Фінансово-економічний аналіз діяльності підприємства за допомогою інформаційної системи управління

"Фінансово-економічний аналіз діяльності підприємства за допомогою інформаційної системи управління"

Вступ

Особливістю бізнесу на початку XXI ст. є те, що інформація стала важливим виробничим ресурсом. Комп'ютерні інформаційні системи докорінним чином змінюють управління підприємством.

У процесі управлінської діяльності інформація стала більш важливим ресурсом, ніж матеріальні, енергетичні, трудові та фінансові ресурси. У технології обробки інформації первинні відомості про виробничі і комерційні операції, випуск продукції, факти придбання та продажу товарів, знання й навички людей, їхні робочі обов'язки виконують роль предметів праці, а отримана внаслідок цього інформація - продукту праці; вона використовується для аналізу і прийняття управлінських рішень. Відповідно, великого значення набувають методи обробки й використання інформації, а також технічні засоби, завдяки яким стало можливим перетворення інформації у важливий виробничий ресурс.

Сучасний етап розвитку економіки України характеризується необхідністю розвитку перспективних напрямків науки і техніки і підвищенням ефективності виробництва з метою доведення якості продукції до світових стандартів. Для вирішення цієї задачі керівництву підприємств потрібна оперативна достовірна інформація про фактичний стан виробництва, потребах у ресурсах, ситуації на ринку.

Одним з ефективних напрямків удосконалення управління підприємством є розробка и впровадження сучасних інформаційно-управляючих систем і технологій. Нові інформаційні технології управління підприємством є важливим і необхідним засобом, який дозволяє:

·        швидко, якісно і надійно виконувати отримання, облік, зберігання і обробку інформації;

·        значно скоротити управлінський персонал підприємства, який займається роботою по збору, обліку, зберіганню і обробці інформації;

·        забезпечити у потрібні терміни керівництво і управлінсько-технічний персонал підприємства якісною інформацією;

·        своєчасно і якісно вести аналіз і прогнозування господарської діяльності підприємства; швидко і якісно приймати рішення по усіх питаннях управління підприємством.

1.Поняття інформаційної системи

У відповідності з визначенням, наведеним у Державному Стандарті України (ДСТУ):

«Інформаційна система - це система, яка організовує накопичення і маніпулювання інформацією щодо конкретної проблемної сфери».

Ширше сутність інформаційної системи можна сформулювати в залежності від погляду наступним чином (табл.1):

Таблиця 1. Сутність інформаційної системи з різних поглядів

Основне завдання інформаційної системи управління можна розглядати як сукупність наступних складових:

·        збір інформації з різних джерел;

·        реєстрування, опрацювання та видача інформації, що характеризує стан виробництва та управління ним;

·        розподіл інформації між фахівцями та керівниками, підрозділами та окремими виконавцями у відповідності до їх участі в процесах виробництва чи управління.

2. Поняття і сутність управління

інформаційний управляючий економіка

Управління (менеджмент) - важлива функція, без якої неможлива цілеспрямована діяльність жодного підприємства. Сутністю процесу управління є цілеспрямований вплив на колективи людей для досягнення поставленої мети. Необхідність управління випливає з того, що підприємство - це система з розподілом праці, в якій постановку мети та її реалізацію здійснюють різні люди (групи людей). Складовими менеджменту є теорія управління, мистецтво управління і практичний досвід управління. Менеджмент можна розглядати як систему (єдине ціле), що складається з частин (елементів). Такими частинами є мета і принципи менеджменту, функції управління, методи менеджменту, кадри менеджерів, структура управління бізнесом, техніка і технологія управління, інформація в менеджменті. Управління - поняття багатогранне, і тому розглядати його потрібно під різними кутами:

·        як процес;

·        як організацію цього процесу;

·        як стиль управління.

Якщо розуміти управління як процес, то прийняття рішень не є одномоментним актом вибору з багатьох альтернатив. Окремі фази цього процесу - взаємопов'язані ланки, які потребують комплексу дій, що повторюються, і яким притаманний зворотний зв'язок. Наведена на рис.1 послідовність етапів процесу управління описує його класичну схему і показує, що окремі етапи проходять не лінійно, а циклічно (це підтверджує практика управління).

