Анализ документационного обеспечения управления Удмуртского УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения
Министерство образования и науки РФ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное
учреждение высшего профессионального
образования
«Удмуртский государственный
университет»
Институт права, социального
управления и безопасности
Кафедра информационной безопасности в
управлении
Выбор системы электронного
документооборота для Управления Федеральной антимонопольной службы по
Удмуртской Республике.
Курсовая работа по дисциплине
«Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления»
Орлова Сергея
Петровича
студента
группы О-350800-41(к) специальности «Документоведение и документационное
обеспечение управления»
Научный
руководитель
старший
преподаватель кафедры ИБвУ
Исхаков Р. И.
Ижевск 2014
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
. Характеристика Удмуртского УФАС России
. Разработка требований и системы оценки СЭД
.1 Составление перечня предъявляемых основных функциональных
и системно - технических требований к СЭД
.2 Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для
экспертной оценки
. Поиск систем электронного документооборота
. Сравнительный анализ выбранных СЭД
.1 Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых
основных требований
.2 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих требованиям
.3 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и
внедрением и выбор программного обеспечения для системы ДОУ
. Оценка результатов внедрения
.1 Описание объекта исследования с внедренной системой
автоматизации ДОУ
.2 Оценка экономической эффективности при внедрении системы
автоматизации
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
Документ является основным способом представления информации на любом
современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого
использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения
деятельности. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на
ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта
и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того,
насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически,
малоэффективное использование накопленной информации может привести к
неэффективной работе. Ведь вовремя не полученная информация или документ это,
прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие
этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными
документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и
безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации
деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют
современные системы электронного документооборота.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Электронный документооборот - это документооборот с использованием
автоматизированной информационной системы (системы электронного
документооборота).
Принципы электронного документооборота:
1. Однократная регистрация документа.
2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
3. Непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени
жизни документа.
4. Единая база документной информации, позволяющая исключить
возможность дублирования документов.
5. Эффективно организованная система поиска документа,
позволяющая быстро находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам
документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из
отчётов.
Управление Федеральной антимонопольной службы по Удмуртской Республике
(далее Удмуртское УФАС России) осуществляет функции по контролю за соблюдением
антимонопольного законодательства, законодательства в сфере деятельности
субъектов естественных монополий, рекламы, а также по контролю в сфере
размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для
федеральных государственных нужд.
Для эффективной работы Удмуртского УФАС России необходима рациональная
организация документооборота. Необходимо учитывать значимость электронного
документооборота, так как организация работы с документами влияет на качество
работы аппарата управления, организацию отдельных работников и работу
организации в целом. Приоритетной целью в сфере управления документацией
является сокращение объёма вводимой информации вручную, тем самым обеспечивая
сокращение времени на операции, необходимо отметить, что вышесказанное является
актуальной проблемой.
Цель работы: анализ документационного обеспечения управления Удмуртского
УФАС России и выбор системы электронного документооборота для внедрения.
Исходя из цели, можно выделить следующие задачи:
1. Выявление особенностей автоматизации системы ДОУ Удмуртского УФАС
России.
. Составление перечня предъявляемых требований к системе автоматизации
ДОУ.
. Проведение сравнительного анализа СЭД и выбор оптимальной СЭД для
внедрения в Удмуртское УФАС России.
4. Оценка эффективности и результатов внедрения СЭД.
Структурно работа состоит из введения, пяти глав и заключения.
Основой при выполнении курсовой работы послужили анализ системы ДОУ
непосредственно на рабочих местах делопроизводственных работников, изучение
документов о службе ДОУ, ее структуре, задачах и в Удмуртском УФАС России.
При написании работы был использованы научные труды таких авторов как
Гавердовский А.С., в работе которого описывается концепция и принципы внедрения
СЭД. В работе «Правда об электронном документообороте» Д. А. Романова, Т. Н.
Ильиной рассказывается о современных технологиях в области электронного
документооборота, описываются СЭД с указанием их плюсов и минусов. В статье
А.Б. Пахчаняна приводится обзор различных СЭД, а также проводится сравнительный
анализ. На сайтах разработчиков СЭД указана исчерпывающая информация об их
программных продуктах.
1.
ХАРАКТЕРИСТИКА УДМУРТСКОГО УФАС РОССИИ
Удмуртское УФАС России является территориальным органом Федеральной
антимонопольной службы и состоит из следующих следующие структурных
подразделений:
. Финансово-административный отдел.
. Отдел контроля органов власти.
. Отдел контроля рекламы и недобросовестной конкуренции.
. Отдел контроля естественных монополий и природных ресурсов.
. Отдел контроля товарных и финансовых рынков.
. Отдел контроля размещения государственного заказа.
Отдел возглавляется начальником отдела. В отделе также работают специалисты
(старшие государственные инспекторы, ведущие специалисты-эксперты,
специалисты-эксперты, специалисты 1 разряда). (Структура Удмуртского УФАС
России представлена в Приложении № 1).
Анализ функций и организации ДОУ.
В Удмуртском УФАС России ДОУ осуществляется в Финансово-административном
отделе. В отдел так же входит бухгалтерия и системные администраторы.
Документы, поступающие на бумажных носителях, документы в электронном
виде, факсограммы проходят первичную обработку и регистрируются в финансово-административном
отделе. Затем поступают на рассмотрение руководством службы и доставляются
исполнителям. Приём, регистрация и доклад документов, содержащих
конфиденциальную информацию, осуществляется отдельно от других документов.
После регистрации корреспонденция передается руководителю Удмуртского
УФАС России или лицу, временно исполняющему его обязанности, для вынесения
резолюции.
