Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками
Зміст
Вступ
Розділ 1. Теоретичні основи обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Розділ 2. Особливості бухгалтерського обліку операцій з розрахунків з постачальниками та підрядниками на ПП «Марія»
Розділ 3. Проблемні питання та напрями удосконалення обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Висновки
Список використаних джерел
Вступ
Тема обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками розглядалась провідними вітчизняними науковцями з бухгалтерського обліку, зокрема Ф.Ф. Бутенцем, А.С. Барановська, Г.В. Власюк, В.В. Жуковська, А. Козоріз, О. С. Кравченко, О.М. Шапошнікова та іншими. Проте ряд питань досі залишаються недостатньо вивченими, що зумовлює актуальність даної теми та подальшого дослідження.
Майже всі субєкти господарської діяльності так чи інакше споживають товари та послуги інших субєктів. Ведення обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є важливою складовою для забезпечення ефективної співпраці з іншими підприємствами, та надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства для прийняття рішень.
Обєктом дослідження виступає стан обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві ПП «Маріна» та напрями удосконалення обліку розрахунків.
Предметом дослідження є облік розрахунків з постачальниками та підрядниками.
В цілому зі стану обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві існують первинні документи та аналітика що ведеться відповідними підрозділами підприємства, частина інформації має собою комерційну таємність.
Оскільки основним видом діяльності ПП «Маріна» є оптова та роздібна торгівля, то ефективність забезпечення правильного ведення розрахунків з постачальниками є запорукою правильного функціонування фірми.
Метою дослідження буде дослідити стан обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві ПП «Маріна» та навести приклади удосконалення обліку
Відповідно до мети сформульовано завдання дослідження:
.визначити економічну сутність розрахунків з постачальниками та підрядниками, їх значення, роль і місце в діяльності підприємства;
.здійснити огляд нормативно-правової бази, яка регламентує порядок організації обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками;
.дослідити методика формування облікової інформації в первинних бухгалтерських документах;
.здійснити дослідження аналітичного і синтетичного обліку;
.визначити проблемні питання та напрями удосконалення обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками.
При вирішенні поставлених завдань були використані наступні методи:
.загально-логічні методи і прийоми дослідження: аналіз, синтез, абстрагування, узагальнення, індукція, дедукція, аналогія, системний підхід.
.методи емпіричного дослідження: спостереження, порівняння, опис.
Під час дослідження використовувались різноманітні джерела теоретичного та фактичного матеріалу. Їх можна умовно поділити на такі групи:
нормативно-правові акти: закони, положення;
наукова та методична література стосовно бухгалтерського обліку взагалі та обліку розрахунків з постачальниками;
фактичні матеріали стосовно бухгалтерського обліку, фінансової звітності на підприємстві та результатів його господарської діяльності.
Курсова робота складається з вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел, а також додатків.
Розділ 1. Теоретичні основи обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
Господарські зв'язки - це необхідна умова діяльності підприємства, тому що вони забезпечують безперебійність постачання, безперервність процесу виробництва і своєчасність відвантаження, а так само реалізації продукції (робіт, послуг).
Оформляються і закріплюються господарські зв'язки договорами, згідно яким одне підприємство виступає постачальником товарно-матеріальних цінностей, робіт чи послуг, а інше їх покупцем, споживачем, а значить і платником. У договорах зазначаються: вид матеріальних цінностей, що поставляються, виконуваних робіт і послуг; комерційні умови постачання; кількісні і вартісні показники постачань; терміни відвантаження матеріальних цінностей (виконання робіт послуг); порядок розрахунків (умови платежів) між підприємством і постачальниками (підрядчиками). За визначенням М. П. Кондракова, до постачальників та підрядників відносять організації, що поставляють сировину й інші товарно-матеріальні цінності, надають різні види послуг (відпустка електроенергії, пари, води й ін.) і виконують різні роботи (капітальний і поточний ремонт основних засобів і ін.).
Постачальник - юридична чи фізична особа, товаровиробник, торговець, що забезпечує постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, будівельних матеріалів, запчастин, товарів), надання послуг (постачання електроенергії, газу, води, пари тощо), виконання робіт (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо) покупцям відповідно до замовлень, заявок, угод, договорів. [4; с.153]
Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні обєктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво. [4; с.149].
Поняття розрахунки та заборгованість в переважній більшості містять посилання на зобовязання: розрахунки виникають за зобовязаннями або зобовязання випливають з розрахунків, заборгованість - це зобовязання або навпаки. Тобто є необхідність визначити місце кожного з понять та взаємозвязки між ними [10]. Зобовязання мають масштабний характер, проникають в усі сфери діяльності підприємства та виникають з моменту прийняття будь-якого рішення, але не кожне зобовязання є дійсним. У разі прийняття рішення про практичну реалізацію зобовязання, яке передбачає обмін ресурсами, та набуття ним юридичного оформлення, його можна вважати фінансовим. Виконання фінансового зобовязання відбувається через систему розрахунків, які виникають та припиняються в момент руху тих чи інших ресурсів (або грошових коштів, або товарів, робіт, послуг). Стан розрахунків в будь-який момент їх існування характеризується дебіторською та кредиторською заборгованістю для кожного учасника. Існують різні визначення поняття в нормативних документах з бухгалтерського обліку, зокрема, в П(С)БО 2 «Баланс» зазначено, що:
зобовязання - заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють в собі економічні вигоди [18].
Заборгованість - це стан розрахунків за фінансовими зобовязаннями на будь-який момент часу [9].
Кредиторська заборгованість - тимчасово залучені суб'єктом у власне користування грошові кошти, які підлягають поверненню юридичній або фізичній особі [9].
Кредитори - юридичні і фізичні особи, яким внаслідок минулих подій підприємство заборгувало певні суми коштів, їхніх еквівалентів чи інших активів [9].
Розрізняють нормальну (законну) і прострочену кредиторську заборгованість.
Нормальна виникає у межах діючих термінів її сплати, а заборгованість, не погашена з настанням термінів сплати, є простроченою. В регульованих ринкових системах з розвинутим господарським законодавством кредитор у разі невиконання позичальником у передбачені терміни своїх кредитних зобов'язань може подати на нього позов в судовому порядку і вимагати не лише повернення боргу, а й повного відшкодування збитків. У разі невиконання позичальником рішень суду про сплату заборгованості суд оголошує боржника неплатоспроможним і застосовує механізм банкрутства, який водночас є й механізмом вибору ефективного власника, і механізмом запобігання можливій ланцюговій реакції поширення неплатежів між господарюючими суб'єктами, що може перетворитися на потужний дестабілізуючий фактор економіки. Проте в періоди глибоких економічних потрясінь механізм банкрутства належним чином не виконує зазначені функції, і через несприятливі об'єктивні обставини дуже часто неплатоспроможними стають виробники з нормальним і навіть високим рівнем ефективності господарювання, які створюють потрібну споживачам продукцію (послуги). Банкрутства і кредиторська заборгованість у такому разі набувають масового характеру, посилюють процес згортання виробництва, зменшення кількості робочих місць, доходів, рівня споживання суспільства. В Україні проблема кредиторської заборгованості була однією з найгостріших у першій половині 90-х років XX ст. [2].
