|
Название
контрольного события (вехи)
|
Дата
|
Ответственный
за достижение
|
|
Создана
команда проекта и распределены роли
|
Пн
17.10.11
|
Менеджер
|
|
Организованы
и проведены репетиции
|
Пт
23.03.12
|
Менеджер,
студенты, участвующие в концертных номерах
|
|
Арендован
зал
|
Пн
20.02.12
|
Менеджер
|
|
Арендовано
видео- и аудиооборудование
|
Пн
20.02.12
|
Менеджер
|
|
Организованы
приглашения гостям
|
Ср
29.02.12
|
Студенты,
ответственные за организацию приглашений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
|
|
Смонтирован
видеоролик
|
Пн
05.03.12
|
Студент,
ответственный за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
|
|
Подготовка
к фестивалю завершена
|
Пт
23.03.12
|
Менеджер,
команда проекта
|
|
Фестиваль
проведен
|
Пт
23.03.12
|
Ведущие,
студенты, участвующие в концертных номерах
|
|
Проект
закрыт
|
Ср
28.03.12
|
Менеджер
|
Первоначальная иерархическая структура работ
(ИСР) На рисунке 2 представлена первоначальная иерархическая структура работ.
Рисунок 2 - Первоначальная иерархическая
структура работ
Схема расходов
При организации и проведении фестиваля
финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы старосты
групп предоставили на генеральную репетицию - 23 марта 2012 г. воздушные шары
от каждого человека группы (88 штук, общая стоимость 704 руб.), плакаты от
каждой группы (общая стоимость 100 руб.), батарейки для микрофонов в количестве
10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов) (общая стоимость 400 руб.).
Также учитываются звонки менеджера старостам 1-5 курсов, которые составили в
среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта - 10
минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20
руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб.
Также для поощрения участников и организаторов фестиваля планируется приобрести
11 грамот стоимостью 17 руб. за штуку, значит, общая стоимость грамот составит
187 руб. Стоимость проекта составит 1515,20 руб.
Общее управление содержанием проекта
В ходе реализации проекта команда проекта
отчитывается на личных встречах, совещаниях, по телефону и т.п. о выполненных
работах менеджеру проекта, который в свою очередь информирует куратора и
заказчика о ходе выполнения проекта. Изменения обсуждаются на совещаниях, но
если требуется, менеджер советуется с куратором проекта и информирует команду
проекта обо всех изменениях.
Требования к одобрению
определено время и место проведения фестиваля;
- определен список участников фестиваля и
концертных номеров;
арендован актовый зал и видео- и
аудиооборудование;
проведены репетиции;
написан сценарий;
определены необходимые ресурсы;
смонтирован видеоролик с участием студентов и
преподавателей кафедры;
организована рассылка приглашений гостям
фестиваля: колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю
министерства, руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами
города;
проведен фестиваль;
подведены итоги;
закрыты контракты;
отчет перед заказчиком.
.1.3 План управления проектом
План управления проектом определяет, как должен
выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом
может состоять из вспомогательных планов.
Процессы управления проектами, отобранные
командой управления проектом
Пять групп процессов таковы:
) Группа процессов инициации: принятие решения о
начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.
) Группа процессов планирования: определяются,
уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и
содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный
план работ; согласовывается план работ.
) Группа процессов исполнения: объединяет
человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект
согласно плану:
. Создание команды и распределение ролей
.1 Определение ведущих
.2 Определение ответственных за монтирование
видеоролика
.3 Определение ответственных за организацию
приглашений гостям
.4 Определение списка участников в концертных
номерах
.5 Создана команда проекта и распределены роли
. Организация и проведение репетиций
.1 Определение расписания студентов
.2 Состыковка расписания
.3 Определение графика проведения репетиций
.4 Проведение репетиций
.5 Написание сценария
.6 Организованы и проведены репетиции
. Аренда актового зала
.1 Выбор актового зала
.2 Подача заявления на аренду
.3 Арендован зал
. Аренда видео- и аудиооборудования
.1 Подача заявки
.2 Арендовано оборудование
. Организация информационных приглашений
.1 Определение списка гостей
.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и
обзванивание гостей фестиваля
.3 Печать объявлений
.4 Организованы приглашения гостям
. Монтирование видеоролика
.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и
преподавателей
.2 Выбор музыки и подбор текста
.3 Создание видеоролика
.4 Смонтирован видеоролик
. Завершение подготовки к проведению фестиваля
.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения
приглашения
.2 Украшение актового зала
.3 Установка видео- и аудиооборудования
.4 Проведение генеральной репетиции
.5 Подготовка к фестивалю завершена
. Проведение концерта.
) Группа процессов мониторинга и управления:
менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы
обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости,
проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.
Систематические репетиции.
Отчет организаторов о проделанной работе.
Принятие координирующих действий.
) Группа завершающих процессов: приемка продукта
и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие
контрактов, отчет перед заказчиком.
. Закрытие проекта:
Закрытие контрактов.
Подведение итогов.
Отчет перед заказчиком.
Проект закрыт.
Описание инструментов и методов, используемых
для осуществления этих процессов
Проект осуществляется в соответствии со
стандартом PMBOK 2004 - своду знаний по управлению проектами, представляющий
собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами.
План выполнения работы для достижения целей
проекта
Выполнение работ для достижения целей проекта,
наблюдение, мониторинг, контроль и корректировка будут выполняться на
репетициях, и при получении отчетов о проделанной работе.
План мониторинга изменений
Мониторинг и управление работами проекта
выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг
производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится
один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со
старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к
проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о
ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта
анализирует данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае
необходимости разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты
с руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.
План управления конфигурацией
В ходе реализации проекта менеджер проекта будет
систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от
плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных
решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать
команду об изменениях.
Потребность, инструменты и методы коммуникации
между участниками проекта.
В информации нуждаются все участники проекта.
Методологии передачи информации между участниками проекта могут существенно
различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые
разные способы коммуникации: e-mail, SMS, телефонограммы, факсы, социальные
сети в Интернете, встречи, совещания и т.п. Подробнее будет описано в
управлении коммуникациями проекта (раздел 2.7).
Описание фаз проекта
) Начальная:
Создание команды и распределение ролей.
) Промежуточная:
Организация и проведение репетиций.
Аренда актового зала.
Организация информационных приглашений.
Монтирование видеоролика.
Завершение подготовки к проведению фестиваля.
) Финальная:
Проведение концерта.
Закрытие проекта.
Дополнительная информация в отношении
содержания, объема и сроков
Проект реализуется в течение 41,39 дней. Большая
часть операций будет выполняться после новогодних каникул, т.е. с 13 февраля
2012г.
.1.4 Руководство и исполнение управлением
проекта
Процесс руководства и управления исполнением
проекта требует от менеджера и команды проекта выполнения ряда действий по
выполнению плана управления проектом и работы, определенной в описании
содержания проекта.
Менеджер проекта вместе с командой управления
проектом управляет ходом запланированных операций проекта. Менеджер проводит
совещания, организует личные встречи, созванивается с командой проекта для
получения отчетов о ходе выполнения работ. В рамках выполнения проекта
менеджером собирается информация об исполнении работ, включающая в себя
информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах;
затем эта информация направляется рководителю (куратору проекта) и, если
необходимо, заказчику. Руководитель или заказчик вырабатывает корректирющие
действия, о которых менеджер проекта информирует команду проекта.
Для руководства и управления исполнением проекта
требуется также следующее:
корректирующие действия, приводящие ожидаемую
эффективность проекта в соответствие с планом управления проектом,
предупреждающие действия для снижения
вероятности потенциальных негативных последствий (раздел 2.5.5),
запросы на исправление дефекта для исправления
дефектов продукта, выявленных в ходе процесса контроля качества.
Изменения, в ходе организации фестиваля,
обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В. Изменения
в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются
внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется
менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта -
Иванова И.В. В случае выхода людей из проекта (отказа в участии) будет
реализована их замена. В случае отказа в участии в концертном номере фестиваля
будет произведен поиск студентов на замену отказавшегося человека, если же
человек не будет найден, то будет корректироваться концертный номер
мероприятия. Если человек отказывается быть ведущим, рассылать приглашения или
монтировать видеоролик, то ему ищется замена среди студентов 1-5 курсов. Выход
людей из проекта возможен только по уважительной причине (болезнь, путешествия,
форс-мажорные обстоятельства).
Студенты попросили провести следующий фестиваль
весной, а не летом, как предыдущее мероприятие, из-за сильной нагрузки летом:
сессия, государственные экзамены, предзащита, защита дипломной работы. Так же
кафедра попросила пригласить на фестиваль потенциальных работодателей,
выпускников колледжей, школ, родителей абитуриентов и студентов.
После согласования изменений с менеджером
проекта и с руководителем проекта, команда проекта исправляет дефекты и
отчитывается перед менеджером за ходом выполнения корректирующих действий.
.1.5 Мониторинг и управление работами проекта
Мониторинг и управление работами проекта
выполняется для наблюдения за ходом организации фестиваля. Мониторинг
производится менеджером проекта на протяжении всего проекта и проводится
один-два раза в неделю. Менеджер посещает репетиции и созванивается со
старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению
фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и регистрацию данных о ходе
подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта анализирует
данные, определяет отклонения проекта от плана, в случае необходимости
разрабатывает корректирующие действия, и согласовывает результаты с
руководителем проекта - Иванова И.В. для внесения улучшений в процессы.
Рекомендуемые корректирующие действия
Кафедра попросила пригласить на фестиваль не
только потенциальных работодателей, выпускников колледжей, школ, но и родителей
абитуриентов и студентов, поэтому менеджер проекта, Кодак Ю.А., Федорова Е.А.
будут учитывать это пожелание при организации приглашений гостям фестиваля.
Рекомендуемые предупреждающие действия
Одобренные предупреждающие действия, которые
команда проекта реализует для смягчения последствий рисков проекта. Описано в
разделе 2.5.5.
Рекомендуемое исправление дефекта
Дефекты не были выявлены в ходе регистрации
заявок на участие в фестивале и сведений о концертных номерах.
В соответствии с пожеланиями кафедры на
фестиваль будут присутствовать не только потенциальные работодатели, выпускники
колледжей, школ, но и родители абитуриентов и студентов.
.1.6 Общее управление изменениями
Общее управление изменениями производится от
начала проекта вплоть до его завершения, т.е. от 3 октября 2011г до 23 марта
2012г. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко когда
выполняются строго в соответствии с планом управления проектом.
Менеджер проекта несет ответственность за полное
и своевременное обновление плана проекта в соответствии с возникшими
изменениями. Источниками отклонений могут служить как внутренние факторы
проекта (срыв сроков, болезнь исполнителей и т.п.), так и внешние (новые
запросы заказчика с дополнительными требованиями).
Анализ может производиться менеджером проекта по
показателям:
- отклонения от плана по срокам;
отклонения от плана по составу и содержанию
работ;
доступность и потребность в ресурсах;
отклонение от плана по составу участников в
фестивале и концертных номерах;
выполнение обязательств по контрактам;
и др.
Если показатели изменяются, то менеджер проекта
сам принимает решение по изменению или же инициирует процедуру согласования
изменений с руководителем, заказчиком, спонсором. Менеджер проекта отслеживает статус
запроса на изменение (инициирован, на анализе, отклонен, принят, закрыт). Если
изменение согласовано с руководителем (например, по запросу заказчика
добавляется новый блок работ в проект), то менеджер проекта меняет базовый план
проекта (увеличивает сроки, планирует новые работы и др.).
Изменения, в ходе организации фестиваля,
обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В. Изменения
в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются
внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется
менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта -
Иванова И.В.
После согласования изменений с руководителем
проекта и вынесения решения о принятии или отказе изменения, менеджер проекта
сообщает о результатах команде проекта и, в случае необходимости, информирует
или согласовывает изменения с участниками проекта.
Каждое запрошенное изменение принимается или
отклоняется лицом с соответствующими полномочиями: руководителем проекта -
Иванова И.В. или спонсором - профкомом УГАТУ, или заказчиком - кафедрой.
В случае каких-либо изменений со стороны
заказчика, спонсора проекта, руководителя проекта, то об изменениях сообщают
менеджеру проекта, и он впоследствии информирует об изменениях команду проекта.
.1.7 Закрытие проекта
Закрытие проекта организации и проведения
фестиваля - это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах
процессов.
Таким образом, на этапе завершения проекта
должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:
все работы проекта завершены;
фестиваль был организован и проведен в
соответствии с планом;
полученные уроки, при организации и проведении
фестиваля, учтены;
команда проекта распущена;
арендуемый зал и оборудование переданы спонсору;
- проанализированы и подведены итоги о пришедших
гостях мероприятия;
отчет по проведенному фестивалю предоставлен
руководителю и заказчику.
Только после выполнения всех требований к
завершению проект может быть закрыт.
. Процедура административного закрытия
После завершения фестиваля команда проекта
снимает украшения актового зала, убирает реквизит, звукооператор выключает и
уносит видео и аудиооборудование, после этого менеджер проекта закрывает зал и
относит ключ руководителю проекта.
Менеджер собирает отчетную информацию о
результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об участвовавших студентах,
о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля; анализирует успехи или
неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет руководителю проекта - Иванова И.В.
и заказчику проекта для использования информации при организации следующего
фестиваля.
. Процедура закрытия контрактов
После завершения фестиваля звукооператор
выключает и уносит видео- и аудиооборудование, команда проекта снимает
украшения, убирает реквизит, участники проекта освобождают помещение, после
этого менеджер проекта проверяет состояние актового зала, забирает оставленные
вещи, выключает свет, закрывает актовый зал, и относит ключ руководителю
проекта. Менеджер проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах
проведенного фестиваля, о состоянии актового зала. Так как при организации
фестиваля были заключены устные контракты, то менеджер проекта благодарит
команду проекта за участие в проекте и закрывает контракты.
