Совершенствование технологического процесса обработки информации на примере предприятия ООО 'СтройЛюкс'

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДАРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ» (МГУПИ)

Кафедра «МЕНЕДЖМЕНТ»

Курсовая работа на тему:

Совершенствование технологического процесса обработки информации на примере предприятия ООО "СтройЛюкс"

МОСКВА - 2014

Содержание курсовой работы

1. Аналитическая часть

.1 Характеристика решаемой задачи и работы системы в базовом варианте

1.2 Разработка проектных предложений

.2.1 Проектные мероприятия по совершенствованию технологии обработки информации

.2.2 Информационное обеспечение

.2.3 Программное обеспечение

.2.4 Техническое обеспечение

. Расчётная часть

.1 Расчет трудоемкости обработки информации

2.2 Расчёт величины капитальных вложений

.3 Расчёт годовых эксплуатационных затрат

.4 Оценка экономической эффективности проекта

Заключение

Список использованных источников

Введение

На данный момент сфера строительного бизнеса очень велика, и не маловажную роль в ней играет быстрое выполнение поставленных задач от всех отделов компании. Многие строительные фирмы тратят больше времени, на проверку той же сметной документации, используя различные сметные программы, на составление, а главное на соглашение с руководителем компании различных документов, так как не все руководители имеют время все проверить и подписать все нужные документы. В данной курсовой работе рассказывается о внедрении строительно-инвестиционной программы «Сфера» на примере строительной компании «СтройЛюкс». На примере сферы деятельности компании я попробую объяснить, чем на данный момент актуальна данная программа.

Объектом исследования является - строительная компания ООО «СтройЛюкс».

Предметом исследования является - Программный комплекс «СФЕРА»

Целью курсовой работы является совершенствование технологического процесса обработки информации, где немаловажную роль играет быстрое выполнение поставленных задач от всех отделов компании.

Основными задачами являются:

. Проанализировать строительную компанию ООО Строй Люкс.

. Разработать проектные предложения;

. Рассчитать величину капитальных вложений, готовые эксплуатационные затраты и дать оценку экономической эффективности проекта.

1. Аналитическая часть

.1 Характеристика решаемой задачи и работы системы в базовом варианте

Рис. 1

ООО «СтройЛюкс» работает уже более десяти лет на строительном рынке. Компания, опираясь на высококвалифицированный персонал и развитую материально-техническую базу, успешно выполняет работы по проектированию, строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов любой сложности, объектов благоустройства, а также выступает в роли инвестора строящихся объектов.

ООО «СтройЛюкс» имеет структуру холдинга, в состав которого входят следующие подразделения:

Управление СМР №1 - строительство физкультурно-оздоровительных комплексов, возведение жилых домов, поликлиник, школ, дошкольно-образовательных учреждений;

ООО «УСЛ Строй Монтаж 2» - сантехнические и вентиляционные работы по прокладке магистралей слабых токов и другие внутренние инженерные работы;

ООО «УСЛ Строй Монтаж 3» - самая крупная дочерняя организация по возведению монолита жилых домов, строительству физкультурно-оздоровительных комплексов, прокладка коммуникаций и возведение уникальных объектов;

ООО «УСЛ Механизация» - разработка грунтов, котлованов, автоперевозки сыпучих материалов, бетона смесей и другие грузы;

Управление отделочных работ - отделка помещений на всех строительных объектах организации;

ООО «УСЛ Дорстрой» - благоустройство объектов строительства организации и парковых зон г. Москвы;

ООО «БетонСнаб» - производство высококачественного бетона для строительных объектов организации;

ООО «УС Курскрудстрой» - производство монолитных работ, сбор металлоконструкций, участие в строительстве нефтехимического завода г. Нижнекамск;

Управление строительства мостов и тоннелей - строительство мостов, автодорожных развязок, дорог, железнодорожных путей, тоннелей;

ООО «УСЛ проект» - разработка и согласование пред проектной и проектной документации, авторский надзор строительства.

В данной курсовой работе рассматривается общая структуру организации, так как строительно-инвестиционная программа «Сфера», будет применяться во всех подразделениях данной организации.

Внедрение программного комплекса «СФЕРА» позволяет решить следующие задачи:

·        создать общую систему хранения сметной документации;

·        обеспечить сохранность информации в течение всего её жизненного цикла за счёт разграничения прав доступа и организации защиты электронных копий документов;

·        повысить эффективность взаимодействия подразделений компании;

·        снизить потребность в бумажном документообороте;

·        обеспечить контроль изменений в документации.