Економічна сутність кредиторської заборгованості полягає в тому, що це не тільки частина майна організації, як правило кошти, але і товарно- матеріальні цінності, наприклад у зобов'язаннях за товарним кредитом
Як правова категорія кредиторська заборгованість - особлива частина майна організації, що є предметом обов'язкових правовідносин між організацією і її кредиторами. Організація володіє і користується кредиторською заборгованістю, але вона зобов'язана повернути чи виплатити дану частину майна кредиторам, що мають права вимоги на неї [3].
Отже, кредиторська заборгованість має двоїсту юридичну природу: як частина майна вона належить організації на праві володіння, чи навіть праві власності щодо отриманих позичкових коштів і ресурсів, визначених родовими ознаками; як об'єкт зобов'язальних правовідносин - це борги організації перед кредиторами, тобто особами, уповноваженими на витребування чи стягнення від організації зазначеної частини майна.
З урахуванням відзначених ознак кредиторську заборгованість можна було б визначити як частину майна організації, що є предметом боргових зобов'язань організації-дебітора (боржника) перед уповноваженою особою кредиторами, що підлягає бухгалтерському обліку і відображенню в балансі як борги організації - балансоутримувача [10].
Довівши, що обєктом бухгалтерського обліку слід вважати саме розрахунки як первинну операцію, в результаті якої формуються обєкти фінансової звітності - дебіторська та кредиторська заборгованість, показано як це може вплинути на ефективність управлінської діяльності і, зокрема, фінансового менеджменту. В загальній політиці управління фінансами багато уваги приділено формуванню політики управління дебіторською та кредиторською заборгованостями. При цьому підприємству необхідно враховувати протилежні цілі: з одного боку, максимально користуватися залученими коштами, з іншого, найшвидше отримати власні оборотні кошти. Виходячи з сутності розрахунків, кожне підприємство одночасно є і кредитором, і дебітором, а кожна розрахункова операція приводить до одночасного виникнення дебіторської заборгованості в одного підприємства, і кредиторської - в іншого. Відтак, кожна розрахункова операція генерує різні, здебільшого суперечливі, цілі її субєктів. З чого можна дійти висновку, що на кожному підприємстві політики управління дебіторською та кредиторською заборгованостями повинні розроблятися не окремо, а бути узгодженими між собою. Однією зі спроб їх поєднати є політика управління грошовими потоками підприємства. Однак рух грошей - і позитивний, і негативний - не може відбуватись сам по собі, як не може представляти самостійну операцію. Тобто, формуючи політику управління грошовими потоками підприємству необхідно враховувати характер розрахункової операції, в результаті якої виник чи може виникнути рух грошових коштів. Серед обєктів фінансового менеджменту слід виділити й розрахункові операції для підвищення ефективності фінансової політики підприємства, оскільки при її формуванні буде врахована більша кількість факторів, що впливають на розрахункові операції взагалі, а не тільки ті, що впливають на сформовану в результаті їхнього проведення заборгованість або рух коштів [9].
На сьогоднішній день існує чимало підприємств, діяльність яких можлива тільки завдяки зобовязанням за розрахунками з постачальниками. Тобто практично не маючи власного капіталу, підприємство бере в кредит товар (тобто під реалізацію) і отримує значні прибутки не ризикуючи при цьому власним капіталом. Зобовязання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядниками займають важливе місце в системі управління діяльністю підприємства. Це аргументується тим, що приймаючи управлінські рішення щодо тактичних чи стратегічних планів підприємства, керівник в першу чергу робить аналіз чи перевірку фінансової звітності, а особливо зобовязань підприємства, що дає змогу визначити його фінансову стійкість, незалежність та в кінцевому результаті прибутковість. Зобовязання підприємства за розрахунками з постачальниками та підрядниками - це короткострокові зобовязання, що виникають при постачанні продукції чи наданні послуг. Дані зобовязання повинні погашатися згідно договорів про купівлю-продаж товарів, що заключається з постачальниками чи підрядниками [5].
Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками проводиться згідно наказу про облікову політику, розрахунок з постачальником проводиться згідно укладеного договору про постачання товарів чи надання послуг.
Створення цілісної та ефективної системи бухгалтерського обліку неможливе без застосування такого специфічного елементу як облікова політика. Законодавство України визначає облікову політику як сукупність принципів, методів та процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності, та встановлює обовязковість її розробки підприємствами [7].
Способи поточного групування інформації про розрахунки мають бути закріплені в обліковій політиці шляхом побудови робочого плану рахунків, відносно якого національне законодавство припускає самостійність підприємств при обранні набору аналітичних ознак. Якщо ретельно проаналізувати діючий план рахунків то можна зробити висновок, що перш ніж організовувати аналітичний облік, необхідно виправити серйозні недоліки в синтетичному, а саме: при групуванні рахунків для обліку розрахунків за класами в основу має бути покладена їх економічна сутність та класифікація. Існуючий план рахунків спрямований на облік дебіторської та кредиторської заборгованості як обєкти фінансової звітності, не враховуючи те, що заборгованість це лише статичний стан розрахункових операцій, а також те, що ці операції відбуваються щоденно і, звичайно, повинні відображатись в обліку, а заборгованість представляють у фінансовій звітності лише на визначену дату.
Кредиторська заборгованість у підприємств та організацій виникає найчастіше через невиконання установами своїх зобовязань.
Облік кредиторської заборгованості підприємств та організацій ведеться на рахунках класу 6 Поточні зобовязання, який обєднує рахунки, призначені для обліку зобовязань установи, що виникають у процесі її діяльності, і погашення яких здійснюється протягом одного бюджетного року.
До поточних зобовязань підприємств та організацій належать:
- заборгованість за всіма видами платежів до бюджету, включаючи податки із заробітної плати;
заборгованість із заробітної плати штатного і нештатного персоналу, із допомоги за тимчасовою непрацездатністю, за стипендіями аспірантам та учням;
зобовязання за відрахуваннями до Пенсійного фонду України, на соціальне страхування та індивідуальне страхування працівників;
авансові платежі, отримані від фізичних і юридичних осіб у рахунок наступних поставок продукції, виконання робіт, надання послуг;
кредиторська заборгованість постачальникам і підрядникам за матеріальні цінності, виконані роботи, отримані послуги.
Важливість аналізу і керування кредиторською заборгованістю обумовлюється її значною часткою в поточних пасивах підприємства, її зміни помітно позначаються на динаміку показників його платоспроможності і ліквідності.
