Управління проектом удосконалення процесів закупівлі в Україні

Управління проектом удосконалення процесів закупівлі в Україні

ДИПЛОМНА РОБОТА

(пояснювальна записка)

УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ УДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСІВ ЗАКУПІВЛІ В УКРАЇНІ

РЕФЕРАТ

Пояснювальна записка до дипломної роботи «УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ УДОСКОНАЛЕННЯ ПРОЦЕСІВ ЗАКУПІВЛІ В УКРАЇНІ»

кількість сторінок 117,

кількість рисунків 25,

кількість таблиць 11,

кількість використаних джерел 77.

УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ, СТАДІЇ ПРОЕКТНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ, ПРОЕКТНІ АЛЬТЕРНАТИВ, ПРОЕКТНА ПРОПОЗИЦІЯ, ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Об’єкт дослідження - система управління процесами закупівель в Україні.

Мета дипломної роботи - розробка проекту з використанням комп`ютерних технологій MS Project для проведення аналізу, розробки і оптимізації проекту. Матеріали дипломної роботи рекомендується використовувати для розробки проектних пропозицій та подальшої детальної розробки створення проектів удосконалення процесів закупівель.

Методи дослідження - при написанні даної роботи використані прийоми наукового дослідження і пізнання, які включали в себе теоретичні та практичні дослідження, було проведено обробку та аналіз літературних та інформаційних джерел.

Прогнозні припущення щодо розвитку об’єкта дослідження - створення пакету документації щодо планування проекту пропозицій з удосконалення процесів закупівлі в україні.

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Розкриття розвитку та сучасного стану системи державних закупівель

1.1 Законодавча база

1.2 Теоретичні основи процесу закупівель

.2.1 Загальна характеристика процедур по закупівлі товарів

.2.2 Процедури закупівель

.2.3 Вибір процедури

.2.4 Формування й організація діяльності тендерного комітету

1.2.5 Методики оцінки пропозицій

.3 Постановка задачі. Опис об’єкту дослідження

Розділ 2. Порівняльний аналіз систем державних закупівель в Україні та за кордоном

2.1 Стисла характеристика та аналіз системи державних закупівель в Україні

.2 Особливості систем державних закупівель країн Європи, Азії та Америки

.3 Проблеми вдосконалення системи державних закупівель в Україні

Розділ 3. Розробка структури проведення закупівлі

3.1 Визначення етапів здійснення процесу закупівлі

.2 Зовнішнє оточення та зацікавлені особи

.3 Розробка основних структур проекту організації закупівлі

.4 Визначення функцій тендерного комітету

.5 Матриця відповідальності

.6 Розробка календарного плану проведення закупівлі

.7 Оцінка тендерних пропозицій

.8 Формування переліку вимог до тендерної документації

.9 Розробка шаблонів документів в проекті проведення закупівлі

.10 Оптимізація процесу проведення закупівлі

Висновки

Список використаних джерел

ВСТУП

Економічні реформи, проведені в Україні, зробили доступним вихід на арену підприємств всіх форм власності, що створило певні передумови для розширення підприємницької діяльності українських громадян і підприємств і значного підвищення її ефективності. Істотно ускладнилися й стали різноманітніше форми господарського використання фірм. Все це, як результат, приводить до значного збільшення кількості реалізації всіляких проектів і все більшому збільшенню їхньої складності. Кожен проект при цьому містить у собі здійснення процедур закупівель - товарів, робіт або послуг. Але на сьогодні недостатньо розвинута правова та законодавча база у сфері закупівель не дає змогу Україні в повному обсязі брати участь у міжнародних проектах та закупівлях.

Тому велику увагу становленню й розвитку процесів та процедур закупівель сьогодні приділяє наша держава. На державному рівні ставиться завдання створити ефективну систему державних закупівель. Для виконання цього завдання треба мати розвинуту законодавчу базу, відповідне матеріально-технічне забезпечення та кваліфіковані кадри.

Реалізація проекта в умовах ринкової економіки зводиться, по суті, до серії взаємозв’язаних и скоординованих закупівель ресурсів проекта, у т. ч.: машин та устаткування, матеріалів, ліцензій та ноу-хау, будівельних, монтажних и пусконалагоджувальнихх робіт (ген- та субпідрядників), консультаційних послуг щодо розробки проектно-кошторисної документації (проектувальники), проведенню торгів, нагляду за роботами, підготовки персоналу тощо. Поняття «закупівлі» у міжнародній практиці управління проектами має більш глобальний характер порівняно з традиційним вітчизняним розумінням як етапу матеріально-технічного забезпечення. Основна відмінність міститься в більш широкому розумінні терміну «ресурси проекта», які включають в себе не тільки традиційні матеріально-технічні й трудові ресурси, а й весь необхідний спектр робіт та послуг за проектом. Ця функція матеріального забезпечення ресурсами в проекті має досить важливе значення, оскільки саме вона забезпечує просування проекту вперед до встановленої мети. Розглянута функція в сучасному бізнесі отримала назву закупівлі, і таке поняття в міжнародній практиці сформувалося як procurement. Елементом, що об’єднує ресурси проекта, є основний спосіб їх закупівлі - за допомогою конкурсних торгів (тендерів).

Конкурсні торги - один із способів укладення договорів, який визначає вже правові відносини сторін, тривалість, природу і зміст товару, робіт та послуг, а також умови виконання і фінансування, та який тісно пов'язаний з основними законами вільного ринку і виражає їх найбільш послідовно. Це, зокрема, виявляється у властивій торгам конкуренції між тими, хто адресує організатору торгів свої пропозиції щодо постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг. Правова конструкція торгів прямо суперечить плановому началу, який протягом багатьох десятиліть складав основу економіки країни. На відміну від централізованого розподілу товарів, робіт і послуг при торгах його учасники стають переможцями, здобуваючи тим самим можливість укласти договір відповідно до поданих ними самими пропозицій.

Отже, для проектних менеджерів стало дуже важливим ясно розуміти теорію, практику і процеси контрактинга й закупівель. Стратегія закупівель повинна бути визначена на фазі підготовки проекту з урахуванням залежності від багатьох факторів, таких як загальні потреби, навколишнє середовище, час, витрати, кількість і розташування наявних ресурсів. Основний зміст управління контрактами/закупівлями після визначення стратегії складає процес придбання, який включає ряд етапів: визначення і підготовка узгодження і затвердження, реалізація й аналіз. Слід усвідомити, що процедури закупівель великою мірою залежать від визначення напрямку проекту й загального оточення. Так, наприклад, при проведенні національних і міжнародних закупівель необхідно враховувати різні екологічні, соціальні, політичні, юридичні і фінансові умови в конкретній країні, також слід вивчати ринок потенційних постачальників, ураховувати досвід і стан підприємств - виконавців робіт та послуг, правильно планувати й організовувати процедури закупівель.

Отже успішне проведення процесу закупівель являє собою дуже вагомий фактор, який забезпечує сприятливі умови для ефективної реалізації проекта вцілому, економії матеріальних, фінансових та временних ресурсів.

РОЗДІЛ 1.

РОЗКРИТТЯ РОЗВИТКУ ТА СУЧАСНОГО СТАНУ системи державних закупівель

1.1    Законодавча база

Основним законом, який встановлює правові та економічні засади здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за рахунок державних коштів є Закон України “Про державні закупівлі» (далі - Закон). Метою цього Закону є створення конкурентного середовища у сфері державних закупівель, запобігання проявам корупції у цій сфері, розвиток добросовісної конкуренції, забезпечення раціонального та ефективного використання державних коштів, забезпечення прозорості та відкритості процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.

Закупівлі повині здійснюватися за такими принципами:

добросовісна конкуренція серед учасників;

максимальна економія та ефективність;

відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;

недискримінація учасників;

об'єктивна та неупереджена оцінка пропозицій конкурсних торгів;

запобігання корупційним діям і зловживанням.

Придбання товарів або послуг на основі належної комерційної практики згідно із Законом передбачає здійснення певних кроків, насамперед це організаційна робота Замовника.

Замовнику треба призначити відповідальних за цю роботу, оформити наказ про комітет з конкурсних торгів та затвердити його склад. До комітет з конкурсних торгів мають входити представники Замовника, а в разі потреби, залежно від очікуваної вартості закупівлі, також представники міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування.

При виборі методу проведення закупівель варто враховувати ряд обмежень, які накладаються різними законодавчими актами урядових структур на розглянуті процеси. Так, наприклад, існує чітко визначена послідовність кроків при реалізації процедури відкритих торгів, які визначаються вищезгаданим Законом. До того ж слід враховувати нові законодавчі акти, постанови КМУ та накази уповноваженого органу.

Крім того, при організації та проведенні міжнародних закупівель слід враховувати додаткові витрати часу на проведення тендеру за міжнародними правилами, а проведення міжнародних тендерів по технічних позиках та грантах Міжнародного банку реконструкції і розвитку (МБРР) взагалі передбачає проведення тендерних процедур за умови погодження всіх етапів з МБРР. Змінювати або скорочувати ці процедури практично неможливо, оскільки вони є під пильною увагою організації, яка фінансує закупівлі. Згідно із Законом [2], більшість процедур закупівель займають не менше 60 календарних днів, деякі - 30 днів і т.п. Це все не враховує процеси укладення контракту та попередніх узгоджень.

Що ж стосується відкритих національних тендерів, то існують визначені суми річних витрат Замовника, обумовлені в Законі, при досягненні яких організація, що закуповує, повинна проводити запит цінових котирувань, відкритий або міжнародний тендер. Зрештою, вибір процедури - це рішення Замовника, засноване на його потребах.

Окремо в Законі даються визначення вжитих термінів та понять. Так, наприклад, Закон зорієнтовано на закупівлю товарів, робіт та послуг, з урахуванням різної природи цих типів закупівель та різних акцентів у технології проведення процедур.

Зокрема товари - продукція, об'єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов'язані з поставкою товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

Роботи - проектування, будівництво нових, розширення, реконструкція, капітальний ремонт та реставрація існуючих об'єктів і споруд виробничого і невиробничого призначення, роботи із нормування у будівництві, геологорозвідувальні роботи, технічне переоснащення діючих підприємств та супровідні роботам послуги, у тому числі геодезичні роботи, буріння, сейсмічні дослідження, аеро- і супутникова фотозйомка та інші послуги, які включаються до кошторисної вартості робіт, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт;

Іншими словами, до "робіт" відноситься діяльність, вартість якої можна визначити за допомогою ДБН - Державних будівельних норм. Але це не означає, що до закупівель робіт не можна віднести супровідні поставки товарів або послуг.

І нарешті, стаття 1 Закону визначає, що належить до послуг, послуги - будь-який предмет закупівлі (крім товарів і робіт), включаючи транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, лізинг, найм (оренду), а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт.

Закон [2] визначає п'ять різних процедур закупівлі, умови їх застосування, порогові показники вартості і вимоги до публікації оголошень.

Процес закупівлі - це тривалий процес, який починається з визначення потреби до постачання товарів, виконання робіт і надання послуг. Цей процес також потребує витрат часу і грошей. Тому важливо, щоб особи, які мають справу із закупівлями, а також замовники товарів, робіт або послуг мали уявлення про строки закупівлі, тобто час від оцінки потреби до фактичної доставки товару користувачеві.

Для успішного здійснення закупівель замовник повинен вміти планувати закупівлі та правильно обирати процедури закупівлі за українським законодавством. Для цього необхідно розуміти наступне:

1. Етапи, що передують проведенню процедури закупівлі

·Визначення потреб замовника

·Визначення предмету закупівлі та його очікуваної вартості

·Вивчення ринку постачальників (виконавців) щодо предмету закупівлі

·Вибір процедури закупівлі

·Складання річного плану закупівель

·Прийняття комітетом з конкурсних торгів рішення про проведення закупівлі

2. Принципи та вимоги, на яких ґрунтується процес планування закупівель

·Повнота

·Обґрунтованість

·Ефективність

·Цільове використання

·Відповідальність

Ключова вимога:

замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів або застосування Закону України «Про здійснення державних закупівель» (частина друга статті 4 Закону України «Про здійснення державних закупівель»)

3. Порядок визначення предмету закупівлі (1)        

Наказ Міністерства економіки України від 26.07.2010 №921 «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі»

Товари, послуги

згідно з пунктами 23 і 30 частини першої статті 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» та на основі Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016-97 за показником п'ятого знака (“категорія”) із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги

Звертаю увагу на пункт 2.5 зазначеного наказу

Особливості визначення окремих товарів, послуг

·Визначення предмета закупівлі послуг з виконання науково-технічних робіт - на основі Державного класифікатора видів науково-технічної діяльності ДК 015-97, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 30.12.97 N 822, за показником четвертого знака (“вид”) із зазначенням в дужках конкретної назви науково-технічної роботи

·Визначення предмета закупівлі послуг з професійної підготовки або перепідготовки, підвищення кваліфікації для безробітних громадян, які надаються за рахунок коштів Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття - за окремими професіями (спеціальностями, напрямами або галузями знань) - відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 N 327

·Визначення предмета закупівлі товарів і послуг, необхідних для проведення навчально-тренувальних зборів збірних команд України з видів спорту, спортивних змагань і заходів з фізичної культури і спорту всеукраїнського та міжнародного рівня, в тому числі заходів з фізкультурно-спортивної реабілітації інвалідів, забезпечення участі національних збірних команд України в міжнародних спортивних змаганнях, - за обсягом, номенклатурою та місцем поставки товарів або надання послуг окремо для кожного спортивного заходу (або забезпечення участі в ньому), якщо такий захід включено до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України

·Визначення предмета закупівлі протезних виробів (включаючи протезно-ортопедичні вироби, ортопедичне взуття), спеціальних засобів для самообслуговування та догляду, засобів пересування, що виготовляються за індивідуальним замовленням відповідно до номенклатури та в межах граничних цін, і послуг з післягарантійного ремонту технічних та інших засобів реабілітації - окремо для кожного інваліда та кожної особи з числа пільгових категорій населення у відповідності з їх індивідуальним замовленням відповідно до пункту 26 частини першої статті 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» за об'єктами будівництва та з урахуванням Правил визначення вартості будівництва ДБН Д.1.1-1-2000, затверджених наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 27.08.2000 № 174 (в редакції наказу від 17.06.2003 №85), а також Відомчих будівельних норм ВБН Г.1-218-182:2006
“Класифікація робіт з ремонтів автомобільних доріг загального користування”, затверджених рішенням колегії Державної служби автомобільних доріг України від 10.04.2006 №16

4. Очікувана вартість предмету закупівлі      

·Товари, послуги:

- аналіз рівня цін попередніх закупівель аналогічних товарів, послуг на підставі раніше укладених договорів;

- маркетингове дослідження ринку товарів, послуг;

- аналіз динаміки коливання цін та прогнозування

Особлива увага: обсяг та умови поставки

·Роботи, послуги з поточного ремонту обєктів будівництва: державні будівельні норми України

5. Складання річного плану закупівель

6. Процедури закупівлі

Конкурентні процедури закупівлі:

·відкриті торги

·двоступеневі торги

·запит цінових пропозицій

·попередня кваліфікація учасників

Неконкурентна процедура:

·закупівля в одного учасника

7. Що необхідно зробити для обрання оптимальної процедури закупівлі (1)

а. Вивчити потребу організації-замовника щодо предмету закупівлі

·Що?

·Скільки?

·Яка очікувана вартість закупівлі?

·Технічна специфікація (обсяги робіт, послуг)

·У які терміни?

·Які основні вимоги до предмету закупівлі ? 

·Чи можливе застосування оцінки за одним критерієм - «ціна»?

·Чи необхідна попередня кваліфікація учасників?

8. Що необхідно зробити для обрання оптимальної процедури закупівлі

б. Провести маркетинг ринку щодо предмету закупівлі

·Чи існує конкуренція?

·Чи існує постійний ринок?

·Хто є можливими постачальниками/надавачами послуг/виконавцями робіт?

в. Визначити потенціал замовника та його можливості щодо підготовки необхідних документів для проведення процедури

г. Проаналізувати можливі ризики

д. Прийняти рішення з визначенням необхідних організаційних заходів для його реалізації.

Порогові показники для вибору процедури.

Закон регулює всі закупівлі і залежно від обчисленої вартості планових закупівель висуває різні вимоги.

Таблиця 1.1

Обсяг річних закупівель, які потребують оприлюднення інформації на веб-порталі Уповноваженого органу та публікації у державному офіційному друкованому видані з питань державних закупівель

№	Типи закупівель	Євро	Грн.
1	Товари	Більше 9 000	Більше 100 000
2	Послуги	Більше 9 000	Більше 100 000
3	Роботи	Більше 27 000	Більше 300 000

Таблиця 1.2

Обсяг річних закупівель, які потребують публікації інформації у міжнародних інформаційному виданні з питань державних закупівель (група 2)

№	Типи закупівель	Євро	Грн. (приблизно)
1	Товари	Більше 200 000	2 200 000
2	Послуги	Більше 300 000	3 300 000
3	Роботи	Більше 500 000	5 500 000

Для закупівель, вартість яких не перевищує порогові показники групи 1, не обов'язково публікувати будь-які оголошення. Всі закупівлі, вартість яких перевищує ці порогові показники, повинні оприлюднюватися відповідно до чинного законодавства.

Закупівлі, вартість яких перевищує порогові показники (група 2), також повинні оприлюднюватися у відповідних міжнародних виданнях.

Строки реалізації процедур

Закон передбачає використання мінімальних строків подання заявок і пропозицій щодо участі в конкурсних торгах. Граничний строк (табл. 1.3.) визначається в оголошенні або запрошенні і починається з дати публікації оголошення або відправки запрошення.

Таблиця 1.3

Строки реалізації процедур

№	Процедура торгів	Нормальні строки, дні	Скорочені строки, дні
1	Попередня кваліфікація учасників	від 60	45
2	Відкриті торги	від 60	45
3	Рамкова угода	від 60	-
4	Двоступеневі торги	від 60	45
5	Запит цінових пропозицій	від 35	-
6	Закупівля в одного учасника	від 25	15

закупівля державний тендерний комітет

1.2 Теоретичні основи процесу закупівель

Закон зорієнтовано на закупівлю товарів, робіт та послуг з урахуванням різної природи цих типів закупівель та різних акцентів у технології проведення процедур.

Однією з вагомих причин такого розподілу типів закупівель є той факт, що існує різний рівень ризику при реалізації закупівель, який продемонстровано на рис. 1.1. Компенсація цих факторів ризику призводить до застосування різних процедур закупівель, різних критеріїв оцінки пропозицій, і як наслідок - різні умови контракту і гарантії його виконання.

Зважаючи на графік на рис. 1.1., можна відзначити, що найменший ризик існує при закупівлях товарів. Дійсно, замовник може перевірити якість наявного обладнання або товару, протестувати його потужність, бути присутнім при упакуванні цього товару постачальником, незважаючи на місце його постачання. Найбільш вагомою гарантією якісного постачання є такий метод, як оплата контракту за фактом постачання, тобто з мінімальним передбаченим авансом або й без нього. Така практика сьогодні існує в європейських країнах.

Рис 1.1. Рівень ризику при реалізації закупівель

Це, врешті-решт, дає змогу замовникові, який відповідає перед державою за цільове використання грошей, повністю контролювати умови контракту та впливати на хід постачання, а отже - зменшувати ризик.

Стосовно ризику при закупівлі робіт. Безумовно, замовник і підрядник повинні мати проектну документацію щодо об'єкта будівництва, мати тендерну документацію, відповідні креслення та кошториси. Але зважаючи на організаційну складність процесів, велику кількість учасників будівництва, зміни в проектній документації, зростання цін на будівельні матеріали внаслідок їх енергоємності, а також з урахуванням природних і кліматичних умов при реалізації будівельних проектів, ризик неотримання замовником результату з урахуванням умов контракту або договору значно зростає.

Для зменшення впливу фактору ризику для закупівель робіт використовуються насамперед кваліфікаційні процедури і завжди проводяться попередні кваліфікації, а потім проводиться оцінка цінових пропозицій.

Розглядаючи складові ризику при закупівлі послуг слід зазначити, що замовнику у більшості випадків виконавець послуг не знайомий, а результати виконання цих послуг мають тільки прогнозований результат. Процеси реалізації контрактів з послуг мають переважно складний характер, їхня вартість складається з показників-аналогів і здебільшого базується на погодинних ставках персоналу. Ці труднощі виникають при передачі результатів послуг виконавцем замовнику, де виникають часом суттєві розбіжності між запланованим та дійсним результатом.