. Конечный продукт или результат
После завершения фестиваля Менеджер собирает
отчетную информацию о результатах фестиваля: списке и количестве гостей, об
участвовавших студентах, о концертных номерах, ошибках в проведении фестиваля;
анализирует успехи или неудачи фестиваля. Менеджер представляет отчет
руководителю проекта - Иванова И.В. и заказчику для использования информации
при организации следующего фестиваля.
. Активы организационного процесса (обновления)
Документация формальной приемки. Менеджер
проекта связывается с Ипатовым М.А. и сообщает о результатах проведенного
фестиваля, о состоянии актового зала, также менеджер представляет отчет о
проведенном фестивале кафедре и руководителю проекта. От кафедры и профкома
УГАТУ менеджер получает формальное подтверждение выполнения проекта.
Проектная документация. Документация, являющаяся
результатом проектных операций: заявки на участие в фестивале, сведения о
концертных номерах, план проведения репетиций, заявления на аренду зала, заявка
на аренду аудио-и видеооборудования, список гостей, информационные приглашения
гостям, сценарий фестиваля.
Документация по закрытию проекта. Документацией
по закрытию проекта является отчет менеджера о проведенном фестивале,
фиксирующий завершение проекта.
Историческая информация. Информация по
организации и проведению фестиваля менеджер предоставляет руководителю и
заказчику проекта в виде отчетов для использования знаний при проведении
следующих фестивалей специальности «Управление инновациями».
.2 Управление содержанием проекта
.2.1 Планирование содержания
Получив необходимую информацию у участников
проекта и проанализировав ее, менеджер проекта сформулирует содержание проекта.
После определения содержания проекта менеджер согласовывает его с руководителем
проекта, который проверяет и, в случае необходимости, вносит корректировки в
описание содержания проекта.
Описание содержания проекта будет включать в
себя следующее:
Цели проекта.
Определение содержания продукта.
Требования к проекту.
Границы проекта.
Результаты поставки проекта.
Критерии приемки продукта.
Ограничения проекта.
Допущения проекта.
Первоначальная организация проекта.
Изначально сформулированные риски.
Контрольные события расписания.
Ограничение финансирования.
Сметная стоимость.
Требования к управлению конфигурацией проекта.
Спецификации проекта.
Требования к одобрению.
.2.2 Определение содержания
. Описание содержания проекта включает в себя
следующее:
Цели проекта.
Целью проекта является организация и проведение
фестиваля специальности «Управление инновациями» с участием студентов,
преподавателей кафедры, профкома УГАТУ 23 мата 2011г. в актовом зале 3 корпуса
УГАТУ.
Определение содержания продукта. Описывает
характеристики продукта, услуги или результата, для создания которых предпринят
проект. Они обычно менее детализированы на ранних фазах проекта и становятся
более подробными на поздних фазах по мере постепенного уточнения характеристик
продукта. В то время как форма и содержание будут различаться, описание
содержания должно всегда быть достаточно подробным, чтобы обеспечить будущее
планирование содержания проекта.
Требования к проекту.
Организация фестиваля проходит в период с 3
октября 2011г. по 23 марта 2012г. Предварительное время проведения фестиваля -
23 мата 2012г. в актовом зале 3 корпуса УГАТУ.
В фестивале должны принять участия студенты 1-5
курсов. Студентов 1 курса должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2
человек, 3 курса - не менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10
человек. В ходе организации фестиваля должны быть собраны заявки об участии в
фестивале и сведения о концертных номерах, составлен план и проведены
репетиции, написан сценарий фестиваля, разосланы приглашения гостям и
смонтирован видеоролик с участием студентов специальности и преподавателей
кафедры.
Ресурсы, которые понадобятся при организации и
проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны,
акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, плакаты),
команда проекта, грамоты, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей
кафедры, звукооператор.
На фестивале должны присутствовать не менее 30
абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20
родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей
кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя
предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.
Границы (ограничения) проекта.
Время организации фестиваля: с 3 октября 2011г.
по 23 марта 2012г. Организацию фестиваля планируется продолжить после зимних
каникул студентов и провести мероприятие в конце марта, непосредственно перед
сессией у студентов 4 курса.
Место проведения: актовый зал 3 корпуса УГАТУ.
Этот актовый зал ближе всего находится и к кафедре и к кабинету режиссеров, он
вместительный и в нем есть все необходимое для проведения мероприятия (сцена,
занавес, колонки, удобные сиденья для зрителей и т.п.), во 2 и 7 корпусах
имеются конференц-залы, но они ограничен на вместимость и не предназначены для
проведения концертных мероприятий, в 8 корпусе имеется актовый зал, но он не
имеет сцены и предназначен для проведения занятий, в 6 корпусе имеется кинозал,
но он не предназначен для проведения концертных мероприятий.
Ограничение по ресурсам: аудио- и
видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук),
воздушные шары (88 штук), плакаты от каждой группы (5 штук), батарейки для
микрофонов (10 штук), команда проекта не менее 40 человек.
Результаты поставки проекта.
Результатами поставки является: список студентов
участвующих в концертных номерах, сведения о концертных номерах, список
студентов, ответственных за организацию приглашений гостям, монтирование
видеоролика, список ведущих, список гостей, арендованный зал и оборудование,
видеоролик, купленные украшения, украшенный зал, проведенный фестиваль, отчет
перед заказчиком.
Спонсором проекта является профком студентов
УГАТУ и студенты специальности «Управление инновациями». Для аренды актового
зала на период с 5 марта 2012г. по 23 марта 2012г. необходимо написать заявление.
Для аренды аудио- и видеооборудования необходимо подать заявку. Заявление и
заявка пишется с участием и при поддержке профкома студентов УГАТУ не позднее,
чем за один месяц до начала проведения фестиваля, т.е. примерно 21 февраля
2012г. Также необходимо, чтобы старосты групп предоставили на генеральную
репетицию - 23 марта 2012 г. воздушные шары от каждого человека группы (в общей
сложности 88 воздушных шаров), плакаты от каждой группы, батарейки для
микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов).
Критерии приемки продукта:
Время и место проведения фестиваля. Организация
фестиваля проходит в период с 3 октября 2011г. по 23 марта 2012г.
Предварительное время проведения фестиваля - 23 мата 2012г. в актовом зале 3
корпуса УГАТУ.
Необходимые ресурсы. Ресурсы, которые
понадобятся при организации и проведении фестиваля: актовый зал; аудио- и
видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук);
украшения (воздушные шары, плакаты), команда проекта, грамоты, фотографии
студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, звукооператор.
Арендованный актовый зал и видео- и
аудиооборудование;
Список участников фестиваля и концертные номера.
В фестивале должны принять участия студенты 1-5 курсов. Студентов 1 курса
должно быть не менее 8 человек, 2 курса - не менее 2 человек, 3 курса - не
менее 9, 4 курса - не менее 11, 5 курса - не менее 10 человек. Концертные
номера должны быть разнообразными и интересными.
Проведенные репетиции.
Написанный сценарий.
Смонтированный видеоролик с участием студентов и
преподавателей кафедры.
Гости фестиваля. Организована рассылка
информационных приглашений гостям фестиваля: колледжам, школам, преподавателям
кафедры, руководителю министерства, руководителю предприятия, руководителю
отдела управления районами города. На фестивале должны присутствовать не менее
30 абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, не менее 20
родителей абитуриентов и 20 родителей студентов, не менее 2 преподавателей
кафедры и не менее 1 руководителя министерства, не менее 1 руководителя
предприятия, не менее 1 руководителя отдела управления районами города.
Украшенный зал и установленное оборудование.
Проведенный фестиваль.
Подведены итоги.
Закрыты контракты.
Отчет перед заказчиком.
Допущения проекта.
Допускается предварительное количество
участников фестиваля от 27 до 45 человек.
Допускается предварительное количество гостей
фестиваля: абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников от 20
до 40 человек, родителей абитуриентов от 15 до 25, родителей студентов от 15 до
25 человек, преподавателей кафедры от 2 до 6 человек, от 1 до 2 руководителей
министерства, от 1 до 2 руководителей предприятия, от 1 до 2 руководителей
отдела управления районами города.
Допускается проведение фестиваля как в 3 актовом
зале, так и в 9 актовом зале.
Допускается приглашать не только
абитуриентов-выпускников колледжей и абитуриентов-школьников, преподавателей
кафедры «Управление инновациями», руководителей министерств, руководителей
предприятий, руководителей отдела управления районами города, но и всех
желающих посмотреть концерт.
Первоначальная организация проекта.
Участники проекта:
Участники проекта:
Заказчик проекта: кафедра «Управление
инновациями».
Куратор (руководитель) проекта: ассистент
кафедры - Иванова И.В.
Помощник руководителя проекта (менеджер
проекта): студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» - Петрова
Р.И.
Спонсор: профком студентов УГАТУ, кафедра,
студенты специальности «Управление инновациями».
Студенты 1-5 курсов специальности «Управление
инновациями», студенты других специальностей и/или студенты других ВУЗов, а
именно студенты, участвующие в концертных номерах, ответственные за организацию
приглашений гостям, студент, ответственный за монтирование видеоролика, ведущие
мероприятия.
Рисунок 3 - Организационная структура
Изначально сформулированные риски.
Неявка участников фестиваля: не придут студенты,
участвующие в фестивале.
Отказ от участия в фестивале: отказ студентов
принимать участие в организации и проведении фестиваля.
Плохо продуманный план организации фестиваля:
плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям,
монтирования видеоролика и т.п.
Отсутствие или поломка оборудования:
отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.
Отсутствие свободного актового зала: отсутствует
свободный актовый зал из-за несвоевременно поданного заявления на аренду.
Неявка преподавателей кафедры: неявка
преподавателей из-за занятости или не информированности о мероприятии.
Неявка руководителей министерств, руководителей
предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства
УГАТУ: неявка потенциальных работодателей из-за занятости или не
информированности о мероприятии.
Неявка выпускников колледжей и школ: неявка
выпускников из-за занятости или не информированности о мероприятии.
Неявка родителей абитуриентов и студентов неявка
родителей из-за занятости или не информированности о мероприятии.
Контрольные события расписания.
Контрольные события расписания представлены в
таблице 3.
Таблица 3 -
Контрольные события расписания
|
Название
контрольного события (вехи)
|
Дата
|
Ответственный
за достижение
|
|
Создана
команда проекта и распределены роли
|
Пн
17.10.11
|
Менеджер
|
|
Организованы
и проведены репетиции
|
Пт
23.03.12
|
Менеджер,
студенты, участвующие в концертных номерах
|
|
Арендован
зал
|
Пн
20.02.12
|
Менеджер
|
|
Арендовано
видео- и аудиооборудование
|
Пн
20.02.12
|
Менеджер
|
|
Организованы
приглашения гостям
|
Ср
29.02.12
|
Студенты,
ответственные за организацию приглашений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
|
|
Смонтирован
видеоролик
|
Пн
05.03.12
|
Студент,
ответственный за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
|
|
Подготовка
к фестивалю завершена
|
Пт
23.03.12
|
Менеджер,
команда проекта
|
|
Фестиваль
проведен
|
Пт
23.03.12
|
Ведущие,
студенты, участвующие в концертных номерах
|
|
Проект
закрыт
|
Ср
28.03.12
|
Менеджер
|
Ограничение финансирования.
При организации и проведении фестиваля
финансовые ресурсы в явном виде не требуются, и поэтому нет ограничений
финансирования.
Сметная стоимость.
При организации и проведении фестиваля
финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы старосты
групп предоставили на генеральную репетицию - 23 марта 2012 г. воздушные шары
от каждого человека группы (88 штук, общая стоимость 704 руб.), плакаты от
каждой группы (общая стоимость 100 руб.), батарейки для микрофонов в количестве
10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов) (общая стоимость 400 руб.).
Также учитываются звонки менеджера старостам 1-5 курсов, которые составили в
среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта - 10
минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20
руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб.
Также для поощрения участников и организаторов фестиваля планируется приобрести
11 грамот стоимостью 17 руб. за штуку, значит, общая стоимость грамот составит
187 руб. Стоимость проекта составит 1515,20 руб.
Требования к управлению конфигурацией проекта.
В ходе реализации проекта менеджер проекта будет
систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от
плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных
решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать
команду об изменениях.
Спецификации проекта.
Специальных требований, которым должен
соответствовать проект, нет.
Требования к одобрению:
определено время и место проведения фестиваля;
определен список участников фестиваля и
концертных номеров;
арендован актовый зал и видео- и аудиооборудование;
проведены репетиции;
написан сценарий;
определены необходимые ресурсы;
смонтирован видеоролик с участием студентов и
преподавателей кафедры; организована рассылка приглашений гостям фестиваля:
колледжам, школам, преподавателям кафедры, руководителю министерства,
руководителю предприятия, руководителю отдела управления районами города;
украшен зал и установлено оборудование;
проведен фестиваль;
подведены итоги;
закрыты контракты;
отчет перед заказчиком.
. Запрошенные изменения
Студенты попросили провести следующий фестиваль
весной, а не летом, как предыдущее мероприятие, из-за сильной нагрузки летом:
сессия, государственные экзамены, предзащита, защита дипломной работы. Так же
кафедра попросила пригласить на фестиваль не только потенциальных работодателей,
выпускников колледжей, школ, но и родителей абитуриентов и студентов.
. План управления содержанием проекта
Изменения, в ходе организации фестиваля,
обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В.. Изменения
в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются
внутри группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется
менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта -
Иванова И.В.
.2.3 Определение иерархической структуры работ
Иерархическая структура работ (ИСР) по
организации и проведению фестиваля представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 -
Иерархическая структура работ по организации и проведению фестиваля
Словарь ИСР представлен в таблице 4.
Таблица 4 - Словарь
ИСР
|
Название
работы
|
Ответственный
|
|
1.
