Совершенствование документирования процесса развития персонала в ООО 'Экстра'

Совершенствование документирования процесса развития персонала в ООО 'Экстра'

Введение

Современный бизнес развивается, конкуренция растет, и как следствие необходимо прилагать все больше усилий, что бы активно развиваться и быть успешным.

Для всех организаций больших и малых, коммерческих и некоммерческих, для любых предприятий управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации. Без нужных людей, без специалистов, ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление людьми, то есть трудовыми ресурсами является важнейшим из аспектов теории и практики управления.

Развитие является ведущим фактором системы образования человека, персонала организации с обучением и воспитанием. Развитие персонала является важнейшим условием успешного функционирования любой организации. Современные концепции управления персоналом основываются на признании возрастающей роли личности работника, на знании его мотивационных установок, умении их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Совершенствование документирования процесса развития персонала предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформлению документов, унификацию документов, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность исследования обусловлена тем, что совершенствование процесса развития персонала и его документирования является важнейшим условием успешного функционирования любой организации. В настоящее время, процесс развития персонала и его документирования является недостаточно проработанным в организациях, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Объектом исследования работы выступает документирование процесса развития персонала.

Предметом исследования является совершенствование документирования процесса развития персонала ООО «Экстра».

Целью работы является разработка и внедрение предложений по совершенствованию документирования процесса развития персонала в ООО «Экстра» на основе теоретических знаний и анализа управления персоналом на предприятии.

Достижение цели предполагает решение следующих задач:

изучение теоретических основ по процессам развития персонала в организации; рассмотрение аспектов содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов и результатов;

анализ документирования управления персоналом в ООО «Экстра» и пути его повышения.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание анализа научной и информационной базы, анализ документации, структурно-аналитический анализ, наблюдение, опрос, проектирование.

С точки зрения практического исследования, в рамках настоящей работы, ее результаты могут быть использованы специалистами по управлению персоналом, в целях эффективного формирования документационной базы организации по работе с персоналом и ее рационального использования.

Нормативно - правовой базой работы являются положения и приказы, внутренняя отчетность ООО «Экстра».

Круг ученых, посвятивших свои труды исследованию документирования на предприятии, следующие: Фатхутдинов Р. А., Друкер П., Хелферт Э., Шеремет А. Д, Голупков Е.П. и ряд других ученых.

Структура работы представлена следующим образом:

во введении раскрывается актуальность, цель и задачи работы, объект и предмет исследования;

в первой главе рассмотрены теоретические основы процесса развития персонала;

во второй главе проведен анализ деятельности и управления процессом развития персонала в ООО «Экстра» и предложены пути совершенствования документирования процесса развития персонала в ООО «Экстра»;

в заключении приведены выводы и рекомендации по всему разрабатываемому проекту;

в приложении представлены документы, используемые в работе: бухгалтерская отчетность предприятия.

Работа имеет практическую значимость в сфере применения разработанных путей совершенствования документооборота развития персонала в ООО «Экстра».

Глава 1. Процесс развития персонала

.1 Основные понятия, принципы и методы развития персонала в организации

В условиях нестабильной экономической ситуации, острой конкурентной борьбы предприятиям необходимо прилагать все больше усилий, чтобы выжить в жестких условиях рынка и стать успешными.

Наряду, с грамотно организованными процедурами найма и отбора, адаптации, стимулирования, деловой оценки персонала, одним из способов, помогающим генерировать новые идеи для бизнеса, осваивать современные образцы техники, разрабатывать и внедрять передовые приемы и технологии, а также готовить высококвалифицированных сотрудников, является создание в организации системы профессионального развития персонала.

Концепция непрерывного развития стала актуальной еще полвека назад. Именно тогда, с началом научно-технической революции, во всем мире обратили внимание на то, что профессиональные знания устаревают быстрее, чем бывают получены в полном цикле образования. А самое главное, произошло принципиальное изменение и переосмысление роли человека в производстве. Сейчас именно персонал является стратегическим ресурсом организации и ключевым фактором ее долгосрочного и стабильного функционирования. Хорошо обученный, готовый меняться вместе с организацией, открытый инновациям персонал, становится конкурентным преимуществом любого предприятия, а развитие персонала - одной из самых важных функций кадрового менеджмента.

В современной литературе рассматривается множество определений понятий: «процесс» и «развитие», но содержательную трактовку можно свести к следующим определениям:

.Процесс - совокупность ряда последовательных действий, направленных на достижение определенного результата.

.Развитие-процесс, направленный на изменение материальных и духовных объектов с целью их усовершенствования.

.Развитие персонала - (в широком смысле) совокупность мероприятий, направленных на повышения качества человеческих ресурсов организации.

Развитие персонала - (в узком смысле) - это система взаимосвязанных действий, включающих выработку стратегии, прогнозирования и планирования потребностей в персонале, управление карьерой и профессиональным ростом, организацию процесса и адаптации, обучение, тренинги, формирование организационной культуры.

Развитие персонала бывает общим и профессиональным.

Общее развитие персонала-это процесс обогащения интеллектуального капитала работников, осознания окружающей действительности, принятия новых ценностей, расширения социальных связей и возможностей партнерства, способствующих полному раскрытию индивидуального трудового потенциала с целью личностного роста и увеличения вклада в дела организации.

Профессиональное развитие персонала - это система взаимосвязанных мероприятий, направленных на совершенствование профессиональных компетенций работников и их мотивации с целью выполнения не только необходимых для работы обязанностей, но и новых функций для решения актуальных и перспективных задач организации.

Сущность профессионального развития персонала заключается в систематическом повышении уровня знаний, формировании умений, отработке навыков, овладении различными способами коммуникации, совершенствовании личных и деловых качеств, необходимых для выполнения работы, улучшения производственной и организационной культуры для удовлетворения личных потребностей и запросов предприятия.

Профессиональное развитие относиться ко всем сферам деятельности, будь то производство, торговля, транспорт или образование. Оно должно стать нормой, быть не тяжелым бременем, формальной должностной обязанностью, а образом жизни, полезной привычкой.

Развитие персонала является систематическим процессом, ориентированным на формирование сотрудников отвечающим потребностям предприятия, и в то же время на изучение и развитие производительного и образовательного потенциала сотрудников предприятия.

Для того, что процесс развития персонала был эффективным, необходимо учитывать следующие принципы:

.Системность. Развитие персонала должно быть перманентным процессом, т.е. осуществляться в течение всей трудовой жизни работника. Другими словами, недостаточно стать профессионалом один раз. Что бы оставаться «профи» в своем деле необходимо постоянно актуализировать все свои профессиональные компетенции.

.Взаимообусловленность. У сотрудников организации и у руководителей должны быть: мотивация, условия и возможности профессионального развития.

.Перспективность. Мероприятия развития персонала должны носить опережающий характер, т.е. быть актуальными, востребованными и нацеленными на будущее.

.Комплексность. Под профессиональным развитием персонала обычно понимают, только обучение персонала, но это не совсем верно. Понятие «профессиональное развитие» намного шире понятия «обучение», а значит, включает в себя, не только обучение, но и другие программы.

Базисными элементами профессионального развития в организации являются:

профессиональный отбор и найм сотрудников;

введение в должность и адаптация;

создание мотивации на обучение;

обучение персонала;

деловая оценка персонала;

переподготовка и повышение квалификации кадров;

управление деловой карьерой;

ротация;

делегирование полномочий;

формирование кадрового резерва;

организация оплаты и стимулирования труда.

Хочу уделить особое внимание каждому их перечисленных элементов и разобрать более подробно.

А) Профессиональный отбор и найм сотрудников.

Отбор кадров - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Процесс отбора кадров осуществляется в несколько этапов. Основными из них являются:

планирование количественных потребностей в персонале - на основании принятого плана стратегического развития компании или заявок линейных и функциональных служб об ожидаемых вакансиях;

построение моделей компетенций вакантных должностей, описание профиля вакансии и должностной инструкции;

организация поиска кандидатов с использованием внутренних и внешних источников, а так же нестандартных подходов;

первичный отбор кандидатов (анализ резюме, телефонное интервью, анализ анкет);

вторичный отбор кандидатов (тестирование, собеседование, кейс-методы и др.);

проверка рекомендаций и послужного списка;

принятие решения о найме сотрудника;

оформление трудового договора, зачисление в штат, подготовка и проведение программы адаптации.

Критериев отбора не должно быть слишком много, иначе он окажется затруднительным. Основными считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности.

Наем на работу - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. Это комплекс организационных мероприятий, включающий все этапы набора кадров, а также оценку, отбор кадров и прием сотрудников на работу. Некоторые специалисты в области управления персоналом рассматривают этот процесс вплоть до окончания этапа введения в должность, т. е. до того момента, когда новые сотрудники ограничено впишутся в конкретный трудовой коллектив и организацию в целом.

Б) Введение в должность и адаптация персонала.

Введение в должность - комплекс мероприятий, предназначенных для быстрой и эффективной в адаптации нового персонала. Программа введения в должность, разработанная в организации, позволяет обеспечить наилучший трудовой старт новому члену коллектива. Ее главная цель состоит в ознакомлении новых сотрудников с общими правилами работы в организации, правилами техники безопасности и охраны здоровья, с новыми рабочими условиями, корпоративными традициями и нормами поведения. Новичок обязательно должен быть ознакомлен с общей деятельностью организации; со своими сослуживцами, особенно с теми, кто будет работать с ним непосредственно; характером самой работы; рабочими условиями (правилами трудового распорядка, техники безопасности и охраны здоровья, оборудованием, общим планом здания и т.д.).

В идеале программа должна контролироваться сотрудником, который является непосредственным начальником новичка, хотя в зависимости от специфики организации эти функции могут выполняться различными сотрудниками. Им понадобится затратить определенное время на отбор и подготовку информации, предоставляемой новому работнику. К разработке программы введения в должность нужно подходить с максимальной тщательностью. Ведь первые впечатления нового сотрудника об организации самые сильные и могут длительное время влиять на мотивацию к работе и отношения в трудовом коллективе. Неудачное введение в должность может значительно ухудшить процесс адаптации в коллективе, а значит отдалить то время, когда сотрудник начнет вносить полноценный вклад в деятельность организации.

