации и описании.

В описях этого периода во многих случаях обозначалось содержание документов. Оно чаще всего давалось в виде подробного пересказа, с оценкой подьячими фактов, содержащихся в описываемых документах.

Почти во всех случаях в описях отмечались печати и подписи. Обозначались и внешние особенности документов: материал, на котором они были написаны, обнаруженные дефекты, следы порчи документов, степень их сохранности и даты, а в случае их отсутствия делались оговорки об этом.

Важной чертой описи XVII века являлось также то, что в них впервые делались ссылки на номера единиц хранения. Это ярко подчеркивало инвентарный, то есть учетный характер описей.

В XVIII веке реформаторская деятельность Петра I затронула и такую область, как делопроизводство. В 1720 году Генеральным регламентом вводятся описи "вершенных", законченных производством, и "невершенных", то есть не законченных производством, дел.

Описи XVIII века, как и описи предыдущего, носят все еще инвентарный характер.

Уже в начале XIX века, вскоре после создания системы министерств, стало обязательным составление описей при периодической сдаче документов из делопроизводства в архивы ведомств. Дела сдавались отделениями департаментов по мере их завершения. Соответственно составлялись и описи. В сдаточных описях указывались номера и заголовки сдаваемых дел. Заголовки во многих случаях были неполными, так как составлялись по первому включенному в дело документу и не содержали сведений о том, чем завершилось дело. Заголовки дел в сдаточных описях группировались по разрядам, то есть по группам постоянного, длительного и краткосрочного хранения.

На исключительную важность описей для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения: П.М. Строев, А.Х. Востоков, Н.В. Калачев, Д.Я. Самоквасов.

Характерно, что в XIX веке за архивными документами признали не только практическую, но и научную ценность. В связи с этим возникла необходимость составлять описи с целью их издания. Перед архивистами встала задача разработки таких методов описания документов, чтобы описи удовлетворяли запросам исследователей.

Наиболее ценный опыт составления этого архивного справочника, выработки теоретических основ описания относится именно к XIX веку. Так, к концу его первой половины обозначились две точки зрения на задачи описательных работ, яркими представителями которых были П.М. Строев и А.Х. Востоков.

П.М. Строев стоял за краткие приемы описания, сущность которых заключалась в составлении заголовка и обозначении характерных особенностей описываемых материалов. Составленные и изданные им описи древних рукописей и старопечатных книг отличались лаконичностью и сжатостью описания.

Помимо применения приемов краткого описания П.М. Строев разработал и общую схему описания: предисловие, собственно описание, указатели.

Представитель другого направления - А.Х. Востоков подходил к описанию рукописей не как архивист, а, скорее, как палеограф и языковед. Он считал необходимым подробно раскрывать содержание каждой рукописи, обращать внимание на наиболее важные, с точки зрения составителя описи, места, приводить обширные выписки из текста, воспроизводить начертания букв, не исправлять ошибки писцов. А.Х. Востоков выдвигал требования анализа документов, точного установления автора, адресата, места и времени происхождения документа.

Работа по составлению и изданию описей значительно расширилась во второй половине XIX века. Этим занимались многие ведомственные архивы (Сената, Синода, Московского архива Министерства юстиции и др.), местные архивы, исторические общества, научные кружки.

Перед составителями описей встали новые проблемы:

для каких целей должны издаваться описи (только для научных или как для научных, так и для практических);

возможно ли сочетать в одном типе описания задачи по обслуживанию научных и практических интересов;

что является критерием научности описей.

Видный российский архивист, создатель архивоведения (первый профессор по этой дисциплине), долгое время возглавлявший Московский архив Министерства юстиции Н.В. Калачев понимал огромное значение документов как для практических целей архивного дела, так и для исторической науки. Разделив все имеющиеся на тот период описания на три «системы» и проанализировав их, Н.В. Калачев не нашел ни одну из них удовлетворительной. Он выдвинул два основных типа описания: краткие инвентарные описи (только для внутренних целей архива) и подробные описания (для обслуживания интересов науки).

Очень интересны взгляды на эти проблемы другого крупнейшего российского архивиста Д.Я. Самоквасова, который выдвигал и отстаивал один тип описания - краткие инвентарные описи. Однако они должны были сочетать в себе несколько функций:

охранять архивные документы от расхищения;

способствовать их упорядочению;

знакомить ученых с документами до личного посещения ими архива;

облегчать архивные справки практического и научного характера.

