Рационализация организационной структуры в условиях рынка

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ, МЕНЕДЖМЕНТА

И ОРГАНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

КП-02069154-671-03-11

Рационализация организационной структуры в условиях рынка

Научный руководитель

Торицына Т.А.

Выполнил:

студентка гр. 671

Бухарева В.В.

Рязань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.   Требования к определению оптимальной оргструктуры

1.1 Факторы построения опимальной оргструктуры

.2 Критерии оптимальности существующих оргструктур

2.   Повышение эффективности организационных структур

2.1 Современные методы формирования новых оргструкрур

.2 Определение эффективности организационной структуры

.3 Основные проблемы организационных структур и

пути их решения

.4 Улучшение через упрощение

.5 Реинжиниринг

. Рационализация оргстуктуры РГПЗ

.1 Линейно-функциональная оргструктура

.2 Рационализация оргстуктуры РГПЗ в условиях рынка

Заключение

Литература

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

организационная структура управление рынок

Экономика России в последние годы претерпевает серьезные изменения в связи с переходом от административно-командной системы к рыночной, что, прежде всего, отражается на сфере управления.

Радикальная перестройка системы управления экономикой, переходящей на рельсы рыночных отношений - одно из самых важных направлений программы реформ, проводимых в нашей стране. Особое значение эта проблема имеет на уровне предприятия, положение которого в рыночной экономике меняется коренным образом.

Становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке. При этом следует учитывать, что по сравнению со старой системой управления, до сих пор действующей на многих предприятиях, в новых условиях появляются функции, которые прежде были не нужны. В рыночной экономике, в условиях конкуренции предприятие самостоятельно принимает многие решения, бывшие раньше прерогативой вышестоящих органов управления. Исчезли регламентации «сверху», а именно: регламентация организационной структуры управления, численности и должностного состава управленческого персонала. Если ранее предприятие практически работало только в сфере производства, то сейчас ему приходится осваивать особенности работы в сфере обращения - торговые операции, рекламу, ценовую политику, организацию своей собственной торговой сети. Оно само формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, изыскивает необходимые для их реализации средства, набирает персонал, приобретает оборудование и материалы, решает множество структурных вопросов, в том числе и такие, как создание, ликвидация, слияние или разделение подразделений, вхождение в состав ассоциаций и других объединений, реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления.

Таким образом, предприятие приобретает все черты самостоятельности, характерные для работы в условиях рынка. А это требует значительного расширения сферы управления и самоуправления.

Расширение самостоятельности предприятий, разнообразие их экономических и организационных форм требует большей конкретизации в поиске прогрессивных организационных решений с учетом специфики каждого предприятия. Такой подход позволяет повысить эффективность управленческого труда, удешевить аппарат управления и, следовательно, увеличить прибыль предприятия и повысить его конкурентоспособность.

Поэтому анализ производственной и финансовой деятельности, а также структур управления предприятием в настоящее время очень актуален.

Цель курсовой работы - произвести анализ и дать рекомендации по совершенствованию структуры управления предприятием.

Объектом исследования выбрано ФГУП «Государственный рязанский приборный завод».

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРЕДЕЛЕНИЮ ОПТИМАЛЬНОЙ ОРГСТРУКТУРЫ

1.1 Факторы построения оптимальной оргструктуры

В результате реформ в России в начале 90-х годов высокими темпами началось формирование товарного и финансового рынков, существенно изменившее параметры спроса и предложения на производимые товары и услуги, что, в свою очередь, сформировало новые требования к величине и структуре активов, задействованных в производственном процессе и оказавшимися неэффективными в смысле обеспечения оптимизации цен на товары и услуги.

Для российской промышленности до сих пор характерны следующие негативные моменты: физическое и моральное старение основных производственных фондов; низкое качество производимой продукции; традиционно сложившийся высокий уровень затрат; невостребованность на рынке производимой продукции; отсутствие эффективной системы управления продвижением товаров на рынок.

Все это свидетельствует о том, насколько для промышленности, как основы экономики, актуальны перемены. В условиях рынка возникла потребность в серьёзных преобразованиях промышленных предприятий, продиктованных, прежде всего: отсутствием работоспособной системы организации и управления сбытовой деятельностью; возникшей конкуренцией не только с российскими, но и зарубежными товаропроизводителями; низкими потребительскими качествами значительной доли российских товаров; физическим и моральным износом существенной части активов предприятий; высоким уровнем издержек производства в связи с использованием затратных технологий; наличием в структуре активов затратных объектов.

Организационная структура является ключевым параметром внутренней среды организации. Ее привлекательность для менеджмента состоит в значительной подконтрольности управлению: организационные структуры создают и изменяют, рассматривают как предпосылку достижения высоких результатов и причину состоявшихся неудач. Представляя собой важнейшую внутреннюю ситуационную переменную, организационная структура выполняет роль несущей конструкции предприятия.

Организационная структура конкретного предприятия - это комбинация различных типов департаментизации. Простота и ясность функционирования должны обеспечить ее понимание средой, минимизировать затраты и ориентировать членов организации на результаты деятельности, а не на затрачиваемые усилия. Оптимальная организационная структура создает благоприятные условия для процесса принятия управленческих решений, ее стабильность делает организацию устойчивой и в то же время позволяет успешно реагировать на изменения внутренней и внешней среды.[1]

Есть два полюса в любой организационной системе -это административная командная система и система самоорганизации. В чистом виде ни одна из систем не работает.

Административная командная система в «чистом» виде это «итальянская забастовка» - работа только по командам, поступающим сверху. Хотя эти команды направлены на достижение максимального эффекта компании в целом (по крайней мере так оценивает их Первый руководитель), но всех деталей учесть совершенно невозможно.

Система самоорганизации в «чистом» виде это броуновское движение - - хаотичные неорганизованные действия нижних звеньев компании, направленные на достижение сиюминутного максимального эффекта ими, или даже отдельными работниками, но это далеко не то, что нужно компании в целом, а в дальней перспективе - и самим работникам.

Любая организация - это компромисс между командной системой сверху и системой самоорганизации снизу. Но никому и никогда не удавалось и не удастся сформулировать идеальную организационную структуру. Она различна как по форме (формальная организационная структура компании), так и по степени организации-самоорганизации (положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников, определяющих их полномочия). Вопрос, какую конкретную организационную структуру выбрать компании, это вопрос, поставленный не правильно.

Организационную структуру не выбирают, оптимальная организационная структура определяется и внешней средой -потребителями и конкурентами, и выпускаемой продукцией. А также миссией и целью компании, культурой компании, индивидуальными особенностями первых лиц компании, технологиями, бизнес-процессами и т.д. В первую очередь нужно разложить по полочкам эти вопросы, а потом уже на их основе создавать оптимальную организационную структуру конкретной компании работающей на конкретном рынке.

Нужно отметить, что организационная структура, полученная на выходе, будет зависеть и от конкретного коллектива, занимающегося анализом компании, и от полноты и адекватности представленных ему материалов компании. Нельзя доверять коллективам (консалтинговым компаниям), имеющим приоритетные организационные структуры, особенно на все случаи жизни. Например, компаниям, продвигающим системы Business Unit Management (BUM), Организующую схему Л. Рона Хаббарда, и т.д. Организующие принципы подхода к созданию оптимальной организационной структуры должны определяться только исходя из особенностей конкретной компании работающей на конкретном рынке. И консалтинговые компании должны создавать оптимальную структуру управления компании, а не делать то, что они только и умеют.

Поэтому рассмотрение различных видов организационных структур носит ситуационный характер, и ни одна из рассмотренных структур не может быть непосредственно перенесена на практику. Для каждой можно найти и достоинства, и недостатки и тупиковые ситуации. Причем, одни и те же черты могут быть в одном практическом случае достоинствами, а в другом недостатками. Причем не только для разных компаний, но и для одной компании, но в разное время.[10]

Анализ сущности, преимуществ и слабых мест той или иной организационной структуры дает серьезные основания для обоснования выбора ее конкретного типа для реально функционирующего или создающегося предприятия. Однако этим фактором нельзя ограничиться при принятии адекватных управленческих решений. Необходимо также учитывать следующие:

¨       Прежде всего, на выбор организационной структуры влияет размер предприятия - размер капитала, основных средств, количество занятого персонала. С ростом масштабов организации увеличивается число уровней управления и количество выделяемых линейных подразделений. Тем самым создаются условия для специализации управленческого труда и выделения функциональных подразделений. С определенного этапа развития фирмы усложняющаяся структура начинает тормозить принятие решений и снижает эффективность управленческого воздействия - начинается передача полномочий вниз, расширение самостоятельности подразделений и переход к дивизиональным структурам (продуктовым или потребительским).

¨       Весьма жестким детерминирующим условием организационного строения предприятия выступает используемая им технология. Во-первых, как отраслевая характеристика она устанавливает минимальный эффективный размер предприятия и тем самым его композицию. Во-вторых, технология принудительно определяет количество и взаимосоотношение линейных подразделений и их взаимное расположение. Кроме того, организационная структура должна обеспечивать возможность обновления технологии по мере развития и совершенствования производства.

¨       Территориальные размеры рынка, обслуживаемого одной компанией, также предопределяют особенности ее организационного построения. Значительная удаленность и изолированность отдельных подразделений обусловливают появление региональных отделений (филиалов, представительств) с делегированием им более широких определенных прав и самостоятельности. Расширение масштабов деятельности таких подразделений и/или возможное их объединение приводят к появлению организационной структуры дивизионального типа.

¨       Важнейшим фактором структурной динамики предприятия выступает характер внешней среды - степень ее неопределенности, предсказуемости и скорость изменений. Практика российских фирм показывает, что основные изменения, произошедшие в их структуре по сравнению с доперестроечным периодом, касаются в том числе и расширения сфер влияния функциональных служб. Созданные на большинстве предприятий отделы маркетинга и управления персоналом, коммерческие службы и содержательно новые финансовые подразделения обеспечивают тесное взаимодействие компаний с внешним окружением, позволяют оперативно реагировать на рыночную конъюнктуру.

