для освобождения места на жёстком диске пользуйтесь специальными программами.
Однако важно не только создать аппаратное обеспечение сохранности электронных документов и использовать его, но не менее важно уметь обрабатывать и работать с этими документами в системе делопроизводства, что позволяет делопроизводителю эффективно работать и обеспечивать качество своей работы, а также обеспечить их сохранность.
Систематизацию документов осуществляют с помощью каталога. Он позволяет структурировать поток информации, предотвращая хаотичное размещение документов.
В каталоге (директории) не могут существовать два файла с одинаковыми именами. Удобнее придерживаться правила - имя файла не должно превышать восьми символов (без включения пробелов и специальных символов), т.к. файл с таким именем может быть запущен в любом редакторе без ограничений.
Периодическая ревизия каталогов документов помогает сортировать и своевременно освобождаться от устаревших и ненужных. Документы, не использующиеся в текущей работе, следует сбрасывать в архив. В качестве архива можно использовать жёсткий диск и флэш-накопители.
В электронный архив документ отправляют сразу по завершении его в делопроизводстве. Архивом служит база данных - это хранилище информации в систематизированном виде. Периодически базу данных сортируют по столбцам, т.е. выстраивают данные в определённой последовательности, например временной, что очень важно в делопроизводстве. Базу данных можно использовать для формирования личных дел, а также для формирования номенклатуры дел на основе табличного редактора Excel.
Известно, что документы различаются по своей ценности, а значит и сроком хранения. Все сроки хранения, принятые в традиционном, бумажном делопроизводстве, действительны и для электронных архивов. Присущая электронному хранению - лёгкость создания копий здесь очень удобна. Однако для документов постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) и долговременного (например, приказы по личному составу) используют совместное хранение - оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах.
Для лучшего поиска документов в архиве создают электронную регистрационную карточку. В электронную регистрационную карточку на каждый документ вносят разные данные: регистрационный и валовый номер, дату, вид документа, заголовок, краткое содержание, ключевые слова, имя автора, объём, имя исполнителя и т.д. Автоматизированная система регистрации и контроля сокращает время на поиск документов, поэтому входящие документы регистрируют в день поступления.
Электронная карточка также должна отражать «Сведения о движении документа», т.е. переход документа от исполнителя к исполнителю:
Таблица 1
Вид документаДата и № документаИсполнительЛичная подписьДата передачиПриказ26.10.14 №127Иришко М.О.27.10.14Письмо20.10.14 №01-04/856Иришко М.О.27.10.14
. Информационные ресурсы Республики Беларусь в электронном виде
Определяющими нормативными документами в области электронного документооборота (ЭДО) и его безопасности как в международном праве, так и в ряде национальных законодательств являются законы об электронном документе (ЭД), об электронной (цифровой) подписи (ЭЦП), об электронной коммерции и им соответствующие, а также стандарты, принимаемые международными организациями и национальными органами по стандартизации.
В Республике Беларусь основную нормативную нагрузку в области обеспечения ИР и ЭДО, а также работы архивов ЭД несут:
Закон РБ «Об информатизации» от 06.09.1995 N 3850-XII
Закон РБ «Об электронном документе» от 10.01.2000 N 357-З
Закон РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 06.10.1994 N 3277 (в редакции Закона от 06.01.1999 N 236-З)
В основании нормативной базы РБ в области регулирования и безопасности ЭДО, а также работы архивов электронных документов находятся:
) Государственные стандарты РБ:
СТБ ИСО/МЭК 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы»;
СТБ ИСО/МЭК 17799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации»;
СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;
СТБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования»; СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки ЭЦП»;
ГОСТ 28147-89 «Система обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования»;
) руководящие документы, регулирующие применение ЭД и ЭЦП в финансовой сфере: «Технология ЭЦП. Термины и определения»; «Средства ЭЦП программные. Общие требования»; «Формат карточки открытого ключа»; «Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов», «Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования» и др.;
) система государственной сертификации средств защиты информации и государственного лицензирования деятельности по представлению услуг в области защиты информации;
) требования к криптозащите информации, налагаемые Государственным центром безопасности информации;
) в области архивов ЭД: «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.); Типовое положение об архиве ЭД организации (2004 г.); Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.); Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи ЭД и информационных ресурсов на государственное хранение (2005 г.); Правила работы архива ЭД (2003 г.); различные методические рекомендации;
Действующий Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 06.09.1995 № 3850-XII «Об информатизации» - системообразующий акт национального информационного права - регулирует правоотношения, возникающие в процессе формирования и использования документированной информации и информационных ресурсов (ИР); создания ИТ, инфосистем и инфосетей; определяет порядок защиты ИР, а также прав и обязанностей субъектов, принимающих участие в процессах информатизации.
