Поняття реєстрації документів
службовий документ реєстрація
Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів забезпечує їх облік, контроль за виконанням й оперативне використання наявної в документах інформації.
Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
Реєстрації підлягають документи: а) що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково- статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо); б) ті, що створюються і використовуються в установі; в) ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - в день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового
Управлінське документознавство складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально- технічне постачання.
Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500 - 600 документів на рік.
При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі.
В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа;
Управлінське документознавство автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа- відповіді).
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.
На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа праворуч ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві- референтові чи ні. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення.
.1 Основні правила реєстрації документів на підприємстві
Під час реєстрації службових документів слід дотримуватися певних правил:
Перше. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання й подальшого використання в довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство.
Друге. Реєстрація документів здійснюється за трьома документопотоками:
вхідні документи;
вихідні документи;
внутрішні документи. До того ж у кожному документопотоці можуть виокремлюватися певні групи документів, для реєстрації яких ведуться окремі реєстраційні форми. Так, наприклад, вхідні документи реєструються за такими окремими групами залежно від назви авторів і змісту документів:
акти державних органів, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція, що надходить на підприємство з Верховної Ради України;
службові листи, що надходять від інших установ, підприємств і організацій;
звернення (пропозиції, заяви та скарги) громадян;
запити на інформацію. Внутрішні розпорядчі документи реєструються за такими групами залежно від їх змісту:
накази з основних питань діяльності підприємства;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань. Реєстрація цієї групи наказів здійснюється відповідно до їх видів і строків зберігання
Третє. Усі документи реєструють на підприємстві лише один раз:
вхідні - у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;
вихідні - у день їх відправлення;
внутрішні - у день підписання або затвердження (залежно від виду документа). Під час передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс документові не надається.
Четверте. Реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано. У разі запровадження централізованої форми організації діловодства всі документи реєструються в службі діловодства (канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секретаріаті керівника підприємства тощо). У разі запровадження де: централізованої чи змішаної форми організації діловодства певну частину документів залежно від їх груп і видів (накази з основних питань діяльності підприємства, листування за підписом керівника підприємства та ін.) можна реєструвати в службі діловодства, усі інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів підприємства - у відповідних структурних підрозділах.
2.Форми реєстрації документів
При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства охорони здоров'я України; накази щодо діяльності закладу охорони здоров'я.
Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.
У закладах охорони здоров'я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.
.1Журнальна форма реєстрації документів
Журнальна форма реєстрації використовується на українських теренах з часів правління Петра І. Введено її в Російській імперії Генеральним регламентом у 1720 році. З того часу журнальна форма реєстрації не зазнала принципових змін. І дотепер ця форма має багато прихильників, які вбачають у цьому доказ її практичності й простоти.
Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.
У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про документ.
Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, перепусток тощо.
У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма реєстрації мас суттєвий недолік - у журналі не можна систематизувати записи. При використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та розпорядчих документів, а також вести записи вручну.
При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються декілька раз (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі з контролю, структурних підрозділах).
Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам'ять та її роздрукуванням.
.2Карткова форма реєстрації документів
Карткова форма реєстрації документів набула поширення у більшості розвинутих країн на початку XX століття.
Єдина державна система діловодства, впроваджена в СРСР у 1975 р., передбачала введення в установах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на сьогодні, як правило, - за допомогою персональних комп'ютерів. Карткова система реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.
Із РКК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три примірники карток: два розмішують в довідковій й контрольній картотеках, один передають виконавцю разом із документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується.
Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами, темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами, строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній послідовності, в порядку надходження документів.
При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів. За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною формою.
Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп'ютері їх можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5або А6. Реєстраційна картка - єдина для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - складається за встановленою формою.
Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.
