Автоматизация учета кадров на предприятии с помощью 1С:Предприятие

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Великолукская государственная сельскохозяйственная академия

Кафедра информатики, информационных технологий и систем управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Автоматизация учета кадров на предприятии

с помощью 1С: Предприятие»

Выполнила: студентка 4 курса экономического

факультета очной формы обучения

Ф группы Попик Елена Витальевна

Проверил: Залесов Вадим Алексеевич

Великие Луки

Задание на разработку

автоматизация учет кадры

Разработать кодификатор, классификатор кадровых ресурсов, входные документы «Прием на работу», «Кадровое перемещение», «Увольнение», выходной документ учета кадров организации для автоматизации учета кадров на предприятии.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННОГО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ

.1 Постановка задачи

.2 Система показателей и методов расчета

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

.1 Проектирование классификаторов

2.2 Проектирование форм входных документов

.3 Проектирование форм выходных документов

АЛГОРИТМ И ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

.1 Алгоритм решения задачи

.2 Контрольный пример

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПРОГРАММЫ

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЗАДАЧИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

В наше время, которое называют веком информационных технологий, особое значение во всех сферах человеческой деятельности играет информация. Все большее внимание уделяется информированности о том или ином объекте, будь это крупная фирма или человек. Без полной информации практически невозможно решать серьезные задачи, добиваться реализации своей цели.

На каждом предприятии есть такое структурное подразделение как отдел кадров. Эффективность работы предприятия во многом зависит от профессионализма сотрудников, прием которого осуществляет именно это подразделение. Сотрудники отдела кадров должны быстро и качественно собрать информацию о человеке, обработать и проверить ее, а затем предоставить начальству. Чем раньше руководство получит информацию, тем быстрее будет заполнено рабочее место, и предприятие будет работать, не останавливая работу. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.

Но информация - это еще не все. В постоянно изменяющихся условиях нужно особое внимание уделить динамике изменения информации и наиболее быстрому доступу к ней. Не следует забывать и об удобстве и простоте пользования полученными данными. Время обработки информации иногда может превышать время ее получения, что ведет к замедлению принятия решения. Сейчас это особенно актуально в отделах кадров, работающих по-старинке, где теряется время на поиск нужной информации о рабочих.

Все вышеперечисленное практически невозможно себе представить без применения современных средств, сбора и обработки информации. Именно с использованием вычислительной техники достигаются высокие результаты в скорости получения информации и удобства работы с ней. Весь этот процесс перехода от старых принципов работы к информационным технологиям называется автоматизацией.

Персональный компьютер уменьшает время выполнения операций и при наличии специального программного обеспечения возможно выполнение некоторых функций в автоматическом режиме.

Цель автоматизация учета кадров позволяет решить следующие проблемы:

исключить ошибки при неправильном вводе,

исключить ошибки при подведении итогов,

исключить задержки при обработке данных.

свести к минимуму документы на бумажных носителях и др.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму, уменьшить количество промежуточной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что тема данной курсовой работы является весьма актуальной в настоящее время.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение эффективности от использования автоматизации на примере задания на разработку.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

) разработать кодификатор и классификатор;

) разработать входные и выходные документы;

) разработать алгоритм программного обеспечения;

) определить экономическую эффективность от автоматизации.

1 Организационно - экономическая сущность задачи

Организационной сущность - порядок разработки и последующего использования уже готового информационного и программного обеспечения решаемой задачи.

Экономической сущность - характеристика системы технико-экономических показателей и документации.

.1 Постановка задачи

Основной целью данной курсовой работы является автоматизация учета кадров на предприятии. Для этого необходимо разработать:

) Кодификатор;

) Классификатор;

) Входные документы;

) Выходные документы.

В этих документах отражается перечень работников, их поступление, движение и выбытие.

Учет кадров входит в обязанности отдела кадров. Исходные данные работники этого отела получают на основании входных документов.

Необходимость автоматизации данной задачи является наличие большого объема обрабатываемой информации и необходимость выполнения этой обработки как можно быстрее.

Выходные данные могут использоваться руководителями предприятий, аудиторами и налоговыми службами как на магнитных, так и на бумажных носителях.

Данные, необходимые для обработки, могут вноситься вручную, автоматизировано, а так же автоматически, и реализоваться на бумажном или электронном носителе.

Все вышеописанные задачи выполняются с использованием программы «1С Предприятие» на компьютере с микропроцессором серии Pentium, так как это является наиболее удобным.

