Информационное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО 'Т Престиж'

  • Вид работы:
    Дипломная (ВКР)
  • Предмет:
    Менеджмент
  • Язык:
    Русский
    ,
    Формат файла:
    MS Word
    2,17 Мб
  • Опубликовано:
    2012-11-07
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Информационное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО 'Т Престиж'

            Содержание


Введение

Раздел 1. Управление персоналом как объект информационной деятельности

1.1 Аналитический обзор литературы

1.2 Основные особенности управления персоналом

1.3 Оценка эффективности управления персоналом на предприятии от внедрения информационных технологий

Раздел 2. Информационная деятельность в управлении персоналом на предприятии: анализ содержания и технологического обеспечения

2.1 Значение информационной деятельности на предприятии

2.2 Анализ содержания информационной деятельности на предприятии

2.3 Современное состояние информационно-документального обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"

2.4 Применение информационных технологий для управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"

Раздел 3. Перспективные направления информационной деятельности на предприятии ООО "Т Престиж"

3.1 Информационно-документальное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"

3.2 Информационно-технологическое обеспечение управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"

Выводы

Список использованных источников

Приложение

        
Введение


Актуальность исследования. В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

В связи с этим, на сегодняшний день существует ряд проблем, влияющих на общее состояние информационного обеспечения управления персоналом: слабо развита система информационного обеспечения, должное внимание не уделяется систематизации и хранению всех видов информации, недостаточно разработано специализированное программное обеспечение.

В связи с этим, представляется актуальным проанализировать характер и особенности информационной деятельности управления персоналом, выявить основные проблемы и перспективы развития информационно-документального и информациионно-технологического обеспечения предприятия.

Объект магистреской работы - информационное обеспечение управления персоналом как направление информационной деятельности.

Предмет магистерской работы - теоретические и организационные основы информационного обеспечения управления персоналом (информационно-документального и информационно-технологического).

Цель исследования: определить перспективы развития информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж", охватывающие информационно-документальное и информационно-технологическое направления .

Задачи исследования:

1. Изучить особенности управления персоналом как предметную область информационной деятельности.

2. Уточнить специфику и значение информационной деятельности в управлении персоналом на предприятии.

3. Проанализировать современное состояние информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж".

4. Определить значение информационных технологий в системе информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж".

5. Предложить перспективные направления информационно-документального и информационно-технологического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж".

Теоретическую основу магистерской работы составляют научные труды и теоретические разработки отечественных и зарубежных ученых в области управления персоналом и информационного обеспечения управления персоналом на предприятии: Маслова Е. В., Ковалёва С. В., Виноградского М. Д., Гиляревского Р. С., Досковой Л. С., Асеева Г. Г., Палехи Ю., Крулькевича М. И., Кулицького С. П. и др.

Методологическую основу магистерской работы составляют следующие методы:

1. Анализ научных источников (книги, журналы, статьи), а также источников Интернета.

2. Теоретические методы, для анализа отдельных фактов, группируя, систематизируя их, выявляя в них общее и особенное, устанавливая общий принцип. Данным методом были выявлены теоретические основы сущности управления персоналом и информационной деятельности в целом.

3. Метод анализа и синтеза.

Структура работы и основное содержание. Магистерская работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников из наименований и пяти приложений.

В первом разделе проведен достаточно подробный и квалификационный анализ теоретических основ управления персоналом предприятия. Детально раскрыты понятие, основные аспекты управления персоналом предприятия. Определены цели и методика управления персоналом деятельности предприятия.

Во второй главе работы выявлены теоретические основы особенностей информационной деятельности в управлении персоналом. Представлена характеристика состояния на данном этапе управления персоналом и информационного обеспечения ООО "Т Престиж". Выявлены проблемы управления персоналом, а также информаионного обеспечения на предприятии ООО "Т Престиж".

В третьей главе представлен глубокий анализ по устранению выявленных проблем, касающихся информационного обеспечения управления персоналом, а также рассмотрены и проанализированы различные информационные системы по улучшению работы информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж". Разработаны рекомендации по совершенствованию работы как информационно-документационного обечпечения управления персоналом, так и информационно-технологического обеспечения управления персоналом.

В приложениях приведены: личный листок по учету кадров, типовая форма контракта с работником, Положение об отделе кадров ООО "Т Престиж", график документооборота по учету труда, а также отзывы о внедрении на различных предприятиях Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом".

Результаты магистерской работы могут быть использованы руководством ООО "Т Престиж" для усовершенствования состояния информационного обеспечения управления персоналом и работы отдела кадров.

Апробация результатов исследования. Основные результаты исследования докладывались на научно-практической конференции Харьковской государственной академии культуры - Культура та інформаційне суспільство ХХІ століття : прогр. всеукр. наук.-теор. конф. молодих учених 19-20 квітня 2012 р.

        

        
Раздел 1. Управление персоналом как объект информационной деятельности

        

         1.1 Аналитический обзор литературы


Многие ученые, специалисты в области информационной деятельности и управления персоналом, исследовали данную тему в отдельных аспектах и направлениях.

Много публикаций посвящено изучению научно-информационной деятельности (НИД), среди их авторов Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С., К.В. Тараканов К.В. Соколов А.В. [2,3] и др. В понятие НИД входят следующие взаимосвязанные и взаимообусловленные информационные процессы: сбор; аналитико-синтетическая переработка (преобразование); хранение; поиск; распространение. В сфере НИД ключевыми понятиями являются "информационное обеспечение" и "информационное обслуживание".

По мнению Артамоновой Н.О. [1], главным принципом, который позволяет отграничить информационное обслуживание от других информационных процессов, в частности информационного обеспечения в системе научной коммуникации является направленность инииативы пользователя информации. То есть когда инициатива принадлежит пользователю он самостоятельно обращается к услугам информационной службы или библиотеки, то процесс удовлетворения определен как "информационное обслуживание", а когда инициатива переходит к специалистам информационных служб, то это "информационное обеспечение".

Управление персоналом одна из самых важных составляющих успешного бизнеса. В своей работе, Веснин В. Р. "Менеджмент" [5] доказывает, что управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие. Управление бывает естественным, техническим и социальным. Описаны объекты, управленческие процессы.

Виноградский Н. Д. в работе "Управление персоналом" [6] рассмотрел управление персоналом как деятельность организации, направленная на эффективное использование людей (персонала) для достижения целей, как организации, так и индивидуальных (личных). Из этого выплывает, что понятие "управление персоналом" имеет два основных аспекта: функциональный; организационный.

В своей книге Маслов Е. В. "Управление персоналом предприятия" [7] определил объект управления - это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады).

Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.

В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.

В своей статье "Разработка стратегии системного подхода к управлению человеческими ресурсами организации на основе контроллинга" С. В. Ковалев [8] происследовал процесс совершенствования управления человеческими ресурсами, который предполагает своевременное устранение несоответствия между устаревшей практикой управления персоналом и современными, постоянно меняющимися требованиями внешней среды и должен осуществляться с обязательной реализацией следующих принципов: целостность, целенаправленность, гибкость, корпоративность, повторяемость, вариантность.

Технологические революции, информатизация производственно-хозяственных процессов обусловили существенное изменение роли человеческого фактора как источника повышения эффективности производства. Ковалев С. В. в своей статье "Модели управления воспроизводством человеческого капитала" [12] определил, что оценка трудовой деятельности персонала представляет собой целенаправленный процесс установления соответствия результатов деятельности личности требованиям исполняемой организационной роли. Такая оценка необходима в следующих целях: оценить профессионализм работника; выработать рекомендации по развитию личностных и деловых качеств сотрудников; определить степень соответствия оплаты труда затрачиваемым работников усилий, результативности его труда; определить основные направления развития персонала; сформировать эффективный механизм трудовой мотивации персонала.

В книге "Управление персоналом организации" [13] оценка результатов деятельности подразделений управления организации - это систематический, четко организованный процесс, нацеленный на интенсификацию управленческого труда, организацию здоровой конкуренции между подразделениями управления организации, соблюдение принципа социальной справедливости, принципа оплаты по труду.

Оценка деятельности подразделений аппарата управления направлена на соизмерение затрат и результатов, связанных с их деятельностью, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в прошлом, с итогами деятельности других организаций.

Содержание деятельности подразделений управления организации, отдельных руководителей или менеджеров высшего звена определяется составом или совокупностью тех основных функций, которые они призваны выполнять в своей организации.

Для успешного функционирования управлением персонала на предприятии необходимо информационное обеспечение, которое способствует быстрому течение документов внутри организации, а также исполнение обязательств в необходимый период времени.

В свою очередь, Кормич Б. А. в книге "Информационное право" [37] определяет информационную деятельность как совокупность действий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и госудраства. Рассмотрение видов информационной деятельности, а именно производство информации, распределение и распространение информации, потребление информации, обслуживание информационной деятельности осветил Дрешер Ю. Н. в работе "Организация информационного производства" [36]. Дополнила виды информационной деятельности, такие как получение и сохранение Силкова Г. в своей статье "Информационно-аналитическая деятельность как направление информационной деятельности" [35].

Гиляревский Р. С. в книге "Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией" [18] определил информационные потребности руководителей. Любое организационное управление является информационным процессом, осущетвляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Организационное управление невозможно без информационного сопровождения и соответствующей поддержки. В дополнение к вышеуказанной работе, в статье "Информационный работник: вклад в обеспечение кокурентоспособности" [34] указаны информационные потребности организации. Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т. п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны понимать и согалсовывать задачи людей своей организации с задачами саой организации.

В статье Крулькевича М. И. "Проблемы оценки и повышения эффективности информационной деятельности на предприятии" [57] рассмотрены вопросы, связанные с организацией информационной деятельности, а именно разработка практических рекомендаций по оценке и повышению эффективности управленческой деятельности на предприятии. Систематическое расширение сферы применения компьютерных технологий и других средств при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость поиска путей повышения эффектинвости деятельности информационных подразделений. В свою очередь, проблемы развития информационного обеспечения и ведение кадрового деловодства глубже рассматривал Палеха Ю. в своих работах "Управлінське документування, Ч. 1, 2" [41, 42].

Для решения проблем по автоматизации документооборота на предприятии? рассматривались "Системы автоматизации электронного документооборота" в работе "Электронный документооорот" Асеева Г.Г [43], для выявления лучшей и эффективной системы.

        

         1.2 Основные особенности управления персоналом


Термин "управление" произошел от старорусского слова "управа", т. е. способность с чем-то управляться. В общем смысле под ним понимается деятельность по упорядочению процессов, протекающих в природе, технике и обществе, устранению их энтропии (дезорганизации), снижению неопределенности и приведению в нужное состояние с учетом тенденций их развития и изменения среды (для различных ее типов нужны свои способы управления).

Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и развитие.

Управление бывает естественным, техническим и социальным.

Естественное управление направлено на процессы, протекающие в природе, например развитие растений, движение водных потоков и т. д.

К техническому относится управление рукотворными объектами, скажем автомобилем, прокатным станом и проч.

Объектом социального управления являются люди, их отношение, поведение. Каждый человек обладает индивидуальным характером, личностными качествами, психологическими особенностями и т. д. Поэтому его реакция на управляющее воздействие будет субъективна и не всегда предсказуема, а следовательно, социальное управление не может быть чисто рациональным (в чем его важнейшее отличие от технического).

Это предъявляет особые требования к его методам, их разнообразию, уникальности, индивидуализации, разумному сочетанию формальных и неформальных норм и правил, использованию особых механизмов воздействия на людей (субординация, контроль, стимулирование и проч.)

Социальное управление может быть классифицировано по следующим направлениям:

1) по уровню (человечество; государства; регионы; отрасли, организации, их части (подразделения), группы людей, индивиды);

2) по сфере (государственное, политическое, хозяйственное и т. п.);

3) по содержанию (общее управление; управление организацией технологических процессов; управление людьми; управление информацией; управление поведением фирмы на рынке; управление трансакциями, например закупками, сбытом, заключением контрактов; управление финансовыми потоками и проч.);

4) по источнику основополагающих решений - внешнее (навязанное) или инициативное (внутреннее) управление, а также самоуправление;

5) по способу осуществления управленческого воздействия - личное или доверительное (через посредников, документально и пр.);

6) по методу выработки управленческих решений - научное (решения принимаются на основе специальных исследований) или эмпирическое (исходя из обобщения поверхностных фактов и явлений);

7) по обусловленности принимаемых решений - ситуационное (с учетом складывающегося положения дел) или стратегическое, реализующее заранее запланированные действия;

8) по способу воздействия со средой - адаптивное (приспосабливающееся к ней) или конкурентное (навязывающее собственную линию);

9) по направленности (на процесс, на результат, на предотвращение будущих проблем).

Особой разновидностью социального управления является хозяйственное. Оно сформировалось в связи с необходимостью координации производственной деятельности людей.

Хозяйственное управление решает две задачи:

1) оперативную (тактическую) заключается:

- в обеспечении условий текущей деятельности фирмы;

в восстановлении постоянно нарушаемого равновесия между отдельными ее элементами, между ней в целом и внешней средой;

в организации деятельности работников по достижению поставленных целей;

2) стратегическую, обеспечивающую развитие и совершенствование фирмы, перевод ее в качественно и количественно иное состояние.

История знает несколько типов хозяйственного управления.

Традиционное было свойственно докапиталистической эпохе, покоилось на обычаях, слабо регламентировалось правилами и процедурами, не имело правовых основ. Управленческие функции осуществлялись главами патриархальных семейств, мастерами и т. п. на основе личной власти.

Предпринимательское управление возникло в эпоху зарождения капитализма, осуществлялось собственником по отношению к наемным работникам. Как и традиционное, оно ничем не регламентировалось.

Управление, как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.

Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов:

1) получение и анализ информации;

2) выработка и принятие решений;

3) организация их выполнения;

4) контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы;

5) вознаграждение или наказание исполнителей.

Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производимыми; одноступенчатыми и многоступенчатыми; скоротечными и продолжительными; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими. Управленческие процессы содержат как жесткие элементы, например, правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч.