Создание команды и распределение ролей
|
|
1.1
Сбор заявок об участниках и сведений о концертных номерах
|
Менеджер
|
|
1.2
Определение ведущих, ответственных за организацию приглашений гостям,
ответственных за создание видеоролика, определение списка участников в
концертных номерах
|
Менеджер
|
|
2.
Организация и проведение репетиций
|
|
2.1
Определение расписание студентов
|
Менеджер
|
|
2.2
Состыковка расписания
|
Менеджер
|
|
2.3
Определение графика проведения репетиций
|
Менеджер,
руководитель
|
|
2.4
Проведение репетиций
|
Менеджер,
команда проекта
|
|
2.5
Написание сценария
|
Менеджер,
ведущие
|
|
3.
Аренда актового зала и аудио- и видеоборудования
|
|
3.1
Выбор актового зала
|
Менеджер
|
|
3.2
Подача заявление на аренду актового зала
|
Менеджер
|
|
3.3
Подача заявки на аренду оборудования
|
Менеджер
|
|
4.
Организация приглашений гостям
|
|
4.1
Определение списка гостей
|
Студенты,
ответственный за организацию приглащений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
|
|
4.2
Рассылка факсов, электронных писем, звонки гостям
|
|
|
4.3
Печать объявлений
|
|
|
5.
Монтирование видеоролика
|
|
5.1
Сбор фотографий студентов 1-5 курсов и преподавателей
|
Студент,
ответственный за монтирование видеоролика: Цандеков С.А.
|
|
5.2
Выбор музыки и подбор текста
|
|
|
5.3
Создание видеоролика
|
|
|
6.
Завершение подготовки к проведению фестиваля
|
|
6.1
Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения
|
Студенты,
ответственный за организацию приглащений гостям: Федорова Е.А., Кодак А.А.
|
|
6.2
Украшение актового зала
|
Команда
проекта
|
|
6.3
Установка видео- и аудиооборудования
|
Звукорежиссер
|
|
6.4
Проведение генеральной репетиции
|
Команда
проекта
|
|
7.
Проведение фестиваля
|
|
7.1Торжественное
открытие мероприятия
|
Ведущие
Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.
|
|
7.2
Концерт студентов
|
Студенты,
участвуюшие в концертных номерах
|
|
7.3
Выступление почетных гостей
|
Гости
|
|
7.4.
Заключительная часть
|
Ведущие
Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.
|
|
8.
Закрытие проекта
|
|
8.1
Закрытие контрактов
|
Менеджер
|
|
8.2
Подведение итогов
|
Менеджер
|
|
8.3
Отчет перед заказчиком
|
Менеджер
|
.2.4 Подтверждение содержания
. Принятые результаты поставки.
Руководитель проекта - Иванова И.В. подтвердила
и приняла содержание проекта и результаты поставки. Также спонсор проекта
неформально подтвердил аренду 3 актового зала и аудио- и видеооборудования.
. Запрошенные изменения
Запрошенные изменения не появились в ходе
процесса подтверждения содержания.
. Рекомендуемые корректирующие действия
Рекомендуемые корректирующие действия, т.е.
рекомендации, необходимые для приведения ожидаемого хода исполнения проекта в
соответствие с планом управления проектом выявлены не были.
.2.5 Управление изменениями содержания
Изменения в содержании проекта обсуждаются и
согласовываются с руководителем проекта - Иванова И.В. Изменения в составе
команды проекта, концертных номерах, сценарии фестиваля, обсуждаются внутри
группы студентов и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер
проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта - Иванова И.В.
После согласования изменений с руководителем проекта
и вынесения решения о принятии или отказе изменения, менеджер проекта сообщает
о результатах команде проекта и, в случае необходимости, информирует или
согласовывает изменения с участниками проекта.
Каждое запрошенное изменение принимается или
отклоняется лицом с соответствующими полномочиями: руководителем проекта -
Иванова И.В. или спонсором - профкомом УГАТУ, или заказчиком - кафедрой.
В случае каких-либо изменений со стороны
заказчика, спонсора проекта, руководителя проекта, то об изменениях сообщают
менеджеру проекта, и он впоследствии информирует об изменениях команду проекта.
Управление изменениями содержания включает:
) Описание содержания проекта
Если одобренные запросы на изменения влияют на
содержание проекта, то описание содержания проекта редактируется, и в новую
редакцию включаются одобренные изменения.
) Иерархическая структура работ
Если одобренные запросы на изменения влияют на
содержание проекта, то ИСР редактируется и в новую редакцию включаются эти
одобренные изменения.
) Словарь ИСР
Если одобренные запросы на изменения влияют на
содержание проекта, то словарь ИСР редактируется и в новое содержание
включаются одобренные изменения.
) Базовый план по содержанию
Описано в разделе 2.2.2.
) Запрошенные изменения
В результате управления содержанием проекта
могут появляться запрошенные изменения, обрабатываемые для рассмотрения и
распоряжения в соответствии с процессом общего управления изменениями,
описанного в разделе 2.1.6.
) Рекомендуемые корректирующие действия
Руководитель проекта формирует рекомендуемые
корректирующие действия, которые представляют собой любой рекомендованный шаг в
целях приведения ожидаемой будущей эффективности проекта в соответствие с
планом управления проектом и описанием содержания проекта.
) Активы организационного процесса
Причины отклонений, выбор конкретного
корректирующего действия документируются в виде отчетов для использования
знаний при проведении следующих фестивалей специальности «Управление
инновациями».
План управления проектом
Если одобренные запросы на изменения каким-либо
образом затрагивают содержание проекта, то создается новое содержание проекта.
Так как руководитель проекта подтвердил
содержание проекта, то запросы на изменение содержания проекта на данном этапе
не потребовались.
В ходе организации фестиваля менеджер проекта
будет уделять внимание отклонениям содержания, и отслеживать риски
возникновения незапланированных работ. В результате контроля содержания проекта
будут определены причины отклонений по сравнению с базовым планом по содержанию
и приняты решения о необходимости корректирующих действий (формировании запроса
на изменение).
.3 Управление сроками проекта
.3.1 Определение состава операций
Определение состава операций - это определение
конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения
различных результатов поставки проекта.
. Создание команды и распределение ролей
.1 Определение ведущих
.2 Определение ответственных за монтирование
видеоролика
.3 Определение ответственных за организацию
приглашений гостям
.4 Определение списка участников в концертных
номерах
.5 Создана команда проекта и распределены роли
. Организация и проведение репетиций
.1 Определение расписания студентов
.2 Состыковка расписания
.3 Определение графика проведения репетиций
.4 Проведение репетиций
.5 Написание сценария
.6 Организованы и проведены репетиции
. Аренда актового зала
.1 Выбор актового зала
.2 Подача заявления на аренду
.3 Арендован зал
. Аренда видео- и аудиооборудования
.1 Подача заявки
.2 Арендовано оборудование
. Организация информационных приглашений
.1 Определение списка гостей
.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и
обзванивание гостей фестиваля
.3 Печать объявлений
.4 Организованы приглашения гостям
. Монтирование видеоролика
.1 Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и
преподавателей
.2 Выбор музыки и подбор текста
.3 Создание видеоролика
.4 Смонтирован видеоролик
. Завершение подготовки к проведению фестиваля
.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения
приглашения
.2 Украшение актового зала
.3 Установка видео- и аудиооборудования
.4 Проведение генеральной репетиции
.5 Подготовка к фестивалю завершена
. Проведение фестиваля
.1 Торжественное открытие мероприятия
.2 Вступительная речь почетных гостей фестиваля
.3 Концерт студентов
.4 Заключительная часть
.5 Фестиваль проведен
. Закрытие проекта
.1 Закрытие контрактов
.2 Подведение итогов
.3 Отчет перед заказчиком
.4 Проект закрыт
.3.2 Определение взаимосвязи операций
В таблице 5 представлены операции и
продолжительность выполнения процессов.
Таблица 5 -
Наименование и продолжительность выполнения операций
|
№
операции
|
Наименование
операции
|
Продолжительность
операций
|
|
1
|
Определение
списка участников в концертных номерах
|
6
дней
|
|
2
|
Определение
расписания студентов
|
1
день
|
|
3
|
Состыковка
расписания
|
1
день
|
|
4
|
Определение
графика проведения репетиций
|
2
дней
|
|
5
|
Проведение
репетиций
|
25
дней
|
Написание
сценария
|
3
дней
|
|
7
|
Выбор
актового зала
|
1
день
|
|
8
|
Подача
заявления на аренду
|
1
день
|
|
9
|
Подача
заявки
|
1
день
|
|
10
|
Определение
списка гостей
|
3
дней
|
|
11
|
Рассылка
факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля
|
4
дней
|
|
12
|
Печать
объявлений
|
1
день
|
|
13
|
Сбор
фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей
|
4
дней
|
|
14
|
Выбор
музыки и подбор текста
|
2
дней
|
|
15
|
Создание
видеоролика
|
4
дней
|
|
16
|
Звонки
приглашенным гостям для подтверждения приглашения
|
2
дней
|
|
17
|
Украшение
актового зала
|
0,125
дней
|
|
18
|
Установка
видео- и аудиооборудования
|
0,125
дней
|
|
19
|
Проведение
генеральной репетиции
|
0,25
дней
|
|
20
|
Проведение
фестиваля
|
0,14
дней
|
|
21
|
Закрытие
контрактов
|
1
день
|
|
22
|
Подведение
итогов
|
1
день
|
|
23
|
Отчет
перед заказчиком
|
1
день
|
|
Итого
|
41,39
|
На рисунке 5 представлен сетевой граф.
Рисунок 5 - Сетевой граф
Стрелка (ребро) соответствует операции - работе,
а вершина - состоянию процесса. Номер стрелки соответствует номеру работы.
Каждая работа длится определенное время. Продолжительность работ проставлена
под стрелкой. Структура графа - работа №2 выполняется только после завершения
работы №1 и т.д., а работы №8 и №9; №17 и №18 выполняются параллельно.
Вершина №0 соответствует началу выполнения всех
работ, а вершина № 23 - факту завершения всех работ. В вершине сверху
проставляется номер вершины, цифра слева соответствует раннему времени
наступления события (состояния), слева - позднему времени наступления события,
внизу проставляется резерв времени, как разность позднего времени наступления
события и раннего времени наступления события. Общее время выполнения всех
работ (операций) равно 41,39 дней. Критический путь лежит на последовательности
работ №1, №2, №3, №4, №5, №12, №16, №17, №18, №19, №20, №21.
.3.3 Оценка ресурсов операций
Оценка ресурсов операций - оценка типов и
количества ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций.
Таблица 6 - Оценка
ресурсов операций
|
Состав
операций
|
Длительность
|
|
1.
Создание команды и распределение ролей
|
канцелярские
принадлежности
|
|
2.
Организация и проведение репетиций
|
канцелярские
принадлежности
|
|
3.
Аренда актового зала
|
актовый
зал
|
|
4.
Аренда видео- и аудиооборудования
|
аудио-
и видеооборудование
|
|
5.
Организация информационных приглашений
|
канцелярские
принадлежности, команда проекта
|
|
6.
Монтирование видеоролика
|
фотографии
студентов 1-5 курсов и преподавателей кафедры, команда проекта
|
|
7.
Завершение подготовки к проведению фестиваля
|
украшения,
батарейки для микрофонов, услуги звукооператора, команда проекта
|
|
8.
Проведение фестиваля
|
грамоты
участникам и организаторам фестиваля, услуги звукооператора, команда проекта
|
|
9.
Закрытие проекта
|
канцелярские
принадлежности
|
Ресурсы, необходимые для организации и
проведения фестиваля:
актовый зал;
аудио- и видеооборудование (микрофоны,
акустическая система, проектор, ноутбук);
участники проекта - 52 человека.
украшения (воздушные шары 88 штук, плакаты 5
штук).
батарейки для микрофонов (10 штук);
грамоты участникам и организаторам фестиваля -
11 штук;
канцелярские принадлежности (бумага 1 пачка,
ручки 3 штуки),
фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей
кафедры;
услуги звукооператора.
.3.4 Оценка длительности операций
В таблице 7 представлен состав операций, их
длительность, дата начала и окончания.
Таблица 7 - Состав операций с указанием
длительности, даты начала и окончания.
|
Состав
операций
|
Длительность
|
Начало
|
Окончание
|
|
1.
Создание команды и распределение ролей
|
6
дней
|
10.10.2011
|
17.10.2011
|
|
1.1
Определение ведущих
|
6
дней
|
10.10.2011
|
17.10.2011
|
|
1.2
Определение ответственных за монтирование видеоролика
|
6
дней
|
10.10.2011
|
17.10.2011
|
|
1.3
Определение ответственных за организацию приглашений гостям
|
6
дней
|
10.10.2011
|
17.10.2011
|
|
1.4
Определение списка участников в концертных номерах
|
6
дней
|
10.10.2011
|
17.10.2011
|
|
1.5
Создана команда проекта и распределены роли
|
0
дней
|
17.10.2011
|
17.10.2011
|
|
2.
Организация и проведение репетиций
|
29
дней
|
13.02.2012
|
23.03.2012
|
|
2.1
Определение расписания студентов
|
1
день
|
13.02.2012
|
13.02.2012
|
|
2.2
Состыковка расписания
|
1
день
|
14.02.2012
|
14.02.2012
|
|
2.3
Определение графика проведения репетиций
|
2
дней
|
15.02.2012
|
16.02.2012
|
|
2.4
Проведение репетиций
|
25
дней
|
17.02.2012
|
22.03.2012
|
|
2.5
Написание сценария
|
3
дней
|
20.03.2012
|
22.03.2012
|
|
2.6
Организованы и проведены репетиции
|
0
дней
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
3.
