Особенности составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

Особенности составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Магнитогорский государственный университет

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

НА ТЕМУ:

«Особенности составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы»

Выполнила: студентка 4 курса

Факультета ПОиСТ

Специальность: ДиДОУ

Мухитдинова Земфира И.

Проверила: кандидат педагогических наук

доцент кафедры РЯЛиМП

Кожушкова Н.В.

Магнитогорск, 2012г.

Введение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

По мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

организационные документы;

распорядительная документация;

информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

плановая документация;

отчетно-статистическая;

кадровая документация;

бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

). организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

). распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

). информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

В своей работе я более подробно рассмотрела систему распорядительной документации.

Цель работы - рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

Задачи работы:

. дать классификацию распорядительных документов;

. определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;

. рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

При изучении данного вопроса использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.

При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н.

Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами».

распорядительный документ составление

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИК ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие распорядительных документов, их роль в процессе управления

Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

В другом источнике "дело - производство" определяется как: Делопроизводство - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.

Обратимся к понятию «документ». В старом ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Аналогичное определение дано и в новом ГОСТ Р 51141-98.

Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единая государственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления. В новом ГОСТ на термины и определения «документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина «делопроизводство», а «документированная информация» - как синоним термина «документ».

В связи с компьютеризацией управления и переходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационное обеспечение управления понимают как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Более широкий термин, который также можно сегодня встретить - информационно-документационное обеспечение управления, включающий в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.

Итак, делопроизводство - это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ - это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» - это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления». Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер - только более удобное средство для работы с ней.

Докуме́нт (от лат. <#"justify">·докладные записки;

·трафаретные - когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;

·типовые - созданные для группы однородных предприятий. Как правило все типовые, трафаретные документы печатаются трафаретным способом;

. по срокам исполнения: срочные, несрочные;

. по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные - касающиеся конкретного лица и является именными.

. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;

. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

В соответствии с основными требованиями к составлению документа, он должен быть содержательным, понятным и правильно оформленным. Требование к оформлению приведены в ГОСТЕ от 98 г и в изменениях к нему постановлением ГОС стандарта Р.Ф от2000 г. В стандарте приведены требования и правила оформления документов.

Документы изготавливаются на бланках, установлены два основных формата бланков документа А4 и А3 ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке так и без него должен иметь поля.

Бланки допускаются изготавливать типографическим способом или воспроизводить с помощью средств, но исключения составляют бланки организаций, с изображением Государственного герба или гербов субъектов Р.Ф. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

. общий бланк;

. бланк конкретного вида документа;

Текст - это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и как результат труда.

Классификация документов, характеризующих движение кадров

Среди документации по личному составу наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются:

прием, перевод, увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование работников.

Однако оформление приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок движения кадров, что и проделано в предыдущей главе.

Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно классифицировать по трем группам:

документация, связанная с перемещением кадров;

документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением.

Ознакомление с процедурами, выполняемыми при осуществлении движения кадров, и оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников.

Роль документации в технологии процесса управления

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации по системам и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении - управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин управление документацией широко распространен в мире.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе.

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО - Программа RAMP, Международный совет архивов - Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО - технический комитет ИСО/ТК 154 Документы и информация в управлении: торговле и промышленности).

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности документальной деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии - текущие архивы).

Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов.

Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, прохождение по службе, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе Деловая документация в сфере управления. В ее представлении управление документацией заключается в:

·организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

·ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

·упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

·надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

·правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В чем отличие этого понятия от общепринятого в российской и советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте - это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

Не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления - понятие другого рода. Его суть - обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, - термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

1.2 Этапы подготовки и оформления распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

) Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

) Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

) Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

) Принятие решения по рассмотренным материалам.

) Оформление протокола заседания.

) Издание распорядительного документа.

) Доведение решения до исполнителей Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть - поручения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа - как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:

) Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

) Сбор и анализ информации по вопросу.

