Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

Р Е Ф Е Р А Т

Дипломная работа 68 страниц, 8 таблиц, 6 рисунков (4 диаграммы), 24 приложения, 48 источников.

Ключевые слова: ВРЕМЯ, НЕОДНОРОДНОСТЬ ВРЕМЕНИ, ВОСПРИЯТИЕ ВРЕМЕНИ, УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ, ТАЙМ-МЕНДЖМЕНТ, КЛАССИЧЕСКИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ, КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ, САМОМЕНЕДЖМЕНТ, система управления УЧРЕЖДЕНИЕМ ОБРАЗОВАНИЯ.

Объект исследования: процесс управления учреждением образования, в условиях динамично изменяющейся социальной среды.

Предмет исследования: методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

Методы исследования: анализ литературы, изучение и обобщение опыта работы психологов, педагогов и менеджеров практиков, анкетирование, ТМ-диагностика.

Цель дипломной работы: обосновать эффективность применения методов тайм-менеджмента в процессе управления учреждением образования.

Задачами дипломной работы являются: 1) обосновать теоретические основы организации времени, 2) охарактеризовать различные школы тайм-менеджмента, 3) сделать сравнительный анализ имеющихся подходов применения тайм-менеджмента и установить место тайм-менеджмента в системе управления учреждением образования, 4) разработать методику внедрения средств тайм-менеджмента в процесс управления учреждением образования и доказать эффективность её внедрения.

Выводы: а) проблема организации времени должна ставиться и решаться как комплексная проблема не только технического, но и духовного прогресса человечества и его экзистенциального бытия как личности; б) в современном менеджменте и тайм-менеджменте всё больше рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента; в) в современном менеджменте методы тайм-менеджмента рассматриваются не изолированно, что характерно для классического подхода, а в контексте управления организацией; г) тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени, но и как инструмент развития учреждения образования, внедрение средств тайм-менеджента в процесс управления школой повышает личностный уровень развития членов коллектива, повышает уровень взаимодействия в организации, как по вертикали, так и по горизонтали.

Предложения: для того чтобы эффективно управлять учреждением образования и создавать благоприятные условия для любых организационных преобразований необходимо применение методов корпоративного тайм-менеджмента в качестве инструментов, изменяющих корпоративную культуру учреждения, создающих подготовленную среду для реинжиниринга, инноватики, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Теоретические основы тайм-менеджмента

.1 Время, как социально-философская категория

.2 Основные гипотезы и проблемы организации времени

. Школы тайм-менеджмента.

.1 История развития тайм-менеджмента

.2 Основные направления тайм-менеджмента

. Перспективы применения тайм-менеджмента

.1 Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе

.2 Компетентность учреждения образования во времени

.3 Компетентность руководителя школы во времени

.4 Целеполагание как инструмент управления временем

.5 Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента

.6 Принятие решений и контроль - важные функции тайм-менеджмента

.7 Повышение эффективности коммуникаций и рутинных трудовых операций

. Внедрение основ тайм-менеджмента в управление школой

.1 Анализ состояния тайм-менеджмента в школе

.2 Методика обучения руководства и педагогов школы основам тайм-менеджмента

.3 Эффективность применения основ тайм-менеджмента в управлении школой

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь.

Алан Лэйкен

Противоречие между объемом знаний, имеющимся в обществе, и способностью человека овладеть этим объемом знаний особо остро выражено сегодня, поток получаемой и обрабатываемой информации во всех областях человеческой деятельности с появлением информационных технологий значительно возрос, а методы работы с информацией пока остаются прежними.

Причин снижения эффективности работы современного человека множество: слишком большой поток информации для восприятия и обработки; частые текущие задачи, требующие переключение внимания и оперативного решения; низкий уровень исполнительской дисциплины; неумение сохранять полученную информацию; неумение найти в обработанном потоке необходимые данные; значительная трата времени на систематизацию информации; страх перед действиями по строгому плану, инструкции (миф о том, что систематизация тормозит личную свободу исполнителя и свободу творческого мышления); низкий уровень использования информационных технологий; действительная нехватка времени; признание менеджером своей управленческой некомпетентности.

Термин «тайм-менеджмент» отражает наиболее распространенное определение сферы управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины, как «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х. Попова [1], среди западных - технологии Ст. Кови (США) [2], Л. Зайверта (Германия) [3], К. Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента (например, Ф.У.Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С. Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации. Наконец, П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена рядом факторов. Прежде всего, это растущие темпы изменений среды, которые требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений, самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для педагогической деятельности. А также при большом количестве внешних запросов (от органов управления образованием, родителей, учащихся и т.п.), обращенных непосредственно к руководству школы и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к вышестоящим органам) в условиях ограниченных ресурсов времени.

Возрастает удельный вес нематериальных активов в конкурентоспособности учреждений образования; эффективность их работы становится основным фактором успешности. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

Для учреждений образования становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - внедрение новых учебных планов и программ. Для администрации школы, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих учреждению непрерывно развиваться.

Указанная потребность современных учреждений образования в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления учреждением образования. И в этом смысле данная дипломная работа дает возможность людям, которым предстоит выступать в роли субъектов управления школой, понять некоторые психологические основы управления временем и опираясь на них повысить эффективность деятельности учреждения и своей собственной.

Работа имеет большую практическую значимость, которая заключается в возможности повышения эффективности педагогического труда учителей, повышения качества управления школой путем совершенствования профессионализма администрации, а также морально-психологической готовности педагогов к выполнению срочных задач.

Цель исследования заключается в обосновании эффективности применения методов тайм-менеджмента в процессе управления учреждением образования. Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи: обосновать теоретические основы организации времени, охарактеризовать различные школы тайм-менеджмента, сделать сравнительный анализ имеющихся подходов применения тайм-менеджмента, установить место тайм-менеджмента в процессе управления учреждением образования, разработать методику внедрения средств тайм-менеджмента в процесс управления учреждением образования.

Объектом исследования является процесс управления учреждением образования, в условиях динамично изменяющейся социальной среды, предметом - методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией.

Методологическую основу исследования составляют: гибкое планирование в условиях высокой неопределенности и динамично изменяющейся среды, которое базируется на работах специалистов в области стратегического менеджмента (И.Ансофф, Р.Акофф, Г.Минцберг, и др.), а также философов, выделивших полученные в классической стратегии принципы работы с непредсказуемостью среды (фон Клаузевиц, Ф.Жюльен, В.Малявин). Используются также понятийный аппарат и идеи синергетики (И.Пригожин и др.) Используются работы классиков общей теории систем, разработавших основные принципы системного анализа деятельности (А.Богданов, Т.Котарбинский, С.П.Никаноров, О.С.Анисимов, и др.).

Разработка методов тайм-менеджмента продолжает идеи специалистов по научному менеджменту и научной организации труда (Ф.Тейлор, А.К.Гастев, П.М.Керженцев, Р.Уотермен, Т.Питерс, П.Друкер, и др.) и специалистов по тайм-менеджменту (Г.Х.Попов, Л.Зайверт, С.Кови, и др.) При выявлении и разрешении противоречий, характерных для классического тайм-менеджмента, использованы методы Теории решения изобретательских задач (Г.С.Альтшуллер, В.Г.Сибиряков, и др.) В разработке методов корпоративного внедрения тайм-менеджмента использован опыт и теоретические разработки социологов, специалистов по организационному развитию (А.И.Пригожин, В.С.Дудченко).

В ходе исследования были использованы следующие методы: анализ литературы, изучение и обобщение опыта работы психологов, педагогов и менеджеров практиков.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

1.1 Время как социально-философская категория

Время - одно из базовых свойств мира, в котором мы живем. Кажется, что время - это совсем простая, обыденная, знакомая всем «вещь». Но это впечатление обманчиво. Любой ученый, изучающий время (существует даже специальный раздел науки, посвященный изучению времени, - «темпорология», возникший на стыке философии и физики), скажет, что чем проще какой-либо объект или явление, тем сложнее может быть характер его устройства и функционирования. Это в первую очередь относится к времени - ученые до сих пор не знают, что это такое [4, с. 19].

Даже если мы (как и современная наука) толком и не знаем, что такое время, то все равно можно попытаться выделить ключевые атрибуты времени. Атрибутов (наиболее важных, существенных свойств) времени всего пять:

а)         порядок против хаоса;

б)        длительность;

в)        последовательность;

г)         повторяемость, частота;

д)        связанность с конкретными объектами, явлениями.

Подробные комментарии к каждому из пяти атрибутов потребовали бы слишком серьезных философских изысканий, поэтому мы лишь обращаем ваше внимание на пятый атрибут времени - неотделимость времени от какого-либо объекта или явления. Важно понимать, что «просто времени» не бывает, а всегда существует «время существования чего-то». Тайм-менеджмент - это не вообще «управление временем», а управление временем какого-либо объекта (себя самого, подчиненных и др.) или процесса жизнедеятельности (работы, отдыха и др.). Компетентность во времени - это умение соотносить, согласовывать свое персональное время со временем других людей, своей работы, организации и т. п. [4, с. 20].

Кроме пяти атрибутов, без которых идея времени в принципе невозможна, в различных философских учениях также выделяются двенадцать свойств феномена времени.

Существует реальное время и модели времени. Человечество, пытаясь постичь природу времени, старается «загнать» время в рамки каких-либо моделей. Подобной моделью являются, например, часы. Однако часы сами по себе ничего не говорят нам о реальном времени жизни, например, какого-либо человека. Часы не описывают реального времени ни одного из существующих на земле предметов. Часы - лишь конвенциональная (существующая по соглашению) модель времени, которая позволяет людям договариваться об одинаковом понимании времени того или иного объекта. Более понятным примером для администраторов является планирование. План с указанием сроков достижения тех или иных задач - это модель времени, а реальное время, которое будут занимать производственные процессы с учетом самых различных неожиданных обстоятельств, - это уже нечто совсем другое.

Реальное время не существует само по себе, а «привязано» к каким-либо объектам или явлениям. Это базовый атрибут времени, но нелишне будет повторить его еще раз, подчеркнув, что рассуждать о «времени вообще» можно разве что в философских теориях высочайшей степени абстракции. Для управления сложной многокомпонентной системой, которой является современная организация, важнее понимать, что каждый из ее структурных элементов имеет собственное время.

Существует много видов реального времени, специфичных для разных объектов и явлений. Знаете ли вы, каковы временные стандарты работы психолога, учителя, администратора и т. п.? Ответы на данные вопросы очень быстро подводят к пониманию того, что в отношении малознакомых объектов и явлений мы все оперируем «житейскими моделями» времени и имеем недостаточно адекватное понимание касательно реального времени этих явлений и объектов. Реальное время других людей (в том числе и членов семьи, сотрудников и/или подчиненных и др.) можно понять только эмпатийным путем, оказавшись на их месте, или с помощью серьезного объективного измерения и анализа этого самого «чужого» времени.

Реальное время отражает изменение свойств объекта по отношению к другим объектам. Следовательно, любое время - относительно. Не бывает работников, которые работают «быстро» или «медленно» Бывают работники, которые работают медленнее, чем указано во временных стандартах выполнения каких-либо трудовых операций. Правильны ли эти стандарты, есть ли они вообще - это уже другой (и очень важный) вопрос. Бывают работники, например, которые работают быстрее, чем другие работники. Но может ли это стать нормой для всех остальных? Не страдает ли от этого качество процесса и результата их работы?

Реальное время непрерывно. Мы привыкли оперировать дискретными единицами времени - минутами, часами, днями, неделями и т. п. Дискретность позволяет нам жестко формализовать наши планы и в соответствии с ними «формализовать» и окружающую реальность, загоняя ее в рамки точных плановых сроков. Но при этом нельзя забывать, что многие процессы происходят непрерывно и совершенно не вписываются в наши формализованные планы. Во многих сложных управленческих ситуациях перед менеджерами возникает проблема - действовать по плану или по обстоятельствам. Выдающиеся менеджеры, достигающие выдающихся успехов, обычно выходят за рамки плана и действуют интуитивно, в соответствии с реальным временем происходящих процессов.

Реальное время - вектор («стрела времени») - необратимо, асимметрично. Необратимость времени связана с необратимостью причин и следствий. Существование «стрелы времени» может вызывать у человека естественный страх перед будущим. Но к «стреле времени» можно относиться и по-другому, понимая ее как своеобразную гарантию творческой свободы в созидании будущего, выбора из множества путей развития.

Реальное время простых объектов одномерно (монохронизм), реальное время сложных систем - многомерно (полихронизм).

Реальное время неоднородно.

Модели времени могут быть индивидуальными и социальными (групповыми). Индивидуальные модели времени изучает психология. Примеры социальных моделей времени: научные исторические хронологии, календари, график работы сотрудника, «сетка» вещания телеканала и т. п.

Модели времени, как правило, допускают обратимость (инверсию) времени, но плохо учитывают многомерность и неоднородность реального времени. Удобным примером здесь является планирование. Планирование всегда начинается с постановки цели, то есть с предполагаемого конечного результата, как если бы он уже был достигнут. Планируя систему мероприятий, направленных на достижение цели, мы, по сути дела, движемся «задом наперед» (против «стрелы времени»), выстраивая события в нужной для нас последовательности. Однако в реальности последовательность и длительность событий (да и сами события) могут оказаться совсем другими.

Существует вечная проблема согласования моделей времени с реальным временем. Использование «хорошей» модели гарантирует успешность и компетентность во времени. Использование «плохой» модели приводит к асинхронности и неуспеху (распаду и гибели). Данное свойство - своего рода ключевой момент в понимании природы времени для любых специалистов-практиков. Осознаем мы это или нет, но в основе нашей профессиональной деятельности всегда лежит некая субъективная модель времени (и основанная на этой модели практика управления временем). Если данная субъективная модель времени с высокой степенью подобия соотносится с реальным временем объективных процессов и явлений (трудовых операций, объектов деятельности и т. п.), то можно надеяться на высокую успешность [4, c. 20-24].

В разные периоды человеческой истории для человечества было характерно весьма различное понимание времени. Ряд современных наук (история, философия, культурология, антропология и др.) пытаются реконструировать представления о времени в различные исторические эпохи. Плоды их усилий можно обобщить следующим образом в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Представления о времени в различные эпохи

Рассмотрим этапы развития представлений о времени более подробно в таблице 1.2

Таблица 1.2 - Представление о времени: исторический аспект

Человеческая культура «работает» таким хитрым образом, что существующая в ней информация, любые идеи и представления не исчезают, а накапливаются. Это значит, что в жизни современного человечества мы можем встретить все пять исторических типов представлений о времени, которые не забылись, а очень даже неплохо сохранились и присутствуют как в сознании людей, так и в различных жизненных ситуациях [4, с. 27].

Время - это цикл нашей жизни, ее длительность, ритм, ее периоды, которые имеют разное значение и смысл для личности. Время - это ценность, поскольку нам удается наполнить его глубоким содержанием и реализовать себя в нем. Время является определенной мерой скорости, продуктивности и т. д.; вместе с тем происходят растраты, т. е. уничтожение времени, виной которых незаметно являемся мы сами. Время - это темпы, скорость, сроки и ритмы, периоды, этапы и определенные структуры самых различных процессов и явлений. Объединяя все эти временные структуры и явления, можно сказать: время необходимо включает в себя энергетический аспект, время - это энергия нашей жизни [1, с. 5].

Долгое время считалось, что существует только объективное время, а объективное время познается только точными науками, прежде всего физикой. И даже, несмотря на появление именно в области точного знания ряда сложных темпоральных концепций (теория относительности А. Эйнштейна, теории многомерной, имеющей несколько временных и пространственных координат. Вселенной - модели Калуцы-Клейна, концепция внутреннего времени И. Пригожина, энергетическая теория времени Н. Козырева и др.), некоторые представители точных наук абсолютизировали точное (фактически механическое) время, отрицали его качественную специфику и тем самым право гуманитарного и философского знания в целом на выявление специфики человеческого времени. Однако именно в отмеченном выше многообразии темпоральных концепций современной физики времени психология может найти интерпретации многих известных феноменов психологического и личностного времени.

