Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

Введение

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.

Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработка технического задания на внедрение системы электронного документооборота в ГАОУ СПО города Москвы Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий.

Задача дипломной работы:

Сбор информацию о различных системах документооборота из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

Провести их сравнительный анализ, проанализировать требования к информационной системе.

Выбор систем электронного документооборота.

Разработка технического задания.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного документооборота и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен анализ, обзор и выбор существующих систем электронного документооборота и определенна наиболее подходящая по техническим требованиям Колледжу предпринимательства №11. В третьей главе расчет экономической эффективности. В четвертой главе будут разобраны безопасные приемы работы и виды опасных и вредных факторов.

Глава 1. Основные понятия и определения. Принципы организации документооборота управленческой деятельности

.1 Понятие документооборота

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами [1].

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [3].

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов [3]. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 1

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи [3].

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 2

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Рис. 3

1.2 Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного документооборота:

Универсальные «коробочные» СЭДО:

стандартный набор функций;

невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты на приобретение и установку;

относительно низкая стоимость;

необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

максимально персонифицированная система;

большие временные затраты;

высокая стоимость разработки;

сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные СЭДО:

базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие нуждам предприятия;

небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная русификация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

1.3 Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

поддерживать технологию HSM;

протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

территориально распределенные организации;

алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

наличие выделенного сервера приложений;

наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

интеграция со средствами потокового ввода документов;

интеграция с офисными приложениями;

интеграция с электронной почтой;

наличие развитого программного интерфейса (API);

интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

Рис. 4 - Компонентная архитектура системы электронного документооборота

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

Глава 2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM- систем в 2010 г.

2.1 Отраслевое распределение по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе - 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Далее рассмотрим распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Диаграмма 2 - Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

«Directum» , Директум;

«DocsVision», ДоксВижн;

«1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

высшее руководство работает с документами из системы;

контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

2.2 Архитектура системы

Состав системы:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Рис. 5 - Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

Службы ввода документов ( DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

Набор средств интеграции ( DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

2.3 DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих/исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

поиск карточек по заданным критериям;

создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

Автоматизация управления предприятием.

Поддержка процессного подхода в организации управления.

Автоматизация систем менеджмента качества.

Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

Средства контроля исполнения документов и заданий.

Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

Управление процессами обработки документов.

Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

2.4 Автоматизация канцелярии

Создание электронного архива документов.

Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

Рис. 6 - Архитектура системы «DocsVision»

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы.

Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы.

Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе.

Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

Единые механизмы хранения и представления информации.

Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

Общую структуру справочников.

Общие средства поиска и извлечения знаний.

Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

Электронными документами, содержащие большие объемы данных.

Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

2.5 1С:Документооборот

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

"1С:Документооборот 8" позволяет реализовать следующие возможности:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе "1С:Предприятие 8" и обеспечивает выполнение следующих операций:

хранение любых документов;

ограничение прав доступа к документам;

коллективная работа с документами;

хранение и контроль версий;

выдача и контроль поручений;

отчетность;

работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др.

Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

текст поручения;

описание;

исполнитель;

контрольный срок.

Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

Поручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

Обход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,

оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

регистрация входящих и исходящих документов,

просмотр и редактирование документов,

контроль версий документов,

полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

ГОСТ Р 6.30-2003,

ГОСТ Р 51141-98,

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

Требования ГСДОУ,

Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Логическая структура "1С:Документооборот 8" представлена на следующих рисунках.

Рис. 7 - Модульный состав СЭД «1С:Документооборот 8»

Рис. 8 - Функциональные блоки СЭД «1С:Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рис. 9 - Схема развертывания СЭД «1С:Документооборот 8»

Преимущества системы

«1С:Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

Делопроизводство,

Документооборот,

Взаимодействие,

Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

DocsVision <#"607065.files/image012.gif">

Оптимальное размещение предметов труда и документации в зонах досягаемости:

ДИСПЛЕЙ размещается в зоне «а» (в центре);

СИСТЕМНЫЙ БЛОК размещается в предусмотренной нише стола;

КЛАВИАТУРА - в зоне «г» или «д»;

«МЫШЬ» - в зоне «в» (справа);

СКАНЕР в зоне «а» или «б» (слева);

ПРИНТЕР находится в зоне «а» (справа);

ДОКУМЕНТАЦИЯ: необходимая при работе - в зоне легкой досягаемости ладони - «в», а в выдвижных ящиках стола - литература, неиспользуемая постоянно.

