Правила успішного використання тайм-менеджменту

Правила успішного використання тайм-менеджменту

Досліджено проблему неефективного використання робочого часу та запропоновано використання тайм-менеджменту для вирішення даної проблеми. Ігнорування можливих методів збільшення продуктивності і зменшення стресу може негативно позначатися на роботі. Запропоновані в статті методи носять частково науковий і частково авторський характер. Рекомендується застосовувати їх, виходячи з власних можливостей і характеру роботи.

Сьогодні, коли час - це гроші, дуже важливою є правильна організація роботи та забезпечення максимальної продуктивності. При цьому варто пам’ятати і про психічне здоров’я співробітників та робити все для того, щоб стрес не порушив нормальний хід роботи.

Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності і апатії. Тому, щоб не стати жертвою синдрому хронічної втоми, варто правильно керувати часом.

Успіх підприємства або окремого індивідуума часто залежить від рівня ефективності праці. При неправильній організації робочого часу, компанія може нести збитки, втрачати свої позиції на ринку або розпастися в перші місяці свого існування. Співробітники ж бажають зробити свою роботу за мінімальний час, при цьому не втрачаючи якості. В результаті, великий проект робиться в останню ніч, людина ходить у стресі, її і так не найвища продуктивність падає і т.д.

Розглянемо великий список рекомендацій щодо управління своїм часом, які можуть знадобитись кожному з нас на різних етапах життя.

Для того, щоб підвищити продуктивність своєї праці й ефективно управляти робочим часом просто необхідно планувати свої щоденні справи. У цьому може допомогти тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент - це методика, за допомогою якої можна досягти значних результатів у кар’єрі шляхом правильного градуювання поставлених задач, розстановці пріоритетів щодо намічених справ, привласнюючи таким чином кожній із них свій рівень важливості.

У цьому може допомогти метод ЛБСБ. Він полягає в тому, що всім поставленим задачам привласнюється певний рівень та пріоритетність виконання.

Табл.. 1

менеджмент тайм ефективність кар’єра

Група Б - це незначущі завдання, яким потрібно сказати: «Геть!» й викреслити їх зі свого життя, щоб не затуманювати ними свій мозок та думки.

Для того, щоб ранжувати завдання за пріоритетом в рамках кожної групи можна використовувати цифри. Наприклад, найголовнішою справою до виконання буде -А1.

Таким чином, в першу чергу треба робити те, що принесе в майбутньому найбільшу вигоду та результат - про це говорить закон примусової ефективності. Послідовне вирішення завдань в залежності від їх пріоритетності - залог успіху. Також не треба представляти себе Юлієм Цезарем та хапатися за кілька справ одночасно. Кидаючи одне завдання, а потім повертаючись до нього знову, Ви знижуєте свою ефективність в 5 разів.

Існує ще одна класифікація, за якою можна ранжувати свої справи відповідно до їх важливості - це класифікація Ейзенхауера. Згідно з нею виділяється чотири групи завдань:

1.       Термінові і важливі;

2.       Важливі, але нетермінові;

3.       Термінові, але неважливі;

4.       Нетермінові і неважливі.

Першу групи складають найважливіші справи, до виконання яких потрібно приступити негайно і які несуть за собою найвагоміший ефект та результат.

До другої групи відносяться важливі завдання, які не стоять на даний момент часу в пріоритеті та їх можна відкласти на потім. Але якщо так робити постійно, то вони можуть перейти до першої групи й завдати немало клопотів виконавцю. Саме тому для таких справ потрібно передбачити тимчасовий резерв.

Третю групу складають завдання, що не мають яскраво вираженого результату та незначно впливають на Ваш успіх, але віднімають багато Вашого часу та відповідно впливають на ефективність використання Вами робочого часу. Кількість таких справ потрібно зменшувати або передоручати іншим, що можуть з ними впоратися.

Останню групу складають завдання, які сміливо можна викреслити зі свого списку, адже вони ніяк не впливають на Ваш успіх.

Окрім ранжування завдань за пріоритетами, існує ще багато правил тайм-менеджменту, одним із яких є правило «6П» - Правильне Попереднє Планування Перешкоджає Погані Показники.

Для того, щоб підвищити шанси реалізації Ваших цілей та не закинути їх в дальній кут, обов'язково всі завдання потрібно записувати на папері. Такий перелік справ допоможе Вам чітко уявляти, що потрібно зробити, в якій послідовності та який це буде мати результат.

Метод Getting Things Done та ALPEN.

Великою популярністю в англомовному світі користується методика Getting Things Done розроблена Девідом Алленом. Вона базується на тому, що записування всіх поточних справ, проектів та ідей дозволяє тримати пам'ять не перевантаженою і вільною для найголовнішого. Важливим компонентом методики є прийняття рішення про те, чи є можливість щось вдіяти по відношенню до різного роду інформації, яка надходить. Як способи реагування на нову інформацію пропонується або заносити дату в календар, або додавати її у список поточних дій, або розміщати у власній довідковій системі або при не достатній важливості відкладати на непередба- чуване майбутнє чи повністю відкидати.

В німецькомовному світі відомим є метод ALPEN Лотара Зайверта. Планувати час пропонується використовуючи пять кроків, що відповідають першим літерам абревіатури ALPEN:

•              Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren - Нотувати завдання та заплановані дії

•              Länge schätzen - Оцінювати тривалість виконання кожної дії

•              Pufferzeiten einplanen - Включати у планування буферний час

Рис. 1

Наступний список представляє собою кілька порад щодо планування Ваших цілей та завдань:

1.       Плануйте з вечора. Виписуйте на аркуш усі свої справи до початку їх виконання. Це збільшить продуктивність на 25%. Так, прийшовши на роботу, Ви завжди будете розуміти з чого потрібно почати.

2.       Працюйте зі списком протягом всього часу виконання завдань з нього. Додавайте нові справи, розміщуючи їх згідно з пріоритетом, та викреслюйте ті, що вже зроблені. Так Ви будете бачити, що список зменшується й Ви вже наближаєтесь до кінцевої мети, що додасть ще більше ентузіазму та енергії.

3.       Завжди плануйте від більшого до меншого. Від своєї головної мети до тих маленьких завдань, що в довгостроковому періоді направлені на її виконання. Так Вас не буде бентежити складність та недосяжність кінцевої мети, і Ви з легкістю зможете приступити до виконання малих цілей.

4.       Для кожного завдання визначайте термін його реалізації.

5.       Правило 10/90. Пам’ятайте, що 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдань, заощадить 90% часу при їх вирішенні.

Уміння правильно організовувати та раціонально використовувати свій час зведе нанівець всю суєту щодо нестачі часу. Користуючись тайм-менеджментом Ви зможете зрозуміти, що на даний момент є головним, а що - другорядним, що потрібно зробити в першу чергу, а що можна залишити на потім, а що можна взагалі відкинути. Це вивільнить Ваш час та збільшить ефективність його використання. А як їм розпорядитися - вирішувати вже тільки Вам!

Ще кілька авторських порад:

1.       Фільтруйте інформацію. Не перенасичуйте свій мозок зайвими даними, що не приносять Вам ніякої користі та ніяк не позначаються на Вашій роботі. Обирайте найважливішу інформацію, відсіявши іншу. Так Вам легше буде орієнтуватися в ваших думках, планах, що з них виходять, що значно скоротить час виконання поставлених задач.

2.       Обходьте стороною все те, що марно займає Ваш час. Телевізор, Інтернет, соціальні мережі - все це привертає Вашу увагу та відволікає від самої справи, що потрібно виконати. Ви навіть не представляєте як швидко можна закінчити почату справу, якщо Ви вимкнете всі свої гаджети, перестанете відволікатися по різним дрібницям та будете використовувати свій час виключно на роботу з поставленими задачами. Заощадження часу в рази!

3.       Головне - розпочати. Так, дуже складно розпочати роботу над поставленим завданням, якщо навіть близько не видно результату, що вийде після всіх прикладених зусиль. Тому завжди треба починати з малого. Потім Ви втягуєтеся в процес і вже навіть не хочете зупинятися. Наприклад, починаючи роботу над статтею не треба думати, що всі 10 сторінок потрібно написати саме зараз. Оберіть спочатку тему, знайдіть якісні джерела інформації, а потім написання вже «піде як по маслу».

4.       Не переходьте від одного завдання до іншого поки його не закінчите. Не потрібно хапатися за кілька справ одночасно, так Ви не закінчите якісно й вчасно ні одної. Концентруйтеся тільки на одній.

5.       Починайте свій трудовий день з найважчої та найважливішої справи - «з’їжте жабу на сніданок», так би мовити. Постійно відкладаючи це завдання Ви робите тільки гірше собі, адже морально на себе тиснете. А виконавши цю справу, Ви зможете видихнути з полегшенням, адже це найтяжче, що Ви повинні були зробити.

6.       Принцип «кошик для сміття». Запам’ятайте, щоб досягти високих результатів у роботі, працюйте за чистим столом. Вчасно розбирайте всі свої папери, прощайтеся з непотрібними, таким чином звільняючи місце для нових. Уявіть, близько 30% свого часу ми витрачаємо на пошук потрібного документу! Так що швидко викидайте непотрібне в кошик для сміття та працюйте в чистоті!

7.       Говоріть «Ні!» тим справам, що не стоять у Вас у пріоритеті. Не дозволяйте користуватися іншим Вашим особистим часом. Відмовляйте тактовно, щоб було зрозуміло, що відмовляєтесь Ви саме від завдання, а не від людини.

8.       Працюйте в зручний для Вас час. Визначте найбільш продуктивний для Вас період часу та постарайтеся встигнути зробити максимум поставлених цілей за цей проміжок.

9.       Зрозумійте й не судіть себе строго, коли в деякі дні Ви просто не можете зосередитися на роботі. Це нормально, коли іноді Ви можете працювати хоч цілодобово, а іноді - не можете робити нічого. Саме в пік Вашої активності намагайтеся робити по максимум.

10.     Використовуйте техніку дедлайну. Встановлюйте терміни виконання всіх завдань особисто для себе на кожний день. Коли Ви маєте встановлені терміни виконання завдання, Ви стаєте більш сконцентрованими та продуктивними.

12.     Призначайте важливі зустрічі чи необхідні справи вранці. Частіше за все час до важливої події проходить непродуктивно.

13.     Боріться з прокрастинацією. Використовуйте техніку Pomodoro. Тобто робіть невеликі перерви в 5 хвилин між основними годинами роботи. Велика кількість короткочасних перерв дозволить не відходити від основної роботи занадто далеко, при цьому мозок не буде знаходитися в постійному напруженні.

14.     Делегуйте завдання, з якими можете справитися не тільки Ви, іншим. Користуйтеся допомогою інших, це значно вивільнить Ваш час на більш важливі справи.

15.     Не забувайте про відпочинок! Як тільки з’являється така нагода - сміливо лягайте на диван та переключайте канали телевізору, щоб набратися втраченої за часи роботи енергії. Займатися тайм-менеджментом усюди, навіть переглядаючи ролики на YouTube!

Існує багато методів організації власного часу. Тайм- менеджмент допомагає забезпечити максимальну продуктивність та зберегти про психічне здоров’я співробітників.

Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності і апатії. Тому, щоб не стати жертвою синдрому хронічної втоми, варто правильно керувати часом. Поєднання різноманітних методів, наведених у цій статті, приведе до найкращого результату саме для вас або для вашого підприємства.