Для управления процессом введения в должность целесообразно разработать специальный план, где указать даты завершения каждого пункта программы и регулярно проверять выполнение мероприятий. Это позволяет дать представление о том, какая информация уже усвоена новым сотрудником, а какая - нет.

Адаптация персонала - это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно - экономических условиях труда.

Цели адаптации персонала:

уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;

снижение степени озабоченности и неопределенности у новых работников;

сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе и ненужными, то они могут отреагировать на это увольнением;

экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;

развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой.

Задачи подразделения или специалиста по управлению адаптацией:

организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;

проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

прохождение интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность;

прохождение специальных курсов подготовки наставников;

использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;

выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;

подготовка замены при ротации кадров;

проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.

Различают два вида адаптации:

. Первичная адаптация - приспособление молодых кадров, не имеющих опыта профессиональной деятельности (как правило, в данном случае речь идет о выпускниках учебных заведений).

. Вторичная адаптация -приспособление работников, имеющих опыт профессиональной деятельности (как правило, меняющих объект деятельности или профессиональную роль, например, при переходе в ранг руководителя).

Различают следующие формы адаптации:

. Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а так же формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе. Как правило, удовлетворенность трудом наступает при достижении определенных результатов, а последние приходят по мере освоения сотрудником специфики работы на конкретном рабочем месте.

. В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям следует отнести: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно - гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия и т.д.;

. В процессе социально - психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов в группе.

. В процессе организационно - административной адаптации - работник знакомится с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре.

. Экономическая адаптация - позволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат.

. В процессе санитарно-гигиенической адаптации работник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка.

Программа адаптации делится на общую и специализированную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы:

общее представление об организации;

оплата труда об организации;

дополнительные льготы;

охрана труда и техника безопасности;

отношения работников с профсоюзом;

службы быта

После реализации общей программы адаптации проводится специализированная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники. Эта программа включает в себя следующие вопросы:

функции подразделения, цели и приоритеты; организация, цели, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями;

обязанности и ответственность; детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; разъяснение, почему эта конкретная работа важна, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и на предприятии в целом; длительность рабочего дня и расписание; требования к качеству выполняемой работы;

правила-предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; правила техники безопасности; отношения с работниками других подразделений; питание, курение на рабочем месте; телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

осмотр подразделения: кнопка пожарной тревоги, входы и выходы; места для курения; места оказания первой помощи;

представление сотрудникам подразделения.

В) Мотивация на обучение персонала. У разных организаций существует своя система мотивации сотрудников. Их можно подразделить на две группы:

. материальная мотивация

. нематериальная мотивация, в нее входят:

признание и статус;

межличностные отношения;

творчество и рост;

похвала

.К материальной мотивации относят: количество денег и регулярность выдачи заработной платы, возможность регулярно повышать заработок, прямую зависимость вознаграждения от результатов своего труда, отсутствие потолка в доходах. Организация питания за счет компании. Обеспечение работников проездными билетами. Предоставление абонементов в фитнес-центры. Полная или частичная оплата проезда к месту отдыха или самого отдыха и др.

Если у сотрудника доминирующим мотиватором выступают деньги, то важно сформировать дополнительные мотиваторы, так как, опираясь только на финансовый мотиватор, сотрудник с лёгкостью может поменять работу исходя из денежного интереса.

. Нематериальной мотивация. Огромное значение сотрудник придаёт таким критериям в работе как нормированный или свободный рабочий день, удобный график работы, стабильная заработная плата, наличие медицинского и пенсионного страхования, удобный проезд. Так же большое значение имеет работа в крупной компании, что выступает некоторой гарантией стабильности.

признание и статус. Возможность карьерного, профессионального роста. Чтобы добиться профессионализма в любой работе, сотрудник должен стремиться стать лучшим в своей специальности.

чёткие границы. К ним можно отнести нормированный рабочий день, определённый круг обязанностей. Награждайте отдельных людей за совокупный вклад группы. В нашу эпоху командной работы людям часто кажется, что их индивидуальные заслуги остаются неучтенными.

межличностные отношения. Заинтересованность сотрудника в хороших межличностных отношениях в коллективе во многом зависит от политики самой организации. Хорошие отношения с коллегами складываются в том случае, если сотрудники одной организации имеют возможность общаться в свободное от работы время: это корпоративные праздники, поздравления с днем рождения, совместные выезды на природу, доброжелательный коллектив - творчество и рост. К этой категории относят возможность самостоятельно ставить цели, контролировать себя, находить творческие способы решения поставленных задач, терпимость компании к риску и потенциальным ошибкам, возможность обучения для сотрудников. Увлеченный учебой человек обязательно вырастет в должности и разовьет в себе дополнительные навыки. Поэтому вы можете использовать знания и обучение в качестве награды и мотивирующего фактора.

похвала. Устное поощрение может прозвучать на общих собраниях и праздниках, сопровождаться вручением грамот, кубков и др.

система адаптации персонала - дает новому сотруднику представление о компании, критериях успешного прохождения испытательного срока и о программе его действий на этот период. Все это повышает чувство защищенности у работника и помогает формировать лояльность сотрудников, начиная с первых дней работы в компании.

Систему мотивации каждой компании разрабатывают, опираясь на цели и стратегию самой компании и нет единой модели, которая подойдёт для всех организаций. Важно учитывать психологические особенности сотрудников, для того, чтобы система мотивации порождала в сотрудниках именно то поведение, которое от них ожидается. Система поощрений должна быть понятной и объективной для сотрудников. Объясните подчиненным принятую вами систему вознаграждений. Непостоянство и произвольность в поощрениях и награждениях ведет к конфликтам, а не к росту мотивации.

Г) Обучение персонала - основной путь получения профессионального образования. Это целенаправленно организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников. Специалистов, руководителей и т.п.

Следует различать три вида обучения. Подготовка кадров - планомерное и организованное обучение и выпуск квалифицированных кадров для всех областей человеческой деятельности, владеющих совокупностью специальных знаний, умений, навыков и способами общения. Повышение квалификации кадров - обучение кадров с целью освоения новых знаний, умений, навыков и способов общения в связи с ростом требований к профессии или повышением в должности. Переподготовка кадров - обучение кадров с целью освоения новых знаний, умений, навыков и способов общения в связи с овладением новой профессией или изменившимся требованиям к содержанию и результатам труда.

Существует множество целей обучения персонала компании. Перечислим некоторые из них:

получение сотрудниками новых знаний и навыков, необходимых для работы;

поддержание профессионального уровня персонала;

подготовка персонала к замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения и т. д.;

подготовка к продвижению по службе;

знакомство персонала со стандартами работы компании, стратегией развития, технологией деятельности;

поддержание позитивного отношения к работе;

формирование чувства причастности к компании, мотивация к дальнейшей работе.

Какие методы обучения персонала можно использовать в компании?

Существуют разные методы обучения персонала. Например:

самообразование персонала;

долгосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами компании;

краткосрочное обязательное обучение персонала, вызванное необходимостью поддержания технологических процессов на современном уровне;

краткосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами фирмы;

наставничество.

Кроме решения еще нескольких задач, этим способом можно обучать стандартам работы компании. Это не приобретение новых знаний, умений и навыков, а передача имеющихся корпоративных знаний внутри компании.

Самообразование персонала включает в себя изучение ими специальной литературы, посещение тематических выставок и семинаров, сбор и систематизацию информации. Главное отличие самообразования от дополнительного образования состоит в том, что оно, как правило, не носит системного характера и может не иметь ничего общего со стратегическими задачами компании.

Долгосрочное дополнительное обучение персонала, связанное со стратегическими задачами компании, включает в себя получение второго высшего образования, степени МВА, а также участие в долгосрочных обучающих программах и мероприятиях. С точки зрения бизнеса такое образование можно рассматривать как инвестиции в персонал, которые начинают работать через определенное время.

Краткосрочное обязательное и дополнительное обучение персонала, связанное с оперативными задачами компании - это очень большой спектр различных мероприятий, которые необходимы для эффективного оперативного управления, связанные со стратегическими задачами организации. В эту категорию входят семинары и бизнес-тренинги, которые представляют интерес для компании как на нынешнем этапе, так и в перспективе. Это могут быть конференции и выставки, где происходит обмен опытом. Также сюда можно отнести и участие специалистов компании в работе различных профессиональных клубов и сообществ, а также курсы обучения 1с.

Обучение бывает краткосрочное и долгосрочное. Краткосрочное обучение - это профессиональные тренинги и семинары. В процессе такого обучения отрабатывается несколько навыков и умений, если это тренинг, или происходит информационный вброс по одной или нескольким темам, если это семинар. Его продолжительность составляет от одного до трех дней. Как правило, в условиях современной бизнес-среды эффект от краткосрочного обучения персонала заметен в течение трех-четырех месяцев, максимум - полгода. В нем больше заинтересована компания для решения своих бизнес-задач, поэтому его обычно целиком оплачивает организация.

В долгосрочном обучении (длительных программах, получении второго образования, программах повышения квалификации), безусловно, заинтересована и компания, и сотрудники. Оно повышает стоимость работника на рынке труда, поэтому в этом случае хорошим решением будет паритетная оплата обучения персонала. В этом случае повышается и мотивация персонала, и его лояльность. С другой стороны, компания имеет компенсацию части затрат, и, заключая договор с сотрудником, получает определенные гарантии его работы в организации и использование полученных им знаний.

Для определения того, насколько эффективно оказалось проведенное обучение персонала, необходимо также определить, что было на входе и что получилось на выходе, другими словами, где произошел прирост знаний, умений и навыков во время обучения. Таким образом, система контроля обязательно включает в себя:

входной контроль;

текущий контроль (если речь идет о длительных программах обучения);

заключительный контроль (может иметь формальную и неформальную форму);

контроль за использованием приобретенных знаний и навыков в процессе работы.