.2.1 Рекомендації щодо застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації
Основним принципом реєстрації документів за картковою фор: мою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється на підприємстві лише один раз, про що йшлося вище. Кількість примірників карток визначається самим підприємством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа й кількості картотек на підприємстві. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два- розміщують у довідковій і контрольній картотеках, один - передають виконавцю разом із документом. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 або А6У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі- центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників підприємства інформацією про всі документи й місце їх розташування. У разі застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) (додаток 3) із зазначенням обовязкових реквізитів (додаток 4). Перелік обовязкових реквізитів РКК у разі потреби може бути до: повнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в РКК може визначатися підприємством самостійно.
.2.2 Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:
·алфавітний;
·географічний (регіональний);
·кореспондентський;
·номінальний (по видах і різновидах документів);
·наочно-питальний (по заголовку, змісту);
·структурний (по структурі організації, по відділах);
·хронологічний (по даті) і так далі
При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак. Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
3.Індексація документів
Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних цифрових або літерно-цифрових позначень- індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера доку: мента в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються на підприємстві, найчастіше індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками, як індексами структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, діяльність яких стосується питань документа тощо. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка й виду документа.
.1Особливості оформлення цифрового індексу
Складові частини цифрового реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінювати: ся залежно від того, який документ реєструється - вхідний, вихідний чи внутрішній. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера й індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується на підприємстві.
Приклади: № 234/04, де 234 - порядковий номер листа за журналом реєстрації вхідних документів, 04 - індекс кореспондента, від якого надійшов лист; № 625/0112, де 625 - порядковий номер, 01:12 - індекс справи, в якій буде зберігатися лист після його виконання згідно з номенклатурою справ.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - спочатку індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись інший індекс, що застосовується на підприємстві), потім - порядковий номер.
Приклад: № 0215/258, де 02:15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.
Якщо на підприємстві не розроблено номенклатуру справ, то під час реєстрації документів для присвоєння індексу можна використовувати класифікатор структурних підрозділів. Структурні підрозділи, як правило, класифікують відповідно до штатного розпису. Наприклад:
- Канцелярія
- Плановий відділ
- Відділ маркетингу і реклами
- Відділ продажів
- Відділ персоналу
- Юридичний відділ
- Бухгалтерія
- Господарський відділ
- Транспортний відділ. У разі впровадження такого класифікатора можна визначити, який структурний підрозділ є ініціатором підготовки документа або до якого структурного підрозділу направлено документ на виконання. Також на підприємстві може бути розроблено цифровий класифікатор посадових осіб, наприклад:
- генеральний директор
- виконавчий директор
- директор правового департаменту
- директор фінансового департаменту
- директор департаменту підтримки бізнесу
- директор департаменту безпеки. Використання на підприємстві класифікатора посадових осіб до: цільне при формуванні справ у тому разі, якщо відповідні посадові особи мають право підпису тих чи інших службових документів.
Внутрішнім документам, зокрема наказам (розпорядженням) з основної діяльності підприємства, протоколам та актам, при реєстрації надаються лише порядкові номери в межах діловодного року. Якщо документ підготовлено спільно двома чи більше підприємствами, реєстраційний індекс включає індекси кожного з цих підприємств, які проставляють через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.
Приклад: №0314/450/0211/208- для спільних листів, підготовлених від імені двох підприємств; № 41/68/37 - для спільних розпорядчих документів, виданих від імені трьох підприємств.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих6код. Для вихідних документів він містить реєстраційний індекс і дату документа й розташовується в межах, зазначених у Національному стандарті «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ4163:2003 для реквізитів бланку, а саме: із кутовим розташуванням реквізитів- 73мм від початку першого реквізиту, із поздовжнім- 77мм.
.2Особливості оформлення літеро-цифрового індексу
Під час реєстрації деяких груп службових документів доцільно застосовувати літеро-цифрові індекси. Так, при реєстрації звернень (заяв, скарг та пропозицій) громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища громадянина, що звертається до підприємства. Наприклад: №А10, №В11, №Л12.
З метою розрізнення груп службових документів із різним рівнем доступу, до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер. Наприклад: № 120/0215 ДСК, де ДСК - по: значення документів із грифом «Для службового користування».
