Внедрение '1С:Управление торговлей' в ООО 'КРТС' с доработкой функционала

Внедрение '1С:Управление торговлей' в ООО 'КРТС' с доработкой функционала

Введение

Для достижения успеха в бизнесе не существует готовых рецептов, тем интереснее рассматривать примеры успешной рыночной деятельности. На современном российском рынке присутствуют тысячи предприятий, производителей и поставщиков розничных товаров.

Для всех лидеров рынка можно выделить две общие черты. Во-первых, постановка амбициозных целей и, во-вторых, тщательная разработка и последующее внедрение маркетинговой стратегии. Без преувеличения можно сказать, что разработка стратегии - это искусство, которым владеют успешные предприниматели. Компании должны ясно представлять, какие товары и для каких потребителей они должны выводить на рынок.

Цель маркетинговой деятельности этих предприятий - получение определённых коммерческих результатов с помощью наиболее эффективного управления собственными ресурсами, удовлетворяя потребности заказчиков эффективнее, чем конкуренты. Рынок постепенно насыщается, достижение стратегических целей возможно только на базе построения долгосрочных, доверительных отношений с потребителями и участниками сбытовых сетей. Какой товар продавец должен предоставлять потребителю? Чем точнее будет направлено информационное воздействие на потребителя, тем выше будет экономическая эффективность.

При наличии жесткой конкуренции главная задача системы управления сбытом - обеспечить завоевание и сохранение организацией предпочтительной доли рынка и добиться превосходства над конкурентами. Здесь сбыт продукции должен рассматриваться под принципиально иным углом зрения - через призму рыночного спроса и предложения. Для выживания в рыночных условиях отечественные товаропроизводители должны производить то, что продается, а не продавать то, что они производят. Если деятель рынка хорошо поработал над такими разделами маркетинга, как выявление потребительских нужд, разработка подходящих товаров и установление на них соответствующей цены, налаживание системы их распределения и эффективного стимулирования, то товары наверняка пойдут легко.

В хозяйственной деятельности любой организации основными вопросами являются снабжение, производство и сбыт готовой продукции; последняя подразумевает законченные производством на данном предприятии изделия, работы и услуги, которые могут быть предложены рынку как товары. Работа предприятий в новых экономических условиях предполагает реструктурирование всех функциональных сфер деятельности хозяйствующих субъектов, но главным образом это касается сферы сбыта готовой продукции.

Объектом исследования является деятельность ООО «КРТС».

Предметом исследования является информационная система ООО «КРТС».

Целью данной бакалаврской работы является доработка и внедрение «1С:Управление торговлей» в ООО «КРТС» для сокращения времени выполнения рабочих процессов.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

-       исследовать предметную область и структуру предприятия;

-       выполнить обзор программных продуктов, используемых в рознично-торговой сфере;

-       сформулировать функциональные и эксплуатационные требования к внедряемому решению;

-       выполнить доработку функционала «1С:Управление торговлей»;

-       оценить экономическую эффективность от внедрения доработанной «1С:Управление торговлей».

1. Аналитическая часть

.1      Технико-экономическая характеристика предметной области

магазин автоматизация учет торговля

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «АйТи-Сервис»

Исполнителем работы по внедрению «1С:Управление торговлей» является предприятие ООО «АйТи-Сервис».

«АйТи-Сервис» - динамично развивающаяся компания, оказываются комплекс услуг в сфере информационных технологий, автоматизации и систем безопасности.

Компания полностью снимает с клиента всю заботу об IT-инфраструктуре, позволяя ему сосредоточиться на своем основном бизнесе. «АйТи-Сервис» всегда предлагает клиенту эффективные решения, наиболее соответствующие потребностям именно его бизнеса.

Все клиенты - это партнеры компании, с которыми «АйТи-Сервис» выстраивает долгосрочные и взаимовыгодные отношения. Компания несет ответственность за каждого из партнеров, и всегда оправдывает их ожидания, выполняя работу максимально эффективно, с высочайшим профессионализмом и в минимальные сроки.

Компания «АйТи-Сервис» осуществляет работу по следующим направлениям:

.        Автоматизация бизнес-процессов на базе «1С»:

-       внедрение систем автоматизации на платформе «1С»;

-       настройка под требования конкретного предприятия;

-       информационно-технологическое сопровождение;

-       программирование систем автоматизации на платформе «1С»;

-       абонентское обслуживание ПП «1С»;

-       обновление конфигураций;

-       обучение персонала «1С».

.        «1С:Бухобслуживание»:

-       полное ведение бухгалтерского учета, в том числе формирование и сдача отчетности через Интернет;

-       кадровый учет и расчет заработной платы;

-       консультации по налогообложению и бухучету;

-       расчет и оптимизация налогов;

-       дополнительные услуги.

.        Компьютерный аутсорсинг:

-       решение возникающих проблем с помощью удаленного доступа;

-       выезд сотрудника для оперативного устранения сбоя;

-       круглосуточное наблюдение за серверами и компьютерной сетью;

-       восстановление информации после системных сбоев;

-       модернизация и обновление программного обеспечения.

.        Системы безопасности:

-       система пожарной сигнализации и пожаротушения;

-       система охранного телевидения, сигнализации;

-       система звукового оповещения;

-       система контроля и управления доступом;

-       система аварийного освещения;

-       система видеонаблюдения;

-       интегрированная система охранно-пожарной сигнализации.

.        Автоматизированные системы управления технологических процессов:

-       проверка существующих систем автоматизации на предмет выявления недоработок и неисправностей;

-       анализ возникающих сбоев в работе АСУ ТП и разработка рекомендации по их устранению;

-       срочные выезды при аварийных ситуациях, организация круглосуточного дежурства;

-       ТО в соответствии с технологическими картами проведения работ;

-       Оформление всей необходимой технической, программной и эксплуатационной документации;

-       Разработка инструкций для персонала в случае возникновения внештатной ситуации с оборудованием, инструкции по ТО и ремонту.

Каждый сотрудник компании - это состоявшийся, уверенный профессионал, постоянно изучающий и использующий передовой опыт в сфере IT. Личностное и профессиональное развитие - неотъемлемая и характерная черта сотрудников компании. Каждый сотрудник четко осознает свой вклад в конечный результат работы всей компании и свою ответственность перед клиентами и коллегами.

Так как «АйТи-Сервис» является консалтинговой компанией, то вся работа будет проходить на территории компании заказчика, о которой пойдет речь дальше.

.1.2 Характеристика предприятия ООО «КРТС»

В связи с желанием заказчика не разглашать наименовании компании, в данной бакалаврской работе он будет именоваться ООО «КРТС».

ООО «КРТС» работает для повышения благосостояния своих клиентов, предлагая им качественные товары повседневного спроса по доступным ценам, бережно относясь к ресурсам компании, улучшая технологию и достойно вознаграждая сотрудников.

Целью ООО «КРТС» является обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании посредством поддержания систем жизнеобеспечения на необходимом уровне, своевременной и качественной адаптации представляемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

ООО «КРТС» является лидером по количеству продовольственных магазинов и территории их размещения. Магазины ООО «КРТС» расположены в большинстве населенных пунктов Кемеровской области и Алтайского края. Магазины ООО «КРТС» открываются как в крупных городах, так и в небольших населенных пунктах. Около двух третей магазинов компании работает в городах с населением менее 500 000 человек.

Эффективный процесс доставки товаров в магазины возможен благодаря мощной логистической системе. Для более качественного хранения продуктов и оптимизации поставки их в магазины, в компании создана дистрибьютерская сеть, включающая 2 распределительных центра. Своевременную доставку продуктов во все магазины розничной сети позволяет осуществить собственный автопарк.

Кроме того, ООО «КРТС» является одним из крупнейших частных работодателей Сибири. Компании неоднократно присуждалось звание «Привлекательный работодатель года».

.2      Анализ деятельности розничного магазина сети ООО «КРТС»

Как и любая другая крупная розничная торговая сеть КРТС делится на административное отделение и розничные магазины. Именно розничные магазины являются одной из важнейших частей для успешной работы розничной торговой сети. Работу магазина можно условно разделить на три этапа:

1.      Этап закупок;

2.      Этап производства;

.        Этап ценообразования.

За каждый этап отвечают соответствующие сотрудники.

.        На этапе закупки за работу принимается менеджер по закупкам. Как правило с утра он берет книгу закупок, где он видит список товарных групп, у которых он указан ответственным за закупку. Также там указан график с датами заказа определенных групп товаров. Менеджеру необходимо найти группы, которые необходимо заказать сегодня. Найдя нужную страницу, он видит список товаров, входящих в определенную группу. На странице указаны товары (по строкам) и поставщики, у которых эта группа товаров заказывается (в колонках). Помимо нахождения нужных групп товаров для закупки, ему необходимо рассчитать среднюю скорость продаж, средний товарный запас, остаток в днях торговли и на основе рассчитанных данных рассчитать сколько товара необходимо заказать, чтобы хватило до следующей поставки.

2.      На этапе производства за работу принимается оператор магазина. Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем ручного оформления документа «Заказ на перемещение». После этого этот документ относится в производственный цех. У производственника предварительно занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник вручную оформляет документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он произвел за смену. При этом отдельно заполняя все комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если по калькуляции необходимо списать 200 гр. кетчупа, то необходимо отдельно записать, что списывается сразу банка кетчупа (700 гр.). И в следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, необходимо помнить, что в цеху лежит неиспользованным еще 500гр кетчупа и списывать с него. Также у производственника есть книга, в которой указано какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но он отсутствует, то производственнику необходимо найти данный ингредиент в книге и просмотреть аналоги для него. И далее в расходуемые ингредиенты внести ингредиент-аналог.

.        На этапе ценообразования за работу принимается человек, ответственный за ценообразование. В книге товаров все товары разбиты по группам. Есть индивидуальные наценки, на определенные товары. Есть наценки на группу товаров. Есть товары, продающиеся по акционной цене - «желтые ценники». На акционные товары назначается сниженная на определенный срок. Человек, ответственный за ценообразование назначает наценки на группы товаров, на некоторые товары назначается индивидуальная наценка. Далее вручную заполняется документ маркетинговых акций, в котором указывается их срок действия. В документ записывается определенная скидка, назначенная руководством. В документе указано, что на товар действует специальная цена, под названием «желтый ценник». Также в документе необходимо указать условия, при которых эта цена будет действовать для покупателя (только при оплате картой, только при наличии губернской карты, либо за покупку определенного комплекта товара, например, при покупке бутылки виски - кока-кола в подарок.