Основные недостатки данной программы заключаются в большой базе документации, а следовательно, в большом затрате времени на выполнения работы и согласования её с руководством.

Кратко алгоритм работы системы данного бизнес-процесса выглядит следующим образом:

Например, в сметно-договорном отделе руководителю данного отдела необходимо подписать выполнение, без подписи генерального директора оно не сможет, пойди дальше и выполнять нужные работы, что и будет тормозить процесс строительных работ. А генеральный директор уехал на совещание в другой город. Через данную программу, так как в ней есть Web-браузер генеральный директор, воспользовавшись интернетом, может просмотреть, а главное подписать документы на любом расстоянии, так как в программе имеется функция электронной подписи, что и ускорит процесс работ

.2 Разработка проектных предложений

.2.1 Проектные мероприятия по совершенствованию технологии обработки информации

В любой компании особенно строительной существует большое количество различной документации. Работа в данной организации сформирована на хорошем уровне, но для более эффективного, а главное быстрого функционирования понадобиться программа «Сфера». Задачи, которые решит данная программа:

.        Повышение управляемости строительного процесса благодаря применению методологии стоимостного инжиниринга на всех этапах;

.        Оптимизация затрат за счёт повышения достоверности, прозрачности и сопоставимости стоимостной информации;

.        Обеспечение контроля за стоимостными показателями и поддержка принятия управленческих решений;

.        Снижение операционных издержек за счёт автоматизации процессов сбора, анализа и контроля стоимостной информации на единой технологической платформе;

.        Снижение фактора злоупотребления и халатности.

.2.2 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - один из важнейших элементов информационной системы и информационных технологий - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Программный комплекс «СФЕРА» обладает следующими функциональными возможностями:

·        стратегическое (перспективное) планирование инвестиционных программ (в разрезе объектов строительства, статей затрат и т.д.); оперативное планирование (в разрезе подразделений, объектов строительства, статей затрат и т.д.);

·        управление денежными средствами предприятия; документарное сопровождение конкурсов и торгов;

·        управление контрактами;

·        мониторинг исполнения плана капитального строительства, что позволяет решить следующие задачи:

§  повысить эффективность работы финансово-экономических подразделений и служб заказчика строительства;

§  создать общую систему хранения и обработки финансовой и управленческой информации;

§  обеспечить сохранность, доступность и удобство работы с информацией об инвестиционно-строительной деятельности организации;

§  эффективно управлять денежными потоками;

§  создать единую технологическую и методологическую платформу определения и контроля финансово-экономических показателей деятельности; создать гибкую систему отчётности.

.2.3 Программное обеспечение

Программный комплекс «СФЕРА» является эффективным инструментом коллективной работы со сметной и иной документацией в электронном виде. Для повышения эффективности работы со сметной документацией программный комплекс «СФЕРА» интегрирован с программой сметных расчётов.

В составе комплекса «СФЕРА» выделяются следующие обязательные к внедрению модули, реализующие соответствующие ключевые функции:

§ Публикация, просмотр и редактирование сметных и иных документов - все данные, возможность работы с которыми обеспечивает система, хранятся централизованно в единой базе и защищены от повреждений или утраты. Доступ к документам реализуется через Web-браузер, - это решает проблему территориальной удалённости друг от друга участников инвестиционно-строительного процесса.

§  Быстрый поиск, группировка, навигация и фильтрация документов - при размещении на портале сметные документы дополнительно описываются набором полей, использование которых обеспечивает возможность быстрого поиска, навигации, группировки и фильтрации документов. При этом поиск по документам осуществляется не только по их заголовкам, но и по содержимому.

§  Поддержка версионности документов - при совершении любых действий над документом его прежняя версия автоматически сохраняется, что впоследствии даёт возможность обратиться к любой версии документа, которая вам потребуется;

§  Разделение доступа - права на действия с документами различны у разных пользователей и их групп. Разделение доступа осуществляется на уровне объектов строительства или конкретных действий над документом и допускает разрешение или запрет вывода документа в отображаемом списке. Реализация разделения доступа на любом уровне исключает несанкционированный доступ к информации и обеспечивает безопасное хранение документов.

