Рационализация документооборота в туристской фирме

Рационализация документооборота в туристской фирме

Введение

Производств практика с по проводилась на базе турфирмы «Аррива».

Главная цель - освоение практических навыков работы в туристском агентстве.

Задачи производственной практики: формирование профессиональных навыков; закрепление, обобщение и систематизация знаний путём их применения в рабочей ситуации; расширение профессионального кругозора.

Реализация цели и задач осуществлялась в рамках практического участия в деятельности турфирмы «Аррива», участия в работе основных служб названного туристского предприятия и создания информационно-аналитической базы для написания Отчета.

Предмет исследования в данной работе в период прохождения практики:

Изучена организационная структура управления и особенности деятельности турагентства;

Проведен анализ организации и ее документооборота;

Изучены особенности туристского рынка;

Сформулированы предложения по совершенствованию деятельности организации.

Информационной основой для Отчета послужили данные, полученные в ходе практики. В ходе практики активно использовались полученные в Университете знания и умения. В данной работе рассматривались вопросы документационного обеспечения деятельности туристической фирмы, рассматривается регулирование документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом, показаны изменения, произошедшие в этой сфере в последние годы.

Объект исследования работы - турагентство «Аррива», предмет исследования - все стороны деятельности организации, особый акцент сделан на документооборот.

Цель составления отчета - обобщение и анализ информации, раскрытие дипломной темы, полученной в ходе прохождения практики.

Раздел 1. Комплексный анализ деятельности предприятия (организации)

.1 История создания ООО «Аррива»

История создания и существования ООО «Аррива» насчитывает более 6 лет. Данная организация является одной из конкурирующих турфирм на туристском рынке города Санкт-Петербурга. Фирма была организована в 2008 году, главным директором которой является Косенко Ю. А. Товарный знак «Сеть Магазинов Горящих Путевок» используется по договору исключительной лицензии №239 от 15.01.2008г.

Общество с ограниченной ответственностью "Аррива" является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании учредительных документов и действующего законодательства. Участники данной фирмы не отвечают по ее обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью турфирмы, в пределах стоимости внесенных ими вкладов в уставный капитал. Размер уставного капитала составляет 200 000 рублей, который состоит из одной доли, принадлежащей Косенко Юлие Анатольевне. В соответствии с уставом ООО "Аррива", турфирма вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, включая: турагентскую деятельность; туроператорскую деятельность; иную деятельность по организации путешествий; организацию культурного досуга населения; организацию массовых зрелищных, культурных и спортивных мероприятий; оказание бытовых услуг; организацию общественного питания; другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

ООО "Аррива" располагается по адресу: 196655, г.Колпино, ул.Тверская, д.36/9. Офис фирмы находится в жилом пяти этажном здании. Вход - с торца здания, рядом с подъездами. Серьезным преимуществом является близость к центру города; удобное расположение автобусных остановок; удачное расположение торговой и иной инфраструктуры (центральный рынок, магазин одежды, оптика и парикмахерская).

.2 Структура управления предприятием

Структура управления предприятием изображена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура управления ООО «Аррива».

ООО «Аррива» характеризуется простой линейно-функциональной структурой, то есть при высшем звене управления созданы специализированные по выполняемым функциям отделы, которым соответствуют аналогичные по выполняемым функциям отдельные исполнители. Структура линейного типа, многоуровневая. Структура является гибкой и соответствует функциональному назначению предприятия.

Управляет предприятием генеральный директор по найму. Он несет персональную ответственность за организацию рабочего процесса, за подбор и расстановку кадров в организации, финансовую политику. Анализ численности ООО «Аррива» по категориям приведен в таблице 1.

1.3 Штат сотрудников ООО «Аррива»

Таблица 1: Численность работающих ООО «Аррива» по категориям за 2014-2015 годы

Приведенные данные показывают уменьшение общей численности в 2015 году в сравнении с 2014 годом на 7 человек (за счет уменьшения численности ИТР и специалистов). Анализ показывает, что основной удельный вес в структуре кадров приходится на специалистов.

Данные об оплате труда работников турфирмы в соответствии со штатным расписанием предприятия по состоянию на 1.09.2015 приведены в таблице 2

Таблица 2. Штатное расписание работников по состоянию на 1.09.2015г.

Общий месячный фонд оплаты предприятия составляет: 840 тыс.руб. Затраты на оплату труда в год составляют: 840х12= 10080 тыс.руб. , в том числе: постоянная часть оплаты-550 тыс.руб. и переменная часть оплаты-272,5 тыс.руб.

Как отмечалось выше, в 2015 году штат городской турфирмы уменьшился на 7 человек. Из штата организации сокращены менеджер по билетам и менеджер по маркетингу в количестве по 1 чел., раформирован рекламный отдел с введением в штат начальника отдела и менеджера по рекламе, в то время как в 2014 году на предприятии имелся только менеджер по рекламе; уволен из штата курьер. Данные нововведения вызваны спадом спроса на услуги турфирмы и, соответственно, объема реализации услуг.

Анализ оплаты труда показывает дифференциацию заработной платы в зависимости от квалификации труда, а также материальную заинтересованность персонала в конечных результатах труда предприятия. Проведенный анализ показывает не достаточно эффективное использование трудовых ресурсов в 2014-2015 году [1,576с].

Анализ затрат на реализацию услуг.

Затраты на реализацию туристических услуг ООО «Аррива» за 2014-2015 годы приведены в таблице 3.

Таблица 3

.4 Затраты на реализацию туристических услуг ООО «Аррива»

В составе переменной части затрат отнесена переменная часть заработной платы персонала, которая является доплатой в процентах от выручки за объемы оказанных услуг, страховые взносы на переменную часть оплаты труда, услуги сторонних организаций и затраты на транспортные услуги, которые напрямую зависят от реализации туров.

год: 4254+4254х0,3+16905+17260=39695 тыс.руб.

год: 3021+3021х0,34+15820+11363=31231 тыс.руб.

Остальные затраты являются постоянными.

Доля переменной части затрат составила в 2015 году -68% (39695/58405х100=68,0%), в 2014 году-68,4% (31231/45690х100=68,4%)от всех затрат предприятия, что связано со спецификой деятельности предприятия. Потери за 2015 год в сравнении с 2014 годом составили 12715 тыс.руб.или 27,83%.

Наибольшие затраты наблюдаются по оплате труда: за счет уменьшения численности персонала, из-за сторонних транспортных услуг, материальных и коммерческих расходов, что связано со спадом объемов реализации услуги и ростом стоимости потребляемых ресурсов и услуг [2,511с].

Анализ прибыли и рентабельности.

В таблице 1.4 в соответствии с отчетом о прибылях и убытках предприятия проведен анализ динамики и структуры прибыли ООО «Аррива» за 2014-2015 годы.

Таблица 4

Как видно из приведенных данных за 2015 год, снижение выручки составил 25,8 %, себестоимости - 28,3%; валовая прибыль снизилась на 10,7%, что свидетельствует о снижении конечной эффективности деятельности предприятия в 2015 году.

Снижение выручки обусловлен уменьшением объемов реализации услуг. Коммерческие расходы снизились на 10% в сравнении с фактом 2014 года, что связано с уменьшением затрат на рекламу.

Прибыль от реализации снизилась на 11,3% или 441,1 тыс.руб., балансовый спад - на 11,3% или 440,5 тыс.руб., уменьшение чистой прибыли составил 352,4 тыс.руб. или 11,3%.

Приведенные данные показывают более сниженную деятельность предприятия в 2015 году в сравнении с 2014 годом, что характеризует его деятельность как менее развивающуюся, направленную на сохранение компании на рынке.

Подводя итоги, представим сводную таблицу технико-экономических показателей деятельности предприятия за 2014-2015 годы (таблица 1.6).

Сводная таблица технико-экономических показателей деятельности предприятия за 2014-2015 годы

Приведенные данные показывают уменьшение затрат в опережающем темпе в сравнении с темпом роста выручки. Но также имеется потеря прибыли от реализации услуг на 441 тыс.руб.

Наблюдается снижение основных фондов предприятия на 28 тыс.руб. или 5,6% и уменьшение фондоотдачи на 18,8 руб./руб. или 19,1%. Данные показатели являются подтверждением того, что предприятие замедляет основные средства и неэффективно их использует, о чем свидетельствует также снижение фондоотдачи.

Снижение средней заработной платы (10%) опережает прирост производительности труда, которая повышена на 1,7%. Данный факт свидетельствует о том, что снижение численности в 2015 году на 7 человек не обеспечен спадом выручки от реализации услуг.

Приведенные данные показывают незначительное снижение рентабельности производства на 1,1% и рентабельности продаж на 0,9%, что вызвано опережающим ростом затрат в сравнении со спадом объемов реализации услуг. Можно сделать вывод, что снижение рентабельности свидетельствует о снижении конечной эффективности деятельности предприятия в 2015 году [3,121с].

Раздел 2. Анализ рынка туристических услуг

Как известно, на протяжении первых двенадцати лет двадцать первого века туристский рынок Санкт-Петербурга и России успешно развивался. Эксперты связывают данный процесс с ростом платежеспособности населения и социально-политической стабильностью, которую не смогли поколебать даже кризисные явления 2008 года [4,209 с].

Основные показатели деятельности туристских фирм

Таблица 6

Таблица 7.

Численность туристов, обслуженных туроператорами и турагентами, тыс.человек

Туристический рынок стал глобальным. Региональные российские туррынки тоже теряют свою изолированность, постепенно становясь частью общероссийского, макрорегионального и глобального рынков. В сегменте выездного туризма вхождение в глобальный рынок уже произошло, и теперь россияне имеют вполне реальную возможность выбирать между российскими и зарубежными турпредложениями. Для российских компаний это означает появление новых конкурентов, количество которых на каждом этапе будет последовательно возрастать. На примере Северо-Запада в целом и Санкт-Петербурга, в частности, эта ситуация представлена в таблице 2.3.

.1 Характеристики туристского рынка

Таблица 8

Характеристики туристского рынка

В то же время глобализация рынка туристических услуг открывает новые возможности для партнерских отношений, давая импульс консолидационным процессам в отрасли. Вопрос заключается в том, как российские регионы могут воспользоваться ситуацией и какие именно услуги они могут предложить новому конкурентному рынку[6,191с].

Как показывает практика, на российском туристическом рынке появляются крупные западные игроки, своими стандартами и высоким уровнем услуг оказывающие мощное давление на всю рыночную ситуацию в отрасли. Так, приход в Россию новых операторов авиа - и круизных перевозок влечет за собой внедрение новых стандартов работы. Они привнесены иностранными компаниями с наиболее конкурентных рынков. В последнее время новые технологии внедряются и в управление туристическим бизнесом. Отдельные российские регионы начинают проектировать и создавать туристические кластеры - взаимосвязанные и взаимодополняющие предприятия и организации, обеспечивающие функционирование туристической индустрии[9].

Таблица 10

Новые технологии управления в туризме