Поточне фінансове благополуччя підприємства значною мірою залежить від того, наскільки вчасно воно відповідає за своїми фінансовими зобов'язаннями.
Фінансове планування бюджету, організація керування фінансовими потоками є підставою для складання платіжного календаря підприємства, що є інструментом оперативного планування і складається на невеликий проміжок часу з детально можливою точністю.
Таким чином, важливість аналізу і управління кредиторською заборгованістю обумовлена тим що, складаючи значну частку поточних пасивів підприємства, її зміни помітно позначаються на динаміці показників його платоспроможності і ліквідності.
Аналіз кредиторської заборгованості підприємства проводиться на основі використання його фінансової звітності. Для того щоб співвіднести динаміку величини кредиторської заборгованості зі змінами масштабів діяльності підприємства, при розрахунку ряду коефіцієнтів оборотності кредиторської заборгованості використовуються показники фінансових результатів [17].
Прискорення оборотності засобів у розрахунках і скорочення термінів оборотності в динаміці розглядається як позитивна тенденція. Показники оборотності доцільно порівнювати з нормативними показниками. На жаль, у даний час відсутня нормативна база таких показників у галузевому розрізі. А оскільки вона ґрунтується в тому числі і на аналізі тимчасових рядів, її і неможливо розробити при постійно змінних соціально-економічних умовах і регулюючій правовій базі в Україні. Тому в даний час приходиться або розглядати й аналізувати динаміку показників оборотності, або порівнювати їх з рівнем, досягнутим успішно діючими підприємствами аналогічного профілю, що функціонують у тих же умовах [15].
Для системи бухгалтерського обліку характерна не лише наявність звязків і відносин між елементами, які її утворюють, але й нерозривна єдність з оточуючим середовищем. Зокрема, суттєвий вплив на бухгалтерський облік здійснює регулювання бухгалтерського обліку трьох видів: економічне, правове, морально-етичне.
Визначальний вплив на бухгалтерський облік в Україні здійснює нормативне регулювання, представлене пятьма рівнями:
.Конституція України, Кодекси законів і Закони України;
.Укази й розпорядження Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України;
.Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові документи з бухгалтерського обліку та фінансової звітності, які затверджуються Міністерством фінансів України;
.Нормативно-правові акти (інструкції, положення, вказівки) та методичні рекомендації Міністерства фінансів та інших органів, які розробляються і затверджуються на основі Положень (стандартів) бухгалтерського обліку;
Основою нормативно-правової бази, яка регламентує порядок організації обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Цей Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні. Закон поширюється на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також на представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності (далі - підприємства), які зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно з законодавством [13; ст.2].
Метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства. Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку [13; ст.3].
Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку - нормативно-правовий акт, затверджений Міністерством фінансів України, що визначає принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що не суперечать міжнародним стандартам. В Україні станом на 2012 рік затверджено 34 Положень (стандартів) бухгалтерського обліку які розроблені відповідно до міжнародних (стандартів) бухгалтерського обліку. Основними положеннями які регулюють роботу підприємств з постачальниками та підрядниками є:
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", що визначає мету, склад і принципи підготовки фінансової звітності та вимоги до визнання і розкриття її елементів. Норми цього Положення (стандарту) слід застосовувати до фінансової звітності підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі - підприємства) усіх форм власності (крім бюджетних установ) і консолідованої фінансової звітності.
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс". Цим Положенням (стандартом) визначаються зміст і форма балансу та загальні вимоги до розкриття його статей. Норми цього Положення (стандарту) застосовуються до балансів підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі - підприємства) усіх форм власності (крім банків і бюджетних установ).
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 "Звіт про фінансові результати". Цим Положенням (стандартом) визначаються зміст і форма Звіту про фінансові результати, а також загальні вимоги до розкриття його статей. Норми цього Положення (стандарту) стосуються звітів про фінансові результати підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі - підприємства) усіх форм власності (крім банків і бюджетних установ).
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11 "Зобов'язання". Це Положення (стандарт) визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про зобов'язання та її розкриття у фінансовій звітності. Норми цього Положення (стандарту) застосовуються підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами (далі - підприємства) незалежно від форм власності (крім бюджетних установ).
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 "Витрати" Це Положення (стандарт) визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати підприємства та її розкриття в фінансовій звітності. Норми цього Положення (стандарту) застосовуються підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами (далі - підприємства) незалежно від форм власності (крім банків і бюджетних установ).
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 18 "Будівельні контракти". Це Положення (стандарт) визначає методологічні засади формування підрядниками у бухгалтерському обліку інформації про доходи та витрати, пов'язані з виконанням будівельних контрактів, та її розкриття у фінансовій звітності.
Кредиторська заборгованість, в тому числі заборгованість за рахунками з постачальниками та підрядниками, у підприємств та організацій виникає найчастіше через невиконання установами їх зобовязань .
Методологія обліку зобовязань в Україні затверджена П(С)БО11 «Зобов'язання» [13]. У міжнародній практиці цей аспект розглядається в МСБО 1 «Подання фінансових звітів», МСБО 10 «Непередбачені події і події, які сталися після дати балансу», МСБО 12 «Податки на прибуток», МСБО 17 «Оренда», МСБО 19 «Витрати працівникам», МСБО 32 «Фінансові інструменти: розкриття та подання», МСБО 37 «Забезпечення, непередбачені зобовязання та непередбачені активи» [16] .
Для повного визначення категорії зобовязань, потрібно охарактеризувати їх поняття, визнання, оцінювання, класифікацію (див. таблицю 1.1)
Таблиця 1.1. Порівняльна характеристика визначення категорії зобовязань за П(С)БО та МСБО
П(С)БОМСБО1. Поняття зобовязань:Згідно з П(С)БО 11 забезпечення - це зобов'язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу.У МСБО 37 забезпечення також визнаються зобов'язаннями з невизначеним строком або сумою, оскільки ці зобов'язання є теперішньою заборгованістю і ймовірно, що для його погашення буде потрібне вибуття ресурсів які втілюють в собі економічні вигоди.2. Визнання зобовязань:Згідно П(С)БО 11, зобов'язання визнається, якщо його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення. Якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду.Згідно МСБО 37 забезпечення слід визнавати, якщо: субєкт господарювання має теперішню заборгованість (юридичну чи конструктивну) внаслідок минулої події; ймовірно, що вибуття ресурсів, які втілюють у собі економічні вигоди, буде необхідним для погашення заборгованості; можна достовірно оцінити суму заборгованості.3. Оцінка зобовязань:П(С)БО 11: довгострокові зобов'язання, на які нараховуються відсотки, відображаються в балансі за їх теперішньою вартістю; поточні зобов'язання відображаються в балансі за сумою погашення; непередбачені зобов'язання відображаються на позабалансових рахунках підприємства за обліковою оцінкою.МСБО 37: сума юридичних або конструктивних зобовязань має бути найкращою оцінкою видатків, необхідних для погашення теперішньої заборгованості на дату балансу.4. Види зобовязань:- короткострокові позики; - поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями; - короткострокові векселі видані; - розрахунки з постачальниками та підрядниками; - розрахунки за податками й платежами; - розрахунки за страхуванням; - розрахунки з оплати праці; - розрахунки з учасниками; - розрахунки за іншими операціями.- заборгованість за рахунками постачальників та інші нараховані зобов'язання; - заборгованість за дивідендами; - нараховані податки, митні платежі та зобов'язання із соціального страхування; - поточна частина довгострокової заборгованості; - доходи майбутніх періодів; - кредити банків та інші позики; - потенційні (непередбачені) зобов'язання.