Функциональные возможности:

·   Публикация, просмотр и редактирование (в специализированных программах) проектно-сметных и сопутствующих документов, в том числе содержащих стоимостную информацию;

·        Поиск и фильтрация документов;

·        Распределение прав доступа;

·        Поддержка версионности документов.

В интерфейсе использованы прогрессивные элементы, аналогичные Microsoft Office 2007

Рис. 1

Функциональные элементы системы автоматически подстраиваются под конкретного пользователя

Рис. 2

.2.4 Техническое обеспечение

Для эффективного функционирования программы сфера необходимо установить следующие оборудование. Перечень представлен в таблице 1 ниже:

Таблица 1

2. Расчётная часть

В основе принятия решения о приемлемости проекта лежит определение его экономического эффекта.

.1 Расчет трудоемкости обработки информации

В базовом варианте (ручной способ обработки информации) годовые затраты времени на обработку информации складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Tбаз=(х*y)+(T1+T2+T3+T4)*y

где Tбаз-общая трудоемкость работ при ручном способе обработки.

x-затраты времени на сбор и анализ информации входящей , исходящей и выходящей.

y-документооборот предприятия ООО СтройЛюкс.

T1-затраты времени на регистрацию и обработку информации входящей, исходящей и внутренней.

T2-затраты времени на ввод информации входящей, исходящей и внутренней.

Т3-затраты времени на проверку входящей, исходящей и внутренней

T4-затраты времени на передачу информации в вышестоящие и контролирующие отделы.

Tбаз=(4*2500)+(20+15+10+20)*2500=10000+162500=172500=2875час/год

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Т_сб.

Второй этап обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_маш, маш-ч), рассчитывается формулой :

Tпр= (х*у)+(Тм1+Тм2+Тм3+Тм4)*y

На первом этапе затраты времени на сбор и предварительный анализ информации в базовом и проектном вариантах можно принять равными.

Тм1-Затраты времени на запись и обработку информации входящей , исходящей и внутренней при помощи ПЭВМ.

Тм2-Затраты времени на ввод информации входящей, исходящей и внутренней документации.

Тм3-Затраты времени на проверку входящей, исходящей и внутренней документации .

Тпр=10000+(6+2+2+3)*2500=10000+32500=42500=708,3 ч/год

.2 Расчёт величины капитальных вложений

Рассмотрим величину капитальных вложений для базового и проектного варианта, так как нам не будут требоваться затраты например на модернизацию локально-вычислительной сети, приобретение инвентаря (столы, стулья, шкафы и т.д.), строительство линейно-кабельных сооружений и прокладки кабеля, также затраты на реконструкцию помещения так как фирма «УниверсСтройЛюкс» уже является автоматизированной.

Нам необходимо рассчитать затраты в базовом варианте на приобретение и установку компьютеров, принтеров и сканеров и приобретение программного обеспечения. Будем рассчитывать по формуле:

Кб =КЭВМ +КСО +КПО;

где К_ЭВМ - затраты на приобретение, установку, монтаж, наладку и пуск ЭВМ, руб.;

К_СО - затраты на приобретение, установку, монтаж, наладку периферийного и другого специализированного оборудования, руб.;

К_ПО - затраты на приобретение программного обеспечения, руб.

КЭВМ = 50 компьютеров*37 000 руб.

КЭВМ = 1 850 000 руб.

КСО = 35 принтеров*6000 + 20 сканеров*3500 + 10 ксероксов*4000

КСО = 210 000 + 70 000 + 40 000 = 320 000 руб.

КПО = 40 шт. Microsoft Office*4000 + 3 программа «Smeta.RU»*20 000 + 4шт. 1С Предприятие 8 Бухгалтерия*5500 + 2 шт. Консультант Плюс Юрист*30 000=

000 + 60 000 + 22 000 + 60 000 = 302 000 руб.

Кб =1 850 000 + 320 000 + 302 000 = 2 472 000 руб.

Теперь рассчитаем капитальные вложения для проектного варианта по формуле:

Кп = КЭВМ + КПО,

КЭВМ = 40*37 000

КЭВМ = 1 480 000 руб.

КПО = 10 шт. программы «Сфера»*97 170

КПО = 971 700 руб.

Кп =1 480 000+ 971 700 = 2 451 700 руб.

Установим величину дополнительных капитальных вложений по формуле:

DК = К_п - К_б.

DК = 2 451 700 - 2 472 000= -20 300 руб.