Документы после доклада руководству службы возвращаются в
финансово-административный отдел, вносятся в базу входящей корреспонденции,
распределяются по отделам, записываются в журнал регистрации входящей
корреспонденции и под подпись в журнале передаются на исполнение в
соответствующие отделы (исполнители сами приходят в Финансово-административный
отдел за документами).
Начальники отделов Удмуртского УФАС России обеспечивают оперативное
рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления,
контроль качественного исполнения документов по существу вопроса. Исполнение
документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку
проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством службы, подготовку к пересылке адресату.
Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело, учёт, обобщение и анализ хода
результатов исполнения документов, информирование руководства Удмуртского УФАС
России о ходе исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль
исполнения документов осуществляет руководитель Удмуртского УФАС России,
заместители руководителя и начальники отделов, несущие персональную
ответственность за своевременное и качественное их исполнение. Снятие с
контроля исполненного поручения осуществляется в финансово-административном
отделе после фактического выполнения поручения.
Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта
документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении),
регистрации и отправке.
Организация работы с внутренними документами состоит в разработке проекта
документа, его согласовании, оформление документа, его подписание (в случае
необходимости утверждение), доведение до сведения сотрудников (если документ
требует исполнения, то исполнение, контроль исполнения), помещение документа в
дело.
Дела формируются в Удмуртском УФАС России децентрализовано, т.е. в
отделах. С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или до
уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их
формирования. Руководитель структурного подразделения ФАС России несет
персональную ответственность за сохранность документов и дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
хранятся в архиве учреждения либо передаются на хранение в Центральный
государственный архив Удмуртской Республики на депозитарной основе.
Справочная работа, в основном, ведётся по входящей и исходящей
корреспонденции, которая регистрируется в MS Excel. Поиск других видов документов осуществляется по
бумажным журналам регистрации.
Потоки движения документов на различной стадии их подготовки представлены
в виде оперограммы в Приложении № 2.
Так как в Удмуртском УФАС России бумажный документооборот, то требования
к защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа следующие:
. Запрещено выносить документы из здания.
2. Конфиденциальные документы должны храниться в сейфе или
металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома, а вход
надежно закрываться. Необходима сигнализационная система и системы пожарной
безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или
в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника.
3. Работа с такими документами должна производиться в отдельном
помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу
сотрудников, давших подписку о неразглашении служебной тайны.
. Проставление грифа ограничения доступа к документу.
Своевременное установление грифа конфиденциальности является одним из основных
элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить
безопасность.
. Нельзя допускать проникновения в хранилище с конфиденциальными
документами посторонних людей. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и
др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного
за хранение конфиденциальных данных.
Таким образом, можно сказать, что проблемы, возникающие при работе с
документами связаны с отсутствием в Удмуртском УФАС России СЭД. Чтобы документ
дошел до исполнителя, последнему необходимо забирать документы в
Финансово-административном отделе. Время поиска документа велико, так как поиск
производится вручную и в Финансово-административном отделе.
Уровень автоматизации ДОУ
Компьютерная сеть:
Каждый отдел имеет несколько компьютеров - у начальника отдела и
специалистов (подробнее в Приложении №1). Каждый работник со своего рабочего
места имеет выход в сеть Internet. Сотрудники имеют свои папки на сервере, которые структурированы по
организационной структуре предприятия. В эти папки, как правило, помещаются
входящие документы, не требующие регистрации и рассмотрения руководством.
Используемое аппаратное обеспечение
|
Характеристика
|
Сервер
|
Клиент
|
|
Процессор
|
Intel Core i3 (4 ядра) 2,4 ГГц
|
Intel Core i3 (2 ядра) 1,7 ГГц
|
|
Объём оперативной памяти
|
6 Гб
|
2 Гб
|
|
Размер жёсткого диска
|
500 Гб
|
250 Гб
|
Используемое системное программное обеспечение
|
Характеристика
|
Сервер
|
Клиент
|
|
Операционная система
|
Microsoft Windows Server 2008 R2
|
Windows 7
|
|
Антивирусное программное обеспечение
|
Kaspersky Anti-Virus
|
Kaspersky Anti-Virus
|
Используемое прикладное программное обеспечение
|
Характеристика
|
Сервер
|
Клиент
|
|
MS Office
|
Outlook, Word, Excel, PowerPoint,
Access
|
Outlook, Word, Excel, PowerPoint,
Access
|
|
Браузер
|
Mozila Firefox
|
Mozila Firefox
|
|
Графические редакторы
|
Paint
|
Paint
|
Таким образом, в Удмуртском УФАС России процесс делопроизводства строго
регламентирован, но имеет низкий уровень автоматизации. Используется простая
локальная сеть, простое программное обеспечение, хотя аппаратное обеспечение
имеет неплохие характеристики. Делопроизводственные работы тормозятся из-за
отсутствия СЭД.
2. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ И СИСТЕМЫ ОЦЕНКИ СЭД
.1 СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫХ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ И
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ТРЕБОВАНИЙ К СЭД
Функциональные и системно-технические требования ориентированы на
соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и
корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой,
качественного и бесперебойного её функционирования.
Функциональные требования.
Делопроизводство: создание документов (использование шаблонов
документов), возможность прикрепления документов, регистрация документов,
контроль исполнения документов, информационно-справочная работа (поиск
регистрационной карточки), подготовка статистических данных о документообороте,
учёт передачи подлинников и копий документов, ведение номенклатуры дел, наличие
справочников-классификаторов, автоматизированная доставка электронных
документов, согласование проектов документов, получение необходимых стандартных
форм и журналов.
