Информационное обеспечение стратегического управления организацией

Информационное обеспечение стратегического управления организацией

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Глава 1. Основные характеристики информационного обеспечения стратегического управления организацией

.1 Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией

.2 Формирование информационной базы для принятия стратегических решений

Глава 2. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО "Визави2000"

.1 Общая характеристика предприятия

.2 Структура информационной системы стратегического управления ООО "Визави2000"

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

информационное обеспечение стратегическое управление

Стратегическое управление - управление организацией, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, осуществляет гибкое регулирование и своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности позволяет организации выживать и достигать цели в перспективе. Стратегическое управление можно рассматривать как динамическую систему, совокупность взаимосвязанных процессов, каждый из которых влияет на остальные и на их совокупность.

Исходный процесс стратегического управления - анализ среды организации. Он предполагает изучение: макроокружения, непосредственного делового окружения и внутренней среды организации. Для этого необходимо соответствующее информационное обеспечение.

В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Слово "информация" образовано от латинского informatio, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В зависимости от видов человеческой деятельности информацию подразделяют на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т.д. Каждый из видов информации имеет свою технологию обработки, смысловую нагрузку, ценность, формы представления и отражения на физических носителях, требования к точности, достоверности, оперативности.

Управленческая информация обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления. В процессе управленческой деятельности информация становится более важным ресурсом, чем материальные, энергетические, трудовые и финансовые ресурсы.

Проблемы информационного обеспечения стратегического управления организацией проанализированы в работах Т.П. Барановской, В.Г. Гетьмана, Г.Н. Козловой, В.Б. Либермана, В.И. Лойко, О.М. Островского, В.С. Рожнова, М.И. Семенова, И.Т. Трубилина и многих других авторов.

Целью настоящей работы является исследование информационного обеспечения стратегического управления организацией на примере конкретного предприятия - ООО "Визави-2000".

Для реализации указанной цели необходимо решить следующие задачи работы:

) определить понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией;

2) охарактеризовать основные элементы информационного обеспечения стратегического управления организацией;

3) дать общую характеристику предприятия ООО "Визави-2000" и стратегического управления им;

4) изучить процесс функционирования информационной системы стратегического управления ООО "Визави-2000".

Объектом исследования является ООО "Визави-2000".

Предметом исследования является информационная система стратегического управления названным предприятием.

Структурно работа состоит из введения, в котором обоснована актуальность исследования, намечены ее цель и задачи; двух глав основной части, списка литературы и приложения.

Глава 1. Основные характеристики информационного обеспечения стратегического управления организацией

.1 Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией

Система стратегического управления предприятием представляет собой воздействие органов управления предприятия на комплекс хозяйственных отношений, возникающих в сфере формирования, распределения и использования совокупных ресурсов предприятия. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.

Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;

комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. В структуре системы управления экономическим объектом любого уровня выделяют производственно-технологическую систему (управляемую) и информационную систему (управляющую), которые находятся в неразрывной связи двух видов: прямой и обратной (рис. 1, приложение 1).

Информационная система - совокупность сведений (данных), отображающих состояние и развитие элементов производства. Она является управляющей системой и относится к органам управления, которые осуществляют функции управления, устанавливают общие цели функционирования экономического объекта в целом и подцели для его подразделений. В качестве управляющей системы на предприятии выступают подразделения и службы аппарата управления: отдел кадров, бухгалтерия, планово-экономический отдел, канцелярия и т.п..

Управляющая система в лице аппарата управления использует сведения о производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта и внешнюю информацию для выработки и принятия управленческих решений, которые передаются в управляемую систему посредством прямой связи. Прямая связь характеризуется четко ориентированной направленностью от органа управления к объектам управления и представляет собой определенные воздействия управляющей системы на управляемую.

Прямая и обратная связи в системе управления предприятием реализуются в основном посредством информации, благодаря которой осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую, и наоборот. Следовательно, комплекс процедур, связанных с регистрацией, передачей, хранением, накапливанием и обработкой информации, составляет информационный процесс управления предприятием. Но для организации и реализации информационного процесса, кроме информации, необходимы взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки, а также персонал, реализующий информационный процесс. Все эти составляющие образуют информационную систему (ИС) предприятия, предназначенную для преобразования исходной информации в результатную и пригодную для принятия управленческих решений.

В структуре информационной системы выделяют различные по своему назначению подсистемы, которые можно рассматривать как самостоятельные системы. По целевому назначению в решении задач управления в информационной системе выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы, которые взаимосвязаны между собой (рис. 2, приложение 1).

