Информационные технологии в управлении

  • Вид работы:
    Курсовая работа (т)
  • Предмет:
    Менеджмент
  • Язык:
    Русский
    ,
    Формат файла:
    MS Word
    40,1 Кб
  • Опубликовано:
    2013-08-31
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Информационные технологии в управлении













Дипломная работа

по дисциплине: "Документоведение"

на тему: "Информационные технологии в управлении"

Введение

1. Информация как предмет изучения

1.1 Понятие информации

.2 Качество информации (свойства)

.3.Классификация информации по разным признакам

.4 Кодирование при передаче и хранении информации

2. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации)

.1 Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении

.2 Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров

.3 Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда

.4 Особенности информационных технологий в организациях различного типа

3. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях)

3.1 Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента

.2 Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации

.3 Информационные системы и технологии, их классификация в организационном менеджменте

.4 Компьютерные технологии обработки документационной информации в задачах делопроизводства

.5 Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности

Заключение

Список литературы

 

Введение

 

"Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта".

Таким образом, актуальность темы заключается в анализе современного использования новых технологий исследования в обработке информации, применяемых в организациях и на предприятиях.

Цель работы:

ü  дать определение информации, рассмотреть классификацию информации, ее свойствах и качествах;

ü  выявить проблемы, возникающие при введении информационной системы и технологий в действие предприятий;

ü  провести анализ информационных систем и технологий в управленческой деятельности предприятия;

ü  осуществить обзор во взаимодействии информации и управления на предприятиях;

ü  провести различие информационной среды в организациях различного типа.

Задачей исследования является рассмотрение проблем внутри организации при использовании информационных систем управления и выявлении стратегии внедрения информационных систем на предприятиях.

Объектом исследования является информация в управлении организациями.

Предметом исследования являются методы исследования управления организаций и движения информационных потоков.

Источниковедческую базу составляют Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации";

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Справочно-правовая система КонсультантПлюс;

Федеральный закон "О защите персональных данных";

Федеральный закон № 139-ФЗ от 28 июля 2012 года "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; Закон РФ от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 05.04.2013) "О средствах массовой информации". Материал исследования - раскрытие темы информации в общих чертах и выявление взаимодействия информации и управления в организациях, ее методика и исследование.

"В монографии учебника "Информатики" автор дает представление о роли информации в развитии общества, об основах построения информационных систем, информационной безопасности и менеджменте информационной среды".

"В монографии учебника "Информационные технологии в управлении кадрами" автор рассматривает современные проблемы управления кадрами предприятия с позиций автоматизации, особенности информационного обеспечения деятельности кадровых служб в условиях современных информационных технологий, включая Интернет; автор приводит практические рекомендации относительно анализа системы управления".

"В монографии учебника "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления" автор предполагает изучение автоматизации управления информационными системами, распространенных информационных систем в организации делопроизводства".

"В монографии учебника "Информационные технологии управления" автор уделяет особое внимание на особенности применения современных технологий в управленческой деятельности менеджеров; организационно-методические вопросы разработки и применения информационных технологий в управлении экономическими системами и автоматизацию информационной поддержки принятия управленческих решений; компьютерным технологиям подготовки текстовых документов".

Методы и приемы: сбор и изучение материала, анализ, обзор и исследование, сопоставление, обобщение материала.

 

1. Информация как предмет изучения

 

.1 Понятие информации

 

"Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают степень неопределенности и неполноты имеющихся о них знаний". С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). "Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.д. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами". В тоже время в современной технике получили широкое распространение методологические подходы, позволяющие применять понятие информации и предложенные инструменты для исследования процессов, происходящих в технических системах, экономике, социуме, в живой и неживой природе".

Таким образом, подведем итоги о том, что информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде. С точки зрения различных наук информация есть отражение материального мира с помощью сообщений, являющимися формами представления информации. Информация является широким понятием в разных науках, включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой.


.2 Качество информации (свойства)

"Под качеством информации понимается такая совокупность свойств, которая обусловливает ее способность удовлетворять определенные потребности людей". Основными потребительскими показателями качества информации являются: репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость.

Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств объекта. Важнейшее значение здесь имеют

v  правильность концепции, на базе которой сформулировано исходное понятие;

v  обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого явления.

Нарушение репрезентативности информации приводит нередко к существенным ее погрешностям.

"Содержательность информации отражает семантическую емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных".

Достаточность (полнота) информации означает, что ее состав (набор показателей) минимален, но достаточен для принятия правильного решения. Понятие полноты информации связано с ее смысловым содержанием (семантикой) и прагматикой. Как неполная, то есть недостаточная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых пользователем решений.

Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Например, в информационной системе информация преобразуется к доступной и удобной для восприятия пользователем форме. Это достигается, в частности, и путем согласования ее семантической формы с тезаурусом пользователя.

"Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления на момент использования и зависит от динамики изменения ее характеристик, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации".

Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи.

Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п. Для информации, отображаемой цифровым кодом, известны четыре классификационных понятия точности:

Ø  формальная точность измеряется значением единицы младшего разряда числа;

Ø  реальная точность определяется значением единицы последнего разряда числа, верность которого гарантируется;

Ø  максимальная точность представляет собой точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;

Ø  необходимая точность определяется функциональным назначением показателя.

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности. Устойчивость информации, как и репрезентативность, обусловлена выбранной методикой ее отбора и формирования".