Аренда актового зала
|
3
дней
|
17.02.2012
|
21.02.2012
|
|
3.1
Выбор актового зала
|
2
дней
|
17.02.2012
|
20.02.2012
|
|
3.2
Подача заявления на аренду
|
1
день
|
21.02.2012
|
21.02.2012
|
|
3.3
Арендован зал
|
0
дней
|
21.02.2012
|
21.02.2012
|
|
4.
Аренда видео- и аудиооборудования
|
1
день
|
17.02.2012
|
17.02.2012
|
|
4.1
Подача заявки
|
1
день
|
17.02.2012
|
17.02.2012
|
|
4.2
Арендовано оборудование
|
0
дней
|
17.02.2012
|
17.02.2012
|
|
5.
Организация информационных приглашений
|
10
дней
|
20.02.2012
|
02.03.2012
|
|
5.1
Определение списка гостей
|
3
дней
|
20.02.2012
|
22.02.2012
|
|
5.2
Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей фестиваля
|
4
дней
|
27.02.2012
|
01.03.2012
|
|
5.3
Печать объявлений
|
1
день
|
02.03.2012
|
02.03.2012
|
|
5.4
Организованы приглашения гостям
|
0
дней
|
02.03.2012
|
02.03.2012
|
|
6.
Монтирование видеоролика
|
10
дней
|
06.03.2012
|
19.03.2012
|
|
6.1
Сбор фотографий со студентов 1-5 курсов УИ и преподавателей
|
4
дней
|
06.03.2012
|
09.03.2012
|
|
6.2
Выбор музыки и подбор текста
|
2
дней
|
12.03.2012
|
13.03.2012
|
|
6.3
Создание видеоролика
|
4
дней
|
14.03.2012
|
19.03.2012
|
|
6.4
Смонтирован видеоролик
|
0
дней
|
19.03.2012
|
19.03.2012
|
|
7.
Завершение подготовки к проведению фестиваля
|
2,5
дней
|
21.03.2012
|
23.03.2012
|
|
7.1
Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения
|
2
дней
|
21.03.2012
|
22.03.2012
|
|
7.2
Украшение актового зала
|
1
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
7.3
Установка видео- и аудиооборудования
|
1
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
7.4
Проведение генеральной репетиции
|
2
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
7.5
Подготовка к фестивалю завершена
|
0
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.
Проведение фестиваля
|
0,14
дней
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.1
Торжественное открытие мероприятия
|
0,25
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.2
Вступительная речь почетных гостей фестиваля
|
0,25
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.3
Концерт студентов
|
1
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.4
Заключительная часть
|
0,3
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
8.5
Фестиваль проведен
|
0
ч
|
23.03.2012
|
23.03.2012
|
|
9.
Закрытие проекта
|
3
дней
|
26.03.2012
|
28.03.2012
|
|
9.1
Закрытие контрактов
|
1
день
|
26.03.2012
|
26.03.2012
|
|
9.2
Подведение итогов
|
1
день
|
27.03.2012
|
27.03.2012
|
|
9.3
Отчет перед заказчиком
|
1
день
|
28.03.2012
|
28.03.2012
|
Проект реализуется в течение 41,39 дней. Большая
часть операций будет выполняться после новогодних каникул, т.е. с 13 февраля
2012г.
.3.5 Разработка расписания
Разработка расписания проводилась менеджером
проекта осенью при написании курсового проекта. Расписание организации
фестиваля охватывает период с 10 октября 2011г. по 23 марта 2012г. Фестиваль
будет проводиться весной 23 марта 2012 г. и большая часть работ будет именно в
этот период. На рисунках 6,7 представлена диаграмма Ганта.
Рисунок 6 - Представление структурной
декомпозиции работ в виде диаграммы Гантта
Рисунок 7 - Представление структурной
декомпозиции работ в виде диаграммы Гантта
.3.6 Управление расписанием
Управление расписанием - управление изменениями
расписания проекта. Управление расписанием связано с тем, что менеджер проекта
определяет текущего состояние расписания проекта, влияет на факторы, создающие
изменения в расписании, выявляет факты изменения расписания проекта,
управлением изменениями по мере их возникновения. Так как расписание проекта
может изменяться в ходе выполнения работы, то менеджер уведомляет участников
проекта о значительных изменениях в расписании. Некоторые операции могут
выполняться параллельно, либо могут наблюдаться отклонения в запланированной
последовательности выполнения операций, длительности операций, составе операций
и др., но команде проекта следует придерживаться запланированного расписания.
.4 Управление поставками проекта
Управление поставками проекта включает в себя
процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или
результатов, которые производятся вне исполняющей организации.
.4.1 Планирование покупок и приобретений
В процессе планирования покупок и приобретений
устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров,
услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие
нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения
проекта.
Покупки и приобретения:
аренда актового зала;
аренда видео- и аудиоборудования;
воздушные шары - 88 штук;
плакаты - 5 штук;
батарейки для микрофонов - 10 штук :
грамоты участникам и организаторам - 11 штук;
услуги звукорежиссера.
.4.2 Планирование контрактов
При организации и проведении фестиваля
необходимо будет арендовать актовый зал и видео- и аудиоборудование. При аренде
актового зала и оборудования потенциальным продавцом является УГАТУ. Для аренды
актового зала на период с 20 февраля 2012г. по 23 марта 2012г. необходимо
написать заявление на имя Кочкина А.В. и согласовать заявление с профкомом
УГАТУ. Для аренды аудио- и видеооборудования на 23 марта 2011г. необходимо
согласовать заявку с профкомом УГАТУ и подать заявку Чернышеву А.А. При аренде
оборудования Чернышев А.А. назначает звукорежиссера для проведения мероприятия.
Звукорежиссёр - нанятый сотрудник, для установления видео- и аудиоборудования, воспроизведения,
обработку, монтаж, сведение (перезаписи) звуковых компонентов с помощью
технических средств. В задачу звукорежиссёра входит создание звукового
оформления фестиваля в соответствии с идейно-художественным замыслом авторов
сценария. В заявлении на аренду должна быть указан кто проводит мероприятие и
период аренды. Заявление и заявка должны подаваться не позднее, чем за один
месяц до начала проведения фестиваля.
При предоставлении украшений продавцами являются
магазины, где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями»
приобретут необходимые материалы. Менеджер проекта оповещает старост групп по
телефону или по Интернет о необходимости предоставления воздушных шаров от
каждого студента группы, одного плаката от группы, и по 2 батарейки для
микрофонов от группы на генеральную репетицию. Украшения и батарейки должны
предоставить старосты групп на генеральную репетицию - 23 марта 2012г.
При предоставлении грамот участникам и
организаторам мероприятия в количестве 11 штук потенциальным продавцом является
кафедра «Управление инновациями».
.4.3 Запрос информации у продавцов
Предполагаемыми поставщиками являются УГАТУ,
магазины, где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» будут
приобретать воздушные шары, батарейки, плакаты, необходимые канцелярские
принадлежности. Запросом у профкома УГАТУ являются сведения о свободных актовых
залах, о свободном работающем видео- и аудиооборудовании. Запросом информации у
старост групп является информация о стоимости, качестве необходимых материалов,
сведения о уже приобретенных материалах и сроках предоставления материалов. При
запросе информации у кафедры предполагается выяснить информацию о приобретенных
грамотах, о подписанных грамотах, о награждаемых участниках.
.4.4 Выбор продавцов
Выбранными продавцами являются УГАТУ, магазины,
где студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» будут
приобретать необходимые материалы, кафедра «Управление инновациями». Контракт
заключается с каждым выбранным поставщиком.
Контракт заключается с УГАТУ в виде заявления на
аренду актового зала и видео- и аудиооборудования. Контракт является взаимным
соглашением, обязывающим продавца предоставить указанный актовый зал и
оборудование, а покупателя - вернуть арендуемый зал и оборудование не позднее
указанного в заявлении срока.
Контракт в виде устного соглашения заключается
со старостами групп 1-5 курсов о предоставлении украшений и батареек не позднее
оговоренного срока. Также заключается устный контракт с продавцами магазинов
при покупке материалов.
Также контракт в виде устного соглашения
заключается с кафедрой «Управление инновациями» о предоставлении грамот
участникам и организаторам фестиваля не позднее оговоренного срока.
Менеджер проекта следит за выполнением контракта
с каждым продавцом. В случае необходимости, оговаривает изменения контракта с
руководителем проекта.
2.4.5 Администрирование контрактов
Администрирование контрактов - процесс проверки,
что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям.
Администрирование контрактов - включает в себя:
управление контрактом и взаимоотношениями между
покупателем и продавцом,
анализ и документальное оформление текущей и
прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих
действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом,
управление изменениями, связанными с контрактом,
и, при необходимости.
Процесс проверки обязательств по контрактам
осуществляет менеджер проекта. Менеджер связывается с представителем профкома
УГАТУ Ипатовым М.А. и получает информацию о результатах подачи заявления.
Менеджер проекта информирует руководителя и заказчика об арендованном актовом
зале и оборудовании. Также менеджер проекта связывается по телефону или
Интернет со старостами групп и осуществляет обзор выполненных покупок,
определяет, насколько успешно или не успешно происходит выполнение работ.
Менеджер проекта предоставляет руководителю
отчетность по исполнению, содержащую информацию о том, насколько эффективно
поставщики выполняют контракты.
.4.6 Закрытие контракта
Закрытие контракта - процесс завершения всех
поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результаты по контракту
приняты.
После завершения фестиваля участники проекта
освобождают помещение, звукооператор выключает и уносит видео- и аудиооборудование,
команда проекта снимает украшения, убирает реквизит, после этого менеджер
проекта проверяет состояние актового зала, забирает оставленные вещи, выключает
свет, закрывает актовый зал, и относит ключ руководителю проекта. Менеджер
проекта оповещает продавца актового зала в лице Ипатова М.А. о закрытии
контракта, т.е. о проведенном мероприятии, о результатах проведенного
фестиваля, о состоянии актового зала. Устные контракты со студентами о
предоставлении украшений и батареек и с кафедрой о предоставлении грамот
закрываются после предоставлении необходимых материалов и в необходимом
количестве на генеральную репетицию.
Обязанности менеджера проекта по закрытию
контрактов:
формальная приемка всех предоставленных
результатов, работ по контракту;
размещение в архиве документов по поставкам.
Документацией, размещаемой в архиве является
ксерокопии заявлений на аренду актового зала и видео- и аудиооборудования.
.5 Управление рисками проекта
.5.1 Планирование управления рисками
Для идентификации рисков менеджер проекта
воспользуется экспертным опросом. В качестве экскрета выступит руководитель
проекта - Иванова И.В. Менеджер проекта проведет совещание с командой проекта
для разработки плана управления рисками. В совещании могут принимать участие руководитель
проекта, отдельные члены команды проекта, участники проекта. При планировании
реагирования риск анализируется с четырех точек зрения:
• Исследование - достаточно ли мы знаем о риске.
• Приемлемость - возможность игнорирования
риска.
• Управление - можно ли воздействовать на риск
или его последствия.
• Возможность избежать проблемы - можно ли
избежать риск.
2.5.2 Идентификация рисков
Идентификация рисков предусматривает определение
рисков, способных повлиять на проект. Для идентификации рисков проекта были
использованы следующие методы идентификации рисков:
Анализ документации - проанализирована
документация по проекту, включая заявки участников фестиваля, устав проекта,
планы и др.
Анализ контрольных списков - контрольные списки
представляют собой перечни рисков, составленные на основе информации и знаний,
которые были накоплены в ходе исполнения прежних аналогичных проектов, а именно
проектов по подготовке и проведению фестивалей.
Опрос эксперта с большим опытом работы над
проектом - опрос куратора проекта.
Проанализировав информацию, менеджер проекта
составил следующий список рисков:
Неявка участников фестиваля: не придут студенты,
участвующие в фестивале.
Отказ от участия в фестивале: отказ студентов
принимать участие в организации и проведении фестиваля.
Плохо продуманный план организации фестиваля:
плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям,
монтирования видеоролика и т.п.
Отсутствие или поломка оборудования:
отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.
Отсутствие свободного актового зала: отсутствует
свободный актовый зал из-за несвоевременно поданного заявления на аренду.
Неявка руководителей министерств, руководителей
предприятий, руководителей отделов управления районами города, руководства
УГАТУ: неявка потенциальных работодателей из-за занятости или не
информированности о мероприятии.
Неявка выпускников колледжей и школ: неявка
выпускников из-за занятости или не информированности о мероприятии.
Неявка родителей абитуриентов и студентов неявка
родителей из-за занятости или не информированности о мероприятии.
.5.3 Качественный анализ рисков
Качественный анализ рисков включает в себя
оценку важности рисков для идентифицированных рисков, результаты которой
используются впоследствии, например, в ходе количественного анализа рисков или
планирования реагирования на риски. Организации могут существенно повысить
эффективность исполнения проекта, сосредоточив усилия на рисках, обладающих
наивысшим приоритетом. При качественном анализе рисков определяются приоритеты
идентифицированных рисков на основании вероятности их возникновения, их влияния
на достижение целей проекта в случае возникновения этих рисков, а также с
учетом ряда других факторов.
Определим вероятность и воздействие рисков на
проект по шкале значимости (таблица 8).
Таблица 8 - Шкала
значимости
|
Степень
значимости
|
Описание
степени значимости
|
|
Воздействие
|
Вероятность
|
|
0
|
Не
оказывается никакого воздействия
|
Риск
не проявится
|
|
0,1
|
Очень
слабое воздействие
|
Очень
низкая вероятность проявления
|
|
0,3
|
Умеренное
воздействие
|
Умеренная
вероятность
|
|
0,5
|
Среднее
воздействие
|
Средняя
вероятность
|
|
0,7
|
Сильное
воздействие
|
Высокая
вероятность
|
|
0,9
|
Значительное
воздействие
|
Значительная
вероятность
|
|
1
|
Абсолютное
воздействие
|
Риск
проявится
|
|
0,2;
0,4; 0,6; 0,8;
|
Промежуточные
значения степеней значимости
|
Расстановка приоритетов рискам осуществляется на
основании рейтинга рисков. Присвоение риску определенного места происходит на
основе оценок их вероятностей возникновения и последствий. Оценка важности
рисков и, следовательно, приоритетности для обработки осуществляется при помощи
таблицы соответствия или матрицы вероятности и последствий (таблица 9). Такая
матрица содержит комбинации вероятности и воздействия, при помощи которых
рискам присваивается определенный ранг: низкий, средний или высший приоритет.
