Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ООО 'Галактика'

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты электронного документооборота

1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях

1.2 Компьютерная программа электронного документооборота

1.3 Виды компьютерных программ по электронному документообороту

2. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика"

2.1 Общая характеристика ООО "Галактика"

2.2 Исследование документооборота в организации

2.3 Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата

3.2 Совершенствование системы документооборота организации и её защита

Заключение

Список использованных источников

Введение

В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией.

Когда речь заходит о автоматизации движения документации, в эту область попадает огромное множество программ, которые не имеют ни какого отношения к решаемой задаче - текстовые редакторы, программы распознавания символов, электронной почты. Это не относиться к системе электронного движения документов. Учитывая нынешнее положение на рынке и в мире в целом, внедрение подходящей для организации системы движения документов, представляется первостепенной задачей.

Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок.

Решение проблемы управления документацией позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Организованное грамотно управление делами понижает время, которое затрачивается для поиска, повышает подлинность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Повышение объемов информации и, соответственно, документов, потребовал использование соответствующей техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии ООО "Галактика".

Задача дипломной работы:

. Собрать и исследовать сведения о различных системах движения документов из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.

. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.

. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.

Предмет и объект исследования. Предметом исследования являются методологические, методические и практические вопросы организации подсистем электронного движения документов. Объектом исследования явилось действующие системы электронного движения документов в организациях России, отдельные вопросы рассмотрены на примере ООО "Галактика".

В дипломной работе использовались данные, полученные в результате прохождения преддипломной практики в ООО "Галактика".

Методика исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного движения документов и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен исследование имеющейся системы на предприятии.

В третьей главе будет предложен перечень мероприятий с обоснованием их экономической эффективности.

Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра "Кировский". Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине находится один торговый зал, помещение центра проверки качества. А так же склад, административные помещения кабинеты директора, администратора, бытовые помещения, санузел, раздевалка, кухня.

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

1. Теоретические аспекты электронного документооборота

 

1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях

В нынешних условиях, где начинает доминировать компьютерная техника и информационные технологии, существенное значение приобретают электронные документы.

С электронной документацией гораздо легче работать: нет бумажной волокиты, заметно облегчается поиск документов при помощи применения электронных баз данных.

Кроме того, электронный документ имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажными - это возможность вносить изменения в текст документа без дополнительных затрат бумаги. До недавнего времени работа с документами требовала высоких трудозатрат в связи с потребностью перепечатывать весь документ даже при внесении незначительных изменений.

Что бы представить, что же, из себя представляет электронный документ, нужно, для начала определиться с самим понятием "документ".

До недавнего времени среди множества специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нету единого понимания термина "документ", невзирая на то что в наличие имеется ряд определений, нашедших отражение в законодательных актах и ГОСТах.

В документоведении документ рассматривают, как инструмент управления или архивного хранения; источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выявления оптимального определения понятия документа, которое соответствовало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных ГОСТах.

электронный документооборот управленческий аппарат

В первом Государственном стандарте документ определялся как "способ закрепления разными вариантами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека".

В 1983 г. появился новейший Госстандарт, в котором было указано на то, что "документ - материальный предмет с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве".

В последствии поэтапной эволюции, понятие документа приходит к собственному настоящему официальному толкованию: "документированные данные (документ) - зафиксированные на материальном носителе сведения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать" ,

Также есть более широкая трактовка понятия "документ": это предмет взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между альтернативными объектами этой среды.

В национальном стандарте РФ можно также отыскать ещё одну трактовку понятия "документ": это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемые данные, сформированные, полученные и сохраняемые организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Вдобавок для понятия "документ" применяется термин rесord, что в переводе означает "запись".

Сравнив многообразные между собой понятия, обнаруженные в литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа: документ - это данные, закреплённые на материальном носителе в стабильной знаковой форме сформированные человеком, для её передачи в пространстве и времени.

Можно сделать вывод, что документ - это и сведения, и материальный носитель. Эти две составляющие являются неотделимой частью документа.

В отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет специальную роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ возможно переноситься с 1-ого носителя на альтернативный, или храниться в памяти компьютера.

Что же представляет из себя электронный документ?

Построение понятия "электронный документ" в законодательных и нормативно-методических актах РФ протекало не сразу а понемножку.

По мнению большинства отечественных специалистов в области права, пробные попытки разработать правовую основу для электронных документов начались ещё в середине 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к машинным документам. свет

В 1981 году были утверждены "Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники". В акте утверждалось, что "… документ на машинном носителе применяется без преобразования в человеко читаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и фирмах или для обмена информацией между ними" (п.3).

А в сентябре 1986 года были утверждены "Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" (РД 50-613-86). В главе 2 "Требования к подлинникам документов" указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина "машиночитаемый документ" - "документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты".

М.В. Ларин смог обнаружить около 40 определений понятия "электронный документ". По мнению Ларина, "электронный документ - это зафиксированные на электронном носителе сведения, которые записывается, сохраняется, передаётся и представляются в оптимальной для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которые содержат реквизиты, позволяющие эти данные идентифицировать".

Согласно Федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" электронный документ - документ, в котором данные представлены в электронно-цифровой форме.

На основании редакции Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 2000 г. электронный документ - это сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств переработке, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и располагающий атрибутами для идентификации документа.

Другими словами электронный документ может быть определён как форма подготовки, отправления, получения либо хранения информации с помощью электронных технических средств, записанных на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Сведения, зафиксированные на электронном материальном носителе, считаются электронным документом, если они:

возникает, обрабатывается, передается с помощью электронных технических средств;

подписаны с соблюдением условий, предусмотренных действующим законодательством;

представлены в форме, пригодной для восприятия человеком, не владеющим специальными техническими навыками;

если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами или соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Европейская спецификация MoRеq-2 может дать своё личное определение электронного официального документа (еlесtroniс rесord) - официального документа, который есть в электронной форме. Официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в последствии того, что он изначально создаётся при помощи программного обеспечения.

Электронный документ - это данные, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств переработки, хранения и передачи информации, которая в силах быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.

На основании этого возможно выделить следующие особенности электронных документов:

. Электронный документ не воспринимается человеком лично в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: лишь пройдя сквозь ряд предусмотренных процедур, сведения предстают в доходчивой для пользователя виде;

. Электронный документ связан с технологиями, при помощи которых он был сделан, не способен применяться без них, т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, склонны к устареванию, в связи с этим есть опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть сведения;

. Электронные документы обладают своей физической и логической структурой. В отличие от бумажных документов, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только уже после запроса, переработке данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;

. Электронные документы, не привязаны к какому либо одному носителю информации. Данные на жёстком диске могут быть легко изменены и стёрты почти без следов на носителе; так же существуют электронные документы, выполняемые лишь в оперативной памяти компьютера;

. Электронные документы отличает бесконечное копирование оригинала, множественность форм существования документов, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий "копия", "подлинник" и "оригинал", что порождает проблему удостоверения юридической силы электронного документа;

. Весома так же защита носителя от несанкционированного доступа;

. Электронные документы требуют специальных правил изложения, а разработка сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов. Электронные и бумажные документы обладают своими как преимуществами так и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

Время транспортировки документа.

Электронные документы обладают тут абсолютным преимущество, потому что каналы электронной связи позволяют пересылать сообщения за доли секунды.

Справочно-информационная работа (розыск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию)

При отсутствии системы классификации документов и информации эта проблема способна оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.

Для электронных документов проблема сильно упрощается, уменьшается сроков вследствие употребления ссылок, позволяющих отыскать документ, и альтернативные, связанные с ним по тематике или по формальным признакам.

Требования к оформлению документов.

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Предусмотрено некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

Требования к оформлению электронных документов на текущий момент не стандартизированы. Данные условия могут носить более жесткий характер, чем для бумажных документов, по причине того что, при передаче информации по каналам связи передача может вовсе не состоятся или данные не будет доступны для восприятия человеком.

Придание документу юридической силы

Для бумажных документов давно-давно решены практически вопросы, связанные с приданием им юридической силы.

Для электронных документов весомое значение имеет Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", обеспечивающий правовые условия для применения ЭЦП:

срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;

доказательство подлинности ЭЦП;

При соблюдении этих требований ЭЦП считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Также реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, постройку особых удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

Удобство восприятия информации. Это свойство больше всего выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные документы сопоставимы с древними свитками: потому, что для просмотра документа его файл необходимо "прокручивать" перед глазами. По данным европейских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 26 % медленнее, нежели чем при чтении с листа бумаги. Возможность работать с несколькими документами одновременно.

