Анализ системы работы с персоналом ООО 'Макс-мебель'

Анализ системы работы с персоналом ООО 'Макс-мебель'

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

Кафедра менеджмента и управления персоналом

Курсовая работа

по дисциплине: «Управление персоналом»

на тему: «Анализ системы работы с персоналом ООО «Макс-мебель»

Выполнила: студентка 3 курса ФММ

Елисова Анастасия Сергеевна

Нижний Новгород 2014г

Содержание

Введение

Глава I. Система работы с персоналом

.1 Классификация персонала

.2 Характеристика стилей руководства

.3 Принципы работы с персоналом

.4 Собеседование

.5 Оценка персонала

.6 Адаптация персонала

.7 Обучение персонала

.8 Система работы с персоналом

Глава II. Организация работы с персоналом

.1 Структура персонала

.2 Регламент управления

.3 Анализ работы с документами

.4 Научная организация труда

.5 Жизненные цели человека

.6 Основы лидерства

.7 Формирование коллектива

.8 Методы управления персоналом

Вывод к главе II

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

Введение

Краткая характеристика организации

Общество с ограниченной ответственностью «Макс-мебель». Владимирская область, г. Ковров, улица Никитина дом 14.

Телефон: 2-64-31mail: fmmaxmeb@mail.ru

Сайт компании: www.maxmeb.gk.ru

ООО «Макс-мебель» занимается производством мягкой мебели. Организация является малой, т.к. численность работников составляет 29 человек. «Макс-мебель» арендует здание под производство и склад мебели. Организация имеет 5 подразделений.

Объектом исследования является

Предмет исследования - система управления организацией.

Цель работы состоит в анализе системы работы с персоналом ООО «Макс-мебель».

В соответствии с целью работы предусматривается решение следующих задач:

)        изучить системы работы с персоналом;

)        проанализировать организацию работы с персоналом.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы, состоящий из 7-ми источников, и приложения.

Глава I. Система работы с персоналом

.1 Классификация персонала

Персонал - все работники, выполняющие производственные или управленческие операции и занятые переработкой предметов труда с использованием средств труда.

Рабочие - осуществляют трудовую деятельность в материальном производстве с преобладающей долей физического труда.

Служащие - осуществляют трудовую деятельность в процессе управления производством с преобладающей долей умственного труда [1,стр. 13].

Схема 1. Классификация персонала ООО «Макс-мебель»

Проанализировав схему 1, можно сделать вывод, что коэффициент отношения управленческого персонала к производственному персоналу составляет примерно 1/5. В организации ООО «Мак-мебель» данный коэффициент является приемлемым и позволяет полностью обеспечить производственный персонал управленческим по любым вопросам трудовой деятельности в производстве.

1.2 Характеристика стилей руководства

Авторитарный стиль-руководитель в принятие решений всегда ориентируется на собственные цели, критерии и интересы, практически не советуется с трудовым коллективом, ограничивается узким кругом единомышленников.

Демократический стиль основан на сочетании принципа единоначалия и общественного самоуправления. Руководитель такого типа обычно избирается на собрании трудового коллектива или собственников и должен выражать интересы общества.

Либеральный стиль-руководитель в принятие решений ориентируется на цели и интересы отдельных групп трудового коллектива, постоянно пытается маневрировать, чтобы соблюсти паритет интересов.

Смешанный стиль предусматривает сочетание перечисленных выше типов. Либеральный, авторитарный и демократический стиль могут преобладать у того или иного руководителя, но никогда не достигают абсолюта [1,стр.19,20].

Используя социологический метод (интервьюирование), проведем анализ характеристики стиля руководства для руководителя ООО «Макс-мебель», представленного в приложении 4 . Директору организации присуще смешанный стиль руководства с элементами авторитарного.

Принципы работы с персоналом

Принцип - научное начало (основание, правило), которое при решении надо учитывать и соблюдать в работе с персоналом [1, стр.23].

Выявим путем анализа принципы работы с персоналом, присутствующие в организации ООО «Макс-мебель» и представим их в таблице 1.

Таблица 1

Организации ООО «Макс-мебель» можно предложить принцип ротации, который подразумевает, что временное выбытие отдельных работников не должно прерывать процесс осуществления каких-либо функций. Для этого руководство организации должно осуществить формирование резерва, чтобы каждый работник умел выполнять функции одного-двух работников своего уровня и планомерно перемещаться по различным должностям.

.4 Собеседование

Собеседование - встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу [1,стр.35].

