Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО 'Родина')

Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО 'Родина')

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес - процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Информационно-докуменТационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО «Родина»)

Специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация «документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», заочная форма обучения

Студентка Анастасия Викторовна Багмут

Краснодар 2013

Реферат

Стратегическое решение, информационно-документационное обеспечение, показатели эффективности, СЭД, документооборот.

Цель работы - повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Объектом исследования выступает ОАО «Родина».

Предметом исследования является процесс информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина».

В результате исследования разработан комплекс мероприятий по повышению эффективности системы информационно-документационного обеспечения ОАО «Родина», разработан проект внедрения СЭД.

Содержание

Введение

. Теоретические основы информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений

.1 Сущность понятия «стратегическое управление» и его современное состояние

.2 Нормативно-правовая база формирования системы документационного обеспечения деятельности организации

.3 Информационные технологии принятия стратегических решений в организации

. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка ее эффективности

.1 Анализ бизнес-истории становления и развития ОАО «Родина»

.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения

.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений

. Разработка технологии инофрмационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»

.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений

.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота

.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения

.3 Экономическое обоснование разработанного проекта

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Вот уже 20 лет в нашем государстве существует рыночная экономика, переход к которой обозначил, что руководителям пришлось учиться управлять самостоятельно, а не по указке «сверху». Одним из элементов самостоятельного управления деятельностью предприятия является принятие управленческих решений.

Автоматизация документооборота позволяет любой организации ускорить процесс работы, опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Внедрение СЭД обеспечивает слаженную работу всех подразделений; упрощает работу с документами, повышает ее эффективность и оперативность доступа к информации. Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, ведь использование СЭД повышает конкурентоспособность фирмы на рынке товаров и услуг.

Управленческие решения на предприятии охватывает все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др.

Актуальность выбранной темы обусловлена важностью проблемы обеспечения документационного обеспечения организации на этапе принятия стратегических решений. Выработка единых требований к системе документооборота, выявление полного набора нормативных функций исполнителей и механизмов управления на каждом из этапов жизненного цикла документа (формирование проекта, подготовка, регистрация, исполнение, передача в архив) также являются не простой задачей.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы изучены и проанализированы основные направления деятельности Открытого акционерного общества «Родина» (далее ОАО «Родина») по документированию и организации работы с документами с целью выявления их особенностей.

Объектом исследования является ОАО «Родина» - агропромышленный комплекс, расположенный в ст. Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Предметом исследования является процесс информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина».

Целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач:

1)   раскрытие сущности понятия «организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений» и выявление особенностей современного этапа развития систем ДОУ;

2)      характеристика нормативно-правовой базы информационно-документационного обеспечения управления;

)        оценка эффективности действующей системы ДОУ в ОАО «Родина»;

)        разработка комплекса мероприятий по повышению эффективности системы ИДОУ принятия стратегических решений;

)        оценка экономической эффективности от предложенных внедрений.

При написании выпускной квалификационной работы был использован 51 источник. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Кроме того, теоретико-методологическую базу исследования составили труды таких известных авторов, как Г.Н. Зацепина, Т.В. Кузнецова, Ю.Н. Столяров, Д.В. Арутюнова, Г.Я. Гольдштейн и др.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы ОАО «Родина».

В соответствии с поставленными задачами выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и трех приложений.

Первая глава посвящена теоретическим основам стратегического управления и делопроизводства в организации. Описана нормативно-правовая база документационного обеспечения управления, показано современное состояние информационного обеспечения принятия стратегических решений в организации.

Вторая глава по своему содержанию является анализом экономической и хозяйственной деятельности ОАО «Родина». Описана система информационно-документационного обеспечения деятельности организации, показаны основные проблемы в документационном обеспечении принятия стратегических решений.

Третья глава - это разработка предложений по совершенствованию информационно-документационного обеспечения деятельности ОАО «Родина» по принятию стратегических решений, которая включает в себя несколько разделов: автоматизация документооборота организации, а также ожидаемые выводы от предложенных изменений.

1. Теоретические основы информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений

.1 Сущность понятия «стратегическое управление» и его современное состояние

Стратегическое управление - это комплексная система постановки и реализации стратегических целей предприятия, основанная на прогнозировании среды и выработке способов адаптации к ее изменениям, а также воздействия на нее [1].

Стратегия - образ организационных действий и управляющих подходов, используемых для достижения организационных задач и целей организации.

В современной науке менеджмента выделяют некоторые особенности стратегического управления:

. Целью современной организации стала адаптация к изменениям. В связи с необходимостью учета динамики внешней среды, выделяют два направления развития стратегического управления:

регулярное стратегическое управление, которое является логическим развитием стратегического планирования и состоит из двух взаимодополняющих подсистем: подсистемы анализа и планирования стратегии и подсистемы реализации стратегии;

стратегическое управление в реальном масштабе времени - решение неожиданно возникающих стратегических задач. Оно развивается в отраслях, где изменения во внешнем окружении происходят с высокой частотой и непредсказуемы.

Организации вынуждены параллельно заниматься уточнением стратегии и решением возникших стратегических задач.

. Целью стратегического управления является развитие, т.е. изменение не только количественных, но и качественных характеристик. Например, к числу стратегических решений можно отнести решения о реконструкции организации, внедрении новой продукции и технологии, выходе на новые рынки сбыта.

. Продуктом стратегического управления является потенциал организации, который складывается из ресурсов и источников их пополнения, связей, положения и организационной системы в целом. Потенциал также характеризует максимально эффективное использование ресурсов для достижения поставленной цели. С другой стороны, потенциал представляет собой источник формирования конкурентного преимущества организации, а, следовательно, нуждается в постоянном развитии и совершенствовании.

. В качестве дополнительных признаков стратегического менеджмента выделяют:

гибкое реагирование на импульсы внешнего окружения;

осуществление своевременных изменений в организации;

опора на человеческий потенциал;

ориентация на потребителя;

долгосрочные перспективы за счет конкурентных преимуществ;

рассмотрение массива данных, а не отдельных ее составляющих;

обеспечение конкурентоспособности компании в перспективе.

Предметом стратегического управления являются:

) проблемы, связанные с целями компании, которые направлены на повышение эффективности деятельности организации путем обеспечения взаимосвязи целей, ресурсов и результатов;

) проблемы, связанные с элементами организации, если эти элементы необходимы для достижения целей, но в настоящий момент отсутствуют или имеются в недостаточном объеме;

) проблемы, связанные с внешними факторами [2].

Таким образом, стратегическое управление - это современный инструмент управления развитием организации, направленным на повышение потенциала путем достижения конкурентоспособности в условиях нарастающих изменений во внешней среде и связанной с этим неопределенности [3].

Стратегическое управление - это такое управление, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, гибко реагирует и проводит своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности дает возможность организации выживать в долгосрочной перспективе, достигая при этом своих целей.

Объектами стратегического управления являются организации, стратегические хозяйственные подразделения и функциональные зоны организации.

Предметом стратегического управления являются:

-    проблемы, которые прямо связанны с генеральными целями организации.

-       проблемы и решения, связанные с каким-либо элементом организации, если этот элемент необходим для достижения целей, но в настоящее время отсутствует или имеется в недостаточном объеме.

-       проблемы, связанные с внешними факторами, которые являются неконтролируемыми.

«Проблемы стратегического управления чаще всего возникают в результате действия многочисленных внешних факторов. Поэтому, чтобы не ошибиться в выборе стратегии, важно определить, какие экономические, политические, научно-технические, социальные и другие факторы оказывают влияние на будущее организации» [4].

На рисунке 1 показаны ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением [5].

Рисунок 1 - ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением [5]

Рассмотрим основные характеристики стратегических решений. Можно выделить девять таких характеристик [6]:

1)   стратегические решения отражают точку зрения руководства, на что должна быть похожа организация и чем она должна заниматься;

2)      стратегические решения призваны оказать содействие организации в обеспечении взаимодействия с внешней средой. Организация постоянно подстраивается под изменяющуюся обстановку;

)        стратегические решения принимают во внимание собственные ресурсы организации и содействуют обеспечению точных соответствий между деловой активностью и имеющимися ресурсами;

)        стратегические решения включают представление о большом изменении в системе работы организации;

)        стратегические решения чрезвычайно сложны и включают различные степени неопределенности. Они подразумевают, что организация должна делать допущения о предстоящих событиях на основе не очень надежной информации;

)        стратегические решения требуют всестороннего подхода к управлению организацией;

)        стратегические решения имеют дальний прицел. Они подразумевают длительные перспективы и имеют долгосрочное значение;

)        стратегические решения имеют причастность к оценкам и ожиданиям ключевых участников компании внутри организации (акционеров, директоров и др.) Многие исследователи утверждают, что стратегия организации является отражением отношений и мнений влиятельных внутренних участников компании;

)        стратегические решения серьезно воздействуют на ресурсы и оперативную деятельность. Они оказывают влияние на ресурсную базу организации и вызывают волны организационных решений более низкого уровня.

Таким образом, принятие стратегических решений - жизненно важная задача для организации любого масштаба и сферы деятельности. Грамотное документационное обеспечение данного процесса является залогом юридически верных и целесообразных решений.

.2 Нормативно-правовая база формирования системы документационного обеспечения деятельности организации

Организация документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления деятельности руководящего состава предприятия по документированию разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов.

Всегда актуальной является задача закрепления в законодательном порядке основных положений по организации и ведению общего делопроизводства с целью создания минимально необходимого и достаточного количество документов в случаях, требующих документального подтверждения событий и фактов.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют Федеральные законы, приказы и распоряжения Правительства РФ, государственные и международные стандарты [7-33].

Как известно, существует 3 уровня нормативно-правовых актов (НПА) (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Структура нормативно-правовых актов РФ

Отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, регулирует Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [7].

Федеральный закон РФ от 27.02.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [8] регулирует условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Кроме того, нельзя не упомянуть ФЗ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [9].

Одним из основополагающих документов в сфере нормативного регулирования деятельности по документационному обеспечению является приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления» [10]. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и содержит комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов как к традиционным, так и автоматизированным системам управления документацией.

ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [11] также способствует решению технологических задач документирования. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Специфика деятельности по документационному обеспечению управления предполагает значительную роль стандартов [12-22]. Так, стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [12] формирует понятийный аппарат данной сферы деятельности. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [13] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

С началом широкомасштабного использования в делопроизводстве информационных технологий эта область стала многогранной и быстро изменяющейся, что тут же нашло отражение в соответствующих национальных и международных стандартах. По мере развития информационных технологий непрерывно идет совершенствование стандартов в области управления документацией, которые охватывают широкий спектр функций, процессов и даже отдельных методов, описывая их с различной степенью детализации - от высокоуровневых концепций до конкретных технологических процессов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [14] определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного хранения пока нет, хотя в какой-то степени его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы».

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного хранения электронных документов, а также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основу этого массива нормативной информации составляют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного хранения информации, метаданные, протоколы обмена и взаимодействия. Стандарты предназначены для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

В последнее время разработчики как национальных, так и международных стандартов уделяют следующим направлениям стандартизации:

требования к системам электронного документооборота (СЭД);

обеспечение долговременной сохранности юридически значимых электронных документов;

метаданные [15].

Функциональные требования к системам управления электронными документами (в нашей терминологии - к системам электронного документооборота) разрабатываются в основном в интересах государственных органов. Подобные требования служат ориентиром (а иногда и обязательным требованием) при закупке соответствующих систем для государственных органов, что позволяет выдержать единую техническую политику в государственном секторе и создать необходимые условия для межведомственного взаимодействия. Одновременно этими требованиями часто пользуются коммерческие организации при проведении своих закупок, выбирая из них нужные им положения.

Следует отметить, что в России ведется работа по унификации отечественных норм и международных стандартов. Так, представляют интерес разработанные в 2008 г. европейские требования MoReq2 (по заказу Еврокомиссии и правительства Евросоюза) [16].

Новой тенденцией в мировой практике стало появление требований к минимальному набору функциональных возможностей для управления документами, необходимому для деловых систем (учетных, управления ресурсами и бизнес-процессами и т.п.) - в отличие от требований к полномасштабным специализированным системам для управления документами.

Так, согласно разработанному в США стандарту DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США» [17], версия 3 от 25 апреля 2007 г. предусмотрен набор требований к функциональным возможностям систем управления документами, которые необходимы для исполнения государственными органами положений законов о защите персональных данных и доступе к государственной информации. Это, в первую очередь, возможности:

выделять документы, содержащие персональные данные и/или подлежащие раскрытию по закону о свободе доступа к государственной информации;

регистрировать запросы граждан относительно своих персональных данных, а также запросы граждан и организаций о доступе к государственной информации; формировать соответствующие электронные досье, содержащие документы, создаваемые в ходе отработки этих запросов;

управлять документацией по вопросам раскрытия персональной и государственной информации;

собирать необходимые статистические данные и формировать соответствующие отчеты;

поддерживать создание цензурированных версий раскрываемых документов и их хранение в связке с оригинальными документами.

Стандарт, кроме того, включает теперь раздел с требованиями по обеспечению взаимодействия между СЭД при передаче электронных документов из одной системы в другую.

Спецификации MoReq2 - это вторая версия Типовых требований (Model Requirements, MoReq), которая является новым европейским «де-факто» стандартом для систем, управляющих электронными документами. MoReq2 уже сейчас весьма влиятелен в области управления электронными документами, и это влияние в будущем будет только возрастать. Причины этого кроются в следующем:

он предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов;

это международный стандарт, используемый во всей Европе, а также в Азии, Северной и Южной Америке;

он описывает функциональные возможности, выходящие далеко за пределы собственно управления документами;

в ходе его разработки было организовано огромное по масштабам международное обсуждение проекта специалистами из многих стран мира.

Содержащиеся в данном стандарте указания помогут понять требования к делопроизводству, организационные и деловые основы для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования, мониторинга и контроля выполнения процессов. В нем описаны действия, компоненты и конкретные методики конверсии и миграции документов из одной системы управления документами в другую, в том числе такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и верификация.

Стандарт ГОСТ 7.1-84. «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» [18] содержит требования, обеспечивающие сохранение подлинности и аутентичности электронных документов при их конверсии из одной электронной системы хранения документов в другую. И хотя вопросы обеспечения длительной сохранности электронных документов непосредственно не рассматриваются, они очень связаны с задачей конверсии, поскольку многие стратегии обеспечения длительной сохранности включают в себя тот или иной вид конверсии.

В части I стандарта рассматриваются решения, связанные с планированием программы конверсии и с вопросами делопроизводства. Часть II посвящена обсуждению собственно процесса конверсии. Приложения включают:

таблицы, в которых вместе сведены «делопроизводческие» требования; движущие силы и риски, связанные с процессом конверсии; меры контроля и управления, стадии процесса конверсии;

другие материалы в помощь специалистам, отвечающим за конверсию.

Во введении проекта стандарта говорится: «Все чаще информация, которая была создана, введена и сохранена в электронном виде, используется в качестве свидетельства деловой деятельности. Подобные доказательства могут потребоваться в случае контрактных споров или в суде. Данный Технический отчет определяет рекомендуемую практику для электронного хранения деловой или иной информации в виде графических образов. Соответственно, соблюдение этих рекомендаций представляет для организации интерес даже тогда, когда достоверность сохраненной информации не оспаривается» [19].

Новая редакция стандарта ISO 15836:2009 «Информация и документация - Дублинское ядро метаданных» была опубликована в 2009 г. ISO 15836:2009 устанавливает стандарт описания ресурсов, известный как «Набор элементов метаданных Дублинского ядра». ISO 15836:2009 не ограничивает понятие ресурса, однако чаще всего он используется для описания книг и документов [20].

Данный стандарт - одна из наиболее популярных универсальных систем метаданных, была разработана в конце 1990-х гг. по инициативе Консорциума Всемирной паутины. Популярность его обусловлена тем, что модель описания, основанная на «Дублинском ядре», не исключает возможности использования других различных лингвистических средств. Кроме того, для применения «Дублинского ядра» не требуется специальной подготовки - в отличие от традиционных библиотечных форматов.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» [21] - это второй современный российский стандарт в области управления документацией. Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела на основе аутентичного перевода международного стандарта ISO 23081-1:2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles». Данный документ дает ответ на вопросы: что такое метаданные, какие бывают метаданные и как их использовать для управления документами согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими. В нем подчеркивается значение метаданных об управлении документами в деловых процессах и описываются различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые процессы и процессы управления документами. В стандарте также устанавливается структура управления этими метаданными [22].

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательную основу деятельности по документационному обеспечению управления составляет огромный массив российских и международных документов, при этом особую роль, в силу специфики объекта регулирования играют стандарты. Главной тенденцией последних лет является стремление к унификации национальных стандартов документационного обеспечения, разработке международных нормативных актов, которые в условиях глобализации и растущей взаимосвязи информационного пространства позволят оптимизировать коммуникационное процессы.

Еще одна ярко выраженная тенденция - постепенный перевод всей системы документационного обеспечения в цифровой формат. Возможность использования мирового опыта работы с документами, прежде всего электронными, может как значительно сократить сроки внедрения электронного документооборота в наших организациях, так и ускорить процесс создания архивов юридически значимых электронных документов.

.3 Информационные технологии принятия стратегических решений в организации

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

) первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям - инвесторам, налоговым службам и т. д. Чаще всего для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации;

) второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. Информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации;

) третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления;

) четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационно-документационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации:

) стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

определение системы приоритетов развития организации;

оценка перспективных направлений развития организации;

выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

особенности развития рыночных отношений в стране;

возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг) [24].

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:

За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;

Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;

За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций - встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях;

) тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

создание потенциала для развития организации;

создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т.д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

гибкость и адаптируемость к изменению условий;

технология, максимально ориентированная на пользователя;

) оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений [25].

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.

Таким образом, информационное обеспечение в принятии стратегических решений занимает довольно весомую нишу, т.к. оно способствует не только получению прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий, но и регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного, а также выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений от бизнес-плана.

2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка его эффективности

.1 Анализ бизнес-истории становления и развития ОАО «Родина»

ОАО «Родина» - сельскохозяйственное предприятие, расположенное в станице Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Открытое акционерное общество «Родина» в своей нынешней организационно-правовой форме было образовано 03.09.1998 г. Предприятие действует на основании Устава, действующая редакция которого утверждена протоколом № 2 от 25 ноября 2010 г.

В соответствии с уставом целью образования ОАО «Родина» является удовлетворение общественных потребностей в работе, продукции, услугах Общества, получение прибыли за счет создания конкурентоспособных товаров, работ и услуг, при этом Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Юридический адрес ОАО «Родина»: Краснодарский край, Каневской район, ст. Челбасская, ул. Красная, 119. Предприятию присвоены идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) 2334006686, внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц было осуществлено 19 сентября 2002 г., ОГРН: 1022303977376.

Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять любые имущественные и личные неимущественные права, предоставляемые законодательством для открытых акционерных обществ, нести обязанности, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде. Также ОАО «Родина» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, осуществляет владение, пользование и распоряжение им в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Уставный капитал ОАО «Родина» составляет 21 019 506 (двадцать один миллион девятнадцать тысяч пятьсот шесть) рублей, поделенных на 20 019 506 (двадцать миллионов девятнадцать тысяч пятьсот шесть) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая и 1 000 000 (один миллион) привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая.

В соответствии с п. 7.2 Устава ОАО «Родина», общество вправе размещать дополнительно к размещенным акциям 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок две) штуки обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок два) рубля и 7 000 000 (семь миллионов) штук привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 7 000 000 (семь миллионов) рублей (объявленные акции).

Открытое акционерное общество «Родина» было преобразовано из ЗАО «Родина», ранее, в советскую эпоху одноименное коллективное сельскохозяйственное предприятие Каневского района.

Начиная с 2000 г. ОАО «Родина» входит в группу компаний «Степь» ОАО концерна «Стелла» и является одним из крупнейших сельскохозяйственных предприятий по производству продукции растениеводства и животноводства Каневского района (см. рисунок 4).

