Исследование информационных потоков и проектирование систем управления

Исследование информационных потоков и проектирование систем управления

Содержание

Введение

. Концептуальные основы исследования систем управления

. Особенности методов исследования информационных потоков

2.1 Характеристика методов исследования информационных потоков

2.2 Организация проведения исследования с использованием методов исследования информационных потоков

. Исследование системы с использованием методов исследования информационных потоков

Заключение

Список использованных источников

Введение

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночной экономики неразрывно связана с ее совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Для этого необходимо прослеживать факторы определяющие совершенствование и адаптацию организации на рынке поставщика и рынке потребителя, исходных материалов, энергии, товаров и услуг. Отслеживать изменения на рынке финансов и услуг. Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды и заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии, в применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, в непрерывном совершенствовании кадрового потенциала. Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования информационных потоков и проектирование систем управления. Исследования можно рассматривать и как процесс и как необходимый элемент любой конкретной деятельности, но особенно важно отметить все возрастающую роль исследований в современном управлении.

Дисциплина «Исследование информационных потоков и проектирование систем управления» занимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Необходимость ее изучения продиктована настоятельной потребностью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследований невозможно. Особую роль здесь играют исследования информационных потоков и проектирование систем.

Актуальность темы в том, чтобы показать, как можно проводить исследования системы управления на основе изучения всех ее характеристик: целей, функций, управленческих решений и структуры управления.

Цель курсовой работы - корректировка информационных потоков в проектировании систем управления и предложение мероприятий по их улучшению.

Объектом исследования является ЗАО ТД «Южный

Предмет исследования - информационные потоки в ЗАО ТД «Южный».

Задачи курсовой работы:

·        Рассмотреть концептуальные основы исследования систем управления.

·        Обозначить особенности методов исследования информационных потоков.

·        Дать характеристику методам исследования информационных потоков.

·        Провести исследование информационных потоков с использованием рассмотренных методов.

информационный поток управление

1. Концептуальные основы исследования систем управления

По выражению Г. Кунца и С. О'Доннела, «элементы науки управления, например фундаментальные принципы, подобны принципам других наук, остаются неизменными, даже если управляющий в конкретной ситуации решает пренебречь ими». Принципы рассматриваются как исходные положения теории, руководящая идея, начальная фаза систематизации знаний, а также как содержательное обобщение, основанное на анализе фактов, при этом факты в свою очередь служат постоянной проверкой правильности уже установленных принципов. В теории управления под принципом понимается и основное правило организации управления. Примером тому могут быть знаменитые принципы А.Файоля и Э.Деминга.

К ключевым принципам построения методологии и инструментария исследования систем управления следует отнести четыре группы принципов представленные на (рис 1).

Рис. 1. Систематизация принципов исследования систем управления.

) Общесистемные принципы, выстраивающие логику построения конфигурации системы, а также логику отношений и связей между элементами системы и системы с внешней средой.

) Общие принципы исследования, служащие основами познавательного процесса. К ним относятся объективность как адекватное отображение объекта исследования, воспроизводимость (повторение), доказательность (верификация) и точность.

) Принципы исследования систем, характеризующие систему как структурный информационный фрагмент некоторой реальности, определяющий пространство ее познания.

) Принципы кибернетики, отражающие фундаментальные основы целенаправленного поведения системы, независимо от объекта его приложения.

Основные общесистемные принципы - это целостность, структурность, взаимозависимость системы и среды, управляемость, иерархичность, коммуникационность, единство анализа и синтеза, множественность описания каждой системы. Определения принципов, приведенные ниже, даются по материалам.

Целостность - принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, а именно:

) Свойство системы как целого не является суммой свойств элементов.

) Свойство системы зависит от свойств и взаимовлияния элементов в процессе функционирования системы.

) Элементы, объединенные в систему, могут терять ряд свойств, присущих им вне системы.

) Свойство целостности связано с целью, для которой создается система.

Принципы исследования систем основываются на принципах общей теории систем. К ним относятся: структурирование, системность, идентификация, абстракция, формализация.

