Управленческие решения и контроль над их исполнением
Оглавление
Введение
Глава 1. Управленческие решения и
контроль над их исполнением
.1 Понятие управленческого решения в
государственном и муниципальном управлении
.2 Формирование и реализация
управленческих решений в системе государственного и муниципального управления
.3 Контроль над исполнением
управленческих решений
Глава 2. Контроль за исполнением
решений на примере Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска
.1 Характеристика Тракторозаводского
района г. Челябинска
.2 Организация контроля над
исполнением решений в администрации Тракторозаводского района г. Челябинска
Заключение
Список использованных источников и
литературы
Введение
Актуальность выбранной темы. Деятельность государственных и муниципальных
органов власти воплощается в принятии и реализации соответствующих властных
решений. Решения постоянно принимаются и реализуются на всех уровнях системы
управления: на федеральном, региональном, ведомственном, на уровне местного
самоуправления. Качество и эффективность данного процесса является одним из
определяющих факторов устойчивого существования и развития общества.
Управление - это сбор, обработка и использование информации об объекте
управления. В государственном управлении субъектом управления выступает
государство, объектом - общество. Субъект получает социальную информацию об
изменениях объекта и с помощью механизмов управления внедряет принимаемые
решения.
Процесс принятия решений и последующее их внедрение, адаптация находится
в прямой зависимости от уровня власти, так как разные уровни власти имеют
строго определенный доступ к информации. В государственном секторе, так же как
и в частном, вышестоящий уровень имеют доступ к большему объему информации, и
решения принимаемые данными органами оказывают большее воздействие.
Вне зависимости от месторасположения руководителя конкретного отдела и
вне зависимости от деятельности, которой занимается данный отдел (производство,
реализация или контроль за реализуемыми управленческими решениями),
руководитель постоянно находится в информационном взаимодействии с внешней
средой (коммуникациями различного рода, описанными выше), формирующей его
личное информационное поле. Из внешней среды непрерывно поступает информация,
которая оказывает положительное, отрицательное или нейтральное воздействие на
руководителя, что сказывается на процессе принятия им решений.
Объект исследования - Администрация Тракторозаводского района г.
Челябинска.
Предмет исследования - осуществление контроля на примере администрации
Тракторозаводского района г. Челябинска.
Цель исследования - проанализировать механизм контроля за принятием
управленческого решения в Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска
и сформулировать пути его совершенствования.
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
определить понятие управленческого решения в государственном и
муниципальном управлении;
рассмотреть формирование и реализацию управленческого решения в
государственном и муниципальном управлении;
определить понятие и функции контроля за принятием управленческого
решения;
дать характеристику Тракторозаводского района г.Челябинска;
установить реализацию контроля за исполнением решений в администрации
Тракторозаводского района г.Челябинска.
Глава 1.
Управленческие решения и контроль за их исполнением
.1 Понятие
управленческого решения в государственном и муниципальном управлении
Современный период экономического развития сопровождается ломкой старой
социальной и политической системы, трансформацией тоталитарного государства в
демократическое, а в области управления - заменой административно-командной
системы рыночной. Необходимым условием этих изменений является постоянное
совершенствование управления в социальных системах на основе всестороннего
использования достижения науки и передового опыта. Рыночные отношения меняют
взгляды на природу, роль, сущность и значение труда руководителя. На первое
место выдвигается самостоятельность, инициатива, предприимчивость, творческое
мышление, готовность к разумному риску.
Управление, как в широком, так и в узком понимании, является основной
составляющей всех форм образования: от государственных до коммерческих
структур. Термин «управление» произошел от старорусского слова «управа», т.е.
способность с кем-то управляться. В широком смысле под ним понимается деятельность
по упорядочиванию процессов, протекающих в природе, технике и обществе,
устранению их дезорганизации, неопределенности и приведению в нужное состояние
с учетом тенденций их развития и изменения среды.
Иными словами, управление должно обеспечивать упорядоченность
соответствующей системы, ее целостность, нормальное функционирование и
развитие.
Особенности государственного и муниципального управления как вида
деятельности определяется его сущностью. Она может быть раскрыта как система
мер целенаправленного воздействия общества в целом и государства как главного
субъекта управления на реализацию жизненных сил местных сообществ, рациональное
использование имеющихся здесь ресурсов (природно-географических, экономических,
хозяйственных, социальных, духовных и др.).
Муниципальное управление является одним из самых сложных видов
социального управления. Развертывание муниципального управления имеет
принципиально философско-мировоззренческое значение для всего общества,
становления его гражданских институтов, развития демократии, формирования
социального облика.
Разработка современной инновационной методологии управления общественными
процессами в муниципальных образованиях занимает сегодня одно из ведущих мест в
становлении муниципальной науки. Без решения этого вопроса не могут быть
предложены технологии развития местного сообщества.
Решение этих вопросов во многом зависит от наличия современной концепции
развития местных сообществ, с чего и начинается решение любых управленческих и
методологических вопросов. В системе концептуального знания, направленного на
понимание сути проблемы и принципиальных путей ее решения, всегда присутствуют
три элемента: эмпирический, теоретический и философско-мировоззренческий.
Эмпирический уровень научных знаний - «поставщик» данных, на объяснение
которых претендует знание теоретическое.
Философско-мировоззренческое знание содержит общее представление о
действительности и процессе познания, выраженное в философских категориях.
Философия местного сообщества - это совокупность принципов и правил
взаимоотношения всех граждан на данной территории, своеобразная система
ценностей и убеждений, воспринимаемая добровольно.
Современная концепция развития местного сообщества во многом определяет
стратегии развития. Стратегия - планы и направления действий, определяющие
распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению ряда
действия во времени для достижения поставленных целей.
Осуществление управления на концептуально-стратегическом уровне, без чего
нет развития и достойного выхода из кризиса, как показывает мировой опыт,
невозможно без стратегического мышления, прежде всего руководящих кадров
местного сообщества.
Итак, три категории - «концепция», «стратегия», «стратегическое мышление»
- представляют, во-первых, опорные категории управленческого воздействия,
во-вторых, логически связаны между собой и представляют единство. Без понимания
этой основополагающей идеи сегодня невозможно эффективное управление на
государственном и муниципальном уровнях. Процесс управления государственным и
муниципальным образованием отличается динамичностью. Изменения внешней и
внутренней среды заставляют принимать разнообразные управленческие решения.
Основными факторами, влияющими на организацию и функционирование системы
(объекта) государственного, муниципального образования, являются
технико-технологические, социально-экономические и региональные. В связи с этим
выделяют две группы задач, требующих решения: функциональные, обусловленные
спецификой труда организации, полномочиями отдельных работников и носящие в
основном стандартный характер и ситуационные - возникающие при нарушениях
взаимодействия подсистем и элементов систем под влиянием
технико-технологических, социально-экономических и региональных факторов.