¨       Наконец, одним из оснований выбора типа структурного построения организации являются личностные характеристики и опыт руководителей, в том числе и прежде всего - высшего менеджмента. Исторически сложившееся преобладание линейно-функциональных и дивизиональных структур в российской экономике сформировало и специфических руководителей: достаточно авторитарных и в меру демократичных, умело использующих специалистов функциональных служб и непосредственно руководящих основными подразделениями. Как правило, большинство российских менеджеров замыкают на себя решение большинства принципиальных вопросов, предоставляя подчиненным возможность проявить инициативу в строго очерченных рамках. Было бы неверным утверждать, что такое поведение и такие структуры недостаточно современны. В условиях высокой неопределенности, политической и экономической нестабильности они зарекомендовали себя вполне жесткими и устойчивыми, способными к выживанию в экстремальных условиях переходного периода.

1.2    Критерии оптимальности существующих оргструктур

Структура организации - это совокупность ее составных элементов и связей между ними. Услышав словосочетание «организационная структура предприятия», люди, как правило, мысленно рисуют некую схему с квадратиками-подразделениями и линиями, показывающими иерархию управления. Однако такое понимание оргструктуры - даже не верхушка айсберга, а всего лишь один из кусков льда на его верхушке.

Для многих директоров вопрос повышения управляемости компании сейчас является весьма актуальными. Особенно в критических условиях, когда резко падет спрос на производимую продукцию, усиливается конкуренция внутри отросли или меняется собственник, после чего требуется переоценка стратегических приоритетов.

При этом необходимо понимать, что любая работающая компания уже имеет свою (возможно не самую эффективную) оргструктуру с обозначенными функциями и распределенной ответственностью. Следовательно, любые изменения подобного рода должны предполагать ощутимую полезность в конце этапа реформирования. А сам этап реформирования не должен быть настолько болезненным, чтобы ставить под угрозу работоспособность компании.

Кроме того, практически во всех компаниях происходят постоянные так называемые «эволюционные» (естественные) организационные преобразования, которые инициируются, например, появлением дополнительных направлений бизнеса, изменениями в системе обслуживания клиентов, инициативами кадровой службы или директора по развитию. Когда же руководитель или собственник компании принимает решение о «революционных» (глобальных) преобразованиях, то очень часто возникающих с этой инициативой вопросов по механизмам реформирования оказывается гораздо больше готовых ответов.

Оптимальная оргструктура любой компании должна удовлетворять максимальному количеству нижеописанных универсальных критериев[18]:

. Соответствовать стратегическим целям компании. Разработанная стратегия - является первоочередным документом, который определяет тип организационной структуры. Например, если стратегические цели относятся к функциональной области (повышение качества обслуживания клиентов, снижение производственных издержек и прочее), то и оргструктура в первом приближение будет линейно-функционального типа. Если же стратегические цели лежат в продуктовой области (занятие лидирующей позиции по Продукту А, расширение продуктового ассортимента Направления 1), то в данном случае больше подходит дивизиональный тип. Также возможен вариант смешанных функционально-продуктовых целей, которому соответствует матричный тип. Последний (матричный) тип оргструктуры является двухмерным. Существуют и более многомерные варианты оргструктуры, когда, например, отдельно выделяются функциональные, продуктовые и рыночные (опт - розница; отечественные - зарубежные рынки) области стратегических целей. Более подробно о различных типах оргструктур, их преимуществах и недостатках можно прочесть в специальной литературе.

. Оптимизировать внутренние и внешние связи. Горизонтальные и вертикальные связи между оргединицами компании, а также связи с внешней средой необходимо упразднять, дополнять и преобразовывать на основе проводимого реинжиниринга бизнес-процессов. Основной критерий: «провисание» или наоборот «дублирование» функций должны быть ликвидированы, поскольку в первом случает отдельные функции остаются без ответственного, во втором - могут возникать не только дополнительные издержки, рабочие конфликты, но и «размытая» ответственность.

. Уменьшать производственные разрывы. В идеальном случае минимальное количество оргединиц должно выполнять максимальное количество функций над конкретной единицей продукции. Изначально последовательность производственных операций определяется технологией производства. Однако в отдельных случаях можно найти способы уменьшения производственных разрывов либо путем корректировки производственной технологии, либо путем увеличения числа функций, выполняемых отдельной оргединицей.

. Соблюдать принцип единоначалия. Двойное подчинение приводит к демотивации и конфликтам. Но необходимо помнить про два исключения:

У рядового сотрудника компании может быть линейное подчинение своему непосредственному руководителю, а так же функциональное - руководителю другой оргединицы, с которой он связан каким-либо бизнес-процессом. В рамках функционального подчинения руководитель другой оргединицы вправе требовать от «чужого» сотрудника выполнения определенных действий в соответствии с установленным регламентом (например, корректное заполнение отчета по командировке для бухгалтерии).

Матричная структура подразумевает двойственное подчинение, но при этом по каждой отдельной функции принцип единоначалия должен сохраняться.

. Обеспечивать соответствие центров ответственности и центров принятия решений. В противном случае будут возникать ситуации, при которых оргединицы, отвечающие за выполнение тех или иных функций, не будут иметь достаточно полномочий, чтобы влиять на их корректное исполнение.

. Иметь неизбыточность входящих/исходящих информационных потоков. Лишние информационные потоки, избыточный состав информации, завышенная периодичность предоставления или нерелевантные заполняемые формы приводят к лишней бюрократии, усложняя и увеличивая время выполнения отдельных функций, не принося при этом дополнительной полезности.

. Позволять при необходимости децентрализацию. В отдельных случаях (например, при создании холдингов) передача ответственности за принятие всех решений в корпоративный центр не является обоснованным. Поэтому некоторые функции отдельных оргединиц могут быть децентрализованы. При проектировании оргструктуры необходимо учитывать, какие функции не могут быть децентрализованы, и соответственно, какие структуры требуются для полноценного функционирования корпоративного центра.

. Подходить под проект разработки мотивации. Часто проектом, следующим за оптимизацией оргструктуры, является проект создания эффективной системы мотивации. В данном случае, матричная, а тем более дивизиональная оргструктуры являются наиболее удобными для выполнения данной задачи.

. Учитывать особенности внешней и внутренней среды компании. В качестве наиболее ярких, но не исчерпывающих примеров можно выделить следующие:

¨   Степень конкуренции на конкретном рынке. Если конкуренция не высокая или компания занимает монопольное положения, то нет никаких ограничений по типу оргструктуры. В противном случае линейно-функциональная структура может проигрывать другим по качеству продукции за счет того, что в данном типе оргструктуры нет ответственного за конечный результат производственной деятельности.

¨       Необходимость быстрого реагирования на изменения внешней среды. В данном случае дивизиональные и матричные структуры имеют преимущество перед линейно-функциональными по оперативности принятия решений за счет меньшего количества уровней иерархии.

¨       Нацеленность на результат или на выполнение функций. В первом случае оргструктура компании может быть любого типа за исключением линейно-функционального.

¨       Наличие проектов внутри компании. Проектная деятельность, скорее всего, потребует создания матричной структуры в той части оргструктуры, которой она касается.

¨       Технологическая сложность производимой продукции. Если различные продукты компании проходят через большое количество однотипных операций, то с точки зрения полезности эффекта масштаба более выгодной окажется линейно-функциональная оргструктура.

¨       Корпоративная культура. Только в случае развитой корпоративной культуры можно полагаться на эффективное внедрение дивизиональной, а тем более матричной оргструктур. В противном случае единственно эффективной может оказаться линейно-функциональная оргструктура с четким описанием регламентов горизонтального и вертикального взаимодействия.

¨       Авторитарный стиль управления. Если в компании исторически сложился авторитарный стиль управления, наилучшим образом подходящий линейно-функциональной оргструктуре, то переход к матричному управлению потребует дополнительных координирующих усилий.

¨       Критическое положение с издержками. Если издержки компании являются особой областью внимания, то необходимо иметь в виду, что наименее затратной с точки зрения управленческих издержек является линейно-функциональная структура.

¨       Экономическая нецелесообразность перехода к новой оргструктуре. Если процесс перехода к новой оргструктуре может негативно сказаться на экономической деятельности компании, или управленческие издержки новой оргструктуры не являются допустимыми в конкретный момент (например, кризисные периоды), то данная оргструктура должна быть соответственно доработана.

2. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР

2.1    Современные методы совершенствования оргструктур

Процесс усовершенствования организационной структуры компании либо группы компаний состоит из трех этапов, на каждом из которых выполняется ряд работ[19]:

) диагностика;

) разработка новой оргструктуры;

) осуществление необходимых преобразований.

При этом в зависимости от масштабов изменений указанные процедуры могут выполняться итеративно. Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Диагностика

Цели проведения организационной диагностики - это выявление и формализация существующих проблем в оргструктуре компании, первичный анализ причин их возникновения и путей устранения.

Как правило, при инициировании процесса реорганизации проблемы, требующие решения, уже определены, но причины, их вызывающие, еще не установлены. Для их выявления используются следующие инструменты:

¨   анализ организационной структуры и штатного расписания, в ходе которого исследуется рациональность существующей схемы управления и штатный состав компании;

¨       изучение организационно-функциональной модели, результатом которого становятся выводы о рациональности распределения функций по подразделениям и сотрудникам. При этом, как правило, анализируются положения о подразделениях, должностные инструкции и другая регламентная документация;

¨       оценка персонала, предусматривающая изучение ключевых компетенций работников и их соответствие предъявляемым компанией требованиям.

Результатом диагностики становится документ, в котором фиксируются выявленные в организационной структуре проблемы, причины их возникновения, рекомендации по устранению.