Таким образом, подведем итоги параграфа и отметим, что качество информации, является совокупностью свойств, обуславливающих способности удовлетворять потребности людей. Качество содержит свои основные показатели, а именно: репрезентативность, связанная с правильностью отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств объекта; содержательность информации, отражающую семантическую емкость; достаточность информации, означающий минимальным составом, но достаточным для принятия правильного решения; доступность информации, обеспечивающая выполнением процедур ее получения и преобразования; актуальность, определяющая степень сохранения ценности для управления на момент использования; своевременность информации, означающее ее поступление позже заранее назначенного момента времени; точность информации, определяющая степень близости получаемой информации к реальному состоянию объекта; достоверность информации, определяющая свойство отражать реально существующие объекты с необходимой точностью; устойчивость информации, отражающая способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.

 

.3 Классификация информации по разным признакам

 

"По признаку места возникновения информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

"Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения".

"Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение)".

По отношению к объекту управления может быть определена информация как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя - за пределами объекта.

По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной.

"Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии".

"Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации, она может быть промежуточной и результатной".

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результативная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и служит для выработки управленческих решений.

По способу отражения информация подразделяется на текстовую и графическую.

"Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых информация представляется на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея)".

"Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки".

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражается фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы.

"Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная или многократно-используемая в течение длительного периода времени информация". Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

      постоянная справочная информация включает в себя описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков (например: табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.);

      постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы (например: размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим);

      постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели (например: план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации).

По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию, при этом выделяют следующие группы: плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая).

"Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период". На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация представляет собой различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

"Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени". На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации могут выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

"Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени". К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке".

Итак, информация имеет свою классификацию, в которой включены такие разделы как по месту возникновения (входная и выходная), по отношению к объекту управления (внутренняя и внешняя), по стадии обработки (первичная и вторичная, промежуточная и результативная), по способу отражения (текстовая и графическая), по стабильности (переменная и постоянная), по функциям управления (плановая, нормативно-справочная, учетная, оперативная).

.4 Кодирование при передаче и хранения информации

Путем кодирования производится отображение одного набора знаков в другой набор знаков. "Отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, - кодовым алфавитом". Для построения кода применяются как отдельные символы кодового алфавита, так и их комбинации.

"Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа".

Взаимосвязь символов или комбинаций символов исходного алфавита с их кодовыми комбинациями составляет таблицу кодов (таблицу соответствия).

Для получения исходных символов по кодам символов применяют процедуру декодирования. При этом обязательно соблюдение условия: код должен быть однозначным, то есть одному исходному знаку должен соответствовать точно один код и наоборот. "Кодирование - это представление сигнала в определенной форме". "Декодирование - это получение исходных символов по кодам символов".

1.      Кодирование по образцу - каждый знак дискретного сигнала представляется знаком или набором знаков того алфавита, в котором выполняется кодирование. Кодирование по образцу используется, например, для ввода информации в компьютер с целью ее внутреннего представления.

2.      Криптографическое кодирование, или шифрование, используется тогда, когда нужно защитить информацию от несанкционированного доступа.

Существует два основных широко применяющихся сегодня способа криптографического кодирования:

симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом. При симметричном кодировании с закрытым ключом для кодирования и декодирования данных применяется один и тот же ключ. Этот ключ должен быть по безопасным каналам доставлен стороне, осуществляющей декодирование, что делает шифрование с симметричным ключом уязвимым. Напротив, при шифровании с асимметричным ключом сторона, осуществляющая декодирование, публикует так называемый открытый ключ (public key), который применяется для кодирования сообщений, а декодирование осуществляется другим - закрытым ключом (private key), известным только принимающей стороне. Такая схема делает асимметричный способ кодирования высоконадежным. По этой причине в последнее время он приобрел массовую популярность.

1)      "Оптимальное кодирование служит для устранения избыточности данных путем снижения среднего числа символов кодового алфавита", предназначенных для представления одного исходного символа. Оптимальное кодирование обычно используется в архиваторах. В большинстве современных программ, предназначенных для оптимального кодирования (сжатия) данных, применяются одни и те же базовые алгоритмы:

2)      "Статистическое кодирование базируется на предварительном вычислении частоты повторения одних и тех же кодов в сообщении и составлении таблицы кодирования", позволяющей оптимальным образом расположить результирующий код. Таблица кодирования в этом случае должна стать неотъемлемой частью закодированных данных (методы Хаффмена, Шэннона-Фэно, арифметическое кодирование).

3)      "Словарное кодирование основано на нахождении повторяющихся последовательностей символов в сообщении (слов) и замене каждого повторяющегося слова ссылкой на его первое вхождение. В этом случае вместе с закодированным сообщением необходимо хранить (передавать) словарь.

4)      Помехозащищенное кодирование служит для передачи данных по каналам связи и учитывает возможность возникновения помех и связанного с этим искажения или утраты части данных. При помехозащищенном кодировании избыточность не снижается, а, наоборот, увеличивается, тем самым обеспечивается возможность определения факта потери или искажения информации.

Существует два основных типа помехозащищенного кодирования:

Кодирование с фиксацией ошибок обладает сравнительно небольшой избыточностью, позволяющей зафиксировать на приемной стороне факт появления в сообщении ошибки. В случае обнаружения ошибки сообщение передается повторно.

Кодирование с коррекцией ошибок еще более избыточно, что позволяет не только обнаружить возникшую при передаче по каналу связи ошибку, но и исправить ее. Недостатком этого вида кодирования является значительное (примерно в 3 раза) увеличение объема передаваемых данных. По этой причине оно используется гораздо реже, чем кодирование с фиксацией ошибок".

Таким образом, сделаем выводы о том, что "отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, - кодовым алфавитом". "Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа". Кодирование имеет свои определенные виды: кодирование по образцу, криптографическое кодирование (шифрование), оптимальное кодирование, статистическое кодирование, словарное кодирование, помехозащищенное кодирование. Также существует два способа криптографического кодирования: симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом.