Все методы обучения персонала могут принести необходимый результат и быть востребованы внутри организации. Главное - знать, какого результата ждет компания от данного обучения персонала, зачем ей это нужно, и каким образом будут контролироваться полученные результаты.

Д) Деловая оценка персонала - это целенаправленный процесс установления соответствия результативности труда и факторов ее обеспечения требованиям должности или рабочего места.

Основные задачи оценки персонала:

а) Управленческое воздействие. С помощью оценки, а также с помощью оценочного разговора сотруднику можно показать его место в соответствии с его достижениями, что способствует управляемости персонала.

б) Определение размеров вознаграждения, так как лишь при объективной оценке достижений сотрудника возможно справедливо оплатить его труд.

в) Развитие персонала, так как обеспечивает выбор достойных форм поощрения и содействия профессиональному росту работников.

в) Рациональное использование сотрудника, поскольку оценка обязательна при занятии рабочего места, повышении по службе, перемещении, принятии решения об оставлении рабочего места.

г) Трудовая мотивация, так как она - импульс к сознательной деятельности сотрудников, направленной на повышение достижений.

Кроме того, оценка персонала может помочь в решении таких значительных задач, как:

установление обратной связи с сотрудником по профессиональным, организационным и иным вопросам;

удовлетворение потребности сотрудника в оценке собственного труда и качественных характеристик.

Виды оценок персонала следует различать по многим критериям, которые используются в производственной практике.

В соответствии с критериями систематичности выделяют:

системную оценку, осуществляемую путем четкого определения всех важнейших признаков оценки (процесса оценивания, его периодичности, критериев оценки, способа измерения оценки).

бессистемную оценку, при которой оценивающему лицу предоставляется выбор способа измерения оценки, процесса оценки, критериев оценки.

В соответствии с критериями регулярности различают: регулярные оценки, которые используются чаще всего непрерывно, например для определения размера вознаграждения. Обычно такие постоянные оценки проводятся один раз в полгода, в год, в два года.

Д) Переподготовка и повышение квалификации кадров. Если рассматривать профессиональное образование как систему, то в ней необходимо выделить два этапа. Первый - собственно профессиональная подготовка. Второй - последующие усилия, предпринимаемые для углубления, расширения и дополнения ранее приобретенной квалификации.

Переподготовка - обучение, связанное с необходимостью изменения специальности вследствие изменений в профессиональной структуре занятости, изменений в трудоспособности работника и др.

Повышение квалификации - обучение, обусловленное изменением характера и содержания труда специалистов на занимаемой должности, моральным старением знаний.

При этом в зависимости от преследуемых целей приобретенная ранее квалификация должна быть сохранена, приведена в соответствие с изменившейся обстановкой или использована для профессионального продвижения по службе. Данный подход к повышению квалификации непосредственно вытекает из концепции непрерывного образования, в основе которой лежит принцип организации ступенчатого производственного обучения персонала.

Под непрерывностью подготовки понимается не эпизодическое переобучение работников в связи с устареванием их квалификации, а планируемый на основе прогнозов развития средств производства преемственный процесс систематического повышения квалификации и расширения ее объема по принципу перехода от менее к более сложным профессиям, от узкой специализации к многопрофильности. Такое планирование процесса развития потенциала рабочей силы в соответствии с развитием материально-технической базы сводит к минимуму потребность в срочных и малоподготовленных мероприятиях по переобучению работников новым профессиям.

Повышение квалификации (тренинг) - это целенаправленное приобретение новых знаний и навыков, изучение передового опыта. Именно профессиональное совершенствование в соответствии с постоянно изменяющимися условиями производственной деятельности представляет собой главное содержание повышения квалификации.

Повышение квалификации после завершения профессионального обучения и определенного времени работы по профессии направлено на достижение двух целей:

обеспечение приспособления профессиональной квалификации к новым тенденциям в техническом и профессиональном развитии путем проведения учебных мероприятий, сопровождающих трудовой процесс, преимущественно на самих предприятиях;

подготовку профессиональной карьеры с переходом на более высокую ступень квалификации в качестве специалистов и руководящего персонала среднего звена (например, мастеров, техников, специалистов по практическим вопросам организации и экономики предприятия, специалистов различного профиля и т.д.) путем посещения курсов на предприятии, при учебном центре, обслуживающем множество предприятий, или в профессиональной школе.

Поэтому значение повышения профессиональной квалификации возрастает. Отрезки времени, когда преобладает учеба, сменяются отрезками времени с преобладанием практического применения, и наоборот. Работа и учеба постоянно становятся все более неотделимыми друг от друга. Профессиональное обучение, работа по профессии и повышение квалификации всегда содержат оба элемента: элемент учебы и элемент применения. При этом важно отметить следующее:

. Тренинг - это систематический процесс изменения поведения работника в целях наилучшего достижения целей предприятия.

. Формальная программа тренинга - это попытка работодателя предоставить своим работникам возможность совершенствования навыков работы, повышения квалификации и знаний.

. Обучение всему этому есть деятельность, посредством которой индивид повышает свои умения, знания и возможности, что отражается соответствующими изменениями в его работе.

. Цель обучения - повышение мастерства. Двигательные навыки, умственные навыки, навыки общения - суть объекты различных тренинговых программ.

В период интенсивных технологических преобразований повышению квалификации отводится исключительное значение, обеспечивающее само существование предприятия.

Ж) Управление деловой карьерой - это комплекс мероприятий, проводимых кадровой службой организации, по планированию, организации, мотивации и контролю служебного роста работника, исходя из его целей, потребностей, возможностей, способностей и склонностей, а так же исходя из целей, потребностей, возможностей и социально-экономических условий организации. Управление своей деловой карьеры занимается каждый работник. Управление деловой карьеры позволяет достичь преданности работника интересам организации, повышения производительности труда, уменьшения текучести кадров и более полного раскрытия способностей человека.

Целью карьеры нельзя назвать область деятельности, определенную работу, должность, место на служебной лестнице. Она имеет глубокое содержание. Цели карьеры проявляются в причине, по которой человек хотел бы иметь эту конкретную работу, занимать определенную ступеньку на иерархической лестнице должностей. Цели карьеры меняются с возрастом, а так же по мере того, как меняемся мы сами, с ростом нашей квалификации и т.д.

Формирование целей карьеры - это процесс постоянный.

Главной задачей планирования и реализации карьеры является обеспечение взаимодействия профессиональной и внутриорганизационной карьер. Это взаимодействие предполагает выполнение ряда задач, а именно:

достижение взаимосвязи целей организации и отдельного сотрудника;

обеспечение направленности планирования карьеры на конкретного сотрудника с целью учета его специфических потребностей и ситуаций;

обеспечение открытости процесса управления карьерой;

устранение «карьерных тупиков», в которых практически нет возможностей для развития сотрудника;

повышение качества процесса планирования карьеры;

формирование наглядных и воспринимаемых критериев служебного роста, используемых в конкретных карьерных решениях;

изучение карьерного потенциала сотрудников;

обеспечение обоснованной оценки карьерного потенциала работников с целью сокращения нереалистичных ожиданий;

определение путей служебного роста, использования которых удовлетворит количественную и качественную потребность в персонале в нужный момент времени и в нужном месте.

З) Ротация. Время от времени сотрудники организации перемещаются с одной должности на другую, из одного подразделения в другое. Это происходит как по инициативе руководства, так и по собственной инициативе сотрудника. Собственно, такое перемещение и называется ротацией. В теории управления персоналом под ротацией понимается система переводов и перемещений сотрудников внутри подразделения или компании на новые рабочие места на регулярной, правомерной и организованной основе.

Смысл ротации заключается в том, что:

) разнообразие приносит сотруднику удовлетворение новой занимаемой должностью, новыми выполняемыми функциями, новыми поставленными задачами, достижением новых целей и результатов, то есть развитием собственной карьеры. Следовательно, сотрудник не ищет «новизны» в другой компании (хуже - у конкурентов);

) воспитывается чувство общности между сотрудниками всей компании, усиливается их готовность к компромиссу, сотрудничеству, работе в команде.

Однако следует помнить, что сотрудник, переведенный на новую должность, быстро усваивает новые должностные обязанности и значительно медленнее - новые для себя социальные роли или новые аспекты уже привычных поведенческих ролей. Поэтому сотрудник может успешно справляться с профессиональными (функциональными) задачами, но испытывать дополнительные трудности и даже попадать в конфликтные ситуации вследствие не подтверждения своих ролевых ожиданий.

И) Делегирование полномочий.

Делегирование - представляет собой процесс передачи руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Обычно делегируются следующие виды работы:

рутинная работа;

специализированная деятельность;

частные и малозначимые вопросы;

подготовительная работа.

При делегировании полномочий руководитель делегирует (устанавливает) обязанности; определяет права и уровень ответственности при выполнении полномочий.

Преимущества делегирования полномочий:

возможность заниматься задачами, требующими личного участия руководителя;

сосредоточение на стратегических задачах и перспективных планах развития предприятия;

это лучший способ мотивации творческих и активных работников;

это лучший способ обучения;

это способ профессиональной карьеры.

К) Формирование кадрового резерва. Наличие кадрового резерва позволяет заранее на плановой основе, по научно и практически обоснованной программе готовить кандидатов на вновь создаваемые и подлежащие замещению вакантные должности, эффективно организовывать обучение и стажировку специалистов, включенных в кадровый резерв, рационально их использовать на различных направлениях и уровнях в системе управления.

Формирование кадрового резерва проводится на основе выводов аттестационных комиссий, базирующихся на объективной всесторонней оценке информации о деловых и личностных качествах кандидатов на руководящие должности. При этом в основу выводов таких комиссий должен быть положен анализ конкретных результатов профессиональной деятельности специалистов, достигнутых на различных этапах их работы в системе управления.

