Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

  • Вид работы:
    Дипломная (ВКР)
  • Предмет:
    Информационное обеспечение, программирование
  • Язык:
    Русский
    ,
    Формат файла:
    MS Word
    2,74 Мб
  • Опубликовано:
    2015-07-27
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сочинский государственный университет»

Факультет экономики и процессов управления

Кафедра информационных технологий

Специальность 080801 - «Прикладная информатика (в экономике)»






Выпускная квалификационная работа

Тема: Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ








Сочи, 2015 год

ВВЕДЕНИЕ

В целом ситуацию с обеспечением качества подготовки специалистов в России нельзя назвать благополучной из-за воздействия ряда факторов, связанных, в том числе с сокращением финансирования вузов. Негативные процессы в высшей школе, которые имели место в 90-х годах, не могли не сказаться на самой сущности вуза как центра науки, образования.

Начиная с середины 90-х гг. некоторые вузы стали активно искать пути изменения ситуации к лучшему. Их реакцией на резкое изменение внешней среды и внутренние осложнения системы высшего образования был поиском путей адаптации к новым условиям, в т.ч. на основе совершенствования системы управления качеством.

На основании Решения Коллегии Федерального агентства по образованию Министерства образования и науки РФ № 3/1 от 16 ноября 2004 г. “О разработке и внедрении внутривузовской системы управления качеством образования в высших учебных заведениях (на примере Московского государственного института стали и сплавов (технологического университета)”, Министерство образования издало одноименный Приказ № 304 от 3 декабря 2004 г. Суть Приказа состоит в его названии - необходимо разработать и внедрить внутривузовские системы менеджмента качества образовательных услуг, т.е. тех услуг, на которые и финансируются ВУЗы из бюджета.

СМК, существующие на данный момент в современной сфере образования функционируют в связи с принятыми требованиями и не функционируют. Прикладные информационные технологии также редко применяются. Создаваемая подсистема показывает применение реально действующих актуальных бизнес-процессов вкупе с уместным применением современных программ.

Целью данной выпускной квалификационной работы является разработка информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ, с целью повышения качества выпускаемых специалистов.

Исходя из главной цели, мы можем сформировать следующую совокупность задач, т.е. тактику:

. Изучение действующей СМК СГУ и подсистемы Учебного отдела.

. Изучение предметной области и функций, выполняемых сотрудниками отдела.

. Построение модели AS IS подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

. Разработка системы показателей эффективности и стратегической карты для Учебного отдела.

. Формирование оптимальных бизнес-процессов (построение модели ТО ВЕ для создаваемой информационной подсистемы).

. Разработка технического задания для создаваемой информационной подсистемы;

. Визуализация фактических и плановых значений показателей с помощью индикаторной линейки.

. Генерирование регламентной документации Учебного отдела.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Постановка задачи

На данный момент СМК СГУ существует только в текстовом виде и была создана исключительно с целью прохождения университетом государственной аккредитации. После её прохождения СМК выполнила свою цель и осталась нужным, но неисполняемым пакетом документов, который содержит бизнес-процессы, описанные слишком поверхностно, чтобы их можно было выполнять (Рис.1.1 и 1.2).

Рис. 1.1 - Типовой пример СМК - Контекстная диаграмма «Организация учебного процесса»

Рис. 1.2 - Типовой пример СМК - Описание бизнес процесса «Оценка соответствия учебных планов ГОС»

Указанием ректора университета было принято решение о разработке информационной подсистемы для учебного отдела «Организация и контроль учебной деятельности студентов», которая могла бы улучшить деятельность подразделения таким образом, чтобы могло повыситься качество выпускаемых специалистов с помощью контроля посещаемости и количества выговоров, как студентам, так и сотрудникам.

Для этого были выделены уровни автоматизации, которые могла бы выполнять подсистема с помощью актуальных бизнес-процессов:

) автоматически генерировать регламентную документации в любой момент времени;

) контролировать исполнение бизнес-процессов с помощью показателей

) осуществлять хранение показателей в базе знаний;

) обеспечивать удалённый доступ к подсистеме СМК;

) визуализировать плановые и фактические показатели с помощью индикаторных линеек.

1.2 Построение модели AS IS

После изучения предметной области, была составлена модель AS IS, включающая главные бизнес-процессы учебного отдела (УО), схему документооборота, структурную организацию университета, которая в свою очередь включает в себя подробное описание УО, его функций.

Диаграммы основных бизнес-процессов учебного отдела «Контроля и организации учебной деятельности студентов» выполнены с помощью программного пакета BPWin для моделирования, анализа и проектирования, с целью дальнейшей оптимизации. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложной образовательной системы в сферу инженерных технологий. Бизнес-процесс «Организация учебной деятельности» представлена на рис. 1.3:

Рис. 1.3 - Бизнес-процесс «Организация учебной деятельности студентов»

Бизнес-процесс «Организация учебного деятельности студентов» начинается с получения ООП в учебном отделе. Далее, на основании ООП, заведующий кафедрой разрабатывает нормы времени и нагрузки. После завершения процесса «Разработка норм времени и нагрузки», он отправляет информацию о профессорско-преподавательском составе кафедры в плановый отдел. Нагрузка отправляется заведующим кафедрой в диспетчерскую службу, чтобы инициировать начало формирования расписания.

Затем, когда расписание будет сформировано, диспетчерская служба (ДС) отправляет его на проверку в учебный отдел и, если, оно соответствует всем критериям положения «О составлении расписаний учебных занятий», то УО утверждает его. Если расписание не соответствует, то проверяющий отправляет его обратно в диспетчерскую службу на переработку.

После того как ДС внесёт необходимые исправления в график занятий, после чего его снова отправляют на проверку в УО. При необходимости этот цикл повторяется.

Рис. 1.4 - Бизнес-процесс «Контроль посещаемости студентов»

В представленном выше процессе (рис.1.4), после того, как готово расписание, кафедра занимается процессом «Контроль выполнения учебного плана через исполнение расписания занятий». Куратор и староста группы одновременно начинают контролировать студентов: куратор наблюдает и корректирует учебную деятельность студентов, а староста проверяет их посещаемость и фиксирует это в журнале посещаемости.

Преподаватель заполняет раздел «Тема занятия» в журнале посещаемости и подтверждает своей подписью количество студентов на паре. Следуя своим обязанностям, после занятий, староста сдаёт журнал посещаемости в деканат. Где его проверяют, а по прошествии отчётного периода сдают «Отчёт о посещаемости», сформированный по записям в журнале посещаемости.

Таким же образом, УО совместно деканатом проводит периодические проверки посещаемости студентов во время семестра. Для этого они формируют комиссию - составляют по расписанию занятий график проверок, и после проведения проверки формируют «Акт о проверке посещаемости». После этого, этот документ передаётся на рассмотрение в учебно-методический совет.

1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Для анализа, ниже представлены следующие системы менеджмента качества российских вузов: Рязанского государственного агротехнического университета (РГАТУ) и Нижневартовского государственного университета (НВГУ). СМК этих вузов представлены ниже.

СМК Рязанского государственного агротехнического университета имени П.А. Костычева

Система менеджмента качества (СМК) функционирует в ФГБОУ ВПО РГАТУ с 2005 года.

Цель работы отдела по инновационной работе и качеству образования - разработка и внедрение системы менеджмента качества в РГАТУ на основе гармонизации требований государственных образовательных стандартов, аккредитационных показателей и международных требований и стандартов.

Область применения СМК ФГБОУ ВПО РГАТУ включает процессы образовательной деятельности: высшего, послевузовского профессионального образования, среднего профессионального образования, дополнительного профессионального образования, научной и инновационной деятельности и распространяется на все институты, факультеты, кафедры, а также структурные подразделения университета.

В университете создан Совет по качеству - главный координирующий орган управления СМК и управление развития и качества образовательного процесса, в обязанности которого входит систематический анализ эффективности системы менеджмента качества в университет. С целью поддержания СМК в актуальном состоянии в университете систематически проводятся внутренние и внешние аудиты. [1]

СМК Нижневартовского государственного университета

Главная цель политики Университета в области качества - подготовка высококвалифицированных, конкурентоспособных и востребованных специалистов региона посредством предоставления качественных образовательных услуг.

В системе Directum и на сайте НВГУ своевременно размещается информация о деятельности университета: нормативная документация, планы работы, программа развития, приказы, отчёты. Имеется информация по факультетам и кафедрам университета: планы факультетов, отчёты по учебно-воспитательной работе за год, протоколы заседаний советов факультетов, а также планы, отчеты и протоколы заседаний кафедр. В системе Directum размещена информация о структурных подразделениях университета: отчёты, планы, служебные записки и другая необходимая информация.