Разработка новой оргструктуры

Задачей данного этапа является создание модели целевого состояния организации, которая была бы наиболее адекватна новым условиям функционирования. Целевое состояние оргструктуры находит свое отражение в проектах организационной структуры, штатного расписания (опционально - с расстановкой сотрудников), организационно-функциональной модели; плане проведения изменений; перечне регламентирующих документов, которые необходимо разработать либо изменить с учетом внедрения новой оргструктуры.

Непосредственное наполнение данных документов, являющихся результатом сложной и кропотливой аналитической работы специалистов, существенным образом зависит от целей проведения преобразований и организационных проблем, которые необходимо решить.

Разумеется, проект новой организационной структуры должен пройти стадию утверждения, в ходе которой всесторонне изучаются достоинства и недостатки разработанного документа.

Преобразования

Проведение организационных изменений - это, пожалуй, наиболее критичная стадия процесса, потому что именно от грамотности внедрения новой оргструктуры зависит успех всего мероприятия. А, как известно, плохая реализация способна загубить самую лучшую идею.

Существует ряд принципов, опираясь на которые можно эффективно и качественно провести процесс организационных преобразований.

Воля руководства к проведению изменений. Как показывает практика, успешная реорганизация подразумевает деятельное участие в процессе высших должностных лиц компании.

Внешняя и внутренняя PR-кампания. Большинство людей воспринимают изменения негативно, во всяком случае поначалу. Поэтому среди сотрудников необходимо вести "просветительскую" работу, разъясняя положительные моменты преобразований, рассеивая сомнения и устраняя недопонимание со стороны персонала. Кроме того, если реорганизация затрагивает подразделения, контактирующие с контрагентами компании, необходимо оповестить последних о текущих изменениях.

Обучение персонала. Если преобразования связаны с изменением функций или порядка взаимодействия сотрудников (это наиболее типичный случай), необходимо заранее организовать обучение персонала работе в новых условиях. Следует переработать или создать новые должностные инструкции и регламенты работы, провести соответствующие тренинги, при необходимости - профессиональную пере- или подготовку.

Последовательность. Не все проекты по оптимизации организационной структуры доводятся до конца. Причины бывают разные: нехватка ресурсов, недовольство персонала, принятие "половинчатых" решений и т. п. По сути, такая ситуация означает провал проекта, поскольку результат достигнут не был: нельзя перепрыгнуть пропасть на 99%!

Следует, однако, помнить, что даже спроектированная оптимальным образом организационная структура окажется нежизнеспособной, если сотрудники компании недостаточно квалифицированы и не мотивированы к достижению поставленных целей.

2.2    Определение эффективности организационной структуры

Все внешние факторы, такие как развитие рынков, экономический рост, относительно стабильное деловое окружение побуждают российские компании, прежде всего средние и крупные, к более детальной реорганизации структуры управления. Процесс внедрения и результаты изменений в структуре управления во многом определяют степень реализации стратегии: «организационные структуры сами по себе оказывают решающее влияние на работоспособность организации» .

Как следствие, логично поставить вопрос об измерении эффективности организационных структур управления.

Понятие эффективности организационных структур управления можно рассматривать с нескольких точек зрения. Во-первых, это эффективность новой структуры относительно соответствия стратегии и достижения целей организации. Она определяется сопоставлением желаемых и фактических результатов, достигнутых организацией за период реализации стратегии. Во-вторых, это экономическая эффективность работ по проектированию и внедрению новой организационной структуры управления, которая определяется соотношением затрат на реорганизацию и полученного эффекта. Наконец, это эффективность подсистемы управления, которая определяется степенью выполнения стандартов и процедур, принятых в компании.[5]

Определение эффективности новой структуры относительно соответствия стратегии и достижения целей организации можно отнести к компетенции руководства компаний: такая оценка наиболее проста в измерении и субъективна, потому что в том числе будет зависеть от амбиций владельцев (акционеров) и руководства компаний. Два других измерения эффективности новой структуры управления более объективны, но для них сложно подобрать количественные параметры.

Фактически, затраты на реорганизацию структуры управления являются инвестициями в улучшение управления компанией, следовательно, их можно рассматривать как самостоятельный инвестиционный проект, для принятия решения о целесообразности которого необходимо экономическое обоснование, то есть сопоставление предполагаемых затрат и результатов. Процесс соизмерения затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то есть процедурой, проводимой на протяжении всего периода разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение проекта в рамках организационного развития.[4]

Эффективность определяется как некоторое соотношение затрат и результатов. Качество любой методики оценки эффективности зависит от качества инструментария, используемого для измерения результатов внедряемого проекта и связанных с ним затрат. Сложность состоит в том, что изменения в структуре управления воздействуют на конечные финансово-экономические показатели деятельности компании опосредованно, через управленческие процедуры, которые не всегда формализованы и с трудом поддаются количественному измерению.

Реорганизация системы и структуры управления рационализирует бизнес-процессы и позволяет добиться таких качественных улучшений, как сокращение дублирования функций и информационных потоков, повышение оперативности, ликвидация лишних бизнес-операций, увеличение возможностей оптимизации управленческих решений. Очевидно, что нет прямого, однозначного соответствия между конечными финансово-экономическими выгодами и качественными улучшениями за счет изменений в подсистеме управления. Выход - в структуризации финансово-экономических целевых показателей до уровня бизнес-процедур. Для этого необходимо построить многоуровневую систему - «цели - задачи - подзадачи - функции/бизнес-процессы», - которая свяжет качественные и количественные характеристики и даст набор оценок эффектов новой структуры управления.

В процессе проектирования руководствуются правилом, что структура управления выстраивается как «сверху-вниз», так и «снизу-вверх», то есть сопоставлением желаемых результатов «сверху» с возможностями и ограничениями «снизу». Данное правило в общем верно и для выстраиваемой системы, но имеет свои сложности реализации. При движении «сверху-вниз» возникает следующая проблема: кто и на основании чего должен изначально сформулировать целевые финансово-экономические установки организационных изменений. Кто (какие разработчики и руководители компании) возьмет на себя ответственность за создание и внедрение подобной системы?

Движение «снизу-вверх» подразумевает выявление взаимосвязей и зависимостей между перераспределением информационных потоков, функций, полномочий в принятии решений и соответствующими качественными улучшениями в подсистеме управления, аккумулирование этих улучшений по уровням и функциональным подсистемам управления и выражением их в конечных финансово-экономических показателях.

Третье из рассматриваемых измерений связано с определением эффективности подсистемы управления. Здесь нет столь жесткой привязки к количественным показателям, кроме того, они не могут в полной мере отразить уровень эффективности подсистемы управления или степень управляемости организации, что в данном случае более важно, чем «набор цифр», подсчитанных по определенной формуле. Следовательно, нужно формировать такой набор качественных и количественных показателей, в котором последние также отражают качественную сторону структуры управления.[9;13]

Прежде всего эффективность подсистемы управления определяется степенью выполнения стандартов и процедур, принятых в компании. Имеется в виду вся совокупность стандартов, регламентирующих деятельность организации, то есть стандарты выполнения работ, стандарты обслуживания, процедуры принятия решений, нормы управляемости и т.п. Оценочные показатели рассчитываются как удельный вес невыполненных (выполненных с нарушениями, опозданиями) стандартов и процедур в общем их числе за определенный период.

При всем желании нельзя сказать, что экономическая эффективность реорганизации структуры управления, равно как и эффективность подсистемы управления, находятся в центре внимания руководства компаний в процессе разработки и реализации стратегии. Между тем, важность их очевидна, так как позволяет сократить затраты на реорганизацию структуры управления, и, главное, повышает управляемость организацией, что делает процесс внедрения изменений более коротким и простым.[11]

2.3 Основные проблемы функционирования оргструктур и пути их решения

Анализ эффективности оргструктуры позволит выявить ее сильные/ слабые стороны, плюсы и минусы, а также отклонения от норм -дисфункции, которые еще называют патологиями.

Любая организация сродни организму: она живет своей жизнью, развивается, взрослеет, стареет. И как у любого организма, у нее случаются «болезни» - отклонения, ведущие к нарушению ее функционирования.

Термин «организационная патология» был впервые введен польской исследовательницей Я. Станишкис в 1972 г. при анализе оргструктур.

Некоторые исследователи дают понятие организационной патологии, близкое к медицинскому термину, - как отклонение от нормы. Применение такого подхода осложняется тем, что четкого определения нормы не существует. Более того, организационную норму сформулировать чрезвычайно сложно из-за многообразия форм организаций. Поэтому все чаще используется определение организационной патологии как дисфункции. Под ней понимается сбой в выполнении какой-либо функции либо устойчивое недостижение целей организации. Дисфункцией может также считаться достижение целей, но с существенно большими затратами времени, сил и средств по сравнению с запланированным уровнем. Например, в небольшой организации секретарь руководителя занимается решением кадровых вопросов, выполняет функцию подбора и учета персонала. С одной стороны, такая ситуация - отклонение от нормы, поскольку данную функцию должно выполнять специализированное подразделение (отдел кадров или служба персонала). Но поскольку эта функция успешно выполняется, данное отклонение от нормы нельзя назвать нарушением функционирования оргструктуры.

Необходимо отличать нарушения в оргструктуре от болезней роста. Последние характерны для всех компаний и являются естественными побочными эффектами развития. Организации обычно сами успешно решают такие проблемы; но если болезнь роста не была преодолена в свое время, из нее могут развиться нарушения в функционировании оргструктуры.

В организациях можно встретить следующие болезни роста: текучесть кадров и недостаток оборотных средств на первоначальном этапе работы, нехватка кадров по мере расширения компании, нарушения связей между отделами. Особое значение имеет проблема несоответствия организационной структуры системе управления. Если на стадии расцвета в организации все еще господствуют неформальные отношения, отсутствует регламент, нет профессионального менеджмента - это серьезная болезнь роста, грозящая различными проблемами.

