Экономические факторы
|
Личностные факторы
|
Организационно-технические
факторы
|
Социально культурные
факторы
|
Сложность труда
Квалификация работника Народнохозяйственное значение отрасли Условия труда
Трудовой стаж
|
Умение Добросовестность
Оперативность Инициатива Творческая активность Трудовая дисциплина
|
Привлекательность
Техническая оснащенность производства Уровень технологической организации
производства Рациональная организация труда
|
Коллективизм Социальная
активность Общекультурное и нравственное развитие
|
На практике находят применение следующие виды показателей оценки качества
труда: уровень сдачи продукции; количество возвратов продукции в связи с
допущенными при ее изготовлении дефектами; сокращение потерь от брака против
допустимого уровня или выход годного продукта; снижение количества обоснованных
рекламаций, выход высших сортов, балльная оценка и некоторые другие показатели.
В третью группу включена совокупность показателей социальной
эффективности работы подразделений управления, в составе которых такие
показатели, как текучесть персонала, уровень трудовой дисциплины, уровень
абсентеизма, соотношение различных категорий работающих, надежность работы
персонала, равномерность загрузки персонала, социально-психологический климат в
коллективе и др.
Показатель текучести кадров свидетельствует об уровне стабильности
трудового коллектива и, как следствие, об уровне организации работы с
персоналом в подразделении, о состоянии условий труда и быта, об уровне охраны
труда и т. п. Надежность работы персонала определяется вероятностной величиной
возможных сбоев в работе подразделения из-за несвоевременного предоставления
информации, ошибок в расчетах, нарушения трудовой дисциплины и является важным
оценочным показателем результативности работы управленческого персонала.
Равномерность загрузки персонала характеризует удельный вес потерь и перегрузок
работников в общей трудоемкости производства и в значительной степени влияет на
конечные результаты деятельности подразделений управления организацией. Уровень
трудовой дисциплины отражает отношение числа случаев нарушения трудовой и
исполнительской дисциплины у общей численности персонала и позволяет судить о
величине потерь рабочего времени, связанных с недобросовестным отношением к
выполняемым обязанностям.
Соотношение численности различных категорий персонала в основном
показывает отношение численности производственного персонала (рабочих) к
численности управленческого персонала (служащих) и характеризует уровень
квалификации персонала подразделения, а также уровень организации труда, а
частности уровень функционального разделения труда.
В конкретном случае номенклатура критериальных показателей
результативности деятельности подразделений управления может быть определена
методом технико-экономического анализа, анкетирования руководителей и
специалистов организации, экспертных оценок, и др. [13].
В современном обществе любая организация не может обойтись без
соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить
конкурентопособность предприятия и улучшение ее работоспособности. Для того
чтобы выявить, эффективна ли система со стороны экономической эффективности или
нет, необходимы определенные знания в данной области и пути решения данного
вопроса.
Любой бизнес-проект создается на базе понимания его
эффективности с точки зрения востребованности и прибыльности. Задача
информационных технологий - поддержка и ускорение реализации бизнес-процессов
предприятия. Как правило, преимущества информационных технологий у руководящего
состава предприятий не вызывают сомнений. Окупаемость ИТ-решений признает
большинство представителей топ-менеджмента предприятий, однако, единой формулы
подсчета эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.
Для многих
руководителей предприятий возврат на инвестицию в информационные технологии не
является главнейшим критерием для принятия решения о реализации проектов.
Оценивают чаще эффективность систем с точки зрения повышения производительности
труда. Однако в международной практике сложилось несколько различных
методологических подходов к оценке эффективности от эксплуатации информационных
систем.
Методологические подходы к оценке эффективности
информационных систем
охватывают следующие понятия.
Инвестиции в информационные технологии дают отдачу в виде
роста рыночной капитализации предприятия за счет её большей управляемости,
прозрачности, новых компетенций, производственной культуры, привлекательности
для клиентов и сотрудников, уменьшения бизнес-рисков. В долгосрочной
перспективе инвестиции в ИТ (информационные технологии) снижают дисконт на
поток наличности от операционной деятельности предприятия, повышая её биржевую
стоимость, а также снижают ставку банковского процента за счет уменьшения
рискованности бизнеса.
ИТ являются структурным элементом системы корпоративного
управления, обеспечивая потоки внешней и внутренней информации для управления
предприятия, и всех лиц так или иначе заинтересованных в содержании
управленческой информации предприятия. ИТ являются основным источником такой
информации и решают задачи по её формированию, сохранению и воспроизведению,
обеспечивая конкурентоспособность, непрерывность и развитие бизнеса.
Инвестиции в ИТ являются основным инструментом для
поддержания конкурентоспособности предприятия. Гарантия конкурентоспособности
для предприятия - это применение ИТ в области формирования, поддержания и
развития продуктовых линеек, цепочек поставок и отношений с клиентами в их
динамике.
Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих
конкурентоспособных качеств компании:
1)
сокращение
сроков поставок продуктов заказчикам;
2)
сокращение
сроков ввода в производство новых продуктовых линеек;
3)
гибкость
в планировании производства продукции за счет автоматизации управления
материальными потоками;
4)
возможность
управления себестоимостью продукции;
5)
автоматизация
отношений с клиентами.
На уровне функциональных подразделений внедрение
информационной системы способно разрешить проблемные места в сложившейся
"фактической" системе отношений. Каждое подразделение имеет свой
собственный набор параметров эффективности работы системы. Так, например,
функциональное подразделение технологической подготовки производства
увеличивает производительность труда технологов, маркетинг получает контроль
над исполнением заказов, снабжение получает операционное планирование закупок, ориентированное
на материальное обеспечение производства и т.п.
Портфельный подход.
Наиболее часто используемый подход оценки проектов по
внедрению информационных технологий в предприятие - это так называемый
портфельный подход. Его форма представляет собой простую таблицу правильно
составленного ИТ-портфеля для предприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий
перечень бизнес-процессов предприятия с указанием всевозможных средств их
автоматизации и оптимизации в сравнении. Портфельный подход применяется для оценки
эффективности ИТ руководством предприятия на основании оценки, проведенной
специалистами ИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля
осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда
(естественно, при оптимизации бизнес-процессов командой внедрения в рамках
проектов по интеграции соответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица
также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке
ИТ-решений. Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в
простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для
выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии.
Бюджетный подход.
Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о
гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах
бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходованием средств.
Данный подход применяется предприятиями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством,
когда большая часть ИТ-бюджета уходит не на внедрение новых ИТ-решений, а на
поддержание уже внедренных ИТ (более 70% от бюджета). Как правило, предпрития
определяют долю в процентах от, например, дохода предприятия которое уходит на
инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметром в обосновании для формирования
такого бюджета является рост производительности труда.
Стоит заметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы,
такой подход не применим, так как бюджетировать расходы на ИТ в
непроизводительный труд не имеет никакого смысла, сначала необходимо изменить
суть бизнес-процессов, привести предприятие в соответствие с современными
требованиями к ИТ-оснащенности. Инвестиции в ИТ распределяются по
функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют
обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к росту
производительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными
подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из
подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и
необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, "заказывает" разработку
у ИТ-подразделения. Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается
эффективное участие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального
подразделения, и работников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение,
осваивая бюджеты от внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков для
закупки/интеграции ИТ-решений [15].
Управление персоналом понимается как деятельность организации,
направленная на эффективное использование людей (персонала) для достижения
целей, как организации, так и индивидуальных (личных). Управление бывает
естественным, техническим и социальным. По своим свойствам люди существенно отличаются от
других используемых организацией ресурсов, а значит, требуют особых методов
управления.
Таким образом, управление персоналом достаточно сложный процесс, который невозможен без
соответствующего знания о методах, принципах, стилях управления персоналом и
без выработки соответствующей концепции управления.
Кроме того, управление персоналом имеет важное значение для
всех организаций - больших и малых,
коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг. Без
людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь
своих целей. В систему управления персоналом входит: планирование персонала;
развитие персонала; стратегия управления персоналом; обучение; оплата труда,
материальное стимулирование. Оценка трудовой деятельности персонала представляет собой
целенаправленный процесс установления соответствия результатов деятельности
личности требованиям исполняемой организационной роли. Такая оценка необходима
в следующих целях: оценить профессионализм работника; выработать рекомендации
по развитию личностных и деловых качеств сотрудников; определить степень
соответствия оплаты труда затрачиваемым работников усилий, результативности его
труда; определить основные направления развития персонала; сформировать
эффективный механизм трудовой мотивации персонала.
В современном обществе любая организация не может обойтись без
соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить
конкурентопособность предприятия и улучшение ее работоспособности.
Автоматизация процесссов управления - это первый шаг к успеху любого
предприятия.
Раздел 2. Информационная деятельность в
управлении персоналом на предприятии: анализ содержания и технологического
обеспечения
управление информационный
документальный персонал
2.1 Значение информационной
деятельности на предприятии
Как уже было сказано в предыдущих параграфах магистерской работы, любое
организационное управление является информационным процессом, осуществляемым
посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой
интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение
и использование информации. Организационное управление невозможно без
информационного сопровождения и соответствующей поддержки. Поэтому в недрах
традиционной информатики вопросы информационного обеспечения организационного
или административного управления разрабатывались достаточно интенсивно.
Исследования проводились в рамках изучения соответствующих потребностей разных
категорий потребителей.
В 1970-е гг. информационные работники поняли необходимость особого
внимания к такой категории потребителей информации, как руководители. Появилась
необходимость информационного обеспечения управления в таких социальных
системах, как наука, техника, промышленность, экономика, торговля,
здравоохранение. Эта задача оказалась крайне необычной.
Во-первых, работники информационной службы впервые столкнулись с
ситуацией, в которой научно-техническая информация является хотя и важным, но
далеко не главным компонентом в структуре информационного обеспечения. Даже в
управлении наукой и научным учреждением, наряду с научной, требуются
экономическая, социально-политическая, идеологическая, административная и
другие виды информации. В еще большей степени это относится к иным сферам
управления.
Во-вторых, та информация о достижениях науки и техники, которые
необходима руководителям, значительно отличается по своему характеру от
научно-технической информации, используемой учеными и инженерами. Это
информация о вариантах решений и возможных последствиях их принятия. Ее
содержат не тексты большинства статей и книг, а специальные обзоры, прогнозы,
таблицы, графики. При информационном обеспечении организационного управления
информационные службы, пожалуй, впервые встретились с необходимостью полной
переработки информации.
Существует много определений информационной деятельности.
В общем случае под информационной деятельностью понимается совокупность
операций по восприятию, переработке и выдаче информации в области систем
коммуникации [25].
Информационная деятельность - это совокупность действий, направленных на удовлетворение
информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства [26]. Дефиниции приведенные в терминологических словарях,
отличаются лишь уточнением понятия "совокупность действий", которое сводится к такому содержанию - это совокупность процессов сбора, анализа, преобразования, хранения,
поиска и распространения информации [27].
В целях удовлетворения этих потребностей органы
государственной власти и органы местного и регионального самоуправления создают
информационные службы, системы, сети, базы и банки данных.
Порядок их создания, структура, права и обязанности
определяются Кабинетом Министров Украины или другими органами государственной
власти, а также органами местного и регионального самоуправления [28].