Виды собеседования:

Британский метод основан на личной беседе с кандидатом членов кадровой комиссии и анализе качеств кандидатов, их родственников, рекомендателей.

Немецкий метод основан на предварительной подготовке кандидатами значительного числа документов с обязательными письменными рекомендациями известных ученых, руководителей, политиков.

Американский метод сводится к проверке интеллектуальных способностей, психологическому тестированию с использованием компьютерных технологий и наблюдению за кандидатами в неформальной обстановке.

Китайский метод основан на письменных экзаменах и имеет исторические традиции со времен династии Мин. Кандидаты пишут ряд сочинений и поэм, доказывая знание классики, легкость стиля и слога письма, знание истории [1,стр.35].

Проанализировав выше изложенные виды собеседования, можно прийти к выводу, что собеседование в организации ООО «Макс-мебель» включает в себя элементы американского и британского методов.

В ООО «Макс-мебель» отсутствует должность менеджера по персоналу, поэтому собеседование с соискателем проводит руководитель того подразделения, куда принимается сотрудник. Рассмотрим процедуру принятия на работу в ООО «Макс-мебель» сотрудника на должность менеджера по продажам. Так как в организации отсутствует менеджер по персоналу, а должность менеджера по продажам является должностью, относящейся к классификации управленческий персонал, и относится к категории руководитель, то собеседование с кандидатом на эту должность будет проводить сам директор организации. Соискатель должен иметь при себе резюме и диплом об окончании высшего учебного заведения, соответствующей или приближенной к специальности (менеджер, маркетолог). Резюме на должность менеджера по продажам представлено в приложении 6. После директор предлагает заполнить ему анкету и пройти тестирование на выявление психологических и интеллектуальных особенностей. Далее следует личная беседа. Обычно собеседование длится не более 40 минут. Затем директор организации сообщает, что подведет итог собеседования, после чего свяжется с кандидатом и сообщит, принят он на работу или нет. После окончания собеседования директор анализирует выше изложенную процедуру и если руководителя все устраивает, то соискателя принимают на работу.

Большим минусом в организации является отсутствие отдельной должности, которая занималась бы непосредственно подбором персонала.

.5 Оценка персонала

Оценка персонала осуществляется для определения соответствия работника вакантному или занимаемому рабочему месту (должности) [1,стр.48] и выполняется тремя способами:

. Оценка потенциала работника. При замещении вакантного рабочего места важно установить потенциал работника, т.е. профессиональные знания и умения, производственный опыт, деловые и нравственные качества, психологию личности, здоровье и работоспособность, уровень общей культуры.

. Оценка индивидуального вклада. Позволяет установить качество, сложность и результативность труда конкретного сотрудника и его соответствие занимаемому месту с помощью специальных методик.

. Аттестация кадров. Является своеобразной комплексной оценкой, учитывающей потенциал и индивидуальный вклад работника в конечный результат за определенный период времени (3-5 лет) с помощью матричной модели «Аттестации» [1, стр.48].

В организации ООО «Макс-мебель» оценку персонала обычно проводит руководитель того подразделения, к которому относится оцениваемый сотрудник.

Оценивается потенциал и индивидуальный вклад сотрудника.

Оценка проводится для того, что бы определить соответствие работником занимаемому рабочему месту.

Методы, применяемые для оценки персонала в ООО «Макс-мебель»:

) Источниковедческий (биографический). Происходит анализ кадровых данных, листок по учету кадров, личное заявление, автобиография, документы об образовании, характеристика. В итоги, делается логическое заключение о семье, образовании, карьере, чертах характера.

) Наблюдение. Наблюдение за оцениваемым работником в неформальной обстановке (на отдыхе, в быту) и в рабочей обстановке методами моментных наблюдений. В результате руководителю организации представляется отчет о наблюдении.

) Анализ конкретных ситуаций. Суть данного метода состоит в том, чтобы предать работнику конкретную производственную ситуацию с заданием проведения анализа и подготовки предложений по ее разрешению в форме доклада. По окончании данного метода руководителю предоставляется доклад с альтернативами решения ситуации.

) Самоотчет. Руководителем или специалистом представляется письменный отчет или устное выступление перед трудовым коллективом с анализом выполнения плана работы и личных обязательств.

По завершению процесса оценки работника, если результат ее проведения является положительным, то принимается решение оставить сотрудника на занимаемой ему должности и повысить ему заработную плату. Если же результаты оценки отрицательны, то принимается решение об увольнение оцениваемого сотрудника.

.6 Адаптация персонала

Адаптация персонала - это процесс приспособления коллектива к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации.