Для комфортной работы стол должен удовлетворять следующим условиям [15]:

высота стола должна быть выбрана с учетом возможности сидеть свободно, в удобной позе, при необходимости опираясь на подлокотники;

нижняя часть стола должна быть сконструирована так, чтобы инженер-менеджер мог удобно сидеть, не был вынужден поджимать ноги;

поверхность стола должна обладать свойствами, исключающими появление бликов в поле зрения инженера-менеджера;

конструкция стола должна предусматривать наличие выдвижных ящиков (не менее 3 для хранения документации, листингов, канцелярских принадлежностей).

высота рабочей поверхности рекомендуется в пределах 680-760мм. Высота поверхности, на которую устанавливается клавиатура, должна быть около 650мм.

Большое значение придается характеристикам рабочего кресла. Так, рекомендуемая высота сиденья над уровнем пола находится в пределах 420-550мм. Поверхность сиденья мягкая, передний край закругленный, а угол наклона спинки - регулируемый.

Необходимо предусматривать при проектировании возможность различного размещения документов: сбоку от видеотерминала, между монитором и клавиатурой и т.п. Кроме того, в случаях, когда видеотерминал имеет низкое качество изображения, например заметны мелькания, расстояние от глаз до экрана делают больше (около 700мм), чем расстояние от глаза до документа (300-450мм). При высоком качестве изображения на видеотерминале расстояние от глаз пользователя до экрана, документа и клавиатуры может быть равным.

Положение экрана определяется:

расстоянием считывания (0,6…0,7м);

углом считывания, направлением взгляда на 20 ниже горизонтали к центру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению.

Должна также предусматриваться возможность регулирования экрана:

по наклону от -10 до +20 относительно вертикали;

в левом и правом направлениях.

Большое значение также придается правильной рабочей позе пользователя. При неудобной рабочей позе могут появиться боли в мышцах, суставах и сухожилиях. Требования к рабочей позе пользователя следующие:

голова не должна быть наклонена более чем на 20,

плечи должны быть расслаблены,

локти - под углом 80…100,

предплечья и кисти рук - в горизонтальном положении.

Существенное значение для производительной и качественной работы на компьютере имеют размеры знаков, плотность их размещения, контраст и соотношение яркостей символов и фона экрана. Если расстояние от глаз оператора до экрана дисплея составляет 60…80 см, то высота знака должна быть не менее 3мм, оптимальное соотношение ширины и высоты знака составляет 3:4, а расстояние между знаками - 15…20% их высоты. Соотношение яркости фона экрана и символов - от 1:2 до 1:15.

Во время пользования компьютером медики советуют устанавливать монитор на расстоянии 50-60 см от глаз. Специалисты также считают, что верхняя часть видеодисплея должна быть на уровне глаз или чуть ниже. Когда человек смотрит прямо перед собой, его глаза открываются шире, чем когда он смотрит вниз. За счет этого площадь обзора значительно увеличивается, вызывая обезвоживание глаз. К тому же если экран установлен высоко, а глаза широко открыты, нарушается функция моргания. Это значит, что глаза не закрываются полностью, не омываются слезной жидкостью, не получают достаточного увлажнения, что приводит к их быстрой утомляемости.

Создание благоприятных условий труда и правильное эстетическое оформление рабочих мест на производстве имеет большое значение как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

Режим труда и отдых

В процессе работы с компьютером необходимо соблюдать правильный режим труда и отдыха. В противном случае у персонала отмечаются значительное напряжение зрительного аппарата с появлением жалоб на неудовлетворенность работой, головные боли, раздражительность, нарушение сна, усталость и болезненные ощущения в глазах, в пояснице, в области шеи и руках.