Согласно положений Закона «Об информатизации», под ИР понимается любая организованная совокупность документированной информации, находящаяся в активном использовании и постоянном изменении:
банки данных (включая государственные кадастры, регистры, реестры);
базы данных (БД) учетно-статистического характера;
научные, образовательные, нормативно-справочные и библиографические БД;
Internet-публикации (информационные серверы и отдельные веб-сайты: образовательные, научные, СМИ, органов государственной власти и управления);
другие массивы информации в информационных системах.
Кроме ИР, существуют также и другие объекты, по поводу которых Законодатель урегулировал отношения при помощи права: «документированная информация (документ)», «массив документов», «информационные технологии», «информационные системы и сети».
Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст. 1 Закона об информатизации). Документированная информация может выступать в формах отдельного документа или массива документов (документального фонда, архива, БД и базы знаний (БЗ), других форм организации информации) (ст. 10). Документированная информация в форме массива документов, зафиксированного на машинном носителе, является информационным ресурсом как организованной совокупностью документированной информации, включающей БД и БЗ, др. массивы информации в информационных системах. Информационная система - совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме (ст. 1).
В декабре 2007 г. был принят в чтении проект Закона РБ «Об информации, информатизации и защите информации» (далее - Закон об информации), который предназначен регулировать общественные отношения, возникающие при:
) реализации права на осуществление поиска, передачу, получение, хранение, обработку, использование, распространение и (или) предоставление информации, в том числе ИР;
) создании и использовании ИКТ, инфосистем и инфосетей;
) оказании информационных услуг;
) организации и обеспечении защиты информации.
Законодатель, определяя процесс информатизации в проекте Закона об информации как «организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания и развития единого информационного пространства Республики Беларусь как совокупности взаимосвязанных информационных ресурсов, информационных систем и информационных сетей, обеспечивающих условия для реализации информационных отношений», направляет развитие информационного законодательства на обеспечение процессов формирования ЭП.
Так, проект Закона Об информации определяет официальный веб-сайт госоргана как «сайт, содержащий информацию о государственном органе (организации) и созданный по его (ее) решению». Официальные веб-сайты госорганов Беларуси составляют один из важнейших компонентов ЭП и призваны обеспечивать:
) реализацию законных прав гражданина на доступ к информации о деятельности любого госоргана;
) оперативное доведение достоверной информации о деятельности госорганов, иной информации, которой они обладают;
) интеграцию ИР госорганов в целях единства и безопасности общенационального информационного пространства.
Многие госорганы имеют свои веб-сайты, но пока они в большей степени являются набором разных документов, чем инструментом интерактивного взаимодействия гражданина и власти. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001 № 784 «О перечне информационных ресурсов, имеющих государственное значение» утвержден постоянно обновляемый фундаментальный «Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение».
В соответствии с Постановлением Совета Министров РБ от 28 августа 2000 г. № 1344 «О государственной регистрации информационных ресурсов», в Республике Беларусь осуществляется государственная регистрация ИР. Научно-методическое руководство работами по регистрации ИР осуществляется Национальной Академией наук Беларуси (НАНБ) как органом госуправления РБ в сфере научно-технической информации.