Адаптация работника - это приспособления индивидуума к рабочему месту и трудовому коллективу[1, стр.75].

Различают следующие этапы и формы адаптации персонала: испытательный срок, адаптация молодых специалистов, программа введения в должность руководящего работника, наставничество и консультирование, развитие человеческих ресурсов [1, стр.75,78].

В соответствие с трудовым кодексом Российской Федерации частью 3 статьи 70 в организации ООО «Макс-мебель» присутствует испытательный срок [6,ст. 70].

Испытательный срок - это основной период адаптации нового сотрудника организации [6,ст.70].

В течение двух месяцев ведется тщательное наблюдение за работой нового сотрудника. На период испытательного срока работнику устанавливается в штатном расписании оклад в меньшем размере, что предусматривается в штатном расписании. Если работник показал себя, как хороший специалист, то по окончании испытательного срока его утверждают в должности и в штатное расписание вноситься изменение об увеличении оклада.

В организации более старший по стажу сотрудник по личной инициативе готов помочь и проконсультировать работника, только что устроившегося в организацию.

Консультация - это форма услуги, человеку или фирме (организации), предоставляемой с целью объяснения ситуаций и решения, связанных с ними проблем [2,стр. 116].

В организации директором не предусмотрено наставничество нового сотрудника, что является недостатком, т.к. новому сотруднику было бы проще понять свои должностные обязанности и тогда качество и количество, выполненное им работы, улучшилось в значительно меньшие сроки, что благоприятно бы сказалось на работе организации в целом.

Наставничество - это процесс, в котором один человек (наставник) ответствен за должностное продвижение и развитие другого человека («но-вичка») вне рамок обычных взаимоотношений менеджера и подчиненного [1,стр.78].

.7 Обучение персонала

Виды обучения:

.        Профессиональна подготовка. Существует начальная, средняя и высшая профессиональная подготовка рабочих и специалистов с получением документа об образовании.

.        Повышение квалификации. Выполняется на профессиональных курсах, в школах менеджеров, на факультетах повышения квалификации в институтах бизнеса.

.        Переподготовка кадров. Выполняется в учебных заведениях, когда рабочие овладевают второй профессией, а служащие - второй специальностью.

.        Послевузовское профессиональное образование. Осуществляется для получения высшей профессиональной или научной квалификации в аспирантуре или докторантуре [1,стр.78].

В организацию ООО «Макс-мебель» принимаются рабочие и служащие с начальным, средним специальным и высшем профессиональным образованием, соответствующим их специальности.

Например, для занятия должности менеджера по продажам в ООО «Макс-мебель» необходимо иметь диплом об окончании высшего учебного заведения, соответствующий его специальности (менеджер, маркетолог). В организации предусмотрено плановое (каждые полгода) повышение квалификации в области продаж за счет компании для повышение эффективности работы менеджера, что является плюсом для организации.

1.8 Система работы с персоналом

На практике для того, чтобы выявить элементы, присутствующие в рассматриваемой организации, применяется метод цветодиогностики. Так зеленый цвет означает, что данный элемент присутствует в организации. Желтый - частично присутствует. Красный - отсутствует в организации.

Проанализировав схему «система работы с персоналом организации», представленной в приложении 1, методом цветодиогностики, можно сделать следующий вывод:

Работа с персоналом организации ООО «Макс-мебель» рассматривается как система, включающая классификацию персонала, подразделяющийся на производственный и управленческий персонал; кадровую политику, где стиль руководства директора организации является смешанным; подбор персонала, включающий в себя профессиональный подбор кадров и собеседование; оценку персонала, проходящую раз в год, где оценивается индивидуальный вклад и индивидуальный потенциал работника; расстановку, адаптацию и обучение персонала, в котором учитывается профессиональная подготовка кадров и присутствует плановое повышение квалификации отдельных должностей.

Глава II. Организация работы с персоналом

.1 Структура персонала

Структура - внутреннее устройство чего-либо [7].

Виды структур:

·        Организационная структура (отражает совокупность структурных подразделений и административные связи между ними);

·        Функциональная структура (отражает разделение управленческих функций между руководителем и отдельными подразделениями);

·        Штатная структура (определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы);

·        Социальная структура (характеризует трудовой коллектив по социальным признакам);

·        Ролевая структура (характеризует разделение членов коллектива по творческим, коммуникационным и поведенческим ролям) [1,стр.101,102].

Организационная структура - это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления. Представляется в виде схемы, отражающей совокупность структурных подразделений (звеньев) и административных связей между ними [1,стр.101].