Работа по формированию кадрового резерва складывается из следующих этапов:

. Составление прогноза предполагаемых изменений в составе руководящих кадров.

. Оценка деловых и личностных качеств кандидатов в резерв на выдвижение.

. Определение кандидатов в резерв.

. Принятие решения о включении в резерв.

. Согласование списков кандидатов, включенных в резерв, с вышестоящими организациями.

Методы формирования списка резерва:

а) анализ документальных данных;

б) интервью;

в) наблюдение за поведением работника в различных ситуациях;

г) оценка результатов трудовой деятельности;

д) метод заданной группировки работников (подбираются люди под заданные требования к должности или под заданную структуру рабочей группы).

Факторы, которые необходимо учитывать при формировании списка в резерв:

) требования к должности, к рабочему месту, оценка производительности труда;

) профессиональная характеристика специалиста;

) перечень должностей, на которые работник может претендовать;

) предельные ограничения критериев подбора кандидатов на должность;

) результаты оценки требования и индивидуальных особенностей кандидата;

) выводы и рекомендации последней аттестации;

) мнение руководителей и специалистов смежных подразделений, трудового коллектива;

) результаты оценки потенциала кандидата.

Л) Организация оплаты и стимулирования труда. Материальное стимулирование - это комплекс различного рода материальных благ, получаемых или присваиваемых персоналом за индивидуальный или групповой вклад в результаты деятельности организации посредством профессионального труда, творческой деятельности и требуемых правил поведения.

Следовательно, в понятие материального стимулирования включаются все виды денежных выплат, которые применяются в организации, и все формы материального не денежного стимулирования. На сегодняшний день в отечественной и зарубежной практике используются следующие вилы прямых и косвенных материальных выплат: зарплата, премии. Бонусы, участие в прибылях, дополнительные выплаты, отсроченные платежи, участие в акционерном капитале.

Под организацией оплаты труда на предприятии понимается построение системы ее дифференциации и регулирования по категориям персонала в зависимости от сложности выполнения работ, а также индивидуальных и коллективных результатов труда при обеспечении гарантированного заработка за выполнение нормы труда.

К базовой части заработной платы могут быть установлены доплаты и надбавки, которые являются составной частью разработки условий оплаты труда. Их применение обусловлено необходимостью учесть при оплате дополнительные трудозатраты работников, носящие достаточно постоянный характер и связанные со спецификой отдельных видов труда и сфер его приложения, и в связи с этим направлено на создание заинтересованности работников в увеличении дополнительных трудовых затрат и компенсацию этих затрат руководителем.

В настоящее время в экономике страны применяется более 50 наименований доплат и надбавок. Доплаты и надбавки разделяются на гарантированные трудовым законодательством и факультативные, определяемые локальными нормативными актами.

Важнейшим направлением материального денежного стимулирования является премирование. Премия стимулирует особые повышенные затраты труда, и ее источником является фонд материального поощрения.

Льготы и компенсации являются особой формой участия сотрудника в экономическом успехе предприятия. В современной экономике условием успеха организации является не только максимизация прибыли, но и социальное обеспечение сотрудника, развитие его личности. В связи с этим можно выделить ряд задач, которые организация стремиться решить, добровольно предоставляя своим сотрудникам льготы и компенсации:

приведение в соответствие целей и потребностей сотрудников с целями организации;

выработка особой психологии у сотрудников, когда они отождествляют себя со своей организацией;

повышение производительности, эффективности и качества труда и готовности сотрудников к эффективной работе на благо организации;

социальная защита сотрудников на более высоком уровне, чем это предусмотрено законодательством;

создание положительного микроклимата в трудовом коллективе;

формирование позитивного общественного мнения об организации как работодателе и укрепление ее положительного имиджа среди сотрудников.

Систему материального стимулирования ограничено дополняет нематериальное стимулирование.

Смысл «нематериальный стимул» объединяет в себе все, что обязательно отразившись в чувствах человека и мысленных образах, в то же время затрагивает духовные, морально-нравственные. Эстетические потребности и интересы личности. Нематериальное стимулирование базируется на знании психологических основ поведения человека в труде и понимании значимости трудовой деятельности в удовлетворении потребностей человека.

1.2 Документирование управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом в целом, так и управлением по развитию персонала в частности и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя так, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

прием на работу;

перевод на другую работу;

предоставление отпуска;

увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

локальных нормативных актов,

документов по управлению персоналом и охране труда,

первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Для введения грамотного делопроизводства в организации, необходимо знания нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические документы подразделяются на три группы:

нормативно-справочные документы;

документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;

документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Нормативно-справочные документы включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К их числу следует отнести:

. Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур.

. Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).

. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц).

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. Эти документы включают:

. Законодательные акты по вопросам труда и кадров.

. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, охраны труда, занятости.

. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы) Минтруда РФ и других государственных органов.

. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация.

. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.д. (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание).

Важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

. Общие положения.

. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих.

. Основные обязанности рабочих и служащих.

. Основные обязанности администрации.

. Рабочее время и его использование.

. Поощрения за успехи в работе.

. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Коллективный договор является важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии кадровой службы. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функции по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формированию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации отбора персонала, Положение по оплате и стимулированию труда, Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.д.) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы:

. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.д.).

. Задачи подразделения.

. Организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

. Функции подразделения.

. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).

. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации.

Должностная инструкция-документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться в соответствии с данной должностью (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе документов можно отнести:

. Нормы планировки помещения и рабочих мест.

. Стандарты качества, ТУ на продукцию.

. Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений.

. Бизнес-план.

. Смета затрат на производство.

. Отчет о численности работников организации.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

В начале работы, рассматривались понятия и подробное описание основных методов, участвующих в развитии персонала в организации (отбор и найм персонала, введение в должность, адаптация персонала, обучение персонала и т.д.), в данном разделе мы будем рассматривать основной перечень документов, используемых в данных методах.

. Найм и отбор персонала. Предприятие чаще всего начинает знакомство с кандидатами заочно: через изучение присланных ими заявительных документов. Обстоятельный анализ каждой из поданных бумаг позволяет составить первичную картину о претенденте и определить необходимость «контактного» общения, а также сэкономить время работников службы управления персоналом, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.

Классический пакет заявительных документов включает:

заявление.

автобиографию (резюме)

трудовая книжка

копия документа об образовании

свидетельства

анкеты

фотографии

рекомендательные письма

медицинское заключение.

Письменное заявление о приеме на работу - первый документ, свидетельствующий о намерении заявителя стать сотрудником данного предприятия или организации.

. Введение в должность и адаптация. Целью данного метода выступает минимизация срока качественного ввода сотрудника в должность для возможности выполнения им работ с максимальной эффективностью. Новому сотруднику необходимо предоставить ряд документов, содержащих подробную информацию об организации, ее историю, стратегию, цели и направления. Так же обязательным, в процессе адаптации сотрудника в организации, является предоставление таких документов как должностная инструкция и план-график адаптации сотрудника.

Должностную инструкцию готовит непосредственный руководитель нового сотрудника совместно с сотрудником отдела персонала до выхода сотрудника на работу.

План - график адаптации включает себя все направления введения в должность сотрудника (профессиональную, общеорганизационную, социальную) перечень знаний, навыков, установок, которые должен освоить новый сотрудник и сроки, отведенные на их освоение, результаты практической работы, которую сотрудник обязан выполнить за период адаптации. В перечень знаний, навыков, установок могут входить следующие блоки:

структура подразделения, иерархия, место в структуре;

знание целей, задач своей деятельности на период испытательного срока;

знание бизнес-процессов;

процедуры принятия решения по личным вопросам;

правила начисления зарплаты, сроки выдачи;

оформление отсутствия на рабочем месте (отпуска, больничные);

этапность перехода на самостоятельное выполнение работ;

традиции компании.

К документам необходимым организации по адаптации персонала относятся:

положение об организации и структурном подразделении;

правила внутреннего трудового распорядка;

положения о технике безопасности и охране здоровья ит.д.

. Мотивация на обучение персонала. Сегодня каждый руководитель осознает значимость мотивации персонала, ведь именно от нее зависит продуктивность работы людей. Как уже рассматривалось ранее, мотивационные стимулы бывают материальные и нематериальные. Документы, которые можно отнести к материальному стимулированию:

должностная инструкция по оплате труда;

положение о выплате вознаграждения;

положение о премировании и материальном стимулировании;

положение об оказании материальной помощи сотрудникам;

положение о системе материального поощрения лиц, занятых в системе внутрифирменного обучения;

положение о компенсации транспортных затрат и т.д.

Документы, которые можно отнести к нематериальному стимулированию:

положение о нематериальной мотивации;

благодарственное письмо;

положение о присвоении звания лучший работник года;

положение о социальной защите.

.Обучение персонала. В современных условиях необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель. Работникам, проходящим профессиональную подготовку, работодатель должен создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением, предоставлять гарантии, установленные Трудовым кодексом РФ, трудовым и ученическим договорами, иными нормативными правовыми актами.

Документы необходимые при организации системы обучения персонала:

положение о системе обучения (положение об обучении);

ученический договор;

планы обучения работников (стратегический, оперативный, текущий;

заявки на обучение персонала (от руководителей структурных подразделений и персонала);

приказы об обучении;

положение о наставничестве;

положение о дистанционном обучении;

положение о проведении бизнес - тренингов;

положение о проведении деловых и ролевых игр;

положение о стажировке;

учебные планы;

утвержденный бюджет на обучение;

графики обучения;

долгосрочные, краткосрочные обучающие и тренинговые программы с указанием целевой аудитории, цели обучения, ожидаемого результата, сроков продолжительности;

анкеты эмоциональной удовлетворенности обучением;

анкеты входного/ выходного уровня знаний;

информация о финансовых затратах на обучение для дальнейших расчетов возврата инвестиций;

удостоверения, сертификаты;

отчет об обучении и развитии сотрудников и т.д.