В Постановлении Национальной Академии наук Беларуси от 22 апреля 2004 г. № 1 «Об утверждении нормативных документов по регистрации информационных ресурсов» определены типы ИР, допускаемые в Республике Беларусь к государственной регистрации:
) БД на веб-сайтах и (или) электронных носителях, в том числе БД библиографическая, реферативная, фактографическая, лексикографическая, текстовая, полнотекстовая, гипертекстовая;
) электронное издание - содержащее отдельное произведение сетевое или на носителях (научная статья, учебное пособие, художественное произведение искусства и т.д.);
) коллекция электронных изданий (содержащая коллекции произведений с информационно-поисковыми системами (ИПС) - сетевая или на носителях, а также сетевые электронные издания (журналы), имеющие печатные аналоги;
) коллекция электронных документов (электронная библиотека, электронный музей, галерея и др.);
) хранилище данных - предметно-ориентированное, интегрированное, поддерживающее хронологию неизменяемое собрание данных, ориентированное на процессы принятия управленческих решений;
) специальный массив научных данных (эталонная модель объектов, массив экспериментальных данных, и др.);
) БЗ, диагностическая, экспертная система;
) конструкторско-технологическая документация (создаваемая в рамках CALS-технологий);
) геоинформационная система и электронные карты (массивы геоданных);
) веб-сайты организаций, содержащие общие сведения об ИР, в том числе о выпускаемых изданиях, БД, массивах конструкторских документов и т.п.
3. Правовое регулирование работы с электронными документами в организациях
Действующий Закон Республике Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-3 «Об электронном документе» устанавливает правовые основы применения ЭД, основные требования, предъявляемые к ЭД, права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере электронного документооборота (ЭДО), и, тем самым, оказывает существенное влияние на формирование государственной политики в области информатизации. Закон содержит определение понятий «ЭЦП», «средства ЭЦП», «подлинность», «целостность» ЭД; регулирует вопросы, связанные с распространением открытых ключей проверки ЭЦП, и вопросы, связанные с сертификацией средств защиты; определяет права, обязанности и ответственность участников правоотношений в сфере обращения ЭД.
Закон изначально был ориентирован на регулирование ИТ в финансовой сфере: проект Закона назывался «Об электронном документе и его применении в банковской деятельности». С течением времени Закон стал регулировать отношения граждан и субъектов хозяйствования с Фондом социальной защиты населения и Министерством РБ по налогам и сборам. В 2005 г. начато создание ведомственного удостоверяющего центра (УЦ) и автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) таможенной службы. Эти работы проводятся совместно с таможенными службами РФ, Украины и других стран.
Ст.ст. 11 и 22 Закона РБ «Об электронном документе» уравнивают статус и юридическую силу бумажного документа и ЭД, а также допускают использование ЭД во взаимоотношениях сторон при условии заключения соответствующих договоров. Если законодательство РБ требует, чтобы документ был оформлен письменно или представлен в письменном виде или письменной форме, то ЭД считается соответствующим этому требованию.
Использование электронного обмена данными при этом вызывает проблемы:
) соблюдения сторонами письменной формы сделки при обмене электронными сообщениями;
) идентификации инициатора сообщения в качестве лица, уполномоченного на совершение сделки;
) признания доказательственной силы документов в электронной форме в суде;
) придания электронному прообразу документа силы его подлинника.
Закон РБ «Об электронном документе» регулирует вопросы, связанные с выработкой и распространением открытых ключей проверки ЭЦП лишь в общих чертах, не определяя статус, функции, обязательства лица, вырабатывающего и распространяющего открытые ключи проверки ЭЦП. Закон возлагает на владельца личного ключа ЭЦП обязанности по его охране от несанкционированного использования, случайного уничтожения или модификации (ст. 13), а также по распространению среди заинтересованных пользователей открытых ключей проверки ЭЦП (ст.ст. 14-15).