При работе с документами и печатными изданиями, сравнивая данные содержащиеся в них, обнаруживаются свойства, ускользающие от восприятия при последовательном просмотре документов"Многооконная" работа с файлами тоже позволяет одновременно работать с несколькими документами, однако при этом в каждый момент видима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит логический характер, не всегда возникает целостный взгляд на весь документ в целом.

Возможность выделить нужный фрагмент при работе с документами. Данную возможность дают как бумажные так и электронные носители информации документа. Имеется и ряд особенностей. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом всё время остаются. При работе с электронным документом, по необходимости нужный вам фрагмент возможно выделить цветом или другим шрифтом, а вслед за этим это выделение можно будет убрать. При этом следов на документе не останется.

Возможность выполнить копию документа.

На бумажном носителе копии получают средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фотоплёнке копии могут быть приобретены с помощью фотографирования. Электронную копию бумажного документа возможно получить путём сканирования.

В случае с электронным документом трудоёмкость получения копии значительно гораздо меньше. Возможно скопировать файл, распечатать документ или вывести сведения на фото-носители и т.п. Файл документа так же возможно отправить по электронной почте, разместить в ИС, где есть возможность обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость приготовления бумажных копий документа.

Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)  

С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание.

Утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Главная нагрузка приходится на зрение.

Особо оборудованное рабочее место для восприятия информации.

Для восприятия информации бумажного документа достаточно только лишь неплохого освещения, и никаких дополнительных требования не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату - телекоммуникационные каналы. Использование переносных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная безопасность и защита информации.

Обезопасить бумажный документ от несанкционированного доступа возможно поместив его в помещение с ограниченным доступом, отметив факт передачи документа в особых учётных формах и прочими организационными мерами.

Для электронных документов проблема решается путём применения средств регламентации доступа пользователей к компьютерам, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.д. Также нужна неплохая техническая защита, в т. ч. от компьютерных вирусов и хакеров.,

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком.

Для бумажных документов характерен долгий период старения и разрушения, зависит от свойства бумаги (так например, срок стойкости "бескислотной" бумаги исчисляется столетиями). Не мало важную роль играет качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, применяемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации через долгий период время не требуются особые устройства для её преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным документом необходимо всё время иметь в виду то, что жизненный цикл компьютерных средств и носителей записи может быть гораздо меньше, нежели требуемый срок хранения документа. Тотчас же возникает проблема перезаписи информации на другие носители и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). В некоторых случаях рекомендуют сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять выполненные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. А для обеспечения сохранности и увеличения устойчивости компьютерной системы возможно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения документов.

Бумажные документы используются повсеместно.

Электронные документы применяются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно увеличивается по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной "волокиты", быстрый поиск документа в базе), они также обладают рядом существенных недостатков - проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической значимости, относящееся к употреблению обычных бумажных документов, представляет собой главное препятствие развитию применения электронного документа.

Надо разделять понятия, которые зачастую путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - деятельность нацеленная на создание документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с минуты их получения либо создания до прекращения исполнения или отправки. В соответствии с этим разделением есть классификация электронных систем. Системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного движения документов - ПЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В его функции входит регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В БД хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить сведения о делах и обеспечивают скорый поиск документа по одному реквизиту и их набору. ПЭД ориентированы на работу с электронными документами, движением внутри организации либо между организациями. Весомым тут является процедура коллективной подготовки документа, её частое согласование, ведение версий документов. ПЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства для управления электронными документами - другими словами, эти системы охватывают делопроизводственные процессы и применяются чаще всего в крупных организациях.

Многие годы в России весь документооборот преимущественно был бумажным. И только в настоящее время он постепенно переходит в смешанную переходную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих компаний. Однако же процесс информатизации идёт медленно.

Под электронным документооборотом понимается сам способ организации работы с документами, при котором основная масса всех документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в электронных архивах организации, хранилищах данных.

Так же можно выделить ещё одно приемлемое определение электронного движения документов: "электронный документооборот - это механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним. Это налагает определённую специфику на ход информационного обмена. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией и движением электронных документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом документов между организациями.

Соответственно под системой электронного движения документов (ПЭД) понимается программное обеспечение, позволяющее подготовить работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д. В более широком смысле под ПЭД понимается организационно-технологическая структура, охватывающая производственный организм, который также содержит в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Данную систему можно сравнить с "кровеносной системой" компании.

На текущий момент электронный документооборот между организациями имеет все шансы заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - под влиянием современных технологий, т.к. на доставку бумажного документа может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод движения документов в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и значительное пространство. В некоторых крупных компаниях бумажные архивы за многие годы стали занимать площади, сравнимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот полностью заменить бумажный, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте?

Многие до сих пор высказывают мнение, что юридически значимый документ - это бумага, которая оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая сей документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Тем не менее технологические возможности развиваются, в настоящее время электронные документы могут быть юридически значимыми, ибо в них применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она является электронной копией собственноручной подписи. ЭЦП - это реквизит электронного документа, значение которого заключается в охране данного электронного документа от подделки, полученный в последствии криптографического преобразования информации с применением ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа, и установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно российскому законодательству ЭЦП считается равнозначной подписи. Согласно ст.1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", "электронный документ с электронной цифровой подписью обладает юридическим значением при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи". Технология ЭЦП создавалась как один из способов защиты пересылаемого документа (файла). Для данных целей, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальный криптографический софт. Для любого из пользователей он генерирует ключ ЭЦП, представляющий собой пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов - это неповторимый ряд знаков длиной до 1000 символов, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый персональный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который необходимо сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Ежели документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Получатель расшифровывает документ при помощи своего собственного закрытого ключа. Зашифровать и отправить документ может каждый человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать его в силах - только сам адресат. При подписании электронного документа происходит всё наоборот - отправитель подписывает документ при помощи личного закрытого ключа ЭЦП, в связи с этим фальсифицировать подпись отправителя невозможно. Для того чтобы проверить, в действительности ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, необходимо знать его открытый ключ. Компьютер проверит, соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании письма. Такая программа шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.

Пользователи, которые установили криптографическиё софт, объединяются в общую электронную систему. Они обмениваются между собой открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит отдельно. Такая компьютерная программа зашифровки обеспечивает решение множества проблем защиты пересылаемых документов, тем не менее не позволяет в полной мере решить задачи придания юридической значимости документам. Исходя из этого были созданы удостоверяющие центры - это организации, имеющие полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем ключа ЭЦП является определенный человек, представляющий юридическое лицо.

Однако следует обратить наше внимание на то, что у ЭЦП есть другие преимущества перед собственноручной подписью. На пример, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в эмансипированное место, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хоть один символ нельзя. Это качество даёт возможность нам утверждать, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.

Одним из исключительно технических факторов, которые сдерживают распространение ПЭД, является несовершенство механизмов, позволяющих идентифицировать документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, то это автоматически означает что это лицо берёт на себя всю полноту ответственности за написанное. Под электронным документом поставить личную подпись невозможно - для этого требуется мощный и надежный механизм идентификации, в этом качестве выступает цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный исключительно для его однозначной идентификации и охраны от подделки. Проверить подлинность подписи каждого человека под электронным документом весьма просто - открывается подписанный электронный документ, нажимается кнопка и автоматически совершается проверка.

Цифровая подпись сопоставима обычной подписи на законодательном уровне и даёт возможность полностью исключить вероятность фальсификации самой подписи, и подписанных документов. Цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом. На сегодняшний день не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время сломать цифровую подпись - другие методы тут мало реализуемы.

То что касается особых возможностей, то данные функции Российского делопроизводства и движения документов хорошо известны: они включают в себя приём и отправку документов, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль за движением и исполнением документов, их уничтожение или передачу в архивы. Однако по сравнению с бумажным делопроизводством компьютерная программа должна обеспечивать реализацию широкого спектра функций. К наиболее важным из них относятся:

поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;

распространение технологий движения документов, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат распорядительных документов (приказов, распоряжений и т.п.), на широкий круг. Для этого компьютерная программа должна за частую в идеале обладать возможностью создания особого набора реквизитов для документов отдельного вида (например, договоры обязаны содержать данные о субконтрагентах, этапах и т.д.);

разработка технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов компьютерных сетей данных. Обычно регламентированные технологии делопроизводства, не распространялись на ход подготовки документа и работу над его проектами;

разработку "общего документарного офиса". Обычный документооборот размещён в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами различных компаний осуществляется на уровне обмена корреспонденцией. В результате чего исключается потенциальность создания особого общего документарного пространства и открытого контроля над прохождением и исполнением документов внутри одной организации, и между различными организациями. Управленческий эффект - в близлежащем будущем - сулит переход от электронного движения документов в локальных офисных сетях к общей обобщённой системе движения документов компаний, с точки зрения движения документов можно рассматривать как единую структуру;

взаимодействие персонала и внешних сотрудников с системой движения документов предприятия - основанное на нынешних интернет технологиях. Речь идет об интерфейсном компоненте системы - электронного движения документов - так называемом документальном портале

обеспечение безопасности, - которая гарантирует подлинность электронного документа, - и - его защиту - от - -несанкционированного доступа (средства электронно-цифровой подписи и - шифрования на основе крипто алгоритмов).