В первой половине XX века большое внимание описанию дел и составлению описей уделяли такие известные архивисты, как М.С. Вишневский, Н.А. Фомин, К.Г. Митяев.

В 1920 - 1930 годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать «научной», а какую «лженаучной», обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940 - 1950 годах.

М.С. Вишневский показал многогранное значение описей как одного из элементов научно-справочного аппарата к документам архива, разработал структуру этого архивного справочника и т.п.

Другой крупный архивист Н.А. Фомин впервые применил термин «описательная статья» описи, требовал излагать заголовок с максимальной точностью. Он писал, что формулировка заголовка должна быть такой, чтобы понятие, даваемое этим заголовком, было не уже, не шире содержания документов. Фомин уточнил понятие аннотации, указав, что оно не дополнение к заголовку, а конкретизация, более глубокое раскрытие содержания дела.

Интересно, что в 1920 - 1930 годы наряду с привычными для нас инвентарными описями, закрепляющими расположение единиц хранения в пределах фонда, получили распространение так называемые суммарные (систематические) описи, составлявшиеся на основе инвентарных, описательных статьей, в которых являлась группа единиц хранения, а не одно дело.

Н.А. Фомин указывал, что для научного исследования и поиска документов служат систематические описи, которые составляются после инвентарных и издаются архивом. Эта опись по своему объему должна быть меньше, во всяком случае, не больше, чем инвентарная опись на то же количество единиц хранения. В ней должны быть обобщены единородные по содержанию и другим признакам архивные материалы, и ее построение не должно зависеть от системы организации дел архивного фонда. В этих описях могли раскрываться не только состав и содержание дел, но и в необходимых случаях - отдельных документов. Следует отметить, что, учитывая требование не закреплять систематизацию дел фонда и раскрывать содержание дел, если потребуется, вплоть до документа, систематическая опись Н.А. Фомина ближе всего к обзору фонда (в современном понимании этого справочника).

Большой вклад в решение проблем составления этого архивного справочника внес и видный историк-архивист К.Г. Митяев, который четко сформулировал понятие научной описи. Под научными он понимал описи, которые отражали историческую организацию документов и закрепляли ее, отличались точностью данных и единством приемов описания документов.

Важное значение для дальнейшего развития рассматриваемой проблемы имело издание: Основных правил работы государственных архивов СССР (1962 и 1984 гг.), Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 г.), Основных правил работы ведомственных архивов (1986 г.) и учебника «Теория и практика архивного дела в СССР» (1966 и 1980 гг.).

2. Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ

В рамках данной главы будет рассмотрена учётная функция архивной описи. Эта функция состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Количество листов дает представление об объеме единицы хранения.

Осуществляя функцию учета, опись, с одной стороны, фиксирует каждую единицу хранения, а, с другой стороны, - всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Порядковый номер единицы хранения является обязательным структурным элементом описательной статьи описи.

Пример оформления порядкового номера и количества листов из Государственного архива Орловской области, фонда № Р-1, опись № 1 дел постоянного хранения за 1917-1928 годы:

Таблица 1

№ п/пДело производственный индексЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПрим.5Приказы губвоенкома, воззвание звенигородцев о готовности защищать Советскую власть.14.12.1917 12.09.1918833ОЦ10Протоколы заседаний губисполкома.Сент. 1917 Нояб. 191714ОЦ11Протоколы заседаний губисполкома.29.10.1917 02.12.191718ОЦ12Протоколы заседаний губисполкома.02.12.1917 30.12.1917518Статистический обзор Орловской губернии за 1917 год.1917 г. 1918 г.118ОЦ36Телеграмма ВЦИК, СНК и НКВД.27.11.1918 07.03.19194753Приказы губвоенкомата.19.06.1918 12.09.1918896050Схемы организации Советской власти в губернии.01.04.1918 15.08.191841ОЦ853аПротоколы заседаний губисполкома.01.11.1918 30.12.1918261287аПротоколы заседаний Дмитровского уисполкома. Копии07.02.1918 17.05.191940ОЦ209Ведомости на выдачу заработной платы служащим гостиницы «Россия».29.01.1918 04.09.19181823317Приказы по гормилиции07.12.1919 17.09.1920592562/1Протоколы заседаний президиума губисполкома. Копии01.12.1919 31.12.191952ОЦ70816Обязательные постановления и приказы Елецкого уисполкома. Копии14.03.1924 08.12.19249582181Протокол № 81 заседания президиума губисполкома и материалы к нему.19.09.1924 31.10.192411588811Протоколы заседаний президиума и пленума Дмитровского уисполкома.20.01.1924 08.01.1925223109561Протоколы заседаний президиума губисполкома и материалы к нему.23.12.1925 18.01.19268711489Протоколы заседаний пленума Болховского уисполкома. Копии02.01.1925 04.01.1925334

