Автоматизация деятельности кадрового агентства
ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ ИНЖЕНЕРНЫХ
КАДРОВ
КАФЕДРА «СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ПОИСКОВОГО КОНСТРУИРОВАНИЯ»
МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЙ КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
По теме: «Автоматизация деятельности
кадрового агентства»
Выполнил: Тюляева И.А.
студент гр. АУЗ-461с
Проверил: Кравец А.Г.
Проф. каф. САПР и ПК,
доктор технических наук
Волгоград 2014 г.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
. Постановка задачи
. Цель и задачи курсового проекта
. Актуальность выполняемой работы
. Обзор аналогов, сравнение с уже созданными системами,
выделение ключевых отличий
.1 Автоматизированная система «Дельта: Кадровое агентство»
.2 Автоматизированная система «Триплан-Персонал»
.3 Автоматизированная система «Служба кадров»
.4 Автоматизированная система «E-Staff Рекрутер»
.5 Сравнительный анализ представленных систем
. Проектирование автоматизированной системы.
.1 Текстовое описание бизнес процессов протекающих на
предприятии
.2 Описание бизнес процессов в виде диаграмм
.3 Функциональная схема
.4 Формирование приблизительной архитектуры системы
.5 Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С
.6 Планируемые подсистемы программного комплекса в
представлении 1С
.7 Планируемые таблицы базы данных
.8 Примеры экранных форм
.9 Требования к программному обеспечению
.10 Требования к аппаратному обеспечению
.11 Перечень нормативно-технических документов, используемых
при разработке
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение
кадровый агентство
автоматизация
Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны.
Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как
большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления
данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации
используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают
компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить,
структурировать и систематизировать большие объемы данных.
Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления
как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается
актуальной.
1.
Постановка задачи
Сущность поставленной задачи заключается в разработке автоматизированной
системы «Кадровое агентство», которая после выполнения всех этапов работы
должна иметь возможности по оформлению и принятию заявок от работников,
желающих найти свободные вакансии, регистрацию свободных вакансий, давать
возможность автоматического поиска соответствий свободных вакансий и
безработных граждан, которые подали заявки.
2.
Цель и задачи курсового проекта
Целью создания автоматизированной системы является повышение
эффективности работы кадрового агентства путем обеспечения достоверности
информации о соискателях, сокращения времени обработки данных по специалистам
для их трудоустройства, уменьшения трудозатрат на обработку заявок заказчиков
агентства.
Для этого необходимо выполнить следующие задачи:
- провести анализ деятельности кадрового агентства;
- рассмотреть существующие аналоги автоматизированных систем,
выявить их достоинства и недостатки;
- разработать концепцию автоматизации деятельности кадрового
агентства;
- спроектировать систему.
3.
Актуальность выполняемой работы
Актуальность выполнения данной работы заключается в том, что в настоящее
время кадровым агентствам приходиться обрабатывать большое количество
информации, которую довольно сложно обработать уже имеющимися офисными
пакетами. Как следствие, остро встает вопрос автоматизации работы, что в
последствии повлечет высвобождение некоторого количества трудовых ресурсов.
4.
Обзор аналогов, сравнение с уже созданными системами, выделение ключевых
отличий.
4.1 Автоматизированная
система «Дельта: Кадровое агентство»
Центр автоматизации учета «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации
работы кадрового агентства - «Дельта: Кадровое агентство». Решение
предназначено для организации ввода, хранения и обработки банка данных,
используемого в работе кадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных
работников, моделей рабочих мест. Реализован также широкий спектр сервисных
функций.
Программа позволяет хранить предопределенные анкетные данные о
потенциальном работнике. Кроме данных, ввод которых изначально заложен в
программе, пользователю предоставляется возможность самостоятельно определять
произвольную структуру и тип дополнительных данных, присутствующих в анкете.
Таким образом, достигается полнота анкетных данных, необходимых для работы
кадрового агентства. При этом пользователь остается независим от разработчика
программы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач.
