Проектирование информационной системы по учету кадров в отделе кадров

Введение

В настоящее время все большее распространение, как в производстве, так и в документообороте предприятий находит компьютерная техника, все шире становится перечень охватываемых ею задач. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые виды ее представления.

Вот только некоторые из преимуществ, которые дает использование вычислительной техники при работе организации:

возможность оперативного контроля за достоверностью информации;

уменьшение числа возможных ошибок при генерировании производных данных;

возможность быстрого доступа к любым данным;

возможность быстрого формирования отчетов;

экономия трудозатрат и затрат времени на обработку информации.

Все эти преимущества в данный момент оценены многими организациями, поэтому, сегодня наблюдается процесс бурного развития специализированных информационных систем и внедрения их в работу различных учреждений.

Данный курсовой проект представляет собой проектирование информационной системы по учету кадров в отделе кадров.

1. Постановочная часть

.1 Постановка целей и задач проектирования

Цель курсовой работы: спроектировать функциональный модуль по учету кадров на предприятии в отделе кадров.

Задачами курсового проекта являются:

) Проведение предпроектного обследования (изучение предметной области предприятия, описание основных бизнес-процессов на предприятии);

) Разработка и документирование концепции проектирования функционального модуля (описание бизнес-требований к системе, разработка требований пользователей);

) Разработка системного проекта (создание технического задания функционального модуля).

В результате курсового проекта спроектирован функциональный модуль, а также создан документ, формально определяющий существование проекта, то есть техническое задание на проект фрагмента ИС.

В качестве методологии проектирования используются методологии структурного (SADT) и объектного(RUP) анализа и проектирования. В рамках данных методологий основными инструментальными средствами являются AllFusion Process Modeler (Bpwin), AllFusion Data Modeler (ERwin) (IDEF1X). Моделирование должно выполняться в рамках стандартов, поддерживаемых программными средствами моделирования ERWin 7.х и BPWin 7.х.

1.2 Описание предметной области (предпроектное обследование)

Характеристика отдела кадров и построение модели «как есть (as-is)» бизнес-процессов.

. Общие положения:

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

. Структура предприятия представлена на рис1.

Рисунок 1-Организационная структура отдела кадров

информационная система учет кадры

Задачи:

обеспечение предприятия сотрудниками;

учет сотрудников на предприятии;

поиск сотрудников с нужной квалификацией;

изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности;

создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

Права:

Отдел кадров имеет право:

запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;

контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ;

давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров;

требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач;

самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

Взаимоотношения (служебные связи):

Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует c:

генеральным директором: получение приказа о найме рабочего по определённой специальности.

бухгалтерией: получение справки о доходах.

кандидатом на работу: получение от него резюме, паспортных данных, заполненной анкеты.

.3 Выбор и обоснование модели

Методика «будет - не будет»

Проект будет:

проект будет внешним, т.к. в процессе участвуют только сотрудники отдела кадров;

проект будет предназначен для: предприятия в целом;

проект будет выполнять: поиск сотрудников в базе данных, поиск сотрудников не зарегистрированных в базе данных и занесение их в нее, подписание договора с сотрудником;

проект будет использоваться другими службами: бухгалтерией, генеральным директором.

Проект не будет:

проект не будет полномасштабной системой работы с кандидатами на работу;

проект не будет рассматривать работу по выстраиванию графика работы.

проект не будет рассматривать нарушения договора с сотрудниками.

На основании информации, полученной при анализе предметной области, была построена диаграмма потоков данных (DFD) «как есть» бизнес процессов.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма

Отчет по диаграмме потоков данных:

Название модели: Учет кадров

Описание: учет принятых на предприятие сотрудников

Точка зрения: директор склада сырья и материалов

Цель: уменьшить трудовые и временные ресурсы по учету кадров на предприятии

Произвели декомпозицию контекстной диаграммы потоков данных (Рис. 3).

Рисунок 3 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Отчет для диаграммы A-0, Учет сырья и материалов на складе (таблица 1).