Целью информационной деятельности является удовлетворение
информационных потребностей основных потребителей, которыми являются
руководители и сотрудники учреждений и организаций.
Объектом информационной деятельности является вся информация,
которая циркулирует в указанных учреждениях и организациях.
В процессе информационной деятельности ее объекты
подвергаются определенной трансформации, реальной и виртуальной: учету,
систематизации, каталогизации, хранению, предоставлении пользователям.
Процесс информационной деятельности представляет собой
совокупность целенаправленных действий по сбору, хранению, поиску,
преобразованию и обмена информацией.
Результатом информационной деятельности является готовый информационный
продукт (документ), который в дальнейшем может быть использован, в том числе
для принятия управленческих решений.
Особое место принадлежит научно-информационной деятельности
(НИД). В понятие НИД входят следующие взаимосвязанные и взаимообусловленные
информационные процессы: сбор; аналитико-синтетическая переработка
(преобразование); хранение; поиск; распространение.
Информационное обеспечение предпринимательства - один из
важнейших элементов развития отечественного бизнеса. В этом процессе
задействован целый ряд структур, каждая из которых должна выполнять свои,
свойственные только ей функции, в тесной координации с остальными.
Информационная деятельность непосредственно связана с
информационными потребностями [31].
Систематическое расширение сферы применения компьютеров и других средств
при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость
поиска путей повышения эффективности деятельности информационных подразделений.
Представляется, что наиболее важными вопросами повышения эффективности являются
следующие:
1) обоснование места каждого
информационного подразделения в системе управления производством в соответствии
с классификацией и разработка на этой основе соответствующих положений их
деятельности;
2) разработка необходимых норм и
нормативов системы экономического стимулирования, ценообразования и
хозяйственного расчета;
3) обоснование системы экономических
показателей для планирования и оценки производственной деятельности
информационных подразделений [32].
Любая организация состоит из людей, данное очевидное утверждение
подразумевает гораздо менее очевидные отношения и принципы деятельности.
Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т.
п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции
и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны
понимать и согласовывать задачи людей своей организации с задачами самой
организации. Этим занимаются информационные работники.
В свою очередь, информационный работник - это работник умственного труда (категория
работников, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и
получением новой информации; включает программистов, аналитиков, специалистов
по планированию и др.).
Информационные потребности организации зависят от ее стратегических задач
и проблем, они определяют области необходимой информации и приоритеты.
Информационные работники должны быть осведомлены об этих стратегических задачах
и проблемах. Они должны быть знакомы с заявлениями главного руководителя,
такими публикациями, как ежегодный отчет, сообщениями крупных совещаний,
программами исследований и разработок, если они имеются, и т. п. Эта основа
включает минимальные знания, необходимые для преуспевающих информационных
работников.
Однако организация включает людей, которые должны собирать информацию,
анализировать ее и использовать для дальнейшего действия. Эти люди,
информационные потребители, являются разными и занимают различные должности в
организации - от главного исполняющего руководителя до руководителей проекта,
руководителей маркетинга, ученых-исследователей, юристов и т. п. Поскольку, они
в определенной степени разделяют стратегические цели и идеалы своей
организации, на их взгляд дальнейшее влияние оказывает их собственное
уникальное положение в организации и их индивидуальные личности.
Информация имеет различное значение и требует действий отдельных людей.
Информация должна отыскиваться людьми, которые должны понимать потребности
пользователей информации, и должна передаваться для использования. Хорошо
разработанная информационная технология, мощное программное обеспечение, большие
базы данных и соответствующие средства для обеспечения конкурентоспособности
очень полезны, делают доступ к информации более легким, полным, быстрым и дают
лучшее представление [34].
2.2 Анализ
содержания
информационной деятельности на предприятии
Информационная деятельность пронизывает все сферы
человеческой деятельности, однако отличилась от них своими целями, задачами, средствами и результататмы.
Создание аналитических центров различного уровня, подготовка
обзорно-аналитических документов, разработка информационно-аналитических технологий обусловили необходимость
обращения к сущности информационной деятельности и ее направлений [35].
Основными направлениями информационной деятельности являются:
политическое, экономическое, социальное, духовное, экологическое,
научно-техническое, международное и т. д. Государство обязано заботиться о своевременном создании,
надлежащем функционировании и развитии информационных систем, сетей, банков и
баз данных во всех направлениях информационной деятельности. Государство
гарантирует свободу информационной деятельности в этих направлениях всем
гражданам и юридическим лицам в пределах их прав и свобод, функций и
полномочий.
Основными видами информационной деятельности являются
производство информации,
получение, использование,
распространение и хранение информации [36].
Получение информации - это приобретение, накопление в соответствии с действующим
законодательством Украины документированной или публично объявляемой информации
гражданами, юридическими лицами или государством.
Использование информации - это удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц
и государства.
Распространение информации - это обнародование, реализация в установленном законом
порядке документированной или публично объявляемой информации.
Хранение информации - это обеспечение надлежащего состояния информации и ее материальных
носителей.
В Украине создаются условия для получения профессионального
образования в области информационной деятельности через систему ее учебных заведений.
Для обеспечения успешного функционирования и развития
национальных систем информации в Украине осуществляются изыскательские
фундаментальные и прикладные научные исследования в области информационной
деятельности.
С этой целью создаются научные учреждения,
научно-производственные подразделения, объединения, ассоциации, центры новых
информационных технологий и другие формирования, в том числе с участием
зарубежных партнеров.
Отдельными видами информационной деятельности
законодательство Украины определяет: деятельность печатных СМИ, деятельность
информационных агентств, научно-информационная деятельность, статистическая
деятельность, рекламная деятельность, библиотечное дело, архивное дело,
предоставления телекоммуникационных услуг и т. д. Данные виды информационной
деятельности выполняют важные функции по удовлетворению информационных
потребностей человека, общества и государства [37].
Закон Украины "О научно-технической информации"
определяет научно-техническую деятельность как совокупность действий, направленных
на удовлетворение потребностей граждан, юридических лиц и государства в
научно-технической информации, которая заключается в ее сборе,
аналитико-синтетической обработке, фиксации, хранении, поиске и распространении
[38].
Отдельные законодательные и подзаконные нормативно-правовые
акты определяют специфические виды информационной деятельности. Закон Украины
"О научно-технической информации" определяет, что
аналитически-синтетическая обработка научно-технической информации - это процесс обработки информации по
методу анализа и синтеза содержания документов с целью получения необходимых
сведений, а также путем их классификации, сопоставления и обобщения.
Информационно-аналитическая деятельность - это совокупность действий и
мероприятий на основе концепций, методов и средств, нормативно-методических
материалов для сбора, накопления, обработки и анализа данных на основе
информационных технологий.
Отдельная сфера информационных отношений связана с защитой
информации. В соответствующих нормативно-правовых актах применяется понятие
"объект информационной деятельности" - инженерно-техническое сооружение (помещение) с определенной
контролируемой зоной, где осуществляется деятельность, связанная с информацией,
подлежащей технической защите [39].
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути,
сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию
информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое
принятое решение - это новая информация
управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой
организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций,
контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека,
вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не
закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при
необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает
требующиеся ему документы в различных учреждениях, на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом,
рекомендательное письмо а так же любой другой документ).
Служебная деятельность человека в любой сфере
(производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.),
напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить
подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при
возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах.
Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит
частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации
на различных носителях по установленным правилам называется документированием
управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и
массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,
банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы
страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов
государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений
требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации
предоставляемых законодательством прав.
Самой важной частью функционирования любого
предприятия является ведение его документов [40].
Информационная деятельность включает документационное обеспечение
управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы
любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и
ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с
персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы
обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы,
фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим,
можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят
оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и
деятельность организации в целом.
Организация делопроизводства существенно влияет на
оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления
организации или учреждения, организационную культуру. Если процесс
делопроизводства поставлен рационально, специалисты и руководители
освобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается
результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием
аппарата управления .
Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы
документирования и организации работы с документами в процессе выполнения
управленческих действий.
Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и
движения документов с момента их создания (или получения) до завершения
исполнения и отправки.
От правильной организации делопроизводства, наиболее полной
его механизации и автоматизации зависит эффективность управления в целом.
Документирование - это создание документов, то есть их
подготовка, составление, оформление и изготовление. Процесс документирования
достаточно сложен. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше
скорости мышления и в 20-25 раз за обычную скорость речи. Следует учитывать,
что вспомогательные операции при работе с документами (процесс фиксации мысли
на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печати, сверки,
исправления, сбор подписей, согласование, визирование, утверждение) преобладают
над формированием информации, которую предполагается преобразовать в документ.
Это объясняется несовершенством документирования, нехваткой
технических средств работы с документами. Организация работы с документами -
является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов
в делопроизводстве. В организации работы с документами важное значение имеет
повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого
процесса и уменьшения затрат труда и времени на эту работу. От 30-45 процентов
своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами.
Поэтому организация работы с документами должна быть строго подчинена принципу
деловой необходимости.
Для правильного и своевременного принятия решения по любому
вопросу руководитель учреждения должен обладать информацией о состоянии личного
состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является
предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях,
организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно
принимать и увольнять работников. Учету подлежат работники всех категорий
независимо от характера работы или должности.
Учет кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по
кадрам, персонал-менеджера или другого сотрудника, который назначается приказом
руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации независимо
от количества личного состава.
Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:
2)
об изменении
количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а
также о причинах этих изменений;
3)
о
состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров
по специальности и категориями;
4)
о
количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников,
награждения;
5)
о
состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.
Чтобы получать упомянутые и другие данные о личном составе
кадровая служба ведет соответствующую кадровую документацию.
Документация по личному составу образуется как результат
работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод,
подготовка, переподготовки и воспитания). Характеризует эта документация
правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельного человека с
учреждением.
По функциям управления кадрами выделяют следующие основные
группы документов:
1)
личные дела и личные документы работников;
2)
организационно-распорядительная
документация;
3)
первичная
учетная кадровая документация.
К группе личных документов работников относится паспорт,
трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие
документы, которые юридически подтверждают сведения, что их работники сообщают
о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном
положении, стаж работы по специальности и т.д.
Личными также являються документы, выданные учреждениями
своим работникам для целевой рекомендации: пропуск, удостоверение, справка,
подтверждающая место работы, должность, заработную плату.
К личным документам по юридическому назначению можно отнести
заявления работников о приеме на работу, увольнении или перемещении,
автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и
моральные качества работника - аттестационный лист, представление о назначении
на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга и
т.п..
Организационно-распорядительная документация закрепляет
трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями.
Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию
учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная
регистрация, и последующее обновление необходимых сведений о составе и
перемещении кадров [41].
Документооборот - это движение документов в учреждении на
момент создания до отправления. Объем документооборота определяется количеством
входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задача
правильной организации документооборота является установление рациональной последовательности
движения и обработки документированной информации, достижения требуемой
точности, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их
получения (составления) и выполнения. Целесообразно разрабатывать схемы
прохождения и обработки основных видов документов, которые должны основываться
на принципе однократной регистрации документов и децентрализации соответствия
при выполнении управленческих функций.