Особенности управленческих процессов определяются как объективными, так и субъективными факторами (рис. 1.1.).

Рис. 1.1. Особенности управленческих процессов

В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определенные цели и программы действий); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь). Целью конкретного управленческого процесса являются изменение или, наоборот сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качественными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникновения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т. п.).

К элементам процесса управления относится управленческий труд.

Рис. 1.2. Элементы процесса управления

Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является "сырой", а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией, - от компьютеров, телефона, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.

Если управленческая деятельность полностью или частично решает поставленную задачу, воплощается в ожидаемом результате, причем обеспечивает его достижение на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. В первом случае речь идет о внешней эффективности, во втором - о внутренней.

Внешняя эффективность иначе называется выгодностью, а внутренняя - экономичностью, показывающей цену, которую пришлось заплатить за полученный результат (для этого он соотнится с величиной затрат). Чем результат в большей степени превышает затраты, тем экономичнее деятельность.

Эффективность управления можно определить в общем виде или в относительных величинах, например как соотношение цели и полученного результата (степень реализации цели), полученного результата и ресурсов, использовавшихся для его получения, экономического эффекта и затрат, потребности и ее удовлетворения, или в абсолютных величинах, скажем, в массе прибыли [5].

Управление персоналом это деятельность организации, направленная на эффективное использование людей (персонала) для достижения целей, как организации, так и индивидуальных (личных).

Из этого выплывает, что понятие "управление персоналом" имеет два основных аспекта:

1) функциональный;

2) организационный.

В функциональном отношении под управлением персоналом понимается исполнение таких самых важных элементов как: определение общей стратегии; планирование потребностей организации в персонале с учетом действующего кадрового состава; отбор и оценка персонала; повышение квалификации персонала и его переподготовка; система продвижения по службе; увольнение персонала; построение и организация работ, в том числе, определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности работ, условий труда; политика заработной платы и социальных услуг; управление затратами на персонал.

В организационном отношении управление персоналом охватывает всех сотрудников и все структурные подразделения в организации, которые несут ответственность за работу с персоналом.

Можно определить, что процесс управления персоналом включает следующие функции рис. 1.3.

Рис. 1.3. Основные функции процесса управления персоналом

Рассмотрим более подробно каждую из функций:

1) планирование - это постановка целей, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем;

2) организация - это постановка заданий перед каждым подчиненным, деление на отделы, делегирование части полномочий подчиненным, разработка каналов управления и передача информации, координация работы подчиненных;

3) руководство - это решение вопроса о определении стандарта для необходимых кандидатов, подбор, отбор рабочих, установление требований к исполняемой работе, оценка исполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие карьеры работников;

4) контроль - это установление отклонений от требований за количеством и качеством роботы, уровня продуктивности, проверка ответственности исполняемых работ установленным стандартам, нормам;

5) регулирование - это корректировка работ, установленных требований в случае необходимости [6].

Предприятие (организация, фирма), будучи целостной производственно-хозяйственной системой, тем не менее может быть представлена как совокупность составляющих ее элементов (подсистем), естественно взаимосвязанных (взаимодействующих) друг с другом. Количество таких подсистем может быть разным и зависит от заложенной при декомпозиции концепции.

Управление производством осуществляется через человека: через людей вносятся определенные коррективы в техническую, технологическую и организационную стороны процесса производства. Но и сами работники являются объектом управления. Это касается прежде всего количества и качества рабочей силы, формирования трудового потенциала, его развития и использования, мотивации трудового поведения, трудовых и личностных отношений и т.д.

Чтобы раскрыть содержание этого специфического вида управленческой деятельности, уточним сначала, что является объектом и субъектом управления.

Объект управления - это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады).

Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.

В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.

Целями управления персоналом предприятия (организации) являются: повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях; повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли; обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как: обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом; обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности); повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми [7].

Стратегии системного подхода к управлению человеческими ресурсами - являются важным вопросом в исследуемой предметной области.

Процесс совершенствования управления человеческими ресурсами предполагает своевременное устранение несоответствия между устаревшей практикой управления персоналом и современными, постоянно меняющимися требованиями внешней среды и должен осуществляться с обязательной реализацией следующих принципов:

1) целостность. Система управления человеческими ресурсами является неотъемлемой частью общей системы управления компанией и совершенствуется вместе с ней;

2) целенаправленность. Система управления человеческими ресурсами должна соответствовать целям и задачам компании и обеспечивать их реализацию;

3) социальную ориентированность. Система управления человеческим капиталом ориентирована на создание максимально благоприятных условий для работы персонала и формирования у него мотивации для достижения целей компании;

4) гибкость. Структура системы управления человеческими ресурсами может изменяться в процессе развития компании;

5) корпоративность. Система управления человеческими ресурсами обеспечивает участие в ее функционировании всех сотрудников компании;

6) системность. Определение системы управления человеческими ресурсами как элемента общей системы и обеспечение взаимной согласованности, непротиворечивости, унификации и исключение дублирования требований стандартов;

7) повторяемость. Определение круга объектов, к которым применимы вещи, процессы, отношения, обладающие одним общим свойством - повторяемостью во времени или в пространстве;

8) вариантность. Создание рационального многообразия (обеспечение максимума рациональных разновидностей) стандартных элементов, входящих в стандартизируемый объект.

В области комплектования кадров система управления человеческими ресурсами должна удовлетворять: полному и безусловному соблюдению требований законодательства страны по ведению кадрового учета и кадрового делопроизводства; соблюдению конфиденциальности персональных данных; системному планированию потребностей в персонале на основе целей развития компании; созданию и поддержке системы внутрикорпоративной коммуникации путем информирования сотрудников о появлении вакантных рабочих мест, возможностях профессиональной подготовки и повышения квалификации, программах развития персонала; управлению выполнения работ, направленных на достижение целей организации путем установления индивидуальных и коллективных задач и оценки их результатов; поддержанию уровня подготовленности персонала, необходимого для решения текущих и будущих задач, которые должны быть идентифицированы и определены в условиях отбора, найма, квалификации и обучения; поддержанию вовлечения работников, принятие решений и поощрение путем признания и наград за выполнение работ.

В области подготовки и развития персонала система управления человеческим капиталом должна выполнять следующие функции:

1) управление развитием навыков и карьерой путем найма, постоянного обучения, командной работы и предоставления благоприятных возможностей для карьерного роста;

2) своевременное определение потребности в компетентном персонале и в подготовке персонала;

3) обеспечение подготовки персонала в соответствии с определенными потребностями;

4) организацию обучения, направленного на достижение целей в рамках стратегий организации и предоставления его всем работникам;

5) непрерывность обучения всех категорий персонала профессиональной деятельности;

6) проведение оценки через установленный период времени эффективности подготовки кадров;

7) ведение соответствующих отчетов об обучении кадров, их подготовке, уровне мастерства и опыта.

В области социально-психологического, психологического, психофизиологического обеспечения система управления человеческим капиталом должна выполнять следующие функции: осуществлять своевременный и постоянный мониторинг состояния работников и выявлять отклонения от принятых норм; осуществлять оперативную коррекцию социально-психологического климата в подразделениях или отклонений функциональных состояний сотрудников; формировать целостную корпоративную культуру, обеспечивающую разумный компромисс между социальными и экономическими целями компании;

В области социального обеспечения система управления человеческим капиталом должна соответствовать следующим принципам:

1) полное и безусловное соблюдение требований законодательства страны по социальному обеспечению работников;

2) предоставление дополнительных социальных льгот и привилегий с учетом стажа и категории работника;

3) создание позитивного отношения работников к целям компании и формирование культуры организации направленной на то, чтобы постоянное улучшение являлось определяющим положением в развитии компании;

4) постоянный контроль улучшения условий и охраны труда, соблюдения коллективных и индивидуальных трудовых соглашений;

5) обеспечение согласованности целей отдельных работников, групп и организации в целом;

6) гарантии социального диалога посредством постоянного исследования нужд сотрудников;

7) использование информационной системы, облегчающей получение предложений и мнений работников.

Общие требования к построению и функционированию системы управления качеством. Система управления человеческими ресурсами должна отвечать следующим требованиям:

1) создаваться как совокупность организационно-управленческого, социально-психологического, психологического, социологического, психофизиологического обеспечения профессионального отбора, подготовки и профессиональной деятельности персонала;

2) опираться на четко сформулированные цели управления, которые, в свою очередь, должны иметь критерии оценки их достижения;

3) определять общие цели по повышению надежности и эффективности профессиональной деятельности, профессиональному развитию и поддержанию трудовой мотивации кадров;

4) функционирование на всех уровнях управления компании (компании в целом, структурного подразделения, отдельного исполнителя);

5) обеспечение многопланового характера воздействия на непосредственный объект управления (работников), включающего максимально широкую номенклатуру административных, экономических и социально-психологических методов;

6) введение системообразующего элемента, связывающего все ее составные части, а также увязанного с хозяйственными целями организации;

7) вводить аппаратно-программные средства и ERP-системы, адаптированные для использования работниками служб управления персоналом и руководителями всех уровней управления;

8) привлекать обязательства руководства организации по постоянному улучшению условий и охраны труда, обеспечению социального партнерства, информированию работников об условиях труда на рабочих местах, о существующих производственных рисках, о полагающихся компенсациях за нанесение вреда здоровью;

9) быть доступной заинтересованным сторонам;

10)измерять эффективность системы и выражать эффективность численно;

11)охватывать наибольшее количество результатов создаваемой системы;

12)отличаться простотой в применении;

13)учитывать всю полноту результатов и затрат.

Системообразующим фактором в процессе создания и проведения всех работ признается система факторов эффективного развития предприятия, охватывающая следующие составляющие: финансовую, клиентскую, внутренних бизнес-процессов, обучения и развития.

При этом первоочередным является обеспечение профессиональной, социально-психологической и психофизиологической адаптации персонала, обеспечивающий заданные уровни эффективности и надежности профессиональной деятельности, а также здоровья персонала в соответствии с организационно-управленческими требованиями.

Формулирование стратегии системы управления человеческими ресурсами (УЧР) требует ответа на три вопроса: "Где мы находимся?"; "Где мы хотим быть через год, два, три?"; "Каким образом нам достичь желаемого состояние?".

Общий подход к ее созданию, состоит из следующих шагов:

1) анализ наличия активов. С точки зрения ЧР, наличие пригодных активов зависит от того, насколько быстро и эффективно по затратам можно нанять необходимое количество ключевых сотрудников для успешного осуществления поставленных задач;

2) определение ожидаемости. Прогнозирование последствий выбираемой стратегии с точки зрения политики УЧР;

3) определение целей. Означает проработку основных вопросов, непосредственно вытекающих из содержания стратегии организации;

4) решение о средствах достижения целей. Общее правило заключается в том, что, чем точнее внешнее и внутреннее соответствие, тем лучше стратегия согласуется с требованием гибкой адаптации к изменениям.

Система управления человеческими ресурсами должна предусматривать: планирование заданных уровней профессиональных требований к надежности профессиональной деятельности и функциональных возможностей (работоспособности) персонала, показателей его жизнедеятельности, требований к обеспечению профессиональной эффективности; контроль плановых показателей; возможность осуществления корректирующих и предупредительных действий; внутренний аудит системы управления человеческими ресурсами и анализ ее функционирования, с тем, чтобы обеспечивать соответствие этой системы принятой стратегии и ее последовательное совершенствование; возможность адаптации к изменяющимся обстоятельствам; возможность интеграции в общую систему управления организации в виде отдельной подсистемы.

Процесс разработки стратеги УЧР включает в себя рассмотрение нескольких вариантов стратегического УЧР с последующим выбором наиболее подходящего варианта.

Для преодоления барьеров принятия стратегий рекомендуется выполнить следующие шаги:

1) провести анализ, а именно начальный анализ потребностей организации, ее культуры, факторов внешнего окружения и внутренних факторов.

2) позиционировать организацию на этапах развития;

3) сформулировать стратегию; при формулировании необходимы обоснование стратегии и определение связанных с ней затрат и выгод.

4) добиться поддержки. Особое внимание нужно уделить получению поддержки высшего руководства, линейных менеджеров и ключевых исполнителей. Этот процесс включает в себя разъяснение и обоснование намерений, а также вовлечение заинтересованных сторон в процесс формулирования стратегических планов.

5) оценить барьеры. Необходима оценка потенциальных барьеров, особенно безразличного отношения, сопротивления изменениям и нехватки ресурсов;

6) подготовить план действий, в котором должны быть прописаны необходимые шаги, сроки их выполнения и люди, за них ответственные. Составить план проекта с указанием сроков реализации программы, необходимых для каждого этапа ресурсов;

7) организовать управление проектом; этот процесс должен проводиться согласно плану действий в рамках проекта, включать в себя мониторинг процесса реализации запланированного и корректирующего действия по мере возникновения проблем;

8) провести оценку, поскольку, несмотря на предшествующее тщательное планирование, не следует воспринимать происходящее при реализации программы как должное [8].

Рассмотрим один из видов управления человеческими ресурсами.

К настоящему времени на Западе по существу оформилась школа "управления человеческими ресурсами". Построение моделей управления этой школы основывается на системном подходе.

Делаются попытки синтезировать новые современные требования к управлению человеческими ресурсами и выделить ключевые стратегические установки его дальнейшего совершенствования.

В работах ее представителей признавались изменения, происходящие в человеческих ресурсах под воздействием научно-технической революции и внешних по отношению к трудовой деятельности условий.

Для достижения организационной эффективности на первый план следует поставить требование комплексности в управлении и ориентацию на максимальное использование человеческих ресурсов и отлаженное функционирование системы управления этими ресурсами. При этом внимание должно уделяться ситуационным факторам управления, внешним (давление государства и профсоюзов, рыночные условия) и внутренним (философия управления, взгляды и ожидания работников, технология).

Концепция "человеческих ресурсов" явилась теоретическим отражением ситуации, при которой решающим фактором конкурентноспособности во многих технологически насыщенных отраслях стали обеспеченность квалифицированным персоналом, уровень его мотивации, организационные формы и другие факторы, определяющие эффективность использования персонала.

