Управление инновационными проектами
Управление
инновационными проектами
Содержание
1. Сущность управления
инновационными проектами
. Классификация инновационных
проектов
. Жизненный цикл проекта и продукта
. Основные фазы жизненного цикла
проекта
. Структура знаний управления проектами
. Программное обеспечение управления
инновационными проектами
1. Сущность управления инновационными проектами
Инновационный проект - намечаемый к планомерному
осуществлению, объединенный единой целью и приуроченный к определенному времени
комплекс работ и мероприятий по созданию, производству и продвижению на рынок
новых высокотехнологичных продуктов с указанием исполнителей, используемых
ресурсов и их источников.
Единого определения понятия «управление
проектом» официально не существует. Приведем несколько определений.
Управление проектом (УП; project management, PM)
- это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на
протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и
техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу
и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников
проекта [США, Свод знаний по управлению проектами (PMI)].
Управление проектами - это управленческая задача
по завершению проекта в срок, в рамках установленного бюджета и в соответствии
с техническими спецификациями и требованиями. Проект-менеджер является
ответственным за достижение этих результатов [Английская ассоциация
проект-менеджеров]. Управление проектом - это единство управленческих задач,
организации, техники и средств для реализации проекта [Германия - DIN 69901].
Основными признаками проекта являются: 1)
новизна; 2) изменения как основное содержание проекта; 3) неповторимость; 4)
конкретная цель, ограниченная во времени; 5) временная ограниченность
продолжительности проекта; 6) ограниченность требуемых ресурсов; 7) бюджет,
относящийся к проекту; 8) комплексность решения проблемы; 9) выделение сферы
проекта в сфере взаимодействия организации и рынка.
В основные компоненты проекта включают: 1)
состав работ; 2) взаимосвязь работ, определяющую структуру проекта; 3)
временной режим реализации проекта; 4) ресурсы; 5) бюджет или смету; 6)
ограничения, определяющие специфику проекта или отдельных его составляющих
. Классификация инновационных проектов
Идеи, замыслы и технические решения, а также
реализующие их проекты имеют различные уровни научно-технической значимости:
Модернизационный (псевдо-инновации), когда
конструкция прототипа или базовая технология кардинально не изменяются
(расширение размерных рядов и гаммы изделий; установка более мощного двигателя,
повышающая производительность станка, автомобиля);
Новаторский (улучшающие инновации), когда
конструкция нового изделия по виду своих элементов существенным образом
отличается от прежнего (добавление новых качеств, например, введение средств
автоматизации или других, ранее не применявшихся в конструкциях данного типа
изделий, но применявшихся в других типах изделий);
Опережающий (базисные инновации), когда
конструкция основана на опережающих технических решениях (введение
герметических кабин в самолетостроении, турбореактивных двигателей, ранее нигде
не применявшихся);
Пионерный (базисные инновации), когда появляются
ранее не существовавшие материалы, конструкции и технологии, выполняющие
прежние или даже новые функции (композитные материалы, первые радиоприемники,
электронные часы, персональные компьютеры, ракеты, атомные станции,
биотехнологии).
Виды инновационных проектов по основным типам:
. По периоду реализации проекта, могут быть:
Краткосрочными (1-2 года);
Среднесрочными (до 5 лет);
Долгосрочными (более 5 лет).
. По характеру целей проекта, могут быть:
Конечными - отражать цели, решения проблемы в
целом;
Промежуточными.
. По виду удовлетворяемых потребностей, могут
быть ориентированы на удовлетворение существующих потребностей или на создание
новых потребностей;
. По типу инноваций, могут быть:
Введение нового или усовершенствованного
продукта;
Создание нового рынка;
Освоение нового источника сырья или
полуфабрикатов;
Реорганизация структуры управления.
. По уровню принимаемых решений, могут носить:
Международный;
Федеральный;
Региональный;
Отраслевой;
Фирменный характер.