Организация электронного архива: хранение информации, поиск документов по
различным реквизитам, списание документов, организация доступа к архиву,
безопасное хранение документов.
Обеспечение задач электронного документооборота: технология цифровой
подписи (ЦП), работа с электронными файлами, средства криптозащиты, регистрация
документов, поступивших по электронным каналам связи, история работы с
документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление документооборотом: управление потоками документов внутри
организации, передача документов на исполнение, контроль за движения (передачи)
документов, определение местонахождения документов, получение информационных
материалов, сводок, отчетов для представления руководству.
Системно-технические требования.
Программная реализация: технология клиент - сервер, СУБД MS SQL, совместная работа над документами, наличие
электронной почты, наличие средств резервного копирования, наличие средств
сканирования документов, удалённый доступ, дружелюбный интерфейс.
Сетевая ОС для серверной части: Microsoft Windows Server 2008 R2.
Сетевая ОС для клиентской части: Windows 7.
Эксплуатационные требования: надёжность, безопасность системы, количество
одновременно работающих пользователей, вызов офисных приложений для просмотра,
редактирования и печати документов, перекрестные ссылки документов друг на
друга, администрирование системы.
Адаптационные возможности: простота установки, удобство настройки
системы, возможность обучения работы с системой, возможность получения
технической поддержки, возможность самостоятельно ликвидировать мелкие
неполадки, возможность развития системы.
.2 ВЫБОР СИСТЕМЫ ВЕСОВЫХ КОЭФФИЦИЕНТОВ ДЛЯ ЭКСПЕРТНОЙ ОЦЕНКИ
|
1. Функциональные требования
|
От 0 до 100
|
|
1.1. Делопроизводство
|
От 0 до 52
|
|
Создание документов (использование шаблонов документов)
|
От 0 до 3
|
|
Возможность прикрепления документов
|
От 0 до 3
|
|
Регистрация документов
|
От 0 до 5
|
|
Контроль исполнения документов
|
От 0 до 5
|
|
Информационно-справочная работа (поиск регистрационной
карточки)
|
От 0 до 3
|
|
Подготовка статистических данных о документообороте
|
От 0 до 5
|
|
Учёт передачи подлинников и копий документов
|
От 0 до 5
|
|
Ведение номенклатуры дел
|
От 0 до 5
|
|
Наличие справочников-классификаторов
|
От 0 до 3
|
|
Автоматизированная доставка документов
|
От 0 до 5
|
|
Согласование проекта документов
|
От 0 до 5
|
|
Получение необходимых стандартных форм и журналов
|
От 0 до 5
|
|
1.2. Организация электронного архива
|
От 0 до 15
|
|
Хранение информации
|
От 0 до 3
|
|
Поиск документов по различным реквизитам
|
От 0 до 3
|
|
Списание документов
|
От 0 до 3
|
|
Организация доступа к архиву
|
От 0 до 3
|
|
Безопасное хранение документов
|
От 0 до 3
|
|
1.3. Обеспечение задач электронного документооборота
|
От 0 до 18
|
|
Технология цифровой подписи (ЦП)
|
От 0 до 3
|
|
Работа с электронными файлами
|
От 0 до 3
|
|
Средства криптозащиты
|
От 0 до 3
|
|
Регистрация документов, поступивших по электронным каналам
связи
|
От 0 до 3
|
|
История работы с документами
|
От 0 до 3
|
|
Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов
|
От 0 до 3
|
|
1.4. Управление документооборотом
|
От 0 до 15
|
|
Управление потоками документов внутри организации
|
От 0 до 3
|
|
Передача документов на исполнение
|
От 0 до 3
|
|
Контроль за движением (передачи) документов
|
От 0 до 3
|
|
Определение местонахождения документов
|
От 0 до 3
|
|
Получение информационных материалов, сводок, отчётов для
предоставления руководству
|
От 0 до 3
|
|
2. Системно-технические требования
|
От 0 до 100
|
|
2.1. Программная реализация
|
От 0 до 40
|
|
Технология клиент - сервер
|
От 0 до 5
|
|
СУБД MS SQL
|
От 0 до 5
|
|
Совместная работа над документами
|
От 0 до 5
|
|
Наличие электронной почты
|
От 0 до 5
|
|
Наличие средств резервного копирования
|
От 0 до 5
|
|
Наличие средств сканирования документов
|
От 0 до 5
|
|
Удалённый доступ
|
От 0 до 5
|
|
Дружелюбный интерфейс
|
От 0 до 5
|
|
2.2. Сетевая ОС для серверной части
|
От 0 до 5
|
|
Microsoft Windows Server 2008 R2
|
От 0 до 5
|
|
2.3. Сетевая ОС для клиентской части
|
От 0 до 5
|
|
Windows 7
|
От 0 до 5
|
|
2.4. Эксплуатационные требования
|
От 0 до 30
|
|
Надёжность
|
От 0 до 5
|
|
Безопасность системы
|
От 0 до 5
|
|
Количество одновременно работающих пользователей,
|
От 0 до 5
|
|
Вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и
печати документов
|
От 0 до 5
|
|
Перекрестные ссылки документов друг на друга
|
От 0 до 5
|
|
Администрирование системы
|
От 0 до 5
|
|
2.5. Адаптационные возможности
|
От 0 до 20
|
|
Простота установки
|
От 0 до 3
|
|
Удобство настройки системы
|
От 0 до 3
|
|
Возможность обучения работы с системой
|
От 0 до 3
|
|
Возможность получения технической поддержки
|
От 0 до 3
|
|
Возможность самостоятельно ликвидировать мелкие неполадки
|
От 0 до 5
|
|
Возможность развития системы
|
От 0 до 3
|
Таким образом, были выбраны функциональные требования к СЭД
(делопроизводственные процессы, подлежащие автоматизации) и
системно-технические требования, предъявляемые к программному обеспечению для
автоматизации ДОУ. Также была выбрана система весовых коэффициентов для
экспертной оценки, так как при проведении сравнения автоматизированных систем
удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.