Итак, подведем итоги по главе I, что информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация имеет свое качество, которое является совокупностью свойств, обусловливающих способности удовлетворять потребности людей, а также имеющая свойства, как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Информация содержит определенную классификацию, где присутствуют их виды: входная и выходная, первичная и вторичная, внутренняя и внешняя, постоянная и переменная и т.д. Чтобы информация была конфиденциально - защищенной, необходимо ее закодировать. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное.

2. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации)

2.1 Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении

 

"Основополагающим моментом, определяющим деятельность отдельного управленческого или производственного подразделения, в том числе и кадровой службы, является система управления, которая призвана отражать:

1.      Принципиальную функциональную целесообразность существования подразделения;

2.      Оптимизацию внутренних и внешних информационных и производственных связей;

.        Эффективность распределения обязанностей между сотрудниками;

.        Особенности деятельности подразделения в условиях НИТ".

"Существуют несколько причин, обусловливающих необходимость анализа системы управления:

1)       ускоренная компьютеризация управленческой деятельности сопровождается поиском новых форм информационного взаимодействия как между управленческими и производственными подразделениями, так и внутри управленческих структур. И прежде, чем приступить к внедрению или модернизации средств вычислительной техники, полезно оценить принципиальную необходимость компьютеризации или ее модификации на каждом участке управления;

2)      если предприятие договаривается со специализированной организацией о финансировании создания пакета прикладных программ, то должна обеспечиваться взаимосвязь между проектировщиками и пользователями будущего пакета прикладных программ;

)        многим специалистам приходится работать в условиях автоматизированного рабочего места, где пользователь помимо знаний в своей предметной области должен знать современные принципы автоматизированной обработки информации;

)        создание и внедрения систем распределенной обработки информации в условиях вычислительной сети предъявляет особые требования к соответствующим технологическим процедурам;

)        в последнее время тенденция проектирования автоматизированной системы управления для конкретных пользователей уступила место тенденции приобретения пользователями готовых пакетов прикладных программ и внедрения на этой основе соответствующих информационных технологий".

"К особенностям проектирования и совершенствования систем управления относятся, в частности, следующие:

A.                  интеллектуальный уровень решения, т.е. невозможность применения формализованных алгоритмов, а следовательно, и невозможность достичь оптимального значения;

B.      поскольку любая, даже самая идеальная, организационная форма имеет тенденцию морального старения, она должна предусматривать возможность адаптации с учетом новых условий существования с наименьшими затратами;.   расходы, связанные с анализом существующей системой управления и воплощением в жизнь рекомендаций относительно ее совершенствования, в конечном итоге всегда будут прибыльной сферой вложения финансовых средств".

"Методика состоит из двух частей: первая часть включает описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для полностью автоматизированной системой управления".

"Содержание методики:

I.       Название отдела.

II.      Решаемые задачи.

Описание каждой задачи включает статус ее исполнителей, описание входной и выходной информации, в том числе с учетом особенностей автоматизированной обработки, использованные алгоритмы решения и их возможную оптимизацию.

III.     Внешний и внутренний документооборот.

Оценка стандартных характеристик через подразделение документов с учетом типовых и нетиповых форм. Информационные потоки должны быть оптимизированными и не содержать дублирующие сведения и сопроводительную пояснительную информацию, если она не имеет принципиального значения для анализа существа документа.

IV.    Контроль корректности содержащейся в документах информации.

Оценка результативности контроля на всех этапах обработки, учитывая технологические схемы решения задач. Очень важно выявить всю ошибочную информацию на самых ранних стадиях ее возникновения. Известно, что ряд ошибок обнаружить чрезвычайно трудно, и компьютер, не обладая логикой, при отсутствии специального алгоритма их отслеживания допускает проникновение ошибочной информации в базе данных. Это может привести к искажению результатов и принятию неверных управленческих решений, последствия которых для предприятия могут быть любыми, вплоть до катастрофических.

V.      Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности. Анализ задействованных классификаторов, полноты информации, представленной в них, необходимости формирования новых классификаторов, а также удобства работы с ними".

VI.    "Статистическая информация. Оценка цели сбора статистики или напротив, причины ее отсутствия. Если статистика в настоящий момент не ведется, но предполагается в будущем, необходимо предложить ее структуру и указать цели ее использования..  Оценка эффективности работы сотрудников отдела. Анализ уровня равномерности распределения нагрузки между сотрудниками отдела и рациональности использования рабочего времени в различные временные интервалы..      Формы хранения и использования информации. По окончании работ данного раздела методики необходимо ответить на вопросы, касающиеся рационализации форм и технологии хранения, а также дальнейшего анализа документальных и прочих информационных материалов..       Поиск информации. Оценка эффективности поисковых процедур информации по регламентированным и нерегламентированным запросам.

Анализ программного обеспечения системы управления. Характеристика используемых программных продуктов и их особенностей с технической и технологической стороны. Выводы касаются общей оценки применяемых пакета прикладных программ, условий их обновлений и замечаний по эксплуатации".

Таким образом, существует 5 причин, обусловливающих анализ системы управления. В методике существуют особенности проектирования и совершенствования систем. Методика состоит из двух частей: описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления, а также имеет свое содержание.

2.2 Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров

"Сохранность конфиденциальной информации в целях обеспечения экономической безопасности предприятия на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала фирмы. Помимо формализованных процедур при приеме на работу могут использоваться и неформальные аналитические процедуры, в частности проверка подлинности прилагаемых документов, особенно если речь идет о вакансиях, связанных с конфиденциальной информацией.