. С точки зрения масштабности решаемых задач
инновационные проекты
подразделяются следующим образом:
) Монопроекты - проекты, выполняемые, как
правило, одной организацией или даже одним подразделением; отличаются
постановкой однозначной инновационной цели (создание конкретного изделия,
технологии), осуществляются в жестких временных и финансовых рамках, требуется
координатор или руководитель проекта;
) Мультипроекты - представляются в виде
комплексных программ, объединяющих десятки монопроектов, направленных на
достижение сложной инновационной цели, такой, как создание научно-технического
комплекса, решение крупной технологической проблемы, проведение конверсии
одного или группы предприятий военно-промышленного комплекса; требуются
координационные подразделения;
) Мегапроекты - многоцелевые комплексные
программы, объединяющие ряд мультипроектов и сотни монопроектов, связанных
между собой одним деревом целей; требуют централизованного финансирования и
руководства из координационного центра. На основе мегапроектов могут
достигаться такие инновационные цели, как техническое перевооружение отрасли,
решение региональных и федеральных проблем конверсии и экологии, повышение
конкурентоспособности отечественных продуктов и технологий.
. Жизненный цикл проекта
Любой проект в процессе своей реализации
проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта.
Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия,
которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.
Жизненный цикл инновационного проекта - полный
комплекс работ и мероприятий, выполняемых в строго определенной
последовательности всеми исполнителями проекта. Таким образом, жизненный цикл
проекта охватывает все стадии его воплощения - от появления замысла, проведения
НИОКР, подготовки производства и непосредственного производства продукции до ее
реализации. В него могут входить послепродажное обслуживание, эксплуатация, а
иногда и утилизация продукта.
Рис. 1. Фазы жизненного цикла проекта и продукта
Процессы управления проектом определяются
жизненным циклом проекта и зависят от области его приложения.
Процессы управления проектами могут быть разбиты
на шесть основных групп: 1) процессы инициации - от формулирования идеи до
принятия решения о начале выполнения проекта; 2) процессы планирования -
определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их
достижения; 3) процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для
выполнения плана; 4) процессы анализа - определение соответствия плана и
исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о
корректирующих воздействиях; 5) процессы управления - определение
корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение; 6)
процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к
упорядоченному финалу.
. Фазы жизненного цикла проекта
Разработка концепции инновационного проекта
В процессе формирования инвестиционного замысла
проекта должны быть получены ответы на следующие вопросы:
• цель проекта;
• район размещения;
• назначение, мощность и основные характеристики
объекта инвестирования;
• срок окупаемости;
• доходность проекта;
• предполагаемые источники и схема
финансирования.
На фазе разработки концепции заказчик
(инвестор), исходя из своих целей и анализа ситуации, подготавливает декларацию
о намерениях. В этом документе излагается замысел инвестора. В процессе его
подготовки анализируются: 1) потребность в конечных результатах; 2) имеющиеся
ресурсы; 3) влияние проекта на окружающую среду; 4) общий инвестиционный
климат; 5) уровень качества и стоимость и др.
Планирование проекта
Сущность планирования состоит: 1) в задании
целей и способов их достижения на основе формирования комплекса мероприятий,
действий, которые должны быть выполнены; 2) применении методов и средств
реализации проектных работ; 3) увязке ресурсов, необходимых для их выполнения;
4) согласовании действий организаций - участников проекта. Проектирование - это
построение модели реализации проекта. Планирование означает детальное
определение того, что необходимо для успешной реализации проекта с соблюдением
требований по трем параметрам - качеству, времени и затратам.
План проекта может включать: 1) краткий обзор
проекта; 2) введение (цели и ожидаемые результаты проекта, стратегия, объем
работ, организационные связи, ссылки на внешние документы); 3) структуру
проекта (роли и ответственность, процесс управления проектом, обзоры и
утверждения); 4) комплекс работ (работы проекта, оценка объема работ и
квалификации, внешние задачи, возможные изменения); 5) график работ (график
работ по этапам, список всех участников); 6) ресурсное обеспечение (персонал,
оборудование, средства и пр.); 7) финансирование (история финансирования
подобных проектов, бюджет, план затрат, фонды, предположения); 8) ограничения,
риск и неопределенность проекта (зависимость от внешних обстоятельств, риск и
неопределенность, процесс решения проблем).