3.
ПОИСК СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
|
Производитель и распространитель в России
|
Название
|
Предназначение
|
Возможности
|
|
НПО «Компьютер» Компания DIRECTUM
|
DIRECTUM
|
Повышение эффективности работы всех сотрудников организации
в разных областях их совместной деятельности
|
Система состоит из модулей. Управление электронными
документами: создание и хранение документов; поддержка версий документов и
ЭП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа; история
работы с документами; поиск документов. Управление деловыми процессами:
согласование и обработка документов; выдача электронных заданий и контроль их
исполнения; поддержка свободных и жестких маршрутов. Управление договорами:
процесс согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а
также оперативной работы с ними. Управление совещаниями: подготовки и
проведение совещаний; формирование и рассылка протокола. Управление
взаимодействием с клиентами: ведение единой базы организаций и контактных
лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; анализ
эффективности продаж и маркетинговых воздействий. Канцелярия: регистрация
документов, ведение номенклатуры дел, рассылка и контроль местонахождения
документов, организация обмена электронными документами с ЭП с другими
организациями. Обращения граждан и организаций: работа с обращениями граждан
в государственных организациях и на крупных предприятиях.
|
|
Cognitive Technologies
|
Е1 ЕВФРАТ
|
Система предназначена для комплексной автоматизации
процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации
корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов.
|
Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и
заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над
документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска
информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также
отслеживание состояния процессов. Подсистема взаимодействия удалённых
серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами,
а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ.
|
|
Компания ЭОС
|
«ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ»
|
Система предназначена для автоматизации процессов
делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также
ведение полностью электронного документооборота в организации.
|
1. Регистрация документов. Регистрируются как поступившие
извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы,
договоры, обращения граждан. 2. Работа с файлами (электронными документами).
Система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование,
удаление, подписание электронной подписью, разграничение прав доступа. В
качестве дополнительной защиты при подписании файла электронной подписью
выдаётся предупреждение о непрочитанных файлах 3. Работа с поручениями
(выдача, исполнение и контроль). 4. Кабинеты. Кабинет представляет собой
набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя
должностного лица: на визирование или подписание, ожидающие вынесения
резолюции и т.д. 5. Работа с проектами документов. Система поддерживает
полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением
предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание). 6. Прием и
внешняя рассылка документов. автоматизация функций приема-отправки входящих и
исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме. 7.
Движение документов внутри организации. Автоматическая передача документов по
локальной сети. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с
прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника 8. Формирование дел.
Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных,
так и электронных документов. Но для более глубокой работы по ведению и учету
архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» 9.
Информационно-справочная работа. Пользователям доступно создание поисковых
запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного
использования. В системе существуют встроенные инструменты для получения
формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с
документами. 10. Удаленный доступ. Опция «ДЕЛО-WEB», позволяющий работать с
документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной
работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP.
|
|
Научно-Технологический Центр Институт Развития Москвы
|
Золушка-канцелярия
|
Автоматизация регистрации, обработки и контроля исполнения
документов
|
Комплекс состоит из трех подсистем: “Служебная
корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма граждан”. Основные
функции комплекса: - регистрация входящей, исходящей почты и сопроводительных
документов; - регистрация и контроль каждого пункта документа; - поиск
документов по любому известному реквизиту; - контроль исполнительской
дисциплины; - выдача напоминаний о сроках исполнения документов; - подготовка
справок, сводок, и списков; - формирование истории движения документов; -
организация доступа к электронным копиям документов.
|
|
Компания «ЛАНИТ»
|
LanDocs
|
Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации
процессов документооборотаделопроизводства и ведения архива электронных
документов в организациях различного масштаба и специализации.
|
Система поддерживает выполнение следующих функций:
регистрация документов; управление хранением документов, интеграция с
офисными приложениями; рассылка документов сотрудникам организации; настройка
на этапы документооборота; поиск документов; обмен документами и сообщениями,
направление заданий на исполнение; контроль исполнения документов и заданий;
архивирование документов, восстановление документов из архива; регламентация
доступа к документам и функциям системы; отчётность по документообороту;
работа через интернет; ЭП; справочники системы; интеграция с внешними Windows-приложениями; настройка на
организационную структуру предприятия.
|
|
Компания "ИнтерТраст"
|
OfficeMedia
|
Автоматизация документооборота в рабочих группах и
небольших организациях.
|
- подготовка договоров, согласование, визирование, хранение
их актуального реестра; - подготовка, согласование и передача документов на
регистрацию; - регистрация всех видов документов компании; - создание по всем
видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на
них; - контроль исполнения документов и резолюций; - автоматическая доставка
электронных документов исполнителям, осуществление обратной связи между
инициатором задания и исполнителем; - сканирование большого числа документов,
создание и ведение электронных архивов документов; - ведение работы с
клиентами; - планирование работ, контроль исполнения планов; - ведение
проектов, учет рабочего времени сотрудников. В систему входят подсистемы:
OfficeMedia-Внешние контакты, OfficeMedia-Управление и планирование,
OfficeMedia-Делопроизводство, OfficeMedia-Учет материальных ценностей.
|
|
Компания «Градиент - Новые технологии»
|
Олимп - Делопроизводство и Документооборот
|
Управление процессами создания, обработки, тиражирования,
хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и
автоматизированного выполнения основных процедур современного
делопроизводства
|
Состоит из модулей: Канцелярия: регистрация внутренней,
входящей и исходящей корреспонденции; формирование и учет исполнения
резолюции; контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел; отправка
исходящей корреспонденции по электронной почте; прием электронных писем и
регистрация их в журнале входящих документов; поддержка электронной подписи.