Кардинальное отличие нарушений в оргстуктуре от болезней роста состоит в том, что организация самостоятельно не может разрешить свою проблему. Это связано с трудностями в их выявлении и преодолении. Внешние признаки проявления нарушений в организационной структуре зачастую воспринимаются как отдельные независимые проблемы. Причем одни проблемы могут быть причинами нарушений, а другие - ее следствиями.

Так, проблема организации «господство структуры над функцией» возникает обычно как способ решения других проблем: например, отсутствие отлаженной системы взаимодействия склада и розничной сети пытаются компенсировать введением должности контролера их совместной работы и т.п. Хаос, необдуманные решения могут быть признаками проблемы организационной структуры «несовместимость личности с функцией».

Зависимость нарушений функционирования оргструктуры от многих факторов, их взаимосвязь с элементами структуры организации требуют системного подхода в устранении этих проблем. В этом и состоит трудность - попытка решения проблемы может вызвать сбой в другой части системы и способствовать возникновению новых недостатков.

Риски возникновения нарушений в функционировании оргструктуры усиливаются, и количество их увеличивается при существенном изменении условий работы организации, с появлением новых раздражающих факторов внешней среды. Они приобретают массовый характер в период проведения масштабных экономических преобразований, что обусловливает особую важность данной проблемы.

Выделяется три типа проблем в оргструктурах[12]:

. Проблемы в строении организации:

§ Господство структуры над функцией, т.е. создание новых подразделений для решения проблем вместо конструктивного подхода. Для решения данной проблемы, рекомендуется не создавать новых отделов или подведомственных организаций для реализации поставленной задачи, лучше сформировать механизм решения проблемы (методы, мотивации, новые приоритеты). Если этот тип отклонения уже налицо, следует уменьшить количество уровней структуры (отделов, ведомств, подразделений).

§  Обособленность подразделений.

§  Несовместимость личности с функцией, чаще она касается руководителей и возникает, когда действия управленца вступают в противоречие с организационным порядком. Проблема обычно состоит в столкновении творческой личности директора с его манерой управления и в возникающем противоречии. Способ решения - разделение функций. Но такие ситуации представляют собой частные случаи, довольно трудно решаемые.

§  Бюрократия, т.е. чрезмерное количество процедур. Бюрократизм как превышение полномочий или чрезмерную детализацию процедур быстро нейтрализовать довольно сложно, поскольку он связан с психологией, традициями и привычками. Способ снижения негативных последствий заключается в прозрачности деятельности организации, унификации учета и доступности данных. Другие методы - индивидуальная работа с проявлениями бюрократии, пересмотр количества процедур, постепенное формирование корпоративной культуры.

Нарушения этого типа обычно характерны для крупных организаций и соответствуют стадии зрелости; обычно они связаны с укрупнением организации. Так, расширение сети, увеличение числа филиалов в большинстве случаев вызывает обособленность подразделений. Крупным предприятиям советского периода были свойственны и бюрократия, и господство структуры над функцией. Несовместимость личности с функцией - особый вид отклонения, способный возникнуть в любой организации. Здесь решающую роль играет личность - руководителя или сотрудника.

. Проблемы в управленческих решениях:

§ Маятниковые решения (меры и контрмеры). Эта проблема возникает из-за отсутствия четкой системы принятия решений и плана, и в итоге результат одних действий нейтрализуется другими. Иногда она проявляется в чистом виде: на принятую меру вводится контрмера, а принятое решение отменяется. Например, создание отдела и последующее его упразднение, внедрение новой технологии и возврат к старому способу производства и т. п. Ситуационный подход, отсутствие алгоритма действий могут быть весьма опасны, так как результат деятельности сводится к нулю. Компания не развивается и теряет конкурентоспособность. Первый шаг в преодолении данного нарушения - поиск причин маятниковых решений, далее - их устранение.

§  Дублирование организационного порядка, т.е. распоряжения, которые повторяют обязательные нормы, и др. Дублирование организационного порядка устраняют его обновлением.

§  Игнорирование организационного порядка, т.е. нарушение принятых норм и иерархии (осуществление распоряжений из центра, минуя промежуточные уровни). Это ведет к подрыву статуса руководителей среднего звена, снижению их потенциала и в конечном итоге к потере ценных руководящих кадров. Основной путь устранения нарушения - предупреждение возникновения подобной ситуации.

§  Разрыв между решением и исполнением означает осложнение реализации принятого решения неучтенными факторами или невозможность его осуществления.

§  Стагнация - уклонение от нововведений, изменений, неспособность их проводить. Основная проблема отклонения состоит в реализации преобразований, поэтому необходимо подобрать программу, которая вызовет наименьшее сопротивление.

§  Подавление развития функционированием.

§  Демотивирующий стиль руководства предполагает преобладание негативной оценки действий сотрудника, критики над поощрением, что ведет к ухудшению качества работы. Руководители редко воспринимают это обстоятельство как нарушение в функционировании оргструктуры. Решается проблема через введение этических стандартов, поощрений и благодарностей.

§  Инверсия - это когда результат управленческого воздействия оказывается противоположным цели.

Проблемы в управленческих решениях устранить обычно труднее, чем отклонения в строении организаций.

Возникновению патологий в управленческих решениях способствуют не только неправильные решения руководящих органов, но и сформировавшиеся нарушения в строении организации. Данные отклонения также приводят к нарушению рабочего процесса, вызывают спады в деятельности организации.

3. Проблемы в организационных отношениях:

§ Конфликт, т.е. раздел организации на конфликтующие стороны, усложнение сотрудничества. Решение конфликтов, как правило, носит ситуационный подход и зависит от личной культуры сотрудников.

§  Неуправляемость - это потеря контроля управляющего звена над подведомственными органами. Проявляется в периоды роста, при появлении новых подразделений. Причины - нарушение связей между подразделениями системы, несоответствие действия и результата, слабая заинтересованность персонала в достижении целей организации. Решение проблемы - в развитии организации по мере ее роста, в предоставлении автономии филиалам, снижении уровня централизации.

§  Бессубъектность - это ситуация, когда от работников ничего не зависит или они пассивны, безынициативны. Решение проблемы заключается не в том, чтобы изменить позиции персонала, а в четком определении соответствия каждого сотрудника своей должности.

§  Преобладание личных отношений над служебными.

§  Рассеивание целей. У каждой организации есть основная цель, но ее достижение возможно только путем разделения общей цели на более мелкие цели и задачи. В результате постоянного дробления совокупность подцелей не будет полностью соответствовать стратегической цели организации, а итогом станет частичное выполнение цели или ее невыполнение. Среди причин в основном лежат субъективные факторы: неточная передача информации, особенности восприятия, личные цели сотрудников. Подцели становятся основными целями подразделений, которые уже не стремятся к выполнению общей задачи и не принимают во внимание цели других подразделений.

§  Возникновение клик, т.е. использование ресурсов организации руководящей группой в личных целях - иногда проявляется в содержании ненужных сотрудников. Метод борьбы - введение понятия «клика» в управленческий оборот как способ обозначения проблемы. Это явление в той или иной степени характерно для всех организаций, но наиболее сильно проявляется в крупных фирмах с множеством подразделений и в компаниях с низкой мотивацией персонала. Через данную патологию можно оценивать степень управляемости организации: чем сильнее рассеивание целей, тем ниже управляемость .

Проблемы в организационных отношениях чаще возникают на фоне управленческих ошибок. Например, появлению бессубъектности способствует демотивирующий стиль руководства. Естественно, что при отсутствии стимула сотрудники становятся менее активными и не стремятся выдвигать новые идеи.

Суть инноваций составляют изменения, сопровождающиеся внедрением разных типов новшеств в систему организации. Существуют разные классификации инноваций, например, с учетом сфер деятельности предприятия. В соответствии с ней инновации подразделяются на технологические, производственные, экономические, торговые, социальные и инновации в области управления.

Организационные изменения оказывают влияние на все элементы системы (цели, технологию, бизнес-процессы, людей, культуру, структуру, власть). Вследствие этого результатами нововведений могут быть не только достижение планируемого результата, но и возникновение новых проблем.

Одним из способов преодоления кризиса является реализация новой бизнес-идеи. Осуществление нового проекта может дать возможность для оживления организации. С ее помощью можно выиграть время для решения основных проблем, получить своеобразную «временную фору» для осмысления типа организационного отклонения и принятия решений по его устранению. Но этот вариант должен рассматриваться как эффективная мера для выхода из острого кризиса на какой-то период времени.

Последствия инноваций сами могут приводить к образованию проблем по следующим причинам:

. Частные и разнообразные изменения, порой противоречащие друг другу, могут осложнять деятельность руководства. В связи с этим нужно периодически проводить оценку эффективности нововведений и вносить соответствующие изменения.

. Скорость изменений может не совпадать с режимом работы предприятия, что также вызовет сбои.

. Временные ограничения в принятии решений могут увеличить риск ошибок руководства.

. Отсутствие предварительной договоренности со всеми линейными менеджерами компании о планах реформирования оргструктуры чреваты конфликтами.

. Если новая оргструктура разрабатывалась с участием внешних консультантов, то их участие в сопровождении внедрения является крайне желательным.

. Необходимо быть готовым к незначительным провалам и сбоям в операционной деятельности компании на начальном этапе реформирования.

В жизни каждого предприятия существуют этапы, когда изменения должны проводиться насильственно, поскольку требуют от людей выполнения новой для них работы, новой системы отношений, новой ответственности за результат.

Термин «насильственно» тем не менее, не предусматривает исключительно силового давления в проведении реформ. Наоборот, именно жесткие методы внедрения часто дают противоположный желаемому эффект.

На одном предприятии, например, консалтинговая фирма блестяще разработала новую схему учета эффективности производства. Благодаря жесткому стимулированию (не справился - «на вылет») загрузка производственных мощностей поднялась с 80% до 96%. Однако спустя 3 месяца ряд ключевых специалистов уволился, оставив фирму на уровне 73% загрузки, превысить который она уже не могла.