В связи с этим во многих организациях подход к работе с ЧР, основанный на "минимизации затрат", оказался несостоятельным.

Один из авторитетных специалистов по управлению человеческими ресурсами (Э.Шейн) указывал на следующие функции "системного управления человеческим ресурсом" (рис. 1.4.).

Рис. 1.4. Системное управление человеческими ресурсами

Функции "Системного управления человеческим ресурсом":

1) проведение анализа проблем труда, организации труда и оценки потенциальных возможностей работников; осуществление подбора, найма персонала и создание дееспособных коллективов;

2) непосредственное руководство трудовыми процессами: оценка выполнения заданий, материальное поощрение, продвижение и перемещение персонала, планирование карьеры, обеспечение возможности повышения квалификации;

3) совершенствование организации и управления трудовыми процессами, разработка альтернативных вариантов выполнения работ с соответствующими вознаграждениями;

4) прогнозирование изменений в области труда, реализация программ по переподготовке персонала в случае необходимости, осуществление качественных изменений в системе управления трудом.

"Для того, чтобы управление было эффективным, необходима увязка этих компонентов в единую целостную систему" - отмечал Шейн. Тем самым, комплексность рассматривается как важнейшее условие эффективности системы управления трудом [9].

Вопрос системного управления человеческими ресурсами, несмотря на тысячелетнюю историю, не является проработанным в должной степени. Теория управления в данном вопросе является набором разрозненных концепций, не всегда адекватных запросам бизнеса [10].

1.3 Оценка эффективности управления персоналом на предприятии от внедрения информационных технологий

Технологические революции, информатизация производственно-хозяственных процессов обусловили существенное изменение роли человеческого фактора как источника повышения эффективности производства [11].

На современном этапе в производственной и управленческой деятельности интеллектуальным дополнением к экономике и современной организации различной деятельности становится человеческий фактор.

Оценка трудовой деятельности персонала представляет собой целенаправленный процесс установления соответствия результатов деятельности личности требованиям исполняемой организационной роли. Такая оценка необходима в следующих целях: оценить профессионализм работника; выработать рекомендации по развитию личностных и деловых качеств сотрудников; определить степень соответствия оплаты труда затрачиваемым работников усилий, результативности его труда; определить основные направления развития персонала; сформировать эффективный механизм трудовой мотивации персонала.

Исходя из целей оценка персонала будет включать: текущий контроль за результатами деятельности; проведение аттестаций; анализ результатов текущего контроля и аттестаций; доведение результатов контроля и аттестаций до сотрудников.

Все многообразие показателей оценки деятельности персонала можно разделить на три группы: результативность труда; профессиональное поведение; личностные качества. В оценке результативности труда выделяют объективные и субъективные показатели. Объективные показатели охватываются информационной системой предприятия и используются для оценки производственного персонала и тех функциональных подразделений, результаты, деятельности которых могут иметь количественное выражение. Субъективные показатели используются при оценке деятельности и в тех подразделениях, где достаточно сложно установить численные критерии эффективности деятельности.

Показатели профессионального поведения охватывают такие стороны деятельности, как стремление к сотрудничеству, самостоятельность в принятии решений, готовность к принятию дополнительной ответственности и т. п.

Группа показателей личностных качеств (табл. 1.1.) является наиболее сложно определяемой, поскольку, во-первых, из всего многообразия качеств личности необходимо выбрать те, которые в наибольшей степени определяют результаты профессиональной деятельности; во-вторых, качества личности нельзя непосредственно наблюдать и измерять.

Таблица 1.1. Группа показателей личностных качеств

Группа параметров

Содержание параметров

Способности

Уровень полученного образования; необходимые знания (основные и дополнительные); практические навыки в определенной сфере профессиональной деятельности; опыт работы в определенных должностях; навыки сотрудничества и взаимопомощи.

Свойства

Личностные качества, необходимые для определенного вида деятельности; способность к восприятию профессиональных нагрузок; способность к концентрации памяти, внимания, усилий и т.п.

Мотивационные оценки

Сфера профессиональных интересов; стремление к самовыражению и самореализации; способность к обучаемости; заинтересованность в работе на определенной должности, ясность профессиональных перспектив.


Показатели всех трех групп одинаково важны для оценки работника, признание показателей какой-либо группы приоритетными неизбежно ведет к пренебрежению сотрудниками другими видами деятельности. В качестве оценщиков деятельности персонала могут выступать как руководители, так и коллеги и подчиненные оцениваемого. При этом они могут использовать следующие методы оценки: метод индивидуальной оценки; методы групповой оценки; технические методы оценки.

Методы индивидуальной оценки, по сути, представляют собой шкалирование, когда оценщиками предлагается заданная шкала с балльными значениями оцениваемых показателей. Методы групповой оценки дают возможность сравнивать между собой эффективность деятельности сотрудников внутри рабочей группы, сопоставлять работников между собой. Эти методы представляют собой ранжирование по одному или нескольким показателям.

Технические методы оценки труда персонала чаще всего применяются вместе с индивидуальными и групповыми. Наиболее распространенной их формой является эксперимент, который может быть двух типов: активный и пассивный. Методы оценки персонала применяются на предприятиях в том или ином виде. Они имеют и достоинства и недостатки. При этом утверждаются, что наиболее распространенной является периодическая документированная аттестация персонала, которая представляет собой непрерывный процесс.

Улучшение показателей эффективности деятельности организации возможно в результате разработки и реализации организационно-технических мероприятий, комплексно отражающих пути роста экономической эффективности управления. Предлагается следующая классификация мероприятий, связанных с ростом результата и снижением затрат ресурсов: технические, организационные, социально-экономические.

Технические мероприятия направлены на совершенствование технологий, оборудования, режимов переработки сырья, качества применяемых ресурсов.

Организационные мероприятия направлены на совершенствование организации учета, производства и труда, сокращения цикла производства, ремонта и экономии ресурсов.

Социально-экономические мероприятия направлены на улучшение условий труда и отдыха, применение мер стимулирования и ответственности, повышение мотивации, рост качества и производительности труда, развитие корпоративного духа во имя целей организации. Оценка социальной эффективности отражает социальный результат управленческой деятельности и характеризует степень использования потенциальных возможностей коллектива для осуществления миссии фирмы, ее общественную значимость. Показатели социальной эффективности управления характеризуются только результирующими составляющими, основные из них: повышение научно-технического уровня управления; уровень интеграции процессов управления; повышение квалификации менеджеров; повышение уровня обоснованности принимаемых решений; формирование организационной культуры; управляемость системы; удовлетворенность трудом; завоевание общественного доверия; усиление социальной ответственности организации; экологические последствия.

Для оценки эффективности работы менеджера необходимо определить, с помощью каких форм и по каким направлениям оценивается деятельность менеджера и персонала. В зависимости от постановки цели при определении результата деятельности менеджера выбираются соответствующие формы ее оценки. В настоящее время наиболее широкое применение получили следующие формы оценки деятельности менеджера: анкетирование, психологический аудит, собеседование, графологический анализ, изучение кадровых документов, оценочные испытания.

Исходя из форм, оценку деятельности менеджера, можно разделить на две главных составляющие (рис. 1.5.).

Рис. 1.5. Форма оценки деятельности менеджера

Оценка эффективности труда менеджера, в свою очередь, является комплексным процессом и состоит из следующих этапов:

1) оценка личного вклада менеджера;

2) оценка эффективности использования рабочего времени менеджера;

3) оценка результатов работы менеджера;

4) оценка содержания труда менеджера.

Личностные и профессиональные качества менеджера являются теми средствами, которые применяются им ежедневно в процессе анализа и принятия управленческих решений, контроля, за их выполнением. При проведении аттестации работников, как правило, оценка проводится по трем группам качеств: профессионализм и компетентность; деловые качества; личные характеристики.

Значительные характеристики в оценке деятельности менеджера занимает проблема определения личного вклада менеджера в итогах деятельности компании. В настоящее время существует несколько подходов к решению данной проблемы, а именно: определять личный вклад по удельному весу заработной платы работников аппарата управления в себестоимости готовой продукции или измерять личный вклад с помощью показателя выработки на одного работающего с учетом сложности труда и качества продукции. Но в конечном счете предлагаемые варианты сводятся к их первоначальному назначению - вычислению затрат предприятия на содержание аппарата управления, что не отвечает поставленной задаче - определению личного вклада управленца.

Экономическую эффективность управления можно определить с использованием основных показателей: экономическая эффективность использования материальных ресурсов, производственных фондов, капитальных вложений деятельности персонала, а также обобщающего и динамического показателей оценки эффективности. Основными мероприятиями повышения экономической эффективности управления являются: технические, организационные и социально-экономические.

Оценка социальной эффективности отражает социальный результат управленческой деятельности и характеризует степень использования потенциальных возможностей коллектива для осуществления миссии организации. Оценить вклад менеджера в деятельность организации можно с помощью с помощью показателей: управленческая добавленная стоимость; добавленная бизнесом стоимость и рентабельность. Показатели оценки персонала позволяют создать систему мотивации работников управления, поставить оплату их труда в определенную зависимость от эффективности управления, что способствует совершенствованию управления организацией и требует определенных капиталовложений и инвестиций [12].

Оценка результатов деятельности подразделений управления организации - это систематический, четко организованный процесс, нацеленный на интенсификацию управленческого труда, организацию здоровой конкуренции между подразделениями управления организации, соблюдение принципа социальной справедливости, принципа оплаты по труду.

Оценка деятельности подразделений аппарата управления направлена на соизмерение затрат и результатов, связанных с их деятельностью, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в прошлом, с итогами деятельности других организаций.

Содержание деятельности подразделений управления организации, отдельных руководителей или менеджеров высшего звена определяется составом или совокупностью тех основных функций, которые они призваны выполнять в своей организации. Классификация факторов, обеспечивающих высокий конечный результат всей организации и каждого ее работника, приводится на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Классификация факторов, влияющих на результативность труда в аппарате управления организацией.

Оценка результатов деятельности подразделений управления должна ориентировать управленческий персонал на достижение конечных результатов производства (рост прибыли и дохода, снижение затрат и расхода ресурсов), поскольку последние и выступают в качестве главных оценочных показателей их деятельности и создаются всем трудовым коллективом организации. В связи с этим одним из важнейших вопросов оценки результативности деятельности подразделений управления является выбор критериальных показателей оценки результативности, отражающих, с одной стороны, результаты экономического развития организации, а с другой - социальную эффективность работы управленческого персонала. Система критериальных показателей включает три группы.

Первая группа показателей характеризует общую экономическую эффективность работы организации и включает такие показатели, как прибыль, являющуюся основным финансовым результатом деятельности организации, себестоимость продукции и др. К этой же группе показателей следует отнести затраты на управление, которые рассчитываются либо в виде абсолютной величины расхода на содержание аппарата управления, либо как относительная величина в виде удельного веса в стоимости продукции и характеризует экономичность управления. Важным показателем, характеризующим эффективность производства, является показатель внедрения научно-технического прогресса, рассчитываемый как суммарный годовой эффект от внедрения новой техники и технологии.

Вторая группа показателей - показатели качества, сложности и результативности труда - должны характеризовать наиболее существенные результаты трудовой деятельности конкретного подразделения управления и организацию труда управленческого персонала. К ним можно отнести производительность труда, соотношение темпов роста производительности труда, соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы, среднегодовую заработную плату работников, общие потери рабочего времени в расчете на одного работника и т. д.

Производительность труда в общем виде характеризуется соотношением объема производственной продукции и затрат трудовых ресурсов. Этот показатель может определять продуктивность любых экономических ресурсов. Показатель продуктивности, или производительности, труда служит критерием экономической эффективности не только определенной трудовой или производительной деятельности, но и всей рыночной системы, а также мерилом развития действующей техники и технологии производства, трудового потенциала и человеческого капитала и как результат - уровня жизни людей.

Размеры и динамика среднегодовой заработной платы характеризуют денежный эквивалент стоимости рабочей силы и в определенной мере - уровень жизни работников.

Показатель общих потерь рабочего времени на одного работника из-за болезней, неявок, целодневных и внутрисменных простоев представляет резерв улучшения использования рабочего времени на производстве.

Показатель качества труда представляет собой совокупность свойств процесса труда работника, осуществляемого в конкретных производственных условиях, обеспечивающих получение качественного результата работы - продукции, товара, услуги и характеризуется целым рядом факторов, представленных на табл. 1.2.

Таблица 1.2. Факторы показателей качества труда

Экономические факторы

Личностные факторы

Организационно-технические факторы

Социально культурные факторы

Сложность труда Квалификация работника Народнохозяйственное значение отрасли Условия труда Трудовой стаж

Умение Добросовестность Оперативность Инициатива Творческая активность Трудовая дисциплина

Привлекательность Техническая оснащенность производства Уровень технологической организации производства Рациональная организация труда

Коллективизм Социальная активность Общекультурное и нравственное развитие


На практике находят применение следующие виды показателей оценки качества труда: уровень сдачи продукции; количество возвратов продукции в связи с допущенными при ее изготовлении дефектами; сокращение потерь от брака против допустимого уровня или выход годного продукта; снижение количества обоснованных рекламаций, выход высших сортов, балльная оценка и некоторые другие показатели.

В третью группу включена совокупность показателей социальной эффективности работы подразделений управления, в составе которых такие показатели, как текучесть персонала, уровень трудовой дисциплины, уровень абсентеизма, соотношение различных категорий работающих, надежность работы персонала, равномерность загрузки персонала, социально-психологический климат в коллективе и др.

Показатель текучести кадров свидетельствует об уровне стабильности трудового коллектива и, как следствие, об уровне организации работы с персоналом в подразделении, о состоянии условий труда и быта, об уровне охраны труда и т. п. Надежность работы персонала определяется вероятностной величиной возможных сбоев в работе подразделения из-за несвоевременного предоставления информации, ошибок в расчетах, нарушения трудовой дисциплины и является важным оценочным показателем результативности работы управленческого персонала. Равномерность загрузки персонала характеризует удельный вес потерь и перегрузок работников в общей трудоемкости производства и в значительной степени влияет на конечные результаты деятельности подразделений управления организацией. Уровень трудовой дисциплины отражает отношение числа случаев нарушения трудовой и исполнительской дисциплины у общей численности персонала и позволяет судить о величине потерь рабочего времени, связанных с недобросовестным отношением к выполняемым обязанностям.