Контроль исполнения: регистрация письменных и устных поручений с указанием
исполнителя, контролера и срока исполнения; контроль исполнения поручений,
учет переносов срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины по
сотрудникам и подразделениям; отслеживание исполнения документов. Хранилище
документов: структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным
электронным документам; проектирование любой удобной структуры хранилища и
архива документов; создание резервной копии архива документов; Web-доступ к
документам; гибкая система разграничения доступа к документам; создание
перекрестных ссылок между документами прямо в тексте; настройка уведомлений
пользователям о появлении в указанных разделах новых документов. Электронный
документооборот: безбумажная технология коллективной работы над документами;
проектирование маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений
о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; перемещение документа по
спроектированному маршруту; назначение соисполнителей по документу,
формирование рецензий; мониторинг хода исполнения процесса; анализ движения
документа; анализ текущей загруженности подразделений. Управление
совещаниями: этот модуль позволяет организовать и автоматизировать процесс
подготовки совещания, а также контролировать процесс исполнения решений
совещаний
|
|
Логика бизнеса (экс. БОСС-Референт)
|
Логика ЕСМ СЭД (экс. БОСС-Референт)
|
Предназначена для автоматизации управленческого
документооборота и делопроизводства.
|
Система содержит функциональные блоки, позволяющие
реализовать: Поддержку процессов согласования: дает возможность использования
типовых и создания специализированных процессов; предусматривает возможность
изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования; позволяет вести
контроль процесса согласования; обеспечивает информацию о версиях документов
и истории согласования. Контроль исполнения поручений: обеспечивает учет всех
выданных поручений; позволяет отслеживать своевременность выполнения
поручений; формирует статистику по выполнению поручений и обработке
документов. Работу с входящей и исходящей корреспонденцией: обеспечивает
регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах; позволяет
связывать документы между собой; дает возможность накладывать резолюции и
готовить проекты резолюций; обеспечивает работу нескольких канцелярий в
рамках единого информационного пространства.
|
Из вышеуказанных программных продуктов выберем для сравнительного анализа
те, которые наиболее удовлетворяют требованиям, определённым в предыдущем
разделе. Так как важными критериями являются автоматизация процесса
делопроизводства, организация электронного архива, автоматизация
документооборота и управление документооборотом, а также немаловажной является
программная реализация, то для дальнейшего анализа выберем следующие СЭД:
. DIRECTUM.
. Олимп.
. «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».
. Логика ЕСМ СЭД (экс. БОСС-Референт).
. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ВЫБРАННЫХ СЭД
.1 ОЦЕНКА ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫХ
ОСНОВНЫХ ТРЕБОВАНИЙ
В качестве экспертов были выбраны студенты. Из полученных оценок было
выведено среднее арифметическое. Результаты оценки приведены в таблице.
Обозначим СЭД следующим образом: А - DIRECTUM, В - Олимп, С -
ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ, D - Логика ЕСМ СЭД
(экс. БОСС-Референт).
|
Критерии
|
Экспертная оценка
|
|
А
|
B
|
C
|
D
|
|
1. Функциональные возможности
|
|
|
1.1. Делопроизводство
|
|
|
Создание документов (использование шаблонов)
|
3
|
3
|
3
|
1
|
|
Возможность прикрепления документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Регистрация документов
|
5
|
4
|
5
|
3
|
|
Контроль исполнения документов
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Информационно-справочная работа (поиск РКК)
|
3
|
3
|
2
|
2
|
|
Подготовка статистических данных о документообороте
|
5
|
3
|
5
|
3
|
|
Учёт передачи подлинников и копий документов
|
4
|
3
|
5
|
4
|
|
Ведение номенклатуры дел
|
5
|
3
|
4
|
|
Наличие справочников-классификаторов
|
3
|
2
|
3
|
3
|
|
Автоматизированная доставка документов
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Согласование проекта документа
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Получение необходимых стандартных форм и журналов
|
5
|
5
|
5
|
4
|
|
Итого по делопроизводству
|
51
|
44
|
51
|
42
|
|
1.2. Организация электронного архива
|
|
|
Хранение информации
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Поиск документов по различным реквизитам
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Списание документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Организация доступа к архиву
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Безопасное хранение документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Итого по организации электронного архива
|
15
|
15
|
15
|
15
|
|
1.3. Обеспечение задач электронного документооборота
|
|
|
Технология цифровой подписи
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Работа с электронными файлами
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Средства криптозащиты
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Регистрация документов, поступивших по электронным каналам
связи
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
История работы с документами
|
3
|
2
|
3
|
2
|
|
Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Итого по обеспечению задач электронного документооборота
|
18
|
17
|
18
|
17
|
|
1.4. Управление документооборотом
|
|
|
Управление потоками документов внутри организации
|
3
|
2
|
2
|
2
|
|
Передача документов на исполнение
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Контроль за движение (передачей) документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Определение местонахождения документов
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставлению
руководству
|
3
|
2
|
3
|
2
|
|