Также в системе Directum представлены формы (бланки) внутривузовских документов разработанные подразделениями университета. Информация о функционировании СМК НВГУ (программы аудитов, сводные отчёты по аудитам, приказы и т.д.) систематически обновляется на сайте Университета и в системе внутреннего документооборота «Directum».

На 2014-2015 учебный год согласно процессной модели НВГУ, деятельность ВУЗа осуществлялась по следующим видам процессов: по основным, процессам менеджмента и поддерживающим процессам:

. Учебный процесс (основной процесс).

. Научно-исследовательская деятельность (основной процесс).

. Воспитательная работа (основной процесс).

. Дополнительное образование (основной процесс).

. Инновационное развитие и международная деятельность (основной процесс).

. Управление имиджем (процесс менеджмента).

. Управление инфраструктурой и производственной средой (поддерживающий процесс).

. Управление финансами (поддерживающий процесс).

. Управление персоналом (поддерживающий процесс).

. Управление библиотечно-информационными ресурсами (поддерживающий процесс).

. Управление информатизацией (поддерживающий процесс). [1]

Стоит отметить, что в СМК НВГУ отмечен сертификатами Центра сертификации систем управления Хорватии и IQNet (The international certification network).[2]

Выводы по параграфу

Однако можно заметить, что не во всех вышеперечисленных СМК используется процессный подход и средства автоматизации. После проведения анализа существующих систем, было принято решение по созданию информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Целью подсистемы является автоматизированная генерация регламентной документации, созданной на основе бизнес-процессов, которые контролируются посредством прикреплённых к ним показателей, владельцев и исполнителей.

1.4 Технико-экономическое обоснование

Введение

Основанием для проведения работ является указание Ректора Сочинского Государственного университета.

Заказчик: Сочинский Государственный Университет.

Разработчик: Платонова В.А.

Сроки начала работ: 15.12.2014г.

Сроки окончания работ: 30.06.2015г.

Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является система менеджмента качества в направлении деятельности учебного отдела по организации и контролю учебной деятельности студентов в Сочинском Государственном Университете.

Организационная структура представлена ниже (рис.1.5).

Рис. 1.5 - Организационная структура СГУ

Во главе ВУЗа ректор и проректоры. Также есть первый проректор и проректор по УРиКОД (по учебной работе и качеству образовательной деятельности), проректор по НОиСО (непрерывному образованию и связям с общественностью), проректор по АХР (по административно-хозяйственной Работе), проректор по НИД (научной и инновационной работе, проректор по ЭИП (по экономике и прогнозированию) и проректор по УВиСР (по учебно-воспитательной работе и социальной работе).

Учебно-методическое управление подчиняется Проректору по учебной работе и подразделяется на следующие отделы: отдел ресурсного и методического обеспечения и учебный отдел. Поскольку тема данной работы касается непосредственно Учебного отдела, то имеет смысл обратить на это подразделение более подробно. В ходе изучения предметной области с целью дальнейшего составления модели AS IS и стратегической карты, проводилось интервьюирование с работниками отдела по теме данной работы, также было проведено изучение всех доступных нормативных документов.

Были выявлены следующие функции учебного отдела (УО) СГУ:

. Организация документооборота учебного отдела в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

. Контроль своевременного составления и утверждения объемов учебной работы факультетов и иных учебных подразделений филиала, распределением и выполнением педагогических поручений ППС, в том числе и эффективным использованием почасового фонда.

. Контроль формированием графиков учебного процесса и индивидуальных планов по специальностям подготовки специалистов, контроль за их своевременным выполнением.

. Контроль графиком проведения кураторских часов. Подготовка еженедельных отчетов о проверке проведения кураторских часов на заседания ректората;

. Формирование сводной учебной нагрузки института, в том числе, учет контроль почасового фонда по кафедрам института

. Оперативное изменение графиков текущей и промежуточной аттестаций, еженедельных консультаций, расписания учебных занятий, распределения учебной нагрузки.

. Контроль выполнения графика учебного процесса, расписания учебных занятий, графика еженедельных консультаций, графиков текущей и промежуточных аттестаций, проведения итоговой аттестации.

. Подготовка государственной статистической отчетности в соответствии с установленными законодательством формами, отчетов по планированию и организации учебного процесса в университете.

. Контроль выполнения графика учебного процесса, расписания учебных занятий, графика еженедельных консультаций, графиков текущей и промежуточных аттестаций, проведения итоговой аттестации.

. Координация работы факультетов и кафедр по организации и проведению учебных, производственных и преддипломных практик студентов. Обеспечение работы комиссии по практикам.

. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.

. Организация разработки и внедрения научно-обоснованных критериев оценки качества учебного процесса и подготовки специалистов. Анализ хода и итогов промежуточного контроля успеваемости и текущей аттестации студентов.

. Подготовка документов на именные стипендии (сбор документов с факультетов, подготовка и отправка пакета документов в МО и МСХ РФ, Администрацию края, учёный совет ВУЗа, оформление приказа на именные стипендии по ВУЗу и контроль за его выполнением).

. Согласование порядка и сроков проведения лицензирования и аккредитации, состава комиссий по каждой основной образовательной программе специальности.

. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.

. Составление графика и контроль за проведением ГЭК и ГАК по ВУЗу; подготовка, регистрация выдачи и приема протоколов ГАК и ГЭК и сдача их в архив.

. Учебным отделом руководит начальник отдела, которому, в свою очередь, подчиняется заместитель. Заместитель начальника учебного отдела руководит деятельностью инженера, ведущего документоведа, старшего диспетчера и специалиста по учебно-методической работе. Старший диспетчер руководит деятельностью диспетчеров, которые прикреплены к соответствующим факультетам.

Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении

К недостаткам существующей в ВУЗе СМК относятся следующие:

отсутствие актуальной регламентной документации, соответствующей функциям сотрудников отдела;

отсутствие разработанных бизнес-процессов, соответствующих реальной работе в отделе;

отсутствие действующей системы показателей эффективности;

отсутствие возможности контроля выполнения процессов руководством ВУЗа.

Цель, критерии и ограничения разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ:

Подсистема создаётся для достижения следующих целей:

. повысить качество учебной деятельности студентов;

. контролировать посещаемость занятий, как студентов, так и сотрудников;

. понизить количество выговоров, как студентам, так и сотрудникам.

Разрабатываемая информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» отображает только процессы, происходящие в управлении учебным процессом студентов.

Функции и задачи создаваемой информационной подсистемы

Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» включает в себя следующие автоматизированные функции:

формирование бизнес-процессов УО (с использованием функций подразделения);

автоматически генерируемая регламентная документация;

обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК;

визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;

Выше перечисленные функции подсистемы позволяют предупредить недостатки, чтобы осуществить активное стратегическое управление, непрерывно совершенствовать качество выполняемых процессов (цикл Деминга) за счёт корректирующих и предупреждающих мероприятий, в решении задач в сфере организации и контроля учебной деятельности студентов.

Организация учебной деятельности студентов и сотрудников с помощью автоматически генерируемой регламентной документации облегчит реализацию бизнес-процессов в университете для их владельцев и исполнителей.

Ожидаемые технико-экономические результаты создания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания информационной подсистемы:

автоматизированная генерация регламентной документации;

визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;

обеспечение удалённого доступа к подсистеме с возможностями редактирования и просмотра, в зависимости от уровня доступа;

возможность анализа деятельности учебного отдела СГУ на основе накопленных в базе знаний сведений;

улучшения качества организации и контроля учебной деятельности студентов и как следствие повышение качества образования выпускников.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение подсистемы СМК:

разработка подсистемы;

компьютерная техника (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);

лицензии на ОС Windows и пакеты Business Studio и Elma.

Выводы по параграфу

Существующая система менеджмента качества создана на самом простом уровне. Также, после проведения предпроектного обследования, стало понятно, что существующая система не направлена по отношению к существующей миссии университета. Было принято решение о создании информационной подсистемы для учебного отдела «Организация и контроль учебной деятельности студентов», которая бы смогла обеспечить автоматизацию СМК с помощью информационных технологий процессного подхода к менеджменту учебного процесса и тем самым сделать СМК реально действующей системой.

1.5 Техническое задание на создание информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Общие сведения

Наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

Полное наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках системы менеджмента качества Сочинского государственного университета».

Краткое наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

Основания для проведения работ

Работа выполняется на основании указания ректора

Наименование организаций - Заказчика и Разработчика

Заказчик

Учебный отдел ФГБОУ ВПО СГУ

Разработчик

Платонова Виктория Афанасьевна

Плановые сроки начала и окончания работы

Начало: 15 декабря 2014 года

Окончание: 30 июня 2015 года

Источники и порядок финансирования

Работа выполняется без оплаты.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» создаются Разработчиком поэтапно. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчётные документы этапа, состав которых определены Договором.