Особую роль на этом этапе играют информационные
системы управления проектами, которые могут упростить процесс планирования,
модификации, внесение изменений, особенно при реализации крупных и сложных
проектов.
Реализация проекта
Среди профессиональных проект-менеджеров бытует
юмористическое представление жизненного цикла проекта: 1) всеобщий ажиотаж; 2)
полная неразбериха; 3) сплошные ошибки; 4) поиск виноватых; 5) наказание
невиновных; 6) награждение непричастных. Если «всеобщий ажиотаж» - фаза
инициации, «полная неразбериха» - фаза планирования, то «сплошные ошибки»,
«поиск виноватых» и «наказание невиновных» - фаза реализации (осуществления)
проекта, а «награждение непричастных» - фаза завершения проекта.
На стадии реализации проекта осуществляются
следующие основные группы процессов:
• обеспечение корректирующих воздействий
(управление изменениями);
• ведение различного типа переговоров и совещаний;
• разрешение возникающих противоречий.
Цель системы мониторинга - собрать и подготовить
в отчетной форме необходимую информацию. Цель системы контроля - действовать,
используя эти данные. Контроль - это действия, направленные на уменьшение разницы
между плановым заданием и фактическим результатом. Контроль сфокусирован на
трех элементах проекта - выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд
факторов, которые приводят к необходимости контроля:
• выполнение работ - непредвиденные технические
проблемы, недостаточность ресурсов, проблема качества и надежности, требование
изменения спецификаций со стороны заказчика, межфункциональные сложности;
• затраты - увеличение ресурсов, требующихся для
решения проблем; расширяющийся масштаб работ; заниженность первоначальных
оценок; неудовлетворительная или поздняя отчетность; неудовлетворительное
составление бюджетов; корректировки, произведенные не вовремя; возросшие цены
на ресурсы;
• время - отведение большего времени, чем
планировалось, на технические проблемы; излишне оптимистичные первоначальные
оценки сроков проекта; неправильное определение последовательности действий;
недоступность необходимых ресурсов; задержки при выполнении предшествующих
задач; «катастрофическое» изменение спецификаций заказчиком. Контроль является
центральным видом деятельности в ходе реализации проекта.
Процесс завершения проекта не бывает легким.
Различают следующие варианты завершения проекта.
. Проект завершен вследствие того, что он был
успешным и достиг своих целей. Проект может быть также завершен, если его
постигла неудача.
. Проект был завершен созданием самостоятельного
структурного подразделения организации. В этом случае персонал, собственность,
оборудование передаются из проекта в подразделение.
. Сложный проект успешно завершен. Имущество,
люди, материалы, оборудование и функции проекта распределяются между
соответствующими структурами организации.
. Медленное «угасание проекта» вследствие
сокращения бюджета.
На фазе завершения проекта следует осуществить
необходимые действия по контрольному списку вопросов.
. Протестировать результаты проекта (провести
контрольные испытания).
. Составить инструкции по использованию
результатов проекта, выпустить паспорта на технические объекты.
. Завершить выпуск откорректированного комплекта
документации.
. Передать заказчику по акту результаты проекта.
. Обучить персонал заказчика работе с
результатами проекта.
. Расформировать (переместить) команду проекта.
. Переместить оборудование и материалы.
. Освободить производственные мощности.
. Суммировать основные проблемы, возникшие при
реализации проекта.
. Документировать достижения.
. Разработать рекомендации для будущих проектов.
. Обобщить опыт взаимодействия с внешними
организациями.
. Написать отчеты по работе всех участников
проекта.
. Обеспечить обратную связь по результатам
работы каждого участника проекта.
. Провести окончательный аудит проекта.
. Подготовить окончательный отчет.
. Обсудить результаты проекта с высшим
руководством фирмы-исполнителя и заказчика.
. Подписать акт сдачи-приемки работ по проекту.
. Объявить об окончании проекта.