Итого по управлению документооборотом
|
15
|
13
|
14
|
13
|
|
Итого по функциональным требованиям
|
99
|
89
|
98
|
87
|
|
2. Системно-технические требования
|
|
|
2.1. Программная реализация
|
|
|
Технология клиент-сервер
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
СУБД MS SQL
|
5
|
5
|
5
|
1
|
|
Совместная работа над документами
|
5
|
4
|
4
|
5
|
|
Наличие электронной почты
|
1
|
5
|
1
|
1
|
|
Наличие средств резервного копирования
|
3
|
5
|
2
|
5
|
|
Наличие средств сканирования документов
|
3
|
4
|
5
|
3
|
|
Удалённый доступ
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Дружелюбный интерфейс
|
5
|
4
|
4
|
3
|
|
Итого по программной реализации
|
32
|
37
|
31
|
28
|
|
2.2. Сетевая ОС для серверной части
|
|
|
Microsoft Windows Server 2008 R2
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
2.3. Сетевая ОС для клиентской части
|
|
|
Windows 7
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
2.4. Эксплуатационные требования
|
|
|
Надёжность
|
5
|
5
|
4
|
4
|
|
Безопасность системы
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Количество одновременно работающих пользователей
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и
печати документов
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Перекрестные ссылки документов друг на друга
|
5
|
5
|
5
|
5
|
|
Администрирование системы
|
5
|
4
|
3
|
3
|
|
Итого по эксплуатационным требованиям
|
30
|
29
|
27
|
27
|
|
2.5. Адаптационные возможности
|
|
|
Простота установки
|
3
|
2
|
2
|
3
|
|
Удобство настройки систем
|
3
|
2
|
1
|
2
|
|
Возможность обучения работы с системой
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Возможность получения технической поддержки
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Возможность самостоятельно ликвидировать мелкие неполадки
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Возможность развития системы
|
3
|
3
|
3
|
3
|
|
Итого по адаптационным возможностям
|
18
|
16
|
15
|
17
|
|
Итого по системно-техническим требованиям
|
90
|
92
|
83
|
82
|
|
ИТОГО
|
189
|
181
|
181
|
169
|
документооборот программный требование электронный
Таким образом, была проведена оценка СЭД с точки зрения предъявляемых
основных функциональных требований и системно-технических характеристик. В
результате этой оценки. Наибольшую суммарную оценку набрала СЭД DIRECTUM, на
втором и третьем местах СЭД Олимп и ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ, а меньше всех баллов
набрала СЭД Логика ЕСМ СЭД (экс. БОСС-Референт).
.2 ОТБОР ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ, УДОВЛЕТВОРЯЮЩИХ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫМ
ТРЕБОВАНИЯМ
В результате проведённой оценки СЭД выяснилось, что функциональным
требованиям в большей степени соответствуют системы DIRECTUM и
ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ. Они же являются лидерами и по системно-техническим
требованиям, но равную с суммарной оценкой системы ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ получила
оценку система Олимп.
На основании проведённой оценки СЭД выберем те, которые получили наибольшую
суммарную оценку. Это следующие системы:
1. DIRECTUM. Система в большей степени соответствует функциональным и
системно-техническим требованиям, полностью автоматизирует операции работы с
документами с момента создания до момента уничтожения (списания в дело),
включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты
данных, обладает большими возможностями, надёжностью и средствами защиты.
2. Системы Олимп и ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ получили равную суммарную
оценку. Они практически ничем не уступают системе DIRECTUM в
делопроизводственных возможностях, но отстают по таким характеристикам, как
простота установки, удобство настройки и администрирование системы. Для
дальнейшего сравнительного анализа предпочтительнее является система ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ,
так как она получила высокую оценку по делопроизводственным возможностям и
уступает системе Олимп лишь по незначительным параметрам.
Таким образом, для дальнейшего сравнительного анализа выбраны две СЭД:
. DIRECTUM.
2. ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ.
4.3 СРАВНИТЕЛЬНАЯ ОЦЕНКА ЗАТРАТ, СВЯЗАННЫХ С ПРИОБРЕТЕНИЕМ И
ВНЕДРЕНИЕМ, ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ СЭД
Внедрение СЭД для Удмуртского УФАС России целесообразно для каждого
работника, т.е. на 28 рабочих мест. Наличие необходимых технических средств и
их соответствие требованиям позволяют исключить затраты на покупку технических
средств. Проведём расчёт стоимости внедрения для выбранных СЭД. Все цены были
взяты с официальных сайтов систем.
DIRECTUM.
Цена базовой серверной лицензии (Standart для средних организаций,
максимальное число пользователей 100) = 16800 руб. Выбираем стандартный
вариант, так как он является оптимальным в соотношении цены и качества. В
варианте Lite отсутствуют многие функциональные
возможности, а вариант Enterprise предназначен для крупных организаций.
Цена базовой клиентской лицензии на модули «Управление электронными
документами» и «Управление деловыми процессами» = 6800 руб. для 1 клиента. 6800
руб. * 28 = =190400 руб.
Цена на дополнительные модули для 1 клиента: «Канцелярия» = 5900 руб.;
«Управление заседаниями и совещаниями» = 3500 руб.; "Обращение граждан и
организаций" = 7700 руб.; серверная лицензия "Веб-доступ" =
59200 руб.
Модуль «Канцелярия» необходим для 2 рабочих мест, то 5900 руб.*2 = 11800
руб.
Модуль «Управление заседаниями и совещаниями» необходим для 1 рабочего
места, то 3500 руб.
Модуль "Обращение граждан и организаций" необходим для 1
рабочего места, то 7700 руб.
Комплекс документации по системе DIRECTUM (10 книг) 5000 руб.
Обучение администраторов (1-5 человек, 16 ч.) 15000 руб.
Обучение группы пользователей (до 10-15 человек) 10000 руб/ч. Группа
пользователей будет обучаться 3 часа, а потом обучит других сотрудников
организации. Это возможность сэкономить денежные средства. 10000 руб. * 3 ч. =
30000 руб.