В матрице область темно-серого цвета (наивысшие
цифровые значения) обозначает высокий уровень риска, область белого цвета
(средние по значению цифровые обозначения) обозначает средний уровень риска,
область среднего по интенсивности серого цвета (наименьшие цифровые значения)
обозначает низкий уровень риска.
Ранг риска помогает управлять реагированием на
риски. Например, для рисков, оказывающих в случае возникновения негативное
воздействие на проект, а потому расположенных в зоне высокого риска
(темно-серого цвета) матрицы, необходимы предупредительные операции и
агрессивная стратегия реагирования. Для угроз, расположенных в зоне низкого
риска (средний по интенсивности серый цвет), осуществление предупредительных
операций может не потребоваться. Достаточно того, что они помещены в список для
наблюдения или добавлены в резерв непредвиденных обстоятельств.
Таблица 9 - Матрица
вероятности и последствий
|
Вероятность
|
Мера
риска
|
|
0,9
|
0,09
|
0,27
|
0,45
|
0,63
|
0,81
|
|
0,7
|
0,07
|
0,21
|
0,35
|
0,49
|
0,63
|
|
0,5
|
0,05
|
0,15
|
0,25
|
0,35
|
0,45
|
|
0,3
|
0,03
|
0,09
|
0,15
|
0,21
|
0,27
|
|
0,1
|
0,01
|
0,03
|
0,05
|
0,07
|
0,09
|
|
Воздействие
|
0,1
|
0,3
|
0,5
|
0,7
|
0,9
|
Оценка рисков производилась экспертным методом,
на основании результатов опроса куратора проекта.
На основании результатов опроса производилось
определение степени вероятности возникновения и воздействия каждого риска на
проект.
Определим важность риска, которая равна
произведению значений воздействия на вероятность возникновения риска (таблица
10).
Таблица 10 -
Оценка важности риска
|
№
|
Риск
|
Воздействие
|
Вероятность
|
Важность
|
Ранг
|
|
1
|
Неявка
участников фестиваля
|
0,9
|
0,1
|
0,09
|
Низкий
|
|
2
|
Отказ
от участия в фестивале
|
0,5
|
0,3
|
0,15
|
Низкий
|
|
3
|
Плохо
продуманный план организации фестиваля
|
0,7
|
0,1
|
0,07
|
Низкий
|
|
4
|
Отсутствие
или поломка оборудования
|
0,3
|
0,1
|
0,03
|
Низкий
|
|
5
|
Отсутствие
свободного актового зала.
|
0,9
|
0,1
|
0,09
|
Низкий
|
|
6
|
Неявка
преподавателей кафедры
|
0,5
|
0,1
|
0,05
|
Низкий
|
|
7
|
Неявка
руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов
управления районами города, руководства УГАТУ
|
0,7
|
0,3
|
0,21
|
Средний
|
|
8
|
Неявка
выпускников колледжей и школ
|
0,7
|
0,3
|
0,21
|
Средний
|
|
9
|
Неявка
родителей абитуриентов и студентов
|
0,1
|
0,5
|
0,05
|
Низкий
|
Рисков, имеющих высокий уровень важности нет.
Риски, имеющие средний уровень важности: неявка руководителей министерств,
руководителей предприятий, руководителей отделов управления районами города,
руководства УГАТУ (0,21); неявка выпускников колледжей и школ (0,21). Все
остальные рассматриваемы риски, имеют низкий уровень важности: неявка
участников фестиваля, отказ участия в фестивале, плохо продуманный план
организации фестиваля, отсутствие или поломка оборудования, отсутствие
свободного актового зала, неявка преподавателей кафедры, неявка родителей
абитуриентов и студентов.
2.5.4 Количественный анализ рисков
Количественный анализ производится в отношении
тех рисков, которые в процессе качественного анализа рисков были квалифицированы
как потенциально или существенным образом влияющие на проект: неявка
руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов
управления районами города, руководства УГАТУ; неявка выпускников колледжей и
школ.
Таблица 11 - Возможное
количество руководителей
|
Наилучший
|
Вероятный
|
Наихудший
|
|
Количество
человек
|
12
|
5
|
3
|
Рассчитаем ожидаемое количество потенциальных
работодателей которые придут на фестиваль:
Таким образом, ожидаемое количество
руководителей составит 5 человек.
Таблица 12 -
Возможное количество выпускников колледжей и школ
|
Наилучший
|
Вероятный
|
Наихудший
|
|
Количество
человек
|
45
|
30
|
12
|
Рассчитаем ожидаемое количество выпускников
колледжей и школ, которые придут на фестиваль:
Таким образом, ожидаемое количество выпускников
колледжей и школ составит 24 человека.
2.5.5 Планирование реагирования на риск
В таблице 13 представлен план реагирования на
риски.
Таблица 13 - План
реагирования на риски
|
Названия
риска
|
Планирования
реагирования на риск
|
|
Метод
реагирования
|
План
предотвращения риска
|
План
реагирования при возникновении риска
|
|
Неявка
участников фестиваля
|
-
Выяснение причины неявки - Поиск замены участника - Корректировка сценария
|
-
Контроль посещаемости репетиций - Контроль присутствия на фестивале
|
Звонки
участникам, старостам групп для выяснения причины и поиска новых участников,
корректировка сценария вместе с участниками фестиваля
|
|
Отказ
от участия в фестивале
|
-
Выяснение причины отказа - Поиск замены участника
|
-
Контроль посещаемости репетиций - Контроль присутствия на фестивале
|
Звонки
участникам, старостам групп для выяснения причины и поиска новых участников
|
|
Плохо
продуманный план организации фестиваля
|
Тщательнее
доработать план и согласовать его с руководителем
|
Детальная
проработка плана
|
Доработать
план вместе с командой проекта
|
|
Отсутствие
или поломка оборудования
|
-Поиск
оборудования - Подача заявления на аренду другого оборудования
|
Подача
заявки на аренду оборудования за 1 или 1,5 месяца до проведения фестиваля
|
Согласовать
заявку с профкомом и подать заявку на аренду оборудования
|
|
Отсутствие
свободного актового зала
|
-
Поиск свободного актового зала - Подача заявления на аренду другого актового
зала
|
Подача
заявления на аренду актового зала за 1 или 1,5 месяца до проведения фестиваля
|
-
Выбрать другой актовый зал вместе с руководителем и с профкомом УГАТУ -
Подать заявление на аренду зала
|
|
Неявка
преподавателей кафедры
|
-
Выяснение причины у ответственных за организацию приглашений гостям -
Косвенное информирование гостей
|
Своевременное
оповещение о проведении фестиваля
|
Звонки
студентам, ответственным за рассылку приглашений, информирование через
зав.кафедрой
|
|
Неявка
руководителей министерств, руководителей предприятий, руководителей отделов
управления районами города, руководства УГАТУ
|
-
Выяснение причины у ответственных за организацию приглашений - Косвенное
информирование
|
Своевременное
оповещение о проведении фестиваля
|
Звонки
студентам, ответственным за рассылку приглашений, информирование через
зав.кафедрой
|
|
Неявка
выпускников колледжей и школ
|
-
Выяснение причины у ответственных за организацию приглашений - Косвенное
информирование
|
Своевременное
оповещение о проведении фестиваля
|
Звонки
студентам, ответственным за рассылку приглашений, информирование через
зав.кафедрой
|
|
Неявка
родителей абитуриентов и студентов
|
-
Выяснение причины у ответственных за организацию приглашений - Косвенное
информирование
|
Своевременное
оповещение о проведении фестиваля
|
Звонки
студентам, ответственным за рассылку приглашений, информирование через
зав.кафедрой
|
.5.6 Мониторинг и контроль рисков
В процессе реализации проекта необходимо
проводить мониторинг и контроль новых и уже идентифицированных рисков.
Мониторинг и управление рисками - это процесс идентификации, анализа и
планирования, новых рисков, отслеживания идентифицированных рисков, проверки и
исполнения плана реагирования на риски. Мониторинг и управление рисками
являются непрерывным процессом, происходящим на протяжении всего жизненного
цикла проекта.
Менеджер проводит периодические совещания,
примерно один раз в неделю, с командой проекта о текущем состоянии проекта и в
процессе мониторинга пересматривает перечень известных рисков, проводит
идентификацию новых рисков, изучает основные причины их возникновения,
сравнивает, получаемые в процессе реализации проекта, результаты с
запланированными, оценивает эффективность плана реагирования на риски.
Пересмотр рисков должен проводиться регулярно, т.е. раз в неделю. Менеджер, в
случае необходимости, разрабатывает дополнительный план по реагированию на
риски.
Ответственный за реагирование на риск, т.е.
менеджер проекта должен периодически, примерно раз в неделю, отчитываться перед
руководителем проекта о выполнения плана, обо всех непредвиденных
обстоятельствах и корректировках, необходимых для надлежащего управления
риском. Мониторинг и управление рисками также включает в себя обновление
активов, включая базы данных накопленных знаний проекта и шаблоны управления
рисками, которые понадобятся для будущих проектов.
.6 Управление персоналом проекта
.6.1 Организационное планирование
При планировании человеческих ресурсов
определяется:
) Распределение ролей
Роль - обозначение части проекта, за выполнение
которой несет ответственность определенное лицо. Роли при организации и
проведении фестиваля: куратор проекта, менеджер проекта студенты, участвующие в
концертных номерах, студент, ответственный за монтирование видеоролика
,студенты, ответственные за организацию приглашений гостям, ведущие,
звукорежиссёр
) План управления обеспечением проекта
персоналом.
Набор членов команды проекта: в команду проекта
набирают желающих, творческих, активных, талантливых студентов 1-5 курсов
специальности «Управление инновациями». Менеджер связался со старостами групп и
с 10.10.2011 г. и до 17.10.2011 г. и получил информацию об участниках
фестиваля. Команда проекта будет задействована в процесс организации фестиваля
в период с 20.02.12г. по 23.03.12 г. Также необходимо нанять звукорежиссера,
для найма которого необходимо подать заявку 5.03.12 г. главному режиссеру
Чернышеву А.А. Звукорежиссер будет задействован 23.03.12г. (на генеральную
репетицию и фестиваль).
Выход людей их проекта: в случае выхода людей из
проекта (отказа в участии) будет реализована их замена. В случае отказа в
участии в концертном номере фестиваля будет произведен поиск студентов на
замену отказавшегося человека, если же человек не будет найден, то будет
корректироваться концертный номер мероприятия. Если человек отказывается быть
ведущим, рассылать приглашения или монтировать видеоролик, то ему ищется замена
среди студентов 1-5 курсов. Выход людей из проекта возможен только по
уважительной причине (болезнь, путешествия, форс-мажорные обстоятельства).
Критерии освобождения от участия в проекте:
Куратор проекта, студенты, участвующие в концертных номерах, студенты,
ответственные за организацию приглашений гостям, ведущие, звукорежиссёр
освобождаются от участия в проекте только после проведения фестиваля, т.е.
после 23.03.2012г.; студент, ответственный за монтирование видеоролика - после
5.03.12 г.; менеджер проекта - после закрытия проекта, т.е. после 28.03.12 г.
Матрица ответственности представлена в таблице
14.
Таблица 14 -
Матрица ответственности
|
Этап
проекта
|
Ответственные
за работу
|
|
Заказчик
(высшее руководство)
|
Куратор
проекта
|
Менеджер
проекта
|
Студенты,
участвующие в концертных номерах
|
Студент,
ответственный за монтирование видеоролика
|
Студенты,
ответственные за организацию приглашений гостям
|
Ведущие
|
Звукорежиссёр
|
|
Создание
команды проекта и распределение ролей
|
|
У
|
И,
О
|
|
|
|
|
|
|
Организация
и проведение репетиций
|
У
|
С
|
И,
О
|
И
|
|
|
|
|
|
Аренда
актового зала
|
|
С
|
И,
О
|
|
|
|
|
|
|
Аренда
видео- и аудио-оборудования
|
|
С
|
И,
О
|
|
|
|
|
С
|
|
Организация
приглашений гостям
|
У
|
С
|
|
|
|
И,О
|
|
|
|
Монтирование
видеоролика
|
|
У
|
С
|
|
|
И,
О
|
|
|
|
Завершение
подготовки к проведению фестиваля
|
|
С
|
И,
О
|
И
|
|
И
|
И
|
И
|
|
Проведение
фестиваля
|
|
|
|
И
|
|
|
И,
О
|
И
|
|
Закрытие
проекта
|
У
|
С
|
И,
О
|
|
|
|
|
|
Условные обозначения: У - утверждение, И -
исполнение, С - согласование, О - ответственный.
) Рекомендации по проведению дополнительного
обучения.
Обучение персонала не требуется, т.к.
квалификация членов команды, привлекаемых для участия в проекте, является
достаточной для организации и проведения фестиваля. Но в ходе организации и
проведения мероприятия у студентов формируются коммуникационные компетенции,
организаторские, творческие способности, умения держать себя на публике,
формируется корпоративный дух, стимулируется более творческий подход к
выполнению поручений.
) Схема поощрения и награждения, соответствие
установленным нормам.
Поощрение и премирование.
После проведения фестиваля организаторы и
участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни
кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности. Также
поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры, признание со
стороны кафедры и студентов. Это поможет стимулировать и поддержать желаемую
производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение проводится для
стимулирования участия студентов в следующих проектах кафедры.
Соответствие. План управления обеспечением
проекта персоналом не предусматривает стратегии, обеспечивающие соответствие
проекта соответствующим правительственным нормативным актам, условиям договоров
с профсоюзами и другим правилам, касающихся человеческих ресурсов.