З метою розрізнення груп наказів із кадрових питань кожній групі може присвоюватися літерний індекс. Система індексів для кадрових наказів на конкретному підприємстві має бути розроблена службою кадрів з урахуванням специфіки реєстрації та формування наказів у справи. Для групи наказів про прийняття на роботу (призначення на посаду), переведення на іншу роботу (переміщення за посадою), звільнення (припинення трудового договору, контракту), сумісництво (суміщення посад), надання матеріальної допомоги, заохочення (нагородження, преміювання), нарахування різних надбавок і доплат при реєстрації до порядкового номера може додаватися або літера К (кадри), або П (персонал), або літери ОС (особовий склад). Наприклад: № 123К, № 89ОС, № 678 П. Якщо на підприємстві накази про заохочення реєструються й зберігаються окремо від загальної групи кадрових наказів зі строком зберігання 75 років, то до порядкового номеру такого виду наказів може додаватися літера З. Наприклад: № 32З. Накази про надання щорічних відпусток і відпусток у звязку з навчанням можуть мати літерний індекс Від, про відрядження - В, про стягнення - С. Наприклад: № 176Від, № 54В, № 18С.
Практична частина
Рекомендації щодо заповнення граф журналу вхідної кореспонденції.
У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01.07.2013. Як правило, від цієї дати обраховується строк виконання документа. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства.
У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обовязковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.
Запис у графі 2 журналу реєстрації має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки або за допомогою штампу в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
У графі 3 «Автор документа» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Головне управління статистики м. Києва. Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із бланка, на якому оформлено документ. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.
У графу 4 «Дата та індекс одержаного документа» переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом - індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації підприємства (автора документа).
Інформація цієї графи є дуже важливою, бо в разі необхідності знай: ти цей документ у великому документопотоці, як правило, можна лише за цими відомостями. Якщо автор документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде назвати назву свого підприємства, а по: тім ще й дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця (тижня) від одного підприємства може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту або взагалі без за: головків, що значно ускладнює довідкову роботу.
У графу 5 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обовязково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві адресантів до направлення його до справи після виконання на підприємстві адресаті. Якщо на підприємстві адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, по: винен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок.
У графу 6 «Резолюція чи відповідальний виконавець» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду. Резолюція максимально може скла: датися з таких елементів:
прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
зміст доручення;
термін виконання;
особистий підпис керівника;
дата. Наприклад: Дідковському І. В., Шнуренку С. Ф. підготувати відповідь до 31 липня 2013 року.
У графі 8 «Відмітка про виконання документа» проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі є (наприклад, продовження терміну виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.
Рекомендації щодо заповнення граф журналу вихідної кореспонденції.
У графі 1 «Дата відправлення документа» зазначають дату відправлення документа до адресата. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця й місяць позначають двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 липня 2013 року слід оформлювати так: 01.07.2013.
У графі 2 «Вихідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обовязковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після відправлення документа буде зберігатися його копія, чи структурного підрозділу або посадової особи, що є виконавцем цього документа.
У графі 3 «Адресат документа» зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Міністерство охорони здоровя України, Державна архівна служба України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». При цьому дозволяється в журналі реєстрації зазначати адресата скорочено, наприклад: МОЗ України, Укрдержархів, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, а не прізвище виконавця чи керівника, на імя якого адресовано цей документ.
У графу 4 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові доку: менти обовязково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві-адресантові до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.
У графі 5 «Прізвище особи, яка підписала документ» і графі 6 «Прізвище виконавця документа» проставляють лише прізвища відповідних посадових (службових) осіб.
У графу 7 «Примітка» вносять відомості про місце зберігання від: пуску (копії) надісланого документа. У разі отримання відповіді на ініціативний документ цю графу доповнюють інформацією про дату отримання відповіді й особливості відповіді, якщо такі мають місце. За потреби журнали реєстрації можна доповнювати додатковими графами. Така потреба може бути викликана специфікою діяльності підприємства. У такому разі форма журналу має бути затверджена керівником підприємства й додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства.