Сопровождение установки и адаптации сетевого ПО на сервере 5000 руб.
Сопровождение установки и адаптации сетевого ПО на рабочем месте 1500
руб. * 28 = 42000 руб.
Итого:16800+190400+59200+11800+3500+7700+5000+15000+30000+5000+42000 =
386 тыс. руб.
ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ
Стоимость лицензии для 21-50 рабочих мест - 8500 руб. Следовательно, для
28 рабочих мест стоимость лицензий будет составлять 8500 руб. * 28 = 238000
руб.
Серверная лицензия на подсистему «ДЕЛО-WEB» 12600 руб.
Стоимость на опцию «Сканирование» (необходима для 2 рабочих мест) 3600
руб.*2 = 7200 руб.
Стоимость на опцию «Поточное сканирование» 18000 руб. (опция «Поточное
сканирование» для 1 рабочего места).
Стоимость на опцию «Печать штрих-кода» (необходима для 1 рабочего места)
18000 руб.
Стоимость на опцию «Поиск по штрих-коду» (необходима для 1 рабочего
места) 890 руб.
Сканер для поиска по штрих-коду (необходим для 1 рабочего места) 3400
руб.
Стоимость лицензии на опцию «ЭП и шифрование» (необходимо установить для
руководителя, его заместителей и начальников отделов) 6960 руб. * 8 = 55680
руб.
Стоимость лицензии на опцию «Защита от НСД» 2500 руб. * 8 = 20000 руб.
Комплекс документации по системе Дело (11 книг) 5000 руб.
Обучение системных технологов (1-5 человек, 16 ч.) 15000 руб.
Обучение группы пользователей (до 12 человек) 10000 руб/ч. Группа
пользователей будет обучаться 3 часа, а потом обучит других сотрудников
организации. Это возможность сэкономить денежные средства. 10000 руб. * 3 ч. =
30000 руб.
Сопровождение установки и адаптации сетевого ПО на сервере 5000 руб.
Сопровождение установки и адаптации сетевого ПО на рабочем месте 1500
руб. *28 = 42000 руб.
Итого:238000+12600+7200+18000+18000+890+3400+55680+20000+5000+15000+30000+5000+42000
= 470 тыс. руб.
Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не
учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции,
скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Поэтому данный расчёт
стоимости внедрения СЭД не является точным и полным, так как вся необходимая
информация по услугам и ценам не предоставлена на официальных сайтах.
Таким образом, проанализировав различные СЭД и выполнив сравнительную
оценку затрат на их внедрение, можно сделать выбор в пользу СЭД DIRECTUM, так
как система соответствует функциональным и системно-техническим требованиям,
полностью автоматизирует операции работы с документами с момента создания до
момента уничтожения (списания в дело). На её внедрение необходимо меньше
затрат, чем на систему ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ и при внедрении системы DIRECTUM, компания
предоставляет больше скидок и гарантий. Исходя из вышесказанного, для внедрения
в Удмуртское УФАС России выбираем СЭД DIRECTUM.
.
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ
5.1 ОПИСАНИЕ УДМУРТСКОГО УФАС РОССИИ С ВНЕДРЁННОЙ СЭД
В результате сравнительной оценки для внедрения в Удмуртское УФАС России
была выбрана СЭД DIRECTUM. Были выбраны следующие модули системы:
. «Управление электронными документами»
2. «Управление деловыми процессами»
. «Канцелярия»
. «Управление заседаниями и совещаниями»
. «Обращения граждан и организаций»
Модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми
процессами» входят в базовую клиентскую лицензию и будут установлены на все
двадцать восемь рабочих места. Модуль «Канцелярия» будет установлен только в
Финансово-административном отделе, который выполняет делопроизводственные
функции, на двух рабочих местах. Модуль «Управление заседаниями и совещаниями»
будет установлен на рабочем месте сотрудника, отвечающего за управление
совещаниями и заседаниями. Модуль «Обращения граждан и организаций» будет
установлен в Финансово-административном отделе, так как функции по приёму
обращений граждан и организаций закреплены за этим отделом. Схема объекта с
размещёнными на ней модулями СЭД DIRECTUM представлена в приложении № 1.
.2 ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СЭД
Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ выберем
следующие параметры: объём документооборота, время на выполнение операции с
документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.
Объём документооборота определялся по объёмы входящей и исходящей
корреспонденции и представлен в Приложении № 3.
Суммарные затраты времени в чел./днях вычисляется следующим образом:
среднее время выполнения (переводится в часы) делится на время работы
сотрудника в день и умножается на ежедневное количество операций. Для удобства
расчётов за число сотрудников, выполняющих операцию возьмём 1 сотрудника.
Ежедневное количество операций есть частное от деления ежемесячного
количества операции на количество рабочих дней в месяц.
Пример: 
0,00875 - чел./дни для 1 операции в день. 0,00875*58 = 0,5 -
чел./дни для ежедневного количества операций.