Предусмотрена функция сканирования и хранения цифрового образа
фотографических изображений и прочих документов. Т.е. программа позволяет
сопроводить анкету работника фотографией, а также «прицепить» к анкете копии
документов, затребованных работодателем и необходимых для участия в конкурсе
(копия диплома, аттестаты и пр.). Кроме предопределенных печатных форм,
заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечатки
анкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функция
распечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данных
программы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставления
работодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкеты
работником и ввода данных в программу).
В программе реализована функция подбора по банку данных:
- подбор анкет работников, удовлетворяющих требованиям
конкретной модели рабочего места;
- подбор моделей рабочего места, требованиям которых
удовлетворяет конкретный работник.
Функция подбора работает с учетом вариации требований к кандидатам по
приоритету (обязательные, желательные). Специалисты (модели рабочего места) в
выборке также сортируются по приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие).
Кроме этого программа позволяет сформировать и вывести на печать произвольную
выборку анкет работников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.
Программа дополнительно позволяет:
- вести учет долгов клиентов КА и соискателей, получать баланс
взаиморасчетов с контрагентами;
- печатать акт выполненных работ по факту подбора работников
под конкретную модель рабочего места;
- хранить и обрабатывать результаты профессиональных и
психологических тестов, предлагаемых работнику;
- хранить историю контактов и взаимодействий как с работниками,
так и с работодателями;
Универсальность решения достигается также довольно простой адаптацией его
под пожелания конкретного пользователя. На этом этапе могут быть изменены и
диалоговые формы, предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и
печатные формы, генерируемые программой. При необходимости на программу может
быть «возложено» решение дополнительных задач, актуальных для конкретного
кадрового агентства.
«Дельта: Кадровое агентство» не является самостоятельной программой и
предназначено для использования с любой компонентой системы программ «1С:
Предприятие 7.7».
4.2 Автоматизированная система «Триплан-Персонал»
Программа «Триплан-Персонал» - это автоматизированная система управления
персоналом.
Основные функции системы:
- создание иерархической структуры предприятия любой сложности,
работа с филиалами предприятия и несколькими юридическими лицами, а также
отражение ее на любой момент времени;
- ведение личных карточек, в которых содержится разнообразная
информация о сотруднике;
- хранение фотографий сотрудников;
- оперативный учет кадровых перемещений;
- привязка должностных инструкций к должностям;
- ведение штатного расписания;
- ведение архива предприятия;
- учет информации о претендентах для возможности анализа при
подборе кандидатуры на вакансии;
- автоматический расчет стажа работника;
- планирование и автоматический расчет продолжительности
ежегодных оплачиваемых и дополнительных отпусков;
- формирование шаблонов индивидуальных и групповых приказов по
отделу кадров и их печать;
- формирование стандартных отчетов и статистических данных с
помощью мощного редактора отчетов;
- получение выборок необходимой информации любой сложности с
помощью мощной системы фильтрации;
- разграничение прав доступа к информации;
- интеграция с другими программными продуктами.
4.3 Автоматизированная система «Служба кадров»
Автоматизированная система «Служба кадров» предназначена для
автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и
организациях различных форм собственности.
Внедряется в отделе кадров (службе управления персоналом) для облегчения
и ускорения следующих работ:
- ведение личных карточек работников;
- приём, перевод и увольнение работников;
- внутреннее совместительство;
- оформление отпусков и командировок;
- ведение приказов и отчётной документации;
- получение статистической информации.
Основные возможности системы:
- хранение всех данных необходимых для форм №Т-2 и №Т-2ГС (Постановление №1
от 05.01.2004);
- многопользовательская работа;
- создание и сохранение в базе данных новых отчётов и изменение
ранее сохранённых;
- построение запросов и их сохранение в базе данных, для
последующего использования;
- печать унифицированных форм №Т-2 и №Т-2ГС;
- ведение штатного расписания;
- использование механизма приказов, формы: Т-1, Т-1а, Т-5,
Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а (Постановление №1 от 05.01.2004);
- ведение графика отпусков;
- возможность приёма работника на неограниченное число
должностей по внутреннему совместительству;
- одновременное использование двух видов оплаты труда:
"вилка" и единая тарифная сетка;
- автоматический подсчёт до 10-ти видов стажа, в том числе 7
пользовательских.