Пример оформления порядкового номера и количества листов из ОАО «Гамма», опись № 1 дел постоянного хранения за 2003-2004 годы:

Таблица 2

№ п/пДелопроизводственный индексЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПрим.2003 годРуководство1343Протокол общего собрания акционеров от 23.05.2000, документы к нему541344Протоколы заседаний Совета директоров и Правления акционерного общества26.05.2003 14.05.2004321345Протоколы совещаний у генерального директора17.03.2003 15.12.2003441346Приказы по основной деятельности09.01.2003 30.12.30031621347Распоряжения по основной деятельности09.01.2003 30.12.2003162Отдел совершенствования организации нормирования и оплаты труда1349Штатное расписание на 2003 год, документы к нему1341350Статистические сведения о численности, заработной плате и движении работников (ф. П-4, 1-т, условия труда) за 2003 год14Отдел технической организации производства1351Баланс производственной мощности за 2003-2004 г.2Служба охраны труда1353Статистические сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях (ф. № 7-травматизм) за 2003-2004 годы3Профком1355Протоколы заседаний профкома28.03.2003 26.12.20031201356Смета и отчеты по профбюджету за 2003 год902004 годРуководство1357Протокол общего собрания акционеров от 23.05.2000, документы к нему461358Протоколы заседаний Совета директоров и Правления акционерного общества26.05.2004 14.05.2005381359Протоколы совещаний у генерального директора16.01.2004 07.12.2004731360Приказы по основной деятельности05.01.2004 28.12.20041351361Распоряжения по основной деятельности08.01.2004 29.12.2004251Отдел текущего планирования и цен1362Статистические сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг по видам экономической деятельности (ф. № П-1) за 2004 год41Отдел совершенствования организации нормирования и оплаты труда1363Штатное расписание на 2004 год, документы к нему85Отдел технической организации производства1365Статистические сведения об использовании объектов промышленной собственности, об инновационной деятельности (ф. № 4-инновация, 1-технология) за 2004 год7Профком1367Протоколы заседаний профкома15.01.2004 28.12.2004351368Смета и отчеты по профбюджету за 2004 год177

Пример оформления порядкового номера и количества листов представлены в Приложениях 6,7,8. Порядковые номера в данных приложениях присваиваются в порядке валовой нумерации.

При помощи такого элемента как порядковый номер можно легко и быстро найти необходимую информацию, а именно нужный документ или дело.

При учете описанных и неописанных документов (россыпи) может быть указано количество дел, документов или листов. При учете описанных материалов - только количество единиц хранения.

Номер каждой описи присваивается по листу фонда. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается.

Также учётную функцию выполняет итоговая запись. Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номера, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов.

Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается количество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов. В итоговой записи указывается также дата составления описи.

Пример итоговой записи из Государственного архива Орловской области, фонда № 41, опись № 1 за 1769-1839 годы:

Итого в описи значится 1343 (тысяча триста сорок три) дела с № 1 по № 1341, в том числе:

литерных: 2 дела - № 1245а, № 1175а.

Пример итоговой записи из Государственного архива Орловской области, фонда № 41, опись № 1 за 1779-1862 годы:

В данную опись внесено 1149 /одна тысяча сто сорок девять/ единиц хранения.

Пример итоговой записи из ОАО «Гамма», опись №1 дел постоянного хранения за 2003-2004 годы:

В данный раздел описи внесено 26 (двадцать шесть) ед. хр., с № 1343 по № 1368.