У цих випадках зменшення ризику проводиться за рахунок використання здебільшого поширених кваліфікаційних процедур відбору з урахуванням досвіду, технічної бази, фінансової історії та інших факторів. Існують навіть процедури відбору тільки на основі найкращої кваліфікації без урахування цінового фактору. Звичайно це проводиться для малих закупівель, закупівель послуг приватних консультантів, вартість контракту з якими визначається середньоринковими погодинними ставками.

Отже, як висновок, можна визначити, що з переходом від закупівель товарів до закупівель послуг зростає вплив факторів ризику і зменшується вплив факторів вартості. Це призводить до ускладнень процедур відбору і збільшує невизначеність досягнення результату.

1.2.1 Загальна характеристика процедур по закупівлі товарів

Якщо закупівлі мають постійний характер для організації, пов'язані з її виробничими процесами, то закупівлями товарів займається тендерний комітет цієї організації. Така ж ситуація характерна й для малих або короткострокових проектів.

Отже, згідно із Законом товари - це продукція будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому, газоподібному стані, включаючи електроенергію, а також: послуги, пов'язані з поставкою товарів, якщо їхня вартість не перевищує вартість самих товарів. Таким чином, при закупівлі товарів можуть інтегруватися і закупівлі супровідних послуг, і закупівлі супровідних робіт.

Як бачимо з визначення, до товарів можна віднести також супровідні послуги та навіть супровідні роботи, якщо їхня вартість не перевищує вартість самих товарів. Звичайно, в цьому випадку не проводяться тендери на ці супровідні компоненти проектів. Однак при проведенні тендеру в технічній документації (розділ тендерної документації) треба обов'язково відокремити цінові пропозиції щодо основного товару та супровідних компонентів. Якщо запропонована в результаті торгів ціна буде занадто високою, Замовник може реалізувати ці супровідні компоненти власними силами і, як наслідок, не включати їх в оплату до основного контракту.

Зазначимо, що, незважаючи на доповнення товару як основного предмету закупівель додатковими компонентами (супровідними послугами та роботами), при плануванні таких закупівель насамперед слід окрему увагу приділяти суті самого товару, його стандартів, якості, асортименту, технічним характеристикам тощо.

Отже основними важелями при закупівлях товарів є їх відповідність необхідним замовнику технічним характеристикам, критеріям якості та стандартам. Критерій ціни тут розглядається в другу чергу. Це дуже важливий факт, бо практика проведення закупівель товарів в Україні протягом майже 14 років виявила цю проблему - неправомірне перенесення важелів при прийнятті рішення про переможця тендеру з технічних характеристик на цінові. В результаті Замовник у таких випадках приречений укладати контракти на дешеві товари низької якості, або товари, виробництво яких припинено, або взагалі на товар, який був у використанні. Це, звичайно, марні витрати, і такі Замовники невдовзі знову будуть вимушені проводити аналогічні закупівлі. Ефективність капіталовкладень при цьому близька до нуля.

Щоб уникати цих ситуацій при закупівлі товарів, як уже сказано, слід насамперед приділяти увагу технічній стороні товару, що закуповується. Пропозиції претендентів, у яких указані товари, що не відповідають технічним вимогам Замовника, взагалі дискваліфікуються (не приймаються до подальшого розгляду), і питання ціни відпадає саме собою.

Далі розглянемо основні проблеми, пов'язані з проведення даного виду закупівель.

По-перше, як вже було відзначено, це можлива комплексність закупівель товарів, коли до товару додаються супровідні послуги та роботи. Причому розцінки по цих супровідних компонентах розраховуються за відповідними правилами.

По-друге, структурна та конструктивна складність предмету закупівель. Наприклад, процес постачання технологічної лінії може складатися з двох або більше постачальників, у тому числі закордонних, а наладку та сервісне обслуговування проводить інша - третя, але спеціалізована місцева фірма. В такому разі Замовник змушений ділити складну закупівлю на лоти, не знижуючи рівень процедури закупівель. Але при цьому Замовник може мати проблеми з координацією різних контрактів, які будуть укладені по кожному лоту окремо, з відповідністю стандартів, технологій, тощо.

По-третє, в результаті конкуренції при проведенні торгів постачальники змушені значно знижувати ціни на пропоновані ним товари. При цьому у Замовника виникає певна економія бюджету, яку теж необхідно ефективно реалізувати. В цьому випадку слід пам'ятати, що Замовник може збільшити (або зменшити) до 15% обсяг закупівель товарів, відповідно збільшити (зменшити) ціну контракту щодо запропонованої ціни, але залишити при цьому незмінною запропоновану вартість одиниці товару. Безумовно, це робиться на стадії укладання контракту і тільки для найкращої пропозиції, яка перемогла.

1.2.2 Процедури закупівель

.2.2.1 Запит цінових пропозицій

Ця процедура закупівель найпростіша і використовується, згідно з Законом, коли річний бюджет даного виду закупівель нижче (не перевищує) порогового показника вартості першої групи (від 100 000 до 200 000 грн.) може використовуватися для закупівлі вже готових для вжитку товарів або послуг, які не виробляються спеціально, або за окремими завданнями закупівельної організації і для яких є постійно діючий ринок. Для більшої конкуренції можливе використання спеціальних запрошень крім публікації оголошень в офіційному друкованому видані з питань державних закупівель.

Запит цінових пропозицій менш формальна процедура, згідно з якою закупівельна організація запрошує принаймні трьох (двох) постачальників для подання письмових пропозицій. Йдеться про те, що, для того щоб ця процедура була ліквідною (проведена згідно з умовами Закону), треба щоб замовник отримав не менше трьох технічно прийнятних (кваліфікованих) пропозицій до етапу порівняння цін. Кваліфікованих, тобто придатних або найбільш задовольняючих технічну специфікацію. Практика, яка сьогодні склалася в Україні, свідчить, що, наприклад, з 12 запрошених до участі в закупівлях з використанням "запиту цінових пропозицій" претендентів лише три з них подають правильні й необхідні пропозиції.

Процедура починається з формування замовником (у кожному випадку мається на увазі тендерним комітетом) листа-запрошення до участі в конкурсі - "Запит цінових пропозицій". Кожному виконавцю, до якого звернено письмовий запит, повинно бути повідомлено про те, чи включаються у вартість товарів або послуг витрати на транспортування, страхування, сплату мита, податків та інших зборів і обов'язкових платежів.

Кожен постачальник або виконавець має право подати тільки одну цінову пропозицію, яка надалі не може бути змінена. Пропозиція подається в запечатаному конверті (пакеті), визначеній замовником, не пізніше встановленого ним строку. В практиці закупівель простих товарів при цій процедурі доцільно використовувати факсові копії таких пропозицій.

Пропозиції збираються (розкриваються) у визначений замовником у листі-запрошенні термін. До розкриття тендерних пропозицій за бажанням можуть бути запрошені всі виконавці, які подали свої пропозиції. Замовник інформує про результати здійснення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) усіх виконавців, які подали свої цінові пропозиції, але не були присутні під час розкриття пропозицій.

Оцінка пропозицій і присудження контрактів здійснюється без проведення переговорів.

Замовник укладає договір про закупівлю з тим виконавцем-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою ціною, яка задовольняє замовника і, безумовно, повністю відповідає вимогам технічних специфікацій або перевищує їх.

1.2.2.2 Процедура відкритих торгів

Цю процедуру, як правило, слід розглядати першою - вона пропонує однакові можливості для усіх постачальників. Діапазони коштів, які регламентують проведення цієї процедури, наведені у табл. 1.4.

Ця процедура має використовуватися для закупівель, які характеризуються чітко визначеними однозначними специфікаціями і простою оцінкою. Стандартні товари й загальновідомі послуги є прикладом звичайного застосування процедури відкритих торгів. Процедура відкритих торгів передбачає таке висування вимог, коли додаткова інформація щодо підготовки пропозиції учаснику торгів непотрібна.

Процедура відкритих торгів - це прозора процедура, яка дозволяє брати участь у торгах будь-якому постачальнику. Використовуючи процедуру відкритих торгів, організація-замовник торгів демонструє заохочення до конкуренції.

Таблиця 1.4.

Діапазонні порогові показники

Типи закупівель	Мінімальна		Максимальна		У разі перевищення
	В євро	У грн.	В євро	У грн.
Товари	9 000	100 000	200 000	2 200 000	міжнародні
Послуги	9 000	100 000	300 000	3 300 000	міжнародні
Роботи	27 000	300 000	5 000 000	5 500 000	міжнародні

Публічне запрошення до участі в торгах для вибору виконавця (підрядника) або постачальника виконується без обмежень.

Після опублікування оголошення про торги у "Віснику державних закупівель" тендерні пропозиції мають право надавати всі зацікавлені виконавці (постачальники). Оцінка постачальників (кваліфікація) та їхніх пропозицій і акцепт тендерної пропозиції здійснюється без проведення переговорів.

1.2.2.3 Двоступеневі торги

Замовнику при організації закупівель можна застосовувати цю процедуру тоді, коли важко сформулювати однозначні тендерні специфікації. Замовник (закупівельна організація) вважає за необхідне можливість обговорення з постачальниками, наприклад, технічних рішень. Після таких обговорень й оцінки можливостей різних виконавців (постачальників) закупівельна організація формулює остаточні тендерні документи і запрошує відібраних постачальників подавати свої пропозиції.

Ця процедура може використовуватися для закупівлі наукових досліджень, експериментів, проектів або інших спеціальних послуг.

Двоступеневі торги можуть також використовуватися, коли в умовах процедури відкритих торгів усі пропозиції були відхилені через невідповідність сформульованим вимогам або коли було виявлено, що постачальники змовилися. В таких випадках вимоги не повинні суттєво змінюватись упродовж двоступеневих торгів.

Ці торги можна також застосовувати для закупівлі нових будівельних робіт, які повторюють подібні будівельні роботи, придбані на основі процедури відкритих торгів або торгів з обмеженою участю, за умови посилання закупівельної організації в оголошенні щодо першої закупівлі робіт на можливість застосування двоступеневих торгів для закупівлі нових подібних робіт.

Процедура двоступеневих торгів здійснюється у два етапи:

а)      на першому етапі всім виконавцям пропонується подавати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому повинна лише передбачати пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови поставки, підтвердження професійної та технічної компетентності виконавців та їх відповідності кваліфікаційним вимогам.

Замовник проводить переговори з будь-ким із виконавців. Після отримання попередніх пропозицій замовник має право внести зміни до тендерної документації щодо технічних вимог та вимог до якості предмета закупівлі або запропонувати нові характеристики та критерії оцінки пропозицій відповідно до цього Закону. Про зміну умов тендерної документації замовник інформує всіх виконавців під час надання їм запрошень до участі у другому етапі торгів;

б)      на другому етапі замовник пропонує виконавцям попередні тендерні пропозиції, які не були відхилені на першому етапі, надати цінові тендерні пропозиції з зазначенням ціни.

Замовник (закупівельна організація) публікує оголошення у "Віснику державних закупівель", запрошуючи зацікавлених виконавців (постачальників) подавати попередні пропозиції без зазначення ціни. Дозволяється проводити обговорення щодо технічних рішень, методів виконання проекту, умов контракту тощо. Після визначення професійної і технічної компетентності постачальників і формулювання заключних документів (специфікацій) замовник (закупівельна організація) надсилає запрошення до участі в торгах постачальникам, чиї кандидатури не були відхилені.

Строк подання виконавцями попередніх пропозицій встановлюється замовником, але не може бути меншим ніж 30 календарних днів з дня опублікування оголошення про здійснення процедури двоступеневих торгів.

Оцінка пропозицій і присудження контрактів здійснюється без будь-яких подальших переговорів.

1.2.2.4 Закупівля в одного учасника

Процедура закупівлі в одного виконавця застосовується замовником незалежно від порогового показника вартості, але після погодження в установленому порядку з уповноваженим органом у разі:

1) закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов'язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу;

) відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені, виконані чи надані тільки певним постачальником (виконавцем), за відсутності при цьому альтернативи;

) нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв'язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, які унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення процедур конкурсних торгів, зокрема пов'язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам; (пункт 3 частини другої статті 39 у редакції Закону України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

) якщо замовником було двічі відмінено процедуру закупівлі через відсутність достатньої кількості учасників;

) потреби здійснити додаткову закупівлю у того самого постачальника з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями, роботами або послугами, якщо заміна попереднього постачальника (виконавця робіт, надавача послуг) може призвести до несумісності або виникнення проблем технічного характеру, пов'язаних з експлуатацією та обслуговуванням; (частину другу статті 39 доповнено пунктом 5 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

6) закупівлі товарів на товарних біржах; (частину другу статті 39 доповнено пунктом 6 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI)

) закупівлі товарів у разі припинення господарської діяльності, зокрема внаслідок банкрутства, за домовленістю з кредиторами. (частину другу статті 39 доповнено пунктом 7 згідно із Законом України від 08.07.2011 р. N 3681-VI).

У вказаних випадках закупівельна організація може укладати договір після переговорів з одним виконавцем.

Відповідно до Закону, якщо для закупівлі застосовується процедура в одного виконавця, то для здійснення оплати за договором на закупівлю необхідно надавати звіт про результати торгів та лист погодження цієї процедури з уповноваженим органом.

.2.3 Вибір процедури

Для кожної закупівлі закупівельна організація вибирає процедуру, яка є найбільш прийнятною для даного конкретного договору. Ключові питання підготовчого етапу процедур закупівлі:

а)      питання щодо визначення потреби:

1)  у чому потреба;

2)      чи це дійсно необхідно;

)        альтернативні рішення;

)        кількість;

)        розрахункова вартість;

)        наявні бюджетні кошти;

)        планування платежів;

)        доставка - куди і коли.

б)      питання для обговорення до прийняття рішення щодо процедури:

1)  чи не виходить обчислена вартість закупівлі за межі запиту цінових пропозицій?

2)      коли це необхідно? Чи існують будь-які особливі причини для
"швидкої" процедури?

3)  конкуренція - чи більше постачальників, ніж один?

4)      чи є зрозумілими та однозначними специфікації?

)        яка очікується оцінка - проста чи складна?

)        чи необхідна попередня кваліфікація постачальників? Причини проведення попередньої кваліфікації.

Можливі джерела інформації стосовно потенційних постачальників:

-    колеги у власному або інших відомствах/міністерствах;

-        тематичні періодичні видання і журнали;

-        каталоги для покупців;

-        газети і бюлетені;

-        банківські установи;

-        література і каталоги нових виробів;

-        тематичні конференції і семінари.

Перелік питань для дослідження ринку з метою пошуку нових постачальників:

-    фінансова ситуація постачальника;

-        інші великі постачальники;

-        проведення постачальником досліджень з метою розвитку поточних або розробки нових продуктів чи послуг;

-        наявні для технічної підтримки ресурси;

-        джерела сировини постачальника;

-        яким чином наші замовлення вплинуть на компанію;

-        які можливості її керівництва;

-        система контролю якості;

-        кваліфікація співробітників;

-        обладнання.

Фактори, які слід урахувати в процесі розрахунку ризиків, можуть бути такими:

-    вимоги до постачальника щодо якості відповідно до важливості договору;

-        власні спеціалісти замовника - чи можна на них покластися, коли
виникне необхідність;

-        чи потрібна додаткова підтримка спеціалістів закупівельної організації або постачальника;

-        вимоги гарантій технічних параметрів для виконання зобов'язань за
договором;

-        важливість вчасної доставки.

1.2.4 Формування й організація діяльності тендерного комітету

Формування й діяльність тендерного комітету.

Тендерний комітет є виконавчим органом, який створюється замовником або іншою юридичною особою (на підставі укладеного між нею та замовником договору) для безпосереднього здійснення визначених процедур конкурсу. При цьому передбачається, що замовник одночасно може бути інвестором. В інших випадках розмежування повноважень між інвестором та замовником визначається за їх домовленістю.

Діяльність тендерного комітету регламентується внутрішніми нормативними документами організації, яка його створила (наказом, положенням про тендерний комітет, кошторисом витрат тощо).

Типи тендерних комітетів та порядок їх створення

Тип тендерного комітету зумовлений його метою і статусом. Тендерний комітет може бути створено з метою проведення окремого конкурсу {тимчасовий тендерний комітет) або з метою проведення ряду конкурсів (постійний тендерний комітет); безпосередньо підприємством, організацією-замовником (тендерний комітет замовника), або на підставі відповідного договору з іншою юридичною особою (залучений тендерний комітет), або державною адміністрацією (регіонстьний тендерний комітет), міністерством або відомством (галузевий тендерний комітет).

Тендерний комітет створюється наказом керівника організації, де визначено:

- назва предмету замовлення (а якщо їх декілька - перелік об 'єктів будівництва або видів робіт), які запропоновано на конкурс;

кількісний та персональний склад постійних членів тендерного комітету;

голова тендерного комітету;

право на залучення до роботи тендерного комітету на тимчасовій основі співробітників даної організації та сторонніх організацій або окремих фахівців.

Керівник організації затверджує положення про тендерний комітет, яке регламентує основні умови його функціонування.

.2.5 Методики оцінки пропозицій

При бальному підході кожен показник оцінюється за десятибальною шкалою залежно від відповідності оферти вимогам тендерної документації (наприклад: 8-10балів - краіце, ніж: вимоги тендерної документації; 6-7 балів - відповідають вимогам тендера; 3-5 балів - не зовсім відповідають вимогам тендера; 1-2 бала - зовсім не відповідають вимогам тендера), а потім робиться розрахунок сумарної кількості балів з урахуванням установлених коефіцієнтів значення кожного з розглянутих показників. При цьому кожний експерт з технічної оцінки або член тендерного комітету заповнює свій протокол оцінки і підписує його. Далі всі протоколи збираються і розраховується загальний протокол середніх оцінок по всіх пропозиціях претендентів. Він також підписується всіма членами тендерного комітету.

У цьому випадку сума балів Sк по оцінюваній оферті k може бути розрахована за формулою:

де В_j, - коефіцієнт значення j-го критерію,

G_ijk - кількість балів, виставлених даній оферті к за j-м критерієм за десятибальною шкалою і-м експертом,

m - кількість розглянутих критеріїв,

n - кількість експертів (членів тендерного комітету). При розміщенні коефіцієнтів значення рекомендується базувати на умові, що сума коефіцієнтів за всіма критеріями повинна дорівнювати одиниці .

Другий підхід з використанням бальної методики оцінки пропозицій при закупівлях товарів називається діапазонним і полягає в тому, що для кожного критерію з переліку критеріїв установлюється діапазон балів (наприклад від 40 до 60). При цьому кожний експерт з оцінки проставляє свій бал по кожній пропозиції і по кожному критерію в межах цього діапазону. Це дозволяє поєднати пріоритетність критеріїв з максимальним балом кожного з критеріїв.

Остаточні ж розрахунки тут також проводять за вищенаведеною формулою. При цьому перелік наведених критеріїв може бути істотно змінений і доповнений. Для кожного лота торгів може застосовуватися своя система критеріїв. Коефіцієнт значення В_j (часткового рейтингу) виводиться шляхом розподілу поточного бала на максимальну кількість балів.

Слід зазначити, що при закупівлі товарів на етапі оцінки тільки в крайніх випадках використовуються кваліфікаційні дані. Взагалі це більш властиво для закупівель робіт, де предмет закупівлі являють собою складну технічну систему з багатьма виконавцями, постачальниками, субпідрядниками і є набагато значнішим за обсягами капіталовкладень, які витрачаються.

Оцінка тендера на основі змішаної методики.

Така методика застосовується до складних проектів, які мають складний бюджет і передбачають інтеграцію всіх видів закупівель - постачання устаткування чи системи, виконання монтажних робіт, тестування і налагодження, навчання персоналу і т.д. Для таких проектів характерні закупівлі сучасних інформаційних систем, які включають високі технології, телекомунікацію і складне мережеве устаткування. На додаток до устаткування і програмного забезпечення такі проекти звичайно включають істотний компонент обслуговування і навчання, технічної допомоги, встановленого розвитку, обслуговування виробу і технічної підтримки і т.д. - в межах від 15% до 40 % (чи більше) від вартості виробів безпосередньо. При цьому звичайно цикл життя проектів визначається як 5-10 років. Тому важливо, щоб цикл життя розглядався при оцінці економічної життєздатності, наприклад програми автоматизації виробництва, незалежно від того, фінансується частина цих витрат за рахунок державних чи власних коштів.