. Деловая оценка персонала. В результате оценки персонала формируются следующие документы

ознакомительная анкета;

тестирования, опросники;

результаты тестирования профессиональных знаний и умений работника;

социально - психологический портрет личности;

медицинское заключение о работоспособности;

оценочный лист деловых и моральных качеств;

оценка уровня производственной квалификации;

заключение аттестационной комиссии и т.д.

.Управление деловой карьерой. Важнейшим направлением работы с персоналом является управление планированием деловой карьеры работников. Формируется личное дело, включающее документы, связанные с планированием деловой карьеры:

справка-объективка, отражающая трудовой путь сотрудника;

автобиография;

психологическое заключение;

рейтинговый показатель экспертной оценки;

планы индивидуального обучения на рабочем месте;

карьерограмма;

приложения к карьерограмме на текущий год;

итоги аттестации и т.д.

. Переподготовка и повышение квалификации кадров. Основными документам определяющими содержание, объем и целесообразную последовательность обучения является учебная программа. Ей предусматривается систематическое, последовательное, освоение техники и технологии методов труда на основе достоверных теоретических данных, то есть увязка производственного и теоретического обучения.

Каждая программа содержит:

объяснительную записку;

производственно-квалификационную характеристику;

тематический план и программу теоретического обучения;

перечень рекомендуемой литературы и наглядных пособий и т.д.

. Ротация. Возможность перемещения персонала внутри структуры компании является важнейшим преимуществом, так как временный перевод кадров и апробирование их на новом месте позволяет планировать и в последующем осуществлять глобальные перемещения внутри компании.

Предлагаются следующие документы по ротации персонала на предприятии:

положение о ротации персонала;

план перемещения работников;

план командировок работников предприятия;

приказ (распоряжение о переводе работника предприятия на другую работу);

приказ (распоряжение) об увольнении работника;

рекомендательные письма;

акт кадрового перемещения.

. Делегирование полномочий. Права и обязанности руководителя в отношении своих работников, регулирует закон Ст. 22 ТК РФ. Например, менеджеру по персоналу можно делегировать право:

заключать договор. При этом руководитель, который имеет право подписывать договор, не читает его и подписывает автоматически;

подписывать договор. Согласно учредительным документам организации это право принадлежит руководителю, однако некоторые из них приказании по организации делегируют право подписи договоров своим заместителям.

Чтобы делегирование было успешным, необходимо составить перечень задач, которые передаются подчиненным.

Следует тщательно обдумать, кому и какие права и обязанности будут переданы. Кроме того, ответственному лицу, которое будет передавать определенные функции, необходимо предоставить следующие документы:

список целей и ожидаемых результатов, в процессе делегирования полномочий от руководителя к сотруднику;

список перечня документов, с которым исполнитель должен ознакомится:

составить документы по срокам выполнения поручений и порядок отчетности и др.

На практике указание конкретных лиц, которым передаются права и обязанности, в локальных нормативных актах неудобно, так как при их увольнении или принятии решения о делегировании полномочий другому сотруднику придется каждый раз вносить в акт изменения.

А указать конкретное лицо, которым осуществляется делегирование, просто необходимо. Наиболее удобный вариант в данном случае является издание приказа.

В некоторых организациях порядок делегирования не фиксируют в локальном правовом акте, прописывая передачу прав и обязанностей работодателя только в приказе. Однако надо соблюдать и требования ч.6 ст.20 ТК РФ, где упоминается локальные нормативные акты, а не приказы.

Если передаваемые полномочия позволяют представлять работодателя во взаимоотношения с третьими лицами, дополнительно к приказу нужна доверенность.

В таком случае в преамбулах договоров будет указываться, что уполномоченное лицо действует на сновании доверенности с указанием ее реквизитов - даты и номера.

. Формирование кадрового резерва.

Наличие кадрового резерва позволяет заранее на плановой основе, по научно и практически обоснованной программе готовить кандидатов на вновь создаваемые подлежащие замещению вакантные должности, эффективно организовывать обучение и стажировку специалистов включая в резерв, рационально их использовать на различных направлениях и уровнях в системе управления.

Перечень документов по формированию кадрового резерва можно представить так:

положение о формировании кадрового резерва;

план потребности о кадровом резерве;

схема подготовки кадрового резерва;

прогноз предполагаемых изменений в составе руководящих кадров;

анкеты для отбора в кадровый резерв;

списки кандидатов;

рекомендательные письма;

психограмма сотрудника;

результаты аттестации, отчеты о профессиональной деятельности и росте работника в организации;

списки кандидатов включенных в кадровый резерв;

индивидуальные планы профессионального развития каждого работника, включенного в кадровый резерв.

Организация оплаты и стимулирования труда.

Система оплаты труда должна быть регламентирована внутренними документами в соответствии с действующим законодательством, что позволит избежать споров с контролирующими органами, так и трудовых споров с сотрудниками.

Оплата труда и иных выплат работникам в организации производится в соответствии с требованиями следующих нормативных актах:

. Трудовой Кодекс РФ

. Налоговый Кодекс РФ.

. Федеральный Закон от 19.05.1995 - №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей».

. Постановление правительства РФ от 24.12.2007 №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

. Федеральный Закон от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

. Постановление Правительства Ф от 15.06.2007 №375 «Об утверждении Положения об временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

. Федеральный Закон от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской федерации, фонд социального страхования российской федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.

. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Основанием для расчета заработной платы и выплат работнику является распорядительные и учетные документы: табель учета рабочего времени; платежная ведомость; положение о премировании материальном стимулировании работников и т.д.

Таким образом, проанализировав действующие нормативные акты и научную литературу, можно сделать вывод о том, что вопросы развития персонала и документирования этого процесса рассмотрены достаточно подробно и имеют нормативно - правовые основания.

Однако, данные вопросы решаются в целом без учета специфики деятельности и кадрового состава тех или иных предприятий, организаций.

Глава 2. Анализ процесса развития персонала в ООО «Экстра» и пути его совершенствования

.1 Характеристика предприятия ООО «Экстра»

Гипермаркет «Экстра» - торговое предприятие, занимающееся продажей продуктов питания. ООО «Экстра» начало свою деятельность по продаже продуктов в 1997 году в Иваново. Юридический адрес: г. Иваново, ул. Красной Армии, 16.

ООО «Экстра» имеет в своей продаже широкий ассортимент продуктов питания, и поэтому составляют серьезную конкуренцию другим магазинам и фирмам, продающим товары аналогичного назначения. В ассортименте продаваемой продукции магазинами, насчитывается ежедневно не менее 1000 - 1200 наименований молочных продуктов, а также колбас, сыров, мясных деликатесов. В ассортимент товаров, продаваемых в ООО «Экстра», входят следующие виды товаров:

Алкогольная продукция.

Пиво и слабоалкогольные напитки.

Напитки безалкогольные.

Соки.

Молочные продукты.

Замороженные продукты.

Охлажденные продукты.

Мясная гастрономия.

Рыбная гастрономия.

Яйца.

Консервы.

Соусы.

Бакалея.

Детское питание.

Кофе, чай, какао.

Овощи и фрукты свежие.

Кондитерские изделия.

Хлебобулочные изделия.

Табачные изделия.

Основными конкурентами в ценовом отношении, в ассортименте, продаваемой продукции являются такие фирмы как: магазины фирмы «Торговой Лиги» (ул. Б. Хмельницкого), магазин «Пеликан» (ул. Велижская), магазин «Пилот» (пл. 40 - летия Победы), Торговый Центр «Бимарт» (ул. Лежневская), магазин «Зебра» (ул. Велижская).

В ООО «Экстра» имеется система скидок:

Покупателям, приобретающим продукты в магазине с 10 до 12 часов скидка 7 %;

Покупателям, приобретающим товары в субботу скидка 3 %.

Поставщиками товаров в магазины ООО «Экстра» являются ведущие отечественные производители продовольственных товаров, такие, как:

ПК «Вологодский молочный комбинат».

ООО «Ивмолоко» (Иваново).

ООО «Адамант» (Г. Рязань).

ОАО «Коломнамолпром» (г. Коломна).

ООО «Косби - М» (г. Кострома).

ЗАО «Стародворские колбасы» (г. Владимир) и ряд других производителей.

Однодневный товарооборот в ООО «Экстра» составляет в среднем 800 тыс. руб. Средняя заработная плата продавца в магазине составляет 17000 руб. ООО «Экстра» имеет склад, общей полезной площадью 18000 кв. м., общая площадь торгового зала магазина составляет 15000 м2. ООО «Экстра» существует на ивановском рынке сравнительно недавно, но уже сумел завоевать свою нишу, за небольшой срок он успел хорошо осведомиться о каналах связи с поставщиками. Продукты ООО «Экстра» знакомы покупателям невысокими ценами и широким ассортиментом. Администрация г. Иваново поддерживает работу ООО «Экстра» и не препятствует его развитию.

ООО «Экстра» является обществом с ограниченной ответственностью, имеет статус юридического лица и действует на основании Устава предприятия и Законодательства России. Срок действия общества не ограничен.

Основными поставщиками товаров являются предприятия, которые занимаются производством и первичной переработкой молока, мяса, муки и т. д.

Основными рынками сбыта товара являются Иваново, Москва, близлежащие области.

В 2010 году произошло перераспределение доли в пользу Иваново, что объясняется близостью и знанием данного рынка сбыта.

Конкуренция на рынке на один и тот же продукт разворачивается, как правило, по цене и по качеству. Но в первую очередь, если речь идет о продуктах питания, необходимо ориентироваться на качество продукции. Качество - это и предпочтение покупателей, и успех на рынке, и как следствие высокая цена чему и соответствуют товары, продаваемые ООО «Экстра».

Изобразим организационную структуру ООО «Экстра» на следующем рис. 1.

Рис. 1 - Организационная структура ООО «Экстра»

Укажем основные цели функционирования ООО «Экстра» по функциональным подсистемам в табл. 1.