Соотношение численности различных категорий персонала в основном показывает отношение численности производственного персонала (рабочих) к численности управленческого персонала (служащих) и характеризует уровень квалификации персонала подразделения, а также уровень организации труда, а частности уровень функционального разделения труда.

В конкретном случае номенклатура критериальных показателей результативности деятельности подразделений управления может быть определена методом технико-экономического анализа, анкетирования руководителей и специалистов организации, экспертных оценок, и др. [13].

В современном обществе любая организация не может обойтись без соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить конкурентопособность предприятия и улучшение ее работоспособности. Для того чтобы выявить, эффективна ли система со стороны экономической эффективности или нет, необходимы определенные знания в данной области и пути решения данного вопроса.

Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки зрения востребованности и прибыльности. Задача информационных технологий - поддержка и ускорение реализации бизнес-процессов предприятия. Как правило, преимущества информационных технологий у руководящего состава предприятий не вызывают сомнений. Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топ-менеджмента предприятий, однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.

Для многих руководителей предприятий возврат на инвестицию в информационные технологии не является главнейшим критерием для принятия решения о реализации проектов. Оценивают чаще эффективность систем с точки зрения повышения производительности труда. Однако в международной практике сложилось несколько различных методологических подходов к оценке эффективности от эксплуатации информационных систем.

Методологические подходы к оценке эффективности информационных систем охватывают следующие понятия.

Инвестиции в информационные технологии дают отдачу в виде роста рыночной капитализации предприятия за счет её большей управляемости, прозрачности, новых компетенций, производственной культуры, привлекательности для клиентов и сотрудников, уменьшения бизнес-рисков. В долгосрочной перспективе инвестиции в ИТ (информационные технологии) снижают дисконт на поток наличности от операционной деятельности предприятия, повышая её биржевую стоимость, а также снижают ставку банковского процента за счет уменьшения рискованности бизнеса.

ИТ являются структурным элементом системы корпоративного управления, обеспечивая потоки внешней и внутренней информации для управления предприятия, и всех лиц так или иначе заинтересованных в содержании управленческой информации предприятия. ИТ являются основным источником такой информации и решают задачи по её формированию, сохранению и воспроизведению, обеспечивая конкурентоспособность, непрерывность и развитие бизнеса.

Инвестиции в ИТ являются основным инструментом для поддержания конкурентоспособности предприятия. Гарантия конкурентоспособности для предприятия - это применение ИТ в области формирования, поддержания и развития продуктовых линеек, цепочек поставок и отношений с клиентами в их динамике.

Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих конкурентоспособных качеств компании:

1) сокращение сроков поставок продуктов заказчикам;

2) сокращение сроков ввода в производство новых продуктовых линеек;

3) гибкость в планировании производства продукции за счет автоматизации управления материальными потоками;

4) возможность управления себестоимостью продукции;

5) автоматизация отношений с клиентами.

На уровне функциональных подразделений внедрение информационной системы способно разрешить проблемные места в сложившейся "фактической" системе отношений. Каждое подразделение имеет свой собственный набор параметров эффективности работы системы. Так, например, функциональное подразделение технологической подготовки производства увеличивает производительность труда технологов, маркетинг получает контроль над исполнением заказов, снабжение получает операционное планирование закупок, ориентированное на материальное обеспечение производства и т.п.

Портфельный подход.

Наиболее часто используемый подход оценки проектов по внедрению информационных технологий в предприятие - это так называемый портфельный подход. Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля для предприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий перечень бизнес-процессов предприятия с указанием всевозможных средств их автоматизации и оптимизации в сравнении. Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ руководством предприятия на основании оценки, проведенной специалистами ИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда (естественно, при оптимизации бизнес-процессов командой внедрения в рамках проектов по интеграции соответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии.

Бюджетный подход.

Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходованием средств. Данный подход применяется предприятиями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством, когда большая часть ИТ-бюджета уходит не на внедрение новых ИТ-решений, а на поддержание уже внедренных ИТ (более 70% от бюджета). Как правило, предпрития определяют долю в процентах от, например, дохода предприятия которое уходит на инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметром в обосновании для формирования такого бюджета является рост производительности труда.

Стоит заметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы, такой подход не применим, так как бюджетировать расходы на ИТ в непроизводительный труд не имеет никакого смысла, сначала необходимо изменить суть бизнес-процессов, привести предприятие в соответствие с современными требованиями к ИТ-оснащенности. Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к росту производительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, "заказывает" разработку у ИТ-подразделения. Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается эффективное участие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального подразделения, и работников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение, осваивая бюджеты от внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков для закупки/интеграции ИТ-решений [15].

Управление персоналом понимается как деятельность организации, направленная на эффективное использование людей (персонала) для достижения целей, как организации, так и индивидуальных (личных). Управление бывает естественным, техническим и социальным. По своим свойствам люди существенно отличаются от других используемых организацией ресурсов, а значит, требуют особых методов управления.

Таким образом, управление персоналом достаточно сложный процесс, который невозможен без соответствующего знания о методах, принципах, стилях управления персоналом и без выработки соответствующей концепции управления.

Кроме того, управление персоналом имеет важное значение для всех организаций - больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей. В систему управления персоналом входит: планирование персонала; развитие персонала; стратегия управления персоналом; обучение; оплата труда, материальное стимулирование. Оценка трудовой деятельности персонала представляет собой целенаправленный процесс установления соответствия результатов деятельности личности требованиям исполняемой организационной роли. Такая оценка необходима в следующих целях: оценить профессионализм работника; выработать рекомендации по развитию личностных и деловых качеств сотрудников; определить степень соответствия оплаты труда затрачиваемым работников усилий, результативности его труда; определить основные направления развития персонала; сформировать эффективный механизм трудовой мотивации персонала.

В современном обществе любая организация не может обойтись без соответствующих информационных технологий, которые позволяют повысить конкурентопособность предприятия и улучшение ее работоспособности. Автоматизация процесссов управления - это первый шаг к успеху любого предприятия.

        

        
Раздел 2. Информационная деятельность в управлении персоналом на предприятии: анализ содержания и технологического обеспечения

         управление информационный документальный персонал

         2.1 Значение информационной деятельности на предприятии


Как уже было сказано в предыдущих параграфах магистерской работы, любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Организационное управление невозможно без информационного сопровождения и соответствующей поддержки. Поэтому в недрах традиционной информатики вопросы информационного обеспечения организационного или административного управления разрабатывались достаточно интенсивно. Исследования проводились в рамках изучения соответствующих потребностей разных категорий потребителей.

В 1970-е гг. информационные работники поняли необходимость особого внимания к такой категории потребителей информации, как руководители. Появилась необходимость информационного обеспечения управления в таких социальных системах, как наука, техника, промышленность, экономика, торговля, здравоохранение. Эта задача оказалась крайне необычной.

Во-первых, работники информационной службы впервые столкнулись с ситуацией, в которой научно-техническая информация является хотя и важным, но далеко не главным компонентом в структуре информационного обеспечения. Даже в управлении наукой и научным учреждением, наряду с научной, требуются экономическая, социально-политическая, идеологическая, административная и другие виды информации. В еще большей степени это относится к иным сферам управления.

Во-вторых, та информация о достижениях науки и техники, которые необходима руководителям, значительно отличается по своему характеру от научно-технической информации, используемой учеными и инженерами. Это информация о вариантах решений и возможных последствиях их принятия. Ее содержат не тексты большинства статей и книг, а специальные обзоры, прогнозы, таблицы, графики. При информационном обеспечении организационного управления информационные службы, пожалуй, впервые встретились с необходимостью полной переработки информации.

Существует много определений информационной деятельности.

В общем случае под информационной деятельностью понимается совокупность операций по восприятию, переработке и выдаче информации в области систем коммуникации [25].

Информационная деятельность - это совокупность действий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства [26]. Дефиниции приведенные в терминологических словарях, отличаются лишь уточнением понятия "совокупность действий", которое сводится к такому содержанию - это совокупность процессов сбора, анализа, преобразования, хранения, поиска и распространения информации [27].

В целях удовлетворения этих потребностей органы государственной власти и органы местного и регионального самоуправления создают информационные службы, системы, сети, базы и банки данных.

Порядок их создания, структура, права и обязанности определяются Кабинетом Министров Украины или другими органами государственной власти, а также органами местного и регионального самоуправления [28].

Целью информационной деятельности является удовлетворение информационных потребностей основных потребителей, которыми являются руководители и сотрудники учреждений и организаций.

Объектом информационной деятельности является вся информация, которая циркулирует в указанных учреждениях и организациях.

В процессе информационной деятельности ее объекты подвергаются определенной трансформации, реальной и виртуальной: учету, систематизации, каталогизации, хранению, предоставлении пользователям.

Процесс информационной деятельности представляет собой совокупность целенаправленных действий по сбору, хранению, поиску, преобразованию и обмена информацией.

Результатом информационной деятельности является готовый информационный продукт (документ), который в дальнейшем может быть использован, в том числе для принятия управленческих решений.

Особое место принадлежит научно-информационной деятельности (НИД). В понятие НИД входят следующие взаимосвязанные и взаимообусловленные информационные процессы: сбор; аналитико-синтетическая переработка (преобразование); хранение; поиск; распространение.

Информационное обеспечение предпринимательства - один из важнейших элементов развития отечественного бизнеса. В этом процессе задействован целый ряд структур, каждая из которых должна выполнять свои, свойственные только ей функции, в тесной координации с остальными.

Информационная деятельность непосредственно связана с информационными потребностями [31].

Систематическое расширение сферы применения компьютеров и других средств при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость поиска путей повышения эффективности деятельности информационных подразделений. Представляется, что наиболее важными вопросами повышения эффективности являются следующие:

1) обоснование места каждого информационного подразделения в системе управления производством в соответствии с классификацией и разработка на этой основе соответствующих положений их деятельности;

2) разработка необходимых норм и нормативов системы экономического стимулирования, ценообразования и хозяйственного расчета;

3) обоснование системы экономических показателей для планирования и оценки производственной деятельности информационных подразделений [32].

Любая организация состоит из людей, данное очевидное утверждение подразумевает гораздо менее очевидные отношения и принципы деятельности. Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т. п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны понимать и согласовывать задачи людей своей организации с задачами самой организации. Этим занимаются информационные работники.

В свою очередь, информационный работник - это работник умственного труда (категория работников, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации; включает программистов, аналитиков, специалистов по планированию и др.).

Информационные потребности организации зависят от ее стратегических задач и проблем, они определяют области необходимой информации и приоритеты. Информационные работники должны быть осведомлены об этих стратегических задачах и проблемах. Они должны быть знакомы с заявлениями главного руководителя, такими публикациями, как ежегодный отчет, сообщениями крупных совещаний, программами исследований и разработок, если они имеются, и т. п. Эта основа включает минимальные знания, необходимые для преуспевающих информационных работников.

Однако организация включает людей, которые должны собирать информацию, анализировать ее и использовать для дальнейшего действия. Эти люди, информационные потребители, являются разными и занимают различные должности в организации - от главного исполняющего руководителя до руководителей проекта, руководителей маркетинга, ученых-исследователей, юристов и т. п. Поскольку, они в определенной степени разделяют стратегические цели и идеалы своей организации, на их взгляд дальнейшее влияние оказывает их собственное уникальное положение в организации и их индивидуальные личности.

Информация имеет различное значение и требует действий отдельных людей. Информация должна отыскиваться людьми, которые должны понимать потребности пользователей информации, и должна передаваться для использования. Хорошо разработанная информационная технология, мощное программное обеспечение, большие базы данных и соответствующие средства для обеспечения конкурентоспособности очень полезны, делают доступ к информации более легким, полным, быстрым и дают лучшее представление [34].

        

         2.2 Анализ содержания информационной деятельности на предприятии


Информационная деятельность пронизывает все сферы человеческой деятельности, однако отличилась от них своими целями, задачами, средствами и результататмы. Создание аналитических центров различного уровня, подготовка обзорно-аналитических документов, разработка информационно-аналитических технологий обусловили необходимость обращения к сущности информационной деятельности и ее направлений [35].

Основными направлениями информационной деятельности являются: политическое, экономическое, социальное, духовное, экологическое, научно-техническое, международное и т. д. Государство обязано заботиться о своевременном создании, надлежащем функционировании и развитии информационных систем, сетей, банков и баз данных во всех направлениях информационной деятельности. Государство гарантирует свободу информационной деятельности в этих направлениях всем гражданам и юридическим лицам в пределах их прав и свобод, функций и полномочий.

Основными видами информационной деятельности являются производство информации, получение, использование, распространение и хранение информации [36].

Получение информации - это приобретение, накопление в соответствии с действующим законодательством Украины документированной или публично объявляемой информации гражданами, юридическими лицами или государством.

Использование информации - это удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства.

Распространение информации - это обнародование, реализация в установленном законом порядке документированной или публично объявляемой информации.

Хранение информации - это обеспечение надлежащего состояния информации и ее материальных носителей.

В Украине создаются условия для получения профессионального образования в области информационной деятельности через систему ее учебных заведений.

Для обеспечения успешного функционирования и развития национальных систем информации в Украине осуществляются изыскательские фундаментальные и прикладные научные исследования в области информационной деятельности.

С этой целью создаются научные учреждения, научно-производственные подразделения, объединения, ассоциации, центры новых информационных технологий и другие формирования, в том числе с участием зарубежных партнеров.

Отдельными видами информационной деятельности законодательство Украины определяет: деятельность печатных СМИ, деятельность информационных агентств, научно-информационная деятельность, статистическая деятельность, рекламная деятельность, библиотечное дело, архивное дело, предоставления телекоммуникационных услуг и т. д. Данные виды информационной деятельности выполняют важные функции по удовлетворению информационных потребностей человека, общества и государства [37].