Специфікація відповідних процесів обслуговування і плану технічної підтримки може бути необхідною при проектуванні контракту. Покупець повинен указати в документах для торгів, які пропонують ціну, тип послуг гарантійного обслуговування, що будуть включені до контракту. Оскільки витрати обслуговування апаратних засобів (комп'ютерної техніки) мають фактичний характер, а рівень вимог гарантійного обслуговування повинен бути включений до технічних специфікацій навіть при тому, що вони можуть бути предметом окремої угоди.

При цьому можуть визначатися такі специфікації:

а) встановлені ціни на послуги

) інженерне забезпечення "ділянки ремонту". Постачальник повинен забезпечити необхідну кількість інженерного персоналу на ділянці для ремонту.

) обслуговування "за викликом".

б) програма самообслуговування

в) постачання запасних частин.

Об'єднання вартості і технічних факторів.

Технічні фактори і їхнє відносне значення можуть значно змінюватися від закупівель до закупівель, залежно від характеру технологій, що закуповуються, і спектра необхідних послуг (проект, настроювання, виконання, обслуговування, технічна й експлуатаційна підтримка і т.д.). Проектні витрати життєвого циклу проекту і технічних параметрів мають бути об'єднані відповідно до наступної формули:

де С - оцінена ціна пропозиції (обчислена з урахуванням КРУ - чистої теперішньої вартості),

С_min - найнижча з усіх оцінених запропонованих цін; Т- сумарне значення (бали) технічних критеріїв за кожною пропозицією,

Т_max - максимальний бал оцінки технічних критеріїв, наданих будь-якою пропозицією претендента,

X - значення цінової складової за визначенням у тендерній документації/

У - значення технічної складової за визначенням у тендерній документації.

Пропозиція з найвищим балом (оцінкою) має право на присудження контракту.

Призначення цінових і технічних значень (X і У відповідно) змінюється залежно від складності закупівель. З цієї причини прикладному програмному забезпеченню дають вище технічне значення. Варто підкреслити, що у специфікаціях критеріїв має бути завершеність, ясність і точність, щоб подані пропозиції були послідовні і порівнянні.

Апаратні засоби можуть бути стандартними й оцінені відносно точно, тому їм присвоюється нижча технічне значення. Крім того, оскільки технічні рішення взагалі послідовні, стандартні і можуть міститися в більшості пропозицій, їхнє значення повинно мінімально впливати на оцінку. Наприклад, просте придбання технології "є в наявності" типу персональних комп'ютерів, принтерів, програмного забезпечення офісу і місцевої мережі (ЬАІМ), що заслуговувало б маленьке чи дуже низьке значення для технічної реалізації.

Складні види закупівель, які вимагають пакетування прикладного програмного забезпечення (наприклад державна банківська система для великого багатогалузевого банку), вимагали б істотного технічного значення. Наприклад, критичні фактори типу розробки програмного забезпечення і функціональних можливостей, установки і технічної підтримки могли б гарантувати 50%-ве технічне значення з огляду на критичний характер.

Якщо послуги підтримки системи в закупівлях мають досить критичний характер, такий, що навіть 50%-ве технічне значення може бути недостатнім, Покупець повинен розглянути розміщення рейтингів між технічною допомогою і консультаціями слідом за контрактом, аналізом, проектуванням, розвитком, виконанням, навчанням і/чи сервісом і окремою домінантною ціною виробів, які купуються. Також якщо технічне значення досить високе і використовується одна стадія закупівель, то Покупець повинен думати, що придбання з двома стадіями вигідніше, тому що дозволило б покупцю вивірити специфікації, а також уможливило б відвідання конференцій претендентами, огляди документації і діалог покупця з претендентом.

Визначення технічних критеріїв оцінки.

Узагалі, бажано розвинути технічну схему оцінки, яка максимізує кількість обов'язкових або істотних технічних критеріїв і мінімізує кількість привілейованих критеріїв. Тут повинні використовуватися специфікації, за якими приймається рішення про присудження контракту чи відхилення пропозиції. Пропозиція оцінюється як задовільна за тим чи іншим критерієм або така, що перевищує зазначені критерії щодо інших пропозицій. Специфікації, які впливають на функціональні можливості й витрати в життєвому циклі проекту і на графік його виконання, можуть розглядатися як привілейовані. Використання точніших специфікацій, з погляду вимог тендерної документації, може бути також віднесене до привілейованих критеріїв.

Ця методологія дозволяє адресувати постачальнику вимоги покупця із зазначенням відносних пріоритетів. Відсоткове співвідношення оцінки цінових і технічних важелів, а також технічні фактори оцінки і критерії повинні бути включені до тендерної документації, представленої для фінансової організації з метою отримання "погодження" як заключної версії, яка видається привселюдно.

Далі розглядається рекомендована структура, яку Покупець може використовувати, щоб формулювати "привілейовану" схему розподілу критеріїв. Покупець повинен оцінити закупівлю в термінах важливості поза зазначеними специфікаціями, для чого використовуються наступні три фактори, які впливають на витрати життєвого циклу:

а) технічні фактори щодо функціональних можливостей: звичайно від 30-60% від значення технічних показників (наприклад, рішення виробничої проблеми, функціональних можливостей, невимушеність використання, історії виконання, відповідність міжнародним стандартам і можливості апаратних засобів, програмного забезпечення, прикладних систем, функцій обробки повідомлень, управління мережею і т.д.). Якщо вимоги стосуються великих наборів даних і системи типу централізованих, діалогових систем обробки інформації для фінансового посередника, оцінка виконання і функціональні можливості можуть гарантувати 60% від значення технічних показників.

б) фактори виконання контракту Постачальником: звичайно від 5-30% повного розподілу показників; (наприклад, управління проектом, графік постачань та монтажу, інтеграція системи, планування досліджень, план навчання, матеріально-технічне забезпечення, документація і т.д.).

в) підтримка і стабілізуючі фактори: звичайно від 5-30% від повного розподілу (наприклад, обслуговування, технічні й експлуатаційні послуги підтримки, управління системою, безпека, засоби обслуговування і відновлення, управління якістю і т.д.).

Типова формула.

Підбиваючи підсумки вищесказаного, можна навести один з варіантів функціональної залежності, яка використовується для визначення кількості балів за кожною пропозицією в рамках технічної оцінки. Така формула має наступний вигляд:

T=4*AS+0.8*HW+0.7*CM+0.6*SS+1*SD+0.2*АТ+1*РМ+0.7*ТG+0.3*SС+0.6*МS+…,

де сума всіх коефіцієнтів повинна дорівнювати 10.0 (розподіл Покупця), при цьому технічні категорії такі:

АS - прикладне програмне забезпечення;

НW - апаратні засоби;

СМ - зв'язок, комунікації;

SS - системне програмне забезпечення;

SD - інструменти розвитку програмного забезпечення, навколишнє середовище;

АТ - засоби обміну даними;

РМ - монтаж "під ключ" чи "інтеграція систем ";

ТG - навчання;

SС - опис і забезпечення виконання робіт Постачальника;

МS - обслуговування і підтримка устаткування (гарантії);

... - інші модулі, якщо необхідно.

Використання чистої теперішньої вартості

Як формулу для факторингу поточних витрат в оціненій ціні пропозиції використовують формулу чистої теперішньої вартості (ОТУ) - вартості майбутніх витрат, яка враховує вартість грошей у часі. Математичний опис такого обчислення, з погляду вартості поточних витрат, має наступний вигляд:

,

де х - індекс, який представляє кожний з N років,- кількість років оцінених поточних витрат, визначених у Даних кожної з пропозицій,х - повні поточні витрати протягом х років, які зазначені в пропозиції,- коефіцієнт дисконтування, який використовується для обчислення NPV i повинен бути визначений у тендерній документації (Дані пропозиції).

Наприклад: якщо Дані пропозиції визначають, що 3 роки поточних витрат будуть оцінені (К = 3) з використанням коефіцієнта дисконтування - 10 % (І = 0.10), то формула, розширюючись, набуває такого вигляду:- зазначені повні поточні витрати протягом першого року після закінчення гарантійного терміну; - зазначені повні поточні витрати протягом другого року після закінчення гарантійного терміну;- зазначені повні Поточні витрати протягом третього року після закінчення гарантійного терміну.

Для закупівель з однією стадією і з короткими циклами життя або мінімальними поточними витратами коефіцієнт дисконтування (І) може оцінюватися і використовуватися як 0%. Це закінчується простою сумою пропонованих поточних витрат протягом кожного з N років (NPV= R1 + R2 + ... + RN).

Оцінена ціна пропозиції є сумою повної ціни пропозиції, включаючи будь-який застосовний критерій внутрішньої переваги, чистої теперішньої вартості (NPV), і розраховується, як було показано вище.

Відзначимо, що переможцем визнається претендент, котрий представив найбільш вигідну тендерну пропозицію, яка відповідає кваліфікаційним вимогам.

1.3 Постановка задачі. Опис об’єкту дослідження

Метою даної дипломної роботи є організація тендеру за процедурою відкритих торгів для закупівлі устаткування для автоматичної обробки інформації для Національного Банку Украіни.

Виходячи із сучасних вимог, висуваємих до якості функціонування організації, не можна не відзначити, що ефективна її робота цілком залежить від рівня оснащення компанії електронним устаткуванням, таким, як комп'ютери пов'язане з їхнім використанням як інструмента для діловодства й раціоналізації управлінської праці. Їхнє використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку та виконання конкретних завдань, зменшити непродуктивні витрати при їхній реалізації, виключити можливість появи помилок у підготовці.

У зв’язку з такою потребою організації у великої кількості такого устаткування було вирішено організувати тендер на його закупівлю.

У рамках дипломної роботи ставиться задача організації проведення тендеру, а саме:

-           формування тендерного комітету,

-        визначення його функцій, регламенту, організації роботи, відповідальності,

         розробка календарного плану процесу проведення закупівлі,

         розробка основних структур проекту закупівлі (OBS, WBS),

-        розробка методології оцінки тендерних пропозицій,

         формування вимог до тендерної документації,

         розробка шаблонів документів;

         оптимізація робот у програмному продукті Sure Trak, які виникають у процесі закупівлі товарів;

Згідно вимог замовника в рамках стратегії забезпечення організації необхідним устаткуванням необхідно організувати тендер до 15 липня 2012 року.

РОЗДІЛ 2.

ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ СИСТЕМ ДЕРЖАВНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ В УКРАЇНІ ТА ЗА КОРДОНОМ

2.1 Стисла характеристика та аналіз системи державних закупівель в Україні

В Україні система державних закупівель побудована на засадах децентралізації, згідно з якими закупівля може здійснюватися безпосередньо розпорядником державних коштів, який укладатиме договір про закупівлю. У розрізі бюджетних коштів відповідно до бюджетного законодавства розрізняються головні розпорядники коштів, розпорядники коштів нижчого рівня та одержувачі коштів. Перелік головних розпорядників коштів зазначається у рішенні про затвердження відповідного бюджету (закон про державний бюджет, рішення органу місцевого самоврядування (ради) про затвердження місцевого бюджету). При цьому, одержувачами коштів є підприємства і госпрозрахункові організації, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи, які одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або уповноважені органами державної влади на виконання загальнодержавних програм, надання послуг безпосередньо через розпорядників.

Державна закупівля фінансується за рахунок державних коштів і завжди є компонентом програм, що охоплюють інвестиції або поточні потреби. Найбільшу частку в структурі джерел фінансування зобов’язань за договорами про закупівлю за державні кошти становлять кошти господарських товариств, в яких державна частка перевищує 50 відсотків (рис. 2.1).

Замовник публікує оголошення у бюлетені «Вісник державних закупівель» [40], запрошуючи зацікавлених постачальників подавати попередні пропозиції без зазначення ціни. Динаміка публікацій у «Віснику державних закупівель» відображена на рис. 2.2.

Головними законодавчими інструментом, регулюючими сферу державних закупівель на сьогоднішній день є Закон.

Рис. 2.1. Структура розподілу коштів за укладеними договорами в розрізі джерел фінансування

Аналіз здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти органами державної влади, установами, організаціями, підприємствами - розпорядниками державних коштів та аналіз функціонування системи державних закупівель за звітний період проведено на основі даних державного статистичного спостереження за 2008 рік за формою № 1-торги (тендери) «Звіт про проведення торгів (тендерів) на закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти». Звіти за цією формою подали 107 головних розпорядників бюджетних коштів (додаток А).

Рис. 2.2. Динаміка публікації оголошень про заплановані закупівлі та оголошень про результати їх проведення у 2007-2009 роках

У 2008 році розпорядниками бюджетних коштів проведено 101 344 процедури закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти (з урахуванням лотів), що є меншим відповідного показника 2007 року (121 736 процедур). Скорочення загальної кількості проведених торгів не є негативним фактором, оскільки дана ситуація викликана збільшенням вартісних порогових меж застосування процедур закупівлі. Про позитивні тенденції також свідчить зростання кількості проведення відкритих торгів з 64 393 у 2007 році до 73 668 у 2008 році при зменшенні загальної кількості застосованих замовниками процедур. Водночас застосування менш прозорої процедури - запиту цінових пропозицій (котирувань) - зменшилось у 3 рази з 43 486 до 13 561 [19].

У звітному році застосовано 8 906 процедур закупівлі в одного учасника, при чому з них 5 481 процедур (61,5 відсотка) проведено в першому кварталі 2008 року, коли погодження цієї процедури здійснювалось Міжвідомчою комісією та Антимонопольним комітетом.

Водночас у 2008 році порівняно з попереднім роком зберігається тенденція до зростання у загальній кількості проведених процедур закупівель частки відмінених торгів або визнаних такими, що не відбулися. Тривожним фактором є збільшення цього показника з 13,4 відсотка до 24,9 відсотка.

При цьому кількість відмінених торгів у деяких регіонах України становить від 3,8 до 36,4 відсотків від загального числа проведених процедур. Слід зазначити, що найбільша частка відмінених процедур припадає на відкриті торги, що свідчить про неможливість результативного завершення значної кількості цього виду процедур закупівель. Причин, які призвели до відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися, відображені на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Причини відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися

Однією з причин зростання зазначеного показника могла стати кількаразова зміна протягом 2008 року законодавства у сфері закупівель за державні кошти, яка дезорієнтувала суб’єктів ринку державних закупівель і призвела до небажання брати участь у торгах. Водночас у зв’язку з фінансовою кризою існують непоодинокі випадки, коли коливання курсів валют та зміна цін на ринку за час проведення процедури зводить нанівець вигоду учасників торгів, що подали свої тендерні пропозиції.

Загальна сума коштів за укладеними договорами в результаті проведених у 2008 році процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти становить 167 297 619,1 тис. гривень, що на 17,6 відсотка більше порівняно з відповідним періодом минулого року. На сьогоднішній день загальна сума коштів за укладеними договорами перевищую 214 млрд. грн., що вже перевищує суму минулого року.

Аналіз обсягів сум договорів, укладених у 2008 році, відповідно до проведених процедур показує, що відбулося позитивне зростання питомої ваги відкритих (на 4,6 відсотка) та двоступеневих торгів (на 2,1 відсотка). Водночас зменшилась питома вага менш прозорих процедур: запиту цінових пропозицій (на 1,6 відсотка), торгів з обмеженою участю (0,4 відсотка) та закупівлі в одного учасника (на 4,7 відсотка).

Загалом протягом 2009 року до Мінекономіки надійшло та було опрацьовано 1004 скарги (рис.2.4).

Рис. 2.4. Структура рішень за скаргами

За 103 скаргами приймалися рішення згідно з чинним Положенням про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти.

При цьому за 62 скаргами прийнято рішення про відмову у задоволенні скарг; 35 - частково задоволені; 6 - повністю задоволені.

2.2 Особливості систем державних закупівель країн Європи, Азії та Америки

Система державного замовлення у країнах Центрально-Східної Європи є дуже децентралізованою і здійснюється на рівні окремих міністерств, місцевих органів влади чи навіть окремих державних інституцій відповідно до закону про державне замовлення.

Однак у деяких випадках застосування елементів централізованої системи має свої переваги, що доводить досвід країн ЄС.

У багатьох країнах Центрально-Східної Європи управління з питань державного замовлення займаються не безпосередньо державними закупівлями, а розробкою національної політики у сфері державного замовлення, організацією та проведенням тренінгів, розробкою законодавчих актів тощо. Це свідчить про досить суттєві зміни від часу, коли система державних закупівель була монополізована одним органом.

Повноваження здійснення державних закупівель було передано сотням, а інколи тисячам державних відомств та установ. Багато країн регіону розглядають нову систему державного замовлення як елемент демократизації і не хочуть повторювати попередніх помилок. Вони намагаються швидко перейти від однієї системи до іншої. У цій публікації розглядається кілька аспектів функціонування системи державного замовлення, на які слід звернути увагу при прийнятті рішень щодо системи державного замовлення у цих країнах.

Данія.

У Данії немає спеціалізованої агенції, що уповноважена робити закупівлі від імені інших урядових органів. Однак існує система центрального використання та координації рамкових угод. У 1976 р. було засновано Урядову організацію з питань державних закупівель і зменшено роль Міністерства фінансів, яке прийняло рамкові угоди як засіб для забезпечення урядових організацій товарами і послугами.

Угоди не укладаються на основі спеціального законодавства. Це контракти, що діють у визначений період і мають визначені ціни та інші умови, але без встановлення визначеної кількості товарів і послуг, що можуть бути надані. Урядова організація з питань державних закупівель укладає угоди шляхом тендерів відповідно до директив ЄС. В іншому випадку будь-яка зацікавлена організація може отримати контракти без нової тендерної процедури.

Структурна схема ніколи не була примусовою для урядових організацій.

У 1982р. циркуляр, виданий Міністерством фінансів, рекомендував організаціям використовувати рамкові угоди, запропоновані Урядовою організацією з питань державного замовлення. Ця рекомендація була видана лише після консультацій з Європейською комісією, оскільки в той час директиви щодо здійснення державного замовлення не відповідали потребам. Комісія прийняла практику, що не суперечила директивам.

Під час переговорів щодо директив з комунальних послуг ініціатива Великобританії і Данії привела до укладення рамкових угод і їхнє використання було включене у директиви.

Хоча відповідне забезпечення все ще є в останній версії директив з комунальних послуг, воно ще не знайшло свого місця в пізніших версіях директив щодо постачання і послуг.

Однак очевидно, що в цілому сприймається використання рамкових угод до того часу, поки це не заважатиме конкуренції чи не призведе до порушення рівноправних договорів постачальників.

Оскільки в директивах з комунальних послуг заявляється, що рамкові угоди можуть бути використані неправильно, уряд Данії проконсультував Комісію, коли у 1995 р. Урядова організація з питань державного замовлення об’єдналася з подібною муніципальною організацією для того, щоб забезпечувати як урядові, так і муніципальні організації. Ця нова організація, Служба держзамовлення для уряду та муніципалітетів (SKI) є приватною компанією, що належить Міністерству фінансів та Національній організації муніципалітетів. Комісія не заперечує проти такої подальшої централізації, оскільки таке об’єднання не розглядається як загроза конкуренції або вільному доступу до державного ринку.

На даний момент управління SKI працює з 85 рамковими угодами, що включають близько 250 постачальників товарів і послуг. Угоди включають 16 основних категорій товарів і послуг3, і приблизно 5600 організацій підписані на послуги SKI. Щорічний обіг рамкових угод становить близько 400 мільярдів євро.

Німеччина.

У Німеччині держзамовлення традиційно проводилось на децентралізованій основі.

Відповідно до нещодавніх фінансових обмежень деякі державні інституції, особливо муніципалітети, розглядали альтернативні шляхи замовлення товарів і послуг для того, щоб заощадити кошти. Деякі муніципалітети, наприклад у Нижній Саксонії, створили централізовані органи координації державних закупівель у різноманітних формах, напр., товариства з обмеженою відповідальністю (Gesellschaft mit beschrдnkter Haftung), кооперативи, партнерства.

Створення органів централізованого здійснення державного замовлення стало можливим на основі Акту проти обмеження конкуренції (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschдnkungen, GWB). Такі виклики базувались на тому аргументі, що встановлення органів централізованого замовлення є обмеженням конкуренції за умовами анти картельного забезпечення, викладеного у Статті 1 GWB. У той час як контрактні організації переконували, що таке забезпечення стосується лише угод між приватними компаніями, деякі німецькі суди постановили, що організації замовлення, чи на муніципальному рівні, чи у сфері комунальних послуг, діють як приватні компанії і тому суперечать Статті 1 GWB. Рішення Німецького Федерального Верховного Суду все ще діє [29].