Таблица 1 - Ключевые цели ООО «Экстра»

Внутренняя среда предприятия ООО «Экстра» определяется также как и внешняя множеством факторов. Внутренние факторы формируются самим предприятием в процессе его деятельности.

Внешними факторами, оказывающими влияние, являются: 1) законы и постановления федеральной и местной власти, касающиеся деятельности малого предприятия; 2) работа предприятий-конкурентов; 3) поставка товаров.

Одним из наиболее значительных факторов является работа предприятий-конкурентов, продающих однородные товары.

К факторам внутренней среды можно отнести работу специалистов в магазине, общую оценку статей баланса финансово-хозяйст­венной деятельности предприятия ООО «Экстра», платежеспособность и ликвидность предприятия.

К внутренним факторам производства (кроме вышеперечисленных) относят также организацию труда на предприятии.

Анализ деятельности конкурентов осуществляется: для выявления существующих и возможных товаров - конкурентов; определения настоящих и потенциальных конкурентов - производителей этих товаров: разработки прогнозов вероятной тактики и стратегии конкурентов. В результате анализа деятельности конкурентов фирма получает возможность понять, почему конкуренты действуют так, а не иначе, и выработать свою собственную стратегию.

Воздействие внешней среды на работу ООО «Экстра» характеризуется множеством факторов, важнейшие из которых применительно к работе магазина рассмотрим далее:

Международные факторы: ООО «Экстра» как самостоятельное предприятие образовалось на рынке г. Иванова сравнительно недавно, поэтому международных контактов, связанных с реализацией своих товаров не имеет и в ближайшее время на мировой рынок магазин не планирует выходить.

Политические факторы: Законодательное Собрание г. Иванова регулярно издает законы о малом предпринимательстве, касающихся работы таких предприятий как ООО «Экстра».

Экономические и демографические факторы: Уровень цен регулируется на все основные товары бухгалтерией магазина, которые не допускают необоснованного роста цен на продаваемые товары.

Объем продаваемых продуктов питания в г. Иваново и области в 2012г. составил 57,8 млрд. руб. Удельный вес города Иваново в торговом потенциале области составляет 72%. Таким образом, ООО «Экстра» имеет благополучную экономическую среду для реализации своих товаров.

Рыночный фактор: Деятельность любого предприятия невозможно себе представить без его взаимодействия с внешней средой в широком смысле этого слова. Фирма будет успешно функционировать, и развиваться до тех пор, пока она будет успешно адаптироваться к изменяющимся условиям факторов внешнего окружения.

Поэтому оценку деятельности предприятия ООО «Экстра» следует начинать с описания складывающейся рыночной ситуации.

2.2 Анализ процесса развития персонала и его документирования в ООО «Экстра»

Необходимость получить стоимостную оценку кадрового потенциала вытекает из того очевидного факта, что люди, из которых, собственно, и состоит любая хозяйственная организация, является таким же важным фактором производства, как и все экономические ресурсы: земля, сырье, средства производства, основной и оборотный капитал, информация, технология и прочие. Как указывает известный специалист в области управления О. С. Виханский «... основой любой организации и ее главным богатством являются люди. При этом человек стал не только ключевым и самым ценным «ресурсом» организации, но и самым дорогостоящим. Качество трудовых ресурсов непосредственно влияет на конкретные возможности фирмы и является одной из важных сфер создания конкурентных преимуществ. Продвижение фирмы на новые рынки и в новые регионы зачастую вызываются именно этим фактором».

В последнее время предприятия обращают все больше внимание на так называемые «модели полезности». С их помощью можно оценить экономические последствия изменения кадрового поведения работников в результате тех или иных мероприятий. Кадровый потенциал может быть описан в различных показателях и характеристиках, в том числе таких как:

численность персонала;

профессионально-квалификационный состав персонала;

поло- возрастной состав;

укомплектованность организации персоналом, то есть уровень замещения должностей организации работниками;

личностно-квалификационный потенциал;

индивидуальные объективные характеристики работников: пол, возраст, состояние физического и психического здоровья и так далее.

При оценке предприятия в целом в качестве основного объекта оценки кадрового потенциала должен рассматриваться «совокупный работник». Представление о совокупном работнике данного предприятия должно складываться из количественных, профессионально-квалификационных, организационных и социально-психологических показателей и характеристик, позволяющих определить адекватность кадрового потенциала предприятия его задачам.

Тут возможно применение определенного набора количественных показателей и качественных характеристик. Однако, говоря о количественных показателях следует заметить, что оценочных целей нас должны интересовать не абсолютные, а относительные величина. Это вытекает из определения кадрового потенциала предприятия как способности кадров при определенных организационно-технических условиях выполнять поставленные задачи.

Так, нас не интересует численность персонала как таковая. Нас интересует насколько она ниже или превышает численность, необходимую для выполнения плановых или проектируемых объемов работ.

Профессионально-квалификационный состав предприятия должен оцениваться не только по количеству работников каждой организационной специальности и уровню квалификации, но по сравнению с необходимой или проектируемой профессионально-квалификационной структурой персонала. Анализ состояния оценки кадрового потенциала, как важной составляющей цели предприятия, позволяет сделать следующие выводы:

) Определение цены предприятия без учета составляющий ее кадрового потенциала представляет собой в достаточной степени исходную характеристику экономической ценности предприятия и не может служить основой для купли-продажи, аренды, залога, страхования, инвестирования и других операций с предприятием.

) Кадровый потенциал предприятия представляет собой сложную социально-экономическую систему, состоящую из множества компонентов (факторов) различной природы и содержания, подлежащей качественной, количественной и стоимостной оценке.

) Особенностью оценки кадрового потенциала предприятия является наличие как индивидуальных (по отдельным работникам), так и интегральных (в целом по трудовому коллективу) характеристик. Поэтому одной из главных задач оценки является выявления зависимости между оценкой потенциала отдельных работников и коллектива в целом с учетом организационных параметров, межличностных отношений.

) Как показали исследования, несмотря на актуальность и практическую значимость оценки кадрового потенциала, как важной составляющей стоимости предприятия, сущность, содержание, методы и показатели оценки кадрового потенциала современной, и в частности отечественной, наукой слабо изучены и в практике рыночного хозяйствования в России не применяются.

Проведем анализ динамики численности и квалификационного состава работников предприятия ООО «Экстра», за 3 года.

Таблица 2 - Анализ кадрового состава

Как видно из таблицы 2 в 2012 году по сравнению с 2010 г. (на 1 января) численность работников выросла на 14 человек, а по сравнению с 2011 г. выросла на 5 чел.

Рост численности работников в 2012 г. по сравнению с 2010 г. произошёл в результате расширения производства ООО «Экстра» (открытие точки на центральном рынке) в результате чего на работу дополнительно было взято 9 продавцов и один администратор (в результате увеличения объема продаж появилась необходимость в продавцах). Места вспомогательных рабочих сократились с 4 до 2, так как в 2010г уже наблюдалась неполная занятость вспомогательных рабочих, и поэтому ставку сократили.

Динамика численности персонала и производительности труда представлена в табл. 3 (данные на начало года).

Таблица 3 - Динамика численности персонала и производительности труда (ПТ) за 2009-2012 гг.

Как можно увидеть из таблицы 3 за 2009 - 2012 гг. на предприятии наблюдался рост как численности персонала, так и производительности труда в расчете на одного работника персонала.

Рассчитаем показатели движения рабочей силы:

Коэффициент оборота по приему:

Кп = Число работников, принятых за период/ Среднесписочная численность за период

г. :Кп=13/176*100%=7,4%

г.:Кп=14/181*100%=7,7%

Коэффициент оборота по выбытию:

Кв = Число работников, уволенных по всем причинам за период/ Среднесписочная численность

г: Кв=10/176*100%=5,7%

г: Кв=8/181*100%=4,4%

Коэффициент текучести:

Кт= Число работников, уволенных по причинам, относящимся к текучести кадров/ Среднесписочная численность работников

г: Кт=4/176*100%=2,3%

г: Кт=5/181*100%=2,8%

Коэффициент замещения рабочей силы:

Кз= Число работников, принятых за период/ Число работников, уволенных за период

г: Кз=13/10*100%=130%

г: Кз=14/8*100%=175%

Коэффициент постоянства состава:

Кп.с.= Число работников, проработавших весь отчетный период/ Списочная численность работников в конце периода

г: Кп.с.=158/176*100%=89,8%

г: Кп.с.=160/181*100%=88,4%

Как видно из расчетных данных в 2012 году по сравнению с 2011 годом оборот принятых работников вырос незначительно на +0,3%; пол выбытию сократился на -1.3%; текучесть кадров возросла на 0,5%, что отрицательно сказывается на потенциале предприятия.

Современный уровень технологии, умелое руководство, профессионализм и высокая квалификация персонала, культура организации гарантируют высокие продажи. В ООО «Экстра» систематически ведутся работы по техническому совершенствованию продаж, модернизации оборудования, внедрению новейших достижений науки и техники.

На предприятии учет личного состава и использования рабочего времени входит в область оперативно-технического учета. Этим учетом на ООО «Экстра» занимается отдел кадров, а также отдельные, специально выделенные работники подразделений.

Для организации учета, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда весь персонал предприятия ООО «Экстра» делиться по ряду признаков:

. По принадлежности персонал подразделяется на промышленно- производственный и непромышленный персонал (персонал не основной деятельности). К промышленно-производственному персоналу относятся работники основных и вспомогательных производств, отделов, охрана, управление. К непромышленному персоналу относятся работники, занятые обслуживанием организации.

. По роли в процессе производства персонал подразделяется на рабочих и служащих. Рабочие - это лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и так далее. Из группы служащих выделены руководители, специалисты и другие работники. К руководителям относятся работники, занимающие соответствующие должности как по предприятию в целом, так и по отдельным структурным подразделениям. Специалистами является персонал, занятый инженерно-техническими, экономическими и другими работами. Все другие работники, относящиеся к служащим, осуществляют подготовку и обслуживание производств.