В отечественной науке теорию времени как четвертой координаты протяжения, которая потенциально могла бы служить и основанием концептуализации человеческого времени, создал М. Аксенов [5]. Идеи М. Аксенова претерпели ту же участь, что и все другие гениальные русские открытия. Так продолжалось до тех пор, пока Герман Минковский - совместно с А. Эйнштейном - не провозгласил нового учения на съезде естествоиспытателей в Кельне в 1908 году, и, таким образом, мысли русского ученого не получили блистательного подтверждения.

Однако, несмотря на наличие собственно философских идей, позволивших подойти к изучению специфики времени человека (концепции времени А. Бергсона и др.), философии экзистенциализма, специально посвященной проблеме жизни и смерти человека (бытия и небытия), на проблему человеческого времени в отечественной философии и психологии было наложено табу [6, с. 79-120].

Современным примером тому является трагическая судьба книги Н. Н. Трубникова [7], талантливого отечественного философа, книга которого была посвящена философской и историко-философской постановке проблемы человеческого времени. В издательстве «Наука» эта книга была отдана на рецензирование ученых - представителей точных наук, и признана ими ненаучной. Лишь после смерти ее автора, ушедшего из жизни молодым, его друзьям-философам удалось опубликовать этот труд.

С дефицитом времени связаны авиационные, атомные и другие катастрофы, неоптимальные решения, несвоевременные действия, приводящие к тяжким социальным последствиям, высокая психологическая цена труда и снижение работоспособности. Д. А. Ошанин считал основной детерминантом труда конвейерного типа высокий принудительный тип работы на конвейере. Проблема дефицита времени в профессиях разного типа, в разных условиях труда и состояниях человека исследовалась многими отечественными психологами (В. П. Зинченко [8, 9], Д. Н. Завалишиной [10, с. 190], Н. Д. Заваловой и В. А. Пономаренко, Г. М. Зараковским и др.).

Побудителем обращения к этой проблеме было «открытие», что огромная масса психологических исследований в мире посвящена времени. Осуществить это открытие позволила первоначальная публикация Ю. Б. Молчанова [11]. Поразительным было открытие, что отечественные исследования того периода оказались (за исключением проблем, имплицитно содержащих эту составляющую) в основной своей массе не посвящены проблеме восприятия времени.

Позднее объясняется этот факт - сосредоточенность исследователей именно и только на проблеме восприятия времени - все той же философской «идеологией», проникшей в психологию. Психология, как будто не имеющая права изучать объективное время, якобы ограниченное временем существующей вне человека объективной реальности, сохранила свою научность благодаря категории «отражения», дававшей «право» исследовать «вторичное» время - отражение объективного времени. Этот огромный диссонанс между числом ведущихся в мире исследований времени и ничтожно малым числом отечественных работ по восприятию времени также мотивировал ученых обратиться к этой проблеме.

Однако для того чтобы определить специфику современного подхода и его понятийно и эмпирически обосновать, ученый-психолог К.И Абульханова, предприняла попытку определить контекст проблемы психологического времени, т. е. рассмотреть его в контексте других времен, обозначить его основные контуры и координаты. Многогранность проблемы времени в целом, т. е. наличие разных времен, связанных с разными качествами бытия человека в мире, затрудняет решение этой задачи. Социальное время, социально-экономическое, т. е. производительность труда, работа и свободное время, природное время, время (темпы технических систем), историческое время - все эти модальности времени можно рассматривать и изучать, и даже регулировать в определенных пределах, изолированно друг от друга, как это и делалось до сих пор. Но на самом деле в структуре социального мира, в его онтологическом и историческом способе организации все эти времена определенным образом взаимосвязаны, и эти сложнейшие функциональные взаимосвязи могут быть открыты только через категорию человека. Так, например, учитель как производительная сила не может действовать быстрее, чем позволяют природные особенности его организации. Но как субъект труда он может повышать темпы своей деятельности посредством ее оптимальной социальной организации, посредством выработки определенных профессиональных навыков или использования более совершенных технических устройств.

Далеко отставленными по своему проявлению оказываются последствия неучета особенностей организма ребенка в детстве. Например, получены данные, что соблюдение режима дня младенца, к которому так стремятся организованные матери (т. е. своевременное кормление и укладывание спать), иногда оказывается насильственным (неадекватным) по отношению к естественному ритму и потребностям данного организма. А последствия этого насилия проявляются чуть ли не в подростковом возрасте в форме агрессии, не имеющей по существу никакого, казалось бы, отношения ко времени.

Во-вторых, в ряде случаев время «заявляет» о себе, напротив, в явной категорической, катастрофической форме, ставшей знамением XX века, - в форме «дефицита». Изменение экологии планеты, природы приводит к катастрофам, развитие которых столь стремительно, что оставляет человеку минимум времени для принятия спасительных мер.

Сам способ социальной жизни все чаще ставит человека в ситуацию дефицита времени. Это проявляется либо в чрезмерно высоком темпе жизни, неадекватном ее глубине и содержанию, либо в необходимости принятия радикальных решений (или действий), которые требуют иного объема времени, чтобы достичь необходимой конструктивности.

Время как социально-философская, социально-экономическая, биосоциальная, социально-историческая и т. д. категория имеет, по-видимому, свои универсальные особенности. Некоторые из них были раскрыты в истории философии (А. Бергсон, И. Кант, М. Хайдеггер и др.), но другие оказываются порождением развития цивилизации и еще требуют своей философской квалификации. Эти особенности порождены способом функционирования человека в условиях технического прогресса. Для их понимания и анализа (и до научной и философской квалификации) необходимо привлечение понятия «организация времени».

Организация времени предполагает согласование и разрешение ряда противоречивых тенденций современного научно-технического прогресса. Технический прогресс, с одной стороны, многократно умножает биологические и психические временные возможности человека (скорости его интеллекта, памяти и т. д.), с другой - наталкивается на ограничения существующих естественных ритмов, скоростей и темпов человека. Техника, заменяя человека автоматическими системами, роботами, высвобождает его рабочее время для переработки возрастающих объемов информации (как показывает опыт таких технически передовых стран, как Япония, где возрастает длительность рабочей недели).

Тенденция технического прогресса растет непропорционально профессиональному прогрессу, опережая развитие временных способностей человека. Этот дисбаланс ведет не только к росту аварийности, но к утрате человеком рабочего и жизненного комфорта, перенапряжению, нервно-психическому износу и кризису экологии человека [1, с. 12].

Тенденция развития технического прогресса также приходит в противоречие с тенденцией культурно-нравственного развития человечества, поскольку сбережение времени в результате технического совершенства наталкивается на тенденцию обесценивания времени в духовной культуре. Происходит исчезновение временных перспектив, необходимых для развития цивилизации, человек утрачивает жизненные перспективы, восприятие будущего. Недавно проведенный программой телевидения опрос показал, что люди не хотят жить в будущем, а только в прошлом или настоящем. В силу этого проблема организации времени должна ставиться и решаться как комплексная проблема не только технического, но и духовного прогресса человечества и его экзистенциального бытия как личности.

1.2 Основные гипотезы и проблемы личностной организации времени

Проблема организации, экономии и оптимального использования времени является ключевой для прогресса человечества в XXI веке. Организация времени дает повышение производительности труда, обеспечивает наиболее оптимальное согласование сверхскоростных современных технических систем с временными возможностями человека, предупреждает их рассогласование, ведущее, с одной стороны, к росту аварийности, с другой - к потерям в экологии человека (необратимым нервно-психическим потерям, падению работоспособности и здоровья). Время человека - системообразующий фактор связи и способов организации различных времен, и категория организации времени - в предварительном порядке - обозначается через другие, более частные понятия, носящие, тем не менее, достаточно универсальный характер.

Среди важнейших понятий, обозначающих параметры (или модальности) времени, прежде всего, существенны: время развития, изменения, последовательность или одновременность, скорость (в том числе различные темпы, ритмы), кванты (периоды, привязанные к качественным характеристикам определенной сферы), соотношение прошлого, настоящего и будущего, выражающего архитектонику и необратимость времени, связь времени и пространства («хронотоп» по А. А. Ухтомскому), своевременность. Наконец, перефразируя проблему «timemanagement'a», можно употребить понятие «организация времени», которое и является одним из ключевых в современном подходе, развернутом в целой серии конкретных эмпирических исследований (типологические особенности деятельности людей в разных временных режимах, способы планирования будущего и их связь с возможной реализацией планов, особенности организации внутреннего и внешнего времени руководителя).

Эти параметры времени не просто привязаны к качественным характеристикам сфер бытия - они сами в свою очередь раскрываются или создают их новые качества.

Особо печальной славой в истории нашего общества обернулись не упомянутые выше понятия «ускорения» и «экономии» (в нашем случае времени); практика показала, что любое ускорение не может игнорировать временную логику явлений или систем (будь то социальные или экономические). Любые проблемы экономии времени могут решаться только на основании хотя бы приблизительного учета объективных временных темпов социальных или экономических процессов и ситуаций. Для экономии времени необходим хотя бы теоретический учет необходимого времени и проектирования возможных условий сокращения времени.

По проблемам планирования написаны десятки, если не сотни трудов, однако, реальная неуспешность этих процедур редко анализировалась и корректировалась. Суть неудач планирования (во всяком случае, одна из причин в нашем обществе) была связана с отсутствием сопоставления запланированного с реально достигнутым, анализа причин, препятствовавших достижению, который бы помог в будущем планировании.

Все сказанное демонстрирует, с одной стороны, пронизывающую все сферы жизни человека роль времени, с другой - сложность связей этих сфер, невозможность их выявления только в категориях времени, необходимость разработки единых понятий и одновременно потребность в выявлении их функционально различных значений, скрытность времени и его явную категоричность - одновременно. Однако именно учет - в пределах возможного - всей этой сложности и противоречивости Вселенной Человека побуждает к осмыслению и исследованию традиционно называемого «субъективным», или «психологическим» времени и достраиванию этих понятий до категории «личностной организации времени».

Исследования проблемы времени осуществлялись в целом ряде направлений, которые фактически мало связаны друг с другом. Это классические исследования восприятия времени (Ю. М. Забродин, Ф. Е. Иванов, Е. Н. Соколов, П. Фресс и др.), переживания времени (Д. Гарбетте, Р. Кнапп и др.), временной перспективы (Р. Кастенбаум, Дж. Нюттен и др.). Однако, они оказались оторванными от целого исследовательского направления, в котором изучались нейрофизиологические, психофизиологические особенности временной организации человека (Н. Н. Брагина, Т. А. Доброхотова, 1981; Ю. М. Забродин, А. В. Бороздина, Н. А. Мусина, 1987; Я. Освальд, 1975; С. Шервуд, 1975 и др.), а также процессуально-динамические, и в этом смысле объективные временные характеристики самой психики, такие, как скорость запоминания, скорость реакций, темпы, ритмы нейрофизиологических, психофизиологических процессов (П. Фресс, Л. П. Гримак, 1978; Д. Т. Элькин, 1959, 1962; Д. Т. Элькин, Т. М. Козина, 1978, Д. Н. Узнадзе, 1966). Можно предполагать, что этот разрыв определялся тем, что первые были отнесены к области изучения субъективного психологического времени (или, как принято говорить в отечественной психологии, субъективного отражения времени), а вторые - фактически - к области, в которой исследовалась объективная временная организация самой психики.

Кроме того, эти две области, в свою очередь, были обособлены от исследований проблем личностного времени - времени развития личности, мотивации, динамики осознаваемого и бессознательного (П. Жане, Ж. Пиаже, К. Левин, X. Томе и др.). А исследования, касающиеся проблемы личностного времени (в том числе и в первую очередь динамическая концепция личности 3. Фрейда), оказались в стороне от изучения конкретного жизненного пути, его специфических временных, биографических, событийных характеристик (Б. Г. Ананьев, П. Б. Балтес, Ш. Бюлер и др.). В свою очередь, недостаточно связанной с особенностями жизненного пути оказалась возрастная периодизация Л. И. Божович, Д. Б. Эльконина и др. Первую попытку осуществить синтез собственно жизненной и возрастной периодизации предпринял Б. Г. Ананьев. Социальное развитие ребенка в пространстве-времени детства проведено Д. И. Фельдштейном [12].

Наконец, несмотря на огромное внимание, интерес психологов к психологическим особенностям деятельности, разработку так называемого деятельностного подхода, не были раскрыты фундаментальные временные характеристики деятельности и временные особенности способов ее осуществления. Лишь отдельные исследования коснулись некоторых временных характеристик деятельности (В. П. Зинченко и др.), временных условий или специфики отдельных профессий (Ш. Гадбуа, В. А. Денисов, Д. Н. Завалишина и т. д.), таких, как профессия медсестер, летчиков. Между тем именно в деятельности соотносятся, связываются или вступают в противоречие различные времена, начиная от времени - скорости, ритмов психофизиологических процессов, кончая социальными требованиями и нормами времени осуществления деятельности. Производительность труда - это основная временная характеристика деятельности: повышение производительности труда происходит за счет сокращения необходимого времени. Не создана единая концептуальная модель, раскрывающая соотношение биологического, психологического, социального и культурного времени, отсутствует представление о соотношении психологического, личностного, жизненного времени, единая теория их многообразия.

Существующие направления изучения времени можно условно классифицировать следующим образом: выделив четыре основных аспекта его рассмотрения. Первый - отражение (психикой, сознанием) объективного времени, большая или меньшая адекватность и механизмы отражения (восприятие времени). Второй - временные, т. е. процессуально-динамические характеристики самой психики, связанные, прежде всего, с лежащими в ее основе ритмами биологических, органических, нейрофизиологических процессов. Третий - способность психики к регуляции времени движений, действия и деятельности. Четвертый - личностная организация времени жизни и деятельности, т. е. той временно-пространственной композиции, в которой строятся ценностные отношения личности с миром на протяжении времени жизненного пути.

Разобщение, обособление отдельных исследовательских направлений, касающихся психических, личностных, жизненных и деятельностных особенностей времени, усилилось тем противоречием, которое в явной или скрытой форме возникло между точными науками, прежде всего физикой в ее изучении объективного времени и философскими, гуманитарными науками, описывающими экзистенциальное, ценностное, историческое, в широком смысле слова - человеческое время.

В русле идей отечественного психолога С. Л. Рубинштейна представителями его школы продолжала развиваться концепция природы психики как специфически детерминированного процесса (А. В. Брушлинский) и начала исследоваться природа личностной и психической организации времени [13]. Это исследование было нацелено, с одной стороны, на выявление динамически-темпоральных характеристик самих психических процессов, состояний, с другой - учитывало классические работы по восприятию времени, его переживанию и отражению в широком смысле слова, и с третьей - опиралось на представление о личности как динамической, развивающейся и изменяющейся системе и ее жизненном пути как совершенно специфическом процессе. В результате теоретических и эмпирических исследований было сформулировано центральное понятие, которое сегодня репрезентирует специфику данного направления исследований и позволяет интегрировать достаточно большое количество совершенно разноплановых аспектов исследования времени в социально-гуманитарных науках.

Решение методологической дилеммы - противоречия между объективным и субъективным временем, выделение основных временно-пространственных континуумов, в которых реализуется личностная способность к организации времени, и раскрытие природы ее специфических временных способностей (ускорения, последовательности, своевременности и т. д.) позволили сформулировать основы концепции личностной организации времени в виде совокупности ряда гипотез, которые стали отправными в последующих эмпирических исследованиях, составили теоретическую основу современной концепции и были проверены в эмпирическом исследовании.