При поступлении товара в магазин розничная цена вручную устанавливается, исходя из наценок, указанных в документе и их умножения на закупочную цену. Если для товара указана индивидуальная наценка, то берется она. Если нет, то смотрится наценка на группу, к которой относится товар.

.3      Описание используемой информационной системы

На данный момент предприятие использует информационную систему «СуперМаг».

Торговая система «СуперМаг» - основной программный продукт для комплексной автоматизации предприятий розничной торговли. Программа выстраивает систему бизнес-процессов на современном уровне, автоматизирует операции, планирование, учет и контроль товаров, объектов, и субъектов, то есть все, что в итоге ведет к увеличению оборота, оптимизации управления, сокращению расходов и повышению эффективности работы персонала и предприятия.

Клиенты компании могут быть уверены, что, купив программу, ей можно немедленно начать пользоваться и извлекать из этого прибыль, т.е. заниматься торговлей, а не программированием. «СуперМаг» нельзя модифицировать самостоятельно, но нужно настраивать по вашим заданиям. Процесс настройки может занять от нескольких дней до месяца и, в основном, сводится к проработке и описанию оптимальной бизнес-логики со специалистами заказчика.

Устанавливая четкие регламенты действий персонала, сценарии, реализуя продуманные до мелочей мощные алгоритмы вычислений в трудоемких рутинных процедурах, «СуперМаг» доводит работу сети до высокой степени автоматизма и, тем самым, снижает потребность в человеческих ресурсах, особенно на таких участках, где электроника обладает неоспоримым преимуществом в скорости и точности.

Главной причиной замены, существующей ИС является отсутствие в системе необходимых предприятию функций, а также отсутствие возможности доработки ИС под нужды предприятия. При всем этом у ИС трудный в освоении и устаревший интерфейс, что видно на скриншоте (рис 1).

ИС используется на следующей конфигурации:

·        Операционная система: Windows XP SP3;

·        Процессор: AMD A6-7400K 3500 MHz;

·        Оперативная память: 4 Gb;

·        Жесткий диск: 500 Gb.

Данная конфигурация подходит для внедрения другой ИС.

.4 Анализ и сравнение существующих разработок

.4.1 «1С:Управление торговлей 8»

Рассмотрим программные продукты, используемые в торговле.

"1С:Управление торговлей 8" - это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

"1С:Управление торговлей 8" позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Рисунок 1 - Интерфейс ИС «СуперМаг»

Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8», может быть представлена в виде следующей схемы:

Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы управления оптовыми и розничными продажами, маркетинговыми мероприятиями, оптовыми закупками, складом и финансами предприятия, прочими активами и пассивами открывают широкие возможности для ведения учета и выходят далеко за рамки традиционных учетно-управленческих стандартов.

Задачи, решаемые с помощью конфигурации «1С:Управление торговлей 8», можно сформулировать следующим образом:

−       управление запасами и закупками товарно-материальных ценностей;

−       ведение первичной документации с отражением данных в учете и выводом документов на печать;

−       оформление и учет складских операций, ведение складской документации, проведение инвентаризации хранящихся на складе ценностей;

−       учет внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей;

Рисунок 2 - Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8»

−       планирование и контроль финансовых ресурсов компании;

−       расчет финансового результата деятельности компании;

−       учет и корректировка задолженности, проведение взаиморасчетов, списание задолженности;

−       ведение многовалютного учета;

−       проведение и учет маркетинговых мероприятий компании, с проведением множества анализов и формированием разнообразной отчетности;

−       формирование политики ценообразования и контроль ее исполнения;

−       автоматизация работы с торговыми представителями компании;

−       ведение обширной клиентской базы с возможностью хранения самой разнообразной информации по каждому контрагенту;

−       управление оптовой и розничной торговлей с учетом всех сделок, формированием заказов, оформление поступлений, продаж и возвратов товарно-материальных ценностей;

−       автоматизация и учет сервисного обслуживания клиентов;

−       учет наличных и безналичных денежных средств предприятия, ведение кассовой книги, учет подотчетных средств;

−       настройка, формирование и вывод на печать разнообразной отчетности по проведенным операциям;

−       использование встроенного органайзера для повышения удобства и эффективности работы;

−       настройка и использование рабочего стола применительно к своим потребностям.

Помимо перечисленных, с помощью данной конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Также «1С:Управление торговлей 8» автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

−             управление отношениями с клиентами:

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.

Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов - соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

·              использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;

·              хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;

·              управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);

·              анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;

·              регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;

·              оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;

·              проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;

·              регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;

·              анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия;

−             управление правилами продаж:

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для сегментов клиентов.

К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.

Рисунок 3 - Схема правил продаж

Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются:

·              Для изменения правил продаж конкретному партнеру достаточно переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически, согласно заданным правилам;

·              Для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента - достаточно один раз изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть совершена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж;

−             управление процессами продаж:

В программе полностью отслеживаются процессы продаж. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке;

Рисунок 4 - Возможные схемы документооборота продаж

−             управление торговыми представителями:

В конфигурации реализована функциональность по управлению торговыми представителями: закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. По результатам отработанных заданий в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах;

−             управление запасами:

Функционал конфигурации по управлению запасами позволяет решать следующие задачи:

·              Обеспечение товаров по текущим заказам и для пополнения складских запасов согласно заданным правилам, в т.ч. с учетом статистики продаж;

·              Долгосрочное планирование закупок и формирование заказов по планам закупок;

−             управление закупками:

Рисунок 5 - Схема работы торгового представителя

Возможности конфигурации по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.

Конфигурация позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров;

−             управление складом:

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

·              управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

·              вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

·              детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;

·              учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.д.);

·              задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т.д.);

·              учитывать ГТД и страну происхождения;

·              оформлять операции сборки/разборки товаров;

·              резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть, как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно;

−             управление доставкой товаров:

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями. Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Предусмотрена двухступенчатая схема доставки, при которой товар доставляется до перевозчика и затем перевозчик доставляет его до клиента;

−             управление финансами:

Для получения полного наиболее точного представления о финансовом результате программа предоставляет следующие возможности:

·              учет выручки и себестоимости продаж,

·              учет прочих доходов и расходов,

·              распределение расходов на себестоимость товаров,

·              распределение доходов и расходов на направления деятельности,

·              анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Учет себестоимости в программе может быть реализован как по средней цене за месяц, так и по ФИФО (скользящему и средневзвешенному).

Программа позволяет разделять финансовые результаты деятельности предприятия по направлениям деятельности, таким образом, позволяя отдельно оценивать прибыль предприятия по каждому из направлений. Состав направлений и правила отнесения финансовых операций к каждому направлению могут определяться очень гибко. Например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т. д.

−             контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия:

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее разнообразные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Главным достоинством продуктов фирмы «1С» является возможность доработки функционала под нужды предприятия.

1.4.2 «GrossBee XXI»

Система «GrossBee XXI» предназначена для автоматизации учета и управления на современных торгово-промышленных предприятиях. Она охватывает все основные аспекты их хозяйственной деятельности: снабжение, производство, сбыт, оптовую и розничную торговлю (в том числе и консигнационным товаром), взаиморасчеты с поставщиками и покупателями и многое другое.

Основная задача, которую решает система - детальный учет всех фактов хозяйственной деятельности предприятия и подготовка оперативной информации для принятия управленческих решений. Эта информация предоставляется пользователю во всевозможных аналитических срезах, на любой момент времени и за любой период с точностью до одного дня. Немаловажными функциями системы являются также планирование и элементы экономического анализа.

Благодаря своей модульной архитектуре, она может служить основой для построения корпоративных информационных систем и создания специализированных отраслевых решений.

Рисунок 6 - Возможности системы «GrossBeeXXI»

Все функции системы реализованы в виде набора взаимосвязанных модулей, которые активно взаимодействуют между собой и составляют вместе единое, целостное приложение. Модули являются заменяемыми, что позволяет разрабатывать индивидуальные решения для конкретных предприятий.

Модули объединены в подсистемы, каждая из которых используется для решения определенных задач. Например, подсистема материального учета «занимается» перемещением товарно-материальных ценностей, подсистема учета наличных и безналичных денежных средств - банковскими и кассовыми операциями и т.п.

Рисунок 7 - Функциональный состав системы GrossBeeXXI

В состав «GrossBee XXI» входят следующие основные подсистемы:

−             Подсистема материального учета:

Подсистема материального учета предназначена для отражения операций с товарными и материальными ценностями и получения соответствующей итоговой информации.

Подсистема позволяет автоматизировать следующие аспекты хозяйственной деятельности предприятия:

·        учет движения товаров и материалов:

Учет товаров и материалов в подсистеме ведется методом товарных партий. Это означает, что программа, фиксируя перемещение товаров, отслеживает связь соответствующих документов с конкретной товарной партией, т.е. c определенной поставкой товара от определенного поставщика, а также с тем первичным документом, который отразил их поступление. Такая схема позволяет построить наиболее полную модель движения товаров и накапливать в процессе работы информацию, достаточную для получения любых итоговых данных.

Распределение товара по партиям и привязка документов к конкретным партиям может выполняться как автоматически (по одному из выбранных алгоритмов), так и вручную. При просмотре оперативной информации и отчетов пользователь всегда может получить детальную информацию о том, к каким товарным партиям принадлежит указанный товар.

Предоставление информации в реальном масштабе времени и возможность ее детализации в любых аспектах позволяет оперативно анализировать структуру остатков и движение товаров, а наличие специальных функций, таких как нормирование остатков, позволяет успешно решать задачи управления складскими запасами:

·        учет в оптовой и розничной торговле;

·        учет в комиссионной торговле;

−             Подсистема учета договоров:

Подсистема учета договоров предназначена для отражения в системе взаимных обязательств предприятия и контрагентов, связанных с платежами и поставками товаров, и контроля их выполнения.

Основными документами, отражающими обязательства предприятия и контрагента в рамках договора, являются спецификации поставок и графики платежей. Спецификации поставок определяют номенклатуру, объемы и сроки поставок товаров. Графики платежей - сроки и суммы оплаты. Взаимные обязательства могут возникать не только в результате заключения договора, но и при выписке счета - эти факты также отражаются в подсистеме учета договоров.

Кроме того, подсистема учета договоров поддерживает работу с сопутствующими документами, в частности, с текстами договоров. Подсистема обеспечивает систематизацию сопутствующих документов, а также их автоматическое формирование на основе шаблонов.