) Подготовка проекта распорядительного документа.

) Согласование проекта документа.

) Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

) Принятие решения (подписание документа).

) Доведение распорядительного документа до исполнителей Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации - это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Правила оформления распорядительных документов

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Пример оформления приказа по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…".

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки. На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Пример оформления указания см. Приложение 3.

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Пример оформления распоряжения см. Приложение 4.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Юридическую силу решение обретает после его подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

1.3 Регистрация и контроль за исполнением документов

Постановление

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

Решение

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

"Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Приказ

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:

"О создании филиала общества в г. Твери"

"Об увеличении уставного капитала общества"

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

"В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: …"

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (см. приложение).

Распоряжение

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ МИРОВЫХ СУДЕЙ УЧАЛИНСКОГО РАЙОНА И г.УЧАЛЫ

.1 Общая характеристика деятельности Аппарата Мировых судей Учалинского района и г.Учалы

Мировые судьи Республики Башкортостан (далее - мировые судьи) являются судьями общей юрисдикции и входят в единую судебную систему Российской Федерации. При осуществлении правосудия мировые судьи независимы и подчиняются только Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан и закону. В своей деятельности по осуществлению правосудия они никому не подотчетны (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

. Мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации. Вступившие в законную силу постановления мировых судей, а также их законные распоряжения, требования, поручения, вызовы и другие обращения являются обязательными и подлежат неукоснительному исполнению всеми без исключения органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, должностными лицами, другими физическими и юридическими лицами (в ред. Законов РБ от 30.12.2000 № 141-з, от 16.07.2004 № 93-з).

Статус мировых судей (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з)

. Статус мировых судей определяется федеральными законами, регулирующими правовое положение мировых судей, а в случаях ими предусмотренных, - также настоящим Законом.

. На мировых судей в полной мере распространяются установленные законодательством гарантии независимости судей, их неприкосновенности, а также материального обеспечения и социальной защиты.

Компетенция мирового судьи (в ред. Закона РБ от 01.10.2007 № 466-з)

Мировой судья рассматривает в первой инстанции дела, отнесенные к его компетенции Федеральным законом «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан «Об административных правонарушениях», а также другие дела, отнесенные к его компетенции федеральным законодательством.

Избрание на должность мирового судьи (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з)

. Мировые судьи избираются на должность Государственным Собранием - Курултаем Республики Башкортостан по представлению Президента Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 16.07.2004 № 93 з, от 07.11.2006 № 371-з).

. Мировой судья, впервые избранный на должность судьи, приносит в торжественной обстановке присягу следующего содержания: (в ред. Закона РБ от 16.07.2004 № 93-з)

«Торжественно клянусь честно и добросовестно исполнять свои обязанности, осуществлять правосудие, подчиняясь только закону, быть беспристрастным и справедливым, как велят мне долг судьи и моя совесть».

Утратил силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

Срок полномочий мирового судьи (в ред. Закона РБ от 03.02.2006 г. № 279-з)

. Мировой судья в первый раз избирается на должность на три года.

. При повторном и последующих избраниях на должность мирового судьи мировой судья избирается на пять лет. В случае если в течение указанного срока мировой судья достигнет предельного возраста пребывания в должности судьи, он избирается на должность мирового судьи на срок до достижения им предельного возраста пребывания в должности мирового судьи - 70 лет.

. Мировой судья, полномочия которого прекращены в связи с истечением их срока, в случае, если он в установленном порядке не обратился в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о назначении на должность мирового судьи, либо если соответствующая квалификационная коллегия судей отказала ему в рекомендации на должность мирового судьи, или мировой судья, срок полномочий которого истек в связи с достижением им предельного возраста пребывания в должности мирового судьи, продолжает осуществлять свои полномочия до окончания рассмотрения по существу дела, начатого с его участием, либо до избрания нового мирового судьи данного судебного участка. Утратила силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

Прекращение, приостановление полномочий мирового судьи и замещение временно отсутствующего мирового судьи (в ред. Закона РБ от 03.02.2006 г. № 279-з)

. Полномочия мирового судьи прекращаются в случаях и порядке, установленных Законом Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации».