Востребованность определенной информации о гражданах находится в России еще в начальной стадии развития по следующим причинам:

1) закрытость подобного рода материалов;

) отсутствие специализированных БД, открытых для определенного круга пользователей;

) отсутствие технической оснащенности;

) не информированность кадровых служб о возможности получения интересующих персональных сведений".

"Информация о конкретном человеке, позволяющая идентифицировать его личность, включает в себя:

a.       данные, подтверждающие личность;

b.      физические характеристики;.         данные о состоянии здоровья;.      характеристики образовательного уровня;.  профессиональные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника относительно изменения профессионального или должностного статуса);.     данные о благосостоянии;.         данные для налоговых служб;.      данные о лицензиях и разрешениях;.     сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка;.       сведения о частной собственности".

"Регистрация обширных сведений об отдельной личности может представлять опасность для ее неприкосновенности. Для защиты личности при использовании данных регистров существует закон, который определяет, когда и в каких целях разрешается пользоваться личностными данными". "При наличии особо конфиденциальной информации действуют более строгие правила. Данные, собранные для одной цели, не могут быть использованы для другой цели.

Кроме традиционной информации о работнике (биографические, профессиональные, психофизиологические и другие сведения) корпорация собирает данные по неформальным каналам и, таким образом, выясняет, например, каковы были отношения работника с коллегами и руководством на предыдущем месте работы (учебы). Подобная информация позволяет составить более полный "портрет" вновь прибывшего работника, так как использование анкет или даже тестирования или собеседования не дает возможности полностью раскрыть характер или степень профессионализма работника". "Мнения же о нем бывших сослуживцев могут, напротив, существенным образом повлиять на решение работодателей о приеме его на работу или о проведении повторного тестирования, которое подтвердит или опровергнет информацию, полученную по неформальным каналам".

Таким образом, можно сделать выводы о том, что использование неформальных источников информации о человеке позволяет свести к минимуму риск вхождения в коллектив работника, не соответствующего принятым в данной корпорации нормам и принципам, также есть службы, которые имеют индивидуальные и конфиденциальные сведения о каждом работнике и работодатели обращаются в эти службы за этими сведениями, чтобы принять правильное решение об отборе кандидатов, и в настоящее время в России уже имеются или создаются реальные информационные, технические и технологические возможности для решения обозначенных проблем.

.3 Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда

"Оказываемые услуги на предприятии можно разделить на две категории - типовые и оригинальные".

"Типовые услуги:

информирование о направлениях деятельности агентства;

1.      формирование и ведение банка вакансий с различной дифференциацией должностей и профессий;

2.      формирование и ведение банка кандидатов на вакансии с различной дифференциацией должностей и профессий;

.        подбор кандидатов по требованиям работодателя;

.        анализ резюме;

.        предварительное собеседование с претендентами на вакансии;

.        профессиональное и психологическое тестирование".

"Оригинальные услуги:

1)       подписка через Интернет на резюме специалистов, что позволит всем заинтересованным организациям периодически (например, еженедельно) получать обновляющуюся информацию о кандидатах, разместивших свои резюме на сайте агентства;

2)      предложение всем заинтересованным организациям разместить в Интернете через агентство свой логотип или ссылку на информационный ресурс организации. Таким образом, можно привлечь новых клиентов, сократив при этом затраты на рекламу;

)        маркетинговые исследования рынка труда и вопросов оплаты пруда для различных квалификаций персонала в российских и иностранных компаниях разных форм собственности;

)        помощь в проведении рекламных кампаний в разных регионах СНГ;

)        предоставление работодателю программы, с помощью которой он может самостоятельно, не выходя из своего офиса, отбирать кандидатов из БД агентства".

"Проведение кадровой диагностики компаний, которая позволяет:

1.      оценить поведение человека и в контексте проигрывания, каких - либо деловых ситуаций;

2.      выявить и оценить деловые качества работника, определить его индивидуальный стиль работы;

.        изучить систему ценностей и профессиональную мотивацию отдельных личностей;

.        выявить личностные резервы и возможности карьерного роста";

.        "выведение персонала за штат компании с последующим ведением всех трудовых отношений через агентство. Необычная для отечественных предприятий и организаций услуга. Смысл се заключается в том, что персонал какой-либо компании переводится в агентство, которое выступает в роли работодателя, а сама компания использует свой же персонал на контрактной основе. При этом агентство берет на себя все обязательства, связанные с расчетом и выплатой начислений заработной платы, а также ведением трудовых книжек. Компания же сохраняет за собой, возможность пользоваться знаниями и навыками специалистов, но уменьшает при этом риск возникновения проблемы сокращения персонала, устраняет процедуры по начислению заработной платы и ведению кадрового делопроизводства Агентство в такой ситуации пополняет свою БД специалистами определенного уровня и расширяет, таким образом, круг своих потенциальных клиентов;

.        заключение договоров на долговременное (абонементное) обслуживание, что при неизменно высоком качестве услуг значительно снижает цены на них (Русский персонал);

.        индивидуальное консультирование кандидатов по различным вопросам (составление и анализ резюме, конкретизация поиска работы, оценка сильных и слабых сторон претендента на вакансию, эффективное его поведение во время собеседования);

.        проведение         семинаров (открытых, закрытых, выездных);

.        проведение         групповых дискуссий в различных формах - круглый стол, мозговые атаки и др.;

.        организация неформальных интервью с ведущими специалистами и руководителями;

.        финансовое и юридическое консультирование (BLM Consort)";

.        "восстановление,          постановка и ведение кадрового делопроизводства;

.        кадровый   аудит (проверка всей существующей в компании кадровой документации на предмет ее соответствия российскому законодательству, помощь в исправлении или создании новых документов);

.        организация и проведение мероприятий под названием "Ярмарка вакансий".