Таким чином, порядок і форми розрахунків між постачальником і покупцем визначаються в господарських договорах. Це найбільш розповсюджена та важлива основа виникнення зобовязань. Розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобовязань.
Державою передбачене законодавче регулювання розрахунків з постачальниками і підрядниками. Затверджено порядок відображення розрахунків в бухгалтерському обліку за відповідним рахунком 63 Розрахунки з постачальниками і підрядниками, який має відповідні субрахунки. Записи зі здійснення господарської операції відповідно до законодавства заносяться у відповідні регістри бухгалтерського обліку.
Розділ 2. Особливості бухгалтерського обліку операцій з розрахунків з постачальниками та підрядниками на ПП «Марія»
Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.
Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів [8].
Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо) [4; 57].
Бухгалтерський документ - письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.
Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин за товарними операціями є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.
Надходження товарів від постачальників на ПП «Маріна» оформляється на підставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур. У загальному випадку, ТТН заповнюється трьома сторонами, на ПП «Маріна» це відправник, одержувач, перевізник, і складається у чотирьох примірниках відповідно, два з яких залишаються у перевізника. Кожна із сторін повинна максимально коректно заповнювати відповідні рядки документа.
Ще до навантаження автотранспорту відправник вносить в документ свої реквізити, вказує дату заповнення та присвоює документу номер. Також відправником заповнюються такі поля: найменування одержувача, відправника вантажу і платника, а також усі їхні реквізити. Далі заповнюється таблиця перевезеного товару, із зазначенням найменування товару, кількості, ціни, одиниці виміру і т.д. Також зазначається загальна кількість товару, їх загальна сума і загальна сума до оплати. В нашому випадку підприємство-відправник є платником ПДВ, тому до ТТН додається податкова накладна. ТТН завіряється підписом відповідальної особи за відвантаження товару, а також підписом головного бухгалтера.
Одержувач товару заповнює поля назви організації котра проводить розвантажувальні роботи, а також час початку та закінчення розвантаження. Заповнює дані щодо свого підприємства та фіксує отримання вантажу власним штампом.
В кінці документа проставляються підписи в полях «Здав (відповідальна особа відправника)» , «Прийняв водій-експедитор», «Здав водій експедитор», «Приняв (відповідальна особа одержувача)».
Розрахунки з постачальниками (підрядниками) ведуться як правило в безготівковій формі. Основним документом в розрахунках є рахунок-фактура.
Рахунок-фактура складається підприємством (постачальником) на імя покупця на підставі договору. На ПП «Маріна» він виписується у двох примірниках, один із яких залишається у постачальника, інший передається покупцеві. Підприємство-покупець перераховує кошти зі свого рахунку на рахунок підприємства відповідно до виписаного рахунку. Обовязковими реквізитами рахунку є дані про банківські реквізити і особу одержувача коштів. Підписується рахунок керівником, головним бухгалтером та ставиться печатка підприємства.
Рахунок-фактура є підставою для оформлення відповідних банківських розрахункових документів: платіжних доручень, платіжних-вимог доручень, розрахункових чеків.
Платіжне доручення є розпорядженням обслуговуючому банку про прерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства, оформлене не спеціальному бланку.
При розрахунках платіжними дорученнями ініціатором платежу виступає платник (в нашому випадку це ПП «Маріна»). За бажанням у платіжному дорученні платник може вказати дату валютування, тобто зазначену платником у розрахунковому документі або в документі на переказ готівки дату, починаючи з якої грошові кошти, переказані платником одержувачу, переходять у власність одержувача (в нашому випадку це ТОВ «Кримська водочна компанія»). Ця дата не може бути встановлена пізніше, ніж на десятий календарний день після складання платіжного доручення (без урахування дати його складання).
Рахунок і рахунок-фактура є розрахунковими документами, які повинні бути акцептовані.
Акцепт розрахункових документів - це надпис уповноваженої особи на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюється видатковий касовий ордер на видачу готівки під звіт та звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій, копією розрахункової квитанції з відміткою «сплачено»).
Відображення в бухгалтерському обліку зобовязань за виконані роботи (надані послуги) здійснюється на підставі акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг).
Акт виконаних робіт відноситься до первинних бухгалтерських документів та його оформлення регламентується статтею № 9 Федерального закону № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Цей документ, як додаток до укладеного договору, має широке застосування в різних областях виробництва і будівництва, а часто використовується і звичайними громадянами для захисту своїх прав при замовленні або наданні послуг. Правильно складений акт допоможе уникнути проблем у відносинах між замовником і виконавцем робіт, а також спростить вирішення спірних питань.
У верхній частині акту зазначається назва і номер документа, з поясненням, щодо інформації яка в ньому подається. Далі вказується місце складання документа і дата. У наступній частині акту прийому-здачі описується зміст, обсяг робіт і терміни їх виконання відповідно до укладеного раніше договору. Обовязковою до заповнення є і частина, яка містить відомості про фінансову складову договору. Тут записується сума, що відповідає обсягу виконаних робіт, з виділенням ПДВ окремим рядком для бухгалтерського обліку. Даний первинний документ підписується уповноваженими особами з боку замовника і виконавця. Документ скріплюється печатками [19].
Матеріальні цінності від постачальників підприємства отримують, як правило, через уповноважених осіб, які діють від імені підприємства на підставі довіреностей. Порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей встановлено «Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженої Наказом Міністерства Фінансів від 16 травня 1996 р. № 99. Бланки довіреностей є документами суворої звітності.
Довіреність на одержання матеріальних цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступниками, та особами, які на те уповноважені керівником підприємства [12].
Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей однак не більше як на 10 днів.
Особа, якій видана довіреність, зобовязана не пізніше наступного дня після доставки на підприємство одержаних цінностей, незалежно від того, одержані цінності повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад.
Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформлюється: прибутковою накладною чи проставленням штампу «оприбутковано» на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності).
Акт приймання також оформлюється у випадку одержання невідфактурованої поставки [19].
При надходженні товару без товаросупровідних документів (невідфактуровані поставки) їх приймають на облік на підставі акта про приймання товарів без рахунку постачальника. Оптові торгові підприємства такі як ПП «Маріна» придбавають у підприємств виробників (постачальників) товари за відпускними (договірними) цінами з додатковим нарахуванням ПДВ. Постачальник (продавець) повинен надати оптовому підприємству податкову накладну, у якій крім інших реквізитів, вказується ціна товару, ставка і сума ПДВ, загальна сума до оплати. Податкова накладна виписується на кожну поставку товарів у двох примірниках, оригінал якої надається покупцю (одержувачу товарів або послуг), а копія зберігається у продавця (постачальника) як звітний і розрахунковий податковий документ.
Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару є документ, що підтверджує його якість (сертифікат якості).
Оприбуткування імпортних товарів на склад покупця проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту та акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів: рахунків-фактур (invoice (інвойс), що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (CMR, залізничної накладної, авіа накладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При здійсненні розрахунків у іноземній валюті складається довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.
При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, в якому зазначається наступні реквізити: особи , які беруть участь в прийманні; дата, час початку та закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару, номер коносамента, номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару з кожної позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки та маркування тари.
Документи, які оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші платіжні документи.
Операції з видачі грошових коштів з каси оформляються видатковим касовим ордером за формою КО-2. Він оформляється як при традиційних методах обробки, так і при обробці за допомогою обчислювальної техніки. Підписується керівником організації та головним бухгалтером підприємства, обовязково реєструється в журналі реєстрації видаткових та прибуткових касових документів за формою КО-3 або КО-3а.
Видачу грошей з каси за видатковим касовим ордером можна робити - у разі виплати зарплати, премії, відпускних, допомог, під звіт співробітникам організації, при здачі в банк, при виплаті постачальникам або засновникам.
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV [13].
Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:
дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів;
забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;
є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;
є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.
Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.
Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.
Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв'язати цілу низку невирішених питань.
Усі дані про господарські операції відображуються в первинних документах, після чого їх потрібно згрупувати та узагальнити за об'єктами бухгалтерського обліку. На практиці групування здійснюється спочатку з великим ступенем деталізації, а потім з дедалі меншим.
Наприклад, на складі щомісяця формуються десятки первинних документів з надходження та вибуття запасів. Одночасно інформація з них групується окремо за кожним видом запасів. Для цього ведуться картки, де відображаються залишок цього запасу і всі факти його надходження та вибуття. Це аналітичний облік.
Подальше узагальнення полягає в тому, щоб визначити обороти та залишки по субрахунках рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", а потім в цілому по рахунку. Це синтетичний облік.
Тому можна виділити такі етапи обліку:
) первинний облік - фіксується в документах;
) поточний облік - аналітичний і синтетичний, фіксується в облікових регістрах;
) зведений, узагальнюючий - синтетичний облік та звітність.
Синтетичні рахунки використовують для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел та господарських процесів у грошовому вимірнику. Ці рахунки можна назвати "узагальнені", "зведені". Дані синтетичного обліку використовують при складанні бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності.
Однак, підприємству часто потрібна й більш детальна інформація про конкретні види засобів, їх джерел, а також господарських процесів. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків. Такі рахунки узагальнено можна назвати "розчленованими з цілого на складові" . Це облік, в якому крім грошових вимірників, застосовують й натуральні та трудові вимірники.
Взаємозв'язок між синтетичними й аналітичними рахунками виявляється таким чином.
На рахунках синтетичного й аналітичного обліку залишок (сальдо) розміщується на одній і тій же стороні рахунка.
Якщо дебетується чи кредитується синтетичний рахунок, то однаково дебетуються чи кредитуються його аналітичні рахунки.
Сума залишків (сальдо) і оборотів за всіма аналітичними рахунками має дорівнювати залишку (сальдо) й оборотам, відповідно, синтетичного рахунка. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.
Як бачимо, аналітичний облік має важливе не тільки пізнавальне, а й контрольне значення. Його показники необхідні менеджерам для управління запасами та збутом готової продукції, а фінансистам - для аналізу дебіторської і кредиторської заборгованості, фінансових результатів за центрами відповідальності. Точність та достовірність показників аналітичного обліку періодично звіряють шляхом проведення інвентаризації.
Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками - це поточний бухгалтерський облік.
Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).
Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками.
Планом рахунків бухгалтерського обліку передбачена можливість взаємозалежного відображення багатьох видів розрахунків. Облік розрахунків з постачальниками й замовниками ведеться на пасивному рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", схема цього рахунка представлена у таблиці 2.1, і активному рахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами".
Таблиця 2.1 Схема рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»ДтКтОплата рахунків постачальників і підрядчиків за поставлені матеріальні цінності і послуги. Залік виданих авансів і попередніх оплат.Сальдо - залишок заборгованості постачальникам на початок періоду. Акцент рахунків постачальників і підрядчиків за поставлені матеріальні цінності, виконані роботи, послуги; видача векселів; акцент витрат; відображення комерційного кредиту. Сальдо - залишок заборгованості постачальникам і підрядчикам на кінець періоду.
На рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" ведеться облік розрахунків за отримані ТМЦ, виконані роботи і послуги, розрахункові документи, по яких акцептовані і підлягають оплаті; розрахунки по який виробляються в порядку планових платежів; розрахункові документи, по яких не надійшли (невідфактуровані постачання); надлишки ТМЦ, виявлені при їхньому прийманні.
Облік операцій з вітчизняними постачальниками та підрядниками відображено в таблиці 2.2, з іноземними постачальниками в таблиці 2.3.