Безопасность. Нормы и правила по защите членов
команды проекта от несчастных случаев не включаются в план управления
обеспечением проекта персоналом.
.6.2 Создание проектной команды
Организационная диаграмма проекта представлена
на рисунке 8.
Рисунок 8 - Организационная структура проекта
Заказчик - сторона, заинтересованная в
осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов
проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта.
Заказчиком (высшее руководство) является кафедра «Управление инновациями».
Куратор проекта (руководитель)- представителя
высшего руководства, который хоть и не вникает в тонкости текущего положения
дел в проекте, но контролирует его ход, следит за достижение проектом конечных
целей, а если у менеджера проекта не хватает полномочий, - помогает ему своим
авторитетом. Куратор проекта принимает наиболее важные решения по организации мероприятия.
Куратором проекта является ассистент кафедры «Управление инновациями» Иванова
И.В.
Менеджер проекта - физическое лицо, несущее
личную ответственность за успех проекта и осуществляющее оперативное
руководство. Менеджером проекта является студентка 4 курса специальности
«Управление инновациями» Петрова Р.И.
Студенты, участвующие в концертных номерах -
студенты 1-5 курсов специальности «Управление инновациями» (таблица 16).
Ведущие - проводят фестиваль согласно сценарию,
который разрабатывают совместно с менеджером проекта (таблица 15).
Студент, ответственный за монтирование
видеоролика - студент 3 курса Цандеков С.А. отбирает фотографии студентов 1-5
курсов и преподавателей кафедры, подбирает музыку, текст и создает на
компьютере видеоролик для фестиваля.
Студенты, ответственные за организацию
приглашений гостям - организуют и рассылают приглашения гостям фестиваля, а
также перед проведением генеральной репетиции звонят почетным гостям фестиваля
для подтверждения приглашения (таблица 15).
Список команды проекта представлен в таблице 15.
Таблица 15 - Список
команды проекта
|
Команда
проекта
|
ФИО
|
|
Куратор
проекта
|
Иванова
И.В.
|
|
Менеджер
проекта
|
Петрова
Р.И.
|
|
Студенты,
участвующие в концертных номерах
|
См.таблицу
16
|
|
Студент,
ответственный за монтирование видеоролика
|
Цандеков
С.А.
|
|
Студенты,
ответственные за организацию приглашений гостям
|
Федорова
Е.А., Кодак Ю.А.
|
|
Ведущие
|
Нафиков
М.Р., Мухаметова Э.Р.
|
Список участников в концертных номерах
представлен в таблице 15.
Таблица 16 - Список участников в концертных
номерах
|
Курс
|
Концертный
номер
|
ФИО
|
Количество
человек
|
|
1
|
Вокальный
номер
|
Гайнелгилемова
Г.А., Галиуллина Д.И., Джафаров С.И., Егоров И.А., Ермолаева А.О., Ефименко
Н.А., Заерова Л.Ф., Калачаева О.Ю., Караваев А.А., Кутлугалямова Л.Ф.
|
10
|
|
Вокальный
номер
|
Ахмадиева
А.Р., Белоусов М.Л., Булатова М.Р., Савина А.А., Сайфутдинова Д.Р., Шахвалиев
Н.К.
|
6
|
|
2
|
Два
танцевальных номера
|
Мухамедьярова
Л.Д., Шарипов А.Т.
|
2
|
|
3
|
Два
танцевальных номера
|
Макаева
Л.И., Сафиюллина К.Р., Гадельшина А.Ф., Мухаметова Э.Р., Рахманова А.Р.,
Гулай Ю.С., Баркова Е.Е., Шайдуллина С.М., Фаретдинова А.М.
|
9
|
|
4
|
Юмористический
(сценка), Вокальный номер
|
Петрова
Р.И., Асадуллина А.М, Хаертдинова Р.Ф., Саляева В.И., Дубинина Е.В, Суфиянова
Э.М, Юняева А.Г., Баязитова Л., Кодак Ю.А., Федорова Е.А.
|
10
|
|
Танцевальный
|
Суфиянова
Э.М.
|
|
|
5
|
Танцевальный
|
Театр
танца «Zumanity» руководитель Кияшко О.А.
|
9
|
|
Вокальный
|
Ямщикова
Е.С.
|
1
|
|
Итого
|
47
|
Таким образом, в концертных номерах участвуют 47
человек, а численность команды проекта 52 человека.
.6.3 Развитие команды
Навыки в области общего менеджмента
Менеджер проекта может многократно снизить
количество возникающих проблем и повысить взаимодействие сотрудников, если
будет внимательно выслушивать, признавать их мнения и решать их проблемы. В
ходе организации мероприятия формируются такие навыки, как умение сопереживать,
оказывать влияние, творческий подход к работе и способность облегчать работу
группы.
Обучение
Обучение персонала не требуется, т.к.
квалификация членов команды, привлекаемых для участия в проекте, является
достаточной для организации и проведения фестиваля. Но в ходе организации и
проведения мероприятия у студентов формируются коммуникационные компетенции,
организаторские, творческие способности, умения держать себя на публике, укрепляются
чувства доверия и сплоченности среди членов команды.
Операции по укреплению команды
Принципы
Важным принципом является посещение репетиций в
актовом зале в заранее установленное время. Своевременное посещение репетиций
повысит производительность труда и качество фестиваля в целом. Все члены
команды проекта принимают на себя обязанности по соблюдению установленных
правил.
Со-расположение
Совместное размещение подразумевает размещение
членов команды проекта в актовом зале, чтобы укрепить их способность работать
как единой команде. В актовом зале будут проводиться репетиции, подготовка к
фестивалю и пройдет фестиваль. Совместное размещение предусматривается на
определенное время в период с 20.02.12 по 23.03.12. Стратегия со-расположения
способствует взаимному общению и укреплению чувства коллективизма.
Поощрение и премирование
После проведения фестиваля организаторы и
участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное участие в жизни
кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов специальности.
Грамоту вручат менеджеру проекта, четырем танцевальным, двум вокальным
коллективам, одному коллективу, организовавшим сценку, одному коллективу
организовавшим приглашения гостям, одному студенту, смонтировавшему видеоролик,
ведущим. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве кафедры,
признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет стимулировать и
поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также
поощрение проводится для стимулирования участия студентов в следующих проектах
кафедры.
.6.4 Управление проектной командой
Управление командой проекта включает в себя
контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи,
решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение
эффективности исполнения проекта. Менеджер наблюдает за деятельностью команды,
улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды,
обеспечивает обратную связь между куратором проекта и командой проекта.
Менеджер проекта, для регистрации этапов
выполнения работ, организует планерки, совещания один раз в неделю, на которых
будет обсуждаться, и разбираться полученная информация о ходе подготовки к
проведению фестиваля, будет отслеживаться численность команды, посещение
репетиций, график работ, результаты выполнения работ команды, текущее состояние
проекта, будут приниматься решения о корректировке.
Мотивациями для организации и проведения
фестиваля являются мотивация вознаграждением, получение опыта, чувство
ответственности за результат, чувство товарищества. После проведения фестиваля
организаторы и участники фестиваля будут награждаться грамотами за активное
участие в жизни кафедры с присуждением звания самых инициативных студентов
специальности. Также поощрением будет упоминание личных достижений в отзыве
кафедры, признание со стороны кафедры и студентов. Это поможет поддержать
желаемую производительность людей, занятых в проекте. Также поощрение
проводится для мотивирования участия студентов в следующих проектах кафедры.
Наблюдение и обсуждение
Менеджер проекта будет посещать репетиции для
наблюдения процесса выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды
проекта, созваниваться раз в неделю с командой проекта, для получения
информации о ходе выполнения работ, определять и решать проблемы, вызванные
межличностными противоречиями. На совещаниях, которые будут проводиться один
раз в неделю, будут обсуждаться полученная информация и, в случае
необходимости, определяться корректирующие действия. Если менеджер проекта
сомневается в принятии решений, то он обсуждает информацию с куратором проекта.
Куратор проекта принимает наиболее важные решения при организации фестиваля.
Менеджер проекта информирует всех участников фестиваля о результатах решения.
Оценка эффективности проекта
Менеджер проекта проводит совещания,
созванивается с членами команды для того, чтобы узнать о ходе выполнения работ,
о достигнутых результатах, о трудностях и др. Менеджер оценивает и анализирует
полученную информацию, обсуждает ее с куратором. Члены команды проекта в
качестве обратной связи получают информацию об оценке их работы над проектом от
менеджера, который осуществляет надзор за их деятельностью.
Урегулирование конфликтов
Если возникают конфликты по каким-либо вопросам,
то члены команды проекта сначала должны сами постараться решить свои конфликты.
Если происходит обострение конфликта, то менеджер проекта информируется о
конфликте, выслушивает мнения сторон, и принимает решение, устраивающее все
вовлеченные в конфликт стороны. Если менеджер не может найти решение,
устраивающее все стороны, то он обращается к куратору проекта, который выносит
решение по урегулированию конфликта. Менеджер сообщает результаты обсуждения
конфликтующим сторонам.
Журнал регистрации проблем
Если в процессе управления командой проекта
количество проблем возрастает, то менеджер проекта заводит журнал регистрации
проблем, где в письменной форме указывает проблему и конкретных людей, в
обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку.
Журнал поможет членам команды следить за тем, как и когда, будут решены те или
иные проблемы.
Запрошенные изменения
Изменения в кадровых назначениях, как вследствие
выбора, так в силу непредвиденных обстоятельств, могут оказать влияние на
остальную часть плана проекта. Если проблемы, вызванные кадровыми назначениями,
оказывают воздействие на план проекта (например, требуется увеличение сроков в
расписании проекта или увеличение ресурсов), то оформляется запрос на изменения,
который рассмотрен в рамках процесса общего управления изменениями (раздел
2.1.6).
Рекомендованные корректирующие действия
К корректирующим действиям по управлению
человеческими ресурсами относятся кадровые перестановки, найм нового персонала,
проведение дополнительных совещаний. К кадровым перестановкам могут относиться
назначения людей на другие должности, передача определенных работ на выполнение
другим членам команды и замещение образовавшихся вакансий новыми членами.
Рекомендованные предупреждающие действия
Если команда менеджер проекта обнаруживает
потенциальные или возникающие проблемы, относящиеся к человеческим ресурсам, то
для того, чтобы снизить вероятность возникновения и/или последствия, вызванные
такими проблемами, необходимо предпринять предупреждающие действия еще до того,
как они возникли. К предупреждающим действиям могут относиться совещания, целью
которых является снижение проблем, возникающих в случае отсутствия некоторых
членов команды, дополнительное разъяснение отдельных ролей, чтобы убедиться,
что выполняются все должностные обязанности.
Активы организационного процесса (обновления)
Входы для оценки эффективности работы
организации. Для оценки эффективности работы организации менеджер проекта
должен быть подготовлен для предоставления информации о каждом члене команды
проекта.
Документация о накопленных знаниях. Все
накопленные знания, приобретенные во время проекта, оформляются в виде
документов для того, чтобы они стали частью исторической базы данных кафедры.
Накопленные знания в области человеческих ресурсов включают в себя:
Организационная диаграмма проекта, описание
ролей и планы управления обеспечением проекта персоналом.
Принципы, методы урегулирования конфликтов и
признание определенных заслуг.
Процедуры по созданию со-расположения,
результаты совещаний.
Специальные навыки и квалификация определенных
членов команды, обнаруженные в процессе исполнения проекта.
Проблемы и способы их решения, зафиксированные в
журнале регистрации проблем проекта.
План управления проектом
Одобренные запросы на изменения и корректирующие
действия, которые в качестве обновлений можно внести в план управления
обеспечением проекта персоналом, являющегося частью плана управления проектом.
Информацией, вносимой в план в качестве обновления, является новые роли членов
команды проекта, новые члены команды, дополнительные решения о премировании
сотрудников и др.
.7 Управление коммуникациями проекта
.7.1 Планирование коммуникаций
Методологии передачи информации между
участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления
проектом может использовать самые разные способы коммуникации: e-mail, SMS,
телефонограммы, факсы, социальные сети в Интернете, встречи, совещания и т.п.
В таблице 17 представлен план управления
коммуникациями при реализации данного проекта.
Таблица 17- План коммуникаций
|
Информация
и документы (предмет коммуникации)
|
Цель
коммуникаций
|
Отправитель
|
Получатель
|
Частота
|
Метод
или технология коммуникаций
|
|
Требования
и пожелания заказчика
|
Получить
требования и пожелания заказчика
|
Заказчик
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И.
|
Вначале
проекта
|
встречи
|
|
Заявки
об участии в организации и проведении фестиваля, сведения о концертных
номерах и распределение ролей
|
Сбор
заявок об участников фестиваля и сведений о концертных номерах, определение
ведущих, ответственны за создание видеоролика, за информационные приглашения
гостям, определение списка участников в концертных номерах
|
Старосты
групп 1-5 курсов
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И.
|
В
течение 7 дней с момента объявления о сборе сведений (с 10.10.11 по 17.10.11)
|
e-mail,
SMS, телефонограммы, встречи
|
|
План
проведения репетиций
|
Определение
времени проведения репетиций и фестиваля
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И.
|
Руководитель
проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В., команда проекта
|
В
течение 2 дней с момента распределения ролей
|
e-mail,
SMS, телефонограммы, встречи, совещания
|
|
Заявление
об аренде актового зала
|
Аренда
актового зала
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И., Ипатов М.А.
|
Гузаиров
М.Б., Кочкин А.В.
|
В
течение 2 дней после разработки плана проведения репетиций
|
Заявление
|
|
Заявка
об аренде аудио- и видеооборудования
|
Арренда
аудио- и видеооборудования
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И., Ипатов М.А.
|
Чернышев
А.А.
|
В
течение 1 дня после разработки плана проведения репетиций
|
e-mail,
встречи
|
|
Информационные
приглашения гостям
|
Приглашение
на фестиваль
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И., Кодак Ю.А., Федорова Е.А.
|
Гости
фестиваля
|
В
течение 8 дней после разработки плана проведения репетиций
|
e-mail,
факсы, телефонограммы
|
|
Сценарий
фестиваля
|
Согласование
сценария фестиваля
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И., ведущие - Нафиков М.Р., Мухаметова Э.Р.
|
Руководитель
проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.
|
В
течение 3 дней после отправки приглашений гостям
|
e-mail,
телефонограммы, встречи
|
|
Видеоролик
|
Согласование
видеоролика
|
Цандеков
С.А.