−             Подсистема планирования материальных ресурсов:

Подсистема планирования материальных ресурсов предназначена для согласования материальных потребностей и ресурсов предприятия.

Подсистема поддерживает следующие виды потребностей:

·        товарные потребности, сформированные на основе обязательств предприятия перед контрагентами по счетам и долговременным контрактам, и отражающие запланированные операции по отгрузке товаров;

·        товарные потребности, сформированные на основе производственных планов и отражающие необходимость наличия определенных партий сырья для выполнения запланированных операций по выпуску продукции;

·        другие виды потребностей, определяемые пользователем системы, например, потребности в товарах для собственных нужд, потребности в запасных частях и материалах для ремонтно-профилактических работ и т.п.;

−             Подсистема учета производства:

Подсистема учета производства предназначена для отражения операций, связанных с производственной деятельностью предприятия и получения на их основе соответствующей оперативной информации и отчетов;

−             Подсистема планирования производства:

Подсистема планирования производства предназначена для формирования и контроля выполнения производственных планов.

Производственные планы вводятся пользователем на основе экспертных оценок или формируются автоматически. Заложенные в подсистему решения позволяют использовать ее как для предприятий, которые явно определяют плановые задания на предстоящие периоды, так и для предприятий, которые формируют свой план производства на основе реально поступивших заявок, т.е. работают по конкретным заказам. В последнем случае плановые задания автоматически формируются по заявкам на соответствующий период.

В системе предусмотрена возможность работы с альтернативными вариантами плана, что позволяет сравнить их между собой и выбрать оптимальный план, а также оценить возможные последствия изменения плана. Выбранный план принимается и становится рабочим планом предприятия, выполнение которого контролируется системой;

−             Подсистема учета денежных средств:

Подсистема учета денежных средств предназначена для отражения операций, связанных с перемещением наличных и безналичных денежных средств, и получении на основе этих данных оперативной информации и отчетов об остатках и движении денежных средств.

Учет наличных средств предприятия ведется в разрезе по кассам, учет безналичных средств - в разрезе по банковским счетам. Предприятие может иметь произвольное количество касс, поддерживается произвольное количество банковских счетов различных типов в одном или нескольких банках;

−             Подсистема планирования денежных средств:

Подсистема планирования денежных средств предназначена для согласования финансовых потребностей и финансовых ресурсов предприятия.

Финансовые потребности отражают требование наличия у предприятия определенных денежных средств на определенный момент времени, необходимых для выполнения запланированного платежа;

−             Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами:

Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами предназначена для обработки информации обо всех взаиморасчетах с юридическими и физическими лицами и определения кредиторской и дебиторской задолженности предприятия.

Под контрагентами в системе понимаются поставщики, покупатели, подрядчики, государственные и негосударственные фонды и другие субъекты, с которыми взаимодействует предприятие. При этом один и тот же контрагент может одновременно выступать как в качестве поставщика, так и в качестве покупателя товаров и услуг.

Учет задолженностей ведется в разрезе по контрагентам и по договорам. Это означает, что все множество операций с каждым контрагентом разбивается на отдельные группы, связанные с конкретным договором или счетом. Задолженности по каждому договору определяются отдельно, на них не влияют операции, связанные с другими договорами. При этом, естественно, рассчитывается и общая задолженность контрагента по всем договорам.

Помимо фактических операций подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами фиксирует взаимные обязательства предприятия и контрагентов, производит привязку обязательств к первичным документам, отражающим фактические операции;

−             Подсистема учета основных средств:

Подсистема учета основных средств предназначена для ведения учета операций с основными фондами, инструментами, нематериальными активами и МБП, которые принадлежат предприятию или используются им на правах аренды.

Одной из основных возможностей подсистемы является аппарат параллельного ведения нескольких видов учета основных средств. Необходимость в таком аппарате вызвана тем, что в учете основных средств наиболее ярко проявляется несовместимость бухгалтерской и налоговой методик, которая выражается в наличии ряда операций и событий, по-разному отражаемых в этих видах учета.

Традиционно эта проблема решается раздельным ведением налогового и бухгалтерского учета. Однако нельзя сказать, что эти виды учета полностью не совпадают - существуют операции, которые отражаются в них одинаково, при этом общее количество таких операций достаточно велико. В связи с этим полное разделение информации по основным средствам приводит к неоправданному росту количества учетных операций;

−             Подсистема бухгалтерского учета:

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для регистрации бухгалтерских операций и формирования на их основе соответствующей итоговой информации, а также подготовки произвольных бухгалтерских отчетов.

Логической основой подсистемы является многоуровневый план бухгалтерских счетов. План счетов состоит из набора главных счетов, а также синтетических и аналитических субсчетов, накапливающих остатки средств по отдельным статьям бухгалтерского учета. Для получения информации в более детальных разрезах предназначены аналитические регистры;

−             Подсистема учета кадров и расчета зарплаты:

Подсистема учета кадров и расчета зарплаты предназначена для автоматизации работы отдела кадров и расчета заработной платы для различных видов оплаты труда и с учетом множества различных факторов;

−             Подсистема экономического анализа:

Подсистема экономического анализа предназначена для статистической обработки накопленной информации и расчета некоторых экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

На основе рассчитанных показателей менеджер или руководитель предприятия могут принимать решения о закупках товаров, перспективах взаимодействия с определенными поставщиками и покупателями, контролировать деятельность предприятия и т.п.

−             Подсистема экономического мониторинга предприятия:

Подсистема экономического мониторинга предприятия предназначена для динамического контроля выполнения заданных бизнес-правил и выдачи извещений пользователю системы.

−             Административные функции.

Все подсистемы используют общую базу данных и обмениваются информацией друг с другом, что позволяет создать на предприятии единую информационную среду, общую для всех его подразделений. Вообще, деление на модули достаточно условно. Например, подсистема планирования материальных ресурсов использует как данные об остатках товаров на складах предприятия, так и информацию из подсистем учета и планирования производства, подсистема учета основных средств получает данные об износе оборудования из подсистемы учета производства и т.п.

Главным минусом системы «GrossBee XXI» является отсутствие возможности самостоятельной доработки функционала под нужды предприятия.

.4.3 Сравнительный анализ

Для проведения сравнительного анализа необходимо выделить критерии, по которым будут сравниваться системы. В данном случае были выбраны следующие критерии:

-       Надежность системы;

Для предприятия необходимо быть уверенным в бесперебойной работе системы.

-       Безопасность данных в системе;

На предприятии есть конфиденциальная информация, которая хранится в системе и не должна быть доступна конкурентам.

-       Быстродействие;

Для предприятия важна скорость работы системы, т.к. от скорости работы системы часто зависит количество получаемой прибыли.

-       Цена;

Чем ниже цена, тем быстрее предприятие сможет окупить систему и начать получать чистую прибыль.

-       Возможность доработки;

Немаловажным критерием для предприятия является возможность доработки системы под новые нужды организации.

Далее нужно распределить критерии по их важности для работы предприятия. Для этого составляется таблица, где указан вес каждого критерия. Сумма веса всех критериев должна быть равна 1.

Таблица 1 - Критерии для сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес
Надежность системы	0,3
Безопасность данных в системе	0,2
Быстродействие	0,15
Цена	0,1
Возможность доработки	0,25

Для проведения сравнительного анализа составим таблицу, которая в дальнейшем будет заполняться экспертами.

Таблица 2 - Таблица для проведения сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3
Безопасность данных в системе	0,2
Быстродействие	0,15
Цена	0,1
Возможность доработки	0,25
Сумма:	1

После создания таблицы она раздается четверым экспертам, которые успели поработать и изучить обе рассматриваемые системы, для оценки систем по заданным критериям. Каждый критерий оценивается по шкале от 1 до 5.

Таблица 3 - Результат эксперта №1

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5	3
Безопасность данных в системе	0,2	4	4
Быстродействие	0,15	3	5
Цена	0,1	1	4
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1

Далее необходимо умножить оценки, поставленные экспертом, на вес критерия. В строке «Сумма» складывается сумма «весов» критериев для каждой системы.

Таблица 4 - Результат эксперта №1 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5 ∙ 0,3 = 1,5	3 ∙ 0,3 = 0,9
Безопасность данных в системе	0,2	4 ∙ 0,2 = 0,8	4 ∙ 0,2 = 0,8
Быстродействие	0,15	3 ∙ 0,15 = 0,45	5 ∙ 0,15 = 0,75
Цена	0,1	1 ∙ 0,1 = 0,1	4 ∙ 0,1 = 0,4	0,25	5 ∙ 0,25 = 1,25	3 ∙ 0,25 = 0,75
Сумма:	1	4,1	3,6

По результатам эксперта №1 можно увидеть, что система 1С:Управление торговлей предпочтительнее для ООО «КРТС», несмотря на цену системы. Теперь рассмотрим результаты остальных трех экспертов по аналогии.

Таблица 5 - Результат эксперта №2

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	3	4
Безопасность данных в системе	0,2	4	3
Быстродействие	0,15	4	5
Цена	0,1	2	5
Возможность доработки	0,25	4	4
Сумма:	1

Далее оценки умножаются на вес критерия.

Таблица 6 - Результат эксперта №2 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	3 ∙ 0,3 = 0,9	4 ∙ 0,3 = 1,2
Безопасность данных в системе	0,2	4 ∙ 0,2 = 0,8	3 ∙ 0,2 = 0,6
Быстродействие	0,15	4 ∙ 0,15 = 0,6	5 ∙ 0,15 = 0,75
Цена	0,1	2 ∙ 0,1 = 0,2	5 ∙ 0,1 = 0,5
Возможность доработки	0,25	4 ∙ 0,25 = 1	4 ∙ 0,25 = 1
Сумма:	1	3,5	4,05

По результатам эксперта №2 можно увидеть, что система GrossBeeXXI предпочтительнее для ООО «КРТС». Далее рассмотрим результаты остальных двух экспертов.

Таблица 7 - Результат эксперта №3

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5	4
Безопасность данных в системе	0,2	4	5
Быстродействие	0,15	3	5
Цена	0,1	1	4
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1

Теперь полученные оценки умножаются на вес критериев.

Таблица 8 - Результат эксперта №3 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5 ∙ 0,3 = 1,5	4 ∙ 0,3 = 1,2
Безопасность данных в системе	0,2	4 ∙ 0,2 = 0,8	5 ∙ 0,2 = 1
Быстродействие	0,15	3 ∙ 0,15 = 0,45	5 ∙ 0,15 = 0,75
Цена	0,1	1 ∙ 0,1 = 0,1	4 ∙ 0,1 = 0,4
Возможность доработки	0,25	5 ∙ 0,25 = 1,25	3 ∙ 0,25 = 0,75
Сумма:	1	4,1	4,1

По результатам эксперта №3 можно увидеть, что, по его мнению, обе системы равны и подойдут для ООО «КРТС». Теперь рассмотрим результат последнего эксперта.