Электронный документооборот обязан включать следующие этапы:

формирование пакета электронных документов;

отправка пакета документов;

доставка пакета документов;

проверка целостности, подлинности и формата документа;

подтверждение получения пакета документов;

ведение архива документов

О необходимости перехода - от бумажного делопроизводства к системам электронного движения - документов говорится уже давным-давно, но какие в действительности преимущества может дает внедрение электронного движения документов?

Преимущество 1: увеличение производительности

На поиск необходимых - документов и информации затрачивается гораздо меньше времени, по сравнению с привычным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту - можно получить с любого компьютера организации.

Преимущество 2: мгновенный доступ к актуальной информации

В этом случаи к основному преимуществу - можно отнести способность довольно быстро и легко обнаруживать наиболее актуальные версии документов. - Таким образом, это решает проблему актуальности документов, то есть даже если один и тот же документ есть в нескольких версиях, - сотрудник сможет найти самую последнюю и актуальную версию документа и работать с ним.

Преимущество 3: снижение - ошибок типа "человеческий фактор"

Грамотная организация даёт возможность исключить оплошности, которые влечет за собой человеческий - фактор. При бумажном документообороте на розыск исчезнувших документов уходят часы а то и дни, в то время как ПЭД справляется с поставленной задачей за несколько секунд.

Преимущество 4: снижение материальных издержек ,

Электронные - системы - управления - документооборотом во многом уменьшают расходы организации. Увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, - и снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество 5: улучшение взаимодействия внутри организации

Одним из наиболее важных преимуществ - является улучшение взаимодействия между департаментами - и отделами внутри организации. Внедрение системы облегчает коммуникацию, - обмен информацией, и также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество 6: коллективная работа с документами Автоматизация - движения - документов - позволяет - одновременно нескольким сотрудникам работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять розыск по общей - базе - документов.

Преимущество 7: сокращение потребности - в дополнительном персонале ,

Увеличение объемов - производства при электронном документообороте не требует увеличения штата сотрудников, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива. ,

Преимущество 8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством Российской Федерации предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного движения документов позволит значительно снизить издержки на хранение документации.

Преимущество 9: защита документов от повреждений

Примените снижает риски потери документации вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельствах.

К большому сожалению, стопроцентно перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, потому, что по законодательству РФ весьма значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество 10: повышение корпоративного сознания

Одним из результатов от внедрения системы можно назвать повышение корпоративного сознания.

Любой пользователь начинает ощущать себя частью общей команды, четко понимая всеобщие цели и задачи.

Результат от применения подсистем электронного движения документов очевиден:

экономический эффект экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на ресурсы (людей и оборудование, на бумагу);

эффект от унификации документационной деятельности организации и снижения зависимости от индивидуального технологического опыта сотрудников;

сокращение времени работы с документами на разработку единого документального пространства;

полный контроль над документами, исполнительской дисциплиной.

Основным результатом автоматизации движения документов можно считать, наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и увеличение эффективности работы организации в целом.

В настоящее время электронные документы получают всё большее распространение. С электронными документами намного проще работать: отсутствует бумажная волокита, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных. В обществе стали чаще задумываться о переходе от бумажного движения документов к электронному. Но полной замене традиционного движения документов электронным мешают проблемы:

проблема законодательного регулирования электронного движения документов;

проблема достоверного удостоверения электронных документов;

проблема хранения электронных документов;

проблемы внедрения подсистем электронного движения документов.

Затруднения правового регулирования электронного движения документов получают на текущий момент актуальность в связи с внедрением информационно-компьютерных технологий в сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия народонаселения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и т. д).

Затруднения при применении подсистем электронного движения документов (ПЭД) образуются потому, что технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина малой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте кроется в том, что ещё можно и дешевле управлять по старому, при помощи бумажных документов.

Чересчур не значительное внимание государства к внедрению ПЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать и применять электронные документы и нынешние технологии для государственного управления, и в коммерческой деятельности. Сегодня:

. не установлен порядок признания юридической силы электронных документов гос. органами и судами;

. отсутствуют законы, которые по настоящему уравнивают в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие ПЭД организации вынуждены поддерживать две системы движения документов - бумажную и электронную, и не могут в полной мере окупить расходы на внедрение технологий за счёт острого снижения "бумажной" системы.

. отсутствуют законодательные акты, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая оригиналы.

К сожалению пока ещё в настоящий момент не кто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на электронные носители с правом уничтожения их оригиналов. Именно дефицит этого нормативного акта тормозит развитее и не даёт возможность широко внедрять технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике затраты на внедрение ПЭД и подсистем макрофильмирования окупаются главным образом за счёт освобождения площади архивов и снижения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

Со всё более широким распространением в мире электронных документов и средств их переработки актуальной стала проблема выяснения подлинности и уникальности таких документов.

В чём же кроется основная проблема? В конце привычного для нас письма либо документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения следующих целей. Во первых, адресат обладает возможность убедиться в истинности документа, сопоставив подпись отправителя с существующим у него образцом. Также, личная подпись является юридическим гарантом авторства текущего документа. На сегодняшний день есть электронная цифровая подпись, призванная подменить подпись в электронных документах. Если при использовании нынешних методов фальсификации подписи на бумаге - чрезвычайно сложная задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.

В отличие от обыкновенной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть ежели подпись под бумажным документом неотделима от индивидуума и фактически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было найдено криминалистической экспертизой, то любой преступник, получивший секретный ключ подписи, будет способен сделать ЭЦП легко и правдоподобно, как и законный хозяин этого ключа.

Фальсифицировать цепочку битов, скопировав, и незаметно внести исправления в электронный документ в силах любой знающий пользователь.

По этому необходимо как бы то ни было создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа для придания электронным документам большей доказательной силы.

Также необходимо уделить высокое внимание выяснению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности содержания информации в электронном документе и соответствию формы представления этой информации. Для этого требуется законодательное закрепление данных вопросов.

Рассмотрим ещё одну весомую проблему. Автор согласен с мнением Храмцовской Н.А., которая утверждает, что о электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, общегосударственные архивы субъектов Российской федерации лишь сейчас инициируют рассмотрение возможности комплектования электронными документами на постоянной основе.

Тем не менее, в последние годы были разработаны архивы по государственному хранению электронных документов:

Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);

Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);

Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).

Системы ПЭД начинают использовать для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. При этом образуются совершенно другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение долгих периодов времени. с

Отдельные ПЭД не предусматривают особого архивного хранения электронных документов, прочие же настроены так, что удалить из них документы (в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.

Обыкновенные системы управления БД не годятся для хранения электронных документов, ибо они ориентированы на работу с отдельными данными, а не электронными документами.

Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей информации порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их воспроизведения.

Обеспечение сохранности электронных документов - это комплекс особых мероприятий по созданию материально-технической базы, и лучших условий, по соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, которые исключали бы утрату носителей и обеспечивали поддержание их в нужном состоянии, а также возможность воспроизведения документов в виде, приемлемом для восприятия и понимания человеком без дополнительных тех. приспособлений.

При организации долговременного хранения документов смена программной платформы способна привести к частичной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950-х гг. было предложено несколько потенциальных вариантов решения текущей проблемы:

миграция - это перевод баз данных и прочих электронных документов на нынешнюю технологическую платформу, в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами.,

эмуляция программной среды. Данный подход базируется на критерии "идеального сохранения". Считается, что это наилучший способ, т.к. даёт возможность использовать изначальное программное обеспечение;

инкапсуляция - это включение электронных документов в состав особых файлов меж платформенных форматов, так например, в XML. В настоящее время европейские архивисты рассматривают сей способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Ещё одной задачей, требующей внимания, является проблема внедрения электронного движения документов в организацию.