Італія.

Італійське законодавство у сфері держзамовлення бере свій початок в 1920-х рр. і до цього часу залишається в силі, хоча й щоразу доповнювалося новими законами. Воно регулює централізоване здійснення державного замовлення в цілому і забезпечує механізми проведення тендерів для вибору виконавця подібно до того, як забезпечення, встановлене директивами ЄС (королівські Декрети 2440/1923 і 827/1924) [29]. Це законодавство встановлює загальні правила, що формально пов’язані тільки з центральним урядом, а також використовуються як посилання регіональними та місцевими органами влади.

Через хвилювання з приводу участі організованої злочинності в контрактах держзамовлення існує законодавство, спрямоване на те, щоб попередити можливість надання урядових контрактів особам, які належать до мафіозних структур або знаходяться під підозрою.

Стаття 117 Конституції Італії у деяких сферах наділяє регіональні органи влади такими ж законодавчими повноваженнями, якими наділений центральний уряд, а саме містобудівництво, охорона здоров’я та громадські роботи. Такі законодавчі повноваження повинні здійснюватись у межах, встановлених законом, і не суперечити національним інтересам або інтересам інших регіонів. У секторі громадських робіт загальне законодавство прийнятне для усіх контрактних процедур, незалежно від того, чи кількість більша чи менша, ніж громада, встановило, що регіони і державні органи, які ними фінансуються, а також Автономні провінції Тренто і Больцано, також повинні узгоджуватись з директивами. Вони можуть сприймати впровадження законодавства, відмінного від національного. Регіони із особливим статусом прийняли свої власні самостійні регулювання процедур державного замовлення [29].

Відповідно до головної реформи, що надає більшу автономію місцевим органам влади (комуни і провінції), розпочатої в 1990 р., місцеві органи влади зараз можуть встановлювати свої власні особливі регулювання у сфері державного замовлення. Спеціальне законодавство також приймається у певних сферах (водопостачання, енергетики, телекомунікацій і транспорту), де в даний момент проходить складний процес приватизації, з тих пір, як в Італії ці послуги фактично знаходяться в управлінні державних акціонерних компаній [13].

Швеція.

У Швеції немає спеціалізованої організації, уповноваженої робити закупівлі від імені інших державних органів влади. Однак існує система центрального використання та координації рамкових угод з угодами, які були відізвані, для контрактних організацій всередині урядового сектору.

Згідно з рамковою угодою, ціни й усі інші відповідні договірні умови, за винятком кількості, заздалегідь визначаються постачальником і органом вдали, з яким укладено контракт. Звичайно не існує суворих зобов’язань для покупця використовувати угоду, в той час як постачальник обмежений надавати послуги у випадку, якщо замовлення було скасоване з боку контрактної організації.

Координуючим органом для адміністрування рамкових угод є Управління юридичних, фінансових та адміністративних послуг (Kammarkollegiet). Роль управління полягає у тому, щоб 1) забезпечувати використання рамкових угод для товарів, яких часто потребують органи влади (наприклад, офісне обладнання, комп’ютери, папір), 2) проводити моніторинг використання рамкових угод за допомогою статистичних методів та іншими способами.

В інструкції від 25 червня 1998 р. вказуються основні принципи, за якими державні органи влади координують свою діяльність із замовлення. Інструкція надає право укладати до 10 рамкових угод з державними органами влади у їхніх особливих сферах повноважень (напр., ремонт комп’ютерів і оновлення програмного забезпечення), однак усі рамкові угоди державних органів влади повинні бути централізовано зареєстровані і доступні у базі даних, що підтримується Kammarkollegiet. Інструкція включає лише організації державного сектору, які знаходяться під юрисдикцією уряду, нерегіональних органів влади і муніципалітетів.

Однак регіональні і місцеві органи влади мають системи координації та співпраці у багатьох сферах державного замовлення, включаючи часте використання рамкових угод.

Використання рамкових угод дуже поширене і становить важливу характеристику шведської системи державного замовлення. Було підписано понад 300 рамкових угод з близько 300 постачальниками на більше як 100 видів товарів. Загальне щорічне замовлення, на основі рамкових угод, перевищує 700 млн. євро та становить близько 5 % загальної діяльності у державному секторі. Закон вимагає, щоб враховувались можливості для підприємств малого і середнього бізнесу, які беруть участь у рамкових угодах, наприклад, даючи дозвіл на субконтрактні та регулюючі кваліфікаційні критерії на відповідному рівні.

Великобританія.

У Великобританії головний наголос урядової політики у сфері здійснення державного замовлення, основні принципи якої встановлені у посібнику з держзамовлення, робиться на тому, щоб отримати цінність у грошовому еквіваленті (визначеному як оптимальна комбінація якості та повних життєвих витрат) звичайно через конкуренцію [29]. Для місцевих органів влади це встановлено законами, прийнятими у 1980-х роках, які забороняють їм брати до уваги некомерційні обговорення при наданні контрактів. У 1990-х роках Великобританія встановила зобов’язання відповідно до директив Європейської комісії та угодою Держзамовлення СОТ через чотири напрямки Правил, або Статутних документів (СД) [29]. Вони включають правила щодо надання контрактів, робіт, товарів і послуг органами державної влади, а також комунальними підприємствами. Кожна інструкція містить узгоджені положення.

Подібні угоди застосовуються і до інших органів, перед якими звітують департаменти, включаючи Національну службу охорони здоров’я. НСОЗ та місцеві органи влади підлягають аудиту з боку Аудиторської комісії, статутного органу, який звітує перед урядовими міністрами та громадськістю. Подібні угоди існують у Шотландії та Північній Ірландії.

Одна з особливостей децентралізованого підходу полягає у тому, що у Великобританії департаменти не зобов’язані користуватись послугами центральних закупівельних агенцій для свого замовлення, однак з цими агенціями бажано співпрацювати, оскільки вони пропонують найкращу вартість в грошовому еквіваленті.

Як результат перевірки, проведеної у 1999 р., що мала на меті визначити, чи структура замовлення відповідає зустрічним майбутнім потребам, наприклад, отримання великої переваги від електронної торгівлі, у 2000 р. було створено новий орган - Управління урядової торгівлі - для забезпечення кращої координації комерційної діяльності уряду.

Японія

Японія - одна з країн, яка підписала Угоду про Державний Прок’юремент (Government Procurement Agreement - GPA) у межах Світової Торгівельної Організації (The World Trade Organization - WTO) [31] Угода вступила в дію з 1 січня 1996 року.

Державні закупівлі (прок’юремент) у Японії складають біля 10% валового національного продукту. Вони відбуваються через відкриті, прозорі та чесні процедури. Нормативно-правова база не має ніяких обмежень щодо участі у тендерах іноземних компаній.

До підписання Японією в 1981 році Угоди про Державний Прок’юремент (GPA) у межах генеральної Угоди про Тарифи та Торгівлю (General Agreement on Tariffs and Trade - GATT) [31] державний прок’юремент у Японії здійснювався на принципах довгострокових відносин із постачальниками без публічного оголошення про майбутні закупівлі, а внутрішній ринок був практично закритий для іноземних учасників.

Після підписання GPА та його погодження обома палатами парламенту, Японія суттєво модернізувала законодавчу базу щодо прок’юременту, та здійснила ряд додаткових заходів для полегшення доступу іноземних учасників на внутрішній ринок державних закупівель Японії.

Державний прок’юремент у Японії базується на типової для багатьох країн світу юридичній системі: базовий закон, укази та різні регулятивні документи, які видаються Кабінетом міністрів, а також накази та розпорядчі акти міністерств - роз’яснення, коментарі тощо.

У відповідності з вимогами GPА, Японія використовує порогові значення для обов’язкового застосування відкритих тендерних процедур, але на деякі види закупівель для залучення іноземних постачальників установлені більш привабливі умови участі у тендерах, а порогові значення можуть бути трохи нижче передбачених міжнародними зобов’язаннями Японії.

Ці два закони передбачають використання трьох процедур закупівель:

відкриті тендерні процедури. Організація, що закуповує, має опублікувати в офіційному виданні запрошення до участі в тендері для всіх постачальників, що відповідають кваліфікаційним вимогам. Контракт, як правило, присуджується пропозиції з найменшою ціною,

селективні тендерні процедури використовуються у таких випадках:

) при наявності обмеженого кола постачальників;

) коли використання відкритих процедур є невигідним.

У цьому випадку з числа кваліфікованих постачальників організація, що закуповує, визначає компанію, якої буде запропонована участь у тендері. Постачальники інформуються про місце та час подання пропозицій. Контракт, як правило, присуджується пропозиції з найменшою ціною;

обмежена тендерна процедура (закупівля з єдиного джерела). У даному випадку контракт присуджується без відкритої конкуренції. Застосування цієї процедури обмежено випадками, які обговорені у GPА. Це:

1)      екстремальні ситуації;

) відсутність учасників для використання інших процедур;

) повторний тендер;

) коли переможець торгів не в змозі заключити контракт;

) коли закуповується предмет, якій захищено особливими правами або патентами;

) закупівля запасних частин (у деяких випадках);

) закупівля для досліджень та розробок;

) при присудженні контракту асоціаціям відповідно до законодавчих актів.

Для залучення іноземних учасників закупівельні організації мають публікувати оголошення про такі закупівлі, якщо сума закупівлі вище 100000 SDR.

Визначення кваліфікації учасників здійснюється ще до їх участі у прок’юременті. Потенційні постачальники, що пройшли кваліфікаційний відбір, вносяться до переліку кваліфікованих учасників.

Всі центральні та місцеві організації, що закуповують, мають право формулювати кваліфікаційні вимоги до учасників, та приймати рішення про їх, здатність щодо виконання контракту.

Оголошення про закупівлю має бути опубліковано в офіційному виданні за 40 тижнів до кінця терміну подання пропозиції. Для прок’юременту, що підпадає під GPА, уряд збільшив тендерний період до 50 тижнів, виключенням є тільки консультативні та сервісні послуги з проектування та будівництва.

Механізми оскарження. До 1990 року в Японії не існувало системи подання та розгляду скарг із питань державного прок’юременту. Тільки у 1995 році уряд установив механізми та процедури оскарження рішень центральних підрозділів, що підпадали під GPА.

Було створено два підрозділи - Відділ нагляду державного прок’юременту, в якій направлялись на розгляд фактичні претензії, та Комітет огляду державного прок’юременту, що відповідав за розгляд скарг.

Будь-який постачальник, при порушенні процедур GPА при проведенні закупівель центральним державним агентством, може звертатись із скаргою до Комітету, якій протягом 10 тижнів має прийняти рішення за скаргою.

Американські держзакупівлі.

Перший закон з регулювання федеральної системи державних закупівель був прийнятий в США в 1792 р. згідно якого, повноваження у сфері закупівель на державні потреби були надані міністерствам фінансів і оборони. У цілому система закупівель на національні потреби в США децентралізована, проте закупівлі безпосередньо на державні потреби дуже нагадують систему Держпостачу, радянських часів.

У даний час проведення закупівель для потреб федеральних органів влади в США є прерогативою Genneral Services Administration - Управління загальних послуг (УЗП). На основі заявок міністерств і відомств УЗП організовує крупнооптові закупівлі, використовуючи конкурсні процедури, в першу чергу тендери. Товари зберігаються на складах УЗП і перепродаються замовникам по оптовій ціні з утриманням невеликого відсотка, що служить для забезпечення життєдіяльності УЗП. Закупівлі на потреби національної оборони здійснює міністерство оборони (Department of Defense) США. Спеціалізовані закупівлі проводяться також деякими іншими відомствами, такими як Агентство з дослідження та розвитку в галузі енергетики (Energy Research and Development Agency), Національне управління з аеронавтики і дослідженню космічного простору (National Aeronautics and Space Administration,NASA) і т.п.

Моніторинг федеральних закупівель покладено на Управління федеральної закупівельної політики (Office of Federal Procurement Policy), а міжміністерська координація в області закупівельної політики здійснюється Радою з регулювання федеральних закупівель (Federal Acquisition Regulatory Council). Законодавчу основу системи державних закупівель у США становлять Правила закупівель для федеральних потреб (Federal Acquisition Regulations, FAR) і Правила закупівель для потреб оборони - доповнення (Defense Federal Acquisition Regulations-Supplement, DFARS) [29]. Ці документи регламентують всю систему федеральних закупівель і відрізняються досить детальною розробкою принципів і процедур. Всі закони, що стосуються даної сфери, можна розділити на дві категорії:

Перша - загальнофедерального законодавства. Воно регламентує організацію процесу держзакупівель і встановлює юридичні норми, які стосуються конкретних видів закупівель, віднесених до компетенції відповідних органів виконавчої влади на федеральному рівні.

Друга - спеціальне законодавство, яке відповідає за процедури і форми контрактів, а також інформаційне забезпечення процесів закупівель та аналізу їх результатів.

Управління системою державних закупівель США спирається на три основних принципи, що випливають з американського підходу до функцій і завдань держави:

досягнення справедливості, тобто забезпечення умов для рівноправної участі підрядників в конкуренції за державні замовлення;

дотримання чесності і боротьба з корупцією при державних закупівлях;

економія та ефективність, тобто забезпечення закупівель товарів і послуг необхідної якості за максимально низькими цінами з мінімальними витратами на проведення закупівель.

Електронні технології.

Система держзакупівель США включає близько 100 федеральних відомств, що включають державний, господарський і науково-технічний комплекси. Вони щорічно розміщують замовлення на товари і послуги безпосередньо через центральний федеральний орган управління, власні відомчі центри і 12 регіональних центрів федерального уряду, які знаходяться в найбільших містах країни.

Законодавство США також регламентує діяльність органів, відповідальних за формування та використання інформаційних ресурсів з держзакупівель. Зокрема, законодавчо визначені повноваження та функції органів, відповідальних за підтримання інформаційного ресурсу - збір, обробку та розповсюдження даних по закупівлях, забезпечення та управління функціонуванням інформаційної бази системи даних закупівель для федеральних потреб і Федерального регістру контрактів. Центр даних по федеральних закупівель регулярно видає керівництво за поданням цих даних, де міститься:

- повний перелік звітувати, а також відомства що не звітували;

-       необхідні інструкції для вузлів збору даних у кожному відомстві;

-       роз'яснення (які дані потрібні і як часто їх треба представляти).

У 1994 р. законодавством США було проведено ревізію для відображення значного зростання важливості закупівель продукції для державних потреб. Результатом перевірки стала поява закону про вдосконалення федеральних закупівель, який спричинив собою модернізацію інформаційної політики і питань формування та використання інформаційних ресурсів у системі. Аналізу було піддано також організація процедур держзакупівель (до 1994р. налічувалося 889 загальних контролюючих законів та правил). Тепер федеральним уповноваженим з держзакупівель надавалася більша самостійність при виборі форм, методів та способів проведення закупівель для потреб держави. Закон суттєво спростив контрактну процедуру для малих закупівель і паралельно підтримав електронну комерцію. Під терміном «електронна комерція» у даному випадку маються на увазі електронні технології для забезпечення ділових дій, включаючи електронну пошту, Інтернет, електронні дошки оголошень, платіжні картки, переказ грошових коштів, віртуальний обмін даними і т.д. [13].

Відповідно до нового закону слід було скасувати паперовий документообіг і ведення записів, як того вимагали численні правила і процедури, щодо підрядних закупівель на суми менше 100 тис. дол., що дозволило застосувати спрощену процедуру закупівель по відношенню до 45 тис. угод на суму 3 млрд. дол. щорічно.

Сьогодні кожне федеральне відомство Америки зобов'язане формувати і підтримувати ведення комп'ютерної бази даних, яка містить несекретні відомості по всіх контрактах одиничною вартістю понад 25 тис. дол. за п'ять останніх фінансових років. Всі відомства повинні направляти вказану інформацію в Центральну інформаційну систему федеральних закупівель. Для надання відомостей по контрактах федеральні відомства використовують стандартні форми документів та уніфіковані формати даних. На додаток до представленого переліку відомства повинні мати в електронному вигляді дані, що ідентифікують субконтракти за контрактами на загальну суму 5 млн. дол. і більше.

Інформаційна система федеральних закупівель забезпечує облік відомостей по 400-500 тис. контрактів одиничною вартістю понад 25 тис. дол. і 17 млн. контрактів малої одиничної вартістю, щорічно укладених федеральними відомствами (на загальну суму близько 200 млрд. дол.). Центральна інформаційна система федеральних закупівель є джерелом консолідованої інформації про держзакупівлі.

Електронні торги.

Мета впровадження електронних торгів при здійсненні федеральних закупівель - не лише автоматизація рутинних процесів взаємодії закупівельних органів з потенційними підрядниками, а й зниження витрат на виконання закупівельних процедур і різке скорочення термінів проведення цих операцій. Масштаби використання електронних торгів при здійсненні федеральних закупівель в США в цей час є відносно невеликими порівняно з обсягом їх застосування при укладанні угод між комерційними фірмами. Електронні торги в основному використовуються для закупівель за спрощеними процедурами за контрактами вартістю до 100 тис. дол. Це обумовлено надмірно жорсткою регламентацією процедур федеральних закупівель, яка повністю задовольняється умовам їх проведення з допомогою документів на паперових носіях, але створює певні складнощі при проведенні закупівель за допомогою електронних торгів. Важливими умовами застосування електронних торгів є розвинене законодавство у сфері регулювання використання Інтернет-технологій і засобів зв'язку, захисту інформації, а також наявність базових стандартів безпеки для комп'ютерних мереж.

Інформаційні ресурси забезпечують реалізацію вказаних вище принципів - публічності процесу закупівель продукції для державних (федеральних) потреб, рівноправності у процесі закупівель і відкритого доступу до інформації за укладеними контрактами. Відповідно до вимог законодавства забезпечення публічного відкритого доступу до цих ресурсів здійснюється за допомогою їх публікації на єдиному урядовому порталі. Електронна версія Федерального регістру контрактів також розміщена в Інтернеті.

Основна перевага американської інформаційної системи федеральних закупівель полягає в тому, що вона забезпечує:

- високу оперативність і точність надання Конгресу, адміністрації президента, федеральним відомствам і приватному сектору даних про становище в області контрактів на закупівлі для державних потреб;

-       дозволяє отримати інформацію по федеральних закупівель в різних, на вимогу користувача, розрізах: за роками, відомствами, контрактами і т.п.

У той же час відзначаються наступні недоліки системи:

-  неповне надання даних окремими федеральними відомствами;

-       недостатня активність використання інформаційних ресурсів як з боку урядових відомств, так і з боку населення;

-       недостатня інформаційна сумісність між ланками системи та ін.

2.3 Проблеми вдосконалення системи державних закупівель в Україні

З переходом України до ринкових відносин, з метою створення конкурентного середовища у сфері державних закупівель, забезпечення прозорості процедур у цій сфері та їх оптимізації, організована і законодавчо закріплена система проведення відкритих торгів (тендерів) для державних потреб.

При традиційному паперовому документообігу зобов'язання, прийняті сторонами, і надані ними відомості, в тому числі, тендерна інформація, тендерні пропозиції, договори і т.д., підтверджуються документами на паперовому носії, підписаними уповноваженими посадовими особами відповідних державних органів або суб'єктів господарської діяльності [14].

З розвитком інформаційних технологій і розповсюдженням в Україні Інтернету все більшої актуальності набуває електронний обмін даними. Переваги такої технології очевидні: взаємодія між різними суб'єктами в електронному вигляді дозволяє суттєво прискорити проведення різного роду операцій, скоротити обсяги традиційної документації, заощадити час і витрати, пов'язані з укладанням договорів,оформленням всіляких документів, наданням звітності до контролюючих органів та т.д.

Традиційна та електронна логістика мають єдину змістовну і структурно - функціональну основу. (рис. 2.5).

Функціонально специфіка електронних закупівель полягає в тому, що комерційний цикл (замовлення товару, проведення платежів, участь у контролі доставки товару) здійснюється на основі електронного документообігу, віртуально, без фізичного контакту між продавцем і покупцем, забезпечуючи: організацію і контроль всіх ланок логістичного ланцюга (онлайн-переговори; онлайн-угоди; офлайн-угоди; онлайн-постачання (інформаційні продукти); офлайн-постачання (фізична продукція), а також сервісне обслуговування на основі відповідності загальним сучасним логістичним критеріям швидкого реагування, мінімуму збоїв, мінімуму запасів, максимальної консолідації потоків, тотального якості.

