Предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.
И в том, и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах. Весьма важно правильно назначить секретаря; им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист, а не только секретарша-стенографистка, которая может не обратить внимание на малозаметные, на первый взгляд, детали, имеющие в будущем важное значение для контракта.
К общим правилам международных встреч при подписании договора относятся следующие:
нельзя опаздывать на переговоры, тем более, что они могут быть перенесены или вообще не состояться;
при размещении за столом важно обеспечить достаточно места и удобств для сумок и портфелей;
всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно.
для создания непринужденной атмосферы, выяснения общих интересов в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы;
вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;
в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините - не встречался, не знаком, обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;
мысли излагать надо кратко, четко. При длинных фразах (более 14 слов) собеседник забывает начало и помнит конец предложения, если оно сказано без остановки;
необходимо внимательно следить за своими высказываниями, как бы оценивая их со стороны, и за тем, что предлагает контрагент;
весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно.
Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов, прежде всего, а не контрагента; всегда на общую панораму переговоров смотреть глазами партнера, тогда легче достигнуть взаимопонимания; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции - свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.
При проведении переговоров при продаже и закупке товаров у иностранных контрагентов следует использовать разные тактические приемы.
При заключении экспортных договоров можно использовать метод согласия, при котором надо так воздействовать на контрагента, чтобы его некоторые соглашения по пунктам или по вопросам перерастали в согласие по контракту.
При заключении договоров по импорту желательно у контрагента создать ощущение конкуренции, наличия нескольких поставщиков. Иногда имеет смысл оперировать большими количественными показателями, что вызывает интерес поставщика и может подтолкнуть его к уменьшению цены. При закупке товаров желательно часть суммы оплатить наличными, так как если вся сумма в кредит, это очень дорого, учитывая, что требуется при этом оплата процентов за кредит. Крайне нежелательно в начале переговоров о закупке говорить о бартере, об этом следует говорить уже в процессе переговоров при рассмотрении условий платежа. Если же сказать о бартере в самом начале переговоров, то поставщик сразу же поднимет цену.
Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.
Подписание контракта осуществляется участниками переговоров, имеющих соответствующие права подписи коммерческих документов по должности или по доверенности. Каждая сторона обычно подписывает по одному оригиналу контракта. И, кроме того, принимающая сторона обеспечивает всех необходимым числом копий, которые могут понадобиться для организации исполнения контракта различными отделами. Оригинал контракта обязательно учитывается в плановом, валютно-финансовом отделах, в бухгалтерии и сдается на хранение.
2. Формы, функции, этапы делового общения. Противоречия и характер их разрешения в ходе делового общения
Деловое общение осуществляется в самых разнообразных формах и столь же разнообразных их сочетаниях, начиная с кратких телефонных диалогов и обмена деловыми письмами, меморандумами, с переговоров между отдельными представителями и делегациями сотрудничающих организаций и кончая проведением различных конференций, совещаний и выставок.
Реальная внешнеэкономическая деятельность предполагает деловое общение с представителями отечественных и зарубежных организаций, различающихся целями, стилем работы, обшей культурой, психологическими особенностями, системами ценностей и традициями, уровнем надежности и порядочности. Успех делового общения зависит от того, насколько учтена эта специфика. Так, при общении с солидными организациями из цивилизованных государств естественным является стиль общения, основанный на взаимном уважении и достаточно четком определении исходных позиций. Иное поведение воспринимается как признак низкой культуры и ненадежности партнера. В то же время для некоторых организаций и людей стиль, предполагающий взаимное уважение и открытие позиций, воспринимается как признак слабости, как возможность оказывать давление.
Добиться должного поведения подобных партнеров можно лишь, действуя с позиции силы. Фирмы и организации даже одной страны различаются весьма существенно по целям и задачам, степени порядочности и надежности, характеру деятельности, уровню ценностей, финансовому положению и репутации. Чем правильнее и точнее учтены все эти особенности, тем больше вероятность успеха. Возможный успех зависит и от того, насколько полно и правильно учтена эта специфика, насколько точно прогнозируется возможное развитие взаимоотношений с деловым партнером. Для достижения успеха необходимы определенная последовательность действий: предварительная подготовка, гибкость делового общения.
Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты.
Главное предназначение переговоров - сотрудничество и разрешение противоречий. Переговоры в подавляющем большинстве случаев направлены на то, чтобы совместно с деловым партнером обсудить проблему, представляющую взаимный интерес, и принять совместное решение.