Таблица 9 - Результат эксперта №4

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	4	3
Безопасность данных в системе	0,2	5	3
Быстродействие	0,15	2	4
Цена	0,1	2	5
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1

Полученные оценки умножаются на вес критериев.

Таблица 10 - Результат эксперта №4 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	4 ∙ 0,3 = 1,2	3 ∙ 0,3 = 0,9
Безопасность данных в системе	0,2	5 ∙ 0,2 = 1	3 ∙ 0,2 = 0,6
Быстродействие	0,15	2 ∙ 0,15 = 0,3	4 ∙ 0,15 = 0,6
Цена	0,1	2 ∙ 0,1 = 0,2	5 ∙ 0,1 = 0,5
Возможность доработки	0,25	5 ∙ 0,25 = 1,25	3 ∙ 0,25 = 0,75
Сумма:	1	3,95	3,35

По результатам эксперта №4 можно увидеть, что система 1С:Управление торговлей предпочтительнее для ООО «КРТС», несмотря на цену системы.

Теперь для завершения анализа составим таблицу со средними оценками каждого критерия и их суммы. Таким образом выявится лучшая система для ООО «КРТС».

Таблица 11 - Результат сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес	1С:Предприятие	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	1,275	1,05
Безопасность данных в системе	0,2	0,85	0,75
Быстродействие	0,15	0,45	0,7125
Цена	0,1	0,15	0,45
Возможность доработки	0,25	1,175	0,8125
Сумма:	1	3,9	3,775

По результату сравнительного анализа видно, что система «1С:Управление торговлей» более выгодный вариант для предприятия ООО «КРТС».

.5 Постановка задачи

Говоря о деятельности розничной торговой сети, АИС позволит компании осуществлять свою деятельность более эффективно.

Внедряемое АИС должно помочь решить три главные цели:

-       уменьшение времени на закупку товаров, за счет создание единой базы данных с необходимой информацией о закупаемых товарах и автоматическим расчет необходимого количества товара, чтобы хватило до следующей поставки;

-       уменьшение времени на производство товаров, за счет автоматизации заполнения и отправки документа «Заказ на перемещение». А также за счет автоматизации процесса оформления документа «Выпуска продукции» и автоматического учета использованных ингредиентов, исходя из выполненных документов «Заказ на перемещение»;

-       уменьшение времени на ценообразования, путем автоматизации расчета наценок на поступающий товар, исходя из данных, введённых человеком, ответственным за ценообразование, в АИС.

Внедряемая АИС будет предназначена для автоматизации деятельности ООО «КРТС», связанной с закупкой, производством и ценообразованием товаров. Система призвана автоматизировать работу розничных магазинов и выполнять следующие функции:

-       расчет и вывод необходимых для закупки товаров;

-       сбор, хранение и выдача информации о произведенных товарах;

-       автоматическое назначение цены для товаров, исходя из внесенных в систему данных.

В данной главе было проведено описание компаний ООО «АйТи-Сервис» и ООО «КРТС», их основных направлений бизнеса, представлены их организационные структуры. В результате анализа деятельности розничной торговой компании, особое внимание было уделено операциям розничного магазина.

Анализ используемых в компании процессов позволил определить проблему, заключающуюся в необходимости замены АИС для розничных магазинов. Путем сравнительного анализа в качестве внедряемой АИС была выбрана «1С:Управление торговлей».

2. Разработка проектных решений

.1 Описание бизнес-процессов «AS IS»

До внедрения АИС бизнес-процессы выглядят следующим образом:

.        Процесс закупок.

С утра менеджер по закупкам берет книгу закупок, где видно список товарных групп, у которых он указан ответственным за закупку. Также там указан график с датами заказа определенных групп товаров. Менеджеру необходимо найти группы, которые нужно заказать сегодня. Найдя нужную страницу, он видит список товаров, входящих в определенную группу. На странице указаны товары (по строкам) и поставщики, у которых эта группа товаров заказывается (в колонках). Помимо нахождения нужных групп товаров для закупки, ему необходимо рассчитать среднюю скорость продаж, средний товарный запас, остаток в днях торговли и на основе рассчитанных данных рассчитать сколько товара необходимо заказать, чтобы хватило до следующей поставки.

.        Производство.

Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем оформления документа «Заказ на перемещение». После этого этот документ относится в производственный цех. У производственника предварительно занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник вручную оформляет документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он произвел за смену. При этом отдельно заполняя все комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если по калькуляции необходимо списать 200гр кетчупа, то необходимо отдельно записать, что списывается сразу банка кетчупа (700гр). И в следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, необходимо помнить, что в цеху лежит неиспользованным еще 500гр кетчупа и списывать с него. Также у производственника есть книга, в которой указано какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но он отсутствует, то производственнику необходимо найти данный ингредиент в книге и просмотреть аналоги для него. И далее в расходуемые ингредиенты внести ингредиент-аналог.

.        Ценообразование.

В книге товаров все товары разбиты по группам. Есть индивидуальные наценки, на определенные товары. Есть наценки на группу товаров. Есть товары, продающиеся по акционной цене - «желтые ценники». На акционные товары назначается сниженная на определенный срок. Человек, ответственный за ценообразование назначает наценки на группы товаров, на некоторые товары назначается индивидуальная наценка. Далее вручную заполняется документ маркетинговых акций, в котором указывается их срок действия. В документ записывается определенная скидка, назначенная руководством. В документе указано, что на товар действует специальная цена, под названием «желтый ценник». Также в документе необходимо указать условия, при которых эта цена будет действовать для покупателя (только при оплате картой, только при наличии губернской карты, либо за покупку определенного комплекта товара, например, при покупке бутылки виски - кока-кола в подарок).

При поступлении товара в магазин розничная цена вручную устанавливается, исходя из наценок, указанных в документе и их умножения на закупочную цену. Если для товара указана индивидуальная наценка, то берется она.

Главная проблема в выполнении этих бизнес-процессов до внедрения, это отсутствие необходимого функционала в используемой на предприятии АИС, в следствии чего данные бизнес-процессы выполняются вручную и их выполнение занимает много времени.

2.2 Описание бизнес-процессов «TO BE»

После внедрения АИС бизнес-процессы будут выглядеть следующим образом:

.        Процесс закупок

В программе фиксируются товарные группы, к каждой группе привязывается поставщик, у которого эта группа заказывается, и график, по которому поставщик доставляет товары. Графики могут создаваться как для нескольких магазинов, так и индивидуальные для магазина. Далее происходит следующий вариант работы.

Менеджер по закупкам открывает необходимое окно программы, ему показывается список групп, у которых этот менеджер является ответственным за закупку и которые необходимо заказать в этот день. Он, поочередно, открывает каждую группу. Группа раскрывается по товарам, которые входят в эту группу (по строкам), и магазинам, в которых эта группа продается (по столбцам). На пересечении происходит автоматический расчет средней скорости продаж, среднего товарного запаса, остатка в днях торговли и на основании рассчитанных данных происходит расчет необходимого для заказа количества товара, чтобы хватило до следующей поставки.

.        Производство.

Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем создания в программе документа «Заказ на перемещение». После этого в специальном рабочем месте производственника появляются потребности в продукции, которые были сформированы заказами на перемещение. Предварительно по каждой продукции занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник создает в программе документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он производит за смену. При этом в соседнем окне программа показывает комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если требуется списать по калькуляции 200 грамм кетчупа, то автоматически списывается в цех на производство сразу банка кетчупа (700 грамм). В следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, программа будет знать, что в цеху лежит еще неиспользованные 500 грамм кетчупа и будет списывать его. Также отдельно указано, какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но в аналогах указано, что при его отсутствии можно списать кетчуп «Татарский», то производственнику доступен выбор и этого кетчупа.

.        Ценообразование.

Все товары в программе разбиты на определенные группы. Присутствуют индивидуальны наценки на конкретные позиции, есть наценки на группу товаров. Есть товары, продающиеся по акционной цене, так называемые «желтые ценники». На акционные товары назначается сниженная цена на определенный срок.

Человек, ответственный за ценообразование назначает в программе наценки на группы товаров, на некоторые товары назначается индивидуальная наценка. Далее в программе создается список маркетинговых акций со сроком действия. К маркетинговой акции прикрепляется определенная скидка, назначенная в программе. В скидке указано, что на товар действует специальная цена, под названием «желтый ценник». Также могут быть указаны условия, при которых эта цена будет действовать для покупателя (только при оплате картой, только при наличии губернской карты, либо за покупку определенного комплекта товара, например, при покупке бутылки виски - кока-кола в подарок).

При поступлении товара в магазин, розничная цена автоматически устанавливается, исходя из установленных в программе наценок путем умножения на закупочную цену. Если на товар есть индивидуальная наценка - берется она, если нет, то смотрится наценка на группу, в которой находится данный товар, если нет наценки - то смотрится группа более высокого уровня.

.3 Описание процесса работы магазина в нотации BPMN 2.0

Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).

Основная цель BPMN - создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес-пользователям. Бизнес-пользователи включают в себя бизнес-аналитиков, создающих и улучшающих процессы, технических разработчиков, ответственных за реализацию процессов и менеджеров, следящих за процессами и управляющих ими. Следовательно, BPMN призвана служить связующим звеном между фазой дизайна бизнес-процесса и фазой его реализации.

В настоящий момент существует несколько конкурирующих стандартов для моделирования бизнес-процессов. Распространение BPMN поможет унифицировать способы представления базовых концепций бизнес-процессов (например, открытые и частные бизнес-процессы, хореографии), а также более сложные концепции (например, обработка исключительных ситуаций, компенсация транзакций).

Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает пользователям быстро понимать логику процесса. Выделяют четыре основные категории элементов:

−       Объекты потока управления: события, действия и логические операторы;

−       Соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации;

−       Роли: пулы и дорожки;

−       Артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.

Элементы этих четырёх категорий позволяют строить простейшие диаграммы бизнес-процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов.