Техніка безпеки при роботі на персональному компютері
І. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ БЕЗПЕКИ
.1. До самостійної роботи на персональному компютері допускаються особи що пройшли:
Первинний інструктаж на робочому місці і мають І кваліфікаційну групу по електобезпеці;
Попередній методичний огляд. До безпосередньої роботи з персональним компютером, допускаються особи, що не мають медичних протипоказань. Жінки з часу встановлення вагітності й у період годівлі дитини до виконання усіх видів робіт, повязаних з використанням персонального компютера, не допускають;
.2. небезпечними і шкідливими виробничими факторами при виконанні робіт на персональному компютері є:
а) фізичні:
-Підвищені рівні електромагнітного випромінювання;
-Підвищені рівні рентгенівського випромінювання;
-Підвищені рівні ультрафіолетового випромінювання;
-Підвищені рівні інфрачервоного випромінювання;
-Підвищені рівні статичної електрики;
-Підвищені рівні запиленості повітря робочої зони;
-Підвищений зміст позитивних аероіонів у повітрі робочої зони;
-Зниження чи підвищення вологості повітря робочої зони;
-Підвищений рівень шуму;
-Підвищений чи знижений рівень освітленості;
-Підвищений рівень засліпленості;
-Нерівномірність розподілу яскравості в полі зору;
-Підвищена яскравість світлового зображення;
-Підвищений рівень пульсації світлового потоку;
-Підвищене значення напруги в електронному ланцюзі замикання якого може відбутися через тіло людини.
б) хімічні:
-Підвищений зміст у повітрі робочої зони двооксиду вуглецю, озону, аміаку, фенолу формальдегіду і полівінілхлоридних біфенідів;
в) психофізіологічні:
-Напруга зору;
-Напруга уваги
-Інтелектуальні навантаження
-Тривалі статичні навантаження;
-Монотонність праці;
-Великий обсяг інформації, оброблюваної в одиницю часу;
-Нераціональна організація робочого місця
г) Біологічні:
-Підвищений зміст у повітрі робочої зони мікроорганізмів.
.3. Площа на одне робоче місце з персональним компютером для дорослих користувачів повинна складали не менше 6 м, а обєм - не менше 20 м.
.4. Для підвищення вологості повітря в приміщеннях з персональним компютером варто застосовувати зволожувачі повітря, що заправляються щодня дистильованою чи кипяченою питною водою.
.5. Забороняється проводити ремонт персональних компютерів безпосередньо в робочих, навчальних і дошкільних приміщеннях.
.6. Стосовно світлових потоків робочі місця з персональним компютером повинні розташовуватися так, щоб природне світло падало збоку, переважно ліворуч.
.7. Схеми розміщення робочих місць з персональним компютером повинна враховувати відстані між робочими столами з відео моніторами (у напрямку тилу поверхні одного відео монітора й екрана іншого відео монітора), що повинні бути не менше 2 м, а відстань між бічними поверхнями відео моніторів - не менш 1,2 м.
.8. Робочий стілець (крісло) повинний бути підіймально-обертовим і регулюватися по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки, а також по відстані спинки від попереднього краю сидіння, при цьому регулювання кожного параметра повинно бути незалежним, легко здійснюваним і мати надійну фіксацію.
.9. Екран відео монітора повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 600-700 мм, але не ближче 500 мм з урахуванням алфавітно-цифрових знаків і символів.
.10. У приміщеннях з персональним компютером щодня повинно проводитися вологе прибирання.
.11. Приміщення з персональним компютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги й вуглекислотним вогнегасниками.
.12. Висота робочої поверхні столу для дорослих користувачів повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повинна складати 725 мм.
.13. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною не менше 500 мм, глибиною на рівні колін не менше 450 мм і на рівні витягнутих ніг не менше 650 мм.
.14. Робоче місце повинне бути обладнане підставкою для ніг, що має ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах 150 мм і по кругу нахилу опорної поверхні підставки до 20. Поверхня підставки повинна бути рифленою і мати по передньому краю бортик висотою 10 мм.
.15. Робоче місце з персональним компютером повинне бути оснащене пюпітром для документів.