Таким образом, Услуги делятся на две категории: типовые и оригинальные. Можно выделить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Чтобы привлечь потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий.

2.4 Особенности информационных технологий в организациях различного типа

"Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации".

"Выбор стратегии организации информационной технологии определяется следующими факторами:

1)      областью функционирования предприятия или организации;

2)      типом предприятия или организации;

)        производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

)        принятой моделью управления организацией или предприятием;

)        новыми задачами в управлении;

)        существующей информационной инфраструктурой.

Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта. При внедрении информационных систем организационного управления и технологии основными критериями, являются также величина организации и область ее функционирования и учетом этих критериев происходит выбор программно - аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения".

Таким образом, сделаем выводы о том, что информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации, информационные технологии обладают определенными факторами.

Итак, подведем итоги по главе II, что методика информационного обеспечения системы управления в структурном подразделении имеет свои особенности, также состоит из содержания и двух частей: первая часть, включающая описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, вторая часть позволяющая проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления. Имеется также неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем. Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий. Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления.

3. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях)

.1 Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента

"Главная особенность современного этапа развития общества заключается в его информатизации, цель которой - внедрение средств вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы человеческой деятельности. Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов".

Таким образом, основой информатизации являются информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. "Законодательно информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (в библиотеках, архивах, фондах, банках данных и т.д.)".

"При использовании информационных ресурсов в бизнес - процессах предприятия к ним предъявляются определенные требования, к которым относятся:

Ø  своевременность, т.е. получение информационных ресурсов в установленные сроки;

Ø  достоверность, определяющая допустимый уровень искажения как поступающих, так и результатных информационных ресурсов, при котором сохраняется эффективность функционирования предприятия;

Ø  достаточность, предполагающая полноту информационных ресурсов для решения управленческих задач предприятия;

Ø  адресность, т.е. конкретную целевую направленность информационных ресурсов на специалиста по интересующим его вопросам для эффективной организации бизнес-процессов предприятия;

Ø  правовая корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов нормативно-правовым и регламентирующим документам;

Ø  многократность использования;

Ø  высокая скорость сбора, обработки, передачи

Ø  оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой обработки и принятия решений в изменившихся условиях".

"В этих условиях одной из важнейших задач современного менеджмента является определение реальной экономической оценки:

1.      затраты, связанные с подготовкой информационных ресурсов для решения задач менеджмента предприятия;

2.      эффективность использования информационных ресурсов в процессе управления предприятием".

"Следует также иметь виду и специфику информационного процесса, которую составляют следующие аспекты:

1)      Затраты на сбор и подготовку информации отличаются от затрат на производство материальных ценностей существенно большей неопределенностью. И несмотря на то что информационный ресурс приобрел характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации, количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей.

2)      То обстоятельство, что однажды полученная информация по своей природе может использоваться произвольно и при этом не расходуется, еще не означает, что она действительно может быть использована любым заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в большей или меньшей степени ограниченна. Возможность располагать необходимой информацией для решения задач менеджмента становится одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия.

)        Экономическая полезность информационных ресурсов менеджмента в большей мере, чем в отношении материальных ценностей, определяется фактором времени и качеством. Устаревшая или неполная информация может не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ и услуг".

)        "Необходимо обеспечить эффективные условия взаимозаменяемости между информационными ресурсами и остальными элементами производственного процесса предприятия. Эта задача связана с довольно сложными проблемами разделения и максимально эффективного использования трудовых и материальных ресурсов, а также затрагивает вопросы использования капитальных вложений, к которым относятся прежде всего определение доли затрат на развитие информационно-технологической инфраструктуры, составляющей важное условие экономии других ресурсов в процессе производственной деятельности предприятия.

Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Полученная информация определяет взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней информационной среды, к которым относятся финансово-экономическая, политико-правовая, социально-культурная, экологическая и другая информация.

Внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Внутренняя информационная среда предприятия охватывает все внутренние бизнес-процессы, позволяет принимать оптимальные управленческие решения, управлять функционированием предприятия, анализировать возникшие проблемы, создавать новые изделия и услуги и т.д.".

Таким образом, информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, а информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, а внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

.2 Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации

"Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными".

"Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации".

"Методы поиска информации:

ü  непосредственное наблюдение,

ü  общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

ü  чтение соответствующей литературы;

ü  просмотр видео, телепрограмм;

ü  прослушивание радиопередач, аудиокассет;

ü  работа в библиотеках и архивах,

ü  запрос к информационным системам, в том числе базам и банкам компьютерных данных;

ü  поиск информации в Интернете,

ü  другие методы".

"Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография - альбом). ЭВМ может рассматриваться как устройство для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней. Передача (обмен) информацией - это процесс, в ходе которого передатчик (источник) передает информацию, а получатель (приемник) ее принимает. В процессе передачи информации обязательно участвуют источник и приемник информации. Между источником и приемником действует канал передачи информации - канал связи. Канал связи - совокупность технических устройств, обеспечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Кодирующее устройство - устройство, предназначенное для преобразования исходного сообщения источника к виду, удобному для передачи. Декодирующее устройство - устройство для преобразования кодированного сообщения в исходное. Деятельность людей всегда связана с передачей информации. В процессе передачи информация может теряться и искажаться, в качестве примеров можно привести искажение звука в телефоне, атмосферные помехи в радио, искажение или затемнение изображения в телевидении, оба направления, например телефон, телеграф). По каналу могут одновременно передаваться несколько сообщений. Каждое из этих сообщений выделяется (отделяется от других) с помощью специальных фильтров. Например, возможна фильтрация по частоте передаваемых сообщений, как это делается в радиоканалах. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых по нему в отсутствие помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для повышения помехозащищенности канала используются специальные методы передачи сообщений, уменьшающие влияние шумов. Например, вводят лишние символы. Эти символы не имеют реального содержания, но используются для контроля правильности сообщения при получении. С точки зрения теории информации избыточно все то, что делает литературный язык красочным, гибким, богатым оттенками, многоплановым, многозначным".