Самая многочисленная из групп - рабочие - в свою очередь подразделяются по специальностям (профессиям) и квалификации.

На основе этих классификаций и в результате учета движения личного состава рассчитываются такие показатели численности работающих, как списочное и явочное число работников.

Списочный состав - это общее число постоянных и временных работников предприятия, включенных в списки на оплату труда. В списочный состав включаются работники, проработавшие свыше пяти дней, а в основных цехах свыше одного дня.

Явочный состав - это число работающих, вышедших каждый конкретный день. Эти показатели необходимы для расчетов нормативов выработки, для учетов движения рабочей силы.

Основными направлениями движения рабочей силы являются: прием на работу, перевод с должности на должность или из разряда в разряд, перевод из цеха в цех или из отдела в отдел, уход в отпуск, увольнение.

Заполненная и оформленная подписями, штампами и печатями трудовая книжка является бланком строгой отчетности.

Каждому работнику предприятия, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который является шифром аналитического учета и проставляется во всех документах по учету расчетов с персоналом. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и под соответствующим табельным номером табельщики заносят работника в табель. В случае увольнения или перевода на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение одного- двух лет.

Во всех остальных случаях составляется приказ (распоряжение) по ООО «Экстра», основанием для которого может быть либо заявление, либо заключение аттестационной комиссии.

Все первичные документы, связанные с движением личного состава, поступают в бухгалтерию предприятия и служат основанием для начала или прекращения начисления заработной платы, изменения тарифных ставок и тому подобное.

Кроме показателей состава и движения личного состава предприятия большое значение имеет правильно организованный учет количества затраченного труда. Это количество может быть измерено:

при помощи показателя рабочего времени,

количества товарооборота.

Измерение количества затраченного труда при помощи показателя рабочего времени означает использование повременной оплаты труда. Измерение количества затраченного труда при помощи выработки означает применение сдельной системы учета зарплаты. Однако и в условиях сдельной оплаты труда необходимо учитывать выполнение (или не выполнения норм выработки), то есть количество работ, услуг произведенных за определенный промежуток времени.

Независимо от используемой системы основой для начисления зарплаты служит учет фактически отработанного времени или табельный учет.

Табельный учет на ООО «Экстра» должен обеспечивать контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и своевременным их уходом по окончании рабочего дня в соответствии с действующим на предприятии трудовым распорядком, а также контроль за нахождением сотрудников в рабочее время.

В зависимости от степени охвата информации табельный учет ведется сплошным методом и методом отклонений. При сплошном методе регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и тому подобное. При использовании метода отклонений в табеле регистрируются только отклонения от нормальных условий работы: неявки, опоздания, простои и т.п. Второй способ отличается меньшей трудоемкостью, но требует более четкой организации этого учета.

На анализируемом предприятии ООО «Экстра» применяется пропускная система. Каждому работнику выдается постоянный пропуск.

Результатом табельного учета является составление табеля. Табель представляет собой именной список работников предприятия. Включение работника в табель или исключение из него производится на основании первичных документов по учету движения рабочей силы (приказов или распоряжений о принятии на работу или переводе с должности на должность). Отметки о неявке делаются в табеле на основании данных контроля пропускной системы. Кроме того, основанием для составления табеля служат листки временной нетрудоспособности, приказы о служебных командировках совместно с командировочными удостоверениями, приказы об установлении сокращенного рабочего дня по той или иной причине (льготные часы подростков, перерывы в работе кормящих матерей и т.д.). Учет выходных и праздничных дней осуществляется в табеле на основании графика и режима работы предприятия. Случай - отступление от нормальных условий работы также фиксируется в табеле. Основанием для их отражения в учете служат те же документы, которыми эти работы оформляются. Учет потерь рабочего времени (простоев) на ООО «Экстра» планируется в ближайшее время вести в табеле. Основанием для отражения их в учете служат листки о простое или накопительные ведомости простоев.

Для ведения табельного учета используют унифицированные обозначения видов затрат рабочего времени. Все виды затрат рабочего времени делятся на 4 типа:

отработанное время;

неотработанное время;

неотработанное неоплачиваемое время;

праздничные и выходные дни.

Каждому виду затрат присваивается два шифра - буквенный и цифровой.

По окончании месяца табель закрывается, то есть в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сдельные, переработка. Табель подписывается табельщиком, начальником цеха (отдела) и передаются в бухгалтерию.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

2.3 Пути повышения эффективности документирования процесса развития персонала в ООО «Экстра»

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43,4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.

) Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом (Приложение 6).

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

Следующим вопрос был о том, какой все таки документооборот существует в данной службе. Большинство опрошенных (87,3%) ответили, что в данной службе существует электронный документооборот, т.к. сейчас вся документация проходит через компьютер, 10% сказали, что сохранился еще и бумажный, т.к.

. Некоторые документы можно заполнить и вручную, но среди всех тех респондентов нашлись и те, кто вообще не знают какой документооборот существует на предприятии.

На вопрос с какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе, мнения распределились следующим образом: большинство респондентов (31,5%) ответили, что самое главное препятствии - это частая поломка и износ оборудования; 31,5% предполагают, что таким препятствием является нехватка высоко квалифицированных специалистов практически наравне с этими респондентами и расположились и те, кто считают, что главным является редкая обновляемость программного обеспечения на предприятии.

Это характеризует, то, что данная проблема является не маловажной как в службе управления персоналом, так и для всего предприятия.

Из этого вопроса, вытекает вопрос о том, что же необходимо что бы избежать данных препятствий. Ответы респондентов расположились следующим образом: наибольшее количество опрошенных (45,1%) считают, что этого можно избежать благодаря кусам повышения квалификации, 39,6% считают, что за счет приема высококвалифицированных специалистов и 15,3% респондентов считают, что необходимо привлекать спонсоров, для покупки современной, высококачественной техники.

Так же не маловажным является вопрос о том, что же нужно для эффективного документооборота. Так на вопрос о том «Что на Ваш взгляд нужно для эффективного документооборота в службе управления персоналом?», мнения распределились следующим образом: 60,40% респондентов считают, что для эффективного документооборота в данной службе, является наличие высококвалифицированных специалистов, 25,80% предполагают, что главным является наличие современной техники, 19,60% считают, что наличие квалифицорованных специалистов, так же не маловажным для эффективного обеспечения предприятия по мнению 15% опрошенных является интернет.

Заключительным вопросом в исследовании, является вопрос о том, чему же способствует эффективное использования документооборота в службе управления персоналом. На данный вопрос мнения разделились следующим образом:61,3% ответили, что самым главным, чему может способствовать использование документооборота в данной службе, является качество выполняемой работы, т.к. это очень важно для предприятия,15,5% респондентов предполагают, что это может способствовать повышению работоспособности, так, как это может сократить гораздо больше времени и 13,2% опрошенных считают, что эффективное использование документооборота в службе управления персоналом способствует увеличению объемов выпускаемой продукции.

Таким образом, подводя итоги исследования, можно сделать определенные выводы, что благодаря эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом, которое успешно применяется на данном предприятии, при постоянном его использовании и обновление, увеличивается объем выпускаемой продукции, повышается работоспособность, а самое главное это является эффективным способом управления предприятием.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы могут использоваться для организации работы ООО «Экстра», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

Таким образом, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Эффективно построенный документооборот может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, управления процессами на организации, в том числе в службу управления персоналом.

Во-первых, одними из самых важных для службы управления персоналом являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Это в свою очередь повышает ответственность руководителя, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При эффективном использовании документооборота предприятия, руководитель данной службы способен получать актуальную и достоверную информацию о компании. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Использование эффективного документооборота в службе управления персонала предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ создается, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Руководители организации, использующий документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.

Для того, что бы документооборот был эффективно использован в службе управления персоналом необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников данной службы к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение и использование документооборота в службе управления персоналом происходит по следующей технологии: формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение с данной работой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по эффективному ее использованию и дальнейшему ее сопровождению.

Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

. Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

. После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель данной службы должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Основные особенности эффективного использования документооборота в службе управления персоналом:

оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

ускорение обмена информацией внутри организации;

надежный контроль за прохождением документа;

снижение рисков утраты или порчи документа.

Следствиями эффективного использования документооборота являются:

сокращение непроизводительных затрат рабочего времени;

повышение уровня обслуживания клиентов;

укрепление исполнительской дисциплины;

сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения конфиденциальной информации.

Заключение

В данной работе изучена и проанализирована эффективность документооборота в службе управления персоналом. В результате исследования анализ показал, что эффективное использование документооборота как в службе управления персоналом, так и во всей организации благотворно влияет на развитие данного предприятия. Поставленные цели достигнуты, обозначенные задачи решены.

В современных условиях важной областью является документационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке документации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача документации о положении и деятельности службы управления персоналом на высший уровень управления ООО «Экстра» и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43,4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.

) Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом.

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

В настоящее время наличие успешно действующей системы делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также пришли к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Экстра» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации: офиц. Текст. - М., 2010. - 32 с.

. Гражданский Кодекс РФ (части первая и вторая): офиц. Текст // Собр. законодательства РФ. - 2011. - № 32. - 19 %. - № 5. - Ст. 200-410.

. Трудовой кодекс РФ: офиц. Текст. - М.: Приор, 2011. - 345 с.

. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации: офиц. Текст. - М.: Приор, 2011. - 219 с.

. Бутов, В.И. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования / В. И. Бутов. - М. 2009. - 448 с.

. Виханский, О. С. Стратегическое управление / О.С. Виханский. - М. 2009. - 237 с.

. Глушков, В. Г. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс / В. Г. Глушков.- М: ВЛАДОС, 2004. - 430 с.

. Дуракова, И.Б. Управление персоналом / И. Б. Дуракова. - М: ВЛАДОС, 2012. - 490 с.

. Евланов, Л.Г. Управление персоналом / Л.Г. Евланов. - М. 2009. - 311 с.