Закон Украины "О научно-технической информации" определяет научно-техническую деятельность как совокупность действий, направленных на удовлетворение потребностей граждан, юридических лиц и государства в научно-технической информации, которая заключается в ее сборе, аналитико-синтетической обработке, фиксации, хранении, поиске и распространении [38].

Отдельные законодательные и подзаконные нормативно-правовые акты определяют специфические виды информационной деятельности. Закон Украины "О научно-технической информации" определяет, что аналитически-синтетическая обработка научно-технической информации - это процесс обработки информации по методу анализа и синтеза содержания документов с целью получения необходимых сведений, а также путем их классификации, сопоставления и обобщения.

Информационно-аналитическая деятельность - это совокупность действий и мероприятий на основе концепций, методов и средств, нормативно-методических материалов для сбора, накопления, обработки и анализа данных на основе информационных технологий.

Отдельная сфера информационных отношений связана с защитой информации. В соответствующих нормативно-правовых актах применяется понятие "объект информационной деятельности" - инженерно-техническое сооружение (помещение) с определенной контролируемой зоной, где осуществляется деятельность, связанная с информацией, подлежащей технической защите [39].

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях, на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ).

Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов [40].

Информационная деятельность включает документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления организации или учреждения, организационную культуру. Если процесс делопроизводства поставлен рационально, специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления .

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий.

Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

От правильной организации делопроизводства, наиболее полной его механизации и автоматизации зависит эффективность управления в целом.

Документирование - это создание документов, то есть их подготовка, составление, оформление и изготовление. Процесс документирования достаточно сложен. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз за обычную скорость речи. Следует учитывать, что вспомогательные операции при работе с документами (процесс фиксации мысли на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печати, сверки, исправления, сбор подписей, согласование, визирование, утверждение) преобладают над формированием информации, которую предполагается преобразовать в документ.

Это объясняется несовершенством документирования, нехваткой технических средств работы с документами. Организация работы с документами - является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. В организации работы с документами важное значение имеет повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого процесса и уменьшения затрат труда и времени на эту работу. От 30-45 процентов своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами. Поэтому организация работы с документами должна быть строго подчинена принципу деловой необходимости.

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен обладать информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и увольнять работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Учет кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации независимо от количества личного состава.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:

2) об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;

3) о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

4) о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;

5) о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.

Чтобы получать упомянутые и другие данные о личном составе кадровая служба ведет соответствующую кадровую документацию.

Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовки и воспитания). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельного человека с учреждением.

По функциям управления кадрами выделяют следующие основные группы документов:

1) личные дела и личные документы работников;

2) организационно-распорядительная документация;

3) первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относится паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридически подтверждают сведения, что их работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы по специальности и т.д.

Личными также являються документы, выданные учреждениями своим работникам для целевой рекомендации: пропуск, удостоверение, справка, подтверждающая место работы, должность, заработную плату.

К личным документам по юридическому назначению можно отнести заявления работников о приеме на работу, увольнении или перемещении, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника - аттестационный лист, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга и т.п..

Организационно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров [41].

Документооборот - это движение документов в учреждении на момент создания до отправления. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, например, за год. Задача правильной организации документооборота является установление рациональной последовательности движения и обработки документированной информации, достижения требуемой точности, которая обеспечивает быстрое прохождение документов от момента их получения (составления) и выполнения. Целесообразно разрабатывать схемы прохождения и обработки основных видов документов, которые должны основываться на принципе однократной регистрации документов и децентрализации соответствия при выполнении управленческих функций.

Скорость документооборота зависит от качества документационного обслуживания аппарата управления в целом и от системы организации делопроизводства (полной или частичной).

Полная централизация делопроизводства рекомендуется для применения в учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год (IV категория) и небольшим количеством структурных подразделений. Децентрализованная система делопроизводства имеет место в учреждениях с территориально разделенными структурными подразделениями и количеством документов свыше 100 тыс. единиц в год.

В современных условиях, в святи с развитием информационных технологий, на предприятиях имеется возможность внедрения систем електронного документооборота, которые позволяют хранить документы, вести их историю, обеспечивать их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Система документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется. Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач документооборота в организации. Первый заключается последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные участки управления документооборота и отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации документооборота и управления процессами и создание на её базе приложений, интегрированных в единый комплекс. Первый подход реализует "фиксированную" функциональность. Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией и пр. Основным достоинством такого подхода является их относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест, ориентированных на выполнение рутинных операций, изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки.

Однако в современной организации всё чаще возникает вопрос о необходимости комплексной автоматизации документооборота. Внедрение платформы автоматизации документооборота позволяет избежать проблем, возникающих при "частичной автоматизации" задач документооборота. В настоящее время все системы, представленные на украинско-российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задач автоматизации документооборота, развиваются на базе одной из трёх основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся ещё в конце 80-х начале 90-х годов. А именно концепций:

1) GroupWare приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchnge);

2) Систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);

3) Cистем автоматизации бизнес-процессов (Staffware Workflow).

Все эти концепции в той или ной степени могут быть использованы при решении задач, связанных с автоматизацией документооборота, однако реализация их осуществляется различными способами. Так, например, Groupware-приложения акцентированы на упрощение работы с электронными формами и процессов их создания, а также обеспечение мощных механизмов интерактивной работы с их групповыми представлениями. Системы архивов документов сконцентрированы на всём, что имеет отношение к работе с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (поиск, блокировку) и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация. Workflow-приложения предназначены для моделирования и собственно, управления бизнес-процессами, а также для организации средств доступа к информации (универсальная очередь знаний), управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средств контроля за ходом процесса и пр.). Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации документооборота сконцентрирован на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительные функции, либо реализует их, но в степени, недостаточной для построения качественных законченных решений.

Так, например, Groupware-приложения не вполне удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Кроме того, в них сложно реализовывать развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учётных картотек документов. Средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются внешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, имеют существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации [43].

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

1) документы теряются;

2) накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

3) документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

4) тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

5) создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

6) на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

1) обеспечит слаженную работу всех подразделений;

2) упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

3) повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

4) повысит оперативность доступа к информации;

5) позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

        

        
2.3 Современное состояние информационно-документального обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"


Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Виды информации и требования к ней.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе [45].

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутрифирменного движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Определим общую характеристику предприятия ООО "Т Престиж".

Общество с ограниченной ответственностью "Т Престиж". Общество в своей деятельности руководствуется Конституцией Украины, законом Украины "О хозяйственных обществах", другим законодательством Украины и уставом. Общество является экономически самостоятельным и полностью независимым от исполнительных и распорядительных органов государственной власти в решениях, связанных с его оперативной деятельностью, а также относительно требований и указаний, которые не отвечают действующему законодательству. Также общество может приобретать имущественные и личные неимущественные права, вступать в отношения. Имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, штамп, торговый знак и другие реквизиты.

Предмет деятельности Общества следующий:

1) в области общественного питания;

2) в области торговли;

3) в области производства, добычи и переработки;

4) в области автосервиса и ремонта транспорта;

5) в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований;

6) транспортные услуги;

7) внешнеэкономическая деятельность.

Подробнее остановимся на деятельности в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований.

Деятельность в области рекламы, издательства, информации и маркетинговых исследований сосредотачивается на: предоставлении рекламных услуг; производстве рекламной продукции; предоставлении услуг информационного и консалтингового характера, с использованием современных компьютерных информационных технологий, в том числе собственного производства; организации и проведении выставок, ярмарок , фестивалей, конкурсов, лотерей, конференций, семинаров, шоу, аукционов и участие в них; организации издательской деятельности, печатание книг, газет и другой полиграфической продукции; организации студий аудио и видео записи; копировально-монтажувальних услугам.

Органами управления Общества являются: собрание участников Общества; директор.

Должностными лицами органов управления Общества признаются директор и Председатель Ревизионной комиссии.

Должностными лицами органов управления Общества не могут быть члены выборных органов общественных организаций, военнослужащие, должностные лица органов прокуратуры, суда, государственной безопасности, внутренних дел, арбитражного суда, государственного нотариата, а также органов государственной власти и управления, которые призваны осуществлять контроль за деятельностью Общества лица, которым суд запретил заниматься отдельными видами деятельности, не могут быть должностными лицами органов управления Общества. Лица, имеющие непогашенную судимость за кражи, взяточничество и другие полезные преступления, не могут занимать руководящие должности и должности, связанные с материальной ответственностью.

Должностные лица должны хранить коммерческую тайну и конфиденциальную информацию и несут за ее разглашение ответственность, предусмотренную действующим законодательством Украины.

Директор избирается из числа участников, или наемных работников.

В Обществе создается исполнительный орган - директор. Директор решает все вопросы деятельности Общества, за исключением тех, которые относятся к компетенции собрания участников. Директор подотчетному собранию участников и организует выполнение их решений также действует от имени общества в пределах, установленных учредительными документами. Директор имеет право без доверенности выполнять действия от имени Общества и не может быть одновременно председателем собрания участников.

Директор решает следующие вопросы:

1) организует выполнение решений собрания участников Общества;

2) признает условия оплаты труда должностных лиц общества, его дочерних предприятий, филиалов и представительств;

3) утверждает штатное расписание Общества и определяет условия оплаты труда работников;

4) решает вопросы премирования работников Общества;

5) определяет организационную структуру Общества;

6) принимает решение о проведении аудита финансовой деятельности Общества и выбора аудитора;

7) издает приказы, распоряжения, инструкции, другие указания по вопросам деятельности Общества;

8) распоряжается средствами и имуществом Общества, выдает доверенности;

9) заключает и развивает договоры, соглашения;

10)распределяет обязанности между своими заместителями, руководителями структурных подразделений, утверждает должностные инструкции;

11)открывает и закрывает банковские счета.

Контроль за деятельностью директора предприятия осуществляется учредителями.

Всем известно, для того, чтобы предприятие было успешным и конкурентоспособным, ему необходимо поставить перед собой определенные миссии, цели и задачи.

Разработка миссии является начальной точкой любого совершенствования системы управления, так как определение миссии необходимо для того, чтобы выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую деятельность предприятия подчинить ее решению. Формирование миссии позволяет определить, для чего существует конкретная организация.

ООО "Т Престиж" является крупнейшим кондитерским предприятием, которое работает за современными европейскими технологиями. Деятельность состоит в изготовлении кондитерских и хлебобулочных изделий. Таким образом, на данное предприятие возложена огромная ответственность по эффективному проиводству вышеуказанных изделий. Для достижения этой эффективности, ООО "Т Престиж" должен иметь четко сформулированную миссию, обозначить конкретные цели и задачи и стремиться создавать эффективное управление на всех структурных уровнях.

Стратегической целью деятельности ООО "Т Престиж" является удовлетворение потребностей населения, организаций и предприятий путем внедрения новых технологий, выполнения работ, предоставление услуг с учетом економической ситуации в Украине и мире.

Основными задачами предприятия являются: повышение качества и надежности продукции, применение новых технологий, техническое совершенствование.

Сотрудники предприятия являются основой потенциала ООО "Т Престиж". На сегодняшний день персонал компании насчитывает около 523 человек, которые стремятся к достижению опредлеленнных целей, с помощью сплоченной команды, под руководством директора.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Как и любая, организационно-управленческая структура, ООО "Т Престиж" имеет три уровня управления: высший, средний и оперативный. На высшем уровне управления принимаются наиболее общие решения по управлению предприятием и осуществляются функции стратегического планирования, общего контроля и связи с внешними структурами. На среднем уровне решения высшего уровня детализируются, преобразуются в конкретные планы, осуществляется выполнение функций текущего планирования, связи между высшим и низшим уровнями управления, контроля, управления производством и потоками ресурсов. Результатом деятельности работников оперативного уровня является выполнение производственной программы, происходит реализация функций управления основным и вспомогательным производством, оперативного управления и местного контроля.

Во главе предприятия, как было сказано ранее, стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия. Также он распоряжается в пределах предоставленного ему права имуществом, заключает договора. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность комбината, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия.

В подчинении директора находятся заместитель директора по экономике и финансам; заместитель директора по коммерческим вопросам; заместитель директора по персоналу и общим вопросам; главный бухгалтер; главный инженер (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Организационная структура управления ООО "Т Престиж".

Заместитель директора по экономике и финансам - осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности компании, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства и качества выпускаемой продукции, снижение ее себестоимости, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Заместитель директора по персоналу и общим вопросам возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Также, в подчинении директора стоит главный инженер. Он определяет техническую политику. Обеспечивает постоянное повышение уровня технической подготовки производства, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат на производство продукции, работ, высокое их качество.

Таким образом, можно сделать вывод, что высшее руководство компании ООО "Т Престиж" имеет линейную структуру управления. Это проявляется в непосредственном подчинении по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.

Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств:

1) четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

2) быстрота реакции в ответ на прямые указания;

3) личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др.

В предприятии хорошо поставлена практика делегирования полномочий, входящих в непосредственную компетенцию определённого подразделения. Генеральный директор компании сосредоточил всю основную власть в своих руках, при этом он не старается выполнить все поставленные задачи в одиночку, а делегирует часть своих полномочий прямым заместителям. Таким образом, директор управляет своими прямыми заместителями, имея при этом представления о действиях подчиненных.

Благодаря такому четкому распределению труда между всеми звеньями, рассматриваемая компания неплохо зарекомендовала себя на внешнем и внутреннем рынках.

В реальных условиях предприятие имеет множество проблем управления персоналом, устранение которых приведет к повышению эффективности деятельности организации, так как именно от деятельности и функционирования персонала организации зависит место организации в обществе. Следовательно, необходимо выделить проблемы управления персоналом в ООО "Т Престиж".

К основным проблемам управления персоналом в ООО "Т Престиж" относятся:

1) нехватка квалифицированных кадров;

2) не достаточно эффективное использование кадров предприятия;

3) недостаточное количество молодых специалистов.