В другом случае была разработана комплексная стратегия холдинга, чей менеджерский состав «вписали» в схему с помощью должностных инструкций и контроля за рабочим временем. Почти год фирма успешно «раскручивалась», а потом три года уверенно «тормозила», поскольку снова и снова приглашать консультантов для коррекции стратегий в меняющейся рыночной ситуации казалось нерентабельным, а своих менеджеров уже приучили следовать букве инструкции под страхом увольнения.

Наконец, показателен пример фирмы, в которой жесткими методами не удалось добиться даже временных результатов. Там директор по маркетингу, наделенный чрезмерными полномочиями, пытался заставить сбытовиков собирать рыночную информацию (что само по себе имеет смысл). Не найдя взаимопонимания, он начал штрафовать менеджеров по результатам каждого дня, дойдя к концу месяца до 90% вычета из их зарплат. В ответ сбытовики принципиально не продавали ходовую продукцию со склада, грамотно спланированного директором по маркетингу, предлагая клиентам работать с аналогами под заказ. (Решением затянувшегося конфликта стало увольнение всех его участников).

В число условий эффективности преобразований исследователи относят осмысленность процесса: сотрудники должны быть осведомлены о цели преобразований.[8]

Изменить организацию - это значит изменить людей, входящих в ее состав, их менталитет, способы действия, характер отношений и т. п. Осуществить это возможно только посредством инициирования потребности в таком изменении. Люди, испытывающие острую неудовлетворенность ситуацией и желающие ее изменить, составляют инновационный ресурс организации.

Одно из главных условий успешной работы - увеличение этого ресурса и реализация его потенциала. В ходе работы «выращивается» инновационная команда организации: от создания ядра как носителя концепции обновления до формирования стационарной инновационной структуры, пронизывающей всю социальную систему. Работники, входящие в ядро команды, через некоторое время могут работать как внутренние консультанты - носители инновационной методологии, способные самостоятельно реализовывать ее на практике.

Многие современные организации, как правило, не способны осуществлять необходимые изменения своей структуры и образа действий. Они характеризуются предельной жесткостью управленческих процедур и барьеров между специализированными подразделениями, которые препятствуют координации деятельности и совместному принятию решений. Организационные структуры управления слишком консервативны, инертны по отношению к перестройкам, поэтому изменение устаревших методов деятельности в них затруднено.

Результаты многих исследований убедительно показывают, что именно «структурная жесткость» той или иной отрасли или компании мешают им осознать существующие нарушения в функционировании оргструктуры и проявить готовность к переменам. По мнению многих исследователей, именно структурная неповоротливость организации определяет степень её восприимчивости к новшествам и позволяет заранее увидеть неуспех нововведения.

Успех реструктуризации зависит от комплексного подхода к изменениям в компании, когда предусмотрены не только разработка новых технологий и процедур, но и осуществлен пересмотр стратегии развития компании в целом. Результат может быть положительным, если все ее сотрудники включены в процесс изменений и фактически сами его проводят.

В целом возникновение нарушений в функционировании организационных структур должно восприниматься как нормальный процесс жизнедеятельности организации. Это свидетельство того, что идет процесс развития. Однако следует помнить, что только разрешение кризисной ситуации дает возможность перехода на новый этап. [2]

2.4 Улучшение через упрощение

Одним из методов повышения эффективности управления предприятием стало упрощение организационной структуры. Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и избыточные затраты на элементы бизнес-процесса. Упрощенный процесс протекает легко, без сопротивления, не снижая уровня показателей ни внутри самого процесса, ни в его взаимодействии с внешней средой. Для достижения эффекта упрощения существует несколько приемов, каждый из которых можно использовать отдельно, но, когда они объединяются, эффект получается гораздо большим.

Исключение бюрократии

Термины упрощенный и бюрократический имеют противоположный смысл. Термин упрощенный ассоциируется с эффективным процессом, который протекает легко. Термин бюрократический - синоним процесса медленного и громоздкого. Бюрократия часто препятствует применению процессного подхода и переходу от управления функциями к управлению процессами. Естественно, первый шаг по упрощению бизнес-процесса - исключение бюрократии.

Типичный пример бюрократии - необязательное бумаготворчество. Менеджеры часто тратят 40-50% своего времени на чтение или написание документов. Исследования показали, что примерно 60% работы офиса идет на проверку других работ, а также на архивирование и поиск информации, иногда нужной, но чаще всего - бесполезной. Негативных результатов у такой работы много, их часто невозможно измерить. Поэтому важно провести критический анализ существующего стиля работы для минимизации всех задержек, исключения ненужных бумаг и операций, которые не добавляют ценность и не поддерживают другие процессы.

Пример. В одной американской компании, где для оформления запроса на покупку оборудования, стоимость которого несколько превышала плановую, требовалось пройти пять уровней утверждения документов, провели эксперимент. Из десяти комплектов документов, представленных на утверждение, два из них имели только правильно оформленный титульный лист, на котором были оставлены места для подписей. Остальные страницы этих двух комплектов документов умышленно были оставлены абсолютно чистыми. И тем не менее вместе с другими восемью комплектами, эти два пустых комплекта успешно прошли через всю бюрократическую систему и были надлежащим образом утверждены.

Вывод: Действия, которые нельзя оправдать, исключаются.

Устранение излишков

Если процесс имеет административный характер, то идентичные операции могут выполняться на двух или более его этапах. Это имеет место, когда различные отделы предприятия или разные организации в цепочке поставок выполняют свои задачи совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на процесс, повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Например, отдел закупок предприятия запрашивает одни цены на комплектующие, а конструкторский отдел этого предприятия - другие. В результате использования этих данных возникают неточности и ошибки. Из-за отсутствия доверия во многих организациях каждый человек и каждый отдел хранят свои собственные отчеты, например, о невыходах на работу и о сверхурочных часах. Эта же документация хранится и централизованно. Часто оказывается, что эти сведения не совпадают.

Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Для этого, на самом деле, нет простых приемов. Приходится идти сквозь каждое действие и результат, связанный с процессом, чтобы выявить и устранить лишние операции и документы.

Сокращение времени цикла

Критические бизнес-процессы подчиняются правилу: <время - деньги>. Такие процессы обычно реализуют критические ресурсы. Продукция именно этих процессов представляет главный интерес для потребителей. Значит, эти продукты следует доставлять так быстро, как это только возможно. Длительные циклы требуют создания запасов критических ресурсов на необоснованно долгий период времени. Они снижают эффективность доставки продукции потребителю и требуют дополнительных затрат на хранение. Действия, которые вообще имеют длительные циклы, следует считать критическими. Чтобы уменьшить длительность цикла, нужно выполнять действия параллельно, а не последовательно (оказывается, что при параллельном подходе время цикла может сократиться на 80%, а результат работы может оказаться лучше); поменять порядок действий (очень часто как документы, так и полуфабрикаты возят туда-сюда между станками, отделами, зданиями и т. д. Например, документ могут несколько раз передавать из одного офиса в другой для проверки и визирования; уменьшить время простоев (люди, занимающиеся критическими бизнес-процессами, не могут отвлекаться на телефонные звонки, этих сотрудников надо освободить от всех других дел - пусть ими занимается кто-то еще. Основной принцип: сделать все для непрерывного хода критического бизнес-процесса); совершенствовать использование времени.

Конечно, есть много других подходов, которые позволяют сокращать время цикла, но усилия по упрощению - одни из самых действенных. Наилучший результат получается при совместном использовании всех методов упрощения.

Пример. Производитель электрического оборудования, объем продаж продукции которого непрерывно возрастал в течение 25 лет, обнаружил, что большинство из административных бизнес-процессов стали весьма громоздкими. Некоторые важные процессы, такие как оформление заказов, стали занимать так много времени, что превратились в препятствие для выполнения остальных процессов. Было решено попробовать использовать некоторые методы упрощения этого процесса.

По мере роста компании в ней было установлено несколько различных компьютерных систем, включая систему учета заказов. Однако в результате оказалось, что таким образом были автоматизированы старые процедуры учета. Они были просто переведены в электронную форму. Старые процедуры были созданы для более низкого уровня продаж и менее сложных заказов. Общее мнение было таково, что весь механизм бюрократии был искусственно сохранен и что первым делом надо идентифицировать и устранить лишние бюрократические звенья.

Компания была особенно заинтересована в процедурах и механизмах, документация и решения для которых требовали утверждения большим числом лиц или отделов. Оценка системы учета заказов показала, что существует не менее 12 инстанций на пути оформления документации, начиная от расписки в получении заказа и заканчивая выпуском продукции. И в каждой инстанции чиновников было хоть пруд пруди. Анализ показал, что для оформления документов во всех 12 инстанциях потребуется девять дней. Оказалось, однако, что только в двух из этих инстанций перед утверждением производился серьезный анализ документов. С учетом частых жалоб заказчиков на большие сроки выполнения заказов, стало ясно: что-то нужно предпринять. В результате в 10 инстанциях, где серьезный анализ документов не проводился, сотрудники потеряли право на утверждение документов. Это позволило сэкономить от семи до восьми дней на выполнение каждого заказа и значительные средства.

Более того, было известно, что некоторые звенья системы учета заказов работали в течение многих лет. Многие звенья дублировали друг друга. Логичным шагом было бы исключение избыточных звеньев. Для этой цели была разработана детальная блок-схема процесса и проведен анализ ее выходов. Результаты исследования оказались весьма интересными. Было обнаружено 16 практически одинаковых звеньев. В основном это были операции, где оформлялись различные версии документов по выполняемому заказу. А вот если можно было бы ввести в рассмотрение только одну версию документа, доступную сразу всем, то 13 звеньев процесса сразу можно было бы исключить. Через четыре месяца система оформления заказов была радикально перестроена таким образом, что однажды введенная информация становилась доступной всей организации. Это позволило решить две задачи: время выполнения заказа сократилось на девять дней, резко повысились точность процесса и качество его выхода.