Ключевые концепции исследования систем управления. Концепция - руководящая научная идея либо совокупность идей, предлагающих новую теоретическую базу для понимания исследования явлений и процессов, происходящих в природе и обществе.

Разработка концепции требует больших творческих усилий и фундаментальных знаний исследуемой обрасти деятельностью и является научным результатом исследований. Научного инструментария как такового по созданию концепции не существует. Однако имеются научные рекомендации по содержанию концепции, которые мы и рассматриваем. Концепция должна включать:

·        Констатацию современного состояния изучаемой системы (или области деятельности) и анализ путей его изменения.

·        Конечную цель как интегрированное представление о результатах изменения.

·        Предполагаемую траекторию развития, приводящую цели.

Теоретическое предложение об управлении, об управлении как воздействии на систему для реализации траектории.

К ключевым концепциям, определяющим направление исследование систем управления, относятся концепции, основанные на фундаментальных законах и закономерностях, принципах и гипотезах теории управления. Это, прежде всего, концепции, базирующиеся на законах отрицания и онтогенеза, также на закономерностях, описываемых функциями процессов насыщения, - концепции жизненных циклов организации, товара и технологии. Чтобы представить их с общей позиции, заменим термины «организация», «товар», «технология», на термин «объект». Концепцией жизненного цикла объекта объясняется фундаментальность принципа существования «устойчивого неравновесия» системы, сформулированного академиком Н. Моисеевым. На основе этого принципа выстроена парадигма управления диффузными системами. Сложные здесь концепции представляют собой лишь небольшую часть концептуального наследия в теории управления. В то же время они являются ключевыми для выстраивания методологии исследований систем управления, а их формирование - примером четкой научной логики и ясности содержания.

2. Особенности исследования информационных потоков

.1 Характеристика методов исследования информационных потоков

Одним из важнейших понятий при рассмотрении информационного обеспечения процесса управления предприятием является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих между отдельными структурными элементами системы, а также системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов. В зависимости от связываемых потоков системы потоки делятся на горизонтальные и вертикальные, в зависимости от места прохождения - на внешние и внутренние и зависимости от направления - на входе и выходе.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

·        Источник возникновения.

·        Направление движения потока.

·        Скорость передачи и прием информации.

Интенсивность потока, т.е. количество информации поступающей в единицу времени.

На рисунке 2.1 представлена схема внешних информационных потоков ЗАО ТД «Южный» с указанием их направления и содержания передаваемой информации. Система, обеспечивающая прохождение и обработку информации, называется информационной системой. Она делится на две подсистемы: функциональную, состоящую из совокупности решаемых задач, и обеспечивающую, включающую техническое, информационное и математическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств, обеспечивающих передачу и обработку информационных потоков. К этой категории относятся любые используемые для этих целей технические средства - от авторучки и телефона до компьютера и сети Интернет. (Рис 2.1.)

Рис 2.1. Схема внешних информационных потоков торгового предприятия.

Информационное обеспечение включает различные классификаторы, справочники, базы данных и средство формализованного описания данных. В настоящее время в соответствии с требованиями развития рыночной экономики в стране проводится работа по созданию и развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации в соответствии с Законом РФ «О стандартизации» и Государственной программой перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики.

Любое совершенствование информационного потока не может быть достигнуто без затрат, но важно понять, что выгоды от этого будут существенными. Повышение качества логической информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы запасов, транспортирования, складирования, обеспечение притока наличных средств.

Можно выделить множество специфических функций, которые должна выполнять логическая информационная система: функция обслуживания (информационного потребления), функция планирования и управления, координирования и др. Перечисленные функции логической информационной системы показаны на рисунке 2.2.

Рис. 2. 2. Функции логической информационной системы.

На практике логическая информационная система состоит из множества дискретных, но связных подсистем.

Рис. 2.3. Потоки снабжения и потребления.