"Обработка информации - это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения или другими формальными правилами.

Защита информации (в более узком смысле) понимается как предотвращение доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ), непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации.

"Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации. Наличие таких средств - главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. Итог по этому параграфу можно подвести такой, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации. Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки".

Таким образом, сделаем вывод о том, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. В них входят: поиск информации, включающий методы; сбор и хранение информации, обработка и защита информации. Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации.

3.3 Информационные системы и технологии, их история, классификация в организационном менеджменте

 

История развития информационных систем

"Первые информационные системы появились в 50-х годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Такие системы называются системами обработки транзакций. К транзакциям относят следующие операции: выписка счетов, накладных, составление платежных ведомостей и другие операции бухгалтерского учета. В 60-ег. средства вычислительной техники получили дальнейшее развитие: появляются операционные системы, дисковая технология, значительно улучшаются языки программирования. Появляются системы управленческих отчетов (СУО), ориентированные на менеджеров, принимающих решения. В 70-ег. информационные системы продолжают активно развиваться. В это время появляются первые микропроцессоры, интерактивные дисплейные устройства, технология баз данных и дружественное по отношению к пользователю программное обеспечение (средства, позволяющие работать с программой, не изучая ее описания). Эти достижения создали условия для появления систем поддержки принятия решений (СППР). В отличие от систем управленческих отчетов, которые предоставляют информацию по заранее установленным формам отчетности, СППР предоставляют ее по мере возникновения необходимости". "Существуют 3 стадии принятия решения: информационная, проектная и стадия выбора. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя слежение за ее реализацией. Важнейшей целью СППР является обеспечение технологией формирования информации, а также технологическая поддержка принятия решения в целом. В 70-80-хг. в офисах начали применять разнообразные компьютерные и телекоммуникационные технологии, которые расширили область применения информационных систем. К таким технологиям относятся: текстовая обработка, настольное издательство, электронная почта и др. Интеграцию этих технологий в одном офисе называют офисной информационной системой. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. 1980-ег. характеризуются еще и тем, что информационные технологии начали претендовать на новую роль в организации: компании открыли для себя, что информационные системы являются стратегическим оружием. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое".

Классификация информационных систем в организационном менеджменте

"Современное развитие общества приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации автоматизированной информационной системы (АИС).

Автоматизированная информационная система - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой".

"Существует большое количество разнообразных АИС, которые классифицируются по различным признакам.

1. В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач, управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т.д.

2. Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

. По видам процессов управления ИС делятся на следующие виды.

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика)".

"ИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе иерархические системы управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта - от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами.

ИС научных исследований обеспечивают решение научно- исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

. По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на следующие виды.

Автоматизированные информационные системы - человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но за человеком оставляются контрольные функции".

"Таким образом, основная цель автоматизированной информационной технологии - получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения".

"Эффективность функционирования информационной технологии определяется ее основными свойствами, к которым относятся следующие:

1) Целесообразность - состоит в повышении эффективности производства за счет внедрения современных средств вычислительной техники, распределенных баз данных, различных вычислительных сетей, что позволяет обеспечить эффективную циркуляцию и переработку информации;

) Наличие компонентов и структуры. В состав информационной технологии должны входить:

А) Функциональные компоненты - это конкретное содержание процессов циркуляции и обработки данных (информационная база ИТ);

Б) Структура информационной технологии - это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязанные компоненты ИТ.

3) Взаимодействие с внешней средой предполагает организацию взаимосвязи информационной технологии с объектами управления, внешними предприятиями, организациями, включая потребителей и поставщиков продукции, финансово-кредитные органы. Взаимодействие информационных технологий различных экономических объектов организуется посредством программных и технических средств автоматизации;

) Целостность. Информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

) Развитие во времени - это обеспечение динамичности развития информационной технологии, возможность ее модернизации и модификации, изменение структуры, включение новых компонентов, возможность решения новых задач".

 "Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной системе, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

1. По назначению и характеру использования выделяют следующие два основных класса информационных технологий.

Обеспечивающие информационные технологии - это технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструменты в различных предметных областях для решения специализированных задач. Они представляют собой способы организации отдельных технологических операций информационных процессов и связаны с представлением, преобразованием, хранением, обработкой или передачей определенных видов информации.

К ним относятся технологии текстовой обработки, технологии работы с базами данных, мультимедиа-технологии, технологии распознавания символов, телекоммуникационные технологии, технологии защиты информации, технологии программного обеспечения.

Функциональные информационные технологии - это технологии,

реализующие типовые процедуры обработки информации в определенной предметной области. Они строятся на основе обеспечивающих информационных технологий и направлены на обеспечение автоматизированного решения задач специалистов данной области".

"К функциональным информационным технологиям относятся офисные, финансовые, информационные технологии в образовании, в промышленности, корпоративные информационные технологии. информационные технологии автоматизированного проектирования.

2. Информационные технологии можно рассматривать в отношении пользовательского интерфейса, т.е. возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам в процессе обработки информации:

Пользовательский интерфейс - это комплекс правил и средств, организующих взаимодействие пользователя с устройствами или программами персонального компьютера.