Первая гипотеза о трехкомпонентной (как это принято выделять в установке и других психических образованиях) структуре личностной организации времени:

а)         осознание времени;

б)        эмоциональное переживание времени (Р. Кнапп, Д. Гарбэтте);

в)        практическая организация времени или организация времени деятельности.

Согласно второй гипотезе, предполагается, что существуют не только индивидуальные различия (которые выделялись в восприятии и переживании времени), но на личностном уровне существуют типологические различия.

В целом психологическое время, согласно третьей гипотезе, может быть представлено как специфический континуум времени, сужающегося на одном полюсе (в силу предельности природных процессов - нервных, памяти, самой жизни) и расширяющегося на другом. Расширение связано с личностными особенностями потенцирования, умножения времени (в силу развития личности), его оптимального использования, экономии, ускорения и своевременности. Как известно, время человека имеет своеобразную структуру - прошлое, настоящее и будущее - и специфическую форму сохранения прошлого - память. Сама личность также может быть представлена как своего рода память, экстракт своего жизненного пути, поскольку в ней аккумулируется прошлый опыт, и вырабатываются своеобразные жизненные способности, установки. Актуальные способы жизни (происходящие «здесь и теперь») откладываются в неких вневременных формах ее способностей. Время жизни необратимо, с одной, и перспективно - с другой стороны.

Четвертая гипотеза касается временных возможностей сознания. Формой «компенсации» необратимости времени является способность к прогнозированию, предвосхищению будущего, т. е. идеальная форма репрезентации будущего. Однако личность представляет собой организацию более высокого ранга, чем ее способности, память и прогнозирование, поскольку обладает высшей способностью сознания, прежде всего способностью интегрировать прошлое, настоящее и будущее. В русле этой концепции В. И. Ковалев разработал понятие трансспективы как некоей способности соединять настоящее, перспективу (будущее) и ретроспективу (прошлое), схема которой изображена на рисунке 1.1 [4, с. 57].

Рисунок 1.1 - Временная трансспектива

Трансспектива есть некоторая конкретизация рубинштейновского представления о сознании как процессе. Основным является то, что, согласно С. Л. Рубинштейну, сознание репрезентирует индивиду в настоящем времени все то, что имело место в любом другом времени и пространстве (в другой культуре, в истории и т. д.).

Если таким образом теоретически соединить три способности психики - память, прогнозирование и трансспективу как функциональные специфические органы сознания, то можно составить некоторое приближенное представление о временных возможностях и «функциях» личности, о личности как особой временной организации.

Пятая гипотеза касается предположений об этих функциях. Рассмотренная в плане экзистенциальном, т. е. существования, личность есть не некая точка, поставленная в настоящем времени, но некий его эпицентр, к которому она относит (по мере надобности) данные прошлого и будущего, определенным образом их соподчиняя и соорганизуя. Но личность не только существует, преодолевая необратимость времени, но и осуществляет себя (С. Л. Рубинштейн), создает из своей жизни и самой себя нечто качественно иное, обладающее ценностью. А эта ценность представляет собой умноженное время, противостоящее его жизненной потере.

Личность выступает как координатор различных времен на разных уровнях психики. Но если учесть, что число этих времен очень велико, т. к. здесь вступают в силу скорости, темпы, ритмы и нервных, и физических, и психических процессов, темпы их развития, неоднородность (опережение, отставание темпов развития разных когнитивных, коммуникативных и т. д. процессов), то «задачи» этой координации чрезвычайно сложны.

2. ШКОЛЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

2.1 История развития тайм-менеджмента

время менеджмент школа планирование

Истоки пунктуальности швейцарцев, немцев, шведов, американцев и других народов, «озабоченных временем», нужно искать в религиозной трудовой этике. В протестантской Европе, а также у старообрядцев России и Беларуси труд был частью религиозного служения, а деловой успех - знаком глубокой личной связи с Богом, призвания (отсюда немецкое der Beruf - «профессия»). Было распространено представление о том, что время - это капитал, предоставленный Богом человеку для того, чтобы тот правильно его «вложил».

Со временем, это понятие еще больше трансформировалось, и уже в начале XVIII в. Б. Франклин просто отождествил время и деньги. Тот же вывод повторили Дж. Лакофф и Дж. Джонсон в своей знаменитой книге «Метафоры, которыми мы живем»: время - ценный ресурс, время - это деньги. Данная фундаментальная метафора западной культуры положена в основу так называемого «Управления временем» (Time management), постепенно осваивающего отечественное поле управленческих технологий. Лозунги этого движения таковы: «Время мое и больше ничье, оно всегда должно приносить доход»; «Никакого откладывания на завтра, потакания чужим ожиданиям!», «Полный самоконтроль: использование времени в метро, при перекуре, любом ожидании и даже... во сне!», «Наличие пустого (свободного) времени говорит о вас очень плохо».

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Для большей «конкретики» следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле - как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем). Не претендуя на серьезную историческую «археологию» вопроса, можно выделить три основных этапа развития ТМ.

Тейлоризм (время наибольшей популярности - 1910-1940 годы).

Назван по имени одного из основателей современного научного менеджмента Фредерика Тейлора. Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX века) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга) [14].

«Русским Тейлором» по праву можно назвать Алексея Капитоновича Гастева [15]. По заданию В. И. Ленина в 1920-х годах А. К. Гастев с сотрудниками активно изучал наиболее эффективные зарубежные методы управления и организации производства (в частности, сам Гастев работал на французских предприятиях, управляемых по системе А. Файоля [16], а также переписывался с Г. Фордом и другими ведущими менеджерами того времени); в 1920 году основал и возглавил ЦИТ (Центральный институт труда) в России, в котором было разработано около 1900 методик обучения профессиям и подготовлено более полумиллиона рабочих.

В духе идей Тейлора работали и другие российские специалисты, например, П. М. Керженцев [17], который отчасти являлся оппонентом Гастева. Если за спиной Гастева были «цитовцы», то Керженцев возглавлял оппонирующую им «группу 17-ти». Если «цитовцы» считали, что НОТ (научная организация труда) должна рождаться в научных лабораториях как «строгая дисциплина», то, по мнению «группы 17-ти», НОТ является плодом массового трудового энтузиазма, когда ученые лишь обобщают способы оптимизации труда, придуманные рабочими.

В понимании важности временного фактора для НОТ мнения Гастева и Керженцева совпадали. В частности, для распространения отечественных идей НОТ П. М. Керженцев создал в 1926 году международную Лигу «Время», члены которой придавали особое значение методам управления временем.

Многие ТМ-идеи Гастева в определенной степени пересекаются с идеями Тейлора (сравнение систем «научного управления» Тейлора и Гастева можно найти в книге: Кравченко А. И. [18]). Но для работ Гастева характерен совершенно иной пафос и «идеологический посыл» (НОТ - не средство «борьбы с ленью», а способ более эффективной «социальной инженерии», созидающей «светлое будущее»); также Гастевым были разработаны собственные оригинальные ТМ-инструменты (например, хронокарта Гастева).

Основные идеи: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование (которое является неотъемлемой частью современного образовательного процесса).

Классический тайм-менеджмент (1950-1990 годы). Условно названный период «классического ТМ», характеризуется прежде всего тем, что ТМ-идеи развивались «внутри» теоретического и прикладного менеджмента.

Но при этом возникновение ТМ-идей сложно «привязать» к возникновению основных научных «школ» (направлений) менеджмента. Эти направления (кроме упомянутой уже «школы научного управления» Ф. Тейлора, сюда можно добавить «классическую школу» А. Файоля, «бюрократическую» М. Вебера, «школу человеческих отношений» Э. Мэйо и некоторые другие) возникли в 1920-1930 годах, а в указанный период (1950-1990 годы) происходило их дальнейшее развитие и интеграция. Кроме этого, в период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки (первоначально возникшего на стыке экономики, психологии и социологии и носящего в большей степени «гуманитарный» характер) идеями и методами математики и кибернетики. Именно в этот период в теории менеджмента добавились такие разделы, как системный и ситуационный подход, синергетический подход, теория принятия решений и др. С появлением этих разделов в значительной мере модифицировался и практический инструментарий менеджера. Например, предложенные еще Тейлором и Гилбертом идеи по анализу операционального состава деятельности, «отпочковались» в отдельный раздел системного подхода - «анализ операций», имеющий собственную методологию и методы, включающий не только описательные исследования, но и моделирование с обширным применением математики.

Что касается практического менеджмента и неразрывно связанного с ним ТМ-консалтинга, то здесь имеется значительное многообразие материалов, впрочем, при явной немногочисленности «классических» источников.

В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса Мак Кея «Управление временем» (McKay J. Т. The Management of Time.N. J., 1959). В данной книге, пожалуй, впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Дракер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий» (Drucker P. F. The Effective Executive. N. Y., 1967) Дракер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) - эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности - управление временем. Далее он подробно описывает систему ТМ, состоящую, по его мнению, из трех разделов: регистрация времени, управление временем (оперативное распределение времени), укрупнение времени. В 1968 году в Америке выходит получасовой учебный фильм Дракера «Managing Time», в котором демонстрируются приемы управления временем. Следует отметить, что практически в любой книге Дракера (а их издано более 30; многие стали не просто учебниками для многих поколений менеджеров во всем мире, но и настоящими бестселлерами), независимо от ее направленности, содержатся разделы, посвященные ТМ.

Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга (Lakein A. How To Get Control of Your Time and Your Life. N. Y, 1973) известна и отечественному читателю, правда, она была переведена у нас более чем с 20-летним опозданием [19]. В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Дракера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в Беларуси) книгу «Ваше время - в ваших руках» [3]. Даже беглый взгляд на оглавление дает понять, что Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д. Основные идеи: управление временем аналогично управлению бизнесом (организацией) и включает в себя те же функции и этапы - целеполагание, планирование, принятие решений и т. д. Система ТМ «параллельна» системе управления организацией и одновременно выступает как ее элемент. «Классический ТМ» заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы ТМ, но при этом является более «личностно-ориентированным», рассчитанным на добровольное и заинтересованное применение прежде всего топ-менеджерами.

Для «классического ТМ» 1960-1990 годов характерно жесткое разделение персонального ТМ («индивидуального» и «ролевого») и организационного ТМ («социального»). При этом персональным ТМ как «прикладным искусством» в большей степени занимались бизнес-консультанты, а организационный ТМ как-то незаметно слился с экономикой и математикой и в большей степени стал полигоном для построения научных математических моделей, IT-систем (прежде всего, АСУ), инженерно-технического проектирования и т. п. Наметился своего рода раскол (в тейлоризме его еще не было) между «человеческой» и «технической» сторонами ТМ, связанный с серьезной дифференциацией знаний и технологий, имеющих отношение к ТМ.

Если говорить о ситуации с ТМ в СССР в 1960-1990 годах, то она была достаточно печальной. НОТ существовала скорее на бумаге, чем в реальной практике «социалистического хозяйствования». Прошлые ТМ-знания (наработки ЦИТ, отечественных психотехников, социологии труда и др.) были либо под прямым запретом как «идеологически вредные», либо цитировались в советских книгах по НОТ как своего рода экзотика, не получая дальнейшего развития [4, с. 94].

«Советский ТМ» двигали вперед немногочисленные энтузиасты, по сути дела, работавшие в рамках собственного «индивидуального ТМ». Здесь следует упомянуть о двух ТМ-системах: системе хронометража профессора А. А. Любищева и теории решения изобретательских задач (ТРИЗ) Г. С. Альтшуллера. Система Александра Александровича Любищева (биолога по образованию, пытавшегося создать единую систематизацию живых организмов, аналогичную периодической системе химических элементов Д. И. Менделеева) стала популярной благодаря появлению романа Д. Гранина «Эта странная жизнь» [20] в котором система Любищева была подробно описана. Сущность системы: тотальный хронометраж, с точностью учета времени в 10 минут, которую Любищсв вел в течение 56 лет. Результаты подобного тотального хронометража позволяют с высокой точностью нормировать индивидуальные виды деятельности и с высокой точностью планировать и достигать долгосрочных целей. Для системы также характерен «гуманитарный пафос»: свое и чужое время должно восприниматься как «высшая ценность» и должно быть заполнено самосовершенствованием (сам А. А. Любищев оставил богатейшее научное наследие, которое охватывает не только различные отрасли биологии, но и философию, культурологию и др.). Кроме этого, в системе содержится ряд интересных идей по оптимизации творческой научной работы, например, по накоплению, обобщению, систематизации информации в личной картотеке и др.

Возможно, академическая ориентированность советской психологии стала одной из важнейших причин того, что в СССР были практически неизвестны так называемые «технологии творческого мышления», весьма продуктивно используемые на Западе, в том числе и в бизнес-консультировании, тренингах и т. п. В то время как западные менеджеры увлеченно постигали и применяли в своей работе метод «мозгового штурма» (и другие техники creativity thinking - творческого мышления), первым отечественным вариантом «тренингов креативности» стала система ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Идея ТРИЗ принадлежит инженеру Генриху Сауловичу Альтшуллеру, который на основе анализа патентов, выданных на технические изобретения и открытия, решил выявить общие алгоритмы и приемы технического творчества.

Система ТРИЗ существует уже около полувека (первая публикация по ТРИЗ появилась в 1956 году), а само ТРИЗ-движение в некоторые годы обретало невиданную популярность, становясь для своих адептов чем-то вроде религии и постепенно «просачиваясь» из узкой сферы технического творчества в самые разные области социальной практики: педагогику, политику, управление и др.

Если отбросить ажиотированный взгляд некоторых «тризовцев» на ТРИЗ как на универсальную панацею, позволяющую решать любые мировые проблемы, то в целом ТРИЗ является удачным сочетанием приемов творческого мышления и системного подхода к решению проблем технического характера. При этом приемы творческого мышления понимаются не как интуитивные эвристики, а как система логических операций, путем комбинирования которых (с использованием различных алгоритмов) можно получить гарантированное решение проблемы.

Многие логические операции и алгоритмы ТРИЗ удобны для решения задач ТМ. Например, использование логического оператора РВС («размер, время, стоимость») позволяет осуществить декомпозицию системы, проанализировав любые процессы или структуры с точки зрения сочетания этих трех параметров. Если варьировать один из трех параметров, входящих в оператор РВС, и отслеживать совместные изменения остальных параметров, можно моделировать поведение системы, в том числе выявлять новые нетривиальные способы поведения и пути развития системы.

В контексте «индивидуального» (и отчасти «ролевого») ТМ особый интерес представляет такой раздел теории решения исследовательских задач (ТРИЗ), как теория развития творческой личности (ТРТЛ), которая наиболее полно изложена в книге Г. Альтшуллера и И. Верткина «Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности» [21]. Рассматривая вроде бы стандартные функции ТМ, такие как целеполагание, планирование, принятие и исполнение решений, авторы предлагают их реализацию средствами ТРИЗ, то есть с помощью своего рода «поведенческих операций» (по аналогии с логическими операциями, используемыми в решении технических задач). Жизненный путь человека можно сравнить с игрой, когда на разных этапах своей жизни для достижения подзадач, ведущих к главной жизненной цели, он совершает «ходы», в определенных ситуациях выбирая из доступных «поведенческих операций» наиболее эффективные. Что любопытно, многие идеи ТРТЛ (например, о «достойных целях») пересекаются с теорией самоактуализирующейся личности А. Маслоу [22], основателя современной гуманистической психологии.