Базові функції закупівельної діяльності:

) визначення необхідних обсягу, асортименту і найбільш ефективного режиму закупівлі та постачання матеріальних ресурсів;

) вибір постачальників та узгодження умов договору поставки, укладання договору поставки, контроль якості продукції, що поставляється і термінів;

) забезпечення відповідності між потребою і постачанням, розміром замовлень і термінів потребам виробництва, оптимального завантаження складів;

) дотримання та контроль якості продукції, що поставляється;

) управління запасами, забезпечення кожного робочого місця необхідними виробничими ресурсами;

) контроль економічних характеристик процесу постачання та підвищення якості обслуговування виробництва.

Традиційні закупівлі:

Планування ресурсів, процесів і способів закупівлі на основі прогнозу;

Підготовка кошторису витрат для здійснення окремих закупівель;

Розсилка запрошень до подання котирувань, переговори про ціну;

Укладання контрактів з урахуванням необхідних вимог;

Формування системи гнучкості закупівель, виходячи з найбільш вірогідних оцінок майбутніх подій і «про всяк випадок»;

Коректування закупівель на основі зворотного зв'язку.

Електронні закупівлі:

Формування технологічної платформи швидкого реагування;

перехід від планування закупівель на основі прогнозування до організації закупівель на основі реагування;

Формування системи закупівель як системи реагування на будь-які, а не тільки ймовірні стани ринку;

Взаємодія з постачальником (спільне користування (володіння) активами, мережею збуту, технологічними і концептуальними розробками, вироблення інтегрованих рішень про закупівлі та постачання)

Інфраструктура електронних закупівель включає в себе декількох рівнів: виробничий (відповідна база даних, мультимедійний продукт (комп'ютерна технологія, що дозволяє об'єднувати різнорідну інформацію у вигляді текстів, графіків, відеозображень і т.п.), інформаційний продукт і послуги); переміщення (Інтернет, кабельне телебачення, телефонна мережа, захищену мережу електронного обміну діловими документами в стандартній формі); збуту та обслуговування (взаємодія основних підсистем: торговельної, фінансової та платіжної), а також забезпечення безпеки.

Однак основою планування закупівель, включаючи електронні, є розрахунок балансу потреби і джерел їх покриття, маючи на увазі:

а) потреба в матеріально-технічних ресурсах для: технологічних потреб; ремонтно-експлуатаційних потреб; капітального будівництва;створення перехідних запасів на кінець планового періоду;

б) очікуваний залишок матеріально-технічних ресурсів на початок планового періоду; величина економії матеріально-технічних ресурсів за рахунок впровадження організаційно-технічних заходів, передових технологічних процесів і т.д. в планованому періоді; кількість матеріально-технічних ресурсів, яку можна отримати за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів у планованому періоді;

в) кількість матеріально-технічних ресурсів, яке має бути завезено на підприємство від зовнішніх постачальників (річний план закупівель). Тому слід говорити не про нову систему електронної логістики та закупівлі, а лише про специфіку виконання основних закупівельних функцій, що показано на наведеному вище рис. 2.5.

Системно - технологічну основу електронних закупівель складає апаратне, програмне та інтелектуальне забезпечення інтерактивного маркетингу, торгової, фінансової та платіжної систем.

Функції та інфраструктура електронного ринку збігаються з традиційною логістичною системою, але мають іншу, якісно відмінну форму.

Креативний потенціал електронних закупівель розкривається не в разових закупівлі он-лайн, а як програма інноваційного розвитку через взаємний трансфер досліджень, розробок і ноу-хау з постачальниками і формування віртуального підприємства (рис. 2.6).

Основою інноваційного розвитку є трансфер досліджень, розробок і ноу-хау в галузі виробництва, технологій, закупівель, організації та управління, в т.ч. людськими ресурсами, маркетингу і продажів. При цьому в інтерактивному режимі здійснюється ідентифікація ІВР і ноу-хау, аналіз застосовності, значущості та доцільності конкретного трансферу, досягнення згоди на трансфер, визначення умов і способу передачі трансферу, встановлення необхідності доопрацювання, визначення форм та механізму використання трансферу.

Умови креативності електронних закупівель:

Наявність ефективної системи традиційних закупівель;

Сумісність стратегії е-закупівель із загальною системою закупівельної діяльності;

наявність стандартної інфраструктури інформаційних технологій;

Наявність гнучкої технологічної інфраструктури (сітьові служби, апаратне забезпечення, захист).

Креативні перетворення:

- Радикальне скорочення виробничих та трансакційних витрат на основі реінжинірингу бізнес - процесів;

Впровадження В2В - програмних рішень; синхронізація ланцюжків постачань постачальник-споживач;

Застосування електронних систем планування ресурсів підприємства (ERP) та управління взаєминами з постачальниками на основі стандартизації бізнес - процесів;

Декапіталізація бізнесу за рахунок передачі виробничих і допоміжних процесів підприємства зовнішнім структурам;

Досягнення мережевої оптимізації в системі: бренд - компанія - мережа зовнішніх структур і альянсів;

Формування спільнот доданої вартості.

Формування віртуального підприємства, в якому значна частина роботи відбувається у віртуальному (інформаційному) просторі, є побудова базової інфраструктури інформаційних технологій і систем, віртуальних вартісних ланцюжків і віртуальних об'єднань покупців і продавців.

Для цього традиційний вартісний ланцюжок фірми або базові види діяльності (постачальницька діяльність, маркетинг, збут та обслуговування), а також фізичний вартісний ланцюжок (інфраструктура фірми, закупівельна діяльність, людські ресурси та розробка продукту) повинні бути доповнені віртуальним вартісним ланцюжком, який являє собою відповідну структуру інформаційних відносин і систем, що об'єднує інформацію, що знаходиться в різних частинах фізичної вартісної ланцюжка (маркетинг, збут, виробництво, логістика, фінанси, взаємозв'язок і взаємодія з постачальниками і споживачами, відомості про конкурентів).

Традиційні (оф-лайн) та електронні (он-лайн) закупівлі взаємопов'язані і взаємозумовлені.

Еволюція ролі традиційних закупівель розвивається від концентрації на досягненні найкращого варіанту ціни і на забезпечення своєчасних поставок до управління витратами в процесі закупівель, що відображено на рис. 2.7.

При цьому змінюється зміст стратегічної складової закупівель, маючи на увазі: орієнтацію на взаємодію з постачальниками (вибір між самостійним виготовленням товару і купівлею його у зовнішніх постачальників, визначення типу взаємин з постачальниками, управління постачальниками з урахуванням масштабів їх виробництв та сформувавшихся з ними взаємин для формування необхідної бази постачання); поєднання в закупівлях функцій ефективності і розвитку (не лише виявлення можливостей зниження витрат на закупівлі і загальних витрат і підвищення продуктивності потоків, але й вплив на постачальника в плані розробки нових рішень як умови покупки продукту); відхід від пріоритету контролю та вертикальної інтеграції на користь гнучкості, що відповідає змісту та темпами технологічного розвитку.

Саме характер еволюції традиційних закупівель призначив широкий розвиток електронних, що підтверджує їх взаємозв'язку і взаємозумовленості.

Таким чином, основною причиною недостатньої ефективності або рівня розвитку електронних закупівель є розрив між традиційною та електронною логістикою на підприємстві, тобто рівень якості та ефективності електронних закупівель зумовлюється відповідним рівнем розвитку традиційних.

Електронні закупівлі та електронна логістика в цілому являються інструментами оптимізації логістичної системи на основі електронних технологій (рис. 2.8).

В основі електронних логістичних систем лежить трансформація розвитку до глобального електронного ринку через поетапну інтеграцію діяльності держави.

Найбільш значущим у цьому відношенні є розробка форм інтеграції постачальника в процес створення нового продукту від ідеї до готовності до повномасштабного виробництва або надання послуги.

Еволюція функцій закупівель: Традиційні закупівлі: пошук потенційного постачальника; оцінка можливості закупівлі в декількох альтернативних джерелах; вибір методу закупівлі, встановлення прийнятної ціни та умов поставки; моніторинг товару до моменту його доставки; оцінка продукції і послуг.  Сучасні закупівлі - перехід від концентрації на досягненні найкращого варіанту ціни до управління витратами в процесі закупівель на основі:  - Вибору між самостійним виготовленням товару і купівлею його у зовнішніх постачальників;  - Визначення типу взаємин з постачальниками;  - Управління постачальниками з урахуванням масштабів їх виробництв та сформувавшихся взаємин.

Еволюція форм закупівель: - Разові (модель «витягнутої руки», яка підтримує мінімізацію залежності від постачальників і максимізацію ринкової влади);  - Довгострокові (модель партнерства, коли фірми координують свої дії та інвестують кошти в активи з метою зниження витрат, поліпшення якості і прискорення розробки нових товарів);  - В рамках альянсу (взаємний розвиток за допомогою взаємодії між членами альянсу, інвестицій у фізичний капітал, спільних інновацій);  - Сітьові закупівлі (з'єднання ресурсів, що ведуть до нововведень, координація виробничих, дистриб'юторських структур і обслуговуючих організацій, множення ефекту інновацій, координація обмінних взаємин у системах виробництва і розподілу декількох фірм).

Рис. 2.7. Еволюція функцій і форм закупівель

У процесі розробки нових продуктів між покупцем і постачальником організація-покупець може надавати постачальнику ті чи інші види допомоги (програми «розвитку постачальника»).

У першій фазі оптимізується внутрішня ефективність операцій, маючи на увазі зниження витрат, стандартизацію та підвищення продуктивності праці. У результаті стає можливою уніфікація роботи внутрішніх систем і процесів, а також їх зв'язки з зовнішнім середовищем (розробка систем робочого процесу для раціоналізації внутрішньофірмового середовища, включаючи процеси документованого оформлення операцій і ін.)

. Модель угоди

Оптимізація внутрішніх операцій, мається на увазі: зниження витрат, стандартизація та підвищення продуктивності праці, з метою уніфікації роботи внутрішніх систем і процесів, а також їх зв'язки з зовнішнім середовищем.

Формування інтегрованої системної інфраструктури складових частин комп'ютерного обладнання та програмного забезпечення (локальна мережа, територіально розподілена мережа, інтрамережі) для зв'язків підрозділів підприємства з внутрішніми прикладними програмами та між собою, а також розширення прикладних систем і бізнес-процесів з метою задоволення внутрішніх і зовнішніх вимог е-бізнесу.

. Модель співробітництва

Використання Інтернет-технологій, що дають прямий вихід на постачальників, коли бізнес-процеси накладаються один на одного, забезпечують:

Координацію діяльності, включаючи взаємні інвестиції в активи партнерів з метою зниження витрат, поліпшення якості, спільних інновацій та прискорення розробки нових товарів;

З'єднання ресурсів, що ведуть до нововведень, координацію виробничих, дистриб'юторських структур і обслуговуючих організацій, множення ефекту інновацій, координація обмінну взаємин у системах виробництва і розподілу.

. Модель стратегічного електронного альянсу

Інтеграція всіх учасників - від споживачів, постачальників і виробників - в єдиний робочий процес. Об'єднання джерел інформації, робочої сили, бізнес-процесів, ринкових стратегій. Створення інфраструктурних і технологічних елементів, необхідних для підтримки комунікаційних механізмів, що забезпечують уніфікацію правил та інструментарію ведення справ серед учасників (міжфірмових інтерфейсів, основних бухгалтерських та контрольних функцій, зовнішньої звітності та бізнес-комунікацій) у рамках єдиної бізнес-моделі.

. Модель регіональних торгівельних мереж

Формування загальної комерційної та електронної інфраструктури, включаючи користування загальними програмними додатками і процедурними інтерфейсами.

. Модель глобального електронного ринку

. Користування спільними інституціями глобальної торговельної мережі країн-учасниць.

. Універсальність реагування: що завгодно, коли завгодно.

. Виключення компромісів між якістю, ціною та часом поставки, принцип - все одночасно.

. Реагування в режимі онлайн поряд з орієнтацією на прогнозування і планування.

Для забезпечення цих процесів необхідна інтегрована системна інфраструктура складових частин комп'ютерного обладнання та програмного забезпечення (локальна мережа, територіально розподілена мережа, інтрамережі), щоб пов'язати підрозділ компанії з внутрішніми прикладними програмами та між собою, а також розширення прикладних систем і бізнес-процесів з метою задоволення внутрішніх і зовнішніх вимог е-бізнесу. У взаємовідносинах з постачальниками діє модель угоди.

У другій фазі вводяться Web/Інтернет-технології, що дають прямий вихід на постачальників, що дозволяє взаємопов'язувати інтереси таким чином, що модель угоди переростає в модель співпраці, коли бізнес-процеси накладаються один на одного, щоб забезпечити свободу потоку інформації і бізнес-процесів.

Модель співробітництва є об'єктивною передумовою для переходу до фази 3 - моделі стратегічного електронного альянсу, який інтегрує всіх учасників - від споживачів, постачальників і виробників - в єдиний робочий процес. У структур такого роду може бути багато спільного: джерела інформації, робоча сила, бізнес-процеси, ринкові стратегії. При цьому учасники повинні заздалегідь передбачити інфраструктурні та технологічні елементи, необхідні для підтримки комунікаційних механізмів, що забезпечують уніфікацію правил та інструментарій ведення справ серед учасників (контент - і процес-менеджменту, міжфірмових інтерфейсів, основних бухгалтерських та контрольних функцій, зовнішньої звітності та бізнес-комунікацій) у рамках єдиної бізнес-методики.

У четвертій фазі електронний бізнес переходить до моделі регіональних (в тому числі геоекономічних) торговельних мереж з загальною комерційною та електронною інфраструктурою, включаючи користування загальними програмними додатками і процедурними інтерфейсами.

У п'ятій фазі регіональний електронний бізнес або регіональні торговельні мережі інтегруються в модель глобального електронного ринку з наявними в загальному розпорядженні інститутами глобальної торговельної мережі країн-учасниць.

Електронна глобальна логістика ґрунтується на ефекті інтеграції, її суб'єктами можуть виступати будь-які підприємства, в тому числі середні і малі. Для участі в глобальних електронних логістичних процесах необхідні наступні передумови: включеність в глобальну логістичну мережу; стратегія реагування на сигнали ринку; універсальність реагування: що завгодно, коли завгодно; економія за рахунок сітьового ефекту; виключення компромісів між якістю, ціною та часом поставки, принцип - все одночасно; корпоративна динаміка (реагування в режимі он-лайн замість орієнтації на прогнозування і планування).

Ефективність і якість електронних закупівель є результатом продуктивного суміщення нових інформаційних технологій і відповідного їм стратегічного управління (рис. 2.9).

Принципами зазначеного суміщення є:

перехід від проектного принципу діяльності до принципу взаємозв'язків, створення єдиної системної інфраструктури взаємодії;

поєднання в закупівлях функцій ефективності і розвитку, включаючи вплив на постачальника в плані розробки нових рішень як умови покупки продукту;

поєднання вимог якості та ефективності.

Прорив, пов'язаний з інтенсивною інформатизацією і появою Internet-економіки, призвів до радикальних змін у технології управління, логістики та маркетингу, але радикально не змінив промислових технологій. Нова економіка виробляє і реалізує специфічну продукцію у вигляді нових механізмів продажів продукції старої економіки [12].

Електронний бізнес не замінює і не відміняє ефективний розвиток виробничих процесів, як віртуальні процеси не заміняють реальних. Він являє собою ефективну систему зниження витрат, головним чином трансакційних, скорочення часу на проведення багатьох операцій, але якість товарів і послуг, система обслуговування клієнтів припускають наявність матеріальної інфраструктури, відпрацювання системи матеріальних, фінансових та інформаційних потоків, ефективної реальної логістичної системи. Принципову умову успішного розвитку бізнесу в режимі он-лайн полягає в наявності ефективного бізнесу в режимі оф-лайн, тобто традиційного бізнесу.

Ефективність забезпечує кращий контроль над ланцюгом поставок, підвищення якості закупівельних рішень всередині організації, що виражається в наступному:

. Структура електронної діяльності підприємства

Мета: оптимізація логістичних процесів.

Зміст електронних закупівель:

) інформаційно-логістична діяльність, яка забезпечує повний замкнутий цикл закупівель (замовлення товару, проведення платежів, участь у контролі доставки товару) на основі електронного документообігу;

) кероване клієнтами виконання замовлення на основі сітьового інтерактивної взаємодії з постачальником;

) сітьова взаємодія в режимі он-лайн, включаючи:

Співпраця розробників, користувачів і покупців на основі протоколу для одночасної роботи;

Здійснення в автоматичному режимі потоку погоджень, передачі права власності на товар, доставки інформаційних товарів; фінансових потоків.

Засоби: інтеграція внутрішньої діяльності підприємства; здатність до діяльності в рамках альянсів та партнерства; здатність реагування на всі можливі сигнали ринку на основі електронної платформи, включаючи апаратне, програмне та інтелектуальне забезпечення; бізнес-процеси, що функціонують в електронній формі; електронний інтерактивний маркетинг, торгову, фінансову та платіжну системи.

Результат: перехід від моделі взаємин типу операції до моделі співпраці, встановлення нового типу відносини з постачальниками - партнерського.

. Напрямки електронної діяльності підприємства

.Стратегічні електронні закупівлі (обладнання, технологічні лінії, об'єкти «під ключ» і т.п.).

Інтерактивний обмін інформацією, переговори та узгодження позицій в розрізі:

Обсягу, динаміки і асортиментної структури закупівель;

планування, розробки і виробництва постачальником товарів, матеріальних потоків, стратегії поставок, стратегічного партнерства, стратегії ціноутворення;

управління матеріалопотоком, поточного перепроектування, удосконалення чи зняття з продажу товару, підготовки (навчання) споживачів.

. Поточні електронні закупівлі (стандартизована продукція загального призначення, біржові товари, інформаційні продукти).

Інтерактивна взаємодія в режимі он-лайн, включаючи:

Пошук контрагентів;

Он-лайн-переговори, он-лайн-угоди або оф-лайн-угоди (без узгодження параметрів угоди або з узгодженням параметрів угоди);

Он-лайн-поставка (інформаційні продукти); офлайн-поставка (фізична продукція);

Сервісне обслуговування, в т.ч.обмін документами по укладеній операції, отримання торгових звітів, архівної інформації і т.п.

забезпечується централізований контроль витрат матеріальних ресурсів, витрачання коштів на їх закупівлю у постачальників, матеріальних запасів;

відбувається уніфікація споживаного у виробництві асортименту і як наслідок - зменшення позицій, закупівель і запасів;

ефект акумуляції потреби підрозділів призводить до укрупнення замовлень постачальникам, що сприяє отриманню знижок з оптових цін і тарифів з транспортування, а зростаюча стабільність споживання дає можливість укладати довгострокові контракти з постачальниками, проводити з ними спільні заходи, спрямовані на поліпшення якості продукції, що поставляється;

підвищується оборотність оборотних коштів, запасів, скорочуються транспортно-заготівельні витрати;

створюються можливості для виділення не основної діяльності в спеціалізовані господарські структури або передачі її на аутсорсинг, що сприяє фінансовому оздоровленню і підвищенню ефективності та конкурентоспроможності підприємства (рис. 2.10).

Відомо, що дуже часто метою електронного бізнесу є не прагнення до прибутковості, а корпоративне лідерство у формі постійного збільшення їх ринкової вартості, обсягу і частки продажів на основі безперервного оновлення бізнес-проектів, бізнес-процесів, бізнес-удосконалень, що припускає креативні заділи, інноваційні процеси і т.п. Мова в цьому випадку йде власне не про ефективність, традиційно оцінюваної як співвідношення витрат і результатів, а швидше про експертну оцінку створюваного інноваційного потенціалу та майбутніх результатів, як би відкладеної ефективності, квазі - ефективності.

Ініціатива сприяння ефективності торгівлі в розвинених країнах ґрунтується на використанні сучасних інформаційних технологій, які зменшують процедурні витрати. Впровадження електронного обміну даними дозволяє не тільки підвищити конкурентоспроможність, але й значно спростити внутрішні процедури на стадії оформлення експортно-імпортних операцій. У той же час передача секретної і юридично значимої інформації у формі безпаперових повідомлень може бути ускладнена невизначеністю щодо їх юридичної сили. Тому зазначені дії повинні бути закріплені законодавчо урядами торгують країн і впроваджені в сферу підприємництва. Досвід такого регулювання успішно розвивається в країнах Східноєвропейського регіону.

Мета: оптимізація відносини - рівень якості закупівель/загальні логістичні витрати.