Пакетные информационные технологии, которые характеризуются тем, что операции по обработке информации производятся в заранее определенной последовательности и не требуют вмешательства пользователя.

Диалоговые информационные технологии предоставляют пользователям неограниченную возможность взаимодействия с хранящимися в системе информационными ресурсами в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений. Эти технологии предполагают отсутствие жестко закрепленной последовательности операций преобразования данных и активное участие пользователя, который анализирует промежуточные результаты и вырабатывает управляющие команды в процессе обработки информации.

Сетевые информационные технологии обеспечивают пользователю доступ к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам с помощью специальных средств связи".

3. "По способу организации сетевого взаимодействия выделяют следующие виды ИТ.

Информационные технологии на базе локальных вычислительных сетей представляют собой систему взаимосвязанных и распределенных на ограниченной территории средств передачи, хранения и обработки информации, ориентированных на коллективное использование общесетевых ресурсов - аппаратных, программных, информационных.

Они позволяют перераспределять вычислительные мощности между пользователями сети в зависимости от изменения их потребностей и сложности решаемых задач и обеспечивают надежный и быстрый доступ пользователей к информационным ресурсам сети.

Построение информационных технологий на базе многоуровневых сетей заключается в представлении архитектуры создаваемой сети в виде иерархических уровней, каждый из которых решает определенные функциональные задачи.

Информационные технологии на базе распределенных сетей обеспечивают надежную передачу разнообразной информации между территориально удаленными узлами сети с использованием единой информационной инфраструктуры. Этот способ организации сетевого взаимодействия ориентирован на реализацию коммуникационных информационных связей между территориально удаленными пользователями и ресурсами сети.

4. По принципу построения информационные технологии делятся на следующие виды.

Функционально-ориентированные информационные технологии. При их организации деятельность специалистов в рассматриваемой предметной области разбивается на множество иерархически подчиненных функций, выполняемых ими в процессе решения профессиональных задач".

"Объектно-ориентированные информационные технологии. Их построение заключается в проектировании системы в виде совокупности классов и объектов предметной области. При этом иерархический характер сложной системы отражается в виде иерархии классов, ее функционирование рассматривается как совокупность взаимодействующих во времени объектов, а конкретный процесс обработки информации формируется в виде последовательности взаимодействий. В качестве объектов могут выступать пользователи, программы, клиенты, документы, базы данных.

5. По степени охвата задач управления выделяют следующие виды информационных технологии.

Информационные технологии обработки данных предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операции управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала. Характерной особенностью этого класса технологий является их построение без пересмотра методологии и организации процессов управления".

"Информационные технологии автоматизации офисной деятельности направлены на организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

В них реализуются типовые процедуры делопроизводства и контроля управления:

v  обработка входящей и исходящей информации;

v  сбор и последующее составление отчетности за определенные периоды времени в соответствии с различными критериями выбора;

v  хранение поступившей информации, обеспечение быстрого доступа и поиск необходимых данных.

Информационные технологии поддержки принятия решений предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной деятельности. Отличительными характеристиками этих технологий является ориентация на решение слабо формализованных задач, генерация возможных вариантов решений, их оценка, выбор и предоставление пользователю лучшего из них, а также анализ последствий принятого решения. Информационные технологии поддержки принятия решений могут использоваться на любом уровне управления, и обеспечивать координацию лип, принимающих решение, как на разных, так и на одном управленческом уровне.

Информационные технологии экспертных систем составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся в рыночных условиях ситуаций могут использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт ситуационной оценки, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной - области. Отличие информационных технологий экспертных систем от технологий поддержки принятия решения состоит в том, что они предлагают пользователю принять решение, превосходящее его возможности, и способны пояснять свои рассуждения в процессе получения решения".

6. "По характеру участия технических средств в диалоге с пользователем выделяют следующие ИТ.

Информационно-справочные (пассивные) технологии, поставляющие информацию пользователю после его связи с системой по соответствующему запросу. Технические средства в таких технологиях используются только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе обработанной и представленной в удобной для восприятия форме информации оператор принимает решения относительно способа управления объектом. информация кодирование кадры вакантный

Информационно-советующие (активные) технологии характеризуются тем, что сами выдают абоненту предназначенную для него информацию периодически или через определенные промежутки времени. В этих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции:

a)      определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса;

b)      определение управляющих воздействий по всем или отдельным управляемым параметрам процесса.

7. ИТ по способу управления производственной технологией включает следующие виды.

Децентрализованные информационные технологии. Их использование эффективно при автоматизации технологически независимых объектов управления по материальным, энергетическим, информационным и другим ресурсам. Такая технология представляет собой совокупность нескольких независимых технологий со своей информационной и алгоритмической базой.

В централизованной информационной технологии осуществляется реализация всех процессов управления субъектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы".

"Основная особенность централизованной информационной технологии - сохранение принципа централизованного управления, т.e. выработка управляющих воздействий на каждый объект управления на основе информации о состоянии совокупности объемов управления, но при этом некоторые функциональные устройства технологии управления являются общими для всех каналов системы.

Таким образом, автоматизированные информационные системы управления позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях. АИС имеет свою историю и классификацию.

.4 Компьютерные технологии обработки документационной информации в задачах делопроизводства

Определение информационно-коммуникационных технологий

"Технология при переводе с греческого языка (techne) означает искусство, мастерство, умение, и это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов".

"Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Цель технологов материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы. Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на ее основе решения по выполнению какого-либо действия.

В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял, как на конструкцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств, связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов, компьютерная или современная".

"Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

      обеспечивать высокую степень расчленения всею процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

        включать весь набор элементов, необходимых доя достижения поставленной цели;

        иметь регулярный характер.

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности и персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых стандартных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда".

Информационная технология управления

"Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используйся при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

С помощью этих технологий решаются следующие задачи обработки данных:

1)      оценка планируемого состояния объекта управления:

2)      оценка отклонений от планируемого состояния:

)        выявление причин отклонений:

)        анализ возможных решений и действий".

Таким образом, под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология отвечает определенным требованиям и решает задачи обработки данных.

.5 Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности

"Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения. Можно указать только основные этапы работ и их целесообразную последовательность. В информационном обследовании участвуют должностные лица, деятельность которых автоматизируется, и специалисты по автоматизации управленческой деятельности, которых в дальнейшем будем называть исследователями.

Основными приемами при информационном обследовании являются изучение исследователем документации, регламентирующей деятельность органа управления или должностного лица, а также проведение экспертного опроса конкретных должностных лиц".

"Конечными целями информационного обследования являются:

1.      выявление (уточнение) объектов автоматизации в системе управления;

2.      построение их информационных моделей;

.        составление перечня программных средств и БД, необходимых для автоматизации управленческой деятельности;

.        определение порядка работы должностных лиц с использованием средств автоматизации;

.        проведение предварительной оценки повышения производительности и качества управленческой деятельности должностных лиц с использованием предлагаемых средств автоматизации;

.        оценка предполагаемых затрат различных ресурсов, включая необходимый состав технических средств.

Важнейшей целью информационного обследования является разработка информационных моделей управленческой деятельности и ее отдельных элементов (объектов автоматизации). Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управления и должностных лиц)". "Конкретный вид информационной модели определяется типом объекта автоматизации: при автоматизации деятельности органа управления или должностного лица - это перечень взаимосвязанных задач управления; при автоматизации задачи управления - перечень взаимосвязанных информационных процедур; при автоматизации информационной процедуры - это описание трех взаимосвязанных элементов:

1.      входной информации, которая может (или должна) использоваться в процессе реализации данной процедуры;

2.      выходной информации, которая должна получаться в результате выполнения процедуры;

.        механизмов переработки входной информации в выходную".

Таким образом, сделаем выводы о том, что Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения. Информационное обследование имеет свои конечные цели и содержит информационную модель. Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управления и должностных лиц). Информационная модель имеет три взаимосвязанных элемента.

Итак, подведем итоги по главе III, информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан. Информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. В них входят: поиск информации, включающий методы; сбор и хранение информации, обработка и защита информации. Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации.

Автоматизированные информационные системы управления позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях. Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методом обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения.

Заключение

По результатам данной работы, можно сделать вывод, что "информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация обладает своими свойствами как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное". "Неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем "Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий". "Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан. Информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. Также в организациях существуют автоматизированные информационные системы управления, которые позволяют повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации, обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики, согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях". "Информационное обследование профессиональной (управленческой) деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма проведения". Таким образом, информация это важнейший источник, которым пользуются как в организациях так и в обыденной жизни, в которой преобладают прежде всего информационные системы и процессы, технологии и исследования.

Литература

1)           Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" Справочно-правовая система КонсультантПлюс

 URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 11.04.2013)

2)           Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Справочно-правовая система КонсультантПлюс URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 11.04.2013)

3)      Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "О защите персональных данных" URL: http://www.akdi.ru Интернет-сервер "АКДИ Экономика и жизнь" (Дата обращения: 12.04.2013)

4)           Федеральный закон № 139-ФЗ от 28 июля 2012 года "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию" Справочно-правовая система КонсультантПлюс URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 05.04.2013)

)             Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". Справочно-правовая система КонсультантПлюс URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 03.04.2013)

6)      Закон РФ от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 05.04.2013) "О средствах массовой информации" Справочно-правовая система КонсультантПлюс URL: http://www.consultant.ru (Дата обращения: 10.04.2013)

)        Гост P 7.0.5-2008 "Оформление библиографических ссылок (источников)"

)        Балашов А.П. Основы Менеджмента: Учебное пособие. М: Вузовский учебник, 2011. 288с.

)        Володин Д.В. "Концепция ЕСМ, как передовая технология управления информационными ресурсами организации" Отечественные архивы, 2012, №1, с.35-45

)        Гольдина О.Ю. "Становление информационной службы предприятия" Научно-техническая информация, сер. 1, 2009, №3,с.14-18

)        Гутгарц Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами: Секреты менеджмента. М.: Инфра - М, 2001- 235 с.

)        Ищейнов В.Я. "Системы передачи информации" Делопроизводство, №3, 2011.

)        Косова Л.Н. "Задачи и инструменты управления информации потоком организации" Научно-техническая информация, сер.1, 2011 №8, с.29-32

14)         Макарова Н.В., Волков В.Б. Информатика: Учебник для ВУЗов - СПБ: Питер,2011. 576с.

15)         Персианов В.В., Логвинова Е.И. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления: Учебно-методическое пособие. Тула: ТГПУ им. Л.Н. Толстого, 2008, 163 с.

16)    Титоренко Г.А. Информационные системы и технологии управления: учебник для студентов ВУЗов, серия Золотой фонд учебников. М: Юнити - Дана, 2011, 591с.

)        Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник под ред. проф. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2001. URL: http://revolution.allbest.ru/programming/00007021_0.html (Дата обращения: 11.05.2013)

)        Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные технологии управления: учебник для студ. высш. учеб. заведений - М.: изд. Центр "Академия", 2008. - 400 с.

Похожие работы на - Информационные технологии в управлении

 

Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу
Без плагиата!