. Современный тайм-менеджмент (конец XX - начало XXI века). Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес-консультирования, ТМ гораздо больше развит на Западе, чем в России и Беларуси. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на ТМ, включая некоторые его весьма экзотические разновидности. Например, в США существует агентство, занимающееся «христианским ТМ». Методология «христианского ТМ» основана на цитатах из Библии и высказываниях великих деятелей церкви о природе времени; методы заимствованы преимущественно из классического ТМ, а основное назначение - помочь современному верующему посреди напряженной и суматошной жизни найти достаточно времени для религиозных ритуалов и внутреннего общения с Богом.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей» (Covey S. R. 7 Habits of Highly Effective People. N. Y, 1990). Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости - к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

Среди подробно описанных Кови семи привычек особое отношение к ТМ имеет привычка № 3 «Делать первые вещи в первую очередь» («Put first things first»), которая является необходимым условием для обретения независимости («личной победы»).

Кови считает, что можно выделить четыре поколения ТМ, между которыми существует преемственность. Первое поколение («тейлоризм») было сфокусировано на формальном описании деятельности, позволяющем провести инвентаризацию и учет времени. Второе поколение было «помешано» на календарях и органайзерах и сделало следующий шаг: от учета прошедшего времени-к планированию будущего. Третье поколение (существующее в настоящее время), сохранив достижения первой и второй «волн» ТМ, сместило фокус своего внимания на проблему приоритетов (соотнесения фактических трат времени и планов с ценностями), а также на оперативное краткосрочное планирование и контроль над выполнением поставленных задач (то есть на реальную эффективность). Признавая высокую технологическую эффективность третьего поколения ТМ, Кови справедливо критикует его за «бесчеловечность», так как главная проблема для современного человека заключается не столько в том, чтобы управлять временем, сколько в том - чтобы управлять собой («...the challenge is not to manage time, but to manage ourselves»).

Таким образом, по мнению Кови, четвертое поколение ТМ должно развиваться на совершенно ином ценностном базисе, где первостепенное значение имеют не «вещи» и связанное с ними «время», а «отношения» и «результаты». Главной ценностью объективистского, бесчеловечного подхода к ТМ является «производительность» (количество «вещей» за единицу «времени»), в то время как главной ценностью «гуманизированного» ТМ должна стать «эффективность» (значительные по уровню «результаты», достигнутые благодаря «отношениям»). Далее Кови предлагает собственный подход к управлению временем в контексте четвертого поколения ТМ.

Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», стандартный инструмент для выделения приоритетов, Кови считает, что главной индивидуальной ТМ-задачей должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).

Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и/или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.

Кови предлагает шесть принципов построения системы ТМ, помогающих в «борьбе за второй квадрат»:

а)         когерентность (согласованность) - взаимосвязанность, единство всех элементов индивидуальной системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной);

б)        сбалансированность - под «балансом» Кови понимает гармоничное распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение важных целей в различных сферах жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т. д.);

в)        сосредоточенность - необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов активности «второго квадрата» для своей жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для ТМ третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня - день) для важных, но не срочных дел;

г)         «человечность» - в отношениях с другими людьми ТМ третьей «волны» ориентирован на «точность» в расписании и субординацию. Для ТМ четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины!

д)        гибкость - ваши планы являются вашими слугами, но не господами! Планы должны быть удобными для вас, соответствуя вашим привычкам, стилю работы и т. п. В случае необходимости вы можете легко изменить запланированное;

е)        компактность - ваши ТМ-инструменты (например, органайзер) должны быть максимально компактными и удобными для работы в любых «полевых» условиях. Подобная портативность поможет вам не потерять ни одной важной идеи, вовремя зафиксировав ее.

Система ТМ по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование.

Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности - роли - цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли - задачи - недельный план - ежедневное выполнение плана и делегирование.

В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. Работа с органайзером проходит в четыре этапа:

а)         определение ключевых ролей. Основываясь на личностных ценностях («миссии»), необходимо выделить 5-7 ключевых ролей, связанных с наиболее важными жизненными задачами на данный период. Это могут быть роли семейные (отец, муж, брат и др.), трудовые (руководитель проекта, начальник для подчиненных, председатель комитета и др.), внутриличностные (читатель, болельщик за футбольную команду и др.). Роли могут быть внешними либо внутренними, при этом список ролей не является фиксированным - вы пишете его сами, давая ролям свои названия, при этом каждую новую неделю он может быть разным;

б)        выбрать задачи. В рамках каждой роли намечается 2-3 важных результата, которые должны быть достигнуты в течение недели. При этом нельзя забывать, что данные задачи (краткосрочные цели) должны быть частью долгосрочных стратегических целей. При формулировании задач следует стремиться к тому, чтобы они соответствовали «второму квадрату» - были бы действительно важными и не срочными;

в)        составить план на неделю. Составление плана заключается в заполнении недельного органайзера, когда намеченные задачи «привязывают» к конкретным дням и периодам времени. При составлении недельного плана Кови рекомендует придерживаться ряда стандартных ТМ-правил: выбирать наиболее удобное для достижения намеченной цели время; резервировать время; планировать виды активности в соответствии с собственными ритмами активности (физической, интеллектуальной, эмоциональной, духовной) и т. п.;

г)         адаптировать дневной план. Ежедневное планирование является своего рода «подгонкой», адаптацией заранее намеченных на неделю дел к актуальным (то есть срочным) задачам наступившего дня. По сути дела, речь идет о выборе приоритетных дел на сегодня. Кови указывает на то, что можно использовать любые удобные способы определения приоритетов, как третьего поколения ТМ («матрицу Эйзенхауэра», метод ABC и др.), так и четвертого поколения (определение срочности в соответствии с цепочкой стратегического планирования: «миссия - роли - цели», когда приоритетными являются дела, вносящие вклад в миссию). Интересной является идея Кови о том, что расстановка приоритетов должна быть «мягкой», правополушарной, то есть основанной на интуитивном применении принципов ТМ (согласованность, сбалансированность, «человечность» и др.).

В качестве резюме можно отметить, что для современного зарубежного ТМ характерны три тенденции: «гуманизация»; дифференциация; компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и в определенной мере отторжение «ролевого» и «социального» ТМ. Если «ролевой» и «социальный» ТМ являются средством адаптировать человека к «внешнему времени» (времени организационных и технологических процессов), то «индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» - серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Дифференциация современного ТМ происходит в большей мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960-1990 годов), а по потребительскому. Это и объясняет появление многочисленных разновидностей, таких как «христианский ТМ», «феминистский ТМ», «ТМ для студентов» и др. При желании можно насчитать несколько десятков современных разновидностей ТМ, но все они с незначительными модификациями используют традиционный технический инструментарий классического ТМ 1960-1990 годов.

Если говорить о сегодняшней ситуации с ТМ на постсоветском пространстве, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Беда в том, что копирование это часто «не складывается» с советской «безвременной» или «авременной» ментальностью [4, c. 102].

Отечественный ТМ представляет собой весьма пеструю смесь, в которой (в зависимости от уровня знаний и запросов ТМ-клиента) спокойно уживаются как простейшие способы хронометража времен Тейлора, так и внедрение сложнейших компьютеризированных систем управления временем, интегрирующих информационные и производственные процессы внутри всей организации.

Если «переходить на личности», то единственной организацией, специализирующейся на корпоративном ТМ-консультировании на территории СНГ, является московская консалтинговая фирма «Организация времени», возглавляемая Глебом Алексеевичем Архангельским. Авторский подход к управлению временем изложен в книгах Архангельского [23, 24], а также в многочисленных статьях, опубликованных на Интернет-сайте компании (www.improvement.ru). Компания «Организация времени» обладает значительным творческим потенциалом и предлагает ряд оригинальных авторских ТМ-идей и методов: использование разных стратегий и методов управления временем для «проектного подхода» (топ-менеджеры, творческие профессии) и для «программного подхода» (работники среднего и низшего уровня, рутинная работа); оригинальные методики персонального (например, «Учебный органайзер») и корпоративного ТМ (ТМ-диагностика, ТМ-аттестация и др.). Особо следует отметить систему корпоративной оптимизации ТМ на базе MS Outlook, которая является удобным решением, как для малого бизнеса, так и для крупных организаций.

2.2 Основные направления тайм-менеджмента

Использование слова «управление» в самом словосочетании «управление временем» создает своего рода терминологическую установку, отсылающую всех ТМ-неофитов к блоку экономических дисциплин современной науки. Традиционно сложилось так, что «управление временем» - это раздел общего менеджмента. В некоторых случаях ТМ соотносится с общими вопросами управления организационными структурами и процессами, иногда - с персональными навыками и личностными компетенциями менеджера. Реальное же положение дел состоит в том, что ТМ плохо «помещается» в границы только экономических дисциплин и имеет обширные междисциплинарные связи с множеством других наук: философией, психологией, социологией, биологией, физикой и др. Во всех этих многочисленных науках «рассеяно» множество знаний о времени, без учета которых какое-либо «управление» временем будет неэффективным или просто невозможным. Но здесь специалиста по ТМ поджидает опасность «необъятности» проблемы времени, столкновение с разнородными знаниями, которые на современном этапе развития мировой науки в принципе плохо интегрируемы [4, c. 13].

«Управление» также подразумевает решение не столько научной задачи (познание природы времени), сколько прикладной. И здесь ТМ крайне плохо институциализирован: частично его техники «вкраплены» в основные функции менеджмента (планирование, контроль и др.), частично он является одним из направлений деятельности бизнес-консультантов, частично был и остается чем-то вроде хобби для всех интересующихся своим личностным ростом и развитием.

Чтобы попытаться преодолеть существующую ныне «технологическую размытость» ТМ, можно выделить три его основных типа отраженных в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Три типа тайм-менеджмента

Первый тип ТМ, условно названный «индивидуальным», осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По существу, такой индивидуальный ТМ выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение, прежде всего, внутри личностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения подобного индивидуального ТМ чаще всего - творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией). Типичным примером здесь может быть, например, самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации.

«Ролевой ТМ» отличается от индивидуального двумя важными аспектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач, а во-вторых, требует участия в процессе управления временем профессионала - консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым.

Например, достаточно частой является жалоба менеджеров высшего и среднего уровня на перегруженность рутинной документацией - письмами, докладными записками и т. п. Если решать эту проблему в контексте индивидуального ТМ, то придется обучить каждого менеджера каким-либо техникам скорочтения, что может потребовать нескольких недель, а то и месяцев напряженных занятий. Если же решать данную проблему в рамках ролевого ТМ, то консультанту по ТМ имеет смысл сначала изучить: объем и формы представления входящей информации, затем характер задач, стоящих перед менеджером-реципиентом данной информации и в конце индивидуальный стереотип действий по обработке входящей информации, характерный для данного менеджера, и т. д. На основании подобного анализа ТМ-консультант не загружает клиента дополнительной работой в виде обучения скорочтению, а, наоборот, старается разгрузить его, предложив, например, 2-3 «точечные» рекомендации по изменению характера представления и обработки управленческой информации.

В силу того, что объектом (клиентом) ролевого ТМ является человек (менеджер, руководитель, просто любой профессионал), имеющий смешанную мотивацию к овладению методами ТМ, то ТМ-консультант выступает здесь в двоякой роли. С одной стороны, он выступает в роли коуча (тренера), помогающего клиенту в профессионально-личностном совершенствовании. С другой стороны, ТМ-консультант играет традиционную для бизнес-консультанта роль «эксперта по процессам», помогая оптимизировать отдельные элементы и структуры профессиональной деятельности клиента.

«Социальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с другими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту - группе людей и/или организационной подструктуре (организации в целом), сколько благодаря специфическим требованиям к работе ТМ-консультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую очередь как специалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная «социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др.

Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках «социального ТМ» консультант в обязательном порядке решает и еще одну задачу - обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям (в оргструктуре или характере деятельности). Обучение обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тренингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персонала могут принимать самые разнообразные формы - от тренингов командообразования до обширных мер по формированию корпоративной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых ценностей.

Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМ-консультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой организации своей деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ.

3. ПЕРСПЕКТИВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе

Время связывает все структуры нашей действительности: производительность труда измеряется временем, затраченным на производство продукта, товара; любая профессиональная деятельность - рабочего на конвейере, летчика, ученого и т. д. имеет свой ритм, темп, скорость; все социальные процессы происходят во времени - социальные изменения то медленны (эпохи стабильности), то стремительны - за два-три года в корне изменилось наше общество, которое оставалось статичным более 70 лет.

Для иллюстрации очень хороша метафора «оркестра и дирижера». Для того чтобы зазвучала музыка, а не какофония, оркестр должен действовать максимально согласованно во времени. Задача менеджера аналогична задаче дирижера - согласовать время каждого сотрудника, чтобы общее время организации (подразделения) представляло собой целостную гармоничную систему.

Менеджеру лучше сразу забыть про монохронизм. Любому управленцу всегда приходится управлять полихронными объектами и структурами.

Скорость, темп и другие характеристики временных изменений даже у схожих объектов, даже в одной и той же ситуации различны (гетерохронность). Самый простой и понятный пример - школьный класс. В нем вроде бы собраны «подобные объекты» (дети одного возраста), все они находятся в подобной ситуации (одни и те же учителя, одни и те же учебные предметы), но уровень знаний и успеваемость у всех разные.

После анкетирования педагогов и администрации СОШ №12 г. Гомеля пришлось столкнуться с самым разным отношением к проблеме управления временем. В подавляющем большинстве случаев это отношение безразличное, люди просто покорно плывут по течению своего времени, слабо осознавая, куда (и когда) их это самое течение занесет. Часто приходится сталкиваться с поверхностным любопытством: «Ой, как это все занимательно!». И сравнительно редко отмечены еще два вида отношения: фанатизм и скептицизм. Фанатики верят всему, слепо цепляясь за «систему», и часто даже хорошие идеи за счет своей чрезмерной старательности доводят до абсурда. Скептики, напротив, встречают ТМ в штыки: «А зачем вообще все это нужно?!». Результаты анкетирования отображены на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Диаграмма «Отношения педагогов к проблеме времени»

Если речь идет о «лицах, принимающих решения» (ЛПР) - о директоре школы и их заместителях, то их скептицизм вполне обоснован. Во-первых, на этих людях лежит большая ответственность (за подчиненных, за процесс и, главное, за результат работы), а во-вторых, они постоянно перегружены и просто не имеют лишнего времени на изучение и применение в своей деятельности «всякой ерунды». Иногда ЛПР действительно трудно понять, что ТМ - это не «ерунда», а один из инструментов управления организацией, который (наряду с другими подобными инструментами) может значительно повысить эффективность деятельности руководителя и во многом упростить ее.

Можно приводить скептикам риторические доводы, что слова «успех» и «успевать» являются близкими по смыслу, что добиваться успеха - это не просто достигать поставленных целей, но еще и делать это вовремя. Но, по нашему мнению, для того чтобы очертить сферы применения ТМ (в первую очередь ролевого и социального ТМ), удобнее всего использовать понятие «компетентность во времени». В самом общем виде компетентность во времени - это какие-то факторы или причины, позволяющие организации (человеку) выполнять запланированные дела, укладываясь в заранее установленные сроки.

3.2 Компетентность учреждения образования во времени

Описательное понятие, включающее в себя перечисление главных причин «успевания», - «компетентность учреждения образования во времени» родилось в процессе диалогов с администрациями школ. Мы просили их ответить на один простой вопрос: «Благодаря каким внутриорганизационным факторам вы успеваете/не успеваете вовремя делать работу?» Ответов было много, какие-то из них руководители называли сами, другие мы «подсказывали», но если попытаться обобщить все сказанное, то можно выделить шесть таких факторов:

а)         наличие ясных и вдохновляющих стратегических (долгосрочных) целей; качественно сформулированная и доведенная до каждого учителя и воспитателя общешкольная миссия. Включение «времени» в корпоративную культуру и стратегию учреждения как ценности и цели. Связанность фактора времени с системой мотивации и вознаграждением работников;

б)        эффективная система (механизм) планирования, связанная с фиксацией среднесрочных и краткосрочных целей для всех подразделений организации. Связь (механизм «трансляции» планов) с оперативным управлением (задачи, исполнители, ресурсы, нормативы, контроль и т. п.);

в)        гибкое планирование:

) использование разных стратегий резервирования времени («ускорить», «накопить», «упорядочить», «замедлить»);

) выделение приоритетов;

) использование алгоритмов отработки неожиданностей («сценариев»);

г)         эффективная система (механизм) принятия решений разного типа и уровня;

д)        эффективная система (механизм) контроля, учитывающая временной фактор;

е)        целенаправленное проектирование информационных потоков, контроль над объемом информации и ее использованием.