.16. Клавіатуру варто розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, повернуту до користувача, чи на спеціальній регульованій по Витримувати встановлені режимом робочого часу регламентовані перерви в роботі і виконувати фізкультпаузи.
1.17. Тривалість безупинної робота з персональним компютером без регламентованих перерв не повинна перевищувати 2 години.
1.18. Під час регламентованих перерв і з метою зниження нервово-емоційної напруги, стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії, запобігання розвитку стомлення доцільно виконувати комплекси спеціальних фізичних вправ.
.19. З метою зменшення негативного впливу монотонності доцільно застосовувати чергування операцій осмисленого введення тексту і числових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів і введення даних.
.20. У випадках виникнення в працюючих з персональним компютером зорового дискомфорту й інших несприятливих субєктивних відчуттів, незважаючи на дотримання санітарно-гігієнічних вимог, режимів праці і відпочинку варто застосовувати індивідуальний підхід в обмеженні часу робіт з персональним компютером, корекцію тривалості перерв чи відпочинків, проводити зміну діяльності на іншу, не повязану з використанням персонального компютера.
.21. Працюючим з персональним компютером з високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і наприкінці дня показане психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнат психологічного розвантаження).
II. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПЕРЕД ПОЧАТКОМ РОБОТИ.
.1. Перед початком роботи оператор зобовязаний:
оглянути й упорядкувати робоче місце;
відрегулювати освітленість на робочому місці;
переконатися в достатній освітленості, відсутності відображень на екрані зустрічного світлового потоку;
переконатися в справності захисного заземлення;
протерти спеціальною салфеткою поверхню екрана;
-переконатися у відсутності дискет у дисководах системного блоку
персонального комп'ютера;
.2. При включенні комп'ютера секретар зобовязаний дотримуватися наступної послідовності включення устаткування:
монітор(при окремому підключенні монітора);
периферійні пристрої(принтер, монітор, сканер і ін.);
системний блок(монітор, при підключенні останнього через системний блок);
.3. Секретарю забороняється приступати до роботи при:
відсутності на ВДТ гігієнічного сертифікату, що включає оцінку візуальних параметрів;
відсутність інформації про результати атестації умов праці на даному робочому місці при наявності інформації про невідповідність параметрів даного устаткування вимогам санітарних норм;
виявлення несправності устаткування;
відсутності захисного заземлення пристрою ПЕВМ;
відсутності вуглекислотного або порошкового вогнегасника й аптечки першої допомоги;
порушення гігієнічних норм розміщення ВДТ (при однорядному розташуванні менш їм від стіни, при розташуванні робочих місць у колону на відстані менш 2,5 м, при розміщенні на площі);
менш 6 м кв. на одне робоче місце, при рядком розміщенні дисплеїв.
.4. Для зменшення дії шкідливих факторів рекомендується:
підготувати робоче місце так, щоб виключити незручні пози і тривалі напруги, виключити відблиски на екрані;
-забезпечити висвітлення чи стіни якої-небудь поверхні за дисплеєм приблизно так, як екрана:
-краще використовувати рідкокристалічний дисплей;
забезпечити відстань від розташованих поруч терміналів не менш 1,2м;
-встановити центр зображення на дисплеї на висоті 0,7 - 1,2 м від рівня підлоги.
2.5. Рекомендується обладнати робоче місце пюпітром для розташування документів і підставкою для відпочинку рук.
.6. Оглянути місце і забрати сторонні предмети.
ІІІ ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПІД ЧАС РОБОТИ.
