Семь организационных принципов внутреннего аудита системы качества. Задачи, область и объект внутреннего аудита
Аудит качества (англ. quality audit) - систематическая независимая проверка, позволяющая определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность реализации мероприятий и их пригодность для достижения поставленных целей.
Эффективность внутреннего аудита системы качества на предприятии в значительной мере зависит от его организации.
Внутренний аудит системы качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на требуемом уровне.
Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы, опосредованные в деятельности подразделений предприятия при выполнении запланированных мероприятий, т. е. требований документации системы качества.
Внутренний аудит системы качества строится на ряде организационных принципов, основными из которых следует считать единообразие, системность, документированность, предупредительность, регулярность, независимость и открытость.
Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется по процедуре, официально установленной руководством предприятия с тем, чтобы обеспечить его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.
Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы качества должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.
Принцип документированности предполагает, что проведение каждого аудита определенным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.
Принцип предупредительности устанавливает, что каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.
Принцип регулярности определяет, что аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия.
Принцип независимости означает, что проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, что исключает возможность необъективности результатов аудита.
Принцип открытости подразумевает, что результаты аудитов должны носить открытый характер, что обеспечивает «прозрачность» системы качества для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.
Целесообразно с методической точки зрения создавать службу внутреннего аудита уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ. Создание службы внутреннего аудита является свидетельством понимания руководством предприятия значения аудита качества и того, что такая служба отвечает интересам предприятия.
Служба внутреннего аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции, ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной инструкции.
На предприятиях, где создание службы внутреннего аудита системы качества в виде отдельного структурного подразделения затруднено, аудит системы качества может проводиться временными группами, специально формируемыми для этой цели. При этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от основной работы) на специалистов подразделений предприятия, наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии). К выполнению обязанностей аудиторов эти специалисты допускаются только после их соответствующего обучения, прохождения практики и аттестации.
Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений предприятия, участвующих в работах по системе качества, но и сама является объектом подобного аудита. Руководство предприятия время от времени должно получать информацию по работе этой службы и оценивать ее с позиции требований, предъявляемых системой качества, действующей на предприятии, к аудиту качества.
Обязательным условием эффективной работы службы является наличие надлежащих организационных и методических документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:
·обеспечить методическое единство в подходах, трактовках и оценках аудиторов,
·обеспечить работу аудиторов при проведении опросов, протоколировании результатов наблюдений, оформлении отчетов,
·сократить потери времени при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью обследовать объект аудита.
При формировании методического обеспечения деятельности аудиторов могут быть использованы подходящие, но разработанные за пределами предприятия правила и методические процедуры. Наряду с документами в состав методического обеспечения включаются различного рода памятки и методические пособия, облегчающие работу экспертов.
Во всех случаях организационный порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает следующие основные стадии:
·подготовка аудита,
·осуществление аудита,
·анализ и обобщение результатов аудита,
·разработка корректирующих действий,
·контроль за выполнением корректирующих действий.
2.Психология поведения аудитора. Этика поведения аудитора
внутренний аудит система качество
Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого подразделения в целом и отдельными его сотрудниками и независимо от своих ощущений, аудитор должен строить свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудита. Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого подразделения могут быть свои внутренние проблемы, и это может быть причиной отрицательного отношения к аудиту. В своей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе и деструктивным поведением аудитируемого. Он должен быть готов к этому и иметь в своем арсенале методы и приемы, позволяющие изменить подобную ситуацию в свою пользу.
Этика - это система норм нравственного поведения человека или какой-либо общественной или профессиональной группы.
Профессиональные организации (Российская коллегия аудиторов и Российская аудиторская палата) разрабатывают кодексы профессиональной этики аудиторов. Нарушители этических норм профессионального поведения проявляют неуважение ко всему аудиторскому сообществу и наносят ему моральный и материальный ущерб. Сообщество аудиторов осуждает неэтичное поведение отдельных аудиторов и требует их наказания вплоть до исключения из своей среды, лишения квалификационного аттестата аудитора.
К основным этическим нормам относятся следующие:
·соблюдение общепринятых моральных норм и принципов. Аудитор должен соблюдать правдивость и честность в поступках и решениях, самостоятельность и объективность в суждениях и выводах, непримиримость к несправедливости, нарушениям моральных, нравственных и правовых норм;
·соблюдение общественных интересов. Внешний аудитор обязан действовать в интересах общества и всех пользователей бухгалтерской отчетности, а не только заказчика;
·объективность аудитора. Объективной основой для выводов, рекомендаций и заключений может быть только достаточный объем требуемой информации. Аудиторы не должны представлять факты сознательно неточно или предвзято. Поступки аудиторов, их решения и заключения не могут зависеть от суждений или указаний других лиц. Аудитору следует избегать взаимоотношений с лицами, которые могли бы повлиять на объективность его суждений и выводов, либо немедленно прекращать их;
·внимательность аудитора. При проведении аудиторских услуг нужно внимательно и серьезно относится к своим обязанностям, соблюдать утвержденные аудиторские стандарты, проверять подчиненных специалистов;
·профессиональная компетентность аудитора. Аудиторская фирма может привлечь специалистов для помощи аудиту в решении поставленных задач;
·конфиденциальная информация клиентов. Публикация и иное разглашение конфиденциальной информации не являются нарушением профессиональной этики в случаях:
) когда это сделано с разрешения клиента, а также с учетом интересов всех сторон, которые она может затронуть;
) когда это предусмотрено законодательными актами или решениями судебных органов;
) для защиты профессиональных интересов аудиторов в ходе официального расследования или частного разбирательства, проводимого руководителями клиента;
·налоговые отношения. Аудиторы не должны скрывать свои доходы от налогообложения или иным образом нарушать налоговое законодательство в своих интересах или в интересах других лиц. При оказании профессиональных услуг по налогообложению аудитор руководствуется интересами клиента. При этом он обязан соблюдать налоговое законодательство и не должен способствовать фальсификации в целях уклонения от уплаты налогов и обмана налоговой службы.
О выявленных в ходе проведения обязательного аудита фактах нарушения налогового законодательства, ошибках в расчетах и уплате налогов аудитор обязан в письменной форме сообщить администрации клиента и ревизионной комиссии общества, а также предупредить их о возможных последствиях и путях исправления нарушений и ошибок.
·плата за профессиональные услуги. Плата должна выплачиваться в зависимости от объема и качества предоставляемых услуг. Она может зависеть от сложности оказываемых услуг, квалификации, опыта, профессионального авторитета и степени ответственности аудитора.
Размер оплаты профессиональных услуг аудиторов не должен зависеть от достижения какого-либо определенного результата или обусловливаться иными обстоятельствами;
·независимость аудитора. Аудиторы обязаны отказаться от оказания услуг, если имеются обоснованные сомнения в их независимости от организации клиента и ее должностных лиц во всех отношениях.
Критерии независимости аудиторов установлены ст. 8 закона «Об аудиторской деятельности». Так, аудит не может осуществляться:
·аудиторами, являющимися учредителями (участниками) аудируемых лиц, их руководителями, бухгалтерами и иными лицами, несущими ответственность за организацию и ведение бухучета и составление финансовой отчетности;
·аудиторами, состоящими с учредителями (участниками) аудируемых лиц, их должностными лицами, бухгалтерами в близком родстве (родители, супруги, братья, сестры, дети, а также братья, сестры, родители и дети супругов);
·аудиторскими организациями, руководители и иные должностные лица которых являются учредителями аудируемых лиц, их должностными лицами, бухгалтерами;
·аудиторскими организациями, руководители и иные должностные лица которых состоят в близком родстве (родители, супруги, братья, сестры, дети, а также братья, сестры, родители и дети супругов) с учредителями аудируемых лиц, их должностными лицами, бухгалтерами;
·аудиторскими организациями и аудиторами, оказывавшими в течение 3 лет, непосредственно предшествующих аудиторской проверке, услуги по восстановлению и ведению бухучета, а также составлению финансовой отчетности.
В заключении или ином другом документе аудитор обязан без каких-либо оговорок заявить о своей независимости в отношении клиента. Основные обстоятельства, которые могут нанести ущерб независимости аудитора либо позволяющие сомневаться в его фактической независимости:
·предстоящие или ведущиеся судебные дела с организацией клиента;
·финансовое участие аудитора в делах организации;
·финансовая и имущественная зависимость аудитора от клиента (совместное участие в инвестициях в другие организации, кредитование, кроме банковского);
·косвенное финансовое участие в организации через родственников, служащих, через основные и дочерние организации;
·родственные и личные дружеские отношения с директорами и высшим управляющим персоналом организации;
·чрезмерная гостеприимность клиента, а также получение от него товаров и услуг по ценам ниже рыночных цен;
·участие аудитора (руководителей аудиторской фирмы) в любых органах управления организации клиента, его основных и дочерних организаций;
·неосторожные рекомендации и советы аудитора о финансовых вложениях в организации, в которых они сами имеют финансовые интересы;
·предложения от клиента о назначении аудитора на руководящую и иную должность в организации;
·отношения между аудиторами. Аудиторы обязаны доброжелательно относиться к другим аудиторам, воздерживаться от необоснованной критики их деятельности;
·отношения аудиторов с аудиторской организацией. Аттестованные аудиторы, согласившиеся стать сотрудниками аудиторской фирмы, обязаны лояльно относиться к ней, способствовать авторитету и дальнейшему развитию фирмы, поддерживать деловые, доброжелательные отношения с руководителями и иными сотрудниками фирмы, руководителями и персоналом клиента;
·публичная информация и реклама. Она может быть представлена в СМИ, специальных изданиях аудиторов, в адресных и телефонных справочниках, в публичных выступлениях и иных публикациях аудиторов.
Список использованной литературы
1.ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования.
.Аудит: Учебник для вузов/ В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; под ред. проф. В.И. Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2008 г., - 583 с.
.Аудит качества : учебное пособие / А.В. Трофимов. - Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. - 96 с.
.Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/ В. В. Ефимов, А. Н. Туманова. - Ульяновск: УлГТУ, 2007. - 123 с.
.Управление качеством продукции: аудит в системе менеджмента качества : учебное пособие / С.В. Пономарев, С.В. Мищенко, А.В. Трофимов, В.А. Самородов. - Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2006. - 96 с.