Применение систем автоматизации - путь к повышению сохранности Архивного фонда

Применение систем автоматизации - путь к повышению сохранности Архивного фонда

Содержание

Введение

Глава 1. Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия

1.1     История создания и становления архивного дела в РФ

1.2     Основные понятия архивной деятельности. Функции и роль архива в структуре предприятия

.3       Организация движения документов внутри архива

Глава 2. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

.1 Цели, объекты и основные принципы автоматизации архивного дела

.2 Программное обеспечение для архивных учреждений

.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат архива. Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Хранение архивных документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Согласно Российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Законодательной базой, на которой основывается весь процесс организации архивного хранения документов, является федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пришедший на смену Основам законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1 и Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5342-1 "О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах".

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Способ хранения информации в бумажном виде - самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Основным преимуществом является "наглядность и привычность". Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно.

Решить проблемы, описанные мною выше, позволит внедрение систем и средств автоматизации. Автоматизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий. Многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами, появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов. Всё это обуславливает актуальность данной темы.

Целью работы является изучение применения новых средств автоматизации в архивном деле.

Объектом работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом - новые автоматизированные средства и системы, а также их применение в архивном деле.

Глава 1. Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия

1.1 История создания и становления архивного дела в РФ

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование "архивного наследия", его состав, размещение, организацию.

Поскольку история становления архивов тесно связана с исторической наукой, периодизация возникновения архивохранилищ пересекается с этапами становления и развития государственности.

Особо тесно переплетаются история государственного аппарата управления и история становления архивного дела - именно эту взаимосвязь и необходимо проследить в данном разделе.

Началом истории советского архивного дела принято считать 1 июня 1918 года. Сегодня можно уточнить: 1 июня 1918 года - это дата начала истории создания централизованной системы управления архивным делом. Россия до 1917 года являлась одним из немногих европейских государств, где не была проведена централизация архивного дела, т.е. такого понятия, как "государственная архивная служба России" просто не существовало. Каждое министерство, ведомство, организация имели свой архив, условия хранения документов, порядок доступа к ним исследователей каждое ведомство устанавливало практически самостоятельно, и хотя и существовали общие правила описания архивных документов, работа ведомственного архива, при отсутствии контроля со стороны государства во многом зависела от волеизъявления руководства того или иного учреждения.

После событий октября 1917 года и кардинальной смены власти в России происходит слом старого государственного аппарата и строительство нового. И одним из актов новой власти явилось принятие декрета Совета народных комиссаров РСФСР от 1 июня 1918 года "О реорганизации и централизации архивного дела". В соответствии с этим декретом все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения, хранящиеся в них документы образовывали Единый государственный архивный фонд Советской республики (ЕГАФ). Руководство ЕГАФ возлагалось на специальное правительственное учреждение - Главное управление архивным делом (Главархив), на местах проведение в жизнь указанного декрета возлагалось на губернские управления архивным делом.

Таким образом, декретом СНК от 1 июня 1918г. государство признало необходимость архивного дела для своего функционирования. Политическая и идеологическая целесообразность, обеспечившая принятие декрета СНК лишь стимулировала реализацию идей отечественных архивистов, сформулированных много ранее идеи централизации архивного дела. В этом смысле декрет наносил серьёзный удар по сильным традициям ведомственного хранения, которые подписывались реальным положением вещей: едва ли не повсеместным отсутствием возможностей для концентрации документов не только в специально построенных хранилищах, но и вообще в каких-либо приспособленных помещениях.

Декрет и последующие акты советского государства, связанные с архивным делом, были направлены, прежде всего, на то, чтобы сохранить архивные документы, независимо от времени их создания. Государство признало необходимость, и даже обязательность существования архивов в системе своего функционирования. Более того, оно создало даже специальный орган, призванный управлять архивами. Независимо от своего статуса он не мог функционировать вне норм и ценностей государства. С выходом этого и последующих декретов произошло крупнейшее психологическое, экономическое, социальное и организационное изменение: архивы, архивное дело впервые в нашей стране на государственном уровне были признаны самостоятельными объектами хозяйствования. Последствия этого для архивов нашей страны трудно переоценить: целевой, самостоятельный, долгое время во многом централизованный бюджет позволил начать медленное, но налаженное строительство специализированных архивохранилищ, их техническое оснащение, обучение кадров и т.п.