Заключительный отчет по проекту составляется
менеджером проекта и включается в папку проекта. Он должен содержать следующую
информацию: название проекта, координаты заказчика проекта, характеристику
команды проекта, цель проекта, выполнение графика работ по проекту, выполнение
бюджета проекта, координаты поставщиков и подрядчиков (их роли, произведенные
затраты, своевременность и качество работ), сведения по обучению персонала,
индивидуальный вклад участников проекта, извлеченные уроки, заключение.
. Структура знаний управления проектами
управление инновационный проект цикл
Структура знаний (функций) управления проектами
определяет виды деятельности по управлению проектами. Различают базовые и
интегрирующие функции управления проектами. К базовым функциям относятся
управление содержанием (предметной областью) проекта, управление временными
ресурсами, управление стоимостью и управление качеством проекта. К
интегрирующим функциям относятся управление командой проекта (персоналом),
управление коммуникациями, управление рисками, управление контрактами и
поставками (снабжением) и управление интеграцией.
В понятие «управление содержанием» («предметной
областью») включаются следующие виды деятельности: 1) разработка концепции
проекта; 2) определение предметной области; 3) выбор базовых проектных решений;
4) определение системы контроля предметной области; 5) проведение контроля и
оценки результатов проекта. Эффективное управление содержанием предполагает
обязательное участие в процессе профессионалов в предметной области знания.
Первым документом, в результате которого реализуется данная функция, является
бизнес-план проекта.
В понятие «управление временем» включаются
следующие виды деятельности: 1)определение работ; 2) структурная декомпозиция в
определении взаимосвязей работ; 3) оценка продолжительности работ; 4)
разработка календарного плана; 5) контроль времени.
Под управлением стоимостью понимается
планирование требуемых для выполнения проекта ресурсов, оценка стоимости
ресурсов, формирование бюджета проекта и контроль стоимости. Укрупненная оценка
стоимости проекта осуществляется при разработке концепции проекта (бизнес-план
проекта). Более детальная оценка стоимости осуществляется при обосновании
проекта (технико-экономическое обоснование проекта, ТЭО). Стоимостное
планирование, или бюджетирование, применяется при планировании и реализации
проекта. Окончательная оценка стоимости проекта осуществляется при его
завершении.
Виды бюджетов, составляемых на разных стадиях
выполнения проектов, представлены в табл. 6.1.
Таблица 6.1 Виды бюджетов
Под управлением качеством проекта понимаются
планирование, обеспечение, контроль и повышение качества. При планировании качества
анализируются затраты и выгоды, которыми сопровождаются мероприятия по
обеспечению качества, устанавливаются целевые уровни показателей качества,
разрабатываются программы проведения экспериментальных работ в обеспечение
требуемых показателей качества. Выходными документами могут быть программа
обеспечения качества, процедуры контроля и испытаний, карты технологических
процессов и др.
Главный принцип эффективной работы системы
обеспечения качества проекта - легче предупредить, чем исправить. Многие российские
предприятия, выходящие со своей продукцией на международные рынки, проходят
сертификацию на соответствие Международным стандартам качества, например, ISO
9001-9003; ISO 14001.
Под управлением персоналом проекта понимаются
организационное планирование, подбор персонала и формирование команды проекта.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку
системы взаимодействий между участниками проекта, передачу управленческой и
отчетной информации, направленной на достижение целей проекта. Функция управления
информационными связями включает следующие процессы:
• планирование системы коммуникаций -
определение информационных потребностей участников проекта (состав информации,
сроки и способы ее доставки);
• сбор и распределение информации - процессы
регулярного сбора, своевременной доставки необходимой информации участникам
проекта;
• оценка и отображение прогресса - обработка
фактических результатов состояния работ проекта, сопоставление с плановыми
заданиями, анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ - сбор, обработка
и организация хранения формальной документации по проекту.
Причиной возникновения рисков является
неопределенность внешней среды и параметров проекта. Управление рисками - это
процессы, связанные с идентификацией, анализом и принятием решений, которые
включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий
наступления рисковых событий.
В рамках функции управления поставками и
контрактами рассматривается выполнение следующих процедур:
• планирование поставок;
• инициация и изучение предложений;
• подготовка документации;
• выбор источников поставок и услуг;
• управление контрактами;
• закрытие контрактов.