.1. Оператор під час роботи зобовязаний;
-виконувати тільки ту роботу, що йому була доручена і по якій він проінструктований;
-тримати порядку і чистоті робоче місце;
тримати відкритими усі вентиляційні отвори пристроїв;
-зовнішній пристрій «миша» застосовувати тільки при наявності спеціального килимка;
-при необхідності припинити роботу на деякий час коректно закриті всі активні задачі;
відключати живлення тільки в тому випадку, якщо під час перерви в роботі на компютері змушений знаходитися в безпосередній близькості від відео терміналів, а в противному випадку живлення дозволяється не відключати;
виконувати санітарні норми і дотримуватися режимів роботи і відпочинку;
дотримуватися правил експлуатації обчислювальної техніки відповідно до інструкції з експлуатації;
при роботі з текстовою інформацією вибрати найбільш фізіологічний режим представлення чорних символів на білому тлі;
.2. Секретареві під час роботи забороняється:
торкатися одночасно екрана, монітора і клавіатури;
доторкатися до задньої панелі системного блоку при включеному живленні;
переключати роз'єми кабелів периферійних пристроїв при ввімкненому живленні;
захаращувати верхні панелі пристроїв паперами і сторонніми предметами;
захаращувати робоче місце папером, щоб безладу на робочому місці;
нагромадження органічного пилу;
відключати живлення під час виконання активної задачі;
роботи часті перемикання живлення;
допускати падання на поверхню системного блоку, клавіатури, принтера різних предметів;
роботи самостійне відключення і ремонт устаткування.
.3. Одним з численних режимів роботи є 45 хв. роботи на комп'ютером і 15 хв. перерви.
.4. При постійній роботі екран повинний бути в центрі огляду, документи ліворуч на столі в одній площинні з екраном.. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПО ЗАКІНЧЕННЮ РОБОТИ.
.1. По закінченню роботи секретар зобов'язаний дотримуватися наступної послідовності ввімкнення обчислювальної техніки:
зробити закриття всіх активних програм;
переконатися, що в дисководах немає дисків;
вимкнути живлення системного блоку;
вимкнути живлення всіх периферійних пристроїв.
.2. По закінченню роботи секретар зобов'язаний оглянути й упорядкувати робоче місце, вимити руки.. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ В АВАРІЙНИХ СИТУАЦІЯХ.
.1. Секретар зобов'язаний:
у всіх випадках виявлення обривів проводів живлення, несправності заземлення й інших ушкоджень електроустаткування, появи запаху горілого негайно відкрити живлення і повідомити про аварійну ситуацію вчителя;
при виявленні людини, що потрапила під напругу негайно звільнити його від дії струму шляхом відключення електроживлення і до прибуття лікаря надати потерпілому до лікарняну допомогу;
у будь-яких випадках збою в роботі технічного устаткування або програмного забезпечення негайно викликати представника інженерно-технічної служби експлуатації і обчислювальної техніки;
при загоранні, устаткування відключити живлення і вжити заходів по гасінню вогнища пожежі за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника, викликати пожежну команду і повідомити про подію адміністрацію.
.2. У випадку відключення живлення, припинити роботу і доповісти керівнику.
Не намагайтесь самостійно з'ясовувати й усувати причину. Пам'ятайте, що напруга може так само зненацька з'явитися.
Список використаної літератури
1.#"justify">Додаток 1
Журнал реєстрації вхідних документів
Дата надходження документаВхідний реєстраційний індекс документаАвтор документаДата та індекс вхідного документаКороткий зміст документаРезолюція чи відповідальний виконавецьПідпис особи яка отримала документ, дата отриманняВідмітка про виконання документа12345678……………………01.07.2013№ 100ПАТ Завод «Патріот»25.06.2013 № 01:19/237Про встановлення виробничих звязків.Заступнику директора з виробництва дати відповідь до 15.07.2013Руденко 01.07.2013 Лист відповідь від 15.07.2013 № 108 надіслано до ПАТ «Завод «Патріот»02.07.2013№ 101ТОВ «Веселка»26.06.2013 № 78 Про розрахунок за реалізовану продукцію Головному бухгалтеру до виконання Захарченко 03.07.2013 Виконано 03.07.2013 і підшито до справи № 04:3204.07.2013№ 102ПП «Борисенко»01.07.2013 № 23 Про технічне оформлення виставки-презентаціїНачальнику адміністративно: господарського відділу до виконанняОпанасик 05.07.2013 Лист відповідь від 10.07.2013 № 98 надіслано ПП «Борисенко»05.07.2013№ 103ПАТ «Аква Банк»02.07.2013 № 1356/04Про відмову у сплаті рахункаГоловному бухгалтеру до відомаЗахарченко 05.07.2013Підшито до справи № 04:4710.07.2013№ 104ПрАТ «Джміль»05.07.2013 № 02:47/115 Про співпрацю та взаємодопомогу Заступнику директора з виробництва дати відповідь до 24.07.2013Руденко 10.07.2013 Лист відповідь від 24.07.2013 № 123 надіслано до ПрАТ «Джміль»
