Управление документооборотом
Минобрнауки России Федеральное
государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального
образования Тульский государственный университет
Кафедра «Менеджмент организаций»
Контрольная работа
«Управление документооборотом»
Студент
Костолындин И.В.
Тула, 2013
Содержание
Введение
. Составить штатное расписание
. Составить расписание графика отпусков
. Составить протокол заседания акционерного общества
. Составить акт о списании имущества
. Составить акт о приеме-передаче дел
Заключение
Список литературы
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это
специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении,
оформлении документов, их обработке и хранению.
Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их
количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные
материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и
электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом
объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы
аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных
лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация
работы с документами является координирующим центром конкретного структурного
подразделения, что на практике означает полную осведомленность о
местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки,
подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо
для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным
должностным лицам закрепленного подразделения.
1. Составить штатное расписание
Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий
работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого
документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной
платы. При составлении штатного расписания используется унифицированная формы
штатного расписания № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ №1
от 5 января 2004 г. Составляют штатное расписание работники на которых
возложена эта обязанность приказом. При составлении штатного расписания у
руководителей структурных подразделений может запрашиваться информация о
необходимости увеличить или уменьшить численность работников по какой-то
должности (специальности, профессии), ввести новые должности и др.
Штатное расписание содержит следующие сведения:
· наименование структурных подразделений;
· наименование должностей, специальностей, профессий;
· количество штатных единиц;
· размер оклада и (или) тарифной ставки;
· наличие и размер надбавки и пр.
. Составить расписание графика отпусков
Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены четыре вида
отпусков:
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы (содержания);
• отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком
Во-первых, в графике должны быть отражены не только ежегодные основные
оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, за работу с вредными и
(или) опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный
рабочий день). Согласно Трудового кодекса Российской Федерации статья 120 при
исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с
основным отпуском.
Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна
быть меньше установленной законодательством. Следует помнить, что отдельным
категориям работников полагаются основные оплачиваемые отпуска удлиненные, то
есть более 28 календарных дней. Например, несовершеннолетним - 31 календарный
день (ст. 267 ТК РФ); инвалидам - не менее 30 календарных дней.
В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей
должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
. Составить протокол заседания акционерного общества
Законодательство об обществах с ограниченной ответственностью практически
не содержит требований к порядку оформления протокола общих собраний
участников. Единственное, что закрепляет Федеральный закон от 08.02.1998 №
14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - ФЗ «Об ООО»), это
обязанность единоличного исполнительного органа (обычно - генерального
директора) организовать его ведение и последующее хранение в специальной книге
протоколов общего собрания участников (далее - ОСУ). Это требование
устанавливает п. 6 ст. 37 ФЗ «Об ООО».
· место и время проведения общего собрания акционеров;
· общее количество голосов, которыми обладают акционеры -
владельцы голосующих акций общества;
· количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие
участие в собрании;
· председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня
собрания.
Кроме того, протокол должен содержать основные положения выступлений,
вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения,
принятые собранием.
Данные
положения закона детализированы Федеральной Комиссией по Ценным бумагам в
разделе 5 постановления ФКЦБ РФ от 31.05.2002 № 17/пс «Об утверждении Положения
о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего
собрания акционеров» (далее - постановление ФКЦБ РФ). В настоящее время именно
этот документ определяет основные требования к порядку оформления протоколов
ОСА. Одновременно он служит базовым ориентиром и при составлении протоколов
ОСУ. Это объясняется тем, что при наличии пробелов в действующем
законодательстве об ООО судебные органы активно прибегают к аналогии закона и
используют для ООО нормы, регулирующие деятельность акционерных обществ.
. Составить акт о списании имущества
. Cначала следует сказать, что акт о
списании ОС по форме № ОС-4 составляется комиссией, состав которой назначается
приказом руководителя организации. Сюда могут входить такие сотрудники, как
бухгалтер, технолог, инженер и другие.
. Составьте акт в двух экземплярах, один из которых передайте в
бухгалтерию для дальнейшего учета, а второй - лицу, ответственному за
сохранность данного инвентаризуемого объекта.
. Сначала заполните «шапку» формы, то есть напишите наименование
организации полностью, например, Общество с ограниченной ответственностью
«Восток». Строкой ниже укажите наименование структурного подразделения.
4.
Справа в форме вы увидите маленькую табличку, ее нужно заполнить согласно
названию, то есть укажите информацию <#"790164.files/image004.gif">
Далее
составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность
составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие
действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо
проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с
предписанным сроком хранения.
Следующим
шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов.
Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий
особенности организационной структуры и условия труда работников компании.
Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации
прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами.
Заключение
документ протокол акт расписание
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая
организацию документирования и управления документацией в процессе реализации
функций учреждения, организации и предприятия.
Основной целью работ с документами в организации является руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления. Служба, работающая с документацией решает следующие задачи:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный архив;
сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации и
подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему),
прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе
применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию
деятельности организации.
С введением в действие унифицированных форм первичной учетной
документации возникает основа для создания единой системы кадровой документации
и исключения из документирования учета и движения кадров неоправданных
различий, сложившихся из-за несовершенства действовавшей ранее
нормативно-методической базы.
Список литературы
1. Алексенцев А.И. Подготовка и
издание конфиденциальных документов на бумажных носителях//Секретарское дело,
2012, № 3.
. Андреева В.И. Делопроизводство в
кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.:
Бизнес-школа, 2008, 224 с.
. Андреева В.И. Делопроизводство.
Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009, 187 с.
. Быкова Т.А., Мосягина О.В.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод.
пособие. - М.: МИФИ, 2011, 68 с.
. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В.
Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2008, 76 с.
6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в
органах представительной и исполнительной власти. - Саратов, 2009.
. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. - М., 2011, с.3.
8. Документы и делопроизводство:
Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов:
Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2012, 271 с.
. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на
компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009, 208 с.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2009, 818 с.
. Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд.,
доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2009, 144с.
. Тейлор Клэр. Основы
делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. - М.: СолСистем; Финансы и
статистика, 2011, 176 с.