4.4 Автоматизированная
система «E-Staff Рекрутер»
Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для HR-служб компаний,
осуществляющих подбор сотрудников, и для кадровых агентств. E-Staff Рекрутер -
система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в
рекрутинге.
Функциональные возможности программы E-Staff Рекрутер:
- хранение штатной структуры (для кадровых служб компаний);
- ведение учета клиентов (для кадровых агентств), а также
произвольных контрагентов (поставщиков) ;
- учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;
- автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:
- поиск кандидатов в Интернет;
- импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft
Word или OpenOffice;
- работа с кандидатами;
- настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для
просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через
корпоративный портал;
- возможность назначения кандидатам тестирования через внешнюю
систему тестирования;
- хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии
и заказчику;
- отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым
шаблонам;
- поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и
по произвольным словам;
- возможность работы нескольких пользователей в сети;
- получение статистики как по всей компании так и по каждому
рекрутеру;
- расширение базы дополнительными полями и справочниками,
используемыми в компании.
4.5 Сравнительный
анализ представленных систем
В ходе изучения каждой системы, был сформулирован ряд ключевых критериев,
по которым имеется возможность провести сравнительный анализ имеющихся
программ:
К1) создание и отражение структуры организации;
К2) кадровый документооборот;
К3) инструментарий поиск;
К4) инструментарии отчетов;
К5) использование баз данных;
К6) эргономика;
К7) сложность в настройке, освоении, использовании (общая);
К8) возможность расширения системы.
Системы по каждому критерию оцениваются по шкале от 1 до 5, где:
- неудовлетворительно, 2 - удовлетворительно, 3 - нормально, 4 - хорошо,
5 - превосходно.
Таблица 1. Сравнительный анализ систем
Наименование системы
|
Критерии оценки
|
|
К1
|
К3
|
К4
|
К5
|
К6
|
К7
|
К8
|
К9
|
Конфигурация «Дельта:
Кадровое агентство»
|
5
|
4
|
5
|
4
|
5
|
3
|
4
|
«Триплан-Персонал»
|
4
|
5
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
4
|
«Служба кадров»
|
4
|
4
|
4
|
3
|
3
|
3
|
4
|
2
|
E-Staff Рекрутер
|
5
|
4
|
5
|
5
|
5
|
5
|
4
|
3
|
5.
Проектирование
автоматизированной системы
5.1 Текстовое
описание бизнес процессов протекающих на предприятии
Объектом автоматизации является работа кадровых и рекрутинговых агентств.
Кадровое, или рекрутинговое агентство, - посредник на рынке труда, организация,
оказывающая услуги работодателям по поиску и подбору персонала и/или
оказывающая услуги соискателям по поиску работы и трудоустройству, а также другие
сопутствующие услуги. Для успешной и эффективной работы, существует
необходимость в решении следующих задач:
- обновляемая и дополняемая база кандидатов и клиентов;
- учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают
сотрудники;
- поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;
- учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока
и т.д.
Автоматизация этих задач позволит эффективно и быстро облегчить труд
менеджеров кадрового агентства, автоматизировав рутинные операции по обработке,
сопоставлению заявок и резюме, тестированию дав возможность оперативно получать
информацию об отношениях кадрового агентства с работодателями и кандидатами.
5.2 Описание
бизнес процессов в виде диаграмм.
Состав задач требующих автоматизации в виде диаграмм IDEF0 AS IS
представлен в приложение А.
Состав автоматизируемых задач в виде диаграмм IDEF0 TO BE представлен в
приложение Б.
5.3 Функциональная
схема
Функциональная схема представлена в приложение В.