Рис.1 Основні підходи до визначення сутності менеджменту

Наведена на рис.1 модель процесу управління або етапів прийняття рішень описує процес прийняття управлінського рішення як свідомий вибір й обробку інформації.

У реальній підприємницькій практиці така модель не завжди реалізується повністю. Наслідування цієї схеми також не завжди приводить до прийняття оптимального рішення. Виняткові рішення потребують детального аналізу ситуації, рутинні - завжди повторюються. Більшість рішень лежить між цими типами рішень. Для процесу прийняття рішень характерні два моменти.

. Рішення приймаються не лише під час вибору альтернатив. На кожному етапі управлінського циклу приймаються часткові рішення, які суттєво впливають на результат усього процесу прийняття рішень (про можливі дії, про оцінку впливу, про методи контролю, про передачу інформації тощо).

. У центрі всіх етапів лежить інформація.

Саме тому процес прийняття рішень можна визначити як процес обробки й обміну інформацією, яку отримують, переробляють і передають далі. Отже, перед тим, як прийняти рішення, потрібно визначити мету, отримати необхідну інформацію, оцінити можливі альтернативні варіанти рішень і, зрештою, вибрати оптимальний варіант. Якщо планування визначає вид і форму діяльності, а управління - її реалізацію, то контроль має гарантувати, що діяльність здійснюється планомірно, і тоді поставлена мета досягається найкращим чином. У разі відхилення починає діяти механізм регулювання, і можна використати ефект навчання для нового процесу планування. До процесу контролю входять визначення нормативів, порівняння план/факт, аналіз відхилень і пропонування конкретних заходів з адаптації. При цьому якість аналізу відхилень для майбутнього планування і поліпшення якості планування має вирішальне значення.

Рис. 2. Процес управління (управлінський цикл)

3. Роль інформаційних систем в управлінні організаціями

З долученням України до світової економічної системи прискорились процеси впровадження в усі сфери соціально-економічного життя суспільства останніх досягнень інформатизації.

Інформатизація - це сукупність взаємопов’язаних правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних та виробничих процесів, які спрямовані на задоволення інформаційних потреб окремих громадян і суспільства в цілому, і які використовують для цього сучасні інформаційні технології та інформаційні системи. Інформатизація в області управління економічними процесами ставить собі за мету підвищення продуктивності праці працівників за рахунок зниження співвідношення "затрати/обсяги виробництва". Для цього вона вимагає підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців.

В залежності від рівня менеджменту (оперативний, тактичний, стратегічний) менеджеру доводиться приймати управлінські рішення в умовах різного ступеня невизначеності. При цьому часто доводиться вирішувати задачі типу "що, якщо …?". Використання досягнень інформаційних технологій дозволяє змоделювати результати прийняття різних варіантів управлінських рішень та вибрати оптимальне рішення. У цьому полягає одна з головних переваг інформаційних технологій над методом спроб і помилок при управлінні лише на основі досвіду.

Однак, спектр впливу ІС менеджменту на діяльність підприємства значно ширша. Зокрема, використання ІС дозволяє менеджерам різних рівнів наступне:

·        використовувати єдиний інформаційний простір;

·        ширше застосовувати математичні методи в економіці;

·        узгоджувати економічні процедури з рекомендаціями світової спільноти.

Інформаційні системи і технології дають можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінські функції за рахунок застосування сучасних засобів отримання, опрацювання та передавання інформації. Комп’ютери і програмне забезпечення - це лише інструменти, але самостійно продукувати потрібну для організації інформацію вони не можуть. Щоб свідомо використовувати сучасні інформаційні технології, потрібно передусім розуміти проблеми, для розв’язання яких вони були створені, знати їх архітектуру та організаційні процеси, що забезпечують х функціонування. Менеджерам в умовах сьогодення необхідно поєднувати комп’ютерну грамотність з розумінням управлінських, організаційних та економічних процесів.

4. Огляд інформаційних систем управління

4.1 1С:Підприємство

інформаційний управляючий економіка

Сучасні системи управління фінансами підприємства можна поділити на локальні та корпоративні. Локальна система створюється під певні потреби, наприклад, управління персоналом або управління виробництвом продукції. Корпоративні системи є більш глобальними і забезпечують повну інтеграцію всіх відділів підприємства до єдиного інформаційного простору. Проте, варто зауважити, що не дивлячись на переваги корпоративних інформаційних систем, далеко не кожне підприємство реально потребує створення такої системи, оскільки, як правило, підприємства малого бізнесу орієнтовані на один-два основних види діяльності і розробка КІС буде для них дуже дорогою і не виправдає вкладених в неї коштів.