Скорость документооборота зависит от качества
документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы
организации делопроизводства (полной или частичной).
Полная централизация делопроизводства рекомендуется для
применения в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год
(IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений.
Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с
территориально разделенными структурными подразделениями и количеством
документов свыше 100 тыс. единиц в год.
В современных условиях, в святи с развитием информационных
технологий, на предприятиях имеется возможность внедрения систем електронного
документооборота, которые позволяют хранить документы, вести их историю,
обеспечивать их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того,
для чего документ готовился. В организации, где внедрена система
документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают
документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым
инструментом управления: все управление в организации осуществляется через
документы.
Задача документооборота не является изолированной
технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно
интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой
организации. Система документооборота должна обеспечивать прикладные
интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в
прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач
документооборота в организации. Первый заключается последовательной реализации
отдельных приложений, автоматизирующих отдельные участки управления
документооборота и отдельные процессы управления. Второй - во внедрении
платформы для реализации комплексной системы автоматизации документооборота и
управления процессами и создание на её базе приложений, интегрированных в
единый комплекс. Первый подход реализует "фиксированную"
функциональность. Примерами такого рода приложений могут служить системы
автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы
управления проектной документацией и пр. Основным достоинством такого подхода
является их относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение
эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для
автоматизации специализированных рабочих мест, ориентированных на выполнение
рутинных операций, изолированных от остальных участков автоматизации
предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной
организации или система архивной картотеки.
Однако в современной организации всё чаще возникает вопрос о
необходимости комплексной автоматизации документооборота. Внедрение платформы
автоматизации документооборота позволяет избежать проблем, возникающих при
"частичной автоматизации" задач документооборота. В настоящее время
все системы, представленные на украинско-российском рынке и предлагающие более
или менее комплексный подход для решения задач автоматизации документооборота,
развиваются на базе одной из трёх основных концепций систем автоматизации
групповой работы с документами, появившихся ещё в конце 80-х начале 90-х годов.
А именно концепций:
1)
GroupWare
приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchnge);
2)
Систем
управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);
3)
Cистем
автоматизации бизнес-процессов (Staffware Workflow).
Все эти концепции в той или ной степени могут быть
использованы при решении задач, связанных с автоматизацией документооборота,
однако реализация их осуществляется различными способами. Так, например,
Groupware-приложения акцентированы на упрощение работы с электронными формами и
процессов их создания, а также обеспечение мощных механизмов интерактивной
работы с их групповыми представлениями. Системы архивов документов
сконцентрированы на всём, что имеет отношение к работе с файлами документов:
ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (поиск,
блокировку) и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав
доступа, маршрутизация. Workflow-приложения предназначены для моделирования и
собственно, управления бизнес-процессами, а также для организации средств
доступа к информации (универсальная очередь знаний), управления и контроля
активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средств
контроля за ходом процесса и пр.). Каждый из перечисленных традиционных
подходов к построению комплексной системы автоматизации документооборота
сконцентрирован на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в
распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо
вовсе не реализуют дополнительные функции, либо реализует их, но в степени,
недостаточной для построения качественных законченных решений.
Так, например, Groupware-приложения не вполне удобны для
создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления
жизненным циклом обработки документов, встроенные механизмы маршрутизации
ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Кроме того, в них сложно
реализовывать развитые справочники системной информации. Архивы документов
совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами
учётных картотек документов. Средства организации групповой работы в них, как
правило, ограничиваются внешними системами пересылки документов и ссылок.
Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с
документами, имеют существенные ограничения при работе со сложными данными, не
поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для
организации архивного хранения информации [43].
На сегодняшний день автоматизация документооборота на
предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине
девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо
обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не
менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в
чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для
тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
1)
документы
теряются;
2)
накапливается
множество документов, назначение и источник которых неясны;
3)
документы
и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
4)
тратится
масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической
подборки документов;
5)
создается
несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов
тратиться немало средств;
6)
на
подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет
решить все эти проблемы, а также:
1)
обеспечит
слаженную работу всех подразделений;
2)
упростит
работу с документами, повысит ее эффективность;
3)
повысит
производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания,
обработки и поиска документов;
4)
повысит
оперативность доступа к информации;
5)
позволит
разграничить права доступа сотрудников к информации.
Автоматизация документооборота необходима в любой
организации, независимо от масштаба и типа собственности.
2.3 Современное
состояние информационно-документального обеспечения управления персоналом на
предприятии ООО "Т Престиж"
Эффективность функционирования системы управления персоналом
в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет
собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее
развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в
составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.
Информация способствует реализации всех функций управления:
плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.
Виды информации и требования к ней.
Информация, используемая в управлении персоналом, по своему
характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную,
основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже
в обобщенном виде, и др.
Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные
листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и
распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в
отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация
о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных
структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.
Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам,
материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.),
результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В
данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей
конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при
изучении межличностных отношений в коллективе [45].
Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма
динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его
структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и
т.д., постоянно идет процесс внутрифирменного движения кадров между структурными подразделениями, меняются
профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как
средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы
требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому
основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются
оперативность и надежность.
Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу
сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся
отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность
необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного,
но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.
Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей
силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в
человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское
обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно
отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского
учета.
Необходима количественная характеристика степени
рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.
Определим общую характеристику предприятия ООО "Т Престиж".
Общество с ограниченной ответственностью "Т
Престиж". Общество в своей деятельности руководствуется Конституцией
Украины, законом Украины "О хозяйственных обществах", другим
законодательством Украины и уставом. Общество является экономически
самостоятельным и полностью независимым от исполнительных и распорядительных
органов государственной власти в решениях, связанных с его оперативной деятельностью,
а также относительно требований и указаний, которые не отвечают действующему
законодательству. Также общество может приобретать имущественные и личные
неимущественные права, вступать в отношения. Имеет самостоятельный баланс,
расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием,
штамп, торговый знак и другие реквизиты.
Предмет деятельности Общества следующий:
1)
в области
общественного питания;
2)
в области
торговли;
3)
в области
производства, добычи и переработки;
4)
в области
автосервиса и ремонта транспорта;
5)
в области
рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований;
6)
транспортные
услуги;
7)
внешнеэкономическая
деятельность.
Подробнее остановимся на деятельности в области рекламы,
издательства, информации и маркетинговых исследований.
Деятельность в области рекламы, издательства, информации и
маркетинговых исследований сосредотачивается на: предоставлении рекламных
услуг; производстве рекламной продукции; предоставлении услуг информационного и
консалтингового характера, с использованием современных компьютерных
информационных технологий, в том числе собственного производства; организации и
проведении выставок, ярмарок , фестивалей, конкурсов, лотерей, конференций,
семинаров, шоу, аукционов и участие в них; организации издательской
деятельности, печатание книг, газет и другой полиграфической продукции;
организации студий аудио и видео записи; копировально-монтажувальних услугам.
Органами управления Общества являются: собрание участников
Общества; директор.
Должностными лицами органов управления Общества признаются
директор и Председатель Ревизионной комиссии.
Должностными лицами органов управления Общества не могут быть
члены выборных органов общественных организаций, военнослужащие, должностные
лица органов прокуратуры, суда, государственной безопасности, внутренних дел,
арбитражного суда, государственного нотариата, а также органов государственной
власти и управления, которые призваны осуществлять контроль за деятельностью
Общества лица, которым суд запретил заниматься отдельными видами деятельности,
не могут быть должностными лицами органов управления Общества. Лица, имеющие
непогашенную судимость за кражи, взяточничество и другие полезные преступления,
не могут занимать руководящие должности и должности, связанные с материальной
ответственностью.
Должностные лица должны хранить коммерческую тайну и
конфиденциальную информацию и несут за ее разглашение ответственность,
предусмотренную действующим законодательством Украины.
Директор избирается из числа участников, или наемных
работников.
В Обществе создается
исполнительный орган - директор. Директор решает
все вопросы деятельности Общества, за исключением тех, которые относятся к
компетенции собрания участников. Директор подотчетному собранию участников и
организует выполнение их решений также действует от имени общества в пределах,
установленных учредительными документами. Директор имеет право без доверенности
выполнять действия от имени Общества и не может быть одновременно председателем
собрания участников.
Директор решает следующие вопросы:
1)
организует
выполнение решений собрания участников Общества;
2)
признает
условия оплаты труда должностных лиц общества, его дочерних предприятий,
филиалов и представительств;
3)
утверждает
штатное расписание Общества и определяет условия оплаты труда работников;
4)
решает
вопросы премирования работников Общества;
5)
определяет
организационную структуру Общества;
6)
принимает
решение о проведении аудита финансовой деятельности Общества и выбора аудитора;
7)
издает
приказы, распоряжения, инструкции, другие указания по вопросам деятельности
Общества;
8)
распоряжается
средствами и имуществом Общества, выдает доверенности;
9)
заключает
и развивает договоры, соглашения;
10)распределяет обязанности между своими заместителями, руководителями
структурных подразделений, утверждает должностные инструкции;
11)открывает и закрывает банковские счета.
Контроль за деятельностью директора предприятия
осуществляется учредителями.
Всем известно, для того, чтобы предприятие было успешным и конкурентоспособным,
ему необходимо поставить перед собой определенные миссии, цели и задачи.
Разработка миссии является начальной точкой любого
совершенствования системы управления, так как определение миссии необходимо для
того, чтобы выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую
деятельность предприятия подчинить ее решению. Формирование миссии позволяет
определить, для чего существует конкретная организация.
ООО "Т Престиж" является крупнейшим кондитерским
предприятием, которое работает за современными
европейскими технологиями. Деятельность состоит в изготовлении кондитерских и хлебобулочных
изделий. Таким
образом, на данное предприятие возложена огромная ответственность по эффективному проиводству вышеуказанных изделий. Для достижения этой эффективности,
ООО "Т Престиж" должен иметь четко
сформулированную миссию, обозначить конкретные цели и задачи и стремиться
создавать эффективное управление на всех структурных уровнях.
Стратегической целью деятельности ООО "Т Престиж" является
удовлетворение потребностей населения, организаций и предприятий путем
внедрения новых технологий, выполнения работ, предоставление услуг с учетом
економической ситуации в Украине и мире.
Основными задачами предприятия являются: повышение качества и надежности
продукции, применение новых технологий, техническое совершенствование.
Сотрудники предприятия
являются основой потенциала ООО "Т Престиж". На сегодняшний день персонал компании насчитывает около 523 человек, которые стремятся к
достижению опредлеленнных целей, с помощью сплоченной команды, под руководством
директора.
Организационная структура направлена, прежде всего, на
установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации,
распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные
требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или
иных принципах управления.
Как и любая, организационно-управленческая структура, ООО
"Т Престиж" имеет три уровня управления: высший, средний и
оперативный. На высшем уровне управления принимаются наиболее общие решения по
управлению предприятием и осуществляются функции стратегического планирования,
общего контроля и связи с внешними структурами. На среднем уровне решения
высшего уровня детализируются, преобразуются в конкретные планы, осуществляется
выполнение функций текущего планирования, связи между высшим и низшим уровнями
управления, контроля, управления производством и потоками ресурсов. Результатом
деятельности работников оперативного уровня является выполнение
производственной программы, происходит реализация функций управления основным и
вспомогательным производством, оперативного управления и местного контроля.
