Понятие делопроизводства
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ (синоним - документированная информация) - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке называемую "документооборотом"), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Большим вкладом в развитие российского делопроизводства является введение в рамках министерского делопроизводства бланков документов.
Задачи делопроизводства:
оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел);
создание условий для хранения документов.
.2 Структура и содержание Инструкции по делопроизводству
В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству будет обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, кᴏᴛᴏᴩые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выяснил факт того, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью ϶ᴛᴏй политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Структура инструкции по делопроизводству
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
ответственность за ее несоблюдение;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
общие правила подготовки и оформления документов;
правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
сроки, формы и методы регистрации;
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
категории документов, подлежащих обязательному контролю;
порядок их постановки на контроль;
технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
обязанности исполнителей;
типовые сроки исполнения;
порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
.порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
.правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
.устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
правила формирования в дела отдельных категорий документов;
порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
.порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
правила подготовки дел к хранению;
требования к описанию и оформлению дел;
порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.
По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации анализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).
Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Глава 2. Порядок ведения делопроизводства Федерального агентства научных организаций
.1 История создания Федерального агентства научных организаций
Федеральное агентство научных организаций (ФАНО) было создано правительством <#"justify">2.2 Структура, финансирование
Структура ФАНО регламентируется Положением <#"justify">- документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма Федерального агентства научных организаций.
В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Федерального агентства научных организаций.
Регистрация документов осуществляется:
поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале «Входящая корреспонденция»;
отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале «Исходящая корреспонденция;
обращений граждан - в журнале «Жалобы и обращения граждан»;
ответов на обращения граждан - в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»;
внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале «Внутриведомственная корреспонденция».
Доставка и отправка документов в Федеральном агентстве научных организаций осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
.3 Порядок ведения инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций
Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263) и в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022), Федеральные законы от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668, № 27, ст. 3463), постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368), от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 ст. 5587), от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472, № 32, ст. 4834; 2012, № 1, ст.148, № 19, ст. 2419, № 27, ст. 3739, № 38, ст. 5102, № 42, ст. 6880, № 52, ст. 7491, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575, № 38, ст. 4831), от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 47, ст. 4933, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 47, ст. 5675, № 12, ст. 1429, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092; 2012, № 37, ст. 4996, № 38, ст. 5102), от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2012, № 52, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального агентства научных организаций, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Федерального агентства научных организаций.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Федеральном агентстве научных организаций осуществляет Отдел документационного обеспечения Административного управления.
Непосредственное ведение делопроизводства в управлениях и отделах Федерального агентства научных организаций возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.
Утверждается инструкция руководителем Федерального казначейства по согласованию руководителя Федерального архивного агентства. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
) Создание документов в Федеральном агентстве научных Организаций
) Оформление отдельных видов документов в Федеральном агентстве научных организаций
) Организация документооборота
) Документальный фонд Федерального агентства научных организаций
) Особенности работы с электронными документами
) Работа исполнителей с документами
) Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
) Создание документов в Федеральном агентстве научных Организаций
Документы, создаваемые в Федеральном агентстве научных организаций оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 Х 297 мм), А5 (148 Х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 25 мм - верхнее; 24 мм - нижнее; 20 мм - правое.
В Федеральном агентстве научных организаций применяются следующие бланки:
угловой бланк руководителя Федерального агентства научных организаций;
угловой бланк первого заместителя руководителя Федерального агентства научных организаций;
угловой бланк заместителя руководителя Федерального агентства научных организаций;
общий продольный бланк письма Федерального агентства научных организаций;
продольный бланк приказа Федерального агентства научных организаций;
продольный бланк распоряжения Федерального агентства научных организаций.
Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются по середине листа вдоль верхнего поля.
Бланки документов Федерального агентства научных организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Управлением делами на основании заявок Отдела документационного обеспечения на их изготовление. Управление делами оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и передачу в Отдел документационного обеспечения изготовленных бланков документов по журналу учета поступления бланков.
)Оформление отдельных видов документов в Федеральном агентственаучных организаций.
В Федеральном агентстве научных организаций создается комплекс организационно - распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, протоколы, доверенности, договоры, телеграммы и решения заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях совещаний и заседаний.
Взаимные обязательства Федерального агентства научных организаций с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.
)Документальный фонд Федерального агентства научных организаций
Федеральное агентство научных организаций формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов.
Формирование документального фонда Федерального агентства научных организаций осуществляется в управлениях (отделах) Федерального агентства научных организаций при непосредственном контроле и методологическом сопровождении Отдела документационного обеспечения путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечениях их сохранности, учета и передачи дел в архив Федерального агентства научных организаций.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральном агентстве научных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Федеральном агентстве научных организаций, положениями об управлениях и отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Федерального агентства научных организаций.
В Федеральном агентстве научных организаций составляются номенклатуры дел управлений и сводная номенклатура дел Федерального агентства научных организаций.