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И., Руководитель проекта: ассистент кафедры - Иванова
И.В.
|
По
мере необходимости еженедельно
|
e-mail,
телефонограммы, встречи
|
|
Отчеты
по проекту
|
Согласование
результатов
|
Команда
проекта
|
Менеджер
проекта
|
1-2
раза в неделю
|
e-mail,
телефонограммы, встречи
|
|
Отчеты
по проекту
|
Согласование
результатов
|
Менеджер
проекта
|
Руководитель
проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В.
|
1
раз в неделю
|
e-mail,
телефонограммы, встречи
|
|
Отчет
по проекту
|
Подведение
итогов фестиваля
|
Менеджер
проекта - Петрова Р.И.
|
Руководитель
проекта: ассистент кафедры - Иванова И.В., заказчик проекта - кафедра
«Управление инновациями»
|
После
завершения фестиваля
|
Отчет,
встречи
|
2.7.2 Распространение информации
В рамках процесса коммуникации отправитель
отвечает за ясность и полноту информации (так, чтобы получатель мог правильно
ее воспринять) и за обеспечение ее понимания получателем. Получатель отвечает
за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание.
Коммуникации при реализации данного проекта могут принимать различные формы:
Письменное и устное, слушать и говорить.
Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее
(газета «Авиатор»).
Официальное (отчеты) и неофициальное (записки,
спонтанные беседы).
Вертикальное (вниз и вверх по иерархии
организационной структуры) и горизонтальное (на одном уровне).
Распространение информации включает в себя сбор
информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее
распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла
проекта. Распространение информации при реализации данного проекта может
производиться различными способами:
электронная почта (e-mail),
телефон,
SMS,
факсы,
встречи,
совещания.
Менеджер проекта должен быть информирован о
результатах проекта. Для этого он связывается различными способами с ключевыми
участниками проекта. Анализ результатов включает в себя определение успехов и
неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение
выполнения проекта.
Документация о накопленных знаниях содержит:
Документация проекта. К документации проекта
могут относиться записки, документы, содержащие описание проекта, заявления,
заявки, письма и др. Члены команды проекта могут также вести персональные
записи по проекту.
Отчеты по проекту. Официальные и неофициальные
отчеты по проекту содержат информацию о состоянии проекта.
Презентации проекта. Команда проекта
предоставляет информацию официально или неофициально менеджеру проекта.
Уведомление участников проекта. Участники
проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях
и об общем состоянии проекта.
.7.3 Отчетность по исполнению
Отчетность по исполнению - сбор и
распространение информации участникам проекта о выполнении работ. Обычно такая
информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей
проекта. Отчетность по исполнению должна содержать информацию о содержании,
сроках, стоимости, качестве, рисках, поставках.
Отчеты могут предоставляться различными
способами:
по электронной почте (e-mail),
по телефону,
по SMS,
по факсу,
на встречах,
на совещаниях.
Отчетность по исполнению может быть как в
устном, так и в письменном виде и предоставляться менеджеру один раз в неделю
или по выполнении работы.
Менеджер проекта организует совещания по оценке
текущего состояния - это плановые регулярные события, имеющие целью обмен
информацией по проекту. Совещания с командой управления проектом по оценке
текущего состояния проводятся еженедельно, а с заказчиком раз в две недели.
Результаты совещаний менеджер проекта предоставляет руководителю проекта после
каждого собрания.
В отчетах об исполнении представляется в
упорядоченном и суммированном виде собранная информация и анализ по результатам
сравнения с базовым планом исполнения.
Анализ эффективности исполнения проекта часто
порождает запросы на изменения, касающиеся отдельных аспектов проекта. Эти
запрошенные изменения затем обрабатываются в рамках общего управления
изменениями (раздел 2.1.6).
Если результаты отчетов команды проекта не
соответствует требованиям или плану, то менеджер или руководитель вносит
корректирующие действия, которые предусматривают внесение изменений,
направленных на приведение ожидаемого будущего исполнения проекта в
соответствие с планом исполнения проекта.
.7.4 Управление коммуникациями проекта
Управление участниками проекта относится к
управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и
решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает
вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных
проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы
сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения
проекта. Управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.
В управлении участниками проекта используются
методы коммуникации, определенные для каждого участника проекта в плане
управления коммуникациями (таблица 17). Наиболее эффективным методом
коммуникации и решения проблем участников проекта является организация
совещаний с их участием. Если совещания с участием конкретных участников
проекта по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно организовать, для
обмена информацией и ведения диалогов можно использовать телефонную связь,
электронную почту и другие средства коммуникации.
Если возникает проблема, то она формулируется и
излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо,
поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна
быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и
задержек в исполнении проекта.
Выработанные менеджером или руководителем
проекта корректирующие действия предусматривают внесение изменений,
направленных на то, чтобы дальнейшее исполнение проекта соответствовало плану
проекта. Оформляется документация о накопленных знаниях, которая содержит
информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых
корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к
управлению участниками проекта. Накопленные знания документально оформляются,
чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных при
реализации следующих проектов. Менеджер обновляет план управления проектом, для
того чтобы в нем нашли свое отражение изменения, внесенные в плане управления
коммуникациями.
.8 Управление качеством проекта
.8.1 Планирование качества
В качестве показателей качества проекта можно
выделить:
) для заказчика - кафедры «Управление
инновациями»:
участие в организации и проведении фестиваля как
можно большего числа студентов;
проект должен быть осуществлен в установленные
сроки;
на фестиваль должны быть приглашены
потенциальные работодатели (руководители организаций), руководители УГАТУ,
абитуриенты, родители абитуриентов, студентов;
на фестивале должны присутствовать все
приглашенные гости;
) для абитуриентов, родителей, руководителей
организаций:
фестиваль должен разъяснять смысл специальности;
актовый зал дожжен быть комфортным и теплым;
концертные номера должны быть познавательными,
разнообразными, интересными, веселыми;
интересный и продуманный смысл видеоролика;
высокое качество изображения видеоролика;
на фестивале должно быть высокое качество
музыкального сопровождения;
красивые декорации и украшения зала;
) для студентов:
на фестиваль должны быть приглашены
потенциальные работодатели (руководители организаций);
) для организаторов:
должна быть организованная работа команды
проекта;
присутствие всех участников фестиваля на
репетициях;
своевременное выполнение работ проекта;
присутствие на фестивале всех студентов
специальности, преподавателей, гостей;
спланированное выступление участников (согласно
сценарию);
видео- и аудиоборудование должно быть рабочим;
видеоролик должен быть с участием студентов 1-5
курсов специальности и преподавателями кафедры.
2.8.2 Обеспечение качества
Процесс обеспечения качества - это принятие
плановых систематических мер, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных
процессов, необходимых для того, чтобы проект удовлетворял требованиям по
качеству.
Наблюдение за процессом обеспечения качества
поручается менеджеру проекта. Менеджер организует систематические еженедельные
совещания, созванивается с членами команды проекта для выяснения о ходе
организации фестиваля, о результатах выполнения работ. Также менеджер
анализирует полученные результаты, сравнивает их с планом качества и
корректирует процессы для повышения качества. Проект будет удовлетворять
требованиям по качеству, если все члены команды будут придерживаться плана
организации фестиваля.
Постоянный процесс улучшения способствует
снижению количества излишних или бесполезных операций, что, в свою очередь,
повышает уровень производительности команды проекта. Улучшение процесса
производится вследствие изучения, анализа и внесения изменений в
организационные процессы.
.8.3 Контроль качества
Процесс контроля качества включает в себя
мониторинг результатов работ проекта для того, чтобы установить, удовлетворяют
ли они соответствующим показателям качества, и определить пути устранения
причин, вызывающих неудовлетворительные результаты. Управление качеством
производится менеджером на всех этапах выполнения проекта. Контроль качества
может включать в себя операции по устранению причин, вызывающих
неудовлетворительное исполнение проекта.
Мониторинг производится менеджером проекта на
протяжении всего проекта и проводится один-два раза в неделю. Менеджер посещает
репетиции и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы
узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя
сбор и регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения
информации менеджер проекта анализирует данные, определяет отклонения
показателей от установленных требований, в случае необходимости разрабатывает
корректирующие действия, согласовывает результаты с руководителем проекта -
Иванова И.В.
.9 Корпоративная система управления проектами
.9.1 Рекомендации по внедрению основных
элементов и этапам создания корпоративной системы управления проектами
В целях решения проблем, связанных с конфликтами
целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях
комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления
проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис
управления проектами), методологическую базу и информационную систему
управления проектами.
Наличие корпоративной системы управления
проектами и проектного документооборота, построенной на основе гибких и удобных
в использовании инструментов позволяет обеспечить прогнозируемое и эффективное
выполнение проектов в заданные сроки и в рамках бюджета.
Задачи, решаемые корпоративной системой
управления проектами:
Поддержка унифицированных (однотипных)
бизнес-процессов управления проектами.
Централизованное хранение описаний выполняемых и
завершенных предприятием проектов.
Предоставление доступа к планам проектов для
менеджеров проектов, исполнителей и руководства.
Предоставление унифицированного способа
отчетности для исполнителей работ.
Поддержка коллективной работы менеджеров проектов
и исполнителей
Централизованное хранение проектных документов и
нормативно-справочной информации для выполнения работ по проекту,
предоставление доступа к ним пользователям.
Предоставление оперативного доступа к отчетам по
проектам для руководства.
Корпоративная система управления проектами
позволяет:
повысить управляемость проектной деятельности
компании за счет введения комплекса организационных, методических и
информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления
проектами;
использовать актуальную информацию о статусе
проектов для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о
существенных изменениях на основании оперативных данных по всем проектам;
применять единый эффективный подход и средства
управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в
проектном управлении;
накапливать историческую информацию - базу
знаний по проектам - для будущих проектов;
повысить эффективность использования ресурсов
компании, в том числе - упростить процедуру «вхождения в работу» нового
руководителя проекта;
усилить контроль качества, сроков и бюджета
проектов.
Программная платформа предлагаемого решения
базируется на Microsoft Office Project - одной из лучших систем управления
проектами. Решение включает в себя следующие продукты и технологии:
Microsoft Office Project Server - платформа для
централизованного хранения описаний проектов и предоставления доступа к ним.
Microsoft Windows SharePoint Services (Microsoft
Office SharePoint Portal Server) - платформа для организации коллективной
работы в рамках проектов, поиска информации и хранения проектной документации.
Microsoft Office Project Professional -
клиентский инструмент менеджера проекта, позволяет вводить сведения о
календарном плане проекта и занятых ресурсах и публиковать эти сведения на
сервере Project Server.
Microsoft Office Project Web Access -
Web-приложение для доступа к Project Server, предназначен как для менеджеров
проектов, так и для исполнителей и руководства.
В рамках внедрения решения проводятся следующие
работы:
Анализ потребностей Заказчика и разработка
технического задания на внедрение системы управления проектами.
Разработка системной и прикладной конфигурации
системы управления проектами, разработка дополнительных программных модулей.
Разработка регламентов эксплуатации, резервного копирования и восстановления.
Планирование интеграции со сторонними программными комплексами.
Подготовка сетевой инфраструктуры Заказчика к
развертыванию компонент системы управления проектами.
Установка и настройка Project Server, а также
сопутствующих инфраструктурных решений. Тестирование функционирования системы
Обучение пользователей системы, а также
технических специалистов.
.9.2 Проектный офис и управляющий комитет
Офис управления проектом (Project management
office, PMO) - это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию
управления приписанных к нему проектов. Проектным офисом является кафедра
«Управление инновациями». Проектный офис руководит управлением проектами.
Проектный офис оказывает поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке
информации и выполнению управленческих функций.
Среди ключевых функций можно выделить следующие:
Управление и координирование ресурсов
всех проектов, управляемые PMO.
Определение и разработка методологии,
наилучших практик и стандартов управления проектами.
Централизованный конфигурационный
менеджмент для всех проектов.
Централизованное управление для общих и
уникальных рисков для всех проектов
Централизованная координация управления коммуникациями
между различными проектами.
Обучающая платформа для менеджеров
проектов
Централизованный мониторинг всех бюджетов и
графиков проектов PMO.
Координация общих стандартов качества
проектов.
Команда управления проектом объединяет членов
команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и
принятие управленческих решений. Команда управление проектом включает менеджера
проекта - студентку 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И.
и куратора проекта - ассистента кафедры Иванова И.В.
Члены команды (исполнители) отчитываются перед
менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ
и результатов. Менеджер отчитывается перед куратором или проектным офисом.
2.9.3 Менеджер проекта
Менеджер проекта - лицо, ответственное за
управление проектом и достижение целей прокта. Менеджер проекта несет
ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с
заданным уровнем качества Менеджер проекта может получать поддержку со стороны офиса
проекта. При организации и проведении фестиваля менеджером проекта является
студентка 4 курса специальности «Управление инновациями» Петрова Р.И. Функции
менеджера проекта:
Формирует организационную структуру проекта.
Решает вопросы привлечения ресурсов на проект.
Участвует в подборе, подготовке и мотивации
персонала.
Определяет ответственность, содержание работ и
цели для каждого участника команды.
Разрабатывает и согласует план проекта.