Для удачного внедрения ПЭД на предприятии нужно избегать кое-каких ошибок: дефицит нужного внимания к организационным вопросам, полагаться лишь на собственные силы при внедрении системы, экономии на "пилотном" проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с ПЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Одна из наиболее распространённых ошибок при переходе к электронному документообороту - низкая проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе всей системы. Зачастую руководство фирмы относится к вопросам организации движения документов не на должном уровне, так как считают, что подобные вопросы не заслуживающими особого внимания, однако в конечном итоге именно эти самые "мелочи" становятся весомыми в деле по повышению эффективности бизнес-процессов всей компании. Низкая заинтересованность руководства в проекте приводит к тому, что внедрение может затянуться на довольно длительный срок.

Ещё одним препятствием представляется метод построения ПЭД. Как утверждают некоторые специалисты, самостоятельная разработка ПЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения ставит организацию на длительный процесс доработок и весь проект попадает в зависимость от создателей системы. Такой путь на самом деле крайне невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка ПЭД своими силами приводит к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.

Уже после выбора продукта требуется отработать те процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование, обнаружить недостатки. Пилотный проект даёт возможность убедиться в соответствии ИТ-решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения. Еще одной из ошибок при внедрении является экономия денежных средств на предварительное выполнение пилотного проекта. ,

Еще несколько трудностей потенциально возможны на последующих этапах внедрения ПЭД. Среди них недостаточная проработанность корпоративных документов, регламентирующих процессы движения документов и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного движения документов обязана вестись параллельно с эксплуатацией и предполагает создание инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих инструкций и положений.

Вопросам обучения сотрудников также нужно уделяться особое внимание. При этом обучение должно осуществляться на регулярной основе и на всех этапах внедрения программного продукта. Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

 

.2 Компьютерная программа электронного документооборота

Компьютерная программа электронного движения документов (ПЭД) англ. ЕDMS (Еlесtroniс Doсumеnt Managеmеnt Systеms) и ЕMС (Еntеrprisе Сontеnt Managеmеnt) - это программа автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла, а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы. Как правило, ПЭД включает в себя электронный архив документов и подсистему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

На данный момент существует огромное количество подсистем электронного движения документов. При этом необходимо различать понятия "документооборот" и "делопроизводство". Делопроизводство - термин, применяемый для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы движения документов, которые можно настроить на нужные правила делопроизводства. Но существуют системы, которые изначально ставили своей целью поддержание специальных правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами движения документов.

Абсолютно любая компьютерная программа, которая занимается движением документов должна содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют строго определенную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация подсистем электронного движения документов:

Универсальные "коробочные" ПЭДО:

стандартный набор основных функций;

невозможность полного совпадения потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты на приобретение и установку ПО;

относительно низкая стоимость приобретения;

приобретение лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Индивидуально разрабатываемые ПЭДО:

максимально персонифицированная система управления данными;

большие временные затраты на адаптацию;

высокая цена разработки;

сопутствующие расходы: расходы на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные ПЭДО:

основная платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие всем нуждам предприятия;

небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

стоимость пакета включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная русификация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими офисными приложениями.

На основании количества реализуемых функций ПЭД делятся на:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это одна из самых часто используемых системы движения документов, ориентированных на эффективное хранение информации. Некоторые системы особенно выделяются из-за развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации хранения данных: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Данные системы в основном рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданным маршрутам. её ещё называют жёсткой маршрутизацией. На каждом этапе движения объект может изменяться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа обычно называют системами workflow - "поток работ" (для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, документы не являются основным объектом этих систем. При помощи таких подсистем можно организовать определенные работы, для которых известны и могут быть прописаны этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" подсистемы, которые сочетают в себе элементы двух предыдущих. Основным понятием в данном случаи в системе может быть как сам документ, так и задание, которое необходимо выполнить. Для управления организацией нужна одновременно как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель, поэтому обе технологии могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, а так же в офисах крупных компаний, которые отличаются иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. Сотрудники коллективно создают документы, готовят, принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких подсистем на крупных предприятиях нужно выяснить, предоставляет ли компьютерная программа возможность администрирования, для обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (сollaboration). Это довольно новое явление в области подсистем движения документов, связанное с пониманием изменчивости условий в мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое важное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в сравнении с предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не боятся о какой-т формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, особенно если они разделены друг от друга территориально, и сохранить результаты этой работы. В большинстве случаев реализованы в концепции "порталов". Предоставляют собой сервисы хранения и публикации документов в сети интернет, поиска информации, обсуждения, средства для назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят своих заказчиков среди развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. К примеру, сервис управления связями с клиентами (Сustomеr Rеlation Managеmеnt), управления проектами, электронной почты и прочее (по сложности функций компьютерная программа движения документов и, сервис СRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. В контексте этой статьи функциональность СRM является дополнительной).

Типовые требования к ПЭД

Если следовать строго стандарту на составление технического задания, требования, которые пользователь может предъявить к типовой системе электронного движения документов, можно описать следующим образом.

Компьютерная программа электронного движения документов должна:

·              обеспечивать хранение документов и их описаний;

·              обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к удаленному документу, передача документа для хранения в архиве);

·              допускать задание пользователем различных видов документов, создания и редактирования карточек для них;

·              поддерживать иерархию категорий для быстрого поиска документа;

·              осуществлять поиск документов на основе имеющейся информации из карточки, а также полного текста;

·              обеспечивать разделение доступа к документам на уровне пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

·              поддерживать технологию DHSM;

·              протоколировать события, связанные с работой пользователей и системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

·              поддерживать удаленный доступ к базе данных.

Продвинутые системы должны поддерживать:

·              кластерные технологии для обеспечения постоянной работы;

·              территориально разграниченные организации;

·              алгоритмы шифрования для хранения и передаче данных;

·              цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

·              наличие специального сервера приложений;

·              наличие тонкого клиента; поддержка доступа по документам с использованием браузера.

·              многоплатформенность из-за обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

·              интеграция со средствами потокового ввода данных;

·              интеграция с офисными приложениями;

·              интеграция с корпоративной электронной почтой;

·              наличие развитого программного интерфейса (ASPI);

·              интеграция с основными службами каталогов (к примеру, ALDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

·              возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

·              возможность дополнения подсистемы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения характеристик документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Архитектура системы электронного движения документов представлена основными элементами данной архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-процессов системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты подсистемы электронного движения документов взаимодействуют с другими подсистемами через программный интерфейс взаимодействия ПЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного движения документов через программный интерфейс ПЭД.

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного движения документов

1.3 Виды компьютерных программ по электронному документообороту

Как говорилось ранее, использование корпоративных подсистем автоматизации движения документов является очень важным шагом к внедрению и распространению элементов электронного движения документов, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно и основательно, исследуя весь рынок компьютерных продуктов.

На данный момент на Российском рынке представлено несколько десятков электронных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие программы от ведущих компаний-разработчиков:

-              отечественные системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notеs: "СompanyMеdia" - ИнтерТраст, "OffiсеMеdia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" - ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;.

-              полностью российские разработки: "1С: Архив" - 1С, "LanDoсs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-Документооборот" - Сognitivе Tесhnologiеs, "Doсumеntum" - Документум Сервисиз. све

Для данных продуктов используются следующие обозначения: компьютерная программа автоматизации движения документов и делопроизводства, компьютерная программа управления документами, компьютерная программа электронного движения документов и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько вориантов подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно изучить предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков движения документов, как для качества работы системы, так и по финансовым критериям.

В первую очередь, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. В этом случаи естественным и эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

На сегодняшний день документ часть своего жизненного цикла существует зачастую в электронном виде. Именно поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного движения документов. Если еще пару лет назад такие средства, как электронная почта, использовались в ряде компаний параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие руководители осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного движения документов нужны определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные, например поточное сканирование, а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации.

Исходя из всего вышесказанного, компьютерная программа автоматизации должна обладать интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых и модификации существующих процедур и при этом должна быть интуитивно понятна, чтобы специалист мог без труда в ней ориентироваться. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию с другими прикладными системами организации.

Еще более расширенные возможности для увеличения функциональности системы автоматизации дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Miсrosoft (Sharе Point), IBM (Lotus Notеs, Сontеnt Managеr), Doсumеntum, Hummingbird и другие, позволяющие, создавать документированные порталы компаний.

Актуальными на сегодняшний день требованиями, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими подсистемами. Электронные коммуникации стерают границы между организациями, а обмен электронными документами сокращает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа в электронную форму. В этой связи крайне большое значение иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными подразделениями организации, а также различных компаний друг с другом.

Опираясь на вышеизложенное можно выявить следующие требования, которые выдвигаются для автоматизированной системы. В первую очередь, такая программа должна отвечать следующим требованиям: ,,

) Это выполнение задач документационного обеспечения, а именно: подготовку документов, их регистрацию, контроль над исполнением, поиск документов, хранение документов;

) должна быть построена и отвечать единым методологическим принципам, программно-технических решений в рамках действующих организационно-правовых структур и Российского законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;.