Назначение и цели создания системы

Подсистема СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» предназначена для повышения качества работы отделов УМУ СГУ. Основным назначением подсистемы СМК является обеспечение чёткого выполнения должностных инструкций сотрудниками, сгенерированных на основе построенных бизнес-процессов, а также контроля значений показателей, отражённых в стратегической карте:

процент посещаемости сотрудников;

процент посещаемости студентами занятий;

процент выговоров студентам;

процент выговоров сотрудникам.

Характеристика объектов автоматизации

Объектом автоматизации является Учебный отдел. Он занимается анализом и систематизаций руководящих документов по организационной работе, обеспечивает ознакомление с ними факультетов и кафедр. Координирует работу по подготовке расписания. Проверяет наличие на занятиях студентов и преподавателей.

Учебный отдел является частью Учебно-методического управления ВУЗа. Учебный отдел выполняет такие бизнес-процессы как: организация и контроль учебной деятельности студентов.

Характеристика существующей ЛВС

мб локальная сеть Ethernet (топология звезда)

работа на основе Active directory (централизованное управление учетными записями и доступа к ресурсам)

серверов (2 физических, 5 виртуальных).

Выход в интернет 30 мб

Требования к системе

Требования к структуре и функционированию системы

Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» входит в состав СМК СГУ и должна поддерживать следующие режимы функционирования:

основной режим, в котором подсистема выполняют все свои основные функции;

профилактический режим, в котором подсистема не выполняют своих функций.

В основном режиме функционирования подсистема СМК должна обеспечивать:

работу пользователей - 24 часов в день, 7 дней в неделю (24х7);

выполнение своих функций - сбор, обработка и загрузка данных; хранение данных, предоставление отчетности.

В профилактическом режиме подсистема должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:

техническое обслуживание;

модернизацию аппаратно-программного комплекса;

устранение аварийных ситуаций.

Общее время проведения профилактических работ не должно превышать 5% от общего времени работы системы в основном режиме. Игру Престолов.

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

В состав персонала, необходимого для обеспечения информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках подразделений деканата и учебного отдела необходимо выделение следующих ответственных лиц:

деканат - 1 человек.

учебный отдел 2 человека

Данные лица должны выполнять обязанности для работников деканата и учебного отдела, которые имеют отношение к подсистеме «Организация и контроль учебной деятельности студентов»: ввод плановых и фактических значений показателей, анализ, принятие мер по воздействию на изменение показателей, соблюдение актуальности регламентной документации, обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК.

Требования к квалификации персонала

К квалификации персонала, эксплуатирующего подсистему СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов», предъявляются следующие требования:

Конечный пользователь - знание соответствующей предметной области; знания и навыки работы с аналитическими приложениями.

Требования к режимам работы персонала

Персонал, работающий с подсистемой СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» и выполняющий функции её сопровождения и обслуживания, должен работать в следующих режимах:

конечный пользователь, в соответствии с основным рабочим графиком подразделения «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

администратор сервера - двухсменный график.

Требования к надёжности

Уровень надёжности должен достигаться согласованным применением организационных, организационно-технических мероприятий и программно-аппаратных средств.

Надёжность должна обеспечиваться за счет:

применения технических средств, системного и базового программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;

своевременного выполнения процессов администрирования подсистемы СМК;

соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Перечень аварийных ситуаций, по которым регламентируются требования к надёжности

Под аварийной ситуацией понимается аварийное завершение процесса, выполняемого подсистемой СМК. При работе системы возможны следующие аварийные ситуации, которые влияют на надёжность работы системы:

сбой в электроснабжении сервера;

сбой в электроснабжении рабочей станции пользователей системы;

сбой в электроснабжении обеспечения локальной сети (поломка сети);

ошибки подсистемы СМК, не выявленные при отладке и испытании системы;

сбои программного обеспечения сервера.

Требования к надёжности технических средств и программного обеспечения

К надёжности оборудования предъявляются следующие требования:

в качестве аппаратных платформ должны использоваться средства с повышенной надёжностью;

применение технических средств, соответствующих классу решаемых задач;

аппаратно-программный комплекс должен иметь возможность восстановления в случаях сбоев.

К надёжности электроснабжения предъявляются следующие требования:

с целью повышения отказоустойчивости системы в целом необходима обязательная комплектация компьютеров источником бесперебойного питания с возможностью автономной работы системы не менее 10 минут;

Надёжность аппаратных и программных средств должна обеспечиваться за счёт следующих организационных мероприятий:

предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала;

своевременного выполнения процессов администрирования;

соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

своевременное выполнение процедур резервного копирования данных.

Требования к информационной безопасности

Обеспечение информационной безопасности должно удовлетворять следующим требованиям:

защита подсистемы должна обеспечиваться комплексом программно-технических средств и поддерживающих их организационных мер.

разграничение прав доступа пользователей и администраторов подсистемы должно строиться по принципу "что не разрешено, то запрещено" и исправления очень меня Требования к информационной безопасности.

Средства антивирусной защиты должны быть установлены на всех рабочих местах пользователей и администраторов подсистемы СМК. Средства антивирусной защиты рабочих местах пользователей.

Разграничения ответственности ролей

Требования по разграничению доступа приводятся в виде матрицы разграничения прав.

Матрица должна раскрывать следующую информацию: К - код ответственности: Ф - формирует, О - отвечает, И - использует и т.п.;

наименование объекта системы, на который накладываются ограничения; роль сотрудника/единица организационной структуры, для которых накладываются ограничения.

Требования по сохранности информации при авариях

Должно быть обеспечено резервное копирование данных. Выход из строя трех жестких дисков дискового массива не должен сказываться на работоспособности подсистемы хранения данных.

Требования к функциям, выполняемым системой.

Перечень функций, выполняемых в подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» указаны в таблице ниже.

Таблица 1 - Функции и задачи подсистемы

Функция

Задача

Формирование регламентной документации

Формирование должностных инструкций


Формирование положения о подразделении


Формирование регламентов бизнес-процессов

Обеспечение доступа пользователям к подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» через BS-портал и интерфейс «Кокпит» для целей анализа

Ввод фактических и плановых показателей через BS-портал и в интерфейсе «Кокпит»


Визуализация плановых и фактических значений показателей в виде диаграмм и индикаторных линеек через BS-портал и интерфейс «Кокпит» для целей анализа


Просмотр функциональных моделей бизнес-процессов, стратегической карты, регламентной документации и сведений о целях, показателях через BS-портал и интерфейс «Кокпит»


Требования к видам обеспечения

Требования к информационному обеспечению

Для работы с диаграммами в Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленного программного продукта Microsoft Visio Standard или Professional 2003/2007/2010 (32 бит).

Рекомендуется на всех рабочих станциях использовать Microsoft Visio одной и той же версии, т.к. диаграммы, созданные с использованием более новых версий, в предыдущих версиях могут обрабатываться некорректно.

Для формирования отчетов с помощью Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленных программных продуктов Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

В качестве сервера баз данных Business Studio используется Microsoft SQL Server 2000 или выше. В состав Business Studio входит версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, которая устанавливается инсталлятором при выборе персональной, серверной или полной серверной установки, если не был обнаружен Microsoft SQL Server версии 2000 или выше. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей, рекомендуется использовать полнофункциональную версию Microsoft SQL Server 2000 или выше.

Далее используются следующие термины:

Рабочая станция - компьютер для установки клиентской, персональной версий Enterprise, Professional, Cockpit.

Сервер - компьютер для серверной или полной серверной установки.

Требования к техническому обеспечению

Требования для рабочей станции, сервер 1-5 подключений:

. Объём оперативной памяти: 2 Гб.

. Процессор: Intel Core 2 Duo 1700 МГц и выше.

. Дисковая память: 500 Мб свободного места на диске.

. Операционная система: Microsoft Windows 2000 SP4, Microsoft Windows XP SP2 и выше, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7.

. Сетевое подключение: 100 Мбит/с.[13].

Дополнительное программное обеспечение, необходимое для работы на сервере и рабочих станциях:

. Для размещения баз данных: Microsoft SQL Server 2000/2005/2008 (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition устанавливается инсталлятором).

. Для работы с диаграммами: Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

. Для формирования отчетов: Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит) [6].

Требования к защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы

Информация в базе данных системы должна сохраняться при возникновении аварийных ситуаций, связанных со сбоями электропитания.

Система должна иметь бесперебойное электропитание, обеспечивающее её нормальное функционирование в течение 10 минут в случае отсутствия внешнего энергоснабжения, и 5 минут дополнительно для корректного завершения всех процессов.

Резервное копирование данных должно осуществляться на регулярной основе, в объёмах, достаточных для восстановления информации в подсистеме хранения данных.

Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных

К хранению данных предъявляются следующие требования:

. Хранение исторических данных в системе должно производиться не более чем за 5 (пять) предыдущих лет. По истечении данного срока данные должны переходить в архив;

. Исторические данные, превышающие пятилетний порог, должны храниться на диске с возможностью их восстановления.

К обновлению и восстановлению данных предъявляются следующие требование - для сервера необходимо обеспечить резервное копирование раз в 2 недели и хранение копии на протяжении 2-х месяцев.

Требования к организационному обеспечению

Основными пользователями информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» являются сотрудники подразделения СМК СГУ. Обеспечивает эксплуатацию подсистемы и ВЦ СГУ.

Состав сотрудников каждого из подразделений определяется штатным расписанием Заказчика, которое, в случае необходимости, может изменяться.

К защите от ошибочных действий персонала предъявляются следующие требования:

должна быть предусмотрена система подтверждения легитимности пользователя при доступе к данным;

для всех пользователей должна быть запрещена возможность удаления объектов и отчётности;

для снижения ошибочных действий пользователей должно быть разработано полное и доступное руководство пользователя.

Состав и содержание работ по созданию системы

Работы по созданию системы выполняются в четыре этапа:

формирование требований к информационной подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (20 дней);

разработка концепции информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (15 дней);

разработка регламентной документации (5 дней);

ввод в действие (10 дней).

Порядок контроля и приёмки системы

Система подвергалась приёмочным испытаниям.

Состав, объём и методы предварительных испытаний системы определяются документом «Программа и методики испытаний», разрабатываемым на стадии «Рабочая документация».

Требования к документированию

Для информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ должен быть разработан следующий комплект документации:

стратегическая карта;

должностные инструкции для каждой роли;

положение о подразделении;

регламенты бизнес-процессов.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

.1 Формирование стратегической карты

В ходе проведения предпроектного обследования, следующим этапом стало формирование стратегической карты.

Стратегическая карта используется для осуществления и контроля стратегии, корректировки стратегических целей. Она содержит в себе основные цели организации и показатели эффективности выполнения данных целей. На её основе была разработана модель TO BE данной работы.

Всё это позволяет автоматизировать уже существующие бизнес-процессы и разработать абсолютно новые. Для контроля исполнения бизнес-процессов, а также обеспечения прозрачности исполнения процессов была использована возможность закрепить за бизнес-процессом показатели, назначить владельцев и исполнителей - ответственных за выполнение лиц. Преимуществом этого функционала является возможность для менеджеров оценивать, как динамику выполнения работы этих бизнес-процессов, так и степень достижения поставленных целей. Более подробно рассмотрим данные субъекты ниже:

Владелец процесса - должностное лицо организации, наделённое правами и полномочиями, имеет в своём распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несёт ответственность за бизнес-процесс во всех его аспектах - планирование, обеспечение, управление, улучшение процесса.

Владелец процесса имеет право:

- выставлять требования к входам <#"865272.files/image006.gif">

Рис. 2.1 - Стратегическая карта подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Для правильного составления стратегической карты для учебного отдела (рис. 2.1) необходимо подобрать её перспективы и показатели таким образом, чтобы они верно отражали специфику его деятельности

В ходе выполнения этой работы были созданы новые перспективы, которые наиболее точно отражают главную цель СГУ и учебного отдела - повысить качество выпускаемых специалистов.

Стратегическая карта содержит следующие перспективы:

«ВУЗ»;

«Сотрудники»;

«Новые бизнес-процессы»;

«Студенты».

Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты представлено в таблице 3:

Таблица 2 - Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты

Наименование перспективы

Наименование цели

Наименование показателя

ВУЗ

Повысить качество подготовки специалистов

Процент качественно подготовленных специалистов

Сотрудники

Понизить процент выговоров сотрудниками

Процент выговоров сотрудниками

Новые бизнес-процессы

Повысить процент посещаемости сотрудниками

Процент посещаемости сотрудниками

Студенты

Понизить процент выговоров студентам

Процент выговоров студентам


Повысить процент посещаемости студентов

Процент посещаемости студентов


Как можно видеть из таблицы цель «Повысить процент посещаемости сотрудниками» является новым бизнес-процессом и соответственно имеет показатель «процент посещаемости сотрудников». Новый бизнес-процесс - это процесс, который раньше не выполнялся в подобном виде и является одним из отличий модели.

2.2 Разработка модели «TO BE»

На данном этапе проектирования, происходит формирование бизнес-процессов модели. Программный продукт Business Studio является основным инструментом при построении модели TO BE и предполагает определённое переосмысление бизнес-процессов для достижения улучшения главных показателей деятельности университета, они имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей их работы, так как все показатели привязаны к бизнес-процессам.

На первом этапе разработки модели TO BE была сформирована контекстная диаграмма (Рис. 2.2).

Рис. 2.2 - Контекстная диаграмма информационной подсистемы СМК СГУ

На представленной выше диаграмме отображается входная и выходная документация модели бизнес-процессов, а также нормативно-справочная информация (дуги управления сверху) и исполнители этого процесса (дуги ресурсов снизу).

Второй уровень модели TO BE представлен двумя функциональными блоками - «Организация учебного процесса» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов», который и является темой данной выпускной квалификационной работы (рис. 2.3).

Рис. 2.3 - Декомпозиция блока «Учебно-методическое управление»

Далее был декомпозирован функциональный блок «Организация учебной деятельности студентов» (рис. 2.4). «Организация учебной деятельности студентов» является локальным бизнес-процессом УО, т.е. его деятельность касается только самого подразделения, однако в ходе работы учебный отдел сотрудничает c его различными структурными подразделениями, имеющих отношение к организации и контролю учебной деятельности студентов (кафедра, деканаты и т.д.). Данный бизнес-процесс был декомпозирован в нотации BPMN. В этой нотации предоставляются различные графические возможности для разработки бизнес-процесса и генерации на его основе исполняемая схема бизнес-процесса в среде пакета Elma.

формирование приказа о составлении учебной нагрузки;

формирование приказа о составлении расписания;

Рис. 2.4 - Бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

изменение состава комиссии;

формирование графика проверок посещаемости совместно с деканатом;

изменение графика проверок посещаемости;

проведение проверки посещаемости и оформление акта по результатам проверки.

Целью этого процесса является непосредственно организация учебной деятельности студентов через контроль составления расписания и проверок посещаемости студентов совместной комиссией с деканатом с последующей передачей результатов в учёный совет. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса было решено назначить Начальника отдела.

Как видно из рисунка выше, далее был декомпозирован функциональный блок «Проведение проверки посещаемости» (рис. 2.5).

Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости» был разработан на основе стратегической карты, а также содержит следующие шесть функций, а именно:

приказа о начале составления Индивидуального плана преподавателя;

проверка посещения сотрудника согласно утверждённому расписанию;

формирование акта проверки посещаемости сотрудниками;

обработка результата проверки посещения аудиторного занятия;

формирование отчёта о штатной работе сотрудника.

Рис. 2.5 - Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости»

Целью данного бизнес-процесса является проведение проверки посещаемости как студентов, так и сотрудников. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса решено назначить Начальника отдела.

2.3 Генерация регламентной документации

Решением проблемы разработки достоверной регламентной документации является возможность ее автоматической генерации в среде пакета Business Studio.

В создаваемой подсистеме предусмотрено также заполнение соответствующих полей в различных окнах настройки.

В окне настройки необходимо заполнить такие разделы как субъекты, нормативно-справочные документы, показатели процесса (Рис.2.6).

Для примера, можно рассмотреть, положение о подразделении. Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Этот документ содержит следующие разделы в документе:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Рис. 2.6 - Окно свойств процесса «Проведение проверки посещаемости совместно с деканатом»

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. (Приложение 1.).

Раздел "Основные задачи" - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В окне настроек заполняется информация следующих задачах подразделения: о бизнес-процессах подразделения, о бизнес-процессах организации, в которых сотрудники подразделения являются исполнителями, а также прочие задачи и функции.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Ещё одним регламентным документом, сгенерированным в рамках разработки информационной подсистемы, является матрица ответственности для ключевого бизнес-процесса - «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (рис. 2.7).

Рис. 2.7 - Матрица ответственности процесса «Организация и контроль учебной деятельности»

Этот регламентный документ определяет степень ответственности каждого сотрудника отдела за ту или иную задачу. В данном документе присутствуют степени ответственности, которые означают степень вовлеченности того или иного лица в выполнение задачи. Были использованы две степени ответственности:

владелец (В) - владеет процессом или задачей, контролирует её исполнение;

исполнитель (И) - исполняет задачу, но в общем случае, не несет ответственности за способ ее решения;

Затем были сгенерированы следующие регламентные документации: должностные инструкции сотрудников отдела, регламенты бизнес-процессов и положение о подразделении «Учебный отдел». Примеры данных документов представлены ниже в приложениях 1-3.