Оценка затрат на выполнение типовых операций.
|
Выполняемая операция
|
Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.
|
Среднее время выполнения после внедрения системы, мин.
|
Число сотрудников, выполняющих операцию
|
Ежемесячное количество операций (количество операций в
день)
|
Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел/дни
|
Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел/дни
|
|
Обработка поступающих документов (приём, проверка
целостности упаковки, правильности адресования, регистрация)
|
4
|
2,4
|
1
|
1278 (58)
|
0, 5
|
0,3
|
|
Обработка отправляемых документов (проверка правильности
оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе,
регистрация, отправка)
|
4,8
|
2,3
|
1
|
1095 (50)
|
0,5
|
0,2
|
3
|
1,9
|
1
|
115 (5)
|
0,03
|
0,019
|
|
Передача документа на исполнение
|
4
|
1
|
1
|
1278 (58)
|
0,4
|
0,12
|
|
Контроль исполнения документов
|
4,2
|
3
|
1
|
1500 (68)
|
0,6
|
0,425
|
|
Контроль исполнения заявлений граждан
|
4,2
|
3,6
|
1
|
80 (4)
|
0,035
|
0,03
|
|
Снятие с контроля
|
3
|
1,8
|
1
|
1580 (72)
|
0,45
|
0,27
|
|
Согласование документов
|
18
|
3,6
|
1
|
20 (1)
|
0,037
|
0,0075
|
|
Подготовка типовых отчётов
|
8
|
3
|
1
|
50 (2)
|
0,02
|
0,0125
|
|
Поиск документа
|
6
|
2
|
1
|
300 (13)
|
0,16
|
0,05
|
|
Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа
|
3
|
1
|
1
|
1580 (72)
|
0,45
|
0,15
|
|
Оформление дел
|
4,5
|
3
|
1
|
50 (2)
|
0,018
|
0,0125
|
|
Составление годовых разделов описей дел
|
6,7
|
6
|
1
|
50 (2)
|
0,027
|
0,025
|
|
Приём дел в архив из структурного подразделения
|
19,5
|
10
|
1
|
1 (0,04)
|
0,0016
|
0,0009
|
|
Итого
|
93
|
45
|
14
|
9427
|
3,2
|
1,6
|
Таким образом, разница в чел./днях составляет 3,2 - 1,6 = 1,6 чел./дней.
Рассчитаем стоимость рабочего времени сотрудника. Для этого з/п сотрудника
разделим на количество рабочих дней в месяце. Пусть з/п равна 15000 руб., тогда
Для расчёта экономии после внедрения СЭД необходимо разницу в чел./днях
умножить на стоимость рабочего времени сотрудника. 1,6чел./дней * 682 руб. =
1091руб. в день. Ежемесячная экономия составит 1091 руб. * 22 = 24002 руб.
Таким образом, для Удмуртского УФАС России целесообразно внедрение СЭД.
Для обеспечения эффективности работы необходимо внедрение только пяти модулей.
Для каждого сотрудника определяется свой состав устанавливаемых модулей в
зависимости от выполняемых им функций. При оценке экономической эффективности
от внедрения СЭД было выявлено, что внедрение системы позволит экономить 24000
рублей в месяц, следовательно, затраты на внедрение СЭД DIRECTUM окупятся за
1,5 года.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате проделанной работы можно сделать следующие
выводы.
Был проведён анализ документационного обеспечения управления в Удмуртском
УФАС России, в результате которого было выявлено, что процесс делопроизводства
строго регламентирован, но имеет низкий уровень автоматизации. Используется
простая локальная сеть, простое программное обеспечение, хотя аппаратное
обеспечение имеет неплохие характеристики. Делопроизводственные работы
тормозятся из-за отсутствия СЭД.
Был составлен перечень, предъявляемых основных функциональных и
системно-технических требований, и выбрана система весовых коэффициентов для
экспертной оценки. Также был произведён поиск СЭД. Для того чтобы выбрать
наиболее оптимальную систему, был проведён сравнительный анализ, то есть
проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов. В результате
оценки СЭД наибольшую суммарную оценку набрали DIRECTUM и ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ, так
как наиболее удовлетворяют предъявляемым требованиям. Выбор СЭД для внедрения в
Удмуртское УФАС России на заключительном этапе заключался в оценке затрат,
связанных с приобретением. В результате этой оценки меньшую сумму затрат на
приобретение необходимо для СЭД DIRECTUM, поэтому она была выбрана для
внедрения.
В последней главе была дана характеристика Удмуртского УФАС России с
внедрённой СЭД DIRECTUM. Для обеспечения эффективности работы необходимо
внедрение только пяти модулей «Управление электронными документами»,
«Управление деловыми процессами», «Канцелярия», «Управление заседаниями и
совещаниями», «Обращения граждан и организаций»
Для каждого сотрудника определяется свой состав устанавливаемых модулей в
зависимости от выполняемых им функций. Также была проведена оценка
экономической эффективности от внедрения СЭД, в результате которой было
выявлено, что внедрение системы позволит экономить 24000 рублей в месяц,
следовательно, затраты на внедрение СЭД DIRECTUM окупятся за 1,5 года.
Также внедрение СЭД позволит обеспечить максимальное использование ПО,
уже установленного в Удмуртском УФАС России, повышение исполнительской
дисциплины, сокращение затрат времени на рутинные операции с документами,
минимизировать потерю документов.
Таким образом, были выполнены основные задачи курсовой работы и
достигнута поставленная цель.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ
Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Нормы
времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному
обеспечению органов управления (утв. Постановлением Минтруда от 10 сентября
1993 № 152).
3. Межотраслевые
укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению
управления (утв. постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72).
. Бачило
И. Л., Семилетов С. И., Тиновицкая И. Д. и др. Электронный документ и
документооборот: правовые аспекты. М.: ЮНИОН РАН, 2003. - 208 с.
. Романов
Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. М.:
ДМК Пресс, 2008. - 224 с.
6. Тарасова
М. Е. СЭД: тогда мы идём к вам! // Секретарь-референт. 2010. № 4.
7. Инструкция
по делопроизводству в Управлении Федеральной антимонопольной службы по
Удмуртской Республике от 15.02.2011 г.
8. <http://www.directum.ru/>
. <http://www.eos.ru/>
. <http://www.olimp.udm.ru/>