Примеры итоговой записи приведены в Приложениях 6,7,8.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений.

Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

Таким образом, архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

3. Архивная опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения

В рамках данной главы будет предпринята попытка более детально изучить информационную функцию архивной описи. Выполняет эту функцию такой элемент описательной статьи описи как заголовок дела. Он раскрывает состав и содержание документов каждого дела.

Основным элементом описания единицы хранения является заголовок единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовков единиц хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.

Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор неизвестен, допустимо замечание: автор не установлен; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и указанных в них событий.

Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, журнал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки воспоминания, статья, роман, опера и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «дело». Например:

Дело о вексельной претензии на титульного советника В. Сухотина. 1791 год.

Чаще это понятие применяется при описании следственных, судебных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность учреждения. Например:

Дело по иску Макаровой Л. И. к Макарову Г.Е. о взыскании алиментов

Личное дело. Сверчков Иван Петрович.

Дело по указу Орловского наместнического правления о перевенчании помещиком Манцовым Е. со своим крепостным крестьянином Антоновым И. дочери священника Артамонова Ирины. 19 октября 1780 - 30 октября 1780 гг.

Понятие «Переписка» относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений - фондообразователей или к письмам лиц - фондообразователей, направленным другим учреждениям и лицам и полученным от них. Например:

Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г.

Переписка генерал-губернатора Западной Сибири кн. Горчакова П.Д с Министерством государственных имуществ о недостатках в деятельности учреждений губернии за 1878 г.

Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации школы за 1922 г.

Понятие «документы» применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопрос; (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства. В фондах личного происхождения это понятие употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу. В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов. Например:

Документы Елецкого уисполкома. Копии (обязательные постановления, приказы и др.).

Понятие «альбом» в фондах личного происхождения используется для описания единиц хранения, содержащих различные по видовому составу документы: стихи, записи, письма, рисунки, фотографии разных лиц и др. Например:

Альбом Голициных С.А., В.Н. и А.В. с письмами к ним и другим лицам писателей, художников, композиторов, государственных деятелей, официальными и др. документами.

В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как «журнал», «реестр», «книга». Например:

Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.

Реестр для регистрации нотариальных действий.

Книга записи купчих крепостей. 1779 год.

При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила:

Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров. Например:

Приказы №№ 1-95 директора института по основной деятельности за 1980 г. Подлинники.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Отчет бухгалтерии об основной деятельности за 2003 год.

Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с перечисления видов документов. Например:

Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.

Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности документов. Например:

Документы общего собрания акционеров от 25.05.2000(протокол, решения, доклады).

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности. Например:

Статистические сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг по видам экономической деятельности (ф. № П-1) за 2003 год.

Статистические сведения об использовании объектов промышленной собственности, об инновационной деятельности (ф. №4-инновация, 1-технология) за 2003 год.

Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.

Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности. Например:

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г. Том I. Промышленность.

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г. Том IV (последний). Сельское хозяйство.

Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы. Например:

Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об организации летнего отдыха детей в 1985 г.

Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарского А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г.

Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат - учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которому адресованы документы. Например:

Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. министру внутренних дел Дурново П.И. о волнениях на заводах и фабриках Москвы в октябре-ноябре 1905 г.

Письма издательства «Детская литература» Чуковскому К.И. об издании его произведений.

После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (разновидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывается корреспондент - название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.

Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица. Например:

Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком Лысенко Т.Д. о проводимых им экспериментах.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов. Например:

Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома) с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г.

Важной частью заголовка является изложение вопроса, предмета, события, факта.

При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действительному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации). Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, четко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных характеристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается. Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изучение основных функций и направлений работы учреждений - фондообразователей. Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для определенных исторических периодов и выражающие их особенности. Не допустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как «разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д. При составлении заголовка специфические термины, титулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений, в том числе - без их модернизации, с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство, святейшество и т.п.).

Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения.

В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов. Например:

Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта к РВСР о ходе военных операции в 1920 г. Подлинники (типографская лента); машкопии.

Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрельского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст - машинопись.

Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке, помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата.

Сообщение начальника Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава 25 января 1890 г. Подлинник.