Понятие «решение» многообразно. Под решением иногда понимают и нахождение
определенного варианта действия, и сам процесс деятельности, и ее конечный
результат.
Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. В
широком смысле управленческое решение можно понимать как концентрированное
выражение процесса управления на его заключительной стадии, как подлежащую
выполнению команду, поступающую от управляющей системы к управляемой.
Управленческое решение имеет социально-экономическую природу. Оно связано с
деятельностью человека, руководящего другими людьми и использующего при этом
все свои способности, умение, знания и навыки.
Управленческое решение как специфический вид человеческой деятельности в
процессе управления можно представить в виде последовательности определенных
операций. Это, прежде всего, разработка вариантов действий, выбор варианта, его
принятие (утверждение) и осуществление.
Относительно функционального назначения, государственно-муниципальное
управленческое решение можно определить как фиксированный акт «управленческий
акт», выраженный в письменной форме и реализуемый для решения проблемной
ситуации; а импульсом управленческого решения является необходимость
ликвидации, уменьшения актуальности или решения проблемы, т.е. приближение в
будущем действительных параметров объекта (явления) к желаемым, прогнозным.
Поскольку ресурсы для решения проблемы ограничены, следует ранжировать
проблемы по их актуальности, масштабности, степени риска.
1.2
Формирование и реализация управленческих решений в системе государственного и муниципального
управления
В целом управленческий цикл может быть условно представлен в виде двух
основных этапов: выработка решения и организация его исполнения. В первом
случае речь идет о познании, исследовании проблемы и формулирование полеченных
решений на основе применения следующих фундаментальных подходов к формированию
государственно-муниципального управленческого решения:
. маркетинговый подход предусматривает ориентацию управляющей подсистемы
системы управления при решении любых задач на потребителя. Так в соответствие с
п.2 ст.130 Конституции РФ местное самоуправление осуществляется гражданами
путем референдума, выборов, других форм прямого волеизъявления, через выборные
и другие органы местного самоуправления, а следователь граждане возлагают надежду
на удовлетворение их желаний, ожиданий и потребностей, в виде улучшения условий
их труда и жизни, теми, кого они выбрали «своими представителями» на данном
уровне;
. функциональный подход предполагает рассмотрение потребности как
совокупность функций, которые нужно выполнить для удовлетворения потребности. В
настоящее время в системе государственно-муниципального управления применяется
предметный подход, при котором совершенствуется существующий объект;
. воспроизводственный подход ориентирован на постоянное возобновление
производство объекта для удовлетворения потребностей конкретного рынка с
меньшими, по сравнению с лучшим аналогичным объектом на данном рынке затратами
на единицу полезного эффекта;
. нормативный подход;
. комплексный подход должен учитывать технические, экологические,
организационные, социальные и психологические аспекты
государственно-муниципального менеджмента;
. интеграционный подход;
. процессный подход;
. оптимизационный подход;
. поведенческий подход.
В теории формирования государственного и муниципального управления
существует принцип применения группировки вышеуказанных методов, однако, на
практике наблюдается отчуждения некоторых факторов, что в свою очередь приводит
к одностороннему рассмотрению возникшей проблемы, и как следствие узко
субъективного подхода к формированию управленческого решения.
Во втором случае необходимо сказать об организации деятельности
исполнителей по его осуществлению.
Этап разработки управленческого решения является административным
процессом и выполняет структурообразующую роль в государственно-служебной
деятельности, занимает в ней центральное, иерархически главное место,
определяет как результативные параметры, так и процессуальное содержание
госуправления.
Работа начинается с того, что формулируют задачу или вопрос, которые
требуется рассмотреть. На этой стадии надо решить: заняться этой проблемой либо
ничего не предпринимать. Так, например, вопросы социальной жизни состоят из
многих переменных, и эти обусловлено, что там трудно составить правильное
представление о причинно-следственных связях. Поэтому неудивительно, что
некоторые проблемы осмысляются и переосмысляются.
Если решается лишь профессиональный круг вопросов, то это позволяет
исходить из анализа ведомственной информации.
Однако при принятии политических, политико-административных и внешних
решений, учитывается безразличие населения к ведомственным показателям. В
центре внимания стоит оценка реального влияния госуправленческого органа на
ситуацию, на развитие, изменения в объекте управления.
Основной задачей является структурирование проблем, что в свою очередь
позволяет избежать неправильных решений. При определении целей предстоящей
деятельности используется совершенный метод - построение древа целей. При этом
устанавливаются отправные моменты для разрешения срочных проблем, проводится
анализ главной проблемы (информации) и условия для ее реализации.
В процессе выработки вариантов сложных управленческих решений применяется
метод моделирования, который дает возможность получить некий идеальный вариант
будущего решения без учета имеющихся ограничений, т.е. помогает увидеть все
социальные, технологические, ресурсные аспекты решения проблемы. А в целом в
процессе принятия управленческого решения необходимо контекстное обоснование
альтернатив и выбор лучшего варианта, т.е. лучшего не вообще, а только
применительно к данной конкретной ситуации. Выбор имеет, прежде всего,
объективное основание: наличие разнообразных состояний внешней и внутренней
среды, с которыми сталкивается система, т.е. совокупности свойств, отношений и
связей, с которыми система вступает во взаимосвязь.
Пожалуй, основное, что характеризует решаемые проблемы XXI века будь то
политика, экономика, наука, любая другая сфера - это сложность и
неопределенность. Выбор решения в таких условиях, как правило, основывается на
количественной и качественной оценке вероятности достижения предполагаемого
результата, неудачи или отклонения от цели. Выбор предпочтительного варианта
зачастую определяется политическими соображениями.
Рациональным элементом в системе согласования политических решений на
самом высоком уровне государственного управления является институт
контрасигнатуры, предусматривающий подписание премьер-министром или
уполномоченными министрами нормативных актов главы государства или парламента
как обязательное условие, придающее этим актам юридическую силу.
При планировании и разработке проектов общезначимых решений очень важно
выяснить, все ли считают, что их интересы учтены: это поможет создать более
совершенный проект и заручиться поддержкой общественного мнения при принятии
спорных решений.
Принятием или утверждением решения является акт (процесс) придания им
обязательного характера.