Таблица 1 - Описание процесса, дуг и внешних сущностей контекстной диаграммы потоков данных

От генерального директора поступает и/п «приказ о найме рабочего» в отдел кадров о нахождении работника на определённую должность с определённой квалификацией. Т.о. поиск сотрудника происходит на основании «приказа», полученного от генерального директора предприятия.

Отдел кадров начинает поиск, соответствующего требованиям директора, сотрудника. Предпочтение отдаётся тем анкетам кандидатов, которые более квалифицированны и имеют стаж работы не менее 6 лет. Отдел кадров ищет такого работника в своем журнале сотрудников, если соответствующего работника не найдено, то поиск продолжается в интернете, газетах, и других источниках. После нахождения, происходит собеседование с работником, он заполняет анкету (она планируется заранее), где указывается Ф.И.О., возраст, контактные данные (телефон, e-mail), специальность, стаж работы, желаемая заработная плата, подпись. После нескольких заполненных анкет, отдел кадров выбирает, более соответствующего требованиям, работника. Далее отдел кадров связывается с кандидатом на работу обговаривают договор и подписывают его.

.4 Разработка технического задания на проектирование

функциональный модуль концепция документирование

Общие сведения

1.1. Наименование системы

.1.1. Полное наименование системы

Полное наименование - Автоматизированная информационная система учета кадров на предприятии ООО «Mebele_life»

.1.2. Краткое наименование системы

Краткое наименование - ФМук

.2. Основания для проведения работ

Работа выполняется на основании договора №100 между ООО «Доминик» и ООО «Mebele_life».

.3.1. Заказчик

Заказчик: ООО «Mebele_life»

Адрес фактический: 141103, г. Нижний Новгород, ул. Ленина д. 49.

Телефон: +7 (495) 3748392

Факс: +7 (495) 2222234

.3.2. Разработчик

Разработчик: ООО «Доминик»

Адрес фактический: г. Нижний Новгород, Фрунзе 30

Телефон: +7 (495) 3333343

Факс: +7 (495) 3347333

1.4. Плановые сроки начала и окончания работы

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: план-график.

.5. Источники и порядок финансирования

Источники и порядок финансирования указаны в договоре №100. Финансирование работ осуществляет Заказчик. Объем и порядок финансирования определяется Календарным планом работ, Рабочей программой и Протоколом договорной цены, являющихся неотъемлемой частью Контракта (Дополнительных Соглашений) на выполнение работ в соответствии с настоящим Частным техническим заданием.

.6. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию ФМук сдаются Разработчиком поэтапно в соответствии с Календарным планом Проекта. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчетные документы этапа, состав которых определен Договором.

Назначение и цели создания системы

2.1. Назначение системы

ФМук предназначена для уменьшения временных, трудовых и финансовых ресурсов по учету кадров на предприятии, повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений сотрудниками отдела кадров.

Основным назначением ФМук является автоматизация информационно-аналитической деятельности в существующих бизнес-процессах отдела: поиск сотрудника, выбор оптимального сотрудника, заполнение личной карточки сотрудника, формирование договора, формирование отчётов.

.2. Цели создания системы

ФМук разрабатывается для сотрудников отдела кадров с целью:

оперативности в обработке документов;

повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

упрощению поступления документов из других отделов;

отслеживания состояния учета кадров;

обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по показателям деятельности отдела.

Характеристика объектов автоматизации

Основной задачей деятельности ООО «Mebele_life» является повышение экономической эффективности производства, и получение максимально возможной прибыли.

В отделе кадров выполняются следующие основные операции: поиск сотрудника, выбор оптимального сотрудника, заполнение личной карточки сотрудника, формирование договоров, формирование отчётов.

Руководитель предприятия утверждает список должностных лиц, ответственных за учёт кадров (начальник отдела кадров, сотрудники отдела кадров, секретарь) правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранностью вверенных им материалов.

Для учета кадров ООО «Mebele_life» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету кадров и приспособленная для автоматической обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным; при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.

На ООО «Mebele_life» приём сотрудников в организацию контролирует в первую очередь генеральный директор, который следит за выполнением отдела договорных обязательств, предъявляет им претензии по некачественной работе.

