Аудит расчетов с подотчетными лицами
2.1 Цель и задачи аудита расчётов с подотчетными лицами
Цель аудита расчётов с подотчетными лицами - сформировать мнение о достоверности показателей бухгалтерской отчётности аудируемого лица, отражающих соответствие порядка ведения бухгалтерского учёта действующему законодательству РФ.
Данная цель определяется федеральным стандартом №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности».
Основными задачами аудита являются:
Проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
Оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:
. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:
Авансовые отчеты;
Командировочные удостоверения;
Журнал учета работников, выбывающих в командировки;
Журнал учета работников, прибывающих в командировки;
Инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте.
. Прочие документы и учетные регистры:
Приказы на направление работников в командировки;
Первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки и др.);
Приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
Приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
Договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;
Акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
Контракты с иностранными партнерами, договоры;
Письма-приглашения;
Учетная политика организации (в части порядка выдачи использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);
Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:
Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?
Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?
Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?
Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?
Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?
Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.
Рисунок 1 - Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами
2.2 Порядок проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
) Проверка расходов на командировки.
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами.
В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8.02.2002. №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.
Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:
стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).
) Проверка представительских расходов. При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским. Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Анализ приведенных нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:
данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);
цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;
представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).
К представительским относятся расходы (п. 2 ст. 264 НК РФ):
на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
на буфетное обслуживание во время переговоров;
на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Иные (неперечисленные) расходы (например, оплата проезда железнодорожным или авиационным транспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы), по мнению автора, не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, а значит, не должны учитываться при налогообложении прибыли.
) Проверка хозяйственных расходов. Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, п. 11 Порядка запрещает:
выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными.
) Сверка данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами и остатками по счетам синтетического учета. При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 синтетического учета.
Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
) Сверка данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными бухгалтерской отчетности. Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:
конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
) Обобщение результатов и анализ ошибок, выявленных в ходе аудита. Ошибки, обнаруженные в процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:
на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);
на правильность определения финансовых результатов;
на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.
Как следствие, все это влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности.
При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.
2.3 Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами
подотчетный лицо аудиторский суточный
Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:
. Общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита.
. Аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.
Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения. Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.
План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.
Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании Плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности. Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.
Заключение
Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т.е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания). Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.
С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц и командировочные расходы.
Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.
Для учета взаимоотношений организации со своими работниками, связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет, объектами которого являются работники - подотчетные лица.
Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.
Список источников
1.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 03.12.2012) // СЗ РФ от 07.08.2000. - №32. - Ст. 3340.
2.Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // СЗ РФ от 12.12.2011. - №50. - ст. 7344.
.Федеральный закон от 30.12.08 г. 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (ред. от 21.11.2011) // СЗ РФ от 05.01.2009. - №1. - ст. 15.
.Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // Экономика и жизнь. - 2000. - №46.
.Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 №373-П (утв. Банком России 12.10.2011 №373-П) // Вестник Банка России от 30.11.2011. - №66.
.Агеева Ю.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера / Ю.Б. Агеева, А.Б. Агеева. - М.: Бератор, 2005. - 127 с.
.Анненкова Е. Расчеты с подотчетными лицами в 2012 году / Е. Анненкова // Главбух. - 2012. - №6.
.Аудит: конспект лекций / Сост. Н.В. Зубкова. - Воронеж: АОНО ВПО «ИММиФ», 2009. - 68 с.
.Кочинев Ю.Ю. Аудит. Теория и практика / Ю.Ю. Кочинев. - СПб.: Питер, 2010. - 448 с.
.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с.
.Шеремет А.Д. Аудит: Учебник / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 352 с.