2.4 Визуализация показателей

Деятельность управляема, если всегда можно спланировать и оценить результат этой деятельности с помощью численных значений. Для решения этих задач служат ключевые показатели эффективности. В среде пакета Business Studio есть возможность визуализации показателей, которая была использована в данной подсистеме (рис.2.8). С помощью индикаторных линеек показателей, на которых наглядно представлен прогресс или регресс выполнения цели в процентном соотношении и позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.

В данном примере показан показатель - «процент посещаемости студентов» и его динамика изменений за январь, февраль, март, апрель и июнь 2015 года. Так как целью этого показателя является «повысить процент посещения студентов», то тренд с тенденцией на восхождение значения этого показателя.

Рис. 2.8 - Окно работы с показателем процент посещаемости студентами

Крайняя левая красная часть индикаторной линейки - это область значений от минимального до нижнего допустимого значения. Такой случай у данного показателя представлен за апрель 2015 года.

Жёлтая область линейки показателя - это значения от нижнего критического значения до нижнего допустимого. Этот промежуток характеризуется, как приемлемый. Этот случай у данного показателя представлен за июнь 2015 года.

Зелёная область индикаторной линейки - это значения от нижнего допустимого до верхнего критического значения показателя. Это может означать, что положение дел в этом направлении деятельности в целом можно охарактеризовать, как положительное. Такой случай представлен в феврале этого года. Крайняя правая красная область - это область значений от верхнего критического до максимального значения показателя.

Рис. 2.9 - Диаграмма значений показателя процента посещаемости сотрудниками

На диаграмме значений показателя (Рис 2.9) процент посещаемости сотрудниками за второй квартал 2015 года. В применяемом программном средстве есть возможность подобного наглядного представления информации, что значительно улучшает понимание значения показателя для дальнейшего анализа и принятию соответствующих мероприятий по его изменению.

2.5 Организация удалённого доступа к информационной подсистеме

После генерации всей необходимой регламентной документации и визуализации показателей, следующим шагом стал процесс организации удалённого доступа к информационной подсистеме. Эта операция необходима для обеспечения доступа пользователей к показателям, регламентной документацией, бизнес-процессами и т.д. в любом месте, в любое время. Организация удалённого доступа к системе осуществляется при помощи интерфейса Business Studio Portal, обеспечивающий доступ ко всей необходимой для работы сотрудников организации регламентной документации и отчётам с возможностью их оперативного обновления.

Создание портала начинается с выбора сервера, на котором он будет развёрнут, назначения ему URL (адрес в интернете) и выбора папки на сервере, где будут храниться его файлы. Заполнение данных параметров для портала информационной подсистемы «Организация учебного процесса» СМК СГУ представлено на рисунке 2.10.

Рис. 2.10 - Настройка путей развёртывания портала

Рис. 2.11 - Интерфейс Business Studio Portal Server

Для того чтобы открыть созданный портал, необходимо запустить приложение Business Studio Portal Server от имени пользователя с администраторскими правами.

Интерфейс управления Business Studio Portal Server представлен на рисунке 2.12.

Пользователь должен авторизоваться в системе, после того, как созданный портал будет открыт в браузере, (рис. 2.13).

Рис. 2.12 - Авторизация пользователя в портале

Рис. 2.13 - Персональная страница пользователя на Business Studio Portal

Для наглядного примера, специалист по учебно-методической работе является ответственным за ввод значений показателей, касающихся качества составления учебной нагрузки. Так, он получит доступ только к своим показателям и сможет осуществлять их просмотр и редактирование, пройдя по ссылке «Мои показатели». Если он пройдет по ссылке «Все показатели», то он получит доступ ко всем показателям, однако у него будут отсутствовать права на их редактирование. Таким же образом это происходит и с остальными объектами: целями, стратегической картой и т.д. Рядовому сотруднику разрешён просмотр и редактирование своих, и только просмотр объектов других сотрудников.

Любой сотрудник учебного отдела может сохранить на диск в различных форматах, вложить в письмо и отправить другому сотруднику, поместить в раздел «Избранное» или распечатать. Каждый документ или отчёт, размещённый на портале.

В портале также идёт сбор статистики посещаемости и позволяет сотрудникам организации выставлять оценки о полезности того или иного документа, кроме предоставления необходимой пользователю информации. Всё это позволяет бизнес-аналитикам анализировать информацию о посещаемости портала и уровне качества размещённой на нём информации.

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу знаний Business Studio через интернет-браузер. Введённые данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

В целях дальнейшей оптимизации работы организации это позволяет ее сотрудникам принимать участие в обсуждении бизнес-процессов. Для этого любой сотрудник предлагает свои замечания или предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.

Вышеперечисленные возможности делают данный функционал эффективным средством управления деятельностью организации. И, главное, не нужно иметь при этом, инсталированного пакета Business Studio, а достаточно лишь одного интернет-браузера.

.6 Приёмочные испытания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Программа испытаний

Объект испытаний

Объектом испытаний является информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Необходимо подвергнуть испытанию следующие функции подсистемы:

генерация регламентного документа «Матрица ответственности»;

генерация регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»;

генерация регламентного документа «Положение о подразделении»;

генерация регламентного документа «Должностная инструкция».

Цели испытаний

В результате испытаний должны быть проверены полнота и качество реализации функций формирования регламентной документации, указанных в техническом задании.

Общие положения

Испытания проводятся на основании приказа руководителя в соответствии с ТЗ.

Местом проведения опытной эксплуатации являются рабочие места пользователей, время испытаний с 15.12.2014 г. по 18.06.2015 г. Испытания проходят без участия разработчика.

Объем испытаний

Испытания проводятся на отдельных рабочих местах конечного пользователя. Каждый этап завершается составлением акта испытаний. Сотрудники команды разработчика к испытаниям не допускаются.

Перечень документов, предъявляемых на испытаниях

Для проведения приёмочных испытаний должна быть предъявлена следующая документация:

техническое задание;

программа испытаний;

Отчётность

Результаты испытаний объектов, предусмотренных программой, фиксируются в следующих документах:

протокол испытаний;

акт о результатах испытаний.

Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»

Запуск Business Studio

Для начала работы с подсистемой необходимо запустить Business Studio. Чтобы это сделать, нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку «Business Studio.exe», располагающемся на рабочем столе. После этого откроется окно выбора подключения к базе данных, которая будет использоваться во время работы приложения (рис. 2.14).

Рис. 2.14 - Окно выбора подключения к базе данных

В данном окне нужно выделить левым щелчком мыши строчку «BS_10_PI2» и нажать на кнопку выбрать, затем начнется загрузка программы.

Как только программа загрузится, на экране появится основной интерфейс Business Studio (рис. 2.15).

Рис. 2.15 - Основной интерфейс Business Studio

Этот интерфейс состоит из следующих элементов: панели инструментов и навигатора объектов.

Панель инструментов содержит в себе следующие вкладки:

главная - позволяет работать с навигатором объектов, менять подключение к базе данных, настраивать пользователей системы, а также экспортировать или импортировать файлы в форматах XML и XPDL.

Навигатор объектов содержит в себе следующие вкладки:

процессы - здесь располагаются все бизнес-процессы организации;

субъекты - содержит в себе перечень всех должностей и подразделений организации;

Выбор бизнес-процесса

Генерация регламентных документов «Матрица ответственности» и «Регламент бизнес-процесса» начинается с выбора бизнес-процесса, для которого будут созданы данные документы.

Для этого в окне навигатора необходимо нажать на значок «+» рядом с папкой «СМК ВУЗ» (рис. 2.16).

Рис. 2.16 - Папка «СМК ВУЗ» в окне навигатора

После этого содержимое данной папки будет открыто, и в ней будет расположена контекстная диаграмма «СМК контекстная диаграмма» (рис. 2.17).

Рис. 2.17 - Развернутая папка «СМК ВУЗ»

Затем, так же необходимо нажать на значок «+» рядом с контекстной диаграммой, чтобы раскрыть ее содержимое (рис. 2.18).

Далее необходимо так же щелкнуть на значок «+» рядом с функциональным блоком «А2 УМУ», после чего будет раскрыто его содержимое. (рис. 2.19).

Рис. 2.18 - Развёрнутая контекстная диаграмма

Рис. 2.19 - Развернутый блок «А2 УМУ»

И, наконец, нужно щелкнуть на значок «+» рядом с блоком «А2.2 Учебный отдел», чтобы открыть его содержимое (рис. 2.20).