2.5 Реинжиниринг

Методы реинжиниринга существуют уже более 30 лет. Можно сказать, что стандартна как раз процедура предпроектного обследования. Бизнес-процессы на предприятии разные, а инструмент получения информации и исследования предприятия - фактически один.[14]

В процессе осуществления реинжиниринга также следует учитывать российскую специфику, когда степень «закостенелости» структуры большинства компаний настолько велика, и доля неэкономических (не соответствующих критерию эффективности для экономического субъекта) отношений настолько значительна, что разработка «идеальных» моделей их работы не будет соответствовать ни реальным условиям хозяйствования экономических субъектов, ни реальным рыночным условиям, ни, наконец, потребностям экономических субъектов.

Все подходы построения новой бизнес-модели компании, используемые на практике, так или иначе сводятся к трем основным[18]:

. «Zero-approach» - разработка бизнес-модели компании «с чистого листа». По сути этот подход является построением идеального образа компании на основе теоретических и практических представлений и субъективных ожиданий лиц, осуществляющих проект реинжиниринга, а также руководства экономического субъекта.

. Построение бизнес-модели на основе моделирования системы принимаемых управленческих решений с последующим ее совершенствованием и построением новых бизнес-процессов на основе оптимизированной системы принятия решений.

. Детальное отражение существующего положения и последующее построение модели бизнес-процессов. По сути этот подход представляет собой детальное описание и всесторонний анализ ключевых аспектов деятельности организации по различным основаниям и дальнейшее построение процессов на основе данных анализа.

Можно оценить сравнительную экономическую эффективность первых двух подходов, несмотря на то, что результат подобного преобразования проявляется в долгосрочной перспективе и к тому же трудно измерим. Некоторую условную оценку можно попытаться получить с помощью правила Парето (известного также как правило «20-80»). Если оптимальная (т.е. «идеальная») система управления - это максимально возможный результат (100%), то «Zero-approach» - это подход, который позволяет добиться подобного результата с затратой всех необходимых усилий (также 100%). Второй же подход можно оценить, как попытку добиться 80%-ов максимального результата 20%-ами всех возможных усилий.

В успех преобразований в первую очередь должен поверить руководитель, ибо надо менять межфункциональные отношения в компании. Процесс реинжиниринга, как правило, бывает достаточно болезненным, и не каждый начальник хочет новых проблем «на свою голову». Но основное сопротивление идет обычно на среднем уровне управленческого персонала, и для борьбы с ним есть свои методы.

Если речь идет о среднем предприятии, до 5 тыс. сотрудников, то обычно проводятся рабочие совещания - семинары с руководителями линейных и функциональных подразделений. Основная задача - определение целевых установок, общих задач, единого процессного взгляда на развитие компании. Нельзя допустить перевеса интересов какого-либо из подразделений. Если нет целей и стратегии развития предприятия в целом, то теряется смысл бизнес-процессов.

Нельзя забывать, что организация работает в постоянно меняющейся внешней среде, поэтому документированные бизнес-процедуры легче анализировать и настраивать. Не говоря уже о том, что сотрудник, на котором держится громадный объем работы, может уволиться, в связи с чем возникнет масса проблем. Если же процесс прописан, то кадровые проблемы можно решать довольно гибко, а новый человек быстрее включается в работу, четко представляя свою роль в общей технологической цепочке.

И наконец, один из серьезных этапов - работа с рядовыми сотрудниками, например, хотя бы 4-8-часовая программа. Вовлеченность всех сотрудников - важнейшая составляющая успеха. В противном случае можно столкнуться с громадной стеной сопротивления и отторжения. В результате компания погрязнет в конфликтах, откуда вытащить ее будет очень сложно. Прозрачность и регулярное информирование всех сотрудников о предстоящих изменениях - еще одна составляющая успеха.

Реинжиниринг целесообразно применять для совершенствования следующих структур:

¨   на вновь создаваемом предприятии (все равно с нуля начинать);

¨       на предприятии, испытывающем острый кризис, предприятии-банкроте (все равно хуже уже некуда);

¨       на предприятии, испытывающем резкий, скачкообразный рост (все равно предстоит большая ломка существующей системы управления);

¨       на предприятии, у которого счет в борьбе с конкурентами пошел уже на проценты и доли процентов преимущества, т.е. тогда, когда пресловутые 70% эффекта уже полностью выбраны как самим предприятием, так и его окружением (все равно кто-то сделает это первым и тогда получит преимущество).

3. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ОРГСТРУКТУРЫ РГПЗ

.1 Линейно-функциональная оргструктура

Из вышесказанного вытекает, что идеальную организационную структуру каждое предприятие должно построить на основании многих индивидуальных факторов.

Некоторые руководители российских компаний считают, что есть организационные структуры для «простаков» и для «продвинутых». В частности, если в компании нет чего-нибудь «матричного», эта компания относится к первой категории.

На самом деле плохих и хороших оргструктур нет - есть те, которые подходят компании на нынешнем этапе ее развития, и те, которые в данный момент для нее неприемлемы.

ГРПЗ имеет традиционную линейно-функциональную организационную структуру управления (рис. 1), которая строится в зависимости от специализации предприятия и производственной структуры предприятия, численности рабочих, типа производства. [3]

Линейно-фукциональные организационные структуры являются наиболее распространенными в настоящее время. Они удачно сочетают линейные (производственные) подразделения, выполняющие весь объем основной производственной деятельности, с отделами и службами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации (планирование, финансы, бухгалтерия, маркетинг, кадры).

Оформленные по линейно-функцональному принципу организации, сохранив жесткость и простоту линейных структур, приобрели высокопроизводительный, специализированный управленческий потенциал. Освобождение линейных подразделений от решения общеорганизационных управленческих задач позволило резко увеличить масштабы их деятельности и реализовать тем самым полученный от этого положительный эффект . Выполнение управленческих функций на базе их разграничения и специализации менеджмента обеспечило рост качества управления всей организацией, повышение эффективности контроля за линейными подразделениями и достижение общеорганизационных ориентиров.[15]

Передача текущего управления руководителям линейных подразделений и функциональное разделение управленческой деятельности организации в целом позволяют высшему руководству сосредоточиться на решении стратегических проблем развития предприятия, обеспечить его наиболее рациональное взаимодействие с внешней средой. Впервые организационная структура приобретает некоторый стратегический потенциал, а менеджмент - условия его реализации .

Безусловным достоинством данной организационной структур является ее гибкость. Линейно-функциональная организация обеспечивает достаточные возможности реструктуризации линейных подразделений по мере роста организации, изменения технологии, отделения родственных производств. С развитием предприятия изменяется и “набор” функциональных отделов, а также содержание выполняемых ими задач. Так, в недавнем прошлом отделы кадров сравнительно слабо взаимодействовали с отделами организации труда и заработной платы, в настоящее время эти отделы все чаще объединяют в рамках единой службы управления персоналом фирмы. Заметим здесь же, что само выделение функциональных подразделений придает особую значимость выполняемым ими операциям и ведет к повышению роли и значения управленцев в организации.

Однако было бы неверным не замечать очевидных организационных недостатков линейно-функциональных структур, а именно:

Медленное принятие решений (недостаточное разграничение полномочий и ответственности между линейными и фукциональными руководителями);

Проблемы межфункциональной координации. Это порождает определенную конфликтность между службами, стремление возвыситься в ряду равных, возникновение внутрипроизводственных барьеров;

Узкая специализация работников, которая сужает горизонт их профессионального видения, принижает общеорганизационные цели и задачи до функциональных;

Ограничение возможности профессионального развития функциональных и особенно линейных руководителей (последние освобождаются от специализированных управленческих функций, сосредотачивая свое внимание на проблемах собственно производства);

Дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности (разделение функций линейных и функциональных специалистов никогда не может быть проведено на 100%);

Нежелание руководителей брать на себя ответственность за принимаемые решения;

Неправильное толкование информации, передаваемой линейным исполнителям функциональными менеджерами, это происходит из-за недостаточной квалификации персонала и отсутствия четких регламентов;

Как правило, недостаточность полномочий у функциональных и линейных руководителей, которые “выталкивают” принятие решения на уровень вышестоящего руководителя, тем самым перегружая его текущими проблемами.

Историческое и логическое значение линейно-функциональных структур трудно переоценить. Развитие организации в таких формах считается обязательным и объективно необходимым . Именно в этом случае предприятие испытывает свои возможности в налаживании массового производства, а отношения “начальник - подчиненный” выводятся на адекватный требованиям внешней среды уровень.[7]

Для того, чтобы не учиться на своих ошибках «дальнозоркие» руководители стали привлекать к работе по анализу структур, совершенствованию менеджмента профессиональных консультантов по управлению. Консультант может провести обследование и выявить действующие структуры организации, провести анализ и найти узкие места, спроектировать и оформить документы внутрифирменного управления, обучить специалистов компании регламентам мониторинга и обновления этих документов.

Сократить затраты на консультантов можно через самообучение руководителей и менеджеров (50 % дорогостоящего времени консультанта уходит на выяснение и/или объяснение элементарных вещей), через long distance (“удаленный”) консалтинг, с помощью которого, например, легко проводить анкетную часть обследования, - это особенно актуально для регионов, через проведение практического обучения на месте (т.е. два внешних приглашаются для проведения семинара в Рязань, а не пятнадцать своих администраторов направляются в Лондон).