Решение этих проблем, приведет к следующему:

1) улучшит результативность труда предприятия;

2) привлечет на работу в предприятие "лучших из лучших";

3) повысит уровень мотивации работников;

4) приведет к росту профессионализма сотрудников.

Таким образом, решение проблем управления персоналом, является немаловажной ступенью на пути к более эффективной деятельности прдеприятия, так как именно от политики управления персоналом зависит деятельность организации в целом.

Проанализировав проблемы управления персоналом в ООО "Т Престиж" расммотрим пути решения их. Ведь именно от персонала зависит качество деятельности данной организации. Персонал является основной частью организации и от того насколько эффективно будет управление персоналом зависит успех предприятия. При разработке предложений по усовершенствованию политики управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж", был проанализирован зарубежный опыт управления персоналом, в частности японский опыт управления персоналом, где главный принцип управления персоналом основывается на философии "Мы все одна семья", поэтому самая важная задача японских управляющих установить такие отношения с рабочими, которые показывали бы, что и рабочие, и управляющие - одна семья.

Таким образом, для решения проблем управления персоналом предприятия предлагается следующее:

1) руководству предприятия организовывать групповые практики, для вновь поступивших работников, чтобы произошла их адаптация в предприятии. Во время практики выявляются потребности, склонности, способности, интересы персонала, благодаря которым можно повысить эффективность использования кадров организации. Также ускорять адаптацию персонала путем проведения мероприятий, позволяющих сотрудникам быстрее привыкнуть к своим обязанностям;

2) постепенно осуществлять иерархический рост персонала, в результате которого работник переходит на более высокую ступень социальной лестницы. Повышения могут быть незначительными, но их регулярность хорошо мотивирует людей, создавая ощущение постоянной перспективы трудовой карьеры. Мотивация играет огромную роль в эффективности управленческой деятельности, поэтому необходимо постоянно повышать мотивацию, обеспечивая благоприятные условия для обеспечения работы персонала;

3) также для повышения мотивации персонала предприятие может организовывать за свой счет проведение различных торжеств: свадеб, юбилеев, семейных торжеств и т.д. За счет проведения различных торжеств можно повысить также корпоративный дух персонала, чтобы сотрудники были привязаны не только к работе, но и к отношениям с коллегами;

4) от квалификации работников, их профессиональной подготовки значительно зависит эффективность производства. Руководству компании необходимо большое внимание уделять подбору кадров, подготовке высококвалифицированных специалистов. Для этого можно за счет компании отправлять сотрудников в образовательные центры, где будет происходить повышение профессионализма и квалификации персонала;

5) проводить тренинги, для доведения до персонала миссии, целей предприятия, чтобы сотрудники четко понимали основные задачи их деятельности;

6) было бы целесообразным также предложить предприятию предоставлять жилье за счет предприятия сотрудникам с большим трудовым стажем;

7) так как удовлетворение материальных потребностей играет не последнюю роль для мотивации персонала необходимо четко разработать эффективную систему вознаграждения персонала;

8) руководству необходимо уделять большое внимание социально-психологическим методам управления персоналом. Для выполнения этого метода руководство должно минимизировать количество конфликтов в предприятии, применять индивидуальный подход к каждому сотруднику, исходя из потребностей и личных качеств сотрудника. В дальнейшем это приведет к складыванию определенной корпоративной внутренней культуры, в которой сотрудники будут чувствовать себя довольно уверенно, что, несомненно, приведет к повышению эффективности деятельности сотрудников.

Итак, все эти методы приведут хотя бы к решению первичных проблем управления персоналом, что приведет в дальнейшем к устранению вторичных проблем.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Важной и обязательной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Основное назначение кадровой документации - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Рассмотрим, непосредственно, современное состояние информационнного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж", необходимого для принятия правильных, своевременных решений в рамках организации.

Важной проблемой предприятия ООО "Т Престиж" является отсутствие кадровой службы (отдела кадров), как таковой, что противоречит правильной организации информационного обеспечения управелния персоналом.

Вопросами по обеспечению предприятия кадрами занимается заместитель директора по персоналу и общим вопросам. Для молодого, перспективного предприятия, количество работников которого составляет на данный момент 523 человека с перспективой расширения, одного человека не достаточно.

Как уже было сказано ранее, существуют два источника информации по управлению персоналом: источник первичной информации и источник вторичной информации.

На предприятии ООО "Т Престиж" используются лишь некоторые источники первичной информации, а именно:

1) личные листки по учету кадров;

2) приказы в отношении личного состава работников;

3) распоряжения в отношении личного состава работников;

4) отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При заполнении личного листка работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в соответствии с записями в паспорте, трудовой книжке, военном билете, документах об образовании (Приложение А).

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по личному составу фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. Приказы (распоряжения) по личному составу, издаются после заключения трудовых договоров. В свою очередь, трудовой договор - это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом или физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Работник вправе реализовать свои способности к продуктивному и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

Особой формой трудового договора является контракт, в котором срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Сфера применения контракта определяется законами Украины (Приложение Б).

Источники информации, не использующиеся предприятием ООО "Т Престиж", как первичные, так и вторичные, а именно:

1) личные карточки работников;

2) личные дела;

3) мнение работников, материалы социологических исследований (анетирование, интервью и т. д.);

Личная карточка работника - ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании учебного заведения, при этом все записи приводятся без сокращений.

Личное дело - ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия. В личном деле находятся:

1) опись документов;

2) заявление о приеме на работу;

3) приказ о приеме на работу (копия);

4) личный листок по учету кадров;

5) автобиография;

6) копии документов об образовании;

7) копии свидетельств о рождении детей;

8) копия трудового контракта и т. д.

Таким образом, необходимо улучшить информационное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж" и сформировать кадровую службу, которая обеспечит опретивность и надежность информации поступаемой к руководителям для принятия правильного решения по различным вопросам, касающимся управления персоналом. Процессы, определяющие кадровую ситуацию весьма динамичны, и следуют очень тщательного внимания и исполнения.

        

         2.4 Применение информационных технологий для управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"


С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта) [51].

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении [53].

Информационные технологии, касающиеся процессов управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж".

На предприятии ООО "Т Престиж", используется программный продукт Конфигурация "1С: Зарплата и Управление персоналом" системы программ "1С: Предприятие".

Рассмотрим данный программный продукт более подробно для определения всех возможностей и вывления тех возможностей, которые не присутствуют на предприятии ООО "Т Престиж", предоставляемых данным продуктом. Место "1С: Зарплата и Управление персоналом" в общей системе управления предприятием изображено на рис. 2.2.

Для управления человеческими ресурсами предприятия фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации задач управления персоналом, ведения кадрового учета и расчетов в соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба - "1С:Зарплата и Управление персоналом 8".

Рис. 2.2. Место "1С: Зарплата и Управление персоналом" в общей системе управления предприятием

Конфигурация "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" - это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятия.

Подробно описанны функциональные возможности данного программного решения по управлению персоналом на рис. 2.3.

В данной конфигурации поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Рис. 2.3. Функиональные возможности "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" - прикладное решение нового поколения, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

1) планирование потребностей в персонале;

2) решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;

3) управление компетенциями и аттестация работников;

4) управление финансовой мотивацией персонала;

5) эффективное планирование занятости персонала;

6) учет кадров и анализ кадрового состава;

7) расчет заработной платы персонала;

8) исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

9) отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Предметная область, автоматизируемая конфигурацией "Зарплата и Управление Персоналом", поясняется следующей схемой (рис. 2.4.).

Рис. 2.4. Предметная область конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом"

Конфигурация позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций - юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Конфигурация "1С: Зарплата и Управление Персоналом" позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия [54]. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Программное обеспечение, позволяет практически без затрат автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы "1С:Предприятие", которая может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности рассматриваемой организации.

Предприятие ООО "Т Престиж" использует данную конфигурацию не в полной мере, а только следющие функциональные возможности:

1) учёт и анализ кадрового состава;

2) расчёт зароботной платы персонала;

Таким образом, предприятие ООО "Т Престиж" использует лишь несколько функциональных возможностей, которые не дают в полной мере автоматизацию процессов по управлению персоналом, что влечет за собой не наивысшее качество и функциональность работы Конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом".

Любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Все вышеперечисленные процессы и подразумевают под определением "информационная деятельность".

Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от информационного обеспечения, четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.

От того, насколько правильно проводится политика управления персоналом, а также ее информационное обеспечение, зависит эффективность деятельности предприятия. Персонал играет немаловажную роль в успешном становлении организации, поэтому необходимо четко и правильно подходить к выбору подходов и методов управления персоналом организации.

ООО "Т Престиж" имеет линейную структуру управления. Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств: четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными; быстрота реакции в ответ на прямые указания; личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др. Однако существуют и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка управляющих. Необходимо отметить, что ООО "Т Престиж", имеет четко сформулированную миссию, определив перед собой конкретные цели и задачи, между которыми наблюдается необходимая связь, что очень важно для их реализации. Таким образом, можно судить о грамотной, продуманной управленческой деятельности со стороны руководства предприятия.

Следовательно, происследовав все положительные и отрицательные стороны управления перосналом на предприятии ООО "Т Престиж", выявили наилучшие условия для эффективного повышения качества управления перосоналом на внутри данной организации.

Что касается информационного обеспечения предприятия ООО "Т Престиж", то на данный момент, оно находится в недоработанном состоянии, в связи с отсутствием службы отдела кадров. Следовательно, необходимо принять меры по устранению данных недостатков с предприятия.

        

        
Раздел 3. Перспективные направления информационной деятельности на предприятии ООО "Т Престиж"

        

         3.1 Информационно-документальное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"


Эффективное управление различными организациями и системами немыслимо без использования информации. Информация является основой в процессе управления. От уровня совершенства систем сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления в целом и, в итоге, эффективность деятельности организации.

С ростом размера и увеличением объемов перерабатываемой управленческой информации на предприятии ООО "Т Престиж" возрастает роль кадровой службы.

Необходимость формирования кадровой службы на предприятии ООО "Т Престиж", вызвана недостаточно полым информационным обеспечением, касающимся управления человеческими ресурсами.

Факторы, определяющие создания отдела кадров, следующие:

1) размер предприятия;

2) сложность законодательства;

3) уровень калификации персонала;

4) развитость и сложность социальных отношений;

5) возможность руководителя и его интерес к проблемам персонала.

Главным объектом кадровой политики предприятия является персонал (кадры). Персоналом предприятия называется штатный состав его работников. Кадры - это главный и решающий ресурс любой организации, основной фактор производства, первая производительная сила общества. Они создают, приводят в движение и совершенствуют средства производства (средства труда и предметы труда). От квалификации персонала, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность деятельности любой организации.

Кадровая деятельность ООО "Т Престиж" должна реализоваться отделом кадров. Порядок деятельности, структура, основные задания, функции и порядок взаимодействия с другими подразделениями, организации данного отдела должны определяться разработанным Положением об отделе кадров (Приложение В).

Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор персонала и постоянная работа с коллективом.

Сегодня сложно представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии ООО "Т Престиж" должны относится:

1) определение потребностей предприятия в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;

2) анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

3) подготовка штатного расписания предприятия;

4) оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

5) комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

6) ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

7) организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;

Численность службы отдела кадров на предприятии ООО "Т Престиж", на данный момент времени, должна составлять не менее двух, трёх человек, согласно "Межотраслевым нормативам численности работников занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров" [58]. Так как предприятие молодое, то в перспективе рекомендуется увеличение численности работников отдела кадров.

Основными задачами работников отдела кадров предприятия является следующее:

1) обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и рабочих соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;

2) обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и рабочих;

3) создание резерва кадров;

4) организация периодической аттестации работников;

5) оформление приема, перевода и увольнения работников;

6) ведение учета личного состава предприятия;

7) предоставление справок с трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;

8) оформление листков нетрудоспособности;

9) хранение и заполнение трудовых книжек;

10)подготовка документов для назначений пенсий работникам;

11)составление отчетности по вопросам труда;

12)разработка режима труда и отдыха;

13)осуществление контроля за исполнения руководителями подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

14)организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и разработка мер по ее улучшению, снижению потерь рабочего времени и т. п.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1) трудовой договор (контракт);

2) приказ (распоряжение) о приеме на работу;

3) личная карточка;

4) учетная карточка научного работника;

5) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

6) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

7) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);

8) табель учета рабочего времени;

9) личные заявление работников предприятия;

10)графики отпусков;

Некоторые документы были изложены выше.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника (Приложение Б).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы ООО "Т Престиж". Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности.

Личная карточка.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника, как уже было сказано ранее.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Личные заявления работников предприятия.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

Исходя из вышеизложенных документов, входящих в состав кадровой документации, можно составить "График документооборота по учету труда" (Приложение Г), в соответствии с методическими рекомендациями по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях [59].

График документооборота по учету кадров позволит усовершенствовать работу по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Таким образом, при правильном создании, формировании, а также набора квалифицированного персонала кадровой службы на предприятии ООО "Т Престиж" позволит решить проблемы, связанные с информационным обеспечением, а имеенно: первичные и вторичные источники информации, необходимые для принятия правильного решения по управлению персоналом.

        

         3.2 Информационно-технологическое обеспечение управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж"


Конец ХХ - начало XXI вв. характеризуется значительным подъемом информационного фактора. Информация рассматривается не только как определенные данные, сведения, а как важный стратегический ресурс. Информационная деятельность, которая предусматривает выполнение определенных действий с различными видами информации (а именно: сбор, передача, обработка, хранение и т.д.), становится необходимым условием для функционирования и развития как отдельной личности, так и в более широких глобальных масштабах [60].

Чтобы повысить производительность труда и эффективность управления персоналом предприятию ООО "Т Престиж" необходимо решить проблему автоматизации, как документооорота предприятия, так и системы управления персоналом в целом.