Схема 2. Организационная структура ООО «Макс-мебель»

Из схемы 2 видно, что организационная структура имеет линейно-функциональный вид, т.к. она имеет функциональные органы (юрист, бухгалтер).

Социальная структура характеризует трудовой коллектив организации как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению [1,стр.105].

Численность персонала в ООО «Макс-мебель» составляет 29 человек. Из них управленческий персонал состоит из трех руководителей и трех специалистов; производственный персонал - из восемнадцати основных рабочих и пяти вспомогательных, что было рассмотрено в Главе I.

Рис. 1. Численность персонала ООО «Макс-мебель» по категориям.

Исходя из рис. 1, можно сделать вывод, что соотношение для организации является приемлемым, т.к. организация производит мягкую мебель, поэтому производственного основного персонала (84,51%) должно быть больше, чем производственного вспомогательного(6,49%) и управленческого персонала (9%).

Проанализируем трудовой коллектив организации ООО «Макс-мебель» по некоторым социальным признакам (пол, возраст и образование).

Первая важная характеристика - пол. Половая структура персонала организации - это соотношение групп персонала по полу (мужчины, женщины). (Рис. 2)

Рис. 2. Численность персонала ООО «Макс-мебель» по полу.

Как видно из рис. 2 большую долю среди производственного персонала занимают мужчины 75,47%, а среди управленческого персонал преобладает большее число женщин 12,76% . Это объясняется видом деятельности организации.

Следующая характеристика - возраст. Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава используем следующие группировки: до 30 лет; от 30 до 40; от 40 до 50 лет. (Рис. 3)

Рис.3. Возрастная структура персонала ООО «Макс-мебель».

По возрастному составу можно отметить следующее: 94,6% сотрудников относятся к категории до 30 лет и от 40 до 50 лет, при этом основную долю категории до 30 лет, занимает основной производственный персонал. Это обусловлено тем, что на вид деятельности, который выполняет основной производственный персонал, устраиваются люди сразу же после окончания средних профессиональных училищ, поэтому их возраст не достигает 30 лет.

По уровню образования структура характеризуется выделением лиц, имеющих среднее, среднее профессиональное и высшее образование. (Рис.4)

Рис. 4. Уровень образования персонала ООО «Макс-мебель».

Из рис. 4 видно, что основную долю персонала занимают лица, имеющее среднее профессиональное образование 74,7%. К ним в большей степени относится основной производственный персонал. Большая часть вспомогательного производственного персонала имеет среднее общее образование 14,8%. Высшее образование имеют все руководители и специалисты организации 10,4% .

Вывод:

) В организации представлены все категории работников (в организации большую часть составляет производственный персонал).

) Количество мужчин, работающих в организации, составляет 58,63%, а женщин - 41,37%.

) Выявлено, что возрастная категория людей, работающих в организации, до 30 лет составляет 47,3%, от 30 до 40 лет - 47.3%, от 40 до 50 лет - 5,4%, Люди пенсионного возраста отсутствуют в организации.

) Большая часть персонала имеет среднее профессиональное образование - 74,7. Высшее образование имеет 10,4% людей, работающих в организации, и 14,9% персонала имеют среднее общее образование.

Итак, кадровый потенциал в ООО «Макс-мебель» является удовлетворительным.

.2 Регламент управления

Регламент - это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения, организации, а также порядок проведения заседаний и конференций [1,стр.117].

Классификация регламента управления:

)        Организация в целом;

)        Персонал;

)        Информация управления;

)        Техника управления;

)        Процесс управления [1,стр.117]

Применим к анализу схемы «классификации регламентов управления» метод цветодиогностики, описанный в Главе I, и выявим элементы, присутствующие в организации.

В организации подробно разработаны регламенты, регулирующие деятельность организации в целом, регламенты по информационному обеспечению и регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления. А регламентам, регулирующие работу персонала и нормирующие процесс управления, уделено мало внимания, поэтому они разработаны менее подробно, нежели вышеуказанные.

.3 Анализ работы с документами в организации

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки [3]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Макс-мебель».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Макс-мебель», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в организации ООО «Макс-мебель» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Макс-мебель».

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Макс-мебель», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Входящие документы:

Документы, поступившие, в ООО «Макс-мебель» начинают свой путь от юриста организации. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

.        Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

.        Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются непосредственно директору организации, второго потока - в структурные подразделения.

Юрист организации производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Макс-мебель» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Макс-мебель» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ООО «Макс-мебель».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю ООО «Макс-мебель» и руководителя структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет юрист. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель ООО «Макс-мебель» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются к юристу. Он проверяет правильность оформления исходящих документов .