. Полномочия мирового судьи приостанавливаются решением квалификационной коллегии судей Республики Башкортостан в случаях и порядке, установленных Законом Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации» (в ред. Закона РБ от 29.10.2010 № 325-з).

. При прекращении или приостановлении полномочий мирового судьи, а также в случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск и иные уважительные причины) исполнение его обязанностей возлагается на мирового судью другого судебного участка того же судебного района постановлением председателя соответствующего районного суда. Если в данном судебном районе создана одна должность мирового судьи, то при прекращении или приостановлении полномочий мирового судьи, а также в случае временного отсутствия мирового судьи (болезнь, отпуск и иные уважительные причины) исполнение его обязанностей постановлением председателя вышестоящего суда или его заместителя возлагается на мирового судью, осуществляющего свою деятельность в ближайшем судебном районе.

Формы объединения мировых судей

Мировые судьи входят в судейское сообщество Республики Башкортостан и пользуются всеми правами его членов.

Аппарат мирового судьи

. Аппарат мирового судьи обеспечивает его работу. Структура и штатное расписание аппарата мирового судьи определяются уполномоченным республиканским органом исполнительной власти в сфере кадрового, организационного и ресурсного обеспечения деятельности мировых судей (в ред. Законов РБ от 23.05.2000 № 71-з, от 16.07.2004 № 93-з, от 03.02.2006 № 279-з).

. Работники аппарата мирового судьи являются государственными гражданскими служащими Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 23.05.2000 № 71-з, от 03.02.2006 № 279-з).

Обеспечение деятельности мировых судей (в ред. Закона РБ от 23.05.2000 № 71-з)

. Финансирование расходов на заработную плату мировых судей и социальные выплаты, предусмотренные для судей законодательством, осуществляются Управлением Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Республике Башкортостан в порядке, установленном законодательством (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

. Финансирование аппарата и материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей осуществляются за счет средств бюджета Республики Башкортостан (в ред. Закона РБ от 16.07.2004 № 93-з).

Абзац утратил силу. - Закон РБ от 03.02.2006 г. № 279-з.

. Кадровое, организационное и ресурсное обеспечение деятельности мировых судей осуществляется уполномоченным республиканским органом исполнительной власти (в ред. Закона РБ от 30.12.2000 № 141-з).

2.2 Анализ составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

Анализ служебного письма № 264 от 15 ноября 2009 года.

Деловое или служебное письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 05 - основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 15 - адресат;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись.

. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

2.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты письма:

Реквизит 04 - ОКПО (код организации);

Реквизит 05 - ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица);

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);

Реквизит 07 - код формы документа.

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес интернет-сайта и электронной почты);

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Реквизит 15 - адресат;

Реквизит 18 - заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

мм - левое;

мм - правое;

мм - верхнее;

мм - нижнее.

В нашем документе стандарту соответствует все поля.

б) Реквизиты расположены на угловом бланке документа организации, на формате А4.

в) Письмо оформлено на общем бланке организации. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 - ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет) расположен в соответствии с ГОСТом. И входит в состав реквизита 09. Оформлен следующим образом: ИНН 0112220000/01177000

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение не соответствует ГОСТу, так как полное наименование Общество с ограниченной ответственность «АВТОКАР»

Реквизит 09 - справочные данные об организации содержат
сведения, необходимые при информационных контактах. В справочные данные об организации в нашем документе входит: почтовый адрес; место нахождения; номера телефонов; номер телефакса.
Реквизит 11 - дата документа. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Данный реквизит расположен ниже реквизита 09 и после реквизита 12. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, оформлено правильно.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. В нашем случае регистрационный номер состоит из порядкового номера, что соответствует ГОСТу.