Засоби:

оптимізація дислокації об'єктів логістичної інфраструктури; пряма поставка від постачальників, різні форми інтеграції з постачальниками;

зниження трансакційних і виробничих витрат за рахунок інтеграції пошуку постачальників, скорочення тривалості циклів, скорочення вхідного контролю, кращої організації інформації та більш тісної інтеграції функції постачання з ключовими функціями інших служб;

контроль над ланцюгом поставок, підвищення якості закупівельних рішень всередині організації;

використання інформаційних посередників, скорочення рівня запасів за рахунок інтеграції ланцюжка постачальник-споживач на базі ERP-технології;

вирішення проблеми інформаційної недостатності;

підбір постачальників, закупівлі в режимі он-лайн;

система формування та реалізації індивідуальних запитів («притягання» постачальників).

Результат: підвищення якості закупівель при відносному зниженні витрат, ефект інтеграції.

З метою створення правового поля в Україні, міжвідомчою робочою групою, створеною Мінекономіки за участю Національного банку України, Служби безпеки, Держкомзв'язку та інформатизації, підприємства «Укрелеком» та Інституту кібернетики ім. В. М.Глушкова НАН України, були розроблені і прийняті Верховною Радою Закони України про електронні документи та електронний документообіг, про електронний цифровий підпис. Також розроблені і подані в Кабінет Міністрів все підзаконні нормативно-правові акти [8].

У процесі підготовки законів використовувалися рекомендацією Європейської Економічної Комісії ООН і, зокрема Комісії ООН з питань права міжнародної торгівлі (ЮНСІТРАЛ), а також досвід з їх запровадження у національне законодавство Австрії, Німеччини, Чехії, Росії та Білорусі. Всі країни Євросоюзу (European Commission) керуються положеннями «європейських джерел права», що носять обов'язковий характер і які регламентують умови правового регулювання, в тому числі, в галузі електронної комерції в країнах ЄС.

Українське законодавство закріпило зазначені норми і тим не менше поки питання про необхідність підготовки окремого закону про електронну комерцію залишається відкритим.

На даному етапі в Україні спроба внесення доповнень до цивільного, кримінального та адміністративного кодексів була відхилена з причини передчасності. Внесення доповнень до Закону України «Про нотаріат»[20] також через не готовність у забезпеченні всіх необхідних вимог та умов. Тому сучасна спрямованість роботи звелася до пошуку механізмів стимулювання організацій, установ і підприємств у впровадженні електронного документообігу з електронним цифровим підписом, згідно з положеннями про програму їх впровадження в Україні.

В Україні також готується закон про захист персональних даних. Відповідно до законопроекту фізична особа має виключне право на захист персональних даних про себе. І обробка персональних даних, а також знищення і ознайомлення з даними третьою стороною здійснюється за умови письмової згоди власника персональних даних або відповідно до чинних законів України.

РОЗДІЛ 3.

РОЗРОБКА СТРУКТУРИ ПРОВЕДЕННЯ ЗАКУПІВЛІ

.1 Визначення етапів здійснення процесу закупівлі

Весь процес закупівель можна розділити на кілька етапів.

. Фаза Визначення.

Основна суть етапу визначення полягає в ідентифікації цілей і завдань реалізуємої закупівлі. До нього відносяться:

-   Визначення потреби організації, яка проводить закупівлі в товарах.

-        Визначення терміну реалізації закупівельного процесу.

         Визначення структури предмета закупівель.

         Визначення методів проведення закупівлі та розробляється стратегія реалізації закупівель.

Всі зазначені тут характеристики надалі є основою для розробки плану реалізації закупівельного процесу. Так, наприклад, при виборі стратегії враховуються наступні питання:)   визначення річної потреби в товарах, роботах та послугах;)    формування бюджету по товарах, роботах та послугах, які треба закуповувати;) вибір процедур закупівель, побудова структури таких взаємопов'язаних процедур;) визначення лотів - окремі контракти по кожному лоту або єдина
відповідальність по групі контрактів;)   визначення комплексних контрактів "під ключ".

Процес закупівлі - це тривалий процес від визначення потреби до постачання товарів, виконання робіт і надання послуг. Цей процес також потребує витрат часу і коштів. Тому важливо, щоб особи, які мають справу з закупівлями, а також Замовники товарів або послуг мали уявлення про строки закупівлі, тобто час, який минає, починаючи з оцінки потреби до фактичної доставки товару до користувачу.

Схематично послідовність етапів закупівлі представлена на рис. 3.1

Рис. 3.1. Етапи закупівлі

2. Фаза Підготовки.

Підготовка пов'язана з аналізом технічної взаємодії організації, яка проводить закупівлі, і безліччю потенційних учасників закупівельного процесу. Фаза підготовкі включає наступні складові:

-   Маркетингові дослідження на предмет визначення джерела постачань, їхньої потужності і можливостей. Це робиться для правильної побудови лотів на торги, поділу робіт, товарів і послуг на окремі комплекси з їх координацією в межах проекту.

         Третім визначним кроком цієї фази є формування тендерного комітету.

          Розробка компонентів тендерної документації. Тут прописуються окремі положення щодо умов проведення кожної конкретної закупівлі відповідно до обраної процедури закупівлі. При складанні тендерної документації (ТД) замовник повинен дослідити ринок продукції, яка закуповується, визначитися з рівнем цін і насамперед визначити перелік майбутніх потенційних вітчизняних постачальників. Це варто зробити, незважаючи на обрану процедуру закупівель. У будь-якому разі замовник буде мати певні гарантії щодо участі у конкурсі. Роботи на цій фазі завершуються із завершенням процесу підготовки ТД та підготовки і публікації оголошення про проведення тендеру.

. Фаза Реалізації.

Фаза реалізації найбільш складна та вирішальна, оскільки потребує чіткої реалізації запланованих процедур. Здесь проводиться наступне:

-           Публікація оголошень про проведення тендеру або запрошення до участі в конкурсі.

-        Поширення тендерної документації.

         Проведення самого конкурсу, де розкриваються подані пропозиції та визначається переможець конкурсного відбору. Цей висновок робиться після оцінки пропозицій Замовником за методикою, яка має бути представлена у тендерній документації. Якщо результати конкурсу прийнятні для Замовника, він акцептує найкращу пропозицію та укладає договір про закупівлю. Відразу починається моніторинг цих контрактів, керування ними. Починаються процедури постачань.

Етап реалізації досить відповідальний, оскільки йдеться про ділове партнерство двох сторін: Замовника та Виконавця (постачальника, консультанта). Цей етап має бути досить безпечним, оскільки мова йде про рух коштів, передання матеріальних цінностей і т. ін. На цьому етапі задіяні більшість або всі служби та відділи Замовника. Це забезпечує якісне виконання умов договору та своєчасне оформлення супровідної документації. До цього також залучаються члени тендерного комітету, які проводили конкурсний відбір, отже, відповідають за виконання контракту з боку Замовника.

Таблиця 3.1

Етапи процесу закупівлі

Етапи	Дата початку/ Дата завершення	Основні результати
Етап 1 Етап визначення	01.10.12 - 25.10.12 тривалість цього етапу приблизно 20-40 календарних днів.	1. Визначені потреби 2. Визначен термін реалізіції закупівлі 3. Визначена структура предмета закупівлі 4. Визначен метод реалізації закупівлі
Етап 2 Етап підготовки	26.10.12 - 10.11.12	1. Результати з ринкових досліджень. 2. План закупівель 3. Сформований тендерний комітет 4. Розроблена тендерна документація
Етап 3 Етап реалізації	11.11.12 - 01.12.12	1. Опубликоване оголошення про проведення тендеру.  2. Розроблений список претендентів 3. Поширена тендерна документація між претендентами 4. Проведений конкурс 5. Визначен переможець торгів 6. Заключен контракт з переможцем

Графічно етапи процесу закупівлі та їх складові представлені на рис. 3.2

Рис. 3.2. Етапи процесу закупівлі та їх складові

3.2 Зовнішнє оточення та зацікавлені особи

Зробимо ідентифікацію первинних і вторинних зацікавлених осіб процесу закупівлі, а також факторів зовнішнього оточення проекту, та визначемо вплив на процес зовнішнього оточення для чого дані характеристики кожному фактору, що впливає на проект, зроблений опис цілей і рівнів зацікавленості, а також певна мотивація й ступінь впливу на проект зацікавлених осіб. Ступінь впливу визначається за допомогою аранжування виходячи з п'ятибальної системи. Найвищий ранг (“5”) надається зацікавленим особам, які здійснюють найбільший негативний (-) або позитивний (+) вплив на проект. Вид впливу (позитивних або негативний) зацікавлених осіб на проект визначається на основі аналізу їхніх цілей і мотивації.

Інформація із зацікавлених осіб і факторів зовнішнього оточення представлена у вигляді таблиць 3.2 та 3.3

Таблиця 3.2

Перелік зацікавлених осіб та їх характеристики

№	Зацікавлені особи	Цілі	Мотивація	Ступінь впливу
Первинні зацікавлені особи
1  2	Голова тендерного комітету  Члени тендерного комітету	Досягнення цілей закупівлі з найбільшої вигодої для замовника з точки зору матеріальних, часових та якісних аспектів.	Отримання досвіду, професійний ріст, матеріальна винагорода	4+
3	Замовник	Задоволення потреби організації в ресурсах відповідаючих поставленим вимогам самим оптимальним шляхом	Задоволення потреб організації	5+
Вторинні зацікавлені особи
4	Претенденти	Збут своєї продукції	Отримання прибутків, розвиток бізнесу	5+
5	Департамент стандартизації та сертифікації	Стандартизувати та сертифікувати товар	Дотримання гос. норм та стандартів	3-
6	Податкова інспекція	Отримання коштів до бюджету	Виконання функцій возложених державою	2-
7	Банк	Забезпечення претендентів денежною гарантією	Одержання процентів від користування послугами банка	2-
8	Кур’єрська служба	Доставка запрошень та тендерної документації претендентам	Отримання грошової винагороди	3+

Таблиця 3.3

Перелік факторів зовнішнього оточення проекту та їх характеристики

№	Фактори впливу зовнішнього оточення	Характеристика	Тип	Ступінь впливу
1	Законодавча база	Впливає на стабільність проекту закупівлі, може викликати зміни в загальній вартості проекту	Юридичний	4-
2	Рівень інфляції	Впливає на стабільність проекту, створює додатковий ризик знецінення коштів проекту, але не дуже бо термін реалізації проекту 2 місяця	Економічний	4-
3	Сучасна оргтехніка	Покращать та спростять документообіг, роботу з паперами, множення тендерної документації та ін.	Технологічний	2+
4	Розвиток IT ринка	Швидка зміна технічних характеристик та функціональних можливостей обладнання	Технологічний	4+
5	Рівень бюджету	Встановлений річний об’єм впливає на можливості задоволення потреб організації у ресурсах	Економічний	3-

3.3 Розробка основних структур проекту організації закупівлі

На рис. 3.3 пунктиром виділені сруктурні елементи НБУ члени яких беруть участь у діяльності тендерного комітету.

Робота Юридичного департаменту спрямована на удосконалення правового забезпечення банківської діяльності. Управління розробляє пропозиції та зауваження до проектів законів, зміни до чинного законодавства з питань фінансів та банківської діяльності, пропозиції до проектів нормативних актів НБУ. Забезпечення взаємодії з органами влади та департаменту, правоохоронними органами, Держфінмоніторингом, Державною службою охорони, комітетами Верховної Ради України надає можливість об’єктивно відстоювати інтереси банківської системи в правовому полі.

Фінансовий Департамент займається наступними питаннями: бухгалтерський обліком; статистична звітністю; фінансовим моніторингом; капіталізацією, аналітикою, стратегіями, рейтингами

Рис. 3.3 Організаційна структура НБУ

Основними напрямами дiяльностi Департаменту бухгалтерського обліку є наступне:

-           ведення бухгалтерського облiку та складання податкової, бухгалтерської та статистичної звiтностi;

-        вивчення законодавчих та iнших нормативних актiв з питань бухгалтерського та податкового облiку;

         розробка проекту бюджету та контроль за його виконанням;

         нарахування та виплата заробiтної плати;

         пiдготовка та надання Президенту АУБ iнформацiї про фiнансовий стан.

Основними функціями Департаменту інформатизації є організація роботи по формуванню и розвитку інформаційної інфраструктури, інформаційна підтримка діяльності НБУ, впровадження нових інформаційних технологій у процес діяльності організації.

Департамент статистики і звітності займається вивченням та підготовкою статистичних даних, організацією звітності та розробкою звітних документів.

OBS структура Тендерного комітету

Для розуміння структурних елементів, діяльність яких спрямована на досягнення цілей проекту розроблена OBS структура. Графічно OBS проекту представлена у вигляді, як це показано на рис. 3.4

Рис. 3.4 OBS структура тендерного комітету

WBS структура процесу закупівлі

Для розуміння змісту проекту закупівлі розроблена WBS-структура яка орієнтована на продукт проекту. Приклад переліку елементів WBS-структури наведений у таблиці 3.3 та приклад графічного подання WBS-структури наведений на рис. 3.5

Таблиця 3.3

WBS-структура процесу закупівлі

ID-код	Елементи WBS-структури
1.1	Визначення
1.1.1	Визначення потреби організації
1.1.2	Визначення терміну реалізації закупівлі
1.1.3	Визначення предмету закупівлі
1.1.4	Розробка стратегії реалізації закупівлі
1.1.5	Вибір методів організіції закупівлі
1.2	Підготовка
1.2.1.	Маркетингові дослідження
1.2.2.	Планування закупівлі
1.2.3.	Формування тендерного комітету
1.2.4.	Розробка тендерної документації
1.3	Реалізація
1.3.1	Залучення претендентів
1.3.2	Розповсюдження тендерної документації
1.3.3	Розкриття ропозицій
1.3.4	Оцінка та аналіз пропозицій
1.3.5	Акцепт
1.3.6	Заключення контракту

Рис. 3.5 WBS-структура процесу закупівлі

3.4 Визначення функцій тендерного комітету

Визначаємо наступні основні функції тендерного комітету

1.      Підготовка тендерної документації;

2.      Залучення претендентів для участі в конкурсі, включаючи їх попередню кваліфікацію (якщо це передбачено);

.        Розповсюдження тендерної документації;

.        Прийняття та розпечатування оферт - пропозицій претендентів;

.        Оцінка і порівняння оферт претендентів та визначення переможця конкурсу;

.        Підведення підсумків конкурсу.

Під час підготовки тендерної документації тендерний комітет:

- визначає склад тендерної документації та подає його на затвердження керівникові організації (підприємства) замовника;

самостійно або з залученням сторонньої організації розробляє тендерну документацію;

визначає вартість комплекту тендерної документації, яку буде направлено претендентам;

подає комплект тендерної документації та розрахунок її вартості для претендентів на затвердження замовнику.

При залученні претендентів без попередньої кваліфікації тендерний комітет:

публікує оголошення про відкритий конкурс у "Віснику державних закупівель ", в інших офіційних періодичних виданнях;

складає та погоджує з замовником перелік учасників для запрошення до участі в конкурсі;

готує та направляє визначеним претендентам листи з запрошенням до участі в конкурсі;

одержує від претендентів листи про участь у конкурсі, формує та подає на затвердження замовнику уточнений перелік претендентів на участь у конкурсі;

письмово повідомляє претендентів про занесення їх до переліку претендентів на участь в конкурсі.

розробляє кваліфікаційні вимоги і форми кваліфікаційної характеристики претендентів та подає їх на затвердження замовнику;

формує перелік претендентів для розсилки документів попередньої кваліфікації;

тиражує розроблені кваліфікаційні документи і розсилає їх організаціям, занесеним до переліку на попередню кваліфікацію;

одержує від претендентів заповнені кваліфікаційні документи;

аналізує та оцінює технічні, організаційні і фінансові показники організацій претендентів, які брали участь у попередній кваліфікації, складає висновки про кожного з них;

приймає рішення про результати попередньої кваліфікації з оформленням відповідного протоколу і подає його на затвердження замовнику;

формує список претендентів, які відповідають вимогам попередньої кваліфікації, та письмово повідомляє їх не пізніше ніж через 5 календарних днів після підведення підсумків попередньої кваліфікації;

у той же термін письмово повідомляє інших претендентів про те, що вони не відповідають кваліфікаційним вимогам і не можуть брати участь у наступних етапах конкурсу.

При розповсюдженні тендерної документації тендерний комітет:

тиражує комплект тендерної документації у необхідній кількості примірників;

розсилає (передає) комплект тендерної документації претендентам, які сплатили її вартість;

надає роз 'яснення на прохання претендентів зміст тендерної документації;

організує відвідування претендентами будівельного майданчика або приміщень для надання послуг (наприклад зали для навчання);

приймає та погоджує з замовником рішення щодо внесення змін до тендерної документації, здійснює ці зміни і розсилає їх претендентам.

Під час приймання та розпечатування оферт тендерний комітет:

приймає від претендентів оферти, реєструє і зберігає їх;

приймає від претендентів листи з відтиканням їх оферт та зі змінами до їхніх оферт, реєструє та зберігає їх;

розпечатує у визначений день та час пакети з офертами;

перевіряє комплектність документів оферт, веде протокол розпечатування оферт;

повідомляє претендентам про те, що їх оферти визнано некомплектними.

При оцінці й порівнянні оферт і визначенні переможця конкурсу тендерний комітет:

детально вивчає та аналізує оферти;

з'ясовує з претендентами питання, які виникають під час вивчення оферт;

відхиляє та повертає претендентам оферти, де є суттєві недоліки;

складає перелік претендентів, оферти яких пройшли перевірку і підлягають оцінці;

оцінює й порівнює оферти претендентів; визначає переможця конкурсу або приймає рішення про те, що конкурс не виявив переможця, оформлює відповідний протокол.

Під час підведення підсумків конкурсу та затвердження його результатів тендерний комітет:

складає та затверджує на засіданні тендерного комітету звіт про результати конкурсу;

в триденний термін подає протокол та звіт про результати конкурсу на затвердження замовникові;

повідомляє письмово переможцю та іншим учасникам конкурсу про його результати. Таке повідомлення надсилається до закінчення терміну дії оферт.

3.5 Матриця відповідальності

Для розуміння ролей і завдань членів ТК розробляється Матриця відповідальності. Вона дозволяє призначити елементам WBS-структури проекту відповідальних, що надасть можливість ефективно управляти операціями проекту, звітність по виконаних роботах. Формування матриці виконано після побудови WBS-структури, оскільки кожному пакету робіт необхідно призначити відповідальних виконавців.

Таблиця 3.4

Матриця відповідальності

Члены команды проекта   Задачи проекта	Голова ТК	Секретар ТК	Експерт з розробки тендерної документації	Експерт з розробки критеріїв оцінки та визначення переможця	Маркетолог	Замовник	Консультант
Визначення потреби організації	-	-	-	-	У	З	В
Визначення терміну реалізації закупівлі	-	-	-	-	-	З	У
Вибір методу закупівлі Розробка стратегії	-	-	-	-	У	З	В
Маркетингові дослідження	-	-	-	-	В	З	У
Планування закупівлі	-	-	-	-	-	З	У
Формування тендерного комітету (ТК)	-	-	-	-	-	З	У
Формування тендерної документації (ТД)	З	У	В	У	-	-	-
Залучення претендентів	-	В	-	-	-	-	-
Розповсюдження ТД	-	В	У	-	-	-	-
Розкриття пропозицій	В	У	-	-	-	-	-
Перевірка, оцінка та порівняння оферт	У	У	У	В	-	-	-
Акцепт	В	У	-	-	-	З	-
Укладення контракту	В	У	-	-	-	З	У
Рекомендація переможця замовнику та укладення контракту	В	У	-	-	-	З	-

З - має затвердити;

В - виконує основну роботу;

У - приймає участь у виконанні.

3.6 Розробка календарного плану проведення закупівлі

За допомогою програмного продукту Sure Trak розроблено календарний график процесу закупівлі та представлена PERT-діаграма цього процесу на рис. 3.6 та 3.7 відповідно, а використані в роботах ресурси наведені у табл.3.5

Таблиця 3.5

Ресурси проекту закупівлі

Код ресурса	Ресурс	Одиниця виміру	Ціна за одиницю	Голова ТК	ч/год	30 грн
R2	Експерт з розробки тендерної документації	ч/год	20 грн
R3	Експерт з розробки критеріїв оцінки та визначення переможця	ч/год	22 грн
R5	Комп’ютер	м/год	0,2 грн
R6	Секретар	ч/год	12 грн
R7	Юрист	ч/год	15 грн
R8	Консультант	м/год	18 грн
R9	Маркетолог	ч/год	15 грн

3.7 Оцінка тендерних пропозицій

Розрахунки за цією методикою наведені в 3 розділі, де є приклад пропозиції.