В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах. Например:

Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся №№ 1-6 (январь-март 1970 г.) с приложением информации о работе промышленных предприятий области по 2-м полугодиям 1969 г.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом.

В Приложении 8 в заголовках дел с порядковыми номерами с № 904 по № 907, с № 909 по № 912, с № 914 по № 927, с № 929 по № 935, с № 949 по № 950 употреблено сокращение то же, которое не является общепринятым.

Примеры составления заголовков дел представлены в Приложениях 6,7,8.

Таким образом, заголовки дел должны всесторонне обозначать содержание единиц хранения, обеспечить быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации.

Заключение

Рассмотрев сущность понятия архивной описи, проанализировав информационную и учётную функции архивной описи, выявив место и значение архивной описи в системе НСА, в ходе данного исследования нами была предпринята попытка изучить архивную опись как справочник по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждения.

Для достижения данной цели в ходе работы были решены следующие задачи:

·изучена имеющаяся научная литература и публицистика по теме исследования;

·введено понятие и назначение архивной описи, её место в системе научно-справочного аппарата;

·рассмотрена история создания архивной описи;

·изучена и охарактеризована учётная функция архивной описи, раскрывающая сущность архивной описи как внутрифондового первичного учетного документа;

·изучена и охарактеризована информационная функция архивной описи, раскрывающая сущность архивной описи как внутрифондового справочника по составу и содержанию единиц хранения.

В ходе работы мы пришли к следующим выводам:

. Архивная опись является архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Архивная опись как базовый справочник российских архивов занимает особое место в системе научно-справочного аппарата. Значение описи определяется тем, что архивная опись как учетный документ и справочник по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX веку.

2. Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации. Таким образом, архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный (порядковый номер) и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

. Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Таким образом, заголовки дел всесторонне обозначают содержание единиц хранения, обеспечивают быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации.

Список источников и литературы

Источники

1.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. ФЗ от 04.12.2006 № 202-ФЗ) // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; ИПС «Консультант Плюс».

2.Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344) // ИПС «Консультант Плюс».

.Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 13.02.2002 № 16). М., 2002.

.Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. 152 с.

.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19) // ИПС «Консультант Плюс».

.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 с датой введения 01.01.1999). М.: Издательство стандартов, 1998. 7 с.

.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с датой введения 01 июля 2003 г.). М.: Изд-во стандартов, 2003. 17 с.

8.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1991 г. № 33). М.: Упрполиграфиздат, 1991. 74 с.

9.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).

.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418) // ИПС «Консультант Плюс».

Литература

11.Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001. 396 с.

12.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учёт архивных документов - основа обеспечения их сохранности. // Делопроизводство, 2003, № 4. с. 89-93

.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 2. с. 98-101.

.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 3. с. 99-103.

.Архивоведение. Уч. для нач. проф. образования. Учеб. пособие для сред. проф. образования. / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр «Академия», 2007. 270 с.

.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство / Под ред. Т.В. Кузнецовой. 2 изд., перераб. и допол. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

.Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.:ООО «Интел - синтез АПТ», 2005. 400 с.

.Павлюк Л.В. [и др.] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, перераб. и допол. СПб.: Издательский дом «Герда»,2004. 356 с.

.Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. 128 с.

.Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАДА. М., 2003. 144 с.

.Энциклопедия секретаря / Андреева В.И., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. М.: МЦФЭР, 2004. 144 с.

Приложение 1

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)N п/пИндекс дела Заголовок делаКрайние датыКол-во листовПримечание 123456

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № ________________________ по № _______________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПКПротокол ЦЭК (ЭК) организации

архивного учреждения

от _________ N ______ от ___________ N ______

Приложение 2

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) руководителя организации

хранения

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)N п/пИндекс дела Заголовок делаКрайние датыСрок храненияКол-во листовПрим.1234567

В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

Приложение 3

Наименование организации

Фонд N ________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ______ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за __________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название разделаN п/пИндекс дела Заголовок делаКрайние датыКол-во листовПримечание 123456

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ______ N ________ от _________ N ______

Приложение 4

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________;

+ листов внутренней описи ___________________________________

Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов12

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

____________________________________________________________

(Название государственного архива <*>)

____________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ____________

ОПИСЬ N ________

_____________________________________________________________

(Название описи)

Крайние даты документов ___________________

-------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.