Реквизит 15 - адресат. Данный реквизит состоит из: указания должности получателя « Министерству юстиции Аппарат Мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы» (в дательном падеже), инициалы и фамилия «Р.Д. Валееву.» (в дательном падеже). Элементы адресата разделены знаками препинания.

Реквизит 20 - текст документа. Текст документа составлен на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст письма построен по схеме: введение (приведены мотивы составления письма, ссылки на решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (изложены выводы, предложены решения).

Реквизит 22 - подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица «Главный бухгалтер», подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) - «В.В.Сивков». Оформлено в соответствии с ГОСТом.

При оформлении документа не достает такого реквизита как:

üРеквизит 07 - код формы документа.

üРеквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков - 21, шрифт - Times New Roman, кегль 12, интервал - 1.

Реквизит 09 - справочные данные об организации. Количество печатных знаков самой длиной строки - 31, шрифт - Times New Roman, кегль 12, интервал - 1.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 13, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1. Напечатан с 0 положения табулятора.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 4, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 15 - адресат. Количество печатных знаков - 19, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 59, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан с 0 положения табулятора, а абзацы в тексте печатаются с 1 положения табулятора.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора (данный реквизит печатается с 0 положения табулятора). Количество печатных знаков 16, шрифт - Times New Roman, кегль 14, обычный, отступ от текста на 2 междустрочных интервала.

2.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

Данных ошибок в тексте не обнаружено.

3. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

.1.По виду деятельности: справочно-информационный.

.2.По наименование: служебное письмо.

.3.По способу фиксации информации: письменный.

.4.По месту составления документа: внешний.

.5.По степени сложности: простой

.7.По сроку исполнения: срочный.

.8.По юридической силе: подлинный.

.9.По стадиям подготовки: подлинник.

.10.По происхождению: служебный.

.11.По сроку хранения: временный.

.12.По степени обязательности: информационный.

.13.По степени унификации: индивидуальный.

.14.По характеру содержания: первичный

.15.По периодичности формирования: дневной.

.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов

.17.Характеристика документа по ОКУД:

- Письмо по вопросам основной деятельности

02 53 101 2

- унифицированная система организационно-распорядительной документации.

- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

- регистрационный номер документа: название документа "Письмо по вопросам деятельности".

- контрольное число

Анализ приказа по личному составу № 521 от 12 декабря 2009 года.

Приказ - широко применяемый в управлении правовой распределительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 09 - справочные данные об организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

2.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты приказа:

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления или издания документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати;

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

2.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

а) Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

мм - левое поле;

мм - правое поле;

мм - верхнее поле;

мм - нижнее поле.

В нашем документе стандарту соответствуют все поля.

б) Реквизиты расположены на продольном бланке документа организации, на формате А4.

в) Приказ оформлен на бланке приказа (бланк конкретного вида документа). Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (ПРИКАЗ). Но можно и разработать специальный бланк приказа. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение соответствует ГОСТу, так как приведено полное наименование: «Аппарат мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы». Данный реквизит обязателен для всех бланков организации. Реквизит необходим для идентификации автора документа, обеспечивает юридическую силу документа. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Реквизит 10 - наименование вида документа (ПРИКАЗ), составленного организацией, должно быть определено уставом и соответствует наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Располагается после реквизита 08 (наименование организации). Соответствует ГОСТу.

Реквизит 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом: 12 декабря 2009 год.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Регистрационный номер приказа (распоряжения) Аппарата состоит из знака «№» и его порядкового номера в пределах календарного года.

Реквизит 14 - место составления документа оформлено в соответствии с ГОСТом.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок отвечает на вопрос: о чем? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено: «Об утверждении инструкции».

Реквизит 20 - текст документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания.

Реквизит 22 - подпись расположена после текста, отступ на 2 межстрочных интервала. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В нашем случае подпись оформлена по ГОСТу.