Методика оцінки тендерних пропозицій Учасників полягає у визначені переможця закупівлі шляхом порівняння показників відповідних критеріїв. Оцінка показників критеріїв визначається в балах. Кількість (сума) балів за всіма критеріями становить 100 балів. Оцінка (визначення кількості балів) пропозицій Учасників здійснюється за кожним окремим критерієм, а саме:

· у таблиці (що наведена нижче) проставляються числові показники відповідного критерію;

· за кожним показником критерію визначається коефіцієнт, який враховує відхилення відповідного показника від найкращого показника;

· значення відповідного показника ділиться на значення найкращого показника (якщо найкращий показник - це найбільше число);

· значення найкращого показника ділиться на значення відповідного показника (якщо найкращий показник - це найменше число).

Коефіцієнт найкращого показника критерію дорівнює одиниці - це максимальне значення коефіцієнту.

Найкращий показник критерію визначається за максимально встановленою за цим критерієм кількістю балів.

Кількість балів за відповідним показником критерію визначається множенням коефіцієнта, який встановлено до відповідного показника цієї пропозиції, на максимальну кількість балів, що визначена для цього критерію.

Переможцем тендера вважається Учасник, пропозиції якого одержали найбільшу кількість балів.

У разі отримання Учасниками однакових оцінок перевага надається тендерній пропозиції з найменшою вартістю.

Оцінка пропозицій Учасників виконується для кожного лоту окремо.

Таблиця 3.6

Оціночна таблиця

Критерій	Макс. бал	Одиниця виміру	Значення показників пропозицій Учасників
			Учасники
			№1	№2	№3
Критерій №1	80	грн.	80	80	80
Коефіцієнт			0,8	0,63	0,9
Оцінка показників критерію №1	К1	бал	64	50,4	72
Критерій №2	8	так\ні	8	8	8
Коефіцієнт			1	1	0
Оцінка показників критерію №2	К2	бал	8	8	0
Критерій №3	12	так\ні	12	12	12
Коефіцієнт			1	0	1
Оцінка показників критерію №3	К3	бал	12	0	12
Сума балів			84	58,4	92

Таблиця 3.7

Критерій № 1	Загальна вартість пропозиції Учасника з урахуванням усіх податків і зборів.
Одиниця виміру для критерію № 1	грн.
Найкращій показник критерію № 1	пропозиція з найменшою вартістю виконання замовлення.
Максимальний бал для критерію № 1	80 балів
Критерій № 2	Наявність в м. Києві сервісного центру, сертифікованого виробником портативних комп'ютерів, що пропонуються до постачання і працюючого як сервісний центр не менше 1 року.
Одиниця виміру для критерію № 2	так/ні.
Найкращій показник критерію № 2	Так
Максимальний та мінімальний бал для критерію № 2	так- 8 балів; ні - 0 балів.
Критерій № 3	Наявність гарантії на вісь товар 3 роки.
Одиниця виміру для критерію № 3	так\ні
Найкращій показник критерію № 3	Так
Максимальний та мінімальний бал для критерію № 3	так - 12 балів; ні - 0 балів.

Таким чином, як бачимо з таблиці 3.6 перемогла пропозиція №3, тому що саме вона отримала найбільшу суму балів за всіма критеріями.

3.8 Формування переліку вимог до тендерної документації

Тендерна документація повинна містити:

         інструкцію щодо підготовки тендерних пропозицій;

         перелік критеріїв з метою оцінки відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам;

         інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам;

         інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі:

a) відповідну технічну специфікацію, плани, креслення, малюнки;

b)      кількість товару; )        місце, де мають бути виконані роботи чи надані послуги; )         додаткові послуги, які мають бути надані; )    строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

- перелік критеріїв та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції;

- зазначення основних умов, які обов'язково будуть включені до договору про закупівлю;

- опис окремої частини або частин предмета закупівлі, щодо яких можуть бути подані тендерні пропозиції у разі, якщо учасником дозволяється подати тендерні пропозиції тільки стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються;

- спосіб оцінки і порівняння альтернативних тендерних пропозицій;

- методику розрахунку ціни тендерної пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату митних тарифів, податків тощо;

- інформацію про валюту (валюти), у якій (яких) має бути розрахована і зазначена ціна тендерної пропозиції;

- зазначення мови (мов), якою (якими) мають бути складені тендерні пропозиції;

- вимоги замовника щодо надання тендерного забезпечення та забезпечення виконання договору про закупівлю;

- умови повернення чи неповернення тендерного забезпечення;

- зазначення способу, місця та кінцевого строку подання тендерних пропозицій;

- виклад процедури надання роз'яснень щодо тендерної документації, а також повідомлення про намір замовника провести збори учасників;

- зазначення строку, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;

- зазначення місця, дати та часу розкриття тендерних пропозицій;

- зазначення прізвища, посади та адреси однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників замовника, уповноважених здійснювати зв'язок із учасниками;

- інформацію про додаткові умови, необхідні для акцепту тендерної пропозиції;

- іншу інформацію, яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації.

Технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі, що вимагаються замовником, повинні містити:

-        детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, з викладенням об'єктивних технічних та якісних характеристик;

         вимоги щодо технічних характеристик функціонування предмета закупівлі у разі, якщо опис скласти неможливо або коли доцільнішим є наведення таких показників;

         посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються з використанням існуючих міжнародних або національних стандартів, норм та правил.

Технічна специфікація не повинна містити посилань на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі коли таке посилання є необхідним, специфікація повинна містити вираз "або еквівалент".

У тендерній документації можуть визначатися взаємовідносини та розрахунки між замовником, експертами, консультантами, учасниками, інформаційними системами в мережі Інтернет.

Тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.

3.9 Розробка шаблонів документів в проекті проведення закупівлі

Замовник повинен заповнити і представити у своєї тендерній документації Форму технічних специфікацій на товар, в якій повинно бути представлено найменування товару, його кількість, строк гарантії. Приклад такій форми представлений на рис. 3.6

№ з/п	Найменування та опис товарів	Кількість (шт.)	Строк гарантії
1.	Портативний комп'ютер	190	4 роки
	Процесор: -Intel Pentium M processor 740, частота 1,73 ГГц або швидше (Centrino™ mobile technology, integrated coprocessor), з інтегрованою 2МБ кеш пам'яттю другого рівня, частота шини 533 МГц, або еквівалент.
	Пам'ять: не менше ніж 512 МБ; тип Double Data Rate 2 (DDR2), з підтримкою частоти шини 533 МГц і двоканального режиму.
	Накопичувач на жорстких дисках: не менше ніж 80 ГБ швидкість обертання не менше ніж 5400 обертів/хв.
	Пристрій запису/зчитування дисків DVD: CD-ROM: 24x read; CD-R: 24x write; CD-RW: 10x write; DVD-ROM: 8x read; DVD-/+R: 4x write; DVD-/+RW: 4x write; DVD-RAM: 2x write.
	Графічна підсистема: дисплей не менш ніж 15" TFT Active-matrix display (WXGA, resolution: 1280 x 800 пікселей, або більше); відеопідсистема інтегрована 128 біт з можливістю динамічного виділення до 128 МБ відеопам'яті або відеопідеистема з не менш ніж 64МБ DDR зовнішньої відеопам'яті.
	Комунікаційні інтерфейси: Інтегрований модем V.92/56K, Data and Fax support; Інтегрована мережева карта Ethernet LAN 10/100 Mbit; Інтегрована мережева радіо карта Wireless LAN 802.11b/g;
	Звукова підсистема: Інтегрований 16-bit stereo адаптер; вбудовані стерео гучномовці; наявність портів для підключення зовнішнього мікрофону і навушників.
	Порти: ЕСР паралельний порт для принтера;  RGB порт для підключення монітора;  3 USB порти версії не нижче 2.0;  відеовиходи TV-Out (NTSC/PAL);  PC Card slot; RJ-45 мережевий порт;  RJ-11 порт модему; IEEE 1394 порт.
	Клавіатура: Повнорозмірна клавіатура з 12-ю функціональними клавішами (Англ./Рос./Укр. по стандарту Рада), Пристрій позиціювання: touch pad.
	Аксесуари - Миша USB оптична зі скролінгом, сумка для комп'ютера.
	Живлення - універсальний адаптер 100-240В / 50-60Гц; Батареї: rechargeable, removable Lithium Ion, час автономної роботи від батареї, що постачається не менш 3 години (measured by MobileMark ™).
	Вага портативного комп'ютера в повній комплектації (без сумки і миші) - не більше 2,7 Кг.
	Програмне забезпечення: - комплект драйверів і утиліт виробника на носії CD або DVD; - наявність операційної системи не вимагається.
	Сертифікація: Сертифікація запропонованої моделі під Microsoft Windows XP Professional з процесором не нижче запропонованого (надати фрагмент Windows Hardware Compatibility List).
	Сертифікація: Наявність у запропонованої моделі сертифікату УКРСЕПРО. Документація: документація користувача українською або російською мовами.
	Рис. 3.6 Приклад форми технічної специфікації на товар.
№ з/п	Найменування та опис товарів	Кількість (шт.)	Строк гарантії
1.	Портативний комп'ютер	10	4 роки
	Процесор: -Intel Pentium M processor 760, частота від 2 ГГц (Centrino™ mobile technology, integrated co-processor), з інтегрованою 2МБ кеш пам'яттю другого рівня, частота шини 533 МГц, або еквівалент.
	Пам'ять: не менше ніж 1024 МБ; - тип Double Data Rate 2 (DDR2), з підтримкою частоти шини 533 МГц і двоканального режиму
	Накопичувач на жорстких дисках: не менше ніж 80 ГБ швидкість обертання не менше ніж 5400 обертів/хв.
	Пристрій запису/зчитування дисків DVD: CD-ROM: 24x read; CD-R: 24x write; CD-RW: 1 Ox write; DVD-ROM: 8x read; DVD-/+R: 4x write; DVD-/+RW: 4x write; DVD-RAM: 2x write.
	Графічна підсистема: дисплей не менш ніж 14" TFT Active-matrix display (SXGA+, resolution: 1400 х 1050 пікселей, або більше), - відепідсистема з не менш ніж 128MB DDR SDRAM зовнішньої відеопам'яті.
	Комунікаційні інтерфейси: Інтегрований модем V.92/56K, Data and Fax support; Інтегрована мережева карта Ethernet LAN 10/100/1000 Mbit; Інтегрована мережева радіо карта Wireless LAN 802.11b/g; Інтегрований Bluetooth інтерфейс.
	Док-станція: - RJ-45 мережевий порт; - RJ-11 порт модему; - 4 USB порти версії не нижче 2.0; - ЕСР паралельний порт для принтера; - послідовний порт; - RGB порт для підключення монітора; - DVI порт для підключення монітора; - PS/2 - порт клавіатури; - PS/2 - порт миші; - інтегрований блок живлення 100-240В/50-60Гц.
	Звукова підсистема: Інтегрований 16-bit stereo адаптер; вбудовані стерео гучномовці; наявність портів для підключення зовнішнього мікрофону і навушників.
	Порти: ЕСР паралельний порт для принтера; - RGB порт для підключення монітора; - 2 USB порти версії не нижче 2.0; - відеовиход TV-Out (NTSC/PAL); - PC Card slot; - RJ-45 мережевий порт; - RJ-1 1 порт модему; -IEEE 1394 порт; - конектор для підключення док-станції.
	Клавіатура: Повнорозмірна клавіатура з 12-ю функціональними клавішами (Англ./Рос./Укр. по стандарту Рада), Пристрій позиціювання: touch pad.
	Аксесуари - Миша USB оптична зі скролінгом, сумка для комп'ютера.
	Живлення - універсальний адаптер 100-240В / 50-60Гц; Батареї: rechargeable, removable Lithium Ion, час автономної роботи від батареї, що постачається 3,5 годин або більше (measured by MobileMark ™)
	Вага портативного комп'ютера в повній комплектації (без сумки і миші) - не більше 2,3 Кг.
	Програмне забезпечення: - комплект драйверів і утиліт виробника на носії CD або DVD; - наявність операційної системи не вимагається.
	Сертифікація: Сертифікація запропонованої моделі під Microsoft Windows XP Professional з процесором не нижче запропонованого (надати фрагмент Windows Hardware Compatibility List).
	Сертифікація: Наявність у запропонованої моделі сертифікату УКРСЕПРО.

Рис. 3.6 Аркуш 2.

Претендент має представити у тендерній пропозиції Форму підтвердження кваліфікації, яка являє собою таблицю з двох стовпців - кваліфікаційні вимоги та підтвердження кваліфікації учасника. Приклад такої форми наведені на рис. 3.7

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ	ПІДТВЕРДЖЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ УЧАСНИКА
1. Відсутність в Учасника заборгованості зі сплати податків і зборів (обов'язкових платежів), передбачених законодавством України.	Так, відповідна довідка надана
2. Здійснення Учасником підприємницької діяльності відповідно до положень його статуту.	Так, нотаріально завірена копія статуту надана
3. Копія свідоцтва про державну реєстрацію.	Так, копія свідоцтва про державну реєстрацію надана
4. Копія довідки про внесення до єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.	Так, копія відповідної довідки надана
5. Копія свідоцтва про право сплати єдиного податку або ПДВ (у разі наявності).	Так, копія відповідного свідоцтва надана”
6. Копія платіжного доручення про внесення Учасником тендерного забезпечення.	Так, копія платіжного доручення про внесення тендерного забезпечення надана
7. Лист на бланку Учасника, засвідчений підписами керівника, головного бухгалтера і відбитком печатки, про номер рахунка і банківські реквізити для повернення тендерного забезпечення.	Так, відповідний документ надано
8. Лист на бланку виробника портативних комп'ютерів, що пропонуються до постачання, засвідчений підписом уповноваженої особи, про діючу на Україні сервісну мережу з обслуговування портативних комп'ютерів.	Так, відповідна копія сертифікату, що засвідчує статус ТОВ «БМС Консалтінг» “Dell Authorised Service Provider” надана в розділі

Датовано «05» травня 2012р.

_________ Лепетюк О.Л, Виконавчий директор

М.П.

Рис 3.7 Форма "Підтвердження кваліфікації Учасника"

Учасник торгів повинен заповнити і представити разом зі своєю конкурсною пропозицією Форму тендерної пропозиції. Ця форма повинна містити наступні поля:

-           поле “Кому” - вказується поштові реквізити замовника, куда буде направлена пропозиція,

-        поле “Відкриті торги” - вказується назва закупівлі,

         поле “Загальна сума пропозиції” - вказується загальна сума пропозиції прописом і цифрами,

         поле “Строк поставки товару” - вказується строк поставки,

         поле “Строк гарантійного обслуговування” - вказується строк гарантійного обслуговування.

Приклад такої тендерної пропозиції представлений:

Тендерна пропозиція

КОМУ: Національний банк України, Україна, 01601, м. Київ, вул. Інститутська, 9.

ВІДКРИТІ ТОРГИ: "Закупівля устаткування для автоматичного оброблення інформації (портативні комп'ютери)".

Вивчивши тендерну документацію ми, що нижче підписалися, приймаємо та погоджуємось з усіма умовами тендерної документації та пропонуємо здійснити закупівлю зазначеного в нашій тендерній пропозиції товару на суму [загальна сума пропозиції прописом і цифрами], у відповідності до таблиці цін, що додається.

Строк поставки товару становить____ (але не більше 30 днів).

Строк безкоштовного гарантійного обслуговування становить_____

(але не менше 4-х років).

Ми згодні дотримуватись положень нашої тендерної пропозиції протягом 60 днів, починаючи з дати, установленої як день відкриття тендерних пропозицій і у випадку акцепту нашої тендерної пропозиції, поставити товар на умовах і в строки визначені в тендерній документації. Ця тендерна пропозиція буде залишатися обов'язковою для нас і може бути прийнята в будь-який момент до закінчення зазначеного періоду.

Якщо наша пропозиція буде акцептована, ми беремо на себе зобов'язання підписати договір, основні умови якого наведено у додатку 7

до тендерної документації, протягом 21-го дня з дати акцепту нашої пропозиції і виконати всі умови передбачені цім договором.

До того часу, поки не буде підписано договору, наша тендерна пропозиція з Вашим письмовим акцептом будуть вважатися такими, що мають силу договору між нами.

Датовано "_____________ "         2012 р.

Претендент представляє цінові значення свого товару у таблиці цін, яка містить наступні стовпці:

-           найменування товару,

-        обиніця виміру,

         кількість,

         ціна за одиницю з урахуванням усіх податків і зборів,

         Сума з урахуванням усіх податків і зборів.

Таблиця цін:
№з/п	Найменування товару	Одиниця виміру	Кільк. (шт.)	Ціна за одиницю з урахуванням усіх податків і зборів (грн.)	Сума з урахуванням усіх податків і зборів (грн.)
1.	Портативний комп’ютер Dell Inspiron 6000	Шт.	140	5300	742000
2	Портативний комп’ютер Dell Latitude D610	Шт.	10	5650	56500
Усього грн. з урахуванням усіх податків і зборів:	798500 грн. 00 коп.
У тому числі ПДВ (20%)	133083 грн. 00 коп.

Датовано "_____________ "         2012 р.

[Підпис]         [Посада]

М.П

Рис. 3.9 Форма таблиці цін

Претендент також заповнює таблицю відповідності технічних характеристик, приклад якої наведені на рис. 3.10. Вона містить такі стовпці:

-   Найменування та опис технічних характеристик товару, що вимагається Замовником,

-        Найменування та опис технічних характеристик функціональних можливостей товару, що пропонуєтьсяУчасником,

         Відповідність технічних характеристик (так/ні).