В даній реферативній роботі будуть розглянуті сучасні інформаційні системи управління підприємством, які є легкодоступними для будь-якого підприємства.

С:Підприємство

На сьогоднішній день найбільш розповсюдженим інструментом управління підприємством є система «1С:Підприємство». Раніше ця система розглядалася як виключно локальна, проте останні версії дозволяють дозволять створювати корпоративну інформаційну систему за рахунок підключення різних модулів до платформи.

Ознайомитися з методами фінансового аналізу, доступних в ІС «1С:Підприємство» можна на сайті.

На вкладці «Аналіз» є можливість переглянути необхідні звіти

Рис.

Наприклад, рух грошових коштів за 1-й квартал 2015 року:

Рис.

План-факторний аналіз фінансового результату діяльності компанії

Рис.

Також є можливість подивитися дані по підприємству у візуальному представленні. Наприклад, звіт по розрахункам з постачальниками.

Рис.

Та розрахунки з покупцями

Рис.

На вкладці «Гроші» можна переглядати звіти по руху грошових засобів, підключити клієнт-банк, створити платіжні доручення для банку.

Рис.

4.2 Приват: Бухгалтерія онлайн

Даний сервіс створений спеціального для приватних підприємців, чий бізнес недостатньо великий, щоб витрачати кошти на послуги бухгалтера. А ця система є безкоштовною і дозволяє здійснити підключення до поточного рахунку, відкритого в Приватбанку. Таким чином система буде відслідковувати рух коштів по рахунку і надалі буде простіше створити звіти. Бухгалтерія онлайн налаштована у відповідності з існуючим законодавством, тому убезпечить підприємця від невчасної виплати податків або неподання звітності. Безперечною перевагою даної системи є її доступність через веб-сервіс, що дозволяє в будь-який час здійснити необхідну операцію.

Дана ІС доступна в демо-версії для тих користувачів, які не мають розрахункового рахунку в Приватбанку.

При вході до демо-версії системи користувачу буде запропоновано пройти навчання. На головній сторінці програми відображається поточна інформація про фінансовий стан підприємства. Завдяки графічному зображенню даних пришвидшується аналіз та прийняття рішень.

Рис.

На вкладці «Контрагенти» користувач може або заповнити карточку з інформацією про клієнтів і постачальників, або завантажити файл в форматі .csv з необхідними даними. Надалі користувач уникне необхідності вводити дані про контрагента при створенні рахунків.

Рис.

Завдяки вкладці «Співробітники» можна вести перелік співробітників і нараховувати заробітну плату. Надалі ця інформація буде використана для сплати утримань та нарахувань на заробітну плату.

Рис.

На вкладці «Звіти і податки» можна створити звіти в державні органи, провести аналіз діяльності підприємства на основі бухгалтерських та управлінських звітів.

Рис.

Висновок

Сьогодні неможливо представити собі управління діяльність будь-якого підприємства, незалежно від сфери і масштабів його діяльності, без зручної інформаційної системи, яка дозволяє управляти його діяльністю.

З одного боку це пов’язано з тим, що більшість підприємств переходить на електронний документообіг, що полегшує обмін інформацією і доступ до неї, а з іншої сторони варто зауважити і той факт, що державні органи з кожним роком все більше переходять до подачі електронної звітності.

Сучасний розвиток інформаційних технологій, а особливо розробка систем на основі хмарних обчислень дозволять полегшити ведення бізнесу для будь-кого, хто бажає мати власну справу.

Безперечним є і той факт, що створення єдиного системи зберігання і обробки інформації на підприємстві полегшує її аналіз і прискорю процес прийняття рішень, що дозволяє підприємцям утримуватися на плаву не дивлячись на постійні зміни ринкової кон’юнктури.

На основі проведеного реферативного огляду, можна з упевненістю стверджувати, що впровадження інформаційної системи на підприємстві зовсім не обов’язково пов’язано зі значними витратами. 

1.