В 1938 году архивные учреждения были переданы в ведение НКВД, это событие имело как положительное, так и отрицательное значение. Отрицательным явилось то, что это отдалило архивы от науки, препятствовало использованию документальных материалов. По характеру своей деятельности архивы связаны со всеми государственными учреждениями и общественными организациями, поэтому они сами должны находиться вне какого- либо одного ведомства. Однако, учитывая тот имидж, которое имело НКВД в тот период, это дисциплинировало организации в вопросах обеспечения сохранности документов. С подобным положением было покончено после ХХ съезда партии. В 1960 году архивная служба изменила свою подведомственность, Главное архивное управление было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР.

Таким образом, статус архивной службы, как в центре, так и на местах был значительно повышен. Центральные и местные органы управления имели, с одной стороны, тот же правовой статус, что и другие ведомства, но в то же время носили надведомственный характер: их указания в области обеспечения сохранности документов, комплектования и т.п. были обязательны и для других ведомственных систем.

После распада СССР согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 12 октября 1991г. Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные государственные архивы, ранее подчиненные Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские организации последнего, его материально-техническую и финансово-экономическую базу в пределах Российской Федерации.

В связи с распадом СССР в конце 1991 г. с января 1992 г. происходит реорганизация сети государственных архивов России. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они функционировали как архивы.

Президентский указ (подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятых Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 года.

Факт этот сам по себе являлся исторически значимым: впервые в истории России был принят законодательный акт, регулирующий общественные отношения в сфере архивного дела. Данный документ аккумулировал опыт архивного строительства в бывшем СССР и в большей степени обобщил многое из того нового, что появилось в архивном деле России за последние два года. Вместе с тем "Основы законодательства" исходили из принципа разграничения Архивного фонда России на государственную и негосударственную части. Этот принцип разграничения отвечал тем процессам общественного развития, которые были характерны для "тогдашней" России. С одной стороны этот принцип предполагает создание условий для сохранения, пополнения и использования архивных документов государственных структур, с другой стороны, исходя из священного права частной, общественной, церковной и т.п. собственности, он гарантирует их носителям право по собственному усмотрению создавать архивы, владеть и распоряжаться ими. Государство в лице органов и учреждений государственной архивной службы может, с согласия собственников таких архивов, осуществлять лишь попечительство над ними.

"Основы законодательства" устанавливали принципы публичности и общедоступности государственной части Архивного фонда России, принципы личной гражданской ответственности за использование архивной информации". Основы законодательства" освободили российского архивиста от прежних догм и одновременно возложили на него ответственность исходить в своей профессиональной деятельности из принципов беспристрастия, невмешательства в планы и интересы пользователя.

Современный этому периоду статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. Тогда же было принято новое "Положение о Государственной архивной службе России"- органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела. Архивный фонд РФ - по законодательству РФ - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России.

1.2 Основные понятия архивной деятельности. Функции и роль архива в структуре предприятия

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Архивы бывают:

. Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

. Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

. Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивы организаций подразделяются на:

передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Архив организации может функционировать на правах: 1) Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

) Структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива организации определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей организации. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

отдел хранения научно-технической документации;

отдел хранения документации на электронных носителях;

отдел комплектования;

отдел учета;

отдел организационно-методического обеспечения;

администрация архива.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:

·        центральные архивы федеральных органов власти;

·        центральные отраслевые архивы;

·        совместные архивы.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Таблица 1. Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия

Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации

научно-технический архив

аудиовизуальный архив

архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются:

) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

) учет и обеспечение сохранности документов;

) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

) использование хранящихся в архиве документов;

) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

) ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

) принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

) участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов - утрату и несанкционированное уничтожение документов - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты.

Архив учреждения опирается на:

положение об архиве учреждения;

положение о центральном отраслевом архиве;

положение о центральном архиве министерства, ведомства;

положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве;

инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации;

должностные инструкции сотрудников архива.

Одной из функций архива организации является планирование.

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архивах учреждений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Различные направления работы распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

При работе в архивах составляются планы.

Таблица 2 Особенности составления планов в архиве учреждения и в государственном архиве

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долговременный период - 5, 10. 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1.       обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2.       для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

.        для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив организации проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности является обязательным.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

) оформление дел;

) описание документов постоянного и долговременного хранения;

) обеспечение их сохранности;

) передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс). Заверительная надпись пишется с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку - заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах, против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально - технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом.