И если в преамбуле к действующему Закону Республики Беларусь «Об электронном документе» отражена его нацеленность на правовые основы применения ЭД, то положения Концепции нового Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (завизированной в январе 2008 г. Президентом Республики Беларусь) направлены на расширение сферы применения действующего Закона в части устранения неполноты регулирования общественных отношений в области ЭД и ЭЦП, и правовых условий применения ЭЦП в ЭД на территории страны.
Внедрение ЭД в органы государственной власти и управления РБ тормозится отсутствием законодательно установленных положений, регламентов и сопутствующих им документов для работы УЦ, что делает невозможным их лицензирование. Пока отсутствует и «главный корень» иерархии государственной структуры центров удостоверения ЭЦП, по отношению к которому все остальные сертификаты, как подчиненных УЦ, так и участников инфраструктуры открытого ключа, являлись бы производными.
Стандарт СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» распространяет свои положения на официальные документы, выполняемые на машинных носителях: стандарт устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных ЭД, независимо от конкретных способов обмена и обработки информации. Установлены общие требования к ЭД, к планированию жизненного цикла, идентификации, удостоверению подлинности, защите ЭД, порядку внесения изменений в ЭД, учету и хранению документов в ведомственном архиве и передачи в государственный архив.
. Правовое и методическое обеспечение сохранности информационных ресурсов и электронных документов
программный электронный документ правовой
Международный Совет Архивов рекомендует при проектировании информационных систем управления документами как базисного компонента управленческой оперативной деятельности учитывать требования по обеспечению сохранности, контроля любых документов в процессе всего их жизненного цикла, законодательно определять обязанности архивов в отношении управленцев, юристов, ИТ и других специалистов, в чьи обязанности входит создание и хранение информации посредством документов.
Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда (НАФ) и архивов. В Законе определено понятие «технотронный документ» (как документ, создание и воспроизведение которого требует применения специальных технических средств и современных технологий).
НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Перечисляемые в Законе виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др. носителях. Действие Закона распространяется и на электронные документы, образующиеся в деятельности организаций и учреждений.
«Типовое положение об архиве электронных документов организации» (2004 г.) требует от архива электронных документов организации обеспечения приема, учета, хранения, использования ЭД организации, проведения экспертизы ценности ЭД и передачи их на госхранение.
«Правила работы архива электронных документов» (2003 г.) регулируют организацию работы структурного подразделения БелНИЦЭД - архива электронных документов, его комплектования и подготовки ЭД к передаче на госхранение, приема ЭД в архив, обеспечения их сохранности в архиве, научно-справочного аппарата к ЭД, использования и воспроизведения ЭД в архиве.
«Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение» (2005 г.) устанавливает порядок проведения экспертизы ценности ЭД и ИР, их подготовки и передачи на госхранение. Ее действие распространено на организации, где образуются управленческие, научно-технические, аудио-, видео- и фотодокументы, а также ИР, включенные в состав НАФ и не имеющие аналогов на традиционных (бумажных) носителях: электронные кадастры, реестры, регистры, банки и базы данных, Internet-публикации.
«Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение» (2000 г.) дает классификация постоянно обновляемых ИР, устанавливает порядок создания архивных копий ИР, экспертизы их ценности и передачи на госхранение.
В документе «Архивное хранение электронных документов. Методические рекомендации» (1998г., эти рекомендации легли в основу национального стандарта СТБ 1221-2000) определены:
особенности ЭД (структура, критерии аутентичности ЭД, сохранение во времени ЭД, воспроизведение ЭД);
обеспечение сохранности и доступности ЭД в организациях (планирование жизненного цикла ЭД);
выбор оптимальных форматов файлов (текст, графика, звук, видео, электронные таблицы, БД и т.п.);
учет и хранение ЭД в ведомственном архиве, передача ЭД на госхранение.
Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия, по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение, по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов, по учету и хранению электронных документов в учреждениях (организациях, предприятиях) разработаны для определения порядка:
планирования жизненного цикла и экспертизы ценности ЭД, удостоверения подлинности и оформления ЭД, внесения изменений и дополнений в ЭД; - учета и хранения в организации ЭД, записанных на машинных носителях, предназначенных для архивного хранения, и на съемных носителях; - подготовки и передачи ЭД из структурных подразделений в ведомственный архив;
поступления ЭД в архив (оформления описи, составления информационно-поисковых характеристик на документы, ведомостей на машинные носители, удостоверяющего листа документов, сопроводительных документов);
учета и хранения ЭД в ведомственном архиве;
передачи ЭД в госархив;
уничтожения ЭД.
Порядок обеспечения сохранности, учета, комплектования, экспертизы ценности и использования научно-технической документации (НТД) как ценнейшего ИР устанавливают Правила работы с НТД в государственных архивах Республики Беларусь.
В 2006-2007 гг. государственной архивной службой РБ проводилась НИР на выявление соответствия современным требованиям таких все еще действующих нормативных документов, как «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.).
Также предполагалось в 2006 г. принять новые Правила работы архива ЭД и пересмотреть (в сторону повышения) правовой уровень методических рекомендаций:
а) «Архивное хранение ЭД» (1998 г.);
б) по подготовке сопроводительной документации к ЭД при передаче их на государственное хранение (2003 г.);
в) по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности ЭД (2000 г.);
г) по подготовке сопроводительной документации ЭД при передаче их на государственное хранение (2002 г.);
д) по передаче ЭД в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (2003 г.);
е) по учету и хранению ЭД в учреждениях, организациях, предприятиях (2004 г.).
Заключение
Анализ состояния и основных направлений использования национальных ИР в деятельности органов государственной власти и управления показывает, что они представлены в виде мощных БД с поисковым аппаратом к ним. Одним из направлений работы по созданию национального ИР и единого информационного пространства Республики Беларусь (как интегрированной совокупности ИР, информационных систем, коммуникационной среды) должны стать унификация описания ИР, обеспечение информационного взаимодействия между автоматизированными системами различного уровня и назначения. Внедрение комплексных информационно-аналитических систем сдерживается отсутствием единых ИР, фактической невозможностью организации оперативного доступа к БД на ведомственном и межведомственном уровне, отсутствием общих стандартов внедрения приложений для аналитики.
Отсутствие центров координационного управления общенациональными ИР и единых технических нормативных правовых актов привело к тому, что создание государственных ИР и организация доступа к ним в органах государственной власти и управления на уровне межведомственного взаимодействия для обеспечения приоритетных информационных потребностей субъектов управления, оказания информационных услуг субъектам управления, хозяйствования и гражданам (принцип «одного окна» и др.) носит пока еще нескоординированный характер.
Для развития правового регулирования работы архивов ЭД необходима разработка:
правил сертификации и аттестации архивов ЭД;
унифицированных межархивных интерфейсов;
стандартов идентификации источников комплектования архива ЭД;
правил внутри архивной безопасной миграции ЭД по машинным носителям и форматам хранения (с четко сформулированным алгоритмом замены всех ЭЦП после истечения сроков действия их сертификатов открытого ключа).
На основе достижений лучшей мировой практики, а также действующего национального правового и методического обеспечения сохранности и работы с ИР и ЭД необходимо разработать общие «Правила обеспечения сохранности и работы с информационными ресурсами и электронными документами в организациях Республики Беларусь». Такой документ позволит организациям правильно организовать работу с ИР и ЭД, обеспечив при этом их сохранность и учет специфики своей деятельности и ресурсного обеспечения.
Список использованных источников
1. Википедия [Электронный ресурс]/ Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/
2. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997 г.
. Издательство «Нестор» [Электронный ресурс]/ Режим доступа: http://www.nestor.minsk.by