Реквизит 25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

2.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков 27, шрифт - Arial, кегль 16, отступ от верхнего поля 2 междустрочный интервал.

Реквизит 10 - наименование вида документа. Количество печатных знаков - 5, шрифт - Times New Roman, кегль 26, полужирный, интервал - 1,5.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 15, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Напечатан с 1 положения табулятора (должен быть напечатан с 13 положения табулятора).

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 4, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Этот реквизит напечатан от 0 положения табулятора.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Количество печатных знаков - 25, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 53, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан от 1 положения табулятора, что является неверным, должен быть напечатан от 0 положения табулятора (кроме абзацев - они печатаются с 1 положения табулятора).

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора. Количество печатных знаков - 23, шрифт - Times New Roman, кегль 12, отступ от текста на 2 междустрочный интервал.

Реквизит 25 - оттиск печати, проставлена печать.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 0 положения табулятора. Количество печатных знаков - 11, шрифт - Times New Roman, кегль 12, оформлено в левом нижнем углу.

2.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

Таких ошибок не выявлено.

. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

.1.По виду деятельности: организационно-распорядительный.

.2.По наименование: приказ.

.3.По способу фиксации информации: письменный.

.4.По месту составления документа: внутренний.

.5.По степени сложности: сложный.

.6.По степени гласности: документ для служебного пользования.

.7.По сроку исполнения: срочное.

.8.По юридической силе: подлинный.

.9.По стадиям подготовки: подлинник.

.10.По происхождению: служебный.

.11.По сроку хранения: постоянный.

.12.По степени обязательности: директивный.

.13.По степени унификации: индивидуальный.

.14.По характеру содержания: первичный

.15.По периодичности формирования: дневной.

.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов.

.17. Характеристика документа по ОКУД:

02511511 -приказ по вопросам основной деятельности

02 51 151 1

- унифицированная система организационно-распорядительной документации.

- документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

- регистрационный номер документа: название документа "Приказ по вопросам основной деятельности".

- контрольное число.

Анализ распоряжения от 13 октября 2009 года.

Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствие с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Используются руководителями государственных органов власти, руководители местных администраций на местах, организации, учреждения.

Оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации.

1.Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

Реквизит 09 - справочные данные об организации.

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления документа.

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе.

. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

.1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

Обязательные реквизиты распоряжения:

Реквизит 08 - наименование организации;

Реквизит 10 - наименование вида документа;

Реквизит 11 - дата документа;

Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

Реквизит 14 - место составления или издания документа;

Реквизит 18 - заголовок к тексту;

Реквизит 20 - текст документа;

Реквизит 22 - подпись;

Реквизит 25 - оттиск печати.

.2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

мм - левое поле;

мм - правое поле;

мм - верхнее поле;

мм - нижнее поле.

В нашем документе стандарту соответствуют все поля.

б) Реквизиты расположены на продольном бланке документа организации, на формате А4.

в) Распоряжение оформлено на общем бланке организации. Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ). Но можно и разработать специальный бланк приказа. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

Реквизит 08 - наименование организации. Расположение не соответствует ГОСТу, так как полное наименование Министерство юстиции Аппарат Мировых судей по Учалинскому району и г.Учалы закреплено в учредительных документах организации, в нашем случае это устав.

Реквизит 09 - справочные данные об организации содержат
сведения, необходимые при информационных контактах. В справочные данные об организации в нашем документе входит: почтовый адрес; место нахождения; номера телефонный номер.
Реквизит 10 - наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), составленного организацией, должно быть определено уставом и соответствует наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Располагается после реквизита 08 (наименование организации). Соответствует ГОСТу.

Реквизит 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. В нашем случае дата оформлена словесно-цифровым способом: 13 октября 2009 года

Реквизит 12 - регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа. Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его превышает 5 строк с длиной каждая в 28 знаков, наша самая длинная строка 26 печатных знака. Оформлен с прописной буквы. Заголовок отвечает на вопрос: о чем? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено: «В связи с аварийным состоянием…..»