В современных условиях важной особенностью является то, что использование и взаимный обмен информацией между взаимосвязанными звеньями управления организации осуществляются на базе современной компьютерной техники и других технических средств связи и передачи информации. Постоянное совершенствование технических средств дает возможность совершенствовать способы сбора, хранения, поиска и обработки информации, а, значит, и повышать оперативность и качество информационного обеспечения. При этом руководство организацией должно не только располагать своевременной и точной информацией, но и уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Использование для этого современных технических средств и автоматизированных систем, безусловно, наилучший путь развития и совершенствования организации.

Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации, подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поискуинформации.

Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

Сложный механизм управления человеческими ресурсами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности, присущих конкретному предприятию (организации, учреждению) [61].

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

1) объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

2) актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

3) своевременной;

4) лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

5) коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежащий организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, потребители информации.

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Проблемой практически каждого предприятия или организации, в том числе ООО "Т Престиж" является переход от "бумажной" документации к "электронной".

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях. Создание действенной системы управления является ключевой проблемой большинства отечественных и организаций и предприятий. В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот.

Документооборот на предприятии - это движение документов в организации с момента получения до завершения исполнения или отправления.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:

1) поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);

2) внедрение и освоение информационной системы;

3) проблемы использования;

4) проблемы защиты информации, используемой в электронном виде.

Первый этап - поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО).

Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на украинском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трех типов:

1) системы автоматизированного делопроизводства;

2) системы электронного документооборота;

3) системы управления документацией.

Рассмотрим назначение, функции и цели только Систем электронного документооборота (СЭД).

Системы СЭД обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем СЭД являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-либо общий бизнес-процесс.

Конкурентные преимущества системы СЭД:

1) возможность создания территориально распределенных систем работы с документами;

2) интеграция технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;

3) надежность в качестве хранилища произвольных объектов.

Таким образом, Системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.

На украинском рынке Системы электронного документооборота представлены не достаточно широко. Ведущая роль принадлежит следующим системам:"Системы электронного документооборота: Documentum"

Documentum - один из лидеров индустрии.

Главное назначение системы - управление документами, знаниями и бизнес-процессами на крупных предприятиях и организациях.

Система также включает средства, которые позволяют создавать приложения в среде Documentum. Поэтому Documentum можна рассматривать как платформу, которая предназначена для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управление проектами в распределенных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. Использование современных открытых технологий, обеспечивает также возможность использования внешних средств разработки для создания приложений Documentum. "Системы электронного документооорота LanDocs"

Система LanDocs главным образом ориентированна на делопроизводство и архивное сохранение документов.

Компонент делопроизводства реализованный в архитектуре "клиент/сервер" на базе промышленных Систем управления базами данных (СУБД): Oracle или Microsoft SQL Server.

Программное обеспечение для централизованного управления сохранения документов в электронном архиве реализованно в виде отдельного сервера.

Почтовая служба LanDocs построена так, чтобы сотрудники, у которых установленный специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange або Lotus Notes;

Дело "Система электронного документооборота: Дело"

Система "Дело" осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами.

В системе реализован веб-интерфейс для организации удаленного доступа и по-строения интранет-порталов.

Последняя версия интегрирована с системой распознавания текста FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов;

БОСС-Референт "Система электронного документооборота: БОСС-Референт"

Система "БОСС-Референт" предназначена для использования в крупных корпорациях со сложной иерархической структурой.

Система характеризуется высокой функциональностью. В системе реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (на основе интеграции с системой распознавания текста FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

"БОСС-Референт" реализован на платформе Lotus Notes, поэтому ее использование целесообразно в первую очередь в тех организациях, которые уже начали использовать Lotus Notes. Другие вынуждены будут приобрести лицензии Lotus Notes на каждое рабочее место.

Система поставляется вместе с полными исходными текстами. Дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса (API);

Docs Fusion "Система электронного документооборота Docs Fusion" і Docs Open "Система элктронного документооборота Docs Open".

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Они являются одними из самых популярных в мире систем класса "электронныхархивов".

Системы могут эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах с численностью 5-6 человек. Они предназначены в первую очередь для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием - главные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.

Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. Как хранилище для самих документов используется файловая система.

Системы являются открытыми и содержат средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами;

Optima Workflow "Системы электронного документооборота Optima Workflow".

Система предназначена для формализации типовых процедур работы с документами (потоков работ) в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. В качестве сервера документов Optima Workflow использует Microsoft Exchange, поэтому ее целесообразно использовать прежде всего в тех компаниях, где Microsoft Exchange уже используется по своему прямому назначению - как почтовый сервер.

Таким образом, одним из способов решения проблемы автоматизации документооборота на предприятии ООО "Т Престиж" - это внедрение Систем электронного документооборота.

Непосредственно, для предприятия ООО "Т Престиж" Система электронного документооборота значительно ускорит темп обработки документации, к тому же предохраняет от утери документов или попадания данных в руки посторонних лиц. Используя данные системы, предприятие получает следующую пользу:

1) не происходит потеря документов;

2) данные не попадают в руки посторонних лиц;

3) поиск документов и управление данными не занимают много времени;

4) не производится лишних трат на бумагу и пр.;

5) не тратится лишнее время на согласование документов.

Управление данными с помощью систем электронного документооборота способствует более слаженному взаимодействию всех отделов предприятия, значительно упрощают управление документами и делают работу делопроизводителя эффективней, повышают производительность труда работников за счет сэкономленного времени. Кроме этого, с помощью систем автоматизации документооборота можно наделить каждого сотрудника определенной степенью прав на доступ к документам, что предотвратит утечку важной информации.

Итак, ясно, что такие системы необходимы на любом предприятии, в частности на предприятии ООО "Т Престиж", независимо от его величины, и внедрение электронного управления данными первостепенная задача любого грамотного руководителя, стремящегося к оптимизации работы своего предприятия. При этом очень важно выбрать подходящую систему автоматизации документооборота, нежалея средств на ее грамотное внедрение и обучение сотрудников.

Электронный документооборот в Украине, а именно - его разработка и активное внедрение, оказал немалое благотворное влияние на отечественный бизнес и существующие в нем процессы. По всем прогнозам, будущее делопроизводства стоит за программами по электронному документообороту, которые практически к нулю сводят потребность в бумажном обращении.

Передача и обмен реквизитов или документов посредством сети Интернет, обеспечение безопасного хранения базы данных, повышение эффективности контроля руководителей над исполнением работниками поручений - вот залог повышения производственной управляемости и роста конкурентоспособности на рынке любой государственной структуры и частного коммерческого предприятия.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда.

Для эффективного функционирования службы управления персоналом к качеству информации предъявляют следующие требования:

1) комплексность, то есть информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;

2) оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;

3) систематичность, то есть требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;

4) достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Вышеизложенным требованиям отвечает автоматизированная информационная система "1С: Предприятие", Конфигурация "Зарплата и управление персоналом".

Второй способ автоматизации как документооборота предприятия, так и управления в целом предприятия ООО "Т Престиж" - это автоматизированная информационная система "1С: Предприятие" а именно, Конфигурация "Зарплата и управление персоналом".

Как уже было выяснено ранее, данная конфигурация внедрена на данном предприятии, что является очень правильным.

Данная информационная система управления персоналом позволяет длительное хранение и мгновенное получение всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Данная система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.).

Преимущества Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом" следующие:

1) дает возможность отделу персонала оказывать большую помощь линейным руководителям;

3) предоставляет необходимые данные для принятия стратегических решений в сфере управления персоналом, давая возможность связанным с этой сферой работникам быстро получать и анализировать информацию с целью проверить свои идеи и планы;

4) сокращает объем работы отдела человеческих ресурсов, устраняя несущественные задачи, в тоже время, позволяя отделу эффективно способствовать управлению.

В полном объеме этих преимуществ можно достичь только в случае, если потребности в информации о человеческих ресурсах рассматриваются со стратегической, организационной, корпоративной точки зрения. Если система используется просто для автоматизации отдельных аспектов управления персоналом, например, только делопроизводства, учета посещаемости, оценки работы и т.д., она не реализует свой потенциал, что и является проблемой предприятия ООО "Т Престиж".

Необходимо определить, насколько Конфигурация "1С: Зарплата и Управление персоналом" является эффективной по сравнению с другими информационными системами для предприятия ООО "Т Престиж".

На украинском рынке существует небольшое количество программных продуктов, автоматизирующих процесс управления персоналом, наиболее известные из них это: Конфигурация "1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0.", "Бизнес.Персонал", "Управление персоналом HRB" от компании Robertson & Blums Corporation, "PersonPro 2.0", "Атлас КАДРЫ".

Рассмотрим данные программные продукты подробнее в табл 3.1.

Таблица 3.1. Сравнительный анализ программных продуктов используемых для автоматизации управления персоналом на предприятиях

№ п/п

Программный продукт

Место эксплуатации

Наличие информационных модулей

Назначение

1.

Программный продукт "1С:Предприятие", Подсистема "1С: Зарплата и Управление персоналом".

Система предназначена для коммерческих предприятий различного масштаба.

В наличии следующие модули: модуль "Психодиагностика" (Предназначено для автоматизации работы директора по персоналу, психолога, HR-менеджера в области психологической оценки личности). модуль "Миграционный учет" (для ведения миграционного учёта по иностранным работникам).

Автоматизирует решение следующих задач: 1) расчет заработной платы; 2) управление финансовой мотивацией персонала; 3) исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда; 4) отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия; 5) управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование; 6) учет кадров и анализа кадрового состава; 7) автоматизация кадрового делопроизводства; 8) планирование потребностей в персонале; 9) обеспечение бизнеса кадрами; 10) управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

2.

Система автоматизации управления персоналом "Бизнес.Персонал".

Система предназначена: для крупных и средних промышленныхпредприятий различных форм собственности с численностью от нескольких сот до нескольких тысяч сотрудников; для небольших предприятий и организаций, численность которых менее 50-ти человек.

Модули не выявлены.

Система предназначена для автоматизации учетных, расчетных и аналитических функций по организации труда на предприятии, ведения учета сотрудников, учет труда и расчет заработной платы.

3.

Комплексная система "Управление персоналом HRB" компании Robertson & Blums Corporation.

Система предназначена для предприятий как крупного, так и среднего бизнеса.

В наличии следующие модули: модуль "Управление Персоналом" (HRB Human Resources); модуль "Расчет Заработной Платы" (HRB Payroll); модуль "Табельный Учет" (HRB Time Recording).

Система предназначена для обеспечения процессов управления персоналом, кадрового документооборота, регистрации и учета рабочего времени, расчета заработной платы, генерации внешней, внутренней и статистической отчетности по персоналу.

4.

Программный продукт PersonPro 2.0

Программа применяется как для сотрудников небольшой фирмы, так и для автоматизации кадровых служб крупных предприятий.

Модули не выявлены.

Программа позволяет следующее: быстрое получение данных о персонале; данные о штатном расписании; извлечение оперативной информации из личных дел сотрудников.

5.

Автоматизированная система "Атлас КАДРЫ"

Программа применяется государственными организациями а также учреждениями крупных компаний.

Модули не выявлены.

Программа позволяет следующее: Ведение анкетных данных соответственно личным листкам учета кадров, введение и сохранение фото. Ведение структуры организации, с отображением полной иерархии подразделений в порядке их подчиненности. Ведение штатного расписания, содержащего в себе подразделения и должности в подразделениях. Выполнение назначений, перемещений, увольнений и других кадровых изменений. Учет внутреннего и внешнего резерва на должности согласно с штатным расписанием. Учет отпусков с возможностью формирования списков и графиков отпусков. Воинский учет. Учет научной деятельности. Учет профессиональной подготовки и переподготовки. Учет заграничных командировок. Учет аттестаций и оценок аттестаций. Учет государственных служащих и продление сроков службы, учет стажа госслужбы и общего стажа, подготовка сведений для отчетов, которые подаются в органы госслужбы. Учет нарушений. Учет наград. Учет доплат. Учет постоянных и временных пропусков. Обеспечение подготовки введения, коррекции, печати приказов и распоряжений. Учет личных дел работников и вложений в дело (перечень копий документов, справок, приказов и распоряжений относительно работника). Военно-учетный стол. Ведение работы в прошлом работника, при этом обеспечена возможность занесения сведений из файлов Word, если существует биографическая справка работника в виде файла Word. Введение и печать отчетов, в том числе статистического отчета. Контроль информации на полноту и целостность.


Далее рассмотрим критерии оценки эффективности от внедрения данных информационных систем на предприятии ООО "Т Престиж" (табл.3.2.).

Анализ проводится следующим образом, для каждого критерия присваиваются определенные данные, а именно:

1) полнота функциональных возможностей ИС для комплексной автоматизации кадровой политики (расчет зароботной платы, учет кадров и анализ кадрового состава, автоматизация кадрового делопроизводства, планирование потребностей в персонале, управление компетенцией, обучением, аттестацией работников): 0 - ИС вообще не адаптирована, 1 - адаптирована, 2 - абсолютно адаптирована;

2) наличие информационных модулей: 0 - информационный модуль выявлен; 1 - информационный модуль не выявлен;

3) адаптация к законодательству Украины: 0 - не адаптирована; 1 - адаптирована.

4) Стоимость внедрения информационной системы на предприятии: 0 - до 3000 грн.; 1 - от 3000 грн. до 5000 грн.; 2 - 6000 грн. и выше.

Эффективность информационной системы по управлению песроналом будет видна тогда, когда вышеизложенные критерии, достигнут максимальной оценки.

Таблица 3.2. Критериии оценки эффективности информационной системы по управлению персоналом

Название информационной системы (ИС)

Полнота функциональных возможностей ИС для комплексной автоматизации кадровой политики

Наличие информационных модулей

Адаптация к законодательству Украины

Стоимсоть недрения ИС на предприятии

Программный продукт "1С:Предприятие", Подсистема "1С: Зарплата и Управление персоналом".

2

1

1

1

Система автоматизации управления персоналом "Бизнес.Персонал".

1

0

1

0

Комплексная система "Управление персоналом HRB" компании Robertson & Blums Corporation.