В соответствии со ст. 17 Закона "об архивном деле" организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле Уголовным Кодексом (УК) РФ и Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Не допускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно - гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

хранилища для хранения документов;

помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

помещение для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно-влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

для документов на бумажной основе - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55%;

для документов на пленочных носителях:

а) черно-белых - температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40-55%;

б) цветных - температура воздуха 2-5 °С, относительная влажность воздуха 40-55%;

для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - температура 15-20 °С и влажность 50-65%.

Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3-5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. [18]

В деле обеспечения сохранности документов большое значение имеет соблюдение охранного режима хранения. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. Печать или пломбир вместе с ключами хранятся в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации, чтобы в случае чрезвычайных происшествий к ним был возможен доступ.

На окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ. Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м2 площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.

На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов, в котором предусматривается порядок и место эвакуации и укрытия документов.

Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт с привлечением компетентных органов (пожарной охраны, милиции, работников коммунальных служб и т. п.). При этом приказом руководителя организации назначается комиссия по выяснению причин происшествия и устранению его последствий. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом.

Глава 2. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

.1 Цели, объекты и основные принципы автоматизации архивного дела

Автоматизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач Государственной архивной службы Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

Итак, основными целями автоматизации работы архива являются:

избавление труда архивиста от рутинных операций;

повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.

Под объектами автоматизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам автоматизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

комплектование архива и экспертиза ценности документов;

создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

создание страхового фонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного архива).

Автоматизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений;

внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

.2 Программное обеспечение для архивных учреждений

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость баз данных (БД), созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового программного обеспечения (ПО), его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы автоматизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня.

.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.

Традиционные "ручные" способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и требует перевода в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.

Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы автоматизированного научно-справочного аппарата (АНСА). Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний электронных документов, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы.

Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА.

Для заполнения БД АНСА используются:

·         первичная документная информация;

·        основные и вспомогательные учетные документы;

·        информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом. При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют:

·        Всероссийский Научно-Исследовательский институт Документоведения и Архивного Дела "ВНИИДАД";

·        корпорация "Электронный архив",

·        компания "ЛАНИТ",

·        компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Программное обеспечение, разрабатываемое "ВНИИДАД", появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На мой взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных архивов" в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему "SAPERION". Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию "электронных архивов".

Продукт "LanDocsApxив", созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Apxив" тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой "LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo". Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Apxив" позволяет решать задачу ведения баз данных "бумажного архива" как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + "электронный архив").

Более подробно мне бы хотелось рассказать о системе автоматизации архивного дела "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией "Электронные офисные системы" с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Рис. 1 Главное окно системы "Архивное Дело. Версия 4.2"

документационный архив программный автоматизация

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0". В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначена для учёта и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах.

Ежедневные функции:

·        Поиск по всем реквизитам дел и документов;

·        Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем;

·        Выдача дел и документов во временное пользование;

·        Групповая выдача и возврат дел;

·        Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело;

·        Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную;

·        Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата;

·        Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

·        Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет;

·        Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел;

·        Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них;

·        Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК "Архивный фонд 4.0";

·        Создание электронного архива организации (подсистема "Читальный зал") - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Система функционирует в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников служб ДОУ и архивной службы.

Система реализована на базе современных технологических решений и пригодна как для небольших организаций с десятками сотрудников, так и для компаний с тысячами рабочих мест.

Дополнительные опции системы позволяют осуществлять массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, а также гибко организовать широкий доступ пользователей к ресурсам электронного архива.

В новую версию 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы "Прием дел в архив по Сдаточной описи", реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция "Контроль сроков хранения" предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита "Заголовок дела", расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета "Итоговая запись", выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой "АРХИВНОЕ ДЕЛО" 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года. "АРХИВНОЕ ДЕЛО" обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

·        Ведение номенклатуры дел;

·        Формирование и оформление дел;

·        Поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

·        Ведение номенклатуры дел;

·        Формирование и оформление дел;

·        Прием дел на архивное хранение;

·        Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

·        Поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

·        Выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

·        Проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

·        Ведение сводных описей дел;

·        Формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Ведение номенклатуры дел.

