Документальное обеспечение управления
Оглавление
Введение
.Оснащение современного офиса
.1Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб
.2Рабочее место секретаря-машинистки
.3Возможность использования персонального компьютера в секретарском деле
.Документирование деятельности коллегиальных органов
.1Структура доклада и отчета
.2Протокол производственного совещания
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Данная тема актуальна для изучения.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов.
В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.
Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Оснащение современного офиса
Каждый мудрый руководитель стремится выбрать для своего офиса все самое лучшее и качественное что очень важно для того, чтоб офис функционировал отлажено и точно, ведь он представляет собой нечто вроде сплоченного механизма, в котором каждый элемент взаимосвязан с другим. Как правило, оснащение любого офиса представляет стандартный набор, который может немного варьироваться в зависимости от особенностей компании и ее деятельности.
Каждая работа имеет свои особенности, например, если уборка помещений представляет собой достаточно простой процесс, то и оснащение для этого требуется соответствующее - простое и недорогое, однако офисная работа в разы сложнее. Что же необходимо для нормального и успешного функционирования офиса в плане оснащения?
1.Прежде всего, конечно же, современная техника, без которой любой офис просто немыслим. Как правило, офисная работа предполагает обилие бумаг, а также работу именно с документацией, составление которой для современного человека без такой техники, как компьютер, принтер, а также и копир просто невозможно.
2.Также стоит заметить, что для ведения документации и разнообразных бумаг необходимы и качественные канцелярские товары.
.Так как офисная работа, как правило, связана с длительным сидением, которое не слишком полезно для человека, немалое значение имеет и мебельное оснащение мебели. Стоит заметить, что качественной и удобной должна быть как корпусная мебель, так и мягкая, однако не в каждом офисе вообще присутствует мягкая мебель, однако этот вопрос обычно решается индивидуально в соответствии с индивидуальными предпочтениями.
.Нередко офисная работа бывает связана с использованием денег и их хранением, в этом случае необходимым условием оснащения офиса будет наличие надежного сейфа.
Оснащение офиса и выбор его разнообразных элементов - это непростая, однако творческая задача. Офисная работа в настоящее время является очень популярной. Практически каждая компания имеет собственный офис, а то и несколько офисов, именно поэтому офисное оснащение - это отдельная область, в которой также действуют и законы моды. Например, создаются разнообразные линии мебели для офисов, которые вообще рушат традиционные представления об офисном стиле, который еще совсем недавно представлялся серым, скучным, унылым. Теперь офис тоже может быть территорией ярких красок, сочных оттенков, а также оригинальных форм. Единственное, что, пожалуй, остается в этой области неизменным - это офисный стиль, который по-прежнему лаконичен. Подобно тому, как уборка коттеджей имеет некоторый стереотип, так и оснащение офиса подчиняется определенным законам удобства, стиля, комфорта, гармонии.
Современные руководители могут выбирать мебель, которая может быть очень дорогой, а также и вполне доступные варианты. Единственное, что в этой области не допускается - это обилие декора и легкомысленные расцветки, так как офисная атмосфера все же должна быть деловой и сдержанной.
Современный офис может быть очень интересным и привлекательным. Разнообразные коллекции офисной мебели позволяют выбирать в соответствии с собственным вкусом и материальными возможностями. Однако мебель для офиса обязательно должна быть практичной, удобной, эргономичной. Также она не должна препятствовать ежедневной уборке и такой деятельности, как чистка ковров, потому что чистота является важнейшим качеством и лучшим украшением. Офис и офисное оснащение - это очень важный в развитии любого бизнеса момент, потому что именно от него зависит атмосфера в офисе, а значит и производительность.
1.1 Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб
Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.
Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах - пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером - электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.
К санитарно-гигиеническим факторам относят световой режим, который включает освещенность помещения и освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав - также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.