Портативний комп’ютер Dell Inspiron 6000

Найменування та опис технічних характеристик товару, що вимагається Замовником	Найменування та опис технічних характеристик функціональних можливостей товару, що пропонується Учасником, країна походження	Відповідність технічних характеристик (так/ні), посилання на підтверджуючий документ
Процесор: -Intel Pentium M processor 740, частота 1,73 ГГц або швидше (Centrino™ mobile technology, integrated coprocessor), з інтегрованою 2МБ кеш пам'яттю другого рівня, частота шини 533 МГц, або еквівалент.	-Intel Pentium M processor 740, частота 1,73 ГГц (Centrino™ mobile technology, integrated coprocessor), з інтегрованою 2МБ кеш пам'яттю другого рівня, частота шини 533 МГц	Так, відповідає.
Пам'ять: не менше ніж 512 МБ; тип Double Data Rate 2 (DDR2), з підтримкою частоти шини 533 МГц і двоканального режиму.	512 МБ; тип Double Data Rate 2 (DDR2), з підтримкою частоти шини 533 МГц і двоканального режиму.	Так, відповідає.
Накопичувач на жорстких дисках: не менше ніж 80 ГБ швидкість обертання не менше ніж 5400 обертів/хв.	80 ГБ; швидкість обертання не менше ніж 5400 обертів/хв.	Так, відповідає.
Пристрій запису/зчитування дисків DVD: CD-ROM: 24x read; CD-R: 24x write; CD-RW: 1 Ox write; DVD-ROM: 8x read; DVD-/+R: 4x write; DVD-/+RW: 4x write; DVD-RAM: 2x write.	8x DVD+/-RW Drive; 8x DVD+R write speed; 4x DVD+/-RW write speed; 2.4x DVD+R Double Layer write speed; 24x CD-R write speed; 16x CD-RW write speed (Ultra Speed); 8x DVD-ROM read speed; 24x CD-ROM read speed.	Так, відповідає.
Графічна підсистема: дисплей не менш ніж 15" TFT Active-matrix display (WXGA, resolution: 1280 x 800 пікселей, або більше); відеопідсистема інтегрована 128 біт з можливістю динамічного виділення до 128 МБ відеопам'яті або відеопідеистема з не менш ніж 64МБ DDR зовнішньої відеопам'яті.	15" TFT Active-matrix display (WXGA, resolution: 1280 x 800 пікселей); відеопідсистема інтегрована 128 біт з можливістю динамічного виділення до 128 МБ відеопам'яті	Так, відповідає.
Комунікаційні інтерфейси: Інтегрований модем V.92/56K, Data and Fax support; Інтегрована мережева карта Ethernet LAN 10/100 Mbit; Інтегрована мережева радіо карта Wireless LAN 802.11b/g;	Інтегрований модем V.92/56K, Data and Fax support; Інтегрована мережева карта Ethernet LAN 10/100 Mbit; Інтегрована мережева радіо карта Wireless LAN 802.11b/g;	Так, відповідає.
Звукова підсистема: Інтегрований 16-bit stereo адаптер; вбудовані стерео гучномовці; наявність портів для підключення зовнішнього мікрофону і навушників.	Інтегрований 20-bit stereo адаптер; вбудовані стерео гучномовці; наявність портів для підключення зовнішнього мікрофону і навушників.	Так, відповідає.
Порти: ЕСР паралельний порт для принтера;  RGB порт для підключення монітора;  3 USB порти версії не нижче 2.0;  відеовиходи TV-Out (NTSC/PAL);  PC Card slot;  RJ-45 мережевий порт;  RJ-11 порт модему;  IEEE 1394 порт.	RGB 15-pin порт для підключення монітора;  4 USB порти версії 2.0;  відеовихід TV-Out (S-video-Out); PC Card slot;  RJ-45 мережевий порт;  RJ-11 порт модему;  IEEE 1394 порт; Integrated SD (Secure Digital) Card Reader; Kensington Lock slot.	Так, відповідає.
Клавіатура: Повнорозмірна клавіатура з 12-ю функціональними клавішами (Англ./Рос./Укр. по стандарту Рада), Пристрій позиціювання: touch pad.	Повнорозмірна клавіатура з 12-ю функціональними клавішами (Англ./Рос./Укр. по стандарту Рада), пристрій позиціювання: touch pad.	Так, відповідає.
Аксесуари - Миша USB оптична зі скролінгом, сумка для комп'ютера.	Миша USB оптична зі скролінгом, сумка для комп'ютера.	Так, відповідає.
Живлення - універсальний адаптер 100-240В / 50-60Гц; Батареї: rechargeable, removable Lithium Ion, час автономної роботи від батареї, що постачається не менш 3 години (measured by MobileMark ™).	універсальний адаптер 100-240В / 50-60Гц; Батареї: rechargeable, removable Lithium Ion, час автономної роботи від батареї, що постачається не менш 5 годин.	Так, відповідає.
Вага портативного комп'ютера в повній комплектації (без сумки і миші) - не більше 2,7 Кг.	Вага портативного комп'ютера в повній комплектації (без сумки і миші) - не більше 2,7 Кг.	Так, відповідає.
Програмне забезпечення: - комплект драйверів і утиліт виробника на носії CD або DVD; - наявність операційної системи не вимагається.	комплект драйверів і утиліт виробника на носії CD або DVD;  - наявність операційної системи WinXPPro.	Так, відповідає.
Сертифікація: Сертифікація запропонованої моделі під Microsoft Windows XP Professional з процесором не нижче запропонованого (надати фрагмент Windows Hardware Compatibility List).	Сертифікація запропонованої моделі під Microsoft Windows XP Professional з процесором не нижче запропонованого (надати фрагмент Windows Hardware Compatibility List).	Так, відповідає. Відповідний фрагмент Windows Hardware Compatibility List надано в розділі 5 «Інші документи».
Сертифікація: Наявність у запропонованої моделі сертифікату УКРСЕПРО.	Запропонованої модель має сертифікат УКРСЕПРО	Так, відповідає.
Документація: документація користувача українською або російською мовами.	документація користувача російською мовою.	Так, відповідає.
Країна виробник		Ірландія
Строк гарантії		4 роки

Датовано «05» травня 2012р.

М.П.

Рис. 3.10 Таблиця відповідності технічних характеристик

Претендентами також заповнюэться форма “Загальні відомості про Учасника”, яка містить наступні поля: Повна назва, Юридична адреса, Поштова адреса, Код ЄДРПОУ, Податковий номер, Банківські реквізити, Відомості про керівника, Телефон, факс, електронна пошта, Форма власності та юридичний статус, Основна спеціалізація, напрямки діяльності, Перелік осіб, які уповноважені діяти від імені Учасника і які мають право підписувати юридичні документи щодо виконання зобов'язань за результатами торгів.

На рис. 3.11 наведен приклад таблиці відповідності.

№ п/п	Загальні відомості про Учасника	Відповіді
1.	Повна назва :	ТОВ “БМС Консалтінг”
2.	Юридична адреса:	Україна 02068, м. Київ,  вул. Г. Ахматової, 7/15
3.	Поштова адреса:	Україна 01025, м. Київ, вул. Стрітенська, 10
4.	Код ЄДРПОУ :	24932263
5.	Податковий номер :	249322626130
6.	Банківські реквізити:	Р/р 26000401028021 МФО 322904, В Київській Регіональній Дирекції (філії) АППБ «Аваль»
7.	Відомості про керівника:	Лепетюк Олександр Леонідович, Виконавчий директор, тел: 461-9961
8.	Телефон, факс, електронна пошта:	461-9961 461-9962 office@bms-consulting.com
9.	Форма власності та юридичний статус :	колективна, товариство з обмеженою відповідальністю
10.	Основна спеціалізація, напрямки діяльності:	ІТ-консалтинг;  системна інтеграція;  системи управління проектами;  системи інформаційної безпеки;  управління ІТ ресурсами установи;  системи обслуговування запитів клієнтів.
11.	Перелік осіб, які уповноважені діяти від імені Учасника і які мають право підписувати юридичні документи щодо виконання зобов'язань за результатами торгів:	Виконавчий директор ТОВ “БМС Консалтінг” Лепетюк Олександр Леонідович Комерційний директор ТОВ “БМС Консалтінг” Савченко Сергій Миколайович

Датовано «05» грудня 2012р.

_________ Лепетюк О.Л, Виконавчий директор

М.П.

Рис. 3.11 Форма “Загальні відомості про Учасника”

Приклад форми гарантії на конкурсну пропозицію:

Беручи до уваги, що [найменування Учасника торгів] (далі іменований "Учасник торгів") представив свою конкурсну пропозицію, датовану [дата подачі конкурсної пропозиції], на постачання [назва і/чи опис товарів] (далі іменована "Пропозиція"),

СЬОГОДЕННЯМ ДОВОДИТЬСЯ ДО ЗАГАЛЬНОГО ВІДОМА, що ми, [назва банку] з [назва країни], маємо зареєстрований офіс за адресою [адреса банку] (далі іменований "Банк"), маємо зобов'язання перед [найменування Покупця] (далі іменований "Покупець") на суму___________, за якою платіж зазначеному Покупцю буде здійснений повністю і вчасно; Банк зв'язаний цими зобов'язаннями від свого імені і від імені своїх правонаступників і уповноважених. Скріплено загальною печаткою зазначеного Банку _____числа ___місяця 2012р.

УМОВИ даного зобов'язання наступні:

1. Якщо Учасник торгів відкликає свою Пропозицію протягом терміну його дії, зазначеного Учасником у Формі конкурсної пропозиції; або

. Якщо Учасник торгів, одержавши повідомлення про прийняття його Пропозиції Покупцем протягом терміну дії цієї пропозиції:

а) не зможе чи відмовиться виконати Форму контракту, за вимогою; або

б) не зможе чи відмовиться надати гарантію на виконання постачань відповідно до Інструкцій Учасникам торгів;

ми зобов'язуємося виплатити Покупцю вищевказану суму після одержання його першого письмового запиту, не вимагаючи від Покупця обгрунтування цього запиту, за умови, що у своєму запиті Покупець відзначить, що ця сума призначається йому у зв'язку з тим, що мали місце одна з двох чи обидві зазначені умови уточнивши, яка умова чи умови відбулися.

Дана гарантія буде залишатися чинною протягом тридцяти (30) днів включно після закінчення терміну дії конкурсної пропозиції, і будь-який пов'язаний з цим запит повинен бути переданий у Банк не пізніше вищевказаної дати.

[підпис Банку]

3.10 Оптимізація процесу проведення закупівлі

Після побудови календарного плану, було виявлено, що на деяких етапах виникає перевитрата ресурсів та що проект не можливо виконати в строки встановлені замовником. Тому в роботах в яких виникає перевитрата було скорочено кількість використання ресурсу на одиницю часу, та скорочена тривалість деяких робіт (рис. 3.13).

Рис. 3.13 Календарний графік

Рис. 3.13 Календарний графік.Аркуш 2.

На рис. 3.14 представлено, що за допомогою зменшення використання ресурсу в одиницю часу вдалося уникнути перевитрат.

а) до оптимізациї

б)після оптимізациї

Рис. 3.14 Усунення перевитрат

ВИСНОВКИ

Конкурсні торги сьогодні являють один з найпоширеніших способів забезпечення проектів ресурсами. Ця функція торгів - забезпечення ресурсами - має дуже важливе значення у проектах оскільки вона забезпечує просування його вперед до поставленої мети. В основі конкурсних торгів лежить конкуренція, де учасники стають переможцями за умови, що їх пропозиція задовольняє потреби замовника найкращим чином.

Успішне проведення процесу закупівель являє собою дуже вагомий фактор, який забезпечує сприятливі умови для ефективної реалізації проекту в цілому, економії матеріальних, фінансових та временних ресурсів.

У дипломній роботі виконані всі поставлені задачи стосовно організації закупівлі:

були визначені етапи проведення відкритих торгів, дано їх опис,

–       визначена тривалість та основні результати, які мають бути отримані;

–       сформований тендерний комітет, розглянуто питання статусу тендерних комітетів, їх основних повноважень, функцій, регламенту, організації роботи,

–       відповідальності та взаємовідносин з іншими учасниками конкурсу на всіх етапах його проведення.

Це може бути практичним посібником для організації діяльності тендерних комітетів; розроблені основні структури проекту закупівлі; розроблений календарний план організації тендеру.

Детально розроблений календарний план проекту дозволяє більш реально побачити всі особливості проекту, визначитися з термінами проекту, спрогнозувати основні витрати, виявити та усунути перевитрату ресурсів.

В дипломній роботі були розроблені вимоги до тендерної документації та розроблені шаблони документів, яки використовуються під час проведення тендеру. Була проведена оптимізація процесу закупівлі.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1.      -Закон України № 2289VІ від 1 червня 2010 року. Про здійснення державних закупівель {Із змінами і доповненнями, внесеними Законами України від 8 липня 2010 року N 2462-VI, від 10 липня 2010 року N 2487-VI, від 23 грудня 2010 року N 2856-VI, від 11 січня 2011 року N 2899-VI, від 11 січня 2011 року N 2900-VI, від 3 лютого 2011 року N 2995-VI, від 17 березня 2011 року N 3156-VI, від 7 липня 2011 року N 3612-VI (зміни, внесені Законом України від 7 липня 2011 року N 3612-VI, діють до 31 грудня 2014 року <http://files.vdz.net.ua:8080/NPA/zakon.pdf>

2.    Агєєв Є. Тендер поставок - база для найбільш раціонального забезпечення підприємства матеріально-технічними ресурсами // ІАБ «Державні закупівлі України». - 2010. - № 3.

3.      Герцик В.А. Критерії оцінки каналу розподілу // Актуальні проблеми економіки. - 2008. - № 4 (82).

.        Гетьманець О.П. Законодавче забезпечення контрольної функції органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування в управлінні бюджетним процесом в Україні. // Теорія та практика державного управління. - Х., 2005. - Вип. 1 (10). - С. 134-137.

.        Король В.М. Правові колізії у діяльності органів державної контрольно-ревізійної служби в Україні // Держава і право: Зб. Наук. Праць: Юридичні і політичні науки. Вип. 29. - К., 2005. - С. 290-294.

.        Монаєнко А.О. Правове регулювання фінансового контролю в Україні/ Монаєнко А. // Вісник НАДУ. - 2005. - № 3. - С. 244-250.

.        Монаєнко А.О. Роль фінансового контролю у забезпеченні фінансової дисципліни в Україні // Актуальні проблеми державного управління: Зб. Наук. Праць. Вип. 2 (24). - Д., 2010. - С. 160-164.

.        Морозов В.В. Основи закупівель товарів, робіт та послуг в проектах: (Тендерні процедури та контракти).- К.: Таксон, 2003. - 744 с.

.        Піхоцький В.Ф. Удосконалення і розвиток державного фінансового контролю та аудиту за надходженням коштів Державного бюджету України та їх використанням // Фінанси України. - 2007. - № 3. - С. 75-82.

10.  Подковенко С. Порівняльний аналіз здійснення контрольно-наглядових функцій у західноєвропейських державах/ Подковенко С. // Актуальні проблеми державного управління: Зб. Наук. Праць. Вип. 2 (20). - Д., 2005. - С. 81-87.

11.    Прудникова О.В. Направления, способы и задачи сокращения госсектора в переходной к ринку период // Економіка: Зб. Наук. Праць. - Дніпропетровськ: ДНУ, 2001. - Вип. 100.

.        Скрипник О. Мільйонерка з простягнутою рукою // Дзеркало тижня. - 2008. - № 33(712).

.        Смиричинський В. Аналіз, контроль і аудит процедур державних закупівель // Державні закупівлі України. - 2007. - №9. - С. 28.

.        Соболівська Ю.О. Питання законодавчого регулювання повноважень державної контрольно-ревізійної служби в Україні. // Держава і право: Зб. Наук. Праць: Юридичні і політичні науки. Вип. 27. - К., 2005. - С. 424-430.

.        Ткаченко Н.Б. Управління державними закупівлями: Монографія. - К.: Вид-во «Книга», 2009. - 296 с.

.        Cтігліц Д.Е. Економіка державного сектора. - К.: Основи, 1998. - 854 с.

.        Ткачук М. Методологические аспекты эквивалентных межрегиональних отношений // Экономика Украины. - 2002. -№ 8. - С. 34-40.

.        Чернега О. Проблемы государственной поддержки производителей // Экономика Украины. - 2002. - С. 36-42.

19.  Адизес И.В. Менеджмент. - К.: Издательский Дом "Максимум", 2006. - 315 с.

20.    Батенко Л.П. Управління проектами. - К.: КНЕУ, 2003. - 231 с.

21.    Богданов И. Управление проектами в Miсrosoft Project 2003.- М.:Питер, 2004. - 500 с.

22.    Тімінський О.Г. Проектний менеджмент. - К.: КНУБА, 2005. - 56 с.

.        Горячек І. Стратегічне планування як функція менеджменту // Економіка. Фінанси. Право.- 2000.- № 2.- C.16-21.

24.  Володькина М.В. Стратегический менеджмент. - К.: Знання-Прес, 2002. - 149 с.

25.    Гірняк О.М. Менеджмент: теоретичні основи і практикум. - К.: Магнолія плюс, 2009. - 335 с.

.        Горемыкин В.А. Экономическая стратегия предприятия. - М.: Альфа-Пресс, 2007. - 540 с.

.        Хміль Ф.І. Основи менеджменту. - К.: Академвидав, 2005. - 607 с

28.    Фунтов В. Управление проектами развития фирмы. Теория и практика. М.: Издательство «Пресс», 2003- 496 с.

.        Чернов С.К. Опыт реализации проекта. - М.: Питер , 2000. - 150с.

30.    Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие / Калинингр. Ун-т. - Калининград, 2000. - 150 с.

31.    Шапиро В.Д. Управление проектами. Учеб. Пособие для студентов.,6-е издание стер.- М. : Издательство “Омега-Л”, 2010.-960 с.

32.    Федулова Л.І. Менеджмент організацій. - К.: Либідь, 2004. - 448 с.

33.  Тян Р.Б. Управління проектами. - К.: Центр навчальної літератури, 2003. - 222с.

34.    Гевко І.Б. Методи прийняття управлінських рішень: Підручник.- К.: Кондор, 2009. - 187 с.

35.    Драган З. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами. - К.: ДМК Пресс, 2006.- 732 с.

.        Колпаков В.М. Теория и практика принятия решений. - К.: МАУП, 2004. - 504 с.

.      Королёв Д. Эффективное управление проектами. - М. : ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2003.-265 с.

38.    Напольский М.К. Техническое проектирование консалтингових служб. - М.: Питер, 1995. - 85 с.

39.    Орлов А.И. Теория принятия решений. Учебное пособие / А.И.Орлов.- М.: Издательство «Экзамен», 2010. - 656 с.

40.    Тарасюк Г.М. Управління проектами. - К.: Каравела, 2004.- 250 с.

41.    Шумейко А.К. Проектний аналіз і управління проектами. - К.: НАУ, 2003. - 72 с.

.        Василенко В.О., Ткаченко Т.І. Стратегічне управління. - К.: ЦУЛ, 2003. - 395 с.

.        Хмиль Т.М., Шишмарева Л.О. Проектный менеджмент. - Х.: ХГЭУ, 2003. - 84с.

44.    3 Адронов С.А., Макарчук Н.В., Макарчук А.В. Менеджмент в проектной деятельности. - М.: спбгуап., 2008. - 126 с.

45.    Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Менеджмент в організації. - К.: Кондор, 2004. - 596 с.

.        Хмиль Т.М., Василик С.К., Шишмарева Л.О. Стратегический менеджмент. - Х.: ИД "ИНЖЭК", 2009. - 136 с.

47.    Волков О.І., Денисенко М.П., Гречан А.П. та ін. Інноваційний розвиток промисловості України / За ред. Проф. О.І. Волкова, проф. М.П. Денисенка. - К.: КНТ, 2006. - 648 с.

.        Бушуєва. Словник-довідник з питань управління проектами. - К.: Деловая Украина, 2001.-407 с.

49.    Армстронг М., Ланкастер Д., Уотерс Д., Йорк Д., Ленгли Н. Менеджмент: методы и приемы. - К.: Знання-Прес, 2006. - 876 с.

.        Васконселлос-и-Са Ж. Стратегические ходы: 14 наступательных и оборонительных стратегий для достижения конкурентного преимущества. - Д.: Баланс Бизнес Букс, 2010 - 240 с.

51.    Дитхелм Г. Управление проектами. - С.Пб. : Бизнес-пресса, 2003. - 288 с.

.        Элейн Маршен. Miсrosoft Project 2003. Библия познователя. - М.:Диалектика, 2006. - 784 с.

53.    Пинто Дж.К. Управление проектами - спб.: Питер , 2004.- 464 с.

54.    Товб А., Ципес Г. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. 2-е изд. М.:ЗАО «Олимп-Бизнес», 2005

.        Фатрелл Р.Т. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. - М. : Вильямс, 2003. -400 с.

56.    Harvey Maylor. Project Management. Second edition, Financial Times/Pitman Publishing, 1999.

Harold Kerzner. Project Management. Six edition, John Wiley & Sons, Inc., 2009

57.  Державний стандарт України ДСТУ ISO 9004:2009. Системи управління якістю. Настанови щодо поліпшення діяльності. Чинний від 30.10.2009 р.

58.  Глобалізація та управління проектами у XXI столітті: Матеріали наук.- практ. Конф., 9-10 жовтня 2003 р. - Л.: ЛРІДУ НАДУ, 2003. - 206 с

59.    Шпильовий В.Д. Управління проектами. Рекомендації до написання дипломної роботи.- К.: НАУ, 2008

64. Шпильовий В.Д. Управління проектами. Рекомендації до написання дипломної роботи.- К.: НАУ, 2008

60.  Управление проектами : учеб. Пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И.И. Мазур [и др.] ; под общ. Ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. - 6-е изд., стер. - М. : Издательство «Омега-Л», 2010. - 960 с. : ил., табл. - (Современное бизнес-образование).

61.    Анализ организации [Електронний ресурс]/ МГИУ (Московский государственный индустриальный университет). - Режим доступу : http:// barmashova.ru/organizazia_STO/trebovanie_k_sto/index.html

62.    MS Project 2010 Аналитические материалы. [Електр. Ресурс]/ Портал по MS Project 2010. - Режим доступу: http://www.microsoftproject.ru/articles.phtml?Aid=231 <http://www.microsoftproject.ru/articles.phtml?aid=231>

63.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу: www.dkrs.gov.ua <http://www.dkrs.gov.ua>

64.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.tender.me.gov.ua <http://www.tender.me.gov.ua>

65.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.goszakupki.com.ua <http://www.goszakupki.com.ua>

66.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.kmu.gov.ua/control/tender/list <http://www.kmu.gov.ua/control/tender/list>

67.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.ua-tenders.com <http://www.ua-tenders.com>

68.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.me.gov.ua <http://www.me.gov.ua>

69.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.tender4u.com.ua <http://www.tender4u.com.ua>

70.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.tendery.ua <http://www.tendery.ua>

71.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.etender.com.ua <http://www.eTender.com.ua>

72.    [Електронний ресурс]. - Режим доступу:www.uatender.com <http://www.uatender.com>