Во главе предприятия, как было сказано ранее, стоит директор. Он решает
самостоятельно все вопросы деятельности предприятия. Также он распоряжается в пределах предоставленного ему
права имуществом, заключает договора. Издает приказы и распоряжения,
обязательные к исполнению всеми работниками предприятия. Директор несет в пределах своих полномочий полную
ответственность за деятельность комбината, обеспечение сохранности
товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия.
В подчинении директора находятся заместитель директора по
экономике и финансам; заместитель директора по коммерческим вопросам;
заместитель директора по персоналу и общим вопросам; главный бухгалтер; главный
инженер (рис. 2.1.).
Рис. 2.1. Организационная структура управления ООО "Т Престиж".
Заместитель директора по экономике и финансам - осуществляет
организацию и совершенствование экономической деятельности компании,
направленной на повышение производительности труда, эффективности и
рентабельности производства и качества выпускаемой продукции, снижение ее
себестоимости, обеспечение правильных соотношений темпов роста
производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов
при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Заместитель директора по персоналу и общим вопросам
возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих
требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и
профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по
вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность
использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых
специалистов и молодых рабочих.
Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского
учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных,
трудовых и финансовых ресурсов.
Также, в подчинении директора стоит главный инженер. Он
определяет техническую политику. Обеспечивает постоянное повышение уровня
технической подготовки производства, его эффективности и сокращение
материальных, финансовых и трудовых затрат на производство продукции, работ,
высокое их качество.
Таким образом, можно сделать вывод, что высшее руководство
компании ООО "Т Престиж" имеет линейную структуру управления. Это проявляется
в непосредственном подчинении по всем вопросам нижестоящих подразделений
вышестоящим.
Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд
достоинств:
1)
четкие
системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;
2)
быстрота
реакции в ответ на прямые указания;
3)
личная
ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др.
В предприятии хорошо поставлена практика
делегирования полномочий, входящих в непосредственную компетенцию определённого
подразделения. Генеральный директор компании сосредоточил всю основную власть в
своих руках, при этом он не старается выполнить все поставленные задачи в
одиночку, а делегирует часть своих полномочий прямым заместителям. Таким
образом, директор управляет своими прямыми заместителями, имея при этом
представления о действиях подчиненных.
Благодаря такому четкому распределению труда между всеми звеньями, рассматриваемая компания
неплохо зарекомендовала себя на внешнем и внутреннем рынках.
В реальных условиях предприятие имеет множество проблем
управления персоналом, устранение которых приведет к повышению эффективности
деятельности организации, так как именно от деятельности и функционирования
персонала организации зависит место организации в обществе. Следовательно,
необходимо выделить проблемы управления персоналом в ООО "Т Престиж".
К основным проблемам управления персоналом в ООО "Т Престиж" относятся:
1) нехватка квалифицированных
кадров;
2) не достаточно эффективное
использование кадров предприятия;
3) недостаточное количество
молодых специалистов.
Решение этих проблем, приведет к следующему:
1) улучшит результативность
труда предприятия;
2) привлечет на работу в предприятие "лучших из лучших";
3) повысит уровень мотивации
работников;
4)
приведет
к росту профессионализма сотрудников.
Таким образом, решение проблем управления персоналом,
является немаловажной ступенью на пути к более эффективной деятельности прдеприятия, так как именно от политики
управления персоналом зависит деятельность организации в целом.
Проанализировав проблемы управления персоналом в ООО "Т Престиж" расммотрим
пути решения их.
Ведь именно от персонала зависит качество деятельности данной организации. Персонал является основной
частью организации и от того насколько эффективно будет управление персоналом
зависит успех предприятия. При разработке предложений
по усовершенствованию политики управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж",
был проанализирован зарубежный опыт управления персоналом, в частности японский опыт
управления персоналом, где главный принцип управления персоналом основывается
на философии "Мы все одна семья", поэтому самая важная задача
японских управляющих установить такие отношения с
рабочими, которые показывали бы, что и рабочие, и управляющие - одна семья.
Таким образом, для решения проблем управления персоналом предприятия предлагается следующее:
1)
руководству предприятия
организовывать групповые практики, для вновь поступивших работников, чтобы
произошла их адаптация в предприятии. Во время практики выявляются потребности,
склонности, способности, интересы персонала, благодаря которым можно повысить
эффективность использования кадров организации. Также ускорять адаптацию
персонала путем проведения мероприятий, позволяющих сотрудникам быстрее
привыкнуть к своим обязанностям;
2)
постепенно осуществлять
иерархический рост персонала, в результате которого работник переходит на более
высокую ступень социальной лестницы. Повышения могут быть незначительными, но
их регулярность хорошо мотивирует людей, создавая ощущение постоянной
перспективы трудовой карьеры. Мотивация играет огромную роль в эффективности
управленческой деятельности, поэтому необходимо постоянно повышать мотивацию,
обеспечивая благоприятные условия для обеспечения работы персонала;
3) также для повышения мотивации
персонала предприятие может организовывать за свой
счет проведение различных торжеств: свадеб, юбилеев, семейных торжеств и т.д. За счет проведения различных торжеств
можно повысить также корпоративный дух персонала, чтобы сотрудники были
привязаны не только к работе, но и к отношениям с коллегами;
4)
от квалификации работников, их
профессиональной подготовки значительно зависит эффективность производства.
Руководству компании необходимо большое внимание уделять подбору кадров,
подготовке высококвалифицированных специалистов. Для этого можно за счет
компании отправлять сотрудников в образовательные центры, где будет происходить
повышение профессионализма и квалификации персонала;
5)
проводить тренинги, для
доведения до персонала миссии, целей предприятия, чтобы сотрудники четко понимали основные задачи их
деятельности;
6)
было бы
целесообразным также
предложить предприятию предоставлять жилье за счет
предприятия сотрудникам с большим трудовым стажем;
7)
так как удовлетворение
материальных потребностей играет не последнюю роль для мотивации персонала
необходимо четко разработать эффективную систему вознаграждения персонала;
8)
руководству необходимо уделять
большое внимание социально-психологическим
методам управления персоналом. Для выполнения этого метода руководство должно
минимизировать количество конфликтов в предприятии, применять индивидуальный подход к каждому сотруднику,
исходя из потребностей и личных качеств сотрудника. В дальнейшем это приведет к
складыванию определенной корпоративной внутренней культуры, в которой
сотрудники будут чувствовать себя довольно уверенно, что, несомненно, приведет к повышению эффективности
деятельности сотрудников.
Итак, все
эти методы приведут хотя бы к решению первичных проблем управления персоналом,
что приведет в дальнейшем к устранению вторичных проблем.
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Важной и обязательной частью функционирования любого
предприятия является ведение его документов. Основное назначение кадровой документации - придать большую прозрачность
трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает
определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована
стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная
регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает
интересам обеих сторон трудовых отношений.
Рассмотрим, непосредственно, современное состояние информационнного
обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж",
необходимого для принятия правильных, своевременных решений в рамках организации.
Важной проблемой предприятия ООО "Т Престиж" является
отсутствие кадровой службы (отдела кадров), как таковой, что противоречит
правильной организации информационного обеспечения управелния персоналом.
Вопросами по обеспечению предприятия кадрами занимается заместитель
директора по персоналу и общим вопросам. Для молодого, перспективного
предприятия, количество работников которого составляет на данный момент 523
человека с перспективой расширения, одного человека не достаточно.
Как уже было сказано ранее, существуют два источника информации по
управлению персоналом: источник первичной информации и источник вторичной
информации.
На предприятии ООО "Т Престиж" используются лишь некоторые
источники первичной информации, а именно:
1) личные листки по учету кадров;
2) приказы в отношении личного состава
работников;
3) распоряжения в отношении личного
состава работников;
4) отчетная документация о выполненных
работах и произведенной оплате.
Личный листок по учету кадров содержит биографические
сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой
деятельности, семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при
поступлении на работу. При заполнении личного листка работник должен давать
полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в
соответствии с записями в паспорте, трудовой книжке, военном билете, документах
об образовании
(Приложение А).
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия,
организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и
оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по личному составу фиксируют факт
приема, перевода или увольнения
гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы (распоряжения) по личному составу, издаются после заключения трудовых договоров. В свою очередь, трудовой договор -
это соглашение
между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или
уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется
выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему
трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или
уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику
заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения
работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и
соглашением сторон.
Работник вправе реализовать свои способности к продуктивному
и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или
одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное
не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением
сторон.
Особой
формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия,
права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия
материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения
договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон.
Сфера применения контракта определяется законами Украины (Приложение Б).
Источники информации, не использующиеся предприятием ООО "Т
Престиж", как первичные, так и вторичные, а именно:
1) личные карточки работников;
2) личные дела;
3) мнение работников, материалы
социологических исследований (анетирование, интервью и т. д.);
Личная карточка работника - ведется на всех работников предприятия и заполняется на
основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании
учебного заведения, при этом все записи приводятся без сокращений.
Личное дело - ведется
на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия. В
личном деле находятся:
1)
опись
документов;
2)
заявление
о приеме на работу;
3)
приказ о
приеме на работу (копия);
4)
личный
листок по учету кадров;
5)
автобиография;
6)
копии
документов об образовании;
7)
копии
свидетельств о рождении детей;
8)
копия
трудового контракта и т. д.
Таким образом, необходимо улучшить информационное обеспечение управления
персоналом на предприятии ООО "Т Престиж" и сформировать кадровую
службу, которая обеспечит опретивность и надежность информации поступаемой к
руководителям для принятия правильного решения по различным вопросам,
касающимся управления персоналом. Процессы, определяющие кадровую ситуацию
весьма динамичны, и следуют очень тщательного внимания и исполнения.
2.4
Применение информационных технологий для управления персоналом на предприятии
ООО "Т Престиж"
С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем
информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека.
Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность
средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации)
для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или
явления (информационного продукта) [51].
В последние годы информационные технологии проникли
практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику,
хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и
частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом,
деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы
управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система
(ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления
трудовыми ресурсами). В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления
предприятием - операционный, тактический и
стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми
ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки,
обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации
кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных
технологий в управлении
[53].
Информационные технологии, касающиеся процессов управления персоналом на
предприятии ООО "Т Престиж".
На предприятии ООО "Т Престиж", используется программный
продукт Конфигурация "1С: Зарплата и Управление персоналом" системы
программ "1С: Предприятие".
Рассмотрим данный программный продукт более подробно для определения всех
возможностей и вывления тех возможностей, которые не присутствуют на
предприятии ООО "Т Престиж", предоставляемых данным продуктом. Место "1С: Зарплата и Управление
персоналом" в общей системе управления предприятием изображено на рис. 2.2.
Для управления человеческими ресурсами предприятия
фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации задач
управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с
требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба
- "1С:Зарплата и Управление персоналом 8".