.2 Система показателей и методов их расчета

В списочный состав кадров включаются все работники, явившиеся на работу (явочный состав), а также работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, не явившиеся без уважительных причин, занятые выполнением государственных и общественных обязанностей и т.п. В списочный состав работников также входят все рабочие и служащие, принятые на работу, связанную как с основной, так и не с основной деятельностью на срок 1 день и больше, со дня зачисления их на работу. Включение в списочный состав производится со дня зачисления.

Списочное число работающих в связи с приемом и увольнением постоянно меняется и может быть дано только на определенную дату, поэтому для характеристики численности за плановый период для учета и планирования определяют среднесписочную численность (r).

Среднесписочная численность работников за месяц рассчитывается путем суммирования списочного состава работников за все дни месяца (включая выходные и праздничные дни) и деления на число календарных дней в месяц. При этом списочная численность работников в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал определяется как сумма среднесписочной численности за каждый месяц и делится на три (независимо работало предприятие все месяцы или нет).

Среднесписочная численность работников за год определяется как сумма среднесписочной численности за все месяцы и делится на 12.

Среднесписочная численность работников с начала года определяется как сумма среднесписочной численности за соответствующие месяцы и делится на соответствующее количество месяцев.

В результате постоянного приема и увольнения состав кадров предприятия все время меняется. Это изменение называется движением или оборотом кадров.

Коэффициент текучести кадров

где rув - уволенные по собственному желанию и по инициативе администрации;- среднесписочная численность работников за определенный период.

Коэффициент оборота кадров по увольнению

где rув - все уволенные работники за определенный период.

Коэффициент оборота кадров по приему

где rприн - все принятые работники за определенный период.

Общий коэффициент оборота работников на предприятии

К общ. об = К об. по ув. + К об. прием , или К общ. об = (все уволенные + все принятые)/r

Коэффициент постоянства кадров

где rн - работники, состоящие в списочном составе весь календарный год.

Все показатели, которые используются в модели, можно разделить на следующие группы:

. Входные документы отражают поступление кадров на предприятие. Входные показатели делятся на постоянные, значения которых не меняются в течение времени, и переменные, значения которых меняется во времени.

. Нормативно-справочные - нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления.

. Выходные документы отражают сведения о кадровых ресурсах.

2 Информационное обеспечение

.1 Проектирование классификаторов

В настоящее время общество не стоит на месте, оно развивается и ищет все новые способы для удобной жизни, в том числе и в сфере информационных систем. Поэтому для создания более удобных условий передачи и обработки информации, сокращения записей возникла необходимость применения различного рода условных обозначений - кодов. Кодирование - возможность представления информации компактной форме, сокращения ручного труда при вводе данных в компьютер.

Классификация и последующее кодирование данных дают возможность составить коду подробную характеристику предмета, тогда как по названиям этого сделать нельзя. Кроме того, применение кодов облегчает группировку информации, ведь без применения данного рода условных обозначений она была бы весьма затруднена из-за большого количества учитываемых признаков и разветвлённой классификации.

При автоматизированной обработке данных классификация и кодирование являются необходимыми элементами для обеспечения однозначности понимания предметов как человеком, так и компьютером, и сокращения затрат труда и средств.

На наш взгляд, приступая к системе кодирования и классификации информации, нужно ознакомиться с основными определениями:

Классификация - результат распределения множества данных на группы.

Классификатор - документ, который содержит перечень объектов, сформированный в соответствии с выбранной системой классификации.

Кодирование - процесс представления данных с помощью определенного кода.

Код - совокупность знаков для обозначения объекта на основе выбора одного или нескольких алфавитов (цифровой, буквенный, смешанный); группа признаков, которыми обозначается объект кодирования в соответствии с принятой системой кодирования.

Система кодирования - совокупность правил образования кода. Она достаточно проста в применении, имеет возможность автоматической группировки позиций по признакам, закреплённым за отдельным разрядом кода, и автоматическое получение итогов нескольких степеней; код содержит подробную характеристику объекта и легко заполняется; легко произвести сортировку по любым разрядам кода.

Кодификатор - документ (таблица), отражающий порядок формирования кода и позволяющий представить структуру кода.

Составим кодификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение А).

Таблица 1 - Кодификатор сотрудников фирмы «Радуга»

После кодирования кадров фирмы целесообразно разработать их отдельные группы, т.е. разработать классификатор кадров. Разработаем классификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение Б).

Таблица 2 - Классификатор сотрудников фирмы «Радуга»

Рассчитаем длину записи в классификаторе сотрудников фирмы.

Таблица 3 - Расчет длины записи в Классификаторе

.2 Проектирование форм входных документов

Входной документ - носитель исходных данных. Он составляется по определенной форме и содержит данные, предназначенные для ввода в информационную систему.

К входным документам настоящей курсовой работы относятся:

) Прием на работу (Приложение В);

) Кадровое перемещение (Приложение Г);

) Увольнение (Приложение Д).

Таблица 4 - Прием на работу

Рассчитаем длину записи входного документа «Прием на работу».

Таблица 5 - Расчет длины записи документа «Прием на работу»

Таблица 6 - Кадровое перемещение

Рассчитаем длину записи входного документа «Кадровое перемещение».

Таблица 7 - Расчет длины записи документа «Кадровое перемещение»

Таблица 8 - Увольнение

Рассчитаем длину записи входного документа «Увольнение».

Таблица 9 - Расчет длины записи документа «Увольнение»

2.3 Проектирование форм выходных документов

Выходной документ - документ, который является носителем результатов обработки данных. Выходные документы составляются на основании входных документов.

На основании вышеизложенного мы можем разработать форму выходного документа:

Таблица 10 - Выходной документ учета кадров фирмы «Радуга»

Таблица 11 - Расчет длины записи в документе учета кадров организации

Однако, не смотря на вышеизложенное, реальными документами любой организации, являющими носителями результатов обработки данных, выступают «Личная карточка работника» (Приложение Е) и «Списки работников организации» (Приложение Ж).

3. Алгоритм и программное обеспечение

.1 Алгоритм решения задачи

Алгоритм - точное предписание исполнителю совеpшить определенную последовательность действий для достижения поставленной цели за конечное число шагов.

Итак, составим алгоритм учета кадров фирмы «Радуга».

                       Нет                               Да

Начало

. Ввод должностей

. Присвоение индексу i первой должности

. Присвоение количеству работников по i-той должности нулевого значения

. Начало цикла i > N

. Ввод значения количества работников по i-той должности

. Накопление количества работников по i-той должности

. Переход к следующей должности

. Вывод перечня всех работников

. Запись полученных результатов на магнитный диск

. Печать результатов

Конец

.2 Контрольный пример

Необходимость в контрольном примере заключается в проверке правильности работы алгоритма и программного обеспечения и их уточнения. Посредством контрольного примера выявляют и уточняют недоработки разработанного программного обеспечения.

В качестве программного обеспечения выбрана программа «1С: Бухгалтерия», которая занимает ведущее место на рынке программных продуктов.

Контрольный пример предназначен для решения задач, который можно представить в виде таблицы чисел. Он позволяет не только хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов и математических связей между ними, но и автоматически пересчитывает результаты при изменении значение исходных данных, а также заносит измененные результаты в таблицу.

Так, при переведении конкретного работника на другую работу в рамках данной фирмы посредством заполнения документа «Кадровое перемещение», в выходной документ «Личная карточка работника» автоматически будет вписана новая должность этого сотрудника со ссылкой на соответствующий приказ руководства.

Пример заполненной личной карточки работника приведен в Приложении Е.

4 Инструкция по использованию программного обеспечения

«1С: Предприятие» - программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач. Однако не стоит забывать, что изначально продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами).

Этапы использования ПО:

) Включение ПК.

) Для начала работы сделать двойной щёлчок по ярлыку 1С: Предприятие на рабочем столе.

) В открывшем окне на панели функций выбрать вспомогательную вкладку «Кадры».

) Затем открывать по очереди справочники: «Физические лица», «Сотрудники», «Должности», в которые необходимо внести по 14 записей (в данном случае), а также нужно открыть справочник «Основания увольнения» и внести в него необходимое количество записей.

) Заполнить входные документы:

«Приём на работу»

«Кадровое перемещение»

«Увольнение».

) Сформировать выходной документ учёт кадров организации.

) Распечатать на принтере все полученные документы.

) Завершить работу в 1С: Предприятие.

) Выключить ПК.

5 Экономическая эффективность автоматизации

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Для приобретения техники, для разработки проектов, выполнения подготовительных работ, а также для подготовки кадров в процессе внедрения информационных технологий неизбежны капитальные вложения. Таким образом, должна быть исчислена эффективность автоматизированных информационных технологий.

Одним из основных показателей экономической эффективности является экономический эффект, который рассчитывается по формуле:

где Зтсу - затраты на обработку информации в традиционной системе управления (без АИТ), руб.

За - затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.

Затраты на обработку информации в традиционной системе управления Зтсу определяются по следующей формуле:

где Кинт - интегральный коэффициент обработки информации, который позволяет определить затраты работника аппарата управления на обработку одного Кбайта данных в часах. Он зависит от типа подсистемы, в которую входит АИТ, и равен 5,15.

ЧТСтсу - часовая тарифная ставка работника аппарата управления в традиционной системе управления (без АИТ), условно примем ее равной 20 руб.

Ои - общий годовой объем информации, обрабатываемой в АИТ, Кбайт. Он рассчитывается как сумма годовых объемов информации, заносимой в классификаторы, входные и выходные документы с учетом их периодичности.

Таблица 12 - Расчет объема документов

Зтсу = 1223,64 * 5,15 * 20 = 126034,92 руб.

Затраты на обработку информации в условиях АИТ (За) определяется по формуле:

За = Зтек + Ен * Зраз

где Зтек - годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.;

Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности (Ен=0,5);

Зраз - разовые затраты на разработку АИТ, руб.

Годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.:

Где Зoп - годовые текущие затраты на обработку в условиях АИТ, руб.;

Зтпк - годовые текущие затраты на аренду персонального компьютера для обработки информации в условиях АИТ, руб.

Годовые текущие затраты на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ (Зоп) рассчитывается по формуле:

где Ч- время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ, час;

ЧТСаит - часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, примем ее равной 20 рублей.

Время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления, рассчитывается по формуле:

где Vиоб - сумма годовых объем информации, заносимой в классификаторы и входные документы с учетом их периодичности, Кбайт;

Нвыр - норма выработки работника аппарата управления по перенесению данных на машинные носители, байт/час. Условно примем ее равной 500 байт/час.

Таким образом,

Ч = (35,16 + 635,74 + 43,95 + 37,11) / 500 / 1024 = 0,0015 час

Зоп = 0,0015 * 20 = 0,03 руб.

Годовые текущие затраты на аренду ПК для обработки информации в условиях АИТ рассчитывается по формуле:

где Чпк - машинное время затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления на ПК в условиях АИТ, час. Примем ее равной 4 часа в месяц на разовое решение задачи;

Цпк - цена 1 часа машинного времени, примем ее равной 35 руб./час.

Таким образом,

Зтпк = 4 * 35 * 12 = 1680 руб.

Зтек = 0,03 + 1680 = 1680,03 руб.

Разовые затраты на обработку АИТ (Зраз) определяются по формуле:

где Зпр -разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарат управления, руб.;

Зрпк -затраты на аренду ПК для проектирования АИТ, руб.

Разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарата управления рассчитывается по формуле:

где Ч - время, затрачиваемое на проектирование АИТ работником аппарата управления в условиях АИТ, час. Примем его равным 350.

ЧТСаит -часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, условно примем ее равной 20 руб.

Затраты на аренду ПК для проектирования АИТ (Зрпк) рассчитываются по формуле:

где Чпк - машинное время ПК, затрачиваемое на проектирование АИТ, час. Условно примем ее равным 50 часам;

Цпк - цена 1 часа машинного времени, условно примем ее равной 35 руб./час.

Таким образом,

Зпр = 350 * 20 = 700 руб.

Зрпк = 50 * 35 = 1750 руб.

Зраз = 700 + 1750 = 2450 руб.

За = 1680,03 + 0,5 * 2450 = 2905,03 руб.

Э = 126034,92 - 2905,03 = 123129,89 руб.

Так, на основании выше представленных расчетов можно сделать вывод, что экономическая эффективность от внедрения данной программы составляет 123129,89 руб.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящей курсовой работе были разработаны:

кодификатор сотрудников фирмы;

классификатор сотрудников;

входные и выходные документы для учета кадров в фирме.

Документы по курсовой работе представлены в Приложении.

Результаты курсовой работы показали, что экономическая эффективность от внедрения данной программы составляет 123129,89 руб. Эффективность можно повысить за счет сокращения времени и затрат на обработку информации, уменьшения времени принятия управленческих решений.

В конечном итоге можно сказать, что программа 1С:Предприятие является эффективной и экономичной, и поэтому является столь востребованной на многих предприятия.

Список литературы

1. 1С: Бухгалтерия 8. Учебная версия. - 6-е изд. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2011. - 594.: ил. + 1 СD.

. Ильина О.В. Информационные технологии бухгалтерского учета. Учебное пособие. СПб.: Питер, 2008.

. Корчагин Р.Н. Информационные системы в экономике. Методические рекомендации /Р.Н. Корчагин - М.: РАГС, 2009.

. Петров В.Н. Информационные системы. СПб.: Питер, 2007.

. Саак А.Э. информационные системы управления /А.Э. Саак. - СПб.: Питер, 2008.

. Информационные системы в экономике: Уч. для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/ Под ред. Г.А. Титоренко, 2-е издание, М, - ЮНИТИ, 2006.

. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: ЮНИТИ, 2008.