Номенклатура дел управления (отдела) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлении, согласовывается с Отделом документационного обеспечения, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.
Вновь созданное управление (отдел) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления (отдела) и представляет ее в Отдел документационного обеспечения на согласование.
Сводная номенклатура дел Федерального агентства научных организаций составляется Отделом документационного обеспечения на основе номенклатур дел управлений.
Сводная номенклатура дел Федерального агентства научных организаций, подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Федерального агентства научных организаций, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Федерального агентства научных организаций. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Федерального агентства научных организаций.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Отдел документационного обеспечения и ЦЭК Федерального агентства научных организаций.
После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Отдела документационного обеспечения. Второй - используется в Отделе документационного обеспечения в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Федерального агентства научных организаций. Четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Отделе документационного обеспечения в электронном виде.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федерального агентства научных организаций.
Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Федерального агентства научных организаций являются названия управлений и отделов Федерального агентства научных организаций. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального агентства научных организаций.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального агентства научных организаций.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Номенклатура дел Федерального агентства научных организаций составляется по установленной форме.
)Особенности работы с электронными документами
В Федеральном агентстве научных организаций создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота;
документы, поступившие по системе МЭДО.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
Прием и отправка электронных документов, поступающих по системе МЭДО осуществляется централизованно Отделом документационного обеспечения.
Сканирование документов, поступающих на бумажных носителях осуществляется Отделом документационного обеспечения (по документам, подлежащим докладу руководителю Федерального агентства научных организаций), работниками приемных заместителей руководителя и делопроизводителями.
Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования.
Электронные документы, создаваемые в Федеральном агентстве научных организаций, включаются в состав документооборота.
Состав реквизитов РКК может быть расширен при необходимости.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Федерального агентства научных организаций. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе.
)Работа исполнителей с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Федерального агентства научных организаций осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Федерального агентства научных организаций, его заместителей, начальников и заместителей начальников управлений Федерального агентства научных организаций, начальников отделов.
Подразделение - исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
Документы, поступившие в управления Федерального агентства научных организаций с указанием по исполнению документов руководителя или заместителей руководителя Федерального агентства научных организаций, передаются исполнителям только после их рассмотрения начальником управления Федерального агентства научных организаций.
Специалисты структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с соисполнителями документа;
подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;
доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования и проведение повторного согласования, в случае серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение) руководителю Федерального агентства научных организаций, его заместителям или руководителей структурных подразделений;
подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;
передачу документа в Отдел документационного обеспечения для отправки адресату;
определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.
Если в процессе согласования у рецензента есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются управлением - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.
В случае несогласия с представленными замечаниями, управление - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
При полном учёте замечаний, повторного визирования не требуется.
Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на управление, подготовившее проект данного документа.
Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего управления, то проект документа визируется с пометкой «согласования не требуется».
Согласование считается завершённым только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.
Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются делопроизводителем в РКК документа.
Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) осуществляется на основании указания начальника структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.
Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению
) Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
Федеральное агентство научных организаций в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Изготовление печатей Федерального агентства научных организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки Управления делами Федерального агентства научных организаций полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
Гербовые печати применяются в Федеральном агентстве научных организаций для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Федерального агентства научных организаций.
Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Управление делами.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Федерального агентства научных организаций по заявкам которых они были изготовлены.
Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании локальных нормативных правовых актов (приказов) допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.
Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3.1. настоящей Инструкции.
Номер бланка документа указывается в РКК при регистрации исходящей корреспонденции в поле «Номер бланка» с целью осуществления контроля за их использованием.
Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат возврату в Отдел документационного обеспечения.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.
делопроизводство управленческий документооборот
Заключение
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Основной целью написания данной курсовой работы проведение анализа инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве научных организаций. Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по организации делопроизводственного обслуживания организации:
первичная обработка поступающих документов (разработка и использование списков нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации, передача подлинников ответственному исполнителю);
регистрации документов (регистрацию только в компьютерной форме);
формирование и оформление дел (все документы сформированы в дела и оформлены с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшиваются в дело вместе с документами, потом помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел проставление подписей секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела);
при составлении описи дел проставляется подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы;
усиленный контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством;
составление номенклатуры дел организации с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
автоматизированная система документационного обеспечения управления.
Основным направлением совершенствования технологии обработки документов явилось внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволяет коренным образом поддерживать всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повышает оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно - аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволяет поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и способствует повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволяет снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
Список используемой литературы
1.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №1. с. 79-83.
2.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2005. №4. С. 81-85
3.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. №2. С.16-20
.Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2003. №3. С. 31-34.
5.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2008. №3. С. 23-26.
.Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2013. №3. С
.Инструкция по делопроизводству Федерального агентства научных организация.
8.Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2005. №1. 3-5
.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
10.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2013. 592 с.
.Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
.Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2005. №1. С. 18-24.
.Шатина Н.В. Функции секретаря - помощника руководителя // Секретарское дело 2003. №4. С. 16-19.
.Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.