. Когут, А.Е. Информационные основы регионального социально- экономического мониторинга / А. Е. Когут. - СПб: СПбГУ, 2011. - 288 с.

. Литвинцева, Н.А. Психологические аспекты подбора и проверки персонала / Н. А. Литвинцева. - СПб: СПбГУ, 2010. - 312 с.

. Маслов, Е.В. Управление персоналом предприятия / Е. В. Маслов. - М. 2009. - 218 с.

. Морозова, Т.Г. Основы менеджмента / Т. Г. Морозова. - М.: Банки и биржи, - 2012. - 349 с.

. Травин, В.В. Основы кадрового менеджмента / В. В. Травин. - М. 2012. - 322 с.

. Уткин, Э.А. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе Э. А. Уткин. - М. 2007. - 337 с.

. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С. В. Шекшня. - М. 2012. - 322 с.

. Шеремет, А.Д. Методика финансового анализа предприятия А. Д. Шеремет. М.: ИНФРА-М, - 2010. - 410 с.

. Гатовская, А. В. Поддержка малого бизнеса муниципальными органами власти как способ повышения благосостояния населения / А. В. Гатовская // Регионология. - 2010. - №3. - С. 98-102.

. Ерошин, М. М. Поддержка государством и органами местного самоуправления малого и среднего бизнеса в России / М. М. Ерошин // Проблемы местного самоуправления. - 2012. - № 1. - С. 66-78.

. Кирилина, В. Основы принятия управленческих решений / В. Кирилина // Хозяйство и право. - 2008. - № 8. - С. 78-88.

. Лаан, Ж. Основы рыночной экономики / Ж. Лаан // Экономист. - 2011. - № 11. - С. 45-53.

. Мельников, Р. М. Управленческие решения / Р. М. Мельников // Менеджмент. - 2012. - № 3. - С. 21 - 25.

. Охрана труда // Финансы. - 2009. - № 3. - С. 9-17.

. Смирнов, С. Оценка социально-экономической ситуации в регионах для принятия хозяйственных и управленческих решений / С. Смирнов // Общество и экономика. - 2011. № 4. - С. 54-65.

25. Лексин, В. Н. О формировании государственной системы мониторинга социально-экономической, национально- этнической и политической ситуации в регионах российской федерации / В. Н. Лескин // <#"829803.files/image002.jpg">

Приложение 2

Личная карточка работника

Приложение 3

Бланки и формы документов

Приложение 4

Документооборот ООО «Экстра»

Приложение 5

Анкета

На тему: «Документооборот в службе управления персоналом предприятия»

Уважаемый респондент!

Нами проводится исследование документооборота в службе управления персоналом предприятия. Прошу вас ответить на предложенные ниже вопросы. Мнения, высказанные в ходе опроса, оглашению не подлежат. Ваши ответы будут использованы для составления обобщённых выводов и рекомендаций. Внимательно прочитайте вопросы и возможные ответы на них. Выбранные ответы подчеркните или обведите кружком.Блок. Эффективность документооборота на предприятии

.Ваше место работы в настоящее время?

.Ваша должность, служебное положение (один вариант ответа)

а) Руководитель, зам. руководителя г) Рядовой служащий

б) Руководитель подразделения д) Технический исполнитель

в) Специалист

. Ваш общий трудовой стаж

а) до 1 года д) 11-15

б) 1-2 е) 16-20

в) 3-5 ж) 21-25

г) 6-10 з) более 25 лет

. Сколько лет Вы работаете в данной организации?

а) до 3 лет г) от 11 до 20

б) от4 до 5

в)от 6 до 10 д) свыше 20

. Существует ли на Вашем предприятии какой либо документооборот?

а)да в)не знаю

б)нет

. Часто ли Вам приходиться сталкиваться с документооборотом предприятия?

а) достаточно часто в) никогда

б) очень часто

. По Вашему мнению документооборот это

а) цикл обработки документов; в) не знаю г)другое______

б) движение документов с момента создания, до завершения исполнения и отправки

. Как Вы считаете, для чего нужен документооборот?

а) для сбора информации; г) для обработки документов;

б) для оперативного движения документов; д) другое_________

в) для эффективной работы отдела кадров;

. Как Вы считаете, чему способствует документооборот на Вашем предприятии?

а) повышению качества выполняемых работ; г) другое_________

б) культуре труда управленческих работников;

в) формированию информационных ресурсов организации;. Блок .Эффективность использования документооборота в службе управления персоналом

. Как Вы считаете, существует ли документооборот в службе управления персоналом Вашей организации?

а) да, т.к. это необходимо каждому успешному предприятию;

б) нет, это не столь важно;

в) не знаю.

. Какой документооборот существует на Вашем предприятии в данной службе?

а) бумажный; г) не знаю.

б) электронный;

. С какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе?

а)нехватка высококвалифицированных специалистов;

б)частая поломка оборудования;

в) редкая обновляемость программ ;

г) другое____________________

. Как на Ваш взгляд можно избежать таких препятствий?

а) курсы повышения квалификации;

б) наличие опытного и высококвалифицированного специалиста;

в)спонсоры, на покупку современной техники;

г)другое___________________

. Что на Ваш взгляд нужно для эффективного информационного обеспечения предприятия?

а) частая обновляемость прграмм; д) другое___________

б) наличие современной техники;

в) наличие специалистов.

. Чему нам Ваш взгляд способствует эффективность документооборота в службе управления персоналом?

а)повышению объемов выпускаемой продукции;

б)повышению работоспособности;

в) качеству выполняемой работы;

в) ничему не способствует.

Расскажите немного о себе:

.Ваш возраст

а) 22-30 в) 40-50

б) 30-40 г) 50 и старше

. Ваше семейное положение:

а) замужем (женат)

б) не замужем (холост)

Приложение 6

Примерный состав документов кадровой службы

Документы, обязательные для всех организаций

• Штатное расписание.

• Положение об оплате труда.

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• График отпусков.

• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:

а) Положение о защите персональных данных работников;

) Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Документы, создаваемые с учетом специфики организации

• Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании.

• График сменности.

• Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.

• Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск.

• Положение о нормировании труда.

• Положение о нормах выработки.

• Нормы труда.

Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)

• Положение о персонале.

• Положение о подборе и отборе персонала.

• Положение об адаптации персонала.

• Положение об управлении карьерой.

• Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.

• Положение о комиссии по трудовым спорам.

• Положение об аттестации (оценке) персонала.

• График проведения аттестации.

• Представление на аттестацию.

• Аттестационный лист.

• Положение о структурном подразделении.

• Должностная инструкция.

• План работы кадровой службы.

• План (прогноз) потребности в кадрах.

• Программа развития персонала.

• Кадровый резерв.

• Замещение штатного расписания.

Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства

• Номенклатура дел.

• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.

• Табель форм документов по работе с персоналом.

• Альбом форм документов по работе с персоналом.

• График документооборота кадровой службы.

Журналы и книги учета

• Книга учета персонала.

• Книга учета переводов персонала.

• Журнал регистрации трудовых договоров.

• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.

• Журнал регистрации приказов о командировках работников.

• Журнал регистрации командировочных удостоверений.

• Журнал регистрации служебных заданий.

• Книга учета личных дел.

• Книга учета личных карточек.

• Журнал регистрации локальных нормативных актов.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

• Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.

• Журнал выдачи справок по личному составу.

• Журнал учета больничных листов.

• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

• Книга регистрации протоколов.

• Книга регистрации актов.

• Книга учета входящих документов.

• Книга учета исходящих документов.

Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений

Документы - основания к приказам по личному составу:

• Трудовой договор.

• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

• Договор о полной коллективной материальной ответственности.

• Письмо о переводе.

• Заявление.

• Докладная записка.

• Объяснительная записка.

• Протокол.

• Представления:

а) представление о переводе;

б) представление о поощрении;

в) представление об увольнении.

Акты:

• Акт об отсутствии на рабочем месте.

• Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии.

• Акт об отказе дать объяснения.

• Акт об отказе в ознакомлении с приказом.

• Акт об отказе получения трудовой книжки.

Приказы по личному составу

Унифицированные формы:

• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).

• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).

• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).

• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8).

• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

• Командировочное удостоверение работника.

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а).

Приказы, имеющие произвольную форму:

• О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати.

• О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России.

• О применении дисциплинарных взысканий.

• О снятии дисциплинарных взысканий.

• Об изменении анкетно-биографических данных.

• Об установлении профессии.

• О присвоении разряда.

• О совмещении профессий (должностей).

• Об установлении надбавки.

• О замещении временно отсутствующего работника.

• О дежурстве.

• О привлечении к сверхурочным работам.

• Об изменении режима работы.

• Об отстранении от работы.

• Об объявлении простоя.

• О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью.

Первичные учетные документы

• Личная карточка работника (форма № Т-2).

• Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).

• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

• Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12).

• Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

• Расчетно-платежная ведомость (форма №.Т-49).

• Расчетная ведомость (форма № Т-51).

• Платежная ведомость (форма № Т-53).

• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

• Лицевой счет (форма № Т-54).

• Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).

• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).

• Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).

• Акт о приеме работ (форма № Т-73).

Личные документы

• Трудовая книжка.

• Документы личного дела:

а) личный листок по учету кадров;

б) анкета поступающего на работу;

в) дополнение к личному листку по учету кадров;

г) копии документов об образовании;

д) автобиография;

е) характеристика;

ж) рекомендательное письмо;

и) результаты аттестации;

к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

л) копия ИНН.

Информационно-справочные документы

• Извещения и направления:

а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;

б) направление на периодический медицинский осмотр.

Уведомления:

а) уведомление о сокращении штата;

б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;

в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;

г) уведомление о получении трудовой книжки.

Справки с места работы.

Документы воинского учета

• Списки военнообязанных.

• Карточки учета военнообязанных.

• Отчеты о бронировании военнообязанных.

Документы для Пенсионного фонда

• Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.

• Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии.

• Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

• Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).

• Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).

• Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).