Реквизит 20 - текст документа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания. Констатирующая часть начинается со слов «В связи с увольнением…». В распорядительной части перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения поручений. Распорядительная часть приказа начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ (без кавычек) печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ОБЯЗЫВАЮ ставиться двоеточие. Текст состоит из двух пунктов. Каждый пункт начинается с изложения предписываемого действия (начинается с глаголов в неопределенной форме: произвести, назначить, ознакомить). Пункты пронумерованы арабскими цифрами (1,2).

Реквизит 22 - подпись расположена после текста, отступ на 2 межстрочных интервала. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В нашем случае подпись оформлена по ГОСТу.

Реквизит 25 - оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами

Реквизит 27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

.3. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам.

Реквизит 08 - наименование организации. Количество печатных знаков 27, шрифт - Arial, кегль 16, отступ от верхнего поля 2 междустрочный интервал.

Реквизит 10 - наименование вида документа. Количество печатных знаков - 12, шрифт - Times New Roman, кегль 16, прописные буквы, интервал - 1,5.

Реквизит 11 - дата документа. Количество печатных знаков - 14, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Напечатан с 13 положения табулятора.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Количество печатных знаков - 3, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5. Этот реквизит напечатан от 0 положения табулятора.

Реквизит 14 - место составления документа. Количество печатных знаков - 7, шрифт - Times New Roman, кегль 14, полужирный, интервал - 1,5.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Количество печатных знаков - 26, шрифт - Times New Roman, кегль 10, интервал - 1.

Реквизит 20 - текст документа. Количество печатных знаков - 58, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5. Напечатан от 1 положения табулятора, что является верным, так как это начало абзаца.

Реквизит 22 - подпись. Напечатан от 2 положения табулятора (данный реквизит печатается с 0 положения табулятора). Количество печатных знаков 23, шрифт - Times New Roman, кегль 14, отступ от текста на 2 междустрочный интервал.

Реквизит 27 - отметка об исполнителе. Количество печатных знаков - 11, шрифт - Times New Roman, кегль 14, интервал - 1,5.

.3. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

) В реквизит 20 слово РАСПОРЯЖАЮСЬ, следует печатать от 0 положения табулятора и сразу начать писать текст документа без интервалов.

. Принадлежность к определенному комплексу документов по различным классификационным признакам.

.1.По виду деятельности: организационно-распорядительный.

.2.По наименование: распоряжение.

.3.По способу фиксации информации: письменный.

.4.По месту составления документа: внутренний.

.5.По степени сложности: сложный.

.6.По степени гласности: документ для служебного пользования.

.7.По сроку исполнения: срочное.

.8.По юридической силе: подлинный.

.9.По стадиям подготовки: подлинник.

.10.По происхождению: служебный.

.11.По сроку хранения: постоянный.

.12.По степени обязательности: директивный.

.13.По степени унификации: индивидуальный.

.14.По характеру содержания: первичный

.15.По периодичности формирования: дневной.

.16.По полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов.

.17. Характеристика документа по ОКУД

-распоряжение по вопросам основной деятельности

02 51 151 1

- унифицированная система организационно-распорядительной документации.

- документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

- регистрационный номер документа: название документа "Приказ по вопросам основной деятельности".

- контрольное число.

2.3 Рекомендации по совершенствованию составления и оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

.1 Использование современных технологий в системе управлении документации организации

Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов - это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, признанной обеспечить документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:

. централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

. операционный учет всех технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

. учет всех без исключения конфиденциальных документов;

. обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;

. учет и обеспечение сохранности не только документов.

Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителей информации.

При использовании технологической системы следует помнить, что лица, проектирующие и модернизирующие систему, контролирующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы.

Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.

Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами.

Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации.