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «Макс-мебель».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Недостатки в работе с документами в ООО «Макс-мебель».

Целесообразно в ООО «Макс-мебель» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

В ООО «Макс-мебель» не существует отдельного структурного подразделения, в задачи которого входило бы обеспечение централизованного документооборота.

2.4 Научная организация труда

Организация труда в управлении - форма и порядок соединения живого труда с ресурсами управления для достижения высокой производительности и качества труда [4].

Организация рабочего места - совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке [4].

Организация рабочего места включает в себя:

·        Рабочее место;

·        Организацию рабочего места;

·        Рабочую зону;

·        Планировку рабочих мест [1,стр.142].

Выделяют следующие основные системы планировки помещений:

.        Кабинетная, при которой структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 человек);

.        Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100;

.        Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5-2,0 м [1,стр.142].

Планировка помещения в организации ООО «Макс-мебель» имеет кабинетную систему размещения структурных подразделений, отелов и служб организации.

Планировка рабочего места менеджера по продажам представлена на Рис. 5.

-        Рис. 5. Планировка рабочего места менеджера по продажам: 1 - шкаф; 2 - стол; 3 - ноутбук; 4 - стул; 5 - принтер; 6 - чайник; 7 - окна.

Менеджер по продажам использует такое программное обеспечение, как:

·        Microsoft Office

·        1С: Управление торговлей

.5 Жизненные цели человека

Индивидуальное планирование персонала заключается в постановке жизненных целей, разработке критериев их достижения и составлении индивидуальных планов работ.

Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека [1,стр.144].

Критерий достижения цели - количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможными вариантами (альтернативами) [1,стр.144].

В таблице 2 представлены жизненные цели менеджера по продажам ООО «Макс-мебель».

Таблица 2

Большое влияние на достижение жизненных целей сотрудника оказывает организация, в которой он работает. Ведь для достижения поставленных целей необходимо иметь хорошую заработную плату, которая напрямую зависит от преуспевания организации. А для этого необходимо, чтобы каждый сотрудник организации выполнял свою работу добросовестно, т.е. так, как будто он владелец организации.

.6 Основы лидерства

Лидер - лицо в какой-либо группе, пользующееся большим, признанным авторитетом и обладающее влиянием, которое проявляется как управляющие действия [5].

Менеджер - человек, который направляет работу других и несет персональную ответственность за ее результат [1,стр.154].

Лидерство - способность влиять на группу людей, чтобы побудить их работать для достижения поставленных целей [1,стр.154].

Управление - процесс воздействия на коллективы людей с целью эффективной координации их действий в производстве [1,стр.154].

Наиболее яркие типы отношений в управлении:

.        Неэффективное лидерство построено на отношениях типа «хозяин - раб», когда власть лидера практически абсолютна и может распространяться на решение вопросов о жизни и смерти членов его группы.

.        Авторитарное управление построено на традиционных отношениях «начальник - подчиненный», когда власть лидера поддерживается всеми нормативными документами административной системы.

.        Эффективно лидерство построено на новом типе отношений «лидер - последователь», когда лидер получает власть от последователей, признающих его ценность и важность для их совместной работы в группе.

.        Демократическое управление построено на типе отношений «выборный руководитель - подчиненный», когда в коллективе высокий уровень самоуправления и группа сама избирает лидера [1,стр.153].

Руководителю организации ООО «Макс-мебель» свойственен такой тип отношений, как авторитарное управление, построенный на традиционных отношениях «руководитель - подчиненный».

Для того, чтобы определить к какому типу управления (лидер или менеджер) относиться руководитель ООО «Макс-мебель», проанализируем таблицу 3 «отличие менеджера от лидера» и выявим элементы, наиболее характерные для него.

Таблица 3

Как видно из результата таблицы 3, руководитель ООО «Макс-мебель» является для своих подчиненных не только менеджером, но и лидером. Что является большим достоинством для руководителя.

.7 Формирование коллектива

Коллектив - средняя социальная группа, объединяющая людей, занятых решение конкретных задач, основанная на общности целей, принципов сотрудничества, сочетании индивидуальных и групповых интересов и работающая на одном предприятии или в одной организации [1,стр.164].

Группа - малая социальная группа, объединяющая людей, непосредственно контактирующих друг с другом на базе общности целей, норм поведения и сочетания индивидуальных и групповых интересов [1,стр.164].

В управлении коллективом очень важно сформулировать рабочие группы и в зависимости от ситуации и решаемых задач применять эффективные способы воздействия на группы.

