Разработка базы данных для бюро находок

Разработка базы данных для бюро находок

РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ

ДЛЯ БЮРО НАХОДОК

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

1.1 Основные понятия баз данных и систем управления базами данных

1.2 Выбор среды проектирования

2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 Постановка задачи

2.2 Описание предметной области

3. РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ В MS ACCESS

3.1 Описание создания таблиц базы данных

3.2 Заполнение и вывод таблиц БД

3.3 Создание запросов

3.4 Разработка отчетов

3.5 Главная форма. Инструкция пользователя

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Целью курсового проекта является разработка СУБД, обеспечивающей пользователю возможности по пополнению, редактированию, просмотру и анализу базы данных. Курсовой проект содержит 3 главы: теоретические сведения, разработка базы данных, реализация базы данных, которые отражают основные этапы проектирования курсового проекта.

1 Теоретические сведения

1.1 Основные понятия баз данных и систем управления базами данных

База данных - совокупность экземпляров различных типов записей и отношений между записями, агрегатами данных, элементами данных. Программа, которая позволяет производить организацию и обработку данных, называется система управления базой данных (СУБД). Логически в современной реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть - ядро СУБД (часто его называют Data Base Engine), компилятор языка БД (обычно SQL), подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит. В некоторых системах эти части выделяются явно, в других - нет, но логически такое разделение можно провести во всех СУБД.

Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление транзакциями и журнализацию. Ядро СУБД обладает собственным интерфейсом, не доступным пользователям напрямую и используемым в программах, производимых компилятором SQL (или в подсистеме поддержки выполнения таких программ) и утилитах БД. Ядро СУБД является основной резидентной частью СУБД. При использовании архитектуры "клиент-сервер" ядро является основной составляющей серверной части системы. Основной функцией компилятора языка БД является компиляция операторов языка БД в некоторую выполняемую программу. Наконец, в отдельные утилиты БД обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с использованием языка БД, например, загрузка и выгрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности БД и т.д. Утилиты программируются с использованием интерфейса ядра СУБД, а иногда даже с проникновением внутрь ядра.

Модель данных описывает некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими базы данных, если они основываются на этой модели. Наличие модели данных позволяет сравнивать конкретные реализации, используя один общий язык.

Элементы, информацию о которых мы сохраняем, будем называть объектами. Объект может быть материальным (например, служащий, изделие или населенный пункт) и нематериальным (например, событие, название задания, счет покупателя, индекс прибыли или абстрактная идея). Объект имеет различные свойства, которые можно запоминать (например, цвет, денежная величина или имя). При обработке данных часто имеют дело с совокупностью однородных объектов (таких, как служащие) и записывают информацию об одних и тех же свойствах каждого из них. Мы будем называть совокупность однородных объектов набором объектов.

Совокупность битов или символов, представляющая значение конкретного элемента данных, должна быть связана с тем элементом данных, который имеет это значение. Элемент данных представляет атрибут, и атрибут должен быть связан с соответствующим объектом. Один атрибут имеет конкретное значение, которым он идентифицирует объект. Совокупность битов или символов, представляющая значение одного элемента данных, может существовать независимо от информации, которая запоминается с их помощью. Она имеет смысл только тогда, когда связана с элементами данных, представленными этими значениями. Мы можем, например, постоянно хранить значения элемента данных: голубой, оранжевый и фиолетовый с зелеными полосами; эти значения могут быть впоследствии связаны с некоторыми конкретными элементами данных.

Минимальным фрагментом данных является элемент данных (поле, элемент). Элемент данных не может подразделяться на меньшие типы данных, не теряя при этом смысла для пользователя; это атом данных (и состоит он из таких частиц, как биты и байты). В последующих диаграммах для" представления элемента данных будем использовать эллипс, внутри которого будем записывать имя типа элемента данных. Сам по себе элемент данных ничего не представляет. Он приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими элементами данных.

Понятие тип данных в реляционной модели данных полностью адекватно понятию типа данных в языках программирования. Обычно в современных реляционных БД допускается хранение символьных, числовых данных, битовых строк, специализированных числовых данных (таких как "деньги"), а также специальных "темпоральных" данных (дата, время, временной интервал). Достаточно активно развивается подход к расширению возможностей реляционных систем абстрактными типами данных (соответствующими возможностями обладают, например, системы семейства Ingres/Postgres).

Наиболее правильной интуитивной трактовкой понятия домена является понимание домена как допустимого потенциального множества значений данного типа. Следует отметить также семантическую нагрузку понятия домена: данные считаются сравнимыми только в том случае, когда они относятся к одному домену.

База данных состоит из элементов данных и связей между ними. В базе данных много различных типов элементов данных, и поэтому необходима специальная схема, позволяющая изобразить связи между типами элементов данных. Эта схема называется моделью данных. Существуют различные способы изображения такой схемы. Например, официальная схема Лондонского метрополитена не имеет отношения к физическому расположению путей и станций. На ней не показаны реальные изгибы путей и реальные расстояния между станциями. Подобно схеме базы данных, на ней просто представлены связи между станциями. Ее можно рассматривать как модель реального мира, которая не имеет в общем-то большого сходства с действительностью, но которая может быть полезной ее пользователям в качестве одного из представлений реального мира.

Схема отношения - это именованное множество пар (имя атрибута, имя домена; или типа, если понятие домена не поддерживается). Степень или "арность" схемы отношения - мощность этого множества. Если все атрибуты одного отношения определены на разных доменах, осмысленно использовать для именования атрибутов имена соответствующих доменов (не забывая, конечно, о том, что это является всего лишь удобным способом именования и не устраняет различия между понятиями домена и атрибута).

Схема БД (в структурном смысле) - это набор именованных схем отношений.

Кортеж, соответствующий данной схеме отношения, - это множество пар, которое содержит одно вхождение каждого имени атрибута, принадлежащего схеме отношения. "Значение" является допустимым значением домена данного атрибута (или типа данных, если понятие домена не поддерживается). Тем самым, степень или "арность" кортежа, т.е. число элементов в нем, совпадает с "арностью" соответствующей схемы отношения. Попросту говоря, кортеж - это набор именованных значений заданного типа.

Таблица - основной структурный объект во внутреннем строении БД. Колонки таблицы называются полями. Поле - элемент таблицы, содержащий определенную информацию, например, фамилию. Термин поле применяется как для столбца, так и для ячейки таблицы. Каждое поле отражает определенную характеристику сущности, а соответствующий столбец содержит данные одного типа.

Каждое поле имеет набор свойств, определяющих параметры обработки, сохранения и отображения данных. Например, свойство Размер поля (FieldSize) позволяет указать максимальное число символов, которые могут быть введены в текстовое поле. Чтобы задать значения свойств поля, следует открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать поле в верхней части окна, а затем в нижней части окна указать требуемое свойство.

Набор свойств каждого поля определяется указанным для поля типом данных. Тип данных - атрибут переменной или поля, определяющий, какие данные могут в них содержаться. Например, в поля с типами «Текстовый» или «Поле Memo» можно вводить как текст, так и числа, а в полях с типом «Числовой» допускается хранение только числовых данных, используемых в математических расчетах. Денежные поля используются для отображения денежных значений или для проведения расчетов с ними.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Отношение «один-ко-многим». Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение «многие-ко-многим». При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B.

Отношение «один-к-одному». При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, такой тип связей между таблицами подходит для сохранении сведений об участии сотрудников в спортивных мероприятиях.

Отношение - это множество кортежей, соответствующих одной схеме отношения. Иногда, чтобы не путаться, говорят "отношение-схема" и "отношение-экземпляр", иногда схему отношения называют заголовком отношения, а отношение как набор кортежей - телом отношения. На самом деле, понятие схемы отношения ближе всего к понятию структурного типа данных в языках программирования. Было бы вполне логично разрешать отдельно определять схему отношения, а затем одно или несколько отношений с данной схемой.

Однако в реляционных базах данных это не принято. Имя схемы отношения в таких базах данных всегда совпадает с именем соответствующего отношения-экземпляра. В классических реляционных базах данных после определения схемы базы данных изменяются только отношения-экземпляры. В них могут появляться новые и удаляться или модифицироваться существующие кортежи. Однако во многих реализациях допускается и изменение схемы базы данных: определение новых и изменение существующих схем отношения. Это принято называть эволюцией схемы базы данных.

Обычным житейским представлением отношения является таблица, заголовком которой является схема отношения, а строками - кортежи отношения-экземпляра; в этом случае имена атрибутов именуют столбцы этой таблицы. Поэтому иногда говорят "столбец таблицы", имея в виду "атрибут отношения".

Реляционная база данных - это набор отношений, имена которых совпадают с именами схем отношений в схеме БД.

То свойство, что отношения не содержат кортежей-дубликатов, следует из определения отношения как множества кортежей. В классической теории множеств по определению каждое множество состоит из различных элементов.

Из этого свойства вытекает наличие у каждого отношения так называемого первичного ключа - набора атрибутов, значения которых однозначно определяют кортеж отношения. Для каждого отношения по крайней мере полный набор его атрибутов обладает этим свойством. Однако при формальном определении первичного ключа требуется обеспечение его "минимальности", т.е. в набор атрибутов первичного ключа не должны входить такие атрибуты, которые можно отбросить без ущерба для основного свойства - однозначно определять кортеж. Понятие первичного ключа является исключительно важным в связи с понятием целостности баз данных.

Нормализованные отношения составляют основу классического реляционного подхода к организации баз данных. Они обладают некоторыми ограничениями (не любую информацию удобно представлять в виде плоских таблиц), но существенно упрощают манипулирование данными.

Реляционная модель данных описывает некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими базы данных, если они основываются на этой модели. Наличие модели данных позволяет сравнивать конкретные реализации, используя один общий язык.

Наиболее распространенная трактовка реляционной модели данных, по-видимому, принадлежит Дейту, который воспроизводит ее (с различными уточнениями) практически во всех своих книгах. Согласно Дейту реляционная модель состоит из трех частей, описывающих разные аспекты реляционного подхода: структурной части, манипуляционной части и целостной части.

В структурной части модели фиксируется, что единственной структурой данных, используемой в реляционных БД, является нормализованное n-арное отношение.

В манипуляционной части модели утверждаются два фундаментальных механизма манипулирования реляционными БД - реляционная алгебра и реляционное исчисление. Первый механизм базируется в основном на классической теории множеств (с некоторыми уточнениями), а второй - на классическом логическом аппарате исчисления предикатов первого порядка.

Основной функцией манипуляционной части реляционной модели является обеспечение меры реляционности любого конкретного языка реляционных БД: язык называется реляционным, если он обладает не меньшей выразительностью и мощностью, чем реляционная алгебра или реляционное исчисление.

Наконец, в целостной части реляционной модели данных фиксируются два базовых требования целостности, которые должны поддерживаться в любой реляционной СУБД. Первое требование называется требованием целостности сущностей. Объекту или сущности реального мира в реляционных БД соответствуют кортежи отношений. Конкретно требование состоит в том, что любой кортеж любого отношения отличим от любого другого кортежа этого отношения, т.е. другими словами, любое отношение должно обладать первичным ключом.

Второе требование называется требованием целостности по ссылкам и является несколько более сложным. Очевидно, что при соблюдении нормализованности отношений сложные сущности реального мира представляются в реляционной БД в виде нескольких кортежей нескольких отношений. Атрибут называется внешним ключом, если его значения однозначно характеризуют сущности, представленные кортежами некоторого другого отношения (т.е. задают значения их первичного ключа). Говорят, что отношение, в котором определен внешний ключ, ссылается на соответствующее отношение, в котором такой же атрибут является первичным ключом.

Требование целостности по ссылкам, или требование внешнего ключа состоит в том, что для каждого значения внешнего ключа, появляющегося в ссылающемся отношении, в отношении, на которое ведет ссылка, должен найтись кортеж с таким же значением первичного ключа, либо значение внешнего ключа должно быть неопределенным (т.е. ни на что не указывать). Для нашего примера это означает, что если для сотрудника указан номер отдела, то этот отдел должен существовать.

Ограничения целостности сущности и по ссылкам должны поддерживаться СУБД. Для соблюдения целостности сущности достаточно гарантировать отсутствие в любом отношении кортежей с одним и тем же значением первичного ключа.

.2 Выбор среды проектирования

Для управления базой данных в курсовом проекте была выбрана СУБД Microsoft Access, т.к. эта СУБД позволяет очень наглядно и удобно манипулировать данными, создавать необходимые формы, запросы и отчеты. Опишем кратко основные преимущества и возможности данной СУБД.Access - одна из самых популярных в мире СУБД для операционной системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем.

Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Как только появляется какое-нибудь перспективное решение для обеспечения быстрой разработки приложений, технология и инструментальные средства изменяются на базе этого новшества практически мгновенно. С каждой новой версией Access такие решения становятся достоянием самого широкого сообщества разработчиков.

Среда СУБД Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов реляционных баз данных и увлекательных занятий по созданию несложных (поначалу) приложений и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам. Начинать работать с Access можно практически с любым уровнем подготовки. Microsoft Access - это масштабируемая система. Создаваемые прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых задач и управления данными. Как и любой другой программный продукт Microsoft Access переживает эволюцию и развитие. Выходят новые и новые версии пакета Microsoft Office, куда входит и Microsoft Access - Microsoft Office 2000, Office XP.

СУБД Microsoft Access позволяет создавать и использовать следующие объекты.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Основной принцип систем управления базами данных состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос (рисунок 3). Если нужного запроса нет, он обращается к проектировщику и просит его такой запрос сделать и предоставить.

Формы. Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер).

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

Каждое поле таблицы базы данных СУБД Microsoft Access характеризуется свойствами. Основными из них являются: Имя поля; Тип поля; Размер поля; Формат поля; Маска ввода; Подпись; Значение по умолчанию; Условие на значение; Сообщение об ошибке; Обязательное поле; Пустые строки; Индексированное поле.

Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

-    Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

-    Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

-    Числовой - тип данных для хранения действительных чисел;

-    Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

-    Денежный - тип данных для хранения денежных сумм;

-    Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

-    Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет);

-    Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной);

-    Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне;

-    Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта.

Система управления базами данных имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. В этой СУБД модно в запросах можно выбрать поля, т.к. не обязательно включать все поля таблицы в запрос; выбрать записи, можно специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида (например, цены на товары за определенный месяц); отсортировать записи, можно просматривать записи в определенном порядке; запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и есть возможность просмотреть совмещенные данные; выполнять вычисления, можно создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

Можно использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов и других запросов. Каждый раз когда будет открываться форма или печатать отчет, запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Также можно модифицировать существующие данные прямо в форме, основанной на запросе. С помощью запросов можно обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Также можно создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Отчет это информация, которую пользователь оформляет в соответствии с заданными спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую можно использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access можно спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором она необходима пользователю. В отчетах можно использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики.

Учитывая все вышеописанные характеристики СУБД Access, ее можно успешно использовать для решения поставленной задачи.

база данные бюро access

2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ

2.1 Постановка задачи

Задачей курсового проекта является разработка СУБД на примере «Бюро находок», обеспечивающей пользователю возможности по пополнению, редактированию, просмотру и анализу базы данных.

Требования к создаваемой базе данных:

-    база данных должна содержать не менее 3-5 различных атрибутов, характеризующих выбранный объект автоматизации;

-    база данных должна находиться в третьей нормальной форме (3NF);

-    база данных должна состоять не менее чем из трех связанных таблиц данных;

Требования к возможностям ведения базы данных, предоставляемым программой:

-    программа должна обеспечивать пользователю возможность удаления, добавления и редактирования записей как основных, так и подчиненных таблиц данных.

Требования к возможностям анализа данных, предоставляемым программой:

-    программа должна предоставлять пользователю возможность просмотра полных данных по каждой таблице и по всей базе данных в целом;

-    пользователь должен иметь возможность осуществлять поиск и отбор данных в таблице по заданным значениям тех или иных полей, поиск и отбор данных в связанной таблице по заданным значениям тех или иных полей основной таблицы (и наоборот);

-    результаты просмотра и отбора данных должны выводиться на экран, в файл или на печать по выбору пользователя.

2.2 Описание предметной области

В курсовом проекте необходимо разработать БД для «Бюро находок».

Каждый предмет, находящийся в БД «Бюро находок», должен относится к какой-либо группе и иметь описание.

Выходная информация: таблица с атрибутами для всех предметов, содержащихся в БД.

Проанализировав данную предметную область, приведем перечень таблиц их структуру и связей между ними:

Перечень таблиц:

-    Находка - полные сведения о предметах и вещах, которые были найдены;

-    Вещи - каталог наименований вещей и предметов;

-    Работник - сведения о сотрудниках;

-    Нашедший - сведения о человеке, который принес найденную вещь;

-    Вернули - сведения о человеке, которому вернули найденную вещь.

Рисунок 1 - Связи между таблицами

Таблица 1 - Структура таблиц базы данных

По приведенной схеме структуры базы данных можно видеть, что разрабатываемая база данных находится в третьей нормальной форме.

3. Реализация базы данных в MS Access

.1 Описание создания таблиц базы данных

Создадим таблицы: отдел, должность, работник, удержание, вид удержания, начисления, вид начисления и надбавка в режиме конструктора используя данные таблицы 1 (для этого выбираем закладку Таблицы, нажимаем кнопку Создать, выбираем из списка Конструктор, последовательно вводим имена полей, затем выбираем их тип из выпадающего списка). Свяжем созданные таблицы отношением один-ко-многим как приведено на рисунке 1. Вид таблиц базы данных в режиме конструктора показан на рисунке 2.

Рисунок 2 - Структура таблиц баз данных в режиме конструктора

Поле Код в каждой из таблиц устанавливается ключевым, (для этого в контекстном меню для данного поля выбираем соответствующий пункт - «Ключевое поле»). В таблицах использованы различные атрибуты полей, принадлежащие к различным типам данных.

3.2 Заполнение и вывод таблиц БД

Для ввода данных в таблицы БД создаем таблицы - справочники с помощью мастера форм, для открытия форм корректировки таблиц справочников. Для корректировки всех родительских таблиц - справочников создаем ленточные формы. К таблицам-справочникам относятся те таблицы, которые не содержат кодов объектов из других таблиц. На первом шаге мастера форм указываем список полей БД, на втором шаге выбираем тип представления данных для таблиц, на третьем шаге выбираем вид формы «ленточный», стиль оформления - «стандартный». Формы - справочники показаны на рисунке 3 и 3а.

Рисунок 3 - Формы для ввода данных в таблицы - справочники

С помощью созданных форм вводим данные в таблицы БД. При вводе данных необходимо выбрать такой их набор, чтобы можно было выполнить поставленную задачу. Пример заполненной таблицы приведен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Таблица Работник с введенными данными

3.3 Создание запросов

Создаем запросы (для выборки необходимой информации по заданию) в режиме конструктора. Для этого переходим на закладку Запросы нашей БД, выбираем Создание запроса с помощью мастера, затем выбираем нужные поля из таблиц.

Запрос Вещи найденные за 2011 год - получение сведений о вещах найденных за 2011 год.

Рисунок 5 - Запрос Вещи найденные за 2011 год

Текст запроса в SQL: Вещи.Наименование, Находка.Описание, Место_НаходкиВещи INNER JOIN Находка ON Вещи.Код=Находка.Код_Наименование

WHERE Дата_Находки BETWEEN #01/01/2011# and #30/12/2011#;

Запрос Все найденные куртки - получение сведений о всех найденных куртках.

Рисунок 6 - Запрос Все найденные куртки

Тексты запросов в SQL:Вещи.Наименование, Находка.Описание, Находка.Место_НаходкиВещи INNER JOIN Находка ON Вещи.Код=Находка.Код_НаименованиеВещи.Наименование='Куртка';

3.4 Разработка отчетов

На основе запросов создаем отчеты для возможности просмотра и распечатки информации.

Отчет Вещи основан на таблице Вещи. Отчет создаем с помощью мастера отчетов. Указываем источник данных - таблица Вещи, выбираем все поля таблицы.

Рисунок 6 - Отчет Вещи в режиме конструктора

Результат выполнения отчета Работник представлен на рисунке 7.

Рисунок 7 - Пример выполнение отчета

Отчет Работник основан на таблице Работник. Пример отчета в режиме конструктора показан на рисунке 8. Результат выполнения отчета Работник на рисунке 9.

Рисунок 8 - Отчет Работник в режиме конструктора

Рисунок 9 - Пример выполнения отчета

3.5 Главная форма. Инструкция пользователя

После окончательного оформления справочников, форм, отчетов, создадим главную форму пользователя с помощью конструктора форм (Формы - Создать - Конструктор). На форму помещаем необходимые элементы для работы с БД. Создаем подчиненные формы для вызова справочников, формирования отчетов, работы с данными. В меню Сервис - Параметры запуска указываем открывать при загрузке главную форму приложения. Готовую базу данных записываем на диск.

При запуске Главной формы (рисунок 10) на экране отображается форма с главного меню, которое имеет пункты: Справочники, Отчеты, Данные.

Рисунок 10 - Главная форма

Пункт Справочники, вызываем форму Справочники (рисунок 11) которая имеет пункты: Вещи, Работники, Список Кто Нашел, Список Кому вернули открытие которых приведет к возможности изменения и внесения дополнительных данных в справочники БД.

Рисунок 11 - Форма справочники

Пункт главного меню Отчеты, вызывает форму Отчеты (рисунок 12), которая с помощью которой можно сформировать отчеты, сохранить их в файл или распечатать.

Рисунок 12 - Форма отчеты

Пункт главного меню Работа с данными, вызывает форму Работа с данными (рисунок 13), с помощью которой можно редактировать имеющиеся данные, вносить новые, удалять, сохранять, и выводить на печать.

Рисунок 13 - Форма работа с данными

Представленная реализация БД на примере «Бюро находок», позволяет сделать заключение о возможностях СУБД Microsoft Access и ее применение в различных областях.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате работы над курсовым проектом были подробно изучены современные базы данных, методы построения приложений баз данных и систем управления базами данных. В результате анализа была сформулирована и разработана система управления базой данных по заданной тематике (База данных отдела бухгалтерии по расчету зарплаты).

База данных состоит из пяти таблиц: находка, вещи, работник, нашедший, вернули и находится в третьей нормальной форме.

База данных позволяет производить отбор информации по двум запросам представленных для примера и выдавать искомую информацию в виде отчетов, которые затем можно распечатать.

Созданное приложение для работы с базой данных можно успешно применять для решения различных задач в рассматриваемой предметной области.

Разработанное приложение для работы с базой данных обладает очень простым интуитивно понятным интерфейсом, работать с ним сможет даже неподготовленный пользователь.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.          Бородина, А.И. Технология баз данных и знаний / А.И. Бородина. - Мн: БГЭУ, 2008 - 505с.

2.  Гончаров, А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами / А.Ю. Гончаров - КУДИЦ-Образ, 2004г.-272с.

.    Гринченко, Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие / Н.Н. Гринченко, Е.В. Гусев, Н.П. Макаров. - Горячая Линия - Телеком, 2004 г.-240с.

.    Дейт, К. Введение в системы баз данных / К. Дейт. - М.: Наука, 1994.-204с.

.    Когаловский, М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ / М.Р. Когаловский. - М.: Финансы и статистика, 1997.-239c.

.    Краснов, А.М. MS Access'97 для чайников / А.М. Краснов. - М.:АБФ, 1999.-150c.

.    Кузин А.В. Базы данных / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. - Академия, 2008. - 320с.

.    Hаумов, А.H. Системы управления базами данных и знаний / А.Н. Наумов, А.М. Вендров. - М.: Финансы и статистика, 1999.-256c

9.          Симонович, С.В. Microsoft Access 7.0 для Windows 95 / С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.Г. Алексеев. - М.:АСТ-ПРЕСС : Инфорком-Пресс, 1997-259c.