Рис. 2.2. Место "1С: Зарплата и Управление
персоналом" в общей системе управления предприятием
Конфигурация "1С:Зарплата и Управление Персоналом
8" - это программа массового назначения для комплексной автоматизации
расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятия.
Подробно описанны функциональные возможности данного
программного решения по управлению персоналом на рис. 2.3.
В данной конфигурации поддерживаются все основные
процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета
зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные
органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены
требования законодательства, реальная практика работы предприятий и
перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.
Рис. 2.3. Функиональные возможности "1С:Зарплата
и управление персоналом 8".
Конфигурация "Зарплата
и Управление Персоналом" - прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации
кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим
направлениям:
1)
планирование
потребностей в персонале;
2)
решение
задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;
3)
управление
компетенциями и аттестация работников;
4)
управление
финансовой мотивацией персонала;
5)
эффективное
планирование занятости персонала;
6)
учет
кадров и анализ кадрового состава;
7)
расчет
заработной платы персонала;
8)
исчисление
регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
9)
отражение
начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.
Предметная область, автоматизируемая конфигурацией "Зарплата и Управление Персоналом", поясняется следующей схемой (рис. 2.4.).
Рис. 2.4. Предметная область конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом"
Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной
базе от имени нескольких
организаций - юридических лиц, а также
индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса
составляют единое предприятие.
В конфигурации параллельно ведутся два вида учета:
управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию
в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.
Конфигурация "1С: Зарплата
и Управление Персоналом" позволяет повысить
эффективность кадровой политики предприятия [54]. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с
ней взаимодействующих. Руководство
будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и
составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать
управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные
аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных
разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных
задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными
условиями отбора и сортировки.
Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент
смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные
персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.
Программное обеспечение, позволяет практически без затрат
автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию,
входящую в состав программных продуктов системы "1С:Предприятие",
которая может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации,
полностью ориентированной на особенности рассматриваемой организации.
Предприятие ООО "Т Престиж" использует данную конфигурацию не в
полной мере, а только следющие функциональные возможности:
1) учёт и анализ кадрового состава;
2) расчёт зароботной платы персонала;
Таким образом, предприятие ООО "Т Престиж" использует лишь
несколько функциональных возможностей, которые не дают в полной мере
автоматизацию процессов по управлению персоналом, что влечет за собой не
наивысшее качество и функциональность работы Конфигурации "1С: Зарплата и
управление персоналом".
Любое организационное управление является информационным процессом,
осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы
любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение
и использование информации. Все вышеперечисленные процессы и подразумевают под
определением "информационная деятельность".
Повышение эффективности работы предприятия в значительной
мере определяется организованностью системы управления, зависящей от информационного обеспечения, четкой структуры предприятия
и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.
От того, насколько правильно проводится
политика управления персоналом, а также ее информационное обеспечение, зависит эффективность деятельности предприятия. Персонал играет немаловажную роль в
успешном становлении организации, поэтому необходимо четко и правильно
подходить к выбору подходов и методов управления персоналом организации.
ООО "Т Престиж" имеет линейную структуру управления.
Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств: четкие
системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными; быстрота реакции в
ответ на прямые указания; личная ответственность руководителя за конечные
результаты предприятия и др. Однако существуют и недостатки, такие как высокие требования к
руководителю и перегрузка управляющих. Необходимо отметить, что ООО "Т Престиж", имеет четко сформулированную миссию, определив перед
собой конкретные цели и задачи, между которыми наблюдается необходимая связь,
что очень важно для их реализации. Таким образом, можно судить о грамотной,
продуманной управленческой деятельности со стороны руководства предприятия.
Следовательно, происследовав все положительные и отрицательные стороны
управления перосналом на предприятии ООО "Т Престиж", выявили
наилучшие условия для эффективного повышения качества управления перосоналом на
внутри данной организации.
Что касается информационного обеспечения предприятия ООО "Т
Престиж", то на данный момент, оно находится в недоработанном состоянии, в
связи с отсутствием службы отдела кадров. Следовательно, необходимо принять
меры по устранению данных недостатков с предприятия.
Раздел 3. Перспективные направления
информационной деятельности на предприятии ООО "Т Престиж"
3.1
Информационно-документальное обеспечение управления персоналом на предприятии
ООО "Т Престиж"
Эффективное управление различными организациями и
системами немыслимо без использования информации. Информация является основой в
процессе управления. От уровня совершенства систем сбора, обработки и передачи
информации зависит эффективность управления в целом и, в итоге, эффективность
деятельности организации.
С ростом размера и увеличением объемов
перерабатываемой управленческой информации на предприятии ООО "Т
Престиж" возрастает роль кадровой службы.
Необходимость формирования кадровой службы на
предприятии ООО "Т Престиж", вызвана недостаточно полым
информационным обеспечением, касающимся управления человеческими ресурсами.
Факторы, определяющие создания отдела кадров,
следующие:
1)
размер
предприятия;
2)
сложность
законодательства;
3)
уровень
калификации персонала;
4)
развитость и
сложность социальных отношений;
5)
возможность
руководителя и его интерес к проблемам персонала.
Главным объектом кадровой политики предприятия
является персонал (кадры). Персоналом предприятия называется штатный состав его
работников. Кадры - это главный и решающий ресурс любой организации, основной
фактор производства, первая производительная сила общества. Они создают,
приводят в движение и совершенствуют средства производства (средства труда и
предметы труда). От квалификации персонала, их профессиональной подготовки,
деловых качеств в значительной мере зависит эффективность деятельности любой
организации.
Кадровая
деятельность ООО "Т
Престиж" должна реализоваться отделом кадров.
Порядок деятельности, структура, основные задания, функции и порядок
взаимодействия с другими подразделениями, организации данного отдела должны определяться разработанным Положением об отделе кадров (Приложение В).
Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор
персонала и постоянная работа с коллективом.
Сегодня сложно представить успешную компанию без
отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении
персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии ООО "Т Престиж" должны относится:
1)
определение
потребностей предприятия в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками
подразделений;
2)
анализ
текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
3)
подготовка
штатного расписания предприятия;
4)
оформление
личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий
документов;
5)
комплекс
операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение
документов);
6)
ведение
учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с
действующим трудовым законодательством;
7)
организация
аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
Численность
службы отдела кадров на предприятии ООО "Т Престиж", на данный момент
времени, должна составлять не менее двух, трёх человек, согласно
"Межотраслевым нормативам численности работников занятых подбором,
расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров"
[58]. Так как предприятие молодое, то в перспективе рекомендуется увеличение
численности работников отдела кадров.
Основными задачами работников отдела кадров
предприятия является следующее:
1)
обеспечение
предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов,
технических служащих и рабочих соответствующих специальностей и квалификаций,
их эффективного использования;
2)
обеспечение
переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов,
технических служащих и рабочих;
3)
создание резерва
кадров;
4)
организация
периодической аттестации работников;
5)
оформление
приема, перевода и увольнения работников;
6)
ведение учета
личного состава предприятия;
7)
предоставление
справок с трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;
8)
оформление
листков нетрудоспособности;
9)
хранение и
заполнение трудовых книжек;
10)подготовка документов для назначений пенсий работникам;
11)составление отчетности по вопросам труда;
12)разработка режима труда и отдыха;
13)осуществление контроля за исполнения руководителями подразделений
приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;
14)организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и разработка мер
по ее улучшению, снижению потерь рабочего времени и т. п.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и
качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной
системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает
многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и
обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами,
отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых
службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или
"документация по личному составу" подразумевают широкий круг
документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой
кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
1)
трудовой
договор (контракт);
2)
приказ
(распоряжение) о приеме на работу;
3)
личная
карточка;
4)
учетная
карточка научного работника;
5)
приказ
(распоряжение) о переводе на другую работу;
6)
приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска;
7)
приказ
(распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);
8)
табель
учета рабочего времени;
9)
личные
заявление работников предприятия;
10)графики отпусков;
Некоторые документы были изложены выше.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной
форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя
предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название
документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт
составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а
другой храниться у работника (Приложение Б).
Приказ (распоряжение) о приеме на
работу.
Приказы по личному составу являются важнейшим документом,
составляемым в процессе документирования функций кадровой службы ООО "Т Престиж". Приказами оформляются
прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и
командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и
изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо
письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление
работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о
переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о
нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом
на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии
работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или
увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении
указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида
документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя
предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на
заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся
строго отдельно от приказов по основной деятельности.
Личная карточка.
Личная карточка заполняется на работников всех
категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта,
военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника, как
уже было сказано ранее.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых
работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными
актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) применяется при оформлении увольнения работников.
Табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех
категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими
установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической
отчетности по труду.
Личные заявления работников предприятия.
Личные заявления работников предприятия о приеме,
переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном
бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие
реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида
документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится
резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется
в дело.
Графики отпусков представляют собой внутренний
документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков
сотрудникам подразделений и предприятия в целом.
Исходя из вышеизложенных документов, входящих в состав
кадровой документации, можно составить "График документооборота по учету
труда" (Приложение Г), в соответствии с методическими рекомендациями по
применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных
предприятиях [59].
График документооборота по учету кадров позволит
усовершенствовать работу по созданию, проверке и обработке документов,
выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми
исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Таким образом, при правильном создании, формировании,
а также набора квалифицированного персонала кадровой службы на предприятии ООО
"Т Престиж" позволит решить проблемы, связанные с информационным
обеспечением, а имеенно: первичные и вторичные источники информации,
необходимые для принятия правильного решения по управлению персоналом.
3.2
Информационно-технологическое обеспечение управления персоналом на предприятии
ООО "Т Престиж"
Конец ХХ - начало XXI вв. характеризуется значительным
подъемом информационного фактора. Информация рассматривается не только как
определенные данные, сведения, а как важный стратегический ресурс.
Информационная деятельность, которая предусматривает выполнение определенных
действий с различными видами информации (а именно: сбор, передача, обработка,
хранение и т.д.), становится необходимым условием для функционирования и
развития как отдельной личности, так и в более широких глобальных масштабах [60].
Чтобы повысить производительность труда и эффективность управления
персоналом предприятию ООО "Т Престиж" необходимо решить проблему
автоматизации, как документооорота предприятия, так и системы управления
персоналом в целом.
В современных условиях важной особенностью является
то, что использование и взаимный обмен информацией между взаимосвязанными
звеньями управления организации осуществляются на базе современной компьютерной
техники и других технических средств связи и передачи информации. Постоянное
совершенствование технических средств дает возможность совершенствовать способы
сбора, хранения, поиска и обработки информации, а, значит, и повышать
оперативность и качество информационного обеспечения. При этом руководство
организацией должно не только располагать своевременной и точной информацией,
но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать
в управленческих решениях. Использование для этого современных технических
средств и автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь развития и
совершенствования организации.
Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических
операций по сбору и обработке документной информации, подготовке управленческого решения,
его принятию и документированию, доведению до исполнителей;
исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и
горизонтальным каналам; хранению и поискуинформации.
Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной,
документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью
электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные
управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными,
оперативно-организационными и носят характер предварительных.
Сложный механизм управления
человеческими ресурсами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера,
создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации,
учреждению) [61].
Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие
критерии оценки качества информации. Она должна быть:
1)
объективной
(полной, непротиворечивой, достоверной);
2)
актуальной
(удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и
специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
3)
своевременной;
4)
лаконичной
(сжатой, но без потерь необходимой полноты);
5)
коммуникативной
(понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).
Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа
большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее
пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в
удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей
информационной системы. Составными элементами такой системы являются
оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи
необходимых данных по кадрам предприятия, надлежащий организованный учет,
приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач,
совокупность приемов и методов пользования данной системой, потребители
информации.
Эффективность функционирования системы управления персоналом
в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база
представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и
тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов,
происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и
социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться
на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует
реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной,
регулирующей, распределительной.
Проблемой практически каждого предприятия или организации, в том числе
ООО "Т Престиж" является переход от "бумажной" документации
к "электронной".
Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в
управлении делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в
области управления документацией, направленные на отход от традиционного
ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные
технико-технологические достижения систем управления всем комплексом
информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и
оперативных целей управления в любых организациях. Создание действенной системы
управления является ключевой проблемой большинства отечественных и организаций
и предприятий. В основе всей управленческой деятельности лежит работа с
документами, делопроизводство, документооборот.
Документооборот на предприятии - это движение документов в организации с
момента получения до завершения исполнения или отправления.
Установление порядка движения документов, или управление документацией
организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой
документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в
установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в
себя организацию документооборота, включая технологию личной работы
исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам
организации, контроль их исполнения.
Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и
многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:
1) поиск информационного продукта,
системы электронного документооборота (ЭДО);
2) внедрение и освоение информационной
системы;
3) проблемы использования;
4) проблемы защиты информации,
используемой в электронном виде.
Первый этап - поиск информационного продукта, системы
электронного документооборота (ЭДО).
Современный рынок электронных систем работы с документами
неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На
сегодняшний день на украинском рынке электронных продуктов, предназначенных для
работы с документами, существуют программы трех типов:
1)
системы
автоматизированного делопроизводства;
2)
системы
электронного документооборота;
3)
системы
управления документацией.
Рассмотрим назначение, функции и цели только Систем электронного
документооборота (СЭД).
Системы СЭД
обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение
документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных
технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают
сами процессы работы над документами.
Этот тип программ относится к более широкой категории, чем
делопроизводство. Пользователями систем СЭД являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в
какой-либо общий бизнес-процесс.
Конкурентные преимущества системы СЭД:
1)
возможность
создания территориально распределенных систем работы с документами;
2)
интеграция
технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;
3)
надежность
в качестве хранилища произвольных объектов.
Таким образом, Системы электронного документооборота
поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не
простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной
бизнес-логики является их существенным преимуществом.
На украинском рынке Системы электронного документооборота
представлены не достаточно широко. Ведущая роль принадлежит следующим
системам:"Системы
электронного документооборота: Documentum"
Documentum - один из лидеров
индустрии.
Главное назначение системы - управление
документами, знаниями и бизнес-процессами на крупных
предприятиях и организациях.
Система также включает средства, которые позволяют создавать приложения в среде Documentum. Поэтому Documentum можна рассматривать как платформу, которая предназначена для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управление проектами в распределенных группах, организации корпоративного
делопроизводства,
динамического управления
содержимым
корпоративных интранет-порталов. Использование современных открытых технологий, обеспечивает
также возможность использования внешних средств разработки для создания
приложений
Documentum.
"Системы электронного документооорота LanDocs"
Система LanDocs главным образом ориентированна на делопроизводство и архивное
сохранение документов.
Компонент делопроизводства реализованный в архитектуре "клиент/сервер" на базе промышленных Систем управления базами данных (СУБД): Oracle или
Microsoft SQL Server.
Программное обеспечение для централизованного управления сохранения
документов в электронном архиве реализованно в виде отдельного сервера.
Почтовая служба LanDocs построена
так, чтобы сотрудники, у которых установленный специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange або Lotus
Notes;
Дело
"Система электронного документооборота: Дело"
Система "Дело" осуществляет полное протоколирование действий
пользователей с документами.
В системе реализован веб-интерфейс для организации удаленного доступа и
по-строения интранет-порталов.
Последняя версия интегрирована с системой распознавания текста FineReader
для занесения в нее данных с бумажных документов;
БОСС-Референт "Система электронного документооборота: БОСС-Референт"
Система "БОСС-Референт" предназначена для
использования в крупных корпорациях со сложной иерархической структурой.
Система характеризуется высокой функциональностью. В
системе реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей,
потокового сканирования и распознавания (на основе интеграции с системой
распознавания текста FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
"БОСС-Референт" реализован на платформе
Lotus Notes, поэтому ее использование целесообразно в первую очередь в тех
организациях, которые уже начали использовать Lotus Notes. Другие вынуждены
будут приобрести лицензии Lotus Notes на каждое рабочее место.
Система поставляется вместе с полными исходными
текстами. Дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным
описанием функций прикладного программного интерфейса (API);
Docs Fusion "Система электронного документооборота Docs
Fusion" і Docs Open "Система элктронного документооборота Docs Open".
Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Они являются
одними из самых популярных в мире систем класса "электронныхархивов".
Системы могут эффективно применяться и в крупных организациях с большим
числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах с численностью 5-6
человек. Они предназначены в первую очередь для организаций, которые занимаются
интенсивным созданием документов и их редактированием - главные офисы компаний,
консалтинговые компании, органы власти и т. д.
Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server
или Oracle. Как хранилище для самих документов используется файловая система.
Системы являются открытыми и содержат средства разработки для создания
специализированных приложений или интеграции с другими системами;
Optima Workflow "Системы электронного документооборота Optima Workflow".
Система предназначена для формализации типовых процедур работы с
документами (потоков работ) в организациях, где такая работа является
ежедневной практикой. Система автоматизирует процессы регистрации документов по
правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций,
доставки отчетов об исполнении поручений. В качестве сервера документов Optima Workflow использует Microsoft Exchange, поэтому ее целесообразно
использовать прежде всего в тех компаниях, где Microsoft Exchange уже используется по своему прямому
назначению - как почтовый сервер.
Таким образом, одним из способов решения проблемы автоматизации
документооборота на предприятии ООО "Т Престиж" - это внедрение
Систем электронного документооборота.
Непосредственно, для предприятия ООО "Т Престиж" Система электронного документооборота значительно ускорит темп обработки документации, к тому
же предохраняет от утери документов или попадания данных в руки посторонних
лиц. Используя данные системы, предприятие получает следующую
пользу:
1) не происходит потеря документов;
2) данные не попадают в руки
посторонних лиц;
3) поиск документов и управление
данными не занимают много времени;
4) не производится лишних трат
на бумагу и пр.;
5)
не
тратится лишнее время на согласование документов.
Управление данными с помощью систем электронного
документооборота способствует более слаженному взаимодействию всех отделов предприятия, значительно упрощают управление документами и делают работу делопроизводителя
эффективней, повышают производительность труда
работников за счет сэкономленного времени. Кроме этого, с помощью систем
автоматизации документооборота можно наделить каждого сотрудника определенной
степенью прав на доступ к документам, что предотвратит утечку важной
информации.
Итак, ясно, что такие системы необходимы на любом предприятии, в частности на предприятии ООО
"Т Престиж", независимо от его величины, и внедрение электронного управления данными
первостепенная задача любого
грамотного
руководителя, стремящегося к оптимизации работы своего предприятия. При этом очень важно выбрать
подходящую систему автоматизации документооборота, нежалея средств на ее грамотное внедрение и обучение сотрудников.
Электронный документооборот в Украине, а именно - его
разработка и активное внедрение, оказал немалое благотворное влияние на
отечественный бизнес и существующие в нем процессы. По всем прогнозам, будущее
делопроизводства стоит за программами по электронному документообороту, которые
практически к нулю сводят потребность в бумажном обращении.
Передача и обмен реквизитов или документов посредством
сети Интернет, обеспечение безопасного хранения базы данных, повышение
эффективности контроля руководителей над исполнением работниками поручений -
вот залог повышения производственной управляемости и роста конкурентоспособности
на рынке любой государственной структуры и частного коммерческого предприятия.
Современные автоматизированные системы управления персоналом
предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала
кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности
их труда.
Для эффективного функционирования службы управления
персоналом к качеству информации предъявляют следующие требования:
1)
комплексность,
то есть информация должна отражать все стороны деятельности службы
(техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во
взаимосвязи с внешними условиями;
2)
оперативность
- получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием
процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;
3)
систематичность,
то есть требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;
4)
достоверность
- информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
Вышеизложенным требованиям отвечает автоматизированная информационная
система "1С: Предприятие", Конфигурация "Зарплата и управление
персоналом".
Второй способ автоматизации как документооборота предприятия, так и
управления в целом предприятия ООО "Т Престиж" - это автоматизированная информационная система "1С: Предприятие" а именно,
Конфигурация "Зарплата и управление персоналом".
Как уже было выяснено ранее, данная конфигурация внедрена на данном
предприятии, что является очень правильным.
Данная информационная система управления персоналом
позволяет длительное хранение и мгновенное получение всех необходимых сведений
о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета рабочих, выходных,
больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников,
начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет
зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из
табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате
переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Данная
система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового
делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска
и т.д.).
Преимущества Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом" следующие:
1)
дает возможность
отделу персонала оказывать большую помощь линейным руководителям;
3)
предоставляет
необходимые данные для принятия стратегических решений в сфере управления
персоналом, давая возможность связанным с этой сферой работникам быстро
получать и анализировать информацию с целью проверить свои идеи и планы;
4)
сокращает объем
работы отдела человеческих ресурсов, устраняя несущественные задачи, в тоже
время, позволяя отделу эффективно способствовать управлению.
В полном объеме этих преимуществ можно достичь только
в случае, если потребности в информации о человеческих ресурсах рассматриваются
со стратегической, организационной, корпоративной точки зрения. Если система
используется просто для автоматизации отдельных аспектов управления персоналом,
например, только делопроизводства, учета посещаемости, оценки работы и т.д.,
она не реализует свой потенциал, что и является проблемой предприятия ООО
"Т Престиж".
Необходимо определить, насколько Конфигурация "1С: Зарплата и
Управление персоналом" является эффективной по сравнению с другими информационными
системами для предприятия ООО "Т Престиж".
На украинском рынке существует небольшое количество программных продуктов,
автоматизирующих процесс управления персоналом, наиболее известные из них это: Конфигурация
"1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0.",
"Бизнес.Персонал", "Управление персоналом HRB" от компании Robertson &
Blums Corporation, "PersonPro 2.0", "Атлас КАДРЫ".
Рассмотрим данные программные продукты подробнее в табл 3.1.