Математическое обеспечение ˗ это совокупность используемых на предприятии методов решения задач, возникающих при управлении предприятии. Эти методы могут быть регламентированы государственными органами, как, например, методика расчета издержек или прибыли предприятия, или нерегламентированными, например метод оценки ожидаемого спроса или составление графика выхода на работу сотрудников предприятия.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

В управленческой деятельности используют главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные согласно определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией. Все управленческие документы классифицируются по содержанию, происхождению, назначению, наименованию, сроком исполнения и хранения и другими признаками.

В зависимости от носителя информации различают бумажные и электронные документы. Основным требованием к управленческим документам является достоверность и краткость содержащейся в нем информации. Необходимость наличия каждого документа должна быть обоснована.

)        Документирование информации;

)        Обработка информации, содержащейся в документах;

)        Организация работы с документами (создание условий для обеспечения движения, поиска и хранения документов).

Первый и третий этапы вместе образуют понятие делопроизводство. Различают административное делопроизводство, занимающиеся документами, общими для любой функции управления предприятием, и специальное - по каждой функции (например, бухгалтерское, по личному составу). Ответственность за состояние делопроизводства на предприятии несет руководитель.

2.2 Организация проведения исследования с использованием методов исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы. При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов; назначение документа. Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

·        какие процедуры осуществляются при обработке документа;

·        какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

·        как используется эта информация;

·        какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

·        где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

Из этого можно сделать краткие выводы:

. Эффективность исследования систем управления определяется

выбранными методами исследования.

. Всю совокупность методов исследования можно структурировать на методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплексных методах и методах исследования информационных потоков.

. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов включают методы типа "мозговой атаки", методы типа "сценариев", методы экспертных оценок, методы типа "Дельфи", методы структуризации типа "дерева целей", методы "деловой игры", морфологический подход.

. Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

3. Исследование системы с использованием методов исследования информационных потоков

История развития торгового дома «Южный» в Тюмени началась с 1994 года с открытия первого в городе магазина «Строймаркет», осуществляющего торговлю строительными и отделочными материалами европейского уровня.

ЗАО ТД «Южный» - это известная в Тюмени сеть гипермаркетов формата DIY («Do It Yourself» - сделай сам), которая предлагает своим покупателям широкий выбор товаров для ремонта, обустройства дома и сада. Торговым домом была разработана идея нового визуального оформления магазина. Для удобства покупателей основные категории товара оформлены в четырех цветах: строительные материалы - серый, техника - синий, декор - красный, сезонные товары - зеленый.

ЗАО ТД «Южный» входит в состав крупнейшего Тюменского холдинга «Партнер» (основные направления деятельности: строительство и производство строительных материалов, девелопмент, розничная и оптовая торговля). Стратегия развития торгового дома предполагает сохранение лидерства на рынке DIY в Тюмени и расширение сети за счет регионального развития. В планах ЗАО ТД «Южный» - выход на рынок услуг ландшафтного дизайна (составление визуализации проекта для клиентов).

ЗАО Торговый дом «Южный» является крупной оптово-розничной компанией за 10 лет работы на рынке зарекомендовала себя как надежный партнер и гарантирует высокие стандарты качества продукции, сертификации и соответствие требованиям нормативных документов Российской Федерации. Осуществляет обслуживание корпоративных клиентов, посредническая, оптовая и розничная торговля, реализация товаров народного потребления продукции производственно-технического назначения. Организационная структура ЗАО ТД «Южный» В руководстве организации стоит директор и генеральный директор. Таким образом, организационная структура хорошо управляемая, так как состоит из необходимых подразделений, отвечающих за выполнение важных рабочих процессов.

Организационную структуру торгового дома можно представить следующим образом: (см.схему 3.1)

Схема 3.1 организационная структура ЗАО ТД «Южный».

Для исследования информационных потоков будет использован графический метод. Для проведения исследования информационных потоков необходимо построить график информационных потоков в ЗАО ТД «Южный». Данный метод провидится в 2 этапа:

. Обследование существующих потоков информации:

выбор метода изучения потоков;

сбор сведений;

описание информационных потоков.

. Обработка результатов обследования.