Основой оценки разработанных государственно-муниципальных управленческих
решений является масштабность работы, которую предстоит выполнить, а также
связанные с нею расходы, затраты. Бюджет государственного органа, как правило,
представляет собой полную картину того, что организация надеется, в конце
концов, осуществить своими силами и средствами. При этом в бюджете необходимо
предусмотреть: фактические удельные затраты по объему предполагаемой
деятельности, расходы на контроль, на проверку эффективности расходования
средств, на проверку отчетов об объеме выполненных работ, на убеждение
общественности в том, что управленцы работают честно и эффективно. Главным
критерием всегда должно быть реальное достижение социально значимых
результатов, наибольшее соответствие принятого решения задаче охраны законных
прав и интересов граждан.
Наука и практика административного управления говорит, что проведение в
жизнь «политики» по тому или иному вопросу, воплощение в действие принятых
решений редко проходит безукоризненно, в связи с чем необходимо каждый раз
рассматривать практические последствия «политики». Для этого нужно получить
информацию с помощью «обратной связи» и дать аналитическую оценку.
Государственные и муниципальные органы власти и управления действуют в
сложной и меняющейся обстановке. Данная ситуация объясняет возникновение новых
проблем в процессе претворения политики, решающей определенные проблемы, в свою
очередь, требующих решения: этим о обусловлена цикличность процесса выработки
политического курса
Управленческое решение как результат деятельности есть в то же время
источник дальнейших социальных и организационно-административных действий.
Принятое управленческое решение передается исполнителям для его дальнейшей
реализации.
Исполнение управленческого решения - это процесс перманентного решения
типичных, повторяющихся задач и новых, поддающихся регулированию принятыми
нормами.
Прежде всего, осуществляется расстановка исполнителей. Когда осмыслены
общие задачи, средства и способы исполнения решения, формулируются конкретные
задания. Затем происходит подбор и определяется расстановка исполнителей, проводится
их инструктаж. В процессе подбора и расстановки исполнителей используется
преимущественно методы убеждения, стимулирующие ответственность, сознательность
и дисциплину. Работа в указанном направлении должна иметь инструкции,
рекомендации, памятки и т.д.
Далее происходит оценка хода исполнения управленческого решения. Здесь
играют важную роль мониторинг, контроль и регулирование системы управления.
Мониторинг позволяет выявить соответствие тех или иных процессов первоначальным
замыслам, предположениям, желаемым результатам и своевременно вносить коррекцию
в управленческие технологии, предупредить срыв выполнения решения, обеспечить
его большую эффективность.
На завершающей стадии организации исполнения решения осуществляется учет
и оценка достигнутых результатов. Здесь используется схема административного
управления: команда - исполнение - контроль - отчет - оценка. Постоянный нажим
«сверху» обеспечивает стремление исполнителей получить результат,
соответствующий команде, любой ценой, а если это не получается - приукрасить
успехи или скрыть недостатки.
В целом, необходимо отметить. На всех стадиях принятия управленческого
решения (получение задачи; оценка ситуации; разработка альтернативных решений;
выбор альтернатив; принятие решения) целесообразно выделить три вида
управленческой деятельности. Аналитическая позволяет на основе многофакторного
анализа исследовать сложившуюся ситуацию. Политическая предусматривает
рассмотрение субъектом принятия решения с учетом информации по проблеме и
подготовленные проекты с установкой социально-политических приоритетов. А
организационно-административная задействует управленческий потенциал, формируя
группы, коллективы, организовывая их работу по выработке и принятию решения.
К задачам исполнения управленческого решения можно в целом отнести,
прежде всего, сопоставление норм решения и запланированных результатов с
тактическими параметрами; выявление очевидных отклонений от нормативного акты;
установление причин допущенных отклонений; формулирование рекомендаций и мер по
устранению обозначенных отклонений; внесение предложений по изменению,
дополнению управленческого решения.
Теория принятия и реализации решения является одной из классических тем в
административной науке управления. Она широко представлена в работах как отечественных,
так и зарубежных авторов. Очевидно, что она возникла вследствие экономических и
политических потребностей. Теория принятия решений активно использует методы
математики, статистики, социологии, психологии, в то же время тесно связана с
управленческой практикой.
.3 Контроль
за исполнением управленческих решений
Контроль - это одна из основных функций управления, представляющая собой
обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых
управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет
правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.
Осуществлять контроль - это значит, с одной стороны, устанавливать
стандарты, измерять фактически достигнутые результаты и их отклонения от
установленных стандартов; с другой - отслеживать ход выполнения принятых
управленческих решений и оценивать достигнутые результаты в ходе их выполнения.
Именно результаты контроля становятся основанием для руководителей
организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе
реализации принятых ранее решений значительны
Контроль исполнения управленческих решений обусловлен множеством причин.
Основная причина необходимости контроля - неопределенность, которая,
будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению,
выполнение которого предполагается в будущем. Существуют следующие факторы
неопределенности:
временной интервал между принятием и реализацией решения -между
прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и
реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор,
некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании
того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда
неполна;
Предупреждение возникновения кризисной ситуации.
Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной
обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие
эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких
организаций.
Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или
ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить
своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо
отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и
для решений, содержащих элемент риск.
Поддержание успеха.
Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные
стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя
реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации
получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где
потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в
том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации
наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи
и неудачи организации и их причины, менеджер может быстро адаптировать
организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым
наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.
Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии
эффективно действующей системы контроля. Контроль - это критически важная и
сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия.
Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в
первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль
не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного
«контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего
ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных
обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль - это фундаментальный элемент процесса управления. Ни
планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя
рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они
- неотъемлемая часть общей системы контроля в данной организации. Все виды
контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы
фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются
они только временем осуществления.
Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным
потому, что осуществляется до фактического начала работ. Некоторые наиболее
важные виды контроля в организации могут быть замаскированы среди других
функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных
структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют
осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации.
Основное средство осуществления предварительного контроля - реализация
(не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий
поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения
выполнения планов, их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа
выполняется в заданном направлении.
Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить
формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат
управления квалифицированных людей, это будет увеличивать вероятность того, что
организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях
предварительный контроль используется в трех ключевых областях : -
предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в
организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний
и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных
обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для
того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить
порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень
образования или стаж работы в данной области и проверить документы и
рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность
привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно
также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения
психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с
работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный
контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса
обучения. Обучение позволяет установить, какие знания и навыки нужно добавить и
руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них, прежде чем
приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного
обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться
эффективно;
предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется
путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения
физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в
выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности
поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.
К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также
обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы
избежать дефицита (подробнее см. в главе, посвященной методам принятия
управленческих решений);
предварительный контроль в области финансовых ресурсов. Важнейшее
средство предварительного контроля финансовых ресурсов - бюджет (текущий
финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования.
Бюджет - механизм предварительного контроля в том смысле, что он дает
уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у
нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не
позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои
наличные средства до конца.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.
Чаще всего его объект - подчиненные сотрудники, а сам он традиционно
прерогатива их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы
подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию
работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же
позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности
для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой
работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных
после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того
чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления
необходима обратная связь.
Обратная связь - это обмен данными о полученных результатах. Простейший
пример обратной связи - сообщение начальника подчиненным о том, что их работа
неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.
Системы обратной связи позволяют руководству выявить наличие
непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы
избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным
перед ней задачам. Все системы с обратной связью характеризуются:
наличием цели;
использованием внешних ресурсов;
преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования;
отслеживанием значительных отклонений от намеченных целей;
корректировкой этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение
целей.
Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих
целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу
внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с ситуационными
факторами внутри организации. Внешние факторы - все то, что воздействует на
организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов,
изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы
культурных ценностей и многое другое.
Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку
обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной
обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на
заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих
факторов. Однако хорошее управление далеко выходит за рамки простого стремления
обеспечить статус-кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если
организация не стремится адаптироваться и совершенствовать свою деятельность,
изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в
долгосрочном плане.
Заключительный контроль - фактически полученные результаты сравнивают с
требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по
истечении определенного заранее периода времени. Хотя заключительный контроль
осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их
возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:
дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в
случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая
фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность
оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура
позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать
новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем;
способствует мотивации. Если руководство организации связывает
мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня
результативности, то, очевидно, фактически достигнутую результативность надо
измерять точно и объективно.
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рис.1):
установление плановых величин и критериев;
сопоставление с ними реальных результатов;
принятие необходимых корректирующих действий.
Рис. 1. Этапы контроля
Разносторонний характер и множество форм присущи контролю. Как
говорилось, контроль - одна из важнейших стадий при исполнении управленческого
решения. В государственном и муниципальном управлении контроль направлен прежде
всего на соблюдение законности и дисциплины. Каждый руководитель организации
обязан с этой точки зрения осуществлять контроль за деятельностью подчиненных,
на него возложен внутренний контроль. Он повседневно проверяет явку на работу,
соблюдение трудового режима, осуществляет промежуточный контроль выполнения
задания, заслушивая информацию подчиненных, их отчеты и доклады. Руководитель
может проверить выполнение задания с выездом на место, в беседе с
руководителями и работниками того объекта, деятельность которого он поручил
проверить государственному служащему. Контроль может осуществляться путем
проведения совещаний и обсуждения на них решаемой проблемы.
В сфере государственного и муниципального управления осуществляется также
внешний контроль. Он имеет разные формы: со стороны вышестоящих органов, со
стороны специализированных органов государственного контроля, со стороны
населения, общественных объединений, граждан. Парламент, например, может
создать следственную комиссию для расследования деятельности определенного
органа или учреждения. Его счетная палата проверяет исполнение государственного
бюджета в отдельных учреждениях. Почти в каждом министерстве и ведомстве в
России есть отдел, иное подразделение, осуществляющее от имени ведомства
контрольные полномочия в отношении подчиненных структур.
Существуют также специализированные органы функционального контроля,
действующие в определенной сфере. В России это, в частности, федеральные
надзоры.
По результатам внутреннего и внешнего контроля делаются соответствующие
выводы, позитивные и негативные. Нередко такие выводы делаются в отношении
конкретных руководителей и государственных служащих (поощрение за
добросовестный труд, взыскание за плохую работу и др.).
Учет и контроль - предпосылка для аналитических выводов о состоянии дела,
о деятельности конкретных государственных служащих. Такой анализ должен быть
всесторонним и глубоким. Нельзя делать умозаключения на основе какого-то одного
факта, ибо почти всегда факту может быть противопоставлен контрфакт. Необходимо
учитывать совокупность фактов и внешних обстоятельств, например, внешние
помехи, которые воспрепятствовали точному выполнению задания и которые было
невозможно преодолеть. Результатом анализа является определенное умозаключение,
в соответствии с которым принимается управленческое (основное или
промежуточное) решение. Оно порождает новый цикл управленческого процесса.
Глава 2.
Контроль за исполнением решений на примере Администрации Тракторозаводского
района г. Челябинска
2.1
Характеристика Тракторозаводского района г.Челябинска
Тракторозаводский район образован по решению президиума ВЦИК 10 января
1937 года. Свое название он получил в честь главного предприятия района - ЧТЗ.
На сегодняшний день территория района составляет почти 63 тысячи кв. м.
Население - 158 тысяч человек.
Сегодня это район с развитой промышленной и социальной инфраструктурой.
Промышленную славу району, кроме Челябинского тракторного завода, создают
Челябинская ТЭЦ-2 и ТЭЦ-3, Автомеханический завод, завод «Строммашина» (сейчас
он работает на площадке «ЧТЗ-Уралтрак»), завод шлифовального инструмента
«РОССИ».
Тракторозаводский район не только одна из индустриальных опор города, но
и его визитная карточка. Сегодня въезд в Челябинск из аэропорта, так называемый
гостевой маршрут, пролегает по проспекту Комарова, и первые впечатления гостей
города, в том числе о Челябинске, начинают формироваться уже в
Тракторозаводском районе.
В течение долгих лет в центре внимания оставался промышленный комплекс, а
развитие социальной инфраструктуры считалось вторичным. Сегодня ситуация
изменилась. Границы перегруженного центра смещаются в восточную часть района.
Появляются и открываются финансовые учреждения, торговые и развлекательные
центры и комплексы: ТРК «Горки» на улице Артеллерийской,
регионально-выставочный комплекс «ЮжУралЭкспо».
Этому способствуют «прилегаемость» района к центру города, развитая сеть
дорог и трамвайных линий. В будущем здесь также появится первая станция
челябинского метро - «Комсомольская площадь».
В районе расположен один из водоемов Челябинска - Первое озеро.
Уже появились инвесторы, которые планируют работы по обустройству его
береговой линии. Здесь появятся комфортабельные пляжи, физкультурно-спортивный
комплекс с бассейном, яхт-клуб, приспособленный для занятий спортом для всех
желающих, в том числе и людей с ограниченными физическими возможностями.
На территории района ведется активное строительство жилых домов различных
типов - панельные десятиэтажки и комфортабельные кирпичные дома по индивидуальным
проектам (поселок Чурилово). Строительство новых домов с социально-культурными
объектами позволит увеличить жилой фонд более чем на 220 тысяч кв.м.
Тракторозаводский район является ядром многонациональной культуры в
Челябинске. Традиционно в парке Победы проводится праздник плуга - городской
Сабантуй. Кроме этого, в районе находится единственный в городе Национальный
музей инструментов и этнографии. Эффективно работает широкая сеть библиотек,
школы искусств, колледж культуры и самодеятельные коллективы Дворца культуры
ЧТЗ.
Тракторозаводский район - это экономически и культурно развитый район
города Челябинска. Его изюминкой является многонациональный характер и
стремление сохранить самобытные культуры народов, живущих в Челябинске.
Администрация района в городе (далее - администрация района) является
территориальным органом Администрации города Челябинска (далее - Администрация
города), осуществляющим исполнительно распорядительные и контрольные функции на
территории района в городе.
Расположена по адресу: 454007, г.Челябинск, ул.Горького, д.10
Глава администрации: Горбунов Владимир Александрович.
Границы территории, на которой действует администрация района,
устанавливаются нормативным правовым актом, принимаемым Челябинской городской
Думой (далее - городской Думой).
Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Челябинской
области, Уставом города Челябинска, правовыми актами органов местного
самоуправления города Челябинска, настоящим Положением.
Администрация района является юридическим лицом со дня внесения
соответствующей записи в единый государственный реестр юридический лиц, имеет
печать с изображением герба города Челябинска, штампы, бланки установленного
образца со своим наименованием.
Администрация района может быть истцом и ответчиком в суде по вопросам
своей компетенции.
Администрацию района возглавляет глава администрации района, который
назначается на должность и освобождается от должности Главой города Челябинска
(далее - Глава города).
Структура, штатная численность администрации района утверждаются Главой
города по представлению главы администрации района.
Штат администрации района составляют муниципальные должности
муниципальной службы, а также должности, не отнесенные к муниципальным
должностям муниципальной службы, и обслуживающий персонал.
Муниципальными служащими администрации района являются лица, замещающие
муниципальные должности муниципальной службы, установленные решением городской
Думы в соответствии с Законом Челябинской области «О реестре муниципальных
должностей муниципальной службы».
Администрация района в своей деятельности подотчетна Главе города.
Полномочия администрации района определяются Положением об администрации
района.
Взаимоотношения администрации района с организациями строятся на основе
норм действующего законодательства.
Правовые акты, издаваемые главой администрации района в пределах
переданных полномочий, обязательны для исполнения всеми находящимися на
территории района организациями, независимо от их организационно-правовых форм
и форм собственности, общественными объединениями, должностными лицами и
гражданами.
Организация деятельности.
Руководство администрацией района осуществляет глава администрации
района.
Глава администрации района действует от имени администрации района без
доверенности.
Глава администрации района несет персональную ответственность за
выполнение полномочий, возложенных на администрацию района, и подотчетен в
своей деятельности Главе города.
Глава администрации района обеспечивает межотраслевое взаимодействие на
территории района, осуществляет контроль исполнения отраслевыми органами
Администрации города, муниципальными предприятиями и учреждениями полномочий по
обеспечению жизнедеятельности населения.
). организует работу администрации района, представляет ее в органах
государственной власти и местного самоуправления, на предприятиях, в
учреждениях и организациях, независимо от их формы собственности;
). является распорядителем бюджетных средств, выделяемых администрации
района на реализацию переданных полномочий, несет персональную ответственность
за их целевое использование;
). определяет функции и полномочия своих заместителей, утверждает
функции, структуру подразделений администрации района, штатное расписание,
положения, должностные инструкции работников;
). в установленном порядке назначает и освобождает от должности
работников администрации, поощряет и привлекает их к дисциплинарной
ответственности;
). издает приказы и распоряжения по вопросам своей компетенции;
). заключает трудовые договоры;
).вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города, его
заместителей проекты правовых актов по вопросам своей компетенции
). заключает от имени администрации района договоры и соглашения в
пределах предоставленных полномочий.
Заместители главы администрации района назначаются на должность и
освобождаются от должности главой администрации района по согласованию с Главой
города.
В составе администрации района создаются управления, отделы в
соответствии со структурой, утвержденной Главой города.
Руководители управлений, отделов администрации района назначаются на
должность и освобождаются от должности главой администрации района по
согласованию с руководителем соответствующего отраслевого (функционального)
структурного подразделения Администрации города.
Структура управлений, отделов администрации района, их функции и
полномочия определяются положениями о соответствующих подразделениях,
утверждаемыми главой администрации района.
Для работы с отдаленными территориями в структуре администрации района
могут создаваться соответствующие структурные подразделения.
Организационно-технические и процедурные требования к деятельности
подразделений администрации района определяются регламентом Администрации
города и регламентом администрации района, утверждаемым главой администрации
района.
В случаях временного отсутствия главы администрации района (отпуск,
командировка, болезнь и др.) его обязанности возлагаются на одного из заместителей
главы администрации района.
Для выполнения полномочий глава администрации района может создавать
временные и постоянно действующие комиссии, рабочие группы.
В каждом районе города создается Муниципальный совет, который
осуществляет свою деятельность в соответствии с положением, утверждаемым
городской Думой.
Структура Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска.
В структуру администрации района входит несколько отделов, которые в
своей деятельности руководствуются: Конституцией Российской Федерации,
законодательством Российской Федерации, Челябинской области, Уставом города
Челябинска, Положением об администрации района в городе Челябинске, правовыми
актами Челябинской городской Думы, Главы города Челябинска, Регламентом
администрации района и Положением Об Администрации района в городе Челябинске.
Отдел по культуре, физической культуре и работе с молодёжью Отдел
по культуре, физической культуре и работе с молодежью является структурным
подразделением администрации Тракторозаводского района города Челябинска.
Основные задачи отдела:
). реализация социокультурной политики, соответствующей основным
федеральным законам и принципам развития современной российской
государственности;
). обеспечение развития физической культуры и спорта на территории района;
формирование здорового образа жизни;
). создание условий для развития духовного, творческого потенциала
молодежи;
). организации досуга и активного отдыха жителей района.
Правовой отдел.
Задачи отдела - правовое обеспечение деятельности администрации района,
обеспечение законности деятельности и защиты прав и законных интересов
администрации района.
Организационный отдел.
Задачи отдела:
). организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности
администрации района;
). организационное, аналитическое и информационное обеспечение реализации
трудовых отношений и прохождения муниципальной службы работниками администрации
района;
). обеспечение единства документооборота в структурных подразделениях
администрации района.
). обеспечение контроля исполнения срока и качества оформления правовых
актов главы администрации района в соответствии с требованиями Инструкции по
делопроизводству в Администрации города Челябинска;
). хозяйственное обеспечение деятельности администрации района;
). образцовое содержание и надлежащая эксплуатация зданий и оборудования;
). соблюдение правил противопожарной безопасности, техники безопасности и
охраны труда;
). материально - техническое обеспечение администрации района.
Отдел ЗАГС (записи актов гражданского состояния).
Задачи отдела:
). осуществляет государственную регистрацию: рождения, заключения брака
(в том числе и в торжественной обстановке), расторжения брака, усыновления
(удочерения), установления отцовства, перемены имени (включая фамилию, имя,
отчество), смерти (мертворожденных детей и детей, умерших на первой неделе
жизни);
). совершает юридически значимые действия: внесение исправлений
(изменений), восстановление и аннулирование актов гражданского состояния на
основании решений судов, вступивших в законную силу
). выдает и высылает повторные свидетельства о государственной
регистрации актов гражданского состояния и иные документы, подтверждающие факты
государственной регистрации актов гражданского состояния;
). обеспечивает в установленном порядке исполнение международных
обязательств Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о
государственной регистрации актов гражданского состояния с территории
иностранных государств (в рамках компетенции отдела).
.2
Организация контроля за исполнением решений в администрации Тракторозаводского
района г.Челябинска
Организацию контроля исполнения управленческих решений можно провести на
основе документов администрации. Так, проведя анализ документов в администрации
Тракторозаводского района было выявлено, что целью контроля является
обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние
служебные документы.
На контроль в Администрации берутся:
законы Российской Федерации;
постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
поручения полномочного представителя Президента Российской в Уральском
федеральном округе;
законы Челябинской области;
постановления, распоряжения, поручения губернатора Челябинской области;
постановления администрации Челябинской области;
поручения вице-губернаторов области и протоколов совещаний, проводимых
вице-губернаторами области;
обращения депутатов Государственной Думы и областной Думы;
письма-запросы и письма-поручения вышестоящих органов исполнительной
власти;
письма органов исполнительной власти области, местного самоуправления,
предприятий и организаций;
постановления, распоряжения, поручения Главы администрации;
критические выступления средств массовой информации по вопросам
деятельности Администрации по указанию Главы администрации или лица его
замещающего;
протесты и представления прокурора района;
другие документы по указанию Главы администрации.
Непосредственное ведение контроля и организация исполнения документов
осуществляется заместителями главы администрации (в соответствии с
распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений
Администрации.
Контроль осуществляется:
за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;
за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями;
за исполнением документов, направленных в подведомственные организации,
конкретным должностным лицам;
за рассмотрением и получением ответов на письма, направленные в
вышестоящие органы.
Осуществляются проверки по исполнению документов, обобщается опыт работы
по организации контроля за исполнением документов в структурных подразделениях
Администрации.
Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций
Главы администрации (исполняющим обязанности Главы администрации на период его
отсутствия) осуществляет общий отдел.
Общим отделом осуществляется контроль:
за своевременной передачей документов исполнителям, если Глава
администрации поставил их на контроль;
за своевременным прохождением и возвратом исполнителями всех документов с
отметкой об исполнении в общий отдел;
за своевременным ознакомлением с документами должностных лиц, указанных в
резолюции;
за исполнением поручений Главы администрации, данных по итогам встреч с
населением, общественностью, представителями партий и движений, письменных и
устных обращений граждан;
за исполнением поручений, данных Главой администрации во время
командировок, содержащихся в протоколах совещаний у Главы администрации и
аппаратных совещаний.
Общий отдел Администрации:
ежемесячно отдел представляет Главе администрации, заместителям главы
администрации перечень не исполненных и не возвращенных исполнителями
документов для принятия соответствующих мер.
обеспечивает получение от исполнителей информации о ходе выполнения
поставленных на контроль документов или отдельных его пунктов;
направляет ежемесячно заместителям главы администрации перечни решений и
поручений, сроки исполнения которых истекли на первое число месяца, и в порядке
предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих
исполнению до конца месяца, квартала, года;
вносит предложения об ответственности муниципальных служащих за
несвоевременное исполнение поставленных на контроль документов;
составляет ежемесячно справки-информации с анализом о состоянии контроля
и проверки исполнения в Администрации, структурных подразделениях и докладывает
Главе администрации. По итогам квартала, полугодия и года подготавливает
подробный отчет о состоянии работы по контролю и исполнению в Администрации;
в соответствии с полномочиями, поручениями Главы администрации, планами
работы Администрации проводит проверки организации исполнения решений
вышестоящих органов исполнительной власти и Решений Главы администрации по
наиболее важным вопросам и представляет информацию о результатах проверок Главе
администрации.
Юридическим отделом Администрации осуществляется контроль:
за своевременным ознакомлением работников Администрации, заинтересованных
лиц с резолюциями Главы администрации к правовым актам федеральных органов
государственной власти;
за соответствием проектов правовых актов Главы администрации Конституции
Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам,
указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской
Федерации, законам Челябинской области, постановлениям губернатора и
администрации Челябинской области.
за рассмотрением протестов и представлений прокуратуры.
Контроль выполнения секретных документов и содержащихся в них поручений
осуществляют специалисты отдела по делам гражданской обороны и чрезвычайным
ситуациям.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента
подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с
момента поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальные сроки устанавливаются Главой администрации, заместителями
главы администрации, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения
фиксируется в резолюции (указании) Главы администрации.
Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов
органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также
центральных отраслевых органов управления:
поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в
Уральском федеральном округе - в указанный в поручении срок либо в месячный
срок со дня подписания;
запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
РФ не позднее 15 дней, депутатов областной Думы, в недельный срок, при
необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть
продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в
трехдневный срок;
письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций к указанному в
письме сроку или установленному Главой администрации;
обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства
Российской Федерации согласно указанному в них сроку;
экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской
Федерации по Челябинской области до 20 дней;
телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения до двух
дней, остальные в течение 10 дней;
протоколы совещаний согласно установленному в них сроку;
исходящие инициативные письма Главы администрации, Администрации по
основным вопросам деятельности согласно установленному в них сроку;
критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов
печати до 15 дней;
заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дня поступления, не
требующие дополнительного изучения и проверки не более 15 дней;
поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;
поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку
“срочно”, исполняются в 3-х дневный срок, остальные в месячный срок. Срок
исчисляется в календарных днях с даты их подписания;
письма предприятий, организаций, учреждений, органов местного
самоуправления до 10 дней;
протокол разногласий: составление и направление до 10 дней, рассмотрение
до 20 дней.
Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки
документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации).
Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он
должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной
просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к
Главе администрации, заместителю главы администрации (в соответствии с
распределением обязанностей).
Поступившие в Администрацию федеральные законы, постановления
Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения губернатора
Челябинской области, администрации Челябинской области, иных органов
исполнительной власти области, регистрирует общий отдел. После регистрации их в
тот же день специалист приемной передает Главе администрации.
На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской
Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации,
поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в
Уральском федеральном округе, обращения, запросы депутатов Областной Думы,
постановления, распоряжения губернатора и администрации Челябинской области,
иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Челябинской области, в
случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую
переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле “К” и
исполнителе.
Отметка об особом контроле “ОК” проставляется на тех документах и
контрольных карточках, в которых определен срок представления информации
(справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы.
Общий отдел знакомит заместителей главы администрации, руководителей
структурных подразделений Администрации с правовыми актами Правительства
Российской Федерации, документами органов исполнительной власти Челябинской
области, поступившими в Администрацию, в части касающейся, в том числе с
поставленными Главой администрации на “особый контроль” (“ОК”), передает их
исполнителям, если заместитель главы администрации, руководитель структурного
подразделения определили конкретного исполнителя.
В том случае, когда в резолюции Главы администрации указано о
необходимости подготовки по данным документам проекта постановления или
распоряжения, исполнитель обязан в установленный срок представить
соответствующие материалы заместителям главы администрации, руководителям
структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы
администрации.
Резолюция Главы администрации типа “Для сведения”, ”Для исполнения”, “Для
руководства” позволяет заместителям главы администрации определять конкретных
исполнителей и меры по исполнению документа. Общий отдел должен в двухдневный
срок ознакомить указанных конкретных должностных лиц и сделать отметку в
контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.
Контроль исполнения правовых актов Правительства Российской Федерации,
документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в
Администрацию, подготовку по ним необходимых материалов (проектов
постановлений, распоряжений, подготовку информации) осуществляют заместители
главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей),
руководители структурных подразделений Администрации.
Общий отдел ведет учет поставленных на контроль правовых актов
Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти
Челябинской области, поступивших в Администрацию по заместителям главы
администрации, руководителям структурных подразделений, обеспечивает
своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов, а
также представление информации, докладных записок, справок, направляемых
Администрацией в вышестоящие органы.
Поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в
Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области, содержащиеся в
их решениях, считаются исполненными после принятия, со ссылкой на
соответствующий документ, постановления или распоряжения Главы администрации.
На контрольной карточке специалист общего отдела делает запись (номер и
дату принятого документа). Контрольная карточка хранится в общем отделе
постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тракторозаводского
района.
Вопрос о контроле исполнения постановлений и распоряжений (далее-Решений)
Главы администрации определяется в момент подготовки проекта Решения. В тексте
проекта делается об этом запись, устанавливаются сроки исполнения и
исполнители. Данный проект Решения обязательно согласовывается с общим отделом.
Если Решение принимается по вопросу, по которому уже ранее были приняты
решения, то в тексте проекта делается запись о снятии с контроля Решения Главы
администрации с указанием номера, даты и наименования, или представляется
подробная справка о ходе выполнения Решения за подписью руководителя
структурного подразделения Администрации, на которой заместитель главы
администрации (в соответствии с распределением обязанностей) должен сделать
запись “В дело” или “С контроля снять”.
На каждое Решение Главы администрации, взятое на контроль, общий отдел
заводит папку (паспорт), где хранятся все материалы по его исполнению.
Контроль сроков и качества исполнения решений Главы администрации
осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением
обязанностей). Они же совместно с курируемыми структурными подразделениями
готовят материалы для снятия Решения с контроля.
После принятия решения по наиболее важным вопросам
социально-экономической жизни района, заместителями главы администрации,
соответствующими руководителями структурных подразделений Администрации в 10-ти
дневный срок разрабатывается план мероприятий по контролю за его выполнением с
указанием сроков исполнения и исполнителей. Этот план утверждается Главой
администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.
Заместители главы администрации систематически осуществляют контроль и
проверку исполнения в структурных подразделений Администрации, организациях
взятых на контроль Решений Главы администрации и обеспечивают представление
Главе администрации, общему отделу информации о ходе выполнения контролируемых
документов.
Исполнение поручений Главы администрации, поручений, содержащихся в
Решениях Главы администрации с формулировками: «представить» «внести»,
«доложить», «информировать», «подготовить проект постановления (распоряжения)
Главы администрации», контролируется соответствующими подразделениями
Администрации. Эти поручения также берутся на учет общим отделом.
Поручения считаются исполненными, если материалы или проекты указанных
документов не возвращены на доработку и по ним подготовлены и подписаны
соответствующие письма или Решения. В этом случае общий отдел снимает поручение
с контроля, сделав отметку о дате и номере принятого или отправленного
документа.
Контроль выполнения Решений Главы администрации осуществляется путем
проверок на местах, получения справок и других информационных материалов,
рассмотрения хода выполнения решений или отдельных пунктов протоколов совещаний
у Главы администрации, на заседаниях Администрации, совещаниях у заместителей
главы администрации.
О результатах выполнения Решения или его отдельных пунктов руководители
структурных подразделений Администрации в указанные сроки информируют
заместителей главы администрации, осуществляющих контроль за исполнением
Решения Главы администрации, которые передают ее затем в общий отдел с
резолюцией о снятии с контроля или продлении контрольных сроков.
На документах, снятых с контроля, делается отметка “В дело” или “С
контроля снять”, дата, подпись Главы администрации, заместителя главы
администрации (в соответствии с распределением обязанностей).
Копии снятых с контроля Решений Главы администрации вместе со всеми
справками об исполнении сдаются специалистами Администрации в общий отдел, где
они хранятся 5 лет, затем уничтожаются.
Служебные письма, поступившие на имя Главы администрации, специалист
общего отдела регистрирует и передает Главе администрации на рассмотрение.
После получения резолюции (указания) об исполнении документа, который
Глава администрации поставил на контроль, специалист общего отдела оформляет на
данный документ контрольную карточку, затем документы направляются
исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в общем отделе, делаются
отметки о прохождении и исполнении документа.
В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими
подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное
в качестве исполнителя в резолюции или документе первым или помечается словом
«созыв», которому передается подлинник документа.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в
установленный срок путем ознакомления (в течение двух дней) всех исполнителей с
документом, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение
документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для
принятия совместного решения, которое докладывается Главе администрации.
Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей,
которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все
необходимые материалы.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и
качественное исполнение документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Контроль исполнения документов в установленный срок осуществляют
специалисты общего отдела, которые ежемесячно сообщают Главе администрации о
ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные
сроки поручений (указаний) Главы администрации.
Общий отдел ведет учет взятых на контроль документов по исполнителям,
срокам исполнения, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении
контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего
месяца, представляет Главе администрации сводку о ходе выполнения документов,
поставленных на контроль.
Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем
вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции
на документе Главой администрации указано “Прошу внести предложения”, “Об
исполнении информировать” - эти документы по докладу заместителя главы
администрации (в соответствии с распределением обязанностей) снимаются с контроля
Главой администрации.
Документ (подлинник) подлежит возврату в общий отдел со справкой об
исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) Главы администрации
о снятии с контроля или отметкой “В дело”.
Документы, снятые с контроля Главой администрации, информации,
направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в общий отдел, считаются
не исполненными.
Контроль исполнения поручений, записанных в протоколах совещаний с
участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора
Челябинской области и Главы администрации осуществляют заместители главы
администрации (в соответствии с распределением обязанностей).
администрация контроль
управленческий
Заключение
В порядке выводов по теме исследования хотелось бы отметить следующее. В
процессе принятия, реализации и оценки управленческих решений в рамках
государственного и муниципального управления вовлечен широкий спектр людей:
политические руководители и чиновники, специалисты и эксперты, штабной и
линейный персонал, внутренние и внешние участники.
В государственных органах, районного значения, принимается ежегодно
несколько тысяч управленческих решений, как текущего оперативного, так и
перспективного, нормативного и стратегического значения. Должностные лица
отводят исключительно много времени разработке и реализации управленческих решений.
Им приходится постоянно обосновывать различные варианты, изыскивать оптимальные
альтернативы ресурсного обеспечения, «состыковывать», согласовывать различные
решения между собой, активно анализировать ход выполнения одних решений и
учитывать его результаты при подготовке других, подводить итоги реализации
решений и снимать их с контроля, заниматься многими вопросами в этой объемной и
ответственной сфере управленческой деятельности. Естественно, что нужна научно
обоснованная технология подготовки и реализации управленческих решений. Причем
подобная технология представляется общей, типовой, гарантированной от
«местного» творчества и «самостоятельности» тех или иных руководителей.
Анализ проведения исследования контроля исполнения управленческих решений
администрации Березовского района позволил выработать рекомендации, учет
которых снижает уровень негативного воздействия:
установление осмысленных стандартов, воспринимаемых сотрудниками. Люди
должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности,
действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они
должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее
интегральных целей. Если сотрудники видят, что установленные стандарты контроля
не полны и не объективны или же попросту «ловят блох», то они могут
игнорировать их или сознательно нарушать либо будут испытывать усталость и
разочарование. Менеджеры должны также стремиться к тому, чтобы установленные
ими стандарты были бы искренне восприняты и одобрены теми людьми, чью
деятельность они будут определять. Иногда для повышения приемлемости стандартов
необходимо, чтобы работники сами принимали участие в их разработке;
установление двустороннего общения - в случае возникновения каких-либо
проблем с системой контроля у подчиненного должна быть возможность открыто
обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это. Подобное общение
должно способствовать точному пониманию работниками истинной цели контроля и
помогать установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее
создателей из высшего руководства фирмы;
избежание чрезмерного контроля - нельзя перегружать своих подчиненных
многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание и
приведет к полному беспорядку и краху. Основной вопрос, который надо задавать
при введении того или иного типа контроля, следующий: необходимо ли это для
того, чтобы предотвратить или предупредить значительные отклонения от желаемых
результатов? Кроме того, конторолеры-руководители не должны проверять работу
чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может
просто раздражать;
установление жестких, но достижимых стандартов - при разработке мер
контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и ясный стандарт часто
создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них
организация.
Однако согласно мотивационной теории ожидания можно мотивировать людей на
работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными.
Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо
высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт
установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого
труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с
высоким уровнем потребностей в достижении результатов. Хороший менеджер
чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает
стандарты с учетом этих различий;
вознаграждение за достижение результата - согласно теории ожидания
существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если
руководство организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную
самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за
достижение установленных стандартов результативности. Если работники не ощущают
такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их
производительность в будущем может упасть.
Список
использованных источников и литературы
Нормативно-правовые
акты
1. О
государственной гражданской службе Российской Федерации (в ред.от 14.02.2010)
Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ // Российская газета. 2004. 01
августа ; Российская газета 2010 17 февраля
. О системе
государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный
закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003. 30 мая; Российская
газета. 2010 30 декабря
. О
дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских
служащих Российской Федерации (в ред. от 04.12.2009) Указ Президента РФ от 28
декабря 2006 года № 1474 // Российская газета. 2006. 03 января; Российская
газета 2009. 7 декабря
5. О муниципальной службе в
Российской Федерации (в ред. от 20.09.2010) Федеральный закон от 2 марта 2007
г. N 25-ФЗ <http://base.garant.ru/12152272/> // Российская газета. 2007
г. 07 марта; Российская газета. 2010. 22 сентября
. О реализации функций по
организации формирования, размещения и исполнения государственного заказа на
профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку
федеральных государственных гражданских служащих (в ред. 27.11.2008)
Постановление Правительства РФ от 17 апреля 2008 г. № 284 // Российская газета.
2008. 25 апреля; Российская газета 2008. 29 ноября
. Положение о порядке
получения дополнительного профессионального образования государственными
гражданскими служащими Российской Федерации, утвержденное Указом Президента
Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 1474 // Российская газета. 2006.
03 января
Литература
5. Аверин
А.Н. Социальная политика и подготовка управленческих кадров. М.: Дашко и К,
2005. 280 с.
. Бакушев В.
В., Профессиональное образование в начале Нового века и подготовка
государственных служащих. М.: РАГС, 2003. 128 с.
. Глазунова
Н.И. Государственное администрирование. М.: Проспект. 2008. 560 с.
. Граждан
В.Д. Государственная гражданская служба. М.: Проспект. 2009. 542 с.
. Гришковец
А.А. Правовое регулирование государственной гражданской службы в Российской
Федерации. М.: Дело и Сервис, 2004. 464 с.
10. Зотов
В.Б. Система муниципального управления: учебник. СПб.: Лидер, 2008. - 493 с.
. Лукичева
Л.И. Разработка управленческих решений. М.: Омеге-Л. 2009. 456 с.
. Чиркин В.Е.
Администрирование и менеджмент в государственном и муниципальном управлении.
М.: Проспект. 2008. 470 с.
. Чудновская
С.Н. Управленческие решения. М.: Эксмо. 2009. 581 с.