Рис. 2.20 - Развёрнутый блок «А2.2 Учебный отдел»

Блок «А2.2 Учебный отдел» содержит в себе следующие элементы: бизнес-процессы «Организация учебного процесса (нотация BPMN)» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Чтобы выбрать нужный бизнес-процесс, необходимо выделить его щелчком левой кнопки мыши. В рамках испытаний необходимо выбрать бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов (нотация BPMN)» (рис 2.20).

Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Положение о подразделении»

Запуск Business Studio

Процесс запуска приложения «Business studio» подробно описан в пункте «Запуск Business Studio» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Выбор субъекта

Чтобы сгенерировать регламентный документ «Положение о подразделении», необходимо выбрать подразделение, для которого он будет создан.

Для этого необходимо в навигаторе перейти на вкладку субъекты (рис. 2.21).

Рис. 2.21 - Вкладка «Субъекты» в окне навигатора

Затем нужно выбрать подразделение, для которого будет сгенерировано положение. В данном случае это подразделение «Учебный отдел». Чтобы его выбрать, необходимо щелкнуть на значок «+» рядом с должностью «Ректор» (рис. 2.24), а затем последовательно раскрыть содержимое объектов: «Проректор по «УРиКОД», «Учебно-методическое управление», «Начальник УМУ» и «Учебный отдел».

Более подробно процесс развертывания структуры (открытия) объектов в окне навигатора описан в пункте «Выбор процесса» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Рис. 2.22 - Подразделение «Учебный отдел»

Заполнение характеристик подразделения

Для генерации регламентного документа «Положение о подразделении» необходимо заполнить различные характеристики подразделения.

Рис. 2.23 - Контекстное меню подразделения

Чтобы это сделать, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по интересующему подразделению («Учебный отдел»), а затем щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши, чтобы вызвать его контекстное меню (рис. 2.23).

Далее нужно нажать левой кнопкой мыши на пункт меню «Свойства», после чего откроется окно с различными характеристиками подразделения (рис. 2.24).

Рис. 2.23 - Окно с характеристиками подразделения

Рис. 2.24 - Добавление сотрудника в подразделение

В открывшемся окне свойств выбрана вкладка «Основные», которая содержит в себе сведения о названии субъекта, его типе, сотрудниках, процессах, контактах и нормативно-справочных-документах. На данном этапе необходимо добавить сотрудника в подразделение. Для этого, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на гиперссылку «Добавить сотрудника», после чего откроется справочник, содержащий в себе сведения о физических лицах (рис. 2.25).

Сейчас необходимо выбрать сотрудника из списка. Для этого следует щёлкнуть левой кнопкой мыши на нужном сотруднике (Вербин Юрий Иванович) и нажать кнопку «Выбрать», после чего выбранный сотрудник будет добавлен в подразделение (рис. 2.28).

Рис. 2.25 - Сотрудник добавлен в подразделение

Затем следует перейти на вкладку «Параметры подразделения» (рис. 2.26).

Рис. 2.26 - Вкладка «Параметры подразделения»

На данной вкладке предлагается заполнить следующие характеристики: тип подразделения, руководитель подразделения, задачи подразделения, функции подразделения, права подразделения и ответственность подразделения.

После того, как все характеристики будут заполнены, можно приступить к непосредственной генерации положения о подразделении.

Генерация регламентного документа «Положение о подразделении»

Для генерации регламентного документа «Положение о подразделении» подразделения «Учебный отдел» нужно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню (рис. 2.27) перейти на вкладку «Отчёты», а затем на вкладку «Положение о подразделении» и щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши, после чего начнётся процесс формирования регламентного документа.

Рис. 2.27 - Формирование регламентного документа «Положение о подразделении»

Как только программа закончит процесс генерации положения, оно сразу же будет открыто в текстовом редакторе Microsoft Office Word (Приложение 1. «Положение о подразделении»).

На этом этапе генерацию положения о подразделении можно считать завершённым.

Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Должностная инструкция»

Запуск Business Studio

Процесс запуска приложения «Business studio» описан в пункте «Запуск Business Studio» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Выбор субъекта

Чтобы сгенерировать регламентный документ «Должностная инструкция», необходимо выбрать должность, для которой он будет создан.

Рис. 2.28 - Вкладка «Субъекты» в окне навигатора

Более подробно процесс перехода между различными уровнями объектов в окне навигатора описан в пункте «Выбор процесса» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Рис. 2.29 - Должность «Диспетчер ФЭиПУ»

Заполнение характеристик должности

Для формирования регламентного документа «Должностная инструкция» необходимо заполнить различные характеристики выбранной должности.

Чтобы это сделать, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной должности («Диспетчер ФЭиПУ»), а затем щелкнуть по ней правой кнопкой мыши, чтобы вызвать ее контекстное меню (рис. 2.30).

Рис. 2.30 - Контекстное меню должности

Затем, следует нажать левой кнопкой мыши на пункт меню «Свойства», после чего откроется окно с различными характеристиками должности (рис. 2.31).

Рис. 2.31 - Окно с характеристиками должности

В открывшемся окне свойств выбрана вкладка «Основные», которая содержит в себе сведения о названии должности, ее типе, сотрудниках, процессах, контактах и нормативно-справочных-документах. На данном этапе необходимо прикрепить к должности сотрудника. Для этого, необходимо щёлкнуть левой кнопкой мыши на гиперссылку «Добавить сотрудника», после чего откроется справочник, содержащий в себе список физических лиц (рис. 2.32).

Рис. 2.32 - Окно с характеристиками подразделения

Теперь нужно выбрать сотрудника из списка. Для этого следует щёлкнуть левой кнопкой мыши на нужном сотруднике (Белоножкин Юрий Николаевич) и нажать кнопку «Выбрать», после чего выбранный сотрудник будет прикреплён к должности (рис. 2.33).

Рис. 2.33 - Сотрудник прикреплён к должности

После этого следует перейти на вкладку «Параметры должности» (рис. 2.34).

Рис. 2.34 - Вкладка «Параметры должности»

На данной вкладке предлагается заполнить следующие характеристики: обязанности, ответственность, права, порядок назначения и освобождения, квалификационные требования, является ли должность материально ответственной, назначить замещающего, определить порядок замещения, определить категорию и количество ставок.

После того, как все характеристики будут заполнены, можно приступить к непосредственной генерации должностной инструкции.

Генерация регламентного документа «Должностная инструкция»

Для генерации регламентного документа «Должностная инструкция» для должности «Старший диспетчер» нужно щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню (рис. 2.35) перейти на вкладку «Отчёты», а затем на вкладку «Должностная инструкция» и щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши, после чего начнётся процесс формирования регламентного документа.

Рис. 2.35 - Формирование регламентного документа «Должностная инструкция»

Как только программа закончит процесс формирования должностной инструкции, она сразу же будет открыта в текстовом редакторе Microsoft Office Word (Приложение 2. «Должностная инструкция»).

Оформление протоколов испытаний

Результаты испытаний представлены в таблице 2.

Таблица 3 - Сведения о результатах приемочных испытаний

№ п/п

Наименование испытания

Ответственные за проведение

Дата проведения

Результат испытания

Оценка результата испытания

1

Генерация регламентного документа «Матрица ответственности»

Специалист по учебно-методической работе

15.06.2015 г.

Функция работает нормально

Успешно

2

Генерация регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»

Специалист по учебно-методической работе

16.06.2015 г.

Функция работает нормально

Успешно

3

Генерация регламентного документа «Положение о подразделении»

Специалист по учебно-методической работе

17.06.2015 г.

Функция работает нормально

Успешно

4

Генерация регламентного документа «Должностная инструкция»

Специалист по учебно-методической работе

18.06.2015 г.

Функция работает нормально

Успешно


2.7 Руководство пользователя для ввода и визуализации показателей, анализа динамики их значений

информационный подсистема студент учебный

Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

предварительных испытаниях;

опытной эксплуатации;

приемочных испытаниях;

промышленной эксплуатации.

Краткое описание возможностей

Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ предназначена для обеспечения визуализации плановых и фактических показателей эффективности деятельности сотрудников подразделения, автоматической генерации регламентной документации, обеспечения удаленного доступа.

Сотрудники «Организация и контроль учебной деятельности студентов» для учебного отдела ответственны за ввод плановых и фактических значений показателей, а также имеют возможность анализа динамики изменения этих показателей и оценки достижения стратегических целей организации через вспомогательный интерфейс пакета Busines Studio «CockPit».

Уровень подготовки пользователя

Пользователь информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела должен иметь опыт работы с ОС MS Windows, навык работы с Internet, и офисными программами, а также обладать следующими знаниями:

знать соответствующую предметную область;

знать и иметь навыки работы с аналитическими приложениями.

Квалификация пользователя должна позволять:

ввод плановых и фактических значений показателей;

анализ динамики изменения показателей и достижения целей;

принятие мер по воздействию на изменение показателей.

