Этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов
Введение
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
организационные документы;
распорядительная документация;
информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
плановая документация;
отчетно-статистическая;
кадровая документация;
бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
Цель работы - рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.
Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.
1. Основные этапы подготовки и оформления распорядительных документов
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Деятельность любой организации фиксируется в разных видах документов. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжение и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях расширения наиболее важных задач.
Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
- по организационным вопросам - создание, реорганизация, ликвидация фирмы или структурного подразделения, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности фирмы, организации;
в области планирования - определение порядка и сроков оставления планов, утверждение планов, изменение плановых показателей;
в области производства - проведение мероприятий по внедрению научно - технического прогресса, выпуску новой продукции или оказания новых услуг;
в области капитального строительства - определение объектов и целевого назначения капитальных вложений, утверждение технико-экономических обоснований, утверждение цен;
в области финансов и кредитов - повышение рентабельности, эффективности использования основных фондов, банковских кредитов;
по вопросам труда и заработной платы - должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.
Эти виды будут рассмотрены ниже.
Схема подготовки распорядительных документов следующая:
1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
) согласование текста и его подписание;
) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.
Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.
Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.
Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.
приказ распоряжение реквизит управленческий
2. Основные виды распорядительных документов
.1 Приказ
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы, финансированию, планированию, отчетности); приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников). Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подпись руководителя.
Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.
Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;
) подготовку текста документа;
) согласование текста документа;
) подписание приказа;
) доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.
Текст приказа состоит из двух частей:
1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
) распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.
Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.
Подписывает приказ руководитель организации.
Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.
К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ.
Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом Согласование.
Реквизиты приказа: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа - ПРИКАЗ; дата, номер; место составления; заголовок; текст; подпись; визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.
Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.
Приказы оформляются на общих бланках.
.2 Распоряжение
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.
Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.
Выделяют следующие виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.
Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: В соответствии, В связи, В целях.
Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
Формуляр распоряжения состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4.
Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.
Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
2.3 Указание
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.
К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.
Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: Во исполнение ..., В целях..., В соответствии ....
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.
Датой указания является дата его подписания.
Указание оформляется на бланке формата А4.
Формуляр указания состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка о согласовании.
2.4 Решение
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Формуляр решения состоит из реквизитов: название организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подписи (председатель, секретарь); визы.
.5 Постановление
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства
Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы
Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства
Российской Федерации от27 января 1997 г. №18
или:
УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства
Российской Федерации от 27 января 1997 г. №1177
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.
Постановления подписываются руководителем органа управления.
Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Заключение
Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.
Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.
Список использованной литературы
1. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие / М.И. Басаков. 3-е изд., испр. и доп. Ростов н/Д: Феникс, 2014.
. Румынина Л.А. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2012.
. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. - М.: Форум-Инфра-М, 2012.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. (Документационное обеспечение управления): с последними изменениями, внесенными Государственной Думой в Трудовой Кодекс РФ / Т.В. Кузнецова. 5-е изд., испр. и доп. М: Журнал «Управление персоналом», 2014.
. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. 10-е изд., доп. И переработано М.: Приор, 2013.
Приложение
Должностная инструкция менеджера по продажам.
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(название учреждения, организации)
_______________________________ ______________________
(уполномоченное лицо)
______________________
______________________
(ФИО, подпись)
Должностная инструкция и должностные обязанности менеджера по продажам.
. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
.1.Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам.
.2. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.
.3. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению коммерческого директора и начальника отдела продаж.
.4. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела продаж.
.5. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное образование по специальности "менеджмент" или высшее (среднее) профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента. Кандидат на должность менеджера по продажам должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее полугода.
.6. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:
нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
уставом организации;
правилами внутреннего трудового распорядка организации;
приказами и распоряжениями коммерческого директора и начальника отдела продаж;
настоящей должностной инструкцией менеджера по продажам.
.7. Менеджер по продажам должен знать:
федеральные законы и подзаконные акты, регламентирующие ведение предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
основы ценообразования и маркетинга;
основы рыночной экономики, конъюнктуру рынка, особенности и специфику рынка соответствующего региона;
основы предпринимательства и ведения бизнеса, правила и принципы продаж;
основы налогообложения;
ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой продукции;
условия хранения и транспортировки продукции;
психологию, этику делового общения, правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;
порядок разработки бизнес-планов, коммерческих соглашений, договоров;
структуру коммерческой службы и отдела продаж организации;
правила работы с компьютером и эксплуатации офисной техники.
.8. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно ___________________________.
.9. В период временного отсутствия менеджера по продажам, его должностные обязанности возлагаются на ______________.
. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
В должностные обязанности менеджера по продажам входит:
.1. Организация и ведение продаж:
поиск потенциальных клиентов;
работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей их ведущему менеджеру по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;
ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;
оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;
выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;
мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.
.2. Планирование и аналитическая работа:
составление ежемесячного плана продаж;
анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов организации;
предоставление отчетов ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.
.3. Обеспечение продаж:
прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;
информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;
окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, дат отгрузки и способов доставки продукции;
передача в отдел логистики заявок на доставку продукции клиентам;
участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;
взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;
участие в рабочих совещаниях;
ведение рабочей и отчетной документации;
поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.
.4. Контроль:
отгрузок продукции клиентам;
финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в торговле.
. ПРАВА.
.1. Менеджер по продажам имеет право:
ставить вопрос перед руководством о повышении размера заработной платы, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников организации;
вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы, улучшению условий труда;
запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
требовать от руководителя отдела продаж оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав;
требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
.1. Менеджер по продажам несет ответственность за:
неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией;
в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;
совершение в процессе своей деятельности правонарушений;
в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации организации - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель
структурного подразделения: __________ _____ ________ г.
Начальник
юридического отдела: __________ _________ ________ г.
(подпись) (Ф.И.О.)
Менеджер
с должностной инструкцией ознакомлен: ______ _______ _____ г.
(подпись) (Ф.И.О.)