В табл. 18 представлены сведения о регламентированных перерывах, которые необходимо делать при работе на компьютере, в зависимости от продолжительности рабочей смены, видов и категорий трудовой деятельности с ПЭВМ (в соответствии с СанПиН 2.2.2 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работ»[14]).

Таблица 17 - Время регламентированных перерывов при работе на компьютере

Время перерывов дано при соблюдении указанных Санитарных правил и норм. При несоответствии фактических условий труда требованиям Санитарных правил и норм время регламентированных перерывов следует увеличить на 30%.

В соответствии со СанПиН 2.2.2 546-96 все виды трудовой деятельности, связанные с использованием компьютера, разделяются на три группы:

группа А: работа по считыванию информации с экрана ПЭВМ предварительным запросом;

группа Б: работа по вводу информации;

группа В: творческая работа в режиме диалога с ЭВМ.

Эффективность перерывов повышается при сочетании с производственной гимнастикой или организации специального помещения для отдыха персонала с удобной мягкой мебелью, аквариумом, зеленой зоной и т.п.

Рекомендации по устранению вредных факторов

Для нормализации воздуха в помещении следует использовать вентиляцию, как естественную так и искусственную. К видам естественной вентиляции используемой в на предприятии можно отнести неорганизованную естественную вентиляцию. Но использование такого вида вентиляции имеет ряд недостатков: воздух поступающий в помещение не подогревается и не увлажняется, поэтому в помещении целесообразно применять механическую общую приточную вентиляцию, которая устраняет недостатки естественной. Для обеспечения соответствующей температуры в в зимнее время следует использовать централизованное отопление, а в летнее - различные виды вентиляции.

Нормальное освещение обеспечивается путем рационального комбинирования и применения естественного и искусственного освещения. Правильного размещения монитора на рабочем месте относительно оконных проемов.

Для защиты от шума, создаваемого в помещении оборудованием, целесообразно использовать следующие методы:

Снижение шума в источнике его возникновения;

Снижение шума на пути его распространения.

Для защиты от ионизирующего излучения следует использовать: во-первых, источники с минимальным выходом ионизирующего излучения (электронно-лучевая трубка), во-вторых, ограничивать время работы с источником ионизирующего излучения и, в-третьих - экранирование источников.

Для защиты персонала от поражения электрическим током обеспечивается правильным размещением оборудования, правильным выполнением электропроводки, ее надежной изоляцией и выполнением требований по технике безопасности при работе с системой.

Для уменьшения влияния психофизиологических нагрузок на организм человека достигается путем правильного оформления рабочего места (согласно ГОСТ 122.032-78 и ГОСТ 21829-76), рационального распределения рабочего времени (через каждые 2 часа проведенные за ПЭВМ необходимо обеспечивать 10-15 минут отдыха), правильным цветовым оформлением (коэффициенты отражения должны быть: 60-70% для потолка, 40-50% для стен, 30% для пола, 30-40% для других отражающих поверхностей), обеспечением соответствующей настройки параметров терминального оборудования (контрастность изображения знака не менее 0,8; яркость освещения экрана не менее 10 kq/m2; разрешение экрана 640х480 и более; частота регенерации изображения не менее 72 МГц)

Пожарная безопасность в соответствии с ГОСТ 12.1.004-91 обеспечивается системами предотвращения пожара (использование заземления для защиты от статического напряжения, контроль состояния изоляции, молниезащита зданий, наличие плавких предохранителей в электрооборудовании), системами пожарной защиты (системы оповещения о пожаре, наличия первичных средств тушения пожара, аварийное отключение аппаратуры), организационно-техническими мероприятиями.

Для снижения или предотвращения влияния опасных и вредных факторов необходимо соблюдать Cанитарные правила и нормы. гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы¦ (Утверждено Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14 СанПиН 2.2.2.542-96)

Заключение

Целью данной дипломной работы являлся сравнительный анализ систем электронного документооборота для создания технического задания на внедрение СЭД в ГАОУ Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий. Проведенные нами исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

невозможность установления истории работы с документами;

непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.

Список использованной литературы

1.     Кузнецов И. Н., Делопроизводство, М.: Дашков и К, 2006 год, 520 стр.

2.      Байкова И. Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.

3.      Г. Ю. Касьянова <http://www.ozon.ru/context/detail/id/4743293/>., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.

.        Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 год, 224 стр.

.        Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2006. №3

.        Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2003. №1

.        Электронный ресурс: Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -Режим доступа: <http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html>

.        Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. -Режим доступа: <http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml>

.        Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. -Режим доступа: <http://www.IT.ru/>

.        Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. -Режим доступа: <http://www.cmdsoft.ru/>

.        Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. -Режим доступа: <http://www.cland.ru/>

.        Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. -Режим доступа: <http://www.eos.ru/>

.        Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документаооборот в организации.-Режим доступа: <http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html>

.        Электронный ресурс: Общее описание - 1С:Документооборот 8 -1C:Предприятие 8 <http://www.google.ru/url?sa=t&rct=j&q=1c%20ljrevtynfjj%2Cjhjn%208&source=web&cd=1&ved=0CGYQFjAA&url=http%3A%2F%2Fv8.1c.ru%2Fdoc8%2F&ei=6MXpT86uLo7s-garmOjJDg&usg=AFQjCNEVMMXB4udYwYMnbYmqVKXPHoo8oQ&cad=rjt>. .-Режим доступа: <http://v8.1c.ru/doc8/>

.        СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

.        ГОСТ 12.2.049-80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации.

.        Электронный ресурс: Общее описание - DocsVision <http://www.google.ru/url?sa=t&rct=j&q=1c%20ljrevtynfjj%2Cjhjn%208&source=web&cd=1&ved=0CGYQFjAA&url=http%3A%2F%2Fv8.1c.ru%2Fdoc8%2F&ei=6MXpT86uLo7s-garmOjJDg&usg=AFQjCNEVMMXB4udYwYMnbYmqVKXPHoo8oQ&cad=rjt> о системе. -Режим доступа: <http://www.docsvision.com/o-sisteme/novoe/>

.        Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM <http://www.google.ru/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CFYQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.directum.ru%2F&ei=HmDqT_SwKqfV4QS0nYXrAg&usg=AFQjCNGcR3FWjEw4bDORaK4sNm6EZoY6wg&sig2=S9CEF0iXMeqZzDFjmSewlQ> -Режим доступа: <http://www.directum.ru/system>

Приложение

Предварительное техническое задание на создание системы автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства) ГАОУ СПО г. Москвы Колледжа предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий

Настоящий документ предназначен для описания основных технических требований к созданию в ГАОУ СПО г. Москвы Колледжа предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий (далее КП № 11 ОУиИТ) автоматизированной системы документационного обеспечения управления с использованием современных информационных технологий.

Целью документа является проведение открытого конкурса по выбору разработчика (поставщика) вышеуказанной Системы.

Общие сведения

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) является важнейшей и неотъемлемой частью системы функционирования КП № 11 ОУиИТ. Основная цель ДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Эффективное решение задачи автоматизации делопроизводства и внедрения электронного документооборота должно основываться на использовании современных информационных технологий и создании на их основе единой автоматизированной системы и документационное обеспечение управления КП № 11 ОУиИТ, в дальнейшем именуемой Система.

Система должна охватывать все объекты КП № 11 ОУиИТ, т.е. отделения, кафедры и другие подразделения КП № 11 ОУиИТ.

Реализация основных делопроизводственных функций должна обеспечиваться оснащением рабочих мест соответствующим программным обеспечением, предназначенным для автоматизации делопроизводства и документооборота как внутри одного объекта КП № 11 ОУиИТ, так и обеспечивающим электронный документооборот между ними.

Повышение контроля исполнительской дисциплины должно обеспечиваться внедрением технологии, обеспечивающей доступ к информации о ходе исполнения документов. Для реализации технологии контроля программное обеспечение по автоматизации делопроизводства должно иметь возможность регистрировать все резолюции, накладываемые на документ при его прохождении по иерархии управления, с указанием для каждой контрольных сроков исполнения и фамилии исполнителей. Для получения информации об исполнении документа в подчиненных органах программное обеспечение по автоматизации делопроизводства должно предоставлять возможность доступа к базам данных делопроизводства каждого объекта КП № 11 ОУиИТ.