Для данного исследования будет применен графический метод изучения информационных потоков, так как он является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации

Схема 3.2. Информационных потоков в ЗАО ТД «Южный».

Как видно из графика информационных потоков можно выявить два центра сгустка информации, через них проходит основная часть документооборота. Это заместитель главного бухгалтера и главный бухгалтер. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление в торговом доме.

Таблица 1. Расшифровка информационных потоков в ЗАО ТД «Южный».

Для более детального анализа информационных потоков ЗАО ТД «Южный» вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана торгового дома.

Коэффициент непрерывности информационных потоков

,

где t_у.нор, t_у.факт - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана торгового дома.

К_январь=30дней/34дней=0,89,

К_{февраль}=31дней/35дней=0,89,

К_март=31дней/35дней=0,89,

К_апрель=31дней/32дней=0,97.

К_{I квартал}=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяцев, хотя близок к 1, он не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным. Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорит о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

,

где - D₁,D_2,D₃ - установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К₁,К₂,К₃ - отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d₁,d₂,d₃ - удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 21 форма документов в год. Периодичность заполнения документов

,

где Д - количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год;

d_ij - кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период;

n_j - количество периодов в году.

Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана торгового дома равно 21.

Точек дублирования информации не выявлено. Это является признаком эффективно организованного документооборота, который в свою очередь сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала.

Как видно из графика информационных потоков в ЗАО ТД «Южный» можно выявить два центра полноты информации, через них проходит основная часть документооборота. Это заместитель главного бухгалтера и главный бухгалтер. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление в торговом доме.

Я предлагаю провезти следующие мероприятия: - делегировать начальникам подразделений обязанности по оборачиваемости необходимых документов с поставщиками, партнерами, заказчиками, с целью более быстрого обращения информационных документов.

Такие документы как, договора поставок, акты приема-сдачи товара, накладные, отправлять напрямую отделу продаж, а не бухгалтерии, для уменьшения оборота этих документов на предприятии и уменьшения информационной загруженности указанных отделов.

Заключение

В заключении можно сказать, что в ходе написания данной курсовой работы, были проанализированы и исследованы основные вопросы, связанные с рассмотрением концептуальных основ исследования систем управления. Исследование методов анализа информационного потока в ЗАО ТД «Южный».

В ходе анализа за основу исследования брали графический метод. Так как является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации. Исследование проходило в два этапа, что помогло выявить следующие недостатки. В ЗАО ТД «Южный» два центра полноты информации, через них проходит основная часть документооборота. Это заместитель главного бухгалтера и главный бухгалтер. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление в торговом доме.

Я предлагаю провезти следующие мероприятия: - делегировать начальникам подразделений обязанности по утверждению необходимых документов с поставщиками, партнерами, заказчиками, с целью более быстрого обращения информационных документов.

Такие документы как, договора поставок, акты приема-сдачи товара, накладные, отправлять напрямую отделу продаж, а не бухгалтерии, для уменьшения оборота этих документов на предприятии и уменьшения информационной загруженности указанных отделов.

Список литературы

1.      Исследование систем управления: учебное пособие по специальности «Менеджмент организации» /Е.В. Фрейдина; под ред. Ю.В. Гусева. - 4-е изд, испр. - М.: Издательство «Омега-Л» 2012. - 368с. - (Высшая школа менеджмента).

2.  Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 2008. - №1. - С 34-39.

3.      Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич / Делопроизводство. - 2008. - №1. - С 32-38

.        Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова/ Секретарское дело. - 2010. - №2. - С16-20.

.        Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С 31-34.

.        Савицкая Г.В.Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Мн.: Новое знание, 2009.

7.      Мельник М.В. Анализ и оценка системы управления на предприятиях. - М.: Финансы и статистика. - 2008. - 136 с.

.        Мескон М. и др. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело. - 2008. - 704 с.

9.      Информационная база анализа данных. Классификация целей ЗАО ТД «Южный».

.        Архивные документы ЗАО ТД «Южный».

.        Системы отчётности и информационной документации ЗАО ТД «Южный».