Главный смысл понятия «компетентность учреждения образования во времени» - возможность быстро выявить, в каком звене (из шести перечисленных) управленческого процесса все делается легко и быстро (вовремя), а в каком наступает «торможение».

Частое использование слова «механизм» в этом определении не случайно. «Механизм» - это рутинный (в отличие от разного рода «авралов» и разовых проектов) организационный процесс, который, однако, необходимо сначала «запустить». Например, для того чтобы принятие решений в учреждении образования не превратилось в «пожирателя времени», необходимо создать четкую систему принятия решений. Во-первых, надо выделить типы решений, характерных для полноценной организации учебно-воспитательного процесса. Во-вторых, решения необходимо формализовать, включив их в должностные инструкции (в зависимости от уровня должности педагог несет ответственность за принятие решений определенного вида). В-третьих, в должностные инструкции должно быть включено описание процедуры («технологии») принятия решения определенного вида.

Обратите внимание, что шесть перечисленных факторов в значительной мере совпадают с компонентами системы управления временем. «Компетентность учреждения образования во времени» предполагает целостное (системное) существование всех шести внутриорганизационных факторов. Отсутствие или нарушение хотя бы одного из компонентов - «точка» для приложения усилий.

3.3 Компетентность руководителя школы во времени

По аналогии с компетентностью учреждения образования во времени можно говорить о компетентности руководителя школы во времени. В контексте индивидуального или ролевого ТМ можно выделить семь факторов/причин компетентности во времени руководителя школы:

а)         осознанность и упорядоченность личных целей, их гармоничная согласованность с целями школы (и близких людей);

б)        регулярное планирование собственного времени, письменная фиксация задач и подзадач, сроков, ресурсов и др.;

в)        эффективное планирование - умение выделять приоритеты (достаточно времени для главных дел), резервировать время, делить дела на «гибкие» и «жесткие», учитывать личные биоритмы и т. п.;

г)         умение использовать других людей как временной ресурс, целенаправленное развитие навыков делегирования;

д)        рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка - постоянный поиск способов сделать свою работу эффективнее и быстрее, постоянное совершенствование навыков, знаний, умений;

е)        «энергетический самоменеджмент» - оптимальное соотношение работы и отдыха, умение хорошо отдыхать, использование методов самомотивации;

ж)        твердая воля, самоконтроль, создание схем внешнего контроля, способность преодолевать помехи, побеждать незапланированный хаос.

3.4 Целеполагание как инструмент управления временем

Понимание того, что целеполагание является ключевым фактором в построении эффективной индивидуальной системы ТМ (в рамках «индивидуального» или «ролевого» ТМ), обычно приходит очень быстро и не требует особых доказательств. Однако ситуация значительно усложняется, если говорить о целеполагании в контексте управления учреждением образования. Дело в том, что главной проблемой создания корпоративной системы ТМ (в рамках «социального» ТМ) в школе является согласование и соподчинение целей деятельности учреждения и жизненных целей отдельных педагогов и работников.

Наиболее обычной практикой «целевого инжиниринга» в современных организациях является декларирование организационных целей и директивное внедрение их в сознание работников (и в жизнедеятельность школы) «сверху». Организационные цели в подобных школах часто подкреплены системой мотивации, жестко «программирующей» сотрудников на их достижение. Личные цели работников при этом игнорируются.

Часто приходится наблюдать и другую (на наш взгляд - худшую из всех возможных) ситуацию, когда цели учреждения образования «засекречены», то есть они известны только узкому кругу администрации, но остаются полной загадкой для педагогов, учеников и их родителей. Отсутствие четкого и ясного «главного направления» обычно приводит к тому, что школу начинает лихорадить от разного рода проблем: с дисциплиной, мотивацией труда, производительностью, конфликтами и т. п. Учреждение образования в целом становится плохо управляемым, его деятельность имеет низкую эффективность (в том числе и во временном аспекте).

И очень редко можно столкнуться с ситуацией, когда общешкольные цели являются прямым «продолжением» (частью) жизненных целей личности. Обычно такая ситуация может возникнуть на самых ранних этапах жизненного цикла организации она создается небольшой группой энтузиастов, воплощающих в жизнь собственные идеи. Но рост численности сотрудников и закономерное развитие организации обычно ведет к отчуждению «своих» внутриличностных организационных целей, к превращению их в «чужие», продиктованные извне.

Система целей организации является сложной, включающей в себя множество компонентов: миссию школы, видение, элементы стратегии, корпоративные цели, функциональные цели и, наконец, индивидуальные цели педагогов и учащихся. Оптимальное соотношение этих компонентов можно представить в виде «экологической» метафоры на рисунке 3.2 [4, с. 163]

Рисунок 3.2 - «Экологическая» метафора соотношения целей по ТМ

Выстроенные на прочном ценностном основании корпоративные цели (цели школы как целого; цели по отношению к внешней среде; стратегические долгосрочные планы) становятся той самой «благоприятной погодой», облегчающей «произрастание больших деревьев» (функциональных целей).

Функциональные цели (цели подразделений; цели по отношению к другим подразделениям и по отношению к организации как к целому; развертка стратегических целей в оперативное планирование, направленное на решение актуальных задач) - «большие деревья», которые смогут «хорошо расти» только при наличии «солнца» и «дождика». То есть для эффективного достижения целей среднего уровня в равной мере важно наличие и корпоративной миссии, и долгосрочных планов.

Индивидуальные цели сотрудников - это нежные и хрупкие растения, которые живут под сенью больших деревьев. Причем большие деревья могут как задушить эти растения, лишив их света и влаги, так и - наоборот - создать для них наиболее комфортные условия, чтобы расти, цвести и приносить плоды. Но обратите внимание: для благоприятного существования растений (индивидуальных целей) важны все остальные компоненты «биоценоза» - «солнце», «дождик», «большие деревья».

Таким образом, если необходимо добиться позитивной интеграции индивидуальных целей сотрудников и целей организации в целом, то «целевой инжиниринг» в учреждении образования должен включать в себя как минимум два направления. Первое направление связано с построением целевой перспективы - каждый сотрудник должен в общих чертах знать, как выстроена система целей организации снизу вверх. То есть он должен понимать, как решаемые им на его рабочем месте трудовые задачи соотносятся с функциональными и корпоративными целями, а также с ценностными аспектами жизнедеятельности школы (миссией). Наличие «целевой перспективы» позволяет педагогу выполнять свою работу не механически, а осмысленно.

Чем глубже «целевая перспектива», тем проще учителю перекинуть мостик личностного смысла от внешних трудовых целей к своим внутриличностным целям. Второй путь можно условно назвать мотивационным посредничеством. Система целей организации является иерархической, следовательно, вполне возможны разного рода несостыковки целей на разных уровнях управления. Если говорить о конкретных педагогах, то одного знания целевой перспективы недостаточно, необходим процесс постоянного согласования между личными, ролевыми (связанными с выполнением функциональных обязанностей на определенном иерархическом уровне в организации) и организационными целями. Результатом такого согласования является психологическое принятие целей, нахождение эмоционально-смыслового пересечения между «моими» личными целями и «чужими» организационными целями.

В нашем понимании мотивационное посредничество - это регулярная функция оперативного менеджмента. В качестве посредника (проводника целей) выступает менеджер более высокого уровня. Например, директор школы, как носитель видения, должен уметь довести этот ценностный компонент целеполагания до заместителей. Заместители директора, как разработчики стратегических целей, должны уметь донести эти стратегические ориентиры до руководителей методических объединений и классных руководителей и т. д.

Слово «мотивационный» означает, что в основе самого процесса посредничества лежит создание мотивации, интегрирующей личные и организационные цели. Характер этой мотивации всегда индивидуален и уникален: кто-то принимает организационные цели как вызов своему профессионализму, кто-то видит в них путь повышения статуса и т. д. Создание ориентированной на достижение общешкольных целей индивидуальной мотивации - это всегда головоломка для руководителя школы, которую тот должен решить, опираясь на знание психологических особенностей конкретного сотрудника, на предыдущий опыт работы с ним, используя различные способы воздействия (убеждение, поощрение и др.). Частично мотивационное посредничество может опираться на уже существующую в организации систему мотивации труда, но, как правило, решение этой задачи всегда носит творческий характер. Одних только формально существующих механизмов мотивации недостаточно, необходимо творческое взаимодействие между представителем администрации и сотрудником.

Таким образом, согласование организационных и индивидуальных целей - задача непростая, но вполне решаемая. Наиболее перспективными направлениями целевого инжиниринга могут быть построение целевой перспективы (меры информационного характера, обеспечивающие знание целей всех уровней сотрудниками организации) и мотивационное посредничество (меры управленческого воздействия, направленные на создание индивидуальной мотивации к достижению общешкольных целей).

3.5 Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента

Не маловажным фактором внедрения технологий ТМ в учреждениях образования является наличие постоянного планирования учебно-воспитательного процесса, В наиболее общем смысле планированием можно называть любую интеллектуальную проектировочную деятельность, создающую схему будущей деятельности. В отличие от расплывчатого и эмоционально-образного субъективного образа цели, план представляет собой объективацию предполагаемой последовательности действий, с наибольшей вероятностью ведущих к достижению поставленной цели.

Простейший план - это логически упорядоченная последовательность действий, зафиксированная письменно и принимаемая как руководство к действию. Простой план является линейным, предусматривающим единственно возможную последовательность действий; сложный план может быть сетевым, включающим в себя альтернативные или взаимодополняющие сценарии достижения цели. Простой план может представлять собой всего лишь список событий, упорядоченных по степени важности (приоритетности), в то время как сложный план больше похож на разветвленный компьютерный алгоритм, включающий в себя множество дополнительных логических операций, управляющих параметров, условий и др.

В педагогической науке методологии конкретным методам планирования посвящены солидные монографии, но здесь мы затронем только некоторые наиболее важные моменты планирования, востребованные в ТМ. Строго говоря, весь процесс проектирования системы целей (целеполагание) можно назвать процессом (или частью процесса) планирования своей жизни (если речь идет об «индивидуальном» ТМ), но обычно в ТМ сам термин «планирование» имеет значительно более узкую сферу применения. Так как речь идет об управлении временем, то любое планирование в контексте ТМ связано с оптимальным распределением времени на решение различных задач и, по сути дела, имеет непосредственное отношение к так называемому календарному планированию.

Можно выделить три основных признака календарного планирования:

а) на достижение цели выделяется оптимальный для ее достижения промежуток (длительность) времени. Если цель по своему характеру не нова, то в определении времени достижения цели следует опираться на известные нормативы трат времени (полученные в результате инвентаризации и анализа трат времени). Такой подход «от нормативов» предполагает, что, разбив цель на промежуточные задачи, мы уже заранее знаем, сколько времени будет затрачено на выполнение каждой из этих задач. Тогда путем простого суммирования трат времени на реализацию отдельных задач мы можем получить (с некоторой погрешностью) общее время достижения цели.

Если цель по своему характеру новая или включает в себя непрогнозируемые аспекты трат времени, то здесь в определении времени, необходимого для достижения цели, приходится использовать интуитивный подход. При этом отчасти все равно необходимо опираться на знание индивидуальных нормативов временных затрат на отдельные виды жизненной активности. Например, даже точное знание того факта, сколько часов в сутки вам необходимо для полноценного отдыха, уже позволит приблизиться к более точному пониманию того, сколько часов в сутки вы сможете выделить на достижение поставленной цели;

б) выстраивается четкая иерархия целей и отдельных задач (в рамках достижения каждой отдельной цели). Предполагается, что наиболее важные цели (задачи) как приоритетные достигаются в первую очередь, их выполнению выделяется наибольшее и наиболее удобное время. То есть предполагается, что порядок целей (задач) в иерархии (то есть приоритетность) с высокой точностью переносится на плановый порядок их достижения.

в) так как время является общим ресурсом, который необходимо поделить между несколькими целями, то планирование предполагает распределение и координацию временных затрат на достижение различных целей (задач) в течение выделенного промежутка времени. Распределение и координация временных затрат на достижение различных целей обычно осуществляется с помощью системы планов, где действия, направленные на достижение целей, «рассредоточиваются» по годам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам жизни.

Человеческая деятельность характеризуется «монофоничностью» - в течение одного отдельно взятого небольшого промежутка времени («кванта деятельности») мы можем делать только одно дело, стремиться к достижению только одной цели, (исключения вроде Юлия Цезаря, умевшего делать несколько дел одновременно, конечно, случаются, но они лишь подтверждают общее правило). Но при этом, так же, очевидно, что вряд ли мы будем в состоянии тратить ежесуточно все 24 часа только для достижения одной-единственной цели.

Именно планирование позволяет получить конкретные ответы на вопросы о том, какими должны быть «отрезки» деятельности, направленной на достижение цели, чтобы они были наиболее эффективными; каким образом деятельность, направленная на достижение цели, должна чередоваться с другими видами деятельности, с достижением других целей и т. д.

В долгосрочном планировании распределение и координация временных затрат на достижение различных целей возможны лишь в самом приблизительном «черновом» варианте. В краткосрочном оперативном планировании (в масштабе недели и каждого дня), напротив, оптимальное распределение и координация временных затрат на достижение различных целей являются важнейшей задачей, качественное решение которой - ключевой фактор в достижении намеченных целей.

Чтобы планирование было действительно эффективным, необходимо придерживаться следующих принципов планирования:

а)         планирование есть выражение воли. Это возможно только тогда, когда планы выражают реальную мотивацию и основаны на реальных ценностях;

б)        планирование должно быть системным, то есть учитывать весь комплекс целей и обстоятельств. Благодаря системности достигается высокий синергизм целей, нейтрализуются возможные конфликты между ними;

в)        сущность планирования - наведение порядка в выполняемых делах. Порядок может быть линейным (сроки) и структурным (приоритеты, логическая взаимосвязь и взаимообусловленность целей). Порядок - это нечто противостоящее хаосу, но, если можно так выразиться, степень и характер порядка у разных людей могут быть весьма различными. По своей форме план может быть максимально индивидуализирован, важно лишь, чтобы он помогал повысить степень упорядоченности деятельности конкретного человека (учреждения);

г)         планирование должно быть перспективным, а не ретроспективным. Ретроспективное планирование обращено в прошлое и стремится к копированию уже использованных ранее рецептов достижения успеха. В индивидуальном планировании такое использование шаблонов поведения еще может оказаться эффективным, но вот в организационном планировании (в частности - в стратегическом планировании) оно, скорее всего, будет иметь губительные последствия;

д)        планирование должно быть проспективным. «Проспективность» - модный термин в западном менеджменте конца 1990-х годов, фиксирующий тот факт, что индивидуальные (организационные) планы должны быть соотнесены и по возможности согласованы с планами внешнего окружения. Отдельный человек должен координировать собственные планы с планами своих родственников, друзей, коллег и т. д., школа - с планами отделов образования, учащихся, родителей и др.;

е)        также предполагается важность проспективности планирования внутри школы, когда планы заместителя директора координируются с планами отдельных педагогов и подразделений. Подобная координация осуществляется с помощью коллегиальности, учета интересов всех участников планирования, гибкости и альтернативности планирования, возможности пересмотра планов по инициативе участников и т. д. (по нашему субъективному мнению, идея проспективного планирования является идеологически привлекательной, но трудно осуществимой на практике);

ж)        планирование должно быть оптимальным. По возможности, необходимо выявить индивидуальную норму планирования, избегая чрезмерно детального сверхпланирования (такое планирование быстро превращается в «вора времени»; а запланированные детали постоянно не совпадают с реальностью, вызывая недовольство и дезориентацию) и недопланирования (когда план намечен только в общих чертах, оставляя много «белых пятен» в распределении времени);

з)         баланс между интуитивным творчеством при написании плана и использованием каких-либо формальных правил и алгоритмов планирования;

и)        учет при планировании всех масштабов времени. Самое простейшее деление планов может быть на долгосрочные и краткосрочные, причем при персональном планировании, что является долгосрочным, а что краткосрочным - решает сам человек. Для кого-то планирование дел на месяц вполне может быть долгосрочным, а для кого-то другого - краткосрочным. Можно использовать и другой масштаб времени при планировании, например, выделять рутинное планирование, связанное с регулярными повторяющимися делами и видами активности, и ситуативное, связанное с выполнением актуальных задач или с резервированием времени на возможные неожиданности.