Назначение и условия применения Business StudioStudio является инструментом, с помощью которого разрабатывается информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела. Данный пакет предназначен для создания комплексной модели бизнес-процессов, позволяет сформировать регламентную документацию и должностные инструкции для сотрудников, которые имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей эффективности их деятельности с помощь вспомогательного интерфейса «CockPit», так как все показатели привязаны к бизнес-процессам. Работа с Business Studio в составе информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела возможна в любое необходимое для пользователя время.

Работа с Business Studio в составе информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела доступна пользователям с соответствующими правами доступа.

Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с информационной подсистемой «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела необходима среда пакета Business Studio.

Порядок запуска пакета BS и вспомогательного интерфейса «CockPit»

Перед началом работы с информационной подсистемой «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела пользователю необходимо войти в программу Business Studio, ярлык которой находится в меню «Пуск» либо на рабочем столе. После этого откроется окно выбора подключения к базе данных, которая будет использоваться во время работы приложения (рисунок 2.36), где необходимо выделить «BS_10_PI2» и нажать на кнопку «Выбрать», затем начнется загрузка программы.

Рис. 2.36 - Окно выбора подключения к базе данных

Как только программа загрузится, на экране появится основной интерфейс Business Studio, где на панели «Главное меню» необходимо открыть вкладку «СПП» (Система сбалансированных показателей) (рисунок 2.37). Данный интерфейс предназначен для ввода плановых и фактических значений показателей, просмотра и анализа динамики изменения показателей и оценки достижения целей.

Рис. 2.37 - Вспомогательный интерфейс «CockPit»

Выполняемые функции и задачи

Информационная подсистема СМК СГУ выполняет функции и задачи, приведенные в таблице 4:

Таблица 4 - Функции и задачи подсистемы

Функции

Задачи

Обеспечение доступа пользователям к информационной подсистеме «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела СМК СГУ через интерфейс «CockPit» с целью анализа

Ввод плановых и фактических значений показателей через интерфейс «CockPit»


Просмотр плановых и фактических значений показателей в виде диаграмм и индикаторных линеек через интерфейс «CockPit» с целью анализа


Просмотр сведений о целях в виде диаграмм и индикаторных линеек через интерфейс «CockPit» с целью анализа


Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Задача №1: «Ввод плановых и фактических значений показателей»

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

. Компьютер пользователя подключен к локальной сети с установленным в ней сервером Business Studio.

. Доступен программный продукт Business Studio.

Основные действия в требуемой последовательности:

Операция 1. Ввод плановых и фактических значений показателей

Для ввода плановых и фактических значений показателей используется пункт меню «Ввод значений показателей», который находится на вкладке «ССП» «Главного меню» (рисунок 2.38).

Рис. 2.38 - Вспомогательный интерфейс «CockPit»

Рис. 2.39 - Окно справочника «Показатели»

При нажатии пункта меню «Ввод значений показателей» открывается справочник "Показатели" (рисунок 2.39) с наложенным на него фильтром «физическое лицо (или его должность, или роль должности) является ответственным за ввод фактических и плановых значений».

Чтобы вызвать форму для ввода значения показателей, необходимо нажать правой кнопкой мыши на интересующий показатель и выбрать из появившегося списка пункт «Свойства» (рисунок 2.40). Также данное действие можно осуществить, нажав левой кнопкой мыши на показатель и выбрав пункт «Свойства» в левом верхнем углу окна справочника, или двойным щелчком левой кнопки мыши на необходимом показателе.

Рис. 2.40 - Вызов формы для заполнения значений показателей

На открывшейся форме заполняются характеристики показателя. На вкладке «Основное» необходимо указать периодичность показателя, желаемый тренд, единицу измерения, тип показателя, если значения показателя вносятся впервые (рисунок 2.41). Показатель уже привязан к процессу и цели, для него назначены ответственные лица, поэтому можно перейти к следующей вкладке.

Рис. 2.41 - Окно для заполнения основных характеристик показателя

На вкладке «Значения» необходимо указать границы допустимых значений для показателя (минимальное и максимальное значения), при необходимости можно указать целевое значение и дату, к которой необходимо его достичь. Далее обеспечивается визуализация показателя путем построения индикаторной линейки: указываются нижнее и верхнее допустимые отклонения, и нижнее и верхнее критические значения. В поле значения показателей выбирается период, вводятся значения показателей в поля «План» и «Факт». Автоматически отображается тренд показателя и он визуализируется с помощью индикаторной линейки (рисунок 2.42). Необходимо сохранить все изменения и закрыть окно.

Рис. 2.42 - Окно для заполнения значений показателя

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

.1 Определение затрат подсистемы

Для разработки информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ нужно рассчитать затраты на создание подсистемы. С целью демонстрации экономической эффективности информационной подсистемы производится расчёт этих затрат даст возможность или нет. Величиной, показывающая степень превышения доходов от внедрения подсистемы над расходами на её создание - это экономическая эффективность. Расходы, которые связаны с её созданием являются плановыми затратами, связанные с разработкой информационной подсистемы. С целью вычисления плановой себестоимости производятся определение этих затрат. Планирование и учёт затрат разработки производится на основе плановой себестоимости [7].

В соответствии с указанием ректора ФГБОУ ВПО СГУ создаётся информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Заказчик обязуется принять и оплатить работу после разработки и внедрения подсистемы.

Из представленных ниже статей состоит смета затрат:

) затраты на основную заработную плату разработчика информационной подсистемы;

) отчисления на социальное страхование и обеспечение;

) затраты на обучение персонала;

) накладные расходы;

) затраты на расходные материалы.

3.2 Расчёт единовременных затрат

Затраты на разработку нового информационного продукта- это единовременные, или постоянные затраты.

В соответствии с количеством дней, которое потратил разработчик на создание информационной подсистемы, производится начисление заработной платы. В день разработчик получает 650 рублей, что было обговорено между разработчиком и заказчиком. Расчёты расходов на заработную плату разработчика информационной подсистемы приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Расходы на заработную плату разработчика

Сотрудники

З/п за рабочий день

Кол-во рабочих дней

З/п за 1 час обучения

Кол-во часов обучения

З/п за проект

З/п за обучение

Всего за разработку

Разработчик

650

25

150

2

16250

300

16550


По ходу выполнения данной нужно учесть отчисления на социальное страхование и обеспечение. В законе Российской Федерации 212-ФЗ указано, что обязательные страховые взносы нужно начислять в три внебюджетных фонда:

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС);

Фонд социального страхования (ФСС);

Пенсионный фонд России (ПФР).

В таблице 3 приведены расходы на социальные отчисления [8].

Таблица 6 - Расходы на обязательные взносы

Сотрудник

З/п сотрудника

ПФР

ФСС

ФФОМС

Итого

Системный аналитик

11448

22%

2,10%

5,90%

30,00%

240,408

675,432

3434,4

Инженер-программист

8722

918,84

183,162

514,598

2616,6

 




Всего

6051,00


Накладные расходы составляют 20% всех расходов.

Таблица 7 - Единовременные затраты

№ п/п

Наименование затрат

Сумма затрат, (руб.)

Удельный вес, (%)

11

Заработная плата сис. аналитика

11448

36,38%

22

Заработная плата инженера-программиста

8722

27,72%

33

Страховые взносы

6051

19,23%

44

Накладные расходы

5244

16,67%

55

Итого:

26221

83,33%

66

Итого с нак. расходами:

31465

100%


3.3 Расчёт текущих затрат

Издержками на функционирование информационной подсистемы после её внедрения являются текущие затраты. С целью функционирования информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» после внедрения используется оборудование и программное обеспечение, имеющиеся в ВУЗе. Таким образом затраты на амортизацию ЭВМ, а также расходы на электроэнергию не учитываются.

3.4 Экономия труда за счёт внедрения подсистемы

После внедрения системы получаем экономию труда, которая вычисляется, после сравнения временных затрат на выполнение операций, функционирующую в организации до внедрения подсистемы и после.

Для расчёта экономии труда были выбраны такие операции, как [9]:

. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Этот процесс является одной из самых важных функций сотрудника УО и данную операцию нужно проводить дважды.

. Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом

. Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг. Данная операция подразумевает сбор показателей качества деятельности, направленной на обучение студентов и организацию работы руководства.

. Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции сотрудников, регламенты бизнес-процессов). Данная операция выполняется дважды в год. Сотруднику отдела менеджмента качества нужно изучить вышедшие законы и внести изменения в регламентную документацию ВУЗа, что отнимает достаточно много времени.

. Подготовка документации к итоговому отчёту по результатам самообследования ВУЗа. Самообследование ВУЗа является довольно трудоёмким процессом, отнимающим достаточно много времени. Этот процесс выполняется с периодичностью один раз в год.