Для обеспечения формирования и ведения номенклатуры дел реализованы следующие возможности:

·        формирование архивной регистрационной карточки (АРК) заголовка дела;

·        отображение списка номенклатурных заголовков;

·        копирование / удаление / сортировка АРК заголовков дел;

·        подготовка проекта номенклатуры;

·        утверждение номенклатуры;

·        печать номенклатуры;

·        загрузка номенклатуры из внешнего файла, выгрузка во внешний файл.

Рис.2 Окно "Составление номенклатуры дел"

Рис. 3 Окно "Составление номенклатурного заголовка дела"

Формирование и оформление дел.

Функция заключается в формировании и оформлении дел для приема на архивное хранение. Регистрация дел в системе может осуществляться несколькими способами:

·        Создание архивное регистрационной карточки (АРК) дел и документов вручную;

·        Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки дел из системы "ДЕЛО";

·        Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки из других систем документооборота и делопроизводства и загрузки в систему "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Оформление включает в себя подготовку:

·        Обложки дела;

·        Внутренней описи дела;

·        Листа-заверителя.

Также реализовано формирование сдаточной описи на дела постоянного, временного сроков хранения и дела по личному составу.

Рис. 4 Окно "Формирование и оформление дел"

Рис. 5 Окно "Составление регистрационной карточки дел"

Рис. 6 Окно "Список документов. Переписка с организациями"

Формирование и печать сдаточной описи дел.

Для реализации данной функции система "АРХИВНОЕ ДЕЛО. Версия 4.2" обеспечивает:

·        Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет/до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу;

·        Пересчёт номеров дел по описи;

·        Импорт сдаточной описи из внешнего файла;

·        Печать сдаточных описей.

Рис. 7 Окно "Формирование и оформление сдаточной описи де"

Управление архивом.

Доступ к режиму "Управление архивом" могут иметь только пользователи, обладающие полномочиями архивного работника. В данном режиме работники архивных служб могут выполнять практически все свои основные функции:

·        Ведение номенклатурных заголовков дел;

·        Ведение единиц хранения;

·        Ведение документов и файлов;

·        Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения;

·        Принятие на архивный учёт и хранение подготовленных единиц хранения.

Под выполнением массовых операций замены реквизитов в единицах хранения имеется в виду пересчет архивных шифров, крайних дат дела, нумерация по сводной описи, перенумерация страниц документов в делах.

Рис. 8 Окно раздела (режима) "Управление архивом"

Рис. 9 Окно "Составление регистрационной карточки дела"

·        Топографирование архивного документального фонда;

·        Формирование сводных описей;

·        Учёт выданных единиц хранения;

·        Учёт выделенных к уничтожению единиц хранения;

·        Контроль сроков хранения дела;

·        Импорт единиц хранения и документов;

·        Формирование отчётных форм.

Топографирование включает в себя:

1.       указание архивное регистрационной карточки (АРК) дела (тома, части), места его хранения - номер хранилища, номер стеллажа, номер полки и т.п.;

2.       просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища;

.        расчет вместимости архивного хранилища.

Рис. 10 Окно "Управление архивом". Раздел "Топографический указатель"

Сводная опись предназначена для учета дел и передачи их на государственное хранение. Система обеспечивает формирование и печать сводной описи дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет включительно/свыше 10 лет) и дел по личному составу. В системе реализована настройка разделов сводной описи. В рамках интеграции с системой "Архивный фонд" предусмотрена возможность экспорта в эту систему разделов сводной описи из системы "Архивное дело". Для обеспечения контроля движения дел и документов в системе имеются функции:

1.       контроль движения дел и документов;

2.       формирование и ведение карты-заместителя дел и документов;

.        формирование и ведение листа использования дела.

Рис. 11 Окно "Управление архивом". Раздел "Сводная опись"

В системе осуществляется контроль сроков хранения дел, реализована возможность учета и печати актов об уничтожении дел.

Рис. 12 Окно "Управление архивом". Раздел "Учёт актов об уничтожении дел"

Поиск дел и документов. Для обеспечения поиска дел и документов по установленным критериям отбора, а также для проведения экспертизы ценности реализованы следующие функции:

·        поиск номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов;

·        формирование поисковых запросов для многократного использования;

·        поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам.