Додаток 2
Журнал реєстрації вихідних документів
Дата відправлення документа Вихідний реєстраційний індекс документаАдресат документа Короткий зміст документа Прізвище особи, яка підписала документ Прізвище виконавця документаПримітка 1234567…………………01.07.2013№ 90ТОВ «Прометей»Про розірвання договору на поставку товаруБоярчукРуденкоДо справи № 02-1702.07.2013№ 91Полтавський філіал № 4Про розподіл коштів за затвердженим фінансовим планомБоярчукЗахарченкоДо справи № 04-0903.07.2013№ 92ТОВ «Коляда»Про продовження строку оренди приміщення на умовах минулорічного договоруБоярчукОпанасикДо справи № 08 У відповідь отримано лист: відмову від 19.07.2013 № 65 -23.04.07.2013№ 93ПАТ «Дружба»Про організацію виставки-презентації нового виду продукціїБоярчукДмитричукДо справи № 07-0605.07.2013№ 94ТОВ «Горностай»Про уточнення умов поставок товару БоярчукРуденкоДо справи № 02:17 Лист: відповідь від 30.07.2013 № 98/03
Додаток 3
Зразок оформлення реєстраційно-контрольної картки
12345678910111213141516171819202122232425262728293031Автор (кореспондент) документа ПАТ «Завод «Переможець»Назва виду документа Лист Строк виконання 29.07.2013Спосіб отримання (надіслання) документа УкрпоштаДата та індекс надходження 15.07.2013 № 123Дата та індекс документа 11.07.2013 № 01-12/345Гриф доступу Для службового користуванняЗаголовок документа Про встановлення виробничих звязків Резолюція Заступнику директора з виробництва дати відповідь до 29.07.2013Хто підписав Голова правління БоярчукВідповідальний виконавець РуденкоПідпис особи, яка отримала документ, дата отримання Руденко, 15.07.2013Відмітка про виконання документа Лист відповідь від 29.07.2013 № 145 надіслано до ПАТ «Завод «Переможець»Загальна кількість сторінок 14Наявність додатків 2 документів 1 сторінок 12Інші службові відмітки немає Прізвище (код) працівника-реєстратораМусійчукФондОписСправа
Додаток 4
ПЕРЕЛІК обовязкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК)
Реквізити Пояснення до заповненняНазва виду документаЗаписують назву виду документа, що реєструєтьсяАвтор (кореспондент) документаПід час реєстрації вхідного документа записують назву юридичної особи або прізвище, імя, по батькові громадянина, який є автором документа. Під час реєстрації вихідного документа записують назву підприємства або прізвище посадової особи, що є кореспондентом. Допускається застосування скороченої назви підприємстваДата й індекс надходженняДата надходження документа на підприємство під час його реєстрації переноситься в РКК із реєстраційного штампа. Індекс, наданий вхідному документу підприємством-одержувачем, також переноситься в РКК із реєстраційного штампа, а після виконання цього документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексамиДата й індекс документаДата, надана документу автором, переноситься в РКК цифрами в послідовності: число, місяць, рік (день місяця й місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифра: ми). Індекс, наданий документу автором, переноситься в РКК із вхідного чи вихідного документаЗаголовок документа або короткий змістПереноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка в документі він формулюється відповідно до встановлених правилРезолюціяПереноситься в РКК із документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюціїВідповідальний виконавецьПрізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції. Можливе зазначення номера телефонуСтрок виконанняПроставляється число, місяць, рік (день місяця й місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповідіВідмітка про виконання документаРобиться короткий запис вирішення питання по суті або дата й індекс документа-відповіді