Не следует забывать, что у консультанта есть опыт, сноровка и инструментарий для решения типовых задач, но в основном он применяет данные технологии в узких вопросах; консультант лучше систематизирует, но не дает окончательный вариант решения - вместо этого - спектр возможных вариантов. А руководитель лучше знает объект и может вырабатывать стратегические, комплексные и уникальные решения - для этого нужна вся совокупность информации, которой располагает только он.[15]

Большинство компаний, родившихся в 1990-х годах, имеют простую линейно-функциональную структуру. Во главе стоит энергичный владелец, который сам принимает важные решения. Этим и объясняется их эффективность - правда, до определенного момента. Александр Тынкован, президент компании «М.Видео»: «У нашей структуры управления достаточно высокий КПД, так как вся информация стекается к небольшой группе лиц. Решения быстро принимаются, исполняются и контролируются. Нет никаких промежуточных звеньев, где теряется информация и задерживается исполнение решений. Мы могли бы работать с этой структурой и дальше, если бы не рост компании. Есть некая точка - в торговле электроникой, по нашим оценкам, она находится в районе $100 млн. оборота в год, - когда структура перестает работать. Из-за увеличившегося объема операций у руководства не остается времени на принятие решений».

Компания «Феликс», торгующая офисной мебелью собственного производства, в отличие от «М.Видео» еще не достигла некой критической точки, и ее оргструктура становится все более сложной. Коммерческий директор «Феликса» Вадим Кузнецов рассказывает, что когда 10 лет назад компания начала развивать мебельное направление, структура была очень простой. Основными подразделениями являлись торговая группа (продажа мебели иностранного производства), группа доставки и сборки, которая тогда еще не имела своего автопарка, и небольшая бухгалтерия. У компании был один салон, через полгода открылся второй, а сейчас их десять. Параллельно появлялись новые функциональные отделы: служба сервиса (занимается рекламациями и просьбами клиентов), группа учета (контроль движения материалов и товаров), рекламный и транспортный (50 собственных автомобилей) отделы.

После кризиса 1998 года у компании появились два собственных завода, и число сотрудников резко увеличилось. В последнее время «Феликс» начал развивать новые направления - шкафы-купе, мебель по индивидуальным заказам, мебель для гостиниц. Возникают новые отделы - информационный, РR-отдел, отдел развития персонала. При этом старые подразделения увеличиваются в размерах. Так, в отделе сервиса появилась группа краснодеревщиков, отдел сборки вырос до 60 человек, рекламный отдел включает теперь группу размещения рекламы, креативную группу и дизайнерское подразделение. В оптово-региональный отдел входят группа работы с дилерами (а их более 30), группа по работе с корпоративными клиентами и группа по экспорту и франчайзингу.

Но компания до сих пор сохраняет линейно-функциональную структуру. Вадим Кузнецов не видит в этом проблемы.

В «Феликсе» максимум три уровня управления. Есть гендиректор, есть его замыслы по коммерческим, финансовым и техническим вопросам, есть большое число отделов с группами внутри - вот и все. С главным недостатком линейно-функциональной структуры (замкнутостью функциональных подразделений и бедностью горизонтальных связей) в «Феликсе» борются традиционным способом - на регулярных совещаниях.

Так, на заседании совета директоров решаются наиболее важные вопросы (закупка новых видов мебели, перестановка кадров, открытие новых салонов и проч.). Еженедельно проходят совещания с участием руководителей функциональных подразделений и директоров по производству. Есть еще и совещания на производстве. Кроме того, год назад отдел по развитию персонала начал выпускать регламенты и должностные инструкции. Тогда же появился так называемый специалист по внутреннему маркетингу - он в оперативном порядке решает проблемы, возникающие между службами. Эти меры показывают, что, хотя управляемость компании удовлетворяет руководителей, со временем им придется совершенствовать структуру.

«М.Видео» для перестройки оргструктуры обратилась к международной консалтинговой компании А. Т. Кеагnеу. Александр Тынкован вспоминает: Мы показали им действующую структуру и пожаловались: она не работает. Они удивились: «Она и не должна работать». Я помню, что несколько раз повторил: мы хотим классическую компанию, рынок торговли в розницу не может быть уникальным. Этот бизнес уже имеет свою длинную историю, сложившиеся схемы управления. В ходе работы пришло понимание, что классическая структура - это простая структура. На деле вся суть прошедших в компании преобразований - укрупнение структуры управления .

Структура «М.Видео» так и осталась линейно-функциональной. Было создано шесть дирекций. Две из них относятся к бизнес-блоку - стратегического планирования и по маркетингу и продажам. Все бизнес-решения принимаются здесь. Второй блок - функциональный. Внизу структуры - магазины, объединенные по региональному принципу. Есть в структуре и элементы матричности: например, менеджер по маркетингу в магазине не только подчиняется директору точки, но и отчитывается перед руководителем по маркетингу регионального центра. А тот, в свою очередь, подотчетен одновременно дирекции по маркетингу и главе регионального центра.

Эффективность внедрения президент «М.Видео» оценивает так: «Нам действительно нельзя было тянуть с перестройкой. Если бы мы работали по-прежнему, краха бы, конечно, не случилось, но темпы роста были бы намного ниже».

Идея переложить сборку мебели из стандартных панелей на покупателя, оказалась в свое время революционной. В отношении своих клиентов шведской компании Ikea проводила политику "выбери и собери мебель сам". Поэтому торговые площади обширные, в магазине избыток мебели, а персонал продавцов - ограниченный. Мебель собирается покупателем дома из стандартных элементов по инструкции. Упаковка модулей удобна в транспортировке. Производство мебели у поставщиков характеризуется низкими издержками, что объясняется высоким уровнем унификации и стандартизации элементов из которых она собирается. Низкие цены при хорошем качестве позволили открыть компании свои филиалы во многих странах, в том числе и в России. В бизнес включен потребитель как основной ключ к созданию корпоративной ценности. Анализ связей между компонентами бизнеса Ikea на этапе становления показал, что мы имеем дело с линейно-функциональной структурой организации, которая прекрасно функционировала пока предприятие сохраняло небольшие размеры. Когда же фирма вышла на мировой рынок и ее обороты значительно возросли, руководству компании пришлось пересмотреть иерархию организации.[16]

На Западе линейно-функциональные структуры присущи лишь мелким и средним фирмам. Крупные компании используют функциональную (дивизиональную) структуру управления, при которой компании делятся на самостоятельные бизнес-единицы, наделенные управленческими функциями. Это вызвано прежде всего растущей диверсификацией бизнеса, усилением специализации и трудностями управления географически удаленными структурными звеньями из одного центра.

Главное, что нужно помнить при внедрении той или иной организационной структуры то, что она является лишь внешним отражением всей системы управления - и планирования, и квалификации, и мотивации персонала, и культуры организации.

Подтверждением действенности линейно-функциональной архитектуры организации служит ее широкое распространение - она применяется практически во всех отраслях экономики, на предприятиях всех форм собственности и организационно-правового статуса, используются принципы ее построения и в органах государственной власти. [6]

3.2    Рационализация оргструктуры РГПЗ в условиях рынка

Рассмотрим линейно-функциональную структуру организации более подробно на примере ФГУП «Государственный Рязанский Приборный завод».

Функции наблюдательного совета выполняет Совет директоров, а исполнительным органом завода является Генеральный директор, который осуществляет текущее руководство предприятием.

Функции текущего руководства распределены между Генеральным директором предприятия, техническим директором, а также директорами по экономике и внешнеэкономической деятельности, по производству и сбыту, по качеству, по персоналу, управляющими по делам материально-технического снабжения и транспорта и по делам социального комплекса.

Генеральный директор предприятия осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, работами по планированию, финансированию, учету, капитальному строительству, подбору и подготовке кадров, организации труда и заработной плате, техническому контролю качества продукции. В своей работе опирается на творческую инициативу всего коллектива предприятия.

В распоряжении Генерального директора и его заместителей находится соответствующий аппарат, состоящий из функциональных отделов.

Техническому директору непосредственно подчиняются:

-       подразделения научно-технического центра (НТЦ), которые занимаются разработкой новых изделий, серийным конструкторским и технологическим сопровождением изделий в производстве, поиском инноваций, новых рынков сбыта и патентно-лицензионной работой, а также обеспечением подразделений завода нормативно-технической документацией;

-             подразделения производственно-технологического комплекса инструментального производства (ПТК-ИП), основной задачей которых являются разработка и обеспечение цехов основного производства необходимой для серийного выпуска изделий технологической оснасткой;

-             подразделения технического обслуживания, в задачи которых входят обеспечение производственного процесса и ремонт оборудования, демонтаж старого и внедрение нового оборудования;

-             подразделения серийного производства, обеспечивающие связь серийного производства с НТЦ;

-             отдел технической и экологической безопасности.

-             У технического директора есть также четыре заместителя: директор НТЦ (первый заместитель), зам. технического директора по ИАСУ, зам. технического директора по техническому обслуживанию (ТО), зам. технического директора по серийному производству, которые руководят соответствующими подразделениями. Директор по экономике и внешнеэкономической деятельности руководит управлением по внешнеэкономической деятельности, планово-экономическим и финансовым управлениями, бюджетно-аналитическим отделом. Данные подразделения отвечают за оформление договоров и контрактов с заказчиками, производят финансовые расчеты с внешними организациями, осуществляют технико-экономическое планирование деятельности подразделений завода, разрабатывают мероприятия по повышению производительности труда, осуществляют нормирование и тарификацию всех видов деятельности. Заместителем директора по экономике и внешнеэкономической деятельности является финансовый директор.

-             Директору по производству и сбыту подчиняются все производственные цеха, производственный отдел, участок готовых деталей и коммерческий отдел, а также участок упаковки. Данные подразделения отвечают за весь комплекс производства, от изготовления входящих в изделия деталей до отгрузки готовой продукции потребителю и реализации товаров через торговую сеть, осуществляют оперативно-производственное планирование. В непосредственном подчинении у директора по производству находятся начальник производства и управляющий по коммерции.

-             Производственная структура представляет собой совокупность основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений ГРПЗ, участвующих в производственном процессе и обладающих экономическими технологиями и кооперационными взаимосвязями (рис. 2).