1

1

1

2

Программный продукт PersonPro 2.0

1

0

1

0

Автоматизированная система "Атлас КАДРЫ"

2

0

1

Цена не найдена


Таким образом, проанализировав данные критерии по оценке информационных систем (без учета критерия "Стоимость внедрения ИС на предприятии"), выявлено следующее (рис.3.1.)

Рис.3.1. Диаграмма критериев оценки информационных систем по управлению персоналом

Диаграмма критериев оценки информационных систем по управлению персоналом показала следующее, что наиболее эффективной информационной системой по управлению персоналом является Конфигурация "1С: Зарплата и Управление персоналом.

Для предприятия ООО "Т Престиж", Конфигурация "1С: Зарплата и управление персоналом" является наиболее выгодным решением, так как она, по отношению с другими программными продуктами не требует дополнительных финансовых средств по ее внедрению и обеспечивает необходимыми функциональными возможностями для улучшения работы управления персоналом и информационного обеспенчения управления персоналом, а именно:

1) расчет зароботной платы;

2)      учет кадров и анализ кадрового состава;

)        автоматизация кадрового делопроизводства;

)        планирование потребностей персонала;

)        управление компетенцией, обучением, аттестацией работников.

Рекомендации по усовершенствованию пользования на предприятии ООО "Т Престиж" данной конфигурации.

Необходимо использование следующих функциональных возможностей, для решение следующих задач, таких как:

1) автоматизация кадрового делопроизводства.

2) планирование потребностей персонала;

3) управление компетенцией, обучением, аттестациями работников.

Рассмотрим их подробнее.

Автоматизация кадрового делопроизводства поддерживает ведение штатного расписания предприятия с возможностью указания различных видов тарифных ставок, произвольного количества надбавок, дополнительной информации о штатных единицах. По штатному расписанию формируется вся необходимая отчетность.

В программе автоматизировано кадровое делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление трудовых договоров, прием на работу, кадровые перемещения работников, увольнение из организации.

На основании кадровых данных строится унифицированная форма "Личная карточка".

В соответствии с утвержденным графиком отпусков формируются приказы о предоставлении отпуска работникам.

Запланированные командировки работников регистрируются в программе, при этом подготавливаются приказы о направлении работников в командировку, заполняются командировочные удостоверения (унифицированная форма).

Планирование потребностей персонала, позволяет решить одну из основных задач планирования использования рабочего времени - планировать проведение мероприятий и участие работников во внутренних и внешних мероприятиях предприятия, а также назначать совещания и встречи работников предприятия. Для подготовки проведения внутренних мероприятий предприятия Конфигурация "1С: Зарплата и Управление Персоналом" предоставляет сведения об использовании помещений предприятия, в которых эти мероприятия проводятся.

Планирование очередных отпусков работников предприятия осуществляется на основании плана важных мероприятий предприятия на год и расписания участия в них сотрудников предприятия, при этом учитываются пожелания работников и их руководителей. Формируется график отпусков сотрудников предприятия и список запланированных отпусков. Для утверждения графика отпусков в программе используется система утверждения принятых решений.

Управление компетенциями, обучением, аттестациями работников. Для управления компетенциями программа обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и качества оценки. На основании оценки работника (аттестации) принимаются ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда, увольнение.

Следовательно, использование наиболее основных функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом" позволит автоматизировать и усовершенствовать две наиболее главные задачи по информационному обеспечению управления персоналом предприятия ООО "Т Престиж", такие как:

1) кадровое делопроизводство;

2) управление персоналом.

Одним из доказательств, об эффективности внедрения Конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом" на различных предприятиях, являются отзывы об использовании данного программного продукта.

Чтобы достичь успешного функционирования предприятия в условиях конкурентоспособности, необходимо, в первую очередь повысить качество, надежность информационного обеспечения предприятия, а уже исходя из этого принимать решения по управлению человеческими ресурсами (персоналом).

К основным проблемам предприятия ООО "Т Престиж" можно отнести:

1) отсутствие отдела кадров;

2) отсутствие автоматизаии кадровой документации;

3) использование не в полной мере функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом".

Предприятие ООО "Т Престиж", является довольно молодым на данном этапе времени, следовательно, чтобы повысить производительность труда и эффективность управления персоналом, а также информационное обеспечение предприятию необходимо решить проблему автоматизации, как документооборота предприятия, так и системы управления персоналом в целом.

Для устранения вышеуказанных проблем сделано следующее:

1) формирование отдела кадров, с ведением обязательных кадровых документов;

2) решение проблемы автоматизации как управления персоналом, так и документооборота, с помощью Систем электронного документооборота и Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом";

3) даны рекомендации по использованию в полной мере функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом", а именно: автоматизация кадрового делопроизводства, планирование потребностей персонала и управление обучением, аттестациями работников.

        

        
Выводы


В магистерской работе были решены все поставленные задачи:

1. Изучены особенности управления персоналом как предметной области информационной деятельности, к ним относятся следующие: определение общей стратегии; соотношение цели и полученного результата (степень реализации цели); планирование потребностей организации в персонале с учетом действующего кадрового состава; отбор и оценка персонала; повышение квалификации персонала и его переподготовка; система продвижения по службе; увольнение персонала; построение и организация работ, в том числе, определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности работ, условий труда; политика заработной платы и социальных услуг; управление затратами на персонал.

Уточнена специфика и значение информационной деятельности в управлении персоналом на предприятии. Специфика состоит в том, что управленческий процесс в любой сфере жизни общества, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

2. Значение информационной деятельности в управлении персоналом, состоит в непосредственно в информационном обеспечении. Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Правильная организация делопроизводства существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления предприятием.

3. Анализ современного состояния информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж" дал следующие результаты: отсутствие кадровой службы (отдела кадров), как таковой, что противоречит правильной организации информационного обеспечения управелния персоналом; использование лишь некоторых источников первичной информации, а именно: личные листки по учету кадров; приказы в отношении личного состава работников; распоряжения в отношении личного состава работников; отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате.

4. Определено значение информационных технологий в системе информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж", которое заключается в автоматизации управления персоналом, кадрового делопроизводства, с помощью программного продукта Конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом".

5. Предложены следующие перспективные направления информационно-документального и информационно-технологического обеспечения управления персоналом на предприятии ООО "Т Престиж", а именно:

·   внесены предложения по формированию отдела кадров, с ведением обязательных кадровых документов, а также разработан "График документооборота отдела кадров";

·   решение проблемы автоматизации как управления персоналом, так и документооборота, с помощью Систем электронного документооборота и Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом", как наиболее эффективной информационной системы, на основании анализа различных программных продуктов по управлению персоналом;

·   даны рекомендации по использованию в полной мере функциональных возможностей Конфигурации "1С: Зарплата и Управление персоналом", а именно: автоматизация кадрового делопроизводства, планирование потребностей персонала и управление обучением, аттестациями работников.

        

         Список использованных источников


1. Філіпова, Л. Я. Інформаційне забезпечення наукових досліджень: тенденції розвитку (на прикладі медичної науки) [Текст] / Л. Я. Філіпова, Н. О. Артамонова // Вісник Книжк. Палати. - К., 2009. - №11. - С. 24-31.

2. Михайлов, А. И. Научные коммуникации и информатика [Текст] : учебник / А. И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гиляревский. - М. : Наука, 1976. - 435 с.

3. Информатика [Текст] : учеб. пособие / Под ред. К.В. Тараканова. - М.: Книга, 1986. - 304 с.

4. Егоршин, А. П. Управление персоналом [Текст] : учеб. пос. / А. П. Егоршин. - 2-е изд. - Новгород: НИМБ, 1999. - 624 с.

5. Веснин, В. Р. Менеджмент [Текст] : учебник / В. Р. Веснин. - 3-е изд., доп. и перераб. - М. : Проспект, 2007. - 504 с.

6. Виноградский, М. Д. Управління персоналом [Текст] : навч. пос. / М. Д. Виноградський, А. М. Виноградська, О. М. Шкапова. - 2-ге вид. - К. : Центр учбової літератури, 2009. - 502 с.

7. Маслов, Е. В. Управление персоналом предприятия [Текст] : учеб. пос. / Е. В. Маслов. - М. : ИНФРА-Н, 1999. - 312 с.

8. Ковалев, С. В. Разработка стратегии системного подхода к управлению человеческими ресурсами организации на основе контроллинга [Текст] / С. В. Ковалев // Вестник Московского государственного университета культуры и искусств. - 2009. - № 1. - С. 207-211.

9. Системное управление человеческими ресурсами [Электронный ресурс]. - Режим доступа : #"583480.files/image013.gif">

         Приложение Б





        
Приложение В


УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Т Престиж"

_____________ Т.К. Рылякова

"___"_______________20___г.

ПОЛОЖЕНИЕ

Об отделе кадров

ООО "Т Престиж"

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью "Т Престиж" (далее - Общество), которое починяется непосредственно директору Общества.

.2. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров осуществляется приказом директора Общества.

.3. Отдел кадров возглавляется начальником отдела, назначаемым на должность приказом директора.

. ЗАДАЧИ

.1. Комплектование Общества кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем Общества, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

.2. Разработка кадровой политики и стратегии Общества.

.3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

.4. Контроль правильности использования работников в подразделениях Общества.

. СТРУКТУРА

f. Структуру и штаты отдела кадров утверждает генеральный директор Общества по представлению начальника отдела кадров.

.2. В состав отдела кадров могут входить подразделения по приему, увольнению, учету, по работе с рабочими и служащими и т.д.

. ФУНКЦИИ

.1. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

.2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений предприятия) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

.3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

.4. Организация проведения аттестации работников Общества, ее методическое и информационное обеспечение.

.5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.

.6. Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.

.7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

.8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя Общества.

.9. Учет личного состава Общества.

.10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

.11. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.

.12. Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.

.13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам Общества и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.

.14. Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале Общества, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

.15. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия.

.16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.

.17. Систематический анализ кадровой работы в Обществе, разработка предложений по ее улучшению.

.18. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

.19. Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль их выполнения.

.20. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава Общества, его подразделений и работе с кадрами.

.21. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.

.22. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.

.23. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; подсчет трудового стажа.

.24. Внесение в трудовые книжки сведений о поощрениях и награждениях работающих.

.25. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

. ПРАВА

.1. Контролировать состояние трудовой дисциплины в подразделениях Общества и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка.

.2. Требовать от подразделений Общества представления справок, данных, отчетов, иной информации, необходимых для осуществления отделом своей деятельности.

.3. Давать указания подразделениям Общества по вопросам, отнесенным к ведению отдела кадров.

.4. Вносить предложения руководителям подразделений по улучшению кадровой работы в Обществе.

.5. Контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя Общества по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

.6. Контролировать соблюдение правил трудоустройства, увольнения, переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

.1. Начальник отдела кадров несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

.2. На начальника отдела кадров возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства Общества, предоставление достоверной информации о работе отдела.

.3. Работники отдела кадров несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.

. СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

.1. Со всеми отделами и производственными подразделениями Общества по вопросам получения:

·   заданий по комплектованию кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации;

·   предложений по формированию графика отпусков;

·   характеристик на сотрудников отдела (цеха);

·   информации о нарушении работниками подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка;

·   объяснительных записок от нарушителей трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

По вопросам представления:

·   графика отпусков;

·   копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников;

·   копий приказов о поощрении и награждении;

·   копий приказов о наложении дисциплинарных взысканий;

·   результатов аттестации.

7.2. С отделом экономики и оплаты труда по вопросам получения:

·   утвержденного штатного расписания;

·   положений о премировании работников;

·   нормативов по труду;

·   предложений по предупреждению необоснованного сокращения численности занятых в Обществе в случае изменения объемов производства (регулирование продолжительности рабочего времени, перемещение на другие участки работы, введение сокращенной рабочей недели, раннего выхода на пенсию и др.);

·   данных учета показателей по труду;

·   сведений о правильности установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате.

По вопросам представления:

·   сведений о текущей и перспективной потребности Общества в кадрах;

·   данных о приеме, перемещении, переводе и увольнении работников предприятия;

·   систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности;

·   данных учета личного состава;

·   анализа причин текучести кадров;

·   предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени;

·   установленной документации по кадрам.

7.3. С бухгалтерией по вопросам получения:

·   документов о заработной плате работников для оформления пенсии, выдачи соответствующих справок.

По вопросам представления:

·   табеля учета рабочего времени;

·   копий приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников Общества;

·   проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении материально ответственных лиц;

·   графика отпусков.;

·   больничных листов;

·   копий приказов о материальном поощрении.

7.4. С юридическим отделом по вопросам получения:

·   заключений, консультаций по правовым вопросам;

·   разъяснений действующего законодательства, в том числе трудового права;

·   заключений о соответствии действующему законодательству предоставленных на правовую экспертизу документов;

·   обобщенных результатов рассмотрения судами трудовых споров.

По вопросам представления:

·   проектов документов, в том числе проектов приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении работников Общества, на правовую экспертизу и для визирования.

·   запросов по правовым вопросам.

Начальник отдела кадров: _________________ (Ф.И.О.)

Начальник юридического отдела: _________________ (Ф.И.О.)

        
Приложение Г



        
Приложение Д


Компания "Фидес" - официальный партнер компании "1С", работающий на условиях "1С Франчайзи" в Киеве и Одессе.

ООО "АБ-Центр" имеет статус "1С:Франчайзи" и оказывает комплексные услуги по автоматизации управления и учета на базе программ "1С:Предприятие".

Компания "Инсайт-Альянс" является партнером фирмы "1С".

"Украинские Интеллектуальные Технологии" - ведущая IТ-компания Украины по комплексной автоматизации предприятий различных видов деятельности на базе программного обеспечения 1С:Предприятие, а так же разработчик уникального современного решения для управления дистрибуторской компанией FMCG сектора.

Похожие работы на - Информационное обеспечение управления персоналом на предприятии ООО 'Т Престиж'

 

Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу
Без плагиата!