Моделирование бизнес-процессов используется для донесения широкого спектра информации до различных категорий пользователей. Диаграммы бизнес-процессов позволяют описывать сквозные бизнес-процессы, но в то же время помогают читателям быстро понимать процесс и легко ориентироваться в его логике. В сквозной BPMN-модели можно выделить три типа подмоделей:

−       Частные (внутренние) бизнес-процессы;

−       Абстрактные (открытые) бизнес-процессы;

−       Процессы взаимодействия (глобальные).

Частные бизнес-процессы описывают внутреннюю деятельность организации. Они представляют бизнес-процессы в общепринятом понимании (business processes или workflows). При использовании ролей частный бизнес-процесс помещается в отдельный пул. Поэтому поток управления находится внутри одного пула и не может пересекать его границ. Поток сообщений, напротив, пересекает границы пулов для отображения взаимодействия между разными частными бизнес-процессами.

Абстрактные (открытые) бизнес-процессы служат для отображения взаимодействия между двумя частными бизнес-процессами (то есть между двумя участниками взаимодействия). В открытом бизнес-процессе показываются только те действия, которые участвуют в коммуникации с другими процессами. Все другие, «внутренние», действия частного бизнес-процесса не показываются в абстрактном процессе. Таким образом, абстрактный процесс показывает окружающим последовательность событий, с помощью которой можно взаимодействовать с данным бизнес-процессом. Абстрактные процессы помещаются в пулы и могут моделироваться как отдельно, так и внутри большей диаграммы бизнес-процессов для отображения потока сообщений между действиями абстрактного процесса с другими элементами. Если абстрактный процесс и соответствующий частный процесс находятся в одной диаграмме, то действия, отображённые в обоих процессах, могут быть связаны ассоциациями.

Процесс взаимодействия отображает взаимодействия между двумя и более сущностями. Эти взаимодействия определяются последовательностью действий, обрабатывающих сообщения между участниками. Процессы взаимодействия могут помещаться в пул. Эти процессы могут моделироваться как отдельно, так и внутри большей диаграммы бизнес-процессов для отображения ассоциаций между действиями и другими сущностями. Если процесс взаимодействия и соответствующий частный процесс находятся в одной диаграмме, то действия, отображённые в обоих процессах, могут быть связаны ассоциациями.

.4 Анализ существующих проблем

Есть неопровержимое правило, что в любой программе есть недоработки. Такое же возможно и для проверенных временем АИС. Поэтому необходимо проанализировать существующие проблемы.

Недоработки выбранной АИС:

−       в типовой конфигурации отсутствует функционал графика поставок;

−       не предусмотрено указание менеджера для позиций номенклатуры;

−       документы «Заявка», «Распоряжение на заявку», «Автозаказ» в типовых конфигурациях не соответствуют требованиям заказчика;

−       в типовой конфигурации отсутствует возможность установки индивидуальной наценки на товар;

−       в типовой конфигурации не предусмотрен функционал по учету собственного производства блюд.

2.5 Математическое обеспечение АИС

.5.1 Средняя скорость продаж

Выявить её бывает необходимо в ситуациях, когда к примеру товара продалось условно за месяц 200 штук, хотя 10 дней из 30-ти его небыли на остатке. Так же, удобно отслеживать ситуации, когда товар продавался, скажем, по 20 штук в неделю, а начал продаваться по 50 штук или наоборот по 3 штуки.

Высчитывать среднюю скорость продаж можно по нескольким критериям. Рассмотрим вариант с расчётом штук в день, но можно принимать за показатель и розничные цены и закупочные. Варианты подхода к данной задаче:

Средняя скорость продаж = Продажи товара за месяц / 30 (или 31) дней в месяце. Такой способ используется чаще всего в большинстве отчётов и даёт самый грубый и фактически бесполезный результат, если действительно необходимо выявить скорость продаж товара. Причина проста, в какие-то из этих дней, товара может не быть в наличии, следовательно, продавать его не могли. Поэтому этот вариант отвергается.

Средняя скорость продаж = Продажи товара / количество дней, которые товар присутствовал на складе. Данный вариант больше подходит оптовым компаниям, а в данной работе рассматривается АИС для розничного магазина.

Средняя скорость продаж = Продажи товара / количество дней, когда товар продавался. То есть, если товар был в наличии, но не продавался, этот день не считается. В данном случае, получается точное количество дней продаж. Способ лучше подходит для розницы. Поэтому в АИС будет использоваться именно этот вариант расчета средней скорости продаж.

.5.2 Расчет среднего товарного запаса

Средний товарный запас рассчитывается по следующей формуле:

, (2.1)

где: ТЗ₁, ТЗ₂, … ТЗ_n - величина товарного запаса на отдельные даты анализируемого периода;

n - количество дат в периоде.

.5.3 Расчет рекомендованного к заказу количества товара

Рекомендованное к заказу количество товара рассчитывается по следующей формуле:

(2.2)

где: К_пр - количество продаж за период анализа;

К_дн - количество дней с ненулевым остатком в периоде анализа;

Д_сл - дата следующей планируемой поставки;

Д_бл - ближайшая дата планируемой поставки;

Т_ост - текущий остаток;

С_зап - страховой запас.

.6 Функциональные требования к АИС

На внедряемую АИС возлагается задача автоматизации работы магазина по следующим направлениям:

−       поиск поставщиков для заказа товара;

−       установка цен на товары;

−       проверка на наличие необходимых для производства ингредиентов.

В данной главе были рассмотрены процессы работы розничного магазина. Построены диаграммы процессов в нотации BPMN. Анализ построенных диаграмм позволил сформулировать основные недостатки внедряемой информационной системы. Для решения выявленных проблем были сформулированы функциональные требования к внедряемой АИС.

3. Реализация проектных решений

.1      Выбор среды разработки

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и конфигурации, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одной из многих конфигураций, разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

В системе "1С:Предприятие" существует четкое разделение на платформу и конфигурацию. Платформа представляет собой framework, в котором функционирует конфигурация:

·        Платформа служит фундаментом для построения конфигураций;

·        Платформа является средой их исполнения;

·        Платформа содержит инструментарий, необходимый для разработки, администрирования и поддержки конфигураций.

При этом конфигурация является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Но полностью опирается на технологии платформы.

В основе конфигурации лежат метаданные. Они представляют собой структурированное, декларативное его описание. Метаданные образуют иерархию объектов, из которых формируются все составные части конфигурации и которые определяют все аспекты ее поведения. Фактически, при работе конфигурации, платформа "проигрывает" метаданные, обеспечивая всю необходимую функциональность.

Метаданными описываются структуры данных, состав типов, связи между объектами, особенности их поведения и визуального представления, система разграничения прав доступа, пользовательский интерфейс и т.д. В метаданных сосредоточены сведения не только о том, "что хранить в базе данных", но и о том, "зачем" хранится та или иная информация, какова ее роль в системе, и как связаны между собой информационные массивы.

В модели разработки "1С:Предприятия" вся конфигурация описывается метаданными в виде совокупности прикладных объектов, выбираемых из определенного набора классов. Каждый такой прототип отвечает за отражение в прикладном решении определенной совокупности объектов или процессов предметной области, имеющих схожие поведенческие характеристики и сходную роль в общей картине решения.

Примерами таких прототипов являются, "Документы", "Регистры накопления", "Справочники".

Каждый прототип имеет некоторую базовую реализацию, которая определяет особенности функционирования создаваемых на основе данного прототипа объектов: структуру хранимых сущностей вместе с некоторыми предопределенными полями, набор типов языка программирования, методы, свойства и события, а также типовые, для решаемой задачи, операции, способы отображения и редактирования, методы регулирования прав доступа.

Ключевым качеством платформы является достаточность ее средств для решения задач, стоящих перед конфигурациями. Это позволяет обеспечить очень хорошую согласованность всех технологий и инструментов, которыми пользуется разработчик. Например, современная концепция работы с информацией, которая сочетает несколько способов представления данных:

·        хранение сущностей в базе данных;

·        представление сущностей в языке программирования в виде объектов;

·        отображение сущностей в формате XML или JSON;

·        представление структуры прикладного решения в модели REST.

Любая информация может в зависимости от режима работы представляться одним из этих способов.

Долговременное хранение сущностей осуществляется в базе данных, что обеспечивает надежность и эффективную обработку больших объемов информации. Для внесения изменений данные предварительно преобразуются в объекты встроенного языка. Все способы представления опираются на единую систему понятий, и от разработчика не требуется дополнительных усилий для трансформации данных в другие способы представления. Достаточно один раз описать сущность, а разные представления данных платформа генерирует автоматически.

Рисунок 8 - Окно конфигуратора

Предметно-ориентированная среда быстрой разработки, существующая в платформе 1С:Предприятие, реализована в составе конфигуратора. Она предоставляет разработчику набор инструментов, необходимых для быстрой разработки, распространения и поддержки конфигурации для автоматизации бизнеса.

.2      Доработка функционала «1С:Управление торговлей»

.2.1   Бизнес-процесс «Закупка товаров»

График поставок

Описание типового функционала конфигурации 1С Управление торговлей

Подобный функционал в типовых конфигурациях не поддерживается в объеме, необходимом Заказчику.

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

В конфигурацию будет добавлен документ График поставки.

В шапке документа указывается:

·        способ обеспечения потребностей;

·        период действия графика (заполняется, если график устанавливается на ограниченный срок).

По гиперссылке можно просмотреть заполнение графиков по магазинам в виде календаря, где цветом отмечаются дни заказов. При необходимости менеджер может исключить, либо включить дни заказов.

В табличной части в строках указывается список магазинов, в столбцах дни недели (с понедельника по воскресенье). Необходимо предусмотреть вариант заполнения таблицы по произвольным отборам. Механизм предусматривает возможность указания не только магазинов, но и групп магазинов. На пересечении значений устанавливаются флажки, если в указанный день возможен заказ, и указываются значения количества дней ожидания поставки товаров.

При проведении документа данные записываются в регистр сведений Графики поставки.

Измерениями регистра являются «Способ обеспечения потребностей», магазин/группа, дата заказа, ресурс - количество дней ожидания.

Отчет «График поставок» разрабатывается как дополнительный отчет и будет формироваться по данным регистра Графики поставки. Отчет формируется с отбором по магазинам. В строках отчета выводится информация по поставщикам и ассортиментам, в столбцах - дни недели, на пересечении - количество дней ожидания поставки.

Рисунок 9 - Документ «График поставки»

Ассортиментная матрица

Описание типового функционала конфигураций 1С Управление торговлей

·        для позиций номенклатуры указание менеджера не предусмотрено;

·        для хранения кодов номенклатуры поставщиков используется справочник «Номенклатура поставщика»;

·        справочник «Товарные категории», «Квоты ассортимента», «Форматы магазинов»;

·        документ «Изменение ассортимента», Регистр сведений «Ассортимент», Регистрация цен поставщика;

·        обработка «Параметры обеспечения потребностей»;

·        документ «Изменение ассортимента» устанавливает зависимость между форматом магазина и номенклатурными позициями с указанием роли в ассортименте и вида отпускной цены;

·        документ «Создание квоты ассортимента» устанавливает для категорий и марок товаров значения квоты, которая должна присутствовать в ассортименте магазина;

·        для каждого Магазина в системе назначается формат магазина;

·        для каждой позиции номенклатуры задается товарная категория и марка;

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

Для элементов справочника «Номенклатура» вводится дополнительный реквизит «Менеджер». Изменение менеджера должно записываться в специальный периодический регистр «Менеджеры по номенклатуре».

Измерениями регистра будет поле «Номенклатура» и «Сотрудник»;

·        обработка-рабочий стол «Помощник формирования ассортиментной матрицы»

Обработка представляет из себя рабочий стол пользователя для создания и редактирования ассортиментных матриц, а также прочих действий, связанных с ассортиментными матрицами и графиками поставок.

Изначально пользователь выбирает форматы магазинов, с которыми будет осуществляться работа. В шапке документа присутствует отбор по способу обеспечения потребностей. В табличной части подбираются, либо создаются номенклатурные позиции, которые необходимо включить в данную матрицу. Создание номенклатуры происходит через стандартные механизмы. Возможно заполнение номенклатуры по произвольному отбору. Далее пользователь через кнопку панели «1. Создать документ ввода в ассортимент» запускает создание соответствующих документов. На каждый выбранный формат магазина обработка формирует документ «Изменение ассортимента».

В табличной части обработки при указании номенклатуры будут подставляться из справочников и регистров системы следующие значения:

·        код товара поставщика;

·        код товара в базе;

·        цена к заказу;

·        упаковка;

·        кратность заказа;

·        менеджер.

В разрезе форматов будут выведены колонки:

·        страховой запас;

·        ввод в ассортимент.

Для перечня номенклатуры вводится страховой запас и цена к заказу. Через кнопку панели «2. Создать график» вызывается форма документа «График поставки». В графике пользователь создает или выбирает «Способ обеспечения потребностей». Пользователь проставляет дни недели поставки и срок ожидания в разрезе магазинов. При запуске, обработка создает запись в типовой справочник «Способы обеспечения потребностей», наименование и типовой срок исполнения заказа запрашивает у пользователя, ближайшая дата поставки проставляется из введенного графика по формуле «Дата заказа» + «Количество дней ожидания» правило заказов ставится «Заказ по графику», ограничение использования ставится «с одним поставщиком», проставляется поставщик и соглашение с поставщиком. Для номенклатуры магазинов выбранных товарных категорий поставляется метод обеспечения потребностей «Поддержание запаса (расчет по статистике)», ставится страховой запас. По введенным ценам создается документ «Регистрация цен поставщика». Система не разрешит закуп товара по цене выше указанной, если выставлен соответствующий флаг в соглашении с поставщиком. Для записи всех необходимых параметров из документа Изменение ассортимента будут внесены изменения в регистр сведений Ассортимент.

В обработке предусмотрены команды «Записать измененные цены», «Записать измененный страховой запас», а также перечень необходимых отчетов. При запуске команды «Записать измененные цены» формируется документ регистрации цен поставщика по измененным позициям цен. При запуске команды «Записать страховой запас» формируется запись в регистр сведений с новыми значениями страхового запаса. При формировании отчетов происходит передача в формируемый отчет списка номенклатуры, введенного в табличной части. Также необходимо предусмотреть копирование колонок страхового запаса по форматам магазина.

В обработке также присутствует связанная с основной табличная часть. В табличной части в различных столбцах выведены ссылки на созданные документы по выбранной номенклатуре (квоты ассортимента, изменение ассортимента, графики поставок, регистрация цен поставщика).

Таким образом, в результате выполнения обработки созданы номенклатурные позиции, произведен ввод в ассортимент документом «Изменение ассортимента», установлены цены поставщика документом «Регистрация цен поставщика», заполнены параметры обеспечения потребностей, создан общий график поставок для способа обеспечения потребностей. Обработка также позволяет просматривать уже созданные документы по способу обеспечения потребности. При выборе способа обеспечения. Если уже есть созданные документы по квотам, вводам в ассортимент, регистрации цен поставщика, графикам, то они отобразятся в виде ссылок на соответствующие документы. Таким образом, можно будет быстро внести изменения.

Рисунок 10 - Обработка «Помощник формирования ассортиментной матрицы»

Документы Заявка, Распоряжение на заявку, Автозаказ, обработка «Шахматка по магазинам»

Описание типового функционала конфигурации 1С Управление торговлей

Подобный функционал в типовых конфигурациях не соответствует требованиям Заказчика.

В типовой конфигурации используется документ «Заказ поставщику». В документе указывается ожидаемая дата поставки и планируемая дата оплаты. С помощью пиктограмм выделяются документы с просроченной поставкой и просроченной оплатой.

Ситуация, когда товар необходимо вернуть поставщику, но сам факт отгрузки еще не произошел предлагается решать с помощью статусов документа «Возврат поставщику». Статус «К отгрузке» ставится, когда необходимо зарезервировать товар к возврату. При этом товар снимается со свободных остатков и не участвует в формированиях отчетов в качестве свободных остатков.

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

Документ «Заказ поставщику» формируется менеджерами центрального офиса с использованием сервиса «Анализ продаж и формирование заказов» - аналог используемой в настоящее время Заказчиком обработки «Шахматка по магазинам».

Анализ продаж и формирование заказов может формироваться как для анализа информации, так и для формирования заказов по данным анализа с корректировкой менеджером.

Корректировку менеджер вносит в отдельную от автоматически посчитанной потребности колонку. При формировании заказов происходит запись в регистр сведений «Корректировка автозаказа», измерениями регистра является менеджер, номенклатурная позиция, магазин, ресурсами являются поля к заказу, рассчитанное автоматически и количество к заказу, выставленное менеджером. В результате появляется возможность сформировать отчет, где в разрезе менеджеров видны внесенные корректировки по автозаказу.

Регламентным заданием на каждый день должен заполняться специальный регистр «Матрицы к заказу», который в разрезе ответственных менеджеров заполняется данными по матрицам, которые необходимо отработать в соответствии с графиком. Измерениями регистра являются менеджер, способ обеспечения потребностей, количество заказанных позиций.

Для анализа данных в обработке в строках выводится список номенклатурных позиций. Номенклатурные позиции можно подобрать вручную, заполнить по произвольному отбору, матрицам, графикам поставки и менеджерам. Если выбран вариант заполнения по графикам поставки, система подберет номенклатуру по указанному менеджеру с группировкой по поставщикам и матрицам, по которой в этот день можно формировать заказы поставщикам.

В столбцах обработки выводятся параметры, выбранные менеджером в настройке обработки, с группировкой по указанным магазинам:

•Количество проданного за период товара в натуральном выражении (кг, дал и т.д.);

•Количество проданного за период товара в единицах для продажи;

•Стоимость проданного за период товара в закупочных ценах;

•Стоимость проданного за период товара в продажных ценах;

•Остаток товара на текущую дату в натуральном выражении;

•Остаток товара на текущую дату в единицах продажи;

•Стоимость остатков товара по закупочным ценам;

•Стоимость остатков товара в ценах продажи;

•Цена закупочная на текущую дату;

•Цена продажная на текущую дату;

•Фактический процент наценки;

•Средние продажи;

•Количество возвратов от покупателей;

•Количество возвратов поставщику;

•Коэффициент запаса;

•Остаток товара на складе НХК;

•Остаток товара на складе НХК в закупочных ценах;

•Остаток товара на складе НХК в продажных ценах.

Обработка формирует данные для анализа за период, указанный менеджером (период - характерный для выбранной категории статистический период, за который рассчитываются средние продажи). Для определения средних продаж каждого товара из периода анализа исключаются дни с нулевым учетным остатком.

В колонке «Потребность» выводится рассчитанная автоматически потребность в товаре. Положительное значение показателя означает, что товар следует заказать; отрицательное - означает, что товар желательно вернуть. В группах колонок «К заказу» и «К возврату» выводится округленное до целого количество, рекомендуемое к заказу в соответствии с заданной в ассортиментной матрице кратности заказа, и товарные излишки к возврату.

В колонке «Цена» выводится зарегистрированная цена поставщика, в колонке «Сумма» - суммы рекомендованного заказа и возврата.

Создание документов по результатам выполнения сервиса

Менеджер устанавливает флажки для товаров, по которым будут формироваться заказы поставщикам. В выбранных строках менеджер может по необходимости изменить количество в колонках «К заказу» или «К возврату».

После того как отмечены товары, создается документ «Заказ поставщику», «Возврат товаров поставщику» или «Заказ на перемещение» с помощью сервиса «Создать документы» в командной панели обработки. Документы будут созданы для каждого магазина и поставщика в разрезе способов обеспечения потребностей (т.е. на каждую матрицу, отдельный заказ). При этом отмеченные товары будут перенесены в создаваемый документ с количеством, указанным в колонке «К Заказу» или «К возврату».

В журнале Документы поступления Заказы поставщикам в статусе «Ожидается» поставка отображаются на закладке «Распоряжения на оформление поступлений». Поступление можно сформировать путем нажатия на кнопку «Оформить поступление».

Документы Поступление, Акт несоответствия, обработка по закрытию заявок

Описание типового функционала конфигурации 1С Управление торговлей

Автоматическое закрытие заказа производится в следующих случаях:

·        при проведении документа Поступление товаров на основании документа Заказ поставщику;

·        в результате выполнения регламентного задания Закрытие заказов поставщикам.

Регламентное задание анализирует незакрытые заказы в базе данных магазина, сравнивает текущую дату и дату поставки с учетом допустимого количества дней просрочки (устанавливается в документе «Заказ поставщику»). В просроченных документах «Заказ поставщику» устанавливается флажок «Закрыт». Расписание выполнения регламентного задания задается в настройках системы.

При отмене (закрытии) заказа поставщику вручную нужно установить флаг «Закрыт» в шапке документа.

Отмену заказа поставщику рекомендуется производить в случае, если поставщик не смог привезти товар в указанный срок. В этом случае нужно, закрыв заказ, сделать перерасчет потребности и сформировать новый заказ уже с учетом текущих продаж и отмененной поставки.

Пересчет предлагается производить через типовой функционал документа «Поступление товаров и услуг» - «Проверить количество в документе». Данную обработку необходимо запускать принудительно.

Если при пересчете поступившего товара обнаружено расхождение с сопроводительными документами (пересчет может выполняться с помощью сканера штрихкодов), то в шапке соответствующего документа «Поступление товаров» устанавливается флаг «Есть расхождения». При этом становится доступна дополнительная табличная часть «Товары по данным поставщика».

Из документа доступна печать этикеток и ценников.

Правило распределения стоимости услуг (например, доставки) на себестоимость товаров, указанных в одной табличной части с услугой, либо в другом документе, используется в соответствии с настройкой статьи расходов, указанной в документе.

Для хранения показателей работы операторов будет создан регистр «Показатели работы операторов», где измерениями будут поля: оператор, документ, номенклатура, ресурс признак сканирования, количество напечатанных этикеток.

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

Необходимо предусмотреть возможность заполнения документа по нескольким «Заказам поставщику» (для выбора доступны только незакрытые заказы).

Необходимо вести логирование действий оператора. Оператор сканирует привезенный товар, при этом строки отмечаются как просканированные. Если товар невозможно просканировать, оператор выбирает его вручную, либо печатает этикетки. Все эти действия логируются в специальном регистре Действия оператора, по которому могут строиться отчеты по качеству работы операторов. Если обнаруживаются расхождения из документа распечатывается «Акт несоответствия».

В документ «Поступление товаров» добавляется возможность запуска обработки по выгрузке данных на кассы и на весы.

.2.2   Бизнес-процесс «Ценообразование»

Документы Переоценка, Распоряжение на переоценку, справочники Наценки, Фиксированные цены, Желтые ценники

Описание типового функционала конфигураций 1С Управление торговлей

Для установки цен и переоценки товаров используется документ «Установка цен номенклатуры». Процент наценки может быть установлен один для определенного вида цен или товарной категории.

Типовой функционал можно использовать для установки фиксированных цен на товары.

Документ «Установка цен» доступен для заполнения из документа «Поступление товаров».

Из документа есть возможность печатать этикетки и ценники.

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

В конфигурацию вводится документ «Установка наценок на товар». В шапке документа указывается дата, с которой правила вступают в силу, и список магазинов, для которых применяются наценки документа. В табличной части в строках указывается номенклатура или группа номенклатуры (может подбираться вручную, по произвольному отбору, по товарным категориям и ассортиментным матрицам). В столбцах указываются значения наценок в %. При проведении документа данные записываются в регистр сведений «Наценки на товар». Предусмотрен функционал приоритета наценки (на позицию номенклатуры приоритетнее, чем на группу). Измерениями регистра являются номенклатура/группа номенклатуры, магазин, реквизитом - процент наценки. В документе предусмотрена обработка заполнения табличной части наценок по выбранному магазину. При этом происходит срез последних наценок по выбранному магазину и заполнение табличной части.

Требуется внести изменения в документ «Установка цен номенклатуры»:

·        добавить возможность рассчитывать цены по наценке к цене поступления, исходя из значений регистра «Установка наценок на товар»;

·        документ «установка цен» доступен для заполнения ограниченному кругу лиц центрального офиса (настройка прав доступа к документам).

Для того чтобы оператор магазина мог отследить изменение или назначение цен, можно использовать подсистему задач и бизнес-процессов системы. В этом случае на основании «Установки цен» формируется задание с указанием исполнителя - оператора магазина и предметом - документом-основанием. Оператор в свою очередь получит уведомление о формировании установки цен.

Товары с фиксированной ценой и «желтыми ценниками» должны быть исключены из списков товаров, на которые распространяются определенные скидки. Для этого необходимо актуализировать данные по акциям «Фиксированные цены» и «Желтые ценники» с помощью документа «Установка скидок по маркетинговым акциям».

В документ «Установка цен номенклатуры» добавляется возможность запуска обработки по выгрузке данных на кассы и на весы.

Предусмотрена возможность автоматического формирования документа «Установка цен номенклатуры» при изменении наценок на группу товаров, либо позицию.

Реализован функционал автоматического создания документа «Установка цен номенклатуры» на основании документов «Поступление товаров и услуг», в случае, когда цена поставщика в поступлении отличается от зарегистрированных цен.

Рисунок 11 - Документ «Установка наценок на товар»

3.2.3 Бизнес-процесс «Производство»

Описание типового функционала конфигураций 1С Управление торговлей

В рамках типового функционала конфигурации по описанному Заказчиком механизму может быть выполнено перемещение товаров на приемный или производственный склад документом «Перемещение товаров».

Внесение изменений в типовой функционал конфигурации 1С Управление торговлей

Для элемента справочника «Номенклатура» вводятся новые реквизиты, которые становятся доступны для заполнения на закладке «Калькуляция формы» элемента справочника при установке вида номенклатуры «Блюдо».

Список реквизитов:

·        номер;

·        дата, с которой калькуляция будет применяться для приготовления блюд;

·        пользователь, который ввел калькуляцию;

·        выход блюда, для которого введена калькуляция (кг, шт и т.д.).

В табличной части указывается список номенклатурных групп, товары из которых будут использоваться в качестве ингредиентов для приготовления,

·        количество ингредиентов, требуемых для приготовления указанного количества блюда.

Поступление блюд на склад отражается документом «Прочее оприходование товаров» с операцией «Поступление из производства».

Списание ингредиентов отражается документом «Внутреннее потребление товаров» с операцией «Списание в производство». В документ необходимо добавить возможность указывать в табличной части номенклатурные группы из калькуляций и номенклатурные позиции.

При загрузке и проведении в системе документа «Отчет о розничных продажах», проданные готовые блюда списываются со склада «в минус» (если на складе заранее не был проведен документ «Прочее оприходование товаров»).

Для автоматического формирования документов по производству блюд используется специально разработанная обработка «Выпуск продукции». Обработка запускается пользователем базы и определяет блюда, списанные «в минус» по указанному документу продажи, формирует документы «Прочее оприходование» и «Внутреннее потребление товаров». Пользователю необходимо указать номенклатурные позиции в табличной части «Внутреннего потребления товаров» и провести его.

Добавляется регистр сведений «Калькуляция», измерениями являются номенклатура-блюдо, группа номенклатуры, ресурсом является количество ингредиента. Данные в регистр записываются при записи позиции номенклатуры с видом блюдо.

Добавляется регистр «Используемые ингредиенты», измерениями являются магазин, номенклатура-блюдо, номенклатура-ингредиент, группа номенклатуры.

В данной главе была описана и рассмотрены возможности платформы «1С:Предприятие 8», описаны модель разработки «1С:Предприятия» и способы предоставления данных. Доработан функционал информационной системы «1С:Управление торговлей» под требования заказчика, позволяющий:

·        существенно сократить время на заказ необходимых товаров;

·        автоматизировать процесс установки цен на товары;

·        сократить время на передачу информации о производстве необходимых товаров;

·        проверять на наличие необходимых для производства ингредиентов;

·        автоматизировать поиск ингредиентов-аналогов, в случае отсутствия основных ингредиентов для производства.

Описан процесс работы с доработанным функционалом.

4. Оценка экономической эффективности внедрения АИС

.1 Планирование выполнения работ

Над реализацией данного проекта работали три человека: руководитель проекта, системный аналитик, программист. Автор выполняет роль программиста. Перечень этапов выполнения работ приведен в таблице 12.

Таблица 12 - Перечень этапов выполнения работ

№ этапа	Наименование работ	Исполнитель	Длительность, дни	Коэффициент загрузки, %
1	Постановка задачи и определение хода работ	Руководитель проекта	2	20
		Системный аналитик		50
		Программист		30
2	Анализ поставленной задачи	Руководитель проекта	2	30
		Системный аналитик		35
		Программист		35
3	Описание объекта информатизации	Руководитель проекта	3	15
		Системный аналитик		50
		Программист		35
4	Составление технического задания	Руководитель проекта	3	20
		Системный аналитик		40
		Программист		40
5	Согласование и корректировка технического задания	Руководитель проекта	1	60
		Системный аналитик		30
		Программист		10
6	Обзор программных средств для решения задачи	Руководитель проекта	2	10
		Системный аналитик		50
		Программист		40
7	Выбор и описание методов решения	Руководитель проекта	1	10
		Системный аналитик		40
		Программист		50
8	Доработка функционала	Системный аналитик	5	10
		Программист		90
9	Отладка, тестирование, устранение ошибок	Системный аналитик	2	10
		Программист		90
10	Анализ полученных результатов	Руководитель проекта	2	50
		Системный аналитик		20
		Программист		30
11	Оформление документации	Руководитель проекта	1	25
		Системный аналитик		25
		Программист		25

4.2 Расчет затрат на проектирование

В состав затрат на внедрение АИС включается стоимость всех расходов, необходимых для реализации комплекса работ, составляющих содержание данной доработки. Затраты вычисляются по следующей формуле:

 (4.1)

где З_пр - затраты на проектирование;

С_об - стоимость оборудования;

С_мат - затраты на материалы;

С_з/пл - затраты на заработную плату;

С_СВ - отчисления на страховые взносы;

С_эл - затраты на электроэнергию;

С_нр - стоимость накладных расходов.

.2.1 Расчет затрат на оборудование

Для доработки, внедрения АИС и успешного выполнения всех задач не требуется приобретение нового оборудования, т.к. для этих целей используется уже имеющееся оборудование.

Следовательно, если доработка и внедрение АИС не требуется введения нового оборудования для работы АИС, то стоимость оборудования принимаем равными нулю: С_об = 0 руб.

4.2.2 Расчет затрат на материалы

Расчет затрат на материалы приведен в таблице 13.

Таблица 13 - Затраты на материалы

№	Наименование материала	Цена с учетом НДС	Количество	Общая стоимость, руб
1	Internet - трафик	300 руб/мес	1 мес	300
2	Бумага	250 руб/упак	1 упак	250
3	Тонер для картриджа	1500 руб/упак	1 упак	1500
Итого:				2050

.2.3 Расчет затрат на заработную плату

Для расчёта необходимо знать среднедневную заработную плату, она находится по формуле:

 (4.2)

где С_{ср.днев} - среднедневная заработная плата;

С_ср.мес - среднемесячная заработная плата с учетом районного коэффициента.

Для руководителя проекта среднедневная заработная плата составляет:

 

Для системного аналитика среднедневная заработная плата составляет:

Для программиста среднедневная заработная плата составляет:

Расчет затрат на заработную плату участникам проекта приведен в таблице 14.

Таблица 14 - Расчет заработной платы

Исполнитель		Руководитель проекта		Системный аналитик		Программисты
Этап	Дни	К, %	руб.	К, %	руб.	К, %	руб.
1	2	20	818,18	50	1363,64	30	954,55
2	2	30	1227,27	35	954,55	35	1113,64
3	3	15	920,45	50	2045,45	35	1670,45
4	3	20	1227,27	40	1636,36	40	1909,09
5	1	60	1227,27	30	409,09	10	159,09
6	2	10	409,09	50	1363,64	40	1272,73
7	1	10	204,55	40	545,45	50	795,45
8	5	-	-	10	681,82	90	7159,09
9	-	-	10	272,73	90	2863,64
10	2	50	2045,45	20	545,45	30	954,55
11	1	25	511,36	25	340,91	25	397,73
Итого:			8590,91		10159,09		19250,00
Итого всего:								38000,00

.2.4 Отчисления на страховые взносы

Отчисления на страховые взносы составляют 30% от затрат на заработную плату, что составляет 11400,00 руб.

.2.5 Расчет затрат на электроэнергию

Затраты на электроэнергию рассчитываются по формуле:

 (4.3)

где Р - мощность оборудования (кВт);

Т - время работы оборудования (ч);

С_кВт∙ч - стоимость одного киловатта в час (2,05 руб.).

На этапе разработки проекта токоприемником является компьютер. Для него: Р =0,15 кВт, Т = 24(дни) ∙ 3(час) = 72 час, С_кВт∙ч= 2,05 руб.

4.2.6 Расчет затрат на накладные расходы

Накладные расходы составляют 10% от затрат на заработную плату и страховых взносов, что составляет:

 (4.4)

.2.7 Общие проектные расходы

Общие проектные расходы представлены в таблице 15.

Таблица 15 - Общие проектные расходы

Затраты	Соб	Смат	Сз/пл	ССВ	Сэл	Снр	Итого
Значение, руб.	0	2050	38000	11400	22,14	4940	56412,14

.3 Расчет экономической эффективности

.3.1 Расчет чистого дисконтированного дохода

Чистый дисконтированный доход (ЧДД, NPV, Net Present Value) - сумма ожидаемого потока платежей, приведенная к стоимости на настоящий момент времени. Приведение к текущей стоимости приводится по заданной ставке дисконтирования.

Необходимость расчета чистого дисконтированного дохода отражает тот факт, что сумма денег, которая есть у нас в настоящий момент, имеет большую реальную стоимость, чем равная ей сумма, которую мы получим в будущем. Это вызвано несколькими причинами, например:

·    имеющаяся сумма может быть вложена в доходные операции и принести прибыль;

·              инфляция, уменьшение реальной покупательной способности денег;

·              существует риск неполучения ожидаемой суммы.

Ставка дисконтирования используется при расчете срока окупаемости и оценке экономической эффективности инвестиций для дисконтирования денежных потоков, иными словами, для перерасчета стоимости потоков будущих доходов и расходов в стоимость на настоящий момент.

В качестве ставки дисконтирования принимается один из вариантов:

·    темп инфляции;

·              доходность альтернативного проекта;

·              стоимость доступного кредита;

·              WACC - средневзвешенная стоимость капитала;

·              экспертная оценка;

·              желаемая доходность инвестиционного проекта;

·              кумулятивный метод, базирующийся на оценке рисков проекта.

Формула расчета чистого дисконтированного дохода

, (4.8)

где  - первоначальное вложение средств;

 - поступление денежных средств в конце периода t;

k - ставка дисконтирования, которая отражает скорость изменения стоимости денег со временем.

Исходные данные для расчета NPV:

 56449 рублей (стоимость доработки АИС);

n = 3 года (срок службы программного обеспечения);

 рублей для всех периодов t получено за счет увеличения количества произведенных и проданных в день товаров на 35% (сумма продаж в год до внедрения равна 1080000, после внедрения 1080000 + 35% = 1458000. Разница равна 1458000 - 1080000 = 378000 руб.), уменьшения времени на оформление заказа на закупки на 80% и уменьшения затрачиваемого времени на установку цен на 65%, что позволило сократить рабочий день менеджера с 12 до 8 часов (ЗП_год = ЗП_час ∙ часы ∙ дни ∙ месяцы; ЗП_год до внедрения = 87 ∙ 12 ∙ 24 ∙ 12 = 300672 руб., после = 87 ∙ 8 ∙ 24 ∙ 12 = 200448 руб. Разница равна 300672 - 200448 = 100224 руб.);

Ставку дисконтирования рассчитаем по формуле

, (4.9)

где NI - чистая прибыль;

TA - сумма активов.

Чистая прибыль по данным финансовой отчетности предприятия за 2015 год составила 3753682 руб., сумма активов бухгалтерской отчетности за 2015 гож составила 13094955 руб.

Таким образом, выразив k из формулы (4.9) получим:

Подставляя значения в формулу (4.8) рассчитаем величину NPV

NPV = 828660,91 руб.

Так как чистый дисконтированный доход инвестиционного проекта NPV положительный, то это означает, что в результате реализации такого проекта ценность фирмы возрастет.

4.3.2 Расчет индекса доходности

Индексом дисконтированной доходности называется отношение накопленных дисконтированных притока и оттока реальных денег. Этот показатель позволяет определить, в какой мере возрастает ценность фирмы в расчете на 1 рубль инвестиций и определяется по формуле

, (4.10)

где  - первоначальное вложение средств;

 - поступление денежных средств в конце периода t;

k - ставка дисконтирования, которая отражает скорость изменения стоимости денег со временем.

Таким образом, индекс дисконтированной доходности проекта равен

.

4.3.3 Расчет внутренней нормы доходности

Внутренняя норма доходности или внутренняя норма рентабельности (IRR) - это такая величина нормы дисконта k при которой NPV = 0. IRR позволяет найти граничное значение нормы дисконта, разделяющие инвестиции на приемлемые и невыгодные.

Если норма дисконта k положительна и меньше IRR, то проект эффективен. Если норма дисконта k больше IRR, то проект неэффективен. Сравнение ВНД с нормой дисконта позволяет оценить запас прочности проекта. Большая разница между этими величинами свидетельствует об устойчивости проекта.

Внутренняя норма доходности рассчитывается при помощи встроенной надстройки Microsoft Excel «Поиск решения» и затем проверяется подстановкой в формулу 4.11:

 (4.11)

Для рассматриваемого инвестиционного проекта IRR = 846,73%, следовательно, k < IRR, значит проект эффективен и имеет хороший запас прочности.

4.3.4 Расчет срока окупаемости

Срок окупаемости - период времени, необходимый для того, чтобы доходы, генерируемые инвестициями, покрыли затраты на инвестиции. Формула расчета срока окупаемости имеет вид:

, (4.12)

где PI - индекс дисконтированной доходности.

Таким образом срок окупаемости равен:

.

Так как в расчетном периоде 36 месяцев, то полученное значение умножаем на 36. Следовательно, срок окупаемости проекта составит приблизительно 2 месяца.

В результате выполнения экономической части бакалаврской работы удалось доказать, что внедрение АИС будет экономически эффективно.

Проект окупится через 2 месяца. Годовой экономический эффект от внедрения доработанной АИС составит 478224 рубля, за счет увеличения количества произведенных и проданных в день товаров на 35%, уменьшения времени на оформление заказа на закупки на 80% и уменьшения затрачиваемого времени на установку цен на 65%, что позволило сократить рабочий день менеджера с 12 до 8 часов.

Заключение

В ходе выполнения бакалаврской работы было проведено описание консалтинговой компании ООО «АйТи-Сервис» и компании заказчика ООО «КРТС», их основных направлений бизнеса, представлена их организационная структура и должностные инструкции персонала, участвующего в жизни компаний. В результате анализа деятельности торговой сети, особое внимание было уделено операциям розничного магазина.

Анализ используемого в компании программного обеспечения позволил определить проблему, заключающуюся в необходимости внедрения другой АИС с доработкой ее функционала под нужды магазина. Были рассмотрены несколько подходящих информационных систем и путем сравнительного анализа была выбрана система «1С:Управление торговлей».

Детально рассмотрены процессы деятельности магазина, нуждающиеся в автоматизации. Построены диаграммы процессов в нотации BPMN. Анализ построенных диаграмм позволил сформулировать основные недостатки существующей информационной системы. Для решения выявленных проблем были сформулированы функциональные требования к внедряемой АИС, описаны доработанный функционал.

Внедряемая АИС позволила:

·        существенно сократить время на заказ необходимых товаров;

·        автоматизировать процесс установки цен на товары;

·        сократить время на передачу информации о производстве необходимых товаров;

·        проверять на наличие необходимых для производства ингредиентов;

·        автоматизировать поиск ингредиентов-аналогов, в случае отсутствия основных ингредиентов для производства.

В результате выполнения экономической части дипломной работы удалось доказать, что внедрение АИС будет экономически эффективно.

Проект окупится через 2 месяца. Годовой экономический эффект от внедрения доработанной АИС составит 478224 рублей, за счет увеличения количества произведенных и проданных в день товаров на 35%, уменьшения времени на оформление заказа на закупки на 80% и уменьшения затрачиваемого времени на установку цен на 65%, что позволило сократить рабочий день менеджера с 12 до 8 часов.

Список используемых источников и литературы

1.      Ажеронок В.А. Профессиональная разработка в системе «1С:Предприятие 8» [Текст] / В.А. Ажеронок, А.П. Габец, Д.И. Гончаров; - 2-е изд. - М.: 1С-Паблишинг, 2012. - 1400 с.

2.      Радченко М.Г. Архитектура и работа с данными «1С:Предприятия 8.2» [Текст] / М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева; - М.: 1С-Паблишинг, 2011. - 268 с.

3.          Хрусталева Е.Ю. 1С:Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. [Текст] / Е.Ю. Хрусталева, М.Г. Радченко; - М.: 1С-Паблишинг, 2009. - 874с.

4.      Богачева Т.Г. 1С:Предприятие 8. Управление торговыми операциями. [Текст] / Т.Г. Богачева; - 7-е изд. -М.: 1С-Паблишинг, 2011. - 758 с.

5.      Алексеев Г.В. Численное экономико-математическое моделирование и оптимизация. [Текст] / Г.В. Алексеев, И.И. Холявин, М.В. Гочнаров. - М.: ГИОРД, 2014. - 272 с.