На ГРПЗ имеется весь комплекс цехов (заготовительный, механообрабатывающие, сборочные), поэтому завод является предприятием с полным технологическим циклом. На сборочной стадии осуществляются узловая, агрегатная и окончательная сборки изделий, для чего на заводе организован комплекс сборочных и сборочно-монтажных цехов. Затем в испытательных цехах проводится испытание готового изделия. Для осуществления деятельности основного производства необходимо также выполнение таких работ, как изготовление инструмента и оснастки, ремонт оборудования, энергоснабжение, транспортное обеспечение.

Директору по качеству непосредственно подчиняются контрольно-испытательный цех и отдел качества и надежности, отвечающие за проведение различного рода испытаний готовой продукции и за внедрение на предприятии системы качества.

Управляющий по делам материально-технического обеспечения и транспорта имеет в своем подчинении подразделения, отвечающие за обеспечение производственного процесса необходимыми материалами, комплектующими радиоэлектронными компонентами и готовыми изделиями других предприятий, выявляет потребности завода в материальных ресурсах на основе заявок, поступающих из цехов-изготовителей, заключает договора на поставку материалов и комплектующих, ведет поиск новых поставщиков, осуществляет работы по реализации фондов, организует складское хозяйство, контролирует расходование материалов цехами (отдел комплектации, отдел материально-технического снабжения и отдел комплектации). Также управляющему подчиняется транспортное подразделение, производящее все транспортные операции, необходимые для деятельности предприятия.

Директору по персоналу подчинены отдел режима, подразделения ВОХР, отдел кадров, первый отдел и отдел внутренней безопасности, которые отвечают за обеспечение общей безопасности предприятия и работу с персоналом (прием и увольнение работников, организация обучения и повышения квалификации кадров завода и т.д.).

Управляющий по делам социального комплекса руководит подразделениями предприятия, отвечающими за удовлетворение социально-культурных потребностей работников завода, их отдых и здоровье, поддержание чистоты, порядка на территории и ее озеленение (участок по благоустройству территории завода, гостиница, столовая, база отдыха, оздоровительный лагерь, поликлиника и медицинская санитарная часть).

Непосредственно генеральному директору, кроме заместителей и технического директора, также подчиняются главный бухгалтер, начальник второго отдела, юридический отдел и отдел контроля и делопроизводства.

В ведении бухгалтера находится бухгалтерия, которая ведет документальный учет производственно-хозяйственной деятельности завода, осуществляет контроль за расходованием денежных средств и материальных ценностей, производит расчеты с работниками предприятия, составляет бухгалтерские отчеты и балансы.

Представленная организационная структура Государственного Рязанского приборного завода позволяет организовать управление производственными процессами по линейной схеме, а функциональные подразделения оказывают методическую помощь, подготавливают информацию для решения разнообразных управленческих задач соответствующими линейными руководителями.

В связи с этим структура обладает определенными преимуществами, в частности обеспечивает должный контроль за производством, стабильность, специализацию и быстрое решение простых проблем, находящихся в компетенции одной функциональной службы.

Однако она не лишена и недостатков. Так, сочетание линейного и функционального управления затягивает сроки подготовки управленческих решений, приводит к информационной перегрузке руководителей высших уровней управления, не всегда обеспечивает согласованность в работе функциональных подразделений: данная структура ориентирована на действующие технологии и сложившийся рынок.

Но главный недостаток организационной структуры ГРПЗ в том, что такие изменения внешней среды, как сокращение спроса на производимую продукцию и соответственно резкое уменьшение объемов выпуска, слабо отразились на структуре управления предприятием. Хотя резкое падение объемов производства должно было повлечь за собой неминуемое сокращение численности персонала, реорганизацию некоторых служб, отделов, вплоть до их полного расформирования.

На основе приведенной графической структуры и описанных взаимосвязей функциональных отделов можно сделать вывод о том, что данная система неэффективна. Организационная структура устарела и совершенно не адаптирована под изменившиеся условия внешней и внутренней среды, медленно принимаются решения, так как обсуждение проблем происходит по всей иерархической цепочке снизу вверх внутри каждого функционального подразделения, а качество решений на высшем уровне определяется уже не столько компетентностью самих руководителей и специалистов (она может быть и высокой), сколько надежностью и достоверностью поступившей к ним информации. Следует отметить, что некоторые функциональные отделы устарели и просто «занимают место», выполняют те функции, которые либо уже не нужны, либо могут быть выполнены другим подразделением.

Анализ структуры управления предприятием позволяет сформировать следующие выводы:

Стратегические изменения нужно проводить в системе целиком, а не в каких-то ее локальных точках, чтобы получить максимально эффективные результаты.

Положительный эффект можно получить от внедрения на предприятии следующих предложений. Для того чтобы оценить рациональность действующей на РГПЗ линейно-функциональной структуры необходимо привлечение специалистов этой области. Это могут быть, как специалисты со стороны, уже зарекомендовавшие себя, так и собственные работники, прошедшие профильное обучение (этот вариант возможно менее затратен, зато более длителен по времени). Специалист определит слабые места в структуре, найдет нарушения в функционировании организационной структуры и предложит методы борьбы с ними, приемлемые именно на РГПЗ в этот промежуток времени. Для избежания дублирования функций необходимо четкое распределение ответственности и обязанностей работников. Устаревшие, нефункционирующие отделы, следует переформировать или упразднить в зависимости от выполняемых ими функций.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Организационные структуры управления - как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима оптимальная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Та организационная структура, которая подходила и прекрасно работала в прошлом, сегодня может оказаться совсем нерациональной и даже убыточной. Сформировались некие требования, которые предъявляются современным организационным структурам, и чем полнее они выполняются, тем более надежной будет система управления предприятием. Эти требования можно выявить на основе анализа эффективности оргструктуры, который позволяет оценить ее соответствие стратегии и целям организации, эффективность подсистемы управления и сопоставление желаемых и полученных результатов в ходе деятельности предприятия.

Любая организация сродни организму: она живет своей жизнью, развивается, взрослеет, стареет. И как у любого организма, у нее случаются «болезни», отклонения, ведущие к нарушению ее функционирования. Организация самостоятельно не может разрешить проблему нарушения функционирования организационной структуры. Это связано с трудностями в их выявлении и преодолении. Внешние признаки проявления нарушений зачастую воспринимаются как отдельные независимые проблемы. Причем одни проблемы могут быть причинами отклонений, другие - ее следствиями. Для формирования программы борьбы с организационными отклонениями необходимо выделить главное из них и подобрать соответствующий способ его устранения. Конечно, выбор метода зависит от конкретных условий и особенностей организации, но существуют и типовые способы. В целом возникновение нарушений в функционировании оргструктуры должно восприниматься как нормальный процесс жизнедеятельности организации. Это свидетельство того, что идет процесс развития. Однако следует помнить, что только разрешение кризисной ситуации дает возможность перехода на новый этап.

Таким образом следует отметить, что от выбора организационной структуры во многом зависит успех организации на рынке. Но построить идеальную оргструктуру предприятие может только на основании множества индивидуальных факторов и условий внешней и внутренней среды. На самом деле плохих и хороших организационных структур нет - есть те, которые подходят компании на нынешнем этапе ее развития, и те, которые в данный момент для нее неприемлемы.

Оформленные по линейно-функцональному принципу организации, сохранив жесткость и простоту линейных структур, приобрели высокопроизводительный, специализированный управленческий потенциал. Освобождение линейных подразделений от решения общеорганизационных управленческих задач позволило резко увеличить масштабы их деятельности и реализовать тем самым полученный от этого положительный эффект .

Передача текущего управления руководителям линейных подразделений и функциональное разделение управленческой деятельности организации в целом позволяют высшему руководству сосредоточиться на решении стратегических проблем развития предприятия, обеспечить его наиболее рациональное взаимодействие с внешней средой. Впервые организационная структура приобретает некоторый стратегический потенциал, а менеджмент - условия его реализации .

Однако с развитием производства и кооперации труда в управлении, с появлением новых проблем, требующих более творческого подхода, стали выявляться и недостатки такой структуры: отсутствие гибкости и динамичности, что затрудняет достижение поставленной цели; постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов. Следовательно, при решении проблемных задач линейно-функциональная структура становится малоэффективной.

В сущности, все недостатки линейно-функциональных структур, не позволяющие им быстро приспособиться к новым быстро меняющимся условиям рынка, сводятся к одному: затруднено движение информации. Во-первых, медленно принимаются решения, так как обсуждение проблем происходит по всей иерархической цепочке снизу вверх внутри каждого функционального подразделения. Для устранения этого недостатка необходимо переформировывать саму структуру, чтобы «укоротить» линейные связи.

И во-вторых, качество решений на высшем уровне определяется уже не столько компетентностью самих руководителей и специалистов, сколько надежностью и достоверностью поступившей к ним информации. Поскольку у руководителей среднего звена появляются возможности влиять на решения, принимаемые на высшем уровне, в собственных интересах или в интересах своей функциональной службы, линейно-функциональная структура порождает "ведомственность" внутри компании - со всеми отрицательными последствиями этого явления. Чтобы ликвидировать эту проблему необходимо постоянно следить за квалификацией кадров и четко регламентировать обязанности работников.

Но нельзя забывать, что рационализация организационной структуры требует немалых финансовых и временных затрат. Оргстуктура - это методы управления процессом производства продукции. А для того, чтобы эффективно этим процессом управлять важно чтобы информация о процессах деятельности организации поступала по своим каналам вовремя и без каких-либо искажений.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.     Акулов В.Б., Рудаков М.Н. «Теория организации». Учебное пособие. Петрозаводск: ПетрГУ, 2002

2.      АНУФРИЕВА Н. И «Патология организации», 2008

 #"665593.files/image001.gif">

Рис. 1. Организационная структура предприятия

Рис. 2. Производственная структура ГРПЗ