Требования к системе в целом

Требования к структуре и функционированию системы

Система должна поддерживать следующие режимы функционирования:

основной режим, в котором ФМук выполняют все свои основные функции;

профилактический режим, в котором ФМук не выполняют своих функций.

В основном режиме функционирования, Система ФМук должна обеспечивать:

работу пользователей в режиме - 24 часов в день, 7 дней в неделю (24х7);

выполнение своих функций - поиск, заполнение и обновление реестра, предоставление отчетности.

В профилактическом режиме Система ФМук должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:

техническое обслуживание;

модернизацию аппаратно-программного комплекса;

устранение аварийных ситуаций.

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

Для поддержки функционирования ФМук заказчиком должна быть создана служба эксплуатации, персонал которой должен обладать знаниями в области информационных технологий. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации комплекса средств автоматизации (КСА)

Подсистемы, должны входить:

администраторы подсистемы - выделенный персонал, в обязанности которого входит выполнение специальных технологических функций;

эксплуатационный персонал - специалисты, обеспечивающие функционирование технических и программных средств, обслуживание и обеспечение рабочих мест пользователей.

Требования к численности персонала

В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации ФМук в рамках соответствующих подразделений Заказчика необходимо выделение следующих ответственных лиц:

администратор ФМук - 2 человека;

руководитель эксплуатирующего подразделения - 1 человек;

Данные лица должны выполнять следующие функциональные обязанности:

) Руководитель эксплуатирующего подразделения - на всем протяжении функционирования ФМук обеспечивать общее руководство группой внедрения, эксплуатации и сопровождения.

) Администратор - на всем протяжении функционирования ФМук обеспечивать информационную поддержку системы и её контроль, распределение дискового пространства, модификацию структур БД, оптимизацию производительности, формирование и визуализации отчетности, подготовку и загрузка данных из внешних источников в хранилище данных, обеспечивать поддержку пользователей и т.д.

Требования к квалификации персонала

К квалификации персонала эксплуатирующего Систему ФМук предъявляются следующие требования.

конечный пользователь - знание соответствующей предметной области, знания и навыки работы с аналитическими приложениями;

администратор ФМук - знания методологии проектирования хранилищ данных, знание СУБД, знание языка запросов SQL, опыт администрирования СУБД, знания и навыки операций архивирования и восстановления данных и т.д.

Требования к надежности технических средств и программного обеспечения

Надежность ФМук в части технического обеспечения должна обеспечиваться:

использованием в системе технических средств повышенной отказоустойчивости и их структурным резервированием;

наличием на объектах автоматизации запасных изделий и приборов;

защитой технических средств по электропитанию путем использования источников бесперебойного питания;

дублированием носителей информационных массивов.

К надежности электроснабжения предъявляются следующие требования:

с целью повышения отказоустойчивости системы в целом необходима обязательная комплектация серверов источником бесперебойного питания с возможностью автономной работы системы не менее 15 минут;

система должны быть укомплектована подсистемой оповещения Администраторов о переходе на автономный режим работы;

система должны быть укомплектована агентами автоматической остановки операционной системы в случае, если перебой электропитания превышает 10 минут;

должно быть обеспечено бесперебойное питание активного сетевого оборудования;

Надежность программного обеспечения системы должна обеспечиваться за счет:

проведением комплекса мероприятий отладки, поиска и исключения ошибок;

ведением журналов системных сообщений и ошибок для последующего анализа и изменения конфигурации.

Требования к эргономике и технической эстетике

Система должна обеспечивать удобный для конечного пользователя интерфейс, отвечающий следующим требованиям:

в части внешнего оформления:

должно быть обеспечено наличие локализованного (русскоязычного) интерфейса пользователя;

должен использоваться шрифт Times New Roman;

размер шрифта должен быть 12;

цветовая палитра должна быть в легких для восприятия тонах;

для наиболее частых операций должны быть предусмотрены «горячие» клавиши;

при возникновении ошибок в работе системы - на экран монитора должно выводиться сообщение с наименованием ошибки и с рекомендациями по её устранению на русском языке.

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы

Система должна соответствовать требованиям по эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению, изложенным в документации завода-изготовителя (производителя) на них.