Функциональная часть информационной системы фактически является моделью системы управления экономическим субъектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Применительно к системам управления распространенными признаками структуризации служат вид управляемого ресурса и функции управления экономическим субъектом. Однако в качестве признака декомпозиции могут быть выбраны и другие признаки. Выбор зависит от специфики объекта управления и целей создания информационной системы.

Информационная система стратегического управления предприятием позволяет достигнуть следующие основные цели:

§  повышение качества управления за счет централизации, целостного охвата всей финансовой системы в режиме реального времени;

§  получение комплексной информации о деятельности компании;

§  повышение эффективности ключевых процессов;

§  усиление взаимодействия структурных подразделений, ориентации их на достижение единого результата;

§  повышение культуры управления компанией за счет стандартизации процессов в информационной системе для всех структурных подразделений, обеспечение их работы в едином информационном пространстве;

§  снижение операционных затрат за счет исключения дублирующих функций и нарушений планового ритма работы компании;

§  предотвращение рисков принятия неверных решений без использования искаженных данных, поступающих из разрозненных источников.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Для реализации информационного обеспечения на предприятии важно построение информационной системы. Информационная система - это система, элементами которой являются не материальные объекты, а те или иные виды информации, которые взаимодействуют и преобразуются в процессе ее функционирования. Основными функциями информационной системы являются сбор, хранение, накопление и передача данных, применяемых в процессе управления, планирования и организации производства. Формирование информационной системы стратегического управления предприятием позволяет оптимизировать процесс финансового управления и, как следствие, обеспечивает рост бизнеса компании. При помощи информационной системы управления предприятием руководитель оперирует информацией, которая была соответствующим образом составлена, обработана, проанализирована и содержит качественные и количественные данные.

.2 Формирование информационной базы для принятия стратегических решений

Выявление коммуникационных проблем начинается со сбора информации о внутренней и внешней среде организации (см. табл. 1, 2, 3 в приложениях 2 и 3).

Внешняя информационная среда проявляет себя через воздействующие элементы, в частности, внешние автоматизированные базы и банки данных, правовые институты, финансовые организации, источники трудовых ресурсов.

Внутренняя информационная среда предприятия характеризуется информационными процессами, под которыми понимаются процессы сбора, накопления, хранения, актуализации, обработки, поиска, распространения и приема информации, также предполагается их материальное, организационное, кадровое и финансовое обеспечение.

Формирование информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием должно осуществляться на основе системного подхода, который позволяет упорядочить и координировать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации, используя при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся и в многократности использования (рис. 3, приложение 4).

В предлагаемой системе на входе поступает информация, характеризующая состояние внешней и внутренней среды предприятия. В рамках первого этапа входящая информация проходит оценку значимости сначала на рациональность и ценность, а, далее на необходимый и достаточный объем, затем - на требуемое качество. Поступившая информация подвергается соответствующим оценкам, хранится, непрерывно обновляется, накапливается до необходимого объема в рамках информационной базы, основу которой составляют информационные массивы, включающие в себя учетные и внеучетные виды информации.

После осуществления систематизации значимой информации она формируется в соответствии принятым на предприятии целям управления.

После формирования массива информации осуществляется ее отбор, в процессе которого внеучетные и учетные данные подлежат интегрированию и корректировке, приводятся к сопоставимым измерителям, находящимся в специально созданных информационных ячейках.

В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных показателей. Далее проводится отбор необходимой информации, она обрабатывается и передается для анализа в виде системы показателей и параметров деятельности. Она служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения организационно-экономических, производственных, технологических задач, определяет при этом содержание управленческих документов и массивов.

Дальнейшая автоматизированная обработка информации позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где она сгруппирована по каким-либо реквизитам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодирования к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов. Результатом обработки является создание унифицированной системы управленческой документации, которая включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления (процесс унификации).

На третьем, аналитическом этапе, унифицированная система управленческой документации подвергается комплексному анализу, в рамках которого целесообразно выделить: 1) семантический (предполагает оценку и анализ ее содержательной стороны и методологий построения); 2) прагматический (анализ качества информационного обеспечения); 3) экономический (анализ с позиций затрат, связанных с построением информационных массивов); 4) синтаксический (структурный анализ - выявление закономерностей постепенного агрегирования, усреднения информации и образования документов).

Для функционирования информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием создаются банки и базы данных и знаний. Банк данных - комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные запросы.