Таблиця 2.2. Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками [3]
№ опЗміст господарської операціїКореспондуючі рахункиДебетКредит1234Виникнення заборгованості1Оприбутковано від постачальника необоротні активи, які потребують додаткових витрат зі встановлення15 «Капітальні інвестиції»63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»2Оприбутковано виробничі запаси, МШП, товари від постачальників20 «Виробничі запаси», 22 «МШП», 28 «Товари»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»3Акцептовано рахуник постачальника за виконані роботи надані послуги23 «Виробництво»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»4Виставлено претензію постачальнику за невиконання умов договору374 «Розрахунки за претензіями»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»5Відображено вартість послуг, наданих підприємству постачальниками, у звязку з невиконанням гарантійних зобовязань47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»6Відображену суму податкового кредиту з ПДВ на одержані ТМЦ, роботи, послуги64 «Розрахунки за податками й платежами»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»7Відображено послуги, надані підрядниками: повязані з організацією виробництва91«Загальновиробничі витрати» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»повязані з організацією управління підприємством92 «Адміністративні витрати»повязані з ліквідацією наслідків надзвичайних подій99 «Надзвичайні витрати»8 Відображено в обліку нарахування фінансових санкцій за невиконання договору перед постачальником948 «Визнані штрафи, пені, неустойки»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»Погашення заборгованості1Оплачено рахунки постачальників: готівкою з каси 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»30 «Каса»з поточного рахунку в національній валюті або з валютного рахунку311 «Поточні рахунки в національній валюті», 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»акредитивами або чеками з лімітованих чекових книжок313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті»з підзвітних сум372 «Розрахунки з підзвітними особами»довгостроковими позиками50 «Довгострокові позики»2Зменшено суму заборгованості перед постачальником на суму браку, який виник у звязку з поставкою неякісних матеріалів63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»24 «Брак у виробництві»3Погашено заборгованість перед постачальником за рахунок векселя одержаного63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»34 «Короткострокові векселі одержані»4Проведено взаємозалік заборгованості за бартерною угодою63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»5Проведено зарахування заборгованості з раніше виданого авансу63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»371 «Розрахунки за виданими авансами»6Зменшено заборгованість перед постачальником в обмін на пай63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»41 «Пайовий капітал»7Видано довгостроковий вексель в погашення заборгованості перед постачальником63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»51 «Довгострокові векселі видані»8Видано облігацію постачальнику в рахунок погашення заборгованості63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»52 «Довгострокові зобовязання за облігаціями»9Видано короткостроковий вексель в погашення заборгованості перед постачальником63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»62 «Короткострокові векселі видані»10Нараховани штрафи, пені, неустойки за порушення з боку постачальників господарських договорів63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»715 «Одержані штрафи пені нестойки»11Списано кредиторську заборгованість, строк позовної давності якої минув63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»717 «Дохід від списання кредиторської заборгованості»Невідфактуровані поставки1Оприбутковано ТМЦ за невідфактурованою поставкою (за обліковими цінами)20 «Виробничі запаси» 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» 28 «Товари»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»2Відкориговано вартість одержаних ТМЦ при одержанні розрахункових документів: при збільшенні вартості20 «Виробничі запаси» 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» 28 «Товари» 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»при зменшенні вартості («сторно»)20 «Виробничі запаси» 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» 28 «Товари»3Відображено суму ПДВ641 «Розрахунки за податками»63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
Таблиця 2.3 Відображення в обліку розрахунків з іноземними постачальниками [3]
№ оп.Зміст господарської операціїКореспонденція рахунківДебетКредит12341Сплачено суму ввізного мита та митних зборів642 «Розрахунки за обовязковими платежами»311 «Поточні рахунки в національній валюті»2Нараховано ПДВ під час митного оформлення644 «Податковий кредит»641 «Розрахунки за податками»3Сплачено ПДВ під час митного оформлення641 «Розрахунки за податками»311 «Поточні рахунки в національній валюті»4Оприбутковано товари від іноземного постачальника281 «Товари на складі»632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»5Віднесено на вартість імпортних товарів суми фактично сплачених ввізного мита та митних зборів281 «Товари на складі»642 «Розрахунки за обовязковими платежами»6Включено до податкового кредиту ПДВ, сплачений під час митного оформлення641 «Розрахунки за податками»644 «Податковий кредит»7Перераховано іноземну валюту в рахунок погашення заборгованості перед іноземним постачальником632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»8Відображено курсову різницю з кредиторської заборгованості на дату погашення заборгованості945 «Витрати від операційної курсової різниці»632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»9Списано суму витрат від курсової різниці на фінансові результати791 «Результат операційної діяльності»945 «Витрати від операційної курсової різниці»
По кредиту рахунка 63 у кореспонденції з рахунками виробничих запасів, товарів, витрат виробництва і звертання відбивається заборгованість підприємства постачальнику (підрядчику) за фактично надійшли ТМЦ, прийняті роботи і послуги, за послуги по доставці ТМЦ, а так само ПДВ.
Суми, відображені по кредиту рахунку 63 залежать також від відповідності термінів надходження матеріальних цінностей і платіжних документів (табл. 2.4).
Таблиця 2.4. Відображення заборгованості постачальникам
Матеріальні цінностіПлатіжні документиЗапису в облікуПерехід права власності на матеріальні цінності відбувсяНадійшлиНадійшлиСума в межах акцепту: Дт рах. 27; Кт рах. 63НадійшлиНе надійшлиСума фактично надійшли матеріалів за цінами, встановленим у договорі: Дт рах. 27 посада., Кт рах. 63Не надійшлиНадійшлиСума, зазначена в рахунку постачальника: Дт рах. 27 матеріали в шляху, Кт рах. 63Перехід права власності на матеріальні цінності не відбувсяНадійшлиНадійшлиСума, згідно договору Дт рах. 022НадійшлиНе надійшлиСума, згідно договору Дт рах. 022Не надійшлиНадійшлиНе відбивається
На ПП «Маріна» використовують журнально-ордерну форму обліку де облік розрахунків з постачальниками ведуть у Ж/ПРО № 6, де синтетичний облік розрахунків з постачальниками сполучається з аналітичним обліком. Аналітичний облік розрахунків з постачальниками при розрахунках у порядку планових платежів на даному підприємстві ведуть у відомості № 5, дані якої наприкінці місяця включають загальними підсумками по кореспондуючим рахунках у Ж/ПРО № 6.
При автоматизації обліку на підставі виписок банку складаються машинограми синтетичного й аналітичного обліку по кожному з рахунків, застосовуваному для обліку розрахунків з постачальниками і покупцями ("Розрахунок з постачальниками і підрядниками", "Розрахунки за виданими авансами", "Розрахунки з покупцями і замовниками", "Розрахунки за претензіями"). Ці машинограми служать підставою на ПП «Маріна» для розробки оборотних відомостей по рахунках, по підсумковим даним, на підставі яких робляться записи в Головну книгу.
Для узагальнення інформації про розрахунки по поточній заборгованості з постачальниками та підрядниками підприємства використовують рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», призначений для відображення розрахунків за придбані на стороні активи (основні, оборотні, матеріальні та нематеріальні), за виконані і прийняті роботи, надані і спожиті послуги.
На рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» ведеться облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги. На цьому рахунку учасник промислово-фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учасників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).
За кредитом рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо.
Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» має такі субрахунки:
)631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;
)632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»;
)633 «Розрахунки з учасниками ПФГ».
На субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.
На субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.
Отже, у процесі здійснення підприємницької діяльності субєкт господарювання взаємодіє з іншими підприємствами, організаціями, які поставляють матеріальні цінності, включаючи виробничі запаси, обладнання, інші активи, надають послуги, виконують роботи, необхідні для забезпечення звичайної діяльності підприємства. У результаті виникає поточна кредиторська заборгованість перед вітчизняними та іноземними постачальниками та підрядниками.
Розрахунки з постачальниками та підрядниками проводяться в готівковій, безготівковій формі або зарахуванням взаємних вимог на підставі первинних документів (накладних, товарно-транспортних накладних, актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), податкових накладних, виписок банку).