. Разработка матрицы ответственности подразделения. Требуется от начальника УО с периодичностью дважды в год.

Подсчитана стоимость операции, а также для каждой из операций был произведён расчёт оценки среднего времени выполнения до и после внедрения системы.

Операции были выбраны для трех сотрудников ВУЗа:

менеджера отдела менеджмента качества;

начальника УО;

специалиста по учебно-методической работе.

У каждого из сотрудников разная заработная плата. Так менеджер отдела менеджмента качества имеет месячный оклад в 15 000 рублей (или 89 руб./час), начальник УО - 13 000 (или 77 руб./час) и специалист по учебно-методической работе 10 000 рублей (или 60 руб./час).

Расчёт затрат осуществляется по формуле:

Зсум = Тср*Коп*ЗПсотр (3.1)

где Зсум - суммарные месячные затраты на выполнение операции;

Тср - среднее время выполнения операции (час);

Коп - количество операций в год;

ЗПсотр - оплата сотрудника за час работы.

Ниже приведён список типовых операций в таблице 5. Совершен расчёт денежных затрат на операцию, а также в столбцах обозначены сотрудники, которые выполняют указанные операции, временные затраты на совершения этих операций, количество выполняемых операций за год.

В таблице отображается, что после ввода в эксплуатацию информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» суммарное время на выполнение типовых операций сильно снижается, благодаря чему снижаются и суммарные денежные затраты.

Таблица 8 - Список типовых операций и время их выполнения

Операция

Исполнитель

Кол-во операций (в год)

До внедрения

После внедрения




Время выполнения (час)

Затраты на операции (руб.)

Время выполнения (час)

Затраты на операции (руб.)

Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг

Менеджер отдела СМК

22

16

2 857

33

535

Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов)

Менеджер отдела СМК

22

440

7 142

88

1 428

Подготовка документации к итоговому отчету по результатам самообследования ВУЗа

Менеджер отдела СМК

11

2200

17 857.

135

12 053

Разработка матрицы ответственности подразделения

Начальник УО

22

88

1 238

00,15

23

Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом

Специалист по УМР

22

22

2600

11

1900

Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом

Специалист по УМР

22

22

2600

11

1900

Итого:

34295


17841


Таким образом, анализируя таблицу можно понять, что разница между суммарными затратами на операцию до внедрения и после внедрения информационной подсистемы составляет шестнадцать тысяч четыреста пятьдесят четыре рубля.

3.5 Расчёт экономической эффективности от внедрения подсистемы

Также нужно рассчитать разницу в суммарных и денежных затратах на выполнение типовых операций для того, чтобы оценить экономическую эффективность разрабатываемой информационной подсистемы. С учётом всего вышенаписанного экономичность разработки в месяц можно рассчитать по формуле:

DС = (С0 - С1) (3.2)

Где DС - величина снижения затрат;

С0 - месячная стоимость работ при базисном варианте;

С1 - месячная стоимость работ при проектируемом варианте.

Используя имеющиеся данные по рассматриваемой организации, получим:

С0= 2 857 руб.;

С1 = 1 486 руб.;

DС = 2 857 - 1 486 = 1 371 руб.

Денежные затраты на выполнение операций в месяц уменьшаются на 1371,17 рублей после внедрения информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Например, рассчитывается коэффициент эффективности затрат. Он показывает процент экономии при использовании разработанной подсистемы.

Коэффициент снижения затрат (Кс):

Кс = (DС/С0) * 100% (3.3)

Для ВУЗа коэффициент снижения затрат будет составлять:

Кс = (1 371,17 / 2 857,92) * 100% = 47,97%

Затраты после внедрения информационной подсистемы снижаются на 47,97процента по сравнению с затратами до внедрения подсистемы показывает коэффициент снижения затрат.

К тому же, нужно так же произвести расчёт показателя снижения трудовых затрат на обработку экономической информации, кроме расчёта стоимостных показателей прямой экономической эффективности разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Необходим определённый период, называемый сроком окупаемости затрат, чтобы экономия от введения системы в эксплуатацию покрыла затраты на ее разработку. Типично, срок окупаемости затрат не должен превышать трёх лет.

Расчёт срока окупаемости затрат осуществляется по формуле:

Ток = ∑единовр. з-ты / (DС - ∑текущ. з-т) (3.4)

где Ток - срок окупаемости затрат;

∑единовр. з-ты - сумма единовременных затрат;

∑текущ. з-т - сумма текущих затрат;

DС - величина снижения затрат на обработку информации.

Исходя из имеющихся значений:

Ток = 31465,00 / (1 371,17 - 0) = 22,9месяцев.= 1 год 10,9 месяца

Следовательно, произведя расчёт после внедрения информационной подсистемы в эксплуатацию, будут достигнуты следующие результаты:

. Разработанная информационная подсистема имеет срок окупаемости 1 год 10,9 месяца - время выполнения операций для каждого из сотрудников сильно уменьшится;

. Затраты на выполнение операций в денежном выражении в месяц уменьшаются на 1371 рубль;

. Время выполнения операций для каждого из сотрудников, в конечном итоге, сильно уменьшится.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы над данной дипломной работой была изучена предметная область «Учебный отдел». Функции и документы по процессам организации и контроля учебной деятельности студентов, основы создания информационных подсистем в рамках существующей системы менеджмента качества предметной области. После чего была создана подсистема организации учебной деятельности студентов в среде пакета Business Studio.

С целью разработки информационной подсистемы возникла необходимость изучения бизнес-процессов, происходящих в учебном отделе. Для этого потребовалось выбрать функции и процессы по существу информационной подсистемы, отбросить лишнее и неподходящее с целью совершенствования происходящих процессов. После этого, в рамках программной реализации, в пакете Business Studio была создана модель AS IS

Затем формализовать оставшееся после критического подбора и добавить функционал постоянного совершенствования процесса. Также, в рамках данного курсового проекта была создана стратегическая карта, содержащие целевые показатели. Кроме этого, на основе функциональной модели была разработана возможность автоматической генерации регламентной документации, например, должностные инструкции, что позволит улучшить работу учебного отдела.

И, наконец, на сайте «Business Studio Portal» были опубликованы показатели, что позволяет любому сотруднику университета, даже ни имея установленного на компьютере пакета Business Studio, контролировать и анализировать их значения.

При разработке системы в рамках дипломной работы были выполнены следующие задачи:

проведено обследование предметной области и построить модель «AS IS» для бизнес-процессов;

разработана стратегическая карта;

на основе стратегической карты была разработана модель «TO BE» для бизнес-процессов в методологии BPMN;

сформирована регламентная документация: положение о процессах, должностные инструкции, положение о подразделении;

обеспечен сбор показателей и их анализ с помощью индикаторных линеек.

СПИСОК УСЛОВНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

ФЭиПУ - факультет экономики и процессов управления;

СГУ - сочинский государственный университет;

ИС - информационная система;

ЧС - чрезвычайная ситуация;

ЭВМ - электронная вычислительная машина;

ПЭВМ - персональная электронная вычислительная машина;

ВУЗ - высшее учебное заведение;

СН - санитарные нормы;

СМК - система менеджмента качества;

ИТ - информационные технологии;

ПП - пакет программ;

ПК - программный комплекс;

ВУЗ - высшее учебное заведение;

ЖЦ - жизненный цикл;

ТЗ - техническое задание;

ТЭО - технико-экономическое обоснование;

ИАИС - интегрированная автоматизированная информационная система;

ППС - профессорско-преподавательский состав;

ВПО - высшего профессионального образования;

УР - учебная работа;

УО - учебный отдел

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. - М.: ФОРУМ, 2012.

.        Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию. Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

.        Елиферов В.Г., Репин В.В. - Процессный подход к управлению. М.: РИА «Стандарты и качества», 2004 г.

.        Коваленко В.В., Манукян А.Д., Москалюк К.С., Переверзев В.В., Платонова В.А. Проектирование подсистемы управления учебным процессом СМК СГУ. Известия СГУ, Сочи, 2013.

.        Коджешау М.А. Внедрение СМК в образовательных учреждениях РФ - принципы построения. Адыгейский Государственный Университет, Майкоп, 2012.

.        Алексеева Е.А., Кузнецова Н.В. Система менеджмента качества: механизм построения и функционирования. - Магнитогорск: МГУ, 2014.

.        Пучков Н.П. Методическая работа в вузе: методические указания. - Тамбов: ГОУ ВПО ТГТУ, 2010.

.        Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию для студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» и направления 230700 «ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА» (профиль «экономика»). - Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

9.      Система менеджмента качества - <#"865272.files/image049.gif">

Похожие работы на - Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

 

Не нашли материал для своей работы?
Поможем написать уникальную работу
Без плагиата!