Ниже приводятся требования, позволяющие повысить эффективность оперативного планирования:

а)         при планировании времени используйте соотношение 60:40 (60% времени - планируется; 20% -творческое время; 20% - резерв, помехи). (Пропорция планирования времени 60:40, предложенная Л. Зайвертом, не является единственно возможной);

б)        учитывайте расход времени, особенно незапланированный. Ведите листки учета дневных помех, используйте листки-памятки;

в)        составьте перечень всех ваших задач (дел), зафиксируйте его письменно. Соотнесите его с целями и ценностями;

г)         отметьте для всех задач точные, но реалистичные сроки исполнения (письменно). Опирайтесь не только на свою временную интуицию, но и на результаты тайм-анализа;

д)        план должен быть гибким - в случае невозможности выполнения цели не тратьте на нее время, переключитесь на достижение другой цели;

е)        не создавайте завал из отложенных дел. Лучше превысить запланированный лимит времени, чем никогда не выполнить отложенное дело;

ж)        разберитесь с мелочами! Научитесь сортировать их: какие следует отбросить, а какие следует выполнить. Научитесь жестко отбрасывать несущественное;

з)         план - рабочий документ, в нем тоже должны быть отметки о выполнении, соблюдении сроков и т. п. Это важный момент самоконтроля!

и)        в плане обязательно должны быть выделены приоритетные задачи (иерархия целей и задач).

к)        в плане изначально должны быть предусмотрены исполнители задач, в том числе те, кому их можно делегировать. Также предусмотрите ресурсы (см. анализ «цель - средство»);

л)        при планировании сроков дробите время на крупные (для решения объемных и важных задач) и мелкие (для решения текущих вопросов) блоки;

м)        план - рабочий документ, его необходимо согласовывать со всеми заинтересованными лицами (проспективность) и можно изменять в случае необходимости;

н)        планирование - это совокупность планов (личных и организационных, долгосрочных - среднесрочных - краткосрочных);

о)        планирование должно быть разумным и не должно превращаться в поглотитель времени! Можно планировать реже, но для достижения важных и больших целей планирование необходимо;

п)        планируйте регулярно. Сделайте элементы планирования рутинными, алгоритмизированными, простыми и понятными стандартизированными процедурами;

3.6 Принятие решений и контроль - важные функции тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент (впрочем, как и всякое решение любых проблем управления на практике) в большей степени напоминает винегрет, где для того, чтобы блюдо получилось вкусным, требуется смешать самые разные компоненты. Яркая иллюстрация к этому тезису - такие функции управления временем, как принятие решений и контроль. В экономической науке и принятие решений, и контроль являются автономными и глубоко проработанными теоретическими разделами, а также отдельными специализированными направлениями прикладного менеджмента.

Достаточно лишь упомянуть изощренные модели контроля (или, как модно сейчас говорить на западный манер, - «контролинга»), используемые в популярном ныне TQM (Total Quality Management, «всеобщее управление качеством»).

Строго говоря, весь процесс целеполагания и планирования, есть не что иное, как принятие решения (точнее, ряда решений) о характере использования времени собственной жизни. «Характер использования времени» предполагает как минимум два ключевых аспекта решения: о направлении (то есть целях) и объеме (то есть конкретных сроках, продолжительности) затрат времени.

В контексте ТМ в учреждениях образования можно говорить о принятии стратегических решений, связанных с выбором ценностей и определением долгосрочных целей и планов. Также можно говорить и о принятии оперативных решений, связанных с краткосрочным целеполаганием и достижением поставленных целей (задач). Как правило, принятие стратегических решений имеет характер проектировочной деятельности, реализуемой в уме и на бумаге. Принятие оперативных решений - в большей степени волевой и поведенческий акт, когда решение зачастую является мгновенным ответом на давление внешних обстоятельств и практически сразу воплощается в конкретных поступках.

Основными особенностями стратегических решений являются следующие:

а)         так как стратегические решения связаны с долгосрочным целеполаганием и планированием, то их принятие требует значительно больших затрат времени на обдумывание и подготовку;

б)        стратегические решения должны приниматься комплексно с учетом всей системы взаимосвязей, существующих между долгосрочными целями, чтобы обеспечить надлежащее качество целеполагания. Комплексность также предполагает учет социально-психологических «внешних» факторов, в частности, интересов других людей, групп, организаций, способных оказать влияние на достижение запланированных целей. В силу своей высокой значимости, стратегические решения должны по возможности приниматься коллегиально, проспективно;

в)        принятие стратегических решений требует от человека максимальной вовлеченности. Под вовлеченностью понимается психологическая цена решения - оно должно быть эмоционально привлекательным, наполненным смыслом, «кристально» понятным, подкрепленным весомыми аргументами. Кроме того, принимающий решение должен быть максимально уверен в его правильности. Таким образом, психологическая цена стратегических решений всегда очень высока.

Принятие оперативных решений характеризуется совершенно противоположными качествами:

а) принятие оперативных решений должно занимать как можно меньше времени. Зачастую это настоятельное требование внешней ситуации (в особенности - экстремальной) и деятельности, из процесса которой нельзя «выпадать» в силу разных объективных причин. В то же время принятие решений в мелких рутинных делах (например, составление рабочего плана на день) не должно превращаться в постановку и решение вопросов «гамлетовского масштаба» и отнимать слишком много времени;

б) если в стратегических решениях самым главным является их качество, то в оперативных решениях всегда приходится идти на компромисс, выбирая некое доступное соотношение быстроты и качества решения. Именно поэтому при принятии оперативного решения человек не может позволить себе «роскоши согласований» и принимает его единолично, директивно. В противовес комплексному характеру стратегического решения, оперативное решение всегда является локальным, то есть представляет собой конкретный ответ на конкретный вопрос (проблему, задачу);

в) важно, чтобы принятие оперативных решений было связано с малой вовлеченностью. В идеале оперативные решения должны приниматься рутинным образом, не вызывая значительных сомнений, переживаний и раздумий. Чрезмерная вовлеченность в принятие оперативных решений может превратить любую деятельность в нервотрепку, основательно подорвав энергетический и мотивационный компоненты ТМ.

Если говорить об организационном (социальном) ТМ в школе, то процедура принятия решений в ней является одним из важнейших элементов всей системы управления, и управления временем в частности. В случае слабой эффективности принятия решений в учреждении образования эта процедура может стать серьезной помехой, способной разрушить выполнение даже идеально разработанных планов.

Представляется полезным выделить несколько основных типов управленческих решений в учреждении образования. В основе выделения этих типов заложен целый комплекс критериев, главными из которых являются два: требуемая быстрота принятия данных решений и уровень решения (степень управленческой ответственности).

Можно выделить четыре типа решений в организации:

б) рутинное решение обычно является наиболее стандартным способом принятия решений, сложившимся в школе, своего рода нормой. Так как решения подобного рода связаны с типичными повседневными ситуациями жизнедеятельности образовательного учреждения, то на их принятие в организации обычно отпущена некоторая норма времени. Этот самый временной норматив (а также связанные с принятием решений процедуры и регламенты) обычно предписан, но может быть и стихийно сложившимся в организации стандартом работы. Как правило, рутинные решения носят среднесрочный и краткосрочный характер;

в) селективное решение, по сути дела, является модифицированным вариантом рутинного решения, предназначенным для оптимального принятия решений в ситуации напряженной деятельности. Принятие селективных решений включает в себя выбор наиболее важных и срочных задач (то есть расстановку приоритетов), а также (в связи со срочностью) выбор наиболее быстрых и эффективных способов решения этих задач. Если рутинные решения часто являются механистическими, шаблонными, то принятие селективных решений - активный творческий процесс, когда из всех потенциально возможных вариантов развития событий необходимо выбрать оптимальный. Селективные решения по своему характеру краткосрочны, они находятся «на переднем крае» оперативного менеджмента;

г) адаптационное решение. Из всех перечисленных четырех типов решений адаптационное должно быть самым быстрым, так как оно принимается в неожиданно возникших кризисных и экстремальных ситуациях, когда возникает непосредственная угроза функционированию школы или ее деятельности. Как правило, адаптационное решение является краткосрочным, поскольку ситуация требует «неотложных мер», но следом за ним неизбежно принимаются другие решения, связанные с более долгой временной перспективой (селективные, инновационные).

Выше уже упоминалось, что хорошо составленный план, в особенности при наличии достаточно высокого уровня мотивации, выполняется «сам собой», лишь изредка требуя принятия решений по отклонениям. Но даже идеальная легкость в исполнении плана не отменяет важности такой управленческой функции, как контроль. Достижение цели является долгим и сложным процессом, не исключающим, с одной стороны, разрушающего действия внешних помех, а с другой стороны, пластичности и изменчивости внутреннего образа цели. Чтобы достижение цели стало реальностью, необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сбиться с курса.

Подчеркнем, что для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Усилиям, направленным на достижение цели в назначенный срок (то есть в соответствии с планом), противостоит множество внутренних помех и внешних препятствий. Достаточно «проглядеть» какую-нибудь досадную мелочь, и вот уже отставание от плана становится катастрофическим. Можно говорить о различных видах контроля, но в ТМ наиболее востребованными являются два вида контроля: процессуальный и итоговый. Процессуальный контроль в идеале связан с непрерывным наблюдением за процессом деятельности. В реальности же процессуальный контроль осуществляется в определенные моменты времени (контрольные точки), через относительно короткие промежутки времени. Все контрольные точки при этом находятся «внутри» временного промежутка деятельности, и желательно, чтобы они совпадали с некими ключевыми, переломными моментами в характере деятельности. При этом отслеживается соответствие деятельности некоторым заранее установленным параметрам качества (например, нормативам затрат времени, энергии и ресурсов и др.). Итоговый контроль проводится в конце деятельности (или по достижении отдельных самостоятельных задач в структуре деятельности). При итоговом контроле проверяется соответствие полученного результата ранее запланированному.

В контексте ТМ процессуальный контроль в большей степени связан с исполнением ежедневных планов и принятием решений по отклонениям. Итоговый контроль обычно связан с контурами обратной связи, существующими в рамках принятой в индивидуальном (организационном) управлении временем системы планов.

Также важно различать внешний контроль и внутренний (самоконтроль). Внутренний контроль предполагает различные процедуры самопроверки, то есть обратную связь о характере деятельности, контур которой полностью замкнут внутри самого субъекта контроля.

Таким образом, внутренний контроль можно понимать как самоконтроль. Внешний контроль предполагает включение в процедуру контроля дополнительного звена в виде внешнего контролера. Причем в роли такого внешнего контролера могут выступать не только люди, но и безличные стандарты деятельности.

Не претендуя на глубокий анализ управленческого контроля в учреждении образования, кратко опишем его основные компоненты, так как оптимизация даже некоторых из них может сыграть важную роль в эффективном корпоративном (социальном) ТМ.

Можно выделить три стороны (или три грани) контроля.

Первая грань контроля - кто осуществляет контроль? В качестве организационных субъектов контроля могут выступать:

а) каждый работник может контролировать сам себя (самоконтроль);

б) коллеги, то есть педагоги, контролирующие друг друга. В данном случае осуществляется «контроль по горизонтали». (Характерным примером здесь может быть первоначально возникшая в Японии модель контроля «кружков качества»);

в) непосредственный руководитель (руководитель МО, заместитель директора, директор, «прямой контроль по вертикали»);

г) вышестоящий руководитель (специалисты отдела, «черезуровневый контроль по вертикали»);

д) внешний контролер. Внешним контролером может быть назначен любой сотрудник организации (инспектор, или даже приглашенный эксперт), временно наделенный полномочиями по контролю над деятельностью отдельных педагогов, классов, подразделений и др.;

е) формально предписанные стандарты и нормы деятельности (технологии, методы, документация, правила организации и др.), обязательные для исполнения;

ж) «неписаные законы» - организационная культура в целом (традиции, ритуалы, нормы и т. п.);

з) государственные организации.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев для учреждений образования характерны «шаблонные» субъекты контроля: № 3 (непосредственный руководитель) и № 6 (стандарты деятельности).

Вторая грань контроля - что именно контролируется? В качестве предмета организационного контроля могут выступать:

а) выполнение запланированных задач, реальный результат;

б) «цена» достигнутого/достигаемого результата. Речь идет о контроле за оптимальным (допустимым) соотношением «затраты/результат». Если соотношение неоптимально («цена» результата становится неоправданно высокой), требуется принятие решений по отклонению;

в) соблюдение правил, технологий. Это процессуальный контроль, связанный с мониторингом соответствия процесса деятельности предписанным алгоритмам;

г) расход времени, денег, других важных ресурсов. Итоговый контроль, связанный с проверкой соответствия результата допустимому уровню расходов (аналогично п. б);

д) качество работы: скорость, точность, экономичность и др. Процессуальный контроль, связанный с отслеживанием соответствия процесса деятельности некоторым заранее установленным критериям качества. Обычно каждый из критериев представляет собой спектр допустимых значений, внутри которого качество работы считается нормальным;

е) безопасность.

В отношении объектов организационного контроля достаточно сложно выявить какую-либо отчетливую тенденцию, однако во многих организациях наблюдается отчетливое тяготение к упрощению объектов контроля. Гораздо легче контролировать такие «абсолютные» показатели, как результат или соблюдение предусмотренных технологией правил, чем «относительные» комплексные показатели вроде «цены» результата.

Третья грань контроля - как осуществляется контроль? Эта грань связана с технологической стороной контроля, с наиболее характерными способами контроля, используемыми в школе:

а) постановка задачи (цели), включая в случае необходимости обучение и инструктаж, а также проверку понимания поставленной задачи;

б) проверка профессиональных знаний и навыков педагогов с помощью специальных оценочных технологий (асессмент-технологии). Асессмент-технологии могут быть использованы как механизм текущего контроля (мониторинга), но чаще используются в контексте итогового контроля (как аттестация сотрудников). Асессмент-технологии могут быть максимально интегрированы в повседневную трудовую деятельность;

в) текущий (оперативный) контроль: а) по часам (через равные, заранее установленные промежутки времени); б) по операциям (по завершении каждой промежуточной операции в структуре деятельности); в) по «экстренной связи» (несистематический контроль в случае возникновения значимых отклонений от плана или стандартов деятельности);

г) контроль по завершении промежуточных «ключевых» этапов работы. В данной схеме используются выделенные по комплексу критериев точки контроля. Точки контроля связаны с узловыми моментами деятельности, во время которых алгоритм достижения цели в зависимости от существующих условий может ветвиться. Следовательно, в точке контроля необходимо определить существующие условия и принять решение о наиболее подходящем направлении дальнейшей деятельности (выбрать ветвь алгоритма деятельности, с наибольшей вероятностью гарантирующую результат);

д) контроль по результату является наиболее распространенным способом и предполагает соотнесение качественных и количественных характеристик реально достигнутого конечного результата с ранее запланированным результатом. Если расхождение между итогом и планом существенное, то принимается решение о доработке результата, что в некоторых случаях связано с постановкой новой цели и началом деятельности с нуля.