Для обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками використовують рахунок 63 Розрахунки з постачальниками та підрядниками. Його призначено для ведення обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності (у тому числі отримані від учасників промислово-фінансових груп (ПФГ)), виконані роботи, надані послуги.
Розділ 3. Проблемні питання та напрями удосконалення обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками
бухгалтерський облік постачальник підрядник
Проблемі обліку розрахунків з постачальниками присвятили свої праці Ф.Ф. Бутинець, М.Ф. Огійчук, О.М. Петрик, В.В. Зотов, О.М. Шапошнікова та інші. Численні дослідження даного питання свідчать про актуальність цієї проблеми в даний час. Але можна відмітити, що питання на рахунок удосконалення обліку розрахунків з постачальниками ще не достатньо досліджене в сучасних наукових джерелах.
Основними проблемами при аналізі стану розрахунків з кредиторами є визначення критеріїв класифікації кредиторської заборгованості, перевтілення системи взаємних неплатежів у систему взаємних платежів [1].
На сучасному етапі діюча система розрахунків з постачальниками, заготівельними організаціями, банками, різними кредиторами ще не відповідає вимогам прискорення грошового обігу і зміцнення фінансового стану підприємства, що в свою чергу веде до нестабільності у постачанні основними матеріальними ресурсами, особливо паливо-мастильними матеріалами, запасними частинами, мінеральними добривами та іншими ресурсами, необхідними для виробництва.
Несвоєчасні розрахунки формують заборгованість між виробником і споживачами продукції, ведуть до несвоєчасних виплат готівкою в рахунок заробітної плати, що викликає невдоволення працюючих та погіршує соціальне становище.
Розвиток ринкових відносин підвищує відповідальність і самостійність підприємств у виробленні і прийнятті управлінських рішень по забезпеченню ефективності розрахунків з дебіторами і кредиторами. Збільшення або зниження дебіторської та кредиторської заборгованості призводять до зміни фінансового стану підприємства.
Так, наприклад, значне перевищення дебіторської заборгованості над кредиторською може привести до так званого технічного банкрутства. Це пов'язано зі значним відволіканням засобів підприємства з обороту і неможливістю гасити вчасно заборгованість перед кредиторами [13].
З метою покращення розрахункової системи обліку кредиторської заборгованості у статті «Проблемні аспекти обліку розрахунків з постачальниками» (О. А. Агаркова) зазначається що доцільно провести деякі зміни, які б сприяли удосконаленню обліку розрахунків:
по-перше, краще та якісніше проводити аналіз складу і структури кредиторської заборгованості за конкретними постачальниками, а також щодо термінів утворення заборгованості або термінів її можливого погашення, що дозволить своєчасно виявляти прострочену заборгованість і вживати заходів щодо її стягнення;
по-друге, контролювати оборотність кредиторської заборгованості, а також стан розрахунків щодо простроченої заборгованості, так як в умовах інфляції будь-яка відстрочка платежу призводить до того, що підприємство реально отримує лише частину вартості поставленої продукції, тому бажано розширити систему авансових платежів;
по-третє - було б доцільно на високому рівні організувати роботу з договорами, в картці клієнта відрізняти працює він під реалізацію або за системою передоплати;
по-четверте - здійснювати контроль за кредиторською заборгованістю за розмірами заборгованості окремих кредиторів, за строками погашення боргів за графіком та фактично шляхом створення таблиці та графіка фактичної й запланованої сплати постачальникам» [1].
Застосування таких нововведень в майбутньому змінило б облік розрахунків з постачальниками та з кожним підприємством окремо на кінець звітного періоду. Перераховані пункти повинні сприяти вдосконаленню організації розрахунків та їх обліку, зниження кредиторської заборгованості і зміцнення фінансового стану підприємства.
В. В. Жуковська у статті «Напрями удосконалення обліку розрахунків з постачальниками та покупцями» концентрує увагу на оформленні та реєстрації товаротранспортних накладних і приймальних квитанцій.
«В даний час облікові працівники багато робочого часу затрачають на оформлення та реєстрацію товарно-транспортних накладних на реалізацію сільськогосподарської продукції (молока на молокозавод, зерна на елеватор, цукрового буряку на цукровий завод) і приймальних квитанцій. Об'єм цих робіт збільшується, якщо на кілька накладних виписана одна квитанція. За різними причинами (зміна відправленої-отриманої продукції, арифметичні помилки) підсумкові дані квитанції не співпадають з підсумковими даними накладних. Для усунення цього недоліку та скорочення кількості документів необхідно об'єднати товарно-транспортну накладну і приймальні квитанції в формі одного документа, так як сільськогосподарські підприємства і заготівельні організації в наш час знаходяться в єдиному підпорядкуванні, та одночасно виключити транспортний розділ, так як він в більшості суб'єктів аграрного бізнесу не заповнюється, оскільки відвантаження продукції здійснюється, як правило, власними силами.
Такі реквізити, як ціна і сума за відправленою і прийнятою продукцією являються різними, оскільки для підприємства це ціна активного ринку, а для хлібоприймального підприємства, закупівельна. Тому необхідно передбачити графу закупівельна ціна.
Використання нової форми товарно-транспортної накладної зменшить кількість документації, яку потрібно обробляти бухгалтерії і цим самим спростило б облік. Вагомою зміною могло б стати запровадження карточки обліку розрахунків з кожним підприємством і стану розрахунків з ним на кінець звітного періоду.
Ці заходи є передумовою для покращення економічного стану підприємства, так і на покращення стану розрахунків з кредиторами і дебіторами» [11].
Г. В. Власюк приділив увагу темі «Шляхи вдосконалення бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками» і запропонував для полегшення ведення бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості за конкретними договорами, ввести в План рахунків додатковий позабалансовий рахунок 10 «Кредиторська заборгованість». І зазначив такі субрахунки:
101 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з вітчизняними постачальниками»;
102 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, термін сплати якої ще не настав з іноземними постачальниками»;
103 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з вітчизняними постачальниками»;
104 «Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги, прострочена з іноземними постачальниками» [6].
Він вказав що саме за допомогою цих субрахунків полегшується робота бухгалтерів і не потрібно аналізувати кожний договір та вибирати кредиторську заборгованість на 631 субрахунку. Тому що цей аналіз буде накопичуватись на позабалансових субрахунках - конкретно за кожним договором.
«Ці позабалансові рахунки допомагають стежити за кредиторською заборгованістю, контролювати терміни її сплати. Показують всю картину щодо заборгованості за кожним договором, що дає змогу більш правильно планувати розрахунки з постачальниками та підрядниками» [6].
В даній статті пропонується ввести документ - Реєстр документів до сплати. Використовувати зведений розпорядчий документ за кожний день та на перше число кожного місяця - «Реєстр документів до сплати», де вказані розрахунки постачальників та терміни їх сплати, кінцеве сальдо за кожним рахунком (табл. 3.1).
Табл. 3.1 Реєстр документів до сплати [6].