Виды групп в зависимости от уровня работоспособности коллектива и достижения конечных результатов:

.        Группа «Х» - не способная и не желающая работать;

.        Группа «У» - частично способная и частично желающая работать;

.        Групп «Z» - полностью способная и желающая работать [1,стр.166].

Коллектив организации ООО «Макс-мебель» относится к группе «У». Коллектив подразделяется на группы, созданные без учета половозрастной профессиональной структуры. В коллективе существуют неформальные и формальные лидеры в микрогруппах. Присутствуют сотрудники, имеющие достаточный уровень знаний и умений для выполнения поставленных задач и небольшая доля сотрудников, не имеющих достаточный уровень знаний и умений для выполнения поставленных задач. Доминирует уравниловка в оплате труда передовых и отсталых работников. В коллективе иногда возникают конфликты и противоречия между отдельными микрогруппами и личностями.

Хорошие и доверительные взаимоотношения на работе - залог успешного, эффективного и плодотворного сотрудничества. Именно поэтому, мысли о том, как сплотить коллектив, должны присутствовать у руководителей организации постоянно. Для сплочения коллектива организации можно предложить следующие мероприятия:

1.  Мероприятия для сплочения коллектива могут проходить, как на территории офиса, так и за его пределами. И повод для их проведения может быть разный: день рождения сотрудника, юбилей основания фирмы, успешная реализация и воплощение в жизнь поставленных задач.

2.      Очень важно во время празднования событий, играющих не последнюю роль для компании в целом, озвучить вклад каждого сотрудника и подчеркнуть его значимость для компании в целом.

.        Вполне реально устроить поход в боулинг, совместные путешествия, экскурсии и походы.

.        Для сплочения коллектива, также можно проводить еженедельные или ежемесячные совещания. Грамотно построенные совещания - чрезвычайно важный момент во всем процессе работы, так как во время них сотрудники из разных отделов и разных специализаций учатся отстаивать свою точку зрения. Важно, чтобы не только самые активные работники, но и все остальные служащие высказывали свои мысли и соображения на этот счет.

.        Хорошим вариантом для сплочения коллектива, будут тренинги по тимбилдингу, что подразумевает собой общение с профессиональным психологом, который поможет объяснить положительные моменты этого эффективного общения.

2.8 Методы управления персоналом

Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают административные, экономические, социологические и психологические методы, которые различаются способами воздействия на людей [1,стр.214].

Проанализировав схему «взаимосвязь стимулов труда и методов управления в процессе мотивации», представленную в приложении 3 методом цветодиогностики, описанную в главе I, можно выявить следующие недостатки в управления персоналом в ООО «Макс-мебель»:

Недостатки в использовании экономических методов управления. Для увеличения продаж мягкой мебели руководителем устанавливаются планы реализации на месяц, по итогам продаж предыдущего месяца. Планы намеренно завышаются, чтобы организация получила дополнительные скидки от поставщиков. Однако руководство в следующем месяце приняло решение снова поднять планы продаж, мотивируя это тем, что раз смогли сейчас, значит, смогут и в следующем месяце. Это привело к тому, что сбыт мебели значительно уменьшился.

Недостатки в социологических методах управления. Руководство организации авторитарно устанавливает правила продаж, не спрашивая мнений и пожеланий сотрудников, от которых напрямую зависит благосостояние организации.

Недостатки в психологических методах. Персонал из-за руководства, которое установило завышенные планы продаж мягкой мебели на месяц, испытывает стресс на рабочем месте, что сказывается на качестве их работы.

Вывод к главе II

В ООО «Макс-мебель» организационная структура имеет линейно-функциональный вид.

Численность персонала в ООО «Макс-мебель» составляет 29 человек. Из них управленческий персонал- 6 человек; производственный персонал- 23 человека

Всего в организации работает 41,37% женщин и 58,63% мужчин. Возрастной состав организации делится на следующие категории: до 30 лет, от 30 до 40 лет, от 40 до 50 лет. Основная доля персонала имеет среднее профессиональное образование.

В организации в полной мере разработаны регламенты, регулирующие деятельность организации в целом, регламенты по информационному обеспечению и регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления. А регламентам, регулирующие работу персонала и нормирующие процесс управления, уделено мало внимания, поэтому они разработаны менее подробно, нежели вышеуказанные.

Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в организации ООО «Макс-мебель» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Макс-мебель».

Планировка помещения в организации ООО «Макс-мебель» имеет кабинетную систему размещения структурных подразделений, отелов и служб организации.