Переговоры в деловом общении выполняют ряд функций:
. Информационная или информационно-коммуникативная функция типична для переговоров, носящих предварительный характер. Стороны готовятся к совместным решениям или действиям. При этом важен обмен взглядами, точками зрения, информацией. Идет взаимная разведка, налаживаются новые связи и отношения. Вырабатывается общий язык, одинаковое понимание терминов.
. Достижение договоренностей - функция переговоров, идущих в условиях, когда необходимая информация получена, позиции сторон определены и необходим последовательный анализ имеющихся противоречий для достижения согласованных решений и подписания договора о совместной деятельности.
. Регулирование, контроль, координация действий - эти функции важны, когда ведется совместная работа и необходимы контроль за выполнением достигнутых соглашений и дальнейшее повышение эффективности совместной деятельности.
В ходе экономической деятельности вероятны и даже неизбежны противоречия между партнерами, возникновение и развитие конфликтов между ними, и это совершенно естественно. Одни и те же ситуации по-разному воспринимаются разными людьми в силу психологических различий: различий в системах ценностей и установок, сложившихся стереотипов, привычек, жизненных позиций, темперамента. Более того, развитие любых эффективно работающих структур осуществляется в ходе разрешения противоречий и конфликтов - они оказываются двигателями прогресса в любом деле.
Торговые взаимоотношения в обществе, находящемся на низком уровне развития, основываются на принципе: "Не обманешь - не продашь". В этом случае целью делового общения оказывается обмануть партнера, получить сиюминутную выгоду за его счет. В цивилизованном обществе главная цель делового общения - взаимовыгодные решения.
Конфронтационный подход в деловом общении нередко приводит к тому, что стороны забывают о выгодности совместной деятельности и все силы тратят на демонстрацию своей силы и превосходства. При этом стороны активно прибегают к торгу, который, рассматривается как средство получить максимально возможное, сделав при этом минимальные уступки. Сторона, ориентированная на торг, стремится к тому, чтобы максимально реализовать свои, как правило, завышенные претензии за счет партнера. При этом применяются различные способы давления на партнера, включая шантаж и угрозы, искажение информации, маскировку своих целей и позиций, усиленный поиск слабых мест в позициях партнера.
Торг приводит к тому, что нарушается баланс интересов и переговоры либо срываются, либо стороны приходят к асимметричному решению, которое не соответствует действительному положению вещей и соотношению сил. При этом на окончательное решение нередко влияют и случайные факторы, такие, например, как жесткость и напористость одного из партнеров, действительная позиция которого объективно может быть и более слабой.
При меньшей степени конфронтации возможно и серединное решение, которое в известной степени не удовлетворяет обоих партнеров.
Общий недостаток торга стоит в том, что партнеры не думают о последствиях, о том, что им, вероятно, предстоит еще многократное общение и что в ходе торга у каждого из них формируется определенная неблагоприятная репутация, которая неожиданно может сказаться при совсем других переговорах.
Тактика ведения переговоров при торге сводится к следующему.
Стороны начинают с изложения исходных позиций, в которых первоначальные требования обычно крайне завышены. Стороны, применяющие торг, используют такие тактические приемы, как нажим, внесение новых требований в последнюю минуту, увязывание в один пакет привлекательных и малоприемлемых для партнера предложений. Партнеры занимают "закрытую" позицию, обсуждая позиции партнеров, они не стремятся к поиску в них рационального зерна.
При партнерских взаимоотношениях стороны "играют с открытыми картами". Они стремятся полнее проанализировать проблему, чтобы ее решение в максимальной степени отвечало обоюдным интересам. Одно из важных положений сводится к тому, что собственные интересы могут быть реализованы полнее, если и партнер реализует свои интересы. В идеале совместное обсуждение и решение требуют очень высокого уровня культуры партнеров и определенной близости мышления обеих сторон.
Очень важно увидеть ситуацию не только своими глазами, но и глазами партнера. В этом случае можно прогнозировать его позицию и более разумно вести переговоры. Одновременно удается осознать и устранить слабые места в собственной позиции. Игнорирование точки зрения партнера обедняет представление и о собственных интересах.
. Психологические аспекты делового общения
Независимо от тактических и стратегических целей сторон в ходе делового общения каждой стороне важно:
узнать и понять, что является целью делового партнера, что он думает о предмете переговоров и их перспективе;
добиться того, чтобы деловой партнер испытывал определенное доверие к своему собеседнику, не находился в подавленном и напряженном состоянии;
тем самым создать благоприятные деловые отношения и в идеальном случае добиться того, чтобы деловой партнер был заинтересован и в последующих длительных взаимовыгодных контактах;
избегать бессмысленных потерь времени, что всегда усложняет взаимоотношения;
завоевать и развить репутацию дельного, энергичного, надежного, знающего себе цену и уважающего партнеров делового человека.