№Постачальник№ рахунку до сплати, датаТермін оплати, дніСума оплати з ПДВ, грнСальдо по рахунку на кінець дняСальдо по рахунку накопичувально за місяцьДата оплатиНазва ТМЦСума рахунку з ПДВ, грн1234567812Всього
«Зведений «Реєстр документів до сплати» дуже ефективний, бо показує реєстр рахунків за кожним постачальником і підрядником та має інформацію про те, за що платить підприємство, які строки оплати та найголовніше - показує залишок за кожним рахунком на кінець дня і має накопичувальну інформацію на кінець місяця. Цей документ дає змогу контролювати кредиторську заборгованість за конкретним рахунком від постачальника та підрядника».
Як вже зазначалось вище з метою оцінювання кредиторської заборгованості, що має сприяти визначенню стану підприємства, потрібно здійснювати контроль за кредиторською заборгованістю за розмірами заборгованості окремих кредиторів, за строками погашення боргів за графіком та фактично.
Для поглиблення інформативності управлінського обліку стану розрахунків із постачальниками чи підрядниками необхідно застосовувати аналітичну таблицю (табл. 3.2).
Для цього у статті пропонується вдосконалити аналіз розрахунків з постачальниками та підрядниками шляхом створення таблиці, де буде висвітлюватись заборгованість кожного постачальника за договорами, термінами погашення заборгованості за графіком та фактично.
Табл. 3.2 Дані кредиторської заборгованості [6].
№ з/пПостачальникДата погашення заборгованостіВідхилення, +, - (4 - 3)За графіком (договором)Фактично123451Всього
«Така форма дає змогу визначити за кожною операцією, здійсненою з постачальниками і підрядниками, дотримання встановлених у договорах термінів постачання товарно-матеріальних цінностей (виконання робіт) і своєчасність розрахунків з ними».
Із наведеного можна зробити висновки, що облік розрахунків з постачальниками та підрядниками не є досконалим, і його дослідженню потрібно приділити більшу увагу. Тому що підприємства постійно ведуть розрахунки з постачальниками за придбані в них основні засоби, сировину, матеріали й інші товарно-матеріальні цінності і послуги; з покупцями - за куплені ними товари; із замовниками - за виконані роботи і послуги.
Висновки
Відповідно ми визначили, що метою ведення бухгалтерського обліку роботи с постачальниками і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства. Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.
Основою нормативно-правової бази, яка регламентує порядок організації обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку .
В процесі роботи було досліджено особливості обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на ПП «Маріна»
ПП «Маріна» є невеликою компанією яка займається торгівлею, та володіє достатньою кількістю економічних звязків з постачальниками та підрядниками.
При аналізі документального оформлення розрахунків виявлено що підприємство не має заборгованостей перед постачальниками, та оформлює документи в момент надходження товарів.
Усі дані про господарські операції відображуються в первинних документах, після чого їх потрібно згрупувати та узагальнити за об'єктами бухгалтерського обліку. Для більшої ефективності цієї роботи підприємство використовує методи автоматизації за допомогою інформаційних систем.
Було встановлено, що для поліпшення стану розрахунків з постачальниками:
необхідно стежити за співвідношеннями дебіторської і кредиторської заборгованості: значна перевага дебіторської заборгованості створює погрозу фінансової стійкості підприємства і робить необхідним залучення додаткових (як правило, дорогих) засобів; перевищення кредиторської заборгованості над дебіторською може привести до неплатоспроможності підприємства;
постійно контролювати стан розрахунків по простроченій заборгованості;
при здійсненні оплати за рахунками виникають проблеми контролю за кредиторською заборгованістю за рахунками, запропоновано ввести документ - Реєстр до сплати;
ввести в План рахунків позабалансовий рахунок 10 «Кредиторська заборгованість»;
з метою оцінювання кредиторської заборгованості, що має сприяти визначенню стану підприємства, рекомендовано здійснювати контроль за кредиторською заборгованістю в розрізі розмірів заборгованості окремих кредиторів за строками погашення боргів за графіком та фактично шляхом створення таблиці та графіка фактичної й запланованої сплати постачальникам.
Що допоможе слідкувати за розрахунками з постачальниками, у встановлені строки погашати заборгованість, а також достовірніше відображати інформацію в бухгалтерському обліку.
Список використаних джерел
1.Агаркова О.А. Проблемні аспекти обліку розрахунків з постачальниками. [Електронний ресурс] // Режим доступу: <#"justify">3.Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік: підручник для студентів спеціальності "Облік і аудит" вищих навчальних закладів [Ф.Ф. Бутинець та ін.]; під заг. ред. [і з передм.] Ф.Ф. Бутинця. - 8-ме вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП "Рута", 2009.-912 с.
.Бухгалтерський словник. / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир : ПП «Рута», 2009. - 224 с.
.Вечірко І. О. Проблеми проведення розрахунків з кредиторами в процедурі розпорядження майном боржника / І.О. Вечірко // Санація та банкрутство. − 2008. − C.78-81.
6.Власюк Г. В. Шляхи вдосконалення бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками. [Електронний ресурс] // Режим доступу: <#"justify">9.Грабова Н. М. Теорiя бухгалтерського облiку: підручник / Н.М. Грабова. − К.: А.С.К., 2010. − 266 c.
.Дмитренко, О. Розрахункове зобовязання - правова форма розрахункових відносин / О. Дмитренко // Юридична Україна. - 2009. − № 9.− С. 49-54.
11.Жуковська В. В. Напрями удосконалення обліку розрахунків з постачальниками і покупцями. [Електронний ресурс] // Режим доступу: <#"justify">13.Закон України: Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні. від 16.07.99 р. №996-XIV, із змінами і доповненнями. [Електронний ресурс] // Режим доступу: http //www.rada.gov.ua.
14.Куньовська Л. Й. Шляхи удосконалення обліку розрахунків з постачальниками та замовниками. [Електронний ресурс] // Режим доступу: <http://www.rusnauka.com/9_KPSN_2011/Economics/7_83684.doc.htm>
.Лагун М.І. Методика системного підходу до формування комплексу показників фінансового стану підприємства/ М.І. Лагун //Формування ринкових відносин в Україні. - 2009. - № 6. - С. 101-110.
.Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку / Перекл. з англ. за ред. С.Ф. Голова. - К.: Федерація професійних бухгалтерів і аудиторів України, 1998 - 736 с
.Пархоменко В. Річна фінансова звітність / В.Пархоменко // Бухгалтерський облік і аудит. - 2010.− № 1. - С. 3-7.
.Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс» затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. N 87, із змінами та доповненнями. [Електронний ресурс] // Режим доступу: http //www.rada.gov.ua.
.Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. 3-тє вид. - К. :КНЕУ, 2008 [Електронний ресурс] // Режим доступу: <http://ecolid.com.ua/book.php?book=28>