Однако при этом следует иметь в виду, что данная система, earn она создается в службе КД, должна в принципе обеспечивать:

· сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;

· реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

· достаточную гарантию сохранности и целостности информации регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, программный продукт "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;

· изменение проекта с хранением предыдущих версий;

· согласование проекта документа;

· подписание или утверждение проекта документа;

· регистрация документа, созданного на основе проекта.
Направления совершенствования документов
В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

В современных условиях нет ничего важнее разработки новых идей, изучения опыта отечественных и зарубежных предприятий. Здесь очень важно вырабатывать целостное представление о многоаспектной системе управления, обеспечивающее поисковую роль и интеграцию результатов теоретических и практических разработок.

Этому отвечает проектировочное - конструктивный подход к управлению и концепция интеллектуальных систем. В соответствии с ее положениями коллектив специалистов и средства интеллектуальной деятельности интегрируются как единое целое на почве, какой либо проблемы хозяйственного управления и образуют интеллектуальную систему.

Подобный подход к инновациям в управлении на современном этапе предполагает рассмотрение нововведений с учетом парадигмальных изменений образа управления, что связано с пересмотром системы ценностей и взглядов на адаптационные возможности субъекта управления, позволяющее ему генерировать образцы деятельности по мере изменения обстановки. Это предопределяет необходимость решения проблем, связанных с функционированием человека в управленческих системах и разработки конструктивной методологии эффективного его включения в такие системы.

Важным моментом решения подобных проблем является мотивационный механизм, позволяющий повышать отдачу человеческого фактора, трудового потенциала, которым располагает строительное предприятие. Его основой выступает активизация распределительных отношений, в тесной связи с которыми сосуществуют преобразования в труде. С позиций мотивации коллектива к внедрению управленческих инноваций действие указанного механизма, прежде всего, должно быть направлено на формирование работника, адекватного рыночным отношениям и сложившемуся типу экономики. Одновременно он должен способствовать созданию условий для повышения трудовой активности на основе роста профессионально-квалификационного и образовательного уровня работника. В целом, мотивационный механизм такого типа обеспечивает налаживание эффективного взаимодействия материально-вещественного и личностного факторов строительного производства, что можно рассматривать в качестве эффекта управленческой деятельности на предприятии.

Формирование действенного мотивационного механизма требует одновременных и глубоких преобразований всех условий и факторов, обеспечивающих заинтересованность персонала в управленческих инновациях. В нем особое место отводится распределению доходов, затрагивающему интересы каждого работника, что в свою очередь оказывает влияние на их экономическое поведение. Вместе с тем, развитие принципа материальной заинтересованности в инновациях должно осуществляться в направлении возрастания моральных и творческих стимулов, направленных на активизацию поиска нововведений и внедрение их в практику работы предприятий. В целом, такой подход к мотивации коллектива отвечает главному требованию современного менеджмента - привлечению всех работников, независимо от занимаемой должности к управлению производством.

Однако опыт прошлых лет и практика зарубежных строительных организаций свидетельствуют о необходимости усиления творческих стимулов к труду. Исследование показывает, что по мере достижения определенного уровня оплата труда перестает быть основной причиной, побуждающей работника к поиску новых решений своей деятельности. Более весомыми становятся содержание выполняемой работы, отношения с администрацией и обеспеченность социальной инфраструктурой.

Повышение действенности мотивации внедрения управленческих инноваций, на наш взгляд, может быть обеспечена комплексностью стимулирования на основе органической увязки всей системы стимулов при тесном их взаимодействии.

Таким образом, развитие принципа материальной заинтересованности в системе мотивации управленческих инноваций должно происходить в сочетании с моральными и творческими стимулами и направляться на активизацию участия персонала в процессе повышения эффективности производства и управления в строительстве.