Директору организации свойственен такой тип отношений, как авторитарное управление, построенный на традиционных отношениях «руководитель - подчиненный».

Руководитель ООО «Макс-мебель» является для своих подчиненных не только менеджером, но и лидером.

Коллектив организации ООО «Макс-мебель» относится к группе «У» - частично способная и частично желающая работать. В коллективе существуют неформальные и формальные лидеры в микрогруппах. Доминирует уравниловка в оплате труда передовых и отсталых работников.

Заключение

Проанализировав главы I и II, можно выделить проблемы, имеющиеся в организации, и предложить пути их решения:

Проблема

При увольнении одного из сотрудников из организации временно прерывает процесс каких-либо функций.

Решение

Необходимо сформировать резерв кадров, чтобы каждый работник умел выполнять функции одного-двух работников своего уровня и планомерно перемещаться по различным должностям.

В ООО «Макс-мебель» отсутствует должность, которая занималась бы непосредственно подбором персонала и собеседование с соискателем проводит руководитель того подразделения, куда принимается сотрудник, что отвлекает работника от выполнения своих обязанностей, тем самым приостанавливая процесс работы.

Решение

Руководству компании необходимо нанять специалиста по персоналу.

Проблема

Недостатки в работе с документами в ООО «Макс-мебель».

Решение

Целесообразно в ООО «Макс-мебель» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

Проблема

В ООО «Макс-мебель» не существует отдельного структурного подразделения, в задачи которого входило бы обеспечение централизованного документооборота.

Решение

Руководству организации нужно принять на работу делопроизводителя, который будет отвечать за внедрение единого порядка работы с документами в организации и структурных подразделениях.

Проблема

В коллективе иногда возникают конфликты и противоречия между отдельными микрогруппами и личностями.

Решение

Руководство организации должно проводить мероприятия по сплочению коллектива.

Проблема

Руководство организации авторитарно устанавливает правила продаж, не спрашивая мнений и пожеланий сотрудников.

Решение

От подчиненных зависит благосостояние организации, поэтому с их мнением и пожеланием нужно считаться. Для этого директору нужно проводить ежемесячные или еженедельные собрания, на которых будут решаться проблемы, возникшие в организации и приниматься решения по их устранению.

Список используемой литературы

1. Егоршин А.П. Основы управления персоналом: Учебное пособие для вузов. - Нижний Новгород: НИМБ, 2003.

2.      Зайцев А.К. Исследование систем управления: Учебное пособие. Нижний Новгород: НИМБ, 2006.

.        "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.12.2014) (30 декабря 2001 г.)

.        Толковый словарь русского языка.

персонал менеджер документ управление

Приложение 1

Система работы с персоналом

Выделенное:

зеленым - присутствует в организации;

желтым - частично присутствует;

красным - отсутствует в организации;

Приложение 2

Регламент управления.

Приложение 3

Мотивация трудовой деятельности.

Приложение 4

Стили руководства

Приложение 5

Резюме на должность менеджера по продажам

. Иванова Ольга Сергеевна 24.09.1981 (33 года)

. Контактные данные:

ул. Советская, д.23 Нижний Новгород, Нижегородская обл.

.Цель:

Специалист по продажам

. Опыт работы:

Общий рабочий стаж 7лет и 10 месяцев.

Сентябрь 2006-январь 2007 4 месяца

Администратор Торгового Зала (Полная занятость)

Торговый Центр «ЦУМ», г. Нижний Новгород.

Должностные обязанности и достижения:

Организация работы торгового зала, общение с посетителями, решение бытовых проблем, анализирование сложившейся ситуации и принятие решений, написание отчетов.

Январь 2007-октябрь 2008 1 год и 9 месяцев

Ведущий специалист отдела кадров (Полная занятость)

ООО "Коммерческие автомобили-Группа ГАЗ", г. Нижний Новгород.

Должностные обязанности и достижения:

Оформление командировок сотрудникам, регистрация кадровой распорядительной документации, сдача документов в архив, формирование и планирование бюджета по командировкам и подбору персонала, анализ и написание отчетов. Подбор персонала - организация и участие в ярмарках вакансий, разработка плана мероприятий по подбору персонала, формирование бюджета на подбор сотрудников.

Ноябрь 2008-январь 2013 4 года и 2 месяца

Ведущий специалист отдела продаж (Полная занятость)

ООО "Коммерческие автомобили-Группа ГАЗ", г. Нижний Новгород.