Независимо от чисто деловых особенностей организации, общих норм и правил экономической деятельности результаты любых переговоров зависят от личных особенностей, от психологии их участников. Характер взаимоотношений, особенно в ситуациях, когда возможно развитие различных, иногда взаимоисключающих сценариев деловых контактов, настроение участников переговоров, их эмоциональное состояние могут привести к неожиданным и неблагоприятным последствиям.
Вспомним некоторые особенности психологии людей. Прежде всего на их поведение существенно влияют сформированные в их подсознании системы ценностей и установки, стереотипы, привычки и традиции. Любой человек воспринимает эти ценности, привычки и традиции как общечеловеческие нормы и негативно реагирует на отступления от них. Значительная инерционность мышления людей создает отрицательную реакцию на резкие перемены, на быстрый уход от привычных взглядов и норм. Поэтому собеседников надо готовить к возможным резким переменам, новым решениям, предложениям о новом стиле работы. В противном случае неизбежно упорное сопротивление даже взаимовыгодным, но непривычным предложениям. переговоры деловой общение внешнеторговый
Многие испытывают довольно серьезное внутреннее напряжение, связанное с неизбежным противоречием между целями и желаниями и возможностью удовлетворения этих желаний. В ходе делового общения не следует усиливать это напряжение. Психологическое состояние людей во многом зависит, с одной стороны, от их стремления к самореализации, самоутверждению, желания стать более значимым и заметным, а с другой - от постоянного недовольства собой, своими личными и деловыми успехами. Любой человек невольно положительно относится к любой ситуации, где возможности самореализации возрастают, а комплекс недовольства собой, "комплекс неполноценности" уменьшается. Ущемление же самолюбия, унижение приводит к сознательной или подсознательной негативной реакции, которая может определить отношение к конкретному человеку, делу или организации.
Более того, человек в известной мере отождествляет себя с той организацией, которую он представляет. Поэтому неизбежна эмоциональная реакция представителей организации на ущемление прав и репутации этой организации.
В связи с этим, в частности, победу вашей точки зрения во время переговоров ни в коем случае нельзя подавать, как победу в споре. Внесение этого эмоционального момента создает условия для длительного напряжения во взаимоотношениях. Достигнут конкретный, выгодный для вашей организации результат, но у партнера остается чувство проигрыша, поражения, ущемления самолюбия. Это чувство может проявиться самым неожиданным и неблагоприятным образом в ходе дальнейшей совместной деятельности. Поэтому любое решение должно в итоге восприниматься как взаимовыгодное, повышающее ценность и значимость обеих сторон. Как это сделать? Здесь не может быть универсальных рецептов. Все зависит от экономической и психологической грамотности сторон и умения оценить и представить ситуацию и принятые решения в каждом конкретном случае.
. Национальные особенности деловых партнеров. Приемы убеждения в деловом общении
Для американского стиля характерны дружелюбная атмосфера, высокий профессионализм, независимость в принятии решений. При всем этом американским бизнесменам присущи напористость, даже некоторая агрессивность во время проведения переговоров.
Немецкий стиль - это пунктуальность и педантизм, честность, соблюдение правил международного этикета.
Британский стиль - это прагматичный подход, тщательное изучение позиции противоположной стороны, сдержанность в суждениях. В беседе англичане избегают категоричных утверждений и любых личных моментов. Вопреки известному утверждению, молчание британских партнеров вовсе не означает согласие. И вообще, бизнесмены с Туманного Альбиона с подозрением относятся к многоречивым собеседникам, по их мнению, "болтливый" бизнесмен весьма сомнителен как партнер.
Французы в ходе переговоров не любят сталкиваться с неожиданными изменениями в позиции партнеров, предпочитают досконально изучать все аспекты и последствия поступающих предложений. В беседе они оценят вашу учтивость и юмор. Но самый большой плюс вы получите, если во время деловой встречи будете использовать французский язык в качестве "официального".
Итальянцы ведут себя эмоционально даже на работе. Они проявляют инициативу в установлении контактов, стремятся не затягивать решение организационных вопросов, охотно идут на альтернативные варианты соглашения. Придают значение иерархии, предпочитая завязывать деловые отношения с людьми, занимающими равное им положение в деловом мире. Немаловажное значение для них имеют неформальные контакты с партнерами. Оценят итальянцы и проявление искреннего интереса к своей стране.