Изменение политической ориентации и экономических условий хозяйствования во всех отношениях повлияло на трудовые коллективы. Чтобы обеспечивать выпуск продукции высокого уровня в условиях конкуренции необходимо раскрывать потенциальные возможности персонала, повышать квалификацию, поэтому в последнее время многие предприятия начали возвращаться к утерянным методам управления персоналом, т.е. к идее проведения аттестации кадров. При этом умные руководители ставят целью не столько определить формальную профпригодность (увольнять неугодных и профнепригодных у нас и без аттестации за эти годы научились), сколько в ходе аттестации определить потенциальные возможности человека и в случае необходимости послать на дополнительное обучение. Конечно, возвращаться к старой системе аттестации кадров вряд ли разумно. Поэтому кадровая служба завода предложила более усовершенствованную (чем проводилась ранее) методику оценки персонала.

Аттестация - это оценка деятельности и результатов работников и организации, и является объективной основой продвижении по служебной лестнице. Проводится каждые 3-5 лет и осуществляется аттестационной комиссией. Процедура аттестации осуществляется в 3 этапа:

· подготовка - составляются списки работников подлежащие аттестации, графики её проведения, объявляется правила и критерии проведении аттестации. Работники готовят отчёт о проделанной за истекший период работе, успехах и своих планах на будущее;

· проведение - комиссия рассматривает всю документацию на работников, проводят собеседование;

· принятие решений - по итогам аттестации разрабатывается план мероприятий в соответствии с рекомендациями комиссии.

Условно контингент аттестуемых разделен на 3 группы. Первую группу составляли специалисты всех направлений и руководители первичных трудовых коллективов, во вторую группу вошли так называемые руководители среднего звена (начальники цехов, участков, отделов и т.п.); в третью группу были включены главные специалисты, руководители структурных подразделений и их заместители.

Структуру Аппарата Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.

Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.

Список использованной литературы

1. ОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ:

1.1Конституционный федеральный закон «О судебной системе Российской Федерации» от 31 декабря 1997.

1.2Закон о судоустройстве РСФСР от 09.06.1981 (ведомости Верховного Совета РСФСР. М. 1981).

.3Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004года № 290 «О Федеральном архивном агентстве».

.4Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 года №177 «Вопросы Федерального архивного агентства».

.5Федеральный Закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

.6Федеральный Закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

.7Федеральный закон от 10.01.2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

. ИЗ ОПУБЛИКОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

.1 Служебное письмо № 262 от 15.11.2009г.

.2 Приказ по личному составу № 521 от 12.12.2009г.

.3 Распоряжение № 48 от 13.11.2009г.

. ЛИТЕРАТУРА:

.1 Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.

.2 Батова С.А., Боботов С.В. и др. Судебная система России. М. 2000. 3.2. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

3.3 Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник Под

общ.ред. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

.4 Гаджиев Г. Взаимоотношения Конституционного суда РФ с судами общей юрисдикции и арбитражными судами (Российская юстиция. № 4) 1994.

.5 Гуров В.В. Интернет для бизнеса. - М.: Электроинформ, 1997.

.6 Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации: уч.пос.- М.: Академический Проект,2005.

.7 Деловые издания. Информационный менеджмент массовой коммуникации.- СПб: Издательство Михайлова, 2005

.8 Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник./ Под ред. Т.Р. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

.9 Документоведение. Хрестоматия. Сост. Царева Н.А. Изд-во ВГУЭС. 2005.

.10 Каляное Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства.: - М.: СИНТЕГ, 1997.

.11 Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие, 2006.

.12 Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: МЦФЭР, 2003.

.13 Москалев В.А. Современное делопроизводство. М.: Инфра-М, 2000

.14 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

.15 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

.16 Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

.17 Писенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие. М., 2002

.18 Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пособие. М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004.

.19 Савина И.А. Библиографическое описание документа: семиотический подход: Учебно-метод. пособие.- М.: Либерия, 2004.

.20 Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. И.Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 1999.

.21 Сиголов А. Желтые страницы Internet (русские ресурсы). - Питер, Спб., 1999.

.22 Смирнова Т.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Под ред. Ю.Ф. Тельнова М.: Финансы и статистика, 2001.

.23 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1998

.24 Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: ПРИОР, 1998

.25 Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФА: М,2004.с-154.

3.26 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.