База данных является хранилищем специально организованных и логически связанных данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование для одного или нескольких приложений. Она состоит из самих данных и их описания. Между данными, находящимися в базе, поддерживаются установленные связи. Для эффективного функционирования информационной системы стратегического управления предприятием базу данных целесообразно дополнять хранилищем данных, которое является специальной базой, предназначенной для накопления временных рядов тех параметров, которые непосредственно используются для принятия решений.

База знаний содержит информацию о накопленном опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном режиме.

Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является представление результатов анализа собранной информации. Данная информация может быть охарактеризована как консолидированная. При получении доступа к консолидированной информации у управленцев появляется возможность прогнозирования развития ситуации во внешней и внутренней среде организации, а, следовательно, и влияния на эти процессы, что, в свою очередь, позволяет комплексно осуществлять системное управление предприятием, принимать наиболее адекватные управленческие решения, обеспечивая реализацию конкурентных преимуществ.

Итак, формирование информационной базы для принятия стратегических решений в системе управления предприятием необходимо начать с анализа двух взаимодействующих составляющих - внешней и внутренней информационной среды предприятия. При этом следует учитывать особенности системы управления предприятием, которые состоят в том, что исходящие информационные потоки внешнего информационного пространства направлены, прежде всего, не только на предприятия, а в глобальное информационное пространство, включающее множество источников и приемников информации, где каждое предприятие должно самостоятельно выбирать и приобретать необходимые информационные продукты.

Глава 2. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО "Визави-2000"

2.1 Общая характеристика предприятия

Организационно-правовая форма предприятия "Визави-2000" - общество с ограниченной ответственностью. Организационно-правовая форма - это юридическая форма, в которой осуществляется регистрация и деятельность юридического лица.

В своей деятельности ООО "Визави-2000" руководствуется Федеральным законом от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ред. от 06.12.2011), а также Уставом, который является учредительным документом общества. Общество владеет правами юридического лица с момента его государственной регистрации.

Обществом с ограниченной ответственностью (далее - ООО) признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. Участники общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества. ООО является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих членов в делах общества. Вместе с тем, в ООО "Визави-2000" существуют тесные взаимосвязи между компаньонами.

Устав ООО "Визави-2000" содержит: полное и сокращенное фирменное наименование общества; сведения о месте нахождения общества; сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; сведения о размере уставного капитала общества; права и обязанности участников общества; сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества; сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам; иные сведения, предусмотренные законом.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества.

Фирма ООО "Визави-2000" принадлежит группе компаний "ВиЗаВи". Данная группа компаний уже много лет занимается производством и поставками строительных материалов из ПВХ наружной и внутренней отделки помещений.

Рис. 3. Информационное обеспечение стратегического управления предприятием

Приложение 5

   ┌──────────────────────────────────────────────────────┐

┌──┤   КлассиФикация финансово-экономических документов   │

│  └──────────────────────────────────────────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐

├─>│По содержанию├─┤Первичные     ├─┤Сводные         │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐ ┌───────────────┐

├─>│По назначению├─┤Оправдательные├─┤Распорядительные├─┤Бухгалтерского├─┤Комбинированные│

│  │             │ │              │ │                │ │оформления    │ │               │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘ └───────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐

│  │  По способу │ │Вручную       │ │На машинах      │

├─>│  обработки  ├─┤              ├─┤                │

│  │  информации │ │              │ │                │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐

├─>│   По месту  ├─┤Внутренние    ├─┤Внешние         │

│  │ составления │ │              │ │                │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐

│  │  По охвату  │ │Разовые       │ │Накопительные   │

├─>│хозяйственных├─┤              ├─┤                │

│  │    фактов   │ │              │ │                │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐

├─>│По количеству├─┤Однострочные  ├─┤Многострочные   │

│  │позиций строк│ │              │ │                │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐

│  │ По признаку │ │Бланки        │ │Денежные        │ │Ценные бумаги │

├─>│  повышенной ├─┤документов    ├─┤документы       ├─┤              │

│  │   ценности  │ │              │ │                │ │              │

│  └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘

│  ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐

│  │По содержанию│ │Денежные      │ │Материальные    │ │Расчетные     │

└─>│хозяйственных├─┤              ├─┤                ├─┤              │

  │   операций  │ │              │ │                │ │              │

Рис. 4. Классификация финансово-экономических документов ООО "Визави-2000".

Приложение 6

Таблица 4

Видовой состав документации финансово-экономического управления ООО "Визави-2000"

Приложение 7

Бухгалтерский баланс на 01.01.2012 ООО "Визави-2000"

(тыс. руб.)