Обеспечивает исполнение плана проекта.
Координирует и принимает участие в работах по
заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и
закрытие.
Устанавливает все необходимые коммуникационные
связи.
Обеспечивает формирование эффективных
информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности.
Поддерживает постоянную связь с заказчиком,
разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей
необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту.
Контролирует и анализирует текущее состояние
работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает
корректирующие действия.
Координирует деятельность всех участников и
контролирует изменения.
Обеспечивает полное и своевременное закрытие
проекта.
Проектный офис будет поддерживать менеджера
проекта либо через куратора проекта Иванова И.В., либо напрямую с помощью
заведующего кафедрой. Члены команды проекта будут отчитываться напрямую перед
менеджером проекта. Менеджер проекта отчитывается напрямую перед куратором или
проектным офисом.
.9.4 Информационная система управления проектами
На кафедре «Управление инновациями» в настоящее
время внедрена система оперативного управления «Мотив». При реализации данного
проекта можно воспользоваться данной системой.
Она позволяет создать электронный
документооборот на кафедре, электронный архив для хранения данных, контроль
исполнения поручений, проектов. Доступ к системе может осуществляться через
Интернет.
Для работы с электронным документооборотом
достаточно обладать минимальным умением работы с офисными приложениями.
Применение данного модуля обеспечивает:
• возможность коллективной работы над
документами;
• значительное ускорение поиска и выборки
документов (по различным атрибутам);
• улучшение контроля над исполнением документов;
• повышение безопасности документов;
• повышение сохранности документов;
• повышение удобства их хранения;
• интеграция со службами доставки электронной
почты и SMS сообщений.
Данная система позволит создавать иерархическую
структуру взаимодействия команды проекта между собой, организовывать совместную
работу над проектами и документами, генерировать отчеты о ходе выполнения
проектов и задач, позволит менеджеру, куратору и заказчику контролировать
процесс реализации проекта.
Для повышения оперативности в информировании
команды проекта о различных событиях, система «Мотив» интегрирована со службами
доставки электронной почты и SMS-сообщений. Пользователи могут самостоятельно
настраивать систему для получения разных типов уведомлений, чем обеспечивается
свободный выбор уровня информированности каждым членом команды проекта.
Благодаря этому можно обеспечить мгновенный обмен информацией между менеджером,
командой проекта, руководителем и заказчиком проекта.
Программное обеспечение для управления проектами
- это комплексное программное обеспечение, включающее в себя приложения для
планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления
бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого
управления, документирования и администрирования системы, которое используются
совместно для управления проектами.
Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность
планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в
зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными
являются:
планирование различных событий, зависящих друг
от друга;
планирование расписания работы сотрудников и
управление ресурсами;
расчет времени, необходимого на решение каждой
из задач;
сортировка задач в зависимости от сроков их
завершения;
управление нескольким проектами одновременно.
Программное обеспечение для управления проектами
предоставляет большое количество требуемой информации, такой как:
список задач для сотрудников и информацию
распределения ресурсов;
обзор информации о сроках выполнения задач;
ранние предупреждения о возможных рисках,
связанных с проектом;
информации о рабочей нагрузке;
информация о ходе проекта, показатели и их
прогнозирование.
Одним из типов программного обеспечения для
управления проектами являются Desktop (Десктопные). Программное обеспечение
находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий
интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл,
который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей
или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести
приложение Microsoft Project.
В ходе реализации проекта была составлена
структурная декомпозиции работ в виде диаграммы Ганта при помощи Microsoft
Project. Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов,
распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов
работ.
.10 Управление стоимостью проекта
корпоративный управление инновация
2.10.1 Стоимостная оценка
Смета затрат на организацию и проведение
фестиваля представлена в таблице 18.
Таблица 18 - Смета
затрат на организацию и проведение фестиваля
|
Наименование
работ
|
Наименование
затрат
|
Количество
|
Цена
|
Стоимость,
руб.
|
|
Звонки
старостам групп для сбора заявок
|
Мобильная
связь
|
10
звонков по 7 минут
|
0,99
|
69,30
|
|
Звонки
руководителю проекта
|
Мобильная
связь
|
10
минут
|
0,99
|
9,90
|
|
Покупка
канцелярских Принадлежностей (ручки, бумага)
|
Канцелярские
принадлежности (ручки, бумага)
|
1
|
10,
35
|
45
|
|
Покупка
грамот
|
Грамоты
|
11
|
17
|
187
|
|
Украшение
актового зала
|
Воздушные
шары (по одному от каждого студента группы)
|
88
|
8
|
704
|
|
Плакаты
от каждой группы
|
5
|
20
|
100
|
|
Установка
Видео- и аудиооборудования
|
Батарейки
для микрофонов
|
10
(по 2 батарейки от каждой группы студентов)
|
40
|
400
|
|
Аренда
оборудования
|
Арендная
плата оборудования
|
-
|
-
|
-
|
|
Аренда
актового зала
|
Арендная
плата актового зала
|
-
|
-
|
-
|
|
Оплата
электроэнергии
|
Электроэнергия
|
|
|
|
|
Оплата
заработной платы
|
Затраты
на оплату труда
|
-
|
-
|
-
|
|
Отчисления
на социальные страхования
|
Социальные
страхования
|
|
|
|
|
Оплата
отопления
|
Отопление
|
-
|
-
|
-
|
|
Оплата
Интернет
|
Интернет
|
-
|
-
|
-
|
|
Итого
|
1515,20
|
Затраты на организацию и проведение фестиваля
составят 1515,2 руб.
.10.2 Разработка бюджета расходов
Бюджет проекта «Организация и проведение
фестиваля» представлен в таблице 19.
Таблица 19 - Бюджет
проекта
|
№
|
Статья
|
10.10.2011
|
23.03.2012
|
Итого
|
|
1
|
Взносы
студентов 1-5 курсов
|
|
|
1760
|
|
|
2
|
Взносы
менеджера
|
130
|
|
|
|
|
3
|
Взносы
кафедры
|
|
|
200
|
|
|
4
|
Итого
доходы (1+2)
|
130
|
|
1960
|
2090
|
|
5
|
Звонки
старостам групп
|
34,65
|
34,65
|
|
|
|
6
|
Звонки
руководителю проекта
|
|
9,90
|
|
|
|
7
|
Воздушные
шары
|
|
|
704
|
|
|
8
|
Плакаты
от каждой группы
|
|
|
100
|
|
|
9
|
Канцелярские
принадлежности (ручки, бумага)
|
45
|
|
|
|
|
10
|
Батарейки
для микрофонов
|
|
|
400
|
|
|
11
|
Грамоты
|
|
|
187
|
|
|
12
|
Итого
расходы (4+5+6+7+8+9)
|
79,65
|
44,55
|
1391
|
1515,20
|
|
13
|
Прибыль
(3-10)
|
50,35
|
-44,55
|
569
|
574,80
|
|
Прибыль
с нарастающим итогом
|
50,35
|
5,80
|
574,80
|
|
Из таблицы видно, что прибыль составила 574,80
руб., которая останется в резерве кафедры. Она будет использована при
организации следующего фестиваля специальности «Управление инновациями».
.10.3 Управление стоимостью проекта
Управление стоимостью проекта включает в себя:
Воздействие на факторы, вызывающие изменения
базового плана по стоимости.
Проверка того, что запрошенные изменения получили
одобрение.
Управление изменениями по мере их возникновения.
Обеспечение того, что потенциальное превышение
стоимости не приведет к увеличению расходов сверх пределов финансирования, как
периодических, так и проекта в целом.
Осуществление мониторинга выполнения стоимости с
целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости.
Точное фиксирование и ведение записей всех
соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по
стоимости.
Информирование команды проекта об утвержденных
изменениях.
Выполнение действий, необходимых для того, чтобы
превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах (покупка более
дешевых ресурсов).
Все выше перечисленные действия выполняет
менеджер проекта, который в частности осуществляет мониторинг выполнения
стоимости, следит за приобретением всех необходимых ресурсов, следит за тем,
чтобы не происходило превышение стоимости затрат, информирует команду проекта
об изменениях в затратах и, в случае необходимости, осуществляет сбор средств
на дополнительные расходы.
Метод освоенного объема - интегрированный анализ
исполнения календарного плана проекта и бюджета по стоимостным оценкам,
наиболее распространенный метод измерения исполнения проекта и его управления
(освоенный объем задачи - это утвержденный бюджет, выделенный на ее решение).
Так как запланированными и фактически
выполненными работами являются звонки старостам групп для сбора заявок, звонки
руководителю проекта и покупка канцелярских принадлежностей, то рассчитаем
необходимые показатели только для этих работ.
При использовании метода освоенного объема
необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для каждой плановой
операции, пакета работ и контрольного счета:
Плановая стоимость запланированных работ или
плановый объем (PV) - это бюджетная стоимость работы, которая согласно
расписанию должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к
определенному сроку. Алгоритм вычисления планового объема: необходимо вычислить
сумму прямых расходов по проекту (по всем задачам), умноженных на плановый
процент выполнения работ. Таким образом, если работа по плану должна быть
выполнена полностью, то плановый процент выполнения составляет 100%, если
работа в соответствии с планом не должна быть начата к дате мониторинга, то плановый
процент равен 0% (130 руб.).
Плановая стоимость выполненных работ или
освоенный объем (EV) - это указанный в бюджете объем работы, действительно
выполненный в результате плановой операции или элемента ИСР в течение
определенного периода времени. Вычисление освоенного объема осуществляется
следующим образом: вычисляется сумма запланированных прямых расходов по проекту
(по всем задачам), умноженных на фактический процент выполнения работ (130
руб.).
Фактическая стоимость выполненных работ (AC) -
это общая стоимость выполнения работы в результате плановой операции или
элемента ИСР в течение определенного периода времени (124,20 руб.).
Ключевыми показателями методики освоенного
объема являются:
) Отклонение по стоимости (CV): равно разнице
между плановой стоимостью выполненной работы и ее фактической стоимостью:
= EV - AC, (1)
где CV - отклонение по стоимости;- освоенный
объем;- фактическая стоимость выполненной работы.
Подставляя данные в формулу (1) рассчитаем
отклонение по стоимости:= 130-124,20=5,80 руб.
Так как ОПС>0, то произошла экономия средств.
) Отклонение по срокам (SV): равно разнице между
плановой стоимостью выполненной работы и плановой стоимостью запланированных
работ:
= EV - PV, (2)
где SV - отклонение по срокам;- освоенный
объем;- плановая стоимость запланированных работ.
Подставляя данные в формулу (2) рассчитаем
отклонение по стоимости:=130-130=0 руб.
Так как SV=0, то запланированные работы
выполнены в срок.
) Коэффициент выполнения бюджета (или индекс
выполнения стоимости) - CPI вычисляется по формуле:
, (3)
Подставляя данные в формулу (3) рассчитаем
коэффициент выполнения бюджета:
.
Если индекс выполнения стоимости больше 1, это
означает, что фактическая стоимость оказалась меньше плановой.
) Коэффициент выполнения календарного плана (или
индекс выполнения сроков) - SPI.
, (4)
Подставляя данные в формулу (4) рассчитаем
коэффициент выполнения календарного плана:
Значение коэффициента равно 1.0, это означает,
что завершены все работы, которые запланированы.
Оптимизация проекта по времени, ресурсам,
стоимости не требуется.
3. Описание моделей
На рисунке 9 представлена контекстная диаграмма
функциональной модели проекта «Организация и проведение фестиваля специальности
«Управление инновациями». Построение функциональных моделей (стандарт IDEF0)
осуществляется в программе BPwin.
Рисунок 9 - Контекстная диаграмма функциональной
модели проекта «Организация и проведение фестиваля специальности «Управление
инновациями»
Вход: требования заказчика, актовый зал, аудио-
и видеооборудование, украшения (воздушные шары, плакаты), грамоты участникам и
организаторам, фотографии студентов 1-5 курсов и преподавателей.
Управление: стандарт PMBOK 2004, методические
указания по курсовой работе.
Механизмы: заказчик, менеджер проекта,
руководитель проекта, команда проекта.
Выход: подготовленный проект по организации и
проведению фестиваля.
На рисунке 10 представлена декомпозиция
контекстной диаграммы.
Рисунок 10 - Декомпозиция контекстной диаграммы
На рисунке 11 представлена декомпозиция блока
«Выполнить инициацию проекта».
Рисунок 11 - Декомпозиция блока «Выполнить
инициацию проекта»
На рисунке 12 представлена декомпозиция блока
«Выполнить планирование».
Рисунок 12 - Декомпозиция блока «Выполнить планирование»
На рисунке 13 представлена декомпозиция блока
«Осуществить исполнение проекта».
Рисунок 13 - Декомпозиция блока «Осуществить
исполнение проекта»
На рисунке 14 представлена декомпозиция блока
«Выполнить мониторинг и контроль».
Рисунок 14 - Декомпозиция блока «Выполнить
мониторинг и контроль»
Построение информационных моделей (стандарт
IDEF1X) осуществляется в программе ERwin.
Список использованных источников
1. Project Management Institute
(PMI), Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®).
- USA: Project Management Institute, Inc., 2004. - 388с.
. Все о менеджменте и IT
[Электронный ресурс] Режим доступа:
http://vernikov.ru/management/project-management/pmbok-2004.html, свобод-ный.
Яз. рус. Описание основано на версии, датированное 14.12.2011.
. Управление проектами [Электронный
ресурс] Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Управление_проектами, свобод-ный.
Яз. рус. Описание основано на версии, датированное 14.12.2011.
. Проект [Электронный ресурс] Режим
доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Проект, свобод-ный. Яз. рус. Описание
основано на версии, датированное 14.12.2011.
. Мустаев И.З., Методические
рекомендации по выполнению курсовой работы по дисциплине «Управление
инновационными процессами» / Сост. Мустаев И.З.- Уфа: УГАТУ, 2009.- 16с.