Назначение и цели создания Системы

Назначение Системы

Система предназначена для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности. Система должна функционировать на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений КП № 11 ОУиИТ, участвующих в технологических процессах работы с документами..

Задачами создания Системы являются:

создание организационной, технической и информационной инфраструктуры функционирования подразделений КП № 11 ОУиИТ;

организация единого порядка работы с документами в подразделениях КП № 11 ОУиИТ;

создание надлежащих условий для документально-информационного обеспечения работы директора КП № 11 ОУИИТ, его заместителей, Ученый (проектно-экспертный) Совет, КП № 11 ОУИиИТ, руководителей КП № 11 ОУиИТ различного уровня.

Цели создания Системы

Система должна создавать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

Внедрение Системы должно быть нацелено на предоставление таких важных преимуществ руководителям разного уровня, как оперативность обработки данных, обеспечение контроля исполнительской дисциплины, достоверность первичной информации, объективность принятия управленческих решений.

Основными целями создания Системы являются:

повышение эффективности управленческой деятельности КП № 11 ОУиИТ;

усиление контроля исполнения на всех уровнях управления КП № 11 ОУиИТ распоряжений вышестоящих органов, а также приказов, распоряжений и иных актов, издаваемых директором КП № 11 ОУиИТ;

сокращение сроков создания, согласования, рассмотрения документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном виде как между объектами КП № 11 ОУиИТ, так и внутри каждого объекта;

создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;

автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников подразделений КП № 11 ОУиИТ;

увеличение скорости прохождения документов как между объектами КП № 11 ОУИИТ, так и внутри каждого объекта;

создание предпосылок для организации электронного документооборота органов КП № 11 КП № 11 ОУиИТ с федеральными органами власти.

Характеристика объекта автоматизации

Примерный состав объектов КП № 11 ОУиИТ, участвующих в создании единой и открытой для будущих усовершенствований информационно-технологической среды, обеспечивающей эффективную взаимосвязанную работу КП № 11 ОУиИТ, приведен в следующей таблице.

Сведения об условиях эксплуатации и характеристики программно-аппаратных средств объектов КП № 11 ОУиИТ приведены в следующей таблице.

Требования к Системе

Требования к Системе в целом

Требования по патентной чистоте

Программное обеспечение Системы должны быть свободным от возможности предъявления основанных на промышленной, интеллектуальной или другой собственности любых прав и притязаний третьих лиц.

Программные изделия (компоненты Системы) должны обладать патентной чистотой на территории России.

Требования к стандартизации, унификации

Комплексы Системы должны обеспечивать сопряжение с комплексом, обеспечивающим автоматизацию делопроизводства Департамента образования г. Москвы.

В клиентской части сетевые варианты комплексов Системы должны функционировать под управлением операционной системы Windows.

Программные средства Системы должны соответствовать соглашениям и стандартам, имеющимся в Windows, в части работы с клавиатурой, отображения информации на экране, вызова справочной информации, организации пользовательского интерфейса и т.п.

Для исключения избыточности технологических процедур при выполнении функций системы следует единообразно реализовать общие для всех функций процедуры.

Должен быть обеспечен удаленный доступ к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет.

Требования к функциям (задачам), выполняемым Системой

Требования к делопроизводственным функциям

Система должна обеспечивать автоматизацию следующих делопроизводственных функций:

централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением электронной версии документа на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;

регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов по любому набору реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК), в том числе контекстный поиск как по РКК, так и по тексту самого документа;

получение статистических отчетов по документообороту;

учет движения оригиналов (в том числе экземпляров) и копий документов;

хранение электронных образов документов произвольного формата;

отправка документов, формирование реестров рассылки для экспедиции или отправка документов по электронной почте;

работа с взаимосвязанными документами, образование гипертекстовой сети зарегистрированных документов;

регламентация прав доступа к документальной информации и определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций.

