Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска

Тема: Организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере администрации Тракторозаводского района города Челябинска

Оглавление

Введение

Управленческие решения и контроль за их исполнением в системе государственного и муниципального управления

.1 Понятие управленческого решения в государственном и муниципальном управлении

.2 Формирование и реализация управленческих решений в системе государственного и муниципального управления

.3 Контроль за исполнением управленческих решений

Контроль за исполнением решений на примере Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

.1 Характеристика Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

.2 Организация контроля за исполнением решений в администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

Разработка предложений по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений, принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

3.1 Внедрение автоматизированной системы контроля за исполнением управленческих решений принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска

.2 Анализ эффективность предложенных мероприятий по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Структура Администрации Тракторозаводского района

Приложение 2. Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

Введение

Реальные ситуации, которые складываются в современной общественно-политической и экономической жизни общества, можно охарактеризовать как достаточно сложные. Современные руководители должны обладать знаниями, умениями и навыками, позволяющими не только адекватно реагировать на изменения управленческих ситуаций, но и предвидеть их. В этой связи важнейшая роль в процессе управления отводится разработке и реализации обоснованных управленческих решений.

Деятельность государственных и муниципальных органов власти воплощается в принятии и реализации соответствующих властных решений. Решения постоянно принимаются и реализуются на всех уровнях системы управления: на федеральном, региональном, ведомственном, на уровне местного самоуправления. Качество и эффективность данного процесса является одним из определяющих факторов устойчивого существования и развития общества.

Разработка управленческого решения - один из наиболее важных управленческих процессов. От его эффективности в значительной степени зависит успех всей организации. Профессиональный руководитель должен владеть технологиями выработки, принятия, реализации управленческих решений, без которых эффективное управление организацией в сложной экономической обстановке практически невозможно. В этой связи актуальность, своевременность и перспективность учебного пособия не вызывает сомнений.

Процесс принятия решений и последующее их внедрение, адаптация находится в прямой зависимости от уровня власти, так как разные уровни власти имеют строго определенный доступ к информации. В государственном секторе, так же как и в частном, вышестоящий уровень имеют доступ к большему объему информации, и решения принимаемые данными органами оказывают большее воздействие.

Объект исследования - Администрация Тракторозаводского района г. Челябинска.

Предмет исследования - организация контроля над исполнением решений.

Цель исследования - анализ организация контроля над исполнением решений в органах муниципального управления на примере Администрации Тракторозаводского района города Челябинска

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

. Определить понятие управленческого решения в государственном и муниципальном управлении;

. Рассмотреть формирование и реализацию управленческого решения в государственном и муниципальном управлении;

. Определить понятие и функции контроля за принятием управленческого решения;

. Дать характеристику Тракторозаводского района г.Челябинска;

. Установить реализацию контроля за исполнением решений в администрации Тракторозаводского района г.Челябинска.

. Разработать предложения по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений, принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

В качестве источника информации рассматриваются научные труды ведущих специалистов по вопросам государственного и муниципального управления таких авторов как:

1 Управленческие решения и контроль за их исполнением в системе государственного и муниципального управления

.1 Понятие управленческого решения в государственном и муниципальном управлении

Для того чтобы управлять какими-либо социальными общностями или процессами, необходимы социальные нормы, требования которых признаются и соблюдаются как субъектами, так и объектами социального управления. Необходимость такого рода норм наиболее значима в государственной и муниципальной службе.

Муниципальная служба - профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта).

Государственная служба Российской Федерации (далее - государственная служба) - профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации (далее - граждане) по обеспечению исполнения полномочий:

Российской Федерации;

федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов (далее - федеральные государственные органы);

субъектов Российской Федерации;

органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов субъектов Российской Федерации (далее - государственные органы субъектов Российской Федерации);

лиц, замещающих должности, устанавливаемые Конституцией Российской Федерации, федеральными законами для непосредственного исполнения полномочий федеральных государственных органов (далее - лица, замещающие государственные должности Российской Федерации);

лиц, замещающих должности, устанавливаемые конституциями, уставами, законами субъектов Российской Федерации для непосредственного исполнения полномочий государственных органов субъектов Российской Федерации (далее - лица, замещающие государственные должности субъектов Российской Федерации).

Выработка определенной социально-управленческой нормы лежит в основе всякого государственного решения, принятие которого всегда - выбор нормы, способной урегулировать вопросы по приоритетной социальной проблеме. Социально-управленческие нормы - это требования, выраженные в правилах поведения, упорядочивающих социальные отношения в соответствии с выбранными целями человеческой деятельности. С их помощью требования субъектов управления переводятся в модели, стандарты должного поведения объектов управления. Воплощение в реальной жизни они получают в процессе разработки и реализации управленческих решений, которые можно считать сердцевиной управленческой деятельности.

По своей сути управленческое решение - разработанный и принятый, формально зафиксированный проект социальных изменений. Поэтому всякое управленческое решение есть акт осуществления управленческого воздействия, средство выражения и способ регулирования управленческих отношений в конкретно-исторических условиях и социальной среде.

Государственно-управленческое решение - осознанно сделанный субъектом государственного управления выбор целенаправленного воздействия на социальную действительность, выраженный в официальной форме. Между тем существует более широкое понятие государственного решения, - это властная воля государства, которая приобретает официально выраженную форму, будучи закрепленной в существующих государственных актах, издаваемых государственным органом либо должностным лицом в соответствии со своей компетенцией и в пределах предоставленных полномочий. Принятие государственного решения традиционно рассматривается как этап волевого акта, совершаемого субъектом, наделенным государственно-властными полномочиями, при выборе одной из существующих возможностей в достижении предполагаемого результата намечаемых действий. Таким образом, государственное решение - это, как правило, идеальная модель будущего, где содержится информация, данная субъектом власти, о желательности и нужности того, что должно быть исполнено.

Социальный характер управленческих решений государственных органов в том, что они воздействуют не на природную или техническую среду, а на людей. Цель их побуждающего воздействия - мобилизовать людей на практическое (материальное) преобразование социальной действительности. Основное содержание данного управленческого процесса - волевое воздействие управляющих на управляемых. Если деятельность по подготовке и принятию управленческих решений всегда духовна, то деятельность по реализации этих решений в основном материальна, в какой бы социальной сфере она ни осуществлялась. Исполнение управленческих решений - это практическая, а следовательно, материальная сторона управленческой деятельности, так как именно в процессе организаторской и в результате практической деятельности происходит «материализация» содержащихся в управленческих решениях социальных норм, перевод их в реальные физические действия (отношения, процессы, результаты) под воздействием управляющей подсистемы на управляемую в целях преобразования ее в новое качественное состояние. Однако управленческие решения могут иметь двоякий характер, поскольку могут быть направлены как вовне - на управляемую подсистему, так и внутрь - на управляющую подсистему. Но при этом качественная специфика управленческих решений заключается в преобразовании и стабилизации управляемого социального объекта.

Многообразие общественных отношений, требующих государственного вмешательства, порождает множество видов государственных решений и соответственно действий властного характера. В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Отсюда и решения, которые приходится находить и брать ответственность за их принятие и непосредственное исполнение, также могут быть оригинальными либо типичными. Оригинальные задачи не поддаются унификации и стандартизации в полном объеме. Но для них могут быть применены общие принципы решения управленческих задач. В большинстве случаев целесообразно стандартизировать как технологию решения повторяющихся однотипных задач, так и формы предоставления информации.

Государственные решения бывают в известной мере политическими и административными. Первые принимаются по наиболее важным общественно значимым проблемам политическим руководством, т.е. высшими органами государственной власти, либо руководителями, непосредственно исполняющими полномочия государственных органов (президент, председатель правительства, председатели палат парламента, руководители законодательных и исполнительных региональных органов власти, министры и некоторые другие). Политические решения составляют первичный уровень государственных решений, тогда как административные решения являются вторичными, имеющими подчиненно-вспомогательное значение. Административные решения производны от политических в том смысле, что они направлены на обеспечение условий для подготовки, принятия и реализации решений политического руководства. Отличительная особенность государственных решений административного уровня в том, что они имеют, как правило, обезличенный характер. В их подготовке, принятии и выполнении участвует большое число специалистов разного профиля и поэтому их авторство не связывают с именем конкретного госслужащего. Хотя в своем большинстве эти решения подготавливаются конкретными людьми, их личными решениями частного характера они не могут быть, так как принимаются от имени государственных органов. Отсюда возникает задача их юридического закрепления в надлежащей форме.

В государственном управлении решения разрабатываются, принимаются и исполняются в установленном порядке соответствующими правомочными субъектами: государственными органами и должностными лицами. Юридическое волеизъявление управленческого субъекта государственной власти предполагает наступление определенных последствий. Принятие и выполнение государственных решений порождают также правовые последствия или условия, необходимые для возникновения таких последствий. Поэтому следует подчеркнуть, что принятие решений является не только правом, но и обязанностью уполномоченных субъектов (государственных органов и должностных лиц), а вместе с тем предусматривает и ответственность не только за их принятие и выполнение, но также и за наступающие в результате последствия. И по этим же основаниям управленческие решения государства должны облекаться в надлежащие формы их официального выражения.

В повседневной жизни встречается множество государственных решений, связанных с управлением в различных сферах общественных отношений, различия между которыми весьма существенны для правоприменительной практики. Главное в них - государственное веление с целью урегулирования (упорядочения, разрешения и т.д.) общественных отношений, затрагивающих разнообразные проявления жизни и деятельности человека-гражданина в обществе-государстве. Необходимость правовой регуляции принятия и реализации государственных решений вызывает потребность в их документировании, должной фиксации и общезначимой удостоверенности фактов, событий и состояний. Принятие (издание, обнародование) государственных решений в документальной форме есть способ письменного сообщения (передачи) информации, необходимой для управления и иных видов деятельности. Все официальные решения, имеющие статус государственных, оформляются надлежащим образом в виде различных документов (актов). Документ - письменная форма управленческого решения, акт - разновидность документа.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи и оформления управленческих решений. Надлежащее соблюдение таких правил обязательно, так как придает им официальное выражение и юридическую силу. Юридическая сила - свойство обязательности исполнения решений, содержащихся в официальном документе (в теории государства и права - правовой акт), сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Придание документу юридической силы, подтверждение факта его издания - главное назначение процедуры регистрации. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документов (в том числе наименование документа, его номер, дата принятия, гриф утверждения, сведения о подписавшем: название должности и фамилия, печать и др.). Так, пока какой-либо документ, например, приказ министра, не зарегистрирован, он юридически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, никто из чиновников не возьмет на себя ответственность за него, так как не подтвержден факт его поступления. Регистрационные реквизиты позволяют также вести учет, поиск и идентификацию всех документов, а также контроль за исполнением управленческих решений. Современные российские требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Наряду со многими функциями (социальной, коммуникативной, исторической и др.) документы несут в себе также правовую и информационную. Правовая функция выполняется документами, содержащими решения органов государственной власти, так как они являются средством закрепления и изменения юридически значимых состояний, связанных с управленческими решениями и правоотношениями. Выполняя информационную функцию, документ является основным носителем управленческой информации о принятых решениях.

Государственные решения, принимаемые органами государственной власти, оформляются изданием правовых актов, которые могут быть нормативными и ненормативными. В зависимости от степени юридической значимости государственные решения могут быть в письменной (нормативные или ненормативные правовые акты) либо в устной форме (указание, распоряжение, приказание, поручение, служебное задание).

Государственные решения, принимаемые в форме нормативно-правовых актов, издаются управомоченным органом и устанавливают, изменяют или отменяют нормы права. Нормы права - установленные государством общеобязательные правила должного поведения. Они, как и все право в целом, направлены на урегулирование и развитие определенных общественных отношений. В них указываются условия, при которых следует руководствоваться данным правилом (гипотеза), субъекты регулируемых отношений, их права и обязанности, возникающие при обстоятельствах, предусмотренных в гипотезе (диспозиция), а также определяются последствия, которые должны наступить для лиц, нарушивших данное предписание (санкция). Обычно предписания норм права носят более или менее общий характер, регулируя определенный вид общественных отношений. Общеобязательность норм права обеспечивается государством посредством воспитания правосознания граждан и применения к нарушителям мер государственного принуждения. Совокупность норм права в данном обществе составляет его право.

Основу основ всей нормотворческой деятельности государственных органов составляют подготовка и принятие законов, которые являются актами государственного управления, имеющими наибольшую юридическую силу. Высшим по правовой значимости среди них является конституция страны. Поэтому естественно, что главные процедуры принятия законодательных актов фиксируются в конституциях, изменение норм которых имеет особую по сложности процедуру. Подтверждающим тому примером может служить Конституция Российской Федерации.Наиболее характерные свойства государственно-управленческих решений заключаются в следующем. Решения, принятые органами государственной власти и оформленные как правовые акты, характеризуют юридическую значимость предписанных ими действий. Наряду с этим установленные в них меры обычно обязательны для исполнения. Отсюда выделяется такая черта государственного решения, как его директивностъ, обязательность. Будучи властным актом, государственное решение, как правило, обязывает, предписывает, запрещает, уполномочивает, лишает, прекращает, разрешает, поощряет, наказывает и т.д. Властность проявляется в одностороннем принятии такого решения, которое поэтому не может быть результатом договора сторон. Государственно-управленческие решения отличаются также активной организующей, созидательной ролью. Для государственного управления и принимаемых в процессе его осуществления решений характерна обычно не одна, а несколько целей, связанных между собой. Например, стратегической, главной, постоянной и всегда актуальной целью можно считать удовлетворение общественных потребностей по приоритетным направлениям развития общества и государства. Этому служат ряды обеспечивающих, часто изменяющихся и потому не отличающихся постоянством целей, достижение которых осуществляется посредством последующих государственно-управленческих решений. Выделяется и такое важное свойство государственных решений, как наличие системы правил, определяющей порядок их разработки, обсуждения, принятия, вступления в силу, внесения изменений и отмены. Регламентация в данном случае служит прочной гарантией ведущей роли решений государственных органов в реальных управленческих процессах. Таким образом, можно отметить параметры, свойственные всем видам управленческих решений, которые принимаются государством. К ним относятся:

) наличие субъектно-объектных отношений;

) содержательность решений - информация о том, что должно быть сделано и для чего (в каких целях) и т.д.;

) процедура принятия решения;

) форма решения;

) время действия решения.

Среди многочисленных форм (внешних выражений внутренних связей и способов организации, взаимодействия элементов и процессов как между собой, так и с внешними условиями) важное место занимают управленческие акты государственных органов и должностных лиц. Такие акты есть выраженные в письменной форме решения компетентных государственных органов, в которых содержатся управленческие положения. Особую группу составляют государственные решения, которые всегда содержат указание на ответственность за их нарушение. К таким прежде всего относятся кодексы: об административных правонарушениях, уголовный, таможенный, налоговый и др. Другую группу составляют судебные решения, которые по российскому праву выносятся в виде приговоров по уголовным, арбитражным и административным делам либо в виде постановлений органа судебной власти (суда), чем заканчивается рассмотрение и разрешение гражданских дел по существу, а также по делам, рассмотренным в процессе конституционного судопроизводства.

Государственные решения оформляются обычно в правовых документах следующих видов: законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, предписания, указания, положения, инструкции, приговоры и др. Виды и формы государственно-управленческих решений универсальны для всех государственных органов определенного типа. Например, для России закон есть акт законодательного органа вне зависимости от его уровня (федерального или субъекта федерации), постановление - есть акт Правительства России или правительств субъектов федерации и т.д. Такие разновидности документов, которые весьма часто используются во внутри- и межведомственном документообороте, как служебные письма, докладные записки, отчеты, рекомендации, извещения и другие не содержат властных требований, обязательных для исполнения их адресатами, а потому не являются актами, имеющими характер государственных решений.

Юридический вариант управленческого решения представляет собой правовой акт управления, который есть разновидность служебных документов, постоянно используемых в процессе государственно-управленческой деятельности органов власти (должностных лиц). Эти документы (различного рода справки, отчетные материалы, удостоверения, протоколы, акты ревизий и проверок и др.) отражают определенные обстоятельства, имеющие юридическое значение. Правовой акт управления, как правило, издается в качестве письменного юридического документа, но может быть выражен и устно. Например, в форме устного приказа в системе военного управления, в рамках служебных отношений между руководителем и непосредственно подчиненными ему работниками аппарата управления.

С помощью правовых актов управления определяются правила должного поведения в сфере государственно-управленческих отношений. Путем их издания органы государственной власти и должностные лица решают те или иные вопросы (общие или индивидуальные), возникающие в процессе их деятельности. Правовые акты управления, наряду с некоторыми властно-управленческими действиями, иногда характеризуют термином из гражданского права - как конклюдентные (от лат. conclude - заключаю, делаю вывод). Это значит, что они выражают волю по установлению правоотношений (например, совершение сделки), но не в форме устного или письменного волеизъявления, а поведением, по которому можно сделать заключение о таком намерении. В государственно-управленческой практике нередко встречаются повеления, не обязательно выражаемые в форме письменного акта. Это, например, сигнал сирены, светофора, свисток постового милиционера, дорожный знак и т.п.

По критерию гласности полезно обозначить открытые и закрытые формы управленческих решений. Открытые формы доступны всем, закрытые оформляют решения, обычно связанные с госбезопасностью, оперативно-розыскной, разведывательной, военной, частично внешнеполитической и подобной деятельностью, требующей соблюдения гостайны и режима секретности.

Кроме того, в документах органов государственной власти могут содержаться различные сведения, касающиеся тех или иных вопросов государственно-управленческой деятельности. Такая информация, содержащаяся в государственно-управленческих решениях, фиксируется на материальных носителях, имеющих статус официальных документов государственных органов. К их числу могут относиться документы, составленные в виде справок, отчетов, проектов, смет, графиков, программ, планов, схем, карт и т.п. Причем односторонность волеизъявления субъекта государственной власти дает обычно юридически властную информацию о содержащихся для ее адресата предписаниях.

Если иметь в виду деятельность всех субъектов публичного управления, под формами государственно-управленческих решений понимают формы внешнего выражения конкретных юридически либо организационно значимых установлений, в которые они облекаются. Различают правовые и неправовые формы государственно-управленческих решений.

Правовыми считаются те, в которые облекаются решения, влекущие определенные юридические последствия. Среди них выделяются:

) правовые акты (решения);

) правовые договоры;

) иные акты, закрепляющие совершение юридически значимых решений.

В нормативно-правовых актах содержатся решения, которые устанавливают новые юридические нормы, изменяют или отменяют прежние, т.е. оформляют правотворческую деятельность госорганов. В правовых актах управления содержатся решения, с помощью которых формируются новые правоотношения, изменяются, прекращаются ранее действовавшие, выполняются и фиксируются юридически значимые действия, т.е. оформляется правоприменительная деятельность госорганов. Например, юридическим фактом является издание приказа (распоряжения) о назначении госслужащего на должность, так как с этим событием связывается возникновение у него определенного объема правомочий. Значение юридического факта имеет постановление соответствующего органа (должностного лица) о наложении административного взыскания на лицо, виновное в совершении правонарушения. Нормативные и индивидуальные правотворческие и правоприменительные акты - это основные и наиболее значимые формы государственных решений. Существуют и другие, например, такие, которые оформляют различные виды деятельности госорганов в связи с решениями о регистрации, лицензировании, выдаче документов, подтверждающих наличие либо лишение каких-либо специальных прав (например, на вождение автомобиля, охоту, предпринимательство), об отчетах о контрольно-надзорной, инспекционной, ревизионной и прочей деятельности. Во всех подобных случаях выражается юридическое волеизъявление госоргана (должностного лица), характерное в большинстве из них для решений, принятых в порядке исполнительно-распорядительной деятельности. Широкое распространение получают также решения, вырабатываемые в ходе договорной практики - формы трудовых договоров, административных договоров-соглашений между разными субъектами управления, контрактов о службе в органах государственной власти, государственно-правовых договоров между субъектами Российской Федерации, межгосударственных и иных договоров.

Неправовые формы - оформление организационных мероприятий и материально-технических операций, совершаемых в процессе государственного управления, которые непосредственно юридических последствий не влекут. Организационные формы - решения совещаний, обсуждений, проверок, распространение передового опыта, разработка прогнозов, программ, методических рекомендаций, бухгалтерская и статистическая отчетность и т.п. Материально-технические формы - решения, касающиеся ведения делопроизводства, оформления документов, финансового учета и отчетности, информационно-коммуникативной и справочно-аналитической и им подобной обеспечивающей деятельности. Неправовые формы государственных решений не связаны с изданием правовых актов и совершением юридически значимых действий. Они не порождают, не изменяют и не прекращают правоотношения. Такие решения и действия не могут рассматриваться в качестве форм правового регулирования. Но они могут иметь иное значение (например, выдача какой-либо справки) или быть властными физическими действиями органа (представителя) власти (например, пресечение милиционером правонарушения). Неправовые формы государственно-управленческих решений могут предшествовать правовым либо следовать за ними. При этом, в отличие от правовых форм, они не требуют полного и строго определенного законом юридического закрепления; носят вспомогательный характер в управленческой деятельности. Деление всех форм управленческих решений по любым основаниям условно, так как они тесно взаимосвязаны, накладываются одна на другую. Но все же они различны по своему юридическому значению. Эффективность управленческой деятельности в немалой степени зависит от умелого их сочетания.

Работа по унификации и стандартизации управленческих решений государства и их документарному оформлению ведется во многих странах мира. Такую работу в течение длительного времени проводят организации по стандартизации в Англии, Бельгии, Германии, Норвегии, Швеции и других странах. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с возможностями применения в управлении компьютерных технологий.

Все государственные решения оформляются в соответствии с имеющимися стандартами, в которых закреплены основные требования к их составлению и изданию (опубликованию). Так, судебное решение обычно состоит из вводной (описательной), мотивировочной и постановляющей частей. Текстуальное содержание документа, принимаемого органом исполнительной власти в виде постановления, распоряжения или приказа, чаще всего состоит из двух частей: констатирующей и резолютивной (директивной, распорядительной). В констатирующей части излагаются основания (мотивы) для издания документа, а в директивной указываются конкретные мероприятия (меры), которые надлежит предпринять во исполнение намеченных действий. Все меры расписываются отдельно по каждому пункту с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения, а в конце указываются те, на кого возлагается контроль за исполнением данного акта в целом или его отдельных пунктов.

Государственно-управленческие акты подчиняются общим правилам подготовки служебных документов в соответствии с требованиями к их текстам, образцам бланков, порядку составления и оформления, их регистрации, учету, передаче, приему и хранению. Составляется номенклатура дел, проводится систематизация и унификация служебных документов. Все это определяется единой государственной системой делопроизводства, типовыми и отдельными инструкциями по делопроизводству в государственных органах. Для государственных решений, содержащихся в нормативно-правовых актах особенно важен процессуальный порядок (процедурные правила), определяющий весь цикл их разработки и реализации: подготовку, принятие, регистрацию, опубликование, применение и т.д. При этом все нормативно-правовые акты составляют единую систему, построенную по принципу обязательного соответствия актов нижестоящих органов актам вышестоящих.

Наряду с этим каждое подготавливаемое решение должно быть выдержано в определенном стиле с точки зрения языка, логичности и формы изложения, а также удобства восприятия специальной терминологии и ее адекватного понимания всеми, кому предназначено данное решение. Оно должно ясно и точно передавать смысл и существо необходимых к исполнению действий, содержать обязательную для этого информацию и указывать конкретные способы исполнения. Директивные документы (приказы, распоряжения, постановления и пр.) не должны содержать неопределенных фраз и безадресных формулировок, затрудняющих однозначное понимание поставленных задач и нарушающих порядок реализации намеченных мероприятий либо допускающих противоречивые, взаимоисключающие меры. Решение только тогда будет надлежащим образом исполнено, когда оно вполне понятно его исполнителям.

В государственном управлении необходимо максимально точно и правильно выражать смысл целесообразных форм, в которых содержатся властные требования, т.е. самих решений. Поэтому в юридической практике обычно закрепляются требования к правовым документам разного рода, их построению, соотношению частей, разбитых на статьи, пункты и подпункты, формулированию положений, используемой терминологии и т.д. Среди правил юридической техники выделим:

а) правильное формулирование правовых норм и предписаний;

б) ясное определение смысловых значений применяемых понятий и терминов;

в) четкий юридический язык;

г) емкие и точные заголовки глав и статей;

д) отсылки к другим статьям;

е) правильные обозначения госорганов, должностных лиц и других субъектов;

ж) реквизиты.

Реквизиты государственных решений, как правило, следующие: герб (государственный, субъекта федерации, города), наименование государственного органа, название акта (указ, приказ, постановление, распоряжение и т.п.), заголовок (о чем), номер, дата принятия (подписания), подпись должностного лица, визы согласования, исполнитель и др.

Стремясь упорядочить процесс разработки управленческих решений, государственные органы стандартизируют общие требования к ним в ведомственных инструкциях, памятках, рекомендациях по служебному делопроизводству. Правда, попытки различных ведомств упростить разработку решений путем их унификации во внутрислужебном делопроизводстве приводят в конечном счете лишь к излишнему бумаготворчеству. В силу чего весьма желателен общий регламентирующий акт об унифицированных требованиях для разработки однородных решений государственных органов.

Сам процесс принятия управленческих решений осуществляется с использованием целого ряда специальных процедур. Суть и целесообразность их соблюдения в том, чтобы обеспечить наиболее оптимальные условия для принятия нужных решений в надлежащем порядке. Обычно совокупность процедур по принятию управленческих решений называют «регламентом» (от фр. reglement, regie - правило).

Управленческие процедуры, связанные с принятием органами государственной власти соответствующих решений, служат обеспечению четкого функционирования государственного аппарата, обеспечивают полноту, всесторонность и объективность анализа проблем и обстоятельств конкретных дел, правильное применение материальных норм различных отраслей права, служат достижению целей государственного управления, способствуют его научной обоснованности и законности, создают условия для реализации прав, обязанностей и законных интересов граждан и других участников государственно-управленческой деятельности, помогают проводить в жизнь принцип ответственности каждого органа, должностного лица за порученное дело. Принимая управленческие решения, орган государственной власти реализует возложенные на него полномочия для выполнения задач и функций в рамках своей компетенции, т.е. реализует государственный, иначе - публичный, интерес. Реализация публичного интереса, выражающего необходимость эффективного и рационального использования государственно-властных полномочий, напрямую связана с обязательностью четких процедурных правил для участников таких отношений. Подобные отношения возникают в связи или по поводу совершения органом государственной власти своей юрисдикционной деятельности в пределах предоставленной правовой компетенции.

Разработка, принятие и реализация государственных решений - это сложный, многоступенчатый процесс, в котором происходит выработка и согласование позиций по самым разнообразным общественно значимым вопросам с целью практического осуществления мер властного воздействия на социальную действительность.

Многогранные проявления общественной жизнедеятельности и возникающих в ней ситуаций объясняют большое разнообразие соответствующих решений, принятие которых требуется со стороны государства. Классификация государственных решений позволяет систематизировать их по различным основаниям, например, по субъектам управления, времени и сфере действия, содержанию и форме и т.д. Итак, государственные решения можно классифицировать следующим образом.

.По субъектам управления:

общенародные (выборы, референдум);

федеральные, региональные (субъектов федерации), местные;

законодательной власти, исполнительной власти, судебной власти;

единоличные, коллегиальные.

. По целям и времени действия:

стратегические (долгосрочные);

тактические (среднесрочные);

оперативные (краткосрочные).

. По масштабу действия:

общегосударственные;

локальные (в пределах административно-территориальной единицы);

внутриведомственные;

межведомственные.

. По нормативной природе:

общие (нормативные);

частные (ненормативные).

. По юридической силе:

высшие (конституционные);

законодательные;

подзаконные.

. По видам государственного управления:

гражданские;

военные.

. По формам правовых актов:

законы (конституционные, кодексы, федеральные, субъектов федерации);

указы (царские, президентские);

постановления (парламента, палаты парламента, правительства, суда, прокуратуры);

распоряжения (президента, правительства, руководителей законодательных и исполнительных органов власти);

приказы (руководителей госорганов и их структурных подразделений; военные);

приговоры (суда);

санкции (следственных, прокурорских органов);

декреты;

указания, предписания, инструкции и т.д.;

программы, декларации, положения, уставы;

межгосударственные договоры и соглашения.

. По порядку принятия - способу оформления и придания юридической силы:

первичные, т.е. непосредственно приобретающие юридическую силу (законы, указы, постановления и т.п.);

вторичные, т.е. вводимые в действие и утверждаемые другими решениями (например, инструкция, утверждаемая приказом министра; положение, утверждаемое постановлением главы администрации, и т.п.).

. По методам разработки:

типичные (аналогичные);

нетипичные (оригинальные).

. По содержанию:

политические;

административные;

экономические;

организационные;

технологические и др.

. По форме изложения:

письменные;

устные.

. По механизму действия:

прямого (непосредственного) действия;

рамочные (отсылочного характера).

. По значимости для исполнения:

обязательные;

рекомендательные.

. По характеру воздействия:

стимулирующие;

протекционистские;

мотивационные;

ограничительные;

запретительные и др.

. По степени публичности (открытости):

общего пользования;

служебного пользования;

секретные;

совершенно секретные.

Данная классификация выражает системную характеристику всего комплекса государственных решений. Она охватывает наиболее общие, но при этом и свойственные таким решениям, характерные признаки.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве исходящей информации. Это предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию о принятых решениях. Такие технологии применяются в процессе разработки, реализации, а также документооформления разного рода государственных решений.

Документооборот в системе государственного управления - процесс перемещения документов, используемых в служебной деятельности государственных органов, начиная с момента их создания или получения до завершения использования и дальнейшего движения с последующей передачей на хранение или уничтожение. Документооборот необходим для связи госорганов при осуществлении ими властно-управленческих функций посредством официальных информационных потоков. В основе документооборота лежит документирование, представляющее собой запись деловой информации по установленным формам. Первичным элементом документооборота является документ - материальный объект, содержащий информацию в фиксированном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия в ходе осуществления принятого решения. Совокупность однородных и взаимосвязанных документов по каким-либо вопросам, процессам, лицам или госоргану образует документацию. Организация документооборота строится на основе определенных требований: целесообразности, оперативности, непротиворечивости, адресности и т.п. По адресату отправителя/получателя документы бывают: входящие, исходящие, внутрислужебные. Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, госоргана, отрасли государственного управления, государства в целом. Действующие в Российской Федерации нормативные акты, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта только внутриорганизационный документооборот и соответствующие потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

В соответствии с единой государственной системой делопроизводства в каждом государственном органе, в зависимости от его уровня и принадлежности к той или иной ветви власти, используются свои формы документов. Единая государственная система делопроизводства - научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в государственных организациях, учреждениях, предприятиях. Она содержит единые правила оформления документов, создания научно-справочного и учебно-вспомогательного аппаратов, формирования дел, подготовки их к хранению и использованию, принципы механизации и автоматизации делопроизводственных процессов. Учитывая возрастающий в качественно-количественном отношении документооборот, связанный с управленческой деятельностью, единая государственная система делопроизводства предусматривает применение прогрессивных форм и методов работы с документами, их унификацию и стандартизацию, использование новейших технических средств.

1.2 Формирование и реализация управленческих решений в системе государственного и муниципального управления

Проблемы, связанные с отысканием способов достижения поставленных целей с учетом имеющихся возможностей, т.е. проблемы принятия решений, пронизывают всю человеческую практику (и общественную, и личную) и поэтому отличаются большим разнообразием.

Решение как результат выбора - это уже предписание к действию, а как акт выбора - творческая составляющая управленческой деятельности, которая рассматривает решение неотделимо от такого понятия, как «властная воля». Таким образом, под решением понимаются одновременно и процесс, и результат, и акт выбора цели и способ ее достижения.

В зависимости от основания классификации выделяют следующие задачи принятия решений:

структурированные, слабо структурированные и неструктурированные;

уникальные и повторяющиеся;

статические и динамические;

в условиях определенности и в условиях неопределенности (в частности, при риске, при противодействии);

с фиксированным набором альтернатив (вариантов решений, стратегий) и с формируемым в процессе принятия решений;

с одним критерием (целевой функцией, показателем качества или эффективности) и со многими (несколькими) критериями;

задачи выбора одной наилучшей (оптимальной) альтернативы или же выделение нескольких лучших альтернатив, ранжирование (разбивку на упорядоченные классы) всех или только выделяемых лучших альтернатив;

индивидуальные и коллективные решения;

волевые, интеллектуальные и эмоциональные решения;

технические, технологические и т.п.;

оперативные, тактические и стратегические;

рутинные и уникальные;

интуитивные и рациональные;

сложные и простые, и т.д.

Процессы принятия управленческих решений занимают в управленческой деятельности центральное место. Заметим, что не всякое решение является управленческим, а только такое, которое, во-первых, является результатом выбора между несколькими альтернативами, в большинстве случаев приблизительно равноценными с точки зрения принимающего решение, а во-вторых, когда результат выбора как социальное явление влияет на других людей и воспринимается ими в качестве обязательного к исполнению. Если не выполняется первое условие, то принимаемое решение или продиктовано другими людьми, или обстоятельствами, не зависящими от лица, принимающего решение. В этом случае имеем дело с так называемым ритуальным правлением. В случае невыполнения второго условия имеет место управленческая утопия, а нереальное управление.

Процесс принятия решения как неотъемлемая составляющая каждой из функций управления предполагает наличие следующих факторов:

. Лицо, принимающее решение (ЛПР) - человек или группа людей, наделенных необходимыми полномочиями для принятия решения и несущих за него ответственность.

. Управляемые переменные, охватываемые проблемой ситуации, т.е. совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, которыми может управлять ЛПР.

. Неуправляемые переменные - охватываемые проблемой ситуации, которыми не может управлять ЛПР, но которыми могут управлять другие лица. В совокупности с управляемыми переменными неуправляемые переменные могут влиять на результат выбора, образуя фон проблемы или ее окружающую среду.

. Ограничения (внутренние и внешние) на значения управляемых и неуправляемых переменных, которые в совокупности определяют область допустимых решений.

. Критерий (или критерии) для оценки альтернативных вариантов решения. Критерий может быть задан количественной моделью или качественно (в терминах индивидуальных предпочтений или в терминах нечеткой логики).

. Решающее правило (или система решающих правил) - принципы и методы выбора решения, в результате применения которых получают рекомендации или рекомендуемое решение (хотя окончательный выбор остается за ЛПР).

. Альтернативы (возможные исходы), зависящие как от значений качественных или количественных управляемых и неуправляемых переменных, так и от самого выбора.

. Решение, предполагающее существование по крайней мере двух альтернатив поведения (исходов); в противном случае проблемы принятия решения не возникает ввиду отсутствия выбора.

. Возможности реализации выбранного или принятого решения. Функцию принятия решений можно рассматривать как задачу, которую (хотя и с разным содержанием) постоянно приходится решать в процессе управленческой деятельности и которая имеет следующую постановку: определить наилучший способ действий для достижения поставленных целей. Здесь под целью понимаются как видение желаемого состояния управляемой системы, так и результат правильной (в определенном смысле) управленческой деятельности. При этом имеется проблема, если желаемое состояние системы не соответствует фактическому. Проблема на своем фоне (совокупность проблемы и ситуации) представляет собой проблемную ситуацию. Для разрешения проблемной ситуации ЛПР стремится выбрать «самое хорошее», оптимальное в определенном смысле решение, надеясь, что оно сохранит это свойство и в перспективе. Если же решение принимается в условиях неопределенности (имеется избыток или недостаток информации, несколько критериев оценки альтернатив и т.п.), то имеет смысл говорить о решениях, оптимальных, которые следует искать среди неулучшаемых альтернатив.

Решение задачи называют допустимым, если оно удовлетворяет ограничениям, связывающим как управляемые, так и неуправляемые переменные. Допустимое решение называют оптимальным, если оно обеспечивает желаемый экстремум критерия выбора.

Проблемы, для которых зависимости между переменными выявлены так, что могут быть представлены числами или формализованы таким образом, что также допускают в конце концов численные оценки, определяются как структурированные (или количественно сформулированные). Проблемы, содержащие лишь название важнейших характеристик, ресурсов и признаков, количественные зависимости между которыми не определены, называют неструктурированными (качественно выраженными). Проблемы, которые содержат как качественные, так и количественные элементы, причем качественные и неопределенные аспекты проблемы имеют тенденцию усиливаться, называют слабо структурированными. Модель (описание) слабоструктурированных проблем может быть построена только на основании дополнительной информации, получаемой от человека или группы лиц, участвующих в решении такой проблемы, для компонентов которой характерны нечеткость, многовариантность и приближенный (хотя и с сохранением структуры) вид описания.

Если описание (или модель) проблемной ситуации содержит динамическую систему взаимозависимостей между большим количеством переменных большой размерности с наличием нелинейных связей между ними, а также случайных факторов, то такая проблемная ситуация определяется как сложная. Если же задача статическая, небольшой размерности, с отсутствием нелинейностей и случайных факторов, то такую задачу классифицируют как простую задачу. Заметим, что термин «сложность» относится именно к описанию проблемной ситуации, а не к природе решаемой проблемы.

Хотя задачи принятия решений сопровождают человечество с момента его зарождения, систематическое их изучение началось лишь в XX в. В последние десятилетия было ясно осознано, что проблема принятия решений междисциплинарна и требует системного подхода. Поэтому в настоящее время интенсивно разрабатываются тесно связанные между собой математическая, психологическая, организационная, информационная и другие теории принятия решений. Проблема принятия решений в управлении социальными процессами представляется настолько сложной, что наряду с использованием системного подхода требует для своего решения установления связей между идеями различных научных дисциплин, философских традиций, часто выходя за пределы науки в ее традиционном понимании и порождая элементы нового видения реальности. Следовательно, речь идет о проникновении «новой» парадигмы в управленческую теорию и практику.

Известно, что в первые десятилетия нашего века физические исследования, по словам физика, лауреата Нобелевской премии Ф Капры, «привели в соприкосновение со странной и неожиданной реальностью, поколебавшей у физиков основания их мировоззрения и заставившей их мыслить совершенно по-новому. Мир, который они наблюдали, не представлялся более машиной, состоящей из множества отдельных объектов, он был неделимым целым: сетью отношений, которые необходимым образом включали наблюдателя. Стремясь постичь природу явлений, ученые не могли не обнаружить, что их основные понятия, язык, весь способ мышления не годятся для описания открывшейся реальности». В течение последних 30 лет стали говорить о парадигмах и об их смене даже вне науки. Например, так называемая новая (или «третья») парадигма считается, порожденной первой и второй парадигмами. Охарактеризуем очень кратко каждую из них.

В основе первой парадигмы мышления лежит проектирование внешнего мира человека на его внутренний мир которое иррационально, интуитивно, бессознательно. Особую роль играют умения, навыки, ритуалы. Это мифологический образ мышления. В основе второй парадигмы - рациональный подход с линейными причинно-следственными связями. Здесь появляются изобретательство, конструирование. Сформировано представление о мире как о часовом механизме - механистическое представление мира. В процессах анализа и моделирования сложных систем появилось понятие обратной связи с акцентом на отрицательные обратные связи. В рамках второй парадигмы возникает техногенное производство («механическая жизнь»). Синтаксисом этой парадигмы является математический анализ. Моделирование процессов основывается на понятии «непрерывность», приводящем к так называемой дурной бесконечности и ряду логических парадоксов. Третья, или новая парадигма представляет собой коммуникацию первой и второй парадигм, где в основе лежит принцип равновесия между рациональным и иррациональным, сознательным и бессознательным, научным знанием и интуицией. В рамках третьей парадигмы осуществляется как бы возврат проекции внешнего мира на внутренний мир человека, а сама парадигма понимается как совокупность мыслей, восприятий и ценностей, которые создают определенное видение реальности, оказывающееся основой самоорганизации общества. В третьей парадигме используется синтаксис квантовой механики с собственными значениями и собственными функциями. Механистическая модель мира уступает место биологической с описанием сложных систем как живых. Таким образом, освоение новой («третьей») парадигмы является одной из возможностей формирования современной методологии деятельности, включающей принятие компетентных решений при интегрировании имеющегося опыта, интуиции с достижениями современной науки, накопленными за последние 40-50 лет.

При современном рациональном подходе рекомендации (или изменения типа «сверху - вниз»), казалось бы, оптимальные с рациональной точки зрения, если априори и не обречены на неудачу, то со временем превращаются в разбухшие, искаженные версии первоначальных планов, а отсутствие ясности преобразует бюрократические организации в механизмы для ухода от ответственности. Инструментами новой управленческой парадигмы могут служить «мягкие» аналитические методы, а также «мягкие» технологии принятия решений и «мягкие» управленческие технологии.

Системы управления организацией могут быть описаны по-разному. Описание системы как хорошо отлаженного механизма достаточно эффективно, но имеет ряд недостатков. При этом функционирование организации ориентировано на достижение конечной цели, а сам процесс достижения рассматривается как инструмент или как одна из возможных альтернатив. При отсутствии ясно сформулированной цели такой подход к ее достижению представляется весьма затруднительным и туманным.

Социальная система является сложной системой. Эта сложность усиливается еще и тем, что субъект управления такой системой сам включен в управляемую систему, привнося тем самым в нее еще большую непредсказуемость, неопределенность своими субъективными, эмоциональными реакциями, своими описаниями и представлениями о самой этой системе, также являющимися атрибутами управляемой системы. Другими словами, принципиальным для таких систем является наличие включенного в систему наблюдателя. Встать в позицию внешнего наблюдателя по отношению к социальной системе представляется (даже из чисто теоретических рассуждений) проблематичным. На языке «управляющий - система» это означает, что управляющий включен в систему и, управляя системой, управляет самим собой. Более того, говорить, что управляющий управляет системой, также верно, как и то, что система управляет управляющим.

Одним из наиболее важных результатов такого описания является понимание того, что управление неотделимо от системы и никакая группа управляющих не составляет изолированного блока. Каждый управляющий находится внутри системы, связан с ней сложной сетью взаимодействий и, можно сказать, что он управляет собой в структуре системы. Эта замкнутая ситуация лежит в основе многих парадоксов, включая один из древнейших парадоксов Эпименида о брадобрее, которому было приказано брить тех, кто не бреет себя сам. Проблемы не существует до тех пор, пока не возникает вопрос о том, что делать самому брадобрею. Тогда имеем неразрешимую проблему: если брадобрей будет брить себя сам, то он не должен себя брить, если же он не будет себя брить, то должен себя брить, т.е. из любой из этих посылок следует ее отрицание и, следовательно, утверждение совпадает со своим отрицанием. Аналогичен этому парадокс лжеца: житель острова говорит, что каждый, живущий на острове, - лжец. В математике известен парадокс Рассела: множество всех множеств, не содержащих себя в качестве своего элемента. Математика объясняет возникновение парадоксов непредикативностью определений, когда то, что определяется, принимает участие в собственном определении. Если наблюдатель является частью наблюдаемой им системы, а управляющий управляет собой в составе организации, то можно увидеть непредикативность и парадоксальность такой ситуации. В этом случае говорят, что имеется семантическая петля, а систему называют операционально замкнутой (или живой). Из этого тупика намечается выход: появляются новые подходы к структурированию ситуаций такого рода на основе современных математических подходов, использующих многозначные логики, нечеткие множества, фрактальные структуры, современные (формальные и неформальные) методы анализа данных и т.п. Операционально замкнутые системы занимают как бы промежуточное положение между открытыми и замкнутыми системами. С одной стороны, они могут реагировать на входной сигнал, что делает их похожими на открытые системы, с другой стороны, они - «непослушные» системы, системы с «характером», с «настроением» или, как говорят, обладают внутренним состоянием. Уместно вспомнить известный из психологии пример, когда, глядя на один и тот же рисунок, одни люди видят профили двух человеческих лиц, расположенных друг против друга, а другие - контур вазы для цветов. Простейшими формальными моделями таких систем являются нетривиальная машина У. Эшби и биологические автоматы известного советского математика М. Цетлина.

Живые системы реагируют на входящий сигнал в зависимости от своего внутреннего состояния. При этом воздействие среды на систему может порождать континуум реакций (т.е. столько реакций, сколько существует точек на прямой), так что с позиций теоретического внешнего наблюдателя такая ситуация может рассматриваться как отсутствие реакции на входящий сигнал (свойство автономии). Считается, что окружающая среда влияет на систему только как источник модуляций, вызывающих спонтанные изменения структуры внутренних связей в ограничениях, налагаемых организацией системы. Поэтому реакции системы на одинаковые, с точки зрения внешнего наблюдателя, воздействия среды могут быть совершенно различными и, вообще говоря, не являться реакциями. Это происходит не только потому, что поведение системы определяется в основном текущим состоянием структуры, невидимой внешнему наблюдателю, но и от того, что некоторый входящий сигнал, зафиксированный наблюдателем, может не восприниматься системой как входящий, и наоборот.

Операционально замкнутая система функционирует согласно двум принципам самоорганизации:

операционально замкнутая система обладает собственным поведением;

операционально замкнутая система изменяется путем естественного дрейфа.

Собственное поведение системы - это такое особое состояние системы, которое в процессе функционирования становится результатом стабилизации последовательности ее состояний. Так, если в качестве примера рассматривать процесс обсуждения государственными служащими некоторой проблемы, то собственное поведение системы можно интерпретировать как ситуацию «договоренности» или «разрешения» этой проблемы. Если рассматривать совокупность состояний системы в процессе ее функционирования как бесконечную последовательность, то можно показать, что в качестве своего предела она имеет собственное поведение системы, которое, оказывается, в соответствии с полученным математическим соотношением совпадает с самим процессом, т.е. в смысле математического равенства результат и процесс неразличимы.

Следовательно, возможен двоякий подход к процессам управления и принятия решений: акцент можно делать на формулировании и достижении конечной цели, а можно акцентировать внимание на разумной, правильной в определенном смысле организации самого процесса управления или процесса принятия решения. Первый подход, ориентированный на конечное целеполагание, находится в концепции регулярного управления, задающего основные стандарты, процедуры и правила управления. Этот подход является достаточно традиционным в теории и практике управления. Второй подход, ориентированный на правильную организацию самого процесса принятия решения и управления, больше соответствует контексту управления изменениями, или управлению в режиме реального времени. Один подход не исключает другой, они только дополняют друг друга, подобно тому, как в физике рассматривается свет и как волна, и как частица.

Эффективность использования на практике того или иного подхода зависит от содержания конкретной проблемы, которую необходимо разрешить. В различных технологиях принятия решений на разных этапах указанные подходы могут применяться как автономно друг от друга, так и переплетаться в разных комбинациях. При этом эволюция процесса представляется как дрейф от одного собственного состояния к другому собственному состоянию системы. Под естественным дрейфом понимают неустойчивое движение системы в окрестностях ее собственного поведения. Следовательно, эволюционное развитие системы можно рассматривать как движение системы по ее собственным поведениям (значениям). При этом известно, что операционально замкнутая система имеет конечное или счетное число собственных поведений. Таким образом, множество собственных поведений операционально замкнутой системы дискретно, и функционирование системы с позиции теоретического внешнего наблюдателя представляет собой последовательный дискретный переход системы из одного собственного состояния в другое собственное состояние. Такой процесс называют квантованием социальных систем.

Описание функционирования операционально замкнутой системы по своему синтаксису напоминает описание движения электрона в модели атома Н. Бора, где нахождение электрона на орбите соответствует собственному поведению системы, «скачки» с одной орбиты на другую - переходу системы из одного собственного состояния в другое собственное состояние.

Если представить среду как живую систему с самоорганизующимся поведением, становится понятным, что сама система может фактически наделять внешнее окружение собственными значениями. Это также следует из существования прогностического свойства живой системы, связанного с тем, что любое описание, если его рассматривать как реальное, имеет последствия. Или, как утверждает Дж. Сорос, «описание формирует будущее». В связи с этим на основе формирования эффективных прагматических карт участников процесса принятия решений возникает необходимость в генерации «карты будущего», в процессе которой важно не только понять настоящую и желаемую ситуацию, но и пережить некоторый опыт. Это связано с формированием ситуации и созданием условий для возможной самоорганизации системы. Суть самоорганизации заключается в том, что имеются самопорождающиеся структуры, которые порождают карты будущего так, что осуществляют взаимодействие с картой будущего.

В качестве иллюстрации того, что такое самоорганизация, можно привести следующий пример. Имеется аудитория с несколькими тысячами человек, каждый из которых держит в руках палку, одна половина которой зеленого, а другая - красного цвета. На зеленом экране изображен круг, а на нем - зеленая «пятерка» - цифра пять зеленого цвета. Лидеры предлагают сидящим в зале посмотреть на экран, а затем, подняв палку зеленым или красным концом вверх, восстановить изображение на экране (после того, как оно было с него убрано). Зал сканируют. Сначала на экране появляются красные и зеленые пятна случайных и неопределенных конфигураций, но менее чем через четыре минуты картина становится устойчивой: изображение на экране восстановлено. На этом примере видно, что хотя никто не мог даже предположить, каким образом прийти к результату и что задача в принципе решаема, но, представив будущее визуально и задав совершенно конкретно, синтаксически правильно ситуацию, люди в аудитории просто дали правильно ответ на вызов лидеров. Они это сделали без всяких инструкций, только за счет видения желаемого результата. Это пример того, как живая система с правильно заданным синтаксисом и «сформированным» желаемым результатом может породить этот результат. Порождают эти системы сначала собственные описания, которые затем становятся собственными значениями (собственными поведениями). Таким образом, результат может быть получен в ответ на вызов с видением результата, с верой и желанием его достичь, с обращением на него внимания других: нужна ясная структура, чтобы выйти на прагматические собственные значения.

Суть «новой парадигмы» состоит в определенном отходе от управленческого рационализма, от изначального убеждения, что успех организации определяется прежде всего рационализацией процессов в ней. Организации необходимо заботиться об адаптивности своих внутренних систем, извлекать максимум выгоды из имеющихся возможностей. В этом случае организационные механизмы приспосабливаются к выявлению новых проблем и выработке новых решений больше, чем к контролю уже принятых ранее. Маневр в распределении ресурсов ценится выше, чем пунктуальность в их расходовании. Организация, агрессивно действующая в своей среде, новаторская в научно-техническом отношении, ориентированная на качество, а не на количество, адаптивная по внутреннему строению своих систем, все в большей степени зависит от человеческого фактора, который неотделим от компетенции, эффекта команды, развертывания систем стратегического управления.

Как отмечено выше, автономная система реагирует на управляющие толчки непредсказуемым образом. Известно также, что результат человеческого действия лишь частично соответствует намерениям и расчету. Типичными примерами ограниченной управляемости социальных систем служат переговоры, обсуждение проблемы, поиск решений группой экспертов. Здесь никто не контролирует ситуацию целиком, скорее сам процесс управляет участниками.

Как говорил всемирно известный английский ученый Ст. Вир: «Управление системой есть способность общаться с ней, понимать ее внутренний язык и уметь пользоваться им, будучи компетентным собеседником». Другими словами, надо стремиться, чтобы синтаксис анализа, описания системы и управления ею соответствовали синтаксису функционирования самой системы. Именно это имеют в виду, говоря об экологичности управления. В связи с последним замечанием в рамках современных аналитических технологий, технологий принятия решений и управления социальными системами, связанными со сменой парадигмы, появляется так называемый экологичный подход к проблеме: от экологии мышления к экологии управления с требованием экологичности каждого описания.

Заметим, что описание системы как открытой или операционально замкнутой порождено наблюдателем. Эти описания не противоречат и не исключают друг друга: каждое из них имеет свою область эффективности. Однако ясно, что такие системы, как экологическая, социальная, геополитическая и другие, могут быть в соответствии с их организацией представлены как операционально замкнутые.

Инструментами анализа и принятия решений в рамках новой парадигмы могут служить методология «мягких» систем, мета-модель, модели «точности», системной технологии вмешательства, организационного развития и другие, а также новые технологии анализа информации, работающие в «мягком» контексте. Это означает, что наряду с применением современного формального (математического) аппарата в управленческих и аналитических исследованиях, а также в самом процессе принятия управленческих решений целесообразно использовать как ресурс профессиональный опыт и интуицию субъектов управления.

Способность получать качественную информацию, представлять ее в полезном виде и эффективно действовать на этой основе - один из самых ценных навыков в управлении социальными процессами. Это особенно важно в условиях динамичного хаотического формирования общественных отношений, когда проведение анализа социальных систем только с помощью формального аппарата не представляется целесообразным и даже возможным. В этих условиях имеет место отход от рациональных методов анализа и механистического описания системы и переход к описанию организации как живой, с «мягкими» и неформальными подходами к ее анализу, принятию решений и управлению такой системой.

1.3 Контроль за исполнением управленческих решений

Контроль - это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Осуществлять контроль - это значит, с одной стороны, устанавливать стандарты, измерять фактически достигнутые результаты и их отклонения от установленных стандартов; с другой - отслеживать ход выполнения принятых управленческих решений и оценивать достигнутые результаты в ходе их выполнения.

Именно результаты контроля становятся основанием для руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

Контроль исполнения управленческих решений обусловлен множеством причин.

Основная причина необходимости контроля - неопределенность, которая, будучи неотъемлемым элементом будущего, присуща любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Существуют следующие факторы неопределенности:

временной интервал между принятием и реализацией решения -между прогнозировавшимся развитием ситуации при принятии управленческого решения и реальным развитием ситуации принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда неполна;

персонал организации. Исполнители принятых решений - люди, а не машины. Отклонения возможны в ходе выполнения принятых решений и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть, его может переманить конкурент и т.д. Насколько удачна модель и эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения. Поэтому при осуществлении контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуации. Отсутствие эффективной обратной связи стало причиной краха многих крупных и мелких организаций.

Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Это справедливо и для решений, содержащих элемент риска.

Система контроля позволяет выявить те положительные аспекты и сильные стороны, которые определились при осуществлении ее деятельности. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, менеджер может быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей системы контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция управления, неприятная, однако, для работников предприятия.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль - это фундаментальный элемент процесса управления.

Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они - неотъемлемая часть общей системы контроля в данной организации. Все виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. 

Рассмотрим три вида контроля за исполнением управленческих решений:

предварительный контроль;

текущий контроль;

заключительный контроль.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Некоторые наиболее важные виды контроля в организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации.

Основное средство осуществления предварительного контроля - реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении.

Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, какие знания и навыки нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно;

предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита (подробнее см. в главе, посвященной методам принятия управленческих решений);

предварительный контроль в области финансовых ресурсов. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов - бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет - механизм предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - подчиненные сотрудники, а сам он традиционно прерогатива их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это обмен данными о полученных результатах. Простейший пример обратной связи - сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.

Системы обратной связи позволяют руководству выявить наличие непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам. Все системы с обратной связью характеризуются:

наличием цели;

использованием внешних ресурсов;

преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования;

отслеживанием значительных отклонений от намеченных целей;

корректировкой этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с ситуационными факторами внутри организации. Внешние факторы - все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление далеко выходит за рамки простого стремления обеспечить статус-кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и совершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

Заключительный контроль - фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем;

способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рис.1):

установление плановых величин и критериев;

сопоставление с ними реальных результатов;

принятие необходимых корректирующих действий.

Рис. 1. Этапы контроля

Разносторонний характер и множество форм присущи контролю. Как говорилось, контроль - одна из важнейших стадий при исполнении управленческого решения. В государственном и муниципальном управлении контроль направлен прежде всего на соблюдение законности и дисциплины. Каждый руководитель организации обязан с этой точки зрения осуществлять контроль за деятельностью подчиненных, на него возложен внутренний контроль. Он повседневно проверяет явку на работу, соблюдение трудового режима, осуществляет промежуточный контроль выполнения задания, заслушивая информацию подчиненных, их отчеты и доклады. Руководитель может проверить выполнение задания с выездом на место, в беседе с руководителями и работниками того объекта, деятельность которого он поручил проверить государственному служащему. Контроль может осуществляться путем проведения совещаний и обсуждения на них решаемой проблемы.

В сфере государственного и муниципального управления осуществляется также внешний контроль. Он имеет разные формы: со стороны вышестоящих органов, со стороны специализированных органов государственного контроля, со стороны населения, общественных объединений, граждан. Парламент, например, может создать следственную комиссию для расследования деятельности определенного органа или учреждения. Его счетная палата проверяет исполнение государственного бюджета в отдельных учреждениях. Почти в каждом министерстве и ведомстве в России есть отдел, иное подразделение, осуществляющее от имени ведомства контрольные полномочия в отношении подчиненных структур.

Существуют также специализированные органы функционального контроля, действующие в определенной сфере. В России это, в частности, федеральные надзоры.

По результатам внутреннего и внешнего контроля делаются соответствующие выводы, позитивные и негативные. Нередко такие выводы делаются в отношении конкретных руководителей и государственных служащих (поощрение за добросовестный труд, взыскание за плохую работу и др.).

Учет и контроль - предпосылка для аналитических выводов о состоянии дела, о деятельности конкретных государственных служащих. Такой анализ должен быть всесторонним и глубоким. Нельзя делать умозаключения на основе какого-то одного факта, ибо почти всегда факту может быть противопоставлен контрфакт. Необходимо учитывать совокупность фактов и внешних обстоятельств, например, внешние помехи, которые воспрепятствовали точному выполнению задания и которые было невозможно преодолеть. Результатом анализа является определенное умозаключение, в соответствии с которым принимается управленческое (основное или промежуточное) решение. Оно порождает новый цикл управленческого процесса.

2. Контроль за исполнением решений на примере Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

.1 Характеристика Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

Администрация Тракторозаводского района в городе (далее - администрация района) является территориальным органом Администрации города Челябинска (далее - Администрация города), осуществляющим исполнительно-распорядительные и контрольные функции на территории района в городе.

Расположена по адресу: 454007, г.Челябинск, ул.Горького, д.10

Глава администрации: Горбунов Владимир Александрович.

Границы территории, на которой действует администрация района, устанавливаются нормативным правовым актом, принимаемым Челябинской городской Думой (далее - городской Думой).

Администрация района в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Челябинской области, Уставом города Челябинска, правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска, настоящим Положением.

Администрация района является юридическим лицом со дня внесения соответствующей записи в единый государственный реестр юридический лиц, имеет печать с изображением герба города Челябинска, штампы, бланки установленного образца со своим наименованием.

Администрация района может быть истцом и ответчиком в суде по вопросам своей компетенции.

Администрацию района возглавляет глава администрации района, который назначается на должность и освобождается от должности Главой города Челябинска (далее - Глава города).

Структура, штатная численность администрации района утверждаются Главой города по представлению главы администрации района.

Штат администрации района составляют муниципальные должности муниципальной службы, а также должности, не отнесенные к муниципальным должностям муниципальной службы, и обслуживающий персонал.

Муниципальными служащими администрации района являются лица, замещающие муниципальные должности муниципальной службы, установленные решением городской Думы в соответствии с Законом Челябинской области «О реестре муниципальных должностей муниципальной службы».

Администрация района в своей деятельности подотчетна Главе города.

Взаимоотношения администрации района с организациями строятся на основе норм действующего законодательства.

Правовые акты, издаваемые главой администрации района в пределах переданных полномочий, обязательны для исполнения всеми находящимися на территории района организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, общественными объединениями, должностными лицами и гражданами

Администрация района в городе, являясь структурным подразделением (органом управления) Администрации города, осуществляет от ее имени следующие полномочия:

. представляет на территории района интересы Администрации города в отношениях с организациями, независимо от их организационно-правовой формы, гражданами;

. вносит предложения Главе города, заместителям Главы города, отраслевым органам Администрации города по вопросам, находящимся в их компетенции;

. организует прием населения и работу с предложениями, заявлениями, жалобами граждан в соответствии с действующим законодательством;

. координирует на территории района деятельность уполномоченных органов по:

спасению, охране жизни граждан, защите их здоровья и прав, сохранению материальных ценностей, поддержанию порядка в случае стихийных бедствий, экологических катастроф, эпидемий, пожаров, массовых нарушений общественного порядка, защите населения и территории района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

предупреждению, выявлению и пресечению террористической деятельности;

охране общественного порядка;

профилактике правонарушений;

мобилизационной подготовке;

подготовке объектов жилищно-коммунальной сферы к работе в зимних условиях;

исполнению законодательства о воинской обязанности, социальной защите населения, об образовании, об оказании медицинской помощи населению, охране окружающей среды, о заключении актов гражданского состояния;

. организует и обеспечивает работу районных и межведомственных комиссий, в том числе комиссии по согласованию переустройства и перепланировки жилых и нежилых помещений в жилых домах;

. проводит юридическую экспертизу гражданско-правовых договоров, заключаемых муниципальными предприятиями и учреждениями, действующими на территории района;

. осуществляет учет:

избирателей (участников референдума), зарегистрированных на территории района;

органов территориального общественного самоуправления;

граждан, нуждающихся в жилых помещениях по договорам социального найма, в том числе имеющих право на обеспечение жильем за счет средств федерального бюджета;

предприятий, организаций, объектов потребительского рынка, действующих на территории района;

. принимает меры к выявлению, постановке на учет бесхозяйного недвижимого имущества для дальнейшего решения вопроса о принятии его в муниципальную собственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством;

. участвует в разработке и реализации планов, программ социально-экономического развития города, городских, отраслевых целевых программ;

. разрабатывает и вносит на рассмотрение городской Думы предложения в городскую целевую программу «Развитие районов в городе Челябинске»;

. организует участие предприятий, организаций, независимо от их организационно-правовой формы, в социально-экономическом развитии района;

. содействует уполномоченным государственным и муниципальным органам:

в проведении гигиенических и санитарно-эпидемиологических мероприятий на территории района;

в осуществлении контроля соблюдения земельного и природоохранного законодательства;

в сносе незаконно возведенных строений и освобождении самовольно занятых территорий;

. принимает решения о признании граждан малоимущими с целью дальнейшей постановки их на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма в муниципальном жилищном фонде, а также нуждающихся в жилых помещениях в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Челябинска;

. принимает решения по заявлениям граждан:

о снижении брачного возраста, в соответствии с пунктом 2 статьи 13 Семейного кодекса Российской Федерации;

о согласовании отчуждения жилого помещения, в котором проживают находящиеся под опекой или попечительством члены семьи собственника данного жилого помещения, либо оставшиеся без родительского попечения несовершеннолетние члены семьи собственника, в соответствии со статьей 292 Гражданского кодекса РФ;

об установлении опеки и попечительства над совершеннолетними, оставшимися без родительского попечения, лицами, признанными в установленном порядке недееспособными либо ограниченно дееспособными;

. принимает решения и осуществляет подготовку документов на заселение жилых помещений муниципального жилищного фонда, расположенного на территории района, в соответствии с действующим законодательством;

. координирует деятельность диспетчерских служб района, муниципальных предприятий, учреждений, действующих на территории района, по вопросам жизнеобеспечения населения;

. оказывает содействие в формировании товариществ собственников жилья и осуществлении их деятельности на территории района, в организации управляющих компаний в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;

. обеспечивает исполнение на территории района законодательства о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований;

. производит уведомительную регистрацию: коллективных договоров, заключаемых работодателями с работниками; трудовых договоров, заключаемых предпринимателями с физическими лицами;

. содействует развитию предпринимательской деятельности и становлению малого бизнеса на территории района, созданию дополнительных рабочих мест, оказывает информационно-консультационные услуги субъектам малого бизнеса;

. содействует исполнению на территории района законодательства в сфере потребительского рынка и защиты прав потребителей, вносит предложения в Администрацию города по совершенствованию и упорядочению стационарной, уличной торговли, деятельности рынков и ярмарок, предприятий общественного питания и бытового обслуживания с учетом потребностей населения района;

. осуществляет аттестацию предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания, расположенных на территории района;

. организует торговое обслуживание массовых мероприятий, проводимых на территории района, питание в столовых по обслуживанию малоимущих слоев населения;

. взаимодействует с культурно-национальными центрами по вопросам сохранения и развития национальных традиций;

. участвует в комиссиях по выбору подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда, расположенного на территории района;

. вносит в Администрацию города предложения по расторжению договоров на осуществление функций подрядчика и заказчика по обслуживанию жилищного фонда, расположенного на территории района;

. содействует обеспечению трудоустройства и занятости молодежи;

. вносит предложения в Администрацию города по развитию сети муниципальных учреждений культуры, укреплению их материальной технической базы;

. взаимодействует с ветеранскими организациями по вопросам патриотического воспитания подрастающего поколения;

. проводит работу по пропаганде занятий физической культурой и спортом, формированию здорового образа жизни среди жителей района;

. взаимодействует с учреждениями спорта, федерациями по видам спорта, расположенными на территории района;

. осуществляет контроль деятельности служб гражданской обороны в районе, оказывает содействие уполномоченным органам в организации и проведении комплексных учений, тренировок, командно-штабных учений;

. организует контроль противопожарной безопасности в муниципальных организациях, расположенных на территории района;

. обеспечивает работу по формированию списков присяжных заседателей в соответствии с действующим законодательством;

. оказывает содействие общественным организациям и объединениям в их деятельности на территории района, в реализации права граждан на территориальное общественное самоуправление;

. вносит предложения Главе города по определению границ территорий, в которых осуществляется территориальное общественное самоуправление, координирует деятельность органов территориально-общественного самоуправления;

. участвует в конкурсных комиссиях по застройке микрорайонов, отдельных земельных участков, в комиссиях по утверждению градостроительных планов;

. определяет границы санитарной уборки территорий и их закрепление за организациями, предприятиями, учреждениями, владельцами, балансодержателями, арендаторами, организациями, эксплуатирующими жилые дома и офисные здания, заказчиками строительных объектов, на которых они дислоцируются, составление и согласование карт-схем уборки;

. организует и контролирует проведение субботников по санитарной очистке территории района;

.согласовывает:

перевод жилых помещений в нежилые и нежилых помещений в жилые;

титульные списки муниципальных предприятий на проведение капитальных ремонтов, планы благоустроительных работ, финансируемых за счет средств городского бюджета;

открытие досуговых и развлекательных учреждений на территории района;

строительство объектов на территории района;

. выдает нанимателю жилого помещения по договору социального найма разрешение на обмен занимаемого жилого помещения;

. выдает нанимателю жилого помещения по договору социального найма разрешение на передачу всего жилого помещения или его части в поднаем.

Администрация района для осуществления своих полномочий наделяется необходимым муниципальным имуществом и финансовыми ресурсами.

Имущество закрепляется за администрацией района в соответствии с договором, заключаемым с Комитетом по управлению имуществом и земельным отношениям г. Челябинска.

Администрация района владеет, пользуется закрепленным за ней муниципальным имуществом и с согласия Комитета по управлению имуществом и земельным отношениям Администрации города Челябинска производит списание, обмен, передачу имущества, приобретенного за счет бюджетных средств.

Финансовые ресурсы администрации района составляют бюджетные средства, направляемые ей в соответствии с решением городской Думы о бюджете на соответствующий год на основании бюджетной росписи, а также выделяемые на реализацию мероприятий городской целевой программы «Развитие районов в городе Челябинске».

Финансовые ресурсы администрации района используются исключительно для выполнения переданных полномочий.

Администрация района отвечает по своим обязательствам находящимися в ее распоряжении денежными средствами.

Принятие администрацией района на себя гражданско-правовых обязательств, превышающих суммы средств, выделенных администрации района по бюджетной росписи, не допускается.

В структуру администрации района входит несколько отделов, которые в своей деятельности руководствуются: Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Челябинской области, Уставом города Челябинска, Положением об администрации района в городе Челябинске, правовыми актами Челябинской городской Думы, Главы города Челябинска, Регламентом администрации района и Положением Об Администрации района в городе Челябинске.

Линейно-функциональная структура управления представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Ее основу составляют так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. По каждой из них формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу.

Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная прежде всего на достижение высоких показателей каждой службы. За конечный результат в целом отвечает линейный руководитель (руководитель организации), задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение. Поэтому он много усилий тратит на координацию и принятие решений по продукции и рынкам. Высокие затраты на эту структуру могут компенсироваться за счет повышения экономических результатов.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления на практике усугубляются за счет таких условий хозяйствования, при которых: допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений; превышаются нормы управляемости, особенно у директоров и их заместителей; формируются нерациональные информационные потоки; чрезмерно централизуется оперативное управление производством; не учитывается специфика работы различных подразделений; отсутствуют необходимые при этом типе структуры нормативные и регламентирующие документы.

Руководство администрацией района осуществляет глава администрации района.

Глава администрации района действует от имени администрации района без доверенности.

Глава администрации района несет персональную ответственность за выполнение полномочий, возложенных на администрацию района, и подотчетен в своей деятельности Главе города.

Глава администрации района обеспечивает межотраслевое взаимодействие на территории района, осуществляет контроль исполнения отраслевыми органами Администрации города, муниципальными предприятиями и учреждениями полномочий по обеспечению жизнедеятельности населения.

Глава администрации района:

. организует работу администрации района, представляет ее в органах государственной власти и местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от их формы собственности;

. является распорядителем бюджетных средств, выделяемых администрации района на реализацию переданных полномочий, несет персональную ответственность за их целевое использование;

. определяет функции и полномочия своих заместителей, утверждает функции, структуру подразделений администрации района, штатное расписание, положения, должностные инструкции работников;

. в установленном порядке назначает и освобождает от должности работников администрации, поощряет и привлекает их к дисциплинарной ответственности;

. издает приказы и распоряжения по вопросам своей компетенции;

. заключает трудовые договоры;

. вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города, его заместителей проекты правовых актов по вопросам своей компетенции;

. заключает от имени администрации района договоры и соглашения в пределах предоставленных полномочий.

Заместители главы администрации района назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации района по согласованию с Главой города.

В составе администрации района создаются управления, отделы в соответствии со структурой, утвержденной Главой города.

Руководители управлений, отделов администрации района назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации района по согласованию с руководителем соответствующего отраслевого (функционального) структурного подразделения Администрации города.

Структура управлений, отделов администрации района, их функции и полномочия определяются положениями о соответствующих подразделениях, утверждаемыми главой администрации района.

Для работы с отдаленными территориями в структуре администрации района могут создаваться соответствующие структурные подразделения.

Организационно-технические и процедурные требования к деятельности подразделений администрации района определяются регламентом Администрации города и регламентом администрации района, утверждаемым главой администрации района.

В случаях временного отсутствия главы администрации района (отпуск, командировка, болезнь и др.) его обязанности возлагаются на одного из заместителей главы администрации района.

Для выполнения полномочий глава администрации района может создавать временные и постоянно действующие комиссии, рабочие группы.

2.2 Организация контроля за исполнением решений в администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

Организацию контроля исполнения управленческих решений можно провести на основе документов администрации. Целью контроля за исполнение решений в Администрации Тракторозаводского района является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

На контроль в Администрации берутся:

законы Российской Федерации;

постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

поручения полномочного представителя Президента Российской в Уральском федеральном округе;

законы Челябинской области;

постановления, распоряжения, поручения губернатора Челябинской области;

постановления администрации Челябинской области;

поручения вице-губернаторов области и протоколов совещаний, проводимых вице-губернаторами области;

обращения депутатов Государственной Думы и областной Думы;

письма-запросы и письма-поручения вышестоящих органов исполнительной власти;

письма органов исполнительной власти области, местного самоуправления, предприятий и организаций;

постановления, распоряжения, поручения Главы администрации;

критические выступления средств массовой информации по вопросам деятельности Администрации по указанию Главы администрации или лица его замещающего;

протесты и представления прокурора района;

другие документы по указанию Главы администрации.

Непосредственное ведение контроля и организация исполнения документов осуществляется заместителями главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений Администрации.

Контроль осуществляется:

за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;

за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями;

за исполнением документов, направленных в подведомственные организации, конкретным должностным лицам;

за рассмотрением и получением ответов на письма, направленные в вышестоящие органы.

Осуществляются проверки по исполнению документов, обобщается опыт работы по организации контроля за исполнением документов в структурных подразделениях Администрации.

Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций Главы администрации (исполняющим обязанности Главы администрации на период его отсутствия) осуществляет общий отдел.

Общим отделом осуществляется контроль:

за своевременной передачей документов исполнителям, если Глава администрации поставил их на контроль;

за соблюдением сроков рассмотрения входящих документов;

за своевременным прохождением и возвратом исполнителями всех документов с отметкой об исполнении в общий отдел;

за своевременным ознакомлением с документами должностных лиц, указанных в резолюции;

за исполнением поручений Главы администрации, данных по итогам встреч с населением, общественностью, представителями партий и движений, письменных и устных обращений граждан;

за исполнением поручений, данных Главой администрации во время командировок, содержащихся в протоколах совещаний у Главы администрации и аппаратных совещаний.

Общий отдел Администрации:

ежемесячно отдел представляет Главе администрации, заместителям главы администрации перечень не исполненных и не возвращенных исполнителями документов для принятия соответствующих мер;

обеспечивает получение от исполнителей информации о ходе выполнения поставленных на контроль документов или отдельных его пунктов;

направляет ежемесячно заместителям главы администрации перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на первое число месяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала, года;

вносит предложения об ответственности муниципальных служащих за несвоевременное исполнение поставленных на контроль документов;

составляет ежемесячно справки-информации с анализом о состоянии контроля и проверки исполнения в Администрации, структурных подразделениях и докладывает Главе администрации. По итогам квартала, полугодия и года подготавливает подробный отчет о состоянии работы по контролю и исполнению в Администрации;

в соответствии с полномочиями, поручениями Главы администрации, планами работы Администрации проводит проверки организации исполнения решений вышестоящих органов исполнительной власти и Решений Главы администрации по наиболее важным вопросам и представляет информацию о результатах проверок Главе администрации.

Юридическим отделом Администрации осуществляется контроль:

за своевременным ознакомлением работников Администрации, заинтересованных лиц с резолюциями Главы администрации к правовым актам федеральных органов государственной власти;

за соответствием проектов правовых актов Главы администрации Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, законам Челябинской области, постановлениям губернатора и администрации Челябинской области.

за рассмотрением протестов и представлений прокуратуры.

Контроль выполнения секретных документов и содержащихся в них поручений осуществляют специалисты отдела по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются Главой администрации, заместителями главы администрации, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) Главы администрации.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов управления:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе - в указанный в поручении срок либо в месячный срок со дня подписания;

запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ не позднее 15 дней, депутатов областной Думы, в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок;

письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций к указанному в письме сроку или установленному Главой администрации;

обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации согласно указанному в них сроку;

экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области до 20 дней;

телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения до двух дней, остальные в течение 10 дней;

протоколы совещаний согласно установленному в них сроку;

исходящие инициативные письма Главы администрации, Администрации по основным вопросам деятельности согласно установленному в них сроку;

критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати до 15 дней;

заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки не более 15 дней;

поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-х дневный срок, остальные в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания;

письма предприятий, организаций, учреждений, органов местного самоуправления до 10 дней;

протокол разногласий: составление и направление до 10 дней, рассмотрение до 20 дней.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации).

Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к Главе администрации, заместителю главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Поступившие в Администрацию федеральные законы, постановления Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения губернатора Челябинской области, администрации Челябинской области, иных органов исполнительной власти области, регистрирует общий отдел. После регистрации их в тот же день специалист приемной передает Главе администрации.

На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, обращения, запросы депутатов Областной Думы, постановления, распоряжения губернатора и администрации Челябинской области, иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Челябинской области, в случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле «К» и исполнителе.

Отметка об особом контроле «ОК» проставляется на тех документах и контрольных карточках, в которых определен срок представления информации (справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы.

Общий отдел знакомит заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений Администрации с правовыми актами Правительства Российской Федерации, документами органов исполнительной власти Челябинской области, поступившими в Администрацию, в части касающейся, в том числе с поставленными Главой администрации на «особый контроль» («ОК»), передает их исполнителям, если заместитель главы администрации, руководитель структурного подразделения определили конкретного исполнителя.

В том случае, когда в резолюции Главы администрации указано о необходимости подготовки по данным документам проекта постановления или распоряжения, исполнитель обязан в установленный срок представить соответствующие материалы заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы администрации.

Резолюция Главы администрации типа «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства» позволяет заместителям главы администрации определять конкретных исполнителей и меры по исполнению документа. Общий отдел должен в двухдневный срок ознакомить указанных конкретных должностных лиц и сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.

Контроль исполнения правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию, подготовку по ним необходимых материалов (проектов постановлений, распоряжений, подготовку информации) осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководители структурных подразделений Администрации.

Общий отдел ведет учет поставленных на контроль правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию по заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов, а также представление информации, докладных записок, справок, направляемых Администрацией в вышестоящие органы.

Поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области, содержащиеся в их решениях, считаются исполненными после принятия, со ссылкой на соответствующий документ, постановления или распоряжения Главы администрации.

На контрольной карточке специалист общего отдела делает запись (номер и дату принятого документа). Контрольная карточка хранится в общем отделе постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тракторозаводского района.

Вопрос о контроле исполнения постановлений и распоряжений (далее-Решений) Главы администрации определяется в момент подготовки проекта Решения. В тексте проекта делается об этом запись, устанавливаются сроки исполнения и исполнители. Данный проект Решения обязательно согласовывается с общим отделом.

Если Решение принимается по вопросу, по которому уже ранее были приняты решения, то в тексте проекта делается запись о снятии с контроля Решения Главы администрации с указанием номера, даты и наименования, или представляется подробная справка о ходе выполнения Решения за подписью руководителя структурного подразделения Администрации, на которой заместитель главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) должен сделать запись «В дело» или «С контроля снять».

На каждое Решение Главы администрации, взятое на контроль, общий отдел заводит папку (паспорт), где хранятся все материалы по его исполнению. Контроль сроков и качества исполнения решений Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей). Они же совместно с курируемыми структурными подразделениями готовят материалы для снятия Решения с контроля.

После принятия решения по наиболее важным вопросам социально-экономической жизни района, заместителями главы администрации, соответствующими руководителями структурных подразделений Администрации в 10-ти дневный срок разрабатывается план мероприятий по контролю за его выполнением с указанием сроков исполнения и исполнителей. Этот план утверждается Главой администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

Заместители главы администрации систематически осуществляют контроль и проверку исполнения в структурных подразделений Администрации, организациях взятых на контроль Решений Главы администрации и обеспечивают представление Главе администрации, общему отделу информации о ходе выполнения контролируемых документов.

Исполнение поручений Главы администрации, поручений, содержащихся в Решениях Главы администрации с формулировками: «представить» «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект постановления (распоряжения) Главы администрации», контролируется соответствующими подразделениями Администрации. Эти поручения также берутся на учет общим отделом.

Поручения считаются исполненными, если материалы или проекты указанных документов не возвращены на доработку и по ним подготовлены и подписаны соответствующие письма или Решения. В этом случае общий отдел снимает поручение с контроля, сделав отметку о дате и номере принятого или отправленного документа.

Контроль выполнения Решений Главы администрации осуществляется путем проверок на местах, получения справок и других информационных материалов, рассмотрения хода выполнения решений или отдельных пунктов протоколов совещаний у Главы администрации, на заседаниях Администрации, совещаниях у заместителей главы администрации.

О результатах выполнения Решения или его отдельных пунктов руководители структурных подразделений Администрации в указанные сроки информируют заместителей главы администрации, осуществляющих контроль за исполнением Решения Главы администрации, которые передают ее затем в общий отдел с резолюцией о снятии с контроля или продлении контрольных сроков.

На документах, снятых с контроля, делается отметка «В дело» или «С контроля снять», дата, подпись Главы администрации, заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Копии снятых с контроля Решений Главы администрации вместе со всеми справками об исполнении сдаются специалистами Администрации в архивный отдел, где они хранятся 5 лет, затем уничтожаются.

Служебные письма, поступившие на имя Главы администрации, специалист общего отдела регистрирует и передает Главе администрации на рассмотрение.

После получения резолюции (указания) об исполнении документа, который Глава администрации поставил на контроль, специалист общего отдела оформляет на данный документ контрольную карточку, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в общем отделе, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым или помечается словом «созыв», которому передается подлинник документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение двух дней) всех исполнителей с документом, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается Главе администрации.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Контроль исполнения документов в установленный срок осуществляют специалисты общего отдела, которые ежемесячно сообщают Главе администрации о ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные сроки поручений (указаний) Главы администрации.

Общий отдел ведет учет взятых на контроль документов по исполнителям, срокам исполнения, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего месяца, представляет Главе администрации сводку о ходе выполнения документов, поставленных на контроль.

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции на документе Главой администрации указано «Прошу внести предложения», «Об исполнении информировать» - эти документы по докладу заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) снимаются с контроля Главой администрации.

Документ (подлинник) подлежит возврату в общий отдел со справкой об исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) Главы администрации о снятии с контроля или отметкой «В дело».

Документы, снятые с контроля Главой администрации, информации, направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в общий отдел, считаются не исполненными.

Контроль исполнения поручений, записанных в протоколах совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области и Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Секретариат совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском округе, губернатора Челябинской области для ведения протокола формирует общий отдел. В секретариат совещаний могут входить специалисты структурных подразделений Администрации в соответствии с вопросами повестки дня совещаний.

управленческий решение муниципальный администрация

3. Разработка предложений по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений, принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г.Челябинска

.1 Внедрение автоматизированной системы контроля за исполнением управленческих решений принимаемых в Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска

Система контроля исполнения документов, в которых содержатся государственно-управленческие решения, может включать: автоматизированный учет, проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений, выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др. Цель такого контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах.

Автоматизация документооборота учреждения позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).

Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

- после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

- система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сравним некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. (приложение 2)

Из таблицы видно, что для Администрации Тракторозаводского района подходит Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

быстрый поиск документов;

отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

удобная работа над проектами документов;

получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

3.2 Анализ эффективность предложенных мероприятий по решению проблем в системе контроля за исполнением управленческих решений

Эффективность управленческих решений государства в немалой степени зависит от правильного использования всего многообразия их видов и формального выражения. Оптимальное сочетание различных видов решений и соответствующих им форм способствует лучшей организации государственной власти, совершенствованию ее управленческих связей в воздействии на внешнюю среду. Практическую ценность содержания деятельности госорганов составляют принимаемые и исполняемые ими решения в целях реализации функций государственного управления. Организационной формой их является аппарат, госорганы; госадминистрация юридически оформлена преимущественно административным правом.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

около 15% всех документов безвозвратно теряется;

до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Программный продукт «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами.

Рассмотрим преимущества автоматизированной технологии делопроизводства (таблица 1).

Таблица 1. Сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля

Внедрение системы «ДЕЛО» предоставляет преимущества для работы всем категориям должностных лиц организации:

руководителям - повышение оперативности принятия решений и эффективные средства контроля за исполнением поручений;

помощникам руководителей и секретарям-референтам - эффективный инструмент для качественного информационного и документационного обеспечения руководства;

служба документационного обеспечения управления - профессиональное решение для ведения, «бумажного», смешанного или электронного документооборота;

исполнители - простые и удобные средства для работы с документами в ежедневной деятельности;

ИТ-специалисты - удобство и простота настройки и администрирования системы, возможность интеграции с различными бизнес-приложениями.

Затраты на установку предложенной системы составят 36 тыс. руб., затраты на обслуживание 2,5 тыс.руб. в год.

Таким образом, введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

Заключение

Установление правового государства в федеративной России предполагает обеспечение беспрепятственного прохождения управленческих решений и надежную обратную связь по всей вертикали - от федерального центра до органов местного самоуправления.

Одним из важнейших элементов процесса управления муниципальным образованием, с помощью которого обеспечивается взаимодействие управляемых и управляющих, является принятие и исполнение решений. Управленческое решение составляет главное средство управляющего воздействия, с помощью которого обеспечивается нормальное функционирование управляемых систем.

Государственно-управленческое решение - осознанно сделанный субъектом государственного управления выбор целенаправленного воздействия на социальную действительность, выраженный в официальной форме. Между тем существует более широкое понятие государственного решения, - это властная воля государства, которая приобретает официально выраженную форму, будучи закрепленной в существующих государственных актах, издаваемых государственным органом либо должностным лицом в соответствии со своей компетенцией и в пределах предоставленных полномочий.

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

В государственных органах, районного значения, принимается ежегодно несколько тысяч управленческих решений, как текущего оперативного, так и перспективного, нормативного и стратегического значения. Должностные лица отводят исключительно много времени разработке и реализации управленческих решений.

Анализ контроля за исполнением решений был проведен на примере Администрации Тракторозаводского района г. Челябинска. Администрация Тракторозаводского района в городе является территориальным органом Администрации города Челябинска, осуществляющим исполнительно-распорядительные и контрольные функции на территории района в городе.

Целью контроля за исполнение решений в Администрации Тракторозаводского района является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние служебные документы.

Для более эффективного осуществления контроля над исполнением решений были даны рекомендации по внедрению автоматизированной системы контроля. Для Администрации Тракторозаводского района была выбрана Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Введение предложенной системы автоматизированного контроля за исполнение управленческих решений позволит сократить до 30% рабочего времени сотрудников, в результате возможно сокращение штата сотрудников общего отдела и архивного отдела, что снизит затраты на оплату труда. Увеличится эффективность работы, так как сократится потеря документов на 15%. Так же будут сокращены затраты на расходные материалы.

Список литературы

1.          Алехин Э.В. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. Пенза: Пенз. гoс. ун-т, 2007. 170 c.

2.       Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Управленческие решения в экономических системах: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2009. 480 с.

.        Бабич А.М., Павлова Л.Н. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 264 с.

.        Бабун Р.В., Муллагалеева З.З. Вопросы муниципальной экономики: Учебное пособие. М.: Мoск. обществ. науч. фонд, 2009. 143 с.

.        Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин И.Б.Управленческие решения: Учебник. М.: «Дашков и К», 2008. 496 с.

.        Башкатова Ю.И.. Управленческие решения: Учебник. М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2007. 89 с.

.        Белокрылова О.С., Киселева Н.Н., Хубулова В.В. Региональная экономика и управление: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 240 с.

.        Бирман Л.А.; Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: Дело, 2008. 208 с.

.        Бункина М.К Национальная экономика: Учебник для вузов. М.: Палеотип, 2008. 488 с.

.        Бутов В.И., Игнатов В.Г., Кетова Н.П. Основы региональной экономики. Учебное пособие. М.: МарТ, 2007. 448 с.

.        Бушуева И.В., Шумаев В.А., Платонова Н.А. Государственное регулирование национальной экономики: Учебное пособие. М.: Альфа М, 2008. 653 с.

.        Васильев А.А. Муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

.        Видяпин В.И., Степанов М.В. Региональная экономика. Основной курс: Учебник. М.: Инфра-М, 2009. 686 с.

.        Воронин А.Г. Муниципальное хозяйство и управление: проблемы теории и практики: Учебное пособие. М.: Финансы и статистика, 2008. 198 с.

.        Гапоненко Т.В. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Феникс, 2008. 284 с.

.        Глазунова Н.И. Государственное администрирование: Учебное пособие. М.: Проспект, 2008. 560 с.

.        Глазунова Н.И. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: ТК Велби, 2007. 246 с.

.        Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2008. №9. С. 45-73.

.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 3

.        Граждан В.Д. Государственная гражданская служба: Учебник М.: Проспект, 2009. 542 с.

.        Ермасова Н.Б., Миронов М.Г., Ермакова Е.А. Государственные и муниципальные финансы: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 372 с.

.        Ермошина Г.П. Региональная экономика: Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2009. 576 с.

.        Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 455с

.        Злобина Н.В. Управленческие решения: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2007. 80 с.

.        Зотов В.Б. Система муниципального управления: Учебник для вузов. СПб.: Лидер, 2007. 493 с.

.        Карданская Н.Л. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: Юнити, 2009. 439 с.

.        Кистанов В.В., Региональная экономика: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 120 с.

.        Копылов Н.В. Региональная экономика России: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. 584 с.

.        Кузнецов В.В., Ваховский В.В. Местное самоуправление в системе государственного управления: Учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2009. 127 с.

.        Кузнецова И.А. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 160 с.

.        Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2009. №11. С. 41-45.

.        Лапин В.А., Крестьянинов А.В., Коновалова И.Н. Основы местного самоуправления: Учебное пособие. М.: Дело, 2008. 256 с.

.        Лапыгин Ю.Н. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ЭКСМО, 2009. 448 с.

.        Левина С.Ш. Управленческие решения. Конспект лекций. М.: Феникс, 2010. 255 с.

.        Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения: Учебник. М.: Дело, 2007. 392 с.

.        Лифшиц А.С. Управленческие решения: Учебное пособие для ВУЗов. М.: КноРус, 2009. 248 с.

.        Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н Управленческие решения: Учебник для ВУЗов. М.: Омега-Л, 2009. 383 с.

.        Лысов О.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. СПб.: Питер, 2007. 131 с.

.        Мацкуляк И.Д. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М.: РАГС, 2007. 640 с.

.        Морозова Т.Г., Поляк Г.Б., Победина М.П. Региональная экономика: Учебник для студентов вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009, 527 с.

.        Мысляева И.М. Государственные и муниципальные финансы: Учебник. М: ИНФРА-М, 2007. 360с.

.        О муниципальной службе в Российской Федерации (в ред. от 20.09.2010) Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ // Российская газета. 2007 г. 07 марта; Российская газета. 2010. 22 сентября

.        О реестре муниципальных должностей муниципальной службы: Закон Челябинской области № 109-ЗО от 29 марта 2007 // Южноуральская панорама. 2007. 03 апреля

.        О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003. 30 мая; Российская газета. 2010 30 декабря

.        Пикулькин А.В. Экономика муниципального сектора: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 464 с.

.        Положением Об Администрации района в городе Челябинске (в ред. Решений Челябинской городской Думы от 28.11.2006 N 17/26, от 27.02.2007 N 19/15, от 21.10.2008 N 36/20)

.        Попов Р.А. Антикризисное управление: Учебное пособие. М.: Высшее образование, 2009. 305 с.

.        Рой О.М. Система государственного и муниципального управления: Учебное пособие СПб.: Питер, 2010. 173 с.

.        Румянцева З.П. Общее управление организацией: Учебник М.:ИНФРА-М, 2007. 304 с.

.        Сапожникова А.А. Государственное и муниципальное управление. Реализация реформ: Учебное пособие. М.: КноРус, 2008. 254 с.

.        Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2009. 264 с.

.        Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-97 от 31 июля 1997 г.

.        Уткин Э.А., Денисов А.Ф. Государственное и муниципальное управление: Учебное пособие. М.:Издательство «ЭКМОС», 2009. 304 с.

.        Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. 272 с.

.        Фетисов Г.Г. Региональная экономика и управление: Учебник. М.: Инфра-М, 2008. 218 с.

.        Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление: Учебник. М.: Юристъ, 2009. 320 с.

.        Чихладзе Л.Т., Ежевский Д.О. Муниципальная служба в Российской Федерации: Учебник для вузов. Ростов н/Д: Феникс, 2009. 256 с.

.        Чудновская С.Н. Управленческие решения: Учебник. М.: ЭКСМО, 2007, 368 с.

.        Чуйкин А.М. Разработка управленческих решений: Учебное пособие. Калининград: Калинингр. ун-т, 2008. 150 с.

.        Широков А.Н., Юркова С.Н. Муниципальное управление. Учебник. М.: КноРус, 2010. 248 с.

Приложение 1. Структура Администрации Тракторозаводского района

Приложение 2. Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства