Преимущества и недостатки существующих организационных структур
Содержание
Введение
Глава 1. Эффективность организаций: сущность, основные подходы, показатели
.1 Сущность эффективности организаций
.2 Основные подходы исследования эффективности организаций
.3 Показатели эффективности организаций
Глава 2. Организационные структуры: типы организационных структур
.1 Понятие и принципы построения организационных структур
.2 Типы структур организаций
.3 Преимущество и недостатки существующих структур Российских организаций
.4 Влияние структуры на эффективность организаций
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек.
В самой же организационной структуре не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме того, эти ограничения на структуру организации часто вызывают серьезные и дорогостоящие последствия. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие. Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру.
Построение гибкой или обладающей какими-либо иными достоинствами организационной структуры является одной из задач так называемого "структурного зодчества". Используя терминологию, принятую в архитектуре, можно сказать, что в данной работе излагаются основные идеи, на основе которых могут быть разработаны различные варианты решения проблемы организационной структуры без ограничений, связанных с ее графическим представлением.
Человеческие (социальные) организации имеют многообразные формы: военные организации, предпринимательские и политические организации, добровольные ассоциации и другие формы организации общественной деятельности.
Во взаимоотношениях людей внутри организации существует иерархия - принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, состоящий в упорядочении взаимодействий между уровнями в порядке от высшего к низшему.
Каждый из двух или более уровней выступает как управляющий по отношению ко всем нижележащим и как управляемый, подчиненный по отношению к вышележащим. В иерархически построенной системе каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественно осуществляются функции согласования, интеграции. Иерархия в организации систем необходима в связи с тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации.
Объект работы - структура организаций.
Предмет работы - эффективность организаций.
Цель работы - исследование преимущества и недостатков существующих организационных структур.
Задачи:
проанализировать сущность и основные походы эффективности организаций;
выявить показатели эффективности организаций;
раскрыть понятие, принципы построения организационных структур и типы структур организаций;
рассмотреть преимущество и недостатки существующих структур российских организаций, а также влияние структуры на эффективность организаций.
Среди исследователей, занимавшихся данной проблемой, выделяются следующие авторы: С.С.Барков, Л.Г.Почебут, В.А.Чикер, В.В.Радаев, В.В.Самойлов, С.С.Фролов и др.
Глава 1. Эффективность организаций: сущность, основные подходы, показатели
.1 Сущность эффективности организаций
Если попытаться определить содержательно термин "эффективность организации", пусть не с научной строгостью, просто попытаетесь дать рабочее определение - то с удивлением обнаружите, что содержание термина будет предательски изменчивым. Конечно, это не будет свидетельством вашей концептуальной незрелости или слабости. Дать однозначное и непротиворечивое определение эффективности пока не в силах даже менеджмент как наука об управлении.
Представление об эффективной организации в какой бы форме оно ни выражалось направляет действия менеджера. Если оно имеет эксплицитную форму, то есть если с ним при желании могут познакомиться окружающие, - возрастает вероятность согласованных, целенаправленных действий внутри организации. Если же понимание эффективности организации чисто интуитивно, основано на чувствах, инстинктах, божественных откровениях, то понять чего хочет менеджер будет очень непросто, если не невозможно.
Эффективность организации - это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть или, допустим, осязать. Как всякий термин эффективность выражает некоторую идею, и идея эта состоит в том, что если организация эффективна, то ее успех обусловлен теми характеристиками их которых складывается эффективность, а не прихотями капризной судьбы или благоволением влиятельных лиц. Эффективность - и есть ключ к успеху, причем запланированному и предсказуемому.
Определение эффективности очень сильно зависит от ценностей и ожиданий тех, кто собственно ее определяет. Владельцы фирмы хотят от своей организации совершенно иной эффективности, чем сотрудники фирмы, поскольку их интересы не всегда совпадают. Мы все хотим, чтобы наше правительство обладало такими качествами, которые само правительство давно и упорно считает для себя неприемлемыми. Меняются ценности, меняются и формулировки эффективности, сколько разных установок, столько и определений у эффективности. Вот почему не существует универсального и удовлетворяющего всех определения эффективности организации [22, C.43].
Это не означает, конечно, что эффективность нельзя измерить. Можно. Для этого необходимо привязать эффективность организации к конкретным точкам отсчета, определить область ее приложения. Если мы будем знать к чему прикладывать, то наши изыскания из абстрактно-заумной плоскости с легкостью перемещаются в область животрепещущей практики.
Существует несколько основных подходов к решению вопроса о том, что считать эффективным и какие организации являются эффективными. Каждый подход связан с определенной "эрой" в истории управленческой науки. Менялось понимание организации - возникали новые определения эффективности. Поскольку не существует однозначного толкования того, что есть организация, то не существует и универсального определения эффективности организации. С одной стороны это кажется подозрительным (а не морочат ли нам голову еще одной псевдонаучной фикцией?), с другой стороны не дает расслабиться, в очередной раз, показывая относительность наших познаний в области теории организации. Так или иначе, любой руководитель имеет право выбора, какой из критериев эффективности наиболее подходить его представлению об эффективности организации, или же соответствует ли его понимание эффективности хотя бы некоторым общепризнанным критериям.[22, C. 47].
Первые модели организационной эффективности рассматривали некие "идеальные типы", то есть такие формы организаций, в которых максимизировано значение отдельных качеств. Например, немецкий философ Макс Вебер описал идеальный тип организации, который он назвал "бюрократией". Бюрократией можно считать формализованную, централизованную, специализированную организацию, сотрудники которой благодаря узкой специализации обладают высоким уровнем профессионализма, действуют не на основе личных пристрастий, а руководствуясь жестким регламентом. Бюрократия в веберовском понимании очень напоминает хорошо отлаженные, надежные часы. Наиболее признанным критерием эффективности для этой модели будет продуктивность (минимум на входе - максимум на выходе, минимальные расходы - максимальные доходы). Чем ближе организация приближается к идеальным бюрократическим характеристикам (обезличенность, централизация, специализация, формализация), тем более продуктивной, а значит и эффективной она является [22, C.52].
Невозможно удержаться от соблазна и не "кинуть камень в огород" тех организаций, которые мы традиционно обзываем бюрократическими. Очевидно, что наша бюрократия не подпадает под научное определение бюрократии хотя бы потому, что критерием ее эффективности является все что угодно, только не продуктивность (максимальный результат при минимальных затратах). Процессы в наших бюрократических организациях не обезличены и не подчиненны жесткому регламенту, напротив есть много численные свидетельства живейшей личной заинтересованности чиновников в прохождении или же торможении некоторых дел.
.2 Основные подходы исследования эффективности организаций
В самом общем случае эффективность - это нормированный к затратам ресурсов результат действия или деятельности системы на определенном интервале времени (отношение эффекта к затраченному ресурсу, разность между ними, эффект при ограниченном ресурсе, функционал, учитывающий эффект и затраченный ресурс). Сразу обратим внимание на то, что эффективность может быть определена только в отношении какой-то конкретной цели. Иначе говоря, не существует абстрактной "эффективности системы", имеет место исключительно эффективность целедостижения.
Как неоднократно отмечалось ранее, функционирование любой организация связано с достижением множества противоречивых целей. Сама по себе организация, рассматриваемая как безличный механизм, не имеет целей, а выступает инструментом реализации запросов основных заинтересованных групп (владельцев предприятия, топ-менеджеров, работников, кредиторов, потребителей и т.д.). Отсюда оценивать эффективность функционирования организации можно в двух взаимосвязанных контекстах:
эффективность организации как механизма преобразования ресурсов (критерии эффективности - рентабельность, производительность, трудоемкость, объем рынка, стоимость бизнеса и т.д.);
эффективность организации как механизма реализации целей индивидов и групп (критерии эффективности - величина персонального дохода, уровень мотивации, уровень самореализации и т.д.) [11, C.90].
Рассматривая организацию с технократических позиций, можно представить любого работника как «центр разработки, производства и поставки услуг» или кратко «центр формирования услуг». В такой интерпретации предприятие превращается в многоуровневую сервисную систему, участники которой устанавливают друг с другом добровольные договорные отношения по поставке услуг. Соответственно возникают:
показатели, позволяющие оценить качество предоставляемой услуги (например, уровень разработанного документа, количество реализованных единиц продукции и т.д.);
показатели качества процесса производства услуги (например, сроки проведения исследований, широта охвата целевой аудитории и т.д.);
соглашение с работником (например, трудовое соглашение, контракт о приеме на работу, SLA и т.д.) [11, C.93].
При таком подходе работник как бы занимает определенную «нишу» в сложном организационном механизме. Данная «ниша» обладает рядом свойств: рентабельностью, возможностью доступа к ресурсам, мерой ответственности за принятые решения и т.д. Особое внимание уделяется минимизации вероятности ненадлежащего выполнения поставленных задач. Критическое значение принимает способность работника соответствовать этим свойствам, т.е. наличие у него определенного уровня профессионализма.
Для изучения параметров личного профессионального мастерства обратимся к достижениям акмеология - науки, целенаправленно выделяющей профессионализм и воздействующие на него факторы в качестве предмета своего исследования. Согласно достижениям акмеология можно выделить следующие компоненты профессионально мастерства, соответствующие рассмотренным ранее аспектами организационного развития:
владение процессуально-технологическим арсеналом профессии, т.е. определенным набором знаний и навыков, необходимых для выполнения профессиональных обязанностей;
личностные (прежде всего мотивационные) характеристики индивида, обеспечивающее его готовность к осуществлению профессиональной деятельности [10, C.154].
По содержанию первая категория пересекается с понятиями «компетенция» (круг вопросов, в которых индивид обладает познаниями, опытом) и «квалификация» (степень и уровень профессиональной подготовленности к какому-либо труду).
Параметром, характеризующим уровень профессионализма, выступает продуктивность. Согласно мнению К.К.Платонова продуктивность рассматривается как интегральная характеристика профессиональной деятельности, включающая такие показатели как интенсивность, напряженность, точность, надежность, организованность, квалифицированность и степень зависимости от внешних факторов. В более поздних исследованиях продуктивность понимается, прежде всего, как рациональность и целесообразность [10, C.167].
Именно продуктивность профессиональной деятельности является тем параметров, по величине которого можно судить об эффективности участия индивида в деятельности организации.
Целый ряд ученых рассматривают вопрос эффективности функционирования организаций, используя индивидов в качестве основной системы отсчета. В русле этих исследований предложена модель организации как кооперативного побудительно-распорядительного механизма (Барнард), модель «контрпарадигмы», связывающая выживания организации с обменом ресурсами между индивидами, преследующими разнообразные цели (Джорджи), модель организации как инструмента, существующего для достижения индивидами собственных целей (Каммингс), модель «социальной справедливости», делающая акцент на минимизации сожалений, связанных с участием в деятельности организации (Кили), модель, связывающая эффективность организации с достижением целей, установленных на основе консенсуса доминирующими коалициями (Пеннингс, Гудман) и т.д. Отличительным свойством всех упомянутых концепций является повышенное внимание к способности организации удовлетворить цели и запросы индивидов [10, C.173].
Анализируя эффективность организации с позиции достижения персональных целей, можно выделить две принципиально разных ситуации:
работник или владелец предприятия ассоциирует успешность предприятия с собственным статусом и благосостоянием;
предприятие рассматривается исключительно как инвестиционный проект или временное место работы [10, C.165].
С позиций владельца предприятия, как правило, желательно, чтобы работники (в том числе, топ-менеджеры) находились в первой ситуации, т.е. отождествляли собственную успешность с успешностью предприятия. Это позволяет активно использовать множество методов мотивации, не имеющих прямой и явно выраженной экономической составляющей.
Таким образом, на настоящий момент вопрос об оценке эффективности организации с позиций индивида (работника, владельца) остается открытым. Сложность его решения во многом связана с потенциальной невозможностью формализации всех свойств и потребностей личности. На практике выход из проблемы может быть найден путем заключения между работниками и работодателями добровольных соглашений о сотрудничестве и введении корректной системы хозяйственного учета.
.3 Показатели эффективности организаций
Эффективность организации определяется по ряду показателей. Оценить эффективность работы только по ее экономическим достижениям - например, по прибыли, полученной в результате деятельности, - недостаточно. Огромную прибыль можно получить и на основе жесточайшей эксплуатации работников, и на основе современных методов организации производства с использованием социально-психологических факторов. Для нас важно изучение второго, гуманного пути достижения эффективности.
Социальными психологами установлено взаимовлияние объективных и субъективных факторов. В результате серии исследований, проведенных на ряде предприятий нашей страны в 1970-1990-е годы сотрудниками кафедры социальной психологии СПбГУ, выявлены взаимосвязи объективных и субъективных показателей эффективности организаций. Так, трудовая, духовная и общественная активность работников зависит от:
сбалансированности материального и морального стимулирования труда (оказалось, что ориентация исключительно на материальное стимулирование труда не приводит к значительному увеличению трудовой активности работников);
наличия в организации инициативной группы людей, выдвигающей цели, отражающей интересы и потребности сотрудников, умеющей убедительно доказывать необходимость предлагаемых ими инноваций;
возраста работников (молодые сотрудники проявляют большую общественную активность, а работники среднего возраста отличаются высокой трудовой активностью) [21, C.62].
В свою очередь, трудовая активность сотрудников благоприятно отражается на:
результативности и продуктивности труда;
производительности труда;
степени сработанности членов трудового коллектива. На удовлетворенность трудом влияют следующие факторы:
результативность труда;
санитарно-гигиенические условия труда;
система организации труда;
система стимулирования труда;
способы выбора человеком профессии и места работы;
престиж профессии;
способы принятия решений, сложившиеся в организации. Сплоченность организации, характеризующаяся прочностью, единством, устойчивостью межличностных взаимоотношений, влияет на:
производительность труда;
продуктивность;
уровень трудовой и общественной активности;
текучесть кадров [21, C.63].
В целом исследования социальных психологов на промышленных предприятиях показывают, что комплексная оценка эффективности организаций может быть произведена лишь в том случае, если учтены и объективные, и субъективные факторы. Ю.П.Платонов на основе анализа специальной научной литературы и результатов собственных многолетних исследований в качестве социально-психологических факторов эффективности организации определяет следующие:
. Целенаправленность. Характеризует готовность организации к достижению целей совместного взаимодействия. Цель совместной деятельности выражает потребности, интересы, ценностные ориентации членов трудового коллектива, их идеальное представление будущего результата, что, в свою очередь, определяет средства и способы взаимодействия.
. Мотивированность. Раскрывает причины трудовой, познавательной, коммуникативной и прочей активности членов группы. В конкретной ситуации социального взаимодействия мотивация выполняет три психологические функции: побуждающую, направляющую и регулирующую. Побуждающая функция состоит в осознании человеком потребности в совместном с другими людьми достижении целей группы и является «пусковой кнопкой» деятельности. Направляющая функция определяет цели и способы совместной деятельности, согласованные между всеми членами группы. Регулирующая функция способствует выбору наиболее оптимальных и законных средств достижения групповых целей и удовлетворения потребностей [10, C.169].
Продуктивность является весьма полезным критерием для оценки эффективности канцелярий, офисов, контор, вообще административной деятельности, поскольку позволяет удерживать ее в рамках необходимого и достаточного. Административным подразделениям любых организаций внутренне присуща тенденция к неконтролируемому разрастанию (к более широкому и глубокому охвату чего-то необъятного), критерий продуктивности может установить пределы такого нездорового роста.
Идеальной эффективностью по показателю продуктивности будут обладать волшебные палочки, скатерти-самобранки и вечные двигатели, поскольку при нулевых затратах количество результатов будет близко к бесконечности. Понятно, что только волшебные организации могут удовлетворять таким значениям эффективности. Значит, продуктивность организации должна соответствовать некоторым оптимальным значениям, например, средним по отрасли. Однако сам по себе показатель продуктивности может оказаться недостаточным для корректной оценки эффективности, если мы не знаем тех целей, на которые направлены расходы, и не можем точно определить в какой степени наши доходы есть результат деятельности организации, а в какой ухмылка изменчивой фортуны [19, C.145].
Есть еще несколько подходов к оценке эффективности организации, которые базируются на некоторых идеальных характеристиках. Наиболее распространенным индикатором эффективности является достижение организацией поставленных целей. Если цели достигнуты, значит организация эффективна, или в той мере в какой цели организации достигнуты, в той мере организация эффективна. Достижение целей как критерий очень хорошо отражает управляемость, предсказуемость организации. Если все получается так как планировали, то это означает, что фирма, предприятие, подразделение эффективны, то есть действуют так, как от них требуется.
Самая большая проблема в реализации данного подхода - это наличие у организации системы целей, которые бы были подробно расписаны и формализованы. И что не менее важно цели должны быть не бумажными, а реальными, то есть организация должна хотя бы пытаться достичь их. Несмотря на многолетние титанические потуги теоретиков менеджмента для многих фирм (независимо от их местонахождения) реальное планирование деятельности продолжает оставаться недоступным. Это конечно же отдельная большая тема для обсуждения, которой мы собираемся коснуться будущем.
Достижение целей может не являться адекватным критерием эффективности, если оно является самым важным показателем и люди, чью эффективность оценивают, знают об этом. В этом случае организация или ее представители вольно или невольно попытаются занижать планируемые показатели, с тем чтобы уверено их достигать.
Эффективность может оцениваться и на основе представления об организации как о "натуральной системе", в этом случае эффективность сильно привязана к способности организации добывать необходимые ресурсы. Чем больше ресурсов (доходы, персонал, общественное признание и т.д.) организация может освоить, тем она эффективнее. Среди других "идеальных" критериев эффективности назовем: степень удовлетворенности членов организации, достижение прибыльности, совместимость деятельности организации с принципами социального равенства, особенности организационных систем коммуникации и "интерпретации". Общей чертой всех этих моделей эффективности является обращение к какому-то одному окончательному, универсальному определению организации. На основе этого определения и устанавливается критерий эффективности [18, C.213].
Ориентируясь только на один критерий невозможно достаточно полно оценить эффективность, а живая организация не может полностью соответствовать какому-то идеальному типу, поэтому пытливые научные умы продолжили свои увлекательные занятия, и в результате мир увидел организационную "теорию случайностей". Эта теория представляет совершенно отличный взгляд на проблему эффективности организации.
Таким образом, эффективность организации - это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть или, допустим, осязать. Как всякий термин эффективность выражает некоторую идею, и идея эта состоит в том, что если организация эффективна, то ее успех обусловлен теми характеристиками их которых складывается эффективность, а не прихотями капризной судьбы или благоволением влиятельных лиц. Рассмотрев эффективность организации, теперь необходимо перейти к исследованию организационных структур для понимания зависимости эффективности организации от организационных структур.
Глава 2. Организационные структуры: типы организационных структур
.1 Понятие и принципы построения организационных структур
Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.
Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов организационной структурой управления:
а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;
б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации [9, C.134].
Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.
В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи. Первые - суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные.
Между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных [9, C.142].
Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.
Вместе с тем, проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципам их построения.
Факторы формирования организационной структуры:
Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступней управления.
Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы ха время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.
Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных.
Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.
Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.
Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях [17, C.98].
Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.
Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.
С понятием структуры организации тесно связано понятие об иерархических взаимосвязях. Все большее количество организаций имеют иерархическую природу. Почти каждая организация - церковь, университет или предприятие - состоит из подразделений, которые делятся на более мелкие организационные единицы, дробящиеся в свою очередь на еще более мелкие части. В классической теории организации понятию иерархической структуры соответствует так называемый принцип лестницы. Этот принцип предполагает деление власти и ответственности по вертикали иерархии и распределение обязанностей между подразделениями [17, C.102].
Иерархия представляет собой, по-видимому, общую закономерность природы. Принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.
В классической теории организации линейная структура организации является носителем и непосредственным источником административной власти, а функции центральных служб заключаются в том, чтобы помогать и советовать линейным подразделениям. Согласно традиционному взгляду центральные службы способствуют расширению возможностей руководителя. Благодаря использованию таких специальных центральных служб, подчиненных и докладывающих непосредственно начальнику, можно увеличить объем контроля этого начальника, не опасаясь сократить возможности координации им действий подчиненных.
Рассмотренные принципы структуры, иерархии, административной власти, специализации, объема контроля и взаимоотношений линейных и центральных служб в значительной мере вытекают из традиционной теории организации, где главное внимание уделялось наиболее эффективному распределению работы по группам. Принимая за исходный пункт общие цели организации, эта теория стремилась определить отдельные задачи, которые необходимо решить для достижения общих целей.
2.2 Типы структур организаций
В современной теории организаций выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.
Исторически первым сформировался бюрократический тип. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. Он предложил нормативную модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях как об "организованных организациях", предъявляющих жесткие требования, как к людям, так и структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы: организационный акмеология бюрократия нормативный
четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов;
иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;
наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;
дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;
осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками [1, C.37].
Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Сам Вебер считал центральным пунктом концепции исключение смещения "человека" и "должности", ибо состав и содержание управленческих работ должны определяться исходя из потребностей организации, а не людей в ней работающих. Четко сформулированные предписания по каждой работе (что необходимо делать и какими приемами) не оставляет места для проявления субъективизма и индивидуального подхода. В этом принципиальное отличие бюрократической структуры от исторически предшествовавшей ей общинной, где главная роль отводилась партнерству и мастерству [1, C.39].
Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд людей при решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий и задач экономического развития. Очевидно, прежде всего, что бюрократический тип структуры не способствует росту потенциала людей, каждый из которых использует только ту часть своих способностей, которая непосредственно требуется по характеру выполняемой работы. Ясно также: коль скоро вопросы стратегии и тактики развития организации решаются лишь на высшем уровне, а все остальные уровни заняты исключительно исполнением "спускаемых сверху" решений, теряется общий управленческий интеллект (который рассматривается сегодня как важнейший фактор эффективного управления) [8, C.11].
Еще один недостаток структур бюрократического типа - невозможность с их помощью управлять процессом изменений, направленных на совершенствование работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.
В отличие от бюрократического типа организационных структур, органический тип возник относительно недавно и своим появлением обязан предпринимателям, которым была необходима более высокая степень гибкости и адаптивности к быстро изменяющимся условиям окружающей среды. Этот подход доказывает свою эффективность, несмотря на его относительную молодость. Органическая система отвергает представление об эффективности организации как "организованной" и работающей с четкостью часового механизма структуры, наоборот, эта модель призвана проводить в жизнь радикальные изменения и тем самым обеспечивать необходимую адаптивность. Исследователи этой проблемы подчеркивают, что постепенно вырисовывается иной тип организации, в которой импровизация ценится выше, чем планирование. Такая организация руководствуется возможностями гораздо больше, чем ограничениями, предпочитает находить новые действия, а не цепляться за старые и больше ценит дискуссии, чем успокоенность, и поощряет сомнения и противоречия, а не принимает на веру все решения руководства [8, C.12].
В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах.
Решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях.
Обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции.
Главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации.
Творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией.
Правила работы формулируются в виде принципов, а не установок.
Распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем.
Имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.
Рассматриваемый тип структуры предполагает существенные изменения отношений внутри организации: отпадает необходимость в функциональном разделении труда, повышается ответственность каждого работающего за общий успех [2, C.115].
Реальный переход к органическому типу структуры управления требует серьезной подготовительной работы. Прежде всего, компании принимают меры к расширению участия работающих в решении проблем организации (путем обучения, повышения уровня информированности, заинтересованности и т.п.), ликвидируют функциональную обособленность, развивают информационные технологии, радикально пересматривают характер взаимоотношений с другими компаниями (вступая сними в союзы или образуя виртуальные компании, где реализуются партнерские отношения).
Необходимо отметить, что органический тип структуры управления находится лишь в начальной фазе своего развития, и в "чистом" виде его используют пока немногие организации. Но элементы этого подхода к структуре управления получили довольно широкое распространение, особенно в тех компаниях, которые стремятся приспособиться к динамично меняющейся среде.
Сложившаяся процедура выработки решения о реформировании организационной структуры весьма сложна. Структура больших организаций стала чрезвычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько повысилась, что ведется поиск не столько специфической постоянной структуры, сколько временной, которая отражает определенный этап развития организации. При этом внедрение новой оргструктуры часто сопровождается разрушением существующих связей в системе управления.
Такие мероприятия нивелируют роль организационных структур, ведут к тому, что основными источниками информации о ролях и распределении прав и ответственности становятся временные предписания, директивы и распоряжения руководства. Разработка организационных структур становится формальной задачей, оргструктура перестает быть инструментом реализации заданной стратегии и достижения поставленных перед предприятием целей. В сложившейся ситуации одним из важнейших резервов повышения эффективности деятельности предприятия является рост жизнеспособности организационной структуры, приведение характеристик организационных структур в соответствие целям и стратегии развития. Вместе с тем, цели и стратегия развития являются важнейшими, но не единственными факторами, определяющими структурное развитие организации [6, C.60].
Переход к рыночной экономике затронул все стороны деятельности российских организаций, и, прежде всего, вопрос собственности. В ходе приватизации государственной собственности произошло изменение правового статуса организаций, появились различные организационно-правовые формы, в рамках которых организации могут осуществлять свою деятельность. Проведенный анализ особенностей наиболее распространенных организационно-правовых форм, практики их внедрения, показал существование устойчивой связи между организационной структурой управления и организационно-правовой формой предприятия. Таким образом, вопрос выбора организационно-правовой формы приобретает решающее значение при создании и реформировании организационных структур. Выбранная организационно-правовая форма определяет юридическую структуру предприятия, устанавливающую отношения собственности и контроля, обеспечивающую согласование интересов собственников и наемных сотрудников при развитии организации.
Как бы хорошо не была создана организационная система управления: организационная структура, положения о подразделениях и должностные инструкции, система планирования и бюджетирования, управленческий учет - компания никогда не будет работать с макисимальной эффективностью, пока не будет решена проблема мотивации каждого работника организации к высокопроизводительному и качественному труду, к строгому соблюдению трудовой дисциплины, к точному исполнению всех приказов генерального директора и распоряжений непосредственного руководителя [6, C.62].
Для решения проблемы мотивации персонала, прежде всего, необходимо правильно урегулировать отношения между работодателем и каждым работником, между начальником и подчиненным в рамках всей организации.
Проблема современных российских организаций, вследствие неправильного регулирования трудовых отношений, состоит в том, что точки зрения на ту или иную производственную ситуацию у руководителя и подчиненного часто расходятся, т.к. их интересы изначально различны: работник заинтересован в том, чтобы, не напрягаясь, получать как можно большую з/п; руководитель же заинтересован в том, чтобы, получать от работника максимальную отдачу, выплачивая ему минимально возможную з/п. Фактически то, что выгодно руководителю (важно для одного) невыгодно работнику (не важно для другого) и наоборот. Каждая же из сторон преследует, прежде всего, свои интересы. Как правило, забывая об интересах другой стороны, своими действиями она невольно ущемляет их. В ответ, другая сторона, защищаясь, вынуждена искать противодействие. А отсюда - на предприятиях стали обыденным явлением конфликты, организационная неразбериха, халатное отношение к труду, низкий уровень исполнительской дисциплины, брак, опоздания, прогулы ... и, как следствие, сбои в производственном процессе. Все это в совокупности приводит к понижению производительности труда и потере качества выполняемых работ, к росту себестоимости продукции и услуг и, в конечном счете, к снижению конкурентоспособности организаций. Таким образом, если нарушено соответствие между интересами сторон, то все усилия руководства в деле достижения эффективного управления персоналом обречены на провал [16, C.76].
В соответствии с объективным законом - законом оптимального поведения - разум каждого человека неутомимо стоит на страже его собственных интересов. В момент ущемления интересов весь интеллектуальный потенциал любого человека переключается на их защиту. А если интересы сторон противоречат друг другу, то легко видеть, что конструктивную и производительную работу в этой ситуации организовать просто невозможно.
В рамках нерациональных трудовых отношений работник, преследуя свою выгоду, всегда невольно мыслит и поступает нерационально по отношению к производственным интересам руководителя.
Чтобы переломить эту ситуацию нужно, на первый взгляд, сделать невозможное: сменить образ мыслей работника! Это достигается только в рамках рациональной модели трудовых отношений, которая позволяет в любой производственной ситуации приводить интересы обеих сторон в соответствие: выгодно работодателю - выгодно работнику.
Только после этого весь потенциал работника будет направлен в конструктивное русло, и работник начнет всецело способствовать руководителю в достижении высоких производственных результатов. На самом деле - его разум переключится на соблюдение интересов руководителя только тогда, когда соблюдение его собственных интересов будет однозначно зависеть от выполнения требований и установок руководителя.
Можно видеть, что малоэффективно учить российских руководителей управлять подчиненными, пока не будут правильно урегулированы трудовые отношения, пока в любой производственной ситуации их интересы не будут приведены в соответствие - пока сам работник не начнет мыслить рационально. В противном случае любые усилия руководителя в достижении эффективного управления организационной структурой всегда будут обречены на крайне низкую эффективность. Огромное число нерезультативных попыток на пути к эффективному управлению служат тому свидетельством [3, C.154].
Для российских организаций, которые хотели бы в кратчайшие сроки реально повысить эффективность управления, выход возможен только один. Трудовые отношения нужно преобразовать в соответствии с административными принципами управления - в соответствии с рациональной моделью трудовых отношений. Лишь в этом случае предприятия смогут внедрить современную административную систему управления, а значит, смогут сделать рывок в области производительности труда и повышения качества товаров и услуг при одновременном снижении издержек производства. Таким образом, откроется возможность создания конкурентоспособной продукции и услуг. Все другие попытки построить эффективную организацию на долгосрочную перспективу - иллюзии. Остается только вопрос - как создать эту модель?
.4 Влияние структуры на эффективность организаций
Требования и характеристики формирования эффективных структур управления:
) сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;
) уменьшение числа уровней управления;
) групповая организация труда как основа новой структуры управления;
) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;
) создание условий для гибкой комплектации продукции;
) минимизация запасов;
) быстрая реакция на изменения;
) гибко переналаживаемое оборудование;
) высокая производительность и низкие затраты;
) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем [7, C.221].
Эти обстоятельства обычно предшествуют масштабному изучению организации.
Рост масштаба деятельности. В условиях стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость к росту масштаба деятельности. И можно приспособиться к небольшим изменениям в структуре, но если основная структура остаётся без изменений, то от этого ухудшается функционирование предприятия.
Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию, вплоть до структурных изменений предприятия.
Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние нескольких предприятий обязательно вносит некоторые изменения в организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения, следовательно следует ожидать крупных структурных перемен [7, C.224].
Изменение технологии управления. Научные достижения в области управления начинают оказывать всё большее влияние на организационные структуры и процессы (прогрессивные методы обработки информации). Появляются новые должности, изменяются процессы принятия решений. Некоторые отрасли - производство массовой продукции, некоторые финансовые учреждения - в действительности изменились коренным образом благодаря успехам в области технологии управления.
Влияние технологии производственных процессов. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных организаций - всё это свидетельствует о распространении влияния точных наук на промышленные организации.
Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности, а значит, появляется новая организационная структура [12, C.214].
Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям структуры и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия.
Неспособность выжить и функционировать эффективно чаще всего является результатом того, что:
Принимаются необоснованные стратегические решения;
Предприятия пытаются продолжить деятельность в объёме, который уже не является экономичным;
Не удаётся наладить выпуск новой продукции или выпускается не находящая сбыта продукция и не там, где надо;
Фирмы, имеющие один рынок сбыта, не способны диверсифицировать производство.
Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных потоков повышает эффективность организации путём роста производительности и, по крайней мере, временно сдерживает рост издержек, повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке новых и более совершенных стратегических решений [13, C.81].
Почти на любом крупном предприятии можно найти примеры, когда осуществлению хорошо задуманных стратегических планов мешала организационная структура, которая задерживала их выполнение или отдавала предпочтение решению второстепенных вопросов.
Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием. Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре. Используемые методы анализа, как правило, состоит из пяти этапов.
Состоит в выяснении задачи предприятия, областей неопределённости и наиболее вероятных альтернатив развития. В случае образования совершенно новых предприятий определение задачи может быть ограничено установлением проектных параметров.
Анализ организационной структуры заключается в определении переменных, которые значительно влияют на выполнение задачи. На этом этапе необходим глубокий анализ экономической и производственной структуры предприятия и её основных компонентов [14, C.87].
Изучаются цели и программы развития предприятия. Важно убедиться, что текущие цели соответствуют главной задаче предприятия, а программы согласованы с ключевыми факторами успешного функционирования. Это является существенным моментом, поскольку цели и планы оказывают непосредственное воздействие на организационную структуру путём определения приоритетов и значения ранее принятых решений.
Оценивают, насколько структура организации отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешность её функционирования. Для этого необходимо тщательно изучить существующую формальную структуру, определить все её слабые и сильные стороны, выяснить, какие недостатки в формальной структуре компенсируют неформальные элементы и насколько эффективно.
Трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Исследователь изучает основные процессы управления - планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль - для того, чтобы установить, насколько, они способствуют выполнению задачи, цели и стратегических программ. Анализ организации и окружающей среды представляет колоссальный объём информации, который необходимо оценить так, чтобы можно было принять решение о структуре, что является конечным этапом аналитического процесса [14, C.89].
Выработка такого решения является очень трудным, почти полностью эмпирическим процессом. Структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько увеличиваются, что ищут не столько специфическую, постоянную структуру, сколько временную, которая отражает определённый этап развития организации. И, наконец, структура, зафиксированная в схемах и уставах, всё меньше места в проектах организации
Структуру можно выбирать и понять только при широком, комплексном подходе к изменениям предприятия и его окружающей среды.
Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:
Систематический анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;
Разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;
Гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;
Последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;
Поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены [4, C.102].
Итак, анализ организационных структур - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.
В современной теории организаций выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.
Заключение
Таким образом, эффективность организации - это скорее термин, понятие, чем реальность, которую можно видеть или, допустим, осязать. Как всякий термин эффективность выражает некоторую идею, и идея эта состоит в том, что если организация эффективна, то ее успех обусловлен теми характеристиками их которых складывается эффективность, а не прихотями капризной судьбы или благоволением влиятельных лиц.
Первые модели организационной эффективности рассматривали некие "идеальные типы", то есть такие формы организаций, в которых максимизировано значение отдельных качеств. Например, немецкий философ Макс Вебер описал идеальный тип организации, который он назвал "бюрократией". Рассматривая организацию с технократических позиций, можно представить любого работника как «центр разработки, производства и поставки услуг» или кратко «центр формирования услуг». Целый ряд ученых рассматривают вопрос эффективности функционирования организаций, используя индивидов в качестве основной системы отсчета.
Ориентируясь только на один критерий невозможно достаточно полно оценить эффективность, а живая организация не может полностью соответствовать какому-то идеальному типу, поэтому пытливые научные умы продолжили свои увлекательные занятия, и в результате мир увидел организационную "теорию случайностей". Эта теория представляет совершенно отличный взгляд на проблему эффективности организации.
Анализ организационных структур - одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система организационных структур управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.
В современной теории организаций выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.
Переход к рыночной экономике затронул все стороны деятельности российских организаций, и, прежде всего, вопрос собственности. В ходе приватизации государственной собственности произошло изменение правового статуса организаций, появились различные организационно-правовые формы, в рамках которых организации могут осуществлять свою деятельность. Проведенный анализ особенностей наиболее распространенных организационно-правовых форм, практики их внедрения, показал существование устойчивой связи между организационной структурой управления и организационно-правовой формой предприятия.
Взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием. Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре. Используемые методы анализа, как правило, состоит из пяти этапов.
Список используемой литературы
Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования. М.: ГАУ, 2013. - 142с.
Акимова Т.А. Теория организаций. М.: ЮНИТИ, 2013. - 367с.
Алиев В.Г. Теория организаций. М.: Экономика, 2013. - 431с.
Андреев С.С. Теория социального управления. // Социально-гуманитарные знания. 2010. №6. С. 91-104.
Барков С.С. Социология организаций. М.: МГУ, 2014. - 288с.
Болквадзе И.Р. Сравнительный анализ организационных структур управления в промышленности. // Экономика и право. 2014. №1. С.58-72.
Коршунова Е.Д. Организационная структура управления. // Современное управление. 2013. №12. С.7-14.
Мильнер Б.З. Теория организаций. М.: ИНФРА-М, 2010. - 480с.
Почебут Л.Г., Чикер В.А. Организационная социальная психология. СПБ: Речь, 2010. - 240с.
Радаев В.В. Экономическая социология. М.: Аспект Пресс, 2014. - 368с.
Радченко Я.В. Теория организации. М.: ГАУ, 2012. - 374с.
Самойлов В.В. Алгоритм формирования организационной структуры компаний: системно-синергетический подход. // Менеджмент в России и за рубежом. 2015. №2. С.79-83.
Смирнов Э.А. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 2012. - 248с.
Спивак В.А. Корпоративная культура. СПб.: Лань, 2011. - 168с.
Удальцова М.В. Социология управления. Новосибирск: Наука, 2013. - 144с.
Фролов С.С. Социология организаций. М.: МГУ, 2011. - 370с.
Холл Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты. / Пер. с англ. - СПб. Питер, 2011. - 512с.