Как видно из приведенной схемы, в Группу компаний «Степь» входят восемь сельхозпредприятий, расположенных в Каневском, Ленинградском и Павловском районах Краснодарского края. Основными видами деятельности ОАО «Родина» являются:

-   выращивание зерновых и зернобобовых культур;

-       выращивание масличных культур;

-       выращивание сахарной свеклы;

-       выращивание кормовых культур;

-       заготовка растительных кормов;

-       разведение крупного рогатого скота;

-       производство мяса и пищевых субпродуктов крупного скота и свиней;

-       производство молока;

-       оптовая торговля зерном, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных.

Рисунок 3 - Место ОАО «Родина» в общей структуре ОАО концерн «Стелла»

Высокие темпы развития ОАО «Родина» демонстрирует только в последние годы, после вхождения в Группу компаний. До начала 2000-х г. это было одно из наиболее «проблемных» хозяйств района. Только в 1999 г. чистый убыток, полученный предприятием составил 13 миллионов руб. Вхождение в состав концерна «Стела» позволило существенно обновить парк сельхозтехники, в частности закупить  <#"829528.files/image004.gif">

Рисунок 4 - Организационная структура ОАО «Родина»

Такая структура позволяет наиболее эффективно осуществлять производственную деятельность исследуемого предприятия и выполнять, стоящие перед ним задачи.

Основной вид деятельности агрофирмы производство и реализация сельскохозяйственной продукции: зерновых, масличных, свекловодство, другие направления растениеводства, мясное и молочное скотоводство. На сегодняшний момент агрофирма имеет сельхозугодий общей площадью 6474 га. Штат агрофирмы в 2012 г. составил 342 человека.

Основные финансово-экономические показатели деятельности ОАО «Родина» представлены в приложении А. Анализ основных финансово-экономических показателей проводился на основании данных финансового и производственного учета компании. Как видно из приведенных данных, выручка ОАО «Родина» в целом за период возрастает, но динамика роста выручки не поступательна (см. рисунок 5).

Рисунок 5 - Динамика показателей выручки ОАО «Родина» в 2009-2012 гг., тыс. руб.

Анализ ресурсов предприятия показывает, что численность персонала достаточно стабильна. В 2010 г. она сокращается на 4 человек, но затем начинает возрастать. Наиболее высоки темпы прироста численности персонала в 2011 и 2012 гг. - около 5,5%. В результате на 01.01.2013 г. среднесписочная численность персонала составляет 342 чел.

Материальные ресурсы предприятия также постепенно возрастают, но если объем оборотных активов в течение периода увеличивается более чем на 69%, то объем основных средств увеличивается только на 18%. Это связано со спецификой учета на сельскохозяйственных предприятиях - рост объема оборотных средств связан с масштабным обновлением стада крупного рогатого скота, учитываемого по счетам запасов. Среднегодовой объем ресурсов влияет на показатели фондоотдачи и оборачиваемости. Так, на 01.01.2010 г. фондоотдача составляла 1,26 руб., а на 01.01.2013 возросла до 1,45 руб. Коэффициент оборачиваемости своего максимального значения достиг в 2010 г., а в 2011-2012 гг. незначительно снизился (см. рисунок 6).

Рисунок 6 - Динамика показателей эффективности использования ресурсов ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Производительность труда на предприятии превышает средние показатели по отрасли и составляет около 2 млн.руб. на работника.

Выручка предприятия наименьшее значение имеет в 2009 г., после чего она постоянно возрастает. Наиболее высокий рост - на 24,9% - происходит в 2012 г. Темпы прироста себестоимости наиболее высоки в 2010 г., вместе с тем, существенное влияние на показатели рентабельности оказывают прочие доходы и расходы компании. Налоговые расходы не оказывают столь существенного влияния на показатели прибыли, так как ОАО «Родина» находится на льготном режиме налогообложения единым сельскохозяйственным налогом. Рентабельность компании за исследуемый период несколько снижается, но связано это не столько с ухудшением финансового положения исследуемой компании, сколько с общей ситуацией на рынке, а также с многочисленными отраслевыми рисками (влияние на урожайность погодных и климатических условий и др.).

Динамика показателей прибыли ОАО «Родина» в 2009-2012 гг. приведена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Динамика показателей прибыли ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Динамика показателей рентабельности ОАО «Родина» в 2009-2012 гг. приведена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Динамика показателей рентабельности ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

В целом можно отметить достаточно высокий ресурсный потенциал, стабильную коммерческую деятельность, рост товарооборота, исследуемой организации, что свидетельствует о ее достаточно устойчивом положении на сельскохозяйственном рынке Кубани, в то же время можно отметить и ряд негативных тенденций, в частности снижение рентабельности компании в последние годы.

.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения

Как было показано в теоретической части выпускной квалификационной работы документационное обеспечение управления - это деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Она перманентно присуща любой организации, вне зависимости от ее отраслевой принадлежности, формы собственности и наличия ресурсов.

В то же время, отраслевая специфика оказывает значительное влияние на организацию работы в сфере ДОУ. Так, аграрные предприятия отличают такие особенности как «разобщенность» и удаленность подразделений. Например, при формировании первичной производственной и финансовой документации большинство документов формируются непосредственно в подразделениях хозяйства (бригады, склады и т.п.) после чего передаются в соответствующие вышестоящие структуры организации, что осложняет возможности использования компьютеров. В результате даже при высоком уровне автоматизации в организации в целом, на уровнях аккумуляции информации сосредоточивается большой объем документов, данные с которых вручную вводится в компьютер. Определенной спецификой обладает и процесс формирования документов в управленческом аппарате компании, а также движения документов внутри корпорации.

Многие авторы отмечают определенную «отсталость» аграрного комплекса в части внедрения современных технологий в сфере документационного обеспечения. Так, например, Е. В. Климова [26], Т. А. Михалева [27] отмечают, что именно в сфере АПК медленно внедряются новые технологии, крайне слабо организуется как внутрикорпоративное информационное пространство, так и его коммуникации с внешней средой. Например, Т.А. Михалева отмечает, что «…создан целый ряд мировых сельскохозяйственных узлов, обеспечивающих бизнес актуальной информацией (сайты различных международных информационных организаций в сфере аграрной отрасли, в частности: FAO, IAALD), тогда как в России подобные проекты находятся только в стадии разработки» [27].

Анализ ситуации, складывающейся в аграрном секторе Кубани, показывает, что, по крайней мере, применительно к нашему региону подобный вывод представляется недостаточно объективным. В Краснодарском крае ведется достаточно активная работа не только по автоматизации сельскохозяйственных предприятий, но и по формированию единого информационного пространства в агарном секторе края. Еще в 1996 г. было начато формирование краевой информационно-консультационной службы в рамках международного инвестиционного проекта по поддержке осуществления реформ в сельском хозяйстве России (РАИС). В этот период было организовано государственное учреждение (ГУ) «Управление международных инвестиционных проектов, ценового мониторинга и информационно-консультационного обслуживания АПК». В структуру ГУ «Инвестинформсервис АПК» была включена единая краевая диспетчерская служба агропромышленного комплекса в городах и районах Краснодарского края, были созданы два отдела: информационно-консультационная служба и служба информации о рынке.

За время существования «Инвестинформсервис АПК» была создана и функционирует единая краевая служба рыночной информации и ценового мониторинга; сформирована центральная краевая информационно-консультационная служба, которая собирает и обобщает информацию из городов и районов Краснодарского края, регионов России и других стран; налажен ежедневный выпуск информационно-аналитического бюллетеня «Экспресс-сводка»; ведется работа по консультированию аграрных организаций, в том числе и по актуальным вопросам управления [28].

В 2005 г. государственное учреждение Краснодарского края «Инвестинформсервис АПК» было переименовано в государственное учреждение Краснодарского края «Кубанский сельскохозяйственный информационно-консультационный центр». Система информационно-консультационного обеспечения организуется на двух уровнях: краевом и уровне районного муниципального учреждения. На данный момент в крае организовано 38 информационно-консультационных центров во всех районах Кубани. Большинство информационно-консультационных центров оказывает услуги в сфере менеджмента, бухгалтерского учета, по юридическим вопросам, во взаимоотношениях с финансово-кредитным сектором. При тесном сотрудничестве с ГУ «Кубанский сельскохозяйственный ИКР» районные центры получили возможность доведения до сельхозтоваропроизводителей всех форм собственности и граждан, ведущих личные подсобные хозяйства, научной, технологической и рыночной информации. Таким образом, именно электронные ресурсы АПК Краснодарского края представляют на сегодняшний день одни из наиболее успешных российских проектов.

Большинство предприятий края используют и самые современные технологии в процессе организации документооборота.

Так, в ОАО «Родина» используется следующее программное обеспечение:

1С КУСХП (комплексный учет сельскохозяйственного предприятия), включающий электронные базы сотрудников, используемый для бухгалтерского и налогового учета на предприятии, формирования бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и т. д.;

1С спутниковый мониторинг (для планирования и учета полевых работ, для учета за расходом топлива в баках сельхозтехники и заправочных емкостях, для мониторинга сельхозтехники (GPS навигация);

- Microsoft Office;

Open Office;

СПС Консультант плюс;

- Selex производство ООО «Плинор» (программа, позволяющая создать замкнутый цикл обработки информации по крупному рогатому скоту в хозяйстве, при этом в базе данных накапливаются все необходимые данные по животным;

AfiFarm - продукт компании Afimilk (программа управления стадом, используемая на молочных фермах),

Team Viewer (программа, обеспечивающая удаленное управление, администрирование и техническую поддержку всей локальной сети предприятия (см. таблицу 1).

Таблица 1 - Программное обеспечение, используемое в процессе организации документооборота в ОАО «Родина»

Из данных, приведенных в таблице 1, видно, что уровень автоматизации документооборота в компании достаточно высок.

ОАО «Родина» - предприятие с эффективно организованной структурой и достаточным штатом, работа по организации документационного обеспечения осуществляется по нескольким каналам. Так, управленческая информация, создаваемая высшим менеджментом организации, обрабатывается секретарем организации. Финансовые документы аккумулируются в рамках бухгалтерии и планово-экономического отдела, производственные документы и документы, регистрирующие факты хозяйственной жизни - в производственных подразделениях компании.

Рассмотрим принципы работы секретаря ОАО «Родина». Документационный поток в компании движется по нескольким каналам: входящие, исходящие и внутриорганизационные документы.

Отправляемые ОАО «Родина» документы называются исходящими.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется руководителем соответствующего подразделения, либо директором ОАО «Родина» (его заместителями).

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Юридически значимые документы в обязательном порядке проверяются юридическим отделом ОАО «Родина». Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. Регистрация исходящих документов ведется в журнале, содержащем следующие графы (см. таблицу 2).

Таблица 2 - Форма журнала регистрации исходящих документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В ОАО «Родина» принята смешанная система регистрации, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, а другая ее часть в структурных подразделениях.

В ОАО «Родина» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в ОАО документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих документов ОАО «Родина» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов, который ведется и в традиционной (на бумажном носителе) и в электронной форме (MS Excel).

Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя.

Переходя к анализу документационного обеспечения управления, необходимо заметить, что, как и любая другая сфера деятельности, управление документационным потоком в организации может оцениваться с точки зрения ее эффективности. В международной практике в качестве критериев деятельности предприятия, помогающих организации в достижении стратегических и тактических целей деятельности разрабатываются, так называемые Ключевые показатели эффективности (KPI) [29].

Чтобы получить полную картину эффективности ДОУ, выделяют категории количественных и качественных показателей. Так, среди количественных показателей наиболее важны:

-   объем документооборота (сумма документопотоков поступающих, отправляемых и внутренних документов, проходящих через службу ДОУ);

-       штатная численность службы ДОУ;

-       нормы выработки (соблюдение нормативов времени) в процессе выполнения делопроизводственных операций.

В числе основных качественных показателей можно назвать:

-   количество (наличие или отсутствие) фактов утраты или потери документов;

-       соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере ДОУ;

-       отсутствие нареканий на деятельность службы ДОУ со стороны руководства организации;

-       отсутствие жалоб на работу и организацию взаимодействия службы ДОУ с другими подразделениями со стороны сотрудников организации.

В рамках процессов современного корпоративного планирования в оценку деятельности службы ДОУ вводятся экономические показатели, позволяющие комплексно учесть в оценке штатную численность, фонд оплаты труда, объём документооборота, нормы выработки, что позволяет оценивать не только деятельность службы ДОУ, но и эффективность организации документооборота по всей системе управления.

Для оценки эффективности системы ДОУ ОАО «Родина» была использована вышеуказанная система показателей. Так, исследовались объем документооборота, штатная численность аппарата управления, соблюдение нормативов времени в процессе выполнения делопроизводственных операций, наличие фактов утраты документов, соблюдение требований нормативных документов при организации системы документообеспечения.

Анализируя документооборот ОАО «Родина» за последние 4 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние (см. таблицу 3, рисунок 9).

Таблица 3 - Динамика документооборота ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с развитием деятельности акционерного общества. Значительный объем документов в компании формируется в электронном виде. Внедрение электронного документооборота способствует и сокращению расходов на документооборот, повышая при этом его качество. Так, если до 2010 г. организационно служба ДОУ включала двух человек, объединенных в общий отдел, то в настоящий момент весь объем работы выполняет один секретарь.

В таблице 4 представлена информация о штатной численности аппарата ДОУ, а также расходов на его содержание.

Таблица 4 - Динамика показателей деятельности по документационному обеспечению управления ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Рисунок 9 - Динамика показателей документооборота ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Как видно из приведенных данных, если до 2010 г. в состав общего отдела входили два сотрудника, то в настоящее время весь поток документов обрабатывается уже одним. Если мы сопоставим показатели работы секретариата в 2009 и 2012 г., то увидим, что эффективность его работы существенно возросла. Если в 2009 г. один сотрудник обрабатывал ежегодно в среднем 666 документов, то в 2012 г. - 1937, т.е. в 2,7 раза больше. При росте объема обрабатываемых документов в 1,5 раза затраты на содержание секретариата сократились на 40%, на 56% снизились факты брака в работе секретариата. Таким образом, можно констатировать, что эффективность работы системы ДОУ в ОАО «Родина» возросла (см. рисунки 10, 11).

Рисунок 10 - Динамика показателей работы службы ДОУ ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

Рисунок 11 - Количество брака в работе службы ДОУ ОАО «Родина» в 2009-2012 гг.

В целом, подводя итог анализу работы документационного обеспечения управления ОАО «Родина» были сделаны следующие выводы:

система документационного обеспечения в ОАО «Родина» организована на достаточно высоком уровне. На предприятии формируется необходимый массив документов, выделены должностные лица, уполномоченные контролировать документарный поток, получаемые и формируемые документы проходят все необходимые процедуры регистрации. Основные потоки документов концентрируются на уровне секретаря ОАО «Родина». Процесс формирования документов носит смешанный характер - значительная их часть формируется в структурных подразделениях компании. Процессы формирования, регистрации и согласования документов организованы и в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Несмотря на то, что ОАО «Родина» является предприятием сельскохозяйственной специализации, уровень информатизации документообеспечения в компании достаточно высок. Можно констатировать, что в ОАО «Родина» сформировано полноценное единое корпоративное информационное пространство. Этот вывод подтверждается высоким уровнем компьютеризации всех производственных процессов, включая такие специфические, как животноводческая и растениеводческая деятельность;

оценка эффективности работы ДОУ показывает, что с компьютеризацией она существенно возросла: снизилась численность сотрудников службы при увеличении общего объема документооборота, сократились расходы на организацию процессов документодвижения, снизился процент брака. В числе недостатков действующей системы, влияющих на эффективность работы ДОУ: отсутствие системы электронного документооборота, низкий уровень внутренней регламентации деятельности по работе с документами, встречаются отдельные нарушения правил оформления и подготовки документов, а также их утраты.

2.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений

В результате проведённого анализа системы документооборота ОАО «Родина», необходимо выделить главные проблемы в организации документооборота в ОАО «Родина».

Одним из недостатков в работе ДОУ можно считать отсутствие документов, регулирующих деятельность в данной сфере. В этой связи можно считать, что способствовать повышению эффективности работы службы может разработка и утверждение соответствующих документов, в частности,          инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина», предложенной автором в приложении Б.

Кроме того, пожалуй, самой значимой проблемой в системе документооборота ОАО «Родина» является не только проблема не только контроля за исполнением документов, но и стратегического управления. По мнению автора выпускной квалификационной работы, данные два вопроса являются непосредственно взаимосвязанными друг с другом. Ведь, как мы знаем, контроль исполнения решения является важной частью жизненного цикла стратегического решения.

Рассматривая жизненный цикл управленческого решения как специфический процесс, можно представить его, с учетом принятой классификации функций управления, а также подобрать документы, соответствующие каждому из этапов (см. рисунок 12) [30].

Каждое решение должно быть юридически, экономически, тактически обоснованно. Лучшим выходом для данного рода требований является документирование процесса принятия не только стратегических, как в нашем случае, но и тактических решений.

Рисунок 12 - Соответствие документов этапам жизненного цикла управленческого решения

Соответственно, любое принятое решение без грамотного его исполнения является для организации любо рода деятельности бесполезным.

Как показал проведенный анализ, что контроль исполнения документов не носит системного характера. Для ведения контроля исполнения используется компьютерная базы данных, сформированная в программе Microsoft Excel, в которую заносятся все документы, требующие исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. Естественно, что многие документы исполняются не вовремя, либо просто «забываются» в общей массе документного массива, который имеется в такой большой организации, как общество с ограниченной ответственностью.

Система электронного документооборота решила бы проблемы не только контроля исполнения документов, создаваемых в процессе принятия стратегических решений, но и решения оперативных задач управления.

Делопроизводство - важнейшая составляющая системы управления любой организации, в том числе и открытого акционерного общества.

Поэтому любой сбой в системе делопроизводства немедленно вызывает соответствующий сбой в системе стратегического управления ОАО «Родина».

Можно выделить ряд проблем, возникающих при работе с документами традиционным способом, т.к. в управлении кадров нет системы электронного документооборота:

-    документы теряются;

-       накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

-       документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки;

-       тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

-       вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;

-       много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;

-       отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов [31].

Учитывая процедуры движения документа, можно выделить ряд возможных сбоев в системе документооборота (см. таблицу 5) [32].

В основе данной таблицы лежит так называемый «человеческий» фактор, ведь документооборот не может быть полностью электронным. Существуют процедуры согласования и подписания проекта документа. Однако даже самая лучшая СЭД автоматизирует только рутинные операции, а не весь цикл документооборота.

Источниками вышеперечисленных сбоев могут быть четыре категории лиц: разработчик документа (тот, кто создает документ и согласовывает проект документа с визирующими инстанциями), визирующая инстанция (в рамках ОАО - это не одно лицо), секретарь, а также лицо, принимающее решение (Генеральный директор, который подписывает / утверждает документ либо накладывает резолюцию).

Таблица 7 - Классификация сбоев в системе документооборота

Особое внимание следует уделить секретарю. Данное лицо занимает самое важное место в документообороте открытого акционерного общества, так как секретарь обязательно является конечной инстанцией создания документа.

Кроме того, секретарь ОАО «Родина» осуществляет методическое руководство ведением документооборота в обществе, а также контроль и руководство им. Текучесть документов в приемной Генерального директора - самая высокая в организации. Следовательно, деятельность по документационному обеспечению управления - одна из наиболее трудоемких в ОАО «Родина». Именно поэтому здесь особенно высоки документационные сбои.

Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО - это один и важных вопросов в организации, т.к. само направление говорит о своей значимости. Только автоматизируя данную деятельность, можно повысить оперативность решения поставленных задач путем вывода необходимой информации в краткие сроки. Кроме того, установив специализированное программное обеспечение на рабочие станции в Правлении, можно воспользоваться огромным количеством электронных справочников и документов, которые необходимы в работе. Наличие шаблонов основных документов позволит в кратчайшие сроки произвести их заполнение, а их регистрация в общей базе данных не даст затеряться ни одному документу.

Данная система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

На рисунке 13 представлены цели системы документооборота [33], в нашем случае указанное изображение полностью отражает требования, предъявляемые к СЭД

Рисунок 13 - Цели системы документооборота

Подводя итог, можно сделать вывод, что ОАО «Родина» - динамично развивающаяся организация. Для ее еще большего развития, для повышения эффективности стратегических решений, необходимо внедрение в рамках существующего информационного поля акционерного общества системы электронного документооборота, несущее за собою массу преимуществ, а также регламентировать деятельность ДОУ инструкцией по делопроизводству.

3. Разработка технологии информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»

.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений

.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота

Тенденции развития систем электронного документооборота (СЭД) определяются не только новациями в области информационных технологий, но в первую очередь изменяющимися требованиями бизнеса, переосмыслением ролей пользователей (участников документооборота), сменой их интересов и предпочтений, новым видением задач и требований к управлению документами. До недавнего времени делопроизводство, документооборот, документационное обеспечение управления (ДОУ) были вспомогательными, обеспечивающими процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов - "создания добавленной стоимости". Соответствующим было и отношение высшего руководства, ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации. Системы электронного документооборота предназначались исключительно для обеспечения оперативной деятельности соответствующей категории персонала, отвечающего за учет документов и контроль исполнения [34].

Система электронного документооборота управления кадров должна быть универсальной и позволять настройку на используемые в университете типы документов. Другие важные требования - интеграция с программами, применяемыми для подготовки и редактирования документов (в нашем случае - это средства MS Office и Open Office), возможность коллективной работы, дистанционного доступа (что особенно существенно в случае распределенной структуры) и, разумеется, приемлемая цена в сочетании с простотой обслуживания [35].

Тем временем основными тенденциями для выбора СЭД продолжают оставаться следующие:

)        выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот.

)        интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем.

)        доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД:

функционал СЭД

простота работы в СЭД

невысокие затраты на обслуживание

доступная стоимость

Основными задачами внедрения СЭД являются:

-   эффективное управление документопотоками в организации;

    централизованное хранение документов;

    повышение контроля исполнения работ по документам;

    увеличение продуктивности работы сотрудников управления;

    облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

    информационная безопасность учреждения [37].

Современная система электронного документооборота должна быть:

    гибкой (работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет);

    настраиваемой (если в организации изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени);

    функционально полной (работать с разными видами и контурами документооборота);

    работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.

Таким образом, выбор системы электронного документооборота - задача достаточно сложная, и подойти к ней необходимо со всей ответственностью. Желательно, чтобы данным вопросом занималось лицо, компетентное в вопросах автоматизации документооборота.

.1.2 Выбор системы электронного документооборота

Современный рынок систем электронного документооборота в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Развитию рынка способствует растущая с каждым годом потребность российских предприятий в оптимизации своего документооборота.

На российском рынке присутствует несколько десятков отечественных и зарубежных СЭД. До недавнего времени отечественные СЭД были во многом сориентированы на автоматизацию функций канцелярского документооборота, с одной стороны, и на небольшие предприятия, с другой. Однако в последние несколько лет ситуация изменилась. В результате изменений на рынке после экономического кризиса крупные компании стали чаще выбирать системы российского производства, которые в свою очередь стали ориентироваться все больше на корпоративного потребителя, которые подходят к проекту автора впускной квалификационной работы.

Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные программы автоматизации работы с кадровыми документами организации.

Одной из известных СЭД является «Е1 ЕВФРАТ» Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.

Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ [38].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 5 000 руб. Стоимость серверной версии: 15 000 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 5 600*10 + 15 000 = 71 000 руб.

Следующее программное решение носит название «OPTIMA-Workflow» - комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку документации, увеличивая эффективность.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба [39].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 7 500 руб. Стоимость модуля «Документооборот»: 75 000 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 7 500*10 + 75 000 = 150 600 руб.

Еще один программный продукт - СЭД «DIRECTUM». Данная СЭД поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.

Разработка готовых к применению бизнес-решений, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота [40].

Фиксированная стоимость пакета из 10 клиентских лицензий + серверной лицензии системы - 56 050 руб.

Следующим предложением на рынке ПО является 1С: Документооборот 8, который является преемником программного продукта «1С:Архив 3»

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации [41].

Фиксированная стоимость пакета из 10 клиентских лицензий: 30 000. Стоимость версии «Делопроизводство»: 34 500 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 30 000 + 34 500 = 64 500 руб.

Последней СЭД, которую следует представить в данном перечне - это СЭД «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов [42].

Фиксированная стоимость лицензии на одно рабочее место - 9 000 руб. Стоимость серверной версии: 12 600 руб. Общая стоимость внедрения данной системы: 9 000*10 + 12 600 = 102 600 руб.

В приложении Г приведены сравнения вышеуказанных СЭД. Как видно из таблицы, две системы электронного документооборота практически сходны по функционалу: Е1 ЕВФРАТ и DIRECTUM. Исходя из меньшей стоимости продукта, выбор падает на СЭД DIRECTUM.

Данная программа не обладает ярким дизайном, но она очень функциональна. В то же время в программе нет ничего лишнего, что могло бы каким-либо образом тормозить ее работу. Она занимает на жестком диске рабочей станции немного места по сравнению с другими, более тяжелыми программами (например, ДЕЛО).

К стоимости внедрения СЭД необходимо прибавить расходы на обучение сотрудников пользованию данной системы, что составляет 10 240 руб.

.1.3 Мероприятия по внедрению СЭД DIRECTUM в ОАО «Родина»

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

Как показывает практика, если предприятие небольшое, полный цикл внедрения занимает 1-2 месяца. Для средних предприятий этот срок составляет 2-3 месяца, а на крупном предприятии - 3-4 месяца.

Так как на новую систему электронного документооборота удобнее всего переходить с начала года, то заключительный этап внедрения должен заканчиваться в декабре текущего года. Наглядным примером внедрения СЭД является диаграмма Ганта (см. рисунок 14).

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота рекомендуется проводить июле - августе, т.к. на загрузку данных может уйти достаточно большое количество времени. Из всей процедуры внедрения проекта, загрузка данных в таблицы - самое длительное мероприятие, т.к. установка системы на рабочие станции и настройка ее под пользователя - несложная процедура, что было одним из критериев выбора системы электронного документооборота.

Рисунок 14 - Диаграмма Ганта для внедрения СЭД «DIRECTUM» в ОАО «Родина» [43]

3.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает экономию ресурсов любой компании, улучшение деловых коммуникаций и, кроме того, получение прибыли (либо уменьшение рисков получения убытков). При этом вполне возможно четкое определение ключевых показателей эффективности системы, в т. ч. их числовая оценка.

Особо следует подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности системы должны оцениваться в течение всего срока ее использования со времени завершения опытной эксплуатации СЭД. Это позволит не только понять эффективность внедрения СЭД, но и спланировать ее дальнейшее развитие:

-  развитие функциональных возможностей системы с целью поддержания соответствия ее функциональности изменениям в бизнес-процессах;

-       необходимость подключения к системе электронного документооборота ранее не работавших с ней подразделений с целью расширения областей ее использования в наиболее важных в данный момент бизнес-процессах [44].

Оценка эффективности от внедрения СЭД - возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат [45].

Оценивать необходимо только реально внедренную систему. Если внедрение не закончено или прошло неудачно, то скорее всего эффект будет низким или вообще отсутствовать. Поэтому, прежде чем рассчитывать отдачу от проекта, нужно понять, действительно ли система внедрена и полноценно вписалась в повседневную работу предприятия.

Рассмотрим показатели, которые могут использоваться для оценки качества внедрения.

Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству карточек регистрации бумажных документов. При комплексном внедрении все входящие документы должны переводиться в электронный вид, а исходящие - сразу создаваться в системе, и если отношение количества электронных документов к количеству карточек регистрации бумажных документов меньшее 100%, то это говорит о том, что часть документов обрабатывается только в бумажном виде, то есть нет комплексного охвата. По статистике в компаниях с большим внешним документооборотом этот показатель близок к 200%, а в компаниях, где объем внутреннего документооборота существенно превышает объем внешнего, этот показатель может приближаться к 1000%.

Охват сотрудников. При комплексном внедрении в системе работают почти все сотрудники, связанные с документами, и отношение количества фактических пользователей системы к общему количеству управленцев или инженерно-технических работников, чья деятельность связана с документами, должно приближаться к 100%.

Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись, к числу исходящих карточек регистрации. Значение показателя больше 100% означает, что удалось сократить число подписываемых, а значит печатаемых и сканируемых бумажных документов. Ведь достичь такого значения возможно лишь в том случае, когда часть документов остается только в электронном виде и в бумажный не переводится, а следовательно не требует заведения карточек регистрации.

Интеграция с существующими системами. При комплексном внедрении все существующие на предприятии системы рано или поздно интегрируются в определенном объеме, например, единые справочники, совместная работа с договорными документами, заявками. Это показатель внедрения и показатель класса системы, ибо не все системы легко могут быть интегрированы.

3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта

Как уже говорилось в разделе 3.2, эффект от внедрения СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД.

В первую очередь установим, что прямая экономия средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении системы DIRECTUM, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать по формуле:

   (1),

где - Д - количество рабочих дней в месяце (в данном случае - 22);

 - среднее число прочитанных страниц печатного текста одним сотрудником;

Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией

N - количество сотрудников

Таким образом, ежемесячный расход бумаги составляет: 21*25*0,75*10 = 3937.5 рублей в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени (C) складывается из следующих факторов:

1)   экономия усилий за счет повторного использования существующих, типовых документов.

2)      экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

)        ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и сокращения времени согласования документов.

Для оценки количественных показателей повышения эффективности работы с документами после внедрения СЭД можно использовать методику расчета по таблице 6.

Данная таблица наглядно демонстрирует снижение трудоемкости и время выполнения операций, связанных с обработкой документов.

Таблица 6 - Расчет затрат на типовые операции с документами компании до и после внедрения СЭД для компании [46]

Время, сэкономленное на повторном использовании (создании) типовых документов (), рассчитывается по формуле (2):

                                                               (2),

где  - время на создание типовых документов до внедрения СЭД, мин;

 - время на создание типовых документов после внедрения СЭД, мин;- количество указанных документов в месяц.

Получим: (40-7)75=33*75=2475 (мин) - экономия времени сотрудников на использовании типовых документов после внедрения СЭД.

По подобной формуле рассчитываем экономию времени сотрудников на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации                                     

                                                              (3),

где  - время, затрачиваемое сотрудников на поиск нужных документов до внедрения СЭД, мин;

 - время, затрачиваемое сотрудником после внедрения СЭД, мин;- количество указанных документов в месяц;

получим: (7-1)120=6*120=720 (мин) - экономия времени сотрудников на поиск нужных после внедрения СЭД.

Если исходить, что  - время, затрачиваемое сотрудником на сбор подписей при согласовании документа, до внедрения СЭД, мин;

 - время, затрачиваемое сотрудником на организацию согласования документа, после внедрения СЭД, мин;- количество документов, согласуемых в месяц, то экономию времени сотрудников на согласование документов после внедрения СЭД () можно рассчитать по формуле:

                                                       (4),

Получаем: (36-18)60=18*60=1080         (мин) - экономия времени сотрудников на согласование документов после внедрения СЭД      .

Таким образом, общая сумма сэкономленного рабочего времени секретаря ОАО «Родина» составляет:

С = И+П+Т                                                       (5),

выходит: 2475+720+1080 =4275 (мин), что составляет 8,9 рабочих дней секретаря.

Стоимость 1 рабочего дня секретаря ОАО «Родина» составляет 682 руб.

Исходя из этого, 6069 руб. 80 коп - стоимость сбереженного рабочего времени секретаря ОАО «Родина».

Таким образом, прямая выгода от внедрения СЭД в месяц будет определена по формуле:

В = С + Х                                                 (6),

что составляет 6069,8+3937.5=10007 руб. 20 коп -

Исходя из полученных данных, система электронного документооборота DIRECTUM окупится в течение полугода.

Таким образом, можно увидеть, что несмотря на затраты, система экономически выгодна для ОАО «Родина».

Помимо прочего, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества [47]:

физическое освобождение места;

уменьшение затрат на копирование;

уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;

уменьшение затрат на бумагу;

повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

Что касается стратегических преимуществ, то они заключаются в следующем:

)   появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

2)      значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

)        повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

)        повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

)        улучшение контроля исполнения документов.

Но главным результатом автоматизации документооборота остается наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия стратегических решений и повышение эффективности работы ОАО «Родина» в целом. После внедрения СЭД руководство Общества получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Заключение

В условиях рыночной экономики руководители и специалисты российских предприятий и коммерческих структур должны осваивать адекватные методы и процедуры управления. К их числу относится стратегический менеджмент, обеспечивающий предприятиям (компаниям, фирмам, организациям) эффективное достижение перспективных целей на основе удержания конкурентных преимуществ и соответствующего реагирования на изменения внешней среды [48].

Любое управленческое решение должно быть обязательно представлено оформленным документом.

Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.) [49].

В целом, подводя итог анализу работы документационного обеспечения управления ОАО «Родина» были сделаны следующие выводы:

система документационного обеспечения в ОАО «Родина» организована на достаточно высоком уровне. На предприятии формируется необходимый массив документов, выделены должностные лица, уполномоченные контролировать документарный поток, получаемые и формируемые документы проходят все необходимые процедуры регистрации. Основные потоки документов концентрируются на уровне секретаря ОАО «Родина». Процесс формирования документов носит смешанный характер - значительная их часть формируется в структурных подразделениях компании. Процессы формирования, регистрации и согласования документов организованы и в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Несмотря на то, что ОАО «Родина» является предприятием сельскохозяйственной специализации, уровень информатизации документообеспечения в компании достаточно высок. Можно констатировать, что в ОАО «Родина» сформировано полноценное единое корпоративное информационное пространство. Этот вывод подтверждается высоким уровнем компьютеризации всех производственных процессов, включая такие специфические, как животноводческая и растениеводческая деятельность;

оценка эффективности работы ДОУ показывает, что с компьютеризацией она существенно возросла: снизилась численность сотрудников службы при увеличении общего объема документооборота, сократились расходы на организацию процессов документодвижения, снизился процент брака. В числе недостатков действующей системы, влияющих на эффективность работы ДОУ: отсутствие системы электронного документооборота, низкий уровень внутренней регламентации деятельности по работе с документами, встречаются отдельные нарушения правил оформления и подготовки документов, а также их утраты.

Таким образом, решены задачи, которые были поставлены в начале проектирования выпускной квалификационной работы:

)        организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией предприятия в области разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов. В настоящее время показано достаточно большое количество разнообразных систем электронного документооборота, цель которых по своей сути одна - обеспечение эффективной деятельности документационного обеспечения управления организацией;

)        обозначено российское, а также международное нормативно-правовое, а также методическое законодательство, регулирующее информационно-документационное обеспечение управления. Администрация акционерного общества уделяет значительное внимание регламентации управленческих процессов;

)        проведен анализ документационного обеспечения управления ОАО «Родина» за последние 5 лет, начиная с 2008 года. Даны основные показатели деятельности, а также статистические данные общего документооборота акционерного общества;

)        был исследован документооборот акционерного общества. Выяснилось, что в нем существуют некоторые проблемы, которые можно решить с помощью СЭД. Была предложена СЭД «DIRECTUM». Кроме того, существенно облегчит работу с документами введение в действие Инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»;

5)   10007 руб. 20 коп - прямая выгода от внедрения СЭД в месяц

Внедрение качественных систем электронного документооборота довольно дорогое удовольствие, однако оно вполне оправдано, поскольку позволит избежать разного уровня сбоев и технических ошибок.

Таким образом, документационное обеспечение стратегического управления организации является основой для создания информационно-технологической системы организационно-методологического обеспечения планирования и управления, которая входит в состав комплексной информационно-аналитической системы стратегического планирования и управления организацией.

Список использованных источников

1    Бузгалин А.В. Региональная экономика: учебник. М.: Юристъ. 2008. 224с.

2       Гольдштейн Г.Я. Стратегический менеджмент: учеб. пособ. Таганрог: Изд-во ТРТУ. 2003. 94 с.

         Арутюнова Д.В. Стратегический менеджмент: учеб. пособ. Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ. 2010. 122 с.

         Стратегический менеджмент: учеб. пособ. / Под ред. М.А. Чернышева.

         Особенности стратегических решений.

         Волкогонова О.Д. Принятие стратегических решений и уровни стратегического планирования. Elitarium - центр дистанционного образования.

         Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.27.2006 № 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013) // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.), ст. 3448.

         Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. от 02.07.2013). Собрание законодательства РФ. 11.04.2011. № 15. ст. 2036.

         Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) // Собрание законодательства РФ. 25.10.2004. № 43. ст. 4169.

10  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

11     Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // Собрание законодательства РФ.22.06.2009. № 25. ст. 3060.

         ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28. М.: ИПК Издательство стандартов. 1998.

         Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. № 38. 19.09.2011.

         ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст. М.. Стандартинформ. 2007.

         ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утв. постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 № 573-ст.

16     MoReq2010 Certification. MoReq Collateral Website. URL: http://www.moreq2.eu/home (дата обращения: 10.08.2013).

17     DoD 5015/2 Directive / STD. URL: elarchivo.ru?page_id=253 (дата обращения: 10.08.2013).

18     ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 39-110.

         ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 344-381.

         ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» М.. Стандартинформ. 2009.

         ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 430-462.

         ГОСТ 83.2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. Стандарты по библиотечно-информационной деятельности / сост. Т.В. Захарчук, О.М. Зусьман. СПб.: Профессия, 2010. С. 462-475.

         Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2007. №11. С. 25-27.

         Кузнецова Л. Бумажный вал: пути избавления // Банковское обозрение. 2013. № 6. С. 24-27.

         Климова Н.А. Сотрудничество бизнеса, государства и общества в обеспечении максимального доступа к общественно значимой информации и ее эффективного использования в целях развития аграрного сектора // Информационное общество. 2005. № 3. С. 41-43.

         Михалева Т.А. Основные аспекты проблем информационного обеспечения аграрного производства // Организация и развитие информационного обеспечения органов управления, научных и образовательных учреждений АПК: матер. науч.-практ. конф. 3-4 октяб. 2005г.

         Об утверждении краевой целевой программы «Создание единого информационно-консультационного пространства агропромышленного комплекса Краснодарского края на 2006-2010 гг.»: Постановление ЗС Краснодарского края от 19.12.2006 № 2770-П // Информационно-правовая система Консультант плюс. Краснодар, 2006 (дата обращения 15.08.2013).

         Панов М.М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI. М.: Инфра-М, 2012. 255 с.

         Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации // Делопроизводство. 2010. № 10. С. 14-16.

         Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. InterTrust.

         Данилов Г.В., Цхадая Н.Д., Филипонс Т.И. Классификация сбоев в системе делопроизводства ВУЗа. Журнал «Делопроизводство». 2010. № 1. С. 18-24.

         Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений / Ехлаков Ю.П., Кириенко В.Е., Сенченко П.В. Томск: Томск. гос. ун-т систем управления и радиоэлектроники, 2005. 180 с.

         Ипатов В. Тенденции развития систем электронного документооборота. InterTrust.

         В чем выгода систем электронного документооборота? Как выбрать СЭД для компании? Bishelp.ru. Помощь бизнесу.

         Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля // Секретарь-референт. 2010. № 7. С.47-51.

         Горячая десятка российских систем электронного документооборота

         О системе Е1: оптимизация документооборота, схема, Workflow.

         Система электронного документооборота (СЭД), оптимизация документооборота Optima-Workflow.

         Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM.

         1С: Документооборот.

         СЭД ДЕЛО.

         Процесс внедрения системы DIRECTUM.

         Букина С. По каким критериям можно оценить эффективность эксплуатации СЭД. // Современные технологии делопроизводства и документооборота.№ 5. 2011. С.27-29.

         Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения // Директор информационной службы. № 01. 2002

         Мун О. Погрешности электронного документооборота // Делопроизводство. 2012. № 3. С. 36-39.

         В чем выгода систем электронного документооборота? Как выбрать СЭД для компании?

         Бляхман Л.С. Основы функционального и антикризисного менеджмента / Л.С. Бляхман. СПб.: Дело. 2008.

         Документационное обеспечение. Управление как наука и дисциплина.

50  Проблемы документационного менеджмента и документирования деятельности корпорации: хрестоматия / сост. Е.Д. Попова, Д.В. Ланская. Краснодар: КубГУ, 2013. 347 с.

51  Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта). Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.

автоматизация документооборот стратегический управление

Приложение А

Динамика основных технико-экономических показателей ОАО «Родина» за 2009-2012 гг.

Таблица А.1 - Динамика основных технико-экономических показателей ОАО «Родина» за 2009-2012 гг.

Приложение Б

Проект инструкции по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор  ОАО «Родина»

«____»___________2013 г.

Инструкция по документационному обеспечению системы управления ОАО «Родина»

. Общие положения

.1. Настоящая Инструкция по документационному обеспечению управления (далее - Инструкция) ОАО «Родина» (далее - предприятие) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536, и ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов", утвержденному Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

.2. Инструкция устанавливает:

общие требования к документированию управленческой деятельности предприятия;

единые правила ведения делопроизводства;

единый порядок унификации состава и форм управленческих документов;

требования к ведению служебной переписки;

порядок и правила подготовки и исполнения документов;

требования к обеспечению контроля исполнения документов предприятия.

.3. Требования, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на все управленческие документы предприятия, а также на организацию работы с ними независимо от вида носителя. Требования Инструкции являются обязательными для исполнения всеми его должностными лицами и структурными подразделениями.

.4. Документационное обеспечение управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки документов и контроль за соблюдением установленных сроков исполнения документов осуществляются службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) предприятия.

.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их качественную подготовку и своевременное исполнение возлагается на начальников соответствующих подразделений. Ответственность за подготовку и исполнение документов в соответствии с резолюциями (поручениями, указаниями и решениями) руководителя предприятия несут исполнители (ответственные исполнители) указанных документов.

.6. Работники предприятия, допущенные к работе с документами, несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них в работе документов и содержащейся в них информации.

. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

.1. Приказ, распоряжение

.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности предприятия. Приказы подписываются руководителем предприятия или должностным лицом, его замещающим. Право подписи распоряжений имеют заместители и помощники руководителя предприятия.

.1.2. Подготовку проектов приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляют, как правило, структурные подразделения и должностные лица предприятия в соответствии со своими служебными полномочиями. Подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия.

.1.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений (должностных лиц) предприятия, ответственных за их подготовку.

.1.4. Обеспечение оформления проектов приказов (распоряжений) в соответствии с установленными требованиями возлагается на службу ДОУ предприятия.

.1.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником структурного подразделения (должностным лицом), внесшим проект, а также начальниками структурных подразделений (должностными лицами), которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Приложения к приказам подписываются разработчиками и их непосредственными начальниками.

.1.6. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

В необходимых случаях проекты документов, кроме того, визируются руководителями кадровой, финансовой службы и службы ДОУ.

.1.7. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе их согласования, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

.1.8. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках предприятия установленной формы и, как правило, докладываются для подписи со справкой, которая должна содержать:

краткое изложение сути приказа (распоряжения);

обоснование необходимости подписания проекта;

сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

.1.9. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими предприятиями, издаются на стандартных листах писчей бумаги с указанием названий всех его издателей.

.1.10. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

.1.11. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по персоналу и распоряжения нумеруются отдельно.

.1.12. Регистрация приказов (распоряжений) после их подписания ведется в службе ДОУ предприятия.

.1.13. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений), при необходимости заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем документа и утверждается должностным лицом, подписавшим приказ (распоряжение). Контрольные копии приказа (распоряжения) подлежат помещению в дело.

.1.14. Проект приказа (распоряжения) должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

.1.15. Приказ (распоряжение) печатается на бланке предприятия установленной формы шрифтом размером N 13 и имеет следующие реквизиты:

полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер;

заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют;

текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;

визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа приказа (распоряжения);

подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

.1.16. Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

.2. Положения, правила, инструкции

.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции предприятия.

.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

.2.3. В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов (направлений) деятельности предприятия или порядок применения положений законодательных и нормативных актов в процессе такой деятельности.

.2.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются (утверждаются) руководителем предприятия.

.2.5. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

.2.6. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос "Кому?".

.2.7. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера их распространения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

.3. Протокол

.3.1. Протокол составляется на основании:

записей, произведенных во время протокольного мероприятия;

представленных тезисов докладов и выступлений;

справок;

проектов решений.

.3.2. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, на которых возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

.3.3. Подготовка протокола осуществляется работниками секретариата предприятия (иными назначенными для этой цели должностными лицами). Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, ответственными за их подготовку.

.3.4. Подлинники протоколов направляются на постоянное хранение в службу ДОУ предприятия. Выписки из протоколов (копии протоколов) направляются структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия, ответственным за их подготовку.

.3.5. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий - ф.и.о., должность;

секретарь - ф.и.о, должность;

присутствовали - список присутствовавших или ссылка на соответствующий список;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

.3.6. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

.3.7. Номера постановлений (решений) состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

.3.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия в соответствии с утвержденным указателем рассылки. Копии заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

.3.9. Принятые постановления (решения) доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ предприятия.

.3.10. Протоколы печатаются на общем бланке предприятия формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово "Протокол" - печатается 2 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид протокольного мероприятия - заседание, совещание и пр. - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения - указывается в том случае, если протокольное мероприятие происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид протокольного мероприятия", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

номер протокола - оформляется аналогичным образом и печатается правее реквизита "дата протокола";

основная часть протокола - печатается через 1,5 межстрочных интервала;

подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего лица, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

.3.11. Каждый вопрос в составе основной части нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованным способом меньшим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы выступавших, а также краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

.4. Письма

.4.1. Письма предприятия готовятся:

как ответы о выполнении поручений;

как ответы по обращениям граждан;

как сопроводительные письма;

как ответы на письма других предприятий (организаций, учреждений);

как инициативные письма.

.4.2. Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя предприятия и во всех случаях не могут превышать 30 дней. Предельный срок подготовки ответного письма на документ с пометкой "Срочно" не может превышать 3 дней, а с пометкой "Оперативно" - 10 дней.

.4.3. Тексты писем составляются на русском языке и должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя предприятия.

.4.4. Письма печатаются на бланках формата А4 (А5). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

.4.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

.4.6. Датой письма является дата его подписания.

. Правила оформления документов

.1. Бланки документов

.1.1. Документы предприятия, как правило, оформляются на бланках формата А4 (А5) и должны иметь установленный ГОСТ Р6.30-2003 состав реквизитов.

.1.2. Предприятием используются следующие основные виды бланков:

общий бланк предприятия;

продольный бланк письма;

угловой бланк письма;

бланк руководителя предприятия;

бланки заместителей руководителя предприятия;

бланк аппарата управления предприятия;

бланки структурных подразделений предприятия;

бланки конкретных видов документов предприятия (приказов, распоряжений и т.д.).

.1.3. Каждый лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

.1.4. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

.1.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

.2. Реквизиты документов

.2.1. При подготовке и оформлении документов предприятия используются следующие реквизиты:

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

.2.5. Реквизит 04 - код предприятия - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

.2.6. Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

.2.7. Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

.2.8. Реквизит 07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

.2.9. Реквизит 08 - наименование предприятия, являющегося автором документа, - должен соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над полным наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование предприятия (организации) на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование предприятия приводят в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала (территориального отделения, представительства) предприятия указывают в том случае, если именно он является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

.2.10. Реквизит 09 - справочные данные о предприятии - включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению предприятия (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

.2.11. Реквизит 10 - наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, - должно быть определено уставом (положением) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

.2.12. Реквизит 11 - дата документа - как правило, дата подписания или утверждения документа, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более предприятиями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

.2.13. Реквизит 12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

.2.14. Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

.2.15. Реквизит 14 - место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

.2.16. Реквизит 15 - адресат. В качестве адресата могут быть предприятия (организации, учреждения), их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем - почтовый адрес.

.2.17. Реквизит 16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

.2.18. Реквизит 17 - резолюция (написанная на документе соответствующим должностным лицом) - включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

.2.19. Реквизит 18 - заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого), например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

.2.20. Реквизит 19 - отметка о контроле (за исполнением документа) - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

.2.21. Реквизит 20 - текст документа - составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

.2.22. Реквизит 21 - отметка о наличии приложения - оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

(И т.д.)

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и Приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к Приказу Росархива от 05.06.2003 N 319.

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

.2.23. Реквизит 22 - подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

.2.24. Реквизит 23 - гриф согласования документа - состоит из слова "Согласовано", должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

.2.26. Реквизит 25 - оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью предприятия.

.2.27. Реквизит 26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению предприятия.

.2.28. Реквизит 27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

.2.29. Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

.2.30. Реквизит 29 - отметка о поступлении документа - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

.2.31. Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые предприятием.

. Организация документооборота и исполнения документов

.1. Организация документооборота

.1.1. Движение документов предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

.2. Организация работы с входящими документами

.2.2. Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения E-mail. Посредством фельдъегерской связи на предприятие доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе конфиденциальную) информацию.

.2.3. Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

.2.4. Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ предприятия. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

.2.5. Поступающая и создаваемая предприятием корреспонденция и документация регистрируется раздельно по видам. Документы регистрируются один раз: входящие документы - в день их поступления, а исходящие и подготовленные предприятием - в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

.2.6. Документы, адресованные руководству предприятия, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ предприятия, после чего направляются руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

.2.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно структурным подразделениям и должностным лицам. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом служебной компетенции структурных подразделений (должностных лиц) предприятия.

.2.8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам предприятия.

Рассмотренные руководителем предприятия документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) документа вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение соответствующему структурному подразделению (должностному лицу). Подлинник документа, который адресован нескольким исполнителям, получает ответственный исполнитель (соисполнителям передаются копии документа).

.2.9. Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству предприятия и исполнение.

.2.10. Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю предприятия или тому должностному лицу, которому она адресована.

.2.11. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю (файлу).

.3. Организация работы с исходящими документами

.3.1. Документы, отправляемые предприятием, передаются почтовой, электрической и, в случаях экстренной необходимости, фельдъегерской связью. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239.

.3.2. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской или почтовой связью, передаются их исполнителями в службу ДОУ полностью оформленными и с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

.3.3. Посредством электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений E-mail.

.3.4. Документы, подлежащие отправке посредством электрической связи, передаются их исполнителями в службу ДОУ завизированными (с указанием личной подписи, ее расшифровки и даты).

.3.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

.3.6. Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора межстрочных интервала без переноса слов. В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.

.3.7. Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководителю предприятия визируются на втором экземпляре исполнителями и их непосредственными начальниками, а на первом экземпляре - руководителем службы ДОУ.

.3.8. Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

.4. Организация работы с внутренними документами

.4.1. Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования со структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия законодательству РФ, а затем визируются у руководителя службы ДОУ предприятия.