Требования к функциям контроля исполнения

Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:

регистрация для каждого документа последовательного списка уточняющих резолюций при прохождении его по уровням иерархии управления, с указанием сроков и исполнителей;

автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;

получение справок упреждающего контроля, т.е. формирование списков документов, по которым срок исполнения резолюций истекает завтра (через три дня, и т.д.);

автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;

получение различных справок по состоянию исполнительской дисциплины и имевшим место нарушениям.

Требования к поддержке процессов разработки и согласования документов

Система должна поддерживать работу над проектами документов, включая:

поддержку версий документов;

обеспечение процесса визирования документа его разработчиками;

обеспечение процесса согласования (визирования) докумерта ответственными лицами;

обеспечение процесса утверждения документа или возврата его на доработку;

возможность интеграции со средствами организации коллективной работы над документами.

Требования к обеспечению работы сотрудников территориально удаленных подразделений

Для обеспечения функционирования территориально удаленных структурных подразделений, а также возможности доступа к информации в Системе со стороны вышестоящих и контролирующих органов Система должна обеспечивать:

возможность работы пользователя Системы в удаленном режиме с центральной базой данных;

возможность организации веб-сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.

Требования к поддержке электронного документооборота между органами власти

Для реализации электронного документооборота между органами КП № 11 ОУиИТ, а также с вышестоящими и другими органами власти Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:

отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты, встроенной в Систему, и/или через Центры обмена данными;

обеспечение достоверности передаваемой по линиям связи информации средствами шифрования и/или электронно-цифровой подписи;

формирование и отправка служебной информации (паспорта документа), содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов РКК передаваемого исходящего документа;

отправка электронного образа документа (файлов любого формата);

автоматизированная регистрация поступившего по линиям связи документа на основании реквизитов паспорта документа и файлов документа;

автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера.

Требования к возможностям настройки Системы

Система должна обеспечивать гибкие возможности настройки на особенности организационной структуры учреждения и процессов работы с документами, в том числе обеспечивать:

возможности настройки словарей (справочников) Системы;

возможности настройки набора видов документов, в том числе создания средствами администратора Системы новых видов документов и изменение реквизитного состава их РКК;

гибкие возможности настройки прав пользователей Системы, в том числе возможности для делопроизводственного персонала осуществлять ввод информации за специалистов руководящего состава;

возможности настройки обмена электронными документами.

Требования к механизмам интеграции Системы с другими приложениями

Для обеспечения возможностей интеграции с другими информационными системами организации Система должна обеспечивать:

доступ к хранимым Системой данным через API-интерфейс;

поддержку стандарта ODMA для хранения и поиска файлов документов;

возможность хранения файлов документов произвольных типов;

возможность интеграции с порталом КП № 11 КП № 11 ОУиИТв части

публикации на портале публичных документов КП № 11 ОУиИТ;

приема и регистрации обращений граждан и организаций, поданных посредством портала.

Требования к видам обеспечения

Информационное, программное, техническое, лингвистическое и организационное обеспечение должно обеспечивать реализацию следующих принципов:

Функциональная масштабируемость. Ввод в действие возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, при необходимости, неограниченным наращиванием количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных для конкретной организации.

Территориальная масштабируемость.

Ввод в действие на неограниченном числе организаций.

Корпоративность.

Обеспечение прозрачного доступа пользователя (в соответствии с предоставленными правами) к документам и к информации об их исполнении в других органах КП № 11 ОУиИТ.

Гибкость.

Отсутствие необходимости переналадки Системы при структурной реорганизации учреждения. Совершенствование управленческих процессов не должно приводить к остановке Системы.

Открытость.

Наличие интерфейсов прикладного программирования, позволяющих заказчику создавать новые приложения и организовывать обмен данными с собственными системами.

Защищенность.

Наличие ранжирования доступа к базам данных, а также криптографических средств шифрования и электронно-цифровой подписи.

Распределенность.

Обеспечение удаленного доступа к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет.