Совершенствование информационных потоков в системе управления предприятием 'Лайм'
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. Теоретические и методологические основы оперативного
управления информационными потоками
.1 Информационное обеспечение процесса управления.
.2 Коммуникационный процесс на предприятии.
.3 Информационные потребности субъектов управления.
. Методические аспекты исследования информационных потоков
предприятия
.1 Исследование информационных потоков в аппарате управления.
.2 Анализ информационных потоков на предприятии.
.3 Характеристика службы информационного обеспечения
управления.
. Совершенствование информационных потоков в системе
управления предприятием «Лайм»
.1 Организационная структура ОАО «Лайм».
.2 Основные правила организации документооборота на ОАО
«Лайм».
.3 Схема движения и технология обработки документов на ОАО
«Лайм».
.3 Контроль исполнения документов.
Вывод
Список использованной литературы
Приложения
управление информационный коммуникационный документ
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях мирового социально-экономического развития,
особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления,
которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия
обоснованных управленческих решений.
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее
переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в
виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и
стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от
достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач
управления.
Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки
больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от
прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро
меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.
Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Для меня, как для
будущего менеджера, “информационный потенциал” играет очень важную роль.
Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на
ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни
постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в
таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане
информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому
данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для
рассмотрения в курсовой работе.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОПЕРАТИВНОГО
УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ
.1 Информационное обеспечение процесса управления
“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), сначало
- сведения, передаваемые людьми устным, письменным либо иным методом (с помощью
условных сигналов, технических средств, и т.Д.); С середины 20 века общенаучное
понятие, включающее обмен сведениями меж людьми, человеком и автоматом,
автоматом и автоматом...”.[2]
Информация состоит из всех объективных фактов и всех догадок, которые
влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени
неопределенностей, связанных с данной неувязкой либо возможностью.
Все, что потенциально дозволит понизить степень неопределенности, будь то
факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи либо слухи, обязано считаться
информацией.
Существует обилие типов информации, используемых менеджерами: факты,
оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Управленческую деятельность можно условно поделить на три главные
категории.[3] И конкретно они, на мой взор, определяют и характеризуют преобладающие
по значимости, по распространению виды и категории управленческой информации.
Посреди более принципиальных видов источников информации можно выделить:
источники внутри самой компании: специализированные группы служащих,
деятельность специализированных групп служащих, периодические отчеты,
всевозможные информационные связи, публикуемые источники, такие, как: отчеты
правительственных агентств, отчеты торговых организаций, научные публикации,
торговые журнальчики, справочники и списки, общие публикации, остальные
компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой информации,
заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты, информационная
промышленность: компании, специализирующиеся исследованиями в области
маркетинга, остальные специализированные агентства, такие, как служба газетных
вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.Д.
В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации
обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята
целиком либо частично информационным обеспечением. Она может включать такие
отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование,
экономический анализ, исследование операций и системный анализ.
В настоящее время, все крупная доля информации поставляется фирмами
специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой потом или хоть
какому заказчику в виде стандартизированного продукта, или строго по заказу.
К качеству информации предъявляются определенные требования, до этого
всего требование о том, чтоб она удовлетворяла юзеров информации, по другому
говоря, была полезной.
Полезность информации оценивается внутренними и внешними юзерами, которые
предъявляют к её качеству следующие требования: уместность и своевременность
информации - способность повлиять на принятие решения юзером и удовлетворить
его интересы в подходящий момент либо к определенному сроку; достоверность
информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что
предполагает необходимость указания способов сбора, учета и обработки
информации, чтоб юзеры могли верно понимать назначение представляемой
информации и проверить её; сопоставимость информации - возможность сравнения
характеристик с данными по иным фирмам, регионам, государствам, что просит
внедрения определенных стандартов в предоставлении информации; доступность и
понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме,
чтоб юзер мог использовать её для принятия решения, не боясь допустить ошибку.
Для ясного понимания информации нужно, чтоб формы её представления отражали
существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, верно переведенные
на иностранные языки; конфиденциальность информации - серьезный учет и контроль
за распространением информации посреди внешних юзеров, а также за её
содержанием и характером.
Множество информации о конкретных видах деятельности организации,
является только маленький частью всех информационных потребностей компании. В
большинстве случаев тут заморочек не возникает. Настоящие трудности возникают
при необходимости смотреть за переменами ситуации. Ресурсы хоть какой
организации постоянно находятся в состоянии движения. В хоть какой момент
времени в наличии имеется большее либо меньшее количество товарных запасов,
наличных средств, приходных и расходных счетов. Организация увольняет
работников и нанимает новейших. Освоение новой технологии может привести к
изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая
продукция. Если внешняя Среда изменчива, то жизненно принципиальные для
организации действия могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если
администрация впору не будет получать информацию об этих конфигурациях,
последствия могут быть просто гибельными.
Информационно-управляющая система (ИУС) определяется как формальная
система для выдачи администрации информации, нужной для принятия решений.
Одна из принципиальных заморочек, связанных с новой технологией ИУС, -
это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А
избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и её недочет.
Погребенный под грудой несущественных фактов, управляющий либо может
просмотреть важную информацию, либо не сумеет довольно скоро установить её для
современного принятия решения. Следовательно, отлично проектированная ИУС
избирательно снабжает управляющего информацией только того типа, которая нужна
для его деятельности. По способности, информацию нужно как можно плотнее
“сжимать”, чтоб ускорить процесс её скопления.
Как и большая часть остальных вспомогательных средств управления, на
работу ИУС оказывают влияния конфигурации внутренних и внешних событий. Хоть
какое изменение в структуре организации традиционно значит, что какую-то
конкретную информацию необходимо будет направлять по другому адресу. К примеру,
если высшее управление воспринимает шаги к децентрализации организационной
структуры, нужно модифицировать ИУС таковым образом, чтоб снабжать управляющих
более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была
адресована лишь высокому управлению. Аналогично, если вышло изменение целей, к
примеру, вследствие решения выпускать новое изделие, необходимо также изменить
и модернизировать ИУС, чтоб она выдавала информацию о новейших потребителях и
конкурентах. Если от правительственных органов поступают новейшие распоряжения
относительно налогообложения, сохранности изделия, потребительской информации,
гарантий прав на работу и т.П., Нужно модернизировать ИУС с целью сбора,
хранения, обработки и распределения новой нужной информации.
Руководящие работники не могут предвидеть, какая конкретно информация им
может понадобиться. Конфигурации банковского процента, вероятное слияние
компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может вынудить
управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать практически по
крохам нужную ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ
оперативных данных может породить самые нежданные вопросы.
Внешняя система направляет свои ИП для того, чтоб предприятие правильно
изменило свое поведение, но это может быть только в том случае, если менеджер
предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего
информационного продукта.
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что
для понимания и последующего использования конкретной порции информации
получатель обязан обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний,
позволяющих распознать некое множество информационных товаров именуется
информационным потенциалом.[7]
Обучение, либо формирование информационного потенциала, менеджера
осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в
информационное поле. Естественно поделить все ИП на управляющие и обучающие.
Следует заметить, что сами системы такового явного деления не создают.
Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся о том, чтоб самим же
изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже
получили их ранее в учебных системах либо что какая-то другая система их уже
выпустила либо выпустит позднее. Более ярко это выражается в денежной сфере,
когда постановления Правительства разъясняются потом налоговой службой либо
центральным банком.
Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они
смешиваются с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.
Информационный потенциал менеджера обязан обеспечить восприятие всех
видов ИП, чтоб его управленческие решения не привели к отрицательным
последствиям для компании. Жизнеспособность компании напрямую зависит от его
информационного потенциала.
В процессе управления встречаются самые разные ситуации, очень сложные
трудности и задачки. Поэтому менеджеру приходится воспринимать организационные,
экологические, организационно-экономические, социальные,
социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации
предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок,
своевременность поступления; ублажение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, верный отбор первичных сведений, оптимальность
систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
1.2 Коммуникационный процесс на предприятии
Коммуникация - процесс обмена между людьми информацией интеллектуального
или эмоционального содержания. Под информацией понимается любая совокупность
сведений, первичным источником которых был опыт.
Обмен информацией начинается с отбора или с формулирования идеи.
Отправитель решает, какую значимую идею или информацию следует сделать
предметом обмена. Идея не должна быть смутно выражена. Лейтмотив этого шага:
«Не начинайте говорить, не начав думать». Сдерживайте себя до тех пор, пока вы
не сформулировали продуманное обращение, не спешите говорить о вещах, вам самим
не ясных или не относящихся к делу.
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов
закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. В ряде случаев
форма оказывается важнее содержания. Кодирование превращает идею в сообщение.
Но главенствующее значение имеет содержательная сторона. Отправитель должен
выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования:
устно или письменно, лично или по телефону. После передачи сообщения
отправителем получатель переводит символы отправителя в свои мысли.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания
принимающим информационного сообщения.
Коммуникация на предприятии - это обмен информацией, на основе которой
руководитель получает сведения, необходимые для принятия решений, и доводит это
решение до исполнителей.
Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой
деятельности (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом.
Виды обмена информацией: а) между фирмой и внешней средой; б) между
иерархическими уровнями управления фирмы (по вертикали); в) между
подразделениями одного уровня (по горизонтали); г) между руководителем и
подчиненными (составляет 2/3 общего объема); д) неформально между работниками
фирмы (слухи, уровень точности которых может быть довольно высок).
Для обмена информацией в фирме используют разные средства: деловые
беседы, обсуждения, совещания, телефонные разговоры, собрания, служебные
записки, отчеты, справки и подобную документацию, циркулирующую внутри фирмы,
которая зачастую является реакцией на возможности или проблемы, создаваемые
внешним окружением.
Коммуникации должны: осуществляться в нужное время (своевременно), быть
достоверными (не должны расходиться слово и дело), быть достаточно полными
(чрезмерные коммуникации вредны).
Эффективно работающие руководители - это люди, которые эффективны в
деловом общении. Они понимают суть коммуникационного процесса, обладают
развитым умением устного и письменного общения, представляют, как среда влияет
на обмен информацией.
Если коммуникации налажены плохо, то и решения могут оказаться
ошибочными, люди могут неверно понимать, чего от них хочет руководство,
наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Поэтому эффективность
коммуникаций определяет не только качество принимаемых решений, но и то, как
они в действительности будут реализованы.
1.3 Информационные потребности субъектов управления
Вся библиографическая деятельность библиотеки в конечном итоге нацелена
на удовлетворение информационных потребностей читателей. Информационная
потребность прямо или косвенно обусловливает все организационные и
технологические аспекты библиографирования документов и библиографического
обслуживания читателей в библиотеке. Отсюда - постоянный интерес
библиотечно-библиографической науки и практики к информационным потребностям, к
методам их изучения. Поэтому, рассматривая общие вопросы библиографической
деятельности библиотек, нельзя пройти мимо изучения информационных потребностей
как основы и цели этой деятельности, проблем классификации потребителей
библиографической информации. Особенно это важно для успешной организации
библиографического обслуживания.
Известно, что услугами библиотек пользуются различные группы читателей:
ученые, работающие над сложными научными проблемами во всех областях знаний;
специалисты производственной сферы; преподаватели различных учебных заведений;
управленцы (менеджеры); коммерсанты; предприниматели; рабочие; служащие;
учащиеся и т. д. Цели их обращения в библиотеку также различны. Основными
особенностями читателей, которые проявляются в отношениях между ними и
работниками библиотеки, являются информационные потребности, удовлетворение
которых и является целью библиотеки. Знание информационных потребностей
необходимо на самых различных участках библиотечной работы.
Что же такое информационные потребности? Какое место они занимают в
структуре потребностей человека вообще? Справедливо считается, что проблема
человеческих потребностей является одной из центральных и наиболее сложных в
науках о человеке и обществе. Как сложное и многогранное явление потребности
играют важную роль в регулировании взаимоотношений между личностью и обществом,
выступают в качестве определяющего стимула человеческой деятельности. Поэтому о
потребностях судят по их проявлениям в конкретной деятельности человека.
Под влиянием внешних социальных факторов у человека формируется
потребность в знаниях, без которых невозможно его становление как личности. Эту
потребность на определенном этапе жизненного пути удовлетворяют семья, «улица»,
школа, вуз. Но впоследствии, в реальных жизненных условиях приобретенных ранее
знаний оказывается недостаточно. Возникает осознанная нужда в дополнительных
знаниях, отсутствие которых затрудняет решение конкретных задач. Иначе говоря,
появляется нужда в информации, на основе использования которой возможно
формирование нового знания. Эта потребность осознается человеком как
рассогласование между имеющимися знаниями и знаниями необходимыми. Таким
образом, информационные потребности можно определить как осознанную потребность
в информации, необходимой для получения недостающих знаний.
При этом следует иметь в виду, что практически каждый современный человек
занимается не только профессиональной, но и другими видами деятельности
(учится, занимается общественной работой, имеет какое-то хобби, увлекается
спортом, устройством своего быта и т. д.). Любая профессиональная и
непрофессиональная деятельность порождает свои информационные потребности.
Поэтому у одного человека может быть много разных, но характеру и содержанию
информационных потребностей. Если профессиональная деятельность человека носит
повторяющийся, так называемый репродуктивный характер, основанный на полученной
когда-то информации и жизненном опыте, то и необходимость в получении новой
информации будет минимальной. Все это необходимо учитывать при организации
библиографического обслуживания.
Возникновение информационных потребностей в той или иной форме связано с
деятельностью человека. Именно деятельность является исходным пунктом
возникновения потребностей человека вообще, в том числе и потребностей в
информации, а они в свою очередь стимулируют новую деятельность. Это
фундаментальное положение теории человеческих потребностей позволяет нам
объяснить многие моменты, связанные с формированием и удовлетворением
информационных потребностей.
Как известно, основными элементами деятельности являются: субъект,
предмет, цель, средства и методы.
Через субъекта деятельности осуществляется связь всех ее элементов: цель
реализуется в предмете через средства путем системы действий и операций. Однако
прежде чем осуществить деятельность, субъект планирует и имитирует ее в своем
сознании. Здесь нельзя не вспомнить высказывание К. Маркса о том, что самый
плохой архитектор отличается от наилучшей пчелы тем, что прежде чем строить
объект, он уже построил его в своей голове. В конце процесса труда получается
результат, который в начале процесса имелся уже в представлении работника.
Следовательно, сознание человека выступает как непосредственный механизм
управления деятельностью, ее побудительной, регулирующей и контролирующей
частью. Такое сознательное руководство деятельностью возможно потому, что ему
предшествует этап отражения объективных условий этой деятельности и
«построения» ее субъективного образа - идеальной модели. Важно отметить, что
модель имеет информационный характер. Иначе говоря, она создается в сознании
человека на основе имеющихся у него знаний. Поэтому успешная реализация
деятельности, достижение цели находится в прямой зависимости от получаемой
субъектом информации.
Поскольку создание модели является обязательным условием сознательной
человеческой деятельности, субъект стремится восполнить нехватку информации.
Создание целостной модели деятельности наталкивается на трудности и не может
далее осуществляться без ориентировки в информационной ситуации.
Естественно, что эти представления будут только в некоторой степени
соответствовать реальным условиям возникшей информационной ситуации, однако они
позволяют направлять активность субъекта на поиск нужной информации,
способствуют ее отбору и оценке в процессе получения и потребления.
Все сказанное отнюдь не снимает ведущей роли деятельности в процессе
формирования информационных потребностей, так как именно в деятельности
складывается определенная информационная ситуация, осознание которой ведет к
активизации субъекта и возникновению у него представлений о необходимой
информации. На это указывает, в частности, широко распространенное в науке
мнение о том, что правильная постановка задачи есть уже половина ее решения.
Действительно, правильно поставить задачу -- это значит создать такую информационную
ситуацию, которая направляет субъекта на информацию, требуемую для решения
проблемы, т. е. ситуацию, в которой у субъекта формируются адекватные
представления о необходимой информации.
Таким образом, мы можем выделить три характерных момента в структуре
информационных потребностей субъекта:
) чувство нехватки чего-то и стремление восполнить эту нехватку;
) наличие представлений, хотя бы приблизительных, о том, какая информация
необходима. Первый момент можно обозначить как форму существования
потребностей, второй -- как содержание их;
) представления о необходимой информации формируются на базе имеющегося у
субъекта знания об условиях деятельности, т. е. на основании его
информационного потенциала.
Информационный потенциал оказывает влияние прежде всего на предметное
содержание информационных потребностей. При этом наблюдается прямая зависимость
между богатством информационного потенциала субъекта и его направленностью на
информацию: чем шире и глубже информационный потенциал субъекта в определенной
области, тем точнее и дифференцированнее его информационные потребности.
Отсутствие у субъекта соответствующего информационного потенциала ведет к
формированию у него неопределенных и неадекватных представлений о необходимой
информации. Этим можно объяснить часто наблюдаемое в практике информационного
обслуживания явление, когда фактически одинаковые условия деятельности
субъектов приводят к возникновению у них различных по содержанию потребностей.
Следует отметить, что не любая деятельность человека ведет к формированию
у него соответствующих информационных потребностей. Это прежде всего зависит от
целей деятельности и имеющегося у субъекта информационного потенциала. В том
случае, когда субъект повторяет уже осуществленный, по крайней мере, однажды, акт
деятельности, реализовавшей цель, необходимость в получении информации будет
минимальной или вообще не возникнет на протяжении определенного периода
деятельности. Это можно наблюдать в повседневной жизни многих людей, в том
числе и имеющих специальное образование. Подобное пассивное отношение к
получению новой информации позволило в литературе именовать таких специалистов
«не потребителями информации». Однако постановка новой задачи или изменение
условий деятельности, а тем более и то, и другое вместе взятое неизбежно
вызовут информационную потребность, которая может быть удовлетворена как путем
чтения литературы, так и другими способами (личные контакты с коллегами,
участие в конференциях и т. д.).
2. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
ПРЕДПРИЯТИЯ
.1 Исследование информационных потоков в аппарате управления
Полное представление об информационных потоках в аппарате управления
может быть получено при изучении его информационной структуры и
документированной и недокументированной информации.
Цель исследований информационных структур аппарата управления - получение
исходных данных для: проектирования системы документационно-информационйого
обеспечения учреждения, в состав которой могут входить подсистемы формирования
исходных данных, подразделения и службы обработки корреспонденции, копирования
и размножения документов, архив и т. п.
Знание информационной структуры аппарата управления необходимо и для
размещения его структурных подразделений, выбора оборудования для
транспортировки и передачи документов, проектирования систем связи. Сами же
документы исследуют, для того чтобы выяснить возможности их унификации,
разработать оптимальные технологические процессы работы с ними, выбрать
технические средства механизации и автоматизации документационных процессов.
При изучении информационных структур учитывают функциональные связи и
связи, необходимые для передачи материальных объектов.
Информацию о существующих связях получают во время опросов, бесед,
анкетирования, с помощью технических средств и т. п. Полученные сведения в
зависимости от цели проектирования представляют в виде графиков, схем или
таблиц. При представлении информационной структуры иерархической системы
управления график имеет вид направленного сверху вниз дерева. На высшем уровне
иерархии находится руководитель аппарата управления, на следующем - его
заместители и так далее в соответствии с таблицами уровней подчиненности
отделов и сотрудников. При представлении информационной структуры в виде схем
можно использовать символику, принятую для изображения элементов и связей в
автоматизированных системах управления и системах обработки данных.
Числа в матрице показывают, сколько раз была зарегистрирована в течение
наблюдаемого периода связь между подразделениями. Каждому числу, расположенному
выше диагонали матрицы соответствует число ниже диагонали. Эти числа,
показывающие интенсивность связей между подразделением, в общем случае могут
быть и не равны, так как характеризуют например, число обращений или вызовов
подразделения и число обращений или вызовов подразделения. Для определения
интенсивности связи между двумя подразделениями берут либо их среднее
арифметическое либо максимальное значение.
Выбор определяется целями, для которых исследуются информационные связи.
Например, для проектирования пневмопочт загрузку канала будет определять
величина макс (так как необходимо транспортировать обратно и пустые патроны), а
для решения вопроса о размещении подразделений - величина х.
Такие таблицы составляют для личных контактов, передачи документов и для
передачи данных по техническим каналам связи. Для каждого из этих видов связи
может быть составлена или своя таблица, или сводная таблица по всем видам
связи.
Наиболее простой и эффективный способ получения сведений об
информационных связях между подразделениями заключается в следующем. Для
каждого подразделения составляют таблицу связей.
С помощью опроса всех или только ведущих сотрудников подразделения
устанавливают интенсивность связей с каждым отделом по личным контактам,
передаче документов и использованию технических средств. «Вес» связи
определяется количеством сотрудников, которые указали на свои контакты с тем
или иным подразделением. Суммируя высказывания сотрудников, можно установить,
что наибольшая интенсивность связи по личным контактам будет, например, с
подразделением. При анализе можно учесть и служебное положение сотрудника с
помощью коэффициента его оценки.
Зная частоту появления и значимость отдельных видов связей, можно
определить их относительный «вес». Если предпочтение отдается какому-либо
одному виду связи независимо от того, насколько часто она появляется, то
решающим фактором в этом случае будет частота появления именно этой связи.
Применив бальную оценку каждой из связей, определяем ее общий вес простым
умножением весов.
Имея эти данные, составляют таблицу (матрицу) весов. В этой матрице числа
в отдельных клетках указывают связи, полученные перемножением частоты связей на
оценку их значимости по выбранной, например, трех бальной системе - 3, 2, 1.
Матрица весов позволит решить и проблему оптимального размещения
сотрудников структурного подразделения. Из матрицы весов выбирают сотрудника А
с наибольшим весом связей, затем сотрудника £ и т. д. Метод позволяет
оптимизировать размещение сотрудников при проектировании рационального аппарата
управления.
Исследование документированных информационных потоков проводят следующими
методами:
на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного
проекта - беседы и опросы, изучение документов, анкетирование
на стадиях технического и рабочего проектирования - изучение документов
полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.
Исследование бездокументных информационных потоков во время реализации
технического задания, технического предложения и эскизного проекта производят
путем бесед и опросов; на стадиях технического и рабочего проекта - изучением
технической документации, анкетированием и с помощью технических средств.
Исследовать как документные, так и бездокументные информационные потоки
можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного
периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени:
неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами
и могут быть представлены в виде информационных моделей.
Группировка и классификация неформализованной управленческой информации.
Исследование потоков неформализованной информации начинают со сбора
фактического материала, всех видов документированной и недокументированной
информации, которая используется в аппарате управления. Исследования
управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно
переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к
классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу
отдельных сообщений.
В первую очередь составляют перечень документированной и
недокументированной информации. Перечень позволяет выявить процедуры, связанные
с построением и обработкой информации, дает возможность построить тезаурус
документов, определяющий количество смысловой информации. Перечень документов в
дальнейшем позволит формализовать процесс их составления. Так как процессы
управления повторяются, то число способов образования документа ограниченно.
Перечень документов также способствует использованию матричных методов изучения
аппарата управления.
Для составления перечня документов можно применить анкетирование.
Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед
или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата
управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая
документы в делах и т. п.
Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для
работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные,
финансовые и т. п.).
Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии например с
классификацией, приведенной в главе второй или по признакам, отвечающим
функциям управления.
Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с
руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по
унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению
количества и т. п.
Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.
Изучение потоков управленческих документов может быть произведено
наблюдением за прохождением документов; изучением документации; анкетированием;
с помощью автооперограмм.
Маршрут движения документа с момента его поступления (или изготовления)
до момента передачи в архив или в экспедицию можно точно установить простым
наблюдением. Однако хотя сведения и будут достоверными, затраты на их получение
будут значительными.
Изучением документации и опросом также можно получить достоверные
сведения о маршруте управленческих документов, составляя например,
принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить: количество
структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ;
последовательность прохождения; состав операций, выполняемых с документом в
каждом из структурных подразделений.
Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм -
разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных
сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и
горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников,
обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются
выполняемые им операции.
Автооперограмма прилагается к документу по указанию начальника аппарата
управления или его заместителя в соответствии с приказом по аппарату
управления. Секретарь (инспектор) аппарата управления вписывает в верхнюю
строку номер документа и дату наложения резолюции, присваивает автооперограмме
номер и регистрирует этот номер, а также номер и дату документа в
регистрационных картах или журнале. Исполнитель, получив документ с
автооперограммой, обязан в первой свободной строке написать свою фамилию;
после окончания выполняемой им операции, против своей фамилии в столбце,
отвечающем виду выполненной им операции, поставить дробью дату окончания
операции и время, затраченное на ее выполнение.
После исполнения документа при сдаче его в экспедицию или архив
заполненная автооперограмма передается выделенному для этой цели
секретарю-инспектору аппарата управления.
Использование автооперограмм позволяет получить следующие сведения;
перечень операций над документами; количество исполнителей, занятых обработкой
определенных документов; маршрут движения документов; трудоемкость операций над
документами; последовательность выполнения операций. Достоинство метода
автооперограмм - высокая достоверность и полнота полученных сведений,
недостаток сравнительно большая трудоемкость. При большом количестве
автооперограмм их необходимо приспособить для машинной обработки, введя
соответствующие шифры.
2.2 Анализ информационных потоков на предприятии
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от
решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно
растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с
чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания,
анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются:
анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка
автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков
информации дает общее представление о функционирование объектов управления и
является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения
ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее
исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного
отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков
информации.
Сегодня не существует единого и универсального метода для решения
вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми,
иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных
потоков [1]. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты
их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую
характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы
относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой
размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные
характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным
подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Основным
недостатком методов графического анализа является трудность дальнейшего
развития и применения формализованных методов анализа, так как функциональные
отношения, алфавит и выражения значения элементов потока записываются с помощью
естественного языка, что создает трудности при последующей обработке подобной
графической схемы методами формального анализа. Формализованные методы
позволяют выполнять анализ при больших размерностях документопотоков [1]. Одним
из основных достоинств является большая ориентированность на использование
средств вычислительной техники, поскольку они используют структуры данных,
обработка которых хорошо реализована на алгоритмическом уровне. Наиболее
приемлемым является использование графических методов в совокупности с
формализованными методами, допускающих переход от одного метода к другому и
методы компьютерного графического моделирования, таких как методология IDEF1 и
IDEF2 [2]. Авторами предлагается использование стандарта IDEF1 как инструмент
для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках
коммерческой деятельности предприятия.
Существует следующая методика изучения информационной системы
предприятия, осуществляющаяся в два этапа: первый - обследование, второй -
построение и анализ информационной модели. Обследование предполагается
проводить по заранее разработанной программе, которая включает: изучение
структуры и функций подразделений предприятия; составление перечня входящих и
исходящих документов для каждого подразделения, а также регистрацию всех
поступающих и выходящих сообщений; четкое определение процессов формирования и
маршрутов движения документов; сбор данных о назначении форм документов и
количестве разрабатываемых экземпляров, периодичности составления документов,
показателях, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении); повторяемость
и применяемость показателей в подразделениях; алгоритм их формирования. После
выполнения всех необходимых этапов предварительного анализа на основании
собранных данных применяется один из методов анализа.
Одним из способов решения задачи анализа информационных потоков является
введение искусственных информационных языков для описания производственной
информации [3]. Авторами осуществляется разработка программных средств,
позволяющих провести частотный анализ показателей, содержащихся в документах, и
составить отраслевой язык на базе формализованного тезауруса. По результатам
исследования документов составляется стандартный набор терминов со строго
фиксированными лексическими значениями, в котором устранены синонимы. Эти
термины, представленные отдельными словами или группами слов, называются
дескрипторами, а наборы таких терминов - словарем дескрипторов. Анализируя
одинаковые по смыслу признаки, выделяются их общие части и заносятся в перечень
признаков. Полученные таким образом признаки становятся ключевыми словами или
дескрипторами информационного языка. Описание конкретных показателей с помощью
дескрипторов проводится на основе анализа их экономического значения и с учетом
синонимии.
2.3 Характеристика службы информационного обеспечения
управления
Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который
бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия.
Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и
подготовленном для анализа виде.
Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых
государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной
деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других
- отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и
информационно-аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный
центр или служба информации.
Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться
как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача
информационной службы - квалифицированно обработать ее и распределить по
потребителям. Основная цель - это обеспечение оперативного получения
руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной
информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных
решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения
своевременных рекомендаций и предложений. [10].
Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от
качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому
основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции
предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающей оперативное
поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой
деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные
товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также
внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия
(инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д.)
[10].
Если предприятие маленькое, то обязанности сбора, обработки и
распределения информации могут быть возложены на одного человека - менеджера
референта или координатора. Если предприятие крупное, необходимо создать новое
подразделение. Оно может называться информационно-аналитическим отделом.
Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором
концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя
информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая
часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в
основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде.
Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:
) сбор, обработка и анализ внешней информации
) сбор, обработка и анализ внутренней информации
) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и
предложений
) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа,
соответствующих выводов и выработанных рекомендаций
) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее
использования в работе
) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы
Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности
информационной службы [9]:
информационные отдел получает большие объемы информации из самых
различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно
обработать материал
основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет
самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет
ее предварительную обработку
на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает
вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации
основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением
времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также
ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск
занимает слишком много времени
проблема представления информации.
Предлагаются следующие шаги для их решения:
) разграничение обязанностей между специалистами службы
Это - информационная система
(ИС). Информационная система - вся инфраструктура предприятия, задействованная
в процессе управления всеми информационно-документальными потоками [1],
включающая в себя следующие обязательные элементы: . информационная модель,
представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС; .
регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений; .
кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;
. программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям
информационной модели; . кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование
программного комплекса и его соответствие утвержденной информационной модели; .
регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса; .
аппаратно-техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации
программного комплекса; . эксплуатационно-технические кадровые ресурсы; .
правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.
Конечные пользователи на
больших предприятиях также могут поддерживаются или обслуживаются
информационными центрами (ИЦ).
В настоящее время ИЦ как
ключевая структура в сфере электронной обработки информации уверенно
закрепились, прежде всего, на больших предприятиях развитых промышленных стран.
В зависимости от масштаба
сферы обработки информации на конкретном предприятии возникают разнообразные
организационные структуры в этой области. Представленные в иллюстративном
материале 1-3 примерные структурные схемы характеризуют типовые варианты
организации подразделений (или службы) обработки информации (ОИ) различных
масштабов (5 чел. - малые, 6-20 чел. - средние и более 20 чел. - большие подразделения
ОИ).
Структура большого
подразделения ОИ расчленена на втором уровне на отдел общей организации, отдел
проектирования прикладных систем и их обслуживания, ИЦ, отдел базовых
технологических средств, а также вычислительный центр. Руководству здесь приданы
широкие штабные функции.
Обслуживание в больших
предприятиях занимает от 50 до 70 % имеющихся мощностей, поэтому можно
представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против
расчленения этого подразделения говорит часто то, что на практике работа по
проектированию является обычно более престижной, а обслуживание и сопровождение
систем их разработчиками оказывается наиболее качественным, поэтому
действительно имеет смысл обеспечить эти функции с помощью одних и тех же
людей.
Разделение задач
проектирования (развития) и использования систем можно рекомендовать также для
структуры среднего подразделения ОИ. Выбор и ввод в эксплуатацию (внедрение)
стандартных прикладных программных средств, приобретаемых от сторонних
организаций, со временем имеют для всех фирм все большее значение; обслуживание
конечных пользователей представлено в этой же группе. Центральное хранилище
данных в таких структурах будет часть отсутствовать. Функции планирования и
поддержки охватывают и организационные задачи.
Ввиду малой численности
малого подразделения ОИ различные функции выполняет одно и то же лицо, задачи
планирования и исполнения должны при этом осуществляться в своеобразном
персональном союзе.
Управление часто передается
подразделению, которое побудило внедрение ОИ. Организация, хранилище данных,
обработка и контроль находятся в производственных подразделениях. Очень часто
используется только стандартное прикладное программное обеспечение; функции
поддержки и сопровождения в таких предприятиях часто передаются на сторону.
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ
УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ «ЛАЙМ»
.1 Организационная структура ОАО «Лайм»
Открытое акционерное общество «Лайм» (ОАО «Лайм») основано в 2009 году.
Юридический адрес: Украина, г. Сумы, ул. Воровского, 10.
Основным видом деятельности предприятия является оптовая и розничная
торговля минеральной водой отечественного производства.
Под структурой аппарата управления предприятием понимают совокупность
линейных и функциональных органов управления, а также систему их взаимосвязей и
взаимодействий. Формирование отдельных органов и аппарата управления в целом
базируется на наличии определенных функций, их объема, масштабе управляемости и
особенностях объекта управления.
Весь объем работ по управлению предприятием распределяется между
функциональными и линейными подразделениями аппарата управления.
Организационная структура ОАО "Лайм" построена таким образом,
чтобы обеспечить оптимальное функционирование с минимальными затратами, как
средств так и времени. Для более детальной и совершенной регламентации
деятельности подразделений и отдельных работников разработаны отдельные
должностные инструкции. При подборе кадров все кандидаты проходят строгий
отбор, что также повышает общее качество функционирования общества.
3.2 Основные правила организации документооборота на
предприятии «Лайм»
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения
и использования документов в текущей деятельности ОАО «Лайм». Документооборот
является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «Лайм» так как он
определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения
документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как
информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его
документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота на ОАО «Лайм» являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;-
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение
документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить
возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны
быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный
принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения
однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота
является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных
носителях) в комплексе на ОАО «Лайм» согласованы путем соблюдения правил
особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми
должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет
всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Лайм»,
все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и
подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью
делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный
документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «Лайм».
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с
ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «Лайм» и табелем
унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня
структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся
документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые
только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня
структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной
документацией, а документооборот уровня структурного подразделения -
специализированной документацией, обеспечивающей основные направления
деятельности организации (в него могут входить и
организационно-распорядительные документы).В ОАО «Лайм» существует отдельное
структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение
централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов,
составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ -
документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны
порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть
установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во
входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из
учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на
входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе
внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может
требовать поступления входящих документов (например запросы в другие
организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для
организации работы ОАО «Лайм», так как они обеспечивают целенаправленное
решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним
документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные
документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют
протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету
материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка
(докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию
проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных
структурных подразделений ОАО «Лайм» (особенно если они территориально
разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят
внутренние документы, порождающие исходящие документы.
3.3 Схема движения и технология обработки документов на ОАО
«Лайм»
Входящие документы:
Документы, поступившие, в ОАО «Лайм» начинают свой путь к исполнению с
экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются
экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки
корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и
предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются
по назначению. В ОАО «Лайм» обязательно составляется перечень нерегистрируемых
документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся
на два потока:
. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока
передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При
централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в
канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное
рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения
поступивших документов является распределение документов, не требующих
обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица,
которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при
предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес
руководителя ОАО «Лайм» и в структурные подразделения организации. Руководству
ОАО «Лайм» передаются документы вышестоящих органов управления и документы,
содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации
(учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных
подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При
наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и
жалобы направляются в него из экспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на
ОАО «Лайм». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения
регистрируются и передаются руководителям ОАО «Лайм» и структурных
подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями,
передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или
размножаются и передаются одновременно в копиях.
Исходящие
документы Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его
оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух
экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном
экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со
специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с
другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется
реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий
согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы
согласования документа".
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись
руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту
документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть
разослан подписанный документ.Целесообразно на ОАО «Лайм» установить порядок,
при котором право подписания документов имеют не только руководитель «Лайм», но
и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
При этом условии движение документов и их исполнение станут более
оперативными. Руководитель «Лайм» в праве внести изменения и дополнения в
подписываемый документ или вернуть его на доработку.После подписания
руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию.
Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих
документов". После регистрации и присвоения исходящему документу
регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или
машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы
направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих
документов и сортировка их по корреспондентам. На ОАО «Лайм» имеется массив
постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды
почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на
почтовые отправления.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр
отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются
в дело.
Внутренние документы.
Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО «Лайм».
Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как
подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает
с маршрутом входящих документов.Особенность движения внутренних документов
является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Под
объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и
внутренних документов за определенный период времени. Учет объема
документооборота организуется для установления:
загрузки «Лайм», его подразделений и службы документационного обеспечения
управления;
потребности «Лайм» организационной и электронно-вычислительной технике.
При определении объема документооборота однократно обязательно
учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов
ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии,
изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота
выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель -
количество копий.
3.4 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов в ОАО «Лайм» обеспечивает
их своевременное и качественное исполнение (Схема № 1).
Схема 1. Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и
внутренними документами.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений
осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и
уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов
возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО «Лайм».
В структурных подразделениях ОАО «Лайм» контроль за исполнением
документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки
своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и
регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля
исполнения документов, информирования руководителя ОАО «Лайм».
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный
нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом организации или
резолюцией.
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на
контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р
6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом
"КОНТРОЛЬ".Документ считается исполненным и снимается с контроля
руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки
ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания).
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно
ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов
периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по
ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины,
совершенствованию организации контроля и управления в целом.
ВЫВОД
Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие
требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность
этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование
управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в
целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования
руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации,
выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас
эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают
руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть
имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается
путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет
устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации,
установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования
информации.
Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то
есть представление пользователям информации, необходимой для решения
управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в
процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного
распространения информации.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации
предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; -
удовлетворение потребностей конкретных управляющих; - точность и достоверность,
правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и
непрерывность сбора и обработки сведений.
Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия
управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное
функционирование и развитие деятельности фирмы.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор,
2000
2. Стенюков М.В.Практическое пособие по
документационному обеспечению
деятельности предприятия М.:2004
. Машинопись и основы делопроизводства./ Сост. А. П.
Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 1999.
5. Хотинская Г.И., Харитонова Т.В. Анализ хозяйственной
деятельности предприятия. М.: Дело и сервис,2004.;
. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике
и управлении: Учебник, М. - 2000г. - 360с.;
. Экономика предприятия /под ред. Кантора
Е.Л./Спб.:Питер,2002г.;
8. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы,
Делопроизводство. - 2007. - №1. - С 34-39.;
9. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения
автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. -
2006. - №3. - С 23-26.
10. См. Герчикова И. Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и
биржи, ЮНИТИ, 1995, стр. 111.
11. См. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляд
изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 1990, стр. 96.