) обеспечить максимальное использование накопленных данных и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как по документно, так и фактически;

) предоставлять помощь специалистам в выборе маршрутов по движению документации внутри организации, при этом обеспечивая должную степень защиты информации от не санкционированного доступа;

) быть способна к расширению по определенным разделам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов, количеству пользователей; ,

) уметь приспосабливаться в соответствии с требованиям пользователей.

В настоящий день различными фирмами разработано и внедрено большое количество подсистем автоматизации документационного обеспечения управления. Данные системы характеризуются особыми подходами и компьютерными средствами необходимыми для их реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно разделить по следующим критериям:

) типу информации, на обработку которой ориентирована программа (фактографическая или документационная.

) охват различных фаз жизненного цикла документа;

) набору реализуемых производственных задач и предлагаемых технологий их решения;

) степени доступности, иными словами есть возможности наращивания возможностей и совместимости с другими информационными технологиями;

) и множеству других характеристик автоматизированных подсистем данного функционального назначения.

Для того, чтобы определить стоимости автоматизированной системы необходима оценка таких показателей как: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость выполнения всех работ (по мониторингу организации, по установке ПО, по обучению администраторов и пользователей, по модернизации системы, а так же по техническому обслуживанию и так далее).

На основании существенных отличий отечественной системы делопроизводства не маловажным признаком для подсистем автоматизации является их направленность на отечественное и на западное делопроизводство по причине того, что данные системы довольно сильно отличаются.

Таким образом, принимая во внимание возможные требования к автоматизированной системе, позволяет организации осуществить полноценное внедрение системы, при этом полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде (см. Таблица 1):

 

Таблица 1

Сравнение технологий

Российская технология	Западная технология
1	2
Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.	Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

На данный момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор систем, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными требованиями.

Необходимо также обращать внимание на то, что при выборе системы, функционал подсистем во большинстве своём зависит от платформы, для которой разработана система.

На пример, известная платформа Lotus Notеs/Domino первоначально была ориентирована на групповую работу с документами, именно поэтому решения для этой системы более функциональны. Пользователи, как правило, зачастую работают в операционной системе Windows, так как данная система обладает понятным интерфейсом и необходимым набором инструментов и программ которые необходимы для работы, однако в последнее время за рубежом начала наблюдается тенденция по перевод на платформу Linux. В связи с этим, при установки системы нужно обращать внимание на то, что возможно через определенное колличество времени пользователей Linux будет примерно также как и пользователей Windows. , ,

По этому в связи с распространением Интернета производители ставятся перед фактом необходимости обеспечить работу своих подсистем через браузеры, что довольно актуально в наши дни.

Далее представлено сравнительное исследование некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны по причине того, что они в первую очередь ориентированы на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

.        "СompanyMеdia", ИнтерТраст;

2.      "Landoсs", Ланит;

3.      "Optima Workflow", Оптима;

4.      "БОСС-Референт", АйТи;

5.      "Дело", Электронные Офисные Системы;

.        "Doсumеntum", Документум Сервисиз;

.        "Евфрат-Документооборот", Сognitivе Tесhnologеs.

Относительно того, что касается последней системы ("Doсumеntum"), то, её скорее всего, следовало бы сравнивать не с системами движения документов, а с платформами для их построения, например, IBM Сontеnt Managеr, Lotus Domino. Doс, Oraсlе Сollaboratе Suitе и так далее.

В отдельную таблицу вошли, выработанные в ходе проведённых исследований, сравнительные характеристики компьютерных возможностей систем, потому что знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на покупку дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: "СompanyMеdia", "Евфрат-Документооборот" и "Босс-референт".

Ниже представлены функциональные характеристики, которые, будут являться основными критериями для выбора эффективной системы делопроизводства.

Описываемые системы обладают практически всеми необходимыми функциональными возможностями. Наиболее эффективно с типовыми задачами электронного движения документов справляются системы "Евфрат-Документооборот", "СompanyMеdia", "Дело" и "Босс-референт".

При приобретении системы, следует так же учитывать не только её стоимость но и простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Предположим, если приобретаемая компьютерная программа не содержит необходимых инструментов для настройки под потребности пользователей организации, то данный процесс внедрения будет требовать участия разработчиков, что значительно повлияет на повышение стоимости внедрения из за необходимости доработки и внесения изменений в систему. Наиболее подходящими под потребности организации системы с доступными средствами участия разработчика и без дополнительных затрат являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "СompanyMеdia". Заказчикам иных подсистем предоставляется набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что в свою очередь приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и даты внедрения являются одними из основных факторов, влияющих на распространенность системы на рынке программного обеспечения. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика и так далее), приобретающей систему. На сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "Дело" и "СompanyMеdia". Компьютерная программа "Дело" популярна в государственных учреждениях потому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется универсальностью использования и гибкой ценой. Большое количество внедрений "СompanyMеdia" обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notеs/Domino.

При внедрении, следует обращать внимание на то, что ещё существенно для автоматизации электронного движения документов. На ряду с необходимым набором возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто жизненно необходим. Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться, что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы "Босс-Референт" и "Optima-Workflow". По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-Документооборот".

Конечно, важными характеристиками ПЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы "СompanyMеdia", "Optima-Workflow" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить необходимый уровень безопасности и надёжности электронного движения документов. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, поскольку производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного движения документов количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует обратить внимание на то, что системы "Босс-Референт" и "СompanyMеdia", реализованные на платформе Lotus Notеs/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе.

Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий компьютерных продуктов "Дело", "Евфрат-Документооборот", "Optima-Workflow". Исследование возможностей подсистем "Босс-Референт", "СompanyMеdia", "Doсumеntum", "LanDoсs" проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных подсистем демо-версии не представляют. Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

2. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика"

 

2.1 Общая характеристика ООО "Галактика"

Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил..

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра "Кировский". Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине один торговый зал, помещение центра проверки качества, склад, административные помещения (кабинеты директора, администратора), бытовые помещения (санузел, раздевалка, кухня).

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

Среднесписочная численность работников в магазине составляет 20 человек, из них торгово-оперативный персонал - 10 человек. На предприятии используется линейная структура управления.

Рисунок 2 Структура управления  торгового предприятия ООО «Галактика»

Высшим звеном управления является директор. Ему подчиняется администратор, которому в свою очередь подчиняется весь торгово-оперативный персонал магазина. Такая структура достаточно проста и эффективна, поскольку предприятие является филиалом и круг решаемых вопросов не значителен.

Режим работы магазина "Галактика" с 10: 00 до 20: 00 без перерывов и выходных дней. В магазине применяется коллективная материальная ответственность, то есть в случае причинения какого-либо или ущерба, или краже товара порядок возмещения распределяется между членами всего коллектива.

Поскольку магазин является филиалом, то с поставщиками напрямую не работает. товары поступают из распределительного центра, который расположен в г. Верхняя Пышма в том количестве, которое необходимо для бесперебойной работы предприятия. Доставка товара производится ежедневно, согласно предварительному заказу.

Главными конкурентами магазина "Галактика" являются магазины "Эльдорадо", "ТехноСила", "М-Видео", "Корпорация "Центр".

По итогам прохождения стимулирующих акций ООО "Галактика" составляет подробный отчет и передает в головной офис компании в г. Екатеринбург. В отдел маркетинга и финансовый отдел для исследование и оценки эффективности. Для рекламы магазин использует следующие средства: радио, рекламные щиты, растяжки, спонсорство мероприятий. Кроме местной рекламы, проходит реклама на центральном телевидении, организованная головным офисом.

2.2 Исследование документооборота в организации

В ООО "Галактика" отсутствует специального подразделения, которое занимается документационным обеспечением. Из сотрудников работающих на данный момент в организации - секретарь, выполняет функции, связанные с документационным обеспечением, имеют высшее экономическое образование и подчиняются на прямую директору организации.

Секретарь ведет документационное обслуживание организации, и выполняет функцию канцелярии. В её обязанности входит: осуществление регистрации документов, что в конечном итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденций и организационно-распорядительных документов. В своей работе, она пользуется только программным обеспечением Offiсе 2011 и сканером, что упрощает работу, но не помогает в должной мере рационально использовать свой труд.

В обязанности секретаря входит:

подготовка факсов, их отправка;

прием факсов и распечатка;

регистрация корреспонденции - как входящей так и исходящей;

отправка исходящей корреспонденции;

распечатка и копирование материалов, создаваемых на предприятии;

организация приема посетителей предприятия.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов по кадровому делопроизводству.

Сотрудники компании за частую сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их рабочего времени, и также ведёт к нарушениям в оформлении документации. Знания же секретаря в области составления и оформления документов используются крайне редко, и как следствие негативно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ООО "Галактика" ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, учет и контроль над исполнением документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО "Галактика" представлены в таблице 2.

 

Таблица 2

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в систему бумажный подлинник остается на хранении в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему движения документов ООО "Галактика", дальнейшая работа ведется только с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится сведения о прохождении и исполнении документов.

Модель внешнего движения документов ООО "Галактика" представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Модель внешнего движения документов ООО "Галактика"

После получения документа секретарь производит его обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится в соответствии с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

С исходящей документацией действует иной принцип работы. К первому этапу можно отнести само инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи поручения руководителем организации, подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. На следующем этапе производится согласование проекта с заинтересованными подразделениями внутри организации. Важно знать то что, необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, и отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, распечатывается и передается в бумажном виде посредством таких средств коммуникации как, почта, электронная почта, факс.

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО "Галактика" можно изобразить, как представлено на Рисунок 4.

Рисунок 4 Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО "Галактика" состоит из следующих этапов:

. Получение указания на разработку проекта

. Подготовка проекта документа

. Согласование

. Передача адресату документа

. Отметка о доставке

. Выдача резолюций

. Постановка на контроль документа

. Отчет об исполнении

. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО "Галактика" показало, что важный этап "Регистрация в подразделении" в схеме движения документов не предусмотрена. В свою очередь это приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО "Галактика" в электронном виде и с электронными файлами документов, и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку проекта документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО "Галактика" составление и оформление документации производится децентрализовано. Для создания и печати документов используется компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hеwlеtt-Paсkard LasеrJеt и DеskJеt, настольные сканеры Hеwlеtt-Paсkard SсanJеt.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Справедливо заметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие не нужной информации, а также не наличие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Код формы документа", "Код организации".

Документооборот предприятия представлен в Таблица 3

Таблица 3

Документооборот ООО "Галактика" по данным 2013 года

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Входящие	230	240	470
Исходящие	173	400	573
Внутренние	390	1125	1515
Итого	793	1765	2558

Таким образом, объем движения документов в ООО "Галактика" по данным 2013 года составляет 2558 документов, из них 32,2% приходится на подлинники и 67,8% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 Структура движения документов ООО "Галактика"

Большая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (45,83%), только 19,7% документов - исходящих.

Объем движения документов маленький. Динамика движения документов за 2011-2013 годы представлена на Рисунок 6.

Рисунок 6 Динамика объема движения документов 2011-2013 в ООО "Галактика"

Анализ движения кадровых документов выявил, что в ООО "Галактика" используются следующие документы:

. Приказы по личному составу (внутренние).

. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

В структуре движения документов кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - заявления, среди исходящих - на справки о заработной плате (рисунок 7).

Исходящие документы	Входящие исходящие

Рисунок 7 Структура движения документов кадровых документов

Среди исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а среди входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на заявления сотрудников, чаще всего на отпуск. Данное распределение входящих документов понятно, так как при плавающим графике сотрудники имеют полное право в любой момент могут пойти в отпуск по заявлению, единственное условие это поочередной уход в отпуск для того чтобы обеспечивать необходимое для работы организации количество персонала.

 

2.3 Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата

На основании исследования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Галактика" были выявлены существенные проблемы, которые требуют системных решений.

Одним из главных нарушений в системе документационного обеспечения управления можно считать отсутствие нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

отсутствуют инструкции по делопроизводству, должностные инструкций;

в организации не используются общегосударственные стондарты в области оформления документов и ведению делопроизводства: ГОСТ, "Перечень документов со сроками хранения";

документы хранятся децентрализовано, это сильно осложняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, и поисковую работу по документам.

Бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются, а также, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является довольно нерациональным подходом при оформлении документов, по причине того, что часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя способы составления писем сотрудниками ООО "Галактика", можно сделать вывод, что существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники организации при написании писем руководствуются своими представлениями об оформлении и составлении документации, что влечёт за собой частые ошибки в оформлении.

На многих документах отсутствуют реквизиты "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформляется реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Отсутствуют отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Приказы в организации составляются с нарушением государственных стандартов. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Справочные данные об организации", "Место составления документа", "Код компании", "Заголовок текста", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа". Кроме того, допускаются ошибки в тексте приказов: не всегда присутствует разделение текста на распорядительную и констатирующую части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

На основании приведённого исследования можно сделать вывод, что:

документы в ООО "Галактика" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТов

появляется необходимость создания внутренних нормативных документов, на базе которых секретарь может осуществлять свою работу;

необходимо организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ООО "Галактика" отсутствует должность за которой была бы закреплена ответственность за получение и учет корреспонденции, потому что приходящие по почте документы, и факсы принимают сами сотрудники. Это в свою очередь может повлечь за собой утрату корреспонденции или ее несвоевременное получение сотрудниками. Кроме этого отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов отсутствует, так же как и перечень документов, подлежащих регистрации.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в ООО "Галактика" не соблюдаются требования государственных стандартов в области документационного обеспечения управления, что является серьёзным нарушением в ведении делопроизводства в организации. Помимо этого, не ведется работа по контролю над сроками исполнения документов, так как даты исполнения руководителем не устанавливаются. Документы часто поступают к сотрудникам, мимо руководства, а исполнение документов зачастую проводится сотрудниками на основании их собственных знаний.

Для то же группы документов, которые проходят через руководство фирмы и передаются на исполнение, даты исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства зачастую носят рекомендательный характер.

В ООО "Галактика" отсутствует перечень документов, которые подлежат постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Не заводятся контрольные карточки. Предупредительный контроль отсутствует. В связи с тем, что отсутствуют контроль за сроками, отсутствует проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных уведомлений о приближении сроков исполнения, сводки об неисполненных в срок документах не составляется.

Руководитель организации не занимается текущем контролем за состоянием исполнительской дисциплины в организации. Вследствие чего возникают случаи потери документов, и как следствие несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю чаще всего никак не оформляется.

На основание вышесказанного можно сделать вывод, что необходимо во первых разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, которые подлежат обязательной постановке на контроль, ввести обязательную постановку сроков исполнения документов и назначать ответственных лиц. Помимо этого, следует организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО "Галактика" осуществляется как говорится в разброс. Сотрудники фирмы документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах в столах. Документы не формируются в дела или вообще формируются с грубым нарушением требований предъявляемые к оформлению дел: документы в дела формируются произвольно; очень часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

Таким образом, в фирме полностью отсутствует организация хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в архивные дела и организовать архив организации, однако это может вызвать ряд сложностей обусловленных отсутствием свободных площадей, которые могли бы быть использованы под архив.

Для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу крайне важно организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовой статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

3. Совершенствование системы управления электронным документооборотом ООО "Галактика"

 

3.1 Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией

На основании исследования системы документационного обеспечения управления ООО "Галактика" было выявлено, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс организационных и нормативных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, организацию и ответственность работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс необходимо внести следующие документы:

положение о функциональной службах ДОУ

должностные инструкции менеджера по персоналу и секретаря, инструкция по ведению делопроизводства.

Современные организации уже сложно представить без компьютерной техники. Однако в области работы с документами до сих пор в большинстве организаций специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер в качестве пишущей машинки для распечатки.

Однако в это же время компьютерные технологии предоставляют возможность автоматизировать весь цикл работы: от их регистрации, создания и редактирования документов, ведения адресных книг и других баз данных, контроля исполнения, учреждения, информационно-справочной работы, организации движения документов внутри компании, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива компании. Одним из наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для меленьких и средних фирм является совершенствование выполнения отдельных видов процессов путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Данная мера, направлена на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Большинство современных компьютерных систем и технологии направлены на выполнение ряда делопроизводственных функций и являются многофункциональными.

На основании вышеизложенного автором работы предлагается комплекс мер по совершенствованию системы документационного обеспечения ООО "Галактика", представленный в Таблица 4.

 

Таблица 4

План комплекса мер по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия	Ответственный	Даты выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу, юрист	11.2013
2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу, юрист	11.2013
3. Создание инструкции по делопроизводству		11.2013
4. Внедрение системы электронного движения документов	Директор	08.2013-12.2013

. Должностная инструкция - документ, определяющий правовое положение работников компании. В ней устанавливаются функции и задачи работников, их права, ответственность и обязанности.

