Методика комплектования архивного фонда
КУРСОВАЯ РАБОТА
по предмету: «Методика и практика архивоведения»
тема работы: «Методика комплектования архивного фонда»
Студент 3 ДОУ-1-12Ж Я.И. Шварц
Специальность 034702
Документационное обеспечение управления и архивоведение
Руководитель С.В. Кучерова
Московская область 2016г.
Содержание
Введение
Глава 1. Комплектование архива
.1 Понятие и содержание комплектование архива
.2 Источники комплектования
.3 Критериями источников комплектования
.4 Организация комплектования
Глава 2. Экспертиза ценности документов
.1 Экспертиза ценности документов на основе научных критериев
2.2 Экспертиза ценности документов по перечням
.3 Передача документов на архивное хранение
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Архивные документы представляют собой бесценное хранилище информации о специфики и особенностях функционирования любой организации, поэтому процесс сохранности документов представляет собой особый интерес. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ. Особую роль в этом процессе играет процесс комплектования архива, так как при этом осуществляется является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.
Актуальность курсовой работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с процессами эффективности управлении, правильного составления и оформления документов в соответствии с новыми нормативами.
Информационный подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства.
Основной целью курсовой работы является характеристика основных моментов методики комплектования архивных фондов.
Для решения указанной цели решались следующие задачи:
) раскрыть понятие и содержание комплектования архива;
) раскрыть определение источников комплектования;
) описать организацию комплектования;
) рассказать об экспертизе ценности документов;
) рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;
) рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.
Глава 1. Комплектование архива
.1 Понятие и содержание комплектования архива
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Работа по комплектованию архива документами складывается:
Из установления профиля архива;
Определения источников комплектования;
Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
Организации комплектования.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».
1.2 Источники комплектования
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.
Выделяются следующие группы источников комплектования:
Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.
Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.
При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.
При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).
Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.
На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.
Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.
Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.
Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» - было принято нелегкое решение - не перемещать материалы.
Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).
В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.
Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой - создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.
В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:
выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;
установить «договорные отношения» с представителями этих структур.
В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.
Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).
Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.
Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, социал-демократические, либерально-демократические и др.
В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.
.3 Критериями источников комплектования
Важным фактором при комплектовании архива является определение критериев оценки документов:
Функционально-целевое назначение учреждения;
Масштаб его деятельности;
Вид организации;
Полнота отражения в ее документах ценной информации.
Для документов личного происхождения учитываются:
Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;
Степень сохранности его фонда;
Взаимосвязь его фонда с другими фондами.
Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:
Структурные подразделения организации;
Подведомственные организации;
Физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.
В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.
В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.
В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
. Функционально-целевое назначение учреждения- выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах;
. Масштаб деятельности- многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников;
. Вид организации- сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур;
. Полнота отражения информации- степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций.
.4 Организация комплектования
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить:
правильность формирования и оформления дел;
соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.
Вид документации.
Срок хранения, лет.
Записи актов гражданского состояния; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги (75 лет)
Научная, технологическая, патентная документация (10 лет)
Конструкторская документация (15 лет)
Проектная документация по капитальному строительству (25лет)
Телеметрическая документация (5 лет)
Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы (3 года)
Фотодокументы (3 года)
Документы на машинных носителях (5 лет)
Передача дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.
В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.
архив хранение экспертиза ценность
Глава 2. Экспертиза ценности документов
.1 Экспертиза ценности документов на основе научных критериев
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи экспертизы ценности документов.
Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
) для временного хранения.
Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
Кроме того отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт дела, для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
) критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);
) критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);
) критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).
Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:
) критерии ценности фондов личного происхождения;
) критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:
значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
история фонда и его состав;
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).
К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:
значение творческой и общественной деятельности автора документа;
время и место создания документа;
значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);
взаимозаменяемость с другими документами (может носить характер повторяемости информации).
.2 Экспертиза ценности документов по перечням
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.
Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.
Современная система перечней документов.
В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:
) с указанием сроков хранения;
) подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.
Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.
Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.
До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989г.
В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня документов, вышедшего в 1989г:
государственных и негосударственных организаций;
отдельных отраслей;
ведомственные;
примерные;
типовые;
управленческие документы негосударственных организаций.
.3 Передача документов на архивное хранение
Все документы, созданные в делопроизводстве за время работы государственных органов, учреждений, организаций, а также коммерческих компаний проходят единый делопроизводственный цикл. Заключительным этапом делопроизводства является передача документов на архивное хранение. Последним пунктом назначения может быть государственный (муниципальный) архив и ведомственный архив, документы которых составляют государственную часть Архивного фонда РФ. В связи с этим российское законодательство строго регламентирует процедуры подготовки документов к хранению и их непосредственной сдачи в архив.
Виды архивов для хранения документов.
Как правило, государственные архивы федерального уровня принимают на хранение документы, имеющие общенациональную значимость (Государственный архив РФ, Российский государственный военный архив и т.д.). Государственные архивы субъектов РФ обслуживают архивные нужды конкретных регионов. Так, например, ликвидируемые организации Москвы и Санкт-Петербурга обязаны передать документы по личному составу в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы и Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга соответственно. Аналогичные архивы, принимающие документы по личному составу, функционируют во многих других субъектах страны.
В рамках муниципального района, городского округа или муниципального учреждения ответственность за учет, комплектацию и хранение архивных документов возлагается на муниципальные архивы. На хранение в муниципальные архивы передают документы государственные учреждения и предприятия, кооперативные и общественные организации, а также частные лица.
Ведомственные архивы не являются частью системы государственной архивной службы, но их документы выступают в качестве источника пополнения госфондов. Это центральные архивы различных ведомств (свои архивные службы есть у Минздрава, Минкультуры, Минобразования и др.) и архивы отдельных организаций, областных учреждений и пр. Важно отметить, что не все документы подлежат передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ. Наиболее строгие требования закон предъявляет к организациям, являющимися источниками комплектования. Такие организации обязаны сдавать в госархив документы постоянного срока хранения по утвержденному графику (например, каждые три года, каждые пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в любой организации безотносительно к форме собственности. Однако на хранение в государственный архив они передаются лишь в случае ликвидации организации.
Как происходит передача документов на архивное хранение. Передаче документов в архив обязательно предшествует комплекс подготовительных мероприятий, который называют научно-технической обработкой документов. В самом общем смысле это упорядочивание документов в соответствии с законодательными требованиями. Научно-техническая обработка документов начинается с организации и проведения работ по экспертизе ценности. Для этих целей в организации создается экспертная комиссия, в задачи которой входит определение сроков хранения документов, а также отбор и подготовка документов к архивному хранению.
По результатам экспертизы ценности дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отправляются на научно-техническую обработку в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». На этой стадии осуществляется формирование дел, нумерация листов, составление листа-заверителя на каждое дело, проводятся переплетные работы, оформление обложек, а также составляются внутренние описи дела (на установленные виды документов), описи дел и предисловия к каждой описи. В том случае если организация ликвидируется, на весь архивный фонд необходимо составить еще и историческую справку. После проведения научно-технической обработки документов происходит непосредственная передача документов на архивное хранение на основании ранее составленных описей. Прием документов должен быть зафиксирован актом приема-передачи документов. Данный акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой - в архиве.
Как должны быть оформлены документы для передачи. При подготовке документов к передаче на архивное хранение особое внимание следует обратить на оформление сопутствующих документов и элементов оформления. Листы-заверители, описи, предисловия к описям, исторические справки составляются по утвержденным формам. Категорически запрещается объединять дела постоянного хранения и по личному составу в одну опись. Согласно гостребованиям, документы должны быть переплетены в твердую обложку. Оформление обложки включает проставление следующих реквизитов:
наименование организации и структурного подразделения;
заголовок дела;
количество листов в деле;
- срок хранения дела;
индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
- номер тома;
архивный шифр дела (номер фонда, номер описи дел, номер дела).
При передаче документов на хранение в госархив оформлять корешки дел не требуется.
Санкции за нарушение требований к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение необходима для обеспечения сохранности документов организации. Это требование архивного законодательства, которое наказывает нарушителей штрафом от 100 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП). Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества в случае неисполнения порядка и сроков хранения документов могут поплатиться штрафом до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП).
Помимо штрафов со стороны архивных служб, существуют санкции, которые вправе накладывать контролирующие органы в случае игнорирования их запросов о представлении тех или иных документов. И чем большую ценность представляют документы, тем больше придется заплатить за нарушение законных требований. Так, согласно статье 126 Налогового кодекса РФ, непредставление в налоговый орган документов влечет штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Потеря первичной документации за один и более налоговых периодов повлечет более серьезное наказание - до 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).
Заключение
Подводя итоги проделанной работы можно сделать следующие выводы. Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Работа по комплектованию архива документами складывается:
из установления профиля архива;
определения источников комплектования;
определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
организации комплектования.
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Список использованной литературы
1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.
. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М.:ПрофОбрИздат», 1999. - 125 с.
. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М.,2002.
. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001. - 275 с.
. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). - М.: «Приор-издат», 2004. - 160 с.
. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - С.81-93.
. Анзорова С.П., Федорчукова С.Г. Организация труда государственных и муниципальных служащих: Учеб. пособие для студ. вузов. - М.: Альфа-М, Инфра-М, 2014. - 160с.
. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для студ. вузов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2014. - 346с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. - М: Инфра-М, 2014. - 304с.
. Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2013. - 320с.
Приложение
Открытое акционерное общество
«Авиазапчасть»
(АО «Авизапчасть»)
АКТ
21.октября 2015г. №23
Уфа
Инвентаризация денежных средств
Основание: приказ генерального директора от 22.10.2015 №23
Составлен комиссией в составе:
Председатель - главный бухгалтер Борисов О.Н.
Члены комиссии: экономист Иванова М.И, специалист Самойлова В.И
В период с 22.10.2015 по 25.10.2015 была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено излишков и недостачи не обнаружено; последний номер приходного кассового ордера №11, расходного №23.
Составлен в трех экземплярах:
-й - генеральному директору
-й главному бухгалтеру
-й в дело № 12
Генеральный директор В.И. Федотов.