Таблица 3.1. Сравнительный анализ программных продуктов используемых для автоматизации
управления персоналом на предприятиях
№ п/п
|
Программный продукт
|
Место эксплуатации
|
Наличие
информационных модулей
|
Назначение
|
1.
|
Программный продукт
"1С:Предприятие", Подсистема "1С: Зарплата и Управление
персоналом".
|
Система предназначена
для коммерческих предприятий различного масштаба.
|
В наличии следующие
модули: модуль "Психодиагностика" (Предназначено для автоматизации
работы директора по персоналу, психолога, HR-менеджера в области
психологической оценки личности). модуль "Миграционный учет" (для
ведения миграционного учёта по иностранным работникам).
|
Автоматизирует
решение следующих задач: 1) расчет заработной платы; 2) управление финансовой
мотивацией персонала; 3) исчисление регламентированных законодательством
налогов и взносов с фонда оплаты труда; 4) отражение начисленной зарплаты и
налогов в затратах предприятия; 5) управление денежными расчетами с
персоналом, включая депонирование; 6) учет кадров и анализа кадрового
состава; 7) автоматизация кадрового делопроизводства; 8) планирование
потребностей в персонале; 9) обеспечение бизнеса кадрами; 10) управление
компетенциями, обучением, аттестациями работников.
|
2.
|
Система
автоматизации управления персоналом "Бизнес.Персонал".
|
Система
предназначена: для крупных и средних промышленныхпредприятий различных форм
собственности с численностью от нескольких сот до нескольких тысяч
сотрудников; для небольших предприятий и организаций, численность которых
менее 50-ти человек.
|
Модули не выявлены.
|
Система
предназначена для автоматизации учетных, расчетных и аналитических функций по
организации труда на предприятии, ведения учета сотрудников, учет труда и
расчет заработной платы.
|
3.
|
Комплексная система
"Управление персоналом HRB" компании Robertson & Blums
Corporation.
|
Система предназначена
для предприятий как крупного, так и среднего бизнеса.
|
В наличии следующие
модули: модуль "Управление Персоналом" (HRB Human Resources);
модуль "Расчет Заработной Платы" (HRB Payroll); модуль "Табельный
Учет" (HRB Time Recording).
|
Система предназначена
для обеспечения процессов управления персоналом, кадрового документооборота,
регистрации и учета рабочего времени, расчета заработной платы, генерации
внешней, внутренней и статистической отчетности по персоналу.
|
4.
|
Программный продукт PersonPro 2.0
|
Программа применяется как для сотрудников небольшой фирмы, так
и для автоматизации кадровых служб крупных предприятий.
|
Модули не выявлены.
|
Программа позволяет
следующее: быстрое получение данных о персонале; данные о штатном расписании;
извлечение оперативной информации из личных дел сотрудников.
|
5.
|
Автоматизированная
система "Атлас КАДРЫ"
|
Программа
применяется государственными организациями а также учреждениями крупных
компаний.
|
Модули не выявлены.
|
Программа позволяет
следующее: Ведение анкетных данных соответственно личным листкам учета
кадров, введение и сохранение фото. Ведение структуры организации, с
отображением полной иерархии подразделений в порядке их подчиненности.
Ведение штатного расписания, содержащего в себе подразделения и должности в
подразделениях. Выполнение назначений, перемещений, увольнений и других
кадровых изменений. Учет внутреннего и внешнего резерва на должности согласно
с штатным расписанием. Учет отпусков с возможностью формирования списков и
графиков отпусков. Воинский учет. Учет научной деятельности. Учет
профессиональной подготовки и переподготовки. Учет заграничных командировок.
Учет аттестаций и оценок аттестаций. Учет государственных служащих и
продление сроков службы, учет стажа госслужбы и общего стажа, подготовка
сведений для отчетов, которые подаются в органы госслужбы. Учет нарушений.
Учет наград. Учет доплат. Учет постоянных и временных пропусков. Обеспечение
подготовки введения, коррекции, печати приказов и распоряжений. Учет личных
дел работников и вложений в дело (перечень копий документов, справок,
приказов и распоряжений относительно работника). Военно-учетный стол. Ведение
работы в прошлом работника, при этом обеспечена возможность занесения
сведений из файлов Word, если существует биографическая справка
работника в виде файла Word. Введение и печать отчетов, в том числе
статистического отчета. Контроль информации на полноту и целостность.
|
Далее рассмотрим критерии оценки эффективности от внедрения данных
информационных систем на предприятии ООО "Т Престиж" (табл.3.2.).
Анализ проводится следующим образом, для каждого критерия присваиваются
определенные данные, а именно:
1) полнота функциональных возможностей
ИС для комплексной автоматизации кадровой политики (расчет зароботной платы,
учет кадров и анализ кадрового состава, автоматизация кадрового
делопроизводства, планирование потребностей в персонале, управление
компетенцией, обучением, аттестацией работников): 0 - ИС вообще не адаптирована, 1 -
адаптирована, 2 - абсолютно адаптирована;
2) наличие информационных модулей: 0 -
информационный модуль выявлен; 1 - информационный модуль не выявлен;
3) адаптация к законодательству Украины:
0 - не адаптирована; 1 - адаптирована.
4) Стоимость внедрения информационной
системы на предприятии: 0 - до 3000 грн.; 1 - от 3000 грн. до 5000 грн.; 2 -
6000 грн. и выше.
Эффективность информационной системы по управлению песроналом будет видна
тогда, когда вышеизложенные критерии, достигнут максимальной оценки.
Таблица 3.2. Критериии оценки эффективности информационной системы по
управлению персоналом
Название информационной
системы (ИС)
|
Полнота функциональных
возможностей ИС для комплексной автоматизации кадровой политики
|
Наличие информационных
модулей
|
Адаптация к
законодательству Украины
|
Стоимсоть недрения ИС на
предприятии
|
Программный продукт
"1С:Предприятие", Подсистема "1С: Зарплата и Управление
персоналом".
|
2
|
1
|
1
|
1
|
Система
автоматизации управления персоналом "Бизнес.Персонал".
|
1
|
0
|
1
|
0
|
Комплексная система
"Управление персоналом HRB" компании Robertson & Blums
Corporation.
|
1
|
1
|
1
|
2
|
Программный продукт
PersonPro 2.0
|
1
|
0
|
1
|
0
|
Автоматизированная
система "Атлас КАДРЫ"
|
2
|
0
|
1
|
Цена не найдена
|
Таким образом, проанализировав данные критерии по оценке информационных
систем (без учета критерия "Стоимость внедрения ИС на предприятии"),
выявлено следующее (рис.3.1.)
Рис.3.1. Диаграмма критериев оценки информационных систем по управлению
персоналом
Диаграмма критериев оценки информационных систем по управлению персоналом
показала следующее, что наиболее эффективной информационной системой по
управлению персоналом является Конфигурация "1С: Зарплата и Управление
персоналом.
Для предприятия ООО "Т Престиж", Конфигурация "1С:
Зарплата и управление персоналом" является наиболее выгодным решением, так
как она, по отношению с другими программными продуктами не требует
дополнительных финансовых средств по ее внедрению и обеспечивает необходимыми
функциональными возможностями для улучшения работы управления персоналом и
информационного обеспенчения управления персоналом, а именно:
1) расчет зароботной платы;
2) учет кадров и анализ кадрового состава;
) автоматизация кадрового делопроизводства;
) планирование потребностей персонала;
) управление компетенцией, обучением, аттестацией работников.
Рекомендации по усовершенствованию пользования на предприятии ООО "Т
Престиж" данной конфигурации.
Необходимо использование следующих функциональных возможностей, для
решение следующих задач, таких как:
1) автоматизация кадрового
делопроизводства.
2) планирование потребностей персонала;
3) управление компетенцией, обучением,
аттестациями работников.
Рассмотрим их подробнее.
Автоматизация кадрового делопроизводства поддерживает
ведение штатного расписания предприятия с возможностью указания различных видов
тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о
штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая
отчетность.
В программе автоматизировано кадровое
делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление
трудовых договоров, прием на работу, кадровые перемещения работников,
увольнение из организации.
На основании кадровых данных строится унифицированная
форма "Личная карточка".
В соответствии с утвержденным графиком отпусков
формируются приказы о предоставлении отпуска работникам.
Запланированные командировки работников регистрируются
в программе, при этом подготавливаются приказы о направлении работников в
командировку, заполняются командировочные удостоверения (унифицированная
форма).
Планирование потребностей персонала, позволяет решить
одну из основных задач планирования использования рабочего времени -
планировать проведение мероприятий и участие работников во внутренних и внешних
мероприятиях предприятия, а также назначать совещания и встречи работников предприятия.
Для подготовки проведения внутренних мероприятий предприятия Конфигурация
"1С: Зарплата и Управление Персоналом" предоставляет сведения об
использовании помещений предприятия, в которых эти мероприятия проводятся.
Планирование очередных отпусков работников предприятия
осуществляется на основании плана важных мероприятий предприятия на год и
расписания участия в них сотрудников предприятия, при этом учитываются
пожелания работников и их руководителей. Формируется график отпусков
сотрудников предприятия и список запланированных отпусков. Для утверждения
графика отпусков в программе используется система утверждения принятых решений.
Управление компетенциями, обучением, аттестациями работников. Для управления компетенциями
программа обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и
качества оценки. На основании оценки работника (аттестации) принимаются
ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда,
увольнение.
Следовательно, использование наиболее основных функциональных
возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом"
позволит автоматизировать и усовершенствовать две наиболее главные задачи по
информационному обеспечению управления персоналом предприятия ООО "Т
Престиж", такие как:
1) кадровое делопроизводство;
2) управление персоналом.
Одним из доказательств, об эффективности внедрения Конфигурации "1С:
Зарплата и управление персоналом" на различных предприятиях, являются
отзывы об использовании данного программного продукта.
Чтобы достичь успешного функционирования предприятия в условиях
конкурентоспособности, необходимо, в первую очередь повысить качество,
надежность информационного обеспечения предприятия, а уже исходя из этого
принимать решения по управлению человеческими ресурсами (персоналом).
К основным проблемам предприятия ООО "Т Престиж" можно отнести:
1) отсутствие отдела кадров;
2) отсутствие автоматизаии кадровой
документации;
3) использование не в полной мере
функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом".
Предприятие ООО "Т Престиж", является довольно молодым на
данном этапе времени, следовательно, чтобы повысить производительность труда и
эффективность управления персоналом, а также информационное обеспечение
предприятию необходимо решить проблему автоматизации, как документооборота
предприятия, так и системы управления персоналом в целом.
Для устранения вышеуказанных проблем сделано следующее:
1) формирование отдела кадров, с
ведением обязательных кадровых документов;
2) решение проблемы автоматизации как
управления персоналом, так и документооборота, с помощью Систем электронного
документооборота и Конфигурации "1С: Зарплата и Управление
персоналом";
3) даны рекомендации по использованию в
полной мере функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и
Управление персоналом", а именно: автоматизация кадрового
делопроизводства, планирование потребностей персонала и управление обучением,
аттестациями работников.
Выводы
В магистерской работе были решены все поставленные задачи:
1. Изучены особенности управления
персоналом как предметной области информационной деятельности, к ним относятся
следующие: определение общей стратегии; соотношение цели и полученного
результата (степень реализации цели); планирование потребностей организации в
персонале с учетом действующего кадрового состава; отбор и оценка персонала;
повышение квалификации персонала и его переподготовка; система продвижения по
службе; увольнение персонала; построение и организация работ, в том числе,
определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними,
содержания и последовательности работ, условий труда; политика заработной платы
и социальных услуг; управление затратами на персонал.
Уточнена специфика и значение информационной деятельности в управлении
персоналом на предприятии. Специфика состоит в том, что управленческий процесс в любой сфере
жизни общества, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску,
использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое
решение - это новая информация
управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой
организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций,
контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).
2.
Значение информационной
деятельности в управлении персоналом, состоит в непосредственно в
информационном обеспечении. Самой важной частью функционирования любого предприятия
является ведение его документов. Именно
документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются
планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с
этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом
зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения
и деятельность организации в целом. Правильная организация делопроизводства существенно влияет на
оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления предприятием.
3. Анализ современного состояния
информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т
Престиж" дал следующие результаты: отсутствие кадровой службы (отдела
кадров), как таковой, что противоречит правильной организации информационного
обеспечения управелния персоналом; использование лишь некоторых источников
первичной информации, а именно: личные листки по учету кадров; приказы в
отношении личного состава работников; распоряжения в отношении личного состава
работников; отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате.
4. Определено значение информационных
технологий в системе информационного обеспечения управления персоналом на
предприятии ООО "Т Престиж", которое заключается в автоматизации
управления персоналом, кадрового делопроизводства, с помощью программного продукта
Конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом".
5. Предложены следующие перспективные
направления информационно-документального и
информационно-технологического обеспечения управления персоналом на предприятии
ООО "Т Престиж", а именно:
·
внесены предложения
по формированию отдела кадров, с ведением обязательных кадровых документов, а
также разработан "График документооборота отдела кадров";
·
решение проблемы
автоматизации как управления персоналом, так и документооборота, с помощью
Систем электронного документооборота и Конфигурации "1С: Зарплата и
Управление персоналом", как наиболее эффективной информационной системы,
на основании анализа различных программных продуктов по управлению персоналом;
·
даны рекомендации
по использованию в полной мере функциональных возможностей Конфигурации
"1С: Зарплата и Управление персоналом", а именно: автоматизация
кадрового делопроизводства, планирование потребностей персонала и управление
обучением, аттестациями работников.
Список
использованных источников
1.
Філіпова, Л. Я. Інформаційне
забезпечення наукових досліджень: тенденції розвитку (на прикладі медичної
науки) [Текст] / Л. Я. Філіпова, Н. О. Артамонова
// Вісник Книжк. Палати. - К., 2009. - №11. - С. 24-31.
2.
Михайлов,
А. И. Научные коммуникации и
информатика [Текст] : учебник
/ А. И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гиляревский. - М. : Наука, 1976. - 435 с.
3.
Информатика [Текст] : учеб. пособие / Под ред. К.В. Тараканова. - М.: Книга, 1986. - 304 с.
4.
Егоршин,
А. П. Управление персоналом [Текст] : учеб. пос. / А. П. Егоршин. - 2-е изд. - Новгород: НИМБ, 1999. - 624 с.
5.
Веснин,
В. Р. Менеджмент [Текст] : учебник / В. Р. Веснин. - 3-е изд., доп. и перераб. - М. : Проспект, 2007. - 504 с.
6.
Виноградский,
М. Д. Управління персоналом [Текст] : навч. пос. / М. Д. Виноградський, А. М. Виноградська, О. М. Шкапова. -
2-ге вид. - К. : Центр учбової літератури,
2009. - 502 с.
7.
Маслов,
Е. В. Управление персоналом предприятия [Текст] : учеб. пос. / Е. В. Маслов. - М. : ИНФРА-Н, 1999. - 312 с.
8.
Ковалев,
С. В. Разработка стратегии системного подхода к управлению человеческими
ресурсами организации на основе контроллинга [Текст] / С. В. Ковалев // Вестник Московского государственного университета культуры и искусств. -
2009. - № 1. - С. 207-211.
9.
Системное
управление человеческими ресурсами [Электронный ресурс]. - Режим доступа :
#"583480.files/image013.gif">
Приложение Б
Приложение В
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Т Престиж"
_____________ Т.К. Рылякова
"___"_______________20___г.
ПОЛОЖЕНИЕ
Об отделе кадров
ООО "Т Престиж"
. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным
подразделением Общества с ограниченной ответственностью "Т Престиж"
(далее - Общество), которое починяется непосредственно директору Общества.
.2. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров
осуществляется приказом директора Общества.
.3. Отдел кадров возглавляется начальником отдела,
назначаемым на должность приказом директора.
. ЗАДАЧИ
.1. Комплектование Общества кадрами рабочих и служащих
требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями,
стратегией и профилем Общества, изменяющимися внешними и внутренними условиями
его деятельности.
.2. Разработка кадровой политики и стратегии Общества.
.3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации,
личных и деловых качеств.
.4. Контроль правильности использования работников в
подразделениях Общества.
. СТРУКТУРА
f. Структуру и штаты отдела кадров утверждает генеральный директор
Общества по представлению начальника отдела кадров.
.2. В состав отдела кадров могут входить подразделения по
приему, увольнению, учету, по работе с рабочими и служащими и т.д.
. ФУНКЦИИ
.1. Формирование и ведение банка данных о количественном и
качественном составе кадров, их развитии и движении.
.2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений
предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых
рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и
специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к
производственной деятельности.
.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких
организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов
на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей
и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих
должностях.
.4. Организация проведения аттестации работников Общества, ее
методическое и информационное обеспечение.
.5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке
мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.
.6. Определение круга специалистов подлежащих повторной
аттестации.
.7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников
и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала,
подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
.8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения
работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями,
инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя Общества.
.9. Учет личного состава Общества.
.10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой
деятельности работников.
.11. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение
установленной документации по кадрам.
.12. Подготовка материала для предоставления персонала к
поощрениям и награждениям.
.13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так
же документов, необходимых для назначения пенсий работникам Общества и их
семьям; представление их в органы социального обеспечения.
.14. Проведение работы по обновлению научно-методического
обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных
методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и
автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных
о персонале Общества, его своевременному пополнению, оперативному представлению
необходимой информации пользователям.
.15. Методическое руководство и координация деятельности
специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия.
.16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области
занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся
работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.
.17. Систематический анализ кадровой работы в Обществе,
разработка предложений по ее улучшению.
.18. Табельный учет, составление и выполнение графиков
отпусков.
.19. Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий
по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего
времени; контроль их выполнения.
.20. Составление и ведение установленной отчетности по учету
личного состава Общества, его подразделений и работе с кадрами.
.21. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в
них изменений, связанных с трудовой деятельностью.
.22. Подготовка необходимых материалов для квалификационных,
аттестационных и конкурсных комиссий.
.23. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; подсчет
трудового стажа.
.24. Внесение в трудовые книжки сведений о поощрениях и
награждениях работающих.
.25. Подготовка документов по истечении установленных сроков
текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
. ПРАВА
.1. Контролировать состояние трудовой дисциплины в
подразделениях Общества и соблюдение работниками правил внутреннего трудового
распорядка.
.2. Требовать от подразделений Общества представления
справок, данных, отчетов, иной информации, необходимых для осуществления
отделом своей деятельности.
.3. Давать указания подразделениям Общества по вопросам,
отнесенным к ведению отдела кадров.
.4. Вносить предложения руководителям подразделений по
улучшению кадровой работы в Обществе.
.5. Контролировать исполнение руководителями подразделений
законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и
распоряжений руководителя Общества по вопросам кадровой политики и работы с
персоналом.
.6. Контролировать соблюдение правил трудоустройства,
увольнения, переобучения высвобождающихся работников, предоставления им
установленных льгот и компенсаций.
. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
.1. Начальник отдела кадров несет ответственность за
добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.
.2. На начальника отдела кадров возлагается ответственность
за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний
руководства Общества, предоставление достоверной информации о работе отдела.
.3. Работники отдела кадров несут ответственность в порядке и
объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.
. СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
.1. Со всеми отделами и производственными подразделениями
Общества по вопросам получения:
·
заданий
по комплектованию кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий,
специальностей и квалификации;
·
предложений
по формированию графика отпусков;
·
характеристик
на сотрудников отдела (цеха);
·
информации
о нарушении работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего
трудового распорядка;
·
объяснительных
записок от нарушителей трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового
распорядка.
По вопросам представления:
·
графика
отпусков;
·
копий
приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников;
·
копий
приказов о поощрении и награждении;
·
копий
приказов о наложении дисциплинарных взысканий;
·
результатов
аттестации.
7.2. С отделом экономики и оплаты труда по вопросам
получения:
·
утвержденного
штатного расписания;
·
положений
о премировании работников;
·
нормативов
по труду;
·
предложений
по предупреждению необоснованного сокращения численности занятых в Обществе в
случае изменения объемов производства (регулирование продолжительности рабочего
времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей
недели, раннего выхода на пенсию и др.);
·
данных
учета показателей по труду;
·
сведений
о правильности установления наименований профессий и должностей, применения
тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и
коэффициентов к заработной плате.
По вопросам представления:
·
сведений
о текущей и перспективной потребности Общества в кадрах;
·
данных о
приеме, перемещении, переводе и увольнении работников предприятия;
·
систем
комплексной оценки работников и результатов их деятельности;
·
данных
учета личного состава;
·
анализа
причин текучести кадров;
·
предложений
по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего
времени;
·
установленной
документации по кадрам.
7.3. С бухгалтерией по вопросам получения:
·
документов
о заработной плате работников для оформления пенсии, выдачи соответствующих
справок.
По вопросам представления:
·
табеля
учета рабочего времени;
·
копий приказов
о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников Общества;
·
проектов
приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении материально ответственных
лиц;
·
графика
отпусков.;
·
больничных
листов;
·
копий
приказов о материальном поощрении.
7.4. С юридическим отделом по вопросам получения:
·
заключений,
консультаций по правовым вопросам;
·
разъяснений
действующего законодательства, в том числе трудового права;
·
заключений
о соответствии действующему законодательству предоставленных на правовую экспертизу
документов;
·
обобщенных
результатов рассмотрения судами трудовых споров.
По вопросам представления:
·
проектов
документов, в том числе проектов приказов о приеме, перемещении, переводе,
увольнении работников Общества, на правовую экспертизу и для визирования.
·
запросов
по правовым вопросам.
Начальник отдела кадров: _________________ (Ф.И.О.)
Начальник юридического отдела: _________________ (Ф.И.О.)
Приложение Г
Приложение Д
Компания "Фидес" - официальный партнер компании
"1С", работающий на условиях "1С Франчайзи" в Киеве и
Одессе.
ООО "АБ-Центр" имеет статус
"1С:Франчайзи" и оказывает комплексные услуги по автоматизации
управления и учета на базе программ "1С:Предприятие".
Компания "Инсайт-Альянс" является партнером фирмы
"1С".
"Украинские Интеллектуальные Технологии" - ведущая IТ-компания Украины по
комплексной автоматизации предприятий различных видов деятельности на базе
программного обеспечения 1С:Предприятие, а так же разработчик уникального современного решения для
управления дистрибуторской компанией FMCG сектора.