Китайские бизнесмены внимательны к сбору информации, касающейся предмета переговоров, слабых и сильных сторон противоположной стороны.
Предпочитают ориентироваться на людей с наиболее высоким статусом - как официальным, так и неформальным. Склонны четко разграничивать отдельные этапы деловых встреч. Демонстрируя позитивное отношение к партнерам на протяжении всего процесса деловой встречи, выводы делают ближе к концу переговоров.
Для японского делового стиля характерна "групповая солидарность". Переговоры с представителями Страны восходящего солнца проходят медленно - они не любят рисковать, скрупулезно относятся к деталям, избегают конфронтации. Готовясь к деловой встрече с японскими партнерами, следует запастись терпением, а также освежить в памяти правила международного этикета. Во время беседы с японцем следует избегать глазного контакта и ни в коем случае не дотрагиваться до него. Физический контакт возможен только после выражения желания самим японцем (например, пожимание рук). Ресторан является местом, где деловые контакты с японскими бизнесменами продолжаются…
Неотъемлемой частью культуры деловых взаимоотношений является дресс-код. Чтобы произвести впечатление, его надо.
Установлено, что на создание первого впечатления о человеке влияют его внешний вид, стиль поведения, соблюдение правил этикета, телодвижения.
При встрече с человеком мы неосознанно отвечаем на пять вопросов:
Приятно мне его видеть?
Приятно мне его слышать?
Приятны мне его прикосновения?
Приятен мне его аромат?
Приятно мне его ощущать?
После ответов на эти вопросы формируется начальное представление об этом человеке.
Существует алгоритм оценки внешнего вида человека:
-й этап: силуэт (общие пропорции, осанка человека; посадка костюма, его качество, цвет);
-й этап: ноги (состояние и цвет обуви, колготок; длина брюк);
-й этап: прическа (ухоженные волосы, элегантная прическа);
-й этап: лицо (состояние кожи; для женщин - макияж);
-й этап: руки (ухоженность рук и ногтей).
Что касается дресс-кода, при его выборе нужно учитывать следующие критерии:
а) сфера деятельности;
б) степень общения с клиентами;
в) занимаемая должность;
г) ситуация.
Одна из важнейших задач участника любых переговоров - убедить партнера в целесообразности принятия его предложений. Для хорошего специалиста важно выбрать правильное решение, и плох тот деловой человек, который идет на переговоры, сомневаясь в том, что им продуман и избран наилучший вариант решения. Но решение выполняется людьми, и оно будет выполнено наилучшим образом только в том случае, если партнер видит вашу идею вашими глазами, воспринимает ее как свою собственную. В этом случае он будет ее реализовать так же, как выдвинутую им лично, - с использованием своих способностей и творческого потенциала, личного делового опыта. Партнера можно заставить проводить устраивающую вас политику при использовании давления, угроз, но в этом случае он внутренне сопротивляется навязываемым ему решениям. Партнера можно уговорить, предлагая уступки и компромиссные решения, но и в этом случае позиции сторон все же различны, и работа не будет выполняться с максимальной отдачей. Если же партнера удалось убедить, то в этом случае может быть получена максимальная отдача от совместной деятельности, так как позиции сторон действительно становятся едиными.
Психологическая сложность убеждения состоит в том, что тот, кого убеждают, вынужден в определенной степени изменить привычный образ мышления, сложившиеся установки и стереотипы, что связано для любого человека с определенным расходом нервной энергии и времени. Поэтому, убеждая в чем-то человека, надо как-то компенсировать эти затраты: человек должен почувствовать, что предлагаемые идеи сулят ему моральную или материальную выгоду, увеличивают его возможности и перспективы, уровень информированности. Это обстоятельство необходимо учитывать при любых контактах с деловыми партнерами.
Список используемых источников
1.Валютные и финансово-кредитные операции. Учебник / Научн. ред. д-р. эконом. наук, профессор В.В. Круглов. М.: ИНФРА-М, 2012. 432 с.
2.Малиновская В.М. Таможенное право России / Учебник по публичному и частному праву в 2-х томах. Т. 1: Публичное право. - М.: Статут, 2012. - С. 371-487.
3.Е.Ф. Прокушев. Внешнеэкономическая деятельность / Учебник. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и КО", 2011 г., 2006. - 448 с.
4.Л.Е. Стровский. Внешнеэкономическая деятельность предприятия / Учебник. - М.: "Юнити-Дана", 2012 г. 503 стр.
5.Л.Н. Красавина. Международные валютно-кредитные отношения. / Учебник. - 4-е изд., перераб. И доп.-М.: "Юрайт", 2014 г. - 543 с.