Мы получили экономию на капитальных вложениях.

.3 Расчёт годовых эксплуатационных затрат

В расчёт годовых эксплуатационных затрат входит следующее: обеспечение эксплуатации информационных технологий и в основном представляют собой издержки на содержание оборудования, фонд оплаты труда работников, эксплуатирующих объект, расходы на потребление электроэнергии, и т.д., рассчитываются по формуле:

Сб (п) = З + А + СЭЛ +СКС +СР + СМ + СН + СПР.      

Для базового варианта мы используем следующую формулу:

Сб = З + А + СМ + СН ,

где З - основная и дополнительная заработная плата персонала системы с учётом отчислений (дополнительная заработная плата работников, учитывающая потери времени на отпуска и болезни, принимается в среднем 10% от основной зарплаты работников; отчисления во внебюджетные фонды государственного социального страхования (пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования, фонд социального страхования), рассчитываются как 30% от основной и дополнительной заработной платы персонала), руб.;

А - годовые амортизационные отчисления на основные фонды системы, которые определяются согласно нормативам (например, СВТ-12%, здания-3%);

С_М- затраты на материалы, необходимые для функционирования системы (на эту статью относят все затраты на приобретение дисков, картриджей, бумаги, канцелярских товаров и других материалов, необходимых для функционирования системы);

С_Н - накладные расходы (на эту статью относят расходы на содержание аппарата управления, хозяйственные нужды, на коммунальные услуги и пр.) Принимаются в размере 60-120% от основной и дополнительной заработной платы персонала.

Рассчитаем основную заработную плату по формуле:

З_осн = W_п F_дрr_ч(1 + k_пр),    

где r_ч - размер часовой тарифной ставки, руб/ч. (700);

k_пр - коэффициент, учитывающий возможные дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера в виде премий и различного вида доплат и надбавок за дополнительную нагрузку и особые условия труда.

З_осн = 50 чел.*2801,7 ч-часов*700 руб./ч.*(1+0,5)=147 089 250 руб.

Теперь рассчитаем дополнительную заработную плату, она рассчитывается по формуле:

З_доп = (0,1)З_осн

З_доп = 0,1*147 089 250 = 14 708 925 руб.

З_соц = (З_осн + З_доп) * 0,30

З_соц = (147 089 250 + 14 708 925)*0,30 =48 539 452 руб.

З =147 089 250+14 708 925 +48 539 452 =210 337 627 руб.

Рассчитываем амортизацию:

Аоб = 320 000 +1 850 000-30% от стоимости оборудования (компьютеры, принтеры и т.д.) = 651 000 руб.

Апо= 302 000*0,3-30% от стоимости программного обеспечения = 27 180 руб.

А = 651 000 + 27 180=714 420 руб.

См = 40 картриджей*2000+60 пачек бумаги*12 *250+12000(канцелярские товары)

См = 272 000 руб.

Сн = (147 089 250 + 14 708 925)*0,6

Сн = 97 078 905 руб.

Сб = 210 337 627 + 714 420 + 272 000 + 97 078 905

Сб =308 402 952 руб.

По проектному варианту годовые текущие затраты будем рассчитывать по той же формуле что и базовый вариант, так стоимость электроэнергии, плата за каналы связи, затраты на текущий и профилактический ремонт системы, прочие расходы (например на содержание транспорта) уже у читаны в накладных:

Спр = З + А + СМ + СН

Рассчитаем основную заработную плату по формуле:

З_осн = W_п F_дрr_ч(1 + k_пр),    

где r_ч - размер часовой тарифной ставки, руб/ч. (700);

k_пр - коэффициент, учитывающий возможные дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера в виде премий и различного вида доплат и надбавок за дополнительную нагрузку и особые условия труда.

З_осн = 40 чел.*2801,7 ч-часов*700 руб./ч.*(1+0,5)

З_осн = 117 671 400 руб.

Рассчитаем дополнительную заработную плату, она рассчитывается по формуле:

З_доп = (0,1)З_осн

З_доп = 0,1*117 671 400

З_доп =11 767 140 руб.

З_соц = (З_осн + З_доп) * 0,30

З_соц = (117 671 400+11 767 140)*0.30

З = 117 671 400 + 11 767 140 + 38 831 562

З =168 270 102 руб.

Рассчитываем амортизацию:

Аоб =1 480 000 -30% от стоимости оборудования = 444 000 руб.

Апо = 971 700 *0,3- 30% от стоимости программного обеспечения = 87 453 руб.

А = 444 000 + 87 453 = 531 453 руб.

См = 30 картриджей*2000+ 40 пачек бумаги*12*250 + 12 000 (канцелярские товары)

См =192 000 руб.

Сн = (117 671 400 + 11 767 140)*0,6

Сн =77 663 124 руб.

Спр= 168 270 102+ 531 453 + 192 000 + 77 663 124

Спр = 246 656 679 руб.

Итак определив текущие затраты для базисного и проектного вариантов, у становом величину годовой экономии на текущих затратах по следующей формуле:

DС = С_б - С_пр

DС = 308 402 952 руб. -246 656 679 руб.=61 746 273 руб

.4 Оценка экономической эффективности проекта

В основе процесса принятия решений инвестиционного характера и выборе наиболее экономически целесообразного варианта вложения денежных средств лежит оценка и сравнение объёма предполагаемых капитальных вложений, эксплуатационных затрат и будущих денежных поступлений, разнесённых по годам реализации проекта. Сравним базовый и проектный вариант и выявим экономический эффект. Сперва рассмотрим базовый вариант.

Годовые приведённые затраты для базисного варианта инвестирования рассчитываются по формуле:

З_б = С_б + Е_нК_б ,

где С_б - годовые текущие затраты для базового варианта (себестоимость обработки информации), руб.;

Е_н - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, соответствующий годовой норме доходности капитала, принятой инвестором в качестве приемлемой для него величины;

К_б - капиталовложения по базовому варианту, руб.

Значение Е_н зависит от конкретных экономических условий, средней банковской процентной ставки по стране, нормы доходности в данной отрасли, степени риска проекта, инфляции, средневзвешенной стоимости капитала фирмы. Мы будем использовать минимальный размер Е_н который составляет примерно 15%.

З_б =308 402 952 + 0,15*2 472 000 =308 773 752руб.

Теперь рассчитываем годовые приведённые затраты для проектного варианта инвестирования, будет рассчитываться по той же формуле что и базовый вариант:

З_пр= С_пр + Е_нК_пр

Минимальный размер Е_н будем использовать тот же что и в базовом варианте 15%.

З_пр= 246 656 679 +0,15*2 451 700 = 247 024 434руб.

Сделаем следующий вывод: визуально видно, что при сравнении двух вариантов преимущество следует отдать проектному варианту, так как он имеет минимальную величину затрат З_пр ® min.

Рассчитаем годовой экономический эффект который находится как разница приведённых затрат по двум сравниваемым вариантам и представляет сверхнормативную прибыль, дополнительно получаемую в течение года при использовании лучшего варианта по формуле:

Э_г = З_б - З_п,

где Э_г - годовой экономический эффект, руб.

З_б - годовые приведенные затраты по базовому варианту, руб.;

З_пр - годовые приведенные затраты по проектному варианту, руб.

Э_г =308 773 752- 247 024 434=61 749 318 руб./год

Основные экономические показатели проекта необходимо свести в таблицу. На основании анализа полученных результатов, можно будет сделать общие выводы и рекомендации.

Таблица 2 Основные экономические показатели проекта

программный документация информация

Заключение

В курсовой работе была поставлена задача о внедрении программы «Сфера» для улучшения процесса обработки документации и её согласования с руководством компании. Рассчитав экономический эффект можно увидеть что данная программа не только сократит время но и положительно отразиться на финансовой сфере компании. Главная проблема компании «УниверсСтройЛюкс» это затраты на время, а как говориться время деньги. С данной программой компания, которая функционирует в строительной сфере, где необходимо очень быстро реагировать на все изменения в окружающей среде, сможет в короткий срок обрабатывать информацию и так же быстро её согласовывать с руководством компании. И по мимо того что компания будет быстро работать в документационной сфере, она так же сократит свои расходы затрачиваемые на её обеспечение, что позволит эту экономию инвестировать в другую сферу своего бизнеса и получить от неё прибыль.

Список использованных источников

1. Методические указания по выполнению курсового проекта для студентов, обучающихся по направлению 080200 «Менеджмент» на тему «Совершенствование технологического процесса обработки информации на примере подразделения (отдела, управления и т.д.)», - М.: МИП

. Сайт компании «Микрософт»

. Сайт «Fellton Consulting»

. Сайт компании «М-Видео»