В заключение отметим, что в данной работе три стороны контроля перечислены по отдельности, в то время как для более детального понимания системы контроля, существующей в учреждении образования, более продуктивным будет составление и заполнение таблиц или матриц, учитывающих возможные сочетания всех сторон контроля сразу.

3.7 Повышение эффективности коммуникаций и рутинных трудовых операций

Администрации, порой, кажется, что достаточно изучить и отточить 2-3 способа повышения личной эффективности (так называемых техник личной работы), и этого уже будет достаточно для повышения эффективности управления учреждением. В качестве такой панацеи, производящей впечатление простого и понятного способа экономии времени, могут выбираться самые различные технологии: скорочтение (или рациональное чтение), стенография, мнемотехники, «слепой» метод машинописи и др. Что интересно, такая погоня за наилучшим способом экономии времени часто затягивает, и люди хватаются за изучение одного метода, потом другого, потом третьего. Кажется, вот еще немного, и время станет послушным как пластилин, все дела начнут делаться легко и быстро. Но чаще происходит по-другому: изучение всех этих хитроумных способов экономии времени отнимает неоправданно много часов и дней, а «воз и ныне там» - запланированные цели так и не достигнуты.

Мы и сами переболели многими из этих «болезней оптимизации», но постепенно пришли к неизбежному выводу о том, что все-таки «великая эффективность» - в другом. Не бывает прямых и простых способов экономии времени, позволяющих с высокой эффективностью добиваться выполнения поставленных целей. Любая деятельность, даже если она производит впечатление примитивной, на самом деле является целым комплексом разнообразных умений и навыков. Достижение совершенства во владении какой-либо техникой личной работы всего лишь означает, что вы оптимизировали лишь единственный элемент, «вырвав» его из целостной системы деятельности.

Например, если стоит цель - написать творческую работу, то сможет ли помочь в ее более эффективном (быстром) достижении, предположим, скорочтение? Даже если отбросить временные затраты на изучение и тренировку какой-либо системы скорочтения, то следует понимать, что «начитывание» литературы по теме - лишь маленький кирпичик в создаваемом диссертационном здании. Необходимо проанализировать и обобщить прочитанное, сделать выписки, по-своему структурировать информацию (например, создав картотеку), дописать собственные идеи и рассуждения, спланировать и провести исследование, обработать и проанализировать результаты и т. д. При этом существует определенный риск индивидуальной «несовместимости» человека с изучаемой им техникой личной работы. В данной ситуации освоение техники личной работы требует слишком много времени, достается слишком большой ценой и фактически превращается в «вора времени». Таким образом, утверждение «хочу овладеть скорочтением, чтобы быстрее написать творческую» представляется нам не совсем логичным.

Важно, чтобы «малая эффективность» все-таки была на втором месте после «великой эффективности». Кроме того, увлечение техниками личной работы не должно перерастать в фанатическую приверженность - все-таки все эти приемы являются всего лишь средством для достижения цели, но не самоцелью.

Самыми простыми и естественными способами повышения эффективности работы в педагогическом коллективе с использованием технологий ТМ являются: повышение эффективности в коммуникациях и повышение эффективности в рутинных трудовых операциях.

Речь идет о коммуникациях и рутинных операциях, характерных для работы администратора школы. Их оптимизация проводится прежде всего в рамках ролевого ТМ. Впрочем, все предложенные техники личной работы могут быть легко адаптированы для индивидуального ТМ, а некоторые идеи могут внедряться на уровне корпоративного (социального) ТМ.

Повышения эффективности в коммуникациях можно добиться при использовании следующих способов:

а) развитие навыков и качеств лидера;

б) повышение коммуникативной компетентности;

в) грамотное использование делегирования;

г) построение упорядоченной системы коммуникаций и управление этой системой;

д) формализация информации и информационных потоков;

е) формализация типовых коммуникативных ситуаций (совещаний, собеседований, собраний, семинаров, заседаний и т. п.).

Повышение эффективности в работе (в рутинных операциях) может быть обеспечено следующими способами:

а) знание и учет в своей работе индивидуальных биоритмов;

б) создание и использование собственных законов «хорошего» рабочего дня;

в) использование эффективной системы сортировки и хранения информации;

г) использование навыков работы с деловой документацией, письмами, отчетами и т. п.;

д) использование технических средств (компьютер, диктофон и др.);

е) эффективное чтение и конспектирование.

Все эти способы доступны для изучения и использования. Повышение эффективности организации труда есть прямая обязанность руководителя учреждения образования. Поэтому немало важно оптимально и оперативно использовать выше перечисленные методы для развития системы управления учреждением образования.

4. Повышение эффективности управления школой средствами тайм-менеджмента

.1 Анализ состояния тайм-менеджмента в школе

Каждому директору, заместителю директора, классному руководителю и педагогу ежедневно приходится решать множество задач, управленческих в том числе. А. Файоль, один из выдающихся представителей классической школы управления, выделял пять основных управленческих функций, каждая из которых в явной или неявной форме содержала в себе временные качества, с одной стороны, и относилась к области взаимоотношений людей, с другой. Временной компонент содержали: предвидение грядущего развития событий и, соответственно, планирование будущей деятельности; организация и координация деятельности подчиненных; руководство группой, поскольку все они реализуются во времени. Три последние функции и пятая - контроль за деятельностью подчиненных, включали в себя необходимость организовывать взаимодействие с людьми. Авторитетные зарубежные исследователи современности Г. Кунц и С. О'Доннел в качестве основных выделили функции планирования, организации, контроля и руководства, а также - отдельно - работу с кадрами [25]. В исследовании В. Ф. Рубахина, А. Л. Журавлева, В. Г. Шорина все управленческие функции изначально были разделены на две большие группы: производственные и социально-психологические [26]. Реализация производственных функций требует от руководителей способности правильно организовывать время жизнедеятельности: своей и подчиненных (например, координация деятельности подчиненных, или организация сопряженной и ритмичной работы, или расстановка рабочей смены). Реализация социально-психологических функций предполагает правильную организацию руководителем социальных контактов между людьми (например, воспитательная идеологическая работа с подчиненными, регулирование межличностных отношений подчиненных и др.).

Таким образом, наиболее часто исследователи в качестве важнейших управленческих функций выделяют те, которые требуют от руководителя определенного «чувства времени» (последнее является не чем иным, как характеристикой личностной организации времени) и функции, обеспечивающие свободу его маневра в социальном пространстве (тесно связанные с особенностями его личностного сознания).

В широком смысле это утверждение часть более общей категории - взаимоотношений между внутренним (способностями, качествами, психологическими чертами отдельной личности) и внешним (поведением и деятельностью), и она более сложна, чем может представиться на первый взгляд.

Концепция личностной организации времени, разработанная К. А. Абульхановой-Славской и коллективом молодых исследователей, опираясь на субъектную парадигму С. Л. Рубинштейна, позволила выделить на основе богатого эмпирического материала следующие временные компоненты: восприятие времени, переживание его, осознание и планирование, а также практическую организацию [27, с. 293]. Вероятно, существует определенная связь между компонентами личностной организации времени человека и осуществлением им управленческих функций. Например, можно предположить связь между способностью планирования времени (как личностной характеристикой) и планированием реальной деятельности людей (как управленческой функцией). Для некоторых видов деятельности, требующих точности и внимательности, наличие такой связи между личностными особенностями человека и способностями его работать в различных временных режимах доказано эмпирически [28].

Значительная часть эмпирических исследований личностной организации времени посвящена изучению именно внутреннего времени. Это работы В. И Ковалева, рассматривавшего личностное время как образную трансспективу, интегрирующую прошлое, настоящее и будущее человека [29]. Это исследования Н. Ю. Григоровской, выделившей три типа личностной организации времени на основе глубинных вербальных и образных представлений (время как прямая, время как круг и «множественное» время) [30,31].

Современные психологи рассматривают психологическое время как составляющую внутреннего мира личности. Временные представления у человека реализуются в двух сферах: вербальной и образной. В образной сфере представление о собственном жизненном пути у личности существует в форме пространственно-временного образного континуума, в нем находят свое отражение почти все компоненты личностной организации времени: жизненная линия и временная перспектива, психологические травмы, бывшие в прошлом, и ожидания будущих побед или поражений [32, 33, 34] (временная линия в терминах НЛП). Структурированная линия будущего (последовательное представление образов будущего, часто на одной прямой) и наличие сцепления между образами говорят о развитии у человека целеволевых качеств, настойчивости. Расходящаяся линия будущего связана с дивергентным мышлением и прогнозирующим способом планирования. Образы восходящей линии будущего, поднимающейся вверх, часто свидетельствует о планировании индивидом социального успеха (сопровождающегося признанием в обществе).

Мы поставили пред собой цель - проанализировать эффективность управления школой после обучения руководителей и педагогов школы основам тайм-менеджмента, определить взаимосвязь временной компетентности с характеристиками внешней активности - в решении организационных и управленческих задач.

В соответствии с целями исследования администрации и педагогам Государственного учреждения образования «Средняя общеобразовательная школа №12 г. Гомеля» предлагалось принять участие в эксперименте по определению эффективности применения средств тайм-менеджмента в процессе управления школой. Программа эксперимента включила в себя использование адаптированной методики ТМ-диагностики, разработанной российским молодым ученым, специалистом в области применения тайм-менеджмента в управлении организациями, кандидатом экономических наук Г.А. Архангельским.

ТМ-диагностика позволяет оценить текущее состояние тайм-менеджмента в учреждении и измерить эффективность обучающих и внедренческих мероприятий. Методика ТМ-диагностики состоит в анкетировании руководителей и педагогов школы, статистической обработке результатов, построении ТМ-профиля, анализе профиля с целью выявления приоритетных направлений внедрения технологий тайм-менеджмента. Методика ТМ-аттестации позволяет провести аналогичные действия в отношении педагогов после прохождения ими цикла семинарских занятий по устранению провисов в ТМ-профиле. Приложение А - текст анкеты «Формальная (количественная) оценка по отдельным аспектам управления временем».

В организованном нами эксперименте приняли участие 30 респондентов: из них 6 представителей администрации, 10 руководителей методических объединений, 14 классных руководителей; все участники исследования были разделены на две группы - контрольную и экспериментальную.

Вводное диагностическое исследование участников эксперимента в учреждении было осуществлено с помощью адаптированной методики ТМ-диагностики, в основе которой лежит метод семантического дифференциала - особый способ построения закрытых альтернативных вопросов, в которых респондента просят оценить какие-либо качества, характеристики чего-либо. Вместо текстовых вариантов ответов о каждом из этих качеств респондент должен сделать одну отметку на каждой из предложенных ему шкал. Крайние левые точки этих шкал означают высшую положительную степень каждого качества; крайние правые - высшую отрицательную степень. Шкалы располагаются под вопросом в виде горизонтальных линий, в середине их пересекает общая вертикаль, точка пересечения ее с каждой шкалой означает среднюю степень соответствующего качества, признака. Так, с помощью анкетирования администрации и педагогов школы было выяснено состояние тайм-менеджмента в учреждении по десяти основным критериям, построенным на основе рефлексивного контура:

1.  Материализованность и обозримость задач и информации

2.       Измеримость результатов, времени и эффективности.

.        Системность, согласованность, скоординированность работы

.        Гибкость деятельности, простота планирования и реагирования

.        Целеориентированность, определенность направления

.        Приоритизированность, сфокусированность на главном

.        Инвестиционность, ориентация на развитие

.        Своевременность исполнения

.        Контролируемость исполнения

.        Легкость работы.

Результаты вводной диагностики приведены ниже в таблице 4.1.

Таблица 4.1 - Результаты вводной ТМ-диагностики

Следующим этапом стало составление по результатам анкетирования Приложение Б ТМ-профиля школы по трем основным направлениям:

1.  Личный тайм - менеджмент администрации;

2.       Командный тайм-менеджмент - вопросы взаимодействия «по горизонтали» среди педагогов и членов администрации;

.        Корпоративный тайм-менеджмент - вопросы внедрения тайм-менеджмента в работе подчиненных администраторам подразделений.

Примеры профилей на рисунке 4.1.

Рисунок 4.1 - Диаграммы ТМ-профиля контрольной и экспериментальной групп.

Полученный в результате анкетирования профиль позволил сделать интерпретацию данных анкеты и выявить «провисы», «узкие места» в различных аспектах личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента.

Общей тенденцией для личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента в исследуемых группах стало то, что результаты по материализованности и обозримости решаемых задач имеют очень низкий показатель - «-1,57» по учреждению. Только 5 респондентов (16,7%) могут элементарно вести ежедневник, 2 респондента (6,6%) - используют при записи задач информационные средства.

Не налажена система постановки задач в коллективе учреждения, как по горизонтали, так и по вертикали, особенно среди менеджеров среднего звена (руководителей методических объединений и классных руководителей). Только 20% респондентов пытаются фиксировать задачи письменно или на электронных носителях. Показатели материализованности очень низки: «-1,43» - в горизонтальном (командном) взаимодействии, «-1,83» - в вертикальном (корпоративном).

Существенные проблемы испытывают респонденты в распределении времени на выполнение задач и отдых. Показатель по личной лёгкости очень низкий - «-1,63». Только 8 респондентов (26,6%) не чувствуют себя «ломовыми лошадьми». Показатель по лёгкости при сотрудничестве с коллегами выше среднего «0,70» - по горизонтали, «1,47» - по вертикали, что является свидетельством оптимальной организационной нагрузки на коллектив и имеющихся резервах изыскания свободного времени.

«Провис» из-за среднего показателя по корпоративной гибкости «0,10» сигнализирует о частых авральных работах, что весьма негативно влияет на тайм-менеджмент большинства респондентов (93,3%).

«Провис» из-за среднего показателя по командной инвестиционности «0,33» свидетельствует об излишней занятости творческих групп и объединений текущими и рутинными делами, чем работой на перспективу.

Профили экспериментальной и контрольной групп повторяют свои очертания. В состав экспериментальной группы вошли педагоги смотивированнные на саморазвитие и личностный рост, поэтому их показатели выше, чем в контрольной (экспериментальная группа - «0,72» - выше среднего уровня, контрольная группа - «0,48» - средний уровень).

По итогам анализа профиля исследуемых групп перед нами появилась четкая картина о состоянии тайм-менеджмента в данном учреждении по всем направлениям до начала обучения.

4.2 Методика обучения руководства и педагогов школы основам тайм-менеджмента

Наука управления рабочим временем основана на двух положениях - умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. Главная цель этих положений - получение конкретных результатов работы. Результаты - это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени. Для того чтобы обучить персонал основам тайм-менеджмента, необходимо всем участникам этого процесса четко представлять элементы стратегии управления временем. Основными элементами стратегии управления временем являются:

. Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь.

. Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.

. Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две основные категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с относительной личной свободой. Степень их сложности и срочности может быть разной. Вторая категория - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей.

4. Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме - главная цель процесса управления временем. Без достойных результатов вся работа превращается в бессмысленный набор действий.

Если обобщить весь накопленный опыт в области обучения основам тайм-менеджмента, то его можно представить в виде таблицы-модуля приемов и методов, используемых для достижения конкретных результатов.