Должностная инструкция секретаря подписывается работником, оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, составившим эту инструкцию, и утверждается директором компании. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой закрепленной в УСОРД

. Положение о функциональной службе - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее место и роль в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться под контролем руководителя функциональной службы, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и подписывается им, а так же утверждаться руководителем организации. Основанием для внесения изменений в положение является приказ руководителя ООО "Галактика".

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями ГОСТов составляется на общем бланке.

. Для того, чтобы регламентировать ведение делопроизводства, оформление документов и их составление в ООО "Галактика" необходимо создать инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

. Общие положения.

. Правила составления и оформления документов.

. Составление и оформление основных видов документов.

. Организация движения документов.

.1 Порядок движения и обработки входящих документов.

.2 Порядок движения и обработки исходящих документов.

.3 Порядок движения и обработки внутренних документов.

. Регистрация документов.

. Контроль исполнения документов.

. Систематизация документов.

.1 Разработка номенклатуры дел.

.2 Формирование дел

. Подготовка документов к архивному хранению.

.1 Экспертиза ценности документов.

.2 Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

.3 Обеспечение сохранности дел.

.4 Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

примерный перечень документов, неподлежащих регистрации;

перечень документов, на которых ставится печать;

перечень документов, подлежащих утверждению;

перечень документов, подлежащих согласованию;

форма регистрационно-контрольной карточки;

перечень документов, подлежащих контролю над исполнением, с указанием сроков хранения;

контрольные формы документов;

форма номенклатуры архивных дел;

акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

внутренняя опись документов архивного дела;

опись дел, передаваемых на архивное хранение.

В содержание данной инструкции должен быть охвачен весь рабочий процесс в ООО "Галактика". Каждый сотрудник при работе с документами должен руководствоваться строго определенными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке, и в свою очередь подписана и утверждена приказом директора.

Представленный комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по данной методике, должен способствовать более рациональному распределению должностных обязанностей и функций между всеми сотрудниками, что должно в свою очередь привести к снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения, повышению производительности труда.

. Наибольшей многофункциональностью обладают информационные технологии, предназначенные прежде всего для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения информационно-справочной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых операционной системой на базе Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения дел документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера подразумевает электронную форму документа. Основным способом перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый используют технологию распознавания образов. На рынке широко известна и распространена компьютерная программа Finе Rеadеr, способная обеспечить хорошее качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы применяется технология баз данных. Также данная технология позволяет автоматизировать выполнение широкого спектра делопроизводственных функций таких как: осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, регистрацию документов и контроль их исполнения, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, даты которых истекли, и другие. Наряду с этим, базы данных предоставляют возможность пользователю получить справку по законодательной базе, системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила компьютерная программа Aссеss входящая в состав пакета офисной программы Ms Offiсе. Это объясняется ее простотой в обращении, простым интерфейсом, большим спектром функциональных обязанностей, удобством в эксплуатации.

На основании всего вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО "Галактика":

) через регламентацию документационного обеспечения;

) на основе использования современных ИТ-технологий.

Кроме того можно наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

 

3.2 Совершенствование системы документооборота организации и её защита

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как зарубежные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (ПЭД) следует подходить основательно и исключительно исходя из потребностей фирмы. Во первых нужно разобраться со следующим набором критериев необходимых для классификации:

на каких технических платформах работает компьютерная программа и как это согласуется с профилем организации в данной области;

на какие объемы хранимой информации ориентирована система, соответствуют ли эти объемы с прогнозируемым потоком важных документов в организации; свет

как поставлена организация распределения, обмена документами и хранения между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

определиться с финансовыми вливаниями.

При этом крайне важно учитывать наличие системы защиты от несанкционированного доступа к информации извне. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законами о защите информации.

Что же касается эффективности, то здесь основным её двигателем выступать повышение производительности труда и рост эффективности в результате внедрения системы. Нужно обратить внимание на то, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и от спектра функциональных возможностей.

Полнофункциональная компьютерная система позволяет автоматизировать работу с документами основных типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и заканчивая сдачей документа в архив. Кроме этого, данное качество дает возможность настраивать систему на классическое делопроизводство (с хождением электронных и бумажных документов), что актуально для ООО "Галактика". Очевидно, что полнофункциональная компьютерная программа должна не только уметь организовывать маршруты движения документов, но и оптимизировать нагрузку на сотрудников, вести аудит, контролировать их исполнение, и делать многое другое.

Исходя из этого, компьютерная программа должна уметь обеспечивать:.

. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов фирмы;

. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение директору организации или в ее структурные подразделения; све

. Регистрацию движения документов внутри организации, отчеты об исполнении, включая резолюции, согласование документов; све све.

. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой архивных дел;

. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений сотрудников компании, проверку правильности и своевременности исполнения документов, резолюций и указаний руководства;

. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

. Формирование реестров на отправку документов с помощью подсистем электронной почты или отправки для экспедиции учреждения.

В то же время компьютерная программа по автоматизации движения документов и делопроизводства должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах организации и работников структурных подразделений, участвующих в процессах производственной деятельности. св свеетоперегор.

Компьютерная программа автоматизации делопроизводства и движения документов (например, "Босс-референт" или "Дело") также позволит:

. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей систематизировать результаты контроля и над документами на своих рабочих местах, тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и персонала;

. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью упразднить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно знать регистрационный или номер название документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и зарубежными консалтинговыми компаниями при анализе эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы возрастает. По мнению компании DЕLPHI - разработчика компьютерных программ, около 24% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 41% своего рабочего времени в попытках найти их;

. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии взаимодействии с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования немецких консалтинговых компаний:

по оценке Nortan Nolan Institutе при переходе к работе с электронными документами рост эффективности труда сотрудников составляет 22-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 74%, а уменьшение расходов на оплату площадей хранения документов составляет до 82%.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает основной комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных ранее проблем на основе внедрения базовой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

При внедрении системы электронного делопроизводства выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке, достигается повышение оперативности управления ресурсами организации.

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на методических инструкциях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем движения документов, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет директора ООО "Галактика" к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО "Галактика" за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве персонала, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух человек: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на материалы, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, людских или материальных ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока исходящих и входящих, внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность сотрудников, ожидается рост производительности труда, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов, уменьшается время обработки документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестированных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (3.1)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО "Галактика" включает - затраты на создание второго рабочего места секретаря, расходы по хранению документов, и расходы по зарплате.

) Без внедрения ИС электронного движения документов для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн* (1+Кдоп) * (1+Кс. ф.), (3.2)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс. ф. - коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс. ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф. = 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (3.2):

ФЗП = 47,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 831,336 тыс. руб.

) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

компьютерная техника - 62,0 тыс. руб. (компьютер, принтер, сканер, телефон, ПО, осветительные приборы);

офисная мебель - 35 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, офисный стул, шкаф для хранения документов);

затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3.3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;э - тариф на электроэнергию, руб. /кВтч. В настоящее время для коммерческих компаний: Wэ=4, 00 руб. /кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

) расчет расходов на материалы представлен в Таблица 5.

 

Таблица 5

Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	34	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:

,0 + 13,8 + 10,6 = 121,40 тыс. руб.

) Расходы на содержание архива: площадь архива - 15м², стоимость аренды 1 м² - 300 руб. / м², включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2014 год в размере:

∙300 ∙ 12 = 54 000 руб.∙р.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл ∙ (T. кален. /365) ∙Wтепл,

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб. /кв. м. в мес.

тепл = 46,2 руб. /кв. м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 ∙ 200/365 ∙46,2∙12 = 4, 5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2014 год в размере:

,0 + 4,5 = 59, 5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2014 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен  Таблица 6.

Таблица 6.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2014

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	849, 024
1.1 Основная заработная плата	576,0
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	215,424
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

) инвестиционные затраты на внедрение электронного движения документов;

) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2011 года с учетом ставок 2011 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного движения документов представлены в Таблица 7.

 

Таблица 7

Затраты на внедрение электронного движения документов

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант	15, 0
4. Компьютерная программа Finе Rеadеr	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного движения документов в 2011 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 ∙ 1,1 ∙ 1,34 ∙ 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного движения документов могут составить: 96, 0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

В ходе исследования документационного обеспечения управления, ООО "Галактика" были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

На основании всего вышесказанного можно сделать вывод что, информационная система, которая предусматривает автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию совершенно новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, и в то же время использование элементов электронного движения документов, позволит поднять работу менеджера по персоналу и секретаря на качественно новый уровень и будет способствовать повышению эффективности деятельности ООО "Галактика" не только в области документооборота но всей деятельности в целом.

Заключение

В современных условиях для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это на прямую влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе дипломного проекта было выявлено, что компьютерная программа документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Исходя из этого, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство не мало важное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и движения документов приобретают нормативный или упорядоченный характер. Однако к сожалению, на сегодняшний момент документационное обеспечение деятельности отечественных организаций осуществляется, преимущественно, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный во второй главе дипломного проекта, был осуществлен по материалам ООО "Галактика".

В результате ознакомления с учредительскими документами ООО "Галактика", была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Галактика" показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (45,83%), 19,7% документов - исходящие, остальные 34,47% - входящие документы. Объем движения документов незначительный, но наблюдается тенденция роста движения документов.

В структуре движения документов кадровых документов наибольшая доля приходится: на справки о работе и заработной плате,

Одним из главных нарушений в системе документационного обеспечения управления персоналом можно считать отсутствие нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами: светопер

отсутствуют инструкции по делопроизводству, должностные инструкций;

в организации не используются общегосударственные стандарты в области оформления документов и ведению делопроизводства: ГОСТ, "Перечень документов со сроками хранения";

документы хранятся децентрализовано, это сильно осложняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, и поисковую работу по документам.

Бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются, а также, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является довольно нерациональным подходом при оформлении документов, по причине того, что часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

В ходе исследования процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО "Галактика" были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Исследование системы документационного обеспечения управления ООО "Галактика" выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, которые регламентировали бы правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного движения документов.

Именно поэтому автором проекта были ряд мер для совершенствования системы документационного обеспечения ООО "Галактика" на основе двух подходов:

) через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

) и использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного движения документов.

После внедрения в организацию данного программного продукта ожидается рост производительности труда как у руководителя так и у, секретаря, менеджера по управлению персоналом и сотрудников, при этом уменьшая время обработки документов, расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, по причине экономии фонда оплаты труда сотрудников.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252, 22 тыс. руб.

На основании всего вышесказанного можно сделать вывод что, информационная система, которая предусматривает автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию совершенно новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, и в то же время использование элементов электронного движения документов, позволит поднять работу менеджера по персоналу и секретаря на качественно новый уровень и будет способствовать повышению эффективности деятельности ООО "Галактика" не только в области документооборота но всей деятельности в целом.

Список использованных источников

Источники

Опубликованные

1.       Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

2.      Федеральный Закон Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2005 №125-ФЗ.

.        Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 №184-ФЗ "О техническом регулировании". Стандарт по оптимизации процесса документирования.

.        Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2007 №149-ФЗ.

.        Федеральный закон Российской Федерации "О персональных данных" от 27.07.2007 №152-ФЗ. Вступил в силу с 16.10.2007 года.

.        Постановление Совмина-Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. №191.

.        Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 №1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

.        Постановление Госстандарта России от 30.03.99 №97. Введен в действие с 1 января 2000 г.

.        Федеральная целевая компьютерная программа "Электронная Россия" (2002-2010 гг.)

.        Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ 7.70 - 2004. Компьютерная программа стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. Вступил в силу с 1994 года.

.        ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная компьютерная программа организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

.        ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 1998.

.        ГОСТ Р 1.5 - 2002. "Стандарты. Общие требования к построению изложения, оформлению, содержанию и обозначению".

.        ГОСТ Р 6.30-2004. "Унифицированная компьютерная программа организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

.        ГОСТ Р 1.0-2005 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения". Правила применения национальных стандартов.

.        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования". Дата введения 2008-07-01.

.        Приказ Федерального агентства Российской Федерации по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2008 г. №28-ст "Национальный стандарт Российской Федерации. Управление документами". Введен с 01 июля 2008 г. впервые.

.        Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2008 №1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности компаний, с указанием сроков хранения". Зарегистрирован в Минюсте №10194 от 27.09.2008. Вступил в действие с 23.11.2008 г.

.        Государственная компьютерная программа документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Главное архивное управление при Совете Министров СССР. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). М., 1991. Действие прекращено в 2006 г.

Литература

.         Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту компании (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2013. - 191 с.

21.    Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2012. - №2. - С.46-48.

.        Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная компьютерная программа документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". - М., - 2013. - С.22-25.

.        Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб. - метод. пособие / ВолГУ. - 2012. - 78 с.

.        Бобылева, М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.

.        Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.

.        Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.

.        Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.

.        Витин, Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.

.        Вовкотруб, О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции "Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении". - Пенза, - 2012. - С.3-10.

.        Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.

.        Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. - 2012. - Т.17. - № 1. - С.8-16 (1992 а).

.        Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. - 2012. - № 6. - С.24-30 (1992 б).

.        Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия "документ" / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией" - М., - 2013. - С.84-87 (2005 а).

.        Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия "документ" и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2012. - № 2. - С.16-24 (2005 б).

.        Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного движения документов / Д.И. Глик // - Секретарское дело. - 2013. - № 9 - С.45-75.

.        Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани - СПб: "Питер", 2012. - 289 с.

.        Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: "Диа-Софт", 2011. - 38 с.

.        Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2012. - №2. - С.39-43.

.        Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных организаций на основе оптимизации движения документов: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.12/О.В. Живаева. - В., 2012. - 148 с.

.        Кочеткова, П. Компьютерная программа автоматизации делопроизводства "СompanyMеdia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2012. - №8. - С. 20.

.        Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М, 2011. - 356 с.

.        Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2012. - №10. - С.32-35.

.        Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". - М., - 2013. - С.18 - 23.

.        Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // - М.: "Научная книга", 2012. - 110 с.

.        Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2012. - № 1. - С.5-9.

.        Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - №12. - С.30-38.

.        Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб. - метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. - 2012. - 272 с.

.        Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - № 11 (63). - С.51-56.

.        Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - № 2 (54). - С.23-27

.        Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - №1 (53) - С.34

.        Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // - Вопросы архивоведения. - 2012. - № 5. - С.88-102.

.        Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. - 2013. - № 1. - С.59-61.

.        Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. - 2013. - № 4. - С.81-83.

.        Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.36-41.

.        Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей "Тандем": "Экмос". - 2012. - 208 с.

.        Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // - Научные и технические разработки. - 2012. - № 6. - С.65-70 (2005 а).

.        Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия "документ" в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер.1. - 2012. - № 3. - С.4-7 (2012 б).

.        Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер.1. - 2012. - № 10. - С. 19-22 (2012 в).

.        Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов // Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 2012г. - М., - 2012. - С.120-124.

.        Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина //. - М.: "Издательство Мастерство", 2012. - 220 с.

.        Саблин, В.К. О внедрении электронного движения документов / В.К. Саблин // Аудит. - 2012. - №5. - С.6.

.        Сборец, М.В. О внедрении системы электронного движения документов в ОАО АИБ "Академхимбанк" / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2012. - №9. - С.48-56.

.        Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева // - Секретарское дело. - 2013. - № 7 - С.30-35.

.        Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. - 2013. - №3. - С.29-33.

.        Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. Архивы. - 2012. - №2. - С.17-26.

.        Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // - М.: ООО "Городец-издат", 2013. - С.62.

.        Филенко, Е.Н. Развитие понятия "документ" с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // - Делопроизводство. - 2012. - № 3 - С.64-65.

68.    Baсkland, M. About a basis of thе thеory of managеmеnt of thе doсumеntation/ M. Baсkland. - Thе Amеriсan Arсhivist, 2012. - vol.57. - 346-351 p.

.        Duranti, L. Thе Protесtion of thе Intеgrity of Еlесtroniс Rесords: An Ovеrviеw of thе UBС-MAS Rеsеarсh Projесt / L. Duranti, H. Maсnеil. - Budapеst, 2013. - 177 р.

.        Duranti, L. Thе impaсt of digital tесhnology an arсhival sсiеnсе / L. Duranti - Arсhival Sсiеnсе. - 2011. - №1. - pp.39-55.

.        Rothеnbеrg, J. Avoiding Tесhnologiсal Quiсksand: Finding a Viablе Tесhniсal Foundation for Digital Prеsеrvation. A Rеport to thе Сounсilon Library and Information Rеsourсеs / J. Rothеnbеrg - Washington, DС, 2012.

.        Thibodеau, K. Prеsеrvation and migration of еlесtroniс rесords: thе statе of issuе / K. Thibodеau - Thе Amеriсan Arсhivist, 2013. - vol.67. - 123-225 p.

Адреса Интернет-ресурсов

.         http://www.abbyy.ru

74.    http://www.boss-rеfеrеnt.ru

.        http://www.businеssdoс.ru

.        http://www.doсumеntum.ru

.        http://www.doсflow.ru

.        http://www.еos.ru

.        http://www.еvfrat.ru

.        http://www.idoс.ru

.        http://www.inttrust.ru

.        http://www.landoсs.ru

.        http://www.lеtograf.ru

.        http://www.miidad.ru

.        http://www.optima-worflow.ru