5.4 Формирование
приблизительной архитектуры системы.
Приблизительная архитектура системы представлена в приложение Г.
5.5 Схема
архитектуры планируемой системы в представлении 1С.
Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С представлена в
приложении Д.
5.6 Планируемые
подсистемы программного комплекса в представлении 1С
1. Подсистема «Информация об агентстве, настройки программы».
- внесение информации о кадровом агентстве;
- внесение информации о сотрудниках;
- настройки программы (услуги агентства: услуги работодателям,
услуги соискателям).
. Подсистема «Работа с работодателями».
- внесение основной информации о работодателе;
- заключение договора;
- внесение информации о вакансиях работодателя;
- подбор соискателей;
- внесение информации о предложенных соискателях,
собеседованиях, отказах;
- внесение информации о закрытии вакансий.
. Подсистема «Работа с соискателями».
- внесение основной информации о соискателе;
- заключение договора;
- внесение резюме;
- подбор вакансий;
- внесение информации о предложениях, собеседованиях, отказах;
- внесение информации о трудоустройстве.
. Подсистема «Отчетность».
- вакансии (по критериям отбора);
- резюме (по критериям отбора);
- история работы с работодателями;
- история работы с соискателями;
- отчет по сотрудникам агентства;
- анализ работы.
. Подсистема «Дополнительная функциональность».
- резервное копирование информационной базы.
5.7 Планируемые
таблицы базы данных.
Справочники:
- организации;
- должности;
- соискатель;
- работодатель
- вакансия;
- резюме;
- учебная деятельность соискателя (структурированное хранение);
- профессии;
- договоры (организаций);
- счета (организаций).
Документы:
- собеседования (соискателя на должность организации);
- договоры, заключенные с работодателями;
- договоры, заключенные с соискателями;
- профессии соискателя (список профессий конкретного
соискателя).
5.8 Примеры
экранных форм
Примеры экранных форм представлены в приложении Е.
5.9 Требования
к программному обеспечению
Программа должна корректно работать на следующем программном обеспечении:
– операционная система Windows XP SP3 или более поздняя версия;
– платформа «1С: Предприятие 8»;
5.10 Требования
к аппаратному обеспечению
Системные программные средства, используемые программой, должны быть
представлены лицензионной локализованной версией операционной системы Windows
NT/ХР/Vista/7. Персональный компьютер, с процессором Intel Pentium/ Celeron
1.8ГГц и выше, рекомендованный объем оперативной памяти 512 Мб, жесткий диск со
свободным пространством 300 Мб.
5.11
Перечень нормативно-технических документов, используемых при разработке.
При разработке автоматизированной информационной системы и создании
проектно-эксплуатационной документации следует руководствоваться требованиями
следующих нормативных документов:
– ГОСТ 19.201-78. Техническое задание. Требования к содержанию и
оформлению;
– ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные
системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;
– ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Виды, комплексность и обозначение документов при
создании автоматизированных систем;
– РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная
технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные
системы. Требования к содержанию документов.
Приложение А
Состав задач требующих автоматизации (диаграммы IDEF0 AS IS)
Рис. 1. Деятельность кадрового агентства
Рис. 2. Деятельность кадрового агентства (Второй уровень декомпозиции)
Приложение Б
Автоматизируемые задачи (IDEF0 TO BE)
Рис. 3. Деятельность кадрового агентства
Рис. 4. Подбор персонала для конкретной заявки
Приложение В
Рис. 5. Функциональная схема автоматизированной системы «Кадровое
агентство»
Приложение Г
Формирование приблизительной архитектуры системы
Рис. 6. Приблизительная архитектура системы «Автоматизация кадрового
агентства».
Приложение Д
Рис. 7 . Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С
Приложение Е
Рис. 8. Форма справочника «Соискатель»
Рис. 9. Форма справочника «Должности»
Рис. 10. Форма документа «Журнал собеседований»
Рис. 11. Форма отчета «Кандидаты»