Таблица 4.2 - Модуль приемов и методов обучения ТМ

Прежде чем усовершенствовать состояние тайм-менеджмента в исследуемом учреждении, мы определили, как в нем обстоят дела по основным вопросам управления временем. Знание исходной ситуации - это точка отсчета, отталкиваясь от которой мы начали составление программы обучения. Начали не с инвентаризации рабочего времени, не с анализа стиля работы большинства руководителей, а с вскрытия причин возникающего дефицита времени.

Анализ ТМ-профиля в нашем случае является индивидуальным проектом, исходящим из специфики деятельности и потребностей руководителя школы. Мы изначально ставили своей целью обучение руководителей и педагогов школы основам тайм-менеджмента, для улучшения качества временной компетентности сотрудников в решении организационных и управленческих задач.

К активным формам обучения основам тайм-менеджмента: тренингам личностного роста, участию в инвентаризации времени на основе хронокарт и хронограмм Приложение В, составлению хронопротоколов совещаний, к составлению записных книжек и ведению электронных ежедневников, к анкетированию по вопросам объёма, скорости и качества выполняемой работы Приложение Г были привлечены респонденты экспериментальной группы в период с сентября 2008 по январь 2009 года.

Актуальными направлениями обучения сотрудников стали самые проблемные, выявленные в результате диагностики:

. Материализация и обзор информации - развитие умения получать, обрабатывать и хранить информацию, делегировать и контролировать выполнение поручений

. Личная легкость - развитие умения рационально распределять время труда и отдыха, изыскивать резервы свободного времени.

. Командная инвестиционность - развитие умения работать на перспективу в творческой группе.

. Корпоративная гибкость - развитие умения оперативно решать неожиданные проблемы.

Ключевыми в обучении являются четыре из одиннадцати критериев и все направления тайм-менеджмента (личный-ТМ, командный-ТМ, корпоративный-ТМ).

Таким образом, была составлена следующая программа по обучению сотрудников школы основам тайм-менеджмента.

Организованная таким образом учеба сотрудников, и последовавший за теоретической частью, практический курс использования электронных средств тайм-менеджмента позволили получить качественные изменения работы коллектива.

4.3 Эффективность применения основ тайм-менеджмента в управлении школой

После обучения части сотрудников основам тайм-менеджмента в школе сложился ряд ТМ-традиций, внутрикорпоративных «обычаев делового оборота» в области организации деятельности.

В организацию деятельности администрации школы была введена практика применения протоколов поручений, еженедельных бумажных таблиц, в которых чётко прописаны текущие задачи, стоящие перед руководством, с указанием ответственных за исполнение, сроков исполнения, отметок о выполнении и контроле. На основе программного продукта Microsoft Outlook получило распространение электронное ежедневное, еженедельное, ежемесячное оперативное планирование, которое позволило ежедневно вносить коррективы в списки задач и поручений, проводить анализ выполнения задач по срокам, ответственным, распределять материально-технические средства, расширило возможности изыскания резервов свободного времени для выполнения срочных директивных задач от вышестоящих органов управления.

В практику взаимодействия между педагогами по горизонтали была введена новая система сбора информации, каждому классному руководителю была создана ячейка для обмена и получения бумажной информации. Расширены возможности использования электронной информации через Internet, что позволило взаимодействовать дистанционно. Получили широкое распространение разработанные нами формы ежедневников, каждый педагог самостоятельно выбрал для себя приемлемые формы ведения записей (по промежуткам времени - от рабочего дня до года, по ответственным, по важности, по местам назначения, по необходимым ресурсам, по форме ведения - бумажный и электронный).

Цикл тренинговых занятий, проведенных психологом школы, позволил снизить уровень тревожности педагогов, научил грамотно распределять и чередовать периоды труда и отдыха. Планирование с использованием квадрата Эйзенхауэра позволило снять напряжение, мобилизовало работу педагогов с важными и несрочными задачами.

На базе существующих в школе творческих групп (научное общество «Взаимодействие», семейный клуб «Досуг») апробировано стратегическое и долгосрочное планирование, которое позволило педагогам заняться инвестициями в саморазвитие. Педагоги с интересом стали изучать литературу по самоменеджменту, овладевать на базе компьютерных классов слепым десятипальцевым набором текста, овладели основами техники быстрого чтения.

По итогам обучения проведено дополнительное анкетирование, позволяющее количественно оценить результаты обучения. В качестве итоговой была взята ТМ-диагностика. В выборке участвовали респонденты, диагностированные в сентябре.

Анкетирование администрации и педагогов школы дало результаты приведенные в Таблицах 4.2-4.4.

Таблица 4.2 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Таблица 4.3 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Таблица 4.4 - Результаты итоговой ТМ-диагностики

Анализируя результаты ТМ-аттестации можно сделать следующие выводы.

В экспериментальной группе после проведенного исследования и формирующей его части достигнута положительная динамика по всем показателям. Итоговый индекс ТМ-компетентности респондентов вырос на «0,84», что составляет 17,76% прироста. Наиболее успешной оказалась работа по формированию корпоративной материализованности прирост показателя +120,17%, это подтверждается качественными и количественными изменениями в ТМ-компетентности учреждения в целом (формирование корпоративных компетенций выходило за рамки исследуемой группы).

Задача по снятию проблем в личной материализованности у респондентов экспериментальной группы так же достигнута - прирост индекса составил «0,80», +71,43% - с уровня аутсайдеров произошел переход на уровень выше среднего.

Решена задача по устранению провиса по личной лёгкости. Профиль экспериментальной группы приобрел округлые очертания, индекс показателя по личной лёгкости увеличился на «3,20», +133,33% (самый значительный прирост), что свидетельствует о правильно выбранной и весьма эффективной системе тренинговых занятий.

За счет продуманной системы организации ТМ в школе устранена проблема корпоративной гибкости. Со среднего уровня респонденты экспериментальной группы перешли на высокий уровень умения находить резервы времени для срочных непредвиденных работ. Индекс компетентности по показателю составил «1,80», рост +43,58%.

Работа по улучшению командной инвестиционности так же успешна. Индекс составил «1,53» - дошел до уровня лидеров, рост +25,68%.

При незначительном росте итогового индекса +5,36% у респондентов контрольной группы профиль сохранил свои очертания: тенденций перехода показателей с более низкого качественного уровня на более высокий не отмечено. смотрите рисунки 4.2 и 4.3.

Рисунок 4.2 - Диаграмма ТМ-профиля контрольной группы

Рисунок 4.3 - Диаграмма ТМ-профиля экспериментальной группы

Иначе обстоят дела с динамикой профилей и общей картиной показателей по результатам исследования в экспериментальной группе. Итоговый индекс составил «1,57» - уровень лидеров, рост индекса «0,84», прирост +17,76%. Профиль выровнялся о чем свидетельствует Диаграмма 4.3.

Неоспоримую пользу исследование принесло не только его участникам, но и самому учреждению. В школе за две учебные четверти изменилось отношение к организации труда за счет самых активных и ответственных членов педагогического коллектива. С уверенностью можно сказать что половина руководителей (именно столько респондентов входило в экспериментальную группу) среднего и младшего звена вышли на качественно новый и высокий уровень организационной культуры, на уровень современного эффективного управления, на уровень постоянного саморазвития.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

До сих пор не известно - то ли мы управляем временем, то ли Время, заставляет нас изобретать «управление временем». Но мы точно знаем правильный ответ на эту загадку: «Время покажет...».

Изложенные в нашей работе знания помогут, будущему менеджеру стать мудрее и сильнее.

Таким образом, в современной управленческой теории можно выделить две основных ветви исследований: собственно тайм-менеджмент, и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент, являющегося центральным для внедрения в систему управления учреждением образования. При этом, анализируя современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее:

а) обобщение теоретических основ организации времени, рассмотрение основных проблем понятия «управление временем» показало, что наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся среде, и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств;

б) анализ исторического развития тайм-менеджмента и его основных направлений позволил указать в нашей работе на то, что в современном менеджменте и тайм-менеджменте всё больше рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией;

в) рассмотренные в работе перспективы применения технологий тайм-менеджмента позволяют сделать заключение, что в современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время, методы современного тайм-менеджмента рассматриваются не изолированно, что характерно для классического подхода, а в контексте управления организацией;

г) на основе диагностических технологий определения временной компетентности и разработанной нами программы внедрения основ тайм-менеджмента в отдельно взятом учреждении, нами доказана эффективность применения средств тайм-менеджмента в системе управления учреждением образования; тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития учреждения.

Таким образом, разрешено противоречие между принудительностью системы управления организацией и свободным применением техник тайм-менеджмента, в расчете на которое они создавались. Также обосновано применение тайм-менеджмента в качестве инструмента, изменяющего корпоративную культуру учреждения образования, создающего подготовленную среду, «почву» для любых организационных преобразований (реинжиниринга, инноватики, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем и т.п.).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1          Попов, Г. Х. Техника личной работы / Г. Х. Попов. - М. : Госиздат, 1975. - 112 с.

2          Кови, С. Первое Прежде Всего / Сивен Кови. - М. : Фирма «Колибри», 2003. - 284 с.

3          Зайверт, Л. Ваше время в ваших руках / Лотар Зайверт. - М. : «Интерэксперт», 1995. - 178 с.

4          Калинин, С. Тайм-менеджмент : Практикум по управлению временем [Текст] / Сергей Калинин. - СПб.: Речь, 2006. - 371с.

5          Аксенов, М. Опыт метагеометрической философии / М. Аксенов. - М., 1912. - 100 с.

6          Бергсон, А. Воспоминания настоящего : собрание сочинений в 5 томах. Т. 4. / А. Бергсон. - Пг., 1915. - 165 с.

7          Трубников, Н. Н. Время человеческого бытия / Н. Н. Трубников. - М., 1987. - 86 с.

8          Зинченко, В. П. Посох Мандельштама и трубка Мамардашвили / В. П. Зинченко. - М., 1997. - 336 с.

9          Зинченко, В. П. Человек развивающийся / В. П. Зинченко. - М., 1994, - 304 с.

10       Завалишина, Д. Н. Инженерная психология : теория, методология и практическое применение : учеб. пособие по инженерной психологии / Д. Н.Завалишина [и др.] ; под общ. ред Б. Ф. Ломова. - М., 1977. - 236 с.

11       Молчанов, Ю. Б. Четыре концепции времени в философии и физике / Ю. Б. Молчанов. - М., 1977. - 192 с.

12       Фельдштейн, Д. И. Социальное развитие в пространстве - времени детства / Д. И. Фельдштейн. - М. : Флинта, 1997. - 160 с.

13       Брушлинский, А. В. Субъект: мышление, учение, воображение / А. В. Брушилинский. - М., Воронеж, 1996. - 392 с.

14       Тейлор, Ф. У. Принципы научного менеджмента / Ф. У. Тейлор. - М., 1991. - 136 с.

15       Гастев, А. К. Как надо работать / А. К. Гастев. - М., 1966. - 128 с.

16       Файоль, А. Учение об управлении. Научная организация труда и управления / А. Файоль. - М., 1965. - 248 с.

17       Керженцев, П. М. Борьба за время / П. М. Керженцев. - М., 1965. - 156 с.

18       Кравченко, А. И. Классики социологии менеджмента / Ф. Тейлор, А. Гастев / А. И. Кравченко. - М., 1999. - 64 с.

19       Лакейн, А. Искусство успевать / А. Лакейн. - М., 1996. - 146 с.

20       Гранин, Д. А. Выбор цели. Эта странная жизнь / Д. А. Гранин. - М., 1975. - 114 с.

21       Альтшуллер, Г. С.. Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности / Г. С. Альтшуллер, И. И. Верткин. - Мн., 1994. - 126 с.

22       Маслоу, А. Психология личности. Тесты / А. Маслоу. - М., 1982. - 182 с.

23       Архангельский, Г. А. Организация времени / Г.А. Архангельский. - 2-ое изд., перераб. и доп. - СПб: Питер, 2006. - 448 с.

24       Архангельский, Г. А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 / Г. А. Архангельский. - М. : Манн, Иванов и Фербер, 2006. - 224 с.

25       Кунц, Г. Системный и ситуационный анализ управленческих функций /Г. Кунц, С.Т. О'Доннел . - Т. 1, 2. - М., 1981. - 86 с.

26       Рубахин, В. Ф. Индивидуальный стиль руководства производственным коллективом / В.Ф. Рубахин, А.Л. Журавлев, В.Г. Шорин. - М., 1976. - 124 с.

27       Абульханова, К. А. Время личности и время жизни / К. А. Абульханова, Т. Н. Берзина. - СПб : Алетейя, 2001. - 300 с.

28       Холодная, М. А. Психология интеллекта : парадоксы исследования. / М.А.Холодная. - Москва ; Томск, 1997. - 392 с.

29       Ковалев, В. И. Особенности личностной организации времени жизни / В.И.Ковалев // Гуманистические проблемы психологической теории. - М., 1995. - С. 179-185.

30       Григоровская, Н. Ю. Типологические особенности времени личности / Н.Ю.Григоровская // Психология личности. Новые исследования. - М., 1998. - С. 222-239.

31       Григоровская, Н. Ю. Особенности осознаваемого и неосознаваемого компонентов личностной организации времени : автореф. дис. … канд. психол. наук : 19.00.01 / Н.Ю.Григоровская. - М., 1999. - 16с.

32       Березина, Т. Н. Методики исследования глубинных особенностей личности. - М., 1997.

33       Березина, Т. Н. Пространственно-временные особенности мысленных образов и их связь с особенностями личности // Психол. журн. - 1998. - Т. 19. - №4. - С. 13-26.

34       Березина, Т. Н. Жизненный путь личности: осознанный и неосознаваемый аспекты // Российский менталитет. Вопросы психологической теории и практики. - М., 1997. - С. 313-323.

35       Адамс, Б. Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать / Боб Адамс. - М. : АСТ Астрель, 2007. - 307 с.

36       Азарова, О. Тайм-менеджмент за 30 минут / Ольга Азарова. - Ростов н/Д : Феникс, 2007. - 160 с.

37       Аллен, Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса : перевод с английского / Девид Аллен. - М. : ООО "И.Д. Вильямс", 2007. - 368 с.

38       Аслетт, Д. Как успевать жить и работать / Дон Аслетт, Кэрол Картаино. - М. : ACT: Астрель, 2007. - 159 с.

39       Васильченко, Ю. М. Самоучитель по тайм-менеджменту / Ю. М. Васильченко, З. Н. Тарнченко, М. Н. Черныш. - СПб. : Питер, 2007. - 256 с.

40       Горбачев, А. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 / Александр Горбачев. - М. : издательский дом «ДМК -пресс», 2007. - 128 с.

41       Кублицкине, Л. Ю. Организация времени личности как показатель ее активности / Л. Ю. Кублицкине. - М., 1995. - 192 с.

42       Кюстенмахер, В. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня / Вернер Кюстенмахер. - СПб : «Издательство «Диля», 2006. - 128 с.

43       Моргенстерн, Д. Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу». Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени / Джулия Моргенстерн. - М. : Издательство «Добрая книга», 2006. - 352 с.

44       Образцова, Л. Время - деньги. Как управлять своим временем / Людмила Образцова. - М. : АСТ, 2007 - 126 с.

45       Серенкова, В. Ф. Типологические особенности планирования личностного времени. Гуманистические проблемы психологической теории / В.Ф.Серенкова. - М. : Наука, 1995. - 208 с.

46       Соснина, М. А. Личный тайм-менеджмент, или как управлять своим временем/ М. А. Соснина. - Ростов н/Д : Феникс, 2005. - 256 с.

47       Халан, И. С. Управление временем / И. С. Халан. - СПб : «Издательство «Диля», 2006. - 96 с.

48       Эдлунг, М. Время - деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас / М. Эдлунг. - М. : ЭКСМО, 2004. - 352 с.