.4.2. Оформленные проекты внутренних документов передаются на подпись, после чего регистрируются в службе ДОУ предприятия. Копии документов рассылаются структурным подразделениям (должностным лицам), в ведении которых находятся рассматриваемые в документах вопросы.

.5. Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи

.5.1. Сообщения E-mail, подлежащие передаче, исполняются с соблюдением требований, установленных для документов на бумажных носителях.

.5.2. Отправитель сообщения E-mail запускает программу электронной почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

.5.3. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

.5.4. Передача документов по каналам факсимильной связи передается с письменного разрешения руководителя службы ДОУ предприятия. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его непосредственного начальника.

.5.5. Входящие сообщения E-mail и факсограммы учитываются в журнале, после чего оперативно передаются адресатам под роспись.

.6. Учет количества документов

.6.1. Учет количества документов возлагается на службу ДОУ предприятия. Учет документов производится за определенный период времени (год, месяц) проводится на основании учетных данных по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов регулярно представляются руководству службы и предприятия.

.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при тиражировании. Дополнительные (тиражные) экземпляры подсчитываются отдельно по структурным подразделениям, в которых осуществляется тиражирование. Учет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.

. Организация работы структурных подразделений и должностных лиц с документами предприятия

.1. Общие вопросы организации работы с документами

.1.1. Начальники структурных подразделений (должностные лица) предприятия обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

.1.2. При рассмотрении документов начальники структурных подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные - во вторую. После рассмотрения и исполнения срочных и оперативных документов организуется рассмотрение и исполнение прочих документов.

.1.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа;

согласование проекта;

оформление проекта;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

подготовку к пересылке адресату.

.1.4. При срочном (оперативном) решении вопросов исполнитель делает отметки на документе:

о дате и времени поступления документа;

о датах и времени завершения этапов работы с документом;

о дате и времени окончательного исполнения документа.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

.1.5. При наличии ответственного исполнителя соисполнители документа ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

.2. Особенности работы с письменными запросами депутатов и письменными обращениями граждан

.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляются предприятием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

.2.2. При получении письменного запроса депутата должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью в срок, не превышающий 30 дней.

.2.3. Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

.2.4. Должностное лицо, которому поручена подготовка ответа на письменный запрос депутата, в случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо обстоятельств (сведений), обязан сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

.2.5. Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю предприятия, после чего в соответствии с резолюцией руководителя предприятия - на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

.2.6. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения, запросов и проверки - в срок не более 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем предприятия не более чем на один месяц.

.2.7. В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы им высылаются требуемые справки.

.2.8. Ответы на письменные запросы и обращения подготавливаются с указанием фамилии и инициалов адресата и его полного почтового адреса.

.2.9. Письменные запросы и обращения считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме и не получены новые запросы (обращения) по тем же вопросам.

.2.10. Письменные запросы и обращения, а также документы по их рассмотрению (ответы на них) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

. Поисковая система по документам предприятия

.1. Основой поисковой системы по документам предприятия является совокупность записей о регистрационных данных документа, выполненных по установленной форме.

.2. Регистрации, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат все документы предприятия, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

.4. Регистрационные номера документов предприятия состоят из:

входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов;

исходящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года. Номера состоят из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера;

внутренних документов - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по видам документов.

.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе предприятия установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование адресата или адресанта;

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

количество листов в документе;

наличие и количество листов приложений к документу;

гриф ограничения доступа к документу;

краткое содержание документа;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

информация о перемещении документа внутри предприятия и за его пределами (об отправке);

код по тематическому классификатору;

промежуточные сроки исполнения;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

. Контроль исполнения документов предприятия

.1. Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет и анализ результатов исполнения документов;

информирование руководства службы и предприятия о результатах работы с документами и эффективности контрольных мероприятий.

.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы предприятия, имеющие установленные сроки исполнения.

.3. При постановке документа на контроль в верхнем левом углу первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" с установленным сроком исполнения.

.4. Общий контроль исполнения документов возлагается на службу ДОУ и инспекторов по контролю исполнения документов (поручений). Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют начальники структурных подразделений (должностные лица), ответственные за работу с документами.

.5. Сроки исполнения документов предприятия исчисляются в календарных днях: исходящих и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; входящих, включая письменные запросы и обращения, - с даты их поступления.

.6. Документы предприятия подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

поступившие на согласование проекты нормативно-правовых актов - в 7-дневный срок;

депутатские запросы - в 30-дневный срок;

телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10 дней;

обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, - в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения этого срока представляет на имя руководителя предприятия мотивированную письменную просьбу. Повторное изменение сроков исполнения документов не допускается.

.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль):

заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока исполнения.

.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель службы ДОУ на основании документального подтверждения исполнения документа (завершения работы с ним). Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам, если по результатам рассмотрения представленных материалов о выполнении не дано дополнительных поручений, а сами материалы - не были возвращены на доработку.

.11. Служба ДОУ ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины и представляет их для сведения руководителю предприятия.

. Организация документов предприятия

.1. Организация документов предприятия в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству предприятия.

.2. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

.3. Составление номенклатуры дел

.3.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых предприятием (структурным подразделением предприятия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

.3.2. Номенклатура дел предназначена для:

организации группировки исполненных документов в дела;

систематизации и учета дел;

определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

.3.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

положением о предприятии и его структурных подразделениях;

штатным расписанием;

перечнями документов с указанием сроков их хранения;

планами и отчетами о работе с документами;

номенклатурами дел за предшествующие годы.

.3.4. Предприятием составляется сводная номенклатура дел, состоящая из дел, образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.

.3.5. Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ с учетом предложений структурных подразделений (должностных лиц), ответственных за работу с документами, при методическом руководстве со стороны ведомственного архива.

.3.6. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок представить в службу ДОУ предложения по внесению дополнений в сводную номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.

.3.7. Сводная номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК), экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ведомственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем предприятия.

.3.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения предприятия получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

.3.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

.3.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры предприятия.

.3.11. Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.

.3.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, получаемые предприятием.

.3.13. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

.3.14. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.): "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название: "Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании документационного фонда".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания систем контроля качества продукции".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с НИИ Труда по вопросам научно-технической информации".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: "Переписка с главами администраций областей по вопросам топографо-геодезического обеспечения территорий".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: "Переписка с НИИ ПМК по вопросам создания приборной продукции".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты): "Годовые отчеты по капитальному строительству".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

.3.15. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

.3.16. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел.

.3.17. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел другому предприятию и т.п.

.3.18. Если в течение года на предприятии возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

.3.19. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

.4. Формирование дел

.4.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

.4.2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в службе ДОУ, остальные - непосредственно в структурных подразделениях предприятия.

.4.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в службу ДОУ или подшиваться в дела структурных подразделений. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения (должностное лицо) в соответствии с номенклатурой дел.

.4.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами (центральным архивом).

.4.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях.

.4.6. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

.4.8. Документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям).

.4.9. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

.4.10. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по персоналу.

.4.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

.4.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

.4.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

.4.14. Переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

.5. Оформление дел

.5.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

описание дела на обложке;

брошюровку;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи.

.5.2. Оформление дел проводится должностными лицами, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива, в который впоследствии будут передаваться дела.

.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

.5.4. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

.5.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование предприятия - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в это дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;

количество листов в деле - с учетом того, что все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте;

срок хранения дела - в соответствии со сроками, установленными руководящими документами. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела - в соответствии с принятой на предприятии системой.

.5.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

.5.7. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

.5.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей инструкцией.

.5.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

.5.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

.6. Организация оперативного хранения документов предприятия

.6.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и должностные лица, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

.6.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

.6.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

.6.4. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

.6.5. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

.6.6. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

.6.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

.6.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

. Порядок передачи документов предприятия в архив

.1. Общие положения

.1.1. Документы предприятия после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архив.

.1.2. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по персоналу в службе ДОУ предприятия сформирован участок (отдел) архивного хранения.

.1.3. Подготовка документов к передаче на хранение включает:

проведение экспертизы ценности документов;

формирование и оформление дел;

составление описей дел и актов о выделении документов и дел к уничтожению.

.2. Экспертиза ценности документов

.2.1. Экспертиза ценности документов предприятия - процедура отбора документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

.2.2. Экспертиза ценности документов предприятия на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел;

при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии функционирует экспертная комиссия (ЭК).

.2.4. Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.

.2.5. Экспертиза ценности документов предприятия постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях должностными лицами, непосредственно ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством службы ДОУ.

.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

.2.7. Отбор документов предприятия для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел (документов). Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

.2.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

.2.10. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

.2.11. В каждом структурном подразделении предприятия описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством службы ДОУ.

По этим описям документы впоследствии сдаются в архив. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

.2.12. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел предприятия, которую готовят службы ДОУ и по которой дела сдаются на государственное хранение в соответствующий ведомственный архив (по принадлежности предприятия).

.2.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - сквозной;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

.2.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

.2.15. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием должности, фамилии и инициалов, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем служб ДОУ.

.2.16. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается (в качестве контрольного) в структурном подразделении.

.2.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем предприятия только после утверждения ЭПК соответствующего ведомственного архива описей дел постоянного хранения. После этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

.2.18. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего предприятия. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков соответствующих дел.

.3. Подготовка и передача документов в ведомственный архив

.3.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

.3.4. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

.3.6. Прием каждого дела производится заведующим ведомственным архивом в присутствии должностного лица структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего ведомственным архивом и должностного лица, передавшего дела.

.3.7. Вместе с делами в ведомственный архив передаются учетные журналы, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

.3.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения предприятия должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

. Заключительные положения

.1. Изменения в настоящую инструкцию вносятся изданием соответствующего распоряжения за подписью руководителя службы ДОУ предприятия.

.2. Настоящая инструкция подлежит переработке при существенных изменениях в организации работы с документами предприятия, обусловленных:

изменениями в организационной структуре предприятия;

изменениями в содержании деятельности предприятия;

изменениями требований руководящих документов по вопросам ДОУ.

Переработанная инструкция подлежит переутверждению не реже 1 раза в 3 года.

Приложение В

Сравнительная таблица СЭД

Таблица В.1 - Сравнительная таблица СЭД