Рис. 13 Окно " Поиск дел и документов"

Рис. 14 Окно "Поиск дел и документов"

Рис. 15 Окно "Поиск дел и документов". Найденные документы

·        переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов;

·        переход из текущего документа в списке к единице хранения;

·        сортировка найденных записей в результирующей таблице;

·        удаление найденных записей;

·        ведение статистики количества найденных записей;

·        ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику);

·        печать результата поиска.

Работами с общими и личными папками

Для пользователей системы предусмотрена возможность работы с общими и личными папками:

·        просмотр и редактирование содержимого папок;

·        управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках);

·        управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую).

Рис. 16 Окно "общие и личные паки"

Рис. 17 Окно "общие и личные папки"

Опция "Читальный зал".

Опция "Читальный зал" автоматизирует некоторые функциональные обязанности работников служб ДОУ:

·    Обеспечивает доступ пользователей к информации, хранящейся в Электронном архиве: архивным регистрационным карточкам документов (включая реквизиты документов, полученных из системы "ДЕЛО" и других используемых систем), архивным регистрационным карточкам дел, электронным образам документов;

·        Позволяет создавать и вести общие и личные папки пользователей. • Обеспечивает поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию (тексту документа) в соответствии с правами доступа пользователя. При этом можно ограничить область поиска конкретными общими или личными папками, а также конкретными фондами и рубриками этих фондов.

Основным средством организации документов в "Читальном зале" являются каталоги. Они создаются в процессе установки "Читального зала", их состав фиксирован и не подлежит изменению. Часть каталогов "Читального зала" автоматически обновляется при соответствующих изменениях в справочниках системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Конечно же, применение автоматизированных систем значительно облегчит работу архивных служб, повысит производительность труда. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока "бумага" все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального программного обеспечения к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

Заключение

В заключении хотелось бы подчеркнуть, что внедрение систем автоматизации в архивное дело только начинает складываться. Полный отказ от бумажных документов произойдёт еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Сейчас в этой отрасли важны мнения всех заинтересованных сторон: архивистов (в организациях, государственных и муниципальных архивах), специалистов ДОУ и информационных технологий, менеджеров, историков и других пользователей электронных информационных ресурсов. И всё же создание единой архивной автоматизированной системы обслуживания пользователей также остаётся делом будущего. Основной составляющей в программе автоматизации архивного дела является создание автоматизированного научно-справочного аппарата. Применение технических, программных средств автоматизации и автоматизированных поисковых систем в архивном деле - путь к повышению сохранности архивного фонда и эффективности работы архивных учреждений в целом.

Говорить о безоговорочной победе типовых технологий в автоматизации архивной отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации и автоматизации в сфере создания программного обеспечения для архивов.

Список используемой литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.

. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ (в ред. от 04 декабря 2006г. №202-AP) "Об архивном деле в Российской Федерации"

. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. №149-ФЗ (в ред. от 06 апреля 2011г. №65-AP) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов"

. Основные правила работы ведомственных архивов. - Москва, 2003г

. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. "Архивоведение. Начальное профессиональное образование". - М.: , 2005 г., 276 стр.

8. Бункина Н.К., Семенов А.Н. "Основные правила работы ведомственных архивов". - М.: , 2002 г., 357 стр.

. Быкова Т.А. "Делопроизводство". - М.: МЦФЭР,2006 г., 560 стр.

. Крайская З.В. "Архивоведение". - М.: ,2004 г., 219 стр.

. Павлюк Л.В. "Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере". - М., Издательский дом "Герда": ,2004 г., 367 стр.

. Михайлов О.А., Шапошников А.С., Медведева Г.А., Залаев Г.З., "Автоматизированные архивные системы. (Аналитический обзор)". - ГНС России, РНИЦКД,2003 г., 202 стр.

. Белогорцев Е.В. "Автоматизированные системы управления". - М.: МЦФЭР, 2007 г.,118 стр.

. СПС "Консультант Плюс", URL: http://www.consultant.ru/

. Портал "Архивы России. Федеральное архивное агентство"., URL: http://www.rusarchives.ru/

. "Секретарское дело" - сайт для секретарей и делопроизводителей.

URL: http://www.sekretarskoe-delo.ru

18. Управление документами: системы электронного документооборота, системы автоматизации компании "Электронные Офисные Системы", URL: http://www.eos.ru/