Управление интеграцией - это всеобъемлющий
процесс, имеющий отношение ко всем внутренним и внешним факторам проекта,
влияющим на изменения в проекте. Управление изменениями включает следующие
основные процессы:
• мониторинг состояния и тенденций изменения
основных факторов внешней среды проекта, способных вызвать в нем изменения;
• прогнозирование возможных изменений внешней
среды и оценку степени их влияния на проект;
• разработку стратегии и планов защиты проекта
от внешних воздействий;
• определение необходимых изменений в проекте;
• сопровождение и поддержку внесения одобренных
изменений в проект;
• контроль осуществления изменений;
• проверку эффективности и степени достижения
целей посредством осуществленных изменений.
. Программное обеспечение управления
инновационными проектами
Для инновационных проектов, состоящих из
нескольких сотен наименований работ, качественное и оперативное выполнение
планирования вручную становится либо очень трудоемким, либо попросту
невозможным.
Неоспоримые преимущества ЭВМ вызвали к жизни
широкий спектр специализированных систем (программных продуктов) для управления
проектами, в том числе инновационными.
Информационные системы могут упростить процесс
планирования, модификации, внесение изменений, особенно при реализации крупных
и сложных проектов. Вместе с тем они не могут определить концепцию проекта,
цели, бюджетные и временные требования, ключевые точки контроля, действия и
взаимосвязи. Все это должно быть сделано руководителями проектов или членами
команды.
позволяющих эффективно управлять проектами. (Среди
них:
Microsoft Project 2002, Spider, Open Plan, Primavera и
др.)
Обычно
программное обеспечение для управления проектами подразделяют на три основные
группы:
• мощные профессиональные системы;
• программное обеспечение среднего класса;
• различные дешевые пакеты для быстрого и
несложного планирования.
Примерами дешевых систем для планирования
являются Hilestones фирмы Kidasa
Software, Protracs
фирмы Applied
Micro Systems
(только диаграммы Ганта). Такие системы содержат только отдельные функции
сетевого планирования и не отвечают всем требованиям, предъявляемым к системам
для управления проектами.
Для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ
разрабатывались Большие системы, основными показателями которых являются их
высокая мощность и в то же время способность достаточно детально описывать
проекты, используя сложные методы сетевого планирования. Эти системы,
занимающиеся корпоративным планированием и управлением (SAP, ВAAN и др.),
ориентированы на высокопрофессиональных менеджеров, управляющих разработкой
крупнейших проектов, и стоят десятки и сотни тысяч долларов. Примерами
таких
систем
являются
Artemis Project фирмы
Metier, Primavera Project Planner или
Open Plan. Системы этого класса использовались для
управления крупными проектами- н-р космическими.
Для более мелких проектов были разработаны
пакеты среднего класс, составляющие золотую середину на рынке программного
обеспечения для управления проектами. В них оптимально сочетаются внешняя
простота системы и расширенные функциональные возможности и мощность, что
позволяет им приблизиться к системам высшего класса. В нашей стране для
эффективного управления инновационными проектами применяются следующие системы
этого класса: Microsoft Project, Time Line, Project Expert.
Системы типа Microsoft Project и Time Line
предназначены для разработки календарного плана работ и сетевого графика
проекта, включая длительность и затраты по его стадиям, и применяются в
основном как системы управления проектами.Expert занимает промежуточное
положение на рынке между программами, осуществляющими управление проектами
(Microsoft Project, Time Line и др.), и мощными комплексами, занимающимися
корпоративным планированием и управлением (SAP, BAAN и др.). Пакет Project
Expert является автоматизированной системой планирования и анализа
эффективности инвестиционных проектов на базе имитационной модели денежных
потоков. Система Project Expert объединяет в себе два типа систем: системы
управления проектами и корпоративные системы.
Объединяющим модулем является модуль «Инвестиционный
план», в котором составляется сетевой график проекта с описанием этапов работ,
которые затем объединяются в активы в соответствии с требованиями
бухгалтерского учета. Наиболее эффективно Project Expert используется при
подготовке и анализе бизнес-планов инвестиционных проектов.