Должностные обязанности и достижения:

Осуществление комплекса мероприятий по реализации з/ч дистрибьюторам на всей территории РФ. Формирование политики реализации запасных частей, в том числе в разрезе регионов. Проведение ежегодной договорной кампании среди дистрибьюторов. Планирование и обеспечение ежемесячного выполнения планов продаж з/ч дистрибьюторами. Обеспечение исполнения условий, порядка и сроков отгрузки з/ч потребителям.

Январь 2013- н.в. 1 год и 8 месяцев

Менеджер по продажам (Полная занятость)

ООО "Скай Прогресс", г. Нижний Новгород.

Должностные обязанности и достижения:

Взаимодействие с существующими клиентами поиск и привлечение новых клиентов в различных регионах РФ (по телефону), обработка заказов клиентов, совершение с клиентами сделок, осуществление комплекса мероприятий по реализации оборудования для спутникового телевидения на всей территории РФ. Мониторинг рынка. Составление отчетов.

. Образование:

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса. Факультет: Менеджмента и маркетинга. Специальность: Управление персоналом. Форма обучения: очная.

. Дополнительное образование:

Секретарь-референт (помощник руководителя). Институт прикладной экономики и конверсии военных кадров Волго-Вятской академии госслужбы, г. Нижний Новгород

. Профессиональные навыки:

Компьютерные навыки:

ПК - опытный пользователь (MS Word, Excel, Power Point, Internet, Outlook Express, PhotoShop, Pait, CorelDRAW (R), Corel PhotoPAIN (R), 1С: Зарплата + Кадры, 1С: Предприятие, dp_boss, кадровый документооборот, ADABAS), владение оргтехникой (кассовый аппарат, терминал по оплате с банковских карт, принтер, сканер, ксерокс, факс). Знание английского языка- базовый уровень.

. Личностные качества:

Ориентирование на цель, высокая производительность и работоспособность, обучаемость, инициативность, деловой подход, исполнительность, коммуникабельность, лояльность, неординарность, доброжелательность, креативность, чувство юмора, вредных привычек нет.

. Дополнительная информация:

Водительское удостоверение категории В. Хобби: Рисование, катание на лошадях, коньках, лыжах, играю в боулинг, бильярд.

Приложение 6

Приложение №. 5 к трудовому договору

Утверждаю Кузнецов М.В.

Генеральный директор ООО «Макс-мебель»

Должностная инструкция менеджера.

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.

.2. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению коммерческого директора и начальника отдела продаж.

.3. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела продаж.

.4. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:

нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

уставом организации;

правилами внутреннего трудового распорядка организации;

приказами и распоряжениями коммерческого директора и начальника отдела продаж;

настоящей должностной инструкцией.

. ФУНКЦИИ

.1. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное образование по специальности "менеджмент" или высшее (среднее) профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента. Кандидат на должность менеджера по продажам должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее полугода.

.2. Менеджер по продажам должен знать:

федеральные законы и подзаконные акты, регламентирующие ведение предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;

основы ценообразования и маркетинга;

основы рыночной экономики, конъюнктуру рынка, особенности и специфику рынка соответствующего региона;

основы предпринимательства и ведения бизнеса, правила и принципы продаж;

основы налогообложения;

ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой продукции;

условия хранения и транспортировки продукции;

психологию, этику делового общения, правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;

порядок разработки бизнес-планов, коммерческих соглашений, договоров;

структуру коммерческой службы и отдела продаж организации;

правила работы с компьютером и эксплуатации офисной техники.

. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

.1. Организация и ведение продаж:

поиск потенциальных клиентов;

работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей их ведущему менеджеру

по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;

ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;

оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения

соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;

выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа

с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;

мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

.2. Планирование и аналитическая работа:

составление ежемесячного плана продаж;

анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов организации;

предоставление отчетов ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.

.3. Обеспечение продаж:

прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;

информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, дат отгрузки и способов доставки продукции;

передача в отдел логистики заявок на доставку продукции клиентам;

участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;

взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;

участие в рабочих совещаниях;

ведение рабочей и отчетной документации;

поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.

.4. Контроль:

отгрузок продукции клиентам;

финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в торговле.

. ПРАВА

.1. Менеджер по продажам имеет право:

ставить вопрос перед руководством о повышении размера заработной платы, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников организации;

вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы, улучшению условий труда;

запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

требовать от руководителя отдела продаж оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав;

требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

.1. Менеджер по продажам несет ответственность за:

неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

совершение в процессе своей деятельности правонарушений - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации организации - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.

.1. Режим работы Менеджера по продажам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